CA Clarity PPM. Producthandleiding PMO Accelerator. Versie

Transcriptie

1 CA Clarity PPM Producthandleiding PMO Accelerator Versie

2 Deze Documentatie, inclusief de ingesloten Help-systemen en de elektronisch gedistribueerde materialen (hierna genoemd "Documentatie"), is alleen voor informatieve doeleinden en kan op ieder moment door CA worden gewijzigd of aangepast. Deze Documentatie mag niet worden gekopieerd, overgedragen, gereproduceerd, verspreid, gewijzigd of gedupliceerd, hetzij geheel of gedeeltelijk, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CA. Niettegenstaande het bovenstaande, als u een gebruiker bent in het bezit van een licentie voor het softwareproduct of de softwareproducten die in de Documentatie worden behandeld, mag u een redelijk aantal exemplaren van de Documentatie afdrukken of anderszins beschikbaar maken voor gebruik binnen uw bedrijf door u of uw werknemers in verband met deze software, zo lang alle copyrightvermeldingen en -markeringen van CA worden afgebeeld op elk gereproduceerd exemplaar. Het recht om exemplaren van de Documentatie af te drukken of anderszins beschikbaar te stellen is beperkt tot de periode waarin de toepasselijke licentie voor dergelijke software van kracht blijft. Als de licentie om welke reden dan ook wordt beëindigd, is het uw verantwoordelijkheid om schriftelijk aan CA te certificeren dat alle exemplaren en gedeeltelijke exemplaren van de Documentatie zijn geretourneerd aan CA of vernietigd. VOOR ZOVER DE TOEPASSELIJKE WETGEVING DIT TOESTAAT, WORDT DEZE DOCUMENTATIE "ALS ZODANIG" VERSTREKT, ZONDER ENIGE GARANTIE, INCLUSIEF MAAR NIET BEPERKT TOT IMPLICIETE GARANTIES VAN VERHANDELBAARHEID, GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL OF NIET-INBREUKMAKENDHEID. IN GEEN GEVAL ZAL CA AANSPRAKELIJK ZIJN AAN U OF ENIGE ANDERE PARTIJ VOOR VERLIES OF SCHADE, DIRECT OF INDIRECT, DIE VOORTKOMT UIT HET GEBRUIK VAN DEZE DOCUMENTATIE, INCLUSIEF MAAR NIET BEPERKT TOT WINSTDERVING, INVESTERINGSVERLIEZEN, ONDERBREKINGEN VAN DE WERKZAAMHEDEN, VERLIES VAN GOODWILL OF VERLIES VAN GEGEVENS, ZELFS CA VAN TEVOREN UITDRUKKELIJK IS GEWAARSCHUWD OVER DE MOGELIJKHEID VAN DERGELIJKE VERLIEZEN OF SCHADE. Het gebruik van een softwareproduct waarnaar wordt verwezen in de Documentatie valt onder de toepasselijke licentieovereenkomst, en deze licentieovereenkomst wordt niet op enige manier gewijzigd door de voorwaarden van deze kennisgeving. Deze Documentatie is gemaakt door CA. Aangeboden met "Beperkte rechten" Het gebruik, de duplicatie en de openbaarmaking door de overheid van de Verenigde Staten is onderhevig aan de beperkingen die zijn uiteengezet in FAR, secties , en (c)(1) - (2) en DFARS, sectie (b)(3), voor zover van toepassing, of hun opvolgers. Copyright 2014 CA. Alle rechten voorbehouden. Alle handelsmerken, handelsnamen, servicemerken en logo's waarnaar hierin wordt verwezen, zijn eigendom van hun respectieve bedrijven.

