Voedselbank Dronten. We zijn er voor elkaar...

Transcriptie

1 Voedselbank Dronten Organisatie voor het inzamelen en verdelen van voedsel We zijn er voor elkaar... Overschotten van voedsel weer goed gebruiken Zorg voor een goed en verantwoord gevuld voedselpakket Samen delen Nuttig vrijwilligerswerk Spiegel van de samenleving Secretariaat: Kruidendreef BH DRONTEN DRONTEN KvK Lelystad: PAGINA 1

2 Inhoud Voorwoord Visie Voedselbank Dronten Hoofdstuk 1: Voedselbank Algemeen 1.1. Basis voedselbank 1.2. Basis vrijwilligersbeleid 1.3. Doelgroep voedselbank 1.4. Vaststellen recht op voedselpakket 1.5. Cliëntenadministratie 1.6. Samenstelling voedselpakket - protocol Hoofdstuk 2: Organisatie Voedselbank 2.1. Logistiek 2.2. Inpakkers 2.3. Verdelers 2.4. De coördinator 2.5. Overige vrijwilligers 3.3. Beheerder Hoofdstuk 4: Personeel 4.1. Personeelsbeleid 4.2. Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken 4.3. Personeelswijzer 4.4. Vrijwilligersovereenkomsten 4.5. Werkprocessen 4.6. Verplichtingen en rechten 4.7. Informele activiteiten Hoofdstuk 5: Samenwerken 5.1. Landelijke en regionale structuur 5.2. Samenwerkende Voedselbanken Noord 5.3. Regionale samenwerking 5.4. Kerken 5.5. Gemeente Dronten 5.6. MDF 5.7. Overige organisaties Hoofdstuk 6: Marketing 6.1. Algemene promotie 6.2. Website 6.3. Pers PAGINA 2

3 Hoofdstuk 7: Financiën 7.1. Beheer en administratie 7.2. Belastingen - ANBI erkenning 7.3. Declaraties en onkosten 7.4. Verzekeringen vrijwilligers 7.5. Verzekeringen gebouwen en materialen 7.6. Subsidies 7.7. Giften - Sponsoring Hoofdstuk 8: Bestuur 8.1. Secretariaatswerkzaamheden 8.2. Bestuursfuncties en taken 8.3. Vergaderingen en vergaderfrequentie 8.4. Externe contacten en rol voorzitter Bijlage: Vrijwilligerscontract Bijlage: Vrijwilligersaanmeldingsformulier Bijlage: Begrippenlijst samenvatting PAGINA 3

4 Voorwoord Visie Voedselbank Dronten De Voedselbank Dronten heeft de intentie om mensen, die onder een bepaald bestaansminimum leven, te helpen door het verstrekken van voedselpakketten. Deze pakketten worden samengesteld uit overschotten, die door bedrijven ter beschikking zijn gesteld. Door zich zo als voedselbank te concentreren op het samenstellen en verspreiden van voedselpakketten die goed en verantwoord gevuld zijn, helpt de voedselbank cliënten in de drie kernen Dronten, Swifterbant en Biddinghuizen. De voedselbank vervult daarmee tevens de rol van spiegel van de samenleving en biedt nuttig vrijwilligerswerk. Hoofdstuk 1: Voedselbank Algemeen 1.1. Basis voedselbank a. Een overschot aan voedsel nuttig gebruiken en brengen naar behoeftigen, die een tekort hebben en waar het hard nodig is. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de bepaalde richtlijnen van de landelijke voedselbank organisatie. De hulp is in het bijzonder bedoeld voor mensen en niet voor dieren. b. Nadat een toetsing heeft plaatsgevonden wordt de toekenning door de voedselbank voor maximaal 3 jaar bepaald. c. Cliënten, die langer dan 3 jaar van de voedselbank gebruik moeten maken, worden geëvalueerd. Als de situatie niet verbeterd is en daar aanleiding toe is, wordt contact met de Sociale Dienst van de gemeente opgenomen. Gedurende de overlegperiode met de gemeente blijft de toekenning van kracht. d. Bij de contacten met de gemeente wordt getracht (zonodig in samenspel met professionele hulpverleners) een oplossing te vinden om de bestaande situatie te verbeteren, zodat cliënten niet afhankelijk van de voedselbank blijven. e. Desgewenst en indien nodig dient de gemeente in passende gevallen zorg te dragen voor een personal coach voor deze cliënten. f. De contacten met de gemeente in voornoemde gevallen worden op vertrouwelijke basis onderhouden door degene die door het bestuur is aangewezen voor de cliëntenadministratie- en screening Basis vrijwilligersbeleid Centraal punt voor de vrijwilligers is de aanwezigheid van de coördinator, die deel uitmaakt van het bestuur. De coördinator is het aanspreekpunt voor de vrijwilligers en voert het bestuursbeleid op de werkvloer uit. De coördinator leidt, ondersteunt en motiveert, waardoor duidelijkheid en effectiviteit wordt gewaarborgd. Er vindt een strenge selectie plaats bij de aanstelling van vrijwilligers. De vrijwilligers worden geselecteerd aan de hand van een profielschets voor de uit te voeren taken. De vrijwilligers gaan integer en vertrouwelijk om met de bij hen bekende gegevens van cliënten en de verdere organisatie. Dit is een erg belangrijke en noodzakelijke eigenschap van elke vrijwilliger. Er wordt een overeenkomst opgesteld voor elke vrijwilliger, waarin naast de opgenomen basistaken de verdere voorwaarden zijn opgenomen. Daarnaast wordt een personeelswijzer met spelregels verstrekt. PAGINA 4

