Stichting De Verre Naasten Jaarverslag samen samen samen samen

Transcriptie

1 Stichting De Verre Naasten Jaarverslag 2008 samen samen samen samen

2

3 Stichting De Verre Naasten Jaarverslag 2008 samen samen samen samen Uitgave De Verre Naasten Postbus AL Zwolle Vormgeving Kirsten M. Hagg Juli 2009

4

5 inhoud Woord vooraf 6 Hoofdstuk 1 Missie, motivatie en samenwerking 8 Hoofdstuk 2 Doelstelling, organisatie en beleid 11 Hoofdstuk 3 De Verre Naasten in 2008: Bestuursverslag 13 Hoofdstuk 4 De Generale Synode van Zwolle-Zuid, Hoofdstuk 5 Buitenland: Programma s & Partners 30 Hoofdstuk 6 IRTT: Training, opleiding en advies 50 Hoofdstuk 7 Communicatie en Fondsenwerving 52 Hoofdstuk 8 Financiën 56 Bijlage 1 Organisatiestructuur 60 Bijlage 2 Personalia 61 Jaarrekening 64 Accountantsverklaring 89 Belangrijkste afkortingen AB BBK CBF DVN GKv GS IRTT MFS NZR RC WAD ZHT Z&H - Adviesraad Buitenland van DVN - Deputaten Betrekkingen Buitenlandse Kerken - Centraal Bureau Fondsenwerving - De Verre Naasten - Gereformeerde Kerken vrijgemaakt in Nederland - Generale Synode van de GKv; de opdrachtgever van DVN - Afdeling Training van DVN - Medefinancieringsstelsel - Nederlandse Zendingsraad - Regiocoördinator - Werkgroep Afstemming Deputaatschappen - Deputaten voor Zending, Hulpverlening en Training - Zending en Hulpverlening

6 Woord vooraf Samen werken in Gods wereld. We zijn dankbaar dat we, vanuit dat motto, vorig jaar weer zoveel hebben kunnen doen. Meer dan in enig jaar vooraf. We waren in staat om meer hulp te bieden: meer reguliere hulp aan onze partners, meer noodhulp en meer uitgezonden Missionaire WereldWerkers. Hulp die in deze wereld zo nodig is! Dat is reden voor grote dankbaarheid. Aan u, donateurs en partners in dit werk, aan onze Heer die ons hiertoe uitdaagt, aanspoort en in de gelegenheid stelt. Daarvan willen we in dit jaarverslag verantwoording afleggen was een jaar met extremen. Er waren beduidend meer hoogte- en dieptepunten dan gemiddeld in de afgelopen jaren. Ook daarvan willen we in dit verslag verantwoording afleggen. Onder de dieptepunten rekenen we met name: het verbreken - door de formele leiding van onze partnerkerken in de DR Congo - van de partnerrelatie met de Congo Commissie, het samenwerkingsverband van de Utrechtse ZendingsDeputaten en De Verre Naasten commotie veroorzaakt door het uitzenden van het (docu)drama Missionary go home een zeer teleurstellend bezoekersaantal op de tweejaarlijkse DVN-dag, een historisch dieptepunt het tekort van ruim een kwart miljoen euro aan inkomsten uit legaten en erfstellingen ten opzichte van de begroting en ook verder enigszins tegenvallende inkomsten. Onder de hoogtepunten rekenen we met name: een historisch maximum aan bestedingen aan doelstellingen van meer dan vier miljoen euro, waarvan drie en een half miljoen in het buitenland een maximale besteding aan noodhulp voor naasten die getroffen werden door vervolging (Orissa, India) en overstroming (India en Myanmar) een tiental Missionaire WereldWerkers, werkzaam in vaak moeilijke omstandigheden en steeds meer in zogenaamde Gesloten Gebieden (moslimlanden), op terreinen van bijbelvertaalwerk en missionaire activiteiten een Generale Synode die een onomwonden enthousiast en positief oordeel had over beleid en activiteiten van De Verre Naasten, waarover in 2008 uitgebreid aan de synode is gerapporteerd verdere versterking van de relatie met de andere (lokale en provinciale) zendende instanties een inhoudelijk en organisatorisch vlekkeloos verlopen DVN-dag de internationale schrijfconferentie van kerkelijke leiders/partners uit vier continenten over het thema kerk het verkrijgen van het ISO 9001:2000-keurmerk voor drie jaar de verlenging van het CBF-keurmerk voor drie jaar zonder één opmerking. Daarbij zijn we blij met het vele werk dat we mochten doen: actief met en voor mensen in twintig landen, met een breed scala aan projecten en programma s, zowel van missionaire aard als op terreinen van maatschappelijke ondersteuning. Een voorzichtige doorstart in Papua. Mooie programma s in India. Een kerk in Benin die een evaluatie en een strategisch proces opzet en uitvoert. En op zoveel meer plaatsen zien we zegen! Beleidsmatig wordt financiële hulp steeds belangrijker; inzet van Nederlanders in de door ons ondersteunde programma s wordt langzamerhand minder belangrijk. Steeds meer kiezen we ervoor dat onze partners zelf verantwoordelijkheid dragen voor de aansturing en uitvoering van het werk. Wij worden hún partner, in plaats van omgekeerd. We zien dat nieuwe samenwerkingsvormen kansen geven om beter samen te werken, aandacht te geven aan institutionele versterking, aan capaciteitsopbouw dáár.

7 En op het thuisfront: ook wij willen ons werk steeds beter doen. Dat gaat niet vanzelf. Met hoogtepunten zijn we blij. Dieptepunten proberen we te vermijden. In beide gevallen evalueren we en stellen we ons beleid zo nodig bij. We willen volop een op kwaliteit gerichte, lerende organisatie zijn. Zo zijn we op meerdere manieren samen bezig met onze missie in Gods wereld. Bij alles weten we ons gedragen door uw gebed, uw financiële steun en bidden we om Gods zegen. Daarom kunnen we ook in 2009 weer verder gaan. In afhankelijkheid. In vertrouwen. Op Hem. En op u. Samen gegrepen door Hem - in dienst van onze naaste. ds. Thijs Blok voorzitter bestuur drs. Robert A. Scholma MBA directeur

