BELEIDSPLAN v.v. Kloetinge

Transcriptie

1 BELEIDSPLAN v.v. Kloetinge De eerste versie van het beleidsplan werd aangeboden aan de ALV op 6 juni Versie 2: juni 2012 Beleidsplan

2 Inhoud VOORWOORD De visie De huidige situatie De doelstellingen op de middellange termijn ( ) De organisatiestructuur (op weg naar 2015) Organisatiestructuur v.v. Kloetinge ( )...11 a. Bestuur b. Sponsorstichting (BCK) c. Seniorencommissie d. Jeugdcommissie e. Technisch overleg f. De Beheercommissie g. Horecacommissie h. Evenementencommissie i. Commerciele commissie j. Commissie media/pr k. Club van Honderd l. The Green White Army Functieomschrijvingen nieuwe stijl Overleg + bemensing: een overzicht...22 BIJLAGE 1: BIJLAGE 2: BIJLAGE 3: BIJLAGE 4: BIJLAGE 5: BIJLAGE 6: BIJLAGE 7: De huidige situatie...24 Vrijwilligersbeleid...28 Gedragsregels...31 Functies Jeugdcommissie v.v. Kloetinge...36 Functieomschrijvingen...39 Reglement Vertrouwenspersoon...47 Technisch beleidsplan 55 Beleidsplan

3 VOORWOORD V.V. KLOETINGE OP WEG NAAR DE TOEKOMST Voor U ligt het beleidsplan van v.v. Kloetinge voor de jaren We hebben als vereniging hectische tijden achter de rug. Hoewel we het verleden niet kunnen veranderen, hebben we er wel van geleerd. Daarnaast hebben wij ook te maken met maatschappelijke ontwikkelingen. Alleen het geven van de mogelijkheid tot voetballen is niet langer meer voldoende. De voetballer van gisteren is de consument van vandaag. Dat betekent dat het verenigingsaanbod zo interessant mogelijk gemaakt moet worden, mede omdat de concurrentie op het gebied van vrijetijdsbesteding enorm is toegenomen. Om bovenstaande te kunnen realiseren, is structuur aanbrengen noodzakelijk. Om te beginnen moet er een duidelijke visie aanwezig zijn. Pas dan kunnen we doelstellingen formuleren. De organisatie moet duidelijk zijn en het moet voor iedereen helder zijn hoe de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden zijn vastgelegd. Zonder een duidelijke structuur is de kans op onbestuurbaarheid aanwezig. En dat zou een bedreiging voor het voortbestaan van v.v. Kloetinge kunnen vormen. Om dit niet te laten gebeuren, hebben we dit beleidsplan opgesteld. De vraag van veel leden om tot een duidelijker structuur te komen, is wellicht het laatste duwtje geweest om dit beleidsplan op te stellen. Iedereen binnen de vereniging zal zich in dit plan moeten kunnen vinden, want dit is de voorwaarde om plannen daadwerkelijk in praktijk te brengen. Immers draagvlak is voorwaarde nummer één voor succes. Het managen van een voetbalvereniging is complex. Zeker voor een vereniging met deze ambities. Aspecten die hierbij meespelen zijn o.a. wet- en regelgeving, maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van vrijwilligers, etc. Het besturen van een grote vereniging als v.v. Kloetinge betekent ook dat er keuzes gemaakt moeten worden en dat taken zo helder mogelijk omschreven moeten worden. In dit rapport staat een aantal aanbevelingen, die consequenties hebben voor bestuur, commissies, werkwijzen en financiën. Let wel: het doel is In dat jaar dienen de aanbevelingen en de daaruit voortvloeiende consequenties te zijn gerealiseerd. Van 2011 tot 2015 wordt gefaseerd en weloverwogen in die richting gewerkt. Ieder jaar worden in juni de doelen voor het daaropvolgende seizoen door het Bestuur vastgesteld. De periode van 2011 tot 2015 is een zogenoemde transitie- (= overgangs)periode. In zo n veranderingsproces worden stappen vooruit gezet, wordt wel eens een stapje terugzet, word je regelmatig ingehaald door de realiteit en zal er, inherent aan verandering, weerstand zijn. Er moet derhalve van stond af aan worden ingezet op openheid, helderheid en zorgvuldigheid. Voorafgaand aan de ultieme situatie in 2015 wordt in het eerste deel de huidige situatie (kort) beschreven. Beleidsplan

4 Centraal in dat deel staan: De huidige bestuursfuncties; De huidige commissies; De huidige vrijwilligers(groepen); Het huidige overleg (en de verantwoordingsmomenten). Vervolgens worden de doelstellingen voor de middellange termijn benoemd. Bij deze doelstellingen, zo zal blijken, hoort een adequatere organisatiestructuur. Daarin is een aanzet gemaakt tot het benoemen van specifieke deskundigheden c.q. commissies die o.i. binnen de vereniging ingevuld moeten zijn. Bij het besturen van de organisatie spelen de genoemde commissies een belangrijke rol. In het voorlaatste deel van deze notitie staan de belangrijkste functieomschrijvingen, zoals die in 2015 gerealiseerd dienen te zijn. Onontkoombaar, passend bij een grote vereniging als v.v. Kloetinge, is overleg. Samen consensus bereiken, samen besluiten nemen. In het laatste deel een overzicht van de overlegmomenten waarbij het nieuw in te stellen afstemmingsoverleg cruciaal is. Dit rapport moet een levend document zijn. Op basis van concrete praktijkervaringen bij de diverse commissies zal dit rapport beoordeeld en bijgesteld moeten worden, alsmede regelmatig geëvalueerd moeten worden. Kloetinge, april 2012/versie 2 Bestuur v.v. Kloetinge Beleidsplan

