Haal méér uit uw Ricoh MFP

Transcriptie

1 Handleiding versie Lite/Professional/Corporate versies Haal méér uit uw Ricoh MFP

2 Inhoud Print&Share... 6 Inleiding... 6 Hoe werkt deze handleiding?... 7 Terminologie... 7 Installatie... 8 Registratie en activering... 8 Eerste gebruik... 9 Activeren Papiergrootte controleren Aan de slag...14 Snel beginnen Het basisvenster Algemene configuratie...19 Inleiding Instellingen WERKEN MET PROFIELEN...22 Inleiding De profielwizard Handmatig profielen maken Backup Functionaliteiten...26 Printer Fax * Page 2 of 109

3 Bestandprinter E-document ** Outlook * Lotus Notes ** Labelprinter Herkenning...44 Profielherkenning * Fax * Print Taal Overige herkenning ** Herkenningsmethodes * Lettertype Tekenen Positie Label Typische waarden Barcode ** Standaard Resultaat bewerken ** Get More Editor...58 Inleiding Get More Editor Basisobjecten toevoegen Toevoegen op basis van herkenning ** Overige Overzicht van de objecteigenschappen Page 3 of 109

4 Cascades en triggers *...64 Inleiding Cascades Triggers GEAVANCEERDE PROFIEL EIGENSCHAPPEN...70 Inleiding Sorteren en hercombineren Maak een seriële workflow van profielen Batch printing Start Print&Share op specifieke condities SERVERVERSIES *...75 Introductie Remote Access-configuratie Gedeelde printerdriver Aanvullende informatie...80 Nuttig om te weten Tips Softwareswitches Bijlage 1: Beschrijving van de eigenschappen Bijlage 2: Overzicht eigenschappen per versie Bijlage 3: Invoeg functies voor pagina s ** Bijlage 4: Nuttige Reguliere Expressies Bijlage 5: Formaat numerische data Bijlage 6: Werken met enkele eigenschappen Bijlage 7: Instructies voor een quiet installation Bijlage 8: Verplaatsen van een licentie Bijlage 9: Limitaties in Print&Share Page 4 of 109

5 Bijlage 9: Trefwoorden MS Windows In deze handleiding wordt uitsluitend het gebruik en de mogelijkheden van Print&Share besproken. Enige voorkennis over de bediening van Microsoft Windows is noodzakelijk. Page 5 of 109

6 Print&Share Inleiding Wat? Print&Share is een combinatie van een virtuele printerdriver en een toepassingsprogramma. Deze printerdriver kan als extra driver naast de gangbare printerdriver van de printerfabrikant worden geïnstalleerd. Waar de printerdriver van de printerfabrikant als een soort vertaler tussen de Windows-taal op de computer en de printertaal werkt, heeft deze virtuele driver meer als doel automatisch taken uit te voeren. De virtuele driver fungeert daarom als een buffer tussen de computeer en de gewone printerdriver. Vooral door de output via meerdere kanalen, kan Print&Share méér acties uitvoeren voor één afdrukopdracht. Met Print&Share kunt u tevens documenten automatisch via versturen, als een fax versturen, omzetten in een elektronisch XML-document, archiveren, enz. Print&Share is een multifunctionele, multi-kanaals- en intelligente virtuele printerdriver. Functionaliteit Print&Share biedt volop mogelijkheden. Het programma: - kan meer dan alleen afdrukken; - heeft meerdere uitgangen; - kan in elk kanaal met een andere functionaliteit werken; - heeft een parallelle cascade-uitvoer * ; - beheert verschillende takensets in een profiel; - selecteert het juiste profiel afhankelijk van wat u afdrukt * ; - herkent informatie uit het afgedrukte document en verwerkt deze informatie * ; - voegt informatie toe aan de opmaak van het document; - maakt, verstuurt en archiveert legal PDF-A-bestanden **. * Enkel Professional & Corporate versie ** Enkel Corporate versie Page 6 of 109

7 Hoe werkt deze handleiding? Introductie [ ] Vetgedrukte tekst Voetnoten Om te weten hoe deze handleiding werkt, dient u te weten hoe er naar verschillende knoppen, tabbladen, enz. verwezen wordt. Dit soort tekst verwijst naar knoppen, links, keuzelijsten, icoontjes en tabbladen die in de printerdriver gebruikt worden. Vetgedrukte tekst (zonder vierkante haken) verwijst naar de onderdelen in de printerdriver (bijv. Profielnaam:). Voetnoten in de tekst kunnen verwijzen naar een specifieke versie van Print&Share. Een overzicht van de eigenschappen per versie kunt u vinden in bijlage 1 en 2. Terminologie Kanaal Profiel Functionaliteit Herkenning Afdrukopdracht Trigger Cascade Een kanaal is een ruimte waarin een afdrukopdracht of document verwerkt kan worden om vervolgens verstuurd te worden. In een kanaal kunt u de verwerking voorbereiden voor een printer, maar ook voor , fax, labelprinter of bestandprinter. Een profiel is een verzameling van kanalen. Tot het profiel behoren ook de gebruikte instellingen en herkenningsmethodes. Print&Share maakt voor iedere afdruktaak gebruik van een profiel. Zo beschikt Print&Share over het standaard profiel profiel 1 waarmee alleen afgedrukt wordt. De verschillende uitvoermogelijkheden van Print&Share. Bijvoorbeeld afdrukken, en, faxen, fileprint, e-document, enz. Het herkennen van waarden op een afdrukopdracht. Print&Share kan door herkenning het juiste profiel selecteren of informatie verzamelen. Dit zijn de gegevens (document, lijst, enz.) die u met een printer afdrukt. Dit is een opgegeven waarde die de uitvoering van een actie in een kanaal toestaat of tegenhoudt. Dit is het proces waar de volgorde waarmee de kanalen uitgevoerd worden, bepaald wordt. Deze volgorde wordt bepaald aan de hand van vooraf opgegeven waardes (bijv. een woord) of instellingen. Page 7 of 109

8 Installatie Systeemvereisten Client installatie: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows SBS 2003 sp2, Windows Server 2003 & 2008 en hogere versies..net Framework 3.5 (meegeleverd of via automatische download). Server installatie: Terminal Server (Windows Server 2003 & 2008), Citrix XenApp 6.5 ( 1 )..NET Framework 3.5 (meegeleverd of via automatische download). Aanbevolen min. RAM in server ( 2 ) 10 gebruikers 30 gebruikers 50 gebruikers 100 gebruikers Vrije harde schijf ruimte 300+MB per gebruiker. 8 GB RAM 8+GB RAM 16 GB RAM 16+GB RAM De computer en het besturingssysteem moeten goed onderhouden, beveiligd, en vrij van schadelijke bestanden zijn. ( 1 ) Huidige versies van Print&Share ondersteuning niet de Citrix Provisioning Services tussen twee servers. ( 2 ) Het gebruikte geheugen van Print&Share is afhankelijk van de grootte van de printopdracht, de inhoud van de printopdracht, het aantal profielen in Print&Share en de complexiteit van de taak van het profiel. Optioneel Server CD Download Procedure Quiet installation Print&Share kan optioneel een verbinding maken met Outlook * 2003, 2007, 2010 en met Lotus Notes ** 8.5. Print&Share kan optioneel MS-Word 2003, 2007, 2010 (32b) gebruiken als geïntegreerde editor. Print&Share kan optioneel een verbinding maken met LAN Fax vanaf versie 2.1. De installatieprocedure voor een client-pc is hetzelfde als voor een server. Voor de configuratie van Print&Share bij een serverinstallatie verwijzen we naar het specifieke hoofdstuk verder in deze handleiding. Installeer Print&Share door de installatie-cd in het CD-station te plaatsen. De installatieprocedure zal automatisch starten. Dubbelklik op het self-extracting bestand om de installatieprocedure te starten. Volg de installatiestappen van de installatiewizard. Voor een quiet installation (MSI) verwijzen we naar de bijlagen in deze handleiding. * Enkel Professional & Corporate versie ** Enkel Corporate versie Page 8 of 109

9 Registratie en activering Eerste gebruik U kunt Print&Share voor de eerste keer opstarten door een willekeurig document af te drukken met uw nieuwe standaard printerdriver. Om Print&Share te kunnen gebruiken, dient u het programma eerst te registreren. Onderstaand registratiescherm wordt automatisch weergegeven wanneer u het programma voor de eerste keer opent. Als u met de proefversie werkt, wordt het registratiescherm elke keer weergegeven. De registratieprocedure verloopt via een wizard waarmee het programma direct geconfigureerd wordt. Het is dus belangrijk dat u de gegevens nauwkeurig invoert. Klik op [Activeren] om de procedure te starten. Volg alle instructies in het scherm om de configuratie volledig uit te voeren. In de twee volgende schermen wordt naar uw bedrijfsinformatie en gebruikersinformatie gevraagd. * Enkel Professional & Corporate versie Page 9 of 109

10 In het volgende scherm geeft u de instellingen op van de meest gebruikte functionaliteiten. U bepaalt: - hoe uw s via internet verstuurd worden; - welke printer uw afdrukken op papier maakt; - met welke faxmodem u uw faxberichten zult versturen. * * Enkel Professional & Corporate versie Page 10 of 109

11 Print&Share verstuurt s met een SMTP-server. In de meeste gevallen is het voldoende om alleen de SMTP-server in te vullen. Dit is de server van uw internetprovider. U kunt in de keuzelijst uit een aantal standaard SMTP-instellingen kiezen. Alleen wanneer u een eigen e- mailserver hebt, dient u de inlognaam en het wachtwoord op te geven. Sommige organisaties gebruiken proxy-instellingen voor het versturen van e- mail. Neem contact met uw netwerkbeheerder op om deze instellingen te verkrijgen. Met een volgend dialoogvenster in de wizard kunt u bepalen of u verder berichten van Ricoh wenst te ontvangen. Klik in onderstaand venster op [Sluiten] om de wizard af te sluiten. Page 11 of 109

12 Registratie Na het doorlopen van de wizard kan Print&Share geregistreerd worden. Indien gewenst kunt u uw informatie nog met onderstaand dialoogvenster wijzigen. Klik vervolgens op de knop [Registreer] en wacht enkele ogenblikken op reactie van de internetverbinding. Print&Share probeert automatisch verbinding met webservice te maken. Als dit niet lukt, controleert u eerst de instellingen van uw internetverbinding. Als het daarna nog niet lukt, kunt u ook op een andere manier uw software registreren. Page 12 of 109

13 Activeren Na de registratieprocedure kunt u de software activeren. Als u de software reeds aankocht en u beschikt reeds over een aankoopsleutel, dan kunt u meteen de software activeren na de registratie procedure. Zonder aankoopsleutel zal uw product zich bevinden in een 30 dagen testperiode en kunt u deze nog later activeren. In dat geval klikt u op de knop [Wijzigen] in de rechterbovenhoek van het programma, daarna op [Algemene configuratie] [Activering] (rechtsboven). Er zijn drie methodes om de software te activeren. Afhankelijk van de procedure hebt u of uw Ricoh contact een aankoopsleutel ontvangen. Een aankoopsleutel kan een referentiecode zijn of één of meer software-sleutel(s). De laatste methode is een manuele activatie. Gebruikmakende van software-sleutel(s) kies u acitvatiemethode en vul uw sleutel(s) in. Klik op de [OK] knop en wacht enkele ogenblikken op antwoord van de online registratieverbinding. Door te klikken op de knop maakt Print&Share automatisch contact met een webservice. In beide gevallen moet u niets meer ondernemen om Print&Share te activeren. U kunt de activatie opvolgen door te klikken op [Controleer activeringscode online]. Manueel Hardware verandering Als u gebruik maakt van een manuele activatieprocedure zult u nummer of een bestand ontvangen. Vul het nummer in door kopiëren en [Plakken] of u kunt het bestand [Laden]. Bij het vervangen of upgraden van hardware zal uw hardware-id veranderen. Er is dan een nieuwe activeringscode nodig. Papiergrootte controleren Het is verstandig om eerst nog even te controleren of Print&Share op de juiste papiergrootte ingesteld staat. Een Amerikaanse Windows-versie kan immers standaard op Letter-formaat i.p.v. op A4-formaat ingesteld staan. In het configuratiescherm van Windows kunt u alle geïnstalleerde printers vinden. Klik met de rechtermuisknop op [Print&Share] en kies vervolgens [Eigenschappen]. Controleer of hier de juiste papiergrootte is ingesteld. Page 13 of 109

14 Aan de slag Snel beginnen Uw eerste afdrukopdracht via Print&Share toont automatisch een voorbeeld van hoe een taak vereenvoudigd kan worden. Aan de hand van het voorbeeldprofiel Print and Send kunnen we in één keer een document met een printer afdrukken en hetzelfde document als PDFbestand via versturen. Voor het versturen via moet er wel een e- mailadres op het document staan. U krijgt eerst de twee afdrukvoorbeelden naast elkaar te zien. Vervolgens verstuurt u de afdruk door op de knop [Verzenden] of [Verzenden & sluiten] te drukken. Wij verwachten dat u later dit profiel niet meer als standaard profiel gebruikt. Waarschijnlijk kiest u ervoor om het profiel Printen of Default als standaard te gebruiken. Met een standaard profiel wordt meestal alleen een afdruk met een specifieke printer gemaakt. Page 14 of 109

15 Het basisvenster Introductie Verschijnen Het basisvenster is het meest gebruikte dialoogvenster van Print&Share dat verschijnt als u iets afdrukt naar Print&Share. Het basisvenster fungeert als een tussenstap voordat de printopdracht naar de printer wordt verstuurd. U kunt er de printopdracht nog even controleren of desgewenst nog een instelling wijzigen, voordat u de printopdracht laat uitvoeren. Toch hoeft het basisvenster niet altijd voor elke afdruk te verschijnen. We verwijzen u voor meer informatie naar het hoofdstuk Werken met Profielen, in het bijzonder de rubriek Handmatig profielen maken en [Automatisch verzenden en sluiten]. In dit hoofdstuk bespreken we wat u allemaal kunt doen in het basisvenster. Zoals eerder vermeld verschijnt het basisvenster normaal gesproken door een document af te drukken naar Print&Share. U kunt ook het basisvenster oproepen via het Print&Share-icoontje dat u onderaan in de Notification Area van het Windows venster treft. Selecteer met de rechtermuisknop het menu [Print&Share weergeven] om het basisvenster te verkrijgen. Het basisvenster verschijnt in de grootte en met de positie zoals Print&Share bij het laatste gebruik weergegeven werd. Onderdelen van het basisvenster De volgende onderdelen van het basisvenster worden hieronder besproken: [Profiel], [Wijzigen], [Overzicht], de kanalen, het selectievakje [Actief], de ingestelde functionaliteit(en), de Quick Editor, het icoontje van Get More Editor, het informatiegebied en de bedieningsknoppen onderaan. [Profiel] [Wijzigen] De hyperlink [Profiel] fungeert enerzijds als label voor handmatige profielselectie en anderzijds om het venster te openen waarin u de profielinstellingen kunt bepalen. Voor de handmatige profielinstellingen verwijzen we u naar het hoofdstuk Handmatig profielen maken. Via de knop [Wijzigen] in de rechterbovenhoek van het Print&Share basisvenster komt u in het overzicht van de profielen terecht. U kunt er nieuwe profielen aanmaken, bewerken, verwijderen, importeren, exporteren en veiligstellen. Page 15 of 109

16 [Overzicht] Dit overzicht toont de verschillende kanalen in het geselecteerde profiel. In de centrale ruimte van het kanaal verschijnt het betreffende afdrukvoorbeeld van de printopdracht. Om meer details te zien van het document, kunt u dubbelklikken op het afdrukvoorbeeld. In dit overzicht treft u verder: [Actief] Functionaliteit Get More Editor Actieve pagina s Met dit selectievakje kunt u het kanaal laten uitvoeren of het op inactief zetten. Wat het icoontje functionaliteit weergeeft, varieert volgens de gekozen functionaliteit in het kanaal. Door te klikken op het icoon kunt u de instellingen ervan wijzigen met een blijvend karakter. De bespreking van de diverse functionaliteiten treft u in het hoofdstuk Functionaliteiten. Met het icoontje in de rechterbovenhoek van het kanaal krijgt u toegang tot de Get More Editor. Meer informatie kunt u lezen in het hoofdstuk Get More Editor. Onder het icoon van de functionaliteit staat tekstinformatie over de uitvoer van het kanaal. Dit kan o.a. de vermelding van de printernaam zijn. Door op de tekst te dubbel klikken, krijgt u een overzicht van de afdrukopdracht waar u pagina s kunt selecteren. Het venster Actieve pagina s kunt u eveneens verkrijgen via een icoon dat verschijnt in de rechterbovenhoek op de achtergrond van het [Overzicht] als u met de muis in deze zone zit. In dit dialoogvenster kunt u op een afdrukvoorbeeld klikken om een pagina te activeren of inactief te maken. Uw selectie heeft invloed op de informatie in het veld Actieve Pagina s. U beschikt in dit venster tevens over de mogelijkheid om [alle pagina s te activeren] of [alle te inactiveren]. De afdrukvoorbeelden kunt u er ook klein of groot weergeven. Page 16 of 109

17 Quick Editor De tekstlijn onder het icoon van de functionaliteit geeft u toegang tot een ander dialoogvenster dan het overzicht van de actieve pagina s. Door op deze tekstlijn te klikken, krijgt u een nieuw dialoogvenster, waar u kleine instellingen kunt wijzigen. De wijzigingen worden niet opgeslagen in het kanaal. Het dialoogvenster is verschillend volgens de functionaliteit. Voorbeeld met print functionaliteit: Printer: Snel van printer veranderen. Aantal kopieën: Verander het aantal afdrukken. Kleur: Print range: Activeer of deactiveer kleur output. Op het basisvenster kunt u een kleur icoon vinden. Dit icoon is een snelkoppeling naar dit veld. Ter herinnering dit wordt niet bewaard. U kunt de selectie van de afdruk beperken. Formaat Info De grootte van het document en verder een paginakeuze van de voorvertoning. Een ruimte voor aanvullende informatie, statusinformatie en een voortgangsbalk van de uitvoer. De kanalen Informatiegebied Bedieningsknoppen Print&Share kan informatie van de printer ontvangen. Deze informatie kan betrekking hebben op een lage tonerstand of het ontbreken van papier in de printer. Zo maakt men onderscheid tussen notificaties en foutmeldingen. Bij een gedetecteerde warning of error zal respectievelijk de achtergrondskleur oranje of rood zijn. Voor meer informatie over deze meldingen verwijzen we naar de hoofdstukken Algemene configuratie, Instellingen, Opties WMI en SNMP en Triggers. De tabbladen volgend na het tabblad [Overzicht] kunnen verschillen in aantal en wat betreft inhoud. Dit is volledig afhankelijk van de opgenomen kanalen in het profiel. Zo verwijst bijvoorbeeld [Kan. 1: Printer] naar het eerste kanaal in het profiel dat gebruik maakt van de printerfunctionaliteit. Meer informatie over deze tabbladen kunt u lezen in het hoofdstuk Get More Editor. Onderaan in het basisvenster van Print&Share vindt u onderstaande knoppen: [Afdrukvoorbeelden] Hiermee kunt u bepalen of u van een kanaal in het betreffende profiel een afdrukvoorbeeld wenst te zien. Page 17 of 109

18 ...Bedieningsknoppen [Openen & Opslaan] Met deze knop kunt u acties uitvoeren met de printopdracht die actief is in het basisvenster van Print&Share of met een opgeslagen printopdracht. De bestanden van de opgeslagen printopdrachten hebben als extentie.opj. Keuzemogelijkheden zijn: [Snel openen] Opent een printopdracht die werd opgeslagen met de snel opslaan opdracht. [Snel opslaan] Het opslaan van het huidige document of de geladen documenten uit de wachtrij. [Annuleren] [Sluiten] [Verzenden] [Openen] [Opslaan als] Opent een browservenster voor het laden van een opgeslagen printopdracht (OPJ-bestand). Het opslaan van het huidige document of de geladen documenten uit de wachtrij met een specifieke bestandsnaam. Met deze knop kunt u printopdrachten annuleren. Keuzes zijn: [Huidig doc.] [Ingeladen doc.] [Alle docum.] Het actieve document in het basisvenster verwijderen uit Print&Share. De geladen documenten uit de wachtrij annuleren. Het actieve document en alle ingeladen documenten uit de wachtrij verwijderen. Het basisvenster van Print&Share afsluiten. Met deze knop worden printopdrachten uitgevoerd volgens de ingestelde functionaliteit. Keuzes zijn: Het [Huidig document verzenden], het [Huidig document verzenden en verwijderen], de documenten uit de wachtrij verzenden met [Ingeladen documenten verzenden], de [Ingeladen documenten uit de wachtrij verzenden en verwijderen] en [Alle documenten verzenden en verwijderen]. [Verzenden & Sluiten] Na het aanklikken van deze knop zullen de printopdrachten volgens hun functionaliteit een voor een worden verstuurd naar hun betreffende output. Daarna wordt het basisvenster van Print&Share afgesloten. Keuzeknoppen zijn hier [Huidig document verzenden en sluiten] en [Alle documenten verzenden en sluiten]. Deze laatste mogelijkheid houdt in dat de ingeladen documenten uit de wachtrij eveneens worden verzonden. Page 18 of 109