8 samen samen samen samen 1 Missie, motivatie en samen samen samenwerking

9 Missie De Verre Naasten heeft zijn missie als volgt omschreven: De Verre Naasten Instituut voor Zending, Hulpverlening en Training van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt in Nederland wil door eigen activiteiten of door het stimuleren, financieren, faciliteren en/of coördineren van activiteiten van anderen bijdragen 1. aan de planting en de uitbreiding van Christus kerk buiten de grenzen van Nederlandse taal en cultuur, 2. aan de opbouw van de kerk en de christelijke gemeenschap, 3. aan de versterking van christelijke dienstbaarheid in de samenleving, om barmhartigheid te bewijzen en gerechtigheid te bevorderen, 4. en aan het geven van voorlichting in Nederland over de wereldwijde christelijke gemeenschap, gemotiveerd door de bijbelse opdracht om Gods reddingsplan te verkondigen en te laten zien staande in de gereformeerde traditie, dat wil zeggen uitgaand van de (her)ontdekte inzichten van de Reformatie, o.a. met betrekking tot de aard en betekenis van de Bijbel als Gods Woord, rekening houdend met de uitdagingen van mondialisering die veel mogelijkheden, maar ook verleidingen met zich mee brengen en van de wereldwijde, gereformeerde oecumene, omdat het ervan overtuigd is, dat Gods reddingbrengende liefde met name in de gemeenschap van christenen ervaren wordt, en vanuit die gemeenschap de wereld in moet worden gedragen. Motivatie De hele Bijbel motiveert ons voor deze voluit gereformeerde, bijbelse, integrale missie. Vier richtinggevende teksten daarbij zijn: Jesaja 61:1-3 De geest van God, de HEER, rust op mij, want de HEER heeft mij gezalfd. Om aan armen het goede nieuws te brengen heeft hij mij gezonden, om aan verslagen harten hoop te bieden, om aan gevangenen hun vrijlating bekend te maken en aan geketenden hun bevrijding, om een genadejaar van de HEER uit te roepen en een dag van wraak voor onze God, om allen die treuren te troosten, om aan Sions treurenden te schenken een kroon op hun hoofd in plaats van stof, vreugdeolie in plaats van een rouwgewaad, feestkledij in plaats van verslagenheid. Mattheüs 25:34-41 Dan zal de koning tegen de groep rechts van zich zeggen: Jullie zijn door mijn Vader gezegend, kom en neem deel aan het koninkrijk dat al sinds de grondvesting van de wereld voor jullie bestemd is. Want ik had honger en jullie gaven mij te eten, ik had dorst en jullie gaven mij te drinken. Ik was een vreemdeling, en jullie namen mij op, ik was naakt, en jullie kleedden mij. Ik was ziek en jullie bezochten mij, ik zat gevangen en jullie kwamen naar mij toe. Dan zullen de rechtvaardigen hem antwoorden: Heer, wanneer hebben wij u hongerig gezien en te eten gegeven, of dorstig en u te drinken gegeven? Wanneer hebben wij u als vreemdeling gezien en opgenomen, u naakt gezien en gekleed? Wanneer hebben wij gezien dat u ziek was of in de gevangenis zat en zijn we naar u toe gekomen? En de koning zal hun antwoorden: Ik verzeker jullie: alles wat jullie gedaan hebben voor een van de onaanzienlijksten van mijn broeders of zusters, dat hebben jullie voor mij gedaan. 9

10 Lukas 6:36-38 Wees barmhartig zoals jullie Vader barmhartig is. Oordeel niet, dan zal er niet over je geoordeeld worden. Veroordeel niet, dan zul je niet veroordeeld worden. Vergeef, dan zal je vergeven worden. Geef, dan zal je gegeven worden; een goede, stevig aangedrukte, goed geschudde en overvolle maat zal je worden toebedeeld. Want de maat die je voor anderen gebruikt, zal ook voor jullie worden gebruikt. Romeinen 10:13-16 Er staat: Ieder die de naam van de Heer aanroept, zal worden gered. Maar hoe kunnen zij hem aanroepen als ze niet in hem geloven? Hoe kunnen ze in hem geloven als ze niet over hem hebben gehoord? En hoe kunnen ze over hem horen als hij niet verkondigd wordt? En hoe kan iemand verkondigen als hij niet is uitgezonden? Het is zoals geschreven staat: Welkom zijn zij die goed nieuws verkondigen. s s s Samenwerking De Verre Naasten werkt, waar mogelijk, nauw samen met de andere zogeheten zendende instanties van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt in Nederland die, net als De Verre Naasten, in het buitenland werkzaam zijn op het gebied van missionaire arbeid, van zending en hulpverlening. Met hen werken we samen op basis van gelijkwaardigheid, betrokkenheid en deskundigheid. Deze zendende instanties, zoals we ze in dit jaarverslag verder noemen, zijn onze belangrijkste partners in Nederland. 10

11 samen samen samen samen 2 Doelstelling, samen samen organisatie en beleid

12 Doelstelling en realisatie De Verre Naasten heeft in artikel 3 van zijn statuten als doelstelling opgenomen: 1. De stichting heeft ten doel buiten de grenzen van de Nederlandse taal en cultuur bij te dragen aan: a. de planting en de uitbreiding van Christus kerk buiten de grenzen van de Nederlandse taal en cultuur; b. de opbouw van de kerk en de christelijke gemeenschap; c. de versterking van christelijke dienstbaarheid in de samenleving om barmhartigheid te bewijzen en gerechtigheid te bevorderen; d. het geven van voorlichting in Nederland over de wereldwijde christelijke gemeenschap. Zij wordt hiertoe gemotiveerd door de bijbelse opdracht om Gods reddingsplan te verkondigen en te laten zien. 2. De stichting tracht haar doel te verwezenlijken door onder meer: a. het in ontvangst nemen en voorlopig beheren van gelden van individuen en van instituties; b. het aan haar doelstelling besteden van de ontvangen gelden; c. het rapporteren over de activiteiten naar de individuen en instituties die gelden ter beschikking hebben gesteld. Beleid De basis van het beleid van De Verre Naasten is vastgelegd in het Generaal Beleid. Dit beleidsdocument is vastgesteld door de Generale Synode van 2005 en in 2008 ongewijzigd gelaten. Het Generaal Beleid positioneert De Verre Naasten en de partners in het buitenland ten opzichte van elkaar. Alle partijen hebben onderscheiden bevoegdheden en verantwoordelijkheden die ieders zelfstandigheid honoreren. In dit Generaal Beleid wordt ook de positie bepaald ten opzichte van de andere zendende instanties in Nederland. Deze instanties, veelal classicaal of provinciaal en soms plaatselijk georganiseerd, voeren namens de plaatselijke kerken het zendings- en hulpverleningswerk uit. In toenemende mate gebeurt dit in samenwerking met De Verre Naasten, die hierin ook een coördinerende en faciliterende rol vervult. De Verre Naasten ziet de zendende instanties als zijn belangrijkste partners in Nederland. De Verre Naasten investeert permanent in de professionaliteit van de eigen organisatie, mede ten dienste van deze zendende instanties, waarmee in een groot aantal gevallen een samenwerkingsovereenkomst bestaat. Een schematisch overzicht van deze relaties en verhoudingen en een organogram van de organisatie is opgenomen in bijlage 1. Aanzienlijk meer informatie is te vinden op onze website s s s Organisatie De Verre Naasten is het instituut voor zending, hulpverlening en training van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt (GKv) in Nederland. Er is een volledige personele unie tussen het stichtingsbestuur en de door de Generale Synode benoemde deputaten Zending, Hulpverlening en Training (ZHT). In dit verslag worden bestuur en deputaten ZHT dan ook enigszins door elkaar gebruikt. Deputaten ZHT hebben de uitvoering van hun synodeopdrachten gemandateerd aan de directie van het instituut. 12

13 samen samen samen samen 3 De Verre Naasten in samen samen 2008: Bestuursverslag

