J URIDISCHE INFORMATIE

Transcriptie

1

2 J URIDISCHE INFORMATIE Copyright 2006 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden overgedragen, bewerkt, gekopieerd, opgeslagen in een archiveringssysteem of vertaald in een andere taal of computertaal in welke vorm of op welke wijze dan ook, mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts , V.S. Gedrukt in de Verenigde Staten en Ierland. De software beschreven in dit boek wordt geleverd onder licentie en mag uitsluitend gebruikt of gekopieerd worden in overeenstemming met de voorwaarden van deze licentie. B ELANGRIJKE KENNISGEVING Nuance Communications, Inc. verstrekt deze documentatie "as is" zonder enige garantie, noch uitdrukkelijk noch impliciet, met inbegrip van maar niet beperkt tot impliciete garanties betreffende verkoopbaarheid en geschiktheid voor een bepaalde toepassing. Sommige staten of rechtsgebieden staan bij bepaalde transacties geen afwijzing van uitdrukkelijke of impliciete garanties toe. Daarom is deze kennisgeving wellicht niet op u van toepassing. Nuance behoudt zich het recht voor om de publicatie te herzien en van tijd tot tijd wijzigingen in de inhoud ervan aan te brengen zonder dat Nuance verplicht is derden van deze herzieningen of wijzigingen op de hoogte te stellen. H ANDELSMERKEN Nuance, ScanSoft, OmniPage, PaperPort, True Page, Direct OCR, Logical Form Recognition, RealSpeak en ASR-1600 zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Nuance, Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle overige bedrijfs- en productnamen in deze publicatie zijn handelsmerken van hun respectieve eigenaars. L ICENTIES/ KENNISGEVINGEN VAN DERDEN Raadpleeg de kennisgevingen achter in deze handleiding. Nuance Communications, Inc. 1 Wayside Road Burlington, MA VS Nuance Belgium BVBA Guldensporenpark 32 BE-9820 Merelbeke België Artikelnr L-10130

3 I N H O U D S O P G A V E W ELKOM 5 Nieuwe functies in OmniPage 15 7 I NSTALLATIE EN INSTELLING 9 Systeemvereisten 9 OmniPage installeren 10 De scanner instellen met OmniPage 11 Het programma starten 14 De software registreren 15 OmniPage activeren 15 De installatie ongedaan maken 16 OmniPage gebruiken met PaperPort 17 W ERKEN MET OMNIP AGE 19 OmniPage-documenten 19 Het bureaublad van OmniPage 20 Basisstappen voor verwerking 22 D OCUMENTEN VERWERKEN 23 Basisinstructies 23 Verwerkingsmethoden 25 Handmatige verwerking 26 Verwerking met workflows 27 Verwerking vanuit andere toepassingen 28 Verwerking met Batchbeheer 30 De bron van paginabeelden opgeven 31 Converteren van document naar document 33 De lay-out van het document beschrijven 33 Beelden vooraf verwerken 35 Hulpmiddelen voor beeldverbetering 36 De beeldverbeteringshistorie gebruiken 38 Sjablonen opslaan en toepassen 39 Beeldverbetering in workflows 39 OmniPage Gebruikershandleiding 3

4 Zones en achtergronden 40 Tabelrasters in het beeld 43 Zonesjablonen gebruiken 44 P ROEFLEZEN EN BEWERKEN 47 Venster en weergaven van de Teksteditor 47 OCR-resultaten proeflezen 48 Tekst verifiëren 49 Speciale tekens 50 Gebruikerswoordenboeken 51 Talen 52 Trainen 52 Tekst en beelden bewerken 54 Onmiddellijke bewerking 56 Tekst hardop lezen 57 Werken met formulieren 58 O PSLAAN EN EXPORTEREN 61 Opslaan en exporteren 61 Oorspronkelijke beelden opslaan 62 Herkenningsresultaten opslaan 63 Pagina's verzenden per 67 Overige exportdoelen 68 W ORKFLOWS 69 De Workflow-assistent 71 Batchbeheer 75 Nieuwe taken maken 76 Bewaakte mappen 79 Bewaakte mappen 81 Verwerking via streepjescodes 81 Spraakherkenning 83 T ECHNISCHE INFORMATIE 85 Problemen oplossen 85 I NDEX 91 4 Inhoudsopgave

5 Welkom Welkom bij het tekstherkenningsprogramma OmniPage 15 en hartelijk dank voor het kiezen van onze software! U ontvangt bij het programma de volgende documentatie. Met de informatie hierin kunt u OmniPage installeren en alle functies gebruiken. Deze gebruikershandleiding In deze handleiding maakt u kennis met OmniPage 15. U vindt er technische gegevens, installatie-instructies, een beschrijving van de opdrachten en werkruimten van het programma, taakgerichte instructies en informatie over de manier waarop u de verwerking kunt aanpassen en regelen. In deze handleiding gaan we ervan uit dat u bekend bent met de Microsoft Windows-omgeving. Zie uw Windows-documentatie voor vragen over dialoogvensters, menuopdrachten, schuifbalken, slepen en neerzetten, snelmenu's, enzovoort. Wij nemen tevens aan dat u weet hoe uw scanner en de bijbehorende software werkt. Zorg ervoor dat de scanner is geïnstalleerd en correct functioneert voordat u de scanner configureert voor OmniPage 15. Zie zo nodig de documentatie bij de scanner. De online Help De online Help van OmniPage bevat uitgebreide informatie over functies, instellingen en procedures. De Help bevat ook een uitgebreide woordenlijst, met alfabetische index en inhoudsopgave. Ook de HTML-indeling zorgt ervoor dat u de gewenste informatie snel en eenvoudig vindt. De OmniPage Help-onderwerpen zijn beschikbaar na installatie van OmniPage. Druk op F1 terwijl u in het programma werkt voor Help-informatie over het huidige schermgebied, dialoogvenster of waarschuwingbericht. De uitgebreide contextafhankelijke Help-informatie biedt u voldoende hulp om direct verder te kunnen gaan met uw werk. U kunt deze Help-informatie als volgt openen: OmniPage Gebruikershandleiding 5

6 Klik op de werkbalk Standaard op Help. Met de Help-cursor die verschijnt, kunt u op elk gewenst item op het bureaublad klikken, met uitzondering van dialoogvensters en waarschuwingsberichten. U kunt de Help-cursor ook weergeven met Shift + F1. Gebruik Shift + F1 voor contextafhankelijke Help-informatie over opdrachten in het snelmenu. Klik op de knop met het vraagteken in de rechterbovenhoek van een dialoogvenster en klik vervolgens op een item in het dialoogvenster om een venster met informatie te openen. Sommige dialoogvensters of waarschuwingsberichten hebben hun eigen Help-knop. Klik hierop om informatie over het dialoog- of berichtvenster te krijgen. Klik op een willekeurige plaats om een contextafhankelijk Help-venster te sluiten. Het bestand Leesmij Het bestand Leesmij bevat de allerlaatste informatie over de software. Lees het bestand door voordat u OmniPage gebruikt. U opent dit HTMLbestand door in het installatieprogramma van OmniPage of later in het menu Help de optie Leesmij te kiezen. Informatie over scannen en andere zaken De website van Nuance ( bevat de allernieuwste informatie over het programma. De Engelstalige Scanner Guide ( bevat bijgewerkte informatie over ondersteunde scanners en bijbehorende zaken. Nuance test de 25 meest gebruikte scannermodellen. U kunt de website van Nuance openen vanuit het installatieprogramma van OmniPage of later via het menu Help. Technische informatie Via heeft u toegang tot gedetailleerde technische informatie over OmniPage 15 (Tech Notes). De webpagina's helpen u ook bij de installatie en bij het oplossen van problemen. 6 Welkom

