ALGEMENE LEDENVERGADERING - SV TWELLO

Transcriptie

1 Verslag ALGEMENE LEDENVERGADERING - SV TWELLO Datum 27 juni 2013 Plaats en tijdstip 20 uur aan de Zuiderlaan Verslag Elly van Otterloo Afgemeld Mieke Hofman, Jeroen van Beek, Norbert Schilder, Marco Stol, Jan Neuteboom Spijker, Eric de Jong, Annet van der Beek, Rene Blok, Bas Troost. 1. Opening Derk Jan opent om 20 uur de vergadering en heet een ieder van harte welkom. In het bijzonder Fred Meeuwsse omdat hij, ondanks zijn revalidatieproces, toch in de gelegenheid is om deze AV bij te wonen. Hopelijk is Fred weer spoedig in staat zijn functie in het AB op te pakken. Derk Jan meldt dat hij dan ook, vanwege de tijdelijke afwezigheid van Fred, zijn honneurs nu waar neemt als vice-voorzitter. Verder vermeldt hij diegene die zich voor vanavond hebben afgemeld en geeft aan dat de agenda voor dit AV enigszins aangepast is. Ook geeft Derk Jan aan dat de break dance vanavond toestemming heeft om te sporten, vanwege een al geplande en betaalde workshop. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Derk Jan geeft in deze een terugblik van afgelopen seizoen. De verbinding met de afdelingsbesturen en commissies was een belangrijk onderwerp. Een wens van zowel AB als van de afdelingen en commissies zelf. Het AB heeft zich beziggehouden met de financiële herstructurering. Om meer in controle en balans te komen en om meer grip te kunnen krijgen en houden op het algehele proces. Er is een VVE opgericht. Dit tav opzet en controle van reserveringen en onderhoud. Het clubblad is vervangen in een digitale nieuwsbrief. Er zijn SV Twello breed, hele sportieve prestaties neer gezet afgelopen seizoen. Zo ook een promotie bij de voetbal. Het GTT was weer goed georganiseerd en zeer geslaagd op verschillende fronten. Ook is vanuit de gemeente toestemming gegeven aan SV Twello om een buurtsportcoach aan te stellen, en wel bij het begeleiden en activeren van jongeren van jaar. Vanuit de planfase zitten we hierbij nu in de uitvoerfase. Hij geeft hierbij ook een blik op komend seizoen: Naar alle waarschijnlijkheid gaat FC Twente op termijn weg bij SV Twello. Zij hebben het plan om met Apeldoorn verder te gaan. De vraag is hoe de eventuele samenwerking er verder uit zal gaan zien. Hier is binnenkort nader overleg en afstemming over. Derk Jan meldt ook dat er een extra E - team bij SV Twello zal gaan voetballen, hierover zijn afspraken met FC Twente gemaakt. Dan voetballen er dus 6 teams van FC Twente bij ons. De gemeente moet bezuinigen en zal daarom snoeien in de subsidies. Het groot onderhoud is heroverwogen. Miv stopt de subsidie. Dan hebben we 2 speelvelden te veel, gelet op het aantal teams. Hiervoor krijgen we dan ook geen onderhoud meer vergoedt. Er zijn ontwikkelingen tav een pannakooi voor de jeugd. Het handbalveld zal hiervoor worden gebruikt. Het verkregen geld uit het Rabostimuleringsfonds zal een groot deel van de onkosten kunnen dekken. De buurtsportcoach zal in de opzet en invulling hierbij een rol spelen. Afgelopen jaar zijn 3 leden van verdienste overleden, en wel Dhr. Leo Delbresinne, Dhr. Ton Zomerhuis en Dhr. Roelof Hendrik (broer) Hartkamp. Afgelopen seizoen zijn 2 leden koninklijk onderscheiden en wel Dhr. Hans v/d Sleen en Dhr. Henk Vos. 3. Vaststelling verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 27 maart 2013 Er zijn geen opmerkingen. Verslag wordt bij deze goedgekeurd. 4. Veilig Sportklimaat Martine geeft hierover een presentatie.

