Cursus. Access Elly Jannink

Transcriptie

1 Cursus Elly Jannink 16 12

2 Cursus Elly Jannink december 2016

3 Copyright CIT, Centrum voor Informatie Technologie, november Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd zonder schriftelijke toestemming van rechthebbenden.

4 1 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING 6 1 GEBRUIK VAN ACCESS Wat is Microsoft Access Hoe werkt een database? 9 Tabellen 9 Query s en rapporten 10 Formulieren 10 Bestands structuur De helpfunctie gebruiken Samenvatting 14 2 WERKEN MET EEN DATABASE Access opstarten Nieuwe database maken op basis van sjabloon Een bestaande database openen Werken met het navigatiedeelvenster Het uiterlijk van Microsoft Access Het lint De Backstage-weergave Statusbalk Miniwerkbalk Tabellen openen, opslaan en sluiten Tabellen verwijderen Een database opslaan en sluiten 33 Comprimeren en herstellen Een bestaand rapport gebruiken Een bestaand formulier gebruiken Bestaande query s gebruiken Samenvatting 41

5 2 3 WERKEN MET GEGEVENS Navigeren 42 De navigatie-knoppen 44 Schuifbalken 45 Toets 45 combinaties Records wijzigen 47 Controle op invoer Verschillende typen velden wijzigen 49 De keuzelijst met invoervak 50 Het Long Text veld 51 Het selectievakje 52 Het groepsvak 52 Het numerieke of valutaveld 53 Het datumveld 54 Het bijlageveld 54 Velden die u niet kunt wijzigen Herstellen Records toevoegen Een record kopiëren Records verwijderen Zoeken en vervangen 64 Zoekopties 65 Wildcards gebruiken 68 Zoeken en vervangen Case: het wijzigen van de personeelsgegevens Samenvatting 72 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Records uit een tabel filteren 74 Selectiefilters 74 Filteren op een deel van de veldinhoud 76 Omgekeerde selecties 76 Selectievakjes gebruiken 77 Aangepaste filters Formulierfilters 81 De voorwaarde Of gebruiken 83 Expressies met datums Een eenvoudige query maken 85 Records in een query sorteren 89 Records in gegevensblad weergave sorteren 91 Een query verwijderen Meer over criteria opnemen in een query 92 Expressies in query's 93 De regel Or gebruiken 95

6 3 Criteria voor een opzoekveld Totalen in een query opnemen Rapporten maken met de Wizard Rapport Case: het maken van een leveranciersoverzicht Samenvatting ZELF TABELLEN ONTWERPEN Tabellen, velden en veldtypen Een nieuwe tabel maken 112 Ontwerp weergave 116 De Wizard Opzoeken gebruiken 119 Records invoeren 122 Gegevensblad van een tabel opmaken Tabelstructuur wijzigen 124 Velden toevoegen 125 Velden verwijderen Veldeigenschappen 126 Notatie 128 Invoermasker 130 Wizard Invoermasker 132 Bijschrift 134 Standaard waarde 134 Validatieregel en Validatietekst 135 Vereist Indexen en de primaire sleutel Case: het maken van een tabel voor de leveranciersgegevens Samenvatting HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Alle gegevens in één tabel Gekoppelde tabellen Databases normaliseren 147 Normaliseren: de eerste stap 149 Normaliseren: de tweede stap 151 Normaliseren: de derde stap Relaties tussen tabellen 159 Eén-op-één relaties 159 Eén-op-veel relaties 160 Veel-op-veel relaties 160 Referentiële integriteit 162 Tabellen koppelen 162 Een tussentabel maken 165 Een opzoekveld maken 166

7 4 6.5 Veel voorkomende problemen 170 Problemen met een veel-op-veel relatie 170 Problemen met het niet splitsen van tabellen 171 Problemen met het niet goed splitsen van gegevens in aparte velden Tabellen splitsen met de Wizard Query's maken op basis van meerdere tabellen Case: een database voor een enquête onder de klanten Samenvatting HET MAKEN VAN RAPPORTEN De Wizard Rapport 183 Secties 187 Rapport verwijderen Rapport afdrukken 191 Afdrukken naar PDF of XPS Rapporten ontwerpen Rapportopmaak aanpassen 198 Gegevens bijeenhouden 199 Een berekend veld maken 200 Voorwaardelijke opmaak in rapporten 202 Een rapport passend maken 205 Een voorblad maken Case: het maken van een overzicht van de orders per klant Samenvatting INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Een formulier maken 213 Formulier verwijderen Formulier lay-out aanpassen 218 Secties 219 Sectieformaat wijzigen 219 Besturings elementen 220 Besturings 220 elementen selecteren 220 Besturings 222 elementen aanpassen 222 Raster en liniaal 223 Tabvolgorde 224 Kleuren 226 Thema's, kleuren en fonts 226 Besturings 227 elementen Keuzelijsten toevoegen Verschillende typen velden maken 234

8 5 Een selectievakje 235 Keuzerondjes in een groepsvak 237 Een vervolgkeuzelijst met meerdere waarden 239 Een keuzelijst zonder invoervak Formulieren voor verschillende doeleinden Toepassingsonderdelen Case: een formulier voor het invoeren van contactpersonen Samenvatting EXTERNE GEGEVENS Gegevens importeren XML Gegevens exporteren Exporteren naar PDF en XPS Samenvatting NIEUW/GEWIJZIGD VANAF ACCESS LIJST MET SNELTOETSEN HOE KAN IK De verschillende functies in alfabetische volgorde BIJLAGE A: GEGEVENSTYPEN Bestandsextensies Gegevenstypen Veldkenmerken BIJLAGE B: TRUSTED DOCUMENT 282 INDEX 284