7 Nieuwe functies in OmniPage 15 In het volgende overzicht ziet u de belangrijkste punten waarop het programma ten opzichte van OmniPage Pro 14 is verbeterd. Als u een upgrade uitvoert, zult u de informatie in deze handleiding wellicht niet veel nodig hebben. Uitgebreide PDF-ondersteuning tot en met versie 1.5. Nieuw ontwerp voor Batchbeheer met schematische informatie over elke taakuitvoering. Zie pagina 30. Verbeteringen in Workflow-viewer voor eenvoudiger beheer van vaste taken. Zie pagina 79. Beeldverbeteringsfuncties voor optimalisering van paginabeelden voordat u OCR uitvoert of de pagina's op een andere manier hergebruikt. Zie pagina 36. Duidelijkere en nauwkeurigere markering van verdachte woorden en tekens. Zie pagina 47. Tekenwerkbalk waarmee u heel eenvoudig speciale tekens invoegt. Zie pagina 50. Invoer vanuit mappen en submappen van opgegeven bestandstypen. Verbeteringen in OCR-snelheid en -nauwkeurigheid, in zonemogelijkheden en in behoud van opmaak. Meer nieuwe functies ziet u in de onderstaande lijst. Functies die specifiek zijn voor OmniPage Professional 15 De Professional-editie van OmniPage 15 is speciaal bestemd voor kantooromgevingen. In de volgende lijst staan functies die u alleen in OmniPage Professional 15 tegenkomt. Nieuwe functies herkent u aan een ster. Formulierherkenning en -verwerking. Zie pagina 58. Beter onderscheid tussen workflows/taken, met meer opties voor taaktype en verbeterde datum- en tijdinvoer. Zie pagina 71. OmniPage Gebruikershandleiding 7

8 Conversie van document naar document van en naar een groot aantal indelingen. Zie pagina 33. bewaking in workflows en Batchbeheer. Zie pagina 81. Converteren naar PDF, voor directe conversie (met PDF Create!) binnen taken in Batchbeheer. Bewaakte mappen (intelligente mappen) voor automatische verwerking van binnenkomende bestanden. De ondersteuning voor submappen is nieuw. Zie pagina 79. Voorbladen met streepjescode (gescand of vanuit bestand) voor de start van workflows. Spraakopdrachten voor een snelle start van workflows en proefleessuggesties. Geïntegreerde PDF Converter 3 en Create! 3 voor het converteren en maken van PDF-bestanden. Met ondersteuning van ondertekende, gecodeerde PDF-bestanden met tags, en veel meer. Zie de documentatie bij deze programma's. Ondersteuning van SharePoint, FTP-sites en ODMA. Zie pagina 31. Nieuwe en gestroomlijnde ondersteuning van SharePoint Raadpleeg de online Help voor een uitgebreide lijst van functies en verschillen. Dit pictogram verwijst naar functies die alleen in OmniPage Professional 15 beschikbaar zijn. OmniPage 15 wordt geleverd in Enterprise-editie voor netwerkgebruik. Voor bepaalde scannerfabrikanten en andere leveranciers bestaan er Special Editions. De functies en mogelijkheden van deze edities zijn afhankelijk van de vereisten van de leverancier. 8 Welkom

9 Installatie en instelling In dit hoofdstuk vindt u informatie over het installeren en starten van OmniPage. Systeemvereisten De minimale vereisten voor het installeren en uitvoeren van OmniPage 15 zijn: Computer met een Intel Pentium III-processor of gelijkwaardig Microsoft Windows 98 (vanaf Second Edition), Windows Me, Windows 2000 (vanaf Service Pack 4), Windows XP of Windows Server 2003 Microsoft Internet Explorer MB geheugen (RAM), 256 MB aanbevolen 200 MB ruimte op de vaste schijf voor programma- en voorbeeldbestanden, plus MB werkruimte tijdens de installatie. Daarnaast: MB per RealSpeak TM -module (343 MB voor 9 talen) 2 MB per ASR-spraakherkenningstaal (15 MB voor 7 talen) * 83 MB voor ScanSoft PDF Converter * 16 MB voor ScanSoft PDF Create! * 5 MB voor Microsoft Installer (MSI) indien niet aanwezig (maakt onderdeel uit van de meeste Windows-besturingssystemen) Maximaal 5 MB voor systeemupdates Kleurenmonitor met 800x600 pixels en videokaart voor 16-bits kleuren of meer OmniPage Gebruikershandleiding 9

10 Cd-romstation voor installatie Aanwijsapparaat dat compatibel is met Windows Compatibele scanner met eigen scannerstuurprogramma, als u van plan bent documenten te scannen. Raadpleeg de Scanner Guide op de website van Nuance ( voor een lijst van ondersteunde scanners. Toegang tot internet voor productregistratie, up-to-date databases van de scannerwizard en regelmatige updates van het programma. * Alleen bij OmniPage Professional 15. OmniPage installeren Het installatieprogramma van OmniPage 15 helpt u via stapsgewijze instructies bij de installatie van het programma. Voorbereidingen: Sluit alle andere toepassingen, met name anti-virusprogramma's. Zorg dat u met systeembeheerdersrechten op de computer bent aangemeld wanneer u de installatie uitvoert onder Windows 2000, XP of Server Als u in het bezit bent van een eerdere versie van OmniPage of als u een upgrade wilt uitvoeren van demonstratiesoftware of van een OmniPage Special Edition, wordt uw toestemming gevraagd om de installatie van dat product eerst ongedaan te maken. U installeert OmniPage als volgt: 1. Plaats de cd-rom voor OmniPage in het cd-romstation. Het installatieprogramma start automatisch. Als dat niet het geval is, gaat u in Windows Verkenner naar het cd-romstation en dubbelklikt u in de hoofdmap van de cd-rom op Autorun.exe. 10 Installatie en instelling

