een interessant werkterrein?

Transcriptie

1 tijdschrift voor bibliotheek & archief Museumarchieven, een interessant werkterrein? Stefaan Jacobs over de Bibliotheek Queteletfonds Wat doet u met Creative Commons? Hoe krijg je het archief verkocht? Hoe beïnvloedt het Cultuurpact de samenstelling van het beheersorgaan?

2 Setting new standards in research collaboration Supply users with a premium reference manager Encourage social collaboration among users Enable direct access to library content Analyze research trends and content usage Extend the reach of your researchers publications Meer weten? Swets Information Services NV, Europark-Oost 34 C, 9100 Sint-Niklaas T E info@be.swets.com

3 editoriaal M as-tu vu? VERANTWOORDELUKE UITGEVER Julie Hendrickx, Statiestraat 179, 2600 Berchem HOOFDREDACTEUR Julie Hendrickx julie.hendrickx@vvbad.be REDACTIE Klaartje Brits, Jo Cooymans, Beatrice De Clippeleir, Gerd De Coster, Ingrid De Pourcq, Noël Geirnaert, Raf Guns, Myriam Lemmens, Kris Michielsen, Paul Nieuwenhuysen, Veronique Rega, Peter Rogiest, Saskia Scheltjens, Eva Simon, Inge Van Nieuwerburgh, Patrick Vanhoucke, Bruno Vermeeren. vrijwilligers Katrijn Gonnissen, Roel Lauwers REDACTIESECRETARIS Tom Van Hoye tom.vanhoye@vvbad.be REDACTIEADRES VVBAD META Statiestraat 179, 2600 Berchem Tel meta@vvbad.be Reageer op Twitter: #overmeta ADVERTENTIES Marc Engels marc.engels@vvbad.be LAY-OUT Marc Engels DRUK Enschedé-Van Muysewinkel META verschijnt 9x per jaar, behalve in januari, juli en augustus. META is een uitgave van de VVBAD en is begrepen in het lidmaatschap, maar is ook verkrijgbaar als abonnement. Meer informatie op Julie Hendrickx, Hoofdredacteur Het decreet Lokaal Cultuurbeleid en het Cultureel-erfgoeddecreet werden onlangs aangepast naar de richtlijnen van het Planlastdecreet. Meer autonomie voor de lokale overheid is de regel, zien en gezien worden de trend. Lokale instellingen zullen dus meer dan ooit hun (meer)waarde moeten bewijzen. Als de beleidsmensen erkennen dat een stadsarchief een waardevolle dienst is, heeft dat een positieve weerslag op de begroting en de opmaak van het personeelbehoeftenplan en de ermee samennhangende te realiseren activiteiten. Hoe creëer je die belangstelling? Het stadsarchief van Waregem weet ondertussen wel raad met strategische netwerking en bewees dat stakeholdermanagement niet alleen voor vlotte consultants is weggelegd. Nee, netwerken begint heel simpel in eigen huis, met de collega s. Maar in de kijker lopen stopt niet bij dit decreet. Er zijn genoeg bibliotheken en documentatiediensten die moeten vechten om niet op zolder of in de kelder te belanden. De hoofdbibliothecaris van de Bibliotheek Queteletfonds getuigt: De functie van publiek toegankelijke wetenschappelijk bibliotheek stond al wel wat onder druk. Over een periode van drie jaar werd ons budget afgebouwd ( ) In 2010 werd op basis van een externe studie besloten de leeszaal te sluiten en de bib volledig te heroriënteren. De Bibliotheek Queteletfonds zal overigens niet de enige bib zijn die geconfronteerd wordt met bezuinigingen en hervormingen. De noodzaak van bibliotheeken archiefwerking staat onder druk. Hoe je als bib, archief of documentatiecentrum een van bovenaf opgelegde reorganisatie kan benutten als opportuniteit is een prangende vraag. De theorie van stakeholdermanagement kreeg u al eerder: Bruno Verbergt (Universiteit Antwerpen) schreef in META nummer twee van vorig jaar hoe je jezelf als informatieprofessional kan trainen tot stakeholdermanager en je instelling of dienst kan profileren als dynamisch, origineel en opmerkzaam. In dit nummer staat dan de praktijk. Kan dit soelaas bieden in tijden van verandering? Maar door alle planningen en doelstellingen durven we wel eens vergeten dat die meerwaarde in de eerste plaats voelbaar moet zijn voor de gebruiker. Want is het niet, zoals Johan Velter (OB Gent) op zijn blog opmerkt, de oude schilder die Bohumil Hrabal ontdekt en dan Orhan Pamuk gelezen heeft en sedertdien je altijd komt vragen en nu? en die laatstejaarsstudent die nu eindelijk aan zijn thesis moet beginnen en door wikken en wegen zijn onderwerp gevonden heeft waarvoor je het doet? ISSN X META

4

5 inhoud META 2012/2 Jaargang 88 - maart 2012 Portret van een kleptomaan van Théodore Géricault, Museum voor Schone Kunsten Gent. 1 Editoriaal Titel 4 Nieuws 8 Artikel Wat doet u met Creative Commons? Het auteursrechterlijk beleid van erfgoed- en culturele instellingen onderzocht Tom Evens 14 Interview Stefaan Jacobs, hoofdbibliothecaris van de Bibliotheek Queteletfonds: De bibliotheek als spil in het interne kennismanagement Patrick Vanouplines en Roel Lauwers 19 Artikel Museumarchieven. Een interessant werkterrein voor museummedewerkers, vorsers en publiek Carine Van Bruwaene, Barbara Verbruggen, Willy Le Loup en Pascal Ennaert 24 Signalement Studiereis Nederland 26 Etalage Vakgroep Jeugdbibliothecarissen: Hart en passie liggen bij jeugdliteratuur en leesbevordering 27 Inzet Hedwig Van den Bossche: De vernieuwing moet voortgezet worden 28 Over de schutting VIP Jeugd, een netwerk voor jongereninformatie Peter Verdonck 30 Trend Bib en Brede School Lia Blaton 31 Het cijfer Het Plan 32 Essay Hoe krijg je het archief verkocht? Netwerking in het stadsarchief Sandrin Coorevits 35 Column Leven in death row Eva Simon Het citaat 36 De Vraag Hoe beïnvloedt het Cultuurpact de samenstelling van het beheersorgaan? Paul Gervoyse 38 Kroniek BRUGGEn tussen kind en bib Sociale media voor beginners Studiereis Nederland 41 Duurzaam Collecties over duurzame ontwikkelingen Tom Cocquyt 42 Recensies 44 Personalia 45 Zo gehoord Danny Theuwis 46 Activiteiten 48 Uitzicht META

6 nieuws Dyslexie? Ga voor een luisterboek! Lezen is verrijkend. Daar zijn we zo van overtuigd dat we met zijn allen en met vele leuke activiteiten kinderen aanmoedigen om ook na de schooluren te lezen. Niet kunnen meepraten over gehypete boeken denk maar aan Harry Potter is voor vele kinderen met dyslexie een zoveelste frustratie. Luisterpuntbibliotheek en Eureka ADIBib voeren campagne om kinderen en jongeren aan te zetten tot lezen, en dan vooral met hun oren. En ongelooflijk veel bibliotheken helpen ons hierbij. Ik haat lezen: de campagne De Vlaamse Uitgevers Vereniging (VUV) werkt al een tijdje samen met Eureka ADIBib om educatieve boeken om te zetten naar een digitaal bestand voor leerlingen met dyslexie. Zo worden schoolboeken voorgelezen, en kunnen ze op de laptop worden ingevuld. Luisterpunt, de Vlaamse openbare bibliotheek voor personen met een leesbeperking, en de VUV ondertekenden vorig jaar een overeenkomst waardoor Luisterpunt Daisyboeken ook mag uitlenen aan personen met dyslexie. Daisyboeken zijn gewone boeken die van begin tot eind worden ingelezen. Om dit aanbod bekend te maken, voeren Luisterpunt en ADIBib vanaf maart samen campagne, hierbij ondersteund door de departementen Onderwijs en Cultuur van de Vlaamse overheid, en door de VUV. Samen willen we iedereen met dyslexie een hart onder de riem steken en aantonen dat lezen altijd kan, voor iederéén. We spreken kinderen en jongeren met dyslexie aan met affiches in de scholen, in de treinstations, in logopediepraktijken en hopelijk ook in uw bibliotheek. Elke steun is welkom, niet zozeer voor ons maar wel voor de vele kinderen voor wie lezen zo vreselijk moeilijk is. We schrijven artikels, in uw vakblad, in alle Klasse-magazines, in Logopedie, in De Bond, We bezoeken een aantal scholen, organiseren een studiedag en zorgen voor leuke gadgets. We maken de campagnewebsite ikhaatlezen.be, waar kinderen en jongeren met dyslexie op een toffe manier informatie op maat vinden en kunnen geven. Ook ouders, leerkrachten en logopedisten vinden leesvoer en tips. Iedereen kan er zijn of haar mening, vraag, suggestie of net dat ene gepaste antwoord kwijt. De bib. Uw bib 257 openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel lenen Daisyboeken, -spelers en software uit. Allemaal lenen ze Daisyvolwassenenboeken uit, 183 van hen leent ook jeugdboeken in Daisy-formaat uit. Luisterpunt hoopt dat binnenkort álle bibliotheken Daisy-boeken uitlenen, ook aan kinderen en jongeren. Moedig als bibliotheekmedewerker je dyslectische bezoeker aan om dat boek waar iedereen over praat in Daisy-formaat te lezen. Onthoud dat ook met dyslexie kinderen voortaan kunnen genieten van heerlijke boeken, dat ze dezelfde boeken kunnen lezen dan hun leeftijdsgenoten, en de o zo belangrijke taalrijkdom verwerven die past bij hun leeftijd en intelligentie. Stimuleer Daisy-boeken bij kinderen met dyslexie. Surf voor meer informatie naar Hang de campagneaffiches omhoog in de jeugdafdeling en deel de bladwijzers uit! Saskia Boets Foto: Luisterpunt. Tip: Laat je collectie jeugdboeken en de Daisy-jeugdboeken verwijzen naar elkaar. Kleef in/op het gewone boek een stickertje De bib heeft dit boek ook in Daisy-formaat en op het doosje met het Daisy-boek De bib heeft ook het gewone boek, Zo weten leerkrachten en kinderen meteen welke jeugdboeken ze ook in Daisy-formaat vinden in de bib. 4 META

