P/F Centraal 1.2 Algemene inleiding 2 november 2005

Transcriptie

1 P/F Centraal 1.2 Algemene inleiding 2 november 2005 Inleiding P/F Centraal 1.2 is een Nederlandstalig boekhoudprogramma voor Windows XP (en voor beperkte tijd ook nog compatibel met Windows 98) dat zich baseert op de gegevens van het vanouds bekende programma Projecta / Faktura voor MS-DOS. Het is standaard een multi-account systeem, geschikt dus voor het bijhouden van meerdere boekhoudingen. Dat kunnen zijn boekhoudingen voor verschillende administraties, elk met hun eigen naam, en boekhoudingen van verschillende boekjaren van een of meer administraties, of beide. De centrale module kenmerkt zich door een accountlijst met daarin de snelkoppelingen naar de diverse accounts, waar die zich ook bevinden op het computersysteem. P/F Centraal 1.2 is in technisch opzicht geschikt voor gebruik op een netwerk, afhankelijk van de configuratie van dat systeem. Extra functionaliteit voor Belgische boekhoudingen is standaard geïntegreerd in het pakket. De software is vooralsnog hybride van karakter, met dien verstande dat een aantal functies nog- onder DOS wordt uitgevoerd en andere, in toenemende mate, onder Windows. Naar verwachting zullen in de loop van 2006 alle hoofdfuncties in de Windows-omgeving uitvoerbaar zijn en de DOS-functies grotendeels uitgefaseerd. P/F Centraal 1.2 wordt op een computersysteem, één enkele PC of een netwerk, in twee hoofdmappen geïnstalleerd. PFCLIENT is de programma-map en PFSERVER is de centrale hoofdmap voor alle relevante en veelal gedeelde gegevens, zoals de accounts zelf (maar die mogen ook elders staan), hulpbestanden, layouts, rekeningschema s, backups en dergelijke. Voor het gebruik op een enkele PC is het programma direkt te gebruiken, zonder veel voorbereidingen. Voor een netwerkinstallatie is het noodzakelijk dat u zelf de gedeelde mappen aanlegt; het is aan te raden het netwerk geheel klaar te hebben alvorens P/F Centraal 1.2 te installeren. Hoe is een boekhouding gestructureerd? Een P/F boekhouding, of account, heeft altijd de structuur zoals hier getoond. Deze boekhouding heeft als DOSSIER-naam DAMEN02, verwijzend naar de administratienaam en het boekjaar. Deze wijze van benaming is een goed gebruik, maar niet noodzakelijk; elke naam is bruikbaar. Let echter op: Lange padnamen (c:\my Accounts\Accounts2000\ ) zijn toegestaan, maar kunnen tot verwarring leiden. Het programma doet zijn best om ze tot korte namen te herleiden (c:\myacco~1\ etc.) maar dat kan fout gaan. De korte namen zijn nodig vanwege de compatibiliteit met DOS.