5 1. De visie Sport biedt vele kansen en mogelijkheden. Niet alleen voor de individuele sporter, maar ook voor bijvoorbeeld bedrijven en organisaties. Regelmatig sporten is goed voor de gezondheid. Sporten vervult ook een belangrijke sociaal-culturele rol. Door deel te nemen aan sportieve activiteiten maken mensen makkelijker nieuwe contacten en is het makkelijker integreren. Belangrijk is ook de economische rol die de voetbalsport speelt. Deze bedrijfstak is een belangrijke bron van werkgelegenheid en betreft zowel begeleiders van sporters als degenen die actief zijn in ontwikkeling, productie en verkoop van sportartikelen, voedingsmiddelen en accommodaties. Daarnaast heeft een voetbalvereniging de maatschappij nog meer te bieden. Gekwalificeerde medewerkers begeleiden mensen, zodat hun activiteit perfect aansluit bij hun mogelijkheden en wensen. De benodigde materialen en voorzieningen zijn aanwezig. In de toekomst wil v.v. Kloetinge toe naar een professionelere aanpak voor zowel het prestatieve als recreatieve voetbal, met daarbij aandacht voor de maatschappelijke en sociale functies die enerzijds voetbal als sport en anderzijds de vereniging als organisatie heeft in de samenleving: v.v. Kloetinge is een vereniging van en voor iedereen, die zich sociaal wil bewegen. 2. De huidige situatie In bijlage 1 wordt de huidige situatie qua bestuursfuncties, commissies en vrijwilligers beschreven. De huidige situatie samenvattend komen we tot de volgende conclusies: - er is een bestuur dat relatief veel uitvoerend werk verricht (en daardoor aan haar kerntaak besturen te weinig toekomt); - verantwoordelijkheidslijnen van commissies naar bestuur zijn niet altijd even duidelijk; - verantwoordelijkheden binnen commissies zijn niet altijd even duidelijk; - communicatie van commissies onderling is niet geregeld; - er is in meer of mindere mate sprake van groepsvorming en dus van een eilandenstructuur 3. De doelstellingen op de middellange termijn ( ) v.v. Kloetinge stelt zich ten doel haar leden de gelegenheid te bieden de voetbalsport te beoefenen zowel in prestatieve als recreatieve zin. Daarnaast besteedt ze aandacht aan normatieve aspecten binnen de sport en draagt ze zorg voor sociale waarden binnen de vereniging. a. technisch beleid(splan) ( ) Zie: bijlage 7 Visie: Het bestuur wil een herkenbaar beleid voeren waarin de overall visie breed gedragen wordt, waarbij een individuele sporter, vanuit een gedegen jeugdopleiding, zich kan ontwikkelen tot een voetballer in een voor hem/haar inspirerende voetbalomgeving. Deze visie bestaat uit: Beleidsplan

6 - duidelijk opleidingstraject voor de jeugd met daaraan gekoppeld gespecificeerde trainingen per leeftijdsgroep, - herkenbaar voetbal, aanvallend en initiatiefrijk, - een meevoetballende keeper, - flexibiliteit en creativiteit in speelwijze is mogelijk, - in de opleidingsfase geldt dat individueel belang boven het team belang gaat. Dit alles dient bereikt te worden met, zoveel als mogelijk, met eigen leden. Doelstelling is dat het 1 e team op het op één na hoogste niveau van de zaterdag amateurcompetitie, de hoofdklasse, voetbalt. Dit geldt ook voor het 2 e team in de reserve hoofdklasse. Het 2 e team is een opleidingselftal, het voorportaal voor het 1 e team. Het 3 e elftal speelt, is de ambitie, in 2015 in de reserve 1 e klasse. Ook de juniorenteams A1, B1, C1 en D1 dienen op divisieniveau te voetballen. Van hieruit kan doorstroming plaatsvinden. Er wordt verder gewerkt aan een herkenbaar Kloetinge systeem voor de standaard elftallen (= systeem) Deze aanpak vraagt om een professionele benadering inzake training (systeem voor trainingssturing en verbetering teameffectiviteit), materialen en uitrusting (topkwaliteit kleding/schoenen/ beschermingsmiddelen) en accommodatie (velden/kleedkamers/ behandelruimte verzorging, evt. fitnessmaterialen/ruimte). Het spreekt voor zich dat ook professionaliteit is vereist van trainers, begeleiders en bestuurders. Recreatief voetballen Er moet aandacht worden geschonken aan de verschillende doelgroepen. Iedere doelgroep heeft verschillende karakteristieken en per groep is er een verschil in verenigingsbeleving en bijdrage aan de vereniging. Eveneens is er een verschil in inkomstenbronnen. De ene groep betaalt alleen contributie, terwijl de andere groep ook bijdraagt aan baromzet/ sponsoring. Daarnaast zijn er verschillen in omgeving van een lid van een doelgroep. De omgeving van jeugdleden bestaat primair uit ouders/klasgenoten, terwijl ouderen beschikken over bijv. een netwerk van potentiële sponsors. Een aantal activiteiten willen we eruit lichten: voetbal. Een nieuwe loot aan de KNVB-stam. Duidelijk in opkomst. Gericht op mensen, die niet meer elk weekend achter een bal willen rennen, maar die toch nog de kriebels hebben naar een onderling partijtje. Op een kleiner veld en andere regels. De vereniging wil dit nieuwe spel haar leden aanbieden één keer in de maand, waarbij de doelstelling is om gestopte voetballers weer in aanraking te laten komen met vv Kloetinge en/of dat oudere leden langer betrokken blijven bij de vereniging. Er is een commissie Zaalvoetbal. Zaalvoetbal heeft binnen de KNVB een eigen, zelfstandige, positie. Er zijn overeenkomsten met het veldvoetbal maar ook grote verschillen. Dan gaat het niet alleen over het dak, maar ook over de spelregels en niet te vergeten de plofbal. Mondiaal wint het zaalvoetbal aan aanzien en de KNVB wil daarom het zaalvoetbal de komende jaren extra promoten. De vereniging biedt leden de gelegenheid om, op recreatieve wijze, te zaalvoetballen. Er is een commissie zaalvoetbal. Beleidsplan

7 - Damesvoetbal. De vereniging heeft per 1 januari 2012 een meisjesteam. Er wordt gestreefd naar verdere uitbreiding. b. Accommodatie Met de aanleg van kunstgrasvelden is er de mogelijkheid ontstaan om ook andere activiteiten te organiseren, omdat kunstgras in bijna alle gevallen te bespelen is. Bovendien verruimt kunstgras de training- en wedstrijdmogelijkheden. Dit betekent dat er samenwerkingsverbanden met andere verenigingen (aansluiting bij gemeentelijk project vermaatschappelijking van de sport ) en onderwijs (gym, schoolvoetbal, breedtesportproject - BOS) kunnen worden nagestreefd. Eind november 2010 is de nieuwe kleedaccommodatie gerealiseerd. De huidige accommodatie dient op tenminste het huidige niveau te blijven. Zo nodig en zo mogelijk zullen er kleine aanpassingen worden gerealiseerd. Op grond van bovenstaande ligt samenwerking tussen verschillende instanties c.q. verenigingen en mogelijk sponsoren voor de hand. c. Vrijwilligersbeleid Vrijwilligers zijn de belangrijkste mensen van een vereniging. Wil je echter als amateurvereniging de komende tijd mee kunnen, dan moet je met vrijwilligers langs gestructureerde lijnen kunnen werken. Er zal moeten worden geïnvesteerd in betrokkenheid. De jeugdleden van nu zijn de vrijwilligers van de toekomst. In dit verband is al gewezen op de gewenste aanstelling van een verenigingsmanager. Voor het vrijwilligersbeleid zie bijlage 2. d. Sponsoring Een grote club als v.v. Kloetinge heeft sponsoren heel wat te bieden. Er dient, in voorkomende gevallen samen met de BCK, een gericht sponsorplan te komen waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de middellange termijn duidelijk zijn benoemd. e. Communicatie Communicatie is heel belangrijk. Met een goede communicatie word je goed geïnformeerd. Communicatie is bovendien een belangrijk bindmiddel: mensen brengt mensen samen en houdt mensen vast, betrokken. Als v.v. Kloetinge hechten we aan een goede, zorgvuldige en transparante communicatie. Binnen de vereniging zijn de nodige communicatiemiddelen. Hierbij kunnen we denken aan het clubblad Op de Korrel, de website, de presentatiegids, het Voorzetje en de Nieuwsbrief. Beleidsplan