7 nieuws Informatie zonder grenzen Information Sans Frontieres (ISF) is een samenwerkingsverband dat openbare culturele instellingen als bibliotheken, musea, filminstituten en audiovisuele archieven in Europa vertegenwoordigt. Het werd in september 2011 opgericht door EBLIDA, Europeana, JISC en LIBER. De belangrijkste opdracht van het ISF is de stem van de sector te dragen in debatten tussen EU-wetgevers rond copyright en andere juridische kwesties die een invloed hebben op onderzoek en onderwijs. Toby Bainton en Helena Lovegrove vormen het nieuwe team, dat als belangenbehartiger voor bibliotheken optreedt in de instellingen van de Europese Unie. Het is belangrijk dat dat gebeurt, aangezien veel EU-wetten uit het internettijdperk een directe invloed hebben op bibliotheken. Bij het opstellen van nieuwe wetten hebben politici en ambtenaren nood aan advies van de mensen en instellingen die door die wet beïnvloed zullen worden. Bainton en Lovegrove zullen de juridische vorderingen in Brussel op de voet volgen en zullen tussenkomen met advies wanneer dat nodig is, opdat nieuwe wetten beter afgesteld zijn op bibliotheken en hun gebruikers. Het team ging van start met belangenbehartiging in september 2011, voornamelijk in verband met de voorgestelde Europese richtlijn met betrekking tot verweesde werken. Het doel van de richtlijn is om bibliotheken en andere culturele instellingen toe te staan werken onder copyright waarvan de rechthebbende niet langer opgespoord kan worden te digitaliseren en via internet beschikbaar te maken. Het team heeft het debat tussen de wetgevers gevolgd en ontmoetingen gehad met belangrijke ambtenaren in het Europese Parlement, de Europese Commissie en de Permanente Vertegenwoordiging van verscheidene Europese lidstaten in Brussel. De uitkomst van de discussies blijft echter onvoorspelbaar. Het kan tot de zomer van 2012 duren voor de Europese instellingen hun definitieve mening over de richtlijn formuleren. Daarna hangen het eindresultaat en de timing van de implementatie af van de mate waarin de instellingen het met elkaar eens of oneens zijn. Ook een nieuw voorstel voor een herziene richtlijn inzake hergebruik van informatie uit de publieke sector (Re-Use of Public Sector Information) wordt door de belangengroep van ISF van nabij gevolgd. Het voorstel rekent de culturele instellingen tot de publieke sector en wil hun data beschikbaar maken voor hergebruik door iedereen die er om vraagt. Het voorstel is net gepubliceerd door de Europese Commissie en wordt momenteel verwerkt in Brussel. De precieze impact ervan op de culturele instellingen moet nog geanalyseerd worden. Waarschijnlijk zal het duren tot de herfst van 2012 voor het Europees Parlement en de lidstaten duidelijke standpunten hebben ingenomen. (RL) Vlaamse regering keurt decreten goed Op 3 februari hechtte de Vlaamse regering opnieuw haar principiële goedkeuring aan het Cultureel-erfgoeddecreet en het decreet Lokaal Cultuurbeleid. Beide decreten gaan nu naar de Raad van State voor advies. Lokaal cultuurbeleid Het decreet Lokaal Cultuurbeleid werd nog lichtjes gewijzigd. Nieuw is dat Vlaamse beleidsprioriteiten nu opgenomen zijn in het decreet. Het gaat om drie, zeer breed geformuleerde prioriteiten. Artikel 3, 2 stipuleert: de gemeente richt een laagdrempelige bibliotheek in, aangepast aan de hedendaagse noden. De Vlaamse regering zal deze prioriteiten verder specificeren. De rol van de provincies staat opnieuw ingeschreven in het decreet. Artikel 44 bepaalt dat elke provincie het initiatief neemt tot een streekgericht bibliotheekbeleid. Een beetje vreemd is dat hetzelfde artikel ook meteen een reeks bevoegdheden van de provincies vastlegt, die niet onmiddellijk met het lokaal cultuurbeleid te maken hebben. Zoals in eerdere versies van het decreet, worden er in artikel 9 een aantal voorwaarden opgesomd waaraan de openbare bibliotheek moet voldoen. Vereisten met betrekking tot personeel ontbreken daarin. Alleen artikel 3 bepaalt vaagweg: Dit veronderstelt onder andere de aanwezigheid van de nodige deskundigheid binnen de respectieve instellingen. In de memorie van toelichting wordt het belang van de definitie van de openbare bibliotheek (art. 2, 4 ) benadrukt, een definitie die inmiddels vertrouwd genoeg in de oren klinkt. De openbare bibliotheek is, zoals in het huidige decreet: een basisvoorziening waar elke burger terecht kan met zijn vragen over kennis, cultuur, informatie en ontspanning. Ze bemiddelt actief bij het beantwoorden van deze vragen. De openbare bibliotheek is actief inzake geletterdheid, cultuurspreiding en cultuurparticipatie. De bibliotheek werkt in een geest van objectiviteit en vrij van levensbeschouwelijke, politieke en commerciële invloeden. In de memorie van toelichting wordt deze definitie geduid door middel van een uitgebreide opsomming. Ze is interessant genoeg om hier volledig weer te geven: opbouwen en ontsluiten van collecties, zowel geschreven teksten, audiovisuele materialen als digitale informatiebestanden die actueel, pluriform en representatief zijn voor het veld van kennis en cultuur; geven van inlichtingen aan gebruikers uit en over deze collecties, het bieden van mogelijkheden tot het ter plaatse raadplegen van deze collecties en het uitlenen van materialen uit deze collecties; bevorderen van (informatie- en media) geletterdheid en e-inclusie; verwijzen naar andere (bibliotheek) voorzieningen indien materialen niet uit eigen collectie verstrekt kunnen worden; bieden van hulp en advies aan gebruikers bij bibliotheek- en informatiegebruik; kwalitatieve, snelle en gebruikersvriendelijke dienstverlening; speciale aandacht voor achtergestelde groepen op cultureel, educatief en sociaal-economisch gebied (bijv. laaggeschoolden, gehandicapten, allochtonen, senioren, personen in armoede); vraagontwikkeling: nieuwe thema s formuleren, latente behoeften signaleren; bevorderen van culturele diversiteit en pluriforme informatie: dit slaat zowel op de informatie en de literatuur die wordt aangeboden, als op het doelpubliek van de bibliotheek. Het begrip pluriforme informatie slaat op het aanbieden van een brede waaier; toegang bieden tot zoveel mogelijk gegevensbestanden zodat informatie ter beschikking komt die anders niet bereikbaar is voor grote categorieën van de bevolking; overheidsinformatie van alle bestuursniveaus voor iedereen ter beschikking stellen; publieksinformatie ter beschikking stellen (informatie van belang op cultureel, educatief en maatschappelijk gebied); META

