SAP Thought Leadership Business Intelligence

Transcriptie

1 SAP Thought Leadership Business Intelligence Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote organisaties Hoe Business Intelligence organisaties van elke omvang nog beter laat functioneren

2

3 Inhoudsopgave 5 Management samenvatting 6 Is Business Intelligence wat voor u? 7 Wat is Business Intelligence? Business Intelligence helpt middelgrote ondernemingen 8 BI-componenten toegelicht Meer dan een simpele query 13 BI implementeren - aanpak Van zakelijke gebruiker tot onafhankelijke BI-consument Slimmer analyseren met data warehouses 14 Wat u zoekt in een BI-product 15 Wat u zoekt in een BI-leverancier 17 Conclusie 12 De voordelen van BI Michael A. Schiff Michael A. Schiff is oprichter en hoofdanalist van MAS Strategies. Hij is al ruim 30 jaar actief in de IT-branche en biedt tactisch marktinzicht en analyses op het gebied van data warehousing, databasetechnologie en hulp bij besluitvorming. Schiff verwierf een bachelor- en master of science-diploma aan de Sloan School of Management aan het Massachusetts Institute of Technology (MIT). Tijdens zijn bacheloropleiding specialiseerde hij zich in operationeel onderzoek en in zijn master deed hij voornamelijk onderzoek naar informatiesystemen.

4 Business Intelligence (BI) biedt analysemogelijkheden en inzicht in de plannen en resultaten van uw organisatie. U ziet direct waar eventuele problemen ontstaan, zodat u op tijd actie kunt ondernemen. Ontdek hoe u met BI de concurrentie altijd een stap voor blijft en hoe u het juiste BI-product en de juiste leverancier kiest.

5 Neem overal in uw onderneming zinvolle beslissingen Management samenvatting De focus van uw bedrijf lag jarenlang bij processtroomlijning, klantenwerving, winstverhoging en concurrentiestrijd. Uw onderneming is dan wel effectiever gaan werken door van eerdere fouten te leren, toch wilt u eens uitgebreid analyseren hoe u ervoor staat en voorspellingen en planningen maken voor de toekomst. Dan hoeven uw werknemers zich niet langer inefficiënt bezig te houden met kleine hindernissen of op intuïtie oplossingen te zoeken voor operationele problemen. Daarnaast moet u hoofd- en bijzaak weten te onderscheiden. U kunt niet constant alle details in de gaten houden, maar u wilt wel uw processen volgen en worden gealarmeerd bij eventuele problemen, waar u zich op dat moment ook bevindt. Het is dus zaak om problemen snel te identificeren en op te lossen en tegelijkertijd te profiteren van nieuwe kansen, ook al bevinden we ons momenteel in een lastig economisch parket. Bovendien moet de planning qua werknemers en afdeling aansluiten op de strategische doelstellingen van uw onderneming. Uw bedrijf heeft niet de middelen van een onderneming uit de Fortune 500, en dat weet u ook. Toch heeft u het idee dat uw werknemers meer gedreven zijn en dichter bij de klant staan. Uw bedrijf mag nu nog relatief klein zijn, maar dat het gaat groeien, staat vast. U kent de term Business Intelligence en u weet dat grote ondernemingen en misschien zelfs de directe concurrentie, er veel voordeel uit halen. Uw onderneming hanteert echter nog steeds spreadsheets als belangrijkste analysetool. U was erbij toen het bedrijf werd opgestart in een achterkamertje bij de oprichter thuis. Inmiddels werkt u al jarenlang in een echt kantoor. Vindt u niet dat het tijd wordt om ook uw spreadsheets in te ruilen voor iets moderners? In deze whitepaper leest u hoe u met Business Intelligence de concurrentie steeds een stap voor blijft. SAP Thought Leadership Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen 5