8 Ieder communicatiemiddel dient een eigen doel, heeft een eigen vorm en bedient voor een deel een andere doelgroep. Hoewel: de overlappingen tussen de verschillende communicatiemiddelen zijn talrijk. Het is zaak om voortdurend kritisch te zijn op de noodzaak en het nut van de genoemde communicatiemiddelen. Het is bovendien zaak om nieuwe ontwikkelingen op het gebied van communicatie (die van nut kunnen zijn voor de vereniging) goed te volgen en wellicht, na alle voors en tegens te hebben afgewogen, te gaan gebruiken. Communicatie = onderlinge verbondenheid Binnen een grote vereniging als Kloetinge waar allerlei mensen en commissies met van alles en nog wat bezig zijn is het noodzakelijk dat de communicatie tussen al die mensen en commissies goed geregeld is. Goed werkende communicatiemedia (zie hierboven) zijn er een onderdeel van. Een duidelijk gestructureerd overleg tussen al die partijen (het afstemmingsoverleg) is t.b.v. de communicatie noodzakelijk. f. Normen en waarden Als vereniging dienen we zorg te dragen dat een ieder, die zich inzet voor v.v. Kloetinge, zowel actieve spelers, begeleiders, trainers, vrijwilligers, bestuursleden, en niet te vergeten supporters, plezier beleven aan de voetbalsport. Om gezamenlijk als v.v. Kloetinge de positieve sfeer uit te stralen van sportiviteit, plezier voor, en aan de voetbalsport, dienen er vanzelfsprekend regels te worden bepaald en te worden vastgelegd. Er worden specifieke gedragsregels onderscheiden voor: - de accommodatie; - de sporters; - ouders/verzorgers; - trainers/leiders; - supporters/toeschouwers. In de gedragsregels zijn de normen en waarden van de vereniging vastgelegd. Natuurlijk moeten we die regels ook samen nakomen. Indien iemand zich niet aan de gestelde regels en afspraken houdt, spreken we van afwijkend gedrag. Het bestuur van v.v. Kloetinge is bevoegd om, op passende wijze maatregelen te treffen voor diegene die de gedragsregels overtreedt. In bijlage 3 vindt u de gedragsregels voor v.v. Kloetinge. 4. De organisatiestructuur (op weg naar 2015) Om bovenstaande doelstellingen te kunnen realiseren dient de organisatiestructuur van v.v. Kloetinge te worden herzien. Cruciaal is de volgende omschrijving: Het aanbrengen van een solide organisatiestructuur binnen de vereniging, gericht op verbetering van het functioneren van de vereniging als geheel en verbetering van de prestaties van de standaardelftallen. Deze hoofddoelstelling valt uiteen in een aantal subdoelstellingen: - het verbeteren van de efficiency van de werkzaamheden van het bestuur en de verschillende commissies; Beleidsplan

9 - het zoveel mogelijk voorkomen c.q. wegwerken van dubbelfuncties; Het bestuur heeft de primaire opdracht een beleid te voeren, waardoor deze doelstellingen kunnen worden gerealiseerd. Het is een vertaling van de doelstellingen zoals in de statuten vermeld. Het stelt taken vast die noodzakelijk zijn om de doelstellingen te realiseren. Voor elke commissie moet een deelplan geschreven worden met daarin actiepunten die als werkopdrachten uitgegeven kunnen worden. Het is een organisatiestructuur waarbinnen de uitvoeringsprogramma s kunnen worden gerealiseerd. Het moet toetsing- en controle-elementen bevatten. Als de praktijk realisatie van het beleidsplan of delen daarvan (nog) onmogelijk maakt, zal het plan toch als streefmodel moeten blijven gelden en waar nodig worden bijgesteld. De efficiency van de werkzaamheden van het bestuur en de verschillende commissies dient te worden verbeterd. Aanbeveling 1: een bestuur, dat bestuurt op hoofdlijnen Het huidige bestuur is belast met teveel taken. Het bestuur bestuurt niet alleen, maar voert ook uit. Voorgesteld wordt om een heldere taakverdeling aan te brengen tussen de verschillende commissies en het bestuur. Hierbij zouden de commissies meer verantwoordelijkheden (en daarmee dus rechten en plichten) moeten krijgen t.a.v. de inhoudelijke zaken op hun werkterrein. Het bestuur op haar beurt kan zich in de voorgestelde constructie veel meer dan voorheen richten op haar kerntaak: het besturen van de vereniging. De voordelen van deze werkwijze zijn evident: een slagvaardig bestuur dat zich richt op de grote lijnen en een langtermijn visie ontwikkelt. De commissies die inhoudelijke kennis van zaken hebben, richten zich op het werkterrein waarop zij deskundig zijn. Zij krijgen meer dan tot op heden de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken op hun werkterrein, o.a. door de beschikbaarheid van een jaarlijks toe te kennen budget, zodra dit financieel mogelijk is. Anderzijds blijft het bestuur eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de vereniging. Voor zaken die de commissiebevoegdheden overstijgen (denk bijv. aan het aanstellen van een hoofdtrainer) zal de betreffende commissie (in casu de seniorencommissie na overleg binnen het technisch overleg) een zwaarwegend advies aan het bestuur afgeven. Dat wil zeggen dat het bestuur geacht wordt het advies in principe over te nemen maar de mogelijkheid heeft hier gemotiveerd van af te wijken. Naast deze commissie overstijgende zaken bevordert het bestuur de samenwerking tussen de commissies en coördineert dit waar nodig. Met het verminderen van de taken van de bestuursleden zal het eenvoudiger worden om krachtige bestuursleden aan te trekken. Bestuursleden krijgen ook meer tijd om taken uit te voeren, die nu soms in het gedrang kunnen komen: lobbyen en netwerken. Aanbeveling 2: maak onderscheid tussen technische zaken en verenigingszaken Vooralsnog gaat het bestuur bestaan uit de volgende leden: een voorzitter, een vice-voorzitter, een secretaris, een penningmeester en leden met de portefeuilles, technische zaken, wedstrijdzaken en jeugdzaken. Een bloeiende vereniging als v.v. Kloetinge, met ruim 750 leden, is één van de grootste verenigingen in Zeeland. Het besturen van zo n vereniging vergt visie en veel mankracht. Talloze vrijwilligers zijn dagelijks of wekelijks in touw voor de vereniging. Dat is enerzijds de kracht, maar tevens de zwakte van een vereniging. Het bestuur, in de persoon van het bestuurslid Beleidsplan