9 6 INLEIDING Uitgangspunt van deze cursus is dat u slechts bestudeert wat u nodig hebt. Daartoe bevat elk hoofdstuk aan het begin een overzicht van wat erin behandeld wordt. U kunt op grond van deze tekst beoordelen of de inhoud van het hoofdstuk voor u relevant is. In deze cursus is het de bedoeling dat u alles leert door handelingen zelf uit te voeren. Instructies worden steeds aangeduid met een bullet. Bijvoorbeeld: Kies het menu File U klikt dan met de linker muisknop op de menu optie File Selecteer het bestand Sample U klikt op het genoemde item met de linker muisknop. Het gaat hier om aanklikken en niet om dubbelklikken. Aan het eind van elke paragraaf vindt u één of meer opdrachten. Met zo n grotere opdracht kunt u zelfstandig de stof oefenen die in de paragraaf besproken is. Met extra opdrachten wordt de stof van verschillende voorafgaande paragrafen in één keer herhaald. Deze opdrachten zijn vaak iets groter of moeilijker. Als u weinig tijd of belangstelling voor het onderwerp heeft, kunt u zo n extra opdracht overslaan. Wanneer in de handleiding de namen van toetsen verbonden zijn met een plusteken, betekent dit dat u de twee toetsen tegelijkertijd moet indrukken. Wanneer er tussen de toetsen een komma staat, moet u de toetsen achter elkaar indrukken. Toets Handeling + Houd de CTRL toets ingedrukt terwijl u op de HOME toets drukt, Druk op de HOME toets, laat deze los en druk daarna op de END toets

10 7 In de linkermarge van de pagina treft u regelmatig symbolen. Dit zijn meestal knoppen uit een knoppenbalk, die een snelle toegang bieden tot een menu dat op dezelfde regel beschreven wordt. U kunt dan zowel de knop als het besproken menu gebruiken. De oefenbestanden voor deze cursus bevinden zich op het netwerk onder X:\My Documents. Ook zijn de oefenbestanden te vinden op het web onder de URL Tijdens deze cursus maakt u gebruik van diverse oefenbestanden. Soms werkt u een aantal paragrafen met hetzelfde oefenbestand. In de meeste gevallen wordt in een paragraaf verder gegaan met een oefenbestand uit een eerdere paragraaf. Wanneer u de oefeningen uit deze paragraaf niet (geheel) heeft gedaan, kunt u het beste gebruik maken van het uitwerkingsdocument. Dit bestand bevat altijd de juiste uitgangssituatie voor een paragraaf. Aan het begin van een paragraaf, onder de paragraaftitel, staat altijd aangegeven welk uitwerkingsdocument u kunt gebruiken. Bij dit onderwerp gebruikt u het bestand IBS1.accdb of het bestand IBS1gereed.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen

11 8 1 GEBRUIK VAN ACCESS Een database is een programma waarmee u grote hoeveelheden gegevens kunt opslaan en beheren. De gegevens zijn snel toegankelijk en op alle mogelijke manieren te ordenen. Ook kunt u met een database selecties uit gegevens maken. Belangrijk in een professionele database is de mogelijkheid onderlinge relaties tussen de gegevens te definiëren. Denkt u eens aan een contactpersonendatabase. Per contactpersoon worden persoonlijke gegevens als naam, adres, en woonplaats opgeslagen. De organisatie wil echter ook bijhouden bij welke organisatie de contactpersoon werkt. Door twee gegevensbestanden (persoonlijke gegevens en organisatiegegevens) aan elkaar te koppelen, hoeft u niet bij alle contactpersonen van een bepaalde organisatie de zakelijke gegevens in te vullen. In deze cursus gaat u leren werken met het databaseprogramma Microsoft Access U leert daarbij ook hoe u een database goed kunt opzetten. De voorkennis die u nodig heeft is basiskennis van Windows. Dit hoofdstuk gaat met name in op de structuur van databases in het algemeen en Access in het bijzonder. In dit hoofdstuk worden de volgende onderwerpen behandeld: Wat is Microsoft Access en welke nieuwe functies zijn er Hoe werkt een database en hoe is deze opgebouwd Hoe gebruikt u de helpfunctie van Access 1.1 Wat is Microsoft Access Bij dit onderwerp gebruikt u geen bestaand bestand. Access is een databaseprogramma van Microsoft waarmee u grote hoeveelheden gegevens kunt opslaan en beheren. Databases zijn geschikter voor het opslaan van gegevens dan spreadsheets of tekstverwerkings programma s. Access is één van de belangrijkste databaseprogramma s voor de pc. Het programma heeft een leidende positie ten opzichte van concurrenten weten te veroveren. Eens populaire programma's als dbase, FoxPro, Lotus Approach en Paradox bestaan niet meer of spelen een marginale rol. 1 gebruik van Access Wat is Microsoft Access

12 9 Microsoft wordt geïnstalleerd en gebruikt op personal computers die zijn voorzien van het Windows besturingssysteem. Het programma biedt een complete, grafische omgeving voor het ontwikkelen en gebruiken van databases voor privé- en kantoorgebruik. Database servers als Microsoft SQL Server, Oracle of MySQL zijn meer gericht op professionele ontwikkelaars en zeer grote hoeveelheden data. Als onderdeel van Microsoft Office 2016 is het uiterlijk van Microsoft niet sterk veranderd ten opzichte van Office 2010 en Office Het belangrijkste verschil is zichtbaar bij het starten van en in het File menu. Oorzaak hiervoor is dat in Office 2016 online samenwerken een belangrijke plaats heeft gekregen. Office bestanden kunnen hiertoe niet alleen op lokale of netwerkschijven worden opgeslagen, maar ook op OneDrive of op Sharepoint. Zie hoofdstuk 10 voor een overzicht van de verschillen tussen Office 2010 en Office Hoe werkt een database? Bij dit onderwerp gebruikt u geen bestaand bestand. Alle databases hebben een aantal belangrijke kenmerken gemeen. Natuurlijk dienen zij voor het opslaan en terugzoeken van gegevens. Het is dan ook belangrijk dat die gegevens goed gestructureerd worden opgeslagen. Niet minder belangrijk is een goede gebruikersinterface, dat wil zeggen: een gemakkelijke manier van invullen en ophalen van gegevens. U heeft ook de mogelijkheid om meerdere tabellen op te slaan, die door middel van relaties met elkaar kunnen samenwerken. Tabellen Voor het opslaan van gegevens gebruiken databases tabellen. In een tabel worden bij voorkeur gegevens opgeslagen die iets met elkaar te maken hebben. Denk aan de naam-, adres- en woonplaatsgegevens van personen of bedrijven. In onderstaand voorbeeld bestaat de database uit één tabel en is te beschouwen als een elektronische kaartenbak of Rolodex. 1 gebruik van Access Hoe werkt een database?