6 Wat kan Business Intelligence voor u betekenen? Is Business Intelligence wat voor u? Herkent u een of meer van de volgende situaties, dan is een BI-oplossing iets voor u: Meerdere versies van de waarheid. Bij vergaderingen met verschillende afdelingen vinden er regelmatig discussies plaats over welke spreadsheet de juiste gegevens bevat. Geen uitgebreide analysemogelijkheden. Uw bedrijf weet in welke vestigingen de meeste producten worden verkocht, maar u heeft geen gegevens per product per seizoen. Geen bewaarbeleid voor historische waarden. De verkoopafdeling vergelijkt alle bestellingen van een klant van dit jaar tot de huidige datum met de bestellingen van die klant tot dezelfde datum in het vorige jaar. De afdeling zet alle gegevens van dit jaar in een spreadsheet, maar de persoon die dat vorig jaar deed, werkt er niet meer. Niemand weet waar de oude spreadsheet is gebleven. Beperkte operationele flexibiliteit vanwege zwakke of afwezige BI-technologie. Uw bedrijf heeft inmiddels honderden klanten. Omdat u uw klanten belangrijk vindt, wilt u elke maand een overzicht hebben van de tien beste klanten, zodat u ze extra aandacht en kortingen kunt geven. Nu is dat nog een lastige opgave. Analyses die alleen werken op een laptop of pc, en niet op mobiele apparaten. Een van uw concurrenten probeert een belangrijke klant over te nemen. De verkoopmanager kan uitrekenen welk tegenbod uw bedrijf kan doen om de klant te behouden zonder dat de winst in gevaar komt. Helaas is de verkoopmanager op vakantie en heeft hij alleen een smartphone bij zich. Geen mogelijkheid om snel te reageren. Een ontevreden klant plaatst negatieve tweets over uw bedrijf vanwege een slechte service. Omdat uw bedrijf maar zelden sociale netwerken gebruikt, worden de tweets pas opgemerkt als het al te laat is. Ongestructureerde gegevens die niet kunnen worden geanalyseerd. Veel van uw bedrijfsgegevens worden opgeslagen in een gestructureerd formaat. Maar met een toenemend aantal tekstuele gegevens uit s, blogs, klantondersteuningsverslagen, tweets, Facebook en andere ongestructureerde gegevensbronnen worden analyses steeds lastiger. Beperkt analysebereik. Uw enige BI- mogelijkheden zijn onderdeel van uw transactieverwerkingssystemen, en uw bedrijf kan alleen gegevens analyseren die in deze systemen zijn gegenereerd en opgeslagen. U kunt geen compleet overzicht van uw klanten maken, omdat u geen callcentergegevens kunt integreren en analyseren met klantgegevens in uw cloud-crm-systeem. Geen snelle analysemogelijkheden voor grote hoeveelheden gegevens. Voor veel van uw beslissingen is het nodig om enorme hoeveelheden gegevens in snel tempo te analyseren. Uw huidige BI-oplossing kan echter maar een klein gedeelte aan, en dan nog duurt het uren voordat de analyse is uitgevoerd. Gedwongen benoeming van gebruikers tot technische experts. En van uw meest technische gebruikers in de salarisadministratie denkt dat hij Structured Query Language (SQL) onder de knie heeft. Als hij echter alle producten wil vinden met verkoopprijzen lager dan 5 en hoger dan 1000, begrijpt hij niet waarom geen enkel product aan de criteria voldoet. Beperkte uitbreidingsmogelijkheden voor uw BI-product. Vorig jaar is uw bedrijf eindelijk overgestapt van spreadsheets naar een eenvoudig BI-product. Intussen is uw onderneming blijven groeien en u wilt complexere analyses maken. Dat lukt niet met uw huidige BI-product.

7 Waarom BI onmisbaar is voor middelgrote bedrijven Wat is Business Intelligence? Business Intelligence helpt middelgrote ondernemingen BI is een handig middel om het reilen en zeilen binnen en buiten uw bedrijf beter te begrijpen, te bewaken, te analyseren en zelfs te voorspellen. Met BI zet u gegevens om in bruikbare, zinvolle informatie, die u vervolgens doorstuurt naar de juiste personen, waar en wanneer dat nodig is, op het apparaat van hun keuze. Zo worden er voortaan alleen nog tijdige en weloverwogen beslissingen genomen. En u kunt gegevens combineren uit verschillende bronnen zodat u altijd een compleet, up-to-date overzicht heeft. Dit is met name van belang voor middelgrote bedrijven die over weinig resources beschikken en beslissingen over het algemeen sneller implementeren dan industriereuzen. BI levert een win-winsituatie op voor zowel IT als zakelijke gebruikers; de IT-afdeling kan productiever samenwerken met gebruikers om speciale aanvragen te beantwoorden. De gebruikers worden op hun beurt onafhankelijker. Processen en analyses zijn twee onderdelen van het bedrijf en dankzij BI wordt IT een waardevolle partner voor beide. Waarom is BI de juiste oplossing voor een middelgrote onderneming? Identificeer de bestverkopende producten en bekijk of de situatie voor alle distributiekanalen gelijk is Onderzoek welke klanten minder bestellen, zodat u ze via speciale acties toch aan u kunt binden Volg sociale media en krijg inzicht in productlanceringen, reputaties en mogelijke serviceproblemen Classificeer actuele en historische rapporten en analyses en sla ze op. Zo kunnen ze snel worden opgespoord en geanalyseerd en bieden ze hulp bij het gezamenlijke besluitvormingsproces Bepaal aan de hand van hypothetische analyses wat de gevolgen zijn voor uw winst als de verkoop toeneemt of daalt met een bepaald percentage Implementeer dashboards en scorecards, zodat managers en supervisors snel uitzonderingen of KPI s herkennen die buiten de toegestane marges vallen. Zodra dit gebeurt, ontvangt u real-time alerts op uw mobiele apparaat, zodat u direct tot actie kunt overgaan Identificeer belangrijke trends, zoals een dalende verkoop en onderzoek of dit een algemeen verschijnsel is, het resultaat van één product dat het slecht doet of dat het gaat om dalende ver koop in één bepaalde vestiging Vergelijk de verkoop tot de huidige datum van dit jaar met dezelfde periode in het vorige jaar, en voorspel hoeveel u gedurende de rest van het jaar zult verkopen Volg een marketingcampagne en ontdek direct of deze wel of niet succesvol is. Beslis vervolgens of deze moet worden versterkt of afgebroken om andere campagnes te financieren. En onderzoek of een schijnbaar mislukte campagne ergens anders wel kans van slagen heeft Volg klantorders en gewenste verzenddatums aan de hand van de voorraad en pas de productiecyclus en ketenlogistiek aan voor lagere voorraadkosten Integreer operationele, historische en spreadsheetgegevens om analyses uit te voeren, zodat alles wordt gestructureerd. Zo beschikt u altijd over consistente gegevens en één versie van de waarheid Laat gebruikers hun eigen ad-hocanalyses uitvoeren zonder schaarse IT-resources te hoeven inzetten Stem dagelijkse processen af op strategische doelen en zie in één oogopslag of ze overeenstemmen Neem alleen nog gegevensgestuurde beslissingen op basis van analyses Business Intelligence zet gegevens om in bruikbare en zinvolle informatie, die vervolgens op het juiste moment terechtkomt bij de juiste personen, op het apparaat van hun keuze. Het resultaat: tijdige en weloverwogen beslissingen. SAP Thought Leadership Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen 7