19 Algemene configuratie Inleiding Als u Print&Share voor het eerst gaat gebruiken, kunt u de configuratie uitvoeren door de wizard stapsgewijs te doorlopen. Met de wizard kunt u uw bedrijfs- en gebruikersinformatie invullen. Vervolgens geeft u uw printer op en configureert u uw fax- en instellingen. Wilt u deze instellingen later wijzigen, dan kunt u dit doen onder algemene configuratie van Print&Share. Algemene configuratie Via de knop [Wijzigen] in de rechterbovenhoek van het Print&Share-venster komt u in het overzicht van de profielen terecht. Druk op de knop [Algemene configuratie] om het dialoogvenster te verkrijgen waar u de configuratie kunt bepalen. Op verschillende tabbladen kunt u verschillende instellingen opgeven. Deze instellingen hebben betrekking op algemene en standaard instellingen voor de Print&Share-functies. Zo zal bijvoorbeeld de printer die u hier specificeert, standaard worden gekozen bij elk nieuw profiel waarin u kiest om de printfunctie te gebruiken. Aangezien de algemene instellingen voor de functies identiek zijn als de instellingen in de kanalen verwijzen we voor de gedetailleerde beschrijving ervan naar het hoofdstuk Functionaliteiten. Tip: U kunt ook het dialoogvenster Algemene Confguratie bereiken door met de rechtermuisknop te klikken op het icoon van Print&Share en de menuoptie [Algemene configuratie] te kiezen. Page 19 of 109

20 Instellingen Bedrijfs- en gebruikersinfo Fax * Printer Bestandprinter E-document ** Outlook * Lotus Notes ** Herkenning * Algemene instellingen Papier Geef op dit tabblad uw bedrijfs- en gebruikersinformatie op. U kunt hier ook uw logo opgeven. In de GetMoreEditor kunt u later gemakkelijker uw logo ophalen. Voor een gedetailleerde beschrijving van deze functionaliteit verwijzen we naar het hoofdstuk Functionaliteiten. Voor een gedetailleerde beschrijving van deze functionaliteit verwijzen we naar het hoofdstuk Functionaliteiten. Voor een gedetailleerde beschrijving van deze functionaliteit verwijzen we naar het hoofdstuk Functionaliteiten. Voor een gedetailleerde beschrijving van deze functionaliteit verwijzen we naar het hoofdstuk Functionaliteiten. Voor een gedetailleerde beschrijving van deze functionaliteit verwijzen we naar het hoofdstuk Functionaliteiten. Voor een gedetailleerde beschrijving van deze functionaliteit verwijzen we naar het hoofdstuk Functionaliteiten. Voor een gedetailleerd beschrijving van deze functionaliteit verwijzen we naar het hoofdstuk Functionaliteiten. In dit tabblad kunt u profielherkenning activeren. Hiermee kan automatisch een profiel geselecteerd worden op basis van specifieke informatie uit het document die herkend wordt. Voor meer informatie over profielherkenning verwijzen we naar het specifieke hoofdstuk Herkenning. Voor specifieke profielen kunt u herkenning aan- of uitzetten. Als herkenningswoorden voor profielherkenning op meerdere documenten voorkomen, is het handig om met prioriteiten te werken. Met de [pijltjes] rechts in het dialoogvenster kunt de prioriteit van de profielherkenning bepalen. Standaard formaat: Bepaal de standaard papiergrootte Papiergrootte: De afmetingen van het papier. Een nieuw papierformaat kan worden toegevoegd via de knop [Bewerken]. * Enkel Professional & Corporate versie ** Enkel Corporate versie Page 20 of 109

21 Opties Verzonden documenten opslaan: De map waar de verzonden documenten worden opgeslagen. Profielen opslaan: Map afdruktaken: Automatisch spaties invoegen: Spatiebreedte: editor: De map waar de profielen worden opgeslagen. Om met meerdere gebruikers dezelfde profielen te gebruiken, kunt u een map op een server kiezen. Tijdelijke map om afdrukopdrachten te verwerken. Bij herkenning dynamische invoeging van spaties afhankelijk van het lettertype. Standaard breedte van spaties Kies de editor voor de opmaak van de berichten. Methode voor detectie van printerstatus: - SNMP Uitwisselingsprotocol (Simple Network Management Protocol) met randapparatuur (netwerkaansluiting). - WMI Uitwisselingsprotocol (Windows Management Instrumentation) met randapparatuur. Noodzakelijk bij USB aansluiting. - SNMP & WMI Combinatie van beide. Verbinding met het internet: Dialoogvenster om proxy-instellingen te bepalen. Standaard instelling bij Terminal Server: Dit maakt het mogelijk om binnen een remote accessomgeving van een server (bijv. Microsoft Terminal Server) Print&Share als standaard printer in te stellen. Dit zal pas na een instelbare tijd gebeuren. Activering Huidige versie: Productversie: Activeringsnaam: Activeringscode: Informatie over de versie van Print&Share. Het nummer van de softwareversie van Print&Share. De naam waaronder Print&Share is geactiveerd. De activeringscode wordt normaal automatisch opgehaald via een online-webservice. De activeringscode kan ook handmatig worden ingevoerd of geplakt via de knop [Plakken]. Met het snelkeuzemenu dat u via de [Pijltjes]-knop kunt openen, kunt u de activeringscode sneller ophalen dan via de automatische methode. Met dit menu kunt u de activeringscode ook vanuit een bestand inlezen. Beveiliging Op dit tabblad kunt u de algemene configuratie en de profielen met een wachtwoord beveiligen. Een gebruikersnaam en wachtwoord zijn noodzakelijk. Het aanstipvakje [Onthoud login] zal enkel tijdens de active Print&Share sessie uw paswoord onthouden. Het paswoord blijft niet onthouden bij verder gebruik. Page 21 of 109

22 Werken met profielen Inleiding Na installatie is er minstens één profiel aanwezig. Het is de bedoeling dat er meerdere profielen gemaakt worden voor specifieke taken. Bijv. profiel X voor frequente afdrukken van document 1, profiel Y voor de afdrukken van document 2. Specifieke taken zijn bijv. het maken van facturen, offertes, het afdrukken van aanmaningen, enz. Profielen kunnen zowel handmatig als via de profielwizard aangemaakt worden. Klik in beide gevallen eerst op de knop [Wijzigen], rechtsboven in het scherm. Vervolgens kunt u zelf een nieuw profiel maken door op de knop [Nieuw] te klikken. U kunt met de wizard een nieuw profiel maken door op [Profielwizard] te klikken. De profielwizard Met de profielwizard maakt u stapsgewijs een nieuw profiel aan. Druk op de knop [Wijzigen]. Klik vervolgens op [Profielwizard] om de profielwizard te openen. Het welkomstscherm verschijnt. Klik op [Volgende] om door te gaan naar het volgende scherm. De wizard doorloopt volgende stappen: Stap 1: Bepaal hier de naam van het profiel bijv. Facturatie. Selecteer een of meerdere acties om die met het profiel uitgevoerd kunnen worden. In dit voorbeeld zullen we een profiel maken dat de facturen kan afdrukken met een printer en deze tevens kan en. Page 22 of 109

23 Stap 2: Deze stappen zijn afhankelijk van de geselecteerde acties in stap 1. Bepaal de instellingen voor de betreffende afdruk. De vensters zijn gelijk aan degene die u te zien krijgt bij handmatige configuratie; het verschil is dat de stappen hier uitsluitend betrekking hebben op het nieuwe profiel. Stap 3: Stel de op die met de factuur meegestuurd wordt. Page 23 of 109

24 Stap 4: Na het voltooien van de wizard, krijgt u een overzicht van het gemaakte profiel. U kunt nog steeds wijzigingen aanbrengen aan elk onderdeel van het profiel. Page 24 of 109

25 Handmatig profielen maken Profiel toevoegen Via de knop [Wijzigen] in de rechterbovenhoek van het Print&Share-venster komt u in het overzicht van de profielen terecht. Druk op de knop [Nieuw] om een nieuw profiel te maken. Naast deze methode kunt u ook nieuw profiel aanmaken door onderaan in het keuzemenu met profielen de optie [Nieuw profiel...] aan te klikken. Het profiel wordt standaard Nieuw Profiel # genoemd. U kunt deze naam direct veranderen. Profiel wijzigen Om te zien wat er standaard is opgenomen in dit profiel, dubbelklikt u op het betreffende profiel of selecteert u het profiel en klikt u op de knop [Wijzigen]. Bij de kanalen staat standaard al een printkanaal aangegeven. U kunt dit kanaal door een andere functionaliteit vervangen of verder aanvullen met extra kanalen met elk zijn specifieke functionaliteit. Kanaal toevoegen Instellingen Algemeen U kunt een kanaal aan een profiel toevoegen en vervolgens via een dialoogvenster met een keuzemenu de functionaliteit selecteren. De beschikbare functionaliteiten zijn: , fax, printer, bestandprinter, e- document, Outlook, Lotus Notes en labelprinter. Voor meer informatie over elke functionaliteit verwijzen wij naar het specifieke hoofdstuk over die functionaliteit verder in deze handleiding. Als u een functionaliteit geselecteerd hebt, klikt u op de knop [Kanaal toevoegen] om deze aan het profiel toe te voegen. Een profiel kan tal van instellingen bevatten. We onderscheiden algemene instellingen, instellingen die betrekking hebben op de configuratie van een specifiek kanaal en herkenningsinstellingen. We beperken ons hier tot de algemene instellingen. Voor de specifieke instellingen voor de kanalen verwijzen we naar het hoofdstuk Functionaliteiten. Voor herkenningsinstellingen verwijzen we naar het hoofdstuk Herkenning. Voor het uitvoeren van meerdere profielen in een sequentie, verwijzen we naar het hoofdstuk Geavanceerde Profiel Eigenschappen. Op het tabblad Algemeen kunt u zaken instellen die betrekking hebben op de algemene instellingen van een profiel: Profielnaam: Toevoegen: Verwijderen: Kanaalvolgorde: Bepaal of wijzig de naam van het profiel. De profielen zullen later alfabetisch worden gerangschikt. Met de knop [Kanaal toevoegen] kunt u kanalen toevoegen. Welke functionaliteit u aan het kanaal wilt toevoegen, kunt u bepalen met het keuzemenu. Met de knop [Kanaal verwijderen] kunt u kanalen verwijderen. Welke functionaliteit u uit het kanaal wilt verwijderen, kunt u bepalen met het keuzemenu. Bepaal de volgorde van de kanalen. Cascade & triggers * : Zie het specifieke hoofdstuk voor meer informatie. Profielbeschrijving: Hier kunt u een meer uitgebreide omschrijving van het profiel (doel, werking, enz.) invullen. * Enkel Professional & Corporate versie Page 25 of 109

26 Sneltoets: Paginaformaat: Bepaal een toets of toetscombinatie om snel naar het betreffende profiel te gaan. De standaard grootte van het papier in de printer. Output: Opties: [Normaal] Bij deze instelling worden de afdruktaken niet aangepast. Ze worden naar de printer gestuurd zoals ze van het programma komen. [Elke pagina in het document wordt een aparte verzending] De afdruktaak wordt gesplitst in meerdere afdruktaken. De pagina s worden per pagina of op basis van een herkenningswoord gescheiden. De pagina s blijven steeds in hun totaliteit bestaan. We verwijzen naar het hoofdstuk Geavanceerde Profiel Eigenschappen voor de meer complexe opties van deze eigenschap. [Pagina s worden gecombineerd in één verzending] Meerdere individuele afdruktaken kunnen worden samengevoegd om samen afgedrukt te worden. Dit kan vooral nuttig zijn als de afdruktaken bijvoorbeeld samen in één boekje gebracht moeten worden. Print&Share werkt binnen één kanaal met slechts één papierformaat. Het omschakelen naar andere papierformaten gedurende het uitvoeren van een gecombineerde printopdracht is niet mogelijk. [Automatisch verzenden en sluiten] Als deze optie aangevinkt is, zal Print&Share niet meer eerst op het scherm verschijnen. De afdruktaak wordt ofwel direct doorgestuurd ofwel op basis van een herkenningswoord. We verwijzen naar het hoofdstuk Geavanceerde Profiel Eigenschappen voor de meer complexe opties van deze eigenschap. [Stel spatieconfiguratie in] Deze instelling is alleen van belang bij het herkennen van gegevens uit de afdruktaak; in het bijzonder wanneer woorden aan elkaar kleven, is het handig om de spatiebreedte te bepalen. [Beveilig profiel met log-in] Om te voorkomen dat er ongewenste veranderingen in het profiel aangebracht worden, kunt u een wachtwoord instellen. [Aantal maal uitvoeren profiel] * Met deze instelling kunt u bepalen hoeveel keer het profiel uitgevoerd wordt. Deze eigenschap kan ook omschreven worden als een profiellus. Backup Backup / Restore Via de knop [Wijzigen] in de rechterbovenhoek van het Print&Share-venster komt u in het overzicht van de profielen terecht. Via de knop [Backup] kunt u kiezen om ofwel uw profielen veilig te stellen of om deze terug te plaatsen. U kunt bepalen of u de profielen, de configuratie-instellingen en uw gebruikersinstellingen wilt opnemen in uw backup. * Enkel Professional & Corporate versie Page 26 of 109

27 Functionaliteiten Printer Introductie Om de afdruk met een printer te configureren, selecteert u in het dialoogvenster Profiel het tabblad [Kanaalconfiguratie]. Op dit tabblad worden de basisinstellingen voor de printer getoond. U kunt zeer specifieke eigenschappen voor de betreffende printer instellen via de knop [Eigenschappen]. U komt dan bij de instellingen die de printerfabrikant opgegeven heeft. Printer Papierformaat Paginaoriëntatie Papierbron Hier selecteert u de printer die u met dit profiel wilt gebruiken. Er is ook een mogelijkheid om meerdere printers te activeren in een printkanaal. We verwijzen naar het hoofdstuk Geavanceerde Profiel Eigenschappen voor de meer complexe opties van deze eigenschap. Hier geeft u de grootte van het papier op. Print&Share kan omschakelen naar andere papierformaten gedurende één printopdracht. Daarvoor moet u Automatisch selecteren. Hier kunt u de oriëntatie van het papier opgeven. U kunt kiezen uit Staand, Liggend en Automatisch. Print&Share kan omschakelen tussen oriëntaties gedurende één printopdracht. Daarvoor moet u de instelling Automatisch selecteren, die tevens de standaard instelling is. U kunt hier een specifieke lade kiezen die de printer gebruikt. De printer staat standaard op Automatische ladewisseling ingesteld. Tip: Gebruik [Pagina Definities] om specifieke instellingen per pagina (bereik) te bepalen. Page 27 of 109

28 Overige [Pagina definities] Onder Overige vindt u de volgende instellingen: Marge: Hier geeft u een globale marge op in cm. Verschillende marges per zijde kunnen ingegeven worden via de hyperlink. * [Aantal kopieën]: Hier geeft u het aantal benodigde kopieën op. Via de hyperlink kan het aantal kopieën ook bepaald worden via herkenningsmethodes. Voor de bespreking van de verschillende methodes verwijzen naar het hoofdstuk Herkenning. Pag. s op één vel: Met deze instelling kunt u één of meerdere pagina s op één vel papier afdrukken. Bijv. 2x een A5-afdruk op een A4-pagina. Deze eigenschap kan ook omschreven worden als meerdere pagina s per blad. [Pag.-inh. Sam.] Kleur: Duplex: Deze optie kan meerdere pagina s op één vel papier samenvoegen. Print&Share berekent de witruimte op de huidige pagina én de bedrukking van de volgende pagina en voegt deze eventueel samen. Enkel pagina s met eenzelfde lay-out (grootte en oriëntatie) kunnen samengevoegd worden. Om deze eigenschap te gebruiken kan het nodig zijn om een kop- en voettekst te verwijderen van het document. Klik op hyperlink om de hoogte van de boven- en ondermarge te bepalen die moet worden weggelaten. Voor meer informatie verwijzen we naar de Print&Share ECO handleiding. Bepaal of de afdruk in kleur mag worden afgedrukt. Bepaal of de afdruk in duplex mag worden afgedrukt. U kunt klikken op [Pagina definities] om specifieke instellingen per pagina(bereik) te maken. Het dialoogvenster Paginabereik specifieke instellingen verschijnt dan. In het dialoogvenster kunt u een paginabereik van uw printopdracht opgeven en specifiek toewijzen aan een bepaalde papierbron van de printer. Andere specifieke instellingen zoals papiergrootte, oriëntatie en kleur zijn eveneens mogelijk. ** Voor het paginabereik kunt u een vaste paginapositie opgeven of deze zelf bepalen. Zo staat 1 voor pagina 1, 4-6 voor pagina 4 tot 6, SecondLastPage voor de voorlaatste pagina en LastPage voor de laatste pagina. Met de knop [Toevoegen] kunt u een nieuw paginabereik opgeven. Van pagina s die meerdere keren voorkomen kunnen extra kopies worden afgedrukt als u kiest voor de instelling [Sorteer pagina door:] met de optie bevattende Extra pagina s gesorteerd. Met deze mogelijkheid kunt u bepalen dat één pagina uit meerdere papierbronnen tegelijk afgedrukt moet worden. In deze situatie kiest u telkens voor hetzelfde paginabereik, maar van een verschillende papierbron. De volgorde van de pagina s uit de paginabereiken kunnen worden bepaald in de afdrukopdracht door de instelling Sorteer pagina s door. Met Geen extra pagina s (1,2,3, ) kunt u enkel extra instellingen voor het paginabereik bepalen. * Enkel Professional & Corporate versie ** Enkel Corporate versie Page 28 of 109

29 Paginaselectie Bereik Als u op de knop [Paginaselectie] klikt, wordt er een nieuw dialoogvenster geopend. In dit scherm kunt u bepalen welke pagina s afgedrukt moeten worden. Print&Share kan de paginaselectie maken op basis van het paginanummerbereik, op basis van andere vereisten. Deze selecties kunnen ook gecombineerd worden. Via dit tabblad kunnen we het paginabereik bepalen; m.a.w. welke pagina s afgedrukt moeten worden. Standaard worden steeds alle pagina s afgedrukt. U kunt ook kiezen om uitsluitend: - de eerste pagina af te drukken; (1) - oneven pagina s af te drukken; (Odd) - even pagina s af te drukken; (Even) - de voorlaatste pagina af te drukken; (SecondLastPage) - de laatste pagina af te drukken. (LastPage) De overeenkomstige definities staan tussen haakjes. [Kleurvereisten]tab ** Bovendien kunt u uw eigen selectie opgeven door gebruikt te maken van de optie [aangepast]. Wilt u bijv. alle pagina s met uitzondering van de laatste pagina afdrukken, dan specificeert u: 1 - SecondLastPage. Een ander voorbeeld is: 1, 2, 4-6 om de pagina s 1, 2, 4, 5, 6 te selecteren. Een extra functie is beschikbaar om een paginabereik te bepalen met herkenning. * Functie: Paginabereik voorbeelden: Uitleg: Uitleg: Opmerking: Recognition(zoektekst; # voorkomen, [start], [zoek methode]) 1 - Recognition(Onderwerp:; 4) P&S zal het paginabereik definiëren vanaf de eerste pagina tot de pagina waarin het woord Onderwerp: voor de vierde maal voorkomt. 1 Recognition(Onderwerp:; 4; 3; 1) P&S zal het paginabereik definiëren vanaf de eerste pagina tot de pagina waarin het woord Onderwerp: voor de vierde maal voorkomt startende vanaf pagina 3 waarbij enkel één keer het woord wordt geteld per pagina (laatste parameter = 1). Deze functie is niet ondersteund om de papierbronnen via de [Pagina definities] te bepalen. Met dit tabblad kunt u een kleurvoorwaarde of kleurvereiste opgeven voordat de pagina afgedrukt wordt. U kunt een keuze opgeven waarbij: - de pagina alleen grijstinten mag bevatten - de pagina kleur moet bevatten - het percentage van bedrukking in kleur op de pagina lager moet zijn dan een bepaalde waarde (in %) - het percentage van de bedrukking in kleur op de pagina hoger moet zijn dan een bepaalde waarde (in %). Wanneer u de gewenste instellingen opgegeven heeft, klikt u op [OK]. Indien u de instellingen niet wilt opslaan, klikt u op [Annuleren]. In beide gevallen keert u terug naar het dialoogvenster Profiel. * Enkel Professional & Corporate versie ** Enkel Corporate versie Page 29 of 109