5 De werkzaamheden worden stipt conform de vastgestelde regels uitgevoerd. Via de coördinator worden de bestuursbesluiten middels korte lijnen naar de werkvloer overgedragen en dienovereenkomstig uitgevoerd. De coördinator is de verantwoordelijke persoon die eventuele overschotten vaststelt en bepaalt hoe daarmee wordt omgegaan (bijvoorbeeld toevoeging van extra artikelen aan de uit te delen pakketten). Veiligheid en bescherming van de vrijwilligers is van belang. Via de gemeente Dronten is een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten voor dekking van aansprakelijkheid ten opzichte van derden (ook ten gevolge van de uitgifte van de pakketten) en de gevolgen van ongevallen. Functie omschrijving vrijwilligers: - Coördinator aansturing alle vrijwilligers intakegesprekken nieuwe vrijwilligers vraagbaak en helpdesk voor vrijwilligers en bestuur selectie en samenstellen voedselpakketten organisatie inpakken logistiek verdeling bepaling overschotten (en aanpassing assortiment) - Facilitair binnen: onderhoud, schoonhouden keuken, kamer en opslag buiten: paden, gazon, etc. vegen en schoonhouden technische installatie: lampen, brandblusser, diepvriezer, etc. in goed werkende staat houden kleine technische reparatie s - Inkoop en logistiek contacten Meppel, Lelystad, winkeliers contacten landelijke voedselbank logistieke taken: transport Meppel en verdeelpunten logistiek vanaf locale winkeliers logistiek vanaf agrariërs - Chauffeur uitvoeren transporten Meppel, Lelystad en omstreken, alsmede naar de uitdeelpunten - Inpakken en verdelen (verwijzing naar hulpdiensten als dat nodig is) inpakken pakketten volgens vastgesteld voorbeeld onderscheid in P1 P2 P3 pakketten letten op TGT en THT datum tijdens uitdelen pakketten geen uitgebreide social talking maar wel signalen opvangen en zonodig doorverwijzen naar professionele hulp PAGINA 5

6 Regelmatig ( 2 keer per jaar) worden de vrijwilligers tijdens een bijeenkomst geïnformeerd door het bestuur. Dit betreft noodzakelijke feiten voor de uitvoering van de directe taken en ook nuttige informatie van algemene aard. Daarnaast zullen de vrijwilligers door middel van een nieuwsbrief met kernpunten regelmatig op de hoogte gehouden worden van de lopende, actuele zaken Doelgroep voedselbank Mensen die in financiële problemen zijn geraakt en daardoor gedurende een korte of langere tijd niet zelfstandig in hun eerste levensbehoefte kunnen voorzien. De eerste levensbehoefte wordt getoetst aan de criteria voor de vastgestelde normering door de landelijke voedselbank. Criteria Wanneer komt iemand in aanmerking voor een voedselpakket? Als (landelijk vastgesteld) criterium voor verstrekking wordt uitgegaan van een bepaald leefgeld per maand. Daarmee bedoelen we het inkomen dat resteert ná aftrek van vaste lasten als huur, gas, elektriciteit, water, verzekeringen, ziektekostenpremie, aflossingen van schulden en dergelijke. Dat bedrag is bedoeld voor de variabele kosten van een huishouden, zoals eten, kleding en andere zaken. Eenpersoonshuishouden 180,00 Meer volwassenen vanaf 18 jaar 60,00 Kinderen t/m 12 jaar 50,00 Kinderen jaar 50,00 Een voorbeeld: Voor een gezin bestaande uit twee volwassenen en twee kinderen 13 en 10 jaar geldt het volgende normbedrag: 180, , , ,00 = 340,00 per maand. Voor twee volwassenen zonder kinderen is dit 180, ,00 = 240,00 per maand. Hulp wordt geboden voor een periode van maximaal 3 jaar. Veelal komt deze periode overeen met de periode waarin een aflossingsverplichting bestaat in het kader van een eventuele schuldsanering. Na zes maanden toetst de voedselbank via een professionele hulpverlener of de voedselhulp nog steeds nodig is Vaststellen recht op voedselpakket Aan de hand van de uitkomsten van een toetsing (zie 1.3 en 1.5) wordt bepaald of men voor een pakket in aanmerking komt. Tijdens de behandeling van de aanvraag zal de voedselbank bij uitzondering vrij zijn om te starten met het uitgeven van een pakket, als bij indiening van de aanvraag blijkt dat er een gerede kans op een toewijzing bestaat Cliëntenadministratie De cliëntenadministratie wordt door een bestuurslid uitgevoerd, dat daarvoor is aangewezen. Dit is ook het vaste contactadres voor de gemeente en de MDF. In de administratie worden nauwkeurig de stamgegevens van de cliënten bijgehouden. Regelmatig vindt een aanvullende screening plaats. Deeltaken, zoals het bijhouden van uitdeellijsten, geschieden desgewenst door andere vrijwilligers, maar onder verantwoordelijkheid van het aangewezen bestuurslid. In de praktijk worden cliënten uitsluitend door de MDF aangeleverd, na de door hen uitgevoerde standaard toetsing. MDF zorgt tevens voor de cliënten die via Rework, kerken of de gemeente Dronten worden aangeleverd. PAGINA 6

