Bestek nummer GAC/2013/1807

Transcriptie

1 Gemeenschappelijke aankoopcentrale Stad Antwerpen OCMW Antwerpen Francis Wellesplein 1 B 2018 Antwerpen Bestek nummer GAC/2013/1807 Voor het toewijzen van een overheidsopdracht voor de aanneming van leveringen met betrekking tot het afsluiten van een raamcontract voor het leveren van vers belegde broodjes, slaatjes en koffiekoeken waarbij de facturatie digitaal verloopt Wijze van gunnen Algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking Indiening van de offertes Plaats Gemeenschappelijke aankoopcentrale T.a.v. Secretariaat Den Bell, Toren 0212 Francis Wellesplein Antwerpen Geopend alle werkdagen van 09:30 uur tot 15:00 uur Uiterlijk tegen Dinsdag 23 juli 2013, uur Offertes die na dit tijdstip toekomen, zullen niet worden weerhouden. Denk aan het milieu vooraleer je documenten print. Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 1 van 151

2 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 5 I.2 DUURZAAMHEID... 5 I.3 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 6 I.4 AARD VAN DE OPDRACHT... 7 I.5 PRIJSOPGAVE... 7 I.6 KWALITATIEVE SELECTIE... 8 I.7 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 9 I.8 INDIENEN VAN DE OFFERTE I.9 OPENING VAN DE OFFERTES I.10 GESTANDDOENINGSTERMIJN I.11 GUNNINGSCRITERIA I.12 VARIANTEN I.13 KEUZE VAN OFFERTE I.14 PROEFLEVERING I.15 BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN BESCHEIDEN II. CONTRACTUELE BEPALINGEN II.1 LEIDEND AMBTENAAR EN CONTROLE EN TOEZICHT OP DE UITVOERING II.2 PUBLICATIE II.3 LOOPTIJD II.4 LEVERING II.5 PLAATS VAN LEVERING II.6 WAARBORG EN KLACHTEN II.7 VERZEKERINGEN II.8 BESCHADIGINGEN II.9 BETALING VAN DE LEVERING II.10 BETALINGSTERMIJN II.11 PRIJSHERZIENINGEN II.12 BORGSTELLING II.13 BOETEN II.14 NAZICHT VAN DE LEVERING II.15 MAATREGELEN VAN AMBTSWEGE II.16 EXCLUSIVITEIT II.17 TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANKEN II.18 VERPLICHTINGEN LEVERANCIERS II.19 RETURN II.20 INFORMATIEVERGADERING EN STELLEN VAN VRAGEN III. TECHNISCHE BEPALINGEN III.1 HOEVEELHEDEN III.2 TECHNISCHE SPECIFICATIES BROODJES EN BELEG III.3 TECHNISCHE SPECIFICATIES KOFFIEKOEKEN III.4 TECHNISCHE SPECIFICATIES SLAATJES III.5 SPECIFICATIES STANDAARDLEVERING III.6 SPECIFICATIES LUXELEVERING III.7 LOCATIES III.8 AANDACHTSPUNTEN IN VERBAND MET DE LOCATIES Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 2 van 151

3 III.9 BESTELLEN III.10 SERVICE (BIJLAGE K) III.11 GEBRUIKERS III.12 KWALITEIT VAN HET GAMMA, DE TRACEERBAARHEID EN DE VERPAKKING VAN DE PRODUCTEN III.13 KWALITEITSEISEN, VAKMANSCHAP EN SPECIFIEKE BEPALINGEN III.14 EISEN INZAKE VEILIGHEID EN HYGIËNE III.14.1 ALGEMENE EISEN BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER BIJLAGE B : TOELICHTING INVENTARIS BIJLAGE C : INVENTARIS PERCEEL, LOCATIES TE OVERDAG STANDAARDLEVERING BIJLAGE D : INVENTARIS PERCEEL, LOCATIES TE S AVONDS EN TIJDENS HET WEEKEND STANDAARDLEVERING BIJLAGE E : INVENTARIS PERCEEL, LOCATIES TE OVERDAG LUXELEVERING BIJLAGE F : INVENTARIS PERCEEL, LOCATIES TE S AVONDS EN TIJDENS HET WEEKEND - LUXELEVERING BIJLAGE G : VARIANTEN OPGENOMEN IN HET GAMMA BIJLAGE H : STANDAARD GRAMMAGE EN SMOS -SAMENSTELLING BIJLAGE I : EIGEN AFMETINGEN EN SAMENSTELLING BIJLAGE J : WIJZE VAN BESTELLEN TYPE 2-, TYPE 3- EN TYPE 4- GEBRUIKERS BIJLAGE K : SERVICE Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 3 van 151

4 Beheerder tot aan gunning Naam: GAC/Leveringen Adres: Francis Wellesplein 1 te 2018 Antwerpen Contact: Jessica Jacob Telefoon: ocmw_gac_leveringen@ocmw.antwerpen.be Toepasselijke reglementering 1. Wet van 24 december 1993 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van ) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. 4. Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, en latere wijzigingen. 5. Codex welzijn op het werk 6. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB). Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 116, 1ste lid van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 De gestanddoeningstermijn wordt van 60 op 120 kalenderdagen gebracht. Artikel 5 van de bijlage bij het koninklijk besluit van 26 september 1996 Er wordt geen borgtocht gevraagd, aangezien de individuele levertermijn de termijn van 30 kalenderdagen niet overschrijdt. Een forfaitaire boete wordt gevraagd: Indien de goederen niet worden geleverd conform de bepalingen in het bestek of indien de wijze van afleveren niet beantwoordt aan de gestelde hygiëne, dan zullen er forfaitaire kosten worden aangerekend aan de leveranciers als volgt: - van klacht 0 t/m 4 de klacht: geen; - na 5 de t/m 7 de klacht: 150 EUR; - na 8 ste t/m 9 de klacht: 300 EUR; - vanaf de 10 de klacht kan de aanbestedende overheid zonder meer de opdracht verbreken, waarbij de meerkost ten laste valt van de toegewezen firma. (De telling gebeurt voor alle types gebruikers, per jaar en niet per leveradres). Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 4 van 151