14 Verantwoording Het bestuur van de stichting De Verre Naasten is een volledige personele unie met het deputaatschap voor Zending, Hulpverlening en Training (ZHT), dat door de Generale Synode van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt wordt benoemd. Het deputaatschap legt verantwoording af aan de Generale Synode, die eens in de drie jaar bijeenkomt. Het stichtingsbestuur legt jaarlijks verantwoording af door middel van een door de accountant goedgekeurd jaarverslag. Zendende instanties waarmee De Verre Naasten samenwerkt leggen verantwoording af over het gezamenlijke beleid aan hun kerkelijk bestuurlijk orgaan (vaak een Particuliere Synode of kerkelijk ingebedde Algemene Vergadering). Het bestuur legt graag verantwoording af. Niet alleen om dat het daartoe statutair verplicht is. Niet slechts eenmaal in de drie jaar aan de Generale Synode. Het bestuur wil maximaal transparant zijn. Naar iedereen toe. In het bijzonder naar zijn donateurs en partners in Nederland. In toekomstige jaarverslagen wil het deze transparantie nog vergroten. Dit verslag wil laten zien hoe De Verre Naasten de ontvangen middelen werft en besteedt, en hoe de controle op de uitvoering is geregeld. Daarom laten we ook zien hoe ons werk is georganiseerd en hoe die bestedingen binnen de doelstellingen passen. Tenslotte willen we aangeven dat we op een efficiënte en, waar meetbaar, effectieve manier proberen te werken, en dit steeds beter willen doen. Verantwoordingsverklaring Volgens de nieuwe richtlijnen van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) stelt het bestuur jaarlijks een verantwoordingsverklaring op en ondertekent deze. In het jaarverslag wordt met ingang van dit jaar een uitgebreide samenvatting van deze verantwoordingsverklaring opgenomen. De jaarrekening van De Verre Naasten is met ingang van 2008 opgemaakt conform de nieuwe Richtlijn 650 Fondsenwervende Instellingen (RJ650). Deze RJ650 is onderdeel van de richtlijn van het CBF. Uitgangspunten Het bestuur van De Verre Naasten onderschrijft volgens Statuten en Directiestatuut de volgende uitgangspunten: 1. Binnen de organisatie is de functie van toezicht houden duidelijk gescheiden van de functies van besturen en uitvoeren. Het bestuur houdt toezicht; de directie bestuurt de organisatie. 2. Het instituut dient continu te werken aan optimale doelmatige besteding van de middelen ten dienste van het realiseren van de doelstelling. 3. Het instituut streeft naar optimale relaties met belanghebbenden (stakeholders) met veel aandacht voor informatieverschaffing en voor verwerking van wensen, vragen en klachten. Uitgangspunt 1: Toezicht houden, besturen en uitvoeren De Verre Naasten is een stichting, opgericht op 31 december 2001, ontstaan door omzetting van de Vereniging De Verre Naasten (opgericht december 1973), waarbinnen vervolgens ook het Institute for Reformed Theological Training (IRTT) is opgenomen. De stichting is statutair gevestigd te Zwolle. De uitvoering van het door de Generale Synode en het bestuur goedgekeurde algemene en specifieke beleid ligt bij het instituut De Verre Naasten. Taken, verantwoording en bevoegdheden Het bestuur is met name belast met het vaststellen en (doen) evalueren van het beleid en (meerjaren) beleidsplannen het vaststellen van begrotingen, jaarplannen en jaarstukken (waarvan de laatste voorzien dienen te zijn van een goedkeurende verklaring van een accountant) 14

15 het benoemen van een voorzitter, plaatsvervangend voorzitter, secretaris en penningmeester het doen van bepaalde benoemingen, met name van de directeur en de afdelingshoofden het doen van voorstellen aan de Generale Synode voor de benoeming van nieuwe deputaten (primi en secundi). Het bestuur legt tevens (driejaarlijks) aan de Generale Synode verantwoording af over de uitvoering van het door de synode opgedragen mandaat. Over de inhoud en vorm van toekomstige rapportage heeft de synode begin 2009 nieuwe instructies gegeven. Hoofdstuk 4 van dit jaarverslag rapporteert over de Generale Synode van Een groot aantal taken en bevoegdheden is gemandateerd aan de directie, waardoor het bestuur een voornamelijk toezichthoudende taak heeft gekregen. Taak en functie van het bestuur zijn statutair vastgelegd. De directie bestaat volgens directiestatuut formeel uit de directeur en de plaatsvervangend directeur, zijnde het hoofd van de afdeling IRTT, waarbij de eindverantwoordelijkheid steeds bij de directeur ligt. De bestuurlijke mandatering is in 2004 vastgelegd in het directiestatuut. In het directiestatuut is de bevoegdheid van de plaatsvervangend directeur als volgt beschreven: De plaatsvervangend directeur heeft in afwezigheid van de directeur of op verzoek van de directeur in diens aanwezigheid dezelfde taken en bevoegdheden als de directeur. Het bestuur stelt het door de directie voorgestelde beleid vast, en toetst en evalueert (de uitvoering van) dit beleid. De directeur legt periodiek verantwoording af in de bestuursvergaderingen door middel van directiebeoordelingen en financiële rapportages, conform de hiervoor bestuurlijk vastgestelde planning & control cyclus. Ook stelt hij begrotingen, meerjarenbeleidsplannen en jaarplannen voor. Het bestuur beslist over het aangaan van nieuwe partnerrelaties en toetst voorstellen hiervoor aan het Generaal Beleid. Deze voorstellen zijn vooraf al getoetst door de Adviesraad Buitenland, die over nieuwe steunaanvragen en nieuw beleid de directeur adviseert. Het bestuur ontvangt verder reisverslagen van werkbezoeken aan partners in het buitenland, wijzigingen in aangegane partnerrelaties en contacten met andere deputaatschappen ter informatie en waar nodig ter bespreking en goedkeuring. Voor de uitvoering en toetsing van beleid en jaarplannen zijn naast het Generaal Beleid de door het bestuur vastgestelde begrotingen, jaarplannen, beleidsnotities, de CBF-regels en het kwaliteitshandboek leidend, samen met de contractafspraken en overeenkomsten met partners in Nederland en in het buitenland. In 2008 zijn de statuten en het directiestatuut niet gewijzigd. Voornemens om in 2008 lichte aanpassingen te maken in het Generaal Beleid zijn, door vertrek van de directeur, niet gerealiseerd. In 2009 zal hiermee, in overleg met de zendende instanties, een begin worden gemaakt. Samenstelling en werkwijze en bestuur / deputaatschap Statutair bestaat de stichting uit tenminste zeven leden. In de praktijk bestaat het bestuur uit negen leden. Door de Generale Synode werden in 2008 de volgende nieuwe deputaten benoemd: de heren F. Haveman, I.G. Mostert en S. van Turennout. Als secundi werden benoemd de dames E. Ensing-Maatkamp en R. Klapwijk-Poppe en de heer H. Lamberink. Secundi ontvangen de belangrijkste documenten en bestuursstukken om een deputaat te kunnen vervangen, wanneer deze tussentijds zou aftreden. Benoemingen vinden plaats voor een periode van drie jaar. Er zijn maximaal twee herbenoemingen van drie jaar mogelijk. De benoemingscriteria zijn te vinden in het besluit van de Generale Synode in hoofdstuk 4 van dit Jaarverslag. Er zijn voor het bestuur geen functieprofielen opgesteld. Eén bestuurslid is vertrouwenspersoon voor het personeel, een ander is betrokken bij bepaalde selectieprocedures. In september werd afscheid genomen van voorzitter mevrouw A. Bekker-Holtland, 15