8 nieuws bevorderen van cultuurparticipatie en -educatie, zo mogelijk in samenwerking met andere culturele instellingen; samenwerking met het onderwijs (bijv. leveren van educatieve materialen, begeleiden van leerlingen) en andere netwerken; speciale aandacht voor de bibliotheek als belangrijke actor in het kader van levenslang leren; leesbevordering: meewerken en ontplooien van leescultuurinitiatieven; bewaren en overdragen van documentair erfgoed voor de komende generaties; bevorderen van ontmoeting en contact tussen de gebruikers. Het decreet vermeldt geen subsidiebedragen. De vraag is dan ook of de bibliotheken van de verschillende overheden voldoende middelen zullen ontvangen om hun uitgebreide opdracht op een kwaliteitsvolle manier te vervullen. Erfgoedbeleid De grootste aanpassing van het Cultureel- Erfgoeddecreet heeft betrekking op de erfgoedconvenants. Met uitzondering van Antwerpen, Brugge, Gent, Leuven en Mechelen wordt er gekozen voor intergemeentelijke convenants. De vijf genoemde steden kunnen intekenen op Vlaamse beleidsprioriteiten voor cultureel erfgoed. Ze beslissen zelf hoe ze de ontvangen middelen dan inzetten. Voor de intergemeentelijke convenants blijft het instrument van de erfgoedcellen behouden. Uit het ontwerp decreet is de programmatorische vrijheid voor conservatoren en archivarissen geschrapt (huidige decreet, art. 19, 2, 5 ). De decretale opdrachten van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek werden geherformuleerd, zodat ze beter aangepast zijn aan de realiteit. Zo moet ze bijvoorbeeld niet meer een duurzame bewaring en terbeschikkingstelling van gedigitaliseerde cultureel-erfgoedcollecties en digitale publicaties organiseren, maar ze wel ondersteunen. Waar ze nu zelf zou moeten digitaliseren, wordt dat in de toekomst expertise over digitalisering opbouwen en ter beschikking stellen. Het Cultureel-erfgoedoverleg, waarvan ook de VVBAD deel uitmaakt, formuleerde ruimere bedenkingen bij het ontwerpdecreet: overleg. blogspot.com/2012/01/reactie-van-hetcultureel.html. (BV) Pierre Delsaerdt krijgt Gulden Boek Op de nieuwsjaarsreceptie van Boek.be werden gewoontegetrouw een aantal mensen in de bloemetjes gezet die een bijzondere bijdrage hebben geleverd aan het boekenvak in Vlaanderen. Pierre Delsaerdt kreeg het Gulden Boek, een gouden speld in de vorm van een boek, opgespeld door Geert Joris. Het Gulden Boek is een bijzondere onderscheiding van Boek.be voor een persoon of instantie die speciale verdiensten heeft verworven i.v.m. het boek of de verspreiding ervan, maar die zich zelf bij voorkeur buiten of in de marge van het boekenvak bevindt. Ludo Simons, hoogleraar, bibliothecaris en auteur, noemde Delsaerdt in zijn lofprijzing een autoriteit in het wereldje van de Vlaamse boekhistorici en boekwetenschappers in het algemeen en een ideale ambassadeur van de Vlaamse boekcultuur buiten onze grenzen. In eigen land is hij een bezielend docent, in Antwerpen én in Leuven, en bouwde hij binnen de vakgroep Informatie- en Bibliotheekwetenschap van de Universiteit Antwerpen het vak Uitgeverij en boekhandel: actuele vraagstukken uit tot een heus project in vruchtbare samenwerking met Boek.be. Een eerste geschreven neerslag daarvan werd op de vorige Boekenbeurs voorgesteld: het fraaie boek De winst van de lezer, waaraan diverse actoren uit het boekenvak hebben meegewerkt. > Boekenvak.be Uitreiking Beste Bibliotheek van Vlaanderen en Brussel Op 29 maart wordt tijdens een feestelijke bijeenkomst in de Permekebibliotheek in Antwerpen bekendgemaakt wie zich de Beste Bibliotheek van Vlaanderen en Brussel 2012 mag noemen. Een stemronde waarbij massaal gestemd werd door het publiek heeft eind vorig jaar een shortlist met twaalf genomineerde bibliotheken opgeleverd (twee per provincie) die nu met elkaar om de hoofdprijs strijden: Leuven, Londerzeel, Genk, Overpelt, Dendermonde, Zwevegem, Veurne, Wachtebeke, Bonheiden, Balen, Schaarbeek en Elsene. Deze bibliotheken worden op elf verschillende onderdelen beoordeeld door deskundige Mystery Guests. Aan de hand van de door deze Mystery Guests opgestelde rapporten en via een persoonlijk bezoek aan de hoogst gekwalificeerde bibliotheken komt de jury vervolgens tot de eindrangschikking. De jury bestaat uit de Vlaamse schrijfster Brigitte Raskin (voorzitter), Eric Rinckhout (cultuurredacteur bij dagblad De Morgen), Carol Vanhoutte (directeur Bibliotheek Kortrijk en voorzitter van de sectie Openbare Bibliotheken bij de VVBAD), Wendy de Graaff (bibliotheekdeskundige en -journalist) en Eimer Wieldraaijer (hoofdredacteur van het organiserende Bibliotheekblad). > Bibliotheekblad.nl 6 META

9 nieuws Museum Plantin-Moretus en Prentenkabinet delen leeszaal In 2011 werden de leeszaal van het Museum Plantin-Moretus in Antwerpen en die van het Prentenkabinet samengevoegd tot één leeszaal. Hoewel beide leeszalen slechts enkele meters van elkaar verwijderd waren, moesten lezers toch van de ene leeszaal naar de andere verhuizen wanneer ze documenten uit beide collecties wilden consulteren. Met de samenvoeging tot één leeszaal is dat niet langer nodig en kunnen ze terecht in dezelfde ruimte. Toen op 11 maart 1939 het Stedelijk Prentenkabinet officieel werd ingehuldigd bevatte de zelfstandige instelling niet alleen de nodige magazijnen, tentoonstellingszalen en een conservatorsbureau, maar ook een aparte leeszaal en een eigen bibliotheek. Dit alles was ondergebracht in een nieuw gebouw dat naast het museum werd opgericht, op de hoek van de Vrijdagmarkt en de Heilig Geeststraat. In de leeszaal van het Stedelijk Prentenkabinet konden onderzoekers en geïnteresseerden terecht voor studie en informatie over allerlei aspecten van zowel oude als moderne grafische kunsten. In de leeszaal van het Museum Plantin-Moretus, gelegen aan de andere kant van de traphal, konden ze de oude drukken en overige stukken uit de collectie van het museum raadplegen en zich documenteren over druktechnieken, boekgeschiedenis en geschiedenis van het humanisme. Vaak waren er echter raakvlakken tussen beide collecties. Wie bijv. informatie zocht over boekillustratie kon voor een aantal boeken terecht in de leeszaal van het museum, maar moest dikwijls voor andere documentatie verhuizen naar de andere leeszaal van het Prentenkabinet en daar zijn stukken aanvragen. Ook wanneer iemand een tekening uit de collectie van het Prentenkabinet wou vergelijken met een tekening of een illustratie in een oude druk van de collectie van het museum, moest hij verhuizen van de ene leeszaal naar de andere. Voor de lezers bracht dat allemaal veel ongemak mee. Om hieraan te verhelpen werden de leeszalen daarom samengevoegd in één leeszaal. Lezers moeten zich voortaan geen tweemaal meer inschrijven en de boeken uit de handbibliotheek van beide instellingen staan samen ter beschikking. Voor onderzoekers van prenten staan ook bibliografieën van geïllustreerde drukken ter beschikking, terwijl omgekeerd voor onderzoekers van het boek referentiewerken over illustraties bij de hand zijn. Intussen is de moderne documentatiebibliotheek van de museumcollectie volledig in de Anet-catalogus ingevoerd ( Lezers kunnen daardoor van thuis uit via internet de boeken op voorhand aanvragen. Via deze weg kunnen ze zich ook op voorhand inschrijven en zal hun lezerskaart klaarliggen bij het eerstvolgende bezoek aan de nieuw ingerichte leeszaal. Dirk Imhof Foto boven: Allegorie voor Abraham Ortelius, tekening van Joris Hoefnagel, Foto links: Gestrande vinvis, onbekend, Hebt u ook nieuws voor deze rubriek? Stuur het naar meta@vvbad.be META

