PARTICIPATIEBUDGET EN SUBSIDIEAANVRAGEN

Transcriptie

1 PROJECTOPROEP PARTICIPATIEVE DUURZAME WIJKEN PARTICIPATIEBUDGET EN SUBSIDIEAANVRAGEN REGLEMENT December 2013 INHOUD 1. Inleiding Herinnering van de fasen van de projectoproep "Participatieve Duurzame Wijken Woordenlijst Participatief budget... 5 Wat is een Participatief budget?... 5 Het Participatief Budget van de projectoproep Participatieve Duurzame Wijken... 5 Een Participatieve Vergadering: Wat is dat?... 5 Prioriteiten en criteria: waar gaat het over?... 5 De Raad van de wijken Ontvankelijkheid van de roadmaps Bedrag van de subsidies en van de expertise Procedure voor indiening van de roadmaps Analyse van de roadmaps Verwezenlijking van de projecten van de "Participatieve Duurzame Wijken" Communicatie binnen de DW: basisvoorwaarden Inleiding In het kader van de projectoproep "Participatieve Duurzame Wijken" verbonden de Brusselse wijken die in mei 2013 werden geselecteerd zich tot een gemeenschappelijke demarche met als doel te handelen rond milieu-, maatschappelijke en economische kwesties. Leefmilieu Brussel financiert en ondersteunt groepsprojecten in duurzame wijken zodat de wijkbewoners en actoren binnen de wijk hun duurzame aanpak van de wijk kunnen voortzetten. Om de duurzame gezamenlijke burgerinitiatieven op schaal van de wijken te ondersteunen, te begeleiden en volledig naar waarde te schatten voorziet Leefmilieu Brussel verschillende hulpmiddelen om de autonomie van de wijken bij de identificatie en de gezamenlijke uitvoering van projecten te vergroten: 1. De terbeschikkingstelling van een "coach Duurzame wijken" voor iedere wijk, die methodologische ondersteuning biedt en hun vermogen om de projecten te realiseren versterkt. 2. middelen op het vlak van technische expertise voor specifieke behoeften die op wijkniveau werden geïdentificeerd, als deze expertise binnen de wijk zelf of in een andere duurzame burgerwijk niet beschikbaar blijk; 3. investeringsmiddelen voor de realisatie van wijkprojecten. Om de wijken op een soepele wijze en aangepast aan de specifieke eigenschappen van elkeen te steunen en hen toe te laten deel te nemen aan de beslissingen betreffende de bestemming van de beschikbare middelen, voert de projectoproep Participatieve Duurzame Wijken een participatief budget in. Dit document bevat de specifieke modaliteiten die verbonden zijn met de werking van het participatief budget evenals met de procedures aangaande de subsidie- en expertiseaanvragen van de wijken. PAGINA 1 VAN 15 MODALITEITEN PROJECTOPROEP PARTICIPATIEVE DUURZAME WIJKEN

2 2. Herinnering van de fasen van de projectoproep "Participatieve Duurzame Wijken De begeleiding van de Participatieve Duurzame Wijken verloopt in meerdere stappen: - 1 ste fase: de gedeelde stand van zaken om projecten op te bouwen die zinvol zijn voor de wijk De eerste fase van de begeleiding bestaat in het verwezenlijken van een gedeelde stand van zaken. Doel daarvan is te kunnen verzekeren dat de projecten realistisch en samenhangend zijn ten aanzien van de behoeften van de wijk en de bestaande middelen, maar evengoed ten aanzien van de groep, de motivatie en de beschikbaarheden of nog t.a.v. de afgebakende perimeter. Er worden een coach en technische expertise ter beschikking gesteld van de wijken. In die fase verstrekt Leefmilieu Brussel geen steun aan specifieke projecten, maar ondersteunt het wel een proces van analyse en gemeenschappelijke en participatieve reflectie die erop is gericht een stand van zaken en een diagnose op te maken van de behoeften van de wijk en om een of meerdere door de wijk gedragen projecten te formuleren. - 2 de fase: de verdeling van de middelen Een gedeelte van de beschikbare middelen (investeringen/expertise) wordt verdeeld op basis van de door de Raad van de Participatieve duurzame wijken bepaalde criteria en prioriteiten. De ontvankelijke "roadmaps" worden door de Raad van de DW geanalyseerd; die beslist of er voor specifieke projecten al dan niet middelen aan de wijken worden toegekend. - 3de fase: de projectverwezenlijking De wijken voeren hun projecten uit tussen maart 2014 en juni Daarbij worden ze begeleid door een coach. De wijken die geen steun krijgen voor de verwezenlijking van hun project(en) door middel van het participatieve budget, kunnen eveneens de hulp van een coach krijgen om hun projecten te verfijnen of projecten uit te voeren die geen subsidies behoeven. 2