3 Neem contact op met de Technische ondersteuning Voor online technische hulp, een volledige lijst met locaties, servicetijden en telefoonnummers neemt u contact op met de Technische ondersteuning op

4

5 Inhoud Hoofdstuk 1: Overzicht 11 Over PMO Accelerator Hoofdstuk 2: Levenscyclus en processen van project 13 Over de levenscyclus van een project Levenscyclusprocessen van project Projectsjablonen Werken met het ideebeoordelingsproces Een idee maken Werken met het proces voor het maken van grote projecten Werken met het documentbeoordelingsproces Documenten uploaden en verzenden ter beoordeling Een project maken op basis van een projectsjabloon Werken met het proces voor beoordeling en escalatie van problemen Een gedetailleerd probleem maken Hoofdstuk 3: Bedrijfsuitlijning, portfoliocategorisatie en statusrapporten 29 Over Bedrijfsuitlijning, portfoliocategorisatie en statusrapporten Uitlijningsfactoren definiëren Portfoliocategorieën definiëren Een statusrapport maken Hoofdstuk 4: Algemene pagina's en portlets 37 Sponsor Portlet KPI's van project op OBS Portlet Projectplanning Portlet Geplande kosten op projecttype Programmadashboard Portlet Programmamanager - Dashboard kosten Portlet Programmamanager - Dashboard schema PM-waarschuwingen Portlet Planningsprestatie Portlet Mijlpalen Portlet Huidige problemen Portlet Personeel toekennen Inhoud 5

6 Projectdashboard Portlet Planningsdashboard Portlet Kosten- en inspanningsdashboard Risico's, problemen en wijzigingen Portlet Risicobeheer Portlet Probleemmanagement Portlet Beheer wijzigingsverzoek Hoofdstuk 5: Portfoliopagina's en -portlets 93 Portfoliodashboard Kosten en opbrengsten Rollen Kosten en gezondheid Doelanalyse Investeringsanalyse Kapitaalkosten en operationele kosten PMO investeringendashboard van portfolio Scorekaart Analyse Capaciteit Financiën Hoofdstuk 6: Pagina's en portlets van programma's en projecten 149 Over dashboardweergaven Paginalay-out van PMO-programmastatus Portlet Overzicht van kosten en planning Portlet Planning en voortgang Portlet Resourcegebruik Paginalay-out van PMO-projectstatus Portlet Projectindicatoren Portlet Geplande mijlpalen Portlet Baselines project Portlet Indicatoren van Statusrapport Portlet Gerealiseerde waarden per transactietype Portlet Teamgebruik Paginalay-out van PMO-projectstoryboard Porlet Capaciteit van team Portlet Geplande mijlpalen Portlet Problemen op prioriteit Pagina Analyse van problemen Portlet Earned Value-analyse op fase Producthandleiding PMO Accelerator

7 Hoofdstuk 7: Beoordeling Statusrapporten 175 Over de beoordeling van het statusrapport Lijst statusrapporten Portlet List statusrapporten Vertraagde en Ontbrekende statusrapporten Portlet Vertraagde statusrapporten Portlet Ontbrekende statusrapporten Hoofdstuk 8: Portlets Resourcemanagement 183 Urenstaatoverzicht Portlet Samenvatting urenstaat investering Portlet Beoordeling urenstaat investering Portlet Opmerkingen urenstaat Portlet Beoordeling Schattingen in behandeling Portlet Beoordeling urenstaat Hoofdstuk 9: Portlets Financieel management 193 Over de portlets Financieel management Portlet Beoordeling geboekte transacties Portlet Beoordeling geboekte transacties [investeringsniveau] Hoofdstuk 10: Aanvullende portlets 201 Over de aanvullende portlets Portlet Vertraagde taken en mijlpalen Portlet Mijn urenstaten Portlet Knelpunten proces Portlet Projectanalyse Portlet Analyse cyclustijd project Portlet Beoordeling projectdocument Portlet Beoordeling levenscyclus project Portlet Percentage resourcegebruik per maand Portlet Samenvatting taak teamlid Hoofdstuk 11: Object Zoekopdrachtkoppeling 221 Over Zoekopdrachtkoppeling Een zoekopdrachtkoppelingslijst maken Een zoekopdrachtkoppelingslijst verwijderen Inhoud 7

