De bibliotheek als spil in het interne kennismanagement

Transcriptie

1 Stefaan Jacobs, hoofdbibliothecaris van de Bibliotheek Queteletfonds De bibliotheek als spil in het interne kennismanagement

2 Interview: Patrick Vanouplines en Roel Lauwers Foto s: Tom Van Hoye De Bibliotheek Queteletfonds is de centrale bibliotheek van de Federale Overheidsdienst (FOD) Economie, KMO, Middenstand en Energie. Met de FOD deelt zij haar missie: het scheppen van voorwaarden voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking van de goederen- en dienstenmarkt in België. META sprak met Stefaan Jacobs, hoofdbibliothecaris van de Bibliotheek Queteletfonds en covoorzitter van het Forum van de Federale Bibliothecarissen, over de geschiedenis en huidige werking van de bibliotheek, Jacobs werpt ook een blik in de toekomst. Hoe is de Bibliotheek Queteletfonds ontstaan? Wij verwijzen altijd naar 1841 als ontstaansjaar van de bibliotheek: dan werd immers de Centrale Commissie voor Statistiek (CCS) opgericht, onder voorzitterschap van Adolphe Quetelet. Hij begon een eigen bibliotheek uit te bouwen, die gewijd was aan zijn persoonlijke interesses: statistiek, maar evengoed astronomie. De bibliotheek is vervolgens langzaamaan gegroeid; in 1887 werd ze in een krantenartikel 1 beschreven als een dépôt précieux. In 1934 werd het ministerie van Economische Zaken opgericht, en in 1939 werd daar een studiedienst met bibliotheek aan toegevoegd. De collectie van het CCS is overgekocht en vormde mee de basis van de nieuwe bibliotheek, die de naam Queteletfonds kreeg als eerbetoon. Uit deze samensmelting is de bibliotheek in haar huidige vorm ontstaan. In het begin van de jaren zeventig was het Queteletfonds een van de eerste bibliotheken die geïnformatiseerd begon te werken. Dat was vooral het werk van de toenmalige directeur van de bibliotheek, Guy De Saedeleer, en Jacques De Buck. Er werden enkele modules ontwikkeld die het tijdschriftenbeheer, de uitleningen en de catalogus mogelijk maakten. Nadien heeft de KB de referenties van enkele voorgaande jaren ingebracht, zodat alle boeken en tijdschriftartikels sinds 1969 raadpleegbaar zijn. Begin jaren negentig maakten we gebruik van Sigal-Sati, een spin-off van de Universiteit van Luik. Dan zijn we overgeschakeld naar Brocade, waar we nu nog mee werken. In de late jaren negentig zagen we onze fysieke bezoekersaantallen dalen. In 1996 kwam onze catalogus online, waardoor studenten een belangrijk segment van ons publiek online hun gezochte document opspoorden en het vervolgens uit de eigen bibliotheek leenden. Daarnaast waren er ook de big deals tussen uitgevers van elektronische tijdschriften en universiteiten, hogescholen en andere wetenschappelijke instellingen, waardoor steeds meer informatie steeds breder verspreid werd. Zo werd de toegevoegde waarde van onze bibliotheek bedreigd. Mijn voorstel was om over te schakelen van opzoekbibliotheek naar kenniscentrum: naast het aanbieden van informatie zou het toelichten ervan onze kerntaak worden. Voor studenten is het natuurlijk hun taak om de gevonden informatie te interpreteren, maar voor bijvoorbeeld burgers die komen zoeken naar steunmaatregelen voor de oprichting van een KMO was het erg nuttig geweest als wij hadden kunnen uitleggen wat er nu precies in een tekst stond. Dat plan is echter nooit gerealiseerd, omdat daar hoogopgeleid personeel met specifieke vaardigheden economische en didactische kennis voor nodig was, waarover de bibliotheek niet beschikte. Nieuw aangeworven economisten kwamen daarenboven in directies terecht dat blijft immers onze corebusiness. Een begrijpelijk standpunt, maar het heeft er wel voor gezorgd dat we die functie van kenniscentrum nooit hebben