3 PAGINA 3 VAN 15 MODALITEITEN PROJECTOPROEP PARTICIPATIEVE DUURZAME WIJKEN

4 3. Woordenlijst ROADMAP: Document/formulier waarin de wijken hun "actieplan" formuleren en de projecten aangeven die ze aan het participatief budget willen onderwerpen, gelinkt aan de gedeelde stand van zaken. Voor elk van de projecten geven de wijken de behoeften aan investeringen (subsidies) en/of technische expertiseop die zij voor de uitvoering ervan nodig hebben. De roadmap wordt in 2 fasen geanalyseerd: - toetsing van de ontvankelijkheid (cfr. 5. Ontvankelijkheidscriteria); - elk van de projecten wordt geanalyseerd door de Raad van de DW in het kader van het participatief budget, op basis van de gezamenlijk gedefinieerde prioriteiten en criteria.(zie bijlage 1: Prioriteiten en criteria) GEDEELDE STAND VAN ZAKEN: Dit is de eerste stap in de opbouw van een wijkproject. Dit is vóór alles een gelegenheid om de wijk en de personen die er wonen of er vaak komen, te leren kennen, de bestaande behoeften en collectieve noden te identificeren om ervoor te zorgen dat de geplande projecten wel degelijk tegemoet komen aan het algemeen belang en aan de specifieke uitdagingen van de wijk. Voor de groep is dit een ogenblik van gezamenlijke ontwikkeling waarop iedereen de haalbaarheid en de pertinentie van het/de project(en) kan beoordelen. Het is eveneens een middel om een vertrekpunt vast te leggen waaraan men later kan refereren en aan de hand waarvan men het project/de projecten later kan heroriënteren of de impact ervan op de wijk ramen. Het betreft een "gedeelde" diagnose, omdat er wordt getracht zoveel mogelijk burgers en openbare en privépartners bijeen te brengen die bij de wijk zijn betrokken. Het is ook evolutief in de zin dat het kan worden herzien en desgevallend aangevuld naarmate het proces vordert. PROJECTEN: Onder "projecten" worden concrete realisaties begrepen die door de buurtbewoners worden gedragen, gezamenlijk als een prioriteit worden geïdentificeerd volgens de gedeelde stand van zaken, en die bedoeld zijn om de hele wijk ten goede te komen. De projecten kaderen binnen de uitdagingen van duurzame ontwikkeling, d.w.z. dat ze tegemoetkomen aan de bestaande behoeften en geen afbreuk doen aan de hulpmiddelen van de volgende generaties. Ze zijn bedoeld om binnen de wijk inzake duurzaamheid en veerkracht "het verschil te maken". Leefmilieu Brussel helpt in de eerste plaats met materiële investeringen ter ondersteuning van de verwezenlijking van de projecten van de Duurzame wijken. De realisatie van deze projecten verloopt via de implementatie van een reeks activiteiten die de verwerving van investeringsmiddelen (subsidies) en/of een technische expertise noodzakelijk kan maken, die niet in de wijk aangetroffen kan worden. Die kunnen worden onderworpen aan een participatief budget. Er zullen binnen de participatieve Duurzame Wijken uiteraard ook andere projecten worden geïdentificeerd en verwezenlijkt, waarbij sommige geen externe financiële middelen vergen, en andere weer kunnen worden voorgelegd aan andere financieringsbronnen (projectoproepen, gemeentesubsidies, partnerschappen,...). EXPERTISE: Er worden op verzoek experten - verenigingen, studiebureaus, professionals... - ter beschikking gesteld die voor de uitvoering van bepaalde projecten het noodzakelijke advies kunnen verstrekken of het nodige licht kunnen werpen op specifieke aspecten (water, biodiversiteit, stedenbouw). Dit verzoek om steun zal in de roadmap van de projecten worden voorgelegd. De juiste omvang van de subsidieaanvraag wordt berekend op basis van prijsaanvragen en mag niet meer dan euro/wijk bedragen. COACHING: De kandidaat-wijken voor de projectoproep krijgen tijdens de voorbereidende fase (stand van zaken, ontwikkeling van de roadmap) en tijdens de implementatie van de projecten de hulp van een coach. De rol van de "coach" is erop gericht het vermogen van de groep te ondersteunen en te versterken door tijdens de duur gerichte steun te verstrekken die aan ieders noden is aangepast. De beschikbaarheid van de coach voor elke wijk zal afhangen van het aantal kandidaat-wijken voor de projectoproep en van hun verzoek om coaching. 4