10 verenigingszaken, in samenwerking met de aan te stellen verenigingsmanager zijn dan verantwoordelijk voor het beheer van het clubhuis, de horeca, het clubblad e.d., in samenwerking met de diverse commissies. Ook moet een nadrukkelijk onderscheid gemaakt worden in geldstromen. Contributies zijn bedoeld voor de gang van zaken in de vereniging, sponsorgelden zijn bedoeld ter verbetering van de sportieve prestaties van de vereniging. In begrotingen en vaststellen van de hoogte van de contributies moet hiermee rekening gehouden worden. Met dit voorstel zal het ook makkelijker worden om sponsors te benaderen. Immers, zij zien hun gelden direct terug in de sportieve prestaties, waaraan zij hun naam willen verbinden. Aanbeveling 3: stel een verenigingsmanager aan Voortbordurend op aanbeveling 2 is het zaak om de vereniging met zoveel vrijwilligers professioneel aan te sturen. Ook de continuïteit van de vereniging is gebaat met een verenigingsmanager, die voorlopig op parttime basis aan te stellen is. Hiervoor moeten subsidiebronnen aangeboord worden. Het aansturen van vrijwilligers is vaak moeilijker dan het aansturen van betaalde werknemers. Immers, tegen een vrijwilliger is het lastiger te zeggen als zij of hij iets niet goed doet. Dit aansturen vereist veel tact, waardering en continuïteit. Aanbeveling 4: het afstemmingsoverleg Tenminste twee keer per seizoen vindt het zogenoemde afstemmingsoverleg plaats. Voor dit overleg worden naast (een deel van) het bestuur de voorzitters van de diverse commissies uitgenodigd. Tijdens dit overleg worden commissie overstijgende of commissie overlappende zaken besproken. Mochten bovenstaande zaken worden gerealiseerd dan dient nagegaan te worden of de huidige regelgeving in de vorm van statuten (van zowel vereniging als stichting), huishoudelijke reglementen en interne, schriftelijke vastgelegde reglementen daaraan aangepast moeten worden. Uiteindelijk gezamenlijk doel blijft v.v. Kloetinge een toonaangevende positie te laten blijven bekleden in het Zeeuwse amateurvoetbal. Beleidsplan

11 5. Organisatiestructuur v.v. Kloetinge ( ) Vertrouwenspersoon ALV Juridisch adviseur Bestuur Voorzitter Vice-voorzitter Secretaris Penningmeester Technische zaken Wedstrijdzaken Jeugdzaken Financiële administratie Ledenadministratie Kascommissie BCK Verenigingsmanager Beheerscommissie Media/PRcommissie Horecacommissie + evenementen commissie Commerciele commissie Seniorencommissie Jeugd-commissie Techn. overleg Club van 100 SSWK TGWA Verenigingszaken Technische zaken Financiële zaken Beleidsplan

12 Een nadere toelichting: a. Bestuur Achtergrond en doelstelling Onze vereniging telt anno 2011 ruim 770 leden en de algemene verwachting is dat het ledental in de nabije toekomst verder zal stijgen. Een vereniging van een dergelijke omvang, die zichzelf bovendien kwalitatief wil verbeteren, stelt hoge eisen aan de organisatie. Van het bestuur, als eindverantwoordelijk gremium binnen de vereniging, kan en mag niet (langer) verwacht worden dat het de gehele vereniging tot in details overziet, begeleidt en bestuurt. Het bestuur dient zich in een dergelijk grote organisatie te beperken tot de kern van haar taak: het besturen. Hierbij zal noodgedwongen de nodige afstand tot het dagelijks gebeuren in acht genomen moeten worden. Om het bestuur de mogelijkheid te bieden bepaalde werkzaamheden met vertrouwen aan de verschillende commissies te delegeren, zijn een solide organisatiestructuur en goede, controleerbare afspraken een absolute vereiste. Taakomschrijving Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het gehele beleid van de vereniging. Dit impliceert dat het bestuur te allen tijde een beslissing of advies van één der commissies kan overrulen. Desalniettemin zullen werkzaamheden, waar mogelijk, op lager niveau in de vereniging worden neergelegd. Taken die in ieder geval tot de bestuurstaken behoren zijn: - het onderhouden van externe contacten en het externe relatienetwerk, waaronder contacten met de pers, gemeente en andere overheden, KNVB en andere (voetbal) verenigingen. Het onderhouden van contacten met sponsors van de vereniging behoort in eerste instantie tot de taken van de sponsorstichting. Waar wenselijk of noodzakelijk kan het bestuur hierbij, in overleg met de sponsorstichting, worden ingeschakeld. - het afstemmen van de werkzaamheden van de verschillende commissies. Dit gebeurt in ieder geval in het afstemmingsoverleg, waarvoor de voorzitters van de verschillende commissies worden uitgenodigd. - het voeren van correspondentie door of namens de vereniging voor zover dit niet behoort tot de taken van een der verschillende commissies. - het formuleren van een korte- en langetermijnvisie. - verantwoordelijkheid voor het financieel beleid van de vereniging. Samenstelling Het bestuur van de vereniging bestaat in 2015 uit maximaal 7 personen (zie aanbeveling 2 uit hoofdstuk 4.). De bestuursleden worden door de ledenvergadering voor een periode van drie jaar gekozen. Tijdens de vergaderingen wordt het bestuur bijgestaan door een notulist, die de verslaglegging van de vergaderingen verzorgt en eventueel, in overleg met de secretaris, de vergaderstukken waaronder agenda s verzendt. De notulist wordt door het bestuur aangewezen en behoeft niet door de ledenvergadering te worden gekozen. Ter verlichting van zijn taak wordt de penningmeester bijgestaan door een financieel administrateur en een ledenadministrateur. Deze personen worden eveneens door het bestuur aangewezen, zonder tussenkomst van de ledenvergadering. Zij wonen de bestuursvergaderingen niet bij, tenzij zij daartoe zijn uitgenodigd. Beleidsplan

