NOTULEN. Algemene Ledenvergadering. Welke gehouden werd op: Woensdag 10 april In ons verenigingsgebouw Langs de Akker 2 te Amstelveen

Transcriptie

1 Agenda: NOTULEN Algemene Ledenvergadering Welke gehouden werd op: Woensdag 10 april 2013 In ons verenigingsgebouw Langs de Akker 2 te Amstelveen Aanvang: uur Zaal open om uur (de koffie stond klaar) OPENING Voorzitter Elizabeth Schweers opent om uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De voorzitter deelt mede dat de agenda enigszins is aangepast omdat de onderwerpen Vereniging Begroting 2013 en Financieel jaarverslag 2012 naar achteren zijn geschoven omdat onze boekhouder/accountant pas na de pauze aanwezig kan zijn. De boekhouding heeft ter inzage voor de leden gelegen in de dagen voorafgaande aan deze vergadering. Van deze gelegenheid is door niemand gebruik gemaakt. 2. VASTSTELLING AANTAL AANWEZIGE STEMGERECHTIGDE LEDEN Volgens de statuten van de vereniging hebben uitsluitend stemgerechtigde leden van tuinvereniging Langs de Akker toegang tot de vergadering. Stemgerechtigd is degene die lid is van de vereniging, op wiens naam de tuin wordt gehuurd. Meebrengen van nietstemgerechtigde familieleden (niet-leden), en/of belangstellenden is niet toegestaan. Per gehuurde tuin kan slechts één stem worden uitgebracht. Leden dienen bij het betreden van de vergaderzaal de presentielijst te tekenen en ontvangen een toegangskaart met daarop hun tuinnummer vermeld. Deze kaart dient ook gebruikt te worden bij de stemmingen met handopsteken, zodat het aantal uitgebrachte stemmen correct geteld en geregistreerd kan worden. Er zijn 41 stemgerechtigden aanwezig. Er zijn 13 afmeldingen en geen machtigingen van LdA leden ontvangen. Er is een afmelding ontvangen van het bestuur van de AVVN, zij zijn verhinderd onze vergadering dit jaar bij te wonen. 3. INGEKOMEN POST, MEDEDELINGEN EN STILTE VOOR DE OVERLEDEN LEDEN. 1