30 [Herkenning] tab ** [Paginaindeling vereisten] tab ** [Pagina dekking] tab ** Pagina s kunnen worden geselecteerd die een overeenkomstig woord bevatten. Voor meer informatie over herkenning verwijzen we naar het hoofdstuk Herkenning methodes. Pagina s kunnen worden geselecteerd die bepaalde lay-out instelling (papier formaat, papier oriëntatie) bevatten. Pagina s kunnen worden geselecteerd die een bepaalde hoeveelheid bedrukking hebben. Opmerking: Gescande pagina s kunnen een grijze achtergrond hebben. Met de instelling [White space colour] kunt u bepalen wat moet aanzien worden als de kleur wit. Gescande pagina s kunnen ook grijze randen hebben. Met twee instellingen [Negeer alles in linker/rechter marge] kunt u de linker en de rechter marge negeren bij de berekening van de paginadekking. [Geavanceerde paginaselectie] ** Gebruik de knop [Geavanceerde paginaselectie] om twee of meer van bovenstaande vereisten te combineren in een Unie (OF) of Doornsnede (AND). [Pagina s invoegen] Via de knop [Pagina s invoegen] kunt u in de afdruktaak extra pagina s afdrukken met een zelf ingevoerde tekst. Gebruik de knop [Wijzigen] om de invoegpositie te bepalen van de nieuwe pagina. Nieuwe pagina s kunnen ook ingevoegd worden op een dynamische positie door gebruik te maken van functies in het veld Aangepast. De beschikbare functies kunt u vinden in bijlage 3. ** Dit is vooral handig om bijvoorbeeld de verkoopsvoorwaarden automatisch af te drukken met een recto-verso printer. Met deze instelling kunt u ook een omslag aan een document toevoegen. Om snel een snel een omslag in te voegen, klikt u op de knop [Sjabloon invoegen]. U hebt dan de keuze uit twee vooraf gedefinieerde omslagsoorten. Wanneer u alle gewenste instellingen opgegeven heeft, klikt u op [OK] om het dialoogvenster af te sluiten en de instellingen op te slaan. Indien u de instellingen niet wilt opslaan, klikt u op [Annuleren]. ** Enkel Corporate versie Page 30 of 109

31 Algemeen informatie Met de functionaliteit definieert u een elektronisch bericht dat bij een afdruktaak hoort. U bepaalt de begeleidende en de bijlage. De bijlage is afkomstig van een afdrukopdracht. Vergeet niet de SMTP-informatie in te vullen. In dit gedeelte kunt u instellingen voor de begeleidende opgeven: Afzender: Naam: Antwoord: adres van de afzender Naam van de afzender adres waar antwoord naar toe gezonden wordt Onderwerp: Het onderwerp van het bericht Cc: Bcc: [Bericht bewerken] Een kopie van het bericht naar dit adres Een blinde kopie van het bericht naar dit adres Via deze knop voorziet u de standaard boodschap voor de . Tip: Gebruik de toetscombinatie [Shift]+[Enter] om tekstlijnen aansluitend onder elkaar in te brengen. Gebruik de [Basis Editor met herkenning]** in [Algemene configuratie], [Algemene instellingen] om berichten te personaliseren. ** Enkel Corporate versie Page 31 of 109

32 Bijlage De instellingen in het kader Bijlage hebben betrekking op de eigenschappen van de bijlage van de . De bijlage is het resultaat van uw afdrukopdracht. Verstuur document als: Hier kunt u ervoor kiezen de afdrukopdracht als bijlage bij het bericht toe te voegen. De andere keuzemogelijkheden zijn: Afbeelding en Niet verzenden. Formaat bijlage: Opties: PDF is het standaard formaat. De formaten PDF en TIFF combineren meerdere pagina s van uw document in één bestand. Andere bestandsformaten maken voor elke pagina van u document een aparte bijlage. Als u op de knop [Opties] klikt, wordt er een nieuw dialoogvenster geopend. U kunt verschillende PDFopties instellen. Bij PDF-modus selecteert u de modus. Vervolgens kunt u PDF, PDF/A-1b Compatibel ** of Beveiliging activeren ** selecteren door het desbetreffende selectievakje aan te vinken. Als u PDF/A Compatibel ** aanvinkt, kunt u een legale PDF voor archivering activeren. Dit is compatibel met PDF/A-1b van ISO Door deze optie aan te vinken, verschijnt er een extra tabblad om de metadata via XMP onder te brengen in de PDF. U kunt zelf velden toevoegen en via herkenning de waarden uit het document laten invullen. U kunt kiezen om de compressie te activeren. Met deze optie zult u kleinere PDF-bestanden verkrijgen. Naam bijlage: Met de optie Beveiliging activeren ** kunt u beveiliging inschakelen. Klik op de knop [Beveiligingseigenschappen] om de eigenschappen van de beveiliging op te geven. Op het tabblad File Metadata ** vult u gegevens van de bijlage in. Dit is de metadata van het bestand (DocInfo). De volgende gegevens kunt u hier invullen: Titel Onderwerp Trefwoorden Auteur Ontwerper Deze metadata kan tevens aan de hand van herkenning worden bepaald. Bepaal een vaste of dynamische naam voor de bijlage. Een dynamische naam van de bijlage kan voortkomen uit herkende waarden uit het document. Gebruik hier voor de optie Parameterherkenning onder de keuze van de knop [Toevoegen]. Voor bespreking van de verschillende herkenningsmethodes verwijzen we naar het specifieke hoofdstuk over herkenning in deze handleiding. Leesbevestiging Door dit selectievakje aan te vinken, kunt u de geadresseerde verzoeken een leesbevestiging te versturen. ** Enkel Corporate versie Page 32 of 109

33 Paginaselectie * Bereik Als u op deze knop klikt, wordt er een nieuw dialoogvenster geopend. In dit scherm kunt u bepalen welke pagina s afgedrukt moeten worden. Print&Share kan de paginaselectie maken op basis van het aantal pagina s of op basis van andere vereisten. ** Deze selecties kunnen ook gecombineerd worden. ** Via dit tabblad kunnen we het paginabereik bepalen; m.a.w. welke pagina s afgedrukt moeten worden. Standaard worden steeds alle pagina s afgedrukt. U kunt ook kiezen om uitsluitend: - de eerste pagina af te drukken; - oneven pagina s af te drukken; - even pagina s af te drukken; - de voorlaatste pagina af te drukken; - de laatste pagina af te drukken. Bovendien kunt u uw eigen selectie opgeven. Wilt u bijv. alle pagina s met uitzondering van de laatste pagina afdrukken, dan specificeert u: 1 - SL. Kleurvereiste * Met dit tabblad kunt u een kleurvoorwaarde of kleurvereiste opgeven waaraan voldoen moet worden, voordat de pagina afgedrukt mag worden. U kunt een keuze opgeven waarbij: - de pagina alleen grijstinten mag bevatten - de pagina kleur moet bevatten - het percentage van bedrukking in kleur op de pagina lager moet zijn dan een bepaalde waarde (in %) - het percentage van de bedrukking in kleur op de pagina hoger moet zijn dan een bepaalde waarde (in %). Wanneer u de gewenste instellingen opgegeven heeft, klikt u op [OK]. Indien u de instellingen niet wilt opslaan, klikt u op [Annuleren]. In beide gevallen keert u terug naar het dialoogvenster Profiel. Pagina s invoegen SMTP Via de knop [Pagina s invoegen] kunt u in de extra pagina s meesturen met een zelf ingevoerde tekst. Dit is vooral nuttig om bijvoorbeeld de verkoopsvoorwaarden mee te sturen. Bij een worden de verkoopsvoorwaarden standaard als laatste pagina opgenomen. Om s te kunnen versturen, is het noodzakelijk uw uitgaande server (SMTP-server) in te vullen. De gebruikersnaam en het wachtwoord laat u leeg, behalve als u gebruikmaakt van een eigen server. Als u gebruikmaakt van een Microsoft Exchange Server, dan kunt u ook de poort instellen. Standaard staat deze ingesteld op 25. * Enkel Professional & Corporate versie ** Enkel Corporate versie Page 33 of 109

34 Opmerking Proxy Als u er niet in slaagt een bericht te versturen, kan het zijn dat u geen toegang tot internet krijgt vanwege de proxy-instellingen ** van uw netwerk. Als dit zo is, dan dient u eerst op het tabblad [Algemene instellingen] onder [Algemene configuratie] te bepalen hoe Print&Share verbinding met internet moet maken. Als u op de knop [Bewerken] klikt, verschijnt onderstaand [HTTP]- dialoogvenster voor proxy-instellingen: Kies de Windows proxy instellingen of maak uw eigen instellingen. U kunt in het dialoogvenster volgende instellingen bepalen: Adres en Poort: Validatie vereist?: Login en Wachtwoord: Proxy uitschakelen voor: IP-adres en poort van de proxyserver De instelling bepaalt of de proxyserver een validatie van de gebruiker vooraf vereist. Kies tussen Geef login of Windows-verificatie. Login en Wachtwoord voor validatie bij een proxy-internetverbinding. Voor lokaal verkeer kan de proxy desgewenst uitgeschakeld worden. De HTTP-proxy instellingen voor de functionaliteit, via [ ] tab, [SMTP-instellingen], [Geavanceerd], [Standaard HTTP proxy], [Bewerken] zijn identiek als de HTTP-proxy instellingen van de [Algemene instellingen]. ** Enkel Corporate versie Page 34 of 109

35 Fax * Algemeen Voorblad Met de faxfunctie kunt u faxberichten automatisch vanuit uw afdrukopdracht versturen. Print&Share ondersteunt onder andere Microsoft Fax en Microsoft Fax Server (SBS 2003, Windows Server 2003, enz.). Deze faxsoftware vindt u in Windows onder [Start] -> [Instellingen] -> [Printers en Faxapparaten]. U kunt eventueel een voorblad en bijlage opgeven. De bijlage is afkomstig van de afdrukopdracht. Om de taak met een fax te configureren, selecteert u in het dialoogvenster Profiel het tabblad Kanaalconfiguratie. In dit gedeelte kunt u het voorblad van uw faxbericht instellen: Voorbladsjabloon toevoegen: Sjabloon: Uw naam: Uw fax: Hier kunt u een standaard voorblad toevoegen. Selecteer de sjabloon van uw keuze. Via de knop [Bewerken] kunt u wijzigingen aanbrengen. De naam van de afzender. Uw eigen faxnummer. De overige velden hebben eveneens betrekking op de afzender van het faxbericht. Veel van de informatie zal reeds overgenomen zijn uit de installatie- of registratieprocedure. * Enkel Professional & Corporate versie Page 35 of 109

36 Faxinstellingen Hier bepaalt u de uitvoering van het faxbericht. Faxtoestel: Wacht met nieu...: Faxprefix: Selecteer een geïnstalleerd ondersteund faxapparaat. Wacht om een nieuwe fax te versturen tot de vorige werd verstuurd. Deze eigenschappen hebben betrekking tot de faxsoftware van Microsoft. Eventueel bijv. een 0 voor het kiezen van een buitenlijn. Enable Fax mon.: De faxmonitor van Microsoft tonen bij het versturen van faxberichten. Pagina s invoegen Faxnummer Via de knop [Pagina s invoegen] kunt u in het faxbericht extra pagina s meesturen met een zelf ingevoerde tekst. Dit is vooral nuttig om bijv. de verkoopsvoorwaarden mee te sturen. Bij een fax worden de verkoopsvoorwaarden gewoonlijk als laatste pagina opgenomen. Voor het automatisch detecteren van een faxnummer verwijzen we naar het hoofdstuk Herkenning. Page 36 of 109

37 Bestandprinter Introductie Indeling Bestemming Met de bestandprinter kunt u bestanden van uw afdrukopdracht genereren. Met deze functionaliteit kunt u uw uitgaande documenten gemakkelijk archiveren. Bepaal de indeling van het bestand dat u wilt aanmaken. Print&Share ondersteunt PDF-, EMF-, JPG-, PNG- TIFF- en ASCII ** -indelingen. U kunt kiezen om de compressie te activeren. Met deze optie zult u kleinere PDF-bestanden verkrijgen. Een variant van de PDF-indeling is PDF/A-1b. Deze indeling wordt door ISO :2005 bepaald en wordt veelal als wettelijke archiveringsindeling gebruikt. XMP-metadata kan hierin worden opgenomen. ** De volgende instellingen hebben betrekking op de locatie van de uitvoer, de bestandsnaam en specifieke acties bij het maken van een bestand. Padtype: Pad: Opslaan als: U bepaalt of u het bestand op uw pc/netwerk opslaat of het bestand naar internet uploadt. U kiest dan het protocol. Als u de printopdracht naar het internet wenst te sturen kunt u kiezen tussen FTP en HTTP/HTTPS. Klik op de knop [Bewerken] om de waarden in te geven die nodig zijn voor de toegang tot de internet locatie. Via de knop [Bewerken] kunt het pad bepalen waar u het bestand wenst te plaatsen. Dit kan een vast pad of een dynamisch pad afkomstig van herkenningswaarden uit de afdrukopdracht zijn of dit kan een indirecte adressering bevatten via een databasebestand. In dit laatste geval verwijst de herkende waarde naar het nieuwe opgegeven pad. Verder is het mogelijk om het dialoogvenster [Opslaan als] te tonen als het bestand reeds bestaat. Bestandsnaam:Bepaal een vaste of dynamische 1 naam voor het bestand. Een dynamische 1 naam van het bestand kan voortkomen uit herkende waarden uit het document. Gebruik hiervoor de optie Herkenningsparameter onder de keuzemogelijkheden van de knop [Toevoegen]. Voor de uitleg over de verschillende herkenningsmethodes verwijzen we naar het specifieke hoofdstuk Herkenning in deze handleiding. Wat te doen...: Als er reeds een bestand bestaat met dezelfde naam, dan zijn er verschillende mogelijkheden. U kunt: - het bestand overschrijven; - het bestand niet opslaan; - een unieke bestandsnaam aanmaken; - het dialoogvenster [Opslaan als] weergeven. Eindopdracht: Na het opslaan van een bestand hebt u de mogelijkheid om automatisch een laatste handeling te laten uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld het activeren zijn van een ander programma. Het kan nuttig zijn om een archiveringsprogramma (DMS) het bestand automatisch te laten ophalen ter archivering. ** Enkel Corporate versie Page 37 of 109

38 De keuzemogelijkheden zijn: - Geen: Er wordt geen extra eindopdracht uitgevoerd. - Bestand uitvoeren: Het uitvoeren van een bestand (bewerkingsmodus). Start volgens de bestandsextensie van het betreffende programma op. - Programma opstarten: Hiermee wordt een ander programma opgestart. Druk op de knop [Bewerken] om parameters mee te geven met het opstartcommando. - VBScript uitvoeren: Hiermee wordt een Visual Basic Script gestart. Het meegeven van parameters is ook hier mogelijk. Voorbeeld Papierformaat Pagina s invoegen U kunt bepalen wat het papierformaat grootte is voor het uitvoerbestand. U kunt uit de volgende drie opties kiezen: - Afgedrukt papierformaat: Het formaat is hetzelfde als van het afgedrukte document; - Standaard papierformaat: Het formaat is een standaard papierformaat. De grootte van de figuur zal aangepast worden aan het formaat van het papier. - Aangepast papierformaat: U kunt het formaat zelf opgeven. Via de knop [Pagina s invoegen] kunt u in het bestand extra pagina s invoegen met een zelf ingebrachte tekst. Naast een standaard editor kan MS-Word ook worden geladen voor meer opmaakmogelijkheden. Page 38 of 109

39 E-document ** Introductie Bestandstype Doel XSD Met de functionaliteit e-document kunt u een gegevensbestand aanmaken met gegevens uit uw afdrukopdracht. Deze functionaliteit heeft diverse toepassingsgebieden, zoals: - het maken van een elektronische bestelling uit een afdruk; - ophalen van gegevens uit een afdrukopdracht; - elektronische aangiftes doen; - het maken van een elektronische factuur; Geef het bestandstype op van het bestand dat u wilt aanmaken. Print&Share kan bestanden in Extensible Mark-up Language (XML)-, Commaseparated values (CSV)- en Tekst bestanden (TXT) maken. De karakterset kunt u bepalen met het veld [Encoding]. Aangezien de instellingen van de functionaliteit e-document gelijk zijn aan die van de bestandprinter, verwijzen we naar deze laatste voor de uitleg van de doelvelden. XSD staat voor een XML Schema Definitie. Dit bestand bepaalt welke informatie er opgehaald moet worden voor het elektronische bestand. Met de knop [Bladeren] kunt u een XSD-bestand ophalen. Als het schema eenmaal geladen is, verschijnen de op te halen velden. Via de verschillende [Bewerken]-knoppen, kunt u bepalen hoe en waar de informatie van de afdrukopdracht gevonden kan worden. De knop [Bewerken] verwijst eigenlijk naar de verschillende herkenningsmethodes die beschikbaar zijn in Print&Share. Zie het specifieke hoofdstuk Herkenning voor meer informatie hierover. Bij de installatie van Print&Share werd een voorbeeld XSD-bestand gemaakt (address.xsd). U kunt meer lezen over XSD schema s op de url: Vooraf gedefin. U kunt ook een vooraf gedefinieerd e-documentkanaal gebruiken. Dit resulteert in een binair eopp-bestand. Bij een vooraf gedefinieerd kanaal ligt de herkenningsmethode reeds vast. Als gevolg hiervan kan de knop [Bewerken] niet meer ingedrukt worden. ** Enkel Corporate versie Page 39 of 109

40 Outlook * Introductie Outlook Login Bestemming Kalender Met de Outlook-functionaliteit is het mogelijk automatisch notities te maken in Microsoft Outlook 2003, 2007, Dit kan zowel voor de Outlook-agenda zijn als voor Outlook-taken. Stel u drukt een offerte af. U kunt dan een opvolgingsnotitie automatisch in uw agenda schrijven. Dit kan een vast aantal dagen later zijn na de huidige datum of een datum die op uw document staat. Het document van uw afdrukopdracht kan opgenomen worden in Outlook. Let op: Deze functionaliteit werkt niet voor Outlook Express. De gebruikersnaam en wachtwoord gelden specifiek voor de rechten van de Outlook-gebruikers. Als u zonder extra wachtwoord in uw eigen agenda of de agenda van een collega in het netwerk kunt schrijven, dan mogen deze velden leeg blijven. Als de ingestelde Outlook-rechten u niet toestaan om in de agenda of het takenbeheer van iemand anders te schrijven, dan moet u hier de gebruikersnaam en het wachtwoord opgeven. Probeer het eerst zonder deze waarden in te vullen. Gedeelde gebruiker: Bepaal in welke agenda u wenst te schrijven. Als u in uw eigen agenda wilt schrijven, hoeft u hier niets in te vullen. Outlook-item: U kunt kiezen tussen Kalender, Taken en Nota. Vergadering: Door dit vakje te selecteren, kunt u een uitnodiging sturen naar een specifieke persoon. De uit te nodigen persoon kunt u ook afleiden via herkenning uit de afdrukopdracht. Onderwerp: Locatie: Starttijd: Duur: Categorie: Bijlage: Het onderwerp van het item in de kalender. U kunt een herkenningswaarde uit de afdrukopdracht gebruiken. De locatie waar de afspraak plaatsvindt. U kunt een herkenningswaarde uit de afdrukopdracht gebruiken. Bepaal het tijdstip waarop de afspraak moet plaatsvinden. Via de knop [Parameters] kunt u het tijdstip uit de afdrukopdracht halen. Bepaal hoelang de afspraak zal duren. Ook hier kan via herkenning de duur afgeleid worden uit de afdrukopdracht. Uw afspraken kunt u net als in Outlook onderverdelen in categorieën. U kunt een herkenningswaarde uit de afdrukopdracht gebruiken. Bepaal of het document uit de afdrukopdracht in de kalender opgenomen moet worden. U kunt daarbij de naam van de bijlage bepalen. * Enkel Professional & Corporate versie Page 40 of 109