5 4. Participatief budget Wat is een Participatief budget? "Dit is een proces waarmee de bevolking de bestemming van de overheidsmiddelen bepaalt." Ubiratan De Souza Oud-burgemeester van Porto Alegre (Brazilië) Het participatief budget werd voor het eerst in 1988 in Brazilië uitgeprobeerd en is onder ander bedoeld om elke burger de kans te geven deel te nemen aan de besluitvorming over de toekenning van alle of een deel van de beschikbare publieke middelen en de investeringsprioriteiten te bepalen; namelijk investeren in een nieuw kinderverblijf in plaats van nieuwe wegen aan te leggen, nieuwe jobs te creëren ten koste van andere minder belangrijke of duurdere projecten, Participatieve budgetten ontstonden vervolgens in andere landen en men telde in 2005 ongeveer 300 projecten wereldwijd. Volgens de landen en de context kregen zij een verschillend aspect en er bestaat dus niet één enkel model van participatief budget, ook al gaan er achter elke ervaring gemeenschappelijke principes schuil. Het Participatief Budget van de projectoproep Participatieve Duurzame Wijken In het kader van de projectoproep betekent het participatief budget dat er collectief wordt bepaald waaraan een deel van het beschikbaar budget voor de wijken wordt besteed - ongeveer 42% van het totale budget. De rest van het budget is bestemd voor coaching, voor herfacturering (communicatie-, werkingskosten,...) en expertise en wordt op een billijke manier onder de wijken verdeeld. Deel van het gezamenlijk verdeelde budget volgens de werking van het participatief budget: ongeveer (42%) investeringen (materiaal, uitrustingen, huur) 25 % expertisetijd (water, mobiliteit, stedenbouw, ) 16 %, volgens de "expertisemanuren" die de wijken tijdens de voorbereidende fase "verbruiken" De verdeling volgens de prioriteiten en de criteria wordt bepaald tijdens de Participatieve Vergadering en de beslissing over de toewijzing of niet aan de wijken wordt beslist door de Raad van de Wijken. De criteria en de modaliteiten worden elk jaar opnieuw beoordeeld. Een Participatieve Vergadering: Wat is dat? De Participatieve Vergadering is een moment waar de burgers kunnen debatteren over de modaliteiten van de projectoproep, de prioriteiten en criteria van het participatief budget kunnen bepalen, maar de projectoproep eveneens kunnen beoordelen en eventueel aanpassingen kunnen voorstellen. De Vergadering gaat een tot twee keer per jaar door en is voor iedereen toegankelijk, ook voor personen die niet aan de projectoproep deelnemen. Prioriteiten en criteria: waar gaat het over? Naast de projecten die we willen doorvoeren, bestaan er altijd doelstellingen die we willen bereiken, redenen die ons ertoe aanzetten om te handelen en die we met anderen delen. Bij een project voor een collectieve tuin wordt er veeleer gestreefd naar het tot stand brengen van sociale contacten, de vermindering van uitgaven in de supermarkt, het stimuleren van de biodiversiteit, de belemmering van wateroverlast... of gewoon het genot van een ontspanningsruimte. De PRIORITEITEN kunnen dus worden vergeleken met doeleinden die gemeenschappelijk worden vastgelegd en die het mogelijk maken om te kiezen om een bepaald project voorrang te geven op een ander. Ze kunnen worden gedefinieerd op wijkniveau en op het niveau van de projectoproep, of op een grotere schaal, de stad in het algemeen. 5