13 10 Query s en rapporten Formulieren U ziet dat de tabel is onderverdeeld in rijen en kolommen. Elke rij bevat de gegevens van één persoon, dit wordt een record genoemd. Een rij en een record is dus in een tabel precies hetzelfde. In Rolodex-termen is een record hetzelfde als een kaart. Elke kolom bevat één soort gegevens. De derde kolom bevat bijvoorbeeld alle voornamen van personen. Dit wordt een veld genoemd. Voornaam en achternaam zijn dus velden. Een query is eigenlijk een vraag aan de database. Iedereen kan wel voorbeelden verzinnen van nuttige query's op de personeelsdatabase. Misschien wilt u weten wie er vandaag jarig zijn of wie er op de afdeling Verkoop werken. Wanneer u van dergelijke informatie een mooi opgemaakt overzicht wilt, gebruikt u een rapport. Met query's en rapporten kunt u desgewenst informatie uit meerdere tabellen tegelijk halen. Formulieren zijn grafische vensters waarin u op een overzichtelijke manier met de gegevens in de database kunt werken. Formulieren worden voornamelijk gebruikt voor het invoeren en weergeven van gegevens in een database. 1 gebruik van Access Hoe werkt een database?

14 11 Bestands structuur De bovenstaande afbeelding toont een formulier uit een personeelsdatabase. In dit geval ziet u in het formulier maar één record tegelijk. De record toont alle gegevens van een personeelslid. Hoewel u dat niet direct ziet zijn verschillende typen velden gebruikt: tekstvakken (zoals voornaam), datumvelden (zoals in dienst), een valutaveld (salaris), en hyperlinks (zoals adres). Andere mogelijke veldtypen zijn keuzerondjes, selectievakjes en keuzelijsten. Bijzonder aan een Access database is dat alle onderdelen van de database in één bestand worden opgeslagen. Bij andere databaseprogramma s worden vaak de tabellen, formulieren en dergelijke los van elkaar bewaard. Zo niet in Access: daar is slechts één bestand met de extensie.accdb, waarin u alle onderdelen bij elkaar kunt vinden. Dat maakt het makkelijk een database te openen, maar ook mee te nemen: in veel gevallen hoeft u alleen dat ene bestand te kopiëren. heeft een bestandsstructuur die afwijkt van oudere versies, maar in principe gelijk is aan die van Access Met andere woorden: de databasebestanden van Access 2007, 2010, 2013 en 2016 zijn uitwisselbaar en hebben allen de extensie.accdb. In Access 2003 en eerder worden bestanden met de extensie.mdb gebruikt. Deze bestanden kunt u gewoon openen in. Nieuwe databases die u met maakt kunt u indien nodig opslaan in het formaat van Access 2002/2003 en van Access gebruik van Access Hoe werkt een database?

15 De helpfunctie gebruiken Bij dit onderwerp gebruikt u geen bestaand bestand. Access bevat een uitgebreide helpfunctie. U kunt deze functie op elk moment oproepen door op het knopje met het vraagteken te klikken. Het is handig om tijdens het werken met Access veel gebruik te maken van de helpfunctie. U kunt bijvoorbeeld snel iets opzoeken en door alle helpinformatie over een onderwerp te lezen, leert u het pakket snel kennen. Daarom gaat u, voordat u verder gaat met Access, eerst leren werken met de helpfunctie. In de volgende oefening gaat u in de helpfunctie onder andere informatie zoeken over het onderwerp Tabellen ontwerpen? Start het programma Microsoft Klik rechtsboven in het venster op het vraagteken of druk op de functietoets Het venster Help verschijnt. 1 gebruik van Access De helpfunctie gebruiken

16 13 Klik op de link Design tables Een lijst met sub-onderwerpen verschijnt. Kies voor Data types for Access desktop databases Een uitgebreide beschrijving van alle mogelijke gegevenstypen voor een Access tabel verschijnt. U hoeft deze informatie nu niet door te lezen. Gebruik het Huisje om terug te keren naar het beginscherm van de Help U kunt ook zoektermen invoeren in het zoekvak. Type hier de woorden design basics en toets 1 gebruik van Access De helpfunctie gebruiken

17 14 OEFENING Bedoeling Zoek in de helpfunctie informatie over Keyboard shortcuts for Access en lees de tekst. 1.4 Samenvatting In dit hoofdstuk is behandeld wat Access is. Access is een database programma waarmee u grote hoeveelheden gegevens kunt opslaan en beheren. Databases zijn veel beter geschikt voor het opslaan van gegevens dan spreadsheets of tekstverwerkingsprogramma s. Belangrijk in een professionele database is de 1 gebruik van Access Samenvatting

18 15 mogelijkheid onderlinge relaties tussen de gegevens te definiëren. Tevens is kort aangegeven wat de nieuwe mogelijkheden van de versie 2016 zijn. De belangrijkste onderdelen van een Access database zijn ter sprake gekomen. Alle gegevens worden opgeslagen in tabellen. Om relevante gegevens uit deze tabellen te kunnen distilleren maakt u gebruik van query's en rapporten. Voor het invoeren of bekijken van gegevens kunt u formulieren gebruiken. Alle onderdelen worden in één bestand (met de extensie.accdb) opgeslagen. Via de helpfunctie van het programma kunt u meer informatie over alle mogelijkheden krijgen 1 gebruik van Access Samenvatting