41 Taak Onderwerp: Het onderwerp van de taak. U kunt een herkenningswaarde uit de afdrukopdracht gebruiken. % voltooid: De vordering van de taak in procenten. Startdatum: Bepaal de begindatum van de taak. Via de knop [Parameters] kunt u het tijdstip herkennen uit de afdrukopdracht. Duur: Prioriteit: Categorie: Bijlage: Bepaal hoelang de taak zal duren. Ook hier kan via herkenning de duur afgeleid worden uit de afdrukopdracht. Selecteer de prioriteit van de taak. Uw taken kunt u net als in Outlook onderverdelen in categorieën. U kunt een herkenningswaarde uit de afdrukopdracht gebruiken. Bepaal of het document uit de afdrukopdracht in de kalender opgenomen moet worden. U kunt daarbij de naam van de bijlage bepalen. Nota Titel: Inhoud: Categorie: De titel van de nota. Deze waarde wordt als de eerste tekstlijn in de nota ingevoerd. U kunt een herkenningswaarde uit de afdrukopdracht gebruiken. De vervolgtekst van de nota. U kunt de tekst verkrijgen via herkenning uit de printopdracht. Opmerking: Om tekst uit verschillende detecties samen te voegen, moet u bij [Resultaat bewerken] het selectievakje [Resultaat combineren] aanvinken. De herkende waarden kunt u via [Alles] per pagina combineren. Opmerking 2: de positieherkenning via [Tekenen] laat niet toe om tekst te combineren. Uw nota s kunt u volgens de Outlook-instellingen onderverdelen in categorieën. U kunt een herkenningswaarde uit de afdrukopdracht gebruiken. Page 41 of 109

42 Lotus Notes ** Introductie Lotus Notes Login Type Met de Lotus Notes-functionaliteit kunt u agenda-items en taken automatisch aanmaken in de gelijknamige toepassing. Stel: u ontvangt een bestelling en dient deze taak door te geven aan een medewerke. Dan zou u met Print&Share de bestelling kunnen afdrukken en via deze functionaliteit de bestelling gelijk kunnen opnemen in de Lotus Notes-taken van de medewerker. Sommige instellingen van de taal kunt u dan vast opgeven. Bovendien kunt u bepaalde waarden detecteren uit de printopdracht. De gebruikersnaam, het wachtwoord en de server kunnen noodzakelijk zijn, afhankelijk van de ingestelde rechten in Lotus Notes voor de betreffende gebruiker. U kunt hier zes verschillende types van Lotus Notes-functionaliteiten bepalen. Deze types zijn: afspraak (appointment), vergadering (meeting), verjaardag (anniversary), volledige dag (all day event), herinnering (reminder), taak (to do). Voor de meeste types zijn de velden bij de tabbladen [Algemeen], [Omschrijving], [Bijlagen] en [Opties] gelijk. Daarom worden ze samen beschreven. Het kan echter zijn dat niet overal dezelfde velden voorkomen. [Algemeen] [Omschrijving] [Bijlagen] [Opties] Onderwerp: Wanneer: Wie: Waar: Categorie: Omschrijving: Bijlage: Type bijlage: Naam bijlage: Andere bijlage: Activeer alarm: Het onderwerp van de informatie die in Lotus Notes opgenomen moet worden. Om gegevens uit de afdrukopdracht te selecteren, kunt u een herkenningsmethodiek gebruiken via de knop [Toevoegen]. De starttijd en de duurtijd van de op te nemen informatie. De knop [Parameters...] gebruikt u om via herkenning de instellingen te bepalen. De Aan- Cc- en Bcc- adressen van personen waarop de Lotus Notes informatie betrekking heeft. De e- mailadressen kunnen via de printopdracht worden ingevuld. De locatie en de kamer van de afspraak. U kunt uw afspraken indelen volgens de beschikbare categorieën van Lotus Notes. De ruime omschrijving van de in Lotus Notes op te nemen informatie. Bepaalt of de printopdracht als bijlage in Lotus Notes moet opgenomen worden. De selectie van de mogelijke type-bestanden voor de bijlagen, bijv. PDF. De afdrukopdracht in Print&Share is standaard de afdruktaaknaam, maar dit kan aangepast worden. Een selectie van eventueel bijkomende bestanden. Het instellen van een alarmsignaal met betrekking tot de betreffende Lotus Notes-informatie. ** Enkel Corporate versie Page 42 of 109

43 Labelprinter Algemeen Papier [Lettertype] [Adresherkenning] Parameter herkenning Vrije herkenning Eigen adres Met de functionaliteit labelprinter kan Print&Share het adres van een correspondent dynamisch herkennen. U drukt bijvoorbeeld een brief af die van het adres voorzien is. In dit kanaal kan Print&Share dit adres dan automatisch herkennen en als etiket afdrukken. Bepaal het formaat van het etiket. Bepaal het lettertype van het etiket. Print&Share kan een adres herkennen via parameterherkenning of via een vrije herkenning. Bij deze eigenschap ligt de focus op het selecteren van een volledige adresblok. Dit vergt een andere benadering dan een normale herkenning voor het vinden van één of meerdere waarden uit een document. Selecteer in het dialoogvenster Herkenning de tab [Typisch] en selecteer de radioknop [Specifieke waarden] met de optie Alles wat correspondeert met de reguliere expressie. * Teken verder een vierkant rond de adresblok door gebruik te maken van de knop [Grenzen] en selecteer de pagina van het document via de knop [Pagina bereik]. De Vrije herkenning is op basis van kunstmatige intelligentie. De voorwaarde is wel dat het adres eruit moet zien alsof het gebruikt zou worden voor een vensterenvelop. Dynamische herkenning is afhankelijk van de weergave van het adres. Omdat deze herkenning niet altijd vlekkeloos verloopt, is dit systeem met enkele herkenbare woorden die typisch zijn voor een adres uitgebreid. Daarom kan Print&Share kijken in een databasebestand met woorden zoals straat, street, rue, laan, blv,... Dit bestand kunt u zelf uitbreiden door woorden toe te voegen in het bestand AddressRecognitionStrings.txt. U kunt de locatie van het bestand vinden door the klikken op [Herkenning adres] in het veld [Bestandspad met validatiewoorden]. U kunt het bestand wijzigen door gebruik te maken van Microsoft Kladblok. Met beide methodes is het mogelijk om uw eigen adres te onderdrukken. [Etiketten op 1 vel] Bepaal met deze instelling hoeveel etiketten op één vel papier mogen afgedrukt worden. Page 43 of 109

44 Herkenning Profielherkenning * Introductie Tijdens het afdrukken van een document zoekt Print&Share naar een specifiek gegeven en bepaalt aan de hand van een vergelijking welk profiel er moet gebruikt worden. Dit proces heet Herkenning. U kunt kiezen uit Vrije herkenning en Parameterherkenning. Bijvoorbeeld: Als Print&Share het woord publicatie in de tekst terugvindt, kan automatisch een profiel gekozen worden om zowel het document af te drukken als een e- mailbericht te versturen naar de redactie van een tijdschrift. Een ander voorbeeld: Print&Share controleert tijdens het afdrukken van een document met de printer of er een specifiek woord in het document voorkomt. Als dat het geval is, dan wordt niet het standaard profiel gekozen, maar een vooraf aangemaakt profiel. Hierbij wordt het document niet alleen naar de printer verstuurd, maar worden er ook een archiveerbare PDF en een bijhorend e-document (XML) met metadata ** aangemaakt. Denk eraan dat als u profielherkenning wenst in te stellen, u een afdrukopdracht naar Print&Share moet sturen. Zonder afdrukopdracht in Print&Share kunnen er namelijk geen parameters ingesteld worden. [Herkenning] Hier wordt bepaald d.m.v. van welk woord of welke parameter het profiel gebruikt of geactiveerd zal worden. Verwerking Als de profielherkenning actief is, wordt telkenmale maar één afdrukopdracht verwerkt. Als meerdere documenten werden afgedrukt verkrijgt u in het basisvenster een vermelding van een wachtrij met de text Documenten wachten op profielherkenning * Enkel Professional & Corporate versie ** Enkel Corporate versie Page 44 of 109

45 Vrije herkenning Het document wordt door Print&Share doorzocht op alle mogelijke e- mailadressen. Afhankelijk van de instellingen worden alle adressen of alleen het eerste adres in het Aan-veld geplaatst. Er kan ook bepaald worden welke adressen in het Cc- en/of Bcc-veld moeten komen. Parameterherkenning * Als u niet wilt dat Print&Share bepaalt welk adres in het Aan-veld komt en welke in het Cc-veld, dan kunt u dit met parameters zelf bepalen. Als uw eigen adres ook op de afdruk voorkomt, kunt u aangeven dat deze niet gebruikt moet worden. Dit doet u met de optie Eigen adres verwijderen. U dient dan wel het adres ingesteld te hebben in de gebruikersinformatie. * Enkel Professional & Corporate versie Page 45 of 109

46 Fax * Faxnummer U kunt herkenning instellen via parameters voor het activeren van de fax of printer. Het instellen van de parameters wordt verderop besproken. * Enkel Professional & Corporate versie Page 46 of 109

47 Print Afdrukherkenning * Met deze eigenschap van Print&Share kunt u bepalen of een afdrukopdracht afgedrukt mag worden. Er wordt een controle uitgeoefend op het voorkomen van een woord in de afdrukopdracht. Taal Taalherkenning ** Aan de hand van de herkenning van sommige woorden die typisch zijn in een taal, bijvoorbeeld invoice, kunnen we detecteren in welke taal een document werd afgedrukt. Aangezien Print&Share pagina s in de afdrukopdracht kan invoegen, kan het handig zijn om de taal van de tekst in het document te herkennen. Zo kunnen bijv. de verkoopsvoorwaarden in de juiste taal toegevoegd worden. De functie Pagina s invoegen kan desgewenst aan deze specifiek gedetecteerde taal verbonden worden. Tip: In the Practical guide kunt u uitleg vinden over de functionaliteit Taalkeuze bericht ( by language detection) die gebruik maakt van de taalherkenning. * Enkel Professional & Corporate versie ** Enkel Corporate versie Page 47 of 109

48 Overige herkenning ** Introductie XML Metadata Herkenningsmethodes De hierboven besproken vormen van herkenning hadden betrekking op de automatische keuze van het juiste profiel, het ophalen van de correspondentieinformatie ( adres, faxnummer, enz.), het bepalen van een voorwaarde om af te drukken of het detecteren van een taal. Dit is echter niet het enige waar herkenning voor gebruikt kan worden. Herkenning kan ook gebruikt worden om een bestand aan te vullen met informatie of om een locatie voor eventuele archivering te bepalen. Hieronder twee voorbeelden: Voor het opbouwen van elektronische bestanden (e-document) kunt u gebruikmaken van de XML-indeling. Om de inhoud van een dergelijk XML-bestand te bepalen, kunt u in Print&Share gebruikmaken van een XSD-bestand (definitiebestand). Dit bestand fungeert als een sjabloon om te bepalen welke waarden opgenomen moeten worden. U kunt per waarde uit het XSD-bestand gebruikmaken van de verschillende herkenningsmethodes, zoals label, positie, lettertype, om de waarden op het document terug te vinden. Na herkenning worden de gevonden waarden in het XML-bestand geplaatst. Het bijhouden van extra informatie van een document (naam, onderwerp, auteur, sleutelwoorden, enz.) kan handig zijn om later een bestand gemakkelijk terug te kunnen vinden. Dergelijke informatie wordt over het algemeen metadata genoemd. De klassieke documentinformatie van een bestand kan beschouwd worden als een vorm van metadata. In het geval van PDF-bestanden worden deze velden door Adobe in PDF-indeling aangeleverd. Print&Share zorgt er automatisch voor dat deze informatie gelijk is. Behalve deze informatie kan een PDF-bestand ook XMP-informatie (Adobe extensible Metadata Platform) bevatten. Dit is een nieuwe manier om metadata onder te brengen in een PDF-bestand. De gebruiker kan bij XMP zelf bepalen welke informatie als XMP-metadata opgenomen dient te worden. Een voordeel van Print&Share is dat informatie van de afdrukopdracht via herkenning automatisch als metadata opgenomen wordt. Print&Share heeft verschillende methodes om informatie uit een afdrukopdracht te herkennen. In het volgende hoofdstuk worden deze methodes in detail besproken. ** Enkel Corporate versie Page 48 of 109

49 Herkenningsmethodes * Lettertype Lettertypeherkenning Print&Share kan op basis van lettertype, grootte van het lettertype of kleur woorden herkennen. Als u ervoor kiest de methode van kleurherkenning te gebruiken, dan biedt Print&Share u de mogelijkheid om na detectie van de betreffende kleur deze te veranderen. Opmerking: In de praktijk blijkt dat het voor kan komen dat een document dat bijvoorbeeld werd opgemaakt in Microsoft Word met woorden van een bepaalde lettertypegrootte (bijv. 16 punten) in een printerdriver een groter lettertype (bijv. 16,5 punten) krijgt. Hierom is het handig om het bereik van lettertypegroottes instellen. Tekstbegin: Lengte: de positie van het eerste karakter om een selectie te maken van het herkende resultaat. de lengte of het aantal karakters voor het geselecteerde resultaat. De waarde -1 staat voor alle gevonden karakters. Page 49 of 109

50 Tekenen Tekenen Met deze herkenningsmethode tekent u een kader rond een gegeven om het te selecteren. Hierdoor verkrijgt u vier coördinaten waarbinnen het gegeven moet liggen. Labels De coördinaten kunnen ook verkregen worden door een woord uit de afdrukopdracht te selecteren. Als u informatie uit formulieren wenst te detecteren, is het verstandig om aanvankelijk een document met een ruime waarde af te drukken. TIP: Windows werkt over het algemeen met een proportioneel lettertype. Dit houdt in dat de letter i minder breed is dan de letter w. Kies dus een woord met voldoende breedte om de coördinaten te bepalen bij deze herkenningsmethode. Selectie U kunt het verkregen resultaat na de herkenning nog extra controleren. Zo kan Print&Share de waarden vergelijken met de typische waarden of patronen. Een selectie van een aantal karakters uit het resultaat is eveneens mogelijk. Type waarden: Tekstbegin: Lengte: een typisch patroon voor de waardecontrole (letters, getallen, EAN-13 barcode, datum...) de positie van het eerste karakter om een selectie te maken van het herkende resultaat. de lengte of het aantal karakters voor het geselecteerde resultaat. De waarde -1 staat voor alle gevonden karakters. Page 50 of 109

51 Positie Positie Deze herkenning is vooral handig als de plaats van het te herkennen woord vastligt in de lay-out van de afdrukopdracht. Bijvoorbeeld bij het afdrukken van een document waar de hoofdstukken steeds dezelfde vorm hebben. Zoekwaarde Info In het veld zoekwaarde kunt u een woord invullen. Print&Share zal de verschillende passende waarden weergeven in een keuzemenu. Door het juiste resultaat te selecteren in het keuzemenu, wordt de positie van het resultaat verkregen. Het verkregen resultaat kan na de herkenning nog verfijnd worden met een selectie van een aantal karakters uit het resultaat. Een selectie van een specifieke pagina is mogelijk met de knop [Paginabereik]. Tekstbegin: Lengte: Herhaling & Afstand: de positie van het eerste karakter om een selectie te maken van het herkende resultaat. de lengte of het aantal karakters voor het geselecteerde resultaat. De waarde -1 staat voor alle gevonden karakters. Wanneer het te zoeken gegeven meerdere keren voorkomt onder het eerste te detecteren gegeven en steeds dezelfde tussenafstanden voorkomen, dan kan het vakje [Wordt herhaald?] aangevinkt worden. De afstand tussen herhalende waarden kunt u bepalen in puntgrootte of pixels. Page 51 of 109

52 Label Label Als de te herkennen informatie steeds voorafgegaan wordt door een titel of omschrijving (label), dan kunt u gebruikmaken van labelherkenning. Opmerking: Label: Als bijvoorbeeld in het document adres: info@winking.be staat, dan kunt u woord adres: als label instellen. Bepaal het te zoeken woord dat als label voor herkenning gebruikt wordt. Het label kan herkend worden door een referentiepositie. Zoeken naar volledige woorden: De zoekwaarde voor het label kan een compleet woord zijn of een deel van de zoekwaarde. Positie t.o.v. label: U kunt instellen waar de te herkennen waarde staat t.o.v. van het label. Dit kan voor, na of onder het label zijn. Index van de waarde: Als er meerdere woorden voortkomen als resultaat, kunt u de rangpositie bepalen. Grenzen: Beperk de plaats waar het label kan voorkomen. Type waarden: Een typisch patroon voor de waarde controle (letters, getallen, EAN-13 barcode, Datum...) Tekstbegin: Lengte: De positie van het eerste karakter om een selectie te maken van het herkende resultaat. Het aantal karakters van het geselecteerde resultaat. De waarde -1 staat voor alle gevonden karakters. Paginabereik: Bepaal een specifieke pagina voor het zoeken naar een label. Page 52 of 109

53 Typische waarden Introductie Deze methode zoekt naar typische patronen of specifieke waarden binnen een document. Specifieke waarden Reguliere expressie Vaste waarde Grenzen Deze methode zoekt naar typische waarden in de tekst, zoals datum, tijd, URL, EAN-13 barcode, enz. Geef een reguliere expressie op om uw resultaat te vinden. U kunt enkele vooraf gedefinieerde waarden selecteren en eventueel wijzigen. Voor een beknopte uitleg over reguliere expressies, zie de website: Zie ook bijlage 4. Zoek naar een door de gebruiker ingestelde waarde. Grenzen: Beperk de plaats waar het label kan voorkomen. Paginabereik: Bepaal een specifieke pagina voor het zoeken naar een label. Page 53 of 109

54 Barcode ** Introductie Het kan zijn dat de afdruk van een document geen bruikbare tekst voor herkenning oplevert voor Print&Share. Dit kan onder andere het geval zijn bij OCR-gescande documenten. Wanneer de afdruk van bijvoorbeeld een PDF-bestand geen text-records aanmaakt in het interne EMF-bestand van Print&Share, kan er toch een alternatieve herkenning worden toegepast. Deze methode zoekt naar barcodes binnen een document en zet de inhoud ervan om in bruikbare tekst. Op deze wijze kan metadata en andere nuttige informatie worden herkend bij een afdruk. Barcodes Reguliere expressie Grenzen De ondersteunde barcodes voor deze functionaliteit zijn: Code128, Code 39, EAN13, EAN8, Interleave 2 of 5, UPCA, UPCE, GS1, Codabar en PDF417. Bepaal een reguliere expressie op om uw resultaat te vinden. U kunt enkele vooraf gedefinieerde waarden selecteren en eventueel wijzigen. Voor een beknopte uitleg over reguliere expressies, zie de website: Zie ook bijlage 4. Grenzen: Beperk de plaats waar het label kan voorkomen. Door een begrenzing kunt u een kleinere barcode gebruiken. Paginabereik: Bepaal een specifieke pagina voor het zoeken naar een label. Tip: De functie FromHere kan ook gebruikt worden in de paginabereik-eigenschappen van een object in de Get More Editor. ** Enkel Corporate versie Page 54 of 109

55 Standaard Introductie Als herkenning geen resultaat oplevert, kan een standaard waarde door de gebruiker bepaald worden. Tekstwaarde Specifieke waarde Bepaal een standaard tekstwaarde als resultaat. De naam van de afdrukopdracht of de huidige datum kan ook verkregen worden wanneer de selectie Specifieke waarde is geselecteerd. Page 55 of 109

56 Resultaat bewerken ** Resultaat bewerken Met Print&Share kunt u een resultaat dat u met herkenning verkregen heeft, opnieuw bewerken. VBScript Hiermee wordt een VBScript opgeroepen om het resultaat te bewerken. Het VBScript kan op een schijfstation of in het profiel bewaard worden. Schijfstation: Profiel: Het VBScript wordt na elk gevonden resultaat opgeroepen vanaf de locatie op het schijfstation. Het VBScript wordt eenmalig opgeroepen vanaf de locatie op een schijfstation. Daarna wordt de code van het script in het profiel opgenomen. Hierdoor kan het script worden doorgegeven met het profiel bij exporteren en importeren. Het script wordt nadien opgeroepen uit het geheugen van uw computer. Ander resultaat Deze optie zal een ander gegeven selecteren dan in eerste instantie gevonden werd. De indirecte adressering of plaatsbepaling wordt door extra horizontale en/of verticale waarden bepaald. De combinatie van beide waarden zal dus de locatie van het resultaat beïnvloeden. Horizontaal: Deze bepaling zorgt voor een relatieve positionering naar het begin of naar het einde van de regel. Verticaal: Volgens de selectie van de horizontale waarde wordt vervolgens een specifieke rij op de pagina geselecteerd. Standaard is dit de eerste of de laatste rij van de pagina. Als derde mogelijkheid kan de positie t.o.v. de locatie van de gevonden waarde bepaald worden door een instelbaar aantal rijen hoger of lager te op te geven. ** Enkel Corporate versie Page 56 of 109