5 I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Het afsluiten van een raamcontract voor het leveren van vers belegde broodjes, slaatjes en koffiekoeken, waarbij de facturatie digitaal verloopt. Het contract wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar die ingaat op het moment vermeld in de gunningsbrief. De aanbestedende overheid houdt zich evenwel het recht voor om de overeenkomst te allen tijde te verbreken, mits het respecteren van een opzegperiode van 3 maanden. De indeling van de opdracht steunt op: een indeling naar het soort producten (standaard of luxe), een indeling naar het moment van leveren (overdag of s avonds en in het weekend) en een geografische indeling. Toelichting: In hoofdstuk III van dit bestek worden de adressen van de locaties van gebouwen van de stad Antwerpen opgegeven waar leveringen van belegde broodjes, slaatjes en/of koffiekoeken in de loop van het contract mogelijk zijn. De leverancier levert de bestelling op het bedoelde adres dat op de bestelbon staat. Hij dient er rekening mee te houden dat de leverplaats zich op een verdieping kan bevinden of op een vanaf de straatzijde ver verwijderde locatie. De opgegeven lijst is tevens een indicatieve lijst die door het bestuur kan aangepast worden volgens behoefte. De inschrijver dient er eveneens rekening mee te houden dat eventuele bijkomende leveradressen geografisch in de omgeving van de initiële leveradressen zullen liggen. In hoofdstuk III komt eveneens de beschrijving van de verschillende types gebruikers aan bod. Deze gebruikers zullen bestellingen plaatsen, welke geleverd dienen te worden in diezelfde gebouwen van de stad Antwerpen. I.2 Duurzaamheid De stad Antwerpen kiest, net zoals de Vlaamse en de federale overheid, voor duurzame overheidsopdrachten waarbij ecologische, sociale en economische criteria opgenomen worden in leveringen, diensten en werken. Duurzaamheid steunt immers op het evenwicht tussen ecologische (Planet), sociale (People) en economische (Profit) principes. Met duurzame overheidsopdrachten wil de stad haar impact op het milieu zoveel mogelijk beperken, rekening houdend met de omstandigheden waarin producten gemaakt worden, een voorbeeldfunctie vervullen en een uitgebreidere markt voor duurzame producten en diensten creëren. Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 5 van 151

6 De beleidsnota van 2011 Antwerpen, duurzame stad voor iedereen (vanuit de focus energie en milieu) stelt dat de stad als organisatie op elk duurzaamheidsthema het goede voorbeeld wil geven door in haar werking maximaal bij te dragen aan de stedelijke duurzaamheidsambities waaronder duurzame overheidsopdrachten. In 2010 werkte ze een eerste actieplan uit voor duurzame overheidsopdrachten. De doelstelling is om tegen 2020 bij 100% van de overheidsopdrachten aandacht te hebben voor het duurzaamheidsaspect. De stad promoot een gezonde voedings- en levensstijl. Wat we eten beïnvloedt in grote mate onze gezondheid. Gezonde voeding leidt bovendien tot betere arbeidsprestaties. Gezond eten is eigenlijk eenvoudig, maar we hebben vaak de gewoonte niet, of we beseffen niet dat we ongezond eten. Mensen hiervan bewust maken en hun tegelijkertijd een gezond voedingsaanbod aanbieden is de basis om gezond eten op het werk vanzelfsprekend te maken. Een werkgever helpt op die manier het voedingspatroon van werknemers te verbeteren om zo hun gezondheid te bevorderen. We eten meestal dagelijks minstens één maaltijd en één of meerdere tussendoortjes op het werk. Gezond eten op het werk draagt bij tot de gezondheid van werknemers en werkgevers. De beschikbaarheid van gezonde voeding is een eerste stap om gezond te eten. I.3 Identiteit van de opdrachtgever Stad Antwerpen Grote Markt Antwerpen Ondernemingsnummer De stad Antwerpen zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor : 1. het OCMW van Antwerpen; 2. instellingen die vallen onder de rechtslijkheid van de stad en/of het OCMW (bv. lokale politie, brandweer, districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst enz.),; 3. instellingen met een aparte rechtslijkheid die: - door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke vzw s, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enz.) en/of - door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Beschut Wonen); 4. andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad en/of OCMW (AG Havenbedrijf, Digipolis, Hulpverleningszone Brandweer, enz.). De inschrijvers zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de leveringen en diensten die aan de Stad Antwerpen worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 6 van 151

7 voormelde instellingen en agentschappen aan te bieden, indien deze erom verzoeken. De voormelde instellingen en agentschappen treden in dergelijk geval op als opdrachtgevercontractant. Ze plaatsen opdrachten in eigen naam en voor eigen rekening. De stad Antwerpen is de aanbestedende overheid. I.4 Aard van de opdracht De opdracht behelst een aanneming van leveringen of een gemengde opdracht en wordt op basis van een algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking gegund tegen opdracht volgens prijslijst (de opdracht volgens prijslijst is een opdracht waarvan alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn; door de eenheidsprijzen op de hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen, wordt het te betalen bedrag vastgesteld). I.5 Prijsopgave De inschrijver is gehouden zijn nettoprijs op te geven in euro voor de leveringen vermeld in Hoofdstuk III, Technische bepalingen van dit bestek. De inschrijver mag de prijzen tot twee cijfers na de komma preciseren. De leverancier wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de uitvoering wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Hiervoor moet duidelijk het ten honderd in de offerte worden opgegeven. Er worden geen extra kosten aanvaard. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend: 1. de kosten voor verpakking, behalve bij toepassing van art 56, 2 (KB van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten), het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; 2. de kosten van het lossen, van het uitpakken en van het stapelen op de plaats van de levering, op voorwaarde dat het bestek de juiste plaats van levering en toegangswijzen vermeldt. Bij gebreke hiervan vallen de kosten ten laste van de aanbestedende overheid; 3. alle hulpmiddelen en materialen nodig om de opdracht correct en volledig uit te voeren; 4. de kosten voor documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist betreffende de levering; 5. de noodzakelijke kantoor- en administratiekosten; 6. alle ICT-, website-, telefoon-, fax- en datakosten; 7. verzekeringskosten; 8. alle mogelijke taksen op gebied van milieu en veiligheid; 9. de tol- en accijnsrechten; 10. de keurings- en opleveringskosten. Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 7 van 151