kunnen uitbouwen. Hoe heeft de bibliotheek dan wel gereageerd op die bedreigingen? In hebben we door een extern bedrijf een studie naar de functie van de bibliotheek laten uitvoeren. Daaruit kwam naar boven dat de bibliotheek zeker nog een functie had, maar vooral intern. De focus zou verschoven worden naar het bewaren van impliciete kennis; de bibliotheek zou een spil worden in het intern kennismanagement. Het administratief ondersteunen van de ambtenaren werd onze hoofdtaak: de aankoop van boeken, tijdschriften en databases, documentleverantie, Selective Dissemination of information (SDI), de deponering en ontsluiting van eigen bijdragen, Dat was echter niet haalbaar met het toen beschikbare personeelsbestand: van een dertigtal personeelsleden van de bibliotheek hadden er slechts twee een bibliotheekopleiding gevolgd. Het personeel werd immers niet aangenomen op basis van functieprofielen, maar werd intern opgeleid tot catalograaf en baliemedewerker. Het Queteletfonds was in 1887 al een dépôt précieux en is dat heel lang gebleven. Onze sterkte lag vooral in het beschrijven tot op artikelniveau, in tegenstelling tot universiteitsbibliotheken, die op nummerniveau ontsloten. Voor gedetailleerde opzoekingen moest je bij ons zijn. Wel op microfiche, opzoekbaar beslissingen van het directiecomité: de leeszaal moest gesloten De conclusie van de studie vertaalde zich in enkele concrete op auteur, trefwoord en titel het systeem QUAC, Quetelet worden, de bibliotheek moest omgevormd worden naar een uitsluitend intern gerichte bedrijfsbibliotheek, de erfgoedcollectie Automated Catalog. Bovendien hadden we een goed uitgebalanceerde collectie, toegespitst op micro- en macro-economie, kon verder beheerd en eventueel gedigitaliseerd worden en de management, financiën, internationale handel en milieu. We hadden pakweg 90 van de 100 belangrijkste tijdschriften volgens het vakblad Economisch Statistische Berichten, en geregeld hadden wij als enige in België een bepaald document in bezit. Dat had vaak met de prijs te maken. Bepaalde tijdschriften behoorden bovendien toen nog niet tot pakketten. 1 Un dêpot Precieux, La nation, Edition B (soir), Dimanche 18 décembre META

3 restcollectie (80 procent van de collectie) moest een andere bestemming krijgen. Dat laatste werd echter niet uitgevoerd: de herbestemming van het magazijn zou o.m. een andere milieuvergunning vereisen, het massaal afvoeren van het papier zou veel mankracht vragen en bovendien ook nog wel wat kosten, de collectie kon nog gebruikt worden voor Interbibliothecair leenverkeer (IBL). De functie van publiek toegankelijke wetenschappelijke bibliotheek stond al wel wat onder druk. Over een periode van drie jaar werd ons budget afgebouwd van anderhalf naar een half miljoen euro. Eén jaar hebben we zelfs een belangrijke vermindering opgelegd gekregen nadat de meeste abonnementen al verlengd waren. Voor de rest van dat jaar werden er quasi geen boeken meer aangekocht, werden heel wat (dure) losbladige werken opgezegd en werd soms aan de directies gevraagd uitzonderlijk een factuur voor hun rekening te nemen. In 2010 volgde dan een grootschalige heroriëntering, op basis van een operationeel plan. Met een kostenraming voor de digitalisering van onze erfgoedcollectie, een nieuw organigram en personeelskader, een communicatieplan en het voornemen de leeszaal te sluiten als belangrijkste leidraden hebben we de functie van bedrijfsbibliotheek proberen te omschrijven; de nieuwe informatienoden en het collectiebeleid zouden de nieuwe vorm van de bibliotheek bepalen. Daarover hebben we uiteraard meteen een personeelsvergadering gehouden met een open en eerlijke communicatie over de implicaties van de heroriëntering