2 Er is 1 ingekomen brief van Hr. A. Tepe, tuinnr. 43. Dhr. A. Tepe geeft aan de vergadering een toelichting op zijn brief. Hij is van mening dat de Vereniging Langs de Akker meer publiciteit zou moeten zoeken om het belang van LdA en haar leden meer onder de aandacht te brengen van de inwoners van Amstelveen. De voorzitter geeft hierop enkele voorbeelden van uitgevoerde acties die daarop gericht zijn: Mededelingen in Wijkbladen van onze Jubileumviering met aanwezigheid van de Burgemeester, de Jaarlijkse Open Dag, de Rommelmarkt, de Plantenruilmarkt, het publicatiebord met de huisjes die te koop zijn, en niet te vergeten onze prachtige Website met nieuws, foto s en Gastenboek. We participeren ook in gemeentelijke activiteiten zoals Florial en Tuinen voor Amstelveners. Onze onderscheiding met 4 stippen is ook landelijk bekend via Groei en Bloei, de Tuinliefhebber van de AVVN en de publicaties van ons lid Dhr. J. F. Picavet. Deze activiteiten zijn nog steeds voortgaand. Dat de Amstelveners op de hoogte zijn van het bestaan van Langs de Akker blijkt ook uit het bestaan van de wachtlijst met aspirant leden en regelmatig zelfs ook belangstelling van inwoners van Amsterdam. Echter is lidmaatschap van Langs de Akker alleen mogelijk voor inwoners van Amstelveen. Hr. A. Tepe is van harte welkom om aanvullende ideeën aan te dragen bij het bestuur. De voorzitter vraagt de aanwezigen op te staan en we nemen 1 minuut stilte in acht voor de 4 leden die in het afgelopen jaar van ons heengegaan zijn. 4. AFTREDEN BESTUURSLEDEN EN NIEUWE BESTUURLEDEN. (zie ook het onderdeel Secretariaat in het Jaarverslag 2012). A. Penningmeester Paul Bos stelt zich niet herkiesbaar. B. Secretaris Laura van Balderen per oktober gestopt, stelt zich niet herkiesbaar. C. Bestuurslid Paola van de Heijde stelt zich niet herkiesbaar. D. Vice voorzitter Frits Dekker stelt zich herkiesbaar. E. Als nieuw bestuurslid is toegetreden: Secretaris Berry Bruning. Voor de bestuurswisselingen hebben zich tevoren geen tegenkandidaten gemeld. De voorzitter stelt Mw. Berry Bruning voor aan de vergadering. Mw. M.J. Waal, tuinnr. 88 onderbreekt de voorzitter en zij wil weten hoe de keuze van nieuwe bestuursleden tot stand komt. De voorzitter legt uit dat het bestuur een geschikte kandidaat uit het ledenbestand verzoekt of die een vacature bereid is in te vullen als er een vacature is. Er zijn helaas niet veel leden die bereid zijn hun vrije tijd op te offeren en zich vrijwillig in te zetten voor de vereniging. In alle commissies is het moeilijk om voldoende vrijwillige krachten te vinden. Ook de bezetting van het verplichte Algemeen Werk en de Winterploeg is steeds moeilijker. Mw. M.J. Waal wil dat de vergadering stemt over het aannemen van de nieuwe Secretaris Berry Bruning. Hoewel dit volgens de statuten van de vereniging niet vereist is, stemt de voorzitter in met een stemming. De uitslag van de stemming is: 40 stemmen voor 1 stem van Mw M.J. Waal tegen Geen onthoudingen. De vergadering heet de nieuwe Secretaris Berry Bruning welkom met een hartelijk applaus. Dhr. A.P. Zitvast, Tuinnr. 63 neemt plotseling het woord. Hij stelt dat de voorgaande stemming anoniem schriftelijk had moeten gebeuren. Dhr. R. Scheunhage Tuinnr. 24/25 wijst erop dat de regels voor het ad hoc inbrengen van een schriftelijke stemming 2

3 duidelijk in onze Statuten zijn vastgelegd. Voorgaande zaak voldoet daar geenszins aan. De voorzitter wijst op Artikel 13, items 4, 5 en 6 van de Statuten. Om aan het volhardend aandringen van Dhr. A.P. Zitvast tegemoet te komen houden we een stemming met de vraag: Wie is er voor het houden van een schriftelijke anonieme stemming voor het aannemen van de nieuwe secretaris Mw. Berry Bruning? Uitslag van de stemming: Voor het houden van een schriftelijke stemming: 3. Tegen het houden van een schriftelijke stemming: 38. Onthoudingen: Geen. 5. GOEDKEURING NOTULEN ALGEMENE LEDEN VERGADERING 11APRIL Pagina 3. Item 11. R. Scheunhage heeft tuinnrs. 24/25. Pagina 4. Bovenaan Dhr. R. Kapteyn heeft tuinnr. 48. Tuinnr. 64. Antwoord van het bestuur aan J. Guichelaar moet zijn: Wij gebruiken geen mollenklemmen. Tuinnr Hr. J. Bootsma tuinnr. 9 vraagt aanvullend het antwoord op de vraag van vorig jaar. De voorzitter antwoord dat het drainage systeem de verantwoordelijkheid is van Langs de Akker, omdat het onderhoud van het complex is afgekocht van de gemeente in ons huurcontract. De notulen worden met algemene stemmen goedgekeurd. 6. BENOEMEN 2 LEDEN KASCONTROLE COMMISSIE. Als kascontrole commissie worden benoemd V.M.J. van Dillen, tuinnr.18 en M.L. van Dijk, tuinnr. 30. Dhr. R. Scheunhage is teruggetreden uit de kascommissie maar stelt zich nog wel beschikbaar voor eventuele hulp en advies. 7. STEMMEN OVER SPEELGELEGENHEID VERZOEK. Er is een verzoek binnengekomen van Dhr. N.J. de Vries, tuinnr. 54 betreffende het aanleggen van een speelgelegenheid voor kinderen en deze vraag voor te leggen aan de ledenvergadering. De voorzitter geeft uitleg aan de vergadering. Het bestuur heeft prijsopgave gevraagd bij een gespecialiseerd bedrijf op dit gebied. De kosten bedragen ca. 8680, -. Bijkomende kosten zouden zijn: Wettelijk verplichte jaarlijkse keuring van de speeltoestellen (ca. 500), onderhoud en vervanging van het zand in de zandbak (ca. 50). Tijdens spelen door de kinderen moet er continue toezicht gehouden worden door een volwassene. s Avonds/ s nachts de zandbak afdekken tegen vervuiling. (kost vrijwilligers uren). Hoewel het bestuur bevoegd is te beslissen over deze bedragen geven wij gehoor aan het verzoek van Dhr. De Vries om het ter stemming voor te leggen aan de vergadering. Uitslag van de stemming: Schriftelijk ontvangen tegen stemmen: 8 8 stemmen voor 8 onthoudingen 25 stemmen tegen Er zal geen speelgelegenheid worden ingericht. Het staat een tuinlid uiteraard vrij om op de eigen tuin speelvoorzieningen voor kinderen aan te (laten) brengen. 3