8 De inschrijver moet op de inventaris de korting op de catalogusprijs vermelden voor de producten die occasioneel kunnen besteld worden en niet opgenomen zijn in de inventaris. I.6 Kwalitatieve selectie Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 17 van het Koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Uitsluitingsgronden zijn: 1. in staat van faillissement of van vereffening te verkeren, zijn werkzaamheden te hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord te hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand te verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. aangifte te hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig te hebben of een gelijkaardige procedure lopende te hebben bestaande in andere nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. niet in orde te zijn met de sociale (sociale zekerheid) en fiscale verplichtingen (directe belastingen en btw); 4. bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan veroordeeld geweest zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast; een veroordeling bij vonnis wegens niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving wordt beschouwd als een overtreding die de professionele integriteit aantast welke het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten; 5. bij de beroepsuitoefening een ernstige fout te hebben begaan; 6. in ernstige mate schuldig te zijn aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen; 7. bij een vonnis in kracht van gewijsde veroordeeld te zijn voor: a. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in art. 324bis van het Strafwetboek; b. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; c. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; d. witwassen van geld. De bewijzen omtrent de eerste drie uitsluitingsgronden worden door het bestuur zelf opgezocht. Wat betreft het RSZ-attest: een attest van het voorlaatste kwartaal wordt door het bestuur opgezocht. Omdat de aanbestedende overheid niet bij machte is de bewijzen omtrent de eerste drie uitsluitingsgronden zelf op te zoeken in het geval van een buitenlandse inschrijving, dienen buitenlandse inschrijvers zelf de bewijzen omtrent de eerste drie uitsluitingsgronden aan te leveren. Het bestuur gaat voort op deze verklaring tot op het ogenblik van gunning. Aan de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning wordt vóór de beslissing tot gunning een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 8 van 151

9 overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst opgevraagd, waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Dit attest mag ten vroegste 3 maanden voor ontvangst door het bestuur uitgereikt zijn. Dit uittreksel kan gevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG RO Dienst centraal strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel Tel +32 (0) Fax +32 (0) cjc-csr@just.fgov.be Zodra blijkt dat een kandidaat-inschrijver zich in een voormelde toestand van uitsluiting bevindt, wordt hij uitgesloten van deelneming aan de opdracht. Iedere valse verklaring is een uitsluitingsgrond voor deelneming aan deze opdracht. Indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, kan het contract door het bestuur eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij verbroken worden. Aandachtspunt: Wanneer de inschrijver een Tijdelijke handelsvennootschap (THV) is, moeten voor elke partner van de THV, de bovenvermelde documenten ingediend worden. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) De aanbestedende overheid behoudt zich het recht om voor de financiële draagkracht van de kandidaten te beoordelen aan de hand van de jaarrekeningen. Technische bekwaamheid van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) De leverancier dient alle bijgevoegde documenten in te vullen en bij zijn offerte te voegen. Het niet aanbieden van de bijlagen heeft onmiddellijk de nietigheid van de inschrijving tot gevolg. I.7 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het bij het bestek behorende formulier. Het niet gebruiken van de bijgevoegde inventaris kan de ongeldigheid van de offerte tot gevolg hebben. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in EURO. Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 9 van 151

10 Eventuele kortingen moeten steeds in de eenheidsprijs verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet aan derden mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. I.8 Indienen van de offerte Bij het indienen van een offerte, zijn er een aantal wettelijke voorschriften die STRIKT moeten opgevolgd worden! De offerte kan op papier of via elektronische middelen worden overgelegd. De aanbestedende overheid geeft de voorkeur aan indiening van de offerte via elektronische middelen. Offerte die via elektronische middelen wordt ingediend. De offerte die via elektronische weg wordt ingediend, moet worden ingediend via de e- tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater, 1 van het KB van 8 januari Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Offerte die niet via elektronische middelen wordt ingediend. De offerte moet in een definitief gesloten omslag zitten. Een offerte kan lijk ingediend worden (al dan niet op de zitting) of opgestuurd per post. PERSOONLIJKE AFGIFTE De offerte wordt onder definitief gesloten omslag afgegeven aan de voorzitter; dit vóór de opening van de zitting waarop de aanneming geagendeerd is; zoniet beschouwen wij uw offerte als laattijdig. Uiteraard kan een offerte ook geruime tijd voor de dag van de zitting ingediend worden. Dit dient niet noodzakelijkerwijze door de inschrijver zelf te gebeuren, maar kan ook lijk worden afgegeven via een bode/koerierdienst. De envelop, waarop duidelijk OFFERTE staat aangegeven, vermeldt de datum en het uur van de openingszitting alsook de benaming en het nummer van het bestek. Desgevallend wordt aangeduid op welk percelen / welke percelen de offerte betrekking heeft. OFFERTE Openingszitting op Xx/xx/20xx om xx uur Bestek GAC/XXXX/XXXX Perceel x Gemeenschappelijke Aankoopcentrale Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 10 van 151