en de beoogde timing. Wat waren de gevolgen van die heroriëntering op het personeelsbestand? We wilden afdankingen bij het 29-koppige team vermijden, maar in het nieuwe organigram waren slechts 24 mensen nodig. De stuurgroep die het project begeleidde, verzette zich zelfs tegen dat aantal, zij wilden het met een vierde, zelfs een derde van het personeel minder doen. Dankzij vrijwillige mutatieaanvragen en een onderverdeling in recurrente taken (vijftien mensen) en drie tijdelijke projecten retrocatalogisering, digitalisering en het afstemmen van de catalogus van de Bibliotheek Landbouw, die we in 2010 overnamen, op de eigen catalogus met elk drie man zijn we er uiteindelijk in geslaagd 23 man te behouden. Iedereen heeft wel opnieuw moeten solliciteren ook ikzelf naar een geprefereerde functie, waarna er een matching gebeurde op basis van competenties. Ook op de collectie waren de gevolgen ingrijpend. Eerst en vooral hebben we de collectie opgesplitst in drie categorieën: erfgoed, dat zo n tien procent van de collectie uitmaakte, documenten voor de bedrijfsbibliotheek, die nog eens zo n tien procent vertegenwoordigden, en de restcollectie, goed voor zo n tachtig procent. We hebben onze aankopen moeten terugschroeven van zo n tweeduizend naar een zeshonderd abonnementen, waarvan 550 unieke titels. De opgezegde abonnementen zaten uiteraard vooral in die restcollectie. Voor nieuwe aankopen verschoof de focus van het collectiebeleid naar de functie van bedrijfsbibliotheek: aankopen gebeuren uitsluitend nog op vraag van de afzonderlijke diensten en zijn niet langer bibliotheekgestuurd; we kopen niets meer voor de bibliotheek zelf. De interne dienstverlening was altijd al een belangrijke poot binnen de bibliotheekwerking; nu werd de externe dienstverlening naar de achtergrond verschoven. Daarnaast hebben we meer ingezet op digitalisering, waarbij vooral de aankoop van twee ATIZ-scanners een significante kost betekende. Voor het sluiten van de leeszaal bestaan bijzondere procedures: afgedankte materialen, zoals meubilair, moeten verkocht worden via de FOD Financiën, of vernietigd worden de materialen schenken mag niet. De werken zelf werden in het magazijn ondergebracht. Betekende het sluiten van de leeszaal het definitieve einde van de externe dienstverlening? Neen. We hebben de externe uitlening weten te behouden via de Infoshop. Die Infoshop doet nu dienst als balie van de bibliotheek; aangevraagde documenten kunnen daar afgehaald en teruggebracht worden. Daarnaast kan iedere gebruiker van de Online Public Access Catalog (OPAC) zich aanmelden en gebruik maken van onze SDI. Bovendien leveren we nog steeds documenten via IBL. Het is ook de bedoeling de gedigitaliseerde documenten eigen publicaties en de erfgoedcollecties via de OPAC beschikbaar te maken. Aan de beschrijving wordt dan een link naar de digitale versie toegevoegd. Mijn droom is om een aparte website te kunnen creëren waar alle digitaal beschikbare werken (digital born of gedigitaliseerd) samengebracht worden, en via een krachtige zoekmotor kunnen doorzocht worden. Dat is ook de reden waarom we OCR toepassen op de gedigitaliseerde werken. Wij hebben bijvoorbeeld alle volkstellingen sinds 1846 die zijn erg populair, evenals veel andere statistische publicaties van het vroegere Nationaal Instituut voor de Statistiek (NIS). Voor de heroriëntering van de bibliotheek waren jullie ook al eens verhuisd, van de Nijverheidsstraat naar de Vooruitgangstraat. Welke invloed had dat op de werking van de bibliotheek? Die verhuis, die dateert van 2005, is inderdaad niet zonder slag of stoot gebeurd: we hadden tenslotte zo n dertien kilometer aan documenten in ons magazijn staan. In de Vooruitgangstraat Ik zag de bibliotheek als kenniscentrum: NAAST het aanbieden van informatie is ook het TOELICHTEN ervan een kerntaak. 16 META