13 Werkwijze Het bestuur komt in de volledige samenstelling 1x in de maand bijeen. De voorzitter leidt de vergaderingen. Het verslag wordt in de volgende vergadering geaccordeerd en vervolgens gearchiveerd. Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus, hetgeen inhoudt dat in principe doorgesproken wordt over een onderwerp, totdat overeenstemming, eventueel in de vorm van een compromis, bereikt is. Wordt na uitvoerige discussie geen overeenstemming bereikt, dan wordt d.m.v. hoofdelijke stemming besloten, waarbij ieder bestuurslid één stem heeft. De notulist heeft geen stemrecht. Een aantal keren per seizoen vindt het zogenoemde afstemmingsoverleg plaats. Voor dit overleg worden naast (een deel van) het bestuur tevens de voorzitters van de verschillende commissies uitgenodigd. Tijdens deze vergadering worden commissieoverstijgende zaken (bijv. zaken waar de betreffende commissie de mening van het bestuur of een andere commissie over wil raadplegen) besproken. Ook van deze bijeenkomsten wordt verslag gemaakt. Financiën Het bestuur is verantwoordelijk voor de financiële huishouding van de vereniging. Om deze verantwoordelijkheid op een juiste manier uit te kunnen oefenen dienen alle betalingen die door of namens de vereniging gedaan worden via de penningmeester (of administrateur) te verlopen. De verschillende commissies echter zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op hun specifieke werkterrein. Eén van de rechten die hierbij horen is de besteding van het eventueel aan de betreffende commissie toegekende budget. Achteraf en zonodig tussentijds legt de commissie verantwoording af. Iedere commissie dient, als aan de commissie een budget is toegekend, aan het eind van het seizoen, met het oog op het seizoen daaropvolgend, een begroting van inkomsten en uitgaven bij de penningmeester van het bestuur in. Het bestuur neemt kennis van de verschillende begrotingen en stelt, mede aan de hand daarvan, prioriteiten t.a.v. het vrij te besteden (verenigings-) budget. Uiterlijk op 15 juni van het seizoen, voorafgaand aan het seizoen waarop de begroting betrekking heeft, stelt het bestuur de verschillende budgetten vast en brengt de begroting ter goedkeuring naar de ALV. Deze aldus vastgelegde budgetten vormen voor de verschillende commissies het financiële kader voor het komende voetbalseizoen. Bewaking van de budgetten is in eerste instantie een verantwoordelijkheid van de commissie zelf. Bovendien zal door de betreffende commissie driemaandelijks een overzicht van uitgaven en inkomsten worden overlegd aan het bestuur. Ten behoeve van de ALV in november wordt het financieel verslag over het afgelopen seizoen opgesteld en voor de buitengewone ALV in juni wordt de begroting voor het komende seizoen gepresenteerd. b. Businessclub Kloetinge (BCK) Achtergrond en doelstelling De sponsorstichting van v.v. Kloetinge heeft ten doel het (verder) professionaliseren van de manier waarop met fondsenwerving binnen de vereniging wordt omgegaan. De fondsenwerving wordt op deze manier geprofessionaliseerd. De extra inkomsten worden met name ingezet om de sportieve Beleidsplan

14 prestaties van het 1 e elftal, A1, B1 en C1 te verbeteren. Een substantieel deel komt ten goede aan de vereniging in de vorm van de jeugdafdeling en de nieuwbouw. Het bestuur van v.v. Kloetinge kan op ieder gewenst moment alle noodzakelijk geachte informatie bij het stichtingsbestuur inwinnen. Het stichtingsbestuur kan van haar kant bij het bestuur van de vv Kloetinge noodzakelijke informatie inwinnen. Verhouding BCK- v.v. Kloetinge De BCK en v.v. Kloetinge zijn zelfstandige eenheden die het gemeenschappelijk belang van de vv Kloetinge dienen. Het bestuurslid technische zaken van v.v. Kloetinge (in samenspraak met de technische staf) adviseert de BCK zwaarwegend (op voetbal technisch gebied) bij het vaststellen van spelerscontracten. De eindverantwoordelijkheid van de spelerscontracten ligt bij de BCK. c. Seniorencommissie Achtergrond en doelstelling De seniorencommissie draagt zorg voor de operationele zaken binnen de seniorenafdeling van v.v. Kloetinge, waaronder de zorg voor goede materialen, de indeling van de seniorenelftallen voor de eerstvolgende speelronde (in overleg met de trainers en/of leiders) en de periodieke afstemming met de jeugdcommissie (het zogenoemde technisch overleg). Jaarlijks zorgt de seniorencommissie voor bemensing van de bestaande functies binnen de seniorenafdeling voor het komende seizoen. Voor wat betreft de betaalde functies binnen de seniorenafdeling (waaronder trainer 1 e en 2 e selectie) brengt de commissie een zwaarwegend advies uit aan het bestuur van v.v. Kloetinge. Taakomschrijving - Het gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bestuur over het beleid en de uitvoering hiervan m.b.t. voetbaltechnische zaken senioren. - Uitvoering geven aan het voetbaltechnisch beleid m.b.t. de senioren: * maken van voorstel voor aanstelling trainers en verzorgers 1 e en 2 e selectie voor het bestuur; * aanstellen trainers en leiders overige seniorenelftallen; * samenstellen seniorenelftallen in overleg met trainers en leiders; * overleg met trainers en leider; * uitvoering van overige hier niet genoemde activiteiten uit het seniorenbeleidsplan. - Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de technische staf van de 1 e en 2 e selectie en het samenstellen van de technische en organisatorische staf van de andere seniorenelftallen. - Het analyseren van tegenstanders van het eerste elftal. - Het periodiek plegen van afstemmingsoverleg met de jeugdcommissie (het technisch overleg). - Het voeren van secretariaat: notuleren en uitwerken van verslagen. - Overleg met overige commissies en het bestuur. Samenstelling De leden en de voorzitter van de seniorencommissie dienen aantoonbare voetbalkennis te hebben. Verder dienen de leden te beschikken over het vermogen om op georganiseerde en gestructureerde wijze het geformuleerde beleid ten uitvoer te brengen. Beleidsplan