11 T.a.v. Secretariaat Francis Wellesplein Antwerpen VERZENDING PER POST (BPOST) OF KOERIERDIENST: Bij een offerte die per post (al dan niet aangetekend) of bij verzending per koerierdienst wordt overgemaakt, moet deze in TWEE enveloppen worden gestoken. Het verdient absoluut de aanbeveling om de offerte per aangetekende post minimum 4 kalenderdagen voor de dag van de opening der offertes te versturen. Om verdere discussies te vermijden, bij eventuele laattijdige offertes, raden wij dit ten zeerste aan. Buitenste envelop Op de voorzijde: Naast de adresgegevens van de aanbestedende overheid, wordt duidelijk de vermelding OFFERTE aangegeven. OFFERTE Op de achterzijde: Gemeenschappelijke Aankoopcentrale T.a.v. Secretariaat Francis Wellesplein Antwerpen Vermeld duidelijk de eigen adresgegevens. ongeopend terugbezorgd worden. Bij laattijdigheid kan uw offerte dan Binnenste envelop Deze envelop, waarop duidelijk OFFERTE staat aangegeven, vermeldt de datum en het uur van de openingszitting alsook de benaming en het nummer van het bestek. Desgevallend wordt aangeduid op welk percelen / welke percelen de offerte betrekking heeft. OFFERTE Openingszitting op Xx/xx/20xx om xx uur Bestek GAC/XXXX/XXXX Perceel x Laattijdige offerte Een offerte die te laat toekomt wordt enkel in aanmerking genomen als: Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 11 van 151

12 Het bestuur aan de leverancier nog geen kennis heeft gegeven van zijn beslissing; en De offerte bij de post als aangetekende zending is afgegeven uiterlijk 4 kalenderdagen voor de dag van de opening van de offertes. OPGELET! 1. Offertes bezorgd via Taxipost of via een privé-koerierdienst hebben geen vaste postdatum en zijn geen aangetekende zending. 2. Er dient bij de offerte een CD of USB-stick te worden gevoegd met een digitale versie van de volledige inschrijving samen met de documenten (offerteformulier, inventaris, verklaring op eer e.a.) waarvan de opmaak identiek is aan deze van het bestuur en in het door het bestuur aangeleverde formaat (bv. inventaris in Excel). De aandacht van de inschrijver wordt er op gevestigd dat: Een offerte ongeldig is wanneer niet alle originele formulieren behoorlijk ingevuld en ondertekend bij de offerte zijn gevoegd en deze originele offerte niet werd opgemaakt en ingediend zoals onder dit artikel beschreven. Bij betwisting zijn enkele deze originelen rechtsgeldig. De inschrijver kan de ongeldigheid van de procedure niet inroepen wanneer het bestuur om welke reden ook geen of een laattijdige digitale versie van de meetstaat en/of inventaris ter beschikking stelde. GEGEVENS CD / USB-STICK (enkel in geval papieren offerte) Op de CD of USB-stick, die bij de offerte wordt gevoegd, wordt duidelijke het voorwerp van de opdracht en het besteknummer vermeld. De digitale versie vermeldt zeer duidelijk de (firma)naam van de inschrijver(s), alsmede de coördinaten. ONDERTEKENING VAN DE OFFERTE: De offerte, m.n. het inschrijvingsbiljet, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden (zie I.15). De inschrijver of zijn gevolmachtigde dienen in de documenten tevens alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, te ondertekenen.. Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 12 van 151

13 I.9 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: GAC Secretariaat, Den Bell, Toren 0212, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen Datum: zie titelblad I.10 Gestanddoeningstermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting voor de opening van de offertes. I.11 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 35 De inschrijver geeft de prijzen op in de inventaris, zoals uitgelegd bij I.5 Prijsopgave. De inschrijver dient voor elk type gebruiker een aparte prijs op te geven (bijlagen C, D, E en F). De punten zullen als volgt verdeeld worden: - 30 punten op de prijzen van de korf per type gebruiker: 15 punten op korf type 1-gebruikers; 4,5 punten op korf type 2-gebruikers; 4,5 punten op korf type 3-gebruikers; 6 punten op korf type 4-gebruikers. - 5 punten op de vergoeding te betalen aan de stad (per kwartaal), voortvloeiend uit het verworven recht te leveren aan de type 2-, type 3- en type 4-gebruikers. Dit variabele bedrag wordt bepaald door het door de leverancier op te geven kortingspercentage te berekenen op de omzet uit de verkoop aan type 2-, type 3- en type 4-gebruikers. (De omzet uit de verkoop aan de type 1-gebruikers mag hier niet mee in beschouwing genomen worden). 3 punten voor het opgegeven percentage op de omzet voor type 2-gebruikers; 1,5 punten voor het opgegeven percentage op de omzet voor type 3-gebruikers; 0,5 punt voor het opgegeven percentage op de omzet voor type 4-gebruikers. Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs 2 Kwaliteit en dienstverlening Kwaliteit (32 punten): Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 13 van 151