8 Een uitgebreid aanbod van tools en functionaliteiten BI-componenten toegelicht Meer dan een simpele query BI omvat een breed aanbod van tools en functionaliteiten. De traditionele functies, query s, rapporten en analyses, vormen de kern. Daar komen nog de kwaliteit en integratie van gegevens bij, zodat u uw data altijd nauwkeurig en consistent kunt consolideren vanuit verschillende bronnen. Via dashboards en andere visualisatietechnieken kunnen gebruikers direct analyseresultaten interpreteren en details bekijken. Andere handige tools op een rij: Een zoekfunctie voor informatie en rapporten Prognoseanalyses die verborgen patronen blootleggen en hypothetische analyses mogelijk maken Scorecards en prestatiebeheer waarmee u meetwaarden en KPI s bewaakt, zoals klanttevredenheid, winstgevendheid en verkoop per werknemer. Zo kunt u individuele en afdelingsmeetwaarden afstemmen op uw strategische bedrijfsdoelen Rapportage binnen de organisatie Een paar simpele vragen die in uw bedrijf aan bod kunnen komen: Wat was de totale verkoop voor klant ABC Corporation vorig jaar december? of Wat is het huidige salaris van de werknemer met nummer 157? of Hoeveel exemplaren van onderdeel 123 hebben we op voorraad? De meeste querytools hebben een eenvoudige rapportagefunctionaliteit. Daarmee kan bijvoorbeeld een rapport worden gegenereerd met alle opgebouwde vakantiedagen van uw werknemers, gesorteerd en opgeteld per afdeling. Bedrijfs- of productierapportages bestaan over het algemeen uit een groot aantal rapporten met hoge resolutie die regelmatig worden uitgevoerd. Het gaat bijvoorbeeld om een rapport van een manager met daarin de maandelijkse verkoopgegevens en bijbehorende verkoopcommissies, gesorteerd op verkoopmedewerker en klant of een voorraadstatusrapport per product of magazijn. De rapporten worden zo verdeeld dat elke verkoop- of productiemanager alleen de gegevens voor zijn of haar werknemers, product of locatie kan inzien. Een rapport wordt verzonden via of bekeken in een webbrowser of een mobiele app op een pc of mobiel apparaat. Tot slot kunt u bedrijfsrapporten ook gebruiken om overzichten of facturen te maken voor uw klanten of vergoedingsoverzichten voor elk van uw werknemers. Gebruiksvriendelijke geavanceerde analyses Via de geavanceerde analysefunctionaliteit kunnen gebruikers gegevens bekijken binnen verschillende onderdelen (bijvoorbeeld product, klant, locatie, periode, verkoopmedewerker) en die gegevens vervolgens combineren. Zo krijgen ze bijvoorbeeld een overzicht van de verkoop in elke regio voor december of de producten die een bepaalde klant vorig jaar heeft gekocht. Dankzij deze functies kan een organisatie verschillende hiërarchieën vastleggen, zodat een gebruiker eerst de verkoopgegevens voor elke regio kan bekijken en vervolgens voor elk land, elke provincie en elke regio. Maar dat is nog niet alles: de gebruiker kan ook de verkochte producten van elke winkel in elke provincie of elk land bekijken. Of de verkoopgegevens voor elk product in elke winkel, of per verkoopmedewerker en product. Bovendien kunnen resultaten voor verschillende perioden eenvoudig met elkaar worden vergeleken. Zo kunt u zien wat de verschillen waren tussen de verkoop van een bepaald product in de huidige maand (of een andere peri ode) en de verkoop van dat product in dezelfde periode van het vorige jaar. Daarnaast zijn er nog vergelijkingen mogelijk per winkel, klant of verkoopmedewerker. Zoals de meeste IT-ers zullen beamen, vragen gebruikers die met een statisch rapport werken, vrijwel altijd om meer details en aanpassingen. Met query- en analysetools kunnen ze de juiste query s formuleren en direct daarna zelf de onderliggende details verkennen.