6 De CRITERIA zijn elementen die helpen bij het bepalen en het evalueren in welke mate het project of de groep voldoet aan de prioriteiten. Deze criteria zijn in het kader van de projectoproep essentieel om de middelen te verdelen aangezien ze aangeven welke aspecten zullen worden geëvalueerd. Tegenwoordig worden de prioriteiten in 3 categorieën ingedeeld (zie bijlage 1): - Prioriteit 1: "Kwaliteit van de projecten en duurzame wijken" - Prioriteit 2: "Collectieve aanpak en samenwerking" - Prioriteit 3: "Naar een duurzame stad" De Raad van de wijken De Raad van de Duurzame Wijken brengt de leden van het regionaal bestuur (Leefmilieu Brussel), het kabinet van de Minister van Leefmilieu, de leden van het coördinatieteam, externe experts en vertegenwoordigers van iedere wijk samen. Zijn rol bestaat erin de middelen tussen de wijken te verdelen op basis van de geselecteerde criteria en de modaliteiten van het Participatief budget te evalueren om een verdere evolutie ervan toe te laten. 5. Ontvankelijkheid van de roadmaps Leefmilieu Brussel en het Ministerieel voogdijkabinet zijn als enige bevoegd om te bepalen of de roadmaps toegankelijk zijn en om subsidies aan te vragen. Alleen de ontvankelijke "roadmaps' worden aan het participatief budget en aan de analyse van de DW-Raad voorgelegd. Ontvankelijkheidscriteria: De projecten komen de hele wijk ten goede, beantwoorden aan de uitdagingen van de diagnose, kaderen binnen het perspectief van duurzame ontwikkeling en dragen bij tot het milieubehoud. Van de wijken wordt verwacht dat ze niet enkel een stuurgroep oprichten maar ook de verbintenis krijgen van minstens een drager en twee plaatsvervangers voor elk van de geïdentificeerde projecten. De uitvoering van de projecten gebeurt hoofdzakelijk tussen maart 2014 en juni Voeg voor projecten betreffende het gebruik van een terrein of een interventie in een openbare ruimte de princiepsakkoorden van de eigenaars en/of de vereiste toelatingen (gemeenten, betreffende instellingen) bij. Respecteer het ad hoc formulier voor de roadmaps en de datum voor indiening van het dossier evenals de limieten voor het aanvragen van subsidies/expertise. In de mate dat dit mogelijk is, steunt de projectoproep de reflecties van de projecten die het voorwerp vormen van discussie; indien nodig beoordelen de administratie van LB en het voogdijkabinet, in overleg met de wijk, de limieten van de toegekende steun. 6. Bedrag van de subsidies en van de expertise Het bedrag van de subsidies die aan de wijken wordt toegekend, wordt vastgelegd op maximum incl. btw per wijk. Het bedrag van de thematische expertise in de vorm van projectondersteuning wordt vastgesteld op maximum 15 mandagen per wijk, op basis van de prijsopgaven ingediend door de experten. Om de voor de projectoproep beschikbare middelen optimaal aan te wenden wordt aangeraden de doelstellingen en de vereiste middelen zo realistisch mogelijk te formuleren, overeenkomstig het vermogen van de projectbeheerders die deze moeten uitvoeren en overeenkomstig de binnen de wijk beschikbare middelen, zonder afbreuk te doen aan het exemplarische karakter van de projecten. Projecten van algemeen belang kunnen desnoods ook worden medegefinancierd door een ander middel (andere subsidie, sponsor); in dat geval bevat het dossier van kandidaatstelling een beschrijving van de beoogde partnerschappen en modaliteiten. 6

7 7. Procedure voor indiening van de roadmaps Termijn voor het indienen van de subsidieaanvragen De roadmap moet vóór (uiterlijk) 03/02/2014 worden ingediend. De toekenning van de subsidie wordt geconcretiseerd door een Ministerieel besluit. Het Besluit wordt genomen binnen een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de indiening van de subsidieaanvraag. Formulier "roadmap" Het/de project(en) van collectief belang moet(en) voorgesteld worden door de deelnemers in een ad hoc subsidieaanvraagformulier dat men kan verkrijgen bij het begeleidingsteam. Het formulier bevat de volgende informatie: - Informatie en contactgegevens van de aanvragende organisatie met meer bepaald de vermelding van een verantwoordelijke (contactpersoon) en van verantwoordelijken per project alsook de vermelding van de rekening waarop de subsidie zal worden gestort; - Informatie over het/de project(en) waarvoor de subsidie wordt aangevraagd en over de realisatie ervan; - Informatie in verband met de financiering van het/de project(en) waarvoor de subsidie wordt aangevraagd. Het aanvraagformulier wordt gedateerd en geldig ingediend met de handtekening van alle leden van de stuurgroep en met de naam en het bankrekeningnummer van de natuurlijke of rechtspersoon waarop de subsidie zal worden gestort. Deze persoon zal het formulier en alle bewijsstukken moeten ondertekenen. Bij de aanvraag te voegen documenten Als bijlage zal het formulier de toelichtingen bij en de bewijsstukken voor de gevraagde bedragen bevatten, zoals offertes van leveranciers. Verder zal er ook een planning worden toegevoegd, die de verschillende fasen van de uitvoering van het project en de geschatte termijnen zal beschrijven. In voorkomend geval zal er ook een liggingsplan worden voorzien (bv. voor een collectieve tuin of een inrichting in de openbare ruimte), evenals, indien mogelijk, de benodigde eventuele vergunningen en/of overeenkomsten (gemeente, eigenaar van het terrein,...) en de eventuele documenten die getuigen van de cofinanciering van het project door andere. Verzending van het formulier Het aanvraagformulier moet worden verstuurd naar het Kabinet van de Brusselse Minister voor Leefmilieu, Energie en Waterbeleid. - Per info@huytebroeck.irisnet.be Een kopie van het formulier moet worden verstuurd naar Leefmilieu Brussel dat alle aanvraagdossiers van de wijken centraliseert. - Per quartiersdurables@environnement.irisnet.be - Per subvention-subsidie@environnement.irisnet.be 7