14 De kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van volgende elementen, in te vullen door de inschrijver op het inlichtingenblad: - de afmetingen van de verse broodjes en koffiekoeken; - het gewicht van broodjes met beleg (diverse soorten); - de gebruikte groenten bij de broodjes smos; - de wijze waarop de broodjes gesmeerd zijn; - de versheid van de broodjes; - de samenstelling van de slaatjes; - de wijze waarop de broodjes, slaatjes en koffiekoeken verpakt zijn. De inschrijvers ontvangen van de opdrachtgever een concrete bestelling om de kwaliteit te kunnen beoordelen: voor elke geselecteerde aanbieder volledig dezelfde opdracht qua aard van de broodjes, slaatjes, koffiekoeken en qua aantallen. De inschrijver biedt deze proeflevering kosteloos aan. De bestelling wordt als volgt beoordeeld door een beoordelingscommissie: a. Een blindproef om na te gaan of de producten lekker zijn. b. Een visuele proef om na te gaan hoe de producten eruit zien, hoe vers ze zijn, hoe ze gepresenteerd worden, hoe ze verpakt zijn en of ze voldoen aan de opgegeven vereisten. c. De meet- en gewichtsproef om na te gaan of de door een inschrijver opgegeven afmetingen, gewichten en samenstellingen correct zijn. De leden van de beoordelingscommissie doen een blindproef en quoteren de broodjes, slaatjes en koffiekoeken van de geselecteerde inschrijvers op 8 punten. De leden van de beoordelingscommissie doen een visuele proef en quoteren de broodjes, slaatjes en koffiekoeken van de geselecteerde inschrijvers op 11 punten. De leden van de beoordelingscommissie voeren de meet- en gewichtsproef uit en quoteren de broodjes, slaatjes en koffiekoeken op 13 punten. Beoordelingscommissie: De beoordelingscommissie wordt samengesteld uit een team medewerkers van de stad Antwerpen. Het secretariaat en de opmaak van het verslag van de beoordelingscommissie gebeurt door een medewerker van de afdeling patrimoniumonderhoud/ gebouwen/externe exploitatie. Deze medewerker maakt geen deel uit van de beoordelingscommissie. 2. Dienstverlening (8 punten): - Digitaal bestellen (3 punten): De stad Antwerpen heeft als doelstelling zo veel mogelijk digitaal (en dus paperless) te werken en moedigt leveranciers aan eenzelfde werkwijze te hanteren. Digitaal bestellen zou voor deze opdracht het ideale scenario zijn. De leverancier dient bijgevolg bij zijn inschrijving op te geven wat zijn inzichten hierin zijn. De leverancier die de bestellingen en de daarbij horende omzetrapporteringen volledig digitaal kan laten verlopen, scoort het maximum van de punten. De overige voorstellen (volgens inhoud) krijgen punten toegekend volgens de regel van 3. Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 14 van 151

15 - Wijzigen aantallen bestellingen (5 punten): Aan de inschrijver wordt tevens gevraagd of hij de mogelijkheid biedt om de bestelde aantallen nog te wijzigen (zowel in min als in meer met een marge van +10 of -10 producten) tot 1 uur voor de levering (zie III.10 Service ) (BIJLAGE K). Bovendien geeft de inschrijver aan, indien het antwoord positief is, of aan deze flexibele bestellingen randvoorwaarden verbonden zijn en welke deze zijn, zowel financiële als andere. Periodes van sluiting: de inschrijver geeft op of er bepaalde periodes zijn gedurende het jaar waarop hij niet kan leveren. De inschrijver geeft een alternatief aan hoe hij de leveringen gaat organiseren in de periode(s) dat zijn bedrijf gesloten is (BIJLAGE K). 3 Duurzaamheid 15 De duurzaamheid wordt beoordeeld aan de hand van volgende elementen: 1. Verpakking en gebruik duurzame materialen (5 punten): - Een milieuvriendelijke verpakking met een etiket waarin het product zit en een servet; - De verpakking vertelt de klant: wat voor product het is, datum en uur van de productie, adres van productie en het productnummer; - De wijze waarop de etenswaren hygiënisch verpakt en vervoerd worden. De klant moet kunnen beoordelen dat het product dezelfde dag gemaakt is. De klant wil ook de inhoud kunnen beoordelen zonder het broodje te moeten openen. De klant gaat er vanuit dat de broodjes vers en krokant zijn bij levering. 2. Transport (5 punten): Antwerpen voert in stappen een lage-emissiezone in om, met het oog op de luchtkwaliteit, voertuigen die niet voldoen aan bepaalde milieunormen te weren in de kernstad binnen de ring. Uit recente onafhankelijke studies blijkt dat de sociale baten hiervan immens zijn. De stad Antwerpen streeft naar een vermindering van de CO2 uitstoot afkomstig van het verkeer. De inschrijver maakt een nota op waarin hij aantoont welke inspanningen hij levert om voertuigen die niet voldoen aan bepaalde milieunormen te weren uit zijn voertuigenpark en om de CO2 uitstoot te verminderen. De inschrijver geeft aan welk type voertuigen hij gaat gebruiken voor het transport van de verse broodjes, slaatjes en koffiekoeken. Tijdens het transport dienen de meest hygiënische voorzorgsmaatregelen getroffen te worden, conform de geldende richtlijnen. 3. Socio-economische duurzaamheid (5 punten): Antwerpen bouwt mee aan duurzame economische groei en legt hierbij het accent op kwaliteitsvol werk voor iedereen. De bedrijven van morgen investeren in de ontwikkeling van de competenties van hun medewerkers en stellen diversiteit en verdraagzaamheid op de werkvloer centraal. De stad Antwerpen zet haar leveranciers aan tot flexibiliteit en stimuleert hen om hun personeelsbeleid continu te verbeteren. Bovendien stimuleert Antwerpen zijn leveranciers om in hun onderneming kansen te bieden aan werkzoekenden uit de kansengroepen. Het aanbieden van een Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 15 van 151