8 Hoofdstuk 12: Toegangsgroepen 225 Over Toegangsgroepen PMO Executive Viewer PMO Executive Viewer Extended PMO Financial Administrator PMO Idea Creator PMO Idea Reviewer PMO Investment Creator PMO Investment Viewer Extended PMO Portfolio Manager PMO Program Manager PMO Project Creator PMO Project Manager PMO Project Manager Extended PMO Project Viewer PMO Resource Administrator PMO Resource Manager PMO Resource Manager Extended PMO System Administrator PMO Team Member PMO Timesheet Administrator PMO Vendor Management Hoofdstuk 13: Voorbeeldgegevens 261 Over Voorbeeldgegevens Organisatiestructuren (OBS) Bedrijfsafdeling-OBS Bedrijfslocatie-OBS Organisatie-OBS OBS Resourcepool OBS Beveiliging OBS - Pagina's Toegangsgroepen PMO Partition IT PMO Process Manager Resources Services Activa Toepassingen Ideeën Overig werk Projectsjablonen Producthandleiding PMO Accelerator

9 Projecten Programma s Portfolio's Bijlage A: Objectweergaven van PMO Accelerator 277 Over objectweergaven van PMO Accelerator Toewijzing Toewijzingseigenschappen Weergaven van toewijzingslijsten Baseline Baseline-eigenschappen Lijstweergaven van baselines Filterweergaven van baselines Wijzigingsverzoek Eigenschappen voor wijzigingsverzoeken Weergaven voor lijst met wijzigingsverzoeken Filterweergaven voor wijzigingsverzoeken Kosten- en opbrengstenplannen Eigenschappen van kosten- en opbrengstenplannen Lijstweergaven van kostenplannen en opbrengstenplannen Filterweergaven van kostenplannen en opbrengstenplannen GB-toekenning en Resourcekrediet Eigenschappen van GB-toekenning en Resourcekrediet Lijstweergaven van GB-toekenning en Resourcekrediet Filterweergaven van GB-toekenning en Resourcekrediet Investeringen Investeringseigenschappen Lijstweergaven Investeringen Filterweergaven van investeringen Probleem Eigenschappen probleem Probleemlijstweergaven Filterweergaven van probleem Project Projecteigenschappen Projectlijstweergaven Projectfilterweergaven Resource Eigenschappen resource Resourcelijstweergaven Resourcefilterweergaven Inhoud 9

10 Risico Risico-eigenschappen Risicolijstweergaven Filterweergaven Risico Taak Taakeigenschappen Takenlijstweergaven Taakfilterweergaven Team Teameigenschappen Teamlijstweergaven Teamfilterweergaven Producthandleiding PMO Accelerator

11 Hoofdstuk 1: Overzicht Dit gedeelte bevat de volgende onderwerpen: Over PMO Accelerator (op pagina 11) Over PMO Accelerator De invoegtoepassing PMO Accelerator is een verzameling inhoud en weergaveconfiguraties die is ontwikkeld voor projectportfoliomanagement en die niet is gekoppeld aan een specifieke bedrijfstak. PMO Accelerator biedt een verzameling inhoud die voor CA Clarity PPM kan worden gebruikt en die uw organisatie niet zelf hoeft te maken. De invoegtoepassing ondersteunt de huidige PMO-bewerkingen (Program Management Office). De invoegtoepassing is handig voor het beheren en begrijpen van prestaties van portfolio's, programma's en projecten. De inhoud wordt besproken, met gedetailleerde informatie over de volgende onderwerpen omtrent de invoegtoepassing. Dashboardpagina's Portlets Processen Weergaveconfiguraties Toegangsgroepen De PMO Accelerator bevat ook voorbeeldgegevens die bij een eventuele installatie in een niet-productieomgeving kunnen worden gebruikt. De voorbeeldgegevens mogen nooit worden geïnstalleerd in een productieomgeving. De voorbeeldgegevens omvatten portfolio 's, programma's, projecten, ideeën, toepassingen, activa, services, overige werkzaamheden, resources, resourcerollen, sjablonen, financiële plannen en organisatiestructuren (OBS). Het bevat ook de minimale beheerinstallatie die voor deze inhoud is vereist. Hoofdstuk 1: Overzicht 11