19 16 2 WERKEN MET EEN DATABASE In dit hoofdstuk leert u werken met een aantal bestaande formulieren, query's en rapporten. Als voorbeeld gebruikt u het bestand IBSpersoneel1.accdb, een eenvoudige vorm van een personeelsdatabase. Deze personeelsdatabase is in gebruik bij het bedrijf International Book Specialist. In de oefeningen wordt steeds gebruikgemaakt van voorbeelden die betrekking hebben op IBS. Deze organisatie werkt met Microsoft Office Access moet IBS helpen om het overzicht te bewaren over personeel, leveranciers, klanten en producten. In dit hoofdstuk leert u: Hoe u Access kunt opstarten en databases kunt openen. Met een sjabloon een nieuwe database kunt maken. Werken met het navigatiedeelvenster, het lint, de Backstage en de andere onderdelen van de interface. Hoe u tabellen kunt openen, opslaan, sluiten en verwijderen. Hoe u databases kunt opslaan en Access kunt afsluiten. Hoe u een bestaand formulier, een bestaand rapport en een bestaande query gebruikt. 2.1 Access opstarten Bij dit onderwerp gebruikt u een willekeurig document. Klik op de knop Start van Windows Klik op het menu All programs Klik op de programmagroep Microsoft Office en klik hier op Microsoft U kunt ook op Start klikken en de programmanaam Access intypen. Het programma wordt dan gevonden en bovenaan in de lijst getoond. Klik erop om Access te starten. 2 Werken met een database Access opstarten

20 Nieuwe database maken op basis van sjabloon Normaal gesproken zult u werken met een bestaande database. In deze paragraaf maakt u echter eerst een nieuwe database aan. Omdat het zelf bouwen van een database wat te hoog gegrepen is, zult u gebruikmaken van één van de door Microsoft aangeboden sjablonen. Met deze sjablonen krijgt u snel en eenvoudig een werkbare database. Sluit Access indien nodig en start het programma opnieuw op In het rechterdeel ziet u een aantal voorbeeldsjablonen voor Access databases. Ook kunt u met behulp van het zoekvak bovenin (Search for online templates) online zoeken naar Access sjablonen. Klik op het sjabloon Updated: Contacts 2 Werken met een database Nieuwe database maken op basis van sjabloon

21 18 U krijgt informatie over de database die u op basis van dit sjabloon gaat maken en u kunt de door u gewenste bestandsnaam voor de database invoeren. Vul bij File Name de bestandsnaam Contacten in Zorg er voor dat het bestand wordt opgeslagen in de folder X:\My Documents Klik op Create Het sjabloon met instellingen voor deze database wordt gedownload van de website office.com en een nieuwe database wordt gemaakt. De database wordt opgeslagen in de aangegeven map en heeft nog geen inhoud. Mogelijk verschijnt een gele balk met de tekst SECURITY WARNING. Van internet gedownloade databases kunnen onveilig zijn. Deze database is door Access zelf gedownload, en daarmee wel veilig. Klik op de knop Enable Content om alle mogelijkheden van de database te kunnen gebruiken Mogelijk verschijnt daarna nog een tweede Security Warning. Deze waarschuwing geeft aan dat bestanden op een netwerk onveilig kunnen zijn. In deze cursus kunt u ervoor kiezen dat het bestand op het netwerk kan worden vertrouwd. Bij het opnieuw openen van het bestand zult u geen waarschuwingen over veiligheid meer krijgen. In bijlage B: Trusted Document vindt u meer informatie over de beveiligingsopties in Access. De voorbeelddatabase is zo gemakkelijk mogelijk gemaakt. U ziet een welkom scherm waarin u een video kunt starten die instructies geeft over het gebruik van de Contacten database. Klik op de knop Get Started U ziet een formulier genaamd Contact List waarin nog geen gegevens van contacten zijn ingevoerd. Op het formulier staan knoppen om gegevens toe te voegen. 2 Werken met een database Nieuwe database maken op basis van sjabloon

22 19 Klik op de knop New Contact Een venster Contact Details verschijnt. Typ de gegevens voor een paar contactpersonen in, verzin zelf de namen en andere gegevens Gebruik de knop Save & New om een nieuwe contactpersoon toe te voegen Gebruik de knop Close om het venster te sluiten als u klaar bent U keert terug naar de contacten lijst. Klik in de linker kolom op Open m de ingevoerde gegevens terug te zien De basis van een database wordt altijd gevormd door tabellen. De gegevens die zijn ingevoerd worden op de achtergrond opgeslagen in een tabel. Elke contactpersoon wordt in een tabel weergegeven op één rij. Dat wordt een record genoemd. De velden worden in kolomvorm getoond. 2 Werken met een database Nieuwe database maken op basis van sjabloon

23 20 Sluit de database via File, Close OEFENING Bedoeling Maak met behulp van de online aangeboden sjablonen een nieuwe database voor het bijhouden van taken. Gebruik de sjabloon Updated: Task management Zorg dat deze database in de map My Documents wordt gemaakt 2.3 Een bestaande database openen Bij dit onderwerp gebruikt u het document IBSpersoneel1.accdb Klik in Access op het tabblad File Kies uit de lijst met opties voor Open Een scherm verschijnt waarin u diverse opties kunt kiezen: Recent: Toont een lijst met onlangs geopende bestanden 2 Werken met een database Een bestaande database openen

24 21 OneDrive: Toont uw bestanden die bij Microsoft OneDrive zijn opgeslagen. Hiervoor moet u bij deze dienst zijn aangemeld. This PC: Toont de bestanden en mappen in de Documents library Add a Place: Hier kunt u locaties toevoegen waarop bestanden zijn opgeslagen. Browse: Bladeren naar bestanden op uw pc en netwerk Klik op Browse en ga naar X:\My Documents Dit cursusboek gaat ervan uit dat de extensies van bestandsnamen in dialoogvensters zichtbaar zijn. Dat is niet absoluut nodig: als u deze Windows instelling niet heeft ziet u databasenamen simpelweg weergegeven zonder de extensie.accdb Kies IBSPersoneel1.accdb en klik op de knop Open De database wordt geopend; een navigatiedeelvenster verschijnt op het scherm. 2.4 Werken met het navigatiedeelvenster Bij dit onderwerp gebruikt u het document IBSpersoneel1.accdb Open indien nodig het bestand IBSpersoneel1.accdb Het navigatiedeelvenster stelt u in staat te werken met bestaande en nieuw te maken databaseobjecten. Een object is bijvoorbeeld een tabel, query of een formulier. Het navigatiedeelvenster is een paneel aan de linkerzijde van het programmavenster. Het kent een aantal mogelijkheden. Zo kunt u het met de dubbele pijlknop naar links samenvouwen tot een rand. Door op de dan verschijnende dubbele pijlknop naar rechts te klikken, of ergens anders in de rand, verschijnt het volledige venster weer. 2 Werken met een database Werken met het navigatiedeelvenster