7 Alle aanvragen worden met behulp van een standaardformulier aangemeld bij het secretariaat. Er zijn concrete afspraken gemaakt met de MDF dat alle nieuwe aanmeldingen eerst door de MDF worden beoordeeld conform de gestelde normering, voordat iemand recht heeft op een pakket. De voedselbank heeft de vrijheid om gedurende een aantal weken (maximaal 3) een noodpakket te verstrekken, gedurende de tijd dat de aanvraag in behandeling is bij MDF Samenstelling voedselpakket protocol Het voedselpakket dient te bestaan uit artikelen voor de eerste levensbehoefte en mag geen drogerende middelen zoals tabak, alcohol of drugs bevatten. Onderscheid wordt gemaakt tussen food en non-food. Bij voorkeur worden geen overbodige artikelen, zoals kop en schotels, in de pakketten opgenomen. Hiermee dienen de vrijwilligers op een discrete wijze rekening te houden, mochten dit soort artikelen toch worden aangeboden. Elke donderdag worden de pakketten samengesteld door de coördinator, die de eindverantwoordelijkheid heeft. Hij kan daarbij om assistentie vragen van andere vrijwilligers. Er worden drie soorten pakketten samengesteld: P 1 = één persoon P 2 = kleine gezinnen P 3 = grote gezinnen Er wordt naar gestreefd om minimaal 3 warme maaltijden uit een pakket te kunnen halen, afgestemd op de grootte van het gezin van betreffende cliënt. Bij het vlees wordt onderscheid gemaakt tussen halal vlees en andere soorten. Hoofdstuk 2: Organisatie Voedselbank 2.1. Logistiek De logistieke leiding is in handen van de vrijwilligerscoördinator. Om de twee weken gaan 2 personen basisgoederen halen bij de Voedselbank in Meppel. Met ingang van medio mei 2010 wordt hierbij gebruik gemaakt van een eigen bestelwagen, die met hulp van het Oranjefonds kon worden aangeschaft. Dit busje kan ook voor andere ritten ten bate van de voedselbank worden gebruikt. Regelmatig wordt ruilhandel gepleegd met andere voedselbanken in de regio, waarbij ook transportbewegingen nodig zijn. De aanvoer van brood en vlees binnen de dorpskern Dronten wordt door een aantal vrijwilligers met doorgaans hun eigen vervoer verzorgd. De voedselbank Dronten heeft drie uitdeelpunten (Dronten, Biddinghuizen en Swifterbant), die op de vrijdagmiddagen geopend zijn Inpakkers Op donderdag wordt onder leiding van de coördinator het pakket voor die week samengesteld uit de beschikbare producten. Elke vrijdagochtend worden de pakketten op de locatie in Dronten samengesteld, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen 3 verschillende groottes. Er wordt gewerkt in teamverband aan de hand van een vooraf vastgesteld schema. Dit schema bestaat uit de wijze waarop men werkt en hoe de verschillende producten worden samengevoegd. PAGINA 7

8 2.3. Verdelers Zodra de producten in Dronten zijn ingepakt en de werkruimte is opgeruimd, worden de bestelbus en eventueel de aanhangwagen geladen om te vertrekken naar de uitdeelpunten. Met de bestelwagen wordt eerst naar Swifterbant gereden en aansluitend naar Biddinghuizen. In Dronten wordt de eigen bedrijfsruimte gebruikt. Aldus wordt op drie punten het voedsel uitgereikt. Bij de verdeling wordt gebruikt gemaakt van een passensysteem, dat gekoppeld is aan de cliëntenadministratie. Na het retourneren van de lege kratten bij de vestiging in Dronten wordt de bus overgedragen aan de coördinator. Voor het afhalen van de pakketten wordt gebruik gemaakt van hetzelfde passensysteem. De werkzaamheden vinden ook hier plaats volgens de samengestelde werkbeschrijving. Waar mogelijk zullen de verdelers een luisterend oor hebben voor de problemen van de cliënten en doorverwijzen naar hulpinstanties als de Sociale Dienst, MDF, etc De coördinator De vrijwilligerscoördinator maakt deel uit van het bestuur en zorgt voor het coördineren van de uit te voeren werkzaamheden. Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor de coördinatie. Zijn leidinggevende en motiverende taak bestaat uit een aantal verschillende aspecten, te weten: planning van de uit te voeren transporten de inhoud van het samen te stellen pakket bepalen inroosteren en aansturen van het vrijwilligersteam centraal aanspreekpunt vanuit de vrijwilligers en vanuit het bestuur contact met de leveranciers van goederen algehele leiding op de werkvloer wagenpark beheer beheer over de transporteenheden bepaalt de regels voor de uitvoering van behalen THT datum en of restanten en ouderdom (rest) artikelen sleutelbeheer panden 2.5. Overige vrijwilligers Naast het bestuur en de vrijwilligers, die wekelijks in touw zijn, kent de voedselbank ook een aantal vrije vrijwilligers met afgebakende taken, zoals het halen van brood en vlees of het regelen van agrarische producten, zoals aardappelen en uien. Hoofdstuk 3: Huisvesting en facilitaire aangelegenheden 3.1. Onderhoud Het onderhoud van de bestelwagen en verdere inventarissen wordt zoveel mogelijk in eigen hand gehouden, met het oog op kostenbeheersing. Geconstateerde mankementen worden in principe direct verholpen, dan wel gemeld aan de coördinator. Naast het efficiënt werken met de materialen, is tevens het veilig werken een belangrijk kenmerk van goed onderhoud Schoonmaak De gebouwen en materialen worden door de eigen vrijwilligers schoongehouden. Dit is van toepassing op alle gebouwen (ook de uitdeelpunten worden netjes en opgeruimd achtergelaten). PAGINA 8