16 opleiding of arbeidsplaats aan deze mensen moet hen de mogelijkheid geven door te stromen naar de reguliere arbeidsmarkt en daar volwaardig deel van uit te maken. De stad Antwerpen stimuleert haar leveranciers om samen te werken met de sociale economie. Deze samenwerking kan, bijvoorbeeld door de uitbesteding van een deel van de opdracht in onderaanneming, groeikansen voor de sociale economie en haar werknemers bieden. De inschrijver maakt een nota op waarin hij aantoont welke inspanningen hij levert om socio-economische duurzaamheid te bevorderen. De beoordeling van de duurzaamheid is als volgt: - Verpakking en gebruik duurzame materialen: 5 punten; - Transport: 5 punten; - Socio-economische duurzaamheid: 5 punten. 4 Gamma 20 De basislijst van de inventaris staat niet volledig garant voor de toekomstige bestellingen. De stad behoudt zich, in het kader van dit raamcontract, het recht voor (niet de verplichting) andere broodjes, slaatjes en koffiekoeken uit het gamma van de leverancier, die niet specifiek opgenomen zijn in de inventaris te bestellen. Daarom voegt de inschrijver (als bijlage ) het overzicht bij van alle soorten broodjes, slaatjes en koffiekoeken die in zijn assortiment zitten, alsook hun eenheidsprijzen die van toepassing zullen zijn voor dit raamcontract. De inschrijver geeft aan welke varianten opgenomen zijn in het gamma: gezondheid, halal, bio producten en fair trade producten. De inschrijver geeft aan hoe vaak per jaar zijn gamma aangepast wordt: maandelijks, per kwartaal, om de zes maanden,? Welke criteria gebruikt de inschrijver om zijn gamma aan te passen? Bijvoorbeeld: seizoensgebonden aanbiedingen, streek-gebonden producten, internationaliteit van het aanbod (Italiaans, Spaans, Japans, Chinees, etc). Bovendien dient de inschrijver in het aanbod aan slaatjes voor minstens 30% met bio-producten te werken. De inschrijver zal dit aantonen door facturen en bestelbonnen van aankoop bij bio-producenten of bij winkels die bio-producten verkopen (via labels) voor te leggen. Dit is een basis bestekvereiste. De beoordeling van het gamma is als volgt: - De grootte en de relevantie van het volledige gamma: 10 punten; - De variatie en frequentie van aanpassing in het aanbod: 7 punten; - Overzicht van gebruik van extra bio-producten (buiten de verplichte 30%) voor slaatjes: 3 punten. Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de volgens deze afweging voordeligste inschrijver. Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 16 van 151

17 I.12 Varianten Er zijn geen vrije, verplichte of facultatieve varianten toegestaan. De leverancier schrijft in met zijn meest passende producten aan de scherpste prijs. I.13 Keuze van offerte Het bestuur kiest de economisch meest voordelige regelmatige offerte (rekening houdend met de gunningscriteria). Indien een offerte onvoldoende informatie bevat en het bijgevolg quasi onmogelijk wordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte uitgesloten worden. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte. I.14 Proeflevering Een proeflevering voor de kwaliteitsproef zal gevraagd worden aan de geselecteerde inschrijvers: zie gunningscriterium 2 van I.11 Gunningscriteria. De inschrijvers ontvangen van de opdrachtgever een concrete bestelling om de kwaliteit te kunnen beoordelen: voor elke geselecteerde aanbieder volledig dezelfde opdracht qua aard van de broodjes, koffiekoeken en qua aantallen (minder dan twintig (< 20) producten uit het volledige gamma van de leverancier; de bestelling kan de dag zelf gebeuren, op voorwaarde dat de besteller 2,5 uur voor het leveringsuur bestelt). De inschrijver biedt deze proeflevering kosteloos aan. Het niet aanbieden van de gevraagde proeflevering heeft onmiddellijk de nietigheid van de inschrijving tot gevolg. De broodjes, gepresenteerd bij de proeflevering zijn de standaard monsters waarmee, in geval van gunning, de geleverde goederen identiek moeten zijn. Deze monsters dienen ter bepaling en vergelijking van kwaliteit en blijven eigendom van stad Antwerpen. I.15 Bij de offerte te voegen bescheiden 1. Documenten inzake de uitsluitingsgronden; 2. Documenten inzake de gunningscriteria: Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 17 van 151

18 a. een volledige beschrijving en/of documentatie in enkelvoud (Nederlandstalig) van de aangeboden producten (o.a.het beleg en de gebruikte broodjes); b. plan van aanpak inzake digitaal bestellen (cfr. I.11 Gunningscriteria ); c. dossier over duurzaamheid (cfr. I.11 Gunningscriteria, III.2 Technische specificaties broodjes en beleg en III.12 Kwaliteit van het gamma, de traceerbaarheid en de verpakking van de producten ); d. overzicht van het gamma (cfr. I.II Gunningscriteria ). 3. Documenten inzake de selectiecriteria: a. ingevulde bijlagen; 4. Correct ingevuld en ondertekend offerteformulier; 5. Correct ingevulde en ondertekende inventaris met de return voor de stad; 6. Overzicht wijze van bestellen in geval van type 2-, type 3- en type 4-gebruikers (cfr. III.9 Bestellen ); 7. Laatst geldige FAVV-attest; 8. Laatste verslag HACCP-controle; 9. Document waaruit het mandaat van de ondertekenaar blijkt om de inschrijver te verbinden (bv. uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten en/of delegatiebeslissingen van de bevoegde organen, of indien dergelijke uittreksel ontbreken een ondertekende beslissing van de bevoegde organen of personen); 10. Een CD of USB stick met de volledige digitale versie van uw inschrijving (enkel ingeval van niet elektronische inschrijvingen) Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 18 van 151

19 II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. II.1 Leidend ambtenaar en controle en toezicht op de uitvoering De aanneming geschiedt voor rekening van Stad Antwerpen. De leiding tot op het ogenblik van de gunning berust bij de gemeenschappelijke aankoopcentrale, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen. Verantwoordelijke voor de administratieve opvolging: Jessica Jacob, Gemeenschappelijke aankoopcentrale Leveringen Francis Wellesplein Antwerpen. Telefoon: OCMW_GAC_Leveringen@ocmw.antwerpen.be De leiding over de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door het bedrijf patrimoniumonderhoud. De naam van de leidend ambtenaar zal meegedeeld worden in de kennisgeving van de sluiting van het contract. II.2 Publicatie De registratie als ondernemer op het platform e-notification wordt sterk aanbevolen. Deze opdracht kan door middel van de registratie worden opgevolgd via een messaging-service. Bij elke wijziging aan de publicatie ontvangt de onderneming dan een . Op die manier blijft u op de hoogte van alle relevante informatie voor het opmaken en indienen van uw offerte. Als geregistreerde onderneming kunt u automatisch op de hoogte worden gebracht van gepubliceerde overheidsopdrachten die u interesseren, als u een zoekprofiel instelt (bij voorbeeld overheidsopdrachten die onder een bepaalde CPV categorie vallen). We verwijzen naar de handleiding e-notification voor ondernemers. Deze handleiding kunt u terugvinden op onder de rubriek algemeen, e-procurement, FAQ. Bij onduidelijkheden kan u de aanbestedende overheid contacteren tot uiterlijk 10 dagen voor de dag dat de opening van de offertes plaats vindt. Dit kunt u doen via het forum van e-notification via de publicatie (we verwijzen naar de handleiding e-notification voor ondernemers). Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 19 van 151