8 8. Analyse van de roadmaps Voorafgaande analyse In een eerste fase worden de projecten geanalyseerd door vertegenwoordigers van het Kabinet, van de administratie en de begeleiding van de DW aangaande de prioriteiten 1 - De kwaliteit van de projecten en duurzame wijken - en 2 - Collectieve aanpak en samenwerking. Behaalt een project niet minstens 50% op deze 2 prioriteiten, dan wordt de wijk daarvan op de hoogte gebracht en zal de roadmap niet aan de Raad van de DW worden overgemaakt. Analyse door de Raad van de DW In een tweede fase analyseert de Raad van de DW de projecten ten aanzien van prioriteit 3 "Duurzame Stad". Daartoe stelt de Raad een klassement in volgorde van voorkeur op voor: - 5 wijken op basis van de globale kwaliteit van hun actieplan; - 10 projecten uit de roadmaps van de wijken die voor hun globaal actieplan niet werden geselecteerd. Weging De weging gebeurt als volgt: - Prioriteiten 1 en 2: vertegenwoordigen samen 50 % van het totaal van de punten; voor elk van die prioriteiten moet minstens 50% van de punten worden behaald. - Prioriteit 3: vertegenwoordigt 50% van het totaal van de punten. Prioriteiten 1/ Kwaliteit van de projecten en van de DW Criteria - Operationeel karakter van de dragende groep(en) - Solide karakter van het project - Pertinentie ten aanzien van de stand van zaken - Pertinentie van de perimeter Geëvalueerd door LB, Kabinet, expert Min. drempel 50% 50% Weging 2/ Gezamenlijke aanpak Geëvalueerd door LB, Kabinet, expert Min. drempel 50% 3/ Naar een duurzame stad Geëvalueerd door de Raad van de DW 50% 3.1 Samenleven 3.2Anders en duurzaam handelen 3.3 Toe-eigening van openbare rumiten voor een betere levenskwaliteit De waarderingen van de prioriteiten 1 en 2 worden toegevoegd aan het klassement opgesteld door de Raad van de DW en dient als algemeen klassement. Verdeling van de middelen Verdeling volgens het wijkklassement: - De wijken worden geselecteerd volgens het algemeen klassement tot uitputting van maximum 50% van de envelop "investeringsbudget" en/of expertise. 8

9 Een verdeling volgens het projectklassement: (Door de projecten die werden opgenomen in de selectie per wijk niet mee te rekenen) - de projecten worden geselecteerd volgens het algemeen klassement tot uitputting van het investerings- en/of expertisebudget. De Raad beslist uiteindelijk over dossiers waarover discussie is. 9. Verwezenlijking van de projecten van de "Participatieve Duurzame Wijken" Uitvoeringstermijnen van de projecten De daadwerkelijke uitvoering van het project (en de uitgaven die daar gepaard mee gaan) zal gebeuren na goedkeuring van de subsidieaanvraag. Om van de subsidie te kunnen genieten, moeten alle uitgaven vóór 1 juni 2015 zijn verricht. Bijzonder geval In voorkomend geval kan een subsidie worden toegekend voor reeds aangevatte acties, als en alleen als de aanvrager de noodzaak van de aanvatting van het project vóór de ondertekening van het Besluit kan aantonen. De subsidiëring van reeds beëindigde acties is daarentegen uitgesloten. 9