11 Hoofdstuk 1 2. Selecteer een taal voor de installatieprocedure. Accepteer de licentieovereenkomst voor eindgebruikers en voer het serienummer in dat u op het cd-hoesje vindt. 3. Kies voor een volledige of een aangepaste installatie. Bij een volledige installatie worden alle RealSpeak TM -taalmodules voor conversie van tekst naar spraak (TTS) geïnstalleerd (momenteel zijn dat er 9). In OmniPage Professional 15 worden maximaal 7 ASR-1600 spraakherkenningsmodules geïnstalleerd. Tijdens een aangepaste installatie kunt u kiezen welke modules u wilt installeren. Als u een module niet wilt installeren, klikt u op de pijl omlaag en selecteert u 'Het onderdeel wordt indien nodig geïnstalleerd'. 4. Volg de instructies op elk scherm om de software te installeren. Alle bestanden die nodig zijn om te scannen worden tijdens de installatie automatisch gekopieerd. De scanner instellen met OmniPage De bestanden die nodig zijn voor het instellen en ondersteunen van de scanner worden automatisch gekopieerd tijdens de installatie van het programma, maar de scanner zelf wordt op dat moment niet geïnstalleerd. Voordat u met OmniPage 15 kunt scannen, moet u een scanner met de bijbehorende stuurprogramma's hebben geïnstalleerd en moet het apparaat correct werken. De stuurprogramma's voor de scanner worden niet bij OmniPage geleverd. De scanner wordt ingesteld via de wizard Scannerinstellingen. Deze wizard kunt u zelf starten (zie hierna). Als u dat niet doet, verschijnt de wizard wanneer u voor het eerst gaat scannen. Dit doet u als volgt: Kies Start Alle programma's ScanSoft OmniPage 15.0 Wizard Scannerinstellingen of klik op het tabblad Scanner van het dialoogvenster Opties op Instellingen. of kies in de OmniPage-werkset de optie Scannen in de keuzelijst Pagina ophalen en klik op Pagina ophalen. De scanner instellen met OmniPage 11

12 De wizard Scannerinstellingen wordt gestart. Als u beschikt over een internetverbinding, wordt u in het eerste venster gevraagd de scannerdatabase die bij de wizard wordt geleverd, bij te werken. Kies Ja of Nee en klik op Volgende. Kies 'Scanner of digitale camera selecteren en testen' en klik op Volgende. Als u over één geïnstalleerde scanner beschikt, staat deze samen met eventuele eerder in OmniPage ingestelde scanners in de lijst. Als uw scanner niet in deze lijst voorkomt, klikt u op Scanner toevoegen. Nu wordt er een lijst weergegeven van alle scannerstuurprogramma's die op uw systeem in de gemarkeerde categorieën zijn aangetroffen. Hier vindt u ook eventuele scanners die elders op hetzelfde netwerk zijn aangesloten. Selecteer een scanner en klik op OK. Als u een tweede apparaat wilt instellen, moet u de wizard opnieuw uitvoeren. U ziet vervolgens of er voor het geselecteerde scannermodel al instellingen beschikbaar zijn in de scannerdatabase. Als dit het geval is, hoeft de scanner niet te worden getest. Als dit niet het geval is, moet u de scanner testen. Klik op Volgende. Als u de scanner niet wilt testen, klikt u op Voltooien. Als u de scanner wel wilt testen, klikt u op Volgende om de scannerverbinding te testen. Er verschijnt een menu met verdere tests als de verbinding in orde is. Selecteer de teststappen die u wilt uitvoeren. U wordt aangeraden de standaardscantest uit te voeren. OmniPage maakt standaard gebruik van een eigen scaninterface, die u vindt op het tabblad Scanner van het dialoogvenster Opties. Als u liever de eigen interface van de scanner wilt gebruiken, kiest u Geavanceerde instellingen en selecteert u deze. Klik op Tipeditor en kies Tips bewerken, maar doe dit alleen als u ervaring heeft met de configuratie van scanners of wanneer de Technische ondersteuning u dit adviseert. Klik op Volgende om de tests te starten. Leg voor de standaardscantest een testpagina in de scanner. De wizard scant nu deze pagina met de software van de scannerfabrikant. Klik op Volgende. De gebruikersinterface van uw scanner verschijnt. Klik op Scannen om de testscan te starten. 12 Installatie en instelling

13 Hoofdstuk 1 Klik zo nodig op Ontbrekend beeld of Onjuiste afdrukstand en maak de juiste keuzen. Klik op Volgende zodra het beeld correct in het venster verschijnt. Voer de overige tests uit en volg daarbij de instructies op het scherm. Wanneer alle opgegeven tests succesvol zijn uitgevoerd, volgt een rapportage van de wizard Scannerinstellingen en wordt u gevraagd op Voltooien te klikken. De scanner is nu geconfigureerd voor gebruik in combinatie met OmniPage 15. Als u de scannerinstellingen later wilt wijzigen of een scanner wilt verwijderen of toevoegen, opent u de wizard Scannerinstellingen opnieuw vanuit het menu Start van Windows of vanaf het tabblad Scanner in het dialoogvenster Opties. Voor het testen en repareren van een onjuist werkende scanner opent u de wizard en selecteert u in het tweede venster de optie 'De huidige scanner of digitale camera testen'. Volg daarna de hierboven beschreven procedure of volg het advies van de technische ondersteuning op. Als u een andere standaardscanner wilt instellen, opent u de wizard voor een lijst van beschikbare scanners. Selecteer de gewenste scanner en sluit de wizard af door op Voltooien te klikken. Als u de instellingen voor uw huidige scanner wilt bijwerken, opent u de wizard, vraagt u in het eerste venster een nieuwe databasedownload aan en kiest u 'De huidige instellingen in combinatie met het huidige apparaat gebruiken'. Klik op Volgende en vervolgens op Voltooien. De scanner instellen met OmniPage 13

14 Het programma starten U start OmniPage 15 op een van de volgende manieren: Klik op de taakbalk van Windows op Start en kies Alle programma's ScanSoft OmniPage 15.0 OmniPage [Professional] Dubbelklik op het OmniPage-pictogram in de installatiemap of op het bureaublad van Windows als het daar staat. Dubbelklik op een pictogram of bestandsnaam van een OmniPagedocument (OPD). Het document waarop u klikt, wordt in het programma geladen. Zie OmniPage-documenten op pagina 19. Klik met de rechtermuisknop op één of meer pictogrammen of namen van beeldbestanden om een snelmenu te openen. Kies Openen met OmniPage. De beelden worden in het programma geladen. Bij het openen verschijnt het titelscherm van OmniPage en vervolgens het OmniPage-bureaublad. Zie Het bureaublad van OmniPage op pagina 20. Hier vindt u informatie over de hoofdwerkgebieden van het programma. Er zijn verschillende manieren om het programma met een beperkte interface uit te voeren: Gebruik het programma Batchbeheer. Klik op Start op de taakbalk van Windows en kies Alle programma's ScanSoft OmniPage 15.0 OmniPage Batchbeheer. Zie pagina 30. Klik op Tekst inlezen in het menu Bestand van een toepassing die is geregistreerd met de functie Direct OCR. Zie Direct OCR instellen op pagina 28. Klik met de rechtermuisknop op een of meer pictogrammen of namen van beeldbestanden om een snelmenu te openen. Kies OmniPage 15 en kies een uitvoerformaat of een workflow uit het submenu. De bestanden worden verwerkt volgens de instructies in de workflow. Zie Workflows op pagina Installatie en instelling