12 Over PMO Accelerator In de handleiding van PMO Accelerator wordt verwezen naar de volgende CA Clarity PPM-handleidingen die u kunt raadplegen: Installatiehandleiding Beheerdershandleiding Handleiding van Studio Developer Gebruikershandleiding Grondbeginselen Opmerking: De inhoud in de Gebruikershandleiding voor aanpassing van CA Clarity is nu te vinden in de Gebruikershandleiding Grondbeginselen. Gebruikershandleiding Projectmanagement 12 Producthandleiding PMO Accelerator

13 Hoofdstuk 2: Levenscyclus en processen van project Dit gedeelte bevat de volgende onderwerpen: Over de levenscyclus van een project (op pagina 13) Levenscyclusprocessen van project (op pagina 13) Projectsjablonen (op pagina 14) Werken met het ideebeoordelingsproces (op pagina 16) Werken met het proces voor het maken van grote projecten (op pagina 19) Werken met het documentbeoordelingsproces (op pagina 21) Een project maken op basis van een projectsjabloon (op pagina 23) Werken met het proces voor beoordeling en escalatie van problemen (op pagina 26) Over de levenscyclus van een project Het idee kan een goedkeuringsproces doorlopen of kan direct worden omgezet in een nieuw project. Als een idee klaar is voor conversie, wordt met het ideebeoordelingsproces een projectcreatieproces ingezet. Het proces is gebaseerd op de volgende combinaties van ideetypen en ideecategorieën. Het projectcreatieproces zet het idee om in een project aan de hand van de toepasselijke projectsjabloon. Ook worden de veldwaarden van het idee gekopieerd naar het project. Ideetype Ideecategorie Projectcreatieproces Projectsjabloon Groot project Infrastructuurim plementatie Wijziging van toepassing Wijziging van toepassing Niet van toepassing Niet van toepassing Verbetering COTS-evaluatie Groot project maken Infrastructuurprojecte n maken Project voor Wijziging van toepassing maken Project voor COTStoepassingen maken Sjabloon voor groot project Sjabloon voor infrastructuurimplement atie Sjabloon voor Wijziging van toepassing Sjabloon COTStoepassingen Levenscyclusprocessen van project De volgende geautomatiseerde processen zijn opgenomen om u te helpen de levenscyclus van het project te beheren vanaf de beoordeling van het idee tot de creatie van het project: Hoofdstuk 2: Levenscyclus en processen van project 13

14 Projectsjablonen Documentbeoordeling Het documentbeoordelingsproces beheert de beoordelingsworkflow voor documenten van het type Voorstel of Bewerkingen. Ideebeoordeling Met ideeën kunt u analyses uitvoeren die geschikter zijn voor een vroeg stadium. De analyse is een poging om slechte of financieel onhaalbare ideeën eruit te filteren voordat deze investeringen worden. U kunt ideeën bijhouden en omzetten in investeringsmogelijkheden. Beoordeling en escalatie van problemen Met dit proces wordt de beoordelingsworkflow voor problemen met projecten met hoge prioriteit beheerd. Project voor Wijziging van toepassing maken Met dit proces wordt een project gemaakt op basis van de sjabloon voor Wijziging van toepassing. Project voor COTS-toepassingen maken Met dit proces wordt een project gemaakt op basis van de sjabloon voor COTStoepassingen Infrastructuurprojecten maken Met dit proces wordt een project gemaakt op basis van de sjabloon voor infrastructuurimplementatie. Groot project maken Met dit proces wordt een project gemaakt op basis van de sjabloon voor een groot project. Projectsjablonen Met projectsjablonen kunt u projecten maken op basis van standaardtaken en standaard roltoewijzingen voor dat type project. Sjablonen dragen bij aan de consistentie en efficiëntie tijdens het maken van projecten. Bij het ideebeoordelingsproces worden deze sjablonen gebruikt om deze typen projecten voor u te maken. U kunt deze sjablonen ook gebruiken om projecten te maken. 14 Producthandleiding PMO Accelerator