2 De NOC / NSF & sportbonden hebben hierbij de volgende speerpunten: Sportiviteit & Respect Masterplan Arbitrage Preventie & repressie seksuele intimidatie Tuchtrecht Er zal een actieplan moeten komen voor een veiliger sportklimaat, waarbij gewenst gedrag gestimuleerd moet gaan worden en ongewenst gedrag aan gepakt. Hiervoor zijn 4 pijlers bedacht om dat in gang te gaan zetten. En wel bij: Verenigingen en bestuurders Trainers/coaches/begeleiders Scheidsrechters en officials Excessen en tuchtrecht Wat houdt dat sportklimaat bij SV Twello nu in? Bij SV Twello zijn een aantal positieve uitgangspunten waaronder: Een goed wedstrijdklimaat en juiste omgangsvormen Begeleiding voor jonge trainers / scheidsrechters Pesten wordt steeds vaker gemeld, zodat er actie op kan komen Ouderavonden voor betrokkenheid en regels Verplichte scheidsrechterscursus Echter, het gaat goed, maar het kan natuurlijk altijd beter. Het voorstel hierbij van Martine voor SV Twello in deze is: Het specificeren van omgangsvormen en gedragsregels De begeleiding jong kader verbeteren Een VOG invoeren Een protocol grensoverschrijdend gedrag opstellen Een VCP (=vertrouwenscontactpersoon) aanstellen, als laagdrempelig aanspreekpunt. Aan welke activiteiten worden dan zoal gedacht? Mogelijkheid trainingen te volgen uit Veilig Sportklimaat (voor besturen en kader) VOG voor kader wat met jeugd werkt Bestuurslid AB voor grensoverschrijdend gedrag + protocol Vaststellen van gedragsregels en omgangsvormen en dit naleven Verbeteren begeleiding jong kader 2 VCP's: Suzanne van Wijngeeren-Heijne. Zij is inmiddels aangesteld hiervoor en wordt in deze aan de leden voorgesteld. Verder zijn over dit onderwerp geen vragen en wordt Martine bedankt voor deze duidelijke presentatie. 5. Benoeming Algemeen Bestuur 5.1. Hannelore Wiegerinck, PR en Communicatie Aftredend, niet herkiesbaar 5.2. Elly van Otterloo, Secretaris Aftredend, niet herkiesbaar Derk Jan spreekt beide persoonlijk toe en bedankt beide voor hun inzet en bijdrage van afgelopen jaren. Voor deze inzet krijgen zij een bos bloemen en een bon. Helaas is voor beide functies nog geen opvolging gevonden. Bij deze een oproep hiervoor. Algemeen bestuur zoekt talent! Het Algemeen bestuur van SV Twello is op zoek naar nieuw talent! Heb jij een passie voor PR en communicatie of ben je gezegend met een talent voor secretariële ondersteuning?! Dan willen we je graag in het Algemeen bestuur.