2 Probeer accentletters in padnamen te vermijden. In Windows 98 en Windows XP worden de verkortingen tot 8 tekens verschillend uitgevoerd; nogmaals: t programma probeert dat goed af te handelen maar er is geen garantie dat dat ook altijd lukt. Plaats geen account binnen een ander account, dus binnen de structuur zoals hierboven is aangegeven. P/F Centraal 1.2 geeft u bij het aanmaken en bij het verplaatsen van een account een waarschuwing als de gekozen locatie niet correct is. Hier dan een plaatje dat aangeeft hoe een cluster van bijelkaar horende accounts eruit kan zien: Het spreekt voor zich dat zich in de map DAMEN de vijf boekhoudingen bevinden van deze administratie voor de jaren 2002 t/m Elke boekhouding heeft zijn eigen DOSSIER-map. In de accountlijst kan een verwijzing opgenomen worden naar een of meer van deze boekhoudingen om die onmiddellijk toegankelijk te maken, hetzij voor raadpleging of voor bewerking. Deze structuur kan op zich weer onderdeel zijn van de map..\pfserver\accounts; hierin staan standaard de actieve boekhoudingen. Echter zoals eerder gezegd, accounts kunnen (vrijwel) overal op het computersysteem staan zolang ze maar de juiste structuur hebben van vereiste mappen en submappen. In dit plaatje is tot op het ACCOUNTS-niveau uitgezoomd. Het voorbeeld laat de hoofdmappen van 5 accounts zien, plus de verzamelmap BELGIE. Hierin staan vanzelfsprekend de accounts voor Belgische boekhoudingen. Hier een overzicht van de PFSERVER-map zoals die bij P/F Centraal 1.2 wordt bijgeleverd; de mappenstructuur kan helpen om alle gegevens goed te organiseren. In de LAYOUTS-map staat de submap RAPPORT. Deze is van groot belang omdat daarin talloze sjablonen staan voor de boekhoud-uitdraaien. Zorg ervoor dat altijd meest recente rapportlayouts (bestanden die eindigen op.rpt) in deze map bij elkaar staan. De functies van de mappen in het kort. - De map ACCOUNTS is bedoeld om er actieve boekhoudingen in onder te brengen. - ARCHIEF bevat voltooide en gearchiveerde boekhoudingen, enkel voor raadpleging. Let wel, eenzelfde account kan niet tegelijkertijd actief én gearchiveerd zijn. Bij het archiveren wordt een account fyiek naar de archieflocatie verplaatst. Elk account krijgt bij opname in de accountlijst een unieke code mee aan de hand waarvan P/F Centraal 1.2 de diverse boekhoudingen uit elkaar kan houden, zelfs als ze hetzelfde boekjaar en dezelfde administratienaam zouden hebben. - LAYOUTS bevat de faktuurlayouts voor de fakturatie in Faktura en de afdruk-sjablonen voor de boekhoudkundige rapporten (..LAYOUTS\RAPPORT). - MYADMIN bevat een proefboekhouding waarmee u kunt oefenen.

3 - In de map PCFFILES staan printercode-bestandjes voor gebruik met diverse printers. De map REKSCHEM is bedoeld om er voorbeeld-rekeningschema s in op te nemen die tijdens de procedure van het aanmaken van een nieuw account geïmporteerd kunnen worden. Een rekeningschema bestaat altijd uit drie bestanden: GBNM, RUBRIEK.DAT en JRSTNM. Deze behoren te zijn overgenomen uit één account, m.a.w. de drie bestandjes horen als een drieling bij elkaar. De map PFCLIENT Het installatieprogramma creëert de lokale map PFCLIENT op uw systeem, d.w.z. op een stand alone PC of op een op het netwerk aangesloten PC. PF0702 bevat een aangepaste versie van Projecta/Faktura niet compatibel met de oude P/F DOS licentieversie. In PF1702 staan dezelfde, hoofdzakelijk exe bestanden, maar dan in de Belgische versie. Bij een update zouden deze wel eens vervangen moeten worden. De belangrijkste bestanden in PFCLIENT zijn: boekhoud.mdb de database sjabloon met alleen maar lege tabellen. Een kopie van dit bestand wordt bij het werken met P/F Centraal 1.2 aangemaakt en gebruikt. Bij een update kan dit bestand zich wijzigen en wordt dan vervangen. PFCentraal.exe is uiteraard het programma zelf. Regelmatig zal een nieuwe versie beschikbaar komen. Door de Eigenschappen van dit bestand op te vragen kunt u het versienummer zien. Niet alleen is dat nummer van belang, maar ook de Built -datum, om te controleren of u wel de laatste versie heeft. Deze aanmaakdatum wordt getoond in het menu Help About... Elke update gaat vergezeld van installatie-instructies. De meest voordehand liggende manier om het programma up-to-date te houden is de website te raadplegen en de meest recente versie te downloaden: Vanuit het programma kunt u daar direkt naar toe gaan door te kiezen Help Global Topics Media Homepage... pfcentrl.mdb is de accountlijst. Staat deze in de map PFCLIENT, dan is deze specifiek samengesteld voor gebruik op die computer. Het kopieren naar een andere computer met een verschillende configuratie, zal niet werken. Een centrale accountlijst zou in de PFSERVER-map moeten staan maar werkt alleen correct als alle accounts in de lijst in dezelfde gedeelde map(pen) staan die op alle PC s ook dezelfde stationsaanduiding hebben. Kortom: accountlijsten werken het best lokaal.