57 Databron Combineren Overige Met deze optie kan men de herkende waarde gebruiken om in een database te zoeken naar een nieuwe waarde. Databron: Via de knop [...] verkrijgt u een dialoogvenster waarin u het type databron kunt selecteren. Dit kan Excel, Access, FoxPro of SQL zijn. Databasekolom: Hier kunt u de kolom in de databron bepalen om te zoeken naar een record in de database. De zoekwaarde is de waarde van de herkenning. Returnkolom: Precieze overeenkomst: Dit is een kolom uit de databron die het resultaat zal afleveren van de zoekopdracht. Er is een exacte overeenkomst tussen de zoekwaarde en de databasewaarde. Niet gevonden resultaten verwerpen: Cache Data: Als in de database geen resultaat wordt gevonden, zal er geen waarde worden gegenereerd. U kunt het caching systeem van de database en/of het beheersysteem indien gewenst uitschakelen. Als de database waaruit u moet zoeken voortdurend wordt aangepast is het beter om Cache Data niet aan te vinken. Het doel van deze optie is om een tekstblok op te nemen via de herkenningsmethode. Horizontaal: neemt alle woorden op dezelfde regel op in het resultaat. Vertikaal: Alles: Opmerking: neemt alle woorden waarvan hun eerste letter precies onder elkaar staan op in het resultaat. neemt alle woorden op als resultaat van de herkenning Een beperking betreffende het zoekgebied kunt u bepalen via de voorafgaande herkenningsmethodiek. U kunt een beperking van het zoekgebied instellen d.m.v. grenzen en/of paginabereik. Het aantal gevonden resultaten wordt als een getal weergegeven. Page 57 of 109

58 Overige ** Overige Het eindresultaat van alle herkenningen of bewerkingen kan in Print&Share nog in een laatste fase aangepast worden. U kunt bijvoorbeeld een getal een andere indeling geven. (bijv ,-). Voor meer informatie zie bijlage 4. ** Enkel Corporate versie Page 58 of 109

59 Get More Editor Inleiding Print&Share biedt u de mogelijkheid om de opmaak van een document te veranderen. De Get More Editor is hier speciaal voor ontwikkeld. Tot de mogelijkheden behoren het invoegen van een watermerk, logo, tekst, slogan, extra gegevens, barcodes, enz. Get More Editor Er zijn twee manieren om de Get More Editor te openen. Via het tabblad Overzicht kunt u een specifiek kanaal in een profiel selecteren. Kies het tweede tabblad en vervolgens bewerken. Icoontje Een andere manier om de Get More Editor te openen, is door op het icoontje in de rechterbovenhoek van het betreffende kanaal te klikken. Kanalenoverzicht Beschikbaarheid U kunt niet bij alle functionaliteiten van Print&Share gebruikmaken van de Get More Editor. Bij een e-documentkanaal bijvoorbeeld is er geen bladspiegel meer beschikbaar, maar uitsluitend het XML-bestand. De Get More Editor kunt u wel gebruiken met de printfunctionaliteit, de bestandprinter en de functionaliteit. Page 59 of 109

60 De Editor De Get More Editor bestaat uit een centraal gelegen werkgebied, een knoppenbalk en een eigenschappenveld met de details van het betreffende onderdeel. Afdrukvoorbeeld Het resultaat van uw opmaakwijzigingen kunt u op het eerste tabblad bekijken. U kunt ook in het algemene overzichtsvenster van Print&Share op het afdrukvoorbeeld dubbelklikken. U krijgt dan een nieuw dialoogvenster waarop het document groter te zien is. U kunt vervolgens eventueel nog meer in- of uitzoomen op het afdrukvoorbeeld. Page 60 of 109

61 Basisobjecten toevoegen Algemeen Selectie Iconen U kunt in de knoppenbalk een icoontje aanklikken om een nieuw object aan de opmaak van het document toe te voegen. De positie kunt u met de muis of de pijltjestoetsen van het toetsenbord veranderen. Elke wijziging wordt automatisch opgeslagen. U kunt de volgorde van de figuren in de opmaak ook wijzigen. U kunt bijvoorbeeld sommige objecten achter de afdrukopdracht plaatsen. U kunt meerdere objecten tegelijk selecteren door deze aan te klikken terwijl u de CTRL- of de SHIFT toets van uw toetsenbord indrukt. Om alle objecten te selecteren, drukt u CTRL+A in. De volgende icoontjes worden hieronder besproken: Logo Figuur Tekstvak Opmerking Pagina indicator ** Rechthoek Cirkel Hiermee voegt u een vooraf gedefinieerd logo in. Het logo kunt u wijzigen via [Algemene Configuratie] en het tabblad [Bedrijfs- en gebruikersinformatie]. Hiermee voegt u een figuur in. U bladert naar een figuur in een map op uw computer en voegt deze in. U kunt instellingen, zoals de grootte, de randbreedte en kleur, nog wijzigen met Print&Share aan de rechterkant van de Get More Editor. U kunt tevens het bereik bepalen. Hiermee stelt u in op welke pagina( s) de figuur moet verschijnen. Hiermee kunt u een tekstvak toevoegen aan uw document. Hiermee voegt u een opmerking in. Dit kunt u doen om bijvoorbeeld een actie aan te kondigen. Met deze optie kunt u een paginanummer, een rolnummer (duplexpagina) of een bladnummer invoegen. U kunt voor de laatste pagina een andere vermelding gebruiken. De laatste te gebruiken pagina kan via deze functionaliteit ook worden bepaald op basis van herkenning. Zonder de laatste pagina te specificeren worden alle pagina s in rekening gebracht van de volledige afdrukopdracht. Hiermee voegt u een rechthoek toe aan het af te drukken document. Zo kunt u bijv. kaders tekenen op een factuurafdruk. Hiermee voegt u een cirkel toe aan het af te drukken document. ** Enkel Corporate versie Page 61 of 109

62 Toevoegen op basis van herkenning ** Introductie De volgende reeks knoppen in de werkbalk hebben betrekking op het invoegen van gegevens of het verplaatsen van informatie op basis van een herkenningsmethode. Een voorbeeld is het plaatsen van een logo van een merk afhankelijk van het product dat op een offerte is opgenomen. De volgende icoontjes worden hieronder besproken: Databaseinformatie Informatie verplaatsen Objecten Tekstobject Met deze optie kunt u aan de hand van een herkende waarde op de afdrukopdracht een nieuwe waarde toevoegen op het document. Stel: u wilt een factuur naar een klant en, maar het adres staat niet op uw document. U kunt dan aan de hand van een klantnummer in een database of Excel-lijst het adres opzoeken en toevoegen aan het document. Deze optie maakt gebruik van een bewerking van het herkende resultaat. Meer informatie hierover vindt u in het voorgaande hoofdstuk Herkenningsmethodes, paragraaf Resultaat, Databron. Met deze knop kunt u informatie op een afdrukopdracht verplaatsen. Stel: u verstuurt een betalingsherinnering naar een klant, maar uw boekhoudsoftware laat andere tekst dan het adres van de klant in het venster van een vensterenvelop verschijnen. In dit geval kunt u de informatie verplaatsen op het document. Na herkenning zet Print&Share een wit kader op de oorspronkelijke plaats van de waarde. U kunt dan de informatie op een andere plaats zetten. Met deze functie verkrijgt u een extra documentje dat u kunt vullen met één of meerdere objecten. Dit documentje (canvas) kunt u dan toevoegen aan de opmaak van het document. U kunt meerdere documentjes klaar zetten en deze van verschillende objecten voorzien. Afhankelijk van de herkende waarden op het document kan dan een van deze documentjes worden opgenomen in het document. U beschikt over meerdere canvasgroottes. Een voorbeeld van een canvas is een handtekening of een foto van de auteur van een document. Met deze eigenschap kan een tekst worden toegevoegd aan de afdrukopdracht. De tekst kan worden samengesteld uit verschillende waarden die telkens aan de hand van een herkenning werd verkregen. ** Enkel Corporate versie Page 62 of 109

63 Barcodes Escape sequenties De barcodefunctie werkt op dezelfde wijze als voorgaande functie. Het verschil is echter dat het resultaat d.m.v. een barcode weergegeven wordt. Er zijn meerder barcodetypes beschikbaar. Bij sommige types moet de weer te geven waarde voldoen aan voorwaarden. Een EAN-13 dient bijvoorbeeld te beschikken over 13 karakters. Als er aan deze voorwaarde niet voldaan wordt, wordt er een melding weergegeven en verschijnt de barcode niet op de afdruk. U kunt tevens een titel voor u barcode bepalen. Met deze eigenschap van de Get More Editor kunt u raw data instructies vóór een printopdracht naar de printer kopiëren. De instructies hebben betrekking op de door de printer ondersteunde PDL (Page Description Languages)-taal. Gebruikte PDL-talen zijn PCL (Printer Command Language) en PJL (Printer Job Language). Deze talen werden ontwikkeld door Hewlett-Packard. Houd er wel rekening mee dat sommige instructies door het Windowsbesturingssysteem gereset kunnen worden bij het versturen van de printopdracht. Overige Introductie Hieronder worden de overige icoontjes van de knoppenbalk besproken. Watermerk Kwaliteitslabel Knippen Kopiëren Plakken Met deze knop kunt u eenvoudig een watermerk toevoegen aan uw afdrukopdracht. U kunt verschillende zaken, zoals tekst, lettertype, transparantie, kleur, enz. instellen via het eigenschappenpaneel aan de rechterkant van de Get More Editor. Let erop dat sommige grijswaarden worden samengesteld door een combinatie van kleuren. Wat op het eerste zicht een grijs (zwart/wit) watermerk lijkt te zijn, kan dus toch een kleurafdruk worden. Met dit icoontje kunt u een vooraf gedefinieerde figuur toevoegen aan de afdrukopdracht. U kunt de figuur wijzigen door de Control-toets (CTRL) in te drukken terwijl u de knop aanklikt. De knoppen aan de rechterzijde van de knoppenbalk zijn respectievelijk knippen, kopiëren en plakken. De werking van deze knoppen is gekoppeld aan het klembord van Windows. Page 63 of 109

64 Overzicht van de objecteigenschappen Introductie Formaat Positie Randen Achtergrond Afdrukbereik Free Space Search ** Tekst Indicatietype Laatste pagina Herkenning Resultaat ** Cacheresultaat Barcodes ** Instellingen worden, afhankelijk van het in te voegen object, aan de rechterrand van de Get More Editor bepaald. Het kan voorkomen dat uw de eigenschappen van de object in het Engels worden weergegeven. Dit is afhankelijk van uw Windows.NET framework. Taal-pakketten van het.net frame 2.0 kunt u vinden via: F64B-4B68-A774-B64ED0C32AE7&displaylang=en. De grootte (hoogte en breedte) van het object in punten uitgedrukt. De positie van het object wordt bepaald door x- en y-coördinaten. U kunt van een object bepalen of er een rand toegepast moet worden. U kunt de breedte en de kleur van de rand bepalen. U bepaalt de achtergrondkleur, de transparantiewaarde (alfa). Via een dialoogvenster kunt u bepalen op welke pagina s het object afgedrukt moet worden (bijv. alle pagina s, de eerste pagina, de laatste pagina, enz.) Met free space search zoekt Print&Share naar een vrije ruimte voor het object op de betreffende pagina. De pagina wordt onderverdeeld in vier kwadranten waaraan u een prioriteit kunt toekennen. De ruimte kan ook afgebakend worden met een instelbare begrenzing. Als het object niet geplaatst kan worden, zal de procedure herhaald worden waarbij het object telkens 10% kleiner gemaakt wordt, tot het object geplaatst kan worden. U kunt van een tekstobject de spatiebreedte, voorgrondkleur, kaderkleur, schaduwinstellingen, tekstuitlijning, tekstrotatie (0-360 ), tekstmarge bepalen. De spatiebreedte kan nuttig zijn om de individuele letters van een tekst af te drukken in voorgedrukte vakjes op formulieren. Indicatietype legt een relatie vast met een teller die betrekking kan hebben op het aantal pagina s, het aantal rollen of duplex pagina s of het aantal gebruikte bladen van de printopdracht. De herkenningsinstellingen om de laatste te gebruiken pagina voor een indicatietype te bepalen. Een barcode of een reguliere expressie in een printopdracht kan bijvoorbeeld een aanduiding zijn voor de laatste pagina van een tellerreeks. De positie van gevonden waarden d.m.v. een herkenningsmethodiek. Het resultaat kan na detectie naar een andere positie worden verplaatst aan de hand van de instelling verplaats resultaat. Zo kan men ook het verkregen resultaat verbergen of vervangen door een Actie voor resultaat in te stellen. Om sneller een verandering te gebruiken, kan het in sommige omgevingen nodig zijn een een caching uit te zetten. U kunt van een barcode type, symboliek (bijv. code 39), titel, lijnhoogte, lijnbreedte, hoek, oriëntatie of automatische grootte instellen. ** Enkel Corporate versie Page 64 of 109

65 Cascades en triggers * Inleiding In dit hoofdstuk bespreken we de invloed van de verschillende kanalen t.o.v. elkaar. Een gedetecteerde status in een kanaal of een specifiek gegeven in een afdrukopdracht kan een signaal afgeven om de werking in het betreffende kanaal te onderbreken en/of de werking van een ander kanaal te starten. Cascades Kanaalvolgorde De functionele werking in de kanalen wordt in Print&Share in volgorde van de kanaalpositie uitgevoerd. De volgorde van de kanalen kan steeds worden aangepast met de pijltjestoetsen op het tabblad [Algemeen] in het dialoogvenster [Profiel]. Cascade Print&Share kan volgens diverse criteria de uitvoering van een functionaliteit in een kanaal tegenhouden of door laten gaan. Het tegenhouden van de uitvoering van een kanaal kan dan de aanleiding zijn om de werking van een volgend kanaal te starten. Van de kanalen die in dezelfde cascadereeks staan, zal maar één kanaal worden uitgevoerd. Het betreft ofwel het eerste kanaal dat aan de opgelegde voorwaarde voldoet, ofwel het volgende kanaal na een fout in het eerste kanaal. Om de cascadewerking in te stellen, klikt u op de knop [Cascade] bij de betreffende kanalen die in dezelfde cascadereeks moeten werken. Binnen één profiel kunnen meerdere cascadereeksen worden opgenomen. Bepaal hiervoor een cascadenummer. * Enkel Professional & Corporate versie Page 65 of 109

66 Triggers Introductie Vereisten Softwaretoepassing ** Om in een cascadereeks een functionaliteit te laten uitvoeren, moet er een voorwaarde worden gespecificeerd. Een dergelijke voorwaarde noemen we een trigger. Voor een trigger zal er een vereiste of een fout aan de basis liggen. Daarom zijn er in het dialoogvenster van de triggers (te openen met de knop [Triggers]) twee tabbladen om enerzijds kanaalvereisten en anderzijds fouten te kunnen specificeren, die niet mogen voorkomen tijdens de werking. Bij de functionaliteiten , fax en printer kunt u triggers bepalen. De triggers verschillen afhankelijk van de functionele mogelijkheden. Er zijn drie verschillende soorten triggers die betrekking hebben op: - de aansturing van Print&Share of de softwaretoepassing ** ; - de inhoud van het af te drukken document en de kanaaluitwerking * ; - de status-returnwaarden van de printer **. Hieronder bespreken we de verschillende mogelijke kanaalvereisten. Een softwaretoepassing die een afdruk maakt, kan indien gewenst een taaknaam aan de afdrukopdracht geven. Indien dit het geval is, kan Print&Share hiervan gebruikmaken om hiermee eventueel een voorwaarde voor een trigger te bepalen. De structuur van de taaknaam kan van toepassing tot toepassing verschillen. Om na te gaan wat de naam van de afdruktaak is, kunt u naar de Get More Editor gaan en het eerste tabblad aanklikken. Softwaretoepassing Naam afdruktaak Microsoft Office Word 2007 Microsoft Word Document1 Microsoft Office Excel 2007 Book 1 (alleen de naam van het werkboek) Microsoft Office Outlook item Crystal Reports 7 Acrobat Distiller Microsoft Office Outlook Memo Style Microsoft Office Outlook Table Style (printstyle gebonden) Seagate Crystal Reports Factuur (naam van het rapport) Myfilename.pdf * Enkel Professional & Corporate versie ** Enkel Corporate versie Page 66 of 109

67 Softwaretoepassing ** U kunt de trigger voor de softwaretoepassing specificeren via de knop [Triggers]. Op het eerste tabblad [Kanaalvereisten] kunt u via de instelling Uitvoeren als documenten door de volgende toepassing afgedrukt wordt: bepalen wanneer het kanaal uitgevoerd mag worden. Standaard bevat Print&Share reeds een aantal vooraf ingestelde voorwaarden, die u kunt aanklikken in een keuzelijst. U kunt deze lijst uitbreiden met de naastliggende knop, waarna u een dialoogvenster krijgt om een reguliere expressie te bepalen. Voor een beknopte uitleg over reguliere expressies, zie de website: Zie ook bijlage 4. ** Enkel Corporate versie Page 67 of 109

68 Zo kunt u als trigger woorden opgeven die wel of niet voorkomen in de afdrukopdracht. Woordherkenning Aantal pagina s Kleur adressen Foutwaarden ** Triggers op basis van de inhoud van een document kunnen eveneens in het tabblad [Kanaalvereisten] worden ondergebracht. Met vrije herkenning controleert Print&Share het volledige document en probeert het woord te vinden. Als het woord gevonden wordt, dan is aan de vereiste voldaan. Een specifieke herkenning is ook mogelijk aan de hand van parameters. Voorbeelden zijn het voorkomen van woorden met een specifiek lettertype, grootte of kleur, een woord van een reguliere expressie, enz. In Print&Share kunt u ook aan de hand van het aantal pagina s in een afdrukopdracht een vereiste bepalen. Zo kunt u bepalen dat de afdrukopdracht een minumum aantal pagina s moet bevatten aan de in- of uitvoerzijde. Het is immers mogelijk om pagina s weg te laten in de opdracht of pagina s er aan toe te voegen. Te weinig pagina s is dan een trigger. Tevens kunt u bepalen dat bijvoorbeeld een maximum aantal pagina s toegestaan wordt. Indien er te veel pagina s zijn, kan het cascadesysteem bijvoorbeeld overgaan naar een andere printer. Met de kleurvereiste kunt u opgeven dat een pagina uitsluitend zwart met zwarte schakeringen mag bevatten. Om kosten te besparen kunt u een bepaalde hoeveelheid kleur in een kleurafdruk toelaten bij een bepaalde printer. Bij een grotere hoeveelheid kleur kan dan in de cascadereeks een goedkopere printer in verbruik gekozen worden. Om een idee te krijgen van de hoeveelheid kleur die een afdrukopdracht bevat, kunt u de hyperlink Toon kleurinformatie van huidig document aanklikken. Houd er rekening mee dat kleurberekening een zeer tijdsintensieve taak is. Een functie specifiek voor de functionaliteit is het controleren op het aantal adressen dat aanwezig moet zijn. Dit aantal kan afzonderlijk worden bepaald voor de Aan-, Cc- en Bccadresseringen. Computers en randapparatuur communiceren onderling met elkaar. Zo kan een computer boodschappen ontvangen over de status van een printer. De computer ontvangt informatie over de aanwezigheid van papier, de status van de printer in het netwerk, de aanwezigheid van toner, enz. Print&Share kan via twee protocollen tussen het besturingssysteem en de randapparatuur dergelijke informatie verkrijgen. We spreken over het SNMP (Simple Network Management Protocol)- en het WMI (Windows Management Instrumentation)-protocol. Zoals eerder vermeld, zal Print&Share in een casacadereeks aan de hand van een trigger van kanaal wisselen. De trigger is het gevolg van het niet voldoen aan een kanaalvereiste of een foutmelding. Note: Een foutmelding kan onderdrukt worden via de rechtermuisknop op een kanaal en het selecteren van het menu [Fouten negeren] in het dialoogvenster van de profiel configuratie. Page 68 of 109