10 10. Storting van de subsidie en opvolging van de realisaties Modaliteiten voor de uitreiking van de subsidie Elke subsidie zal in twee schijven worden gestort: Een eerste schijf ten belope van 80 % van het toegekende totaalbedrag wordt overgemaakt binnen een termijn van 50 dagen na ondertekening van de overeenkomst in verband met het Ministerieel besluit. Met uitzondering van bovenstaand bijzonder geval, mogen de uitgaven verricht worden vanaf de ontvangst van het Ministerieel Besluit. De tweede en laatste schijf, die oploopt tot 20 % van het toegekende totaalbedrag, wordt vrijgegeven na het aangaan van de uitgaven voor de eerste schijf en de verantwoording ervan.... Het bedrag zal worden vrijgegeven op basis van een schuldvordering voor deze tweede schijf die vergezeld gaat van een tussentijds activiteitenverslag, een afrekening van de uitgaven alsook van de documenten ter verantwoording van de volledige eerste schijf (80 %). Een narratief en financieel eindverslag ter verantwoording van de laatste schijf wordt op uiterlijk 1/06/2015 doorgestuurd. Hierin zitten eveneens de verantwoordingsstukken voor de tweede schijf (20 %). Worden beschouwd als geldige bewijsstukken: de facturen en de betaaltickets (met name bestelbonnen worden niet aanvaard). Een model van schuldvordering en van rapport over het project en de uitgaven kan men verkrijgen bij de wijkanimator of op aanvraag (info@quartierdurables.be). De bewijsstukken moeten samen alle uitgaven dekken, met inbegrip van die welke betaald werden met de eerste schijf. De subsidie zal gestort worden op de rekening van de natuurlijke of rechtspersoon die de wijk zal vertegenwoordigen. In het geval van een rechtspersoon zullen de rechtsvorm van de organisatie, het bankrekeningnummer en de rekeninghouder worden vermeld in het subsidieaanvraagformulier. Verplichtingen in het geval dat de subsidie niet wordt opgebruikt Er is geen verplichting om het volledige bedrag van de gevraagde subsidie op te gebruiken. Zo kan het zijn dat sommige geraamde uitgaven lager uitvallen dan begroot, niet meer nodig blijken voor de goede uitvoering van het project of gedekt worden door andere financieringsbronnen. Als de volledige subsidie tegen de einddatum niet werd uitgegeven en verantwoord, dan hoort de wijk het verschil tussen de bewijsstukken en het gestorte bedrag terug te betalen en er een kredietnota voor op te stellen. Controle van de uitgaven: rapporten en afrekeningen De begunstigde van de subsidie zal de uitgaven moeten rechtvaardigen, die werden verricht in het kader van de projecten die in het subsidieaanvraagformulier worden beschreven. 1. Zodra de eerste schijf (80 %) van een subsidie uitgegeven en verantwoord wordt, verstuurt men voor storting van de tweede schijf (20 %) een afrekening van de uitgaven, samen met de originele bewijsstukken, een tussentijds verslag en een originele ondertekende schuldvordering naar : Leefmilieu Brussel - BIM - departement Boekhouding, Gulledelle Brussel, met het opschrift : "Toelage Duurzame wijk/subsidie Duurzame wijken " 2. De tussentijdse verslagen voor de toegekende subsidies bezorgt men aan Leefmilieu Brussel op uiterlijk1 december 2014 : duurzamewijken@leefmilieu.irisnet.be 3. Zodra alle uitgaven aangegaan en verantwoord zijn, kan men voor elke subsidieaanvraag het narratieve eind- en het financiële verslag alsook de bewijsstukken (gedetailleerde voldane facturen), al dan niet samen met een kredietaangifte, bezorgen aan Leefmilieu Brussel. De einddatum voor het indienen is 1 juni De oorspronkelijke versie wordt verstuurd naar: 10

11 Leefmilieu Brussel - BIM - departement Boekhouding, Gulledelle Brussel, met het opschrift : "Toelage Duurzame wijk/ Subsidie Duurzame wijken " 4. De elektronische versie (scan) wordt per verstuurd naar: duurzamewijken@leefmilieu.irisnet.be en naar subvention-subsidie@leefmilieu.irisnet.be De modellen van tussentijdse en eindrapporten (verhalend en financieel) kan men verkrijgen bij de wijkanimator of op aanvraag: info@quartiersdurables.be 11