4 8. PAUZE. In de pauze hebben de aanwezige leden gebruik gemaakt van een gratis verstrekte consumptie en een ijsje. Na de pauze is ook onze boekhouder/accountant bij de verdere vergadering aanwezig. 9. VASTSTELLING FINANCIELE LEDENVERPLICHTING VOOR Vele kosten zijn weer verder gestegen, zoals die voor water, gas, electriciteit, afvalverwijdering, groenafvalverwijdering. De ledenverplichting voor 2013 hoeft echter niet te stijgen omdat wij door het aangepaste compost- en groen verwerking beleid aanzienlijke kostenbesparing kunnen bereiken. Zoals al eerder aan de leden meegedeeld in de Akkerpraat en in de Mededelingen voor Ledenafdeling van de Website is de oude rommelige composthoop verdwenen en vervangen door de bakken die worden opgehaald door het milieukundig recyclingbedrijf De Meerlanden. Om de besparing volledig tot zijn recht te laten komen is het een vereiste dat de leden hun afvalstoffen in de JUISTE bakken deponeren en voldoende klein gemaakt. Dus geen BOOMSTAMMEN en GROTE TAKKEN en ander AFVAL. Hiervoor blijft de gewone takkenstortplaats in gebruik op de daarvoor aangewezen tijden en grof huisvuil moet u zelf naar het gemeente milieupark brengen. Een vervelend punt blijft dat een groot aantal leden (ongeveer 50 leden) de stand van hun watermeter niet doorgeven. Dit veroorzaakt veel extra werk bij het controleren van onjuiste gegevens (als die niet kunnen kloppen t.o.v. het voorgaande jaar) en bij het opmaken van de jaarafrekening. Herhaalde verzoeken aan de leden blijken aan dovemansoren gezegd. Er ontstaat een levendige discussie onder de aanwezigen hoe dit probleem aan te pakken. Bijv. Meteropname uitbesteden? Te kostbaar. Meteropname door vrijwilliger(s)? Geen mensen beschikbaar (na de seizoenssluiting). Een lid beweert dat zij onmogelijk de meter kan opnemen wegens lichamelijke moeilijkheden. Advies: Vraag hulp bij buren, vrienden, kennissen, familie. Is slechts 1 maal per jaar nodig, dat moet toch mogelijk zijn? Uit de discussie komt het voorstel naar voren om een administratieve heffing in te voeren voor leden die hun meterstand niet op tijd ingeleverd hebben van 25, -. Dit voorstel wordt in stemming gebracht en met algemene stemmen aanvaard door de vergadering. De voorgestelde financiële ledenverplichting voor 2013 zoals meegedeeld aan de leden wordt door de vergadering met algemene stemmen aangenomen. 10. VERENIGINGSBEGROTING Dhr. Kapteyn Tuinnr. 48 zou de begroting graag veel gedetailleerder willen hebben. De voorzitter wijst erop dat de financiële stukken geruime tijd voor de vergadering ter inzage liggen voor de leden. De penningmeester is gaarne bereid dan een gedetailleerde toelichting te geven. Van deze gelegenheid is door geen enkel lid gebruik gemaakt. De verenigingsbegroting 2013 wordt door de vergadering met algemene stemmen goedgekeurd. 11. BEHANDELING JAARVERSLAG A. VERENIGING EN COMMISSIE VERSLAGEN. 4