25 22 U kunt de objecten in het navigatiedeelvenster op een andere manier weergeven door op de pijlknop naar beneden te klikken. Klik op de pijlknop naar beneden in het bovenste deel van het navigatiedeelvenster Kies de optie Object Type In de weergave Object Type worden alle databaseobjecten gegroepeerd getoond. Wanneer u niet alle databaseobjecten wilt zien kunt u de lijst laten filteren op voor u belangrijke objecten. Dat zijn vaak tabellen en daaraan gerelateerde formulieren. Klik op de pijlknop naar beneden in het navigatiedeelvenster Kies de optie Tables and Related Views Het navigatiedeelvenster krijgt de volgende weergave Door te dubbelklikken op een object wordt dit geopend en kunt u ermee werken. Dubbelklik op de tabel Werknemers 2 Werken met een database Werken met het navigatiedeelvenster

26 23 Een tabelweergave wordt geopend. U ziet een aantal ingevulde velden en records. Dubbelklik op het formulier frmwerknemers Een formulier verschijnt waarin u de velden van het eerste record ziet staan. Merk op dat de tabel Werknemers nog steeds benaderbaar is. Alle geopende objecten krijgen een eigen tabblad. Sluit het formulier Werknemers door op het kruisje rechts op het actieve tabblad te klikken Sluit op dezelfde manier de tabel Werknemers De database zelf is nog steeds geopend. Immers, het navigatiedeelvenster toont nog steeds alle objecten in deze database. Sluit de database IBSpersoneel1.accdb via het tabblad File en de menuopdracht Close 2.5 Het uiterlijk van Microsoft Access Bij dit onderwerp gebruikt u het document IBSpersoneel1.accdb Naast het navigatiedeelvenster bestaat het uiterlijk van uit een belangrijk ander onderdeel: het lint. Deze grafische knoppenbalk is geheel nieuw sinds Microsoft Office Daarnaast zijn er nog andere interface-onderdelen die u moet kennen. Hieronder komen de volgende onderdelen aan de orde: Het lint, dat de menubalk en werkbalken vervangt. De tabbladen, waarin de databaseobjecten getoond worden. De statusbalk, waarin Access opmerkingen en uitleg in beeld brengt. De miniwerkbalk, een kleine werkbalk waarmee u tekst kunt opmaken. Zorg ervoor dat de database IBSpersoneel1.accdb geopend is en dubbelklik indien nodig op de tabel Werknemers 2 Werken met een database Het uiterlijk van Microsoft Access

27 24 Helemaal bovenin het venster vindt u een gekleurde balk met daarin de naam van de database, in dit geval IBSPersoneel1: Database (Access file format). Deze balk wordt de titelbalk genoemd. Zoals u ziet levert hij belangrijke informatie over de geopende database. De aanduiding (Access file format) geeft aan in welk formaat de database is opgeslagen. Links in de bovenste balk vindt u de werkbalk Snelle toegang. Deze bevat standaard alleen knoppen voor opslaan en voor het ongedaan maken en opnieuw uitvoeren van handelingen. De werkbalk is door de gebruiker uitbreidbaar. Hieronder ziet u het lint, waarin de opdrachten zijn verdeeld in tabbladen. Deze onderdelen worden in een volgende paragraaf besproken. In het onderste deel van het scherm vindt u links het navigatiedeelvenster en rechts het geopende object, in dit geval de tabel met gegevens van werknemers. Daaronder ziet u de statusbalk, die eveneens verderop in deze cursus aan de orde komt. 2.6 Het lint Bij dit onderwerp gebruikt u het document IBSpersoneel1.accdb Het lint bevat knoppen die gebruikt worden voor het aanroepen van vrijwel alle mogelijke opdrachten in. Het lint is actief wanneer u een database geopend heeft. In het lint vindt u een aantal opdrachtentabbladen. Elk tabblad geeft toegang tot een grote balk met knoppen. Afhankelijk van het belang kan een 2 Werken met een database Het lint

28 25 knop groter of kleiner worden weergegeven. In zijn er vijf hoofdtabbladen, te weten: File (dit tabblad opent de Backstage-weergave) Home Create External Data Database Tools Daarnaast kunnen extra tabbladen worden weergegeven. Deze verschijnen afhankelijk van de taak die u uitvoert en worden daarom contextgevoelige opdrachtentabbladen genoemd. U zult in de loop van de cursus merken dat de indeling van het scherm erg dynamisch is. Afhankelijk van de toestand van de database kunt u verschillende tabbladen en knoppen tegenkomen, die in andere situaties niet te zien zijn. Zorg ervoor dat de database IBSpersoneel1.accdb geopend is en dubbelklik indien nodig op de tabel Werknemers Het tabblad dat standaard geopend wordt heet Home. Het bevat knoppen voor de meest voorkomende taken. De knoppen zijn gegroepeerd. De naam van elke groep is onderaan in het lint te vinden. Een voorbeeld van een groep in het tabblad Home is de groep Clipboard. Hierin vindt u knoppen om informatie te kopiëren naar het Windows klembord en van daaruit te plakken. Klik op het tabblad Create De knoppen in het lint wijzigen. U ziet op het tabblad Create dezelfde lay-out. Alleen dienen deze groepen en knoppen voor het maken van nieuwe onderdelen in de database. Een bijzonder geval zijn de contextgevoelige opdrachtentabbladen. Wanneer u in de voorbeelddatabase de tabel Werknemers geopend heeft zult u de extra 2 Werken met een database Het lint