15 Als eis voor de leden wordt gesteld dat ieder van hen minimaal 3 jaar deel uitgemaakt heeft van een op acceptabel niveau gespeeld hebbend seniorenelftal. Voor de voorzitter van de commissie is aantoonbare bestuurlijke ervaring een pré. Werkwijze Van alle vergaderingen van de seniorencommissie worden verslagen gemaakt. Hiervan wordt een afschrift naar het bestuur gestuurd. Uitgebrachte adviezen worden schriftelijk vastgelegd. Eén of meerdere leden van de commissie nemen deel aan het gesprek met eventueel aan te trekken spelers, trainers of andere aan te trekken leden van de technische staf van de seniorenafdeling. Daarnaast functioneert de voorzitter als woordvoerder van de seniorencommissie. De voorzitter van de seniorencommissie brengt mondeling verslag uit voor de activiteiten van de commissie in de afstemmingsvergadering met (een deel van) het bestuur van v.v. Kloetinge. d. Jeugdcommissie Achtergrond en doelstelling De jeugdcommissie draagt zorg voor de operationele zaken binnen de jeugdafdeling van v.v. Kloetinge, waaronder de zorg voor goede materialen, de indeling van de jeugdelftallen voor de eerstvolgende speelronde (in overleg met de trainers en/of leiders) en de periodieke afstemming met de seniorencommissie (het zogenoemde technisch overleg). Jaarlijks zorgt de jeugdcommissie voor bemensing van de bestaande functies binnen de jeugdafdeling voor het komende seizoen. Voor wat betreft de functies binnen de jeugdafdeling voor de standaardteams (waaronder trainer A1, B1 en C1) brengt de commissie een zwaarwegend advies uit aan het bestuur van v.v. Kloetinge. Taakomschrijving - Het gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bestuur over het beleid en de uitvoering hiervan m.b.t. voetbaltechnische zaken jeugd. - Uitvoering geven aan het voetbaltechnisch beleid m.b.t. de jeugd: * maken van voorstel voor aanstelling trainers standaardteams (waaronder A1, B1 en C1) voor het bestuur; * aanstellen trainers en leiders overige elftallen; * aanstellen en aansturen van de jeugdcoördinatoren; * samenstellen jeugdteams in overleg met trainers en leiders; * overleg met trainers en leider; * uitvoering van overige hier niet genoemde activiteiten uit het jeugdplan. - Organiseren en uitvoeren van de operationele activiteiten van de jeugd m.b.t. de wedstrijden en trainingen: * ontvangst teams en begeleiding * aanstellen scheidsrechters; * ontvangst scheidsrechters; * regelen drinken voor teams; * regelen kleedkamer- en veldindeling in overleg met de beheercommissie; * regelen informatievoorziening ; * kledingvoorziening; * informatievoorziening naar leiders en trainers Beleidsplan

16 - Organiseren van toernooien: * benaderen verenigingen; * aanstellen scheidsrechters; * aanschaf prijzen; * benaderen sponsoren; * verzorgen programmaboekjes. - Organiseren van speciale activiteiten zoals: * Sinterklaasfeest; * herfstweekactiviteiten; * kerstzaalvoetbaltoernooi; * activiteiten rondom kampioenschappen; * activiteiten rondom speciale trainingen; * seizoen afsluitingen - Voeren van het secretariaat en algemene activiteiten: * notuleren en uitwerken verslagen: * aanvragen lidcodes voor spelers; * verzorgen van teamlijsten en selectielijsten; * redactie jeugdgids; * wedstrijdprogramma s; * verwerken wedstrijdwijzigingen; * regelen vriendschappelijke wedstrijden; * wedstrijdformulieren * uitslagenformulieren * overleg met overige commissies en bestuur. - Periodiek afstemmingsoverleg met de seniorencommissie (technisch overleg). - Het opstellen van een financiële begroting voor de werkzaamheden voor het komende begrotingsjaar, het bijhouden van de uitgaven en het afleggen van rekening en verantwoording aan het bestuur van v.v. Kloetinge voor het gevoerde financieel beleid van het afgelopen boekjaar. Samenstelling Het dagelijks bestuur van de jeugdcommissie bestaat uit de voorzitter en 4 leden namelijk een secretaris, een lid dat zich bezig houdt met toernooizaken/evenementen en ondersteuning, een lid dat zich bezig houdt met wedstrijdzaken en een lid dat zich bezig houdt met algemene zaken en financiën. Werkwijze De jeugdcommissie is onderverdeeld in de volgende onderdelen: - Algemene coördinatie (AC); - Technische commissie jeugd (TCJ); - Commissie Toernooien, Evenementen en Ondersteuning (CTEO). Voor de beschrijving van deze onderdelen en hun werkwijze wordt verwezen naar bijlage 4. Van alle vergaderingen van de onderdelen van de jeugdcommissie worden verslagen gemaakt. Hiervan wordt een afschrift naar het bestuur gestuurd. Uitgebrachte adviezen worden schriftelijk vastgelegd. De voorzitter van de jeugdcommissie brengt minimaal 1 keer in 3 maanden verslag uit over de activiteiten van de commissie in het bestuur. Beleidsplan

17 e. Technisch overleg Achtergrond en doelstelling Er zijn altijd twee manieren waarop voetbal beleefd kan worden: prestatiegericht of recreatief. Beide vormen komen vaak voor en moeten ook naast elkaar mogelijk zijn in de vereniging. Bij beide vormen is spelplezier belangrijk. Het lijkt vaak dat prestatiegerichtheid ten koste gaat van het plezier. Er zijn echter nu eenmaal ook spelers die voetbal als leuker beleven als dit meer op een prestatiegerichte manier bedreven wordt. Maar ook andersom, spelers die voetbal leuker vinden op een recreatieve manier. Dit is overigens ook van toepassing op trainers en coaches. Om het seniorenvoetbalteam in een zo hoog mogelijke klasse te laten spelen, is het nu al van groot belang om het beleid van de jeugd hier op aan te passen. De pupillen van nu zijn immers onze senioren van de toekomst. Om dit doel te bereiken kan op korte termijn de doelstelling zijn met de verschillende disciplines in een zo hoog mogelijke competitie te kunnen meedraaien of om zo hoog mogelijk te eindigen in een competitie. Hierbij zal niet ontkomen kunnen worden aan het selecteren van de jeugd. Belangrijk daarbij is dat we de talentvolle jeugd binnen onze vereniging kunnen behouden. Dit betekent dat we ze de mogelijkheid kunnen bieden om zich als individu op een optimaal niveau te kunnen presteren. Daarnaast blijft het van belang dat er ook voetbal gespeeld kan worden door spelers die het vereiste niveau van een eerste team niet halen en/of daar de ambitie niet voor hebben. Ook voor deze groep moet er ruimte zijn en blijven bij v.v. Kloetinge. Het technisch overleg vormt geen commissie of institutie op zich. Het betreft het periodiek te voeren overleg tussen senioren- en jeugdcommissie om zaken op elkaar af te stemmen, doublures te voorkomen en synergie te bereiken. Taakomschrijving Het technisch overleg zorgt voor een goede afstemming van de werkzaamheden van de senioren- en jeugdcommissie van v.v. Kloetinge. Samenstelling Het technisch overleg bestaat uit een afvaardiging van de seniorencommissie en de jeugdcommissie en wordt voorgezeten door het bestuurslid Technische Zaken. De exacte samenstelling van dit coördinatieoverleg zal in onderling overleg bepaald worden. Werkwijze De werkwijze, vergaderfrequentie, etc. zal in onderling overleg tussen seniorencommissie, jeugdcommissie en bestuurslid Technische Zaken worden vastgesteld. f. De Beheercommissie Achtergrond en doelstelling De SSWK draagt zorg voor het onderhoud en beheer van de accommodatie Wesselo Park. Dit zowel in uitvoerende zin, voor wat betreft de werkzaamheden die de gemeente Goes aan de bespeler van Beleidsplan