15 Projectsjablonen U kunt de sjablonen aanpassen aan de eisen en wensen van uw organisatie. U kunt deze sjablonen ook kopiëren om nieuwe projectsjablonen te maken voor elk type project in uw organisatie. Belangrijk! Als u de goedkeurings- en gatebeoordelingsprocessen voor een groot project wilt gebruiken, moet u de namen en eigenschappen van de laatste taken in elke fase wijzigen. Laat de id's ongewijzigd. Het gatebeoordelingsproces begint zodra taken met de specifieke id's zijn voltooid. Raadpleeg de Gebruikershandleiding Projectmanagement voor meer informatie. De volgende projectsjablonen worden standaard meegeleverd: Wijziging van toepassing De sjabloon voor Wijziging van toepassing helpt u projecten te beheren waarbij softwaretoepassingen worden gewijzigd. Deze sjabloon wordt gebruikt voor het proces voor projecten maken voor het wijzigen van toepassingen. Het proces biedt een geautomatiseerde workflow om projecten te maken. U kunt de sjabloon ook gebruiken om nieuwe projecten voor het wijzigen van toepassingen te maken. COTS-toepassingen De sjabloon voor COTS-toepassingen is ontwikkeld voor het beheer van de selectie van COTS-toepassingen (Commercial Off-the-Shelf). Gebruik deze projectsjabloon om de activiteiten te beheren wanneer u een leverancier selecteert voor de levering van een nieuw product. Deze sjabloon wordt gebruikt voor het proces voor projecten maken voor COTStoepassingen. Het proces biedt een geautomatiseerde workflow om projecten te maken. U kunt de sjabloon ook gebruiken om nieuwe projecten voor COTStoepassingen te maken. Infrastructuurimplementatie Deze sjabloon helpt bij het beheren van de implementatie van een infrastructuurverbetering. Deze sjabloon wordt gebruikt voor het proces voor infrastructuurprojecten maken. Het proces biedt een geautomatiseerde workflow om projecten te maken. U kunt de sjabloon ook gebruiken om projecten voor het implementeren van ITinfrastructuur te maken. Hoofdstuk 2: Levenscyclus en processen van project 15

16 Werken met het ideebeoordelingsproces Groot project Deze sjabloon biedt een raamwerk voor de verbetering en het ontwikkelingsproces van toepassingen. Deze sjabloon helpt de projectmanager met alle gatebeoordelingen van het project. Deze sjabloon wordt gebruikt voor het proces voor het maken van grote projecten. Het proces biedt een geautomatiseerde workflow om projecten te maken en de workflows van goedkeuringen en gatebeoordelingen te beheren. U kunt de sjabloon ook gebruiken om projecten te maken. Deze sjabloon bevat een voorbeeld van een werkstructuur (WBS). De werkstructuur bestaat uit zes hoofdfasen die weer uit subtaken bestaan. Werken met het ideebeoordelingsproces Bij het ideebeoordelingsproces komen de volgende taken kijken: 1. De oorspronkelijke aanvrager doet het volgende: a. Hij/zij maakt het idee. (op pagina 17) b. Zodra het idee klaar is, zendt hij/zij het in. (op pagina 17) 2. Het ideebeoordelingsproces wordt gestart, wat een van de volgende dingen betekent: Het proces voor het maken van een project wordt versneld. Als het selectievakje Versneld proces is geselecteerd, wordt het projectcreatieproces gestart op basis van de geselecteerde combinatie van het type idee en de ideecategorie. Er worden een werkstructuur en een baseline gemaakt. Het proces eindigt voor alle projectcreatieprocessen, behalve voor het proces voor het maken van grote projecten. Er wordt een nieuw ideebeoordelingsproces gestart. Als het selectievakje Versneld proces is uitgeschakeld, wordt een actiepunt verzonden naar de bedrijfseigenaar om het idee te beoordelen. 16 Producthandleiding PMO Accelerator