3 Wat bieden we jou? Een enthousiast en professioneel bestuur en verenigingsmanager welke SV Twello in samenwerking met alle vrijwilligers continue ontwikkelt. Nieuwe maatschappelijke projecten, opleidingen en leerafdeling, sporten, buurtsportcoach, sportcafe, sociale media, en het allerbelangrijkst vele verschillende sporten aanbied van amateur tot semi-top. Dit alles vergt een goede organisatie die maatschappelijk betrokken is en blijft en steeds in ontwikkeling is. Wat vragen we? Enige kennis en/of ervaring met PR, sociale media, interne- en externe communicatie en secretariële werkzaamheden. Aantal uren per week investeren, afhankelijk van de projecten en tijd van het jaar. Betrokkenheid bij de vereniging, haar leden en haar activiteiten. Enthousiasme en humor. Het Algemeen bestuur vergadert ongeveer een keer per maand. Pauze (gelegenheid tot inzage begroting) 6. Veranderingsproces en Begroting Veranderingsproces Egbert geeft een toelichting op zijn bevindingen van de laatste maanden, na zijn benoeming in maart jl. Hij wil dit in de volgende presentatie aangeven. Hij is van plan wat over de organisatorische opzet als ook wat over de administratieve opzet van SV Twello te willen aangeven. Hij geeft aan dat hij een presentatie zal doen tav de begroting en een voorstel om de structuur van SV Twello anders vorm te geven. Zowel voor dit veranderingsproces als wel voor de begroting is instemming van de leden nodig. De oorspronkelijke opzet: In algemeen bestuur zijn de afdelingsvoorzitters niet vertegenwoordigd (hierdoor is het lastig tav de interne communicatie) Onderscheid tussen operationele en beleidsmatige zaken Taken van verenigingsmanager zijn niet bij iedereen duidelijk (daardoor worden oneigenlijke taken uitgevoerd door de verenigingsmanager) Er zijn meerdere systemen operationeel, onderlinge koppeling is niet mogelijk (daardoor grotere kans op fouten) (verschillende systemen zoals Accountview, All-United, E-Boekhouden) Penningmeesters zijn niet voldoende geïnstrueerd over E-boekhouden (boeken alleen inkoopfacturen: niet evenwichtig up to date) Huidige opzet boekhouding staat adequaat financieel beheer in de weg (gelijktijdigheid bijhouden per afdeling etc.) Verantwoordelijkheid niet overal duidelijk (wie is bevoegd waarvoor verplichtingen aan te gaan: teveel spreiding) Positief: ieders bereidheid in belang van SV Twello mee te denken en te doen!!! Verder geeft Egbert dmv een overzicht met allerlei verschillende gegevens aan dat een andere structuur voor SV Twello wenselijk en noodzakelijk is. De nieuwe structuur zal SV Twello meer daadkracht geven, zal een meer effectievere en efficiëntere uitwerking hebben. Bovendien zullen de verantwoordelijkheden van de verschillende functies hierdoor duidelijker worden. Ook heeft Egbert een opzet gemaakt voor een nieuw organogram. Hij legt deze nader toe. Dit betekent voor komend seizoen dat: Afdelingsvoorzitters in AB zitting nemen, voor beleidsmatige zaken (frequentie etc. nog uit nader werken) Postverwerking wordt aangepast (scannen en koppelen aan relaties in All-United)

4 Centrale administratie groep de administratie wekelijks bij houdt (er wordt gewerkt in een roulatie systeem, ze verwerken al mutaties direct) Kosten en baten direct zichtbaar zijn per afdeling (afdelingspenningmeester keurt facturen etc. goed, daarna volgt de betaling) Optimaal gebruik van 1 systeem wordt gemaakt, en wel All-United maandelijks overzicht is van budget informatie afdeling (geen eigen bankrekeningen meer, aantal rekeningen worden terug gebracht) Uitgaande facturen etc. komen meteen in het systeem (o.a. benutten systeem voor sponsorcontracten) 6.2 Begroting Egbert geeft aan dat deze is samengesteld uit: De aangeleverde begrotingen van de afdelingen De gegevens uit E-boekhouden Het overleg met de afdelingspenningmeesters Eigen inschattingen. Ook geeft hij aan dat het de bedoeling is dat de contributie voor komend jaar met 2,6% geïndexeerd zal gaan worden. Egbert toont ook een begrotingsoverzicht