9 Met andere geavanceerde analysefuncties, zoals filtering, kunt u winkels, regio s, producten, verkoopmedewerkers of perioden opnemen in uw analyse of ze weer verwijderen. Vervolgens klikt u naar de top 25 of de onderste 25 (of welk aantal u maar wilt), of de best of slechtst presterende producten, winkels of verkoopmedewerkers. Kortom: wij leveren een krachtige, gebruiksvriendelijke analysetool, waarmee u resultaten kunt bekijken binnen verschillende dimensies en de bovenste en onderste resultaten kunt opvragen, gecombineerd met gedetailleerde analyses, handige overzichten en filters. Simpele rapporten worden ontworpen voor passieve weergave en oplossingen met geavanceerde analysefuncties bieden interactieve analyses. Veel van die functies waren vroeger alleen beschikbaar in speciale OLAP-producten waarvoor bedrijfseigen databases en gespecialiseerde technische experts nodig waren. Dat is nu anders. OLAP is steeds vaker geïntegreerd in query- en analysetools. Zo kunnen gebruikers interactieve analyses uitvoeren. En door bijvoorbeeld op een nummer in een rapport te klikken, kunnen ze allerlei extra informatie achterhalen. U moet effectieve BI zien als een interactief proces. Query- en analysetools, met geïntegreerde OLAP-functionaliteit, laten gebruikers dynamische analyses uitvoeren. Zoals de meeste IT-ers zullen beamen, vraagt een gebruiker die met een statisch rapport werkt, vrijwel altijd om meer details en aanpassingen. Met query- en analysetools kunnen ze de juiste query s formuleren en direct daarna zelf de onderliggende details verkennen. Query s, rapporten en interactieve analyses, de kern van BI, geven informatie over dingen die al zijn gebeurd, terwijl datamining en prognoseanalyses voorspellingen doen over de toekomst. Vooral dat laatste is essentieel in deze onzekere economische tijden. BI gebruikt geavanceerde statistische technieken om bloot te leggen wat normaal verborgen of onduidelijk is. Daarnaast kunt u met BI onderzoeken welke factoren samenhangen met klantverloop en wat een campagne succesvol maakt (bijvoorbeeld inkomen, opleidingen, leeftijd of het bedrag van de laatste aankoop van een klant). Consarc Corporation produceert op maat gemaakte, hoogwaardige vacuümovens en ovens met gecontroleerde atmosfeer, die worden gebruikt door onderdelenfabrikanten van legeringen voor vliegtuigen en andere complexe machines. Omdat Consarc Corporation haar BI wilde verbeteren en haar processen efficiënter wilde stroomlijnen, besloot ze samen te werken met CNE Inc., een partner van SAP, om zo SAP BusinessObjects Edge BI en SAP Crystal Reports te implementeren. We hebben een enorme stap voorwaarts gemaakt met SAP en CNE, aldus Mark Mahon, IT-manager bij Consarc. Onze onderneming is succesvoller dan ooit. OraSure Technologies Inc., een leverancier van innovatieve medische diagnostische producten, wilde haar werknemers zelf analyses en rapporten laten genereren. Omdat het bedrijf al goede ervaringen had met SAP ERP, viel de keus al snel op SAP BusinessObjects: eenvoudige software die de werknemers snel onder de knie hebben. Onze mensen verwerken de resultaten nu zelf, zonder hulp van IT. Zo behalen we snellere, nauwkeurige resultaten, aldus Scott Baker, manager van SAP systemen voor OraSure. SAP Thought Leadership Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen 9

10 Visualisatietechnieken Een afbeelding zegt meer dan een reeks getallen. Geavanceerde grafische technieken zoals dashboards vormen een rijke aanvulling op de andere BI-componenten. Met grafische meters zoals die van een autodashboard en symbolen zoals verkeerslichten (rood betekent let op! en geel geeft een waarschuwing) worden uitzonderingen direct zichtbaar. Wat je niet kunt meten, kun je ook niet beheren is een veel gehoorde uitspraak. Daarom beschikt BI over scorecards en andere tools voor prestatiebeheer. Hiermee kunt u uw bedrijfswaarden meten, de resultaten volgen en bijwerken wanneer u maar wilt en die gegevens vervolgens met de juiste personen delen. Zo worden kleine problemen snel opgespoord en kan direct tot actie worden overgegaan. Via dashboards kunt u prestatiegegevens bekijken en vanuit de afbeelding doorklikken naar onderliggende gegevens, zoals regio, provincie, stad of winkel. En met schuifbalken voert u hypothetische analyses uit. Zo ziet u in één oogopslag hoe de winstmarges worden vergroot als de onderhoudsopbrengsten toenemen of de distributiekosten afnemen. Distributie en beheer BI draait niet alleen om tools en applicaties, maar ook om distributie en beheer. Rapporten, niet alleen de nieuwste maar ook oudere versies, moeten moeiteloos op internet of elk gewenst mobiel apparaat kunnen worden weergegeven. Niet iedere werknemer mag echter toegang krijgen tot elk rapport en elke analyse. Daarom heeft BI zich gespecialiseerd in beheer, bewaking, beveiliging en controle. Als u werkt met commerciële BI-producten, wil dat niet zeggen dat spreadsheets de prullenbak in kunnen. BI koppelt spreadsheets namelijk aan up-to-date gegevens, en zorgt ervoor dat alles gecontroleerd wordt verdeeld. De spreadsheetchaos is daarmee verleden tijd, evenals de discussies over wiens spreadsheet de juiste gegevens bevat. Verder is het belangrijk dat iedereen moeiteloos de gewenste rapporten weet te vinden. Een rapport is immers nutteloos als niemand weet dat het bestaat of waar het te vinden is. Daar heeft BI handige zoekfuncties voor ontworpen. BI combineren met data warehouses en operationele systemen BI is er niet alleen voor data warehouses waarin snapshots van gegevens uit verschillende systemen worden bewaard. U kunt BI ook prima combineren met operationele systemen. Gebruikt u BI in combinatie met operationele systemen (systemen die helpen bij de bedrijfsvoering), dan zorgt BI ervoor dat u altijd actuele waarden ziet. Denk bijvoorbeeld aan voorraadniveaus, openstaande klantsaldo s, salarissen of de aanwezigheid van studenten. Data warehouses bevatten momentopnamen van gegevens, en werken met verschillende operationele systemen via technologieën voor gegevensintegratie en -kwaliteit. Zo kunt u eenvoudig resultaten uit verschillende perioden met elkaar vergelijken. Een voorbeeld: u wilt de verkoopgegevens van dit kwartaal vergelijken met de verkoopgegevens van datzelfde kwartaal in de voorgaande drie jaren. Verschillende integratieleveranciers bieden connectors of integratiekits om eenvoudiger toegang te krijgen tot commerciële bedrijfssoftware. Veel MKB-bedrijven werken al geruime tijd voornamelijk met spreadsheets. Die blijken echter vooral bruikbaar als noodoplossing; ze leiden namelijk tot chaos en inconsistente analyseresultaten.