16 secretaris/penningmeester de heer B.W. Gort en bestuurslid de heer H. Stolper. Het bestuur koos in dezelfde vergadering uit zijn midden een voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester. De voorzitter accepteerde zijn benoeming voor voorlopig één jaar, met een op zijn verzoek opgesteld functieprofiel. Op 31 december 2008 was de bestuurssamenstelling als volgt: Naam Bestuursfunctie Bestuurslid Maatschappelijke functie Nevenfunctie(s) sinds ds. M.J.C. Blok voorzitter 2005 predikant te Utrecht geen K.B. van der Helm vice-voorzitter 2005 unit manager Chr. Hogeschool Ede geen F.J. Haveman secretaris/penn. meester 2008 expertise auditor Rabobank NL penn. meester St. De Reformatie C.M. Manni lid 2002 hfd. Control & Fin. Beleid RIVM voorzitter Stichting HGO, Zwolle mevr. K.J. van der lid 2005 maatschappelijk werker geen Hoeven -Haitsma ds. R.T.P. Pos lid 2002 predikant te Rijnsburg lid redactieraad Litindo A. Rietveld lid 2007 adj. secr. Raad van Bestuur NV BNG geen S. van Turennout lid 2008 huisarts geen I.G. Mostert lid 2008 rijksambtenaar Min. van BuZa vz. St. Zeehaven IJmuiden, vice-vz. Ver. Dit Koningskind,Utrecht, vz. CU afdeling Katwijk e.o, vz. Ver. De Laatste eer, Rijnsburg, vz. St. Begraafplaatsen, Rijnsburg, voorzitter van de Stichting PPP Roemenie, scriba GKv Rijnsburg Leden van het bestuur ontvangen geen bezoldiging. Ook worden geen leningen, voorschotten of garanties verstrekt. Zij ontvangen wel vergoedingen voor gemaakte onkosten. Leden van het bestuur hebben op geen enkele wijze zakelijke relaties met De Verre Naasten. Evenmin zijn er familierelaties binnen het bestuur. Aftredend secretaris/penningmeester B.W. Gort heeft rond zijn aftreden de verantwoordelijkheden waargenomen van het hoofd Financiën/Administratie tijdens haar zwangerschapsverlof. Hiervoor is een vergoeding verstrekt tegen een uurtarief dat beduidend onder het markttarief ligt. Het tijdelijk uitoefenen van deze functie heeft niet geconflicteerd met de rol van penningmeester. Bestuurslid C.M. Manni heeft ook dit jaar gefunctioneerd als penningmeester van de projectgroep die de tweejaarlijkse DVNdag organiseert. Zijn functie daar heeft niet geconflicteerd met die van bestuurslid. De gevoerde boekhouding is overgedragen aan het hoofd Financiën/Administratie en is meegenomen in de controle. De heer Manni is tevens voorzitter van het bestuur van de Stichting dat het gebouw exploiteert waarin De Verre Naasten met andere organisaties is gehuisvest. Hij heeft aangegeven deze functie neer te leggen zodra een opvolger is gevonden; het bestuur van De Verre Naasten heeft hierin bewilligd. Vergaderingen en besluiten bestuur Statutair moet het bestuur tenminste twee maal per jaar vergaderen. Het bestuur vergaderde in 2008 vijf maal. Daarnaast vond er kort na de directiewisseling en tijdens de bestuurswisseling een bestuursretraite plaats. De bestuursretraite stond vooral in het teken van het kennismaken van oude en nieuwe bestuursleden met de organisatie, verbanden en werkterreinen. Ook de afdelingshoofden waren hierbij aanwezig. Er was veel interactie, rafelranden (er is weinig eenvoudig en eenduidig in hulpverleningsrelaties) werden niet weggepoetst, over veel zaken werd doorgediscussieerd, posities van afdelingen, interrelaties en noodzakelijke integraliteit kwamen duidelijk naar voren. Bij deze 16

17 bestuursretraite waren ook de secundi en de voorzitter van de Adviesraad Buitenland aanwezig. Op de bestuursvergaderingen werden naast de reguliere besluiten de volgende bijzondere besluiten genomen: opheffen Platform Buitenland; uitvoeren van een externe evaluatie door de Congo Commissie over het verbreken van de samenwerking door de kerkelijke leiding in Congo; investeren in organisatieopbouw respectievelijk institutionele versterking in Papua; evalueren van de teleurstellende opkomst van de DVN-dag in mei 2008; benoemen van een nieuwe directeur; vaststellen van een schrijfopdracht voor het hoofd IRTT; verlengen van het meerjarenbeleidsplan met één jaar; tegelijkertijd uitstel geven van een jaar voor het maken van een nieuw meerjarenbeleidsplan. Het jaar 2009 is een overgangsjaar met ruimte voor vernieuwing; vaststellen Fondsenwervingsplan 2009 als onderdeel van het Communicatieplan; vaststellen Nota Vrijwilligersbeleid; principebesluit tot organisatie tiende DVN-dag in 2010; afwijzen van de steunaanvraag EMU na toetsing aan de eigen missie en de beleidsvoornemens van de Generale Synode; accorderen Voortgangsbericht commissie Organisatie Generale Synode. De volgende onderwerpen kwamen verder met name aan de orde: rapportages van diverse generaal synodale deputaatschappen en werkgroepen (zie ook hoofdstuk 4); verbreking van de hulpverleningsrelatie door de kerken in Congo; terugblik op de uitkomsten van de Generale Synode; tevreden terugblik op de eerste bestuursretraite; evaluatierapport over de DVN-dag 2008; ontwikkelingen bij koepelorganisatie Prisma; deelname De Verre Naasten aan de ICRC Africa conferentie in Kenia; tussentijdse rapportages van de Commissie Organisatie Generale Synode; financiële situatie en de bestedingsruimte; ontwikkelingen in en betreffende Congo; ontwikkelingen in en betreffende Papua; uitvoering van het in 2007 vastgestelde reservebeleid. De directeur bereidde de vergaderingen voor en besprak deze voor met de plaatsvervangend directeur en het moderamen. De directeur overlegde verder met de financiële commissie, die de directie gevraagd en ongevraagd adviseert over financiële zaken over de jaarrekening, het groeiscenario, de uitvoering van het reservebeleid en de begroting. Buiten de bestuursvergaderingen om vergaderde de directeur met de Commissie Zendende Instanties, waarin drie bestuursleden zitting hadden, over de ontwikkelingen in de relaties met de zendende instanties. Directie, evaluaties en toetsingen De directie werd tot 30 juni 2008 gevoerd door de heer ir. Menno van Hulst. Op die dag werd afscheid van hem genomen wegens het aanvaarden van een betrekking elders. Zijn officiële uitdiensttreding was 1 augustus. Drs. Ben van der Lugt fungeerde als plaatsvervangend directeur. In die hoedanigheid woonde hij alle vergaderingen van zowel het bestuur als het moderamen bij. Op 15 juli trad drs. Robert Scholma aan als directeur. Aan zijn benoeming is een uitgebreide selectieprocedure, inclusief assessment, voorafgegaan. Bij de selectie- en voordrachtsprocedure was het personeel direct betrokken. Het salaris van de directeur past binnen de kaders van de daarvoor geldende richtlijnen. Inschaling vindt plaats in schaal 13 van de door De Verre Naasten gehanteerde CAO Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening. 17