17 Werken met het ideebeoordelingsproces 3. De bedrijfseigenaar evalueert de functionele en technische voordelen en analyseert de kostenvoordelen van het idee. De bedrijfseigenaar selecteert een van de volgende opties voor het actiepunt: Afwijzen. De ideestatus wordt 'Afgewezen' en het proces wordt gestopt. Onvolledig. De ideestatus wordt 'Onvolledig'. Er wordt een handeling verzonden naar de oorspronkelijke aanvrager om het idee bij te werken met extra informatie. Ook kan hij/zij de status van het actiepunt wijzigen in 'Gereed'. Er wordt een nieuwe handeling naar de bedrijfseigenaar verzonden om het idee te beoordelen. Goedkeuren. De ideestatus wordt 'Goedgekeurd'. Er wordt een actiepunt verzonden naar de oorspronkelijke aanvrager om de status van het actiepunt te wijzigen in 'Gereed'. 4. Het projectcreatieproces begint. Wat voor proces wordt gestart, hangt af van de combinatie van het type idee en de ideecategorie. Er worden een werkstructuur en een baseline gemaakt. Het projectcreatieproces stopt, behalve voor grote projecten. 5. Voor een groot project begint het gatebeoordelingsproces (op pagina 19). Een idee maken Gebruik de pagina Ideeën om een idee te maken. U kunt het idee opslaan en indienen zodra het klaar is voor goedkeuring. Ook kunt u een versneld proces uitvoeren op het idee door het goedkeuringsproces te omzeilen en het idee meteen om te zetten in een project. Voordat u een idee kunt maken, moet een automatische nummering worden ingesteld voor de project-id. Neem contact op met uw CA Clarity PPM-beheerder of raadpleeg de beheerdershandleiding voor meer informatie Volg de onderstaande stappen: 1. Open de startpagina en klik vanuit Vraagbeheer op Ideeën. De pagina Ideeën wordt weergegeven. 2. Klik op Nieuw. De pagina Maken wordt weergegeven. 3. Vul de volgende velden in: Onderwerp Dit veld bevat de samenvatting/naam van het idee. Het onderwerp koppelt de investering aan het idee wanneer u het idee omzet naar een investering. Het onderwerp van het idee wordt de beschrijving van de investering. Hoofdstuk 2: Levenscyclus en processen van project 17

18 Werken met het ideebeoordelingsproces Id idee Dit veld bevat de unieke id van het idee. Ideetype Definieert het type idee. Waarden: Groot project, Infrastructuurimplementatie of Wijziging van toepassing Verplicht: nee Ideecategorie Dit veld bevat de ideecategorie. De waarden zijn afhankelijk van het type idee dat u selecteert. Uw CA Clarity PPM-beheerder definieert de veldkoppelingen. Waarden: Nieuwe ontwikkeling, Compliance/regelgeving, Nieuw product of nieuwe service, Overig, Verbetering, COTS-evaluatie, Gedistribueerd, Netwerk/telecom of Desktop Verplicht: nee Prioriteit idee Dit veld bevat de prioriteit van het idee. Waarden: Laag, Midden en Hoog Versneld proces Geeft aan of het idee direct moet worden omgezet in een project door de beoordelings- en goedkeuringsstappen van het ideebeoordelingsproces te omzeilen. Standaard: leeg Verplicht: nee Doelstelling Dit veld bevat de doelstelling van het idee. Limiet: 200 tekens Aanvrager De naam van de resource die het idee heeft ingediend. Standaard: de naam van de resource die momenteel is aangemeld. Bedrijfseigenaar Dit veld bevat de naam van de persoon die eigenaar is van het idee en omzetting van het idee in een project goedkeurt. De bedrijfseigenaar van het idee wordt de bedrijfseigenaar van het project zodra het idee is omgezet. Opmerking: als het selectievakje Versneld proces is uitgeschakeld, is voor het ideebeoordelingsproces een waarde vereist in het veld. 18 Producthandleiding PMO Accelerator