11 BI kan ook worden geïmplementeerd in real-time omgevingen zoals een bedrijfswebsite. De software registreert waar gebruikers op klikken en biedt vervolgens extra producten en diensten of speciale kortingen aan om bezoekers over te halen tot aankoop. Daarnaast kunt u opinieonderzoek doen naar de reputatie van uw bedrijf of onderzoeken of er problemen zijn met producten of diensten. Gegevenskwaliteit is misschien wel het belangrijkste onderdeel voor operationele systemen en data warehouses. Orders naar het verkeerde adres sturen, 50 kilo van een product leveren terwijl 50 pond is besteld, een patiënt de verkeerde medicatie geven of fondsen overmaken naar een verkeerde bankrekening: alle maal situaties die u koste wat het kost wilt voorkomen. Hetzelfde geldt voor besluitvorming op basis van incomplete, onjuiste of inconsistente gegevens. De oplossing is simpel: implementeer onze tools voor gegevenskwaliteit en dit soort dingen zullen niet meer gebeuren. Als u BI gebruikt voor zowel operationele systemen als data warehouses, verbetert u de dagelijkse gang van zaken én worden uw huidige resultaten vergeleken met historische waarden. Zo kunt u eenvoudig trends vaststellen en problemen op tijd aanpakken. Als u BI gebruikt voor zowel operationele systemen als data warehouses, verbetert u de dagelijkse gang van zaken, én worden uw huidige resultaten vergeleken met historische waarden. Zo kunt u eenvoudig trends vaststellen en problemen op tijd aanpakken. SAP Thought Leadership Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen 11

12 Ga efficiënter en effectiever te werk De voordelen van BI Beslissingen nemen is een van de hoofdtaken van iedere manager. Als u erin slaagt de kwaliteit van uw besluitvormingsprocessen te verbeteren, werkt niet alleen uw organisatie effectiever, maar wordt de hele bedrijfsvoering efficiënter. Met Business Intelligence neemt u betere beslissingen en runt u uw onderneming beduidend efficiënter en effectiever. BI zorgt ervoor dat gebruikers de plannen en resultaten van hun organisatie beter kunnen analyseren en begrijpen. Daarnaast krijgen ze inzicht in wat wel en wat niet goed werkt, zodat er op tijd actie kan worden ondernomen bij mogelijke problemen. Verder kunt u kansen en problemen snel opsporen en uw bedrijf waarschuwen als er iets gebeurt wat niet was gepland. Denk bijvoorbeeld aan een verkoop die 20% lager uitvalt dan voorspeld, of een voorraad die onder een bepaalde drempelwaarde komt. BI-producten hebben functies in alle soorten en maten en uw bedrijf kan zelf bepalen welke van die functies het beste aansluiten op een bepaalde taak of bij de ervaring van uw werknemers. De belangrijkste onderdelen kunt u direct implementeren en de rest kunt u bewaren voor een later tijdstip. Vroeger was BI vooral geschikt voor technische experts, maar nu kan vrijwel elke werknemer ermee uit de voeten. BI is inmiddels steeds meer verworden tot een democratisch goed binnen organisaties. De IT-afdeling hoeft niet langer namen en wachtwoorden te beheren en rapporten bij te werken, maar kan zich nu richten op strategische zaken. Als ze de juiste technologie inzetten, kunnen gebruikers volledig zelf aan de slag met handige analysefuncties. Ze krijgen eerder antwoord op hun vragen en ze kunnen zelf alle nodige gegevens opzoeken en interactieve analyses uitvoeren. Zo heeft IT haar handen vrij om het bedrijf effectiever en efficiënter van dienst te kunnen zijn. Veel managers en supervisors prijzen zichzelf om hun goed ontwikkelde intuïtie, maar kloppen die inzichten wel altijd? BI biedt tools waarmee ze hun inzichten kunnen controleren en nieuwe kunnen ontdekken. Gebruikers kunnen resultaten eerst globaal bekijken en vervolgens inzoomen op de onderliggende details en daarnaast hypothetische analyses uitvoeren. BI is de sleutel tot effectieve besluitvorming. Een BI-oplossing hoeft niet duur te zijn, zeker niet als u kiest voor de juiste leverancier. Een aantal leveranciers heeft namelijk producten waarmee u uw BI-gebruik eenvoudig kunt uitbreiden en de tools kunt implementeren die u nodig heeft als uw onderneming groeit.