18 De totale personele lasten (inclusief sociale voorzieningen en pensioenen) voor de heer Van Hulst bedroegen in Voor de heer Scholma bedroeg dit (incl. woonwerkverkeer en verhuiskosten a ). Vóór zijn benoeming heeft de heer Scholma zijn nevenfunctie als lid van het bestuur van Wycliffe Bijbelvertalers Nederland neergelegd. Op 31 december 2008 had hij geen nevenfuncties. Functioneringsgesprekken nemen in het algemeen een belangrijke plaats in in het toetsings- en evaluatie-instrumentarium. Vanwege een tamelijk snelle wisseling van de wacht vond in 2008 geen functioneringsgesprek met de directeur(en) plaats. Met de vertrekkende directeur vond door tijdgebrek helaas geen exitgesprek plaats. Vanwege de bestuurswisseling vond dit jaar ook geen zelfevaluatie van het bestuur plaats. In 2008 hebben de meeste andere functioneringsgesprekken wel plaats gevonden. De nieuwe directeur heeft bovendien met alle personeelsleden in Nederland uitgebreide kennismakingsgesprekken gevoerd. In december vond de jaarlijkse Personeelsvergadering (die vanaf 2009 drie maal per jaar zal worden gehouden) plaats. Daar vielen de tevredenheid en goede sfeer op. Wel werd door de nieuwe directeur een grote reële en beleefde werkdruk geconstateerd. Waar nodig zijn individuele maatregelen genomen en afspraken gemaakt. Er bleken grote achterstanden te zijn op het terrein van personeel en organisatie. In zowel de directiebeoordeling over 2008 als in het jaarplan 2009 is voor deze zaken expliciet aandacht gevraagd en zijn stappen richting structurele oplossingen gezet. Kwaliteit kreeg belangrijke aandacht in De in de voorgaande jaren gezette stappen op het terrein van het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem werden verzilverd door het in juni verkrijgen van het ISO 9001:2000-certificaat voor de volgende toepassingsgebieden: Het geven van voorlichting over en het werven van fondsen voor hulpprogramma s buiten Nederland en het selecteren, financieren, begeleiden, monitoren en evalueren van die hulpprogramma s, die door buitenlandse partnerorganisaties worden uitgevoerd, en het trainen van mensen die werkzaam zijn bij die partnerorganisaties. De herkeuring voor het CBF-keurmerk verliep vlekkeloos. Het keurmerk werd zonder enige tekortkoming te constateren met de periodieke drie jaar verlengd. Overige De Verre Naasten treedt op als proforma werkgever voor de secretaresses die in dienst zijn van het deputaatschap BBK (Betrekkingen Buitenlandse Kerken). De Verre Naasten voert tegen betaling administratieve handelingen uit voor andere organisaties die in hetzelfde gebouw ( t Gbouw) gehuisvest zijn. Uitgangspunt 2: Optimale besteding van de middelen Eind 2005 is een meerjarenbeleidsplan vastgesteld. Op basis hiervan is een jaarplan en begroting 2008 vastgesteld. Een door de directie met medewerking van de financiële commissie opgesteld groeiscenario was eind 2007 door het bestuur vastgesteld. In dit groeiscenario ging het onder andere om structurele en incidentele verhogingen van bestedingen aan partners en programma s in het buitenland. Dit scenario van extra bestedingsruimte was gebaseerd op een besluit over het reservebeleid. In 2006 en 2007 werden door De Verre Naasten namelijk relatief hoge bedragen uit nalatenschappen ontvangen. Doelstelling was eind 2008 weer op de normale hoogte voor de continuïteits- en liquiditeitsreserves te zitten. Bestedingen dienden uiteraard wel aan de daarvoor geldende normen te voldoen. Beide doelstellingen zijn gehaald, zij het dat in het groeiscenario een terugval aan inkomsten, groei van kosten en de consequentie van het aangaan van langer lopende partnerverplichtingen niet voldoende waren verdisconteerd. Financiële beleid Om de kwetsbaarheid voor incidenten te vermijden, is het beleid van De Verre Naasten dat er niet meer dan 40% van de totale buitenlanduitgaven in één land besteed mag worden, en bij voorkeur niet meer dan 30%. 18

19 In 2007 was de DR Congo het land waar het meeste besteed is, te weten 27% van de totale buitenlanduitgaven; in 2008 was dit eveneens 27%. Het Centraal Bureau Fondsenwerving stelt als eis dat niet meer dan 25% van de baten van de eigen fondsenwerving aan de kosten van fondsenwerving mag worden besteed. De Verre Naasten hanteert als maximum 10%. In 2008 was dit 7,2%. Conform het jaarplan zal in 2009 een norm voor Beheer en Administratie worden vastgesteld. In 2007 en 2008 waren deze percentages 9,7% resp. 8,7% van de totale uitgaven. De Verre Naasten heeft een risicomijdend beleggingsbeleid, en belegt daarom niet in aandelen. Eventueel uit nalatenschappen verkregen aandelen worden zo snel als mogelijk verkocht. Voor het verlenen van noodhulp kan een beroep op de reserve worden gedaan tot een bedrag van Voor noodhulp wordt altijd aanvullend geworven. In de praktijk wordt de bestede noodhulp grotendeels (terug)geworven door fondsenwerving. Dat was ook in 2008 het geval. Besteed aan noodhulp is , geworven is , waarbij opgemerkt wordt dat een deel van de geworven inkomsten pas in 2009 binnen komt. Interne processen: monitoring en evaluatie De eind 2007 vastgestelde begroting en jaarplan 2008, met daarin de geformuleerde specifieke doelen voor de directie en de vier afdelingen, zijn zowel in het maandelijkse afdelingshoofdenoverleg als in het bestuur periodiek aan de orde geweest. De directiebeoordeling geeft een oordeel over zowel de aspecten van het kwaliteitsmanagementsysteem als de bredere aspecten van management en organisatie. De beoordeling stoelt op de eisen van het systeem, de uitgevoerde interne en externe audits, de toetsing van de periodeverslagen aan de gestelde kwalitatieve en kwantitatieve doelen, en de eigen waarnemingen van de directeur. Uitvoering van interne processen wordt op diverse manieren gemonitord en geëvalueerd. In de eerste plaats is er het centrale niveau van de planning en controlcyclus: van (meerjaren) beleidsplan, jaarplan, jaarbegroting, jaarverslag en jaarrekening. Jaarplannen en evaluaties worden opgesteld door de directie, afdelingshoofden, regiocoördinatoren en sommige andere medewerkers, bijvoorbeeld voor jeugd (het Bert Bever - programma) en voor jongeren (onder de naam I4U). Besteding van de middelen wordt continu getoetst aan de daaraan ten grondslag liggende afspraken (begrotingen, contracten, partnerovereenkomsten). Beoordelingen van aanvragen van partners vindt plaats via een uitgebreid systeem van toetsing vooraf, waarbij ook de Adviesraad Buitenland betrokken is, en gedurende de uitvoering, vanaf de planning (het cyclische PME systeem). Wel bleek dat door te grote werkdruk, ziekte, personele mutaties (waaronder de directie), zwangerschapsverlof en (mede door dit alles veroorzaakte) achterstanden een volledig effectieve proactieve toetsing niet altijd mogelijk was. ISO en PME Het door de afdeling Buitenland voor steeds meer partners gehanteerde PME-systeem (planning, monitoring, evaluatie) kon nog niet worden geïntegreerd in het ISO kwaliteitsmanagementsysteem. Waar mogelijk werd de PME-systematiek wel toegepast. Prisma liet ook een toetsing uitvoeren van het PMEsysteem bij DVN-projecten die via Prisma worden medegefinancierd. De toepassing van het systeem werd als goed gekwalificeerd. In het kader van het ISO-systeem is een begin gemaakt met het werken met kengetallen. In de loop van het jaar bleek een groot deel van de gekozen parameters niet adequaat. Niettemin werd meer dan in voorafgaande jaren gemeten, in rapportages vastgelegd en geëvalueerd, zowel binnen de afdelingen als binnen het afdelingshoofdenoverleg en binnen het bestuur, waar in toenemende mate aandacht werd gegeven aan de directiebeoordelingen, financiële rapportages en periodeverslagen. Met name in het proces van het maken van de nieuwe begroting werden op enkele punten tekortkomingen geconstateerd in het systeem. Zo werd bijvoorbeeld in het algemeen maar eenmaal per jaar achteraf financieel afgerekend met de zendende instanties. In 2009 zal dit frequenter, ook binnen het lopende jaar, gebeuren. 19