19 Werken met het proces voor het maken van grote projecten Manager Definieert de naam van de resource die het idee beheert en er eigenaar van is. De ideeënbeheerder heeft toegang tot het budget en de planningseigenschappen van het idee. Startdatum Dit veld bevat de startdatum van het idee. Einddatum Dit veld bevat de einddatum van het idee. Doelstelling Dit veld bevat de doelstelling van het idee. Limiet: 200 tekens Organisatorisch Afdeling Dit veld bevat de organisatie-obs van het idee. Dit veld bevat de afdeling-obs van het idee. 4. Voer een van de volgende handelingen uit: Sla het idee op. Klik op Ter goedkeuring verzenden om het ideebeoordelingsproces te starten. Het idee wordt gemaakt. Werken met het proces voor het maken van grote projecten Het proces voor het beheren van grote projecten bestaat uit de volgende processen: Het proces om een groot project te maken. Dit wordt gestart zodra een project wordt gemaakt met de sjabloon Groot project. Het subproces van gatebeoordeling van het project. Hiermee wordt de gatebeoordelingsworkflow van alle grote projecten beheerd. Het proces wordt drie keer gestart tijdens het proces voor het maken van grote projecten, namelijk om de gategoedkeuringen te beheren wanneer het project naar de planningsfase, naar de bouwfase en naar de afsluitingsfase gaat. Hoofdstuk 2: Levenscyclus en processen van project 19

20 Werken met het proces voor het maken van grote projecten De volgende taken komen kijken bij het beheren van de levenscyclus van een groot project met een geautomatiseerd proces: 1. Nadat het proces voor het maken van grote projecten is gestart en het project is gemaakt, kan de projectmanager de PMO-stakeholders (Project Management Office) definiëren. Zorg ervoor dat het project open is en ga naar de pagina Eigenschappen en selecteer in het gedeelte Stakeholders de PMO-stakeholder. Klik vervolgens op Verzenden. Er wordt een actiepunt verzonden naar de PMO-stakeholder om het project te beoordelen en goed te keuren. 2. De PMO-stakeholder selecteert een van de volgende opties voor het actiepunt: Goedgekeurd. Er wordt een actiepunt verzonden naar de projectmanager waarin staat dat het project is goedgekeurd. De projectstatus wordt gewijzigd naar Goedgekeurd. Het proces voor het maken van grote projecten gaat nu verder met de planningsfase. Afgewezen. Er wordt een actiepunt verzonden naar de projectmanager waarin staat dat het project is afgewezen. De status van het project wordt 'Afgewezen'. 3. Zodra de laatste taak van de planningsfase is voltooid, werkt de projectmanager de taak bij. Ook wordt het veld % Voltooid gewijzigd in 100 procent en wordt het veld Status ingesteld op 'Voltooid'. Er wordt een actiepunt verzonden naar de PMO-stakeholder voor goedkeuring om naar de volgende gate te gaan. 4. De PMO-stakeholder selecteert een van de volgende opties voor het actiepunt: Goedgekeurd. Het subproces van gatebeoordeling van het project initieert de volgende fase. Er wordt een actiepunt verzonden naar: De oorspronkelijke aanvrager, aan wie wordt gemeld dat de PMOstakeholder het project heeft goedgekeurd. De projectmanager. Zodra de laatste taak van de huidige fase is voltooid, wordt het veld % Voltooid gewijzigd in 100 procent. De status van de laatste taak van de huidige fase wordt 'Voltooid'. Afgewezen. Opnieuw verzenden. Er wordt een actiepunt verzonden naar de projectmanager om de projectinformatie aan te passen. Zodra dit is gebeurd, wijzigt de projectmanager de status van het actiepunt in 'Gereed'. Er wordt een actiepunt verzonden naar de PMO-stakeholder om het project goed te keuren en verder te gaan met de volgende fase. 5. Het subproces van gatebeoordeling van het project wordt herhaald voor de resterende fasen. 6. Zodra de afsluitingsfase is afgerond, sluit de projectmanager het project. 20 Producthandleiding PMO Accelerator