69 SNMP WMI ** SNMP en WMI zijn twee protocollen die zorgen voor het uitwisselen van informatie met o.a. de randapparatuur. SNMP gebruikt de netwerkomgeving en gebruikt daarvoor de netwerkkabel. Een printer aangesloten via een USB-kabel maakt gebruik van het WMI-protocol. U kunt in [Algemene configuratie], [Algemene instellingen] van Print&Share, door gebruik te maken van de instelling Beschikbare methodes voor printerstatusdetectie, instellen of u gebruikmaakt van SNMP, WMI of SNMP en WMI. Elke 30 seconden stuurt Print&Share een verzoek uit om de informatie op te vragen. Het netwerkverkeer kan dus verminderd worden door maar één protocol in te stellen. Printertriggers ** Via de knop [Trigger] en het tabblad [Foutniveau] kunt u de statusmeldingen van de printer instellen. Zo kunt u opgeven dat de mededeling als de toner of het papier bijna op is (wat op zich geen fout is, maar slechts een waarschuwing) toch als foutmelding weergegeven wordt. Als u er dus zeker van wilt zijn dat de afdrukkwaliteit van een groot aantal pagina s goed is als de toner bijna op is, dan kunt u de melding dat de toner bijna op is, veranderen in een foutmelding. Zo kan deze melding een cascadereeks activeren om bijvoorbeeld automatisch een andere printer te kiezen. Een ander voorbeeld is dat er voldoende papier aanwezig moet zijn in de machine om bijvoorbeeld een complete bundel van nietjes te voorzien met de finisherfunctie van de printer. In dit geval kan deze verandering van een gewone melding in een foutmelding een nuttige trigger zijn voor het cascadesysteem. ** Enkel Corporate versie Page 69 of 109

70 Inleiding Geavanceerde profiel eigenschappen Enkele extra eigenschappen zijn beschikbaar in Print&Share om meer complexere oplossingen te maken. Met de geavanceerde profiel eigenschappen kunt u: - documenten, paginabereiken en individuele pagina s sorteren en hercombineren; - seriële workflows bouwen die een sequentie van profielen uitvoeren; - printen met meerdere printers in één kanaal; - condities bepalen voor het automatische start van een profiel. Sorteren en hercombineren Introductie Output Sorteren Deze eigenschap maakt het mogelijk om de inhoud van een printopdracht na het splitsen in meerdere documenten te sorteren en eventueel te hercombineren in één of meerdere documenten. Als u in het profieldialoogvenster het tabblad [Algemeen] selecteert dan kunt u kiezen tussen meerdere output opties. Eén output optie is Elke pagina in document wordt een aparte verzending. Als u deze optie kiest verschijnt er een extra knop. De knop opent het dialoogvenster Verzendopties. Het dialoogvenster bevat drie tab-bladen. De tab [Algemeen] laat ons bepalen hoe we de printopdracht splitsen. U kunt de splitsing van de printopdracht bepalen door: - een vast aantal pagina s; - een paginabereik, te vergelijken met de pagina selectie. Dit is beschreven in het hoofdstuk functies, in het bijzonder bij de uitleg over de printer functionaliteit; - een tekstwaarde gevonden door een herkenning. De waarde kan worden gebruikt worden als indicatie om het document te splitsen. U hebt de mogelijkheid om de indicatie aan te wenden als eerste pagina van het document of voor de pagina volgend op de gevonden waarde. de output selectie zal resulteren in één of meerdere ingeladen document(en) in de Print&Share wachtrij. U kunt het aantal documenten in de wachtrij zien in de rechterbovenhoek van het basisvenster. De documenten kunnen in de wachtrij terechtkomen op een gesorteerde manier op basis van één of meerdere criteria. Selecteer de tab [Sorteren] en maak [Sorteer verzendingen] actief. In dit dialoogvenster kunt u meerdere methodes definiëren om de documenten te sorteren in de wachtrij. Page 70 of 109

71 ...Sorteren Klik op de knop [Toevoegen] om een sorteringscriterium toe te voegen. Door gebruik te maken van de knop [Bewerken] kunt een herkenningswaarde specificeren. Voor meer informatie over herkenning verwijzen we naar het hoofdstuk Herkenningsmethodes. Specificeer de sorteringsvolgorde en het type van informatie (tekenreeks, nummer of datum). Hercombineren Nadat u het document hebt gesplitst en eventueel sorteerde, kunt het document hercombineren. Door deze eigenschap kunt u een groep maken van sommige documenten. Er zijn twee methoden beschikbaar om documenten te hercombineren. - documenten hercombineren op basis van dezelfde inhoud; of - op basis van dezelfde herkenning. Bij de eerste methode moet het resultaat van de herkenning dezelfde waarde bevatten. Bij de tweede mogelijkheid detecteert Print&Share enkel als de herkenningswaarde bestaat. Bijv. als u zoekt naar het label Documentnummer dan Print&Share zal enkel de documenten combineren die een nummer bevatten achter het label, wat het nummer ook is. Page 71 of 109

72 Maak een seriële workflow van profielen Introductie Methode Zoals u kon lezen in het hoofdstuk Handmatig profielen maken en eveneens bij de beschrijving van vorige eigenschap, zijn er meerdere output methodes beschikbaar in Print&Share. Slechts één output-type can worden gebruikt per profile. Als u wenst om meerdere output-types te combineren in één proces of workflow, dan moeten we werken met meerdere profielen. Deze eigenschap maakt het mogelijk om een sequentie van profielen uit te voeren. De werkwijze om een sequentie van profielen uit te voeren is een ingebouwde eigenschap van een Corporate versie van Print&Share. U moet deze niet activeren door een instelling. De sequentie wordt automatisch actief als u passende profielnamen gebruikt. Om profielen in een sequentie uit te voeren moet u dezelfde profielnamen gebruiken met een toevoeging van een plus -teken en een getal. Het getal is bepalend voor de volgorde van de uitvoering van de profielen. Voorbeeld: Mijn profiel Mijn profiel+1 Mijn profiel+2 Als u de uitvoering van Mijn profiel start door [Verzenden] of [Automatisch verzenden & sluiten] dan zal Print&Share automatisch ook de profielen Mijn profiel+1 en Mijn profiel+2 uitvoeren. Alle profielen gebruiken de aanvankelijk originele printopdracht voor hun verwerking. Page 72 of 109

73 Batch printing Introductie Opbouw Wanneer u simultaan wenst af te drukken naar meerdere printers dan kunt u meerdere kanalen in het profiel opnemen met een print functionaliteit. Als men echter moet printen naar een ruim aantal verschillende printers dat groeit het profiel met hetzelfde aantal kanalen en kan dit moeilijk worden om de kanalen te beheren en te combineren met andere kanalen. De eigenschap batch printing maakt het mogelijk om in één kanaal naar meerdere printer af te drukken. Kies of maak een printerkanaal en klik op het ikoon van de printer boven het afdrukvoorbeeld van het kanaal. Dit opent de [Kanaal configuratie]. Als uw Print&Share een Corporate versie is, dan verschijnt het label printer als een hyperlink. Klik p de [Printer] hyperlink om onderstaand dialoogvenster te verkrijgen en voeg extra printer toe door op de knop [Toevoegen] te klikken. Gedurende uitvoering van het profiel zal het kanaal de afdrukopdrachten sequentieel of in batch printen. De printsequentie start met de hoofdprinter en verder komen de andere printers aan bod in volgorde van het overzicht van de batch printers. De WMI- of SNMP informatie van de batch printers wordt niet gebruikt als triggers voor cascades. Page 73 of 109

74 Start Print&Share op specifieke condities Introductie Vrije herkenning Extra condities Opmerking Sluiten Deze eigenschap zal vaak gebruikt worden als [Pagina s worden in één verzending samengevoegd] als output is geselecteerd. Op basis van een uniek woord kan Print&Share stoppen om meerdere printopdrachten te combineren en de verzending te starten. Print&Share Corporate gebruikers hebben enkele extra opties. Als u klikt op de knop [Opties] naast de eigenschap Auto verzenden & sluiten verschijnt een nieuw dialoogvenster. De [Vrije herkenning] dat is beschikbaar voor alle gebruikers. U kunt deze eigenschap eenvoudig aanwenden door een woord in te vullen in het veld [Herkennings-ID] dat voorhanden is op het document. Als u twee of meer worden hebt, dan kan u deze woorden scheiden met een ; - karakter. Er zijn vier extra methodes beschikbaar die de ingeladen documenten automatisch kunnen versturen. Parameterherkenning Met deze optie beschikt u over verschillende mogelijkheden om te zoeken naar unieke woorden. We verwijzen naar het hoofdstuk Herkenningsmethodes. Herkende waarde is verschillend t.o.v. de vorige afdruk Als de gevonden herkenning in de nieuwe printopdracht verschillend is van de laatst printopdracht in de wachtrij, dan worden alle ingeladen printopdrachten (uitgezonderd de nieuwe) naar de output verzonden. U kunt ook printopdrachten negeren als de herkenning niet werd gevonden. Time-out is opgetreden na het ontvangen van de laatste afdruk Als u geen triggerconditie krijgt om een printopdracht automatisch te versturen, dan kunt u gebruik maken van een tijdsconditie. Deze eigenschap zal Print&Share starten wanneer een time-out zich voordoet na het ontvangen van het ontvangen van een laatste printopdracht. Aantal printopdrachten in wachtrij De verzending wordt gestart als een aantal geladen printopdrachten groter of gelijk is aan een specifiek aantal. Dit wordt enkel gecontroleerd bij het ontvangen van een nieuwe printopdracht. Als u geen opties specificeerde, dan zal Print&Share automatisch alle ontvangen printopdrachten één per één onmiddellijk verzenden naar de output. De laatste optie [Sluit Print&Share na automatisch verzenden] zal de toepassing afsluiten na het versturen van printopdrachten naar de output. Page 74 of 109

75 Serverversies * Introductie Inleiding Als u over de serverversie van Print&Share beschikt, dan kunnen meerdere gebruikers er mee werken. Het gebruik en de functies van de serverversie van Print&Share zijn afhankelijk van het Windows-besturingssysteem en de configuratie. Zo kan Print&Share als een gedeelde printerdriver in een netwerk fungeren of werkzaam zijn binnen een remote access -systeem waarbij men software bedient met thin clients (Terminal Server of Citrix). Remote Access-configuratie Installatie Bij deze opstelling wordt Print&Share geïnstalleerd op een server voorzien van een Windows-server beheersysteem (bijv. Windows Server 2003, 2008). De gebruiker werkt via Microsoft Terminal Server of Citrix waarbij de toepassingen op de centrale server staan. Print&Share wordt niet gedeeld en is beschikbaar voor alle gebruikers. Page 75 of 109

76 Rechten Configuratie Concurrent users Default Printer Om afdrukopdrachten te verwerken, dient Print&Share te beschikken over een tijdelijke map en sub-mappen die voor alle gebruikers toegankelijk is. De installatieprocedure van Print&Share zorgt hiervoor. Deze map is standaard: C:\Windows\temp. Het is raadzaam via het rechtenbeheer van het beheersysteem te controleren of elke gebruiker bestanden kan aanmaken in deze map. Met deze versie van Print&Share zijn er geen extra configuratie-eisen aan de toepassing. De installatie van Print&Share op het besturingssysteem is hier te beschouwen als die van een gewone printerdriver. Print&Share zal met een client-configuratie werken, wat betekent dat elke gebruiker over zijn eigen profielen kan beschikken. De activeringscode van de serverversie is bepalend voor het aantal mogelijke gebruikers. In een Remote Access-configuratie worden de gebruikerslicenties beschouwd als concurrent users. Dit wijst op het aantal gebruikers dat simultaan gebruik kan maken van Print&Share. In een Remote Access-configuratie, vooral met gebruik van de Microsoft Terminal Server, hoeft u de standaard printer niet te behouden. De serverversie van Print&Share biedt via de [Algemene configuratie], het tabblad [Algemene instellingen] de mogelijkheid om na een tijdsinterval Print&Share zichzelf als standaard printer te laten instellen. Page 76 of 109

77 Gedeelde printerdriver Installatie Bij deze instelling wordt Print&Share geïnstalleerd op een server. De driver wordt gedeeld en is voor alle gebruikers beschikbaar. Print&Share wordt op lokale pc s als netwerkprinter of als printer die verbonden is met een andere computer geïnstalleerd. * Enkel Professional & Corporate versie Page 77 of 109

78 Configuratie Als u beschikt over een activering van de Print&Share-server en u de driver deelt, dan krijgt u een extra dialoogvenster te zien waarin u instellingen kunt specificeren. Aangezien een printerdriver printopdrachten gebruikersgebonden verwerkt, moet Print&Share met onderstaand dialoogvenster de verbinding maken tussen de computer van de gebruiker waarop de gedeelde Print&Share staat en de aansturende gebruikers. Klik op de knop [Wijzigen] en selecteer vervolgens [Algemene configuratie] om naar het tabblad [Delen] te gaan. Bepaal hier de gebruiker waarmee Print&Share wordt opgestart: - [Gebruiker Automatisch detecteren] Print&Share probeert zich automatisch af te stemmen. - [Gebruiker die het document afgeprint heeft] Met deze instelling wordt de Print&Shareserverversie afgestemd op de aansturende gebruiker. - [Ingelogde gebruiker] Hiermee verwerkt P&S de printopdrachten die behandeld kunnen worden door de ingelogde gebruiker waaronder Print&Share actief is. - [Specificeer gebruiker] Hiermee verwerkt P&S de printopdrachten afkomstig van een gespecificeerde gebruiker. Opmerking: Uit voorgaande kunt u afleiden dat Print&Share niet functioneert als een service op een server, maar als een applicatie. Een user moet dan ook ingelogd zijn om de printopdrachten (gebruiker gebonden) te kunnen behandelen. Page 78 of 109

79 Named users Profielen Print&Share werkt in een gedeelde configuratie met named users. Concreet houdt dit in dat de gebruikers die Print&Share willen gebruiken bij Print&Share aangemeld moeten zijn. Druk op de knop [Toevoegen] om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Het maximale aantal gebruikers is afhankelijk van uw aankoop. Aangezien Print&Share door alle gebruikers gedeeld wordt, zijn de profielen voor elke gebruiker hetzelfde. Interactie van de gebruiker met Print&Share is met deze opstelling niet mogelijk. De profielen worden geconfigureerd terwijl de instelling automatisch verzenden & sluiten aangevinkt is. Monitor Er kan op elke client-pc een extra monitor geïnstalleerd worden om de verwerking van de printopdrachten van Print&Share op de server te volgen. De monitor zal automatisch naar de gedeelde Print&Share in het netwerk zoeken. Page 79 of 109

80 Nuttig om te weten Aanvullende informatie Marges Gebruikers & activering Internetverbinding Elke printer heeft een fysieke marge waarbinnen niet getekend kan worden. Deze marge verschilt van printer tot printer. Aangezien Print&Share meerdere en verschillende printers in één profiel kan aansturen, is het niet verstandig om een standaard marge in te stellen in Print&Share. Standaard wordt daarom in Print&Share de marge op 0 mm geplaatst. Verschillende softwareprogramma s behandelen de margeproblematiek op verschillende manieren. Enkele voorbeelden: - Microsoft Word bepaalt zelf de marge voor een brief en deze marge is altijd groter dan die van de printer. - Mindjet Mindmanager is een grafisch programma en probeert de maximale grootte van een pagina optimaal te benutten. Daarom vraagt deze software vóór de afdruk de marge op in de printerdriver en zoomt dan de afdruk maximaal naar deze oppervlakte. Aangezien in Print&Share de marge standaard op 0 mm staat, zal een softwareprogramma dat werkt zoals in het tweede voorbeeld, automatisch zoomen naar de volledige oppervlakte van het papierformaat. Wanneer dergelijke software iets tekent op de uiterste randen is dit niet zichtbaar op de afdruk vanwege de fysieke marge. Als u hier een oplossing voor nodig heeft, dan kunt u toch een marge instellen. Deze kan per kanaal ingesteld worden. Een ander profiel met dezelfde printer maar met een andere marge, kan in een dergelijke situatie dus de oplossing zijn. Print&Share wordt per gebruiker geactiveerd. Wanneer uw Windows-besturingssysteem is ingesteld om met meerdere gebruikers in te loggen, dan moet u de activering van Print&Share meerdere keren uitvoeren. U kunt hiervoor wel dezelfde activeringscode gebruiken. Als u er niet in slaagt een bericht te versturen of uw versie van Print&Share te activeren, kan het zijn dat u geen toegang heeft tot internet vanwege de proxy-instellingen van uw netwerk. Om te controleren of internet beschikbaar is voor Print&Share, klikt u met de rechtermuisknop op het Print&Share-icoontje klikken en kiest u het snelmenu [Informatie]. De melding Activeringsserver is beschikbaar gevolgd door het woord Nee of zonder meer, is een aanduiding voor een probleem met een internetverbinding. Bij [Algemene Configuratie], [Algemene instellingen] kunt u bepalen hoe Print&Share verbinding met internet moet maken **. ** Enkel Corporate versie Page 80 of 109

81 Tips Denkwijze Stappenplan Het is niet altijd eenvoudig om complexe afdrukproblemen op te lossen. Bepaalde handelingen kunnen nodig zijn; soms moeten bijvoorbeeld documenten gesplitst worden, moeten pagina s onderdrukt worden of moeten pagina s aan de afdrukopdracht toegevoegd worden. Met deze tips wordt u geholpen een bepaalde denkwijze of methodiek aan te leren om vlot tot een profiel te komen met een oplossing. Stap 1 Moeten alle taken van het profiel altijd worden uitgevoerd? - Ja, ga naar stap 2. - Nee, er is een cascadesysteem nodig in het profiel. Bepaal de volgorde en/of prioriteiten van de kanaalfunctionaliteiten. Stap 2 Kunnen de verschillende afdruktaken door de printer in één keer uitgevoerd worden? M.a.w. zijn de afdrukinstellingen identiek? - Ja, het afdrukken kan uitgevoerd worden met één kanaal, ga naar stap 3. - Nee, u moet gebruikmaken van meerdere kanalen. Stap 3 Moeten alle pagina s afgedrukt worden? - Ja, ga naar stap 4. - Nee, gebruik de knop [Paginaselectie]. Stap 4 Wilt u extra pagina s toevoegen aan de afdrukopdracht? - Ja, gebruik de knop [Pagina s invoegen]. - Nee, ga naar stap 5. Stap 5 Wilt u extra gegevens of objecten toevoegen aan de afdrukopdracht? - Ja, ga naar stap 6. - Nee, ga naar 7. Stap 6 Verschillen de objecten naar gelang de inhoud van het document? - Ja, maak gebruik van de Get More Editor en gebruik de volgende knoppen voor: - Grafische objecten - Tekstobjecten - Databasegegevens - Barcodeobjecten - Nee, maak gebruikt van de Get More Editor en voeg statische informatie toe. Stap 7 Einde Page 81 of 109

82 Softwareswitches Introductie GDI rendering Alternative Glyph index Fix negative coordinates Register assemblies Print&Share heeft enkele softwareswitches ter beschikking die in bijzondere situaties gebruikt kunnen worden. Alleen de softwareswitches die nuttig zijn voor directe ondersteuning worden hier besproken. De softwareswitches kunt u openen via de rechtermuisknop op het Print&Shareicoontje en het menu Informatie. In het dialoogvenster dubbelklikt u op het logo van Print&Share, terwijl u de CTRL-knop indrukt. De switch Use Print&Share GDI rendering is standaard actief. Dit is een betere rendermethode dan de ingebouwde metafile rendermethode van Microsoft. Met deze instelling verkrijgt u een zuiverdere rand van de tekst en de figuren (anti-aliasing of anti-kartelvorming) Schakel deze switch uitsluitend uit wanneer uw weergave veel te klein is. Deze instelling is van toepassing op alle profielen. De switch Use alternative Glyph index to Char is standaard actief. Schakel deze switch uit als de tekst op uw afdrukopdracht andere karakters bevat dan het originele document. U dient de afdrukopdracht opnieuw op te starten. Deze instelling is van toepassing op alle profielen. De switch Fix negative coordinates on metafiles is standaard inactief. Een bladspiegel wordt doorgaans opgebouwd uit positieve coördinaten. In uitzonderlijke gevallen tekenen programma s hun bladspiegel met negatieve coördinaten en is de bladspiegel daarbij ook negatief gespiegeld. Sommige commando s worden daarbij niet goed ondersteund door de printerdriver. Deze switch kan dit probleem verhelpen. Deze instelling is van toepassing op alle profielen. Als vanwege het rechtenbeheer in het Windows-beheersysteem sommige DLL s niet geregistreerd kunnen worden, dan kunt u met deze knop een extra registratie uitvoeren. Als Print&Share bijvoorbeeld geen PDF-bestanden lijkt aan te maken of niet in Microsoft Outlook kan schrijven, is dit een mogelijke oplossing. Page 82 of 109