5 Vraag door Dhr. A.P. Zitvast, Tuinnr. 63. Waarom is er geen verslag van de Technische Commissie? Antwoord van de Voorzitter: Alle commissies is gevraagd een jaarverslag in te leveren. De Technische Commissie heeft niets ingeleverd. Vraag door Dhr. Kapteyn, Tuinnr. 48: Wie is de Technische Commissie? Antwoord van de Voorzitter: Dat is Dhr. W.T. Hunia, Tuinnr.56. Verslag van de inkoopcommissie (winkel): Correctie gevraagd door Mw. M.J. Waal, Tuinnr. 88. Mw. M.J. Waal maakte in 2012 deel uit van de winkelbezetting. Zij is gestopt in Het jaarverslag 2012 Vereniging en Commissie verslagen wordt met algemene stemmen door de vergadering goedgekeurd. 12. DECHARGEVERLENING BESTUUR VOOR HET GEVOERDE BELEID 2012 EN HET FINANCIELE VERSLAG B. FINANCIEEL JAARVERSLAG. De kascommissie heeft het financieel jaarverslag gecontroleerd en goedgekeurd na een wisseling met de boekhouder/accountant. De met toelichting betreffende het boeken van ontvangen rente op de spaarrekeningen in het afgesloten of in het lopende jaar had bij het jaarverslag 2012 moeten zitten. De vergadering verleend met algemene stemmen het bestuur decharge voor het gevoerde beleid 2012 en het financiële verslag 2012 wordt goedgekeurd. 13. RONDVRAAG. Dhr. A.P. Zitvast, Tuinnr. 63. Merkt op dat Schouwen van de sloten in het goede seizoen moet gebeuren. De voorzitter deelt mede dat wij ons houden aan het werkschema van de Fa. Zeldenrijk die deze werkzaamheden voor ons uitvoert. Om dit eventueel aan te passen zou veel te kostbaar worden. H. Lesmeister, Tuinnr. 57. Zegt dat bij zijn tuin de sloot niet is uitgebaggerd, en dat het rattengevaar geeft. Hij wil beter baggeren. Voorzitter antwoord: Zeldenrijk zou op die locatie een bootje moeten aanvoeren, de bagger op de tuin deponeren of op het parkeerterrein. Want we kunnen deze bagger niet afvoeren omdat het hier vervuilde slib betreft die alleen tegen hoge kosten door een gecertificeerd recyclingbedrijf mag worden geaccepteerd. E.e.a. is financieel niet haalbaar. Volgend jaar is weer een ander gedeelte van de sloten aan de beurt. Dhr. F.Smit, Tuinnr. 39. Zegt dat de broeihopen verplaatst moeten worden. De voorzitter zegt toe daar aandacht aan te geven. F.H. van der Brugh, Tuinnr. 60 vraagt of we internet Wi Fi op ons park kunnen krijgen. De voorzitter zegt dat dit niet kan omdat dat teveel richting recreatiepark gaat.wij moeten een tuinenpark blijven. Voor recreatieparken gelden heel andere regels en kosten. Bovendien zou het veel te kostbaar zijn. Op elke moderne mobiele telefoon kan je tegenwoordig gewoon internetten als je het juiste abonnement hebt. 5

6 Dhr. J. Bootsma, Tuinnr. 9 vraagt wat de bedoeling is van de kas die op de plaats van de oude composthopen is komen te staan. De voorzitter zegt dat het een kweekkas is van de Groencommissie. Mw. M.J. Waal, Tuinnr. 88 vraagt wat de procedure is voor een attentie naar een tuinlid dat ziek is. De voorzitter deelt mee dat dit bekend gemaakt wordt op het publicatiebord indien het langdurige zaak is. Het tuinlid krijgt ook een bloemen attentie van de vereniging. 14. SLUITING. De voorzitter vraagt aan iedereen om de rode kaart met zijn tuinnummer weer in te leveren bij vertrek. Hierna sluit de voorzitter om uur de vergadering, dankt de aanwezigen voor hun positieve bijdragen en wenst iedereen een goede thuisreis en nog een prettige avond. 6