12 11. De verbintenissen van de begunstigden De algemene verbintenissen van de verschillende partijen zijn opgenomen in het charter dat bij de lancering van de weerhouden wijken wordt ondertekend. Concreet verbindt de stuurgroep er zich toe om: - de realisatietermijnen van de projecten te respecteren, zoals deze in het projectformulier werden voorgesteld; - de verbintenissen na te komen, die aangegaan werden in het Charter van de Duurzame wijken; - optimaal gebruik te maken van de middelen die hen ter beschikking worden gesteld (methodologische begeleiding, expertises, financiële middelen); - de begeleiding te informeren over en haar goedkeuring te vragen in verband met elke belangrijke wijziging van het initiële project: verandering van de verantwoordelijke van het project, van de realisatiedatums, van verschillende leden van de groep, aanpassing van het budget,...); - het totale bedrag van de als investering toegekende steun terug te betalen, mocht het project niet gerealiseerd zijn binnen de toegekende termijnen - behoudens akkoord van het bestuur - (of van het niet-gebruikte saldo, mochten ze erin geslaagd zijn om naast het voorziene budget nog andere financiële middelen vast te krijgen of besparingen door te voeren); als een project op onvoorziene wijze eindigt, de eventueel verworven uitrustingen ter beschikking te stellen van de andere duurzame wijken; - de verhalende en financiële (tussentijdse en eind)rapporten in te dienen, waarin het gebruik van de toegekende middelen met bewijsstukken en ad hoc facturen wordt gerechtvaardigd, met inbegrip van bankdocumenten die de betaling van voormelde facturen bevestigen; - collectief hun project te evalueren; - kennis en knowhow uit te wisselen met andere wijken en andere vergelijkbare initiatieven; - ermee in te stemmen dat hun project zichtbaar wordt gemaakt aan de hand van foto's, publicaties, video's, enz. om andere wijken te informeren over de bestaande dynamiek en hen op hun beurt tot actie aan te sporen. 12. Communicatie binnen de DW: basisvoorwaarden Binnen een dynamiek zoals die van de Participatieve Duurzame Wijken bekleedt communicatie een essentiële plaats zowel voor het tot stand komen als voor het onderhoud van de contacten die tussen de buren en de actoren van de wijk ontstaan. Voor bijkomend advies rond communicatie kunt u terecht op de site van de Participatieve Duurzame Wijken ( ) en in het Vademecum van de DW, dat op de site van Leefmilieu Brussel of bij uw coach beschikbaar is. Elke wijk bepaalt zelf het visuele gedeelte en de opmaak van de communicatietools. De tools die de steun van Leefmilieu Brussel genieten, beantwoorden echter aan enkele gemeenschappelijke gedragslijnen: het doel is de zichtbaarheid van de Duurzame Wijken en Leefmilieu Brussel en de coherentie tussen alle projecten Deze eerste vereisten zijn van toepassing op de publieke communicatie over de activiteiten, evenementen en manifestaties, net als op de gemeenschappelijke projecten die worden ondersteund door de projectoproep Duurzame Wijken. Ze hebben betrekking op verschillende gegevensdragers zoals de affiches, de flyers, de s met de uitnodiging, de nieuwsbrieven, de kranten, de brochures, de presentatie- en informatieborden,... Het logo Participatieve Duurzame Wijken van Leefmilieu Brussel moet op de communicatiemiddelen staan met vermelding "met de steun van Leefmilieu Brussel". Wanneer het document meerdere pagina s telt, moeten de logo s op de 1 ste pagina staan. De documenten moeten tweetalig Nederlands/Frans zijn. Op de affiche moet een verantwoordelijke uitgever worden vermeld. Dit kan een afgevaardigde van de wijk zijn, of de coach, de coördinatie. 12

13 Het is zeer nuttig contactgegevens te vermelden, een adres, en eventueel een telefoonnummer. In voorkomend geval informatie over de rechten op de afbeelding en de vermelding van de auteur van de foto s, tekeningen, illustraties. De affiches, flyers, nieuwsbrieven, kranten, tijdens het jaar van de begeleiding, worden voor advies voorgelegd aan Leefmilieu Brussel voordat ze worden gedrukt, via de coach. 13