20 Buitenland Van bezoeken aan partners in het buitenland worden steeds uitvoerige, systematische rapportages gemaakt. Deze worden besproken binnen de afdeling Buitenland op het zogeheten regiocoördinatorenoverleg, het RCO. Alle rapportages gaan ook ter informatie, en desgewenst ter verheldering of bespreking, naar het bestuur. Op het RCO komen ook alle hulpverleningsaanvragen aan bod. Nieuwe steunaanvragen worden ook voorgelegd aan de Adviesraad Buitenland. Alle adviezen en afspraken, zowel inhoudelijk als budgettair, worden vastgelegd in Pro-bladen (Pro staat voor Programma of Project). Voor elk buitenlandprogramma wordt zo een gedetailleerd Pro-blad gemaakt, dat de basis is voor finale goedkeuring door het hoofd Buitenland en de directeur. Probladen zijn ook de basis voor alle betalingen, en voor monitoring en evaluatie van de uitvoering van de programma s door de partners. De partners rapporteren over de voortgang (van de uitvoering van de) programma s. Kernen van deze rapportages komen, waar relevant, terug in de viermaands periodeverslagen. Zo mogelijk wordt iedere partner minimaal eens per twee jaar bezocht. Dit gebeurt door de verantwoordelijke regiocoördinator of door een externe deskundige. Waar sprake is van bijzondere situaties, ligt deze frequentie hoger. Zo is er bijvoorbeeld aan de GGRI kerken op Papua in 2008 twee maal een uitgebreid bezoek gebracht. Deze bezoeken zijn bijzonder nuttig voor het onderhouden van de contacten, ondersteuning, goede monitoring en evaluatie ter plekke. Ze zijn des te meer nuttig omdat deze relaties vaak complex en niet altijd even sterk zijn. De Verre Naasten streeft daarom in het relatiebeheer een grote zorgvuldigheid na. Tijdens werkbezoeken, cursussen en trainingen wordt de relatie steeds meer en steeds explicieter getoetst op aspecten van klanttevredenheid, nut en effectiviteit. Samenwerking met zendende instanties Delegaties van zendende instanties brengen werkbezoeken aan partners, vaak samen met De Verre Naasten. Ook alle voorstellen, rapportages, toetsingen en andere relevante zaken worden samen met zendende instanties behandeld. Dat kan versterkend werken op de beleidsmatige toetsing, de effectieve besteding van de veelal beperkte middelen en de controle hierop en de kwaliteit van de uitvoering. Het gezamenlijk optrekken met andere zendende instanties vergroot het gevoel van eigenaarschap, de kerkelijke inbedding en de betrokkenheid van de specifieke achterban. Maar het is eveneens een complicerende factor: er moet extra gepolderd worden door de inzet van een (te) beperkt aantal regiocoördinatoren bij een zeer groot aantal landen, partners en programma s. Evaluaties In 2008 verbraken de twee wettelijke vertegenwoordigers van de Congolese kerk de relatie. Dat leidde tot het besluit om een grondige externe evaluatie te laten uitvoeren naar de organisatorische vorm en inhoud van de samenwerkingsrelatie in de loop van 18 jaar) en naar de uitgevoerde programma s. Deze evaluatie wordt door De Verre Naasten en de UZD gezamenlijk vanuit de Congo Commissie uitgevoerd. Het kader en de opdracht daartoe zijn door zowel De Verre Naasten als de Particuliere Synode van Utrecht vastgesteld. Eind 2008 kwam goed zicht op het hoe en door wie laten uitvoeren van deze evaluatieopdracht. De uitvoering werd gecompliceerd door de complexe oecumenische verhoudingen (zou er een kerkscheuring ontstaan? met wie moest de relatie worden voortgezet? wie was nu eigenlijk de kerk? zou er verzoening mogelijk zijn? wat zou het effect zijn van een gelijktijdige relatieevaluatie en programma-evaluatie?). De in mei 2009 aangeboden conclusies van de evaluatie zullen expliciet worden doorvertaald naar zowel het algemene beleid als de operationalisering daarvan, zowel voor de relatie met Congo als voor andere partnerrelaties. Voor de impact voor de uitgezonden gezinnen die door het opzeggen van de samenwerkingsrelatie onverwacht werden getroffen, is veel zorg en aandacht geweest. De impact in Congo is voor nog veel meer 20