21 Werken met het documentbeoordelingsproces Werken met het documentbeoordelingsproces Het documentbeoordelingsproces voert een ingediend voorstel- of bewerkingsdocument door de volgende beoordelingscyclus: 1. Het teamlid uploadt het voorstel- of bewerkingsdocument en zodra het document gereed is, verzendt het teamlid het document voor beoordeling. Er wordt een actiepunt naar de projectmanager gestuurd. 2. De projectmanager beoordeelt het document en werkt de status van het actiepunt bij: Goedkeuren. De status van het document wordt ingesteld op 'Goedgekeurd'. Afwijzen. De status van het document wordt ingesteld op 'Afgewezen'. Er wordt een handeling verzonden naar de documenteigenaar, die op de hoogte wordt gebracht van de beslissing van de projectmanager. Documenten uploaden en verzenden ter beoordeling U kunt het documentbeoordelingsproces gebruiken om projectgerelateerde documenten een beoordelings- en goedkeuringsproces te laten doorlopen. Dit proces begint wanneer de categorie wordt ingesteld op Voorstel of Bewerkingen en de documentstatus wordt ingesteld op 'Verzonden'. Volg de onderstaande stappen: 1. Open het project. De pagina met eigenschappen wordt weergegeven. 2. Klik op Samenwerking. De pagina Samenwerking wordt weergegeven. 3. Open het menu Eigenschappen en klik op Documenten toevoegen. De pagina Meerdere documenten toevoegen wordt geopend. 4. Vul op deze pagina de volgende velden in: Huidige locatie Geeft de huidige locatie van het document weer. Bestanden selecteren De bestanden die u toevoegt aan de map. Limiet: vijf bestanden tegelijk Hoofdstuk 2: Levenscyclus en processen van project 21

22 Werken met het documentbeoordelingsproces Status Dit veld geeft de status van het document weer. Waarden: Verzonden, Goedgekeurd of Afgewezen. Beoordelingsproces wordt gestart bij: Ingediend Categorie Dit veld geeft de categorie van het document weer. Waarden: Voorstel, Planning, Ontwikkeling, Implementatie en Bewerkingen Beoordelingsproces wordt gestart bij: Voorstel of Bewerkingen Datum gemaakt Eigenaar Geeft de datum weer waarop het document is geüpload. Geeft de eigenaar weer die het document beheert. De resource verifieert of het document correct wordt beheerd en gevolgd gedurende de levenscyclus. Toegang Geeft het type toegang aan voor het document. Waarden: Alle participanten. Geeft aan dat alle participanten in de groep lees- en schrijftoegang tot de map hebben. Participanten selecteren. Geeft aan dat individuele resources deel uitmaken van de bestaande participantengroep. Standaard: Alle participanten Niet-participanten toegang geven tot document Geeft aan dat niet-participanten toegang hebben tot het document. Standaard: leeg Uitschrijving inschakelen Geeft aan of resources met de juiste toegangsrechten het document kunnen uitschrijven en bewerken. Standaard: ingeschakeld Versies inschakelen Geeft aan of resources met de juiste toegangsrechten een andere versie van het document kunnen maken. Standaard: ingeschakeld 22 Producthandleiding PMO Accelerator

23 Een project maken op basis van een projectsjabloon Resources/groepen op de hoogte brengen Geeft aan of resources met toegang tot de bestanden op de hoogte worden gebracht wanneer documenten worden toegevoegd. Standaard: leeg Beschrijving In dit veld staat de beschrijving van het document. Opmerkingen In dit veld staan eventuele opmerkingen over het document. 5. Klik op Toevoegen. Het document wordt geüpload en ter beoordeling verzonden. Een project maken op basis van een projectsjabloon Volg de onderstaande stappen: 1. Open de Startpagina en klik in Portfoliomanagement op Projecten. De pagina wordt weergegeven. 2. Klik op Nieuw vanaf sjabloon. De pagina Selecteren wordt weergegeven. 3. Selecteer een van de volgende sjablonen en klik op Volgende: Sjabloon voor Wijziging van toepassing Sjabloon COTS-toepassingen Sjabloon voor infrastructuurimplementatie Sjabloon voor groot project De pagina Project maken wordt weergegeven. 4. Vul de volgende velden in: Projectnaam Dit veld bevat de naam voor het project. Limiet: 80 tekens Vereist: ja Hoofdstuk 2: Levenscyclus en processen van project 23