14 Bijlage 1 : Prioriteiten en criterias DW 2013 Tool voor analyse van de projecten van de "Participatieve Duurzame Wijken" weging drempel PRIORITEIT 1 - KWALITEIT VAN HET PROJECT 25% min 50% CRITERIA INDICATOREN a. Operationaliteit van de draaggroep 20 Aantal geëngageerde personen (stuurgroep en projectdragers) Transparante en democratische werking binnen de stuurgroep en het project/de projecten Gedeelde verantwoordelijkheid binnen de stuurgroep en de projecten b. Soliditeit van het project 20 Coherentie tussen de beschikbare hulpbronnen (vaardigheden, materiaal, financiering,...) of de middelen die achteraf worden ingezet om ze te zoeken en de doelstelling(en) van het/de project(en) Potentieel van het/de project(en) om voort te bestaan wanneer ondersteuning wegvalt Potentiële impact op korte, middellange en lange termijn voor de wijk met betrekking tot de doelstellingen van het project Aantal personen dat mogelijk wordt bereikt door het project (in verschillende mate) met betrekking tot de gevraagde ondersteuning c. Relevantie van het project met betrekking tot de stand van zaken 50 Coherentie van het/de project(en) met betrekking tot de collectief naar voor geschoven uitdagingen d. Relevantie van de perimeter 10 Coherentie van de Duurzame Wijk en van het/de voorgestelde project(en) met betrekking tot het vermogen van de groep om de andere bewoners op de been te brengen en met hen te communiceren Coherentie van het project met betrekking tot de beoogde perimeter PRIORITEIT 2 - COLLECTIEVE ACTIE EN SAMENWERKEN 25% min 50% CRITERIA INDICATOREN a. Streven naar het bereiken van diverse doelgroepen, en vooral kwetsbare doelgroepen, in het ontwerp, de realisatie, de uitvoering van het/de project(en) en in de dynamiek van de duurzame wijk Voorzieningen en middelen (communicatie, vergadering, ontmoetingen,...) die zijn ingevoerd of voorzien om de burgers en partners in staat te stellen het/de project(en) te integreren vanaf het ontwerp tot de uitvoering PRIORITEIT 3 - NAAR EEN DUURZAMERE STAD (cf. PrioritesVilleDurable_NL.pdf) 50% SAMENLEVEN Kan men zeggen dat het project: - op termijn de integratie van elkeen mogelijk maakt? - de gemengdheid binnen de wijk bevordert? ANDERS EN DUURZAAM HANDELEN Houdt het project acties in die: -concreet zijn? - gemakkelijk reproduceerbaar zijn in een andere context? - de autonomie van de mensen bevorderen? - de ambitie hebben een doelgroep te bereiken die moeilijk op de been te brengen is? Toe-eigening van openbare ruimten voor een betere levenskwaliteit Maakt het project het mogelijk: - een meer collectief en participatief beheer en/of gebruik van de openbare ruimte te bevorderen? - een dialoog tussen verschillende betrokken partijen tot stand te brengen? - de levenskwaliteit te verbeteren? - een artistieke en creatieve dimensie aan te nemen? minstens 70% op prioriteiten 1 en 2 14

15 Bijlage 2 : Samenvatting van de procedure en de termijnen SUBSIDIE 03/02/2014 Indienen van het subsidieaanvraagformulier Goedkeuring door Leefmilieu Brussel en ministerieel besluit - max. 3 maand na indiening formulier Storting schijf 1 (80 %) - maximaal 50 dagen na ondertekening van de overeenkomst 01/12/2014 Tussentijds verslag subsidie Verantwoording schijf 1 (80 %) en schuldvordering voor betaling schijf 2 Storting schijf 2 (20 %) 01/06/2015 Narratief en financieel eindverslag en verantwoording schijf 2 (20 %) Kredietaangifte indien terugbetaling door wijk Subsidieaanvragen stuurt men naar: - info@huytebroeck.irisnet.be - duurzamewijken@leefmilieu.irisnet.be - subvention-subsidie@leefmilieu.irisnet.be De narratieve en financiële verslagen, met scan van de bewijsstukken, verstuurt men naar: - duurzamewijken@leefmilieu.irisnet.be - subvention-subsidie@leefmilieu.irisnet.be De ondertekende originele versie van de schuldvordering/kredietaangifte en de oorspronkelijke bewijsstukken (een kopie in de wijk bewaren) stuurt men naar: Leefmilieu Brussel, departement Boekhouding Gulledelle Brussel De gescande versie van de schuldvordering/kredietaangifte stuurt men naar: o duurzamewijken@leefmilieu.irisnet.be o subvention-subsidie@leefmilieu.irisnet.be 15