4 vonden we daar niet zo meteen plaats voor. Uiteindelijk is een ondergrondse garage omgebouwd tot een boekenmagazijn. Dat leverde uiteraard een aantal praktische problemen op: de verlichting was voorzien op een parking en niet op boekenrekken, er was geen temperatuurregeling, geen lift, Ook de verhuis zelf verliep hectisch: soms werden bestelde boekenrekken pas geleverd een paar uur voor de vrachtwagens met de boeken toekwamen. De verhuizers hielden ook geen rekening met de ruimte die we ingecalculeerd hadden voor latere aanwinsten: we zijn een jaar bezig geweest om terug ruimte te creëren. Samen met onze verhuis werd ook de leeszaal van het NIS van op de Leuvenseweg verhuisd naar de nieuwe bibliotheek in de Vooruitgangstraat. Dat betekende vooral dat er behoorlijk wat dubbels weggewerkt moesten worden. Later is die leeszaal deels omgebouwd tot burelen en verhuisde de collectie naar het magazijn. Op dat moment heeft de directie beslist om alle bibliotheken binnen de FOD Economie samen te voegen onder de naam Bibliotheek Queteletfonds. Zo kwamen ook de bibliotheken van de ministeries van Landbouw en Middenstand bij ons terecht. Tot de collectie van de bibliotheek van Landbouw behoorden ook de collecties van het Institut National pour l Etude Agronomique du Congo Belge (INEAC, de Franstalige benaming voor het Nationaal Instituut voor de Landbouwkunde in Belgisch Congo of NILCO) en de Service de Documentation en Agronomie Tropicale et Développement Rural (SERDAT). De catalogi van INEAC en SERDAT waren opgeslagen in het systeem CDS-ISIS, die van het ministerie van Landbouw in Vubis. De server stond in de Nationale Plantentuin in Meise. Die catalogi hebben we geconverteerd naar Brocade. Delen van de collectie werden ondergebracht bij de UGent, maar bijvoorbeeld ook bij de universiteit van Lubumbashi, het Musée Africain de Namur, de Facultés agronomiques de Gembloux en de Nationale Plantentuin. Documenten in weinig gesproken talen of met erg obscure onderwerpen hebben we afgevoerd. Ook het vroegere KMO-documentatiecentrum is met ons gefuseerd, maar onze collecties overlapten grotendeels we visten immers binnen hetzelfde economische vijvertje. Daar hebben we dan voornamelijk onze losse exemplaren vervangen door hun ingebonden exemplaren. De rest van de collectie is grotendeels vernietigd of afgevoerd naar universiteitsbibliotheken. Hoe zit het met de samenwerking tussen de bibliotheken van de verschillende FOD s? Zijn er misschien zelfs verdere fusies mogelijk? Fusies tussen FOD-bibliotheken zijn eerder problematisch: de bibliotheken hebben immers een facultatief karakter. Een FOD heeft geen enkele wettelijke verplichting om een bibliotheek te hebben, laat staan die voor het publiek open te stellen; of er een is en in welke mate die toegankelijk is, is volledig de keuze van iedere individuele FOD. Daarnaast zijn er veel fysieke bibliotheken en papieren collecties verdwenen bij de verhuis van een aantal FOD s. Ten slotte zijn er nog enkele praktische bezwaren, zoals locatie: waar ga je die ene bibliotheek vestigen, hoe regel je de transporten van fysieke exemplaren, laat je eventueel iedereen zitten waar hij zit en stem je alleen het collectiebeleid meer op mekaar af? Wel houden we natuurlijk rekening met de overlappingen tussen onze collecties: wat elders aanwezig is en door IBL kan verkregen worden, kan bij besparingen of inkrimpingen verdwijnen. Een speciale vorm van samenwerking is er natuurlijk met het Forum van de Federale Bibliothecarissen, waarvan u covoorzitter bent. Waar houdt het Forum zich zoal mee bezig? Om hun rol