15 Hoofdstuk 1 Klik op de OmniPage-agent op de taakbalk. Selecteer een workflow om het programma te starten en de workflow uit te voeren. In OmniPage Professional 15 kunt u een workflow selecteren door de naam ervan uit te spreken. Gebruik OmniPage 15 in combinatie met PaperPort om aan dit Nuance-programma voor documentbeheer OCR-functies toe te voegen. Zie OmniPage gebruiken met PaperPort op pagina 17. De software registreren Na afloop van de installatie wordt de online registratie van Nuance gestart. Zorg dat u beschikt over een internetverbinding. Registratie vindt plaats door middel van een eenvoudig elektronisch formulier dat u in minder dan vijf minuten kunt invullen. Nadat u het formulier heeft ingevuld, klikt u op Verzenden. Als u de software tijdens de installatie niet heeft geregistreerd, wordt u regelmatig gevraagd dit alsnog te doen. Ga naar om de software online te registreren. Klik op Ondersteuning en kies links in het hoofdscherm de optie Productregistratie. Voor een verklaring omtrent het gebruik van uw registratiegegevens verwijzen wij naar het privacybeleid van Nuance. OmniPage activeren Na afloop van de installatie wordt u verzocht het programma te activeren. Zorg ervoor dat u verbinding heeft met internet. Als het serienummer correct is ingevoerd en overeenstemt met het opgeslagen nummer, hoeft u als gebruiker niets te doen en wordt er geen persoonlijke informatie verzonden. Als u de software niet bij de installatie activeert, wordt u hierom gevraagd wanneer u het programma start. U kunt OmniPage 15 slechts vijf keer starten zonder het programma te activeren. Kies bij voorkeur automatische activering. De software registreren 15

16 De installatie ongedaan maken Soms wordt een probleem opgelost door de installatie van OmniPage ongedaan te maken en het programma opnieuw te installeren. Het programma waarmee u OmniPage verwijdert, verwijdert geen bestanden die herkenningsresultaten bevatten en geen van de volgende, door de gebruiker gemaakte bestanden: Zonesjablonen (*.zon) Trainingsbestanden (*.otn) Gebruikerswoordenboeken (*.ud) OmniPage-documenten (*.opd) Taakbestanden (*.opj) Workflowbestanden (*.xwf) Als u in Windows 2000, XP of Windows Server 2003 het programma wilt verwijderen, moet u zijn aangemeld als beheerder. U kunt OmniPage als volgt verwijderen of opnieuw installeren: Sluit OmniPage. Klik op de taakbalk van Windows op Start en kies Configuratiescherm en vervolgens Software. Selecteer OmniPage en klik op Verwijderen. Klik op Ja in het dialoogvenster dat nu verschijnt om de verwijdering te bevestigen. Selecteer Ja als u de computer onmiddellijk opnieuw wilt opstarten, of Nee als u dit later wilt doen. Volg de instructies totdat de procedure voltooid is. Wanneer u OmniPage verwijdert, wordt de verbinding met de scanner ook ongedaan gemaakt. Als u OmniPage opnieuw installeert, moet u ook de scanner opnieuw instellen. Alle RealSpeak- en ASR-modules die u met het programma heeft geïnstalleerd, worden eveneens verwijderd. ScanSoft PDF Create! 3 en ScanSoft PDF Converter 3 moeten apart worden verwijderd. 16 Installatie en instelling

17 Hoofdstuk 1 OmniPage gebruiken met PaperPort PaperPort is een programma van Nuance voor papierbeheer. Hiermee kunt u pagina's koppelen aan geschikte toepassingen. Pagina's kunnen afbeeldingen, tekst of beide bevatten. Als PaperPort is geïnstalleerd op een computer met OmniPage, beschikt u ook in PaperPort over de OCRfuncties van OmniPage. U kunt een OCR-programma kiezen door met de rechtermuisknop op een PaperPort-koppeling van een tekstprogramma te klikken, Voorkeuren te selecteren en vervolgens OmniPage 15 als OCRpakket te kiezen. U kunt OCR-instellingen opgeven, net als bij Direct OCR. Met PaperPort zet u heel eenvoudig papieren documenten om in georganiseerde digitale documenten die iedereen op kantoor snel kan terugvinden en gebruiken. U kunt de documenten in PaperPort invoeren via scanners, multifunctionele printers en digitale kopieermachines op het netwerk. Vervolgens kunt u deze bestanden en alle andere elektronische documenten beheren via een handig, gebruiksvriendelijk opbergsysteem. Met behulp van grote, duidelijke miniaturen kunt u uw gescande documenten, waaronder Word-bestanden, spreadsheets, PDF-bestanden en zelfs digitale foto's gemakkelijk ordenen, ophalen en gebruiken. De SETfuncties (Scanner Enhancement Technology) van PaperPort zorgen ervoor dat de kwaliteit van de gescande documenten uitstekend is. Met de annotatiefuncties kunt u notities en markeringen aan de gescande beelden toevoegen. OmniPage gebruiken met PaperPort 17

18 18 Installatie en instelling

19 Werken met OmniPage OmniPage 15 gebruikt OCR-technologie om tekst van gescande pagina's of beeldbestanden via optische tekenherkenning om te zetten in bewerkbare tekst die u in uw favoriete computerprogramma's kunt gebruiken. OmniPage herkent niet alleen tekst, maar zorgt bij de OCR-procedure ook voor behoud van de volgende elementen en kenmerken van een document: Afbeeldingen (foto's, logo's) Formulierelementen (selectievakjes, keuzerondjes, tekstvelden) Tekstopmaak (tekens en alinea's) Paginaopmaak (kolommen, tabellen, kopjes, positie van afbeeldingen). Documenten in OmniPage Een document bestaat in OmniPage uit één beeld voor elke documentpagina. Na de OCR-procedure bevat het document ook herkende tekst, weergegeven in de Teksteditor, en eventueel afbeeldingen, tabellen en formulierelementen. OmniPage-documenten Een OmniPage-document (.opd) bevat de oorspronkelijke paginabeelden (eventueel voorbewerkt) met zones. Na herkenning bevat de OPD ook de herkenningsresultaten. Bij het opslaan heeft u de keuze uit twee bestandstypen: OmniPagedocument of OmniPage-document (uitgebreid). In het tweede type OPD kunt u een gebruikerswoordenboek, trainingsbestand of zonesjabloon insluiten. Het bestand wordt hierdoor aanzienlijk groter, maar ook eenvoudiger elders te bewerken. OmniPage Gebruikershandleiding 19