29 26 tabbladen Fields en Table zien. Boven deze tabbladen staat de aanduiding Table Tools. De opdrachten in deze tabbladen zijn uitsluitend gericht op het wijzigen van de tabel. Het is mogelijk de tabbladen en knoppen te selecteren zonder de muis te gebruiken. Druk op de toets en laat deze weer los. Hierdoor komen er letters bij de tabbladen te staan. Druk bijvoorbeeld op de toets om de opdrachten op het tabblad Home te activeren. Alle knoppen worden voorzien van keuzetoetsen; soms zijn dit twee letters. Druk bijvoorbeeld achtereenvolgens op de toetsen en om de functie Find te benaderen. 2.7 De Backstage-weergave Bij dit onderwerp gebruikt u een willekeurige database. In het lint van is het tabblad File te vinden. Dit tabblad wijkt af van de overige tabbladen. Als u klikt op deze tab, dan verschijnt de Backstageweergave. In deze weergave ziet u de databaseobjecten niet meer, zoals dat bij de andere tabbladen wel het geval is. In de Backstage-weergave kunt u taken uitvoeren die te maken hebben met het beheer van bestanden. Alles wat u met bestanden wilt doen en niet in bestanden, vindt u terug in de Backstage-weergave. Start indien nodig Access en zorg dat een database geopend is Klik op het tabblad File De Backstage-weergave verschijnt 2 Werken met een database De Backstage-weergave

30 27 Klik indien nodig op de groep Info in de linkerkolom Hier kunt u de database blijkbaar comprimeren en herstellen, en versleutelen met een wachtwoord. Helemaal rechts kunt u de databaseeigenschappen weergeven en bewerken. Klik op de groep New Hier vindt u de sjablonen om een nieuwe database te maken. Deze heeft u al gezien in paragraaf 2.2. Klik boven in de lijst op de pijl naar links Het lint en de databaseobjecten worden weer zichtbaar. 2.8 Statusbalk Bij dit onderwerp gebruikt u document IBSpersoneel1.accdb. De statusbalk of statusregel is de onderste smalle regel van het scherm. Op deze regel staan soms nuttige aanwijzingen, zoals de weergave van het databaseobject en de status van bepaalde toetsen. Ook kunt u de statusbalk gebruiken om te wisselen tussen verschillende weergaven. Zorg ervoor dat IBSpersoneel1.accdb geopend is Druk enkele malen op de Num Lock toets U ziet dat in de statusregel aangegeven wordt of de functie Num-Lock aan of uit staat. 2 Werken met een database Statusbalk

31 28 Als de functie Num-Lock aan staat, werken de toetsen aan de rechterzijde van het toetsenbord (het numerieke gedeelte) als cijfers. Op deze wijze kunt u sneller getallen typen dan met de cijfers aan de bovenzijde van het toetsenbord. Als de functie NumLock uit staat, werken de toetsen aan de rechterzijde als pijltjestoetsen. De statusbalk geeft ook informatie over de bewerkingen die u aan het uitvoeren bent en over de voortgang van de opdrachten die u heeft gegeven. Ook wordt de weergave van databaseobjecten getoond. kent een aantal manieren om geopende tabellen, formulieren en andere objecten weer te geven, zoals: Datasheet View, dit is de normale weergave voor tabellen. Design View, dit is de weergave waarin u wijzigingen kunt aanbrengen in het ontwerp van het object. Form View, dit is de normale weergave voor invulformulieren. Door een tabel, formulier of ander object te openen en op één van de kleine knopjes rechts onderin de statusbalk te klikken wisselt u naar een andere weergave. Het werken met andere weergaven is in deze cursus overigens nog niet aan de orde. 2.9 Miniwerkbalk Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSPersoneel2.accdb De miniwerkbalk is een balk die in speciale omstandigheden zichtbaar wordt. De balk bevat knoppen en lijsten waarmee u de opmaak van tekst kunt wijzigen. In verschijnt de balk alleen wanneer u zich in een veld bevindt waarin tekstopmaak is toegestaan. Open de database IBSPersoneel2.accdb 2 Werken met een database Miniwerkbalk

32 29 Open het formulier frmwerknemers Dubbelklik op een woord in het veld bijzonderheden De miniwerkbalk wordt zichtbaar en u kunt nu de eigenschappen van de geselecteerde tekst wijzigen 2.10 Tabellen openen, opslaan en sluiten Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel3.accdb Open de database IBSpersoneel3.accdb Vaak wordt in dit cursusboek de volgende opmerking gemaakt: Bij dit onderwerp gebruikt u de database <databasenaam>. Als u de betreffende database nog niet geopend heeft, kunt u dat meteen doen. Dit wordt in de oefeningen hierna niet steeds opnieuw aangegeven. IBSpersoneel3.accdb bevat momenteel drie tabellen: tblfuncties, tblleidinggevenden en tblwerknemers. De tabel tblwerknemers bevat gegevens van personeelsleden van IBS. De overige twee tabellen zijn op zichzelf niet belangrijk. Zij dienen alleen als hulpjes voor het invullen van de werknemerstabel. U ziet de tabellen in het navigatiedeelvenster. Controleer of u onderstaande weergave in beeld heeft. Zo niet, klik dan op de knop met de pijl naar beneden en kies All Access Objects. 2 Werken met een database Tabellen openen, opslaan en sluiten

33 30 Dubbelklik op de tabel tblwerknemers De tabel tblwerknemers wordt geopend Deze tabel bestaat uit 19 kolommen. De kolommen worden velden genoemd. Boven aan de kolommen staan de veldnamen (werknemerid,geslacht, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, enz.). De rijen van de tabel worden records genoemd. De cursor bevindt zich op dit moment in het eerste veld van de eerste record. Druk op de toets De tweede rij is nu voorzien van oranje gekleurd blokje, ten teken dat deze rij nu de actieve record is. Onder in het venster ziet u de aanduiding: Dit geeft aan dat de tweede record geselecteerd is. Druk op de toets tot de cursor weer terug is op de eerste regel Druk een aantal malen op de toets U ziet nu eventuele overige kolom(men) in beeld verschijnen, terwijl de tabel naar links rolt. De gegevens in het veld waarin de cursor zich bevindt worden automatisch geselecteerd. Als u nu begint te typen, worden de geselecteerde gegevens vervangen door de tekens die u typt. Druk op de toets om de cursor in de laatste kolom te plaatsen Druk op de toets om de cursor weer terug te plaatsen in de eerste kolom Sluit de tabel tblwerknemers Als u niets veranderd heeft aan de lay-out van de tabel, wordt de tabel direct gesloten. Open de tabel tblwerknemers opnieuw Wijs met de muiswijzer de scheiding tussen kolomkoppen van de velden tussenvoegsel en Achternaam aan, zodat de muiswijzer de vorm krijgt van een verticale streep met twee pijlen, druk dan de linkermuisknop in en sleep de scheiding naar rechts De kolom tussenvoegsel wordt breder: 2 Werken met een database Tabellen openen, opslaan en sluiten