van informatiezoeker en -bemiddelaar te kunnen blijven spelen in een sterk aan veranderingen onderhevige sector hebben de bibliothecarissen van de federale overheid zich verenigd in een forum dat werkt rond een zestal thema s: interne dienstverlening, externe dienstverlening, financiële middelen, toegang tot de collecties, human resources en samenwerking. Die thema s vertalen zich naar concrete projecten als een gemeenschappelijke catalogus, informatiefolders, opleidingen, functiebeschrijvingen, digitalisering van de collecties, documentleveranties, studiedagen, e-communities en ondersteuning van externe projecten. Tot het forum van de federale bibliotheken behoren: Catalogus opgenomen in de gemeenschappelijke catalogus FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie FOD Justitie FOD Financiën FOD Mobiliteit en Vervoer FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu FOD Personeel en Organisatie FOD Binnenlandse Zaken FOD Sociale Zekerheid Ministerie van Defensie Algemeen Rijksarchief Koninklijk Belgisch Filmarchief Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium Koninklijk Museum voor Midden-Afrika Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België Muziekinstrumentenmuseum Koninklijke Bibliotheek van België Nationale Plantentuin van België Studie- en Documentatiecentrum Oorlog en Hedendaagse Maatschappij Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg Catalogus niet opgenomen in de gemeenschappelijke catalogus Belgisch Instituut voor Ruimte-Aëronomie Koninklijk Meteorologisch Instituut van België Directie Kennismanagement van de FOD P&O Koninklijke Sterrenwacht van België Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering META

5 Er is wel aan gedacht omdat we nu in een procedure zitten om het contract voor de gemeenschappelijke catalogus opnieuw toe te wijzen. Maar uiteindelijk is er niet voor gekozen, enerzijds omdat we ons product gebruiksvriendelijker vinden doordat je vanuit het resultaat het bewuste werk via een aanvraagknop kan aanvragen bij de bibliotheek en anderzijds omdat de samenvattingen daar opgenomen zijn in de beschrijving. Bovendien loopt de kostprijs voor het opladen van ruim vier miljoen referenties ook wel op. Dat neemt niet weg dat ik een samensmelting van beiden een goede zaak zou vinden omdat de collecties van beiden voor een stuk complementair zijn. Voor de catalogus van de Bibliotheek Queteletfonds zelf is een aansluiting bij UniCat zoals voordien bij de CCB geen optie meer. Vermits onze externe dienstverlening geen hoofdtaak meer is, is de kost van aansluiting veel te groot. De bibliothecarissen van de FOD s hebben zich in 2000 verenigd in een forum. Ook de Federale Wetenschappelijke Instellingen (FWI s) hadden een gelijkaardige vereniging. We hadden al snel door dat we meer gemeen hadden dan er verschillend was, en zo ontstond het Forum van de Federale Bibliothecarissen. Het Forum werkt rond zes punten (zie kader). Zo ijveren we bijv. voor het aanwerven en belonen van personeel op basis van functiebeschrijvingen. Voor het opstellen van die functieprofielen werd een beroep gedaan op externe consultants, maar op de eerste werkvergadering was slechts één bibliothecaris uitgenodigd, die dan nog op verlof was. De functiebeschrijving die ons uiteindelijk voorgelegd werd, bleek niet overeen te stemmen met onze praktijkervaring: de bibliothecaris kreeg geen inspraak in het budget, de marketing, de personeelsbegeleiding, Ik stelde dan maar voor om zelf een profiel op te stellen, en zoals dat wel vaker gaat: diegene die het voorstel doet, krijgt de verantwoordelijkheid op zich (lacht). Ik heb natuurlijk het warm water niet opnieuw uitgevonden: voor de functiebeschrijvingen voor