20 Het bestuur zal het antwoord op het forum plaatsen waardoor dit voor iedereen te raadplegen is. Dit in het kader van de gelijkheid van de inschrijvers. II.3 Looptijd Totale looptijd van raamcontract: 48 maanden Vermoedelijke startdatum: 1 september 2013 Vermoedelijke einddatum: 31 augustus 2017 De aanbestedende overheid houdt zich evenwel het recht voor om de overeenkomst te allen tijde te verbreken, mits het respecteren van een opzegperiode van 3 maanden. II.4 Levering Elke levering dient vergezeld te zijn van een duidelijke en ondertekende afleveringsnota met vermelding van orderbon, artikelnummer en geleverd aantal. De levering van verse belegde broodjes, slaatjes en koffiekoeken gebeurt gespreid doorheen de looptijd van het contract op verschillende leveringsadressen. Er is geen repetitiviteit voor het leveren van een vooraf vastgelegd aantal broodjes/slaatjes/koffiekoeken gedurende alle dagen van het jaar. De broodjes/slaatjes/koffiekoeken zijn bedoeld voor een gevarieerde reeks activiteiten: vergaderingen, ontvangsten, teambuilding, bestuurs- en managementvergaderingen,... Leveringen zijn dus niet noodzakelijk alle dagen van het jaar nodig, maar meerdere leveringen per dag op hetzelfde tijdstip zijn mogelijk, zowel in verschillende gebouwen, als op verschillende tijdstippen in hetzelfde gebouw. De afname van broodjes is zeer wisselend, ook qua aantallen. Beperkte leveringen van bijvoorbeeld 4 5 broodjes zijn mogelijk. Voor de type 3-gebruikers geldt een minimumbestelbedrag van 5,00. De leveringen dienen te geschieden in een degelijke verpakking, zodat de goederen vers blijven. Elke levering dient FRANCO te gebeuren. II.5 Plaats van levering De producten dienen afgeleverd te worden op het in de orderbon opgegeven adres. III.7 Locaties geeft een overzicht van mogelijke locaties waar geleverd dient te worden. Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 20 van 151

21 II.6 Waarborg en klachten De leverancier waarborgt de kwaliteit van de geleverde producten. Indien vastgesteld wordt dat de kwaliteit van sommige producten slecht of onvoldoende is of indien gebreken vastgesteld worden, dan moet de leverancier deze producten onmiddellijk terugnemen en onmiddellijk vervangen door de correcte kwaliteit (gratis). Indien de vervanging evenmin voldoening schenkt, d.w.z. niet conform met het bestek werd uitgevoerd, zal de aanbestedende overheid kunnen overgaan tot de plaatsing van de betwiste bestelling(en) bij een andere leverancier die zij kiest. De eventuele meeruitgaven vallen ten laste van de in gebreke zijnde firma. De door de leverancier niet uitgevoerde of niet correct uitgevoerde bestellingen zal de aanbestedende overheid plaatsen bij een firma die zij kiest. De eventuele meerprijs, van leveringen door derden, zal in mindering worden gebracht op de factuur van de firma die zijn verplichtingen niet is nagekomen. Wanneer geen verbetering wordt vastgesteld na uitgebrachte klachten over kwaliteit en/of wijze van leveren, zal de aanbestedende overheid een einde kunnen stellen aan de overeenkomst. De meeruitgaven vallen geheel ten laste van de in gebreke gebleven firma. Hetzelfde geldt wanneer de leverancier het lopende contract zou verbreken. De aanbestedende overheid wenst de aandacht van de leveranciers te vestigen op het feit dat er een klachtenopvolgsysteem bestaat. De leverancier vermeldt het adres waar het bestuur de klachten elektronisch kan melden. Indien de goederen niet worden geleverd conform de bepalingen in het bestek of indien de wijze van afleveren niet beantwoordt aan de gestelde hygiëne, dan zullen er forfaitaire kosten worden aangerekend aan de leveranciers als volgt: - van klacht 0 t/m 4 de klacht: geen; - na 5 de t/m 7 de klacht: 150 EUR; - na 8 ste t/m 9 de klacht: 300 EUR; - vanaf de 10 de klacht kan de aanbestedende overheid zonder meer de opdracht verbreken, waarbij de meerkost ten laste valt van de toegewezen firma. De telling gebeurt voor alle types gebruikers, per jaar en niet per leveradres. II.7 Verzekeringen Binnen de 15 kalenderdagen die volgen op de betekening van de goedkeuring van de inschrijving legt de leverancier het bewijs voor van een verzekering tegen arbeidsongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid bij ongevallen, die aan derden kunnen overkomen, gedurende de leveringen. De sommen die voor de verzekeringen betaald worden, moeten begrepen zijn in de eenheidsprijzen en de globale prijzen die opgegeven werden bij de inschrijving. Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 21 van 151