13 Begin klein, maar bereid u voor op een snelle uitbreiding BI implementeren - aanpak Een BI-oplossing hoeft niet duur te zijn, zeker niet als u kiest voor de juiste leverancier. Een aantal leveranciers kan u namelijk op weg helpen met producten die u echt nodig heeft. Later kunt u uw BI-product eenvoudig uitbreiden en de tools implementeren die u nodig heeft als uw onderneming groeit. Van zakelijke gebruiker tot onafhankelijke BI-consument Werkte uw bedrijf vroeger vooral met ouderwetse spreadsheets, dan is het slim om klein met BI te beginnen. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor een query- en rapportagetool voor één bepaalde applicatie. Zodra uw onderneming de technologie onder de knie heeft, wat over het algemeen vlot gebeurt, kunt u de oplossing uitbreiden naar andere applicaties en extra functies gaan gebruiken. Begin bijvoorbeeld bij de applicatie met de grootste rapportageachterstand. De ITafdeling kan die achterstand met behulp van BI-tools in snel tempo wegwerken, maar het uiteindelijke doel is om alle gebruikers minder afhankelijk te laten worden van IT. Ga vervolgens aan de slag met de functies voor rapportverdeling en -classificatie, en publiceer uw rapporten zodat anderen ze, afhankelijk van hun bevoegdheid, kunnen bekijken of bewerken. Verschillende BI-tools beschikken over een analysewizard, die gebruikers helpt bij het maken van parametergestuurde rapporten met aanpasbare filtercriteria. Zo kan iedereen analyses uitvoeren op de manier die hij of zij het handigst vindt. En naarmate de ervaring groeit, kunnen sommigen zelfs hun eigen rapporten genereren en bijdragen aan een gezamenlijke rapportbibliotheek. Uw bedrijf kan zelf bepalen welke aanpak het beste werkt. Als een organisatie eenmaal kennismaakt met BI, duurt het meestal niet lang voordat iedereen in het bedrijf enthousiast is. Let op: commerciële BI-tools staan het gebruik van spreadsheets niet in de weg. Integendeel, IT-afdelingen zouden procedures moeten ontwikkelen om spreadsheets te beheren en te verdelen, in combinatie met de juiste BI-tools. Slimmer analyseren met data warehouses BI-gebruikers hebben verschillende ervaringsniveaus. De IT-afdeling van uw bedrijf kan een beleid opstellen waarin wordt vastgelegd welke gebruiker toegang heeft tot welke rapporten en wie al dan niet zelf rapporten kan maken. Werkt u met een commercieel softwarepakket, dan kan het zijn dat er populaire BI-tools zijn inbegrepen, waardoor uw organisatie wellicht al ervaring heeft met deze tools. Als u BI eerst heeft ingezet voor operationele doeleinden, vindt u het daarna waarschijnlijk snel tijd worden om uitgebreidere analyses uit te voeren. U wilt bijvoorbeeld verschillende perioden met elkaar vergelijken. Speciaal hiervoor bestaan data warehouses waarin historische gegevens zijn opgeslagen. Een data warehouse bevat gegevens uit verschillende bronnen. U laadt een data warehouse via een technologie die wordt geleverd door gegevensintegratiesoftware. Gegevenskwaliteitssoftware zorgt er op zijn beurt voor dat die gegevens nauwkeurig en consistent zijn. Verschillende bedrijven hebben de fout gemaakt om data warehouses te bouwen die eerder een bijeengeraapte hoeveelheid ongestructureerde data zijn. Gegevenskwaliteitssoftware zou dit hebben voorkomen. Een van de oudste leuzen in de IT-branche, Garbage in, garbage out, is dan ook van toepassing op zowel data warehouses als operationele systemen. FreshDirect, een online boodschappenwinkel, koos voor SAP BusinessObjects Edge om inzicht te krijgen in klachten en feedback van klanten. Zo konden ze problemen vaststellen binnen hun waardeketen, trends blootleggen en onderzoeken welke gevolgen dit voor het bedrijf had. Dankzij SAP BusinessObjects Edge werd het feedbackrapport voor klanten een schat aan informatie. FreshDirect slaagde er namelijk eenvoudig in om alle klantgegevens per product te analyseren, trends te herkennen en de gevolgen voor het bedrijf in kaart te brengen. Er kwam zelfs naar boven welke producten de loyaliteit van klanten in gevaar brachten en voor welke producten klanten terugkwamen. Dankzij dit inzicht konden knelpunten, of die nu lagen bij het pickproces of bij de montage, proactief worden aangepakt. Zo is FreshDirect erin geslaagd om de kwaliteit van haar producten en verzendingen te vergroten en bovendien kon men aanzienlijk besparen op kortingen aan klanten ter compensatie van een verkeerde levering of verpakking. SAP Thought Leadership Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen 13