documentaire informatie-assistent en documentaire informatiemanager die we uiteindelijk opgesteld hebben, heb ik me gebaseerd op de bestaande SERV-profielen. Het was de bedoeling die profielen later te vertalen naar weddenschalen, maar dat bleek financieel moeilijk haalbaar. Concreter is er een doorgedreven samenwerking in de vorm van een gemeenschappelijke catalogus, onderlinge IBL en een actieve e-community. Het Forum organiseert ook jaarlijks de Dag van de Bibliothecaris, waar lezingen vaak opgebouwd rond case studies of workshops gehouden worden, naast meer ontspannende activiteiten om de teamgeest te bevorderen. Ten slotte zou het Forum ook als consortium kunnen dienen, via agenten als EBSCO of Swets, al maakt het modulaire karakter van de databases en het feit dat de aangekochte producten op verschillende instellingen terechtkomen consortiumaankoop enigszins een administratieve rompslomp. U had het over een gemeenschappelijke catalogus voor de FOD s en de FWI s. Zijn er plannen om die catalogus aan te sluiten bij UniCat? Hoe ziet u de toekomst van de FOD-bibliotheken? Het lijkt me onvermijdelijk dat de fysieke bibliotheken van de FOD s onder druk zullen komen te staan, omdat ze door het management steeds minder als een corebusiness zullen gezien worden: de leeszaal zal plaats moeten ruimen, de collectie zal moeten inkrimpen, Het onderhouden van een bibliotheek vereist immers een behoorlijke investering in ruimte en personeel, en dat terwijl het geen verplichting is. De FWI s zitten wat dat betreft comfortabeler: aangezien die een eigen publiek van onderzoekers hebben, die nood hebben aan documentatie voor onderzoek, zal een goed uitgebouwde bibliotheek een noodzaak blijven. De FOD s zijn vooral administratieve en uitvoerende organisaties; daar zijn veel minder noden wat betreft wetenschappelijke literatuur. Kennisvragen kunnen bovendien vaak informeel opgevangen worden door netwerken, bijdragen op internet en in open access-tijdschriften, praktische ervaring, Digitalisering kan het wegvallen van die bibliotheken deels compenseren, maar dat is vaak problematisch wat betreft copyright, zodat dat grotendeels beperkt zal moeten blijven tot de eigen (statistische) publicaties en de publicaties die in het publieke domein vallen. Je mag werken uit je eigen collectie niet zomaar digitaal ter beschikking stellen, zelfs niet voor intern gebruik. Enkel een specifieke aanvraag van een bepaald artikel mag ingewilligd worden. Daar komt bovenop dat digitalisering door leidinggevenden vaak te licht wordt ingeschat: de specificaties van een scanner over het aantal scans per uur zijn niet automatisch haalbare quota in de praktijk. Onze scanners kunnen bijv. tot 700 pagina s per uur aan, maar in de praktijk is 800 pagina s per dag al een behoorlijk goed resultaat. Het blijft immers handwerk: er kunnen zich problemen voordoen met uitvouwbladen, boeken moeten soms uit de band gehaald worden en opnieuw ingebonden worden wat in de meeste instellingen dan nog uitbesteed moet worden, Daarnaast zijn er nog bijkomende processen: beeldbewerking en cropping, OCR, kwaliteitscontrole, Duidelijke communicatie daarover is dan ook noodzakelijk. Maar ook afgezien van het digitaliseren is het profileren van de bibliotheek binnen de eigen instelling cruciaal dat is overigens ook een aandachtspunt van het Forum van de Federale Bibliothecarissen. Het Forum is een krachtig instrument om de uitdagingen van de toekomst aan te gaan, maar het is en blijft een informeel gebeuren. Dat heeft voordelen we bepalen zelf onze eigen werking en agenda maar natuurlijk ook nadelen. Wij zijn niet erkend, niet gekend en krijgen dus geen budget. Bedankt voor het interview en nog veel succes. 18 META