83 Bijlage 1: Beschrijving van de eigenschappen Afdrukken Afdrukken vanuit verschillende invoerlades De afdrukfunctie is de standaard en meest gebruikte functie van Print&Share. Een afdruktaak vanuit een applicatie blijft een afdruktaak voor Print&Share. Alle standaard stuurprogramma-eigenschappen voor de MFP worden ondersteund. Specifieke Ricoh-functies van de MFP, zoals een extra overlay in de MFP, worden niet ondersteund. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan een afdruktaak opsplitsen en verschillende invoerlades gebruiken voor bepaalde onderdelen van de afdruktaak. Bijvoorbeeld: pagina 1 van de afdruktaak moet vanuit lade 1 afgedrukt worden; pagina 2 vanuit lade 2; pagina 3 vanuit de handinvoer; etc. Productversie: Lite Professional Corporate Dynamische pagina definitie Definieert de pagina instellingen per paginabereik. Papierbron, Papierformaat **, Oriëntatie ** en kleur ** kunnen worden ingesteld per pagina. Productversie: Lite Professional Corporate ** Taalkeuze bericht Faxverzending LAN-fax Bestandprinter Deze functie converteert de afdruktaak in een bericht. De gebruiker kan een algemeen bericht instellen (onderwerp, tekst, extra adressen). De afdruktaak zal in de vorm van een automatisch gegenereerd PDF-bestand of afbeelding verschijnen, welke aan het bericht als bijlage wordt toegevoegd. Het adres kan automatisch opgehaald worden door een herkenningswaarde van de afdruktaak. Productversie: Lite Professional Corporate Dit is de uitgebreide functie, waarbij de gebruiker een algemeen e- mailbericht kan instellen afhankelijk van de taal. De taalkeuze voor het algemene bericht kan plaatsvinden aan de hand van de herkenningswaarden van de afdruktaak. Productversie: Lite Professional Corporate De faxfunctie converteert de afdruktaak in een faxverzending. De ondersteunde faxsoftware is Microsoft Fax en Microsoft Fax Server. Het faxnummer kan automatisch worden opgehaald door een herkenningswaarde van de afdruktaak. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share communiceert automatisch met Ricoh LAN-fax. Het faxnummer kan automatisch worden opgehaald door een herkenningswaarde van de afdruktaak. Productversie: Lite Professional Corporate De functie bestandprinter zet de afdruktaak om in een bestand. De ondersteunde bestandstypes zijn: pdf, bmp, jpg, emf tiff. De bestandsnaam en het pad kunnen automatisch worden opgehaald door herkenningswaarden van de afdruktaak. Productversie: Lite Professional Corporate Page 83 of 109

84 ASCII Afdrukbestand Outlook Lotus Notes Automatische profielselectie Extra pagina's invoegen Pagina s invoegen op dynamische posities Extra pagina's via Taalkeuze invoegen De functie bestandprinter zet de afdruktaak met proportionele lettertypen om in een ASCII bestand. Dit is een nuttige eigenschap om bestanden voor te bereiden voor Ricoh Transform. De bestandsnaam en het pad kunnen automatisch worden opgehaald door herkenningswaarden van de afdruktaak. Productversie: Lite Professional Corporate De Outlookfunctie biedt de mogelijkheid om een afdruktaak als bijlage in de agenda- of taakfunctionaliteit van Outlook 2003/2007 op te slaan. U kunt parameters zoals onderwerp, categorie, datum, tijd, duur, % voltooid, locatie, etc. ophalen via de herkenningswaarden van de afdruktaak. Productversie: Lite Professional Corporate Met deze functionaliteit kunt u agenda-items en taken automatisch aanmaken in Lotus Notes. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan met deze functionaliteit automatisch het juiste profiel selecteren op basis van de inhoud van de afdruktaak. Print&Share ondersteunt vrije tekstherkenning en herkenning gebaseerd op een aantal specifieke parameterwaarden. Productversie: Lite Professional Corporate U kunt met Print&Share extra pagina's toevoegen aan de originele afdruktaak (bijvoorbeeld de voorwaarden die op de achterkant van facturen geprint zijn, of als laatste pagina in het geval van elektronische facturen via ). U kunt één of meerdere afzonderlijke pagina's invoegen, maar het kan ook een template van pagina's zijn (bijv. een kaft aan de voor- en achterkant van het document). Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan dynamisch extra pagina s in de originele printjob invoegen om bijvoorbeeld vooraf te gaan aan nieuwe hoofdstukken. Productversie: Lite Professional Corporate Dit is de uitgebreide functie van het invoegen van extra pagina's. De tekst voor bijvoorbeeld voorwaarden op de achterkant van facturen kunnen variëren, afhankelijk van de taal van de factuur. De specificatie van een standaard stukje tekst is mogelijk in het zeldzame geval dat de taal niet herkend werd. Productversie: Lite Professional Corporate Page 84 of 109

85 Extra bijlagen aan toevoegen SNMP- & WMImeldingen en triggerpunten Kanaalvereisten Cascading op correspondent Cascading op SNMP & WMIinformatie Cascading op clicks Cascading op kleur U kunt met Print&Share op een dynamische manier extra bijlagen aan een e- mail toevoegen. Naast de PDF-bijlage van de originele afdruktaak, kan Print&Share ook extra bijlagen - gebaseerd op herkenningsparameters - aan de toevoegen. Bijvoorbeeld: u kunt automatisch een productbrochure in PDF-formaat - welke in overeenstemming is met het gespecificeerde product op de aanbiedingsfolder - aan een toevoegen. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan SNMP- en/of WMI-statusinformatie van de MFP weergeven in het statusgebied van het kanaal. Productversie: Lite Professional Corporate U kunt in Print&Share via een kanaal een aantal vereisten opgeven voordat het kanaal de afdruktaak verwerkt. De vereisten zijn afhankelijk van de functionaliteit. Bijvoorbeeld: de taak alleen afdrukken als deze geen kleur bevat; de taak alleen afdrukken als Print&Share een bepaald aantal pagina's telt; de taak alleen afdrukken vanuit Microsoft Outlook; alleen verzenden als Print&Share een bepaald aantal adressen telt; etc. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan de snelste en/of goedkoopste manier vinden van het verzenden van de afdruktaak naar de ontvanger. Indien Print&Share geen kan verzenden, kan de software proberen om een het via fax te verzenden. Indien er geen faxnummer is, zal het cascadesysteem overschakelen op het afdrukken van de afdruktaak. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan gebruik maken van de SNMP- en/of WMI-statusinformatie of de MFP en deze informatie gebruiken om keuzes te maken. Specifieke statusinformatie (waarschuwingen, fouten) of de MFP kan het cascadesysteem in werking stellen. Bijvoorbeeld: de MFP-melding 'toner bijna op' kan ingesteld worden als trigger voor het overschakelen naar een andere MFP. Productversie: Lite Professional Corporate Het cascadesysteem van Print&Share kan een trigger creëren die gebaseerd is op het aantal pagina's dat moet worden afgedrukt. Bijvoorbeeld: als de afdruktaak meer dan 20 pagina's of 20 kopieën bevat, stuur de afdruktaak dan door naar een specifieke printer. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan de opmaak van een afdruktaak controleren. Indien de afdruktaak kleur bevat, dan kunt u een kleurentrigger instellen. Bijvoorbeeld: indien de afdruktaak kleur bevat, druk dan af op MFP 1; indien de afdruktaak alleen zwart-witgegevens bevat, druk dan af op MFP 2. Productversie: Lite Professional Corporate Page 85 of 109

86 Cascading op applicatie Afdruktaak in verschillende verzendingen opsplitsen Meerdere pagina s per blad Afdrukken combineren Auto. deselecteren van pagina s met te weinig bedrukking Met behulp van de naam van de afdruktaak, kan Print&Share een afdrukapplicatie herkennen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor het reduceren van uw afdrukkosten. Bijvoorbeeld: indien u een wilt afdrukken, dan kan het bericht in zwartwit afgedrukt worden. Doorgaans worden dit soort afdruktaken gewoon in kleur afgedrukt vanwege de blauwe hyperlinks en gekleurde logo's van de . In dat geval kunt u een trigger instellen op de applicatie Outlook. Productversie: Lite Professional Corporate Een afdruktaak die bijvoorbeeld verschillende brieven bevat, kan in verschillende verzendingen worden gesplitst. Denk bijvoorbeeld ook aan accountoverzichten voor een ERP-verzoek. Deze functie maakt het gemakkelijk om automatisch alle accountoverzichten via of fax te verzenden (zelfs via het cascadesysteem). Productversie: Lite Professional Corporate Deze instelling laat u toe meerdere pagina s op 1 blad uit te printen. Productversie: Lite Professional Corporate Twee of meer afdruktaken kunnen in één uitvoer worden gecombineerd. Deze functie kan bijzonder handig zijn wanneer u meerdere hardcopies in een PDFbestand wilt combineren of tot één boekje wilt combineren. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan automatisch pagina s deselecteren als de bedrukking minder is dan een vooraf ingesteld minimum bedrukking. Het papierformaat, de oriëntatie en kleur kunnen ook gebruikt worden als trigger. Productversie: Lite Professional Corporate Combineer pagina-inhoud Verwijder witruimte Verwijderen tekst Quick edit Print&Share kan meerdere pagina's op één vel papier combineren. Dit wordt Wit ruimte samenvoeging genoemd, omdat het de hoeveelheid papier van een afdruktaak vermindert. Dit is beter voor het milieu. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan de wit-ruimte tussen tekst verwijderen om papier te besparen Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan vaste tekst verwijderen bijv. handtekeningen Productversie: Lite Professional Corporate Met de Quick edit kan de gebruiker vanuit hoofdscherm enkele basisinstellingen van het kanaal wijzigen. Dit is enkel voor de huidige printjob. Productversie: Lite Professional Corporate Get More Editor Basic Met de Get More Editor kan de gebruiker basisobjecten invoegen zoals watermerken, teksten, logo's en extra berichten. Productversie: Lite Professional Corporate Page 86 of 109

87 Get More Editor Advanced Met de uitgebreide eigenschappen van de Get More Editor kunnen gebruikers tevens de volgende objecten invoegen: - samengestelde barcodes; - foto- en tekstafbeeldingen; - opnieuw opmaken van waarden (bijv. 1,000 omzetten naar 1.000,-); - extra velden uit databases; - objecten plaatsen op vrije ruimte (free space search). U kunt tevens tekstobjecten in de compositie vervangen. Dit is allemaal gebaseerd op de herkenningswaarden van de afdruktaak. Productversie: Lite Professional Corporate Free Space Search Dynamische uivoer archiveren FTP, http, https uploads Proxy internetverbinding DMS compatibel Legale PDF/A XML e-documenten Uitgebreide XML e-documenten Activeer het automatisch plaatsen van een object in de vrije ruimte op een pagina in de Get More Editor. Product version: Lite Professional Corporate Print&Share kan een dynamisch pad en bestandsnaam voor archivering generen. Het pad en de bestandsnaam kunnen opgehaald worden door de herkenningswaarden van de afdruktaak. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan de bestanden naar het Internet verzenden. De beschikbare bestandtypes voor uploaden zijn: FTP, HTTP en HTTPS. Productversie: Lite Professional Corporate Internetverbinding is beschikbaar via proxy. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share is compatibel met documentmanagementsystemen die ondersteund worden door Scan&Share, NSI Autostore en DigiDocFlow. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share kan een legale PDF/A-1b (ISO :2005) creëren. Metadata (XMP, PDF-bestand en bestandsinformatie) kan ingevoegd worden door middel van herkenning. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share creëert eenvoudige XML-bestanden die gecontroleerd worden door XSD-bestanden. Productversie: Lite Professional Corporate Print&Share creëert XML-bestanden met herhaalde groepen die gecontroleerd worden door XSD-bestanden. Bijvoorbeeld: XML-metadata voor documentmanagementsystemen (DMS). Productversie: Lite Professional Corporate Page 87 of 109

88 Eindtaken & VBA Script PDFbeveiliging Profielbeveiliging Logboek & bewaking Print&Share kan eindtaken uitvoeren na het uitvoeren van zijn reguliere taken in het profiel. De eindtaak kan een commando zijn voor het opstarten van een bepaald programma, een beroep doen op een functie of een VBA-script ophalen (Visual Basic for Applications). Bijvoorbeeld: een eindtaak is vereist om informatie naar Excel te verzenden. Productversie: Lite Professional Corporate Deze functie maakt het mogelijk om PDF-documenten te beveiligen met een wachtwoord. Productversie: Lite Professional Corporate Deze functie maakt het mogelijk om Print&Share-profielen met een wachtwoord te beveiligen. Productversie: Lite Professional Corporate Deze functie creëert logboekbestanden van alle communicaties. U kunt afzonderlijke logboeken voor de functies , fax, bestandsprinter, e- Documenten en labelprinter maken. Productversie: Lite Professional Corporate Page 88 of 109

89 Lite Professional Corporate Print&Share Bijlage 2: Overzicht eigenschappen per versie Print&Share Features Printen Printen vanaf verschillende papierlades Dynamische pag. Definitie (kleur, oriëntatie, formaat) met PDF bijlagen + adres detectie met specifiek adres detectie bericht met taal selectie Microsoft fax transmissies Ricoh - LAN Fax automatische nummervorming File Printer MS-Outlook taken + kalender + notas Lotus Notes taken + kalender Automatische Profile Selectie Invoegen Extra Pagina s Manuele Pagina Selectie en Deselectie Autom. deselec. van pagina s met te weinig bedrukking Autom. pagina selectie op basis van papierformaat Autom. Pagina selectie op basis van de oriëntatie Autom. Pagina selectie met Paginabereik functies Autom. Pagina selectie met condities en sub-condities Invoegen Extra Pagina s op basis van de taal Invoegen Extra Bijlagen in SNMP & WMI berichten Kanaal Vereisten Cascade op Correspondentie Cascade op SNMP & WMI informatie Cascade op Clicks Cascade op Triggers op kleur Cascade op Toepassingen Splitsen van printjob in aparte transmissies Meerdere pagina s per blad Combineren van afdrukken ECO: Combineer pagina-inhoud ECO: Verwijderen wit-ruimte tussen teksten ECO: Verwijderen tekst ( handtekening, voetnota) ECO: Beperking van afdruk op x antwoorden ECO: Eenvoudig omschakelen tussen ECO kanalen ECO: Eenvoudig combineren van ECO eigenschappen Page 89 of 109

90 Lite Professional Corporate Print&Share Print&Share Features Quick edit Get More Editor - Basic Get More Editor - Advanced Invoegen van extra Database velden Invoegen Barcodes Lezen Barcodes Invoegen van Objecten Free Space Search Vervangen van Tekst Objecten Archiveren met dynamisch Output FTP- http & https uploads Proxy Internet Connectie Ruime DMS compatibiliteit Legale PDF/A-1b PDF Beveiliging Legale PDF/A XMP Metadata XML e-documents Uitgebreide XML e-documents Eind Taken & VBA Script Profiel Protectie Profiele Lussen Verschillende marges per zijde van het document Log & Monitoring Page 90 of 109

91 Bijlage 3: Invoeg functies voor pagina s ** Inleiding BeforeJobs BetweenJobs InJob Complete- Booklet De functies hieronder kunnen gebruikt worden om nieuwe pagina s in de printopdracht op een dynamische positie in te voegen. De functies dienen gebruikt te worden in combinatie met de optie [Aangepast]. Printopdrachten die in P&S gecombineerd worden tot één printopdracht kunnen nu vóór de printopdrachten pagina s ingevoegd krijgen. Door deze functie kan een boekje dat is opgebouwd uit verschillende printopdrachten nu een nieuwe pagina krijgen vóór elk nieuw hoofdstuk. Functie: BeforeJobs De functie werkt zonder parameters. Printopdrachten die in P&S gecombineerd worden tot één printopdracht kunnen nu tussen de printopdrachten pagina s ingevoegd krijgen. Door deze functie kan een boekje dat is opgebouwd uit verschillende printopdrachten nu een nieuwe pagina krijgen tussen elk nieuw hoofdstuk. Functie: BeforeJobs De functie werkt zonder parameters. Printopdrachten die in P&S gecombineerd worden tot één printopdracht kunnen nu ingevoegde pagina krijgen op een specifieke positie van de originele printopdracht. Functie: InJob(Printopdrachtnummer; paginanummer) Voorbeeld: InJob(2;LastPage) In bovenstaand voorbeeld zal in de tweede ontvangen printopdracht van de gecombineerde output een pagina worden ingevoegd op de laatste positie. Met deze functie kan men een berekend aantal pagina s invoegen om een boekje compleet te maken tot een bijv. een aantal pagina s met een veelvoud van vier. U kunt bepalen wat de positie is van het invoegen van de pagina s. Function: CompleteBooklet(Meerdere; Positie) Meerdere is standaard 4 Positie is standaard SecondLastPage Voorbeeld: CompleteBooklet(4; SecondLastPage) In bovenstaand voorbeeld zal P&S automatisch pagina s invoegen tot een veelvoud van 4 vóór de laatste pagina. Voorbeeld: CompleteBooklet(4; LastPage(-2)) In bovenstaand voorbeeld zal P&S automatisch pagina s invoegen tot een veelvoud van 4 vóór de voorlaatste pagina. ** Enkel Corporate versie Page 91 of 109

92 Bijlage 4: Nuttige Reguliere Expressies Introductie ABC-1234-XYZ ABCKLMXYZ XML-Tag XML-Tag 2 XML-Tag 3 XML-Tag 4 Deze bijlage bevat enkele nuttige reguliere expressies om te benutting in Print&Share. Opmerking: U beschik ook binnen Print&Share over een lijst met nuttige reguliere expressies. U kunt deze lijst vinden in het dialoogvenster Herkenning, Tab [Typisch] in het veld Reguliere expressie. Voor méér informatie over reguliere expressies verwijzen we graag naar: Vind het nummer tussen streepjes in een text. Input: ABC-1234-XYZ Regul. Expr.: (?<=.*?).+(?=-) Resulaat: 1234 Vind de string KLM in een text. Input: ABCKLMXYZ of ABCklmXYZ Regul. Expr.: (KLM) (klm) Resulaat: KLM of klm Vind de informatie uit een XML-tag. Input: <MY_TAG>mijn informatie</my_tag> Regul. Expr.: (?<=<MY_TAG >).+(?=</MY_TAG >) Resulaat: mijn informatie Vind de informatie uit een XML-tag en verwijder voorloopnullen. Input: Regul. Expr.: Resulaat: 123 <ORDERNUMB>000123</ORDERNUMB> (?<=<ORDERNUMB>.*?)[1-9].+(?=</ORDERNUMB>) Vind de informatie uit een XML-tag en verwijder de tekst voor een specifiek woord. Input: Regul. Expr.: Resulaat: < MY_TAG>mijn informatie Heb dit niet nodig</ MY_TAG> (?<=<MY_TAG>.*?).+(?= I don t need this.+</ MY_TAG>) mijn informatie Vind de informatie uit een XML-tag en verwijder de tekst na een specifiek woord. Input: Regul. Expr.: Resulaat: < MY_TAG> Heb dit niet nodig mijn informatie </ MY_TAG> (?<=<MY_TAG>.*? I don t need this).+(?=</ MY_TAG>) mijn informatie Page 92 of 109

93 Bijlage 5: Formaat numerische data Introductie U kunt een numerisch formaat specificeren, die ofwel één of méér numerische bepalingen kan bevatten, om het formaat te definiëren. Onderstaande tabel beschrijft de numerische bepalingen met een een voorbeeld. Het resultaat wordt aangeduid met een pijltje. Numeric Formaat Omschrijving Voorbeelden "0" Vervangt de nul met het corresponderende karakter als dit voor handen is; anders verschijnt een nul in het resultaat. "#" Vervangt het #-karakter met de corresponderende waarde als dit voor handen is; anders wordt de positie van het karakter niet opgenomen ("00000") ("0.00") ("#####") ("#.##").46 "." Bepaalt de waarde rond de decimale separator ("0.00") 0.46 "," Bepaalt een groepering op duizendtallen ("##,#") 2,147,483,647 "%" Verhoogt een waarde met een factor 100 en voegt het percentage symbool toe ("%#0.00") %36.97 \ Bepaalt het volgende karakter als een alfanumerisch karakter. Verschillende van de formaatbepaler ("##.0 %") 37.0 % ("\###00\#") #987654# 'string' "string" Bepaalt dat de waarde onveranderd moet gebruikt worden. 68 ("# ' degrees'") 68 degrees Page 93 of 109