9 Het onderhoud is er op gericht dat de huisvesting er verzorgd uitziet (vegen buitenzijde) om zodoende een goed voorbeeld te zijn voor cliënten en buitenstaanders Beheerder De beheerstaken worden uitgevoerd door de coördinator. De sleutels van de betreffende panden worden door de gebruikers niet aan derden ter beschikking gesteld. Onder de beheerstaken valt ook het op nette wijze afvoeren van de afvalproducten, zorg voor het goed afgesloten achterlaten van het pand, verlichting uit, verwarming laag, gas uit, etc. De beheerder draagt zorg voor het melden van de juiste meterstanden van water, gas en elektra. Hij controleert regelmatig of de diepvriezers correct zijn afgesteld en goed functioneren. Ook worden de meterstanden in de gaten gehouden. De verdeling van de sleutels valt onder de verantwoordelijkheid van de coördinator. Hiervoor is een sleutelplan opgesteld. Hoofdstuk 4: Personeel 4.1. Personeelsbeleid De stichting Voedselbank Dronten is een organisatie die in alle geledingen uitsluitend met vrijwilligers werkt. Dus zowel het bestuur, de dagelijkse leiding, de chauffeurs, de inpakkers en de verdelers van de voedselpakketten, en verder iedereen die op enigerlei wijze een steentje bijdraagt aan het werk van de voedselbank, doet dit op vrijwillige basis zonder dat daar een vergoeding tegenover staat. Uitsluitend werkelijk gemaakte kosten bij de uitoefening van de taak, zoals het gebruik van een privéauto vanwege de vrijwilligerswerkzaamheden of kosten van openbaar vervoer, kunnen voor vergoeding in aanmerking komen. De structuur van de voedselbank is dusdanig dat er geen stageplaats of leerplek geboden kan worden, vanwege het ontbreken van permanente begeleiding. Dit geldt ook voor toezicht op de uitvoering van taakstraffen Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken Voor de sollicitatiegesprekken wordt een aanmelding- en inventarisatieformulier gebruikt. Voor belangstellenden ligt een exemplaar bij de VVB (Vrijwilligers Vacature Bank). De sollicitatiegesprekken en latere beoordelingsgesprekken worden door de secretaris gevoerd in samenspraak met de vrijwilligerscoördinator. De persoonsgegevens worden door de secretaris aangeleverd aan de penningmeester, die hiermee een overzichtje van vrijwilligers muteert. Dit overzicht wordt gebruikt voor onderlinge contacten, maar dient tevens als personeelsbestand om aan te tonen wie er onder de collectieve vrijwilligersverzekering (zie 7.4) van de gemeente Dronten vallen Personeelswijzer Voor alle vrijwilligers en nieuwkomers is informatie samengesteld in de personeelswijzer. Daarin staat bijvoorbeeld praktische informatie over de organisatie, maar ook over werkprocessen en verder afgesproken regels. De nieuwe instromers krijgen deze personeelswijzer bij hun aantreden uitgereikt. Ook het onderwerp geheimhoudingsplicht wordt hierin genoemd. Eenmaal per jaar wordt een audit gehouden en het formulier - waar nodig - geactualiseerd Vrijwilligersovereenkomsten PAGINA 9

10 Voor de vrijwilligers van de voedselbank wordt een overeenkomst opgesteld. Dit formulier dient als wederzijdse bevestiging van de verbintenis en toont aan dat deze ook daadwerkelijk van kracht is in geval van een verzekeringsclaim. PAGINA 10