18 het Wesselo Park heeft overgedragen, als in signalerende zin voor wat betreft door de gemeente uit te voeren werkzaamheden. De VVK en SSWK overleggen op regelmatige basis over de gang van zaken op het sportpark en de in de overeenkomst genoemde zaken. De VVK zorgt voor een beheercommissie die de uitvoerende werkzaamheden op het sportpark uitvoert. Taakomschrijving - Het zorgdragen voor een goede staat van onderhoud van sportpark Wesselo. - Het samenstellen van een vrijwilligersploeg die het aan onze vereniging toebedeelde onderhoud verricht. - Het, binnen de door het bestuur resp. de ledenvergadering goedgekeurde begroting, aanschaffen van daarvoor benodigde materialen. - Het signaleren van (dreigende) knelpunten en probleemsituaties t.a.v. het onderhoud van sportcomplex Wesselo Park voor wat betreft door de gemeente Goes uit te voeren werkzaamheden. Samenstelling De Beheercommissie bestaat uit een drietal leden, te weten een voorzitter, een secretaris en een lid. Werkwijze De Beheercommissie heeft een sterk uitvoeringsgericht karakter. Er vinden binnen de Beheercommissie weinig structurele overlegmomenten plaats. Overlegmomenten worden door de commissieleden onderling, naar behoefte afgesproken. Daarnaast zal de voorzitter van de Beheercommissie deelnemen aan het afstemmingsoverleg. g. Horecacommissie Doelstelling De Horecacommissie geeft uitvoering aan en adviseert het bestuur over alle horeca aangelegenheden binnen de vereniging. Taakomschrijving - Verantwoordelijk voor een ondernemingsplan horeca, waaronder wet- en regelgeving, inkoop, voorraadmanagement, vaststellen verkoopprijzen. - Vaststellen doelen, waaronder winstoogmerk, voorbeeldfunctie gezonde voeding e.d. - Vaststellen alcohol en rookbeleid. - Het regelen van de bezetting en het aansturen van de barvrijwilligers. - Tellen van de omzet van het clubhuis en het geld afdragen aan de penningmeester. - Het organiseren van een activiteit voor de barvrijwilligers. - Zorg dragen voor de bezetting van het clubhuis bij activiteiten - Verantwoordelijk voor het onderhoud en schoonhouden van (inventaris van) het clubhuis. - Alle voorkomende zaken die te maken hebben met het clubhuis. Beleidsplan

19 - Bevoorrading sponsorhome/bestuurskamer. - Financiële zaken lopen via de penningmeester. - Het opstellen van een financiële begroting voor de werkzaamheden voor het komende begrotingsjaar, het bijhouden van de uitgaven en het afleggen van rekening en verantwoording aan het bestuur van de v.v. Kloetinge voor het gevoerde financieel beleid van het afgelopen boekjaar. Samenstelling De Horecacommissie bestaat uit een voorzitter en tenminste drie leden waarvan 2 leden in het bezit moeten zijn van het diploma Sociale Hygiene, op deze 2 leden zal de horecavergunning worden aangevraagd. Werkwijze De Horecacommissie vergadert 4 maal per jaar. Van alle vergaderingen worden verslagen gemaakt. Hiervan wordt een afschrift naar het bestuur gestuurd. Uitgebrachte adviezen worden op schrift ingediend. De voorzitter van de horecacommissie overlegt met het bestuurslid wedstrijdzaken Daarnaast brengt de voorzitter van de horeca- en evenementencommissie mondeling verslag uit aan het bestuur in het afstemmingsoverleg. h. Evenementencommissie Doelstelling De evenementencommissie geeft uitvoering aan en adviseert het bestuur over alle evenementenaangelegenheden binnen de vereniging. Evenementen binnen de commissie: Door het organiseren van feesten, evenementen en activiteiten wordt het verenigingsleven bloeiend gehouden en wordt de betrokkenheid van de leden bij de vereniging vergroot. Binnen de evenementencommissie wordt zorg gedragen voor de organisatie en promotie van activiteiten naast het voetbal. De commissie is verantwoordelijk voor een ordentelijk verloop hiervan. Aan de volgende evenementen kan worden gedacht: seizoensopening, nieuwjaarsreceptie, verenigingsdag, vrijwilligersdag/avond, jubilea van de vereniging, seizoensafsluiting, etc. Voor een juiste organisatie van deze en andere evenementen stelt de commissie een evenementenkalender op en maakt draaiboeken die na afloop van het evenement geëvalueerd worden. De commissie draagt zorg voor het aanvragen van de benodigde vergunningen, verzorgt de promotie en publiciteit rond de evenementen en mobiliseert desgewenst vrijwilligers. Samenstelling De evenementencommissie bestaat uit een voorzitter en tenminste twee leden. Beleidsplan

20 Werkwijze De evenementencommissie vergadert een aantal maal, naar behoefte, per jaar. Van alle vergaderingen worden verslagen gemaakt. Hiervan wordt een afschrift naar het bestuur gestuurd. Uitgebrachte adviezen worden op schrift ingediend. Een lid van de evenementencommissie neemt deel aan het afstemmingsoverleg. i. commerciële commissie Achtergrond en doelstelling Het leggen en onderhouden van goede betrekkingen tussen de vereniging en personen of groepen ter financiële ondersteuning bijv. van evenementen, activiteiten en werving van bordsponsoren. De sponsorcommissie onderhoudt goede contacten met o.a. de horeca- en de evenementencommissie. Bovendien onderhoudt zij een goed contact met de BCK. Functie-inhoud: - Het in kaart brengen, actief benaderen en vastleggen van potentiële sponsoren voor bijv. evenementen, activiteiten en bordsponsoring. - Werving advertenties t.b.v. te organiseren activiteiten en evenementen, clubkrant en presentatiegids. Samenstelling De commissie bestaat uit een voorzitter en tenminste 2 leden. Werkwijze De commerciële commissie vergadert tenminste 4 maal per jaar. Van alle vergaderingen worden verslagen gemaakt. Hiervan wordt een afschrift naar het bestuur gestuurd. Uitgebrachte adviezen worden op schrift ingediend. De voorzitter van de commerciële commissie overlegt met de verenigingsmanager en de penningmeester van het bestuur. Daarnaast brengt de voorzitter van de commerciële commissie verslag uit aan het bestuur in het afstemmingsoverleg. j. Commissie media/pr Achtergrond en doelstelling De doelstelling van deze commissie is drieledig namelijk: a. het vormgeven en doen verschijnen van het Voorzetje en van het clubblad en het uitvoeren van alle daarmee samenhangende activiteiten. b. het vormgeven en onderhouden van de website van de vereniging. c. de commissie doet aanbevelingen om de communicatie, in de breedste zin van het woord, in de vereniging te optimaliseren. Taakomschrijving - Periodiek laten verschijnen van het clubblad. Maken van een jaarplanning t.a.v. de sluitingsdata, inleveren kopij, productie en bezorging. Planning communiceren met drukker en bezorgers. Beleidsplan