met de baten en de lasten van de vereniging voor komend seizoen. Waarin is opgenomen wat de werkelijke baten en lasten waren van seizoen , wat hierbij begroot was voor seizoen en wat de huidige verwachting hierin is. Vervolgens geeft hij aan wat de begroting voor is. Dhr. Joop v/d Laan heeft een vraag of alle baten en lasten al in de balans staan. Egbert geeft aan dat dat nu nog niet zo is. In het najaar is dat compleet. Verder geeft Dhr. v/d Laan aan dat hij het voorstel van Egbert in deze een goede actie vindt. Dhr. Ge Pijnappel heeft een vraag tav de verscheidenheid aan contributies. De vraag is of dit wenselijk is voor een vereniging. Egbert geeft aan dat dat komt door een aantal leden die lid zijn bij de verschillende afdelingen, komt door het combinatiesporten. Daar is nu onvoldoende zicht op, vraagt wat van de ledenadministratie. Ook stelt hij een vraag over de planning van de contributie, balans en de realisatie. Egbert geeft aan dat hij dat waarschijnlijk in september duidelijk zal hebben. Dhr. Dick van Amerongen merkt in de context van de presentatie op, dat we met ons allen ons zullen moeten focussen op de toekomst. Achteruit kijken wat er niet goed is gegaan, moeten we achter ons laten. Dhr. Aad Knetsch bevestigt deze insteek volledig en legt de context van de financiële situatie nog nader uit. Dhr. Bennie Hermsen merkt op dat hij het een gemis vindt dat de financiële situatie van de afzonderlijke afdelingen nu niet inzichtelijk is. Hij geeft aan dat hij het wel prettig vindt dat het eindresultaat goed is. 6.3 Goedkeuring van leden van begroting EN van het veranderingsproces Er volgt een stemming. Alle aanwezige leden gaan akkoord met beide. De Algemene Ledenvergadering besluit hiermee tot goedkeuring van de begroting en het veranderingsproces zoals gepresenteerd. De ledenvergadering dechargeert het AB voor het algemeen financieel beleid, voor alle handelingen voor zover deze uit de jaarstukken blijken. Egbert merkt in deze ook nog op dat nog nader onderzocht wordt of de statuten hiervoor ook nog aangepast zullen moeten worden. 6 Rondvraag Dhr. Dick van Amerongen heeft een vraag tav de planning van het oud papier en de oneigenlijke taak van de verenigingsmanager hierin. Het is de bedoeling is in deze om meer vrijwilligers te zoeken die deze taken op zich kunnen nemen, liefst op korte termijn al. Dhr. Henk van Laar heeft enkele vragen tav FC Twente. In deze onderhandelen nu Derk Jan, Marco Stol en Wilco vanuit SV Twello met enkele managementleden van FC Twente, zoals Dhr. Cees Lok. Voorheen werd gesproken met Dhr. John van Miert (hoofd opleidingen) en Dennis Bekking (locatiemanager) van FC Twente. FC Twente heeft nu geen achterstand van betaling meer bij SV Twello.

5 Het contract voor afgelopen seizoen is getekend. De contracten lopen nu tot Er zal voor opgezegd moeten worden. Het discussiepunt was de duur van het contract. In deze merkt Dhr. van Laar op dat hij de houding van FC Twente onacceptabel vindt. FC Twente is bij SV Twello te gast. Er zijn onderlinge afspraken gemaakt en zullen nageleefd moeten worden. Derk Jan merkt op dat dit ook voor ons nieuwe kansen en uitdagingen biedt. Wij kunnen nu ook met andere partijen verder gaan. Dhr. Jan Kamphuis vult in deze aan dat we zakelijk met deze kwestie om zullen moeten gaan. Dhr. Gerard Witteveen stelt voor om de uitnodiging voor een AV in het vervolg ook op de digitale nieuwsbrief te zetten. Hierdoor bereik je misschien meer leden om te komen. Dhr. Derk Jan Boneschansker heeft een vraag hoe we omgaan met leden die de contributie niet betalen. Zeker in deze tijd. Er wordt gesproken over de mogelijkheid om het lidmaatschap te laten betalen door het sportfonds of door de stichting leergeld, dit laatste moet dan via een schoolcontactpersoon. Dhr. Leo Evers merkt hierbij nog op dat onze burgemeester voorzitter is van de stichting leergeld. 8. Afsluiting Derk Jan sluit om uur de vergadering en bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en inbreng.