4 PFADRINV.EXE is de kaartenbakmodule voor adressen en artikelen; PFADRSORT.EXE en PFARTSRT.EXE zijn de nieuwe, razendsnelle sorteerroutines voor adressen en artikelen. Pfcentraal.ini ontstaat wanneer het programma voor het eerst wordt opgestart. Hierin staan o.a. alle padnamen die nodig zijn om het programma goed te laten werken. Een ini-bestand kan met een eenvoudige tekstverwerker worden geopend en bewerkt. Hier een voorbeeld: [Code] Password=4596 [Path] AccPad=C:\PFCLIENT\PFCENTRL.MDB NLGPad=C:\PFCLIENT\PF0702\ BEFPad=C:\PFCLIENT\PF1702\ ArcPad=C:\PFSERVER\ARCHIEF\ FakPad=C:\PFGTM\GTM2003\FAKDATA\ RapPad=e:\pfserver\layouts\rapport\ PcfPad=c:\pfserver\pcffiles\ RekPad=C:\PFSERVER\REKSCHEM\ FloPad=c:\pfserver\layouts\f4layout\ [Settings] Zoom=5 FullScreen=1 [Handles] Centraal=0 PF DOS=0 [Selection] mdbrecid= 458 accwhere= De softwaresleutel. Pfskey04.mdb is de softwaresleutel die de gebruikersnaam en de licentieduur bepaalt van P/F Centraal 1.2. Voor wie het programma als een volledig werkende demo (met 30 dagen limiet) wil uitproberen is er een demo-software sleutel beschikbaar. Wie het programma aanschaft, krijgt een persoonlijke sleutel per toegestuurd zodat het programma volgens de overeengekomen afspraken kan worden gebruikt. Voordat de licentietermijn verstrijkt kunt u een nieuwe sleutel aanvragen en de bestaande door de nieuwe vervangen. De softwaresleutel behoort te staan in PFCLIENT. De installatie. P/F Centraal 1.2 is uitsluitend beschikbaar via een download vanaf de Global Topics Media website - Dat geldt zowel voor nieuwe als bestaande gebruikers; deze laatsten kunnen ook delen van het programma downloaden om de software actueel te houden. Zie de uitgebreide instructies aldaar voor download en installatie.

5 De opstart: Onderstaande instructies gaan ervan uit dat P/F Centraal is geïnstalleerd volgens de aanwijzingen op de Global Topics Media website inclusief de installatie van de PFSERVER-map en het installeren van de softwaresleutel pfskey04.mdb. Klik of dubbelklik op het pictogram voor P/F Centraal op het bureaublad of open Programma s in het Start-menu, lokaliseer de programmagroep Global Topics Media P-F Centraal en klik om te openen. Vul in het openingsscherm het achtwoord aw3se4 in. Er volgen nu vier procedures waarbij padnamen gevraagd worden die u moet aanwijzen. Lees vooral goed de omschrijving in de kopregel van het venster. Als de vraag verschijnt (in de administratiekantorenversie) om de padnaam van de eigen boekhouding op te geven, navigeer dan naar de FAKDATA-map in de eigen boekhouding. Is geen eigen boekhouding aanwezig, kies dan (voorlopig) de voorbeeldboekhouding in PFSERVER\MYADMIN. Beantwoord de vraag waar de accountlijst staat door te navigeren naar het bestand pfcentrl.mdb en deze te kiezen. Standaard staat dit bestand in PFCLIENT. Het programma wil nu weten waar de Nederlandse P/F DOS versie staat (lees de kop van het selectievenster). Navigeer naar..\pfclient\pf0702 en kies PROJECTA.EXE. Het programma wil nu weten waar de Belgische P/F DOS versie staat (zie de bovenkop van het selectievenster). Navigeer naar..\pfclient\pf1702 en kies PROJECTA.EXE. De laatste padnaam die in de fase gezocht wordt is de archiefmap. Navigeer naar..\pfserver\archief en klik OK. Is het onmogelijk om een of meer van bovenstaande vragen te beantwoorden, annuleer dan de installatieperiode en zorg ervoor dat de gezochte mappen en bestanden op de juiste plaats aanwezig zijn. In een netwerkomgeving dient u ervoor te zorgen dat de mappen op de server worden herkend. Het volgende scherm verschijnt. Antwoord u Nee dan mag u een nieuwe boekhouding aanmaken als u wilt. Met Ja krijgt u de gelegenheid een boekhouding te kiezen. Er is altijd een proefboekhouding beschikbaar in de map PFSERVER. Dit testaccount staat in MYADMIN. Op de volgende pagina zal worden uitgelegd hoe een boekhouding aan de accountlijst wordt toegevoegd.