21 mensen groot geweest, zij het op een andere manier. Daarmee is het aantal slachtoffers en de machteloosheid aan beide kanten groot. Positief is de ontwikkeling in bijvoorbeeld Benin. Er is in 2007 een externe evaluatie gestart naar het hulpverleningsprogramma dat De Verre Naasten daar samen met de PS Holland Noord als Benin-commissie uitvoert. Begin 2008 is het verslag hiervan beschikbaar gekomen. De Beninese kerken hebben naar aanleiding van de resultaten een strategisch vijfjarenplan opgesteld. Dit plan wordt vanaf 2008 uitgevoerd, onder groeiende verantwoordelijkheid van de kerk zelf, in samenwerking met de uitgezondenen en met steun van de Benin-commissie. Kennis en opleiding De Verre Naasten besteedt veel zorg aan de opleiding vóór vertrek van uitgezondenen. Voor iedere uitgezondene (en haar/zijn partner) is een opleidingstraject van minimaal zes maanden. Dit traject wordt grotendeels uitgevoerd door de eigen afdeling IRTT, met gebruikmaking van de expertise van anderen, zoals het Hendrik Kramer Instituut (HKI). De aandacht voor gerepatrieerden is eveneens groot en geformaliseerd. Beter kan de tussentijdse evaluatie bij uitgezondenen, zowel tijdens het verlof als op afstand. Zo kan bijvoorbeeld worden geëvalueerd of de opleiding voldoende aansluit bij de praktijk. Dat geldt ook voor vrijwilligers die in het buitenland voor programma s van DVNpartners actief zijn. De uitvoering van het DVN-beleid waarin we hen zien als onbetaalde krachten, maar in alles gelijk gesteld aan betaalde krachten, zal nog beter in lijn gebracht worden met de regels voor uitgezondenen. In 2008 is het niet gelukt een systeem van Lessons learnt en Best practices op te zetten. Ook hier willen we in 2009 serieus werk van maken. Opgebouwde kennis wil DVN vasthouden. Het hoofd IRTT gaat in 2010 met pensioen. Jarenlang opgebouwde kennis en ervaring dreigt daarmee verloren te gaan. Er is in 2008 voorzien in een tijdelijke uitbreiding voor twee jaar van 0,5 fte om het vertrekkende afdelingshoofd de gelegenheid te geven om ervaring en kennis te ontsluiten, schriftelijk vast te leggen en goed over te dragen. In 2008 is De Verre Naasten volwaardig lid geworden van de Nederlandse Zendingsraad (NZR). Dit lidmaatschap, en dat geldt ook voor participatie in andere netwerken, is ook van groot belang voor het opdoen en delen van kennis. In 2008 is er ook de nodige aandacht geweest voor het overdragen van kennis en ervaring door het teruggetreden hoofd Communicatie en Fondsenwerving aan zijn begin dit jaar benoemde opvolgster. Uitgangspunt 3: Optimale relaties met belanghebbenden (stakeholders) Eind 2005 is een meerjarenbeleidsplan vastgesteld. Op basis hiervan is een jaarplan en begroting 2008 vastgesteld. Relaties zijn hierin benoemd en uitgewerkt. Soms zijn deze al in algemene termen gedefinieerd in het Generaal Beleid. DVN bestempelt goede relaties en goede communicatie met de achterban als vitaal en cruciaal. Die communicatie zien we altijd als tweerichtingsverkeer. Binnen de kaders van de ISO-kwaliteitssystematiek hebben we daarom sterk gedacht in termen van klanten en leveranciers. Klanttevredenheid en klachtenprocedure zijn daarom onderwerpen van de eerste interne audits in Eind 2007 is door het bestuur een voorlopig communicatieplan goedgekeurd. In 2008 is gestart met een imago-onderzoek, waarvan de resultaten in 2009 bekend zullen zijn. Op basis hiervan zal het communicatieplan worden vernieuwd en verbeterd. 21

22 Stakeholders De voor 2008 geplande uitgebreide stakeholderanalyse is met het doorschuiven van een nieuw meerjarenbeleidsplan doorgeschoven naar Belangrijke stakeholders voor De Verre Naasten zijn in ieder geval: de GKv-gemeenten de zendende instanties binnen deze kerken Z&H-commissies van de plaatselijke kerken de leden van de GKv (maar steeds minder exclusief) jeugd en jongeren als subdoelgroepen daarbinnen kerkenraden en diaconieën van de GKv andere deputaatschappen (zoals BBK, DTEG, GDD) en hun uitvoeringsorganen kerkelijke, wetenschappelijke instellingen als de TU Kampen, TU Apeldoorn, het HKI partnerorganisaties (ontvangers) in het buitenland partnerorganisaties (ontvangers) in Nederland, zoals de MAF en Wycliffe Bijbelvertalers partnerorganisaties in Nederland via het programma Missionaire Wereldwerkers uitgezondenen medewerkers op kantoor en in het land, betaald en onbetaald (vrijwilligers) koepel- en netwerkorganisaties als de Nederlandse Zendingsraad en EZA internationale koepel en netwerkorganisaties als de ICRC Prisma als koepel- en medefinancieringsorganisatie leden van Prisma met wie soms concreet wordt samengewerkt EO-Metterdaad, Wilde Ganzen, NCDO Fondsen Bedrijven Relatieonderhoud en communicatie De Verre Naasten werkt nauw samen met een groot aantal zendende instanties van de GKv. Hierover is onder meer onder uitgangspunt 2 geschreven en dit is concreet te zien in de overzichten van hoofdstuk 5 van dit jaarverslag bij partner in Nederland. Deze relaties zien deputaten ZHT als cruciaal. Er is, conform jaarplan, een gezamenlijke vergadering geweest met alle zendende instanties. Het hoofdthema was dit jaar Institutionele versterking, ingeleid door drs. Ben van der Lugt en extern consultant Bernard Bos. De waardering voor deze dag was groot. Hoe de verschillende stakeholders worden bediend en hoe er met hen wordt gecommuniceerd staat uitvoeriger beschreven in hoofdstuk 7 van dit jaarverslag. Hierbij zijn vrijwilligers, in verschillende rollen, van groot belang zie ook bijlage 2 van dit jaarverslag. Jaarlijks wordt er voor hen een vrijwilligersdag georganiseerd. Die van november 2008 werd door hen zelf als zeer goed gekwalificeerd. Het in de afgelopen jaren ingezette doelgroepenbeleid werd gecontinueerd en met elan uitgevoerd. De aandacht voor jeugd en jongeren krijgt steeds meer vorm door het ontwikkelen van de Bert Bever Club (jeugd) en de inzet van schoolvoorlichters en de Afrikaravaan, en het verder vormgeven van I4U (eigen jongerenorganisatie). Een jongerenreis naar Zuid-Afrika was voor de deelnemers een groot succes. Vooraf zijn de noodzakelijke veiligheids- en communicatieprocedures uitgebreid en aangescherpt. Het belangrijkste relatie-event voor De Verre Naasten is de tweejaarlijkse DVN-dag. De opkomst in 2008 was dramatisch laag op een overigens voorbeeldig georganiseerde en verlopen dag, waarbij honderden vrijwilligers betrokken zijn, waarvan tientallen meer dan een jaar met de voorbereiding bezig zijn. Op basis van de uitgevoerde evaluatie zijn de beleidskaders voor de volgende DVN-dag in 2010 vastgesteld. (onder andere locatie, programmering en andere randvoorwaarden). De Verre Naasten is lid van de vereniging Prisma, waarbij een groot aantal evangelische en gereformeerde/reformatorische zendings- en/ of hulpverleningsorganisaties zijn aangesloten. De Verre Naasten was betrokken bij een externe evaluatie van Prisma en staat positief over de uitkomst om Prisma te versterken en om meer aandacht te geven aan bezinning. De Verre 22