11 4.5. Werkprocessen In de bedrijfsruimte is een map met werkprocessen aanwezig. Dit is een extra naslagwerk betreffende de wijze waarop de werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. Een degelijk werkproces bevordert de duidelijkheid, maar ook de efficiency en veiligheid Verplichtingen en rechten De regels zoals gesteld binnen de processen en instructies, als ook mondelinge afspraken, dienen nauwgezet nagekomen te worden. Bij afwijkingen zal door de coördinator, als dan niet bijgestaan door het bestuur, een corrigerend gesprek plaats vinden. Er zijn geen alcohol of drogerende middelen toegestaan tijdens uitvoering van de werkzaamheden. Het zich niet houden aan de regels kan uiteindelijk leiden tot het definitief uiteen gaan van betrokken partijen Informele activiteiten Tweemaal per jaar aan het einde van de zomer (barbecue) en aan het begin van een nieuw jaar wordt in een ontspannen sfeer met de gehele groep vrijwilligers op ongedwongen wijze gebouwd aan het teamverband. Daarbij wordt tevens de mogelijkheid benut om alle medewerkers bij te praten over het zakelijke deel en het reilen en zeilen van de stichting. Hoofdstuk 5: Samenwerken 5.1. Landelijke en regionale structuur De Voedselbank Dronten maakt deel uit van de landelijke en regionale voedselbankstructuren. Daardoor heeft zij enerzijds voordeel door wat de landelijke koepel te bieden heeft (grote voedselpartijen, giften, public relations), terwijl anderzijds de aansluiting een waarborg is voor degelijkheid in de eigen organisatiestructuur Samenwerkende Voedselbanken Noord De Voedselbank Dronten maakt deel uit van de Regio Noord, met een regionaal depot in Meppel. Enkele malen per jaar bezoeken bestuursleden de regionale vergadering van de Voedselbanken Noord Regionale samenwerking Eenmaal per jaar treffen de besturen van Harderwijk, Zeewolde, Dronten en Lelystad elkaar. De belangrijkste ontwikkelingen worden met elkaar gedeeld. De relatie met de Voedselbank Lelystad is hecht: regelmatig vindt ruilhandel plaats Kerken Jaarlijks worden de diaconieën van locale kerken aangeschreven met het verzoek om de Voedselbank Dronten in het collecterooster op te nemen Gemeente Dronten Momenteel maakt de voedselbank gebruik van een door bemoeienis van de gemeente Dronten beschikbaar gestelde bedrijfsruimte. De voorzitter heeft regelmatig overleg met de wethouder of ambtenaren over strategische en actuele zaken. PAGINA 11

12 De Voedselbank Dronten juicht deze belangrijke contacten toe en is de gemeente Dronten erkentelijk voor de steun die zij krijgt MDF In Dronten heeft de MDF (Maatschappelijk Dienstverlening Flevoland) een vestiging. Met de MDF wordt nauw samengewerkt: alle nieuwe aanmeldingen gaan door middel van een intake via het MDF. Met hen wordt regelmatig de gang van zaken geëvalueerd Overige organisaties Met een aantal instellingen vindt op ad hoc basis contact plaats. Hoofdstuk 6: Marketing 6.1. Algemene promotie In de Meerpaal te Dronten maken via de afdeling Welzijn diverse instanties middels een informatiefolder hun diensten kenbaar. Door middel van deze manier van informatie verstrekken wordt een groot publiek bereikt. Het streven van de voedselbank is om een soortgelijke informatiefolder samen te stellen en aan te bieden. Andere manieren om meer bekendheid te geven aan de voedselbank zijn: - markten cq. braderieën - evenementen binnen de gemeente Dronten - website en pers - voorlichting 6.2. Website Sinds 2010 heeft de voedselbank een keurig verzorgde website, die regelmatig door belangstellenden wordt bezocht. Het doel is om informatie over de voedselbank te verschaffen, aan een goede beeldvorming over de voedselbank bij te dragen, en om donateurs en vrijwilligers te werven. De domeinnaam is Met dank aan Arends Web Solution uit Biddinghuizen is e.e.a. gerealiseerd en geactualiseerd Pers Er wordt alleen contact met de pers opgenomen na overleg met de voorzitter. Dit om misverstanden en ongewenste situaties te voorkomen. De voorzitter is de aangewezen persoon om naar derden en de pers als woordvoerder op te treden. Hoofdstuk 7: Financiën 7.1. Beheer en administratie De stichting onderhoudt een betaalrekening bij de locale Rabobank. In principe wordt er geen kas gehouden. Betalingen van facturen, maar ook declaraties van vrijwilligers (na het invullen van een declaratieformulier) worden per bank uitbetaald. De penningmeester maakt voor het bestuur regelmatig een overzicht van de stand van zaken. Het financiële jaarverslag wordt binnen vier maanden na afloop van het boek- en kalenderjaar opgemaakt. De jaarrekening wordt door het bestuur vastgesteld en door alle bestuursleden PAGINA 12