34 31 Maak de kolom tussenvoegsel weer wat smaller. Het is ook mogelijk de volgorde van de kolommen in de tabel te wijzigen. Selecteer de kolom geslacht door in de kolomkop te klikken De gehele kolom krijgt een andere kleur en een oranje kader Klik met de linkermuisknop in de kolomkop en houd de muisknop ingedrukt Sleep de kolom naar rechts totdat een dikke zwarte streep tussen de velden achternaam en functie te zien is, laat dan de muisknop los De kolom geslacht is verplaatst en staat nu direct achter de kolom achternaam. Sluit de tabel door op de sluitknop van het venster te klikken Nu wordt gevraagd of u de gewijzigde lay-out op wilt slaan. Kies Yes De tabel wordt gesloten. Open de tabel opnieuw U ziet dat de kolombreedte op de door u aangegeven breedte is ingesteld en de kolom geslacht op de door u aangegeven plaats staan. OEFENING Bedoeling Open de tabel tblfuncties en bekijk hoeveel records deze bevat Open de tabel tblleidinggevenden en bekijk welke velden deze tabel bevat 2 Werken met een database Tabellen openen, opslaan en sluiten

35 32 Pas de breedte van de eerste kolom, leidinggevende-id, aan Sluit alle geopende tabellen 2.11 Tabellen verwijderen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel3.accdb. Tabellen kunnen verwijderd worden wanneer u ze niet meer nodig heeft en de tabellen geen relatie hebben met andere tabellen. Wanneer een tabel een relatie heeft met een andere tabel, moet eerst de relatie tussen de tabellen verbroken zijn om een tabel te kunnen verwijderen. Access geeft hierover duidelijke meldingen. Selecteer de tabel tblleidinggevenden in het navigatiedeelvenster Klik in lint, tabblad Home, op de knop Delete of klik met de rechtermuisknop op de tabelnaam en kies Delete uit het snelmenu De volgende melding verschijnt op het scherm: klik op Yes Nu wordt de volgende melding getoond: Access geeft aan dat er een relatie met andere tabellen is, en dat deze tabel niet verwijderd kan worden, als niet eerst de relaties verbroken zijn. Wanneer u deze melding ziet, moet u zeer alert zijn, u kunt uw database zwaar beschadigen door essentiële informatie te wissen. Een relatie tussen tabellen is er niet voor niets. 2 Werken met een database Tabellen verwijderen

36 33 Kies No Klik in de volgende extra melding op OK De tabel wordt niet verwijderd 2.12 Een database opslaan en sluiten Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel3.accdb Een database wordt automatisch opgeslagen wanneer u gegevens invoert en formulieren, query's of rapporten opslaat. Bij het sluiten van een database wordt u niet gevraagd of u deze wilt opslaan. Dat is al gebeurd. Dit kan lastig zijn, als u mogelijkheden van het programma aan het onderzoeken bent en niet wilt dat al uw wijzigingen van gegevens direct opgeslagen worden. In zo n geval kunt u de database wel kopiëren en met een andere naam opslaan. Het is het beste het.accdb bestand (dit is de extensie voor een Access database) via een bestandsbeheervenster van Windows te kopiëren. De databaseobjecten waarmee u in Access werkt kunt u sluiten met een klik op de sluitknop die zich op gelijke hoogte bevindt met de objecttabbladen. Open de tabellen tblfuncties en tblleidinggevenden Sluit de tabel tblleidinggevenden met de sluitknop Sluit de tabel tblfuncties met de sluitknop Alle databaseobjecten zijn nu gesloten, maar de database zelf is nog geopend. U ziet dat aan het navigatiedeelvenster en de titelbalk van Access. Kies File U komt terecht in de Backstage-weergave. Kies Close De database wordt gesloten en u keert terug in het databasevenster waarin geen database is geopend. Sluit Access met het kruisje rechtsboven U kunt dus achtereenvolgens een databaseobject sluiten, een database sluiten en Access afsluiten. Wanneer u Access ineens afsluit worden de database en alle objecten natuurlijk ook netjes gesloten. 2 Werken met een database Een database opslaan en sluiten

37 34 Comprimeren en herstellen Bij het sluiten van een database kunt u een vertraging waarnemen. In de statusregel van het programma loopt een balkje en verschijnt de melding Bezig met comprimeren. Hiermee geeft Access aan dat de database bij het opslaan automatisch gecomprimeerd wordt. Bij dit proces wordt het databasebestand geoptimaliseerd, waardoor het ook kleiner wordt. Het optimaliseren bij afsluiten gebeurt alleen als deze optie is aangezet onder File, Options, Current Database, onder Application Options. Hier vindt u een selectievakje Compact on Close. De Application Options zijn alleen te kiezen wanneer er een database geopend is. Het is ook mogelijk de actieve database handmatig te optimaliseren en repareren. U doet dit wanneer u vermoedt dat de database corrupt (beschadigd) is geraakt of als deze uitzonderlijk veel schijfruimte in beslag neemt. Kies hiertoe File, Info, Compact & Repair Database Een bestaand rapport gebruiken Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel4.accdb 2 Werken met een database Een bestaand rapport gebruiken

38 35 Om een overzicht te krijgen van het personeel van IBS gebruikt u een bestaand rapport. Sommige gebruikers van databases zijn alleen geïnteresseerd in de uitvoer van de gegevens. Een manager voert geen ordergegevens in, maar wil een overzicht van de totale verkopen van dit kwartaal. Een personeelschef wil alle personeelsleden of een selectie hiervan op papier krijgen. Voor dit soort toepassingen is een rapport ideaal. Rapporten zijn speciaal bedoeld om op papier te worden afgedrukt. U kunt alleen naar een rapport kijken, dus geen gegevens wijzigen. Controleer of u in IBSpersoneel4.accdb het navigatiedeelvenster ziet zoals dat hieronder is afgebeeld Dubbelklik op het rapport rptwerknemers U ziet nu een venster zoals hieronder weergegeven: 2 Werken met een database Een bestaand rapport gebruiken

