Case studie. Bedrijfspensioenfondsen die WEL uitbesteden aan één of meerdere dienstverleners. Een presentatie voor BVPI Door Ann Verlinden

Transcriptie

1 Case studie Bedrijfspensioenfondsen die WEL uitbesteden aan één of meerdere dienstverleners Een presentatie voor BVPI Door Ann Verlinden 29 april Towers Watson. All rights reserved.

2 Vraag 1 Wat staat er concreet te gebeuren (preload, testen, productie) en wat is voor de komende maanden gepland? 2

3 Preload Een aantal goede redenen om deel te nemen aande preload Verrijken van gegevensbestanden met ontbrekende sleutelgegevens die noodzakelijk zijn voor de Sigedis aangiften Mogelijkheid om zich te abonneren op gegevens aanwezig in de KSZ Bvb overlijden, adreswijziging, enz Wat is er nodig? Ofwel verloopt de preload via de OFP zelf Zich aanmelden via het user management Via het usermanagement Een technisch gebruiker definiëren/een fysische verbinding opzetten Ofwel verloopt de preload via een dienstverlener De OFP dient de dienstverlener formeel de opdracht tot preload te geven 3

4 Sigedis (test)aangiften Startdatum Testen vanaf 16/5 Productie vanaf 1/7 Wat is er nodig? Ofwel dient de OFP zelf de (test)aangiften in De OFP dient zich aan te melden via het user management Indien de OFP ook aangiften zal doen via batch files dan via het usermanagement een technisch gebruiker definiëren/een fysische verbinding opzetten Ofwel dient een dienstverlener de (test)aangiften in voor de OFP De OFP dient zich aan te melden via het user management voor het geven van de mandaten via de Sigedis (test)applicatie De OFP dient de dienstverlener formeel de opdracht voor de Sigedis aangiften te geven 4

5 Vraag 2 Hoe is het mandaten- en toegangsbeheer geregeld? Wie doet wat? 5

6 Toegangsbeheer - algemene regels Welke spelers? De inrichter De OFP De dienstverlener Zich aanmelden via het user management betekent: Indien de entiteit personeel heeft of geen pensioeninstelling is: Zich melden via het portaal Ambtenaren en andere professionelen Toegang via token of eid De entiteit identificiëren via het KBO nummer Een VTE aanduiden De hoedanigheid beheerder aanvullende pensioenen aanvragen voor zover nog niet aanwezig De hoedanigheid beheerder aanvullende pensioenen activeren èn een lokaal beheerder aanduiden Indien de entiteit een pensioeninstelling is èn geen personeel heeft Via formulier op registratie entiteit, VTE, hoedanigheid beheerder aanvullende pensioenen aanvragen/activeren en lokaal beheerder aanduiden Zich melden via het portaal Ambtenaren en andere professionelen Toegang via token of eid 6

7 Toegangsbeheer - algemene regels Welke rollen? En hoe de rollen verdelen? VTE Wordt aangeduid door iemand die de entiteit juridisch kan/kunnen vertegenwoordigen Lokaal beheerder User Met rechten om aangiften te doen Met rechten om mandaten/gebruikersrechten te regelen In principe moeten zij allen personeelslid zijn van de entiteit Beide spelers OFP en dienstverlener dienen deze rollen in te vullen 7

8 Toegangsbeheer - uitzondering voor OFP s zonder personeel Een bestuurder neemt de rol op zich van VTE Let op: tenzij deze bestuurder zelf en alleen de OFP kan vertegenwoordigen, dient deze bestuurder door de RvB gemachtigd te zijn om deze rol op zich te nemen De VTE duidt eventueel een lokaal beheerder en users aan onder de personeelsleden van de inrichter of de dienstverlener. Besteedt de nodige aandacht aan integriteit, continuïteit en confidentialiteit Vermijdt situaties waarbij iemand zichzelf mandaat kan geven Volg op bij vertrek van deze personeelsleden bij de inrichter of de dienstverlener Volg op bij einde bestuurders mandaat 8

9 Mandaten algemene regels Een mandaat Dient verleend te worden door de OFP Via het usermanagement In de Sigedis applicate Een aangifte SetDelegation te doen Een dienstverlener kan NIETS doen zolang hij geen mandaat heeft! Een mandaat speelt zich af tussen 2 entiteiten De «Delegator» En de «Delegate» en gaat in op een bepaalde datum Een mandaat is nooit exclusief duidelijke afspraken zijn dus noodzakelijk! De Delegator behoudt steeds alle rechten De Delegator kan eenzelfde mandaat aan verschillende «Delegates» toevertrouwen 9