14 Kijk verder dan productfuncties en denk aan uw gebruikers Wat u zoekt in een BI-product Als u een BI-product uitkiest, tellen niet alleen specifieke producteigenschappen. Ook gebruiksvriendelijkheid, implementatiemogelijkheden en beheer, schaalbaarheid, gebruikersinterfaces en de integratie met uw bestaande en toekomstige systemen zijn punten om rekening mee te houden. We hebben de belangrijkste factoren voor u op een rij gezet: Een geïntegreerde productserie met een scala aan functies die uw bedrijf in de gewenste grootte en samenstelling kan implementeren. Als uw onderneming groeit, controleer dan of uw BI-leverancier dat tempo bijbeent. Daarnaast heeft elke gebruiker andere functies nodig en een geïntegreerde productserie biedt de grootste implementatieflexibiliteit. Een serie BI-producten met een consistente gebruikersinterface voor alle afzonderlijke componenten. Dankzij één uniforme gebruikerservaring is er aanzienlijk minder training nodig. Zo kan iedereen snel en productief aan de slag. Schaalbaarheid voor een toenemend gebruikersbestand om in te spelen op de groei van zowel uw organisatie als het aantal gebruikers. Zodra uw onderneming weet hoe BI werkt en de meerwaarde ervan inziet, is het een kwestie van tijd voordat iedereen enthousiast raakt. Functionaliteit die de kwaliteit van gegevens waarborgt. Zo zijn uw gegevens altijd accuraat, consistent en volledig. Betrouwbare gegevens zijn immers een vereiste voor de juiste beslissingen en ze voorkomen dat er meerdere versies van de waarheid bestaan. De mogelijkheid om verschillende gegevensbronnen te bekijken en te integreren. Veel bedrijven draaien hun analyses eerst op afzonderlijke systemen, maar komen er al snel achter dat er meerdere bronnen nodig zijn, zoals sociale media en de cloud, om het totaalplaatje te kunnen zien. Wat zij nodig hebben, zijn technologieën voor gegevensintegratie en de mogelijkheid om gegevens zo weer te geven alsof ze uit één enkele bron afkomstig zijn. Integratie met de productiviteitssoftware van uw bedrijf, met name Microsoft Office en SharePoint. Zo kunt u BI combineren met bekende desktoptools en is er minder training nodig om gebruikers wegwijs te maken. Een 64-bits architectuur die in-memory technologie gebruikt om enorme hoeveelheden real-time gegevens in snel tempo te analyseren. Zo baseert u uw analyses op details, en niet op globale overzichten, of op complete datasets in plaats van (naar u hoopt) representatieve verzamelingen. BI moet snel kunnen worden geïnstalleerd en geïmplementeerd, en gebruikers moeten eenvoudig kunnen worden toegevoegd. Zo wordt uw IT-afdeling direct een stuk productiever. Krachtige, gebruiksvriendelijke beheertools. Uw IT-afdeling kan precies bepalen wie toegang heeft tot welke informatie. Het veiligheidsniveau en privacybeleid zijn zeer geraffineerd en simpelweg niet mogelijk in een omgeving van alleen spreadsheets. Met BI kunt u uw waardevolle gegevens beschermen en effectieve analyses uitvoeren. Dankzij de krachtige functies voor rapportrangschikking en verdeling ontvangen daartoe bevoegde gebruikers hun analyses zowel op aanvraag als via een abonnement. Daarnaast krijgen gebruikers een melding bij bepaalde gebeurtenissen. Rapporten kunnen in één keer worden verstuurd naar verschillende desktops en mobiele apparaten, zoals smartphones en tablets, in een formaat dat speciaal op deze apparaten is afgestemd. De rapporten moeten interactief zijn en gebruikers kunnen bijvoorbeeld over een display zweven om een resultatenoverzicht te verkrijgen en in te zoomen op extra gegevens. Snelle implementatie en integratie met bestaande gegevens en applicaties. Denk bijvoorbeeld aan datamarts en snelle implementatie via software en services, zoals gegevensconnectors en rapportsjablonen.

15 De leverancier achter de software Wat u zoekt in een BI-leverancier Als u een BI-leverancier kiest, moet u diverse factoren in acht nemen: ervaring, reputatie en stabiliteit, de vaardigheden op het gebied van professional services en de kwaliteit van de partnerschappen. We hebben de belangrijkste voor u op een rij gezet: Een goede reputatie en een geschiedenis van succesvolle groei, zowel qua omzet als qua competentie. Stabiele groei en winst duiden op goed management en kwalitatieve producten. En dat betekent weer dat de leverancier zijn klanten beter kan dienen en kan investeren in de toekomst. Zoek een leverancier die regelmatig nieuwe technologieën aanschaft, die succesvol integreert met zijn eigen software en het gebruik ervan ondersteunt met concurrerende technologieën. Zo n leverancier reageert waarschijnlijk snel op nieuwe marktbehoeften en levert de technologie die u nodig heeft, ook in de toekomst. Een leverancier die bekendstaat om zijn visie en innovaties. Zo n marktleider heeft niet alleen de juiste producten paraat voor dit moment, maar kijkt ook vooruit. Reputatie en vaardigheden als BIspecialist. Als u BI op steeds meer vlakken gaat inzetten, komen er op den duur ook aanvullende systemen en databases bij kijken. Als uw database leverancier zijn eigen BI-technologie aanbiedt, is het vaak niet duidelijk wat er gebeurt als uw bedrijf besluit om een andere database te gebruiken. Neem een BI-specialist in de arm voor wie werken met verschillende gegevensbronnen geen probleem is, of het nu gaat om eigen bronnen of die van de concurrent. Trainingsmogelijkheden die door de leverancier worden aangeboden. Veel leveranciers bieden interne trainingen of sessies op locatie. Andere hebben speciale computertrainingen ontwikkeld zodat nieuwe gebruikers snel met de software aan de slag kunnen. Voor ervaren gebruikers is dat een handige manier om alles te weten te komen over complexere functies. Verschillende leveringsopties. Sommige leveranciers verstrekken alleen licenties voor gebruik op uw bedrijfsservers, andere bieden oplossingen ook on demand of als software as a service (SaaS), waarbij de leverancier de software op zijn eigen servers host en uw organisatie via webbrowsers toegang heeft. Het SaaS-model is vooral een uitkomst voor kleine bedrijven die zo min mogelijk opstartkosten willen betalen, maar de software eventueel wel in de toekomst willen gebruiken als het economisch aantrekkelijk wordt. Verschillende licentiemogelijkheden. Als uw bedrijf groeit, wilt u zo flexibel zijn om de softwarelicenties aan te schaffen die bij uw onderneming passen. Om uw BI-investeringen te beschermen, kunt u het beste een leverancier zoeken die zowel Named User-, Concurrent Access- als bedrijfslicenties biedt. Veel zakelijke partners, zowel softwareleveranciers als consultants. De mate van openheid leest u bijvoorbeeld af aan het aantal softwareproducten waarmee een BI-tool kan samenwerken. Een leverancier met veel partners staat hoogstwaarschijnlijk open voor een integratie met uw huidige en toekomstige softwareomgevingen. Leveranciers met vaste consultancypartners kunnen bovendien makkelijker aan uw speciale eisen voldoen. Vindt u een flexibele implementatie belangrijk, dan kunt u het beste kiezen voor producten die uw organisatie groeimogelijkheden bieden en die zowel geschikt zijn voor operationele systemen als voor data warehouses. Een goede reputatie en uitgebreide ervaring met organisaties van verschillende grootten. Uw organisatie zal groeien. Niet meteen vandaag, maar misschien wel morgen. Kies voor een leverancier die met u meegroeit. Verwacht u in de toekomst internationaal uit te breiden, dan is een leverancier die ook in andere landen actief is een goede keuze. Als u een BI-leverancier kiest, moet u diverse factoren in acht nemen: ervaring, reputatie en stabiliteit, de vaardigheden op het gebied van professionele services en de kwaliteit van de partnerschappen. SAP Thought Leadership Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen 15