10 artikel Wat doet u met Creative Commons? Het auteursrechtelijk beleid van erfgoed- en culturele instellingen onderzocht. Tom Evens, UGent (IBBT-MICT) De erfgoed- en culturele sector is een creatieve sector bij uitstek en wordt gekenmerkt door een sterke graad van auteursrechtelijk beschermde werken. Nochtans vormt net deze bescherming een belangrijke belemmering voor bewaarinstellingen die hun collecties wensen te digitaliseren en ontsluiten. Daarom opteert een groeiend aantal instellingen voor minder strikte auteursrechtelijke regimes, zoals bijv. Creative Commons-licenties. Binnen het Archipelproject werden deze licenties binnen de Vlaamse context verder bestudeerd. PARADOX Ondanks de wijdverspreide perceptie dat internet een onbegrensde grabbelton van boeken, audiovisuele producties, fotografische werken of encyclopedieën geworden is, wordt een aanzienlijk deel van ons cultureel erfgoed van deze informatiesnelweg uitgesloten. Het auteursrecht vormt immers een belemmerende factor voor de digitalisering van cultureel erfgoed en de verdere verspreiding en tevens democratisering van digitaal erfgoed. Maar de relatie tussen de creatieve sector en het auteursrecht is evenwel niet eenduidig te noemen. Enerzijds vormt het auteursrecht een vitale voorwaarde voor de creatie en productie van creatieve werken. Onder het auteursrecht bepaalt de auteur van een werk zelf de modaliteiten waaronder dat werk wordt gepubliceerd, verdeeld of vermenigvuldigd. Zonder dit recht kunnen auteurs hun werk onmogelijk economisch valoriseren en komt de toekomstige productie van creatieve werken in het gedrang. Anderzijds verleent het auteursrecht aan de producent een jarenlang monopolie op de toekomstige verspreiding en bewerking van het werk. Een te strikte toepassing van de auteurswetgeving kan de vrije informatiesamenleving ernstige schade toebrengen. De samenleving haalt immers voordeel uit de vrije circulatie en beschikbaarheid van creatieve werken. De wetgever heeft al een uitzondering voorzien voor educatief gebruik, waardoor scholen voor het gebruik van dergelijke werken van een vergoeding vrijgesteld worden. Die uitzonderingssituatie is evenwel niet van toepassing op de erfgoeden culturele sector. Zo vormt in veel Europese landen het digitaliseren van beschermde werken geen erkende uitzondering onder het auteursrecht. Slechts een beperkt aantal regelingen, zoals de Digital Millennium Copyright Act in de Verenigde Staten, laat bibliotheken, archieven en andere bewaarinstellingen toe om digitale kopieën te maken voor bewaring- en beschermingsdoeleinden. NETWERK MAATSCHAPPIJ Erfgoed- en culturele instellingen hoefden zich in het verleden nooit echt veel met auteursrechten in te laten. Boeken kregen hun vaste plaatsje op het bibliotheekschap en de verspreiding werd onder het leenrecht geregeld. In een netwerkmaatschappij, waarbij de rol van internet moeilijk te overschatten valt, is die situatie wel even anders. Onder de noemer e-cultuur stellen nieuwe, interactieve technologieën instellingen in staat om het digitale aanbod te verruimen en tegelijkertijd nieuwe, vaker moeilijk te bereiken, doelgroepen zoals jongeren aan te boren. Collecties worden digitaal aangeboden en bekeken, gebruikers worden opgeroepen metadata toe te voegen of zelfs eigen materialen zoals foto s aan bestaande collecties toe te voegen. In een ideaal scenario betekent internet zowel een verruiming als een verdieping van de bestaande publiekswerking en worden gebruikers nauwer bij dit proces betrokken. De vrije beschikbaarheid van culturele artefacten op internet levert evenwel een spanningsveld op tussen het publieke belang van maximale toegankelijkheid en auteursrechtelijke kwesties. Dat is het geval voor bibliotheken, die vooral een tussenschakel zijn in de distributie van kennis en informatie. Erfgoedinstellingen zoals musea, archiefinstellingen, bibliotheken en andere collectiebeherende organisaties beschikken heel vaak niet over de rechten op werken in hun collectie terwijl scheppende culturele instellingen zoals toneelgezelschappen of filmmaatschappijen deze rechten in principe wel bezitten. Maar ook in het geval van laatstgenoemden stellen we vast dat de mogelijkheden inzake het online distribueren van auteursrechtelijke werken (video, foto, tekst ) nog maar weinig worden verkend en toegepast. Dat is voor een belangrijk deel te wijten aan het huidige auteursrechtelijke bestel, dat weinig flexibiliteit biedt voor dergelijke initiatieven, en aan de door de sector vaak als halsstarrig beschouwde houding van bepaalde collectieve beheersvennootschappen, die hun leden zouden ontmoedigen alternatieve licentiemodellen te hanteren. COPYLEFT Digitale technologieën hebben de onderlinge verhouding tussen auteur, producent, distributeur en consument drastisch gewijzigd. De opkomst van o.m. internet, heeft geleid tot een tegenbeweging, die voor een minder restrictieve of zelfs vrije zone van auteursrechten pleit. De Free Culture -stroming beoogt creatieve werken via digitale technologieën onder copyleft (in tegenstelling tot copyright) te verspreiden. Deze beweging pleit voor een bescherming van producent en creatieveling, maar wil deze bescherming tegelijkertijd beperken, zodat toekomstige producenten deze werken vrijelijk kunnen aanwenden om te reproduceren, verspreiden of zelfs bewerken. Belangrijk daarbij is dus dat deze beweging de maker van het creatief werk beschermt, maar ook kansen laat voor verdere innovatie 8 META

11 artikel en verspreiding van het werk. Dat stimuleert personen die het werk onder bepaalde voorwaarden verder willen verspreiden of bewerken. Die bepaalde voorwaarden worden door de auteur van het originele werk gekozen. In deze zin verschuift de focus van all rights reserved, waarbij de auteur volledige controle houdt over de verspreiding en exploitatie van het werk, naar some rights reserved, waarbij de auteur zelf bepaalt in welke mate het werk aan het publieke domein ter beschikking wordt gesteld. In wezen breidt de Free Culture-beweging de idealen van de vrije softwarebeweging, die het gebruik en aanpassing van bestaande software promoot, uit naar alle creatieve en culturele werken. Creatief werk dat werd gepubliceerd onder voorwaarden die het bewerken en verspreiden ervan toelaten of zelfs promoten valt onder de noemer open content, waarvoor geldt dat de auteurs expliciet afzien van de uitoefening van bepaalde auteursrechten. Dit mag niet verward worden met werk in het publieke domein, waarop het auteursrecht niet langer van toepassing is omdat de beschermingstermijnen (tot 70 jaar na overlijden van de maker) zijn verlopen. De laatste jaren zijn onder deze beweging heel veel verschillende licenties uitgewerkt, die elk van toepassing zijn op verschillende soorten informatie. Binnen deze licenties zijn dan nog eens diverse varianten aanwezig die de verschillende voorwaarden voor verdere bewerking en verspreiding specificeren, Flickr the Commons, de archiefpagina van de fotocommunity Flickr. Creative Commons-licenties laten archieven en bibliotheken toe om hun traditionele rol als kennisoverdrager beter te vervullen en culturele artefacten onderling te delen. META

12 artikel Creative Commons bieden creatieve makers de vrijheid om op een flexibele manier hun auteursrechten te beheren. De maker kan kiezen uit een serie van zes standaardlicenties die vastleggen onder welke voorwaarden het werk verder mag verspreid en bewerkt worden. Deze licenties vormen elk een combinatie van de vier basismodules. Via de CC-website kan je aan de hand van concrete vragen de passende licentie voor uw instellingen selecteren. Op de Nederlandse website kan je ook een checklist eerste keer bekijken, een lijst met aandachtspunten en praktische tips. Voor verdere vragen kan u steeds terecht bij de Nederlandse tak van de organisatie. Een Belgische afdeling is voorlopig nog niet opgericht. Niettemin zijn Creative Commons in België rechtsgeldig en compatibel met de auteurswetgeving zodat de juridische afdwingbaarheid en bescherming gegarandeerd is. > > waardoor het aanbod al snel onoverzichtelijk wordt. De als knellend ervaren handhaving van het auteursrecht in de huidige digitale omgeving en de vrije verspreiding van content vormen de rode draad doorheen deze licenties. In essentie trachten deze licenties een middenweg te vinden tussen economische rechten en democratische plichten. CREATIVE COMMONS Creative Commons is een oorspronkelijk Amerikaans initiatief uit 2001 voor het bevorderen van open content. Door creatieve werken vrijer beschikbaar te stellen dan onder traditioneel auteursrecht mogelijk is, laat de auteur toe dat deze werken makkelijker verspreid en gedupliceerd kunnen worden. Het stelsel bestaat uit vier modules die de basis vormen voor zes verschillende licenties. Een auteur kan het kopiëren, distribueren, vertonen en uitvoeren van het werk en afgeleide werken toestaan op voorwaarde dat diens naam wordt vermeld (module 1) of dat het werk voor niet-commerciële doeleinden (module 2) wordt gebruikt. Een derde module bestaat erin dat de auteur het kopiëren, distribueren, vertonen en uitvoeren van een werk toelaat, maar dat het originele werk niet mag gewijzigd worden. Tot slot kan de auteur bepalen of de distributie van afgeleide werken al dan niet onder een identieke licentie dient te gebeuren (module 4). De rechtsgeldigheid van deze licenties in België werden in een recente uitspraak bevestigd, zodat deze licenties compatibel zijn met het geldend auteursrechtelijk stelsel. Het toenemend gebruik van CC-licenties hebben het (her) gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken zonder twijfel versoepeld. Deze licenties zijn speciaal ontwikkeld om de rechthebbende(n) want het initiatief ligt duidelijk bij de originele scheppende auteur bij de ontsluiting en verspreiding van originele werken via internet te ondersteunen. Als gevolg van de veelvuldige toepassing van CC-licenties ontstaat een kettingeffect waardoor de vrije werken op internet circuleren en de massale verspreiding van deze werken gestimuleerd wordt. Dankzij deze virale netwerkeffecten wordt het publieke domein geleidelijk contractueel uitgebreid. Op een dergelijke manier kan de bestaande goudmijn aan foto s, video- en geluidmaterialen, teksten en andere (meta) data ook via internet zijn weg naar het diverse publiek vinden. Dat sluit uiteraard in de meeste gevallen elke commerciële exploitatie van collecties uit maar impliceert wel dat erfgoed- en culturele instellingen gebruikers in toenemende mate bij hun collectie kunnen betrekken. De relevantie van deze licentiemodellen voor de creatieve sector valt dus niet te onderschatten. Steeds meer treden erfgoed- en culturele instellingen op als mediator in de verspreiding van kennis en cultuur waarbij het gebruik van CC-licenties centraal staat. Dergelijke licenties laten archieven en bibliotheken toe om hun traditionele rol als kennisoverdrager beter te vervullen en culturele artefacten onderling te delen. De groeiende interesse in CC door het erfgoed- en culturele veld vertaalt zich in een stijgend aantal projecten en initiatieven met erfgoedinstellingen die de mogelijkheden en grenzen van het systeem aftasten. Zo plaatste het Nationaal Archief eind oktober 2008 als eerste Nederlandse erfgoedinstelling een kleine selectie foto s uit zijn historische collectie op Flickr the Commons, de archiefpagina van de populaire fotocommunity Flickr ( flickr.com/commons). Flickr the Commons zette sindsdien samenwerkingsverbanden op met archiefinstellingen van over de hele wereld, zoals de Library of Congress, National Archives en Getty Images. ONDERZOEKSOPZET In navolging van een gelijkaardige studie in 2008 naar de toepassing van Creative Commons-licenties in het Vlaamse erfgoed- en culturele veld werd deze onderzoeksvraag binnen het IWTproject Archipel herhaald. De studie werd ondersteund door sectororganisaties en kunst- en erfgoedsteunpunten: Instituut voor Beeldende, Audiovisuele en Mediakunst (BAM), FARO Vlaams steunpunt voor Cultureel Erfgoed, Vlaams Theaterinstituut (VTi), de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD), de Vlaamse Erfgoedbibliotheek en Overleg Kunstorganisaties (OKO). De bedoeling was een beeld te krijgen van het auteursrechtelijk beleid binnen de Vlaamse erfgoeden culturele instellingen en het enthousiasme voor een Belgische open content-licentie. In totaal namen 63 erfgoeden culturele instellingen deel aan het onderzoek. Op basis van deze steekproef werd een tweedeling gemaakt met enerzijds kunstorganisaties (kunstencentra, kunsteducatieve organisaties, beeldende kunst, audiovisuele kunst, podiumkunst, muziek, ) en anderzijds erfgoedinstellingen (erfgoedcellen, archiefinstellingen, bibliotheken, musea, ). Enigszins kort door de bocht kunnen we stellen dat die opdeling gemaakt werd op het snijpunt van instellingen met een meer scheppende functie en een meer bewarende functie. Deze classificatie geeft een al bij al evenwichtige verdeling van beide types organisaties weer met in totaal 24 kunstorganisaties (38,1 procent) en 33 erfgoedinstellingen (52,4 procent). vier organisaties verkozen de vragenlijst anoniem in te vullen; nog twee andere konden strikt genomen niet bij één bepaalde categorie onderverdeeld worden. Deze verdeling laat gezien de beperkte steekproef niet toe om veralgemenende uitspraken te doen over het erfgoed- en culturele veld in Vlaanderen en levert geen representatief beeld van de interesse in en het gebruik van open content-licenties bij de onderzochte populatie. Toch stellen de resultaten ons in staat enkele exploratieve inzichten te verwerven. Omdat we eveneens over de gegevens van de eerste meting beschikken, kunnen de resultaten met de bevindingen uit de eerste sectorbevraging (uit 2008) worden vergeleken. 10 META