20 Als u een OmniPage-document opent, worden de bijbehorende instellingen toegepast. Deze instellingen vervangen die van het programma. Het bureaublad van OmniPage Het OmniPage-bureaublad bestaat uit drie hoofdvensters, gescheiden door splitsers: Documentbeheer, het Beeldvenster en de Teksteditor. Het Beeldvenster bevat de werkbalk Beeld en de Teksteditor de werkbalk Opmaak. OmniPagewerkset Werkbalk Standaard Werkbalk Opmaak Werkbalk Beeld Documentbeheer Beeldvenster Teksteditor OmniPage-werkset: Hiermee stuurt u de verwerking aan. Documentbeheer: Dit venster geeft een overzicht van het document in tabelvorm. Elke rij geeft één pagina weer. In de kolommen ziet u de statistische gegevens of statusinformatie voor elke pagina en (indien van toepassing) de documenttotalen. 20 Werken met OmniPage

21 Hoofdstuk 2 Beeldvenster: Hier ziet u het beeld van de huidige pagina met de aangebrachte zones. In het Beeldvenster kunnen de huidige pagina, miniaturen of beide worden weergegeven. De werkbalk Beeld is beschikbaar als in het venster het beeld van de huidige pagina wordt weergegeven. Teksteditor: Hier ziet u de herkenningsresultaten voor de huidige pagina. In de afbeelding ziet u de weergave True Page. De werkbalken Het programma heeft vijf hoofdwerkbalken. Via het menu Beeld kunt u ze weergeven, verbergen of aanpassen. De statusbalk onder in het OmniPageprogrammavenster geeft uitleg over alle hulpmiddelen. Werkbalk Standaard: Hiermee voert u basisfuncties uit. Werkbalk Beeld: Hiermee voert u beeld-, zone- en tabelbewerkingen uit. Werkbalk Opmaak: Hiermee maakt u herkende tekst in de Teksteditor op. Werkbalk Verificatie: Hiermee regelt u de locatie en weergave van het verificatievenster. Werkbalk Opnieuw rangschikken: Hiermee zet u de elementen op herkende pagina's in de gewenste volgorde. Werkbalk Formulier tekenen: Hiermee maakt u nieuwe formulierelementen. Werkbalk Formulier schikken: Hiermee rangschikt u formulierelementen en lijnt u ze uit. De formulierwerkbalken verschijnen alleen in OmniPage Professional 15. Het bureaublad van OmniPage 21

22 Basisstappen voor verwerking U kunt op drie manieren documenten verwerken: automatisch, handmatig of via workflows. De basisstappen zijn in grote lijnen hetzelfde voor alle verwerkingsmethoden: 1. Open een serie beelden in OmniPage. U kunt een papieren document met of zonder automatische documentinvoer scannen of een of meer beeldbestanden laden. 2. Voer de OCR-procedure uit om bewerkbare tekst te genereren. Controleer en corrigeer het document vervolgens met behulp van de OCRproeflezer en bewerk het in de Teksteditor. 3. Exporteer het document naar de gewenste locatie. U kunt het document onder een bepaalde bestandsnaam en als een bepaald bestandstype opslaan, op het Klembord plaatsen, als bijlage bij een bericht verzenden of publiceren. U kunt hetzelfde document herhaaldelijk opslaan: op verschillende locaties, in verschillende bestandstypen en met verschillende instellingen en opmaakniveaus. U kunt de herkenning starten vanuit andere programma's of via de OmniPage-functie Direct OCR. U kunt OCR ook op een later tijdstip laten uitvoeren. Meer informatie over verwerkingsmethoden vindt u in het volgende hoofdstuk en in de online Help. Instellingen Het dialoogvenster Opties is de centrale locatie voor OmniPage-instellingen. Dit dialoogvenster opent u vanaf de werkbalk Standaard of vanuit het menu Werkset. Met de contextafhankelijke Help-functie kunt u informatie krijgen over alle instellingen. 22 Werken met OmniPage

23 Documenten verwerken Dit hoofdstuk beschrijft verschillende manieren waarop u een document kunt verwerken en biedt informatie over de belangrijkste onderdelen van deze verwerking. Basisinstructies In dit gedeelte wordt u stap voor stap door de algemene OCR-procedure geleid. U gaat het document automatisch verwerken en de herkenningsresultaten naar een bestand opslaan. U wilt het document proeflezen maar niet bewerken in de Teksteditor Wat u doet Stel uw scanner in met de wizard Scannerinstellingen als dit nog niet is gebeurd. Selecteer Start Alle programma's ScanSoft OmniPage 15.0 OmniPage [Professional] 15.0 Plaats het document op de juiste manier in de scanner. Selecteer in de keuzelijst Pagina ophalen een scanoptie voor uw document: zwart-wit, grijstinten of kleur. Controleer of in de keuzelijst Layoutbeschrijving de optie Automatisch is geselecteerd. Voor de meeste documenten is dit de beste keuze. Controleer of in de keuzelijst Resultaten exporteren de optie Opslaan in bestand is geselecteerd. Wat er gebeurt Configureert OmniPage zodat het programma met uw scanner werkt. Opent OmniPage. Laat u bepalen hoe foto's of gekleurde teksten en achtergronden eruit zien in het geëxporteerde document. Als u in kleur wilt scannen, heeft u een kleurenscanner nodig. Configureert het programma om zones op de pagina te plaatsen en hun eigenschappen automatisch te bepalen. Dit betekent dat u het exportbestand een naam kunt geven nadat u het document heeft proefgelezen. OmniPage Gebruikershandleiding 23

24 Wat u doet Zorg ervoor dat is geselecteerd in de keuzelijst Workflow. Klik op Starten. Wijzig met de OCR-proeflezer woorden waarvan het programma vermoedt dat deze niet juist zijn herkend. Klik in de Teksteditor. Selecteer één voor één de verschillende Teksteditor-weergaven om te zien hoe de pagina in elke weergave eruitziet. Klik op Hervatten om verder te gaan met proeflezen. Zodra het bericht Proeflezen is voltooid verschijnt, klikt u op OK. Kies een bestandsnaam, bestandstype, pad en opmaakniveau voor het herkende document dat u wilt opslaan. Klik op OK. Inspecteer het document in uw tekstverwerkingsprogramma. Wat er gebeurt OmniPage begint het document te scannen. U ziet een miniatuur met een voortgangsindicator. De OCR-proeflezer verschijnt. De OCR-proeflezer werkt als de spellingscontrole in een tekstverwerkingsprogramma, maar met extra functies die specifiek voor OCR gelden. De lezer verwijdert markeringen uit woorden die u proefleest. Elke weergave in de Teksteditor stelt een opmaakniveau voor. Zo weet u welk opmaakniveau u moet kiezen als u het document opslaat. Hiermee beëindigt u het proeflezen. Het dialoogvenster Opslaan in bestand verschijnt. Standaard is de optie Opslaan en starten ingeschakeld, zodat uw document automatisch wordt geopend in het tekstverwerkingsprogramma dat is gekoppeld aan het geselecteerde bestandstype. U heeft met succes OmniPage 15 gebruikt om een document te herkennen en het te openen in het doelprogramma. Als u goede resultaten heeft verkregen met de voorbeeldbestanden maar niet met de gescande pagina, controleert u of de scanner goed is geïnstalleerd en ingesteld, met name de helderheid en de beeldresolutie. Zie Invoer vanuit scanner op pagina 31. Hier ziet u hoe u de helderheid kunt optimaliseren. Bekijk ook de online Help-onderwerpen De scanner instellen en Problemen met de scanner oplossen. 24 Documenten verwerken