16 Iedere werknemer dient altijd de best mogelijke beslissingen te nemen, op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn. Als uw personeel nog beter in staat is om gegevens te analyseren, op welke plek dan ook en die gegevens om te zetten in zinvolle informatie, dan worden de beslissingen ook automatisch beter.

17 Haal betere resultaten met Business Intelligence Conclusie Business Intelligence zorgt ervoor dat gebruikers de plannen en resultaten van hun organisatie beter kunnen analyseren en begrijpen. Daarnaast krijgen ze inzicht in wat wel en niet goed werkt, zodat er op tijd actie kan worden ondernomen bij mogelijke problemen. Verder kunt u kansen en problemen snel opsporen en uw bedrijf waarschuwen als er iets gebeurt dat niet was gepland. Iedere werknemer dient altijd de best mogelijke beslissingen te nemen, op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn. Als uw personeel nog beter in staat is om gegevens te analyseren, op welke plek dan ook en die gegevens om te zetten in zinvolle informatie, dan worden de beslissingen ook automatisch beter. Met BI heeft u een set tools en oplossingen in handen die dit mogelijk maakt. BI zorgt in alle opzichten voor een betere besluitvorming. Stem de werkwijzen van afzonderlijke werknemers en afdelingen af op de bedrijfsstrategieën en u zult in een mum van tijd betere resultaten zien. Veel MKB-bedrijven werken al lange tijd voornamelijk met spreadsheets. Die blijken echter alleen bruikbaar als noodoplossing; spreadsheets leiden namelijk tot chaos en inconsistente analyseresultaten. Uw spreadsheets hoeven echter niet de prullenbak in; ze zijn nuttig als onderdeel van de BI-toolset, zeker als u ze combineert met een van onze commerciële BI-producten die u kunt integreren met uw spreadsheets. Zou het niet handig zijn als uw onderneming overstapt op BI? U kunt uw bedrijf beter runnen, bewaken en analyseren en u blijft de concurrentie steeds een stap voor. Meer weten? Wat levert Business Intelligence u op? Weten wat er binnen uw bedrijf speelt Overtuigende beslissingen nemen Krachtig optreden Neem voor meer informatie contact op met een vertegenwoordiger of partner van SAP of ga naar SAP Thought Leadership Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen 17

18

19

20 nlnl (11/11) 2011 SAP AG. Alle rechten voorbehouden. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA en andere producten en diensten van SAP die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van SAP AG in Duitsland en andere landen. Business Objects en het logo van Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius en andere producten en diensten van Business Objects die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Business Objects Software Ltd. Business Objects is een onderneming van SAP. Sybase en Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere en andere producten en diensten van Sybase die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Sybase, Inc. Sybase is een onderneming van SAP. Alle andere genoemde namen van producten en diensten zijn handelsmerken van de desbetreffende ondernemingen. De informatie in dit document is uitsluitend bedoeld ter informatie. Productspecificaties kunnen per land verschillen. Dit materiaal kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. Het wordt uitsluitend ter informatie geleverd door SAP AG en de aan haar gelieerde ondernemingen ( SAP Group ), zonder dat hier enige rechten aan kunnen worden ontleend en zonder garantie van enige aard, en SAP Group is niet aansprakelijk voor fouten of omissies met betrekking tot het materiaal. De enige garanties voor producten en diensten van SAP Group zijn de garanties in de uitdrukkelijke garantieverklaringen die bij dergelijke producten en diensten worden geleverd, indien van toepassing. Niets in deze publicatie mag worden opgevat als een aanvullende garantie.