94 ; Definiëert secties met een verschillend formaat voor positieve, negatieve en nulwaarden ("#0.0#;(#0.0#);- \0-") ("#0.0#;(#0.0#);- \0-") ("#0.0#;(#0.0#);- \0-") (12.35) ("#0.0#;(#0.0#)") ("#0.0#;(#0.0#)") (12.35) Other De waarde wordt onveranderd gebruikt. 68 ("# ") 68 Meer info op url: Text Formaat Omschrijving Voorbeelden {#}" Vervangt het " formaat met tekstwaarden. Testvalue ("*{0}*") * Testvalue* Testwaarde ("Result: [{0}]") Result: [Testvalue] Meer info op url: Date-Time Formaat Omschrijving Voorbeelden "d" De dag van de maand, van 1 tot 31. 6/1/2009 1:45:30 PM 1 6/15/2009 1:45:30 PM 15 "dd" De dag van de maand, van 1 tot 31. 6/1/2009 1:45:30 PM 01 6/15/2009 1:45:30 PM 15 Page 94 of 109

95 "ddd" De afkorting van de naam van de dag. 6/15/2009 1:45:30 PM Mon (en-us) 6/15/2009 1:45:30 PM Пн (ru-ru) 6/15/2009 1:45:30 PM -> lun. (fr-fr) "dddd" De volledige naam van de dag. 6/15/2009 1:45:30 PM Monday (en-us) 6/15/2009 1:45:30 PM понедельник (ru-ru) 6/15/2009 1:45:30 PM lundi (fr-fr) "f" "ff" De tienden van een seconde uit een datum- of tijdwaarde. De honderdsten van een seconde uit een datumof tijdwaarde. 6/15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: "fff" De milliseconden uit een datum- of tijdwaarde. 6/15/ :45: /15/ :45: "ffff" "fffff" "ffffff" Het tienduizendste van een seconde uit een datum- of tijdwaarde. Het honderdduizendste van een seconde uit een datum- of tijdwaarde. Het miljoenste van een seconde uit een datumof tijdwaarde. 6/15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: Page 95 of 109

96 "fffffff" "F" "FF" "FFF" "FFFF" "FFFFF" "FFFFFF" "FFFFFFF" Het tienmiljoenste van een seconde uit een datum- of tijdwaarde. Als verschillend van 0, de tiende van een seconde uit een datum- of tijdwaarde Als verschillend van 0, de honderste van een seconde uit een datum- of tijdwaarde Als verschillend van 0, de milliseconde van een seconde uit een datum- of tijdwaarde Als verschillend van 0, de tienduizendsten van een seconde uit een datum- of tijdwaarde Als verschillend van 0, de honderdduizendsten van een seconde uit een datum- of tijdwaarde Als verschillend van 0, de miljoensten van een seconde uit een datum- of tijdwaarde Als verschillend van 0, de tienmiljoensten van een seconde uit een datum- of tijdwaarde 6/15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: (no output) 6/15/ :45: /15/ :45: (no output) 6/15/ :45: /15/ :45: (no output) 6/1/ :45: /15/ :45: (no output) 6/15/ :45: /15/ :45: (no output) 6/15/ :45: /15/ :45: (no output) 6/15/ :45: /15/ :45: "g", "gg" De periode of tijdperk. 6/15/2009 1:45:30 PM A.D. Page 96 of 109

97 "h" Het uur, in een 12 delig formaat van 1 tot 12. 6/15/2009 1:45:30 AM 1 6/15/2009 1:45:30 PM 1 "hh" Het uur, in een 12 delig formaat van 01 tot 12. 6/15/2009 1:45:30 AM 01 6/15/2009 1:45:30 PM 01 "H" Het uur, in een 24 delig formaat van 0 tot 23. 6/15/2009 1:45:30 AM 1 6/15/2009 1:45:30 PM 13 "HH" Het uur, in een 24 delig formaat van 00 tot 23. 6/15/2009 1:45:30 AM 01 6/15/2009 1:45:30 PM 13 "m" De minuut, van 0 tot 59. 6/15/2009 1:09:30 AM 9 6/15/2009 1:09:30 PM 9 "mm" De minuut, van 00 tot 59. 6/15/2009 1:09:30 AM 09 6/15/2009 1:09:30 PM 09 "M" De maand, van 1 tot 12. 6/15/2009 1:45:30 PM 6 "MM" De maand, van 01 tot 12. 6/15/2009 1:45:30 PM 06 "MMM" De afkorting van de naam van de maand. 6/15/2009 1:45:30 PM Jun "MMMM" De volledige naam van de maand. 6/15/2009 1:45:30 PM June "s" De seconde, van 0 tot 59. 6/15/2009 1:45:09 PM 9 "ss" De seconde, van 00 tot 59. 6/15/2009 1:45:09 PM 09 "tt" De AM/PM indicator. 6/15/2009 1:45:30 PM PM Page 97 of 109

98 "y" Het jaar, van 0 tot 99. 1/1/ :00:00 AM 0 6/15/2009 1:45:30 PM 9 "yy" Het jaar, van 00 tot 99. 1/1/ :00:00 AM 00 6/15/2009 1:45:30 PM 09 "yyyy" Het jaartal als een 4 delig getal. 1/1/ :00:00 AM /15/2009 1:45:30 PM 2009 "z" Het uur t.o.v. UTC, zonder voorloopnullen. 6/15/2009 1:45:30 PM -07:00-7 "zz" Het uur t.o.v. UTC, met voorloopnullen. 6/15/2009 1:45:30 PM -07:00-07 "zzz" Uur en minuten t.o.v. van UTC. 6/15/2009 1:45:30 PM -07:00-07:00 ":" De tijdseparator. 6/15/2009 1:45:30 PM : "/" De datumseparator. 6/15/2009 1:45:30 PM / "string" Afbakening van een string 6/15/2009 1:45:30 PM ("arr:" h:m) 'string' arr: 1:45 \ Het escape karakter. 6/15/2009 1:45:30 PM (h \h) 1 h Elk ander karakter Het karakter wordt overgenomen in het resultaat. 6/15/2009 1:45:30 AM (arr hh:mm t) arr 01:45 A Meer info op url: Page 98 of 109

99 Bijlage 6: Werken met enkele eigenschappen. Invoegen Barcode 1. Gebruik de Get More Editor en kies de knop. 2. Voeg een waarde in het veld [Waarde]. De waarde kan ook verkregen worden door een herkenningmethode. 2a. Voor herkenning, klik op [Toevoegen] en kies [Herkennings Parameters]. 2b. Kies een herkenningsmethode (Lettertype, Tekenen, Positie, Label, ) 3. Klik op [OK] Invoegen extra database velden 1. Gebruik de Get More Editor en kies de knop. 2. Kies een herkenningsmethode (Lettertype, Tekenen, Positie, Label, ) om een waarde te zoeken. tip: Bijv. Mijnlabel: mijn waarde Als u via de methode label herkenning met het label Mijnlabel: slechts het woord mijn verkrijgt, gebruik dan niet de Type waarde: Tekenreeks maar Tekenreeks Groep. 3. Ga naar Tab [Resultaat bewerken] en activeer Resultaat met waarde uit databron vervangen. 3a. Kies uw databron (bijv.. een MS-Excel tabel) 3b. Uw Databasekolom moet overeen komen met de waarde van uw herkenning. 3c. Kies als Returnkolom een ander veld uit uw databron. 4. Klik op [OK] Invoegen objecten 1. Gebruik de Get More Editor en kies de knop. Via deze knop komt u terecht in de Objectherkenningseditor. 2. Klik op [Toevoegen] om een nieuwe mogelijkheid te voorzien voor het invoegen van een herkenningsobject. 3. Plaats op het doek, bijv. een logo, een handtekening 4. Gebruik [Edit] knop om een herkenningsmethode te specificeren. Bijvoorbeeld als u wenst te zoeken naar het word MijnWaarde in een document als een trigger om een object in te voegen, kies dan [Typisch], [Reguliere expressie] met de waarde MijnWaarde. 4a. Klik [OK] 5. Klik [OK] Page 99 of 109

100 met taal detectie 1. Maar een nieuw profiel met een kanaal. 2. Ga naar de tab [Kanaal configuratie] door te klikken op het icoon boven het kanaal. 3. Vul het onderwerp van het bericht in. U kunt ook als onderwerp een waarde detecteren uit het document, bijv. een documentnummer van een factuur. 4. Klik op de knop [Bericht bewerken] om de boodschap van de in te geven.. 5. Onderaan in het Print&Share (HTML) editer kunt u in het veld [Taal] de taal van de boodschap bepalen. Bijv. Français. 6. Voer uw uw tekst in voor bijvoorbeeld de Franse taal. 7. Herhaal stappend 5 en 6 voor andere talen. bijv. selecteer onderaan [Taal] en de waarde Deutsch. 8. Klik op [OK] om de editor te sluiten. 9. Kies nu de tab [Herkenning] in het profiel dialoogvenster. 10. Selecteer de tab [Taal] 11. Om een selectie te maken van bijvoorbeeld twee talen, klik twee keer op de knop [toevoegen] om twee lijnen in te voegen voor de taaldetectie. Kies bijvoorbeeld: Lijn 1: Taal English Waarde: INVOICE Lijn 2: Taal Deutsch Waarde: RECHNUNG 12. Door gebruik te maken van de knop [Edit], kunt u voor elke lijn de detectiemethode bepalen. Bijvoorbeeld voor de talen: English: [Typisch] [Reguliere expressies] waarde: INVOICE German: [Typisch] [Reguliere expressies] waarde: RECHNUNG Klik op [OK]. 13. U kunt ook het adres detecteren met een detectiemethode. Selecteer de tab [ ] en activeer bijvoorbeeld [Vrije herkenning]. Klik op [OK] om de Kanaal configuratie af te sluiten. Page 100 of 109

101 Bijlage 7: Instructies voor een quiet installation Introductie Commando In de commandolijn van MS-Windows kunt u commando invoeren om Print&Share in installeren zonder gebruikersinteractie. Msiexec.exe /I <Print&Share msi location> /quiet Transforms=1033.mst REBOOT=ReallySuppress ISSETUPDRIVEN=1 PROGDATAFILE=<Country Code>ProgData.dll Parameters zijn: <Print&Share msi location> de locatie waar de Print&Share msi staat. <Country Code> is de twee karaktercode van het land om te installeren. Page 101 of 109

102 Bijlage 8: Verplaatsen van een licentie Introductie Werkwijze PC1 Als uw pc waarop u Print&Share installeerde aan vervanging toe is, dan kan het wenselijk zijn om uw Print&Share op een andere computer te herinstalleren. U kunt uw licentie zelf verplaatsen als u beschikt over een onderhoudsovereenkomst voor Print&Share. De methodiek bestaat erin om eerst op de ene computer de licentie vrij te geven d.m.v. een internetverbinding en een webservice en nadien op de andere pc de licentie online op te halen. De procedure is enkel beschikbaar voor versies vanaf Verifieer daarom eerst het versienummer in het dialoogvenster Over Print&Share. De volgende stappen hebben betrekking op het vrijgeven van licentie op de eerste computer. 1. Klik met de rechtermuisknop op Print&Share-icoon. 2. Selecteer de menuoptie [Algemene configuratie]. 3. Selecteer het tabblad [Activering]. 4. Noteer uw referentiecode of activatie code op papier. 5. Klik op de knop [Revoke]. 6. Bevestig in een extra dialoogvenster dat u de activatie op uw pc wenst te schrappen. Opmerking: Als u geen onderhoudovereenkomst hebt voor uw Print&Share zal het programma u hiervan melding maken. Mocht u opteren om een onderhoudsformule te activeren voor uw software dan kunt u contact opnemen met uw dealer. Een aanschaf van een onderhoudsformule zal resulteren in een nieuwe referentie. Het inbrengen van deze nieuwe referentie op de eerste pc is dan nog steeds nodig. Als de PC waarop Print&Share stond stuk is kan enkel een manuele tussenkomst een oplossing bieden. Page 102 of 109

103 Werkwijze PC2 Deze stappen hebben betrekking op het terug opnemen van de licentie op de nieuwe PC. Opmerkingen: We gaan ervan uit dat u reeds Print&Share installeerde op de nieuwe PC. De handelingen op uw vorige PC, (zie Werkwijze PC1 ) dienen vooraf te gebeuren. 1. Print een willekeurig document naar Print&Share. 2. Registreer uw Print&Share door de stappen van registratiewizard te volgen en vul daarbij de referentiecode in van uw vorige PC. 3. Print&Share zal zich na een tijdje automatisch activeren. Tip! U kunt de activatie ook zelf sneller bewerkstelligen. Selecteer in het menu van Print&Share de optie [Algemene configuratie] en kies vervolgens het tabblad [Activering]. Met de knop [Controleer activeringscode online] verkrijgt u meteen de activering. Voor meer details verwijzen we naar het hoofdstuk Registratie en activering eerder in deze handleiding. Page 103 of 109

104 Bijlage 9: Limitaties in Print&Share Inleiding Taal EMF input Patroonvulling Aantal copies MS-Word Kleurberekening Print&Share werd onderworpen aan hoge kwaliteitstesten, maar in sommige gevallen kan uw resultaat afwijken van wat u verwacht. Dit kan het geval zijn door de softwareomgeving of door de combinatie van sommige toepassingen. Ook ligt bij Print&Share de focus op het verwerken van bedrijfsdocumenten. Daarom zijn sommige functionaliteiten van de standaard printer driver niet beschikbaar. Dit kunnen oorzaken zijn voor beperkingen van Print&Share. De tekst van sommige knoppen, bijv. Cancel, zullen niet vertaald worden naar uw eigen taal als u niet beschikt over het zogenaamde language pack voor het.net framework. Een language pack voor het.net framework is beschikbaar via de Microsoft website. Print&Share genereert zijn output door gebruik te maken van een renderingsysteem die een conversie maakt van de EMF input van de printerdriver. Als EMF records niet compleet zijn of geen correcte structuur hebben dan kan Print&Share geen garantie bieden voor een correcte output. Sommige foutieve records kunnen we wel met Print&Share corrigeren door dergelijk correctieroutines te activeren. Sommige toepassingen genereren ook in de print processor van de driver een EMF bestand met een coordinaten systeem dat anders is dan het gangbare. In dit geval kan het renderingsysteem van Print&Share een slechte output leveren op papier of in een PDF-bestand. Een slechte output kan een volledige spiegeling zijn van een pagina of een compositie die veel te klein is. In dit geval is een bijkomende onderzoek van uw printopdracht nodig. De PDF-generator ondersteunt geen patroonopvulling voor vormen (polygone) die verschillen van rechthoeken. In sommige gevallen stroomt het gespecifieerde aantal copies in MS-Word niet door naar Print&Share. Volgens het Microsoft Developer Network (MSDN) kan dit voorkomen als de registry settings niet juist zijn voor MS-Word. De meting van het kleurgehalte in een document kan een afwijking bevatten van één procent. Page 104 of 109

105 Afdruksnelheid Grootte van PDF bestanden GDI objecten Afdrukvoorbeeld True type fonts Provisioning Server Grenzen Gedurende de testen van Print&Share ervaarden we bij sommige afdrukken van Microsoft Office 2010 een trage afdruksnelheid. Toen we dezelfde afdruk maakten met de activatie van het aanstipvakje High Quality ondervonden we dat de afdrukopdracht tot meer dan 50% kleiner kon zijn, waardoor de afdruksnelheid normaal werd. We verwachten dat dit euvel door Microsoft zal verholpen worden door een update. PDF bestanden gemaakt door Print&Share kunnen groter worden. Dit kan het geval zijn als u werkt met MS-Word 2010 en het document bevat ingesloten figuren die gekopieerd zijn van MS-PowerPoint Een figuur (ook in vector mode) wordt altijd geconverteerd naar een bitmap in GDI. Mogelijk om de kwaliteit te verbeteren van de figuur maakt MS-Word 2010 intern een grotere bitmap aan dan in MS-Word De interne bitmap wordt dan gereduceerd naar de orinele grootte als de EMF de afdrukopdracht tekent. Omdat Print&Share rendert met de interne info kan de PDF groter worden. Microsoft Windows heeft een limitatie van GDI objecten per toepassing. Om deze reden heeft Print&Share dezelfde beperking. Het afdrukvoorbeeld in Print&Share kan afwijken t.o.v. de werkelijke afdruk. Print&share ondersteunt enkel windows true type fonts. Huidige versies van Print&Share Server ondersteunen niet de Citrix Provisioning Services. Ingestelde grenzen voor herkenning dienen per profiel opnieuw te worden ingesteld bij het wijzigen van de resolutie van de printerdriver. Page 105 of 109

106 Bijlage 9: Trefwoorden A Actieve pagina s Activeren activering... 9, 78, 80 Afdrukherkenning ASCII Auto verzenden & sluiten B Backup Barcode Barcodes Basisobjecten basisvenster Batch printing bedrukking Bereik...29, 33 Beveiliging Bijlage C Cascade... 7, 25, 65, 89 Cascades cascadesysteem Combineren Concurrent users Copyright D database...57, 62 DMS Doornsnede E E-document Eindopdracht Escape sequenties F Fax 35 Fileprinter FromHere FTP Functionaliteit... 6, 7, 16 G Geavanceerde paginaselectie Geavanceerde profiel eigenschappen Gedeelde printerdriver Get More Editor... 15, 16, 17, 59, 60, 61, 63, 64, 66, 81, 86, 87, 90 Globale configuratie Glyph index Page 106 of 109

107 H Handelsmerken hercombineren herinstalleren Herkenning... 7, 20, 25, 28, 36, 37, 39, 44, 48, 64 Herkenningsmethodes I Installatie... 8 Internet-verbinding K Kalender Kanaal... 7, 25, 85, 89 Kanaalvolgorde Kleurvereiste...29, 33 L Labelprinter lay-out instelling Leesbevestiging Lettertypeherkenning licentie Logo Lotus Notes...20, 42 M manuele activatieprocedure Marges Metadata... 48, 87, 90 Metadata Monitor MSI... 8 N Named users negative coordinates Nota Nuttig om te weten O objecteigenschappen Outlook...20, 40 Output P Pagina dekking Pagina indicator Pagina s invoegen Paginaselectie...29, 33 Papierformaat Papiergrootte Parameterherkenning PDF... 6, 14, 32, 37, 42, 44, 48, 54, 82, 83, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 109 PDF/A...32, 37 Positie Page 107 of 109

108 Printer Printertriggers Profiel... 7, 15, 25, 27, 29, 33, 35, 56, 65, 88, 90 Profielherkenning profielwizard Proxy... 34, 87, 90 Q Quick Editor...15, 17 quiet installation...8, 101 R Register Registratie... 9, 12 Reguliere expressie... 53, 54, 67, 92 Remote Access rendering Restore Resultaat bewerken Ricoh Developer Program S seriële workflow Server... 8, 21, 33, 35, 75, 76, 83 Serverversies SMTP... 11, 31, 33 SNMP Softwareswitches Sorteren Systeemvereisten... 8 T Taak Taalherkenning Tekenen time-out Tips Trigger... 7, 69 Triggers Typische waarden U Unie V VBScript...38, 56 Verzenden & Sluiten virtuele printerdriver... 6 W Watermerk Winking bvba WMI Woordherkenning Page 108 of 109

109 Designed by Winking bvba, Belgium. Winking bvba is a Premier Plus Member of the Ricoh Developer Program. Copyright Copyright by Winking bvba, BE , Belgium. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form, or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without the prior consent of the publisher. Printed in Belgium. Handelsmerken Winking is een geregistreerd handelsmerk van Winking bvba. OPTIsend is een geregisteerd handelsmerk van Gerdi Staelens. Ricoh is een geregisteerd handelsmerk van Ricoh Corporation Ltd. Ricoh Developer Program is een handelsmerk van Ricoh Co. Ltd. Print&Share is een merknaam. Ricoh is de exclusieve verdeler van Print&Share software. Microsoft, Word for Windows, Excel en Outlook zijn geregistreerde handelsmerken. Windows is het handelsmerk van Microsoft Corporation. Lotus Notes is geregistreerd handelsmerk van IBM. Crystal Reports is een geregisteerd handelsmerk van Business Objects SAP. Acrobat en PDF zijn geregistreerde handelsmerken van Adobe Systems Inc. Overige handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaars. Page 109 of 109