Masterclass Beyond Consolidation Group Reporting to high performance. ConQuaestor, UNIT4, Tagetik. Grontmij, Intres Utrecht, 9 mei 2012

Transcriptie

1 Masterclass Beyond Consolidation Group Reporting to high performance ConQuaestor, UNIT4, Tagetik. Grontmij, Intres Utrecht, 9 mei 2012

2 Group reporting & control Eelco Spiker Corporate Controller & Tagetik SystemAdmin

3 Agenda Grontmij introductie Wat vragen we van onze dochtermaatschappijen Hoe delen we die informatie De crisis De veranderingen Stellingen over reporting & control

4 Grontmij achtergrond GRondverbetering en ONTginningMaatschappIJ Opgericht in 1913 Grontmij s mission is to be the leading European sustainable design, engineering and management consultancy for the built and natural environment.

5 Grontmij in cijfers 900 miljoen omzet medewerkers projecten 300 kantoren in Europa 50 kantoren RoW

6 Grontmij diensten Consultancy & Design Project Management Engineering Contracting Asset Management Project definition Conceptual design Functional program Feasibility study Investment plan Program management Design management Project management Financial, organisational and legal management support Technical specs Engineering Detail engineering Work drawings Calculations Samples, surveys Data Supervision Quantity survey Construction management (Turn-key) contract management Maintenance scheme Monitoring & control Facility management

7 2010 Transitie van regio naar business line focus

8 Grontmij Business Lines Planning & Design Ontwerp 1 e verdieping Eiffel toren nieuw Lufthansa Cargo gebouw video P&D video W&E Transportation & Mobility Ringweg Antwerpen R1 Rapport aansluiting A9 Schiphol-Oost Water & Energy Moderniseren waterzuivering Turkije Most sustainable office building in the world Wuhan New Energy Centre >> Monitoring & Testing (nieuw) IJsdikte meten voor de Elfstedentocht

9 Wat vragen we van onze dochtermaatschappijen P&L Balance sheet Movement schedules Cashflow Intercompany matching Productivity Segmentatie naar business lines Forward Orders Trade Receivables (ageing en AR-days) WIP (WIP-days) Exceptional items Staff & IT info Aparte applicatie voor wekelijkse info: FTE s, Productivity, Pipeline, New Won Contracts, Invoicing, Cash flow forecast (13wkn, direct cf)

10 Tagetik data entry cockpit 10

11 Hoe delen we de informatie Users bij dochtermaatschappijen kunnen zelf Tagetik rapporten printen. Wel printen, maar nog niet zelf maken 11 Executive- en Supervisory Board reports (60- en 20pag. boekjes) Tagetik rapporten + management commentaar + peer group informatie + analisten consensus samengevoegd in een Word document. Quarterly Press Release & Jaarverslag Tagetik rapporten -> Excel tabellen embedded in Word -> extern ontwerp bureau ipads voor top 50 Executives

12 Prijsje gewonnen voor Sharepoint en ipads

13 Sharepoint en ipads Sharepoint Server icm Shareplus op ipad Tagetik rapporten in statisch PDF formaat ivm beheer en controle van de informatie. Balanced Scorecard indeling Business Lines vs Regio folders Folder per land voor toegangsrechten Sharepoint Financial Portal Ipad video Pas op met data roaming kosten in het buitenland ( 5 per Mb buiten NL en 12Mb buiten Europa!)

14 De crisis Aankoop van Frans bedrijf Ginger in 2010 voor 120mln 14 Stagnatie in de Europese bouwsector Geen transparantie over bank convenanten (Net debt / EBITDA) Gebrekkige rapportage vanuit Frankrijk en tegenwerking door Jean-Luc Schnoebelen Ontslag helft RvC, CFO, COO, CEO en kwart hoofdkantoor Banken aan de macht (via KPMG e.d. adviseurs ) 180mln debt facility and 80mln rights issue mid-2012

15 De veranderingen 15 Vorig bestuur richtte zich op management informatie (business lines en KPI s) en het opzetten van afdelingen en systemen. Nieuw bestuur focust op financiële rapportage en discipline. Working capital targets en cash flow forecast Rapportage op tijd en compleet; name and shame Herzien van standaard KPI s en gebruik afdwingen -ook in lokale rapportages. Nieuw ontwerp Tagetik (maandelijks meer info) Uitbreiding SCOA Capital Employed balans -> automatische cashflow

16 Stellingen over reporting & control Routine is de meest efficiënte manier van werken dus automatiseer en standardiseer zoveel mogelijk. Koppeling met bronsystemen (ETL) Hoe minder handwerk, hoe meer tijd voor analyse van de cijfers. Informatiestromen samenvoegen (HR & IT -> Risk & Sustainability) Opleggen van standards (SCOA, KPI s, methode voor project omzet bepalen) Beperk veranderingen in management rapportages Investeer in CDM (Collaborative Disclosure Management) 16 Group Reporting moet twee-richting verkeer zijn. Informatie altijd delen voor lokale rapportage behoeften voor benchmarking, groepsgevoel en enthusiasme Meer training en zelf rapporten laten bouwen

17 Stellingen over reporting & control 2 17 Subconsolidaties wel/niet aanbieden op groep systeem? Pro s: helpt dochters; tijdwinst; legal entity inzicht voor tax reporting; inzicht in investments en cash flows Con s: haalt problemen naar Corporate; veel holding maatschappijen betekent veel extra input zonder toegevoegde management info; groter risico van niet aanleveren; alternatieve dimensies nodig voor lokale rapportages Discipline! Een consolidatie- of BI-systeem valt door de zwakste schakel