6 Navigeer naar de map PFSERVER en plaats de cursor op MYADMIN. Dubbelklik deze mapnaam zodat die in de bovenregel getoond wordt. Klik vervolgens op de toets Start zoeken. Wanneer de voorbeeldboekhouding (bijv. pfad2004) in de Zoekresultaten -lijst wordt getoond (en een paar basisgegevens van dit account in het analyse-veld) dan kiest u deze boekhouding door erop te dubbelklikken. De opname in de accountlijst wordt bevestigd. Sluit nu het venster. Het hoofdscherm van P/F Centraal 1.2 verschijnt en u ziet de snelkoppeling naar de gekozen voorbeeldboekhouding in de accountlijst staan. (Is dit niet het geval, m.a.w. is de accountlijst leeg, verlaat dan het programma met Exit, start opnieuw op en herhaal de stappen hierboven.) In de linker onderhoek ziet u in het kort de gebruiksvoorwaarden: P/F Centraal is nu vrijwel klaar voor gebruik. Er zijn echter nog een paar stappen die gezet moeten worden voordat het zover is. Zie daarvoor de volgende pagina.

7 Aanvullende gegevens Klik op de tab Rapportage [F1] Er verschijnt een dialoogvenster met de vraag We zoeken naar de servermap waar de rapportenlayouts staan. Navigeer naar de..\pfserver-map, open daarin de LAYOUTS-map en vervolgens de RAPPORT-map Dubbelklik op een van de rpt -bestanden. Het programma weet nu waar het de rapporten kan vinden en zal dit onthouden. Laatste padnamen Klik op de tab Bestandsbeheer. Van de 3 x 3 gele velden bovenaan zijn er nu 5 of 6 ingevuld. De drie velden in het vakje Stock-bestanden moeten nog. Doe als volgt: Klik op de opzoek-knop naast het veld Voorraad printerbestanden Navigeer naar de map..\pfserver en open de map PCFFILES Dubbelklik op een willekeurig pcf -bestand om aan het programma te laten weten waar het deze bestanden kan vinden. Klik op de opzoek-knop naast het veld Voorraad rekeningschema s (verrekijkertje) Navigeer naar de map..\pfserver, dan naar REKSCHEM en open de map Algemeen Dubbelklik op RUBRIEK.DAT om aan het programma te laten weten waar het de standaard rekeningschema s kan vinden. Klik op de opzoek-knop naast het veld Voorraad Faktura-4 layouts Navigeer naar de map..\pfserver, dan naar LAYOUTS en open de map F4LAYOUT Dubbelklik op een willekeurig FLO -bestand om aan het programma te laten weten waar het deze layout-bestanden kan vinden. De installatie van P/F Centraal 1.2. en de opstart is hiermee voltooid. Raadpleeg naar keuze de overige documentatie voor gedetailleerde beschrijvingen van alle functies in dit programma. Casco, Maine USA 2 november 2005