13 artikel ONDERZOEKS RESULTATEN COLLECTIE Met behulp van open content-licenties kunnen de collecties van erfgoed- en culturele instellingen gemakkelijker hun weg naar internet vinden. Doelstelling daarbij is maximale toegankelijkheid en het delen tussen instellingen en gebruikers te faciliteren. Om deze collecties beter te leren kennen, vroegen we de instellingen welke types materialen in welke mate toegankelijk zijn via internet. Indien de organisatie nog geen materialen heeft ontsloten, werd gevraagd aan te geven of de instelling al dan niet plannen heeft om de materiaaltypes te ontsluiten. In het uiterste geval vormt een bepaald materiaaltype geen onderdeel van de collectie van de instelling. Uit de resultaten blijkt dat ruim 80 procent van de instellingen afbeeldingen via internet (hetzij via de eigen website of via aggregators zoals Europeana) aanbieden. Meer dan 60 procent van de bevraagde instellingen biedt ook tekst aan; een kwart beweert eveneens plannen te hebben om in de toekomst teksten aan te bieden. Daarnaast blijken ook databanken (53,6 procent) en metadata (52,7 procent) het goed te doen. Volgens de resultaten mogen we in de toekomst een nog grotere verspreiding van deze types verwachten. Video (49,1 procent) en geluid (41,5 procent) bengelen ietwat achteraan, al plant ongeveer één op vier bevraagde instellingen deze materiaaltypes te ontsluiten. Terwijl kunstorganisaties relatief vaker audio- en videofragmenten aanbieden, zetten erfgoedinstellingen in op databanken en metadata. Boven: Buzz Aldrin on the Moon 20/7/1969 (NASA. Midden links: Wachtende klanten bij warenhuis De klanten wachten s ochtends voor het smeedijzeren hek op de opening van warenhuis de Bijenkorf, (Nationaal Archief Nederland. nationaalarchief/ ) Midden rechts: The Gunner s Assistant The Aide Tireur Range Finder, photographed by Eva [Emma J] Henri ( ) (National Archives UK. Onder: Auto Servitorium (Glover s garage), c (State Library of New South Wales (Australia) photos/statelibraryofnsw/ ) Een vergelijking met de resultaten uit 2008 leert ons dat het aanbod van digitale cultuurartefacten aanzienlijk verruimd is. Het aanbod van tekst (+19,9 procent), metadata (+19,4 procent) en databan - META

14 artikel Creative Commons zijn niet de heilige graal voor het digitaal ontsluiten van collecties, maar bieden een nuttige stap richting een open, digitaal collectiebeleid. ken (+16,6 procent) is gevoelig uitgebreid; het aanbod van geluid (10,6 procent) en video (+7,1 procent) is dat in minder mate. Tot slot bieden ook meer instellingen foto s aan (+5,4 procent). Hieruit kunnen we concluderen dat steeds meer instellingen zich op internet begeven en (delen van) hun collectie ter beschikking stellen aan de gebruikers ervan. BELEID De conclusie dat steeds meer instellingen overgaan tot het ontsluiten van materialen uit hun erfgoedcollecties, impliceert evenwel niet noodzakelijk dat deze materialen rechtmatig online worden verspreid. In het verleden bleek immers dat auteurs- en exploitatierechten een belangrijke drempel vormen voor het beschikbaar stellen van (delen van de) collecties, en dat sommige organisaties overgingen tot het online plaatsen van erfgoedmaterialen, ook al hadden zij daar niet de toestemming van de rechthebbende toe verworven. Om die reden werd bij de instellingen gepeild of, op welke manier en via welke instantie zij deze toestemming hadden verkregen om de ontsloten materialen via internet aan het publiek beschikbaar te stellen. In het algemeen blijkt dat het gros van de ondervraagde instellingen de formele toestemming vraagt aan de auteur of titularis van naburig recht vooraleer erfgoed- en culturele materialen via internet te ontsluiten. Deze evolutie tekent zich sterker af bij kunstorganisaties dan bij erfgoedinstellingen. Opvallend is wel dat slechts in beperkte mate de toestemming van de collectieve beheersvennootschap en de erfgenamen wordt gevraagd. Een kwart van de ondervraagde organisaties hanteert een trial and error -methode. Die aanpak houdt in dat erfgoedmaterialen online worden geplaatst zonder de formele toestemming vaak omdat men de originele rechthebbenden niet meer kan identificeren maar worden verwijderd als de rechthebbende of beheersvennootschap een klacht indient. Aangezien erfgoedorganisaties vaak met oudere materialen te maken hebben en de erfgenaam niet meer identificeerbaar is, passen zij In Nederland lanceerde Buma/Stemra al in 2007 een proefproject om muziekauteurs meer keuzevrijheid te bieden bij de verspreiding van hun werken via internet. Binnen het project is het mogelijk om Buma/Stemra vergoedingen te laten innen voor commercieel gebruik van het werk, en tegelijkertijd delen van het repertoire ter promotie aan te bieden onder CC-licenties voor niet-commercieel gebruik. Een dergelijk proefproject zou dan ook meer dan welkom zijn om de zaak ook in België een duw in de goede richting te geven. > deze methode relatief vaker toe. Om dezelfde reden publiceren erfgoedinstellingen ook vaker dan kunstorganisaties werken waarvan de auteursrechtelijke beschermingstermijn is verlopen (en dus tot het publieke domein behoren). Deze werken vereisen met andere woorden geen formele toestemming. ONTSLUITING In de vragenlijst werd ook gepolst naar de attitude van de instellingen ten aanzien van enkele toekomstscenario s voor het aanbieden van erfgoed- en culturele materialen. Deze vragen werden ingegeven door eerdere bevindingen als zouden open content-licenties zelf te weinig flexibel zijn. De bedoeling van deze vragen is te polsen naar de condities voor toekomstige gebruikshandelingen die de instellingen wenselijk achten. Specifiek wordt ingegaan op de technische kwaliteit van het aangeboden materiaal en de finaliteit van de gebruikshandeling. Liefst 68,9 procent van de benaderde instellingen meent dat de technische kwaliteit van het aangeboden materiaal een doorslaggevende factor zou moeten zijn bij het bepalen van de gebruiksmogelijkheden. De instellingen zijn met andere woorden voorstander van minder beperkingen op de verspreiding van materialen met een lage resolutie (voldoende om een impressie van het werk te verkrijgen) dan bij materialen met een hoge resolutie (hoogstaande technische kwaliteit). Dat impliceert dat instellingen sneller bereid zouden zijn gebruikers meer en betere toegangsmogelijkheden te verlenen indien het om materiaal van een lagere kwaliteit gaat. Liefst 90 procent is daarenboven van oordeel de finaliteit van de ontsluiting van het aangeboden materiaal een doorslaggevende rol dient te spelen bij het bepalen van de gebruiksmogelijkheden. De instellingen zijn dus voorstander van minder beperkingen op de verspreiding van materialen voor niet-commercieel gebruik (bijv. in scholen, voor onderzoek etc.) dan voor commerciële doeleinden. Ook hier blijkt dus een sectoraal draagvlak te bestaan voor minder restrictieve gebruiksmogelijkheden wanneer het gaat om materialen gebruikt binnen een niet-commerciële omgeving zoals onderwijs en onderzoek. CREATIVE COMMONS Bij liefst 77,6 procent van de ondervraagde instellingen doet het concept Creative Commons een belletje rinkelen terwijl de helft het begrip maar daarom uiteraard niet noodzakelijk diens inhoud open content-licentie kent. In totaal gaven slechts elf instellingen aan geen enkele van de twaalf voorgeschotelde licenties te kennen. Dat betekent dat slechts één op zes van de bevraagde instellingen niet vertrouwd is met minstens één van de belangrijkste open content-licentieschema s of met het begrip open content in het algemeen. We dienen er wel bij te vermelden dat deze vraag feitelijk peilde naar het bewustzijn van de respondenten. De cijfers kunnen dus niet zomaar geëxtrapoleerd worden naar het niveau van de instellingen waarin deze respondenten actief zijn. Toch geven de resultaten een relatieve indicatie van het bewustzijn van deze concepten bij de 12 META