23 Naasten is ook actief in drie werkgroepen van Prisma, namelijk de werkgroep Institutionele Fondsen, de werkgroep hiv/aids en de werkgroep EO-Metterdaad. Verder participeert De Verre Naasten in het communicatienetwerk van Prisma. Internationaal is de ICRC (International Conference of Reformed Churches) het belangrijkste netwerk waar De Verre Naasten aan deelneemt. Dat waren in 2008 twee internationale ICRC-bijeenkomsten. In de conferentie in Afrika (die conferentie werd financieel gesteund door DVN) werd een inhoudelijke bijdrage geleverd op het thema Hermeneutiek in een Afrikaanse context. In Nederland nam De Verre Naasten deel aan de ICRC Europa-conferentie. Juist voor relatieonderhoud waren beide conferenties zeer nuttig. Over-de-grensdag en Missionaire Wereldwerkers In juni is voor de derde keer een Over-degrensdag gehouden, primair bedoeld voor GKvleden die interesse hebben om te werken voor christelijke organisaties in het buitenland, maar ook voor kerkenraden en thuisfrontcomités. Er waren ongeveer 20 mensen, aanzienlijk minder dan de vorige jaren, vermoedelijk mede door gebrek aan publiciteit. Er zijn mensen die zich voorbereiden op uitzending voor een zendings- of hulpverleningsorganisatie, anders dan De Verre Naasten. De financiering van dit soort uitzendingen gaat in veel gevallen via fondsenwerving in de eigen achterban van de uitgezondene. In 2007 heeft De Verre Naasten besloten om onder bepaalde voorwaarden dit soort uitzendingen aan te moedigen en te ondersteunen. Concreet kan dit gebeuren door een deel (maximaal een derde) te financieren. Ook biedt de afdeling IRTT mogelijkheden voor opleiding en voorbereiding. In de brochure Missionaire Wereldwerker, staat alle informatie hierover. Momenteel wordt een tiental Missionaire Wereldwerkers, verbonden aan verschillende organisaties, financieel gesteund. Fondsenwerving In 2008 is een voorzichtig begin gemaakt met het helaas noodzakelijke beleid om sterker in te zetten op fondsenwerving. De resultaten van de eigen fondsenwerving vielen licht tegen. Het blijkt steeds moeilijker hetzelfde bedrag op te halen met dezelfde middelen: het aantal mailings naar de achterban van een kleine donateurs werd in 2008 uitgebreid van vijf naar zes. Daarmee bleef de gemiddelde opbrengst per adres op peil. Wel werd er goed gereageerd op oproepen voor noodhulp. Moeilijk beïnvloedbaar zijn inkomsten uit legaten en erfstellingen; deze bereikten een dieptepunt. Omdat er in de begroting, na de in dit opzicht uitstekende jaren 2006 en 2007, nogal hoog was ingezet op erfenissen en legaten, was het hierdoor ontstane tekort ten opzichte van de begrote inkomsten uit erfenissen en legaten des te groter, namelijk Voor 2009 is daarom opnieuw gekozen om inkomsten uit nalatenschappen conservatief te begroten (het langjarig gemiddelde, met weglating van evidente uitzonderingen). Het bestuur heeft het voor 2009 opgestelde fondsenwervingsplan zeer positief ontvangen. De plannen voor bedrijfssponsoring en intensievere benadering van fondsen moesten in 2008 helaas worden doorgeschoven naar Klachten Klachten die bij De Verre Naasten binnenkomen worden geregistreerd en verwerkt conform de klachtenprocedure. De definitie is ruim, omdat we feedback en klachten als concrete mogelijkheden zien om beleid te verhelderen dan wel aan te passen. In het jaar 2008 zijn er 19 klachten geregistreerd, drie minder dan in Deze gingen over uiteenlopende onderwerpen als de inhoud en frequentie van mailingen, gebruikte benamingen of de benadering tijdens een wervingstelefoontje. Twee klachten gingen over de inhoudelijke koers van De Verre Naasten of een publieke uiting als de uitzending van Missionary go home. In alle gevallen is op de klachten gereageerd en zo nodig excuus aangeboden, zijn misverstanden rechtgezet en is de klacht zo goed mogelijk naar tevredenheid afgehandeld. Klachten hebben verder niet geleid tot concrete wijzigingen in beleid. 23

24 Voornemens voor beleid en uitvoering in 2009 De Verre Naasten is een lerende organisatie. Onderweg. Vooruitkijkend. Terugblikkend. Stilstaan: evaluerend. Dat is een permanent proces. Verder op de weg, met alle weerbarstigheid een weg die vaak pas al gaande ontstaat. Hoe gaan we door in deze soms weerbarstige werkelijkheid? De afspraak blijft dat we vanuit een heldere missie en visie toewerken naar concrete en tastbare doelstellingen en resultaten. Met begrip voor de lokale situatie en met geduld en trouw aan onze partners. Daarin wil De Verre Naasten, met de andere zendende instanties, een steeds duidelijker en sterkere beweging zijn binnen de kerken. Voor kerken en christenen wereldwijd, voor armen en kansarmen, missionair en daad-werkelijk. Er staat voor 2009 veel op de rol. We noemen hier slechts een aantal belangrijke zaken die we ons hebben voorgenomen en die duidelijke relaties hebben naar missie en beleid van De Verre Naasten. We doen dat puntsgewijs en verre van volledig. We willen niet minder aan onze partners en programma s besteden dan in Dat houdt enorme financiële, communicatieve en fondsenwervende uitdagingen in. Zo hebben we de begroting gemaakt, met véél onzekerheden, maar in hoop en vertrouwen. We vertrouwen daarbij met name op steun van kerken, donateurs en zendende instanties om dit samen met ons te realiseren. Als bestuur en directie willen we doordenken over de structuur van de organisatie en de verdere implementatie van het Policy Governance model, dat we formeel al hanteren. De structuur is nu zeer complex en niet altijd even doorzichtig waar het gaat om vaststelling, uitvoering, toetsing en verantwoording van beleid. Bestuur en directie willen stappen zetten richting een eenvoudiger, transparante structuur en een goed toegerust, toezichthoudend bestuur. Het spreekt voor zich dat de interne organisatie daar bij moet passen. Binnen deze visie past het investeren in verdere (beleidsmatige, praktische en financiële) samenwerking met de andere zendende instanties. Hun inbreng zal worden gevraagd voor verbetering, vereenvoudiging en uitwerking van het Generaal Beleid en de operationalisering daarvan. Hun inbreng, en die van vele andere interne en externe stakeholders, wordt ook belangrijk in het proces om te komen tot een nieuw meerjarenbeleidsplan. Ook buitenlandse partners zullen daar hun inbreng in hebben. Evaluaties zullen een belangrijke rol spelen op de weg naar dit nieuwe meerjarenbeleidsplan. De functionaliteit van de afdelingen en programma s zal worden geëvalueerd. Dat geldt ook voor de grote en brede portfolio aan programma s en partners. Het geldt ook voor het zogeheten MOS-model, dat een model biedt voor de oecumenische samenwerkingsrelaties. Partnertrouw blijft van groot belang, maar hoever ga je? Wat kunnen we leren van de recente evaluaties in met name Benin, Congo en Papua? Wat kunnen we van onze partners leren en zij van elkaar? In 2009 willen we voor het eerst een partnerconferentie houden, onder meer om met partnerorganisaties een systematiek te ontwikkelen om gezamenlijk te leren van ervaringen op het terrein van capaciteitsopbouw- en versterking. Daarnaast wordt voor elke partner een passend PME traject opgezet. PME wordt verder geïntegreerd in het ISO-systeem. Het onderzoek van mogelijkheden om in China te werken wordt afgerond. Voor uitgezondenen zal de gedragscode worden herzien. We zullen nagaan of en hoe we het programma Missionaire Wereldwerkers verder kunnen uitwerken. Ook zal bekeken worden of de huidige rol van de Adviesraad Buitenland nog past bij wat er nu nodig is. Ook de positie van de tamelijk unieke afdeling IRTT zal worden geëvalueerd, aangepast en versterkt. In dit proces is grote aandacht voor vergrote kwaliteit, functionaliteit en transparantie. Integraliteit en afstemming met de afdelingen Buitenland en Communicatie & Fondsenwerving zullen worden verbeterd. 24