13 ondertekend, waarmee aan de penningmeester decharge wordt verleend. De begroting voor een nieuw jaar wordt elk najaar door het bestuur opgesteld. Een kascommissie (2 leden) wordt geleverd door de Lions Club Dronten, waarmee de voedselbank een prettig contact onderhoudt. Bij eventuele ontbinding van de stichting worden de gelden conform de statuten ter beschikking gesteld aan een soortgelijke charitatieve instelling Belastingen ANBI erkenning De stichting is BTW-plichtig, waardoor gebruik kan worden gemaakt van het zakelijke tarief van de motorrijtuigenbelasting. Een ANBI- status is afgegeven per 1 januari Dit betekent dat donaties en giften voor de gever fiscaal aftrekbaar zijn, omdat we een door de Belastingdienst erkende charitatieve instelling zijn. De penningmeester ziet erop toe dat aansluitend aan de ontvangst van een donatie of andere bijdrage een dankbriefje naar de gever gaat. Onverwachte giften van omvang worden per direct aan de voorzitter gemeld Declaraties en onkosten Externe kosten die gemaakt worden voor het exploiteren van de stichting kunnen worden gedeclareerd door het invullen van een declaratieformulier. De penningmeester beoordeelt de declaratie en zorgt voor uitbetaling. Er worden geen vrijwilligersvergoedingen verstrekt. De kosten voor het gebruik van een privé voertuig voor de uitvoering van de werkzaamheden kunnen aan de hand van een correct ingevuld declaratieformulier worden vergoed tegen een tarief van 19 cent per km. Bijzondere situaties/declaraties worden eerst in het bestuur besproken, alvorens tot uitbetaling wordt overgegaan Verzekeringen vrijwilligers Via de gemeente Dronten zijn alle vrijwilligers door middel van een vrijwilligersverzekering verzekerd voor WA en voor rechtsbijstand tegenover derden en hun eigendommen, en ook het bestuur voor de bestuursverantwoordelijkheid. Om helder te hebben wie als vrijwilliger voor de voedselbank acteert, wordt een lijst bijgehouden met daarop alle vrijwilligers Verzekeringen gebouwen en materialen Er is een inboedelverzekering op de inventaris afgesloten Subsidies De Voedselbank Dronten is een niet gesubsidieerde vrijwilligersorganisatie. De stichting zal echter om grote eenmalige uitgaven te kunnen dekken (zoals een bestelbusje of nieuwe vrieskisten) met enige regelmaat een beroep moeten doen op beschikbare externe fondsen. Het Oranjefonds heeft bijvoorbeeld in 2010 een eenmalige subsidie van ter beschikking gesteld, waarmee een tweedehands busje is aangekocht Giften - Sponsoring Om financieel gezond te blijven, dient een actief sponsorbeleid te worden gevoerd. Diverse acties vanuit het bedrijfsleven en van kerken, particulieren en zelfs verenigingen en scholen dragen een steentje bij. Op de website wordt extra geaccentueerd dat onze stichting met de ANBIstatus fiscaal aantrekkelijk is voor een donatie. En zeker niet onvermeld mag blijven dat zonder onze vaste sponsoren (de leveranciers) het fenomeen voedselbank niet zou kunnen bestaan! PAGINA 13

14 Hoofdstuk 8: Bestuur 8.1. Secretariaatswerkzaamheden Het secretariaat is het centrale adres voor de inkomende en uitgaande post en alle verdere correspondentie. De secretaris zorgt voor het uitnodigen en notuleren van de bestuursvergaderingen. De secretaris stelt het jaarverslag samen zoals voorgeschreven in de statuten van de stichting. Naast de voorzitter is de secretaris het eerste aanspreekpunt bij externe contacten buiten de organisatie Bestuursfuncties en taken Het bestuur bestaat uit een statutair voorgeschreven aantal leden, van wie in elk geval de voorzitter, de penningmeester en de secretaris zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Bestuur & Organisatie Stichting Voedselbank Dronten Vrijwilligers zoals Inpakkers-Chauffeursrdelers-Schoonmakersilitaire aangelegenhedennten pakketadministratie Voorzitter - leiding en algehele organisatie,externe woordvoerder Secretaris - centraal correpondentieadres, notulering-jaarverslag Penningmeester - beheer financiën - administratie-verslagen Ciëntenadministratie - intake - pasjessysteem- screening -contact hulpverlenende instanties - sponsoring/marketing Vrijwilligers - coördinator - centrale tussenpersoon bestuur en overige vrijwilligers - planning werkzaamheden en personen Sponsoring-Fondsen & Acties - werven van goederen en (fondsen) gelden en het organiseren van acties 8.3. Vergaderingen en vergaderfrequentie Maandelijks wordt een bestuursvergadering gehouden. Daarbij wordt door middel van een vaste agenda aandacht besteed aan alle belangrijke punten binnen de organisatie. Externe vergaderingen worden doorgaans door de voorzitter en de secretaris of penningmeester bijgewoond Externe contacten en rol voorzitter De voorzitter is de aangewezen persoon om externe contacten te onderhouden. Hij functioneert PAGINA 14

15 als woordvoerder naar buiten. Desgewenst kan hij andere bestuursleden of vrijwilligers verzoeken om hem te vergezellen c.q. waar te nemen. PAGINA 15