10 Mandaten algemene regels Een mandaat kan verder gespecifieerd worden Per «Model» Regulation Model: CreateRegulation, UpdateRegulation AccountModel: AccountState, Departure, Transfer, LastAccountState DepositModel: Deposit AffiliationSolidarityModel: AffiliationSolidarity PaymentModel: CreateBenefit, UpdateBenefit, Payment, AnnuityTermination AddRegistrantModel: AddRegistrantId ManageRegulationLinkModel: ManageRegulationLink AllModel Met verdere specificatie omtrent aangifte/consultatie rechten All Own Deny Per regeling 10

11 Vraag 4 Wat na de ultieme aangifte van de rekeningen, wat is het vervolg? Moet u maandelijks wijzigingen aanbrengen? 11

12 Welke Sigedis aangiften in 2011? Aangifte mandaten (SetDelegation) Zonder een mandaat kan een derde partij niets doen (zelfs niet testen!) Maak de nodige afspraken en leg deze contractueel vast Aangifte premies (Deposit) Ten laatste tegen 30 september Werkgeverspremies 2010 voor de WAP regelingen Aangifte regeling (Regulation) Aangifte benefit statements (AccountState) Ten laatste tegen 31 december 12

13 Welke Sigedis aangiften vanaf 1 januari 2012 Aangiften Uittreding (Departure) Wie: de pensioeninstelling Wanneer: binnen de 90 dagen nadat de pensioeninstelling op de hoogte werd gebracht Aangifte Transfer (Transfer) Aangifte van de transferten na Uittreding én aangeslotene laat reserves niet bij pensioeninstelling zonder wijziging Keuze andere pensioeninstelling door inrichter én overdracht reserves Omvorming kapitaal in rente bij andere pensioeninstelling Wie: door de pensioeninstelling (de transfererende + de ontvangende) Wanneer: ten minste jaarlijks vóór de nieuwe aangifte van de AccountState Aangifte AffiliationSolidarity Wie: de solidaritteitsinstelling Wanneer: binnen de 90 dagen 13

14 Welke Sigedis aangiften vanaf 1 januari 2013 Aangifte Uitvoering prestatie (CreateBenefit, Payment, AnnuityTermination, UpdateBenefit) Wie: door de uitbetalingsinstelling Wanneer: binnen de 8 werkdagen volgend op de maand van betaling Merk op: dit zou mogelijk de aangifte aan het Pensioenkadaster vervangen Aangifte LastAccountState 14

15 Vraag 5 Moet u eveneens de premies van de werkgevers aangeven (controle 8.86%) en hoe wordt dit georganiseerd? 15

16 Aangifte premies (Deposit) Werkgeverspremies onderworpen aan de RSZ bijdrage van 8,86% Premies in het kader van een solidariteitstoezegging krijgen uitstel tot 1 januari niveaus Op niveau van (een deel van de) de regeling Op niveau van de individuele rekening Op niveau van het luik van de individuele rekening In 2011 en 2012 is het toegestaan de premies op het niveau van de werkgever aan te geven zonder uit te splitsen over de verschillende regelingen Timing normalerwijze premies jaar X ten laatste vóór 30/6/X+1 Premies 2010 ten laatste vóór 30/9/2011! Steeds bedrag en datum van ontvangst vermelden 16

17 Vraag 9 Welke openstaande problemen ziet u nog? 17

18 Mogelijke problemen Bij de aangifte Regeling heeft de OFP de verplichting een aantal zaken aan te geven waarvoor hij volledig afhankelijk is van de aanlevering van informatie door de inrichter Invoeringsprocedure Lijst weigeraars Opvangen via beheersovereenkomsten Niet exclusiviteit van mandaten Afbakenen van mandaten kan enkel contractueel Tot nu toe enkel theoretische kennis! Hoe de praktische «detail» problemen op te lossen? Korte testperiode Een dienstverlener kan niets testen zolang hij geen mandaat kreeg! 18

19 Vraag 10 Hoe ziet u dit dossier verder evolueren? 19

20 De databank aanvullende pensioenen is geboren! Omwille van de snelheid waarmee alles moet worden geïmplementeerd zijn er kinderziektes te verwachten Hoe gaat men daarmee om? Kan men pragmatisch blijven? Heeft men ook oog voor de kostimplicaties? Is er het nodige overleg met de betrokkenen? 20