15 artikel verantwoordelijke personen binnen de bevraagde instellingen. Ongeveer 54 procent zegt het gebruik van CC voor het digitaal ontsluiten van collectiematerialen al in overweging te hebben genomen. Dat is beduidend hoger dan in 2008, toen slechts 29,2 procent het gebruik overwoog. Die intentie blijkt lichtjes hoger bij erfgoedinstellingen dan bij kunstorganisaties. In totaal maken negentien instellingen gebruik van open content-licenties, goed voor 28,8 procent van de bevraagde populatie. Dit betekent een lichte stijging vergeleken met 2008 (25,6 procent). Kunstorganisaties maken iets vaker dan erfgoedorganisaties gebruik van deze licenties. > Ook de VVBAD biedt via haar Flickr-pagina foto s aan met een CC-licentie. vvbad. TOT SLOT Creative Commons zijn uiteraard niet de heilige graal voor het digitaal ontsluiten van collecties, maar bieden niettemin een nuttige stap richting een open, digitaal collectiebeleid. Aangezien het initiatief steeds bij de originele auteur of artiest ligt, blijft het noodzakelijk ook deze kant van de voordelen van deze licenties te overtuigen. Auteurs hebben er immers alle belang bij dat hun werken ruim uitwaaien en een breed publiek bereiken. Maar de cruciale factor blijft al te vaak de collectieve beheersvennootschappen die een dergelijke vorm van individueel rechtenbeheer niet bepaald genegen zijn. De juiste informatie bij de juiste persoon Adlib Bibliotheek catalogiseert meer dan boeken alleen. Adlib Bibliotheek vormt de kern van een compleet informatieen kenniscentrum. Desgewenst kunt u deze kern uitbouwen met de uitleen-, bestel- en tijdschriftenmodules, of met vragenregistratie, SDI, full-text search en verschillende online services. Iedere vorm van informatie wordt zo op maat gemaakt voor uw gebruikers. Niet voor niets is Adlib Bibliotheek in gebruik bij vele mediatheken, bedrijven, (hoge)scholen, en juridische en overheidsinstellingen. Adlib Bibliotheek Veelzijdig Overzichtelijk Aanpasbaar aan alle soorten publicaties Internetmodules: SDI attenderen, Online reserveren en Full text zoeken Eenvoudig titelbeschrijvingen ontlenen Makkelijk rapporteren Geïntegreerde aanvullende modules: Bestelmodule, Uitleenmodule en Tijdschriftenmodule Meertalig Internationale standaarden SRU, ISBD/AACR2, Z39.50 MARCXML, OAI-PMH en meer Integreerbaar met Adlib Museum en Adlib Archief tot één crossdomain systeem API-koppelingen Keuze databases MS SQL Server, Oracle, Adlib Internet ready. Adlib Information Systems +31 (0) sales@adlibsoft.com META

16 Stefaan Jacobs, hoofdbibliothecaris van de Bibliotheek Queteletfonds De bibliotheek als spil in het interne kennismanagement

17 interview Interview: Patrick Vanouplines en Roel Lauwers Foto s: Tom Van Hoye De Bibliotheek Queteletfonds is de centrale bibliotheek van de Federale Overheidsdienst (FOD) Economie, KMO, Middenstand en Energie. Met de FOD deelt zij haar missie: het scheppen van voorwaarden voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking van de goederen- en dienstenmarkt in België. META sprak met Stefaan Jacobs, hoofdbibliothecaris van de Bibliotheek Queteletfonds en covoorzitter van het Forum van de Federale Bibliothecarissen, over de geschiedenis en huidige werking van de bibliotheek, Jacobs werpt ook een blik in de toekomst. Hoe is de Bibliotheek Queteletfonds ontstaan? Wij verwijzen altijd naar 1841 als ontstaansjaar van de bibliotheek: dan werd immers de Centrale Commissie voor Statistiek (CCS) opgericht, onder voorzitterschap van Adolphe Quetelet. Hij begon een eigen bibliotheek uit te bouwen, die gewijd was aan zijn persoonlijke interesses: statistiek, maar evengoed astronomie. De bibliotheek is vervolgens langzaamaan gegroeid; in 1887 werd ze in een krantenartikel 1 beschreven als een dépôt précieux. In 1934 werd het ministerie van Economische Zaken opgericht, en in 1939 werd daar een studiedienst met bibliotheek aan toegevoegd. De collectie van het CCS is overgekocht en vormde mee de basis van de nieuwe bibliotheek, die de naam Queteletfonds kreeg als eerbetoon. Uit deze samensmelting is de bibliotheek in haar huidige vorm ontstaan. In het begin van de jaren zeventig was het Queteletfonds een van de eerste bibliotheken die geïnformatiseerd begon te werken. Dat was vooral het werk van de toenmalige directeur van de bibliotheek, Guy De Saedeleer, en Jacques De Buck. Er werden enkele modules ontwikkeld die het tijdschriftenbeheer, de uitleningen en de catalogus mogelijk maakten. Nadien heeft de KB de referenties van enkele voorgaande jaren ingebracht, zodat alle boeken en tijdschriftartikels sinds 1969 raadpleegbaar zijn. Begin jaren negentig maakten we gebruik van Sigal-Sati, een spin-off van de Universiteit van Luik. Dan zijn we overgeschakeld naar Brocade, waar we nu nog mee werken. In de late jaren negentig zagen we onze fysieke bezoekersaantallen dalen. In 1996 kwam onze catalogus online, waardoor studenten een belangrijk segment van ons publiek online hun gezochte document opspoorden en het vervolgens uit de eigen bibliotheek leenden. Daarnaast waren er ook de big deals tussen uitgevers van elektronische tijdschriften en universiteiten, hogescholen en andere wetenschappelijke instellingen, waardoor steeds meer informatie steeds breder verspreid werd. Zo werd de toegevoegde waarde van onze bibliotheek bedreigd. Mijn voorstel was om over te schakelen van opzoekbibliotheek naar kenniscentrum: naast het aanbieden van informatie zou het toelichten ervan onze kerntaak worden. Voor studenten is het natuurlijk hun taak om de gevonden informatie te interpreteren, maar voor bijvoorbeeld burgers die komen zoeken naar steunmaatregelen voor de oprichting van een KMO was het erg nuttig geweest als wij hadden kunnen uitleggen wat er nu precies in een tekst stond. Dat plan is echter nooit gerealiseerd, omdat daar hoogopgeleid personeel met specifieke vaardigheden economische en didactische kennis voor nodig was, waarover de bibliotheek niet beschikte. Nieuw aangeworven economisten kwamen daarenboven in directies terecht dat blijft immers onze corebusiness. Een begrijpelijk standpunt, maar het heeft er wel voor gezorgd dat we die functie van kenniscentrum nooit hebben kunnen uitbouwen. Hoe heeft de bibliotheek dan wel gereageerd op die bedreigingen? In hebben we door een extern bedrijf een studie naar de functie van de bibliotheek laten uitvoeren. Daaruit kwam naar boven dat de bibliotheek zeker nog een functie had, maar vooral intern. De focus zou verschoven worden naar het bewaren van impliciete kennis; de bibliotheek zou een spil worden in het intern kennismanagement. Het administratief ondersteunen van de ambtenaren werd onze hoofdtaak: de aankoop van boeken, tijdschriften en databases, documentleverantie, Selective Dissemination of information (SDI), de deponering en ontsluiting van eigen bijdragen, Dat was echter niet haalbaar met het toen beschikbare personeelsbestand: van een dertigtal personeelsleden van de bibliotheek hadden er slechts twee een bibliotheekopleiding gevolgd. Het personeel werd immers niet aangenomen op basis van functieprofielen, maar werd intern opgeleid tot catalograaf en baliemedewerker. Het Queteletfonds was in 1887 al een dépôt précieux en is dat heel lang gebleven. Onze sterkte lag vooral in het beschrijven tot op artikelniveau, in tegenstelling tot universiteitsbibliotheken, die op nummerniveau ontsloten. Voor gedetailleerde opzoekingen moest je bij ons zijn. Wel op microfiche, opzoekbaar beslissingen van het directiecomité: de leeszaal moest gesloten De conclusie van de studie vertaalde zich in enkele concrete op auteur, trefwoord en titel het systeem QUAC, Quetelet worden, de bibliotheek moest omgevormd worden naar een uitsluitend intern gerichte bedrijfsbibliotheek, de erfgoedcollectie Automated Catalog. Bovendien hadden we een goed uitgebalanceerde collectie, toegespitst op micro- en macro-economie, kon verder beheerd en eventueel gedigitaliseerd worden en de management, financiën, internationale handel en milieu. We hadden pakweg 90 van de 100 belangrijkste tijdschriften volgens het vakblad Economisch Statistische Berichten, en geregeld hadden wij als enige in België een bepaald document in bezit. Dat had vaak met de prijs te maken. Bepaalde tijdschriften behoorden bovendien toen nog niet tot pakketten. 1 Un dêpot Precieux, La nation, Edition B (soir), Dimanche 18 décembre META