16 Bijlage: Vrijwilligerscontract Vrijwilligers contract VOEDSELBANK DRONTEN Vrijwilligersovereenkomst Ondergetekenden 1 Stichting Voedselbank Dronten, hierbij vertegenwoordigd door..... (naam) in de functie van..... hierna te noemen de Stichting, en 2 Achternaam1:.., voorletters. Geboortedatum:., m/v Straatnaam:... Nr Postcode:..., woonplaats... Telefoon:., mobiel:... Hierna te noemen de vrijwilliger, komen als volgt overeen: 1 Doelstelling 1.1 de Stichting heeft tot doel het helpen van mensen met een zeer laag inkomen door het wekelijks beschikbaar stellen van een voedselpakket dat verkregen is door inzamelen van voedsel dat via gangbare verkoopkanalen niet meer verkocht en daarom vernietigd zou worden en op deze wijze bijdragen aan het voorkomen van verspilling. 2 Algemene uitgangspunten 2.1 De vrijwilliger onderschrijft de doelstelling van de Stichting. De Stichting werkt uitsluitend met vrijwilligers. De Stichting zal ervoor zorg dragen dat de vrijwilligers zijn/haar werkzaamheden op een redelijke en veilige wijze binnen het gestelde beleid kan uitvoeren. 3 De werkwijze 3.1 De vrijwilliger zal ten behoeve van de Stichting met ingang van.. de volgende werkzaamheden/taken verrichten: Voor de inwerking en de begeleiding zal (naam) zorgdragen. 3.3 De werkzaamheden vinden plaats gedurende. uren per week/maand. 4 Onkostenvergoeding PAGINA 16

17 4.1 De vrijwillige medewerker heeft recht op vergoeding van kosten die in het kader van de werkzaamheden voor de Voedselbank zijn gemaakt, zoals kosten voor vervoer, telefoon en porti, doch uitsluitend wanneer dat vooraf is overeengekomen en tegen overleggen van een specificatie en bewijsstukken. 4.2 De vrijwilliger ontvangt geen beloning voor de door hem/haar verrichte werkzaamheden. 4.3 Er worden door de Stichting geen reiskosten uitbetaald, mits vooraf anders is beslist door het bestuur. 1 kopie van identiteitsbewijs bijsluiten 5 Verzekering tegen aansprakelijkheid en ongevallen 5.1 De Stichting heeft ten behoeve van de vrijwilligers een ongevallenverzekering afgesloten. 5.2 De Stichting heeft ten behoeve van de vrijwilligers een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Deze dekt de schade die de vrijwilliger tijdens de uitoefening van de overeengekomen werkzaamheden veroorzaakt aan derden. 6 Verhindering 6.1 In geval van verhindering wegens ziekte, vakantie of andere redenen, zal de vrijwilliger de coördinator hiervan tijdig op de hoogte stellen. 7 Aard van de overeenkomst 7.1 Deze overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek. 7.2 Deze overeenkomst is geen dienstbetrekking in de zin van de Ziektewet. De vrijwilliger is bekend met het feit dat hij/zij op basis van deze overeenkomst niet verzekerd is voor de gevolgen van ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkeloosheid. 7.3 De relatie tussen de Stichting en de vrijwilliger is geen arbeidsverhouding in de zin van het Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen. 8 Duur en einde van de overeenkomst 8.1 Gestreefd wordt dat de vrijwilliger die coördinator is, 3 jaar of langer beschikbaar zal zijn. Gestreefd wordt dat andere vrijwilligers minimaal 12 maanden of langer beschikbaar zijn. 8.2 De overeenkomst zal telkens voor drie maanden worden aangegaan. 8.3 Na de eerste drie maanden zal er een evaluatie gesprek plaats vinden. 8.4 Wanneer zich geen mutaties voordoen wordt de vrijwilligersovereenkomst telkens stilzwijgend verlengd. 8.5 De partijen kunnen de overeenkomst in goed onderling overleg beëindigen, dit moet schriftelijk vastgelegd worden. 8.6 Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij bij beëindiging van de overeenkomst het lopend rooster afmaakt tenzij anders is overeengekomen. 9 Geheimhouding 9.1 De vrijwillig medewerker is verplicht tot geheimhouding ten aanzien van de persoonlijke gegevens van cliënten van de Voedselbank en diens omgeving. De zaken waarvan de vrijwillig medewerker door haar/zijn functie kennis draagt en die haar/hem als geheim zijn toevertrouwd of waarvan zij/hij het vertrouwelijke karakter moet begrijpen worden niet aan anderen openbaar gemaakt, behalve aan hen wie de vrijwillig medewerker volgens wet of uit hoofd van haar/zijn functie tot mededeling verplicht is. 9.2 De geheimhoudingsplicht duurt ook voort na beëindiging van het vrijwilligersverband. 10 Gedragsregels 10.1 De vrijwilliger stelt zich respectvol op ten aanzien van afnemers, donoren en de anderen De vrijwilliger zal geen geschenken en/of beloningen aannemen van donoren of afnemers De vrijwilliger zal geen geld lenen aan afnemers. De overeenkomst is in tweevoud opgemaakt te Dronten d.d.. De vrijwilliger heeft een exemplaar van de vrijwilligersovereenkomst en een personeelswijzer ontvangen. (Handrekening vrijwilliger) (Handtekening Stichting) PAGINA 17