25 Hoofdstuk 3 Verwerkingsmethoden U kunt in OmniPage kiezen uit de volgende verwerkingsmethoden: Automatisch De snelste en gemakkelijkste manier om documenten te verwerken is om het automatisch te laten doen door OmniPage. Selecteer instellingen in het dialoogvenster Opties en in de keuzelijsten van de OmniPage-werkset en klik vervolgens op Starten. Elke pagina doorloopt nu de hele procedure, indien mogelijk parallel. De pagina's worden standaard automatisch van zones voorzien. Handmatig Met handmatige verwerking heeft u veel meer controle over de manier waarop de pagina's worden behandeld. U kunt het document pagina voor pagina verwerken met verschillende instellingen voor elke pagina. Het programma stopt na elke stap (beelden inlezen, herkennen, exporteren). Zo kunt u bijvoorbeeld handmatig zones tekenen of de herkenningstaal wijzigen. U begint elke stap door op de bijbehorende knop in de OmniPagewerkset te klikken. Gecombineerd U kunt een document automatisch verwerken en de resultaten in de Teksteditor bekijken. Als de meeste pagina's in orde zijn maar een paar er niet zo uitzien als u had verwacht, kunt u naar handmatige verwerking overschakelen om de instellingen bij te stellen en uitsluitend de pagina's met problemen opnieuw te herkennen. U kunt ook beelden handmatig inlezen, zones op sommige of alle beelden aanbrengen en vervolgens alle pagina's automatisch laten verwerken. Workflow Een workflow bestaat uit een reeks verwerkingsstappen en instellingen. Meestal bevat deze ook een herkenningsstap, maar dat is niet verplicht. De workflows staan in de keuzelijst Workflow voorbeeldworkflows en workflows die u zelf heeft gemaakt. Als u het pictogram OmniPage-agent op de taakbalk plaatst, kunt u via het snelmenu hiervan snel een lijst bekijken met uw workflows. Klik op een workflow om OmniPage te starten en de workflow uit te voeren. Verwerkingsmethoden 25

26 De Workflow-assistent kan u helpen bij het maken van nieuwe workflows. Deze assistent biedt u de keuze uit een groot aantal stappen met de bijbehorende instellingen. Nadat u alle stappen en bijbehorende instellingen heeft geselecteerd, verschijnt een nieuwe set stappen waaruit u kunt kiezen. U kunt de Workflow-assistent gebruiken als extra ondersteuning tijdens de automatische verwerking. Zie De Workflow-assistent op pagina 71. In andere toepassingen U kunt met Direct OCR de herkenningsfuncties van OmniPage starten vanuit uw gebruikelijke tekstverwerker of vergelijkbare toepassing. Zie Direct OCR instellen op pagina 28. OmniPage wordt automatisch gekoppeld aan het programma PaperPort voor documentbeheer. Later U kunt OCR-taken of andere verwerkingstaken in OmniPage Batchbeheer automatisch op een later tijdstip plannen, ook als u dan niet in de buurt van de computer bent. Dit doet u via Batchbeheer. Wanneer u Nieuwe taak kiest, verschijnt eerst de wizard Taak en vervolgens de Workflow-assistent. Deze laatste heeft een enigszins aangepaste set opties en instellingen. In het eerste venster van de wizard Taak geeft u het type en de naam van de taak op. Vervolgens definieert u een begintijd, eventuele herhalingsopties of opties voor mapbewaking. Een taak bestaat uit een workflow met de datum en tijd waarop deze moet worden uitgevoerd. Zie Batchbeheer op pagina 75. Handmatige verwerking 1. Breng handmatig zones op pagina's aan als u slechts een gedeelte van de pagina wilt verwerken of als u exacte zone-instructies wilt geven. Gebruik negeerachtergronden of -zones om gebieden van verwerking uit te sluiten. Gebruik verwerkingsachtergronden of -zones om op te geven waar automatisch zones kunnen worden aangebracht. 2. Klik op de knop Starten en kies Verwerking van bestaande pagina's voltooien in het dialoogvenster Automatische verwerking. 3. Na het proeflezen (indien aangevraagd) kunt u het document opslaan of exporteren. 26 Documenten verwerken

27 Hoofdstuk 3 Standaard worden bij handmatige verwerking alle ingevoerde pagina's automatisch geselecteerd. Op deze manier kunt u met één muisklik alle nieuwe pagina's laten herkennen. Via het tabblad Verwerken van het dialoogvenster Opties kunt u deze standaardinstelling wijzigen. Verwerking met workflows Een workflow bestaat uit een reeks verwerkingsstappen en instellingen die niet altijd het patroon van de traditionele verwerking volgen. Met workflows kunt u periodieke taken efficiënter afhandelen, omdat alle stappen en instellingen vooraf zijn gedefinieerd. Een workflow uitvoeren terwijl OmniPage Pro niet actief is Klik met de rechtermuisknop op het pictogram OmniPage-agent op de taakbalk. Selecteer een workflow in het snelmenu. OmniPage wordt nu gestart en de workflow wordt onmiddellijk uitgevoerd. Als u geen pictogram ziet, schakelt u deze optie eerst in op het tabblad Algemeen van het dialoogvenster Opties. Een workflow uitvoeren terwijl OmniPage actief is Gebruik het taakbalkpictogram zoals hierboven beschreven, of selecteer de workflow in de keuzelijst Workflow en klik op Starten. De programmainstellingen zijn niet toegankelijk indien een workflow actief is. Een workflow wijzigen Selecteer de workflow in de keuzelijst Workflow en klik op Workflowassistent op de werkbalk Standaard, of kies Workflows in het menu Werkset, selecteer de workflow en klik op Wijzigen. Een nieuwe workflow maken Bij het programma worden voorbeeldworkflows geleverd. Deze kunt u wijzigen of gebruiken als bron voor nieuwe workflows. Nieuwe workflows maakt u met de Workflow-assistent. Zie pagina 71. Verwerking met workflows 27