18 interview restcollectie (80 procent van de collectie) moest een andere bestemming krijgen. Dat laatste werd echter niet uitgevoerd: de herbestemming van het magazijn zou o.m. een andere milieuvergunning vereisen, het massaal afvoeren van het papier zou veel mankracht vragen en bovendien ook nog wel wat kosten, de collectie kon nog gebruikt worden voor Interbibliothecair leenverkeer (IBL). De functie van publiek toegankelijke wetenschappelijke bibliotheek stond al wel wat onder druk. Over een periode van drie jaar werd ons budget afgebouwd van anderhalf naar een half miljoen euro. Eén jaar hebben we zelfs een belangrijke vermindering opgelegd gekregen nadat de meeste abonnementen al verlengd waren. Voor de rest van dat jaar werden er quasi geen boeken meer aangekocht, werden heel wat (dure) losbladige werken opgezegd en werd soms aan de directies gevraagd uitzonderlijk een factuur voor hun rekening te nemen. In 2010 volgde dan een grootschalige heroriëntering, op basis van een operationeel plan. Met een kostenraming voor de digitalisering van onze erfgoedcollectie, een nieuw organigram en personeelskader, een communicatieplan en het voornemen de leeszaal te sluiten als belangrijkste leidraden hebben we de functie van bedrijfsbibliotheek proberen te omschrijven; de nieuwe informatienoden en het collectiebeleid zouden de nieuwe vorm van de bibliotheek bepalen. Daarover hebben we uiteraard meteen een personeelsvergadering gehouden met een open en eerlijke communicatie over de implicaties van de heroriëntering en de beoogde timing. Wat waren de gevolgen van die heroriëntering op het personeelsbestand? We wilden afdankingen bij het 29-koppige team vermijden, maar in het nieuwe organigram waren slechts 24 mensen nodig. De stuurgroep die het project begeleidde, verzette zich zelfs tegen dat aantal, zij wilden het met een vierde, zelfs een derde van het personeel minder doen. Dankzij vrijwillige mutatieaanvragen en een onderverdeling in recurrente taken (vijftien mensen) en drie tijdelijke projecten retrocatalogisering, digitalisering en het afstemmen van de catalogus van de Bibliotheek Landbouw, die we in 2010 overnamen, op de eigen catalogus met elk drie man zijn we er uiteindelijk in geslaagd 23 man te behouden. Iedereen heeft wel opnieuw moeten solliciteren ook ikzelf naar een geprefereerde functie, waarna er een matching gebeurde op basis van competenties. Ook op de collectie waren de gevolgen ingrijpend. Eerst en vooral hebben we de collectie opgesplitst in drie categorieën: erfgoed, dat zo n tien procent van de collectie uitmaakte, documenten voor de bedrijfsbibliotheek, die nog eens zo n tien procent vertegenwoordigden, en de restcollectie, goed voor zo n tachtig procent. We hebben onze aankopen moeten terugschroeven van zo n tweeduizend naar een zeshonderd abonnementen, waarvan 550 unieke titels. De opgezegde abonnementen zaten uiteraard vooral in die restcollectie. Voor nieuwe aankopen verschoof de focus van het collectiebeleid naar de functie van bedrijfsbibliotheek: aankopen gebeuren uitsluitend nog op vraag van de afzonderlijke diensten en zijn niet langer bibliotheekgestuurd; we kopen niets meer voor de bibliotheek zelf. De interne dienstverlening was altijd al een belangrijke poot binnen de bibliotheekwerking; nu werd de externe dienstverlening naar de achtergrond verschoven. Daarnaast hebben we meer ingezet op digitalisering, waarbij vooral de aankoop van twee ATIZ-scanners een significante kost betekende. Voor het sluiten van de leeszaal bestaan bijzondere procedures: afgedankte materialen, zoals meubilair, moeten verkocht worden via de FOD Financiën, of vernietigd worden de materialen schenken mag niet. De werken zelf werden in het magazijn ondergebracht. Betekende het sluiten van de leeszaal het definitieve einde van de externe dienstverlening? Neen. We hebben de externe uitlening weten te behouden via de Infoshop. Die Infoshop doet nu dienst als balie van de bibliotheek; aangevraagde documenten kunnen daar afgehaald en teruggebracht worden. Daarnaast kan iedere gebruiker van de Online Public Access Catalog (OPAC) zich aanmelden en gebruik maken van onze SDI. Bovendien leveren we nog steeds documenten via IBL. Het is ook de bedoeling de gedigitaliseerde documenten eigen publicaties en de erfgoedcollecties via de OPAC beschikbaar te maken. Aan de beschrijving wordt dan een link naar de digitale versie toegevoegd. Mijn droom is om een aparte website te kunnen creëren waar alle digitaal beschikbare werken (digital born of gedigitaliseerd) samengebracht worden, en via een krachtige zoekmotor kunnen doorzocht worden. Dat is ook de reden waarom we OCR toepassen op de gedigitaliseerde werken. Wij hebben bijvoorbeeld alle volkstellingen sinds 1846 die zijn erg populair, evenals veel andere statistische publicaties van het vroegere Nationaal Instituut voor de Statistiek (NIS). Voor de heroriëntering van de bibliotheek waren jullie ook al eens verhuisd, van de Nijverheidsstraat naar de Vooruitgangstraat. Welke invloed had dat op de werking van de bibliotheek? Die verhuis, die dateert van 2005, is inderdaad niet zonder slag of stoot gebeurd: we hadden tenslotte zo n dertien kilometer aan documenten in ons magazijn staan. In de Vooruitgangstraat Ik zag de bibliotheek als kenniscentrum: naast het aanbieden van informatie is ook het toelichten ervan een kerntaak. 16 META