18 Bijlage: Vrijwilligersaanmeldingsformulier Aanmeldingformulier Aanmelding- & inventarisatieformulier voor de vrijwilligers van de Stichting Voedselbank DRONTEN e.o. Dit formulier geeft u de mogelijkheid om u aan te melden als vrijwilliger bij de Voedselbank Dronten e.o. Achternaam 1 : Roepnaam: Straat en nr.: Voorletter(s): M / V Postcode (Doorhalen wat niet van toepassing is) Woonplaats: adres: Tefoonnr.: Mobiel: 06- (Voormalig) beroep Ik ben inzetbaar op: o Maandag: van uur tot uur o Dinsdag: van uur tot uur Toelichting: o Woensdag: van uur tot uur o Donderdag: van uur tot uur o Vrijdag: van uur tot uur o Zaterdag: van uur tot uur Aan welke activiteiten wilt u (indien beschikbaar) deelnemen? (Eén of meer rondjes zwart maken s.v.p.) o Sponsorwerving o Voedselwerving o Administratie van voorraden (PC kennis noodzakelijk) o Samenstellen en inpakken pakketten op vrijdag o Uitdelen pakketten via uitgiftepunten op vrijdagmiddag o Vervoer (o.a. ophalen voedselvoorraden in Regio en daarbuiten) o Facilitair medewerker(ster): schoonhouden van kantoren, pand en inventaris (wekelijks) o Gereed zetten / voorbereiding voedselvoorraad op donderdag o (Bij)rijder voor vervoer naar uitgiftepunten op vrijdagmiddag( hiervoor is rijbewijs B-E noodzakelijk ) o (Bij)rijder op één van de vrachtbusjes en/of vrachtauto op donderdag of op afroep o Ik ben wel / niet in het bezit van Groot rijbewijs BC (vrachtauto) o Ik ben in aanraking gekomen met de voedselbank door: 0 vrienden 0 kerk 0 familie 0 vereniging 0 collega s werk 0 anders.(0 aankruisen wat van toepassing is) Plaats + datum ondertekening: Handtekening: Alle door u verstrekte gegevens worden vertrouwelijk behandeld! 1 Graag een duidelijk leesbare kopie van uw identiteitskaart of paspoort toevoegen. PAGINA 18

19 (bestemd voor coördinator vrijwilligers) * aankruisen wat van toepassing is Gesprek gehad op: Gehouden door coördinator: Besluit: *JA - m.i.v.: *Nee - reden: Doorgegeven aan bestuur: Opgenomen in de vrijwilligerslijst. Datum: Kopie vrijwilligersovereenkomst ondertekend en uitgereikt op: Personeelswijzer uitgereikt: dd.. PAGINA 19

20 Bijlage: Begrippenlijst - samenvatting Vrijwilligers: de stichting Voedselbank Dronten is een organisatie die in alle geledingen uitsluitend met vrijwilligers werkt. Dus zowel het bestuur, de dagelijkse leiding, de chauffeurs, de inpakkers en verdelers van de voedselpakketten en verder iedereen die op enigerlei wijze een steentje bijdraagt aan het werk van de voedselbank doet dit op vrijwillige basis zonder dat daar een vergoeding tegenover staat. Uitsluitend werkelijk gemaakte kosten, zoals voor het gebruik van een privé auto tijdens de uitoefening van de vrijwilligerswerkzaamheden of kosten van openbaar vervoer kunnen voor vergoeding in aanmerking komen. Bestuur: vertegenwoordigt de organisatie naar buiten, is verantwoordelijk voor de continuïteit van de organisatie en schept de voorwaarden waaronder de overige vrijwilligers op een verantwoorde manier hun werk kunnen doen. Coördinators: vertegenwoordigen het bestuur en sturen op de hun toegedeelde taakgebieden de vrijwilligers aan en structureren de werkzaamheden binnen dat taakgebied. Inpakkers: verrichten alle werkzaamheden in de opslagruimte voor levensmiddelen, waaronder ook het wekelijks inpakken van de voedselpakketten. Verdelers: dragen zorg voor het uitdelen van de pakketten aan de klanten van de voedselbank. Dit gebeurt op vaste tijdstippen op van tevoren vastgestelde verdeelpunten. De verdelers dragen over het algemeen ook zorg voor het ophalen van de pakketten bij het distributiepunt en het transporteren daarvan naar het verdeelpunt. Logistiek: halen in overleg producten op bij de leveranciers die de levensmiddelen ter beschikking stellen en leveren de voedselpakketten af op de verdeelpunten waar de verdelers niet zelf over transportmiddelen beschikken. Huishouding en onderhoud gebouw: verrichten schoonmaakwerkzaamheden en onderhoudswerkzaamheden in het gebouw op vaste tijdstippen of op momenten dat zich werkzaamheden voordoen. Overig: de Voedselbank heeft ook mensen nodig die op ad hoc basis opgeroepen kunnen worden om bijvoorbeeld mee te helpen aan acties of op momenten dat er eenmalig iets moet worden ondernomen. Vrijwilligersbeleid: de Voedselbank Dronten voert een vrijwilligersbeleid waarin wij onze vrijwilligers een zo goed mogelijke werkomgeving bieden. De Voedselbank Dronten heeft daarvoor een personeelswijzer opgesteld. Elke nieuwe medewerker(ster) ontvangt een exemplaar bij de start van de verbintenis met de voedselbank. Tevens werken wij met een vrijwilligerscontract, waardoor zaken worden vastgelegd en waarin afspraken duidelijk staan vermeld. Door vrijwilligers goed te registreren, kan daarmee aanspraak gemaakt worden op collectieve verzekeringen ten behoeve van vrijwilligerswerk, zoals afgesloten door de gemeente Dronten. PAGINA 20