28 Verwerking vanuit andere toepassingen U kunt Direct OCR gebruiken om de herkenningsfuncties van OmniPage te gebruiken vanuit uw tekstverwerker of andere toepassing. U dient eerst een directe verbinding met de toepassing te maken. Vervolgens kunt u OCR-functies gebruiken via twee opdrachten in het menu Bestand van de toepassing. Direct OCR instellen 1. Start de toepassing die u in OmniPage wilt registreren. Start OmniPage, open het dialoogvenster Opties, ga naar het tabblad Direct OCR en selecteer Direct OCR activeren. 2. Selecteer verwerkingsopties voor het proeflezen en aanbrengen van zones. Deze Direct OCR-instellingen blijven van kracht totdat u ze opnieuw wijzigt. Ze worden niet toegepast als u alleen OmniPage gebruikt. 3. Op het tabblad Niet geregistreerd ziet u alle actieve of eerder nietgeregistreerde toepassingen. Selecteer de gewenste toepassingen en klik op Toevoegen. U kunt ook naar toepassingen bladeren die niet in de lijst voorkomen. 28 Documenten verwerken

29 Hoofdstuk 3 Direct OCR gebruiken 1. Open een geregistreerde toepassing en werk in een document. Als u gescande pagina's wilt inlezen, plaatst u de pagina's op de juiste manier in de scanner. 2. Gebruik de opdracht Instellingen voor tekst inlezen in het menu Bestand van uw doelprogramma om de instellingen op te geven die tijdens de herkenning gebruikt moeten worden. Instellingen die niet worden aangeboden, behouden de waarde die ze in OmniPage hadden. Instellingen die worden gewijzigd voor Direct OCR, worden tevens gewijzigd in OmniPage. 3. Gebruik de opdracht Tekst inlezen van het menu Bestand om beelden van een scanner of bestand in te lezen. 4. Als u op het tabblad Direct OCR van het dialoogvenster Opties of bij Instellingen voor tekst inlezen de optie Automatische zones heeft geselecteerd, begint de herkenning onmiddellijk. 5. Als Automatische zones niet is geselecteerd, wordt elke paginabeeld weergegeven, zodat u de zones handmatig kunt tekenen. Klik op de knop OCR uitvoeren om verder te gaan met de herkenning. 6. Als proeflezen is opgegeven, gebeurt dit na de herkenning. Vervolgens wordt de herkende tekst geplaatst bij de invoegpositie in uw toepassing met het opmaakniveau dat u heeft opgegeven bij Instellingen voor tekst inlezen. Verwerking vanuit andere toepassingen 29

30 Verwerking met Batchbeheer U kunt verwerkingstaken automatisch op elk gewenst tijdstip laten uitvoeren. Niet-geplande taken kunnen handmatig worden geactiveerd. De pagina's die in de taak moeten worden verwerkt, kunnen afkomstig zijn van een scanner met ADF of uit een beeldbestand. U hoeft niet achter de computer te zitten wanneer de taak begint en OmniPage hoeft niet actief te zijn. Het maakt niet uit of uw computer wordt uitgezet nadat de taak is ingesteld, als deze maar weer aan staat zodra de taak begint. Als u pagina's scant, moet de scanner aan staan op het tijdstip waarop de taak begint, met de pagina's geladen in de ADF. Zo stelt u een taak in: 1. Klik in het menu Verwerken op Batchbeheer of ga naar het menu Start van Windows. Selecteer hierin Alle programma's ScanSoft OmniPage 15.0 OmniPage Batchbeheer. Het venster Batchbeheer wordt geopend. Klik op de knop Taak maken om de wizard Taak te starten. 2. Selecteer in het volgende venster het type taak: normaal, met streepjescode, mapbewaking, Outlook-bewaking of Lotus Notesbewaking. De taken voor bewaking zijn alleen beschikbaar als u het betreffende programma op de computer heeft geconfigureerd. 3. Geef in dit venster ook de naam op voor de taak. Klik op Volgende. 4. Geef in het venster Start- en stopopties de datum en tijd plus de planning op. Na afloop van de taak kunt u desgewenst het beeldbestand dat u als invoer heeft gebruikt, automatisch verwijderen. In OmniPage Professional 15 kunt u ook een bericht laten versturen naar opgegeven adressen. 5. Definieer een startpunt voor de nieuwe taak. Dit kan een nieuwe start zijn of een bestaande workflow. Klik op Volgende om elke stap te voltooien. 6. Met de vensters die hierna verschijnen, kunt u de workflow van de taak opbouwen, zoals beschreven in hoofdstuk Klik op Voltooien om te bevestigen dat u de taak heeft gemaakt. Zie Batchbeheer in de online Help en Batchbeheer op pagina 75 voor meer informatie. 30 Documenten verwerken

31 Hoofdstuk 3 De bron van paginabeelden opgeven Er zijn twee mogelijke beeldbronnen: beeldbestanden en de scanner. Scanners zijn onderverdeeld in twee hoofdtypen: flatbed of scanners met papierinvoer. Een scanner kan een ingebouwde of toevoegde ADF (automatische documentinvoer) hebben, waardoor het gemakkelijker is om documenten met meerdere pagina's te scannen. De beelden van gescande documenten kunnen rechtstreeks in OmniPage worden gebruikt of met de eigen software van de scanner worden opgeslagen naar een beeldbestand dat later kan worden geopend in OmniPage. Invoer vanuit beeldbestanden U kunt met uw eigen scanner beeldbestanden maken of ze per of fax ontvangen. OmniPage 15 ondersteunt een groot aantal beeldbestandsindelingen. Selecteer in de keuzelijst Pagina's ophalen de optie Bestanden laden. In het dialoogvenster Bestanden laden geeft u de gewenste bestanden op. Dit venster verschijnt als u de automatische verwerking start. Klik bij handmatige verwerking op de knop Pagina ophalen of gebruik het menu Verwerken. Het onderste deel van het dialoogvenster bevat geavanceerde instellingen. U kunt dit deel weergeven of verbergen. De breedte of hoogte van een beeldbestand is minimaal 16 x 16 pixels en maximaal 8400 pixels (71 cm bij een resolutie van 201 tot 600 dpi). Raadpleeg de online Help voor toegestane pixelwaarden. In OmniPage Professional 15 kunt u ook bestanden importeren van FTPlocaties, Microsoft SharePoint of ODMA-bronnen. Invoer vanuit scanner Zorg voor een goed werkende, ondersteunde scanner die op de juiste manier is geïnstalleerd voor OmniPage 15. U kunt zelf de scanmodus kiezen. Hierbij zijn de volgende twee overwegingen van belang: Welke uitvoer wilt u in het exportdocument? Welke manier van scannen levert de grootste nauwkeurigheid op tijdens de OCR-procedure? De bron van paginabeelden opgeven 31