19 interview vonden we daar niet zo meteen plaats voor. Uiteindelijk is een ondergrondse garage omgebouwd tot een boekenmagazijn. Dat leverde uiteraard een aantal praktische problemen op: de verlichting was voorzien op een parking en niet op boekenrekken, er was geen temperatuurregeling, geen lift, Ook de verhuis zelf verliep hectisch: soms werden bestelde boekenrekken pas geleverd een paar uur voor de vrachtwagens met de boeken toekwamen. De verhuizers hielden ook geen rekening met de ruimte die we ingecalculeerd hadden voor latere aanwinsten: we zijn een jaar bezig geweest om terug ruimte te creëren. Samen met onze verhuis werd ook de leeszaal van het NIS van op de Leuvenseweg verhuisd naar de nieuwe bibliotheek in de Vooruitgangstraat. Dat betekende vooral dat er behoorlijk wat dubbels weggewerkt moesten worden. Later is die leeszaal deels omgebouwd tot burelen en verhuisde de collectie naar het magazijn. Op dat moment heeft de directie beslist om alle bibliotheken binnen de FOD Economie samen te voegen onder de naam Bibliotheek Queteletfonds. Zo kwamen ook de bibliotheken van de ministeries van Landbouw en Middenstand bij ons terecht. Tot de collectie van de bibliotheek van Landbouw behoorden ook de collecties van het Institut National pour l Etude Agronomique du Congo Belge (INEAC, de Franstalige benaming voor het Nationaal Instituut voor de Landbouwkunde in Belgisch Congo of NILCO) en de Service de Documentation en Agronomie Tropicale et Développement Rural (SERDAT). De catalogi van INEAC en SERDAT waren opgeslagen in het systeem CDS-ISIS, die van het ministerie van Landbouw in Vubis. De server stond in de Nationale Plantentuin in Meise. Die catalogi hebben we geconverteerd naar Brocade. Delen van de collectie werden ondergebracht bij de UGent, maar bijvoorbeeld ook bij de universiteit van Lubumbashi, het Musée Africain de Namur, de Facultés agronomiques de Gembloux en de Nationale Plantentuin. Documenten in weinig gesproken talen of met erg obscure onderwerpen hebben we afgevoerd. Ook het vroegere KMO-documentatiecentrum is met ons gefuseerd, maar onze collecties overlapten grotendeels we visten immers binnen hetzelfde economische vijvertje. Daar hebben we dan voornamelijk onze losse exemplaren vervangen door hun ingebonden exemplaren. De rest van de collectie is grotendeels vernietigd of afgevoerd naar universiteitsbibliotheken. Hoe zit het met de samenwerking tussen de bibliotheken van de verschillende FOD s? Zijn er misschien zelfs verdere fusies mogelijk? Fusies tussen FOD-bibliotheken zijn eerder problematisch: de bibliotheken hebben immers een facultatief karakter. Een FOD heeft geen enkele wettelijke verplichting om een bibliotheek te hebben, laat staan die voor het publiek open te stellen; of er een is en in welke mate die toegankelijk is, is volledig de keuze van iedere individuele FOD. Daarnaast zijn er veel fysieke bibliotheken en papieren collecties verdwenen bij de verhuis van een aantal FOD s. Ten slotte zijn er nog enkele praktische bezwaren, zoals locatie: waar ga je die ene bibliotheek vestigen, hoe regel je de transporten van fysieke exemplaren, laat je eventueel iedereen zitten waar hij zit en stem je alleen het collectiebeleid meer op mekaar af? Wel houden we natuurlijk rekening met de overlappingen tussen onze collecties: wat elders aanwezig is en door IBL kan verkregen worden, kan bij besparingen of inkrimpingen verdwijnen. Een speciale vorm van samenwerking is er natuurlijk met het Forum van de Federale Bibliothecarissen, waarvan u covoorzitter bent. Waar houdt het Forum zich zoal mee bezig? Om hun rol van informatiezoeker en -bemiddelaar te kunnen blijven spelen in een sterk aan veranderingen onderhevige sector hebben de bibliothecarissen van de federale overheid zich verenigd in een forum dat werkt rond een zestal thema s: interne dienstverlening, externe dienstverlening, financiële middelen, toegang tot de collecties, human resources en samenwerking. Die thema s vertalen zich naar concrete projecten als een gemeenschappelijke catalogus, informatiefolders, opleidingen, functiebeschrijvingen, digitalisering van de collecties, documentleveranties, studiedagen, e-communities en ondersteuning van externe projecten. Tot het forum van de federale bibliotheken behoren: Catalogus opgenomen in de gemeenschappelijke catalogus FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie FOD Justitie FOD Financiën FOD Mobiliteit en Vervoer FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu FOD Personeel en Organisatie FOD Binnenlandse Zaken FOD Sociale Zekerheid Ministerie van Defensie Algemeen Rijksarchief Koninklijk Belgisch Filmarchief Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium Koninklijk Museum voor Midden-Afrika Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België Muziekinstrumentenmuseum Koninklijke Bibliotheek van België Nationale Plantentuin van België Studie- en Documentatiecentrum Oorlog en Hedendaagse Maatschappij Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg Catalogus niet opgenomen in de gemeenschappelijke catalogus Belgisch Instituut voor Ruimte-Aëronomie Koninklijk Meteorologisch Instituut van België Directie Kennismanagement van de FOD P&O Koninklijke Sterrenwacht van België Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering META

20 interview Er is wel aan gedacht omdat we nu in een procedure zitten om het contract voor de gemeenschappelijke catalogus opnieuw toe te wijzen. Maar uiteindelijk is er niet voor gekozen, enerzijds omdat we ons product gebruiksvriendelijker vinden doordat je vanuit het resultaat het bewuste werk via een aanvraagknop kan aanvragen bij de bibliotheek en anderzijds omdat de samenvattingen daar opgenomen zijn in de beschrijving. Bovendien loopt de kostprijs voor het opladen van ruim vier miljoen referenties ook wel op. Dat neemt niet weg dat ik een samensmelting van beiden een goede zaak zou vinden omdat de collecties van beiden voor een stuk complementair zijn. Voor de catalogus van de Bibliotheek Queteletfonds zelf is een aansluiting bij UniCat zoals voordien bij de CCB geen optie meer. Vermits onze externe dienstverlening geen hoofdtaak meer is, is de kost van aansluiting veel te groot. De bibliothecarissen van de FOD s hebben zich in 2000 verenigd in een forum. Ook de Federale Wetenschappelijke Instellingen (FWI s) hadden een gelijkaardige vereniging. We hadden al snel door dat we meer gemeen hadden dan er verschillend was, en zo ontstond het Forum van de Federale Bibliothecarissen. Het Forum werkt rond zes punten (zie kader). Zo ijveren we bijv. voor het aanwerven en belonen van personeel op basis van functiebeschrijvingen. Voor het opstellen van die functieprofielen werd een beroep gedaan op externe consultants, maar op de eerste werkvergadering was slechts één bibliothecaris uitgenodigd, die dan nog op verlof was. De functiebeschrijving die ons uiteindelijk voorgelegd werd, bleek niet overeen te stemmen met onze praktijkervaring: de bibliothecaris kreeg geen inspraak in het budget, de marketing, de personeelsbegeleiding, Ik stelde dan maar voor om zelf een profiel op te stellen, en zoals dat wel vaker gaat: diegene die het voorstel doet, krijgt de verantwoordelijkheid op zich (lacht). Ik heb natuurlijk het warm water niet opnieuw uitgevonden: voor de functiebeschrijvingen voor documentaire informatie-assistent en documentaire informatiemanager die we uiteindelijk opgesteld hebben, heb ik me gebaseerd op de bestaande SERV-profielen. Het was de bedoeling die profielen later te vertalen naar weddenschalen, maar dat bleek financieel moeilijk haalbaar. Concreter is er een doorgedreven samenwerking in de vorm van een gemeenschappelijke catalogus, onderlinge IBL en een actieve e-community. Het Forum organiseert ook jaarlijks de Dag van de Bibliothecaris, waar lezingen vaak opgebouwd rond case studies of workshops gehouden worden, naast meer ontspannende activiteiten om de teamgeest te bevorderen. Ten slotte zou het Forum ook als consortium kunnen dienen, via agenten als EBSCO of Swets, al maakt het modulaire karakter van de databases en het feit dat de aangekochte producten op verschillende instellingen terechtkomen consortiumaankoop enigszins een administratieve rompslomp. U had het over een gemeenschappelijke catalogus voor de FOD s en de FWI s. Zijn er plannen om die catalogus aan te sluiten bij UniCat? Hoe ziet u de toekomst van de FOD-bibliotheken? Het lijkt me onvermijdelijk dat de fysieke bibliotheken van de FOD s onder druk zullen komen te staan, omdat ze door het management steeds minder als een corebusiness zullen gezien worden: de leeszaal zal plaats moeten ruimen, de collectie zal moeten inkrimpen, Het onderhouden van een bibliotheek vereist immers een behoorlijke investering in ruimte en personeel, en dat terwijl het geen verplichting is. De FWI s zitten wat dat betreft comfortabeler: aangezien die een eigen publiek van onderzoekers hebben, die nood hebben aan documentatie voor onderzoek, zal een goed uitgebouwde bibliotheek een noodzaak blijven. De FOD s zijn vooral administratieve en uitvoerende organisaties; daar zijn veel minder noden wat betreft wetenschappelijke literatuur. Kennisvragen kunnen bovendien vaak informeel opgevangen worden door netwerken, bijdragen op internet en in open access-tijdschriften, praktische ervaring, Digitalisering kan het wegvallen van die bibliotheken deels compenseren, maar dat is vaak problematisch wat betreft copyright, zodat dat grotendeels beperkt zal moeten blijven tot de eigen (statistische) publicaties en de publicaties die in het publieke domein vallen. Je mag werken uit je eigen collectie niet zomaar digitaal ter beschikking stellen, zelfs niet voor intern gebruik. Enkel een specifieke aanvraag van een bepaald artikel mag ingewilligd worden. Daar komt bovenop dat digitalisering door leidinggevenden vaak te licht wordt ingeschat: de specificaties van een scanner over het aantal scans per uur zijn niet automatisch haalbare quota in de praktijk. Onze scanners kunnen bijv. tot 700 pagina s per uur aan, maar in de praktijk is 800 pagina s per dag al een behoorlijk goed resultaat. Het blijft immers handwerk: er kunnen zich problemen voordoen met uitvouwbladen, boeken moeten soms uit de band gehaald worden en opnieuw ingebonden worden wat in de meeste instellingen dan nog uitbesteed moet worden, Daarnaast zijn er nog bijkomende processen: beeldbewerking en cropping, OCR, kwaliteitscontrole, Duidelijke communicatie daarover is dan ook noodzakelijk. Maar ook afgezien van het digitaliseren is het profileren van de bibliotheek binnen de eigen instelling cruciaal dat is overigens ook een aandachtspunt van het Forum van de Federale Bibliothecarissen. Het Forum is een krachtig instrument om de uitdagingen van de toekomst aan te gaan, maar het is en blijft een informeel gebeuren. Dat heeft voordelen we bepalen zelf onze eigen werking en agenda maar natuurlijk ook nadelen. Wij zijn niet erkend, niet gekend en krijgen dus geen budget. Bedankt voor het interview en nog veel succes. 18 META