22 II.8 Beschadigingen De leverancier is verantwoordelijk voor de schade die hij door, of tijdens, de leveringen zou aanbrengen aan het gebouw, de afwerking van het gebouw, de beplantingen, de voetpaden en wegen in de omgeving van het gebouw, alsook aan derden, zowel aan hun als aan hun goederen. De leverancier zal de toegebrachte schade onmiddellijk herstellen op zijn kosten. Indien hij hierbij in gebreke blijft dan is de stad gerechtigd de nodige werken op haar kosten te laten uitvoeren en dit bedrag af te houden van de aan de leverancier verschuldigde bedragen of terug te vorderen. II.9 Betaling van de levering De betaling van de leveringen geschiedt per aanvaarde deellevering. De definitie van de verschillende types gebruikers wordt teruggevonden in hoofdstuk III.11 Gebruikers. - Type 1-gebruikers: Voor de betaling van de door het bestuur verschuldigde som is de leverancier verplicht een regelmatig opgemaakte factuur in te dienen uitgedrukt in euro. De inschrijver met vreemde nationaliteit dient een factuur op te maken zonder BTW. Het verschuldigd BTW-bedrag zal door de Stad Antwerpen zelf gekweten worden aan de Belgische BTW-administratie. Beschikt u over een Belgisch btw-nummer? Bezorg uw factuur of creditnota dan digitaal aan de stad via Het webportaal voor e-facturen is snel en veilig, en bovendien betaalt u op deze manier geen portkosten. Aangezien u gebruik maakt van het webportaal, vragen wij om uw factuur of creditnota niet nog eens per post te versturen. - Type 2-gebruikers: Het betalen van deze catering is een zaak tussen de gebruiker en de leverancier van de catering. De leverancier dient de maximale mogelijkheid inzake betaling te voorzien (cash of factuur). - Type 3-gebruikers: Het betalen van deze catering is een zaak tussen de gebruiker en de leverancier van de catering wegens niet werk gerelateerd. De gebruiker zal bij levering betalen. Hiervoor zal per locatie een vaste leverplaats voorzien worden. - Type 4-gebruikers: Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 22 van 151

23 Type 4 zijn medewerkers van de groep stad Antwerpen die voor werk gerelateerde activiteiten in stadsgebouwen verse broodjes en koffiekoeken nodig hebben. Bestellen en factureren verloopt niet via GFP/SAP. II.10 Betalingstermijn - Voor type 1- en type 4-gebruikers geldt onderstaande richtlijn: De betalingen moeten plaatsvinden binnen een termijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten werden beëindigd, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering. Onvolledige of foutieve facturen zullen aan de leverancier teruggezonden worden. Zowel de afleveringsnota als de factuur bevat steeds een overzicht van: geleverde prestatie, de hoeveelheden, de uitvoeringsplaats, het nummer van de bestelbon, de datum van de bestelbon, het BTW nummer, - In geval van type 2-gebruikers: De leverancier factureert rechtstreeks aan dit type gebruikers. - Voor type 3-gebruikers: Voor deze gebruikers geldt een zo snel mogelijke betaling. II.11 Prijsherzieningen De inschrijver heeft de mogelijkheid tweemaal per jaar de eenheidsprijzen aan de schommelingen van de prijzen der producten, de lonen, de vervoerstarieven, de sociale lasten en de verzekeringspremies, grondstoffen en algemene kosten aan te passen. De leverancier dient zijn aanvraag tot prijsherziening afdoende te motiveren aan de hand van zijn voornaamste kostenposten zoals opgegeven in de offerte. Een prijsherziening kan slechts worden toegepast na uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de gemeenschappelijke aankoopcentrale. (Een eerste indexatie is slechts mogelijk vanaf een 0,5 jaar na de begindatum van het contract.) II.12 Borgstelling Er wordt geen borgtocht gevraagd, aangezien de individuele levertermijn de termijn van 30 kalenderdagen niet overschrijdt. Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 23 van 151

24 II.13 Boeten Zie bepalingen zoals beschreven in II.5 Waarborg en klachten. II.14 Nazicht van de levering Elke levering aan type 1-, type 2- en type 4-gebruikers wordt gecontroleerd naar conformiteit, kwaliteit en overeenkomst met de bestelling door de verantwoordelijke voor de opdracht. Deze ondertekent de bestelbon voor akkoord. Het bestuur behoudt zicht het recht voor om op periodieke basis een staalname te doen, gedurende de looptijd van het contract. Hierbij zullen de prestaties van de leverancier door de opdrachtgever opgevolgd worden. Bij de controle van de stalen wordt rekening gehouden met: - de verpakking en het etiket van de producten (visuele controle); - de afmetingen, het gewicht en de versheid van de broodjes en koffiekoeken én de samenstelling en de versheid van de slaatjes (kwaliteitscontrole). In geval van staalname zal het bestuur minder dan twintig (< 20) producten uit het volledige gamma van de leverancier bestellen. De bestelling kan de dag zelf plaatsvinden, op voorwaarde dat het bestuur 2,5 uur voor het leveringsuur bestelt. Afhankelijk van het behaalde resultaat, kan de opdrachtgever overgaan tot volgende acties: - Bij gunstige evaluatie, de opdracht loopt gewoon door; - Bij ongunstige evaluatie, de opdracht beperken of in uiterste gevallen de samenwerking met de leverancier opzeggen. II.15 Maatregelen van ambtswege De maatregelen van ambtswege die van toepassing zijn in geval van in gebreke blijven bij de uitvoering van de opdracht zijn: 1. Het eenzijdig verbreken van de opdracht; 2. Het sluiten van één of meerdere overeenkomsten met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht op kosten en risico van de in gebreke gebleven leverancier. De beslissing van het bestuur om tot de maatregelen van ambtswege over te gaan wordt bij ter post aangetekende brief aan de in gebreke gebleven leverancier of aan zijn afgevaardigde bekendgemaakt. Dossier : GAC/2013/1769 Blz. 24 van 151