32 Zwart-wit Selecteer deze optie als u in zwart-wit wilt scannen. Zwart-witbeelden worden sneller gescand en verwerkt dan andere beelden en nemen minder schijfruimte in beslag. Grijstinten Selecteer deze optie als u in grijstinten wilt scannen. Gebruik deze optie voor optimaal OCR-resultaat bij pagina's met wisselend of weinig contrast (niet veel verschil tussen licht en donker) en bij tekst op een gekleurde of gearceerde achtergrond. Kleur Selecteer deze optie om in kleur te scannen (als u beschikt over een kleurenscanner). Het uitvoerdocument bevat gekleurde afbeeldingen, tekst of achtergronden. De OCR-nauwkeurigheid is niet groter dan bij scannen in grijstinten, maar het scannen in kleur kost wel veel meer tijd, geheugen en schijfruimte. Helderheid en contrast Goede instellingen voor helderheid en contrast spelen een belangrijke rol bij de OCR-nauwkeurigheid. U stelt deze in op het tabblad Scanner van het dialoogvenster Opties of in de interface van de scanner. Controleer het beeld nadat u het heeft geladen. Als tekens dik zijn en in elkaar overlopen, maakt u het beeld lichter. Als tekens dun zijn en onderbroken, kiest u een donkerdere instelling. Scan de pagina vervolgens opnieuw. Als u nog niet tevreden bent over het scanresultaat, opent u het gescande beeld in het venster Beeldverbetering en bewerkt u het met de beschikbare hulpmiddelen. Scannen met een ADF U kunt documenten die uit meerdere pagina's bestaan, het beste scannen met een ADF, een eenheid voor automatische documentinvoer. Het enige wat u hoeft te doen, is de pagina's in de juiste volgorde in de ADF te leggen. Met een ADF kunt u ook dubbelzijdige documenten scannen. Een duplexscanner doet dit automatisch. 32 Documenten verwerken

33 Hoofdstuk 3 Scannen zonder ADF Met de scannerinterface van OmniPage kunt u documenten met meerdere pagina's efficiënt vanuit een flatbed-scanner scannen, zelfs zonder ADF. Selecteer Automatisch pagina's scannen op het tabblad Scanner van het dialoogvenster Opties en geef een wachttijd in seconden op. De scanner begint automatisch te scannen en pauzeert na elke scan gedurende het opgegeven aantal seconden, zodat u tijd heeft om de volgende pagina te plaatsen. Converteren van document naar document OmniPage Professional 15 heeft een belangrijke nieuwe functie: u kunt nu niet alleen beeldbestanden openen, maar ook documenten die in tekstverwerkers en vergelijkbare programma's zijn gemaakt. Ondersteunde bestandstypen zijn onder andere.doc,.xls,.ppt,.rtf, en.wpd. Klik in de OmniPage-werkset op de knop Bestanden laden of selecteer in het menu Bestand de opdracht Pagina ophalen en vervolgens Bestanden laden. Kies in het dialoogvenster Bestanden laden de optie Documenten. Als u klaar bent, kunt u uw bestanden in een groot aantal bestandsindelingen opslaan. De lay-out van het document beschrijven Voordat u met de herkenning begint, wordt u gevraagd de lay-out van de binnenkomende pagina's te beschrijven zodat het automatisch aanbrengen van zones soepeler verloopt. Wanneer u kiest voor automatische verwerking, worden er altijd automatisch zones aangebracht, tenzij u een sjabloon opgeeft dat geen verwerkingszone of -achtergrond bevat. Bij handmatige verwerking worden soms automatisch zones aangebracht. Zie in de online Help het onderwerp Wanneer worden zones automatisch aangebracht? Voor de beschrijving heeft u de keuze uit de volgende opties: Automatisch Kies deze instelling als u alle zonebeslissingen aan het programma wilt overlaten. OmniPage bepaalt of tekst in kolommen staat, of een item een afbeelding is of herkenbare tekst en of er tabellen moeten worden gebruikt. Converteren van document naar document 33

34 Eenkoloms zonder tabel Kies deze instelling als de pagina's uit slechts één kolom bestaan en geen tabellen bevatten. Zakelijke brieven en pagina's uit een boek zien er gewoonlijk zo uit. Meerkoloms zonder tabel Kies deze instelling als sommige pagina's tekst in kolommen bevatten en u deze tekst zonder kolommen of net als in het oorspronkelijke document in aparte kolommen wilt overnemen. Eenkoloms met tabel Kies deze instelling als de pagina uit één kolom met tekst en een tabel bestaat. Spreadsheet Kies deze instelling als de hele pagina uit een tabel bestaat die u naar een spreadsheetprogramma wilt exporteren of als één tabel wilt behandelen. Formulier Kies deze instelling als de hele pagina uit een formulier bestaat en u de formulierelementen automatisch wilt laten herkennen. Na herkenning kunt u de formulierelementen aanpassen, nieuwe maken of de lay-out van het formulier bewerken. Deze optie is alleen beschikbaar in OmniPage Professional 15. Aangepast Kies deze optie als u maximale controle over het automatisch aanbrengen van zones wenst. U kunt de detectie van kolommen, illustraties en tabellen voorkomen of juist bevorderen. Selecteer de gewenste instellingen op het tabblad OCR van het dialoogvenster Opties. Sjabloon Kies een zonesjabloon als u vanaf nu de achtergrondwaarde, zones en eigenschappen uit de sjabloon wilt toepassen op alle pagina's die worden ingelezen. De sjabloonzones worden ook op de huidige pagina toegepast. Eventuele bestaande zones worden overschreven. Als u bij het automatisch aanbrengen van zones onverwachte herkenningsresultaten heeft aangetroffen, gebruik dan handmatige verwerking om opnieuw zones aan te brengen op individuele pagina's en ze opnieuw te herkennen. 34 Documenten verwerken

35 Hoofdstuk 3 Beelden vooraf verwerken Voor meer OCR-nauwkeurigheid kunt u de beelden verbeteren voordat u zones en OCR toepast. U opent het venster Beeldverbetering met de knop Beeld verbeteren op de werkbalk Beeld of de gelijknamige opdracht in het menu Werkset. U kunt ook in uw workflows beeldverbeteringsstappen opnemen. Kies hiervoor de stap Beelden verbeteren. De invoer voor Beeldverbetering is het primaire beeld. Er zijn drie typen beeld: Oorspronkelijke beeld: Het beeld dat door de scanner is gemaakt of in een bestand is opgeslagen voordat het in het programma wordt geladen. Primaire beeld: De staat van de oorspronkelijke afbeelding nadat het in OmniPage is geladen en eventueel is gewijzigd door automatische of handmatige voorbewerking. OCR-beeld: Een zwart-witbeeld dat is afgeleid van het primaire beeld en dat is geoptimaliseerd voor OCR. Bepaalde hulpmiddelen zijn van invloed op het primaire beeld, andere op het OCR-beeld. Houd dus goed in de gaten welk beeld u bewerkt. Bij de OCR-nauwkeurigheid spelen goede helderheids- en contrastinstellingen een belangrijke rol. U stelt deze in op het tabblad Scanner van het dialoogvenster Opties of in de interface van de scanner. In het schema ziet u een optimale helderheidsinstelling. Controleer het beeld nadat u het heeft geladen. Als tekens dik zijn en in elkaar overlopen, maakt u het beeld lichter. Als tekens dun zijn en onderbroken, kiest u een donkerdere instelling. Gebruik het hulpmiddel OCR-helderheid om het beeld te optimaliseren. Beelden vooraf verwerken 35