21 - Inhoud en lay-out clubblad: vaste lay-out d.m.v. rubrieken, columns. Rubrieken verdelen over blad en personen. Advertenties verzamelen en verwerken i.o.m. de commerciële commissie. Bijdragen stimuleren van commissies en personen. - Vormgeven en onderhouden van de website. Technisch onderhoud, waaronder beveiliging. - Het opstellen van een financiële begroting voor de werkzaamheden voor het komende begrotingsjaar, het bijhouden van de uitgaven en het afleggen van rekening en verantwoording aan het bestuur van de v.v. Kloetinge voor het gevoerde financieel beleid van het afgelopen boekjaar. Samenstelling De commissie is samengesteld uit een voorzitter (hoofdredacteur), de webmaster, twee redactieleden, een productielid en een bezorgingslid. Werkwijze Van alle vergaderingen worden verslagen gemaakt. Hiervan wordt een afschrift naar het bestuur gestuurd. Daarnaast brengt de voorzitter van deze commissie mondeling verslag uit aan het bestuur in het afstemmingsoverleg. k. Club van Honderd Achtergrond en doelstelling Het doel van de Club van 100: geld bijeen brengen voor bijzondere doelen, zoals extra activiteiten voor de jeugd. Daarom is wederom het idee ontstaan om ook binnen v.v. Kloetinge weer zo n ondersteunende vriendenclub op te richten. Doel daarvan is om aan de vereniging wat extra middelen voor speciale activiteiten beschikbaar te stellen. Middel daartoe is een aantal vrijwillige bijdragen van leden en vrienden van de vereniging. Gekozen is opnieuw voor de naam Club van Honderd, ofschoon de minimale bijdrage per jaar is bepaald op 50 euro. Taakomschrijving De Club van Honderd is een zogenoemde informele vereniging, d.w.z. dat er geen statuten zijn en slechts weinig formaliteiten. Door het bestuur kunnen voorstellen tot besteding van de opgehaalde middelen worden gedaan. Als regel worden de voorstellen van het bestuur ingewilligd, al kan daarover wel enig overleg plaatsvinden. Uitgangspunt is het mogelijk maken van wat leuke, extra dingen die het hedendaagse functioneren van de vereniging ten goede komen. Premies en andere vergoedingen of betalingen aan spelers vallen daar nadrukkelijk niet onder. Een speciale commissie ( bestuur ) heeft zich belast met het inzamelen en beheren van deze extra bijdragen. De commissie legt jaarlijks verantwoording af aan het bestuur van de vereniging en aan de leden door het overleggen van de rekening. De leden ontvangen jaarlijks een seizoenkaart voor de wedstrijden van het eerste elftal. Deze wordt samen met de nota voor de bijdrage jaarlijks in augustus toegezonden. Beleidsplan

22 l. The Green White Army De supportersvereniging is verenigd in The Green White Army. Er wordt naar gestreefd TGWA nieuw leven in te blazen. 6. Functieomschrijvingen nieuwe stijl In bijlage 5 zijn de functieomschrijvingen nieuwe stijl vermeld. 7. Overleg + bemensing: een overzicht a. Overleg Het bestuur komt in volledige samenstelling 1x in de maand bijeen. Eenmaal in de twee maanden is er overleg tussen (een deel van) het bestuur en de BCK. Tenminste twee keer per jaar is er een afstemmingsoverleg. (Een deel van) het bestuur is daarbij aanwezig, de verenigingsmanager + de voorzitters van de verschillende commissies, te weten de seniorencommissie, jeugdcommissie, beheercommissie, horecacommissie, de evenementencommissie, media-/pr-commissie en de commerciële commissie. Technisch overleg: periodiek overleg tussen de senioren- en de jeugdcommissie, voorgezeten door het bestuurlid technische zaken. b. Vertrouwelijkheid in commissies Gezien de vertrouwelijke zaken waarover gesproken wordt in de commissies is het niet toegestaan dat de leden van een commissie de besproken zaken buiten de commissie bespreken of op enigerlei andere wijze naar buiten brengen. c. Benoeming De leden van de commissies,waaronder de voorzitter, worden benoemd door het bestuur voor een periode van 3 jaar en zonder tegenbericht van het bestuur wordt de termijn telkens met 3 jaar verlengd. Bij het niet functioneren van één van de leden, kan het bestuur elk moment ingrijpen en de betreffende persoon uit zijn functie zetten. Beleidsplan

23 BIJLAGE 1: De huidige situatie a. De huidige bestuursfuncties Voorzitter Doel: het activeren en stimuleren van de vereniging. Functie-inhoud - De voorzitter heeft de algehele leiding van de vereniging. - Leidt bestuursvergaderingen algemene vergaderingen volgens het huishoudelijk reglement. - Zorgt voor een goede taakverdeling en onderlinge vervanging. - Zorgt voor de navolging en opvolging van de statuten, het huishoudelijk reglement en de besluiten van het bestuur en alle andere regels en bepalingen. - Zorgt voor een goede in- en externe vertegenwoordiging van het bestuur en de vereniging. - Onderhoudt interne en externe contacten. - Is de representatieve vertegenwoordiger van de vereniging. - Is verantwoordelijk voor de representatie en media gebonden public relations. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vice-voorzitter waar. Vice-voorzitter Doel: plaatsvervangend voorzitter van de vereniging Functie-inhoud: - De vice-voorzitter neemt waar, indien de voorzitter verhinderd is. - Heeft de verantwoordelijkheid voor vrijwilligersbeleid. Secretaris Doel: alle voorkomende secretariaat- en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden van de vereniging uitvoeren.. Plaats in de vereniging: vormt met voorzitter en penningmeester het dagelijks bestuur. Functie-inhoud - Bewerkstelligt een goede communicatie tussen commissies en functionarissen onderling en houdt deze uit eigen beweging in stand. - Maakt gebruik van het jaaractiviteitenplan, de jaaragenda en de begrotingscyclus. - Is verantwoordelijk voor interne en externe correspondentie van de vereniging. - Is verantwoordelijk voor archivering van documenten die voor de vereniging van belang zijn volgens regels, gesteld in het huishoudelijk reglement. - Is verantwoordelijk voor verslaglegging van de jaarlijkse algemene vergadering en de bestuursvergadering. - Zorgt voor de samenstelling en het verspreiden van het jaarverslag. - Zorgt voor abonnementen en externe publicaties. Beleidsplan