39 36 Deze weergave is niet exact zoals het rapport op papier zal worden afgedrukt, maar het geeft een zeer goede indruk. U kunt ook een afdrukvoorbeeld bekijken als u precies wilt weten hoe het rapport op papier zal komen. Het is natuurlijk ook mogelijk het rapport direct af te drukken. Klik op de knop File en kies de optie Print De optie Quick Print stuurt de opdracht rechtstreeks naar de printer, de optie Print biedt de mogelijkheid om printerinstellingen te kiezen en met Print Preview ziet u een afdrukvoorbeeld Kies in het middelste schermdeel de optie Print Preview Een afdrukvoorbeeld toont precies hoe het rapport op papier zal komen. U kunt door het rapport schuiven en in- of uitzoomen. Met behulp van de knoppen in het lint zijn marges, pagina-indeling en andere zaken te wijzigen en kunt u het rapport direct afdrukken. Klik in het lint op de knop Print Een venster Print verschijnt. Hierin kunt u nog opties instellen, zoals de juiste printer, en op OK klikken om het rapport af te drukken. Klik in het venster Print op de knop Cancel om dit venster te sluiten zonder af te drukken 2 Werken met een database Een bestaand rapport gebruiken

40 Een bestaand formulier gebruiken Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel4.accdb In de volgende oefening gaat u een record toevoegen aan de personeelsdatabase van IBS. U gebruikt daarvoor een bestaand formulier. Een formulier geeft de records uit tabellen of query's overzichtelijk weer en is vaak speciaal ontwikkeld om op een handige manier met de gegevens te kunnen werken. Dubbelklik met de muis op het formulier frmwerknemers in het navigatiedeelvenster Het formulier wordt geopend. U ziet een aantal tekstvakken en het logo van het bedrijf. Ook heeft het formulier een naam, zodat de gebruikers direct weten waarvoor het dient. Het formulier is gebaseerd op de tabel tblwerknemers. U ziet de eerste record uit de tabel tblwerknemers. Met behulp van de navigatieknoppen onder in het venster kunt u door de bestaande records wandelen. De knoppen hebben van links naar rechts de volgende betekenis: 2 Werken met een database Een bestaand formulier gebruiken

41 38 Knop Betekenis Naar eerste record. Naar vorige record. Naar volgende record. Naar laatste record. Nieuwe record aanmaken. Als u het formulier opent, bekijkt u de eerste record: Record 1 of 16. Gebruik de navigatieknoppen om naar de vierde record te gaan; welke knoppen kunt u hiervoor gebruiken? Klik op de navigatieknop New record om naar een nieuwe, lege record te gaan Voer een nieuwe record in (druk steeds op om naar een volgend veld te gaan) Veld Record 17 werknemer-id <overslaan> geslacht M voornaam Huib tussenvoegsel achternaam Donkers functie Algemeen directeur geboortedatum in dienst salaris adres huib@ibs.nl Laat de overige velden leeg. Ga nu naar de eerste record en loop door alle records in de database Merk op dat de records automatisch genummerd worden. Verwijder de ingevoerde record op de volgende manier: Klik op het vlak met de pijl naar rechts dat zich voor de velden bevindt 2 Werken met een database Een bestaand formulier gebruiken

42 39 Klik in het lint op de knop Delete Een melding verschijnt waarin u om bevestiging gevraagd wordt. Klik op Yes om de verwijdering te bevestigen Sluit het formulier 2.15 Bestaande query s gebruiken Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel4.accdb. In een query kunt u gegevens opvragen uit de database. Daarbij gebruikt u een tabel, meerdere tabellen of een andere query als basis. U kunt daarbij zelf aangeven welke velden van welke tabel(len) in de query opgenomen moeten worden. In de meeste gevallen wilt u een query opslaan om later dezelfde vraag te kunnen herhalen. De database IBSpersoneel4.accdb bevat slechts twee eenvoudige query's. In deze opdracht gaat u bekijken hoeveel personeel er in totaal is en welke mensen lid zijn van de ondernemingsraad. Sluit indien nodig alle vensters. Het navigatiedeelvenster blijft zichtbaar. Kijk in het navigatiedeelvenster onder Queries Dubbelklik op qrywerknemers U ziet een lijst van alle personeelsleden. Onder in het venster kunt u zien dat de query 16 records heeft opgeleverd. 2 Werken met een database Bestaande query s gebruiken

43 40 Schuif naar rechts om alle velden te kunnen zien Sluit dit query-venster OEFENING Bedoeling Start de query qryondernemingsraad U ziet een zelfde gegevensbladweergave, maar nu met minder velden en slechts een paar records. Dit zijn alle personeelsleden die lid zijn van de ondernemingsraad. Hoeveel mensen zijn lid van de ondernemingsraad van IBS? Waarom zijn niet alle velden uit de personeelsdatabase gebruikt OEFENING Bedoeling Sluit eventuele geopende vensters Start het formulier frmwerknemers Ga naar het record van Bert Dekker Zet het selectievakje lid ondernemingsraad aan Sluit het formulier Start de query qryondernemingsraad De query moet nu de gegevens van drie personeelsleden bevatten. U ziet dat een query dynamisch is: hij past zich aan de actuele inhoud van een tabel aan. Doordat u via een formulier de inhoud van de werknemerstabel heeft gewijzigd, zal de query een ander resultaat geven dan voorheen. Wanneer de ontwerper van de database hiervoor toestemming heeft gegeven kunt u ook direct in een query gegevens wijzigen. De query geeft de wijzigingen dan door aan de onderliggende tabel. Zet in de query het selectievakje lid_ondernemingsraad achter de naam van Bert Dekker uit 2 Werken met een database Bestaande query s gebruiken

44 41 Sluit de query en open deze opnieuw De query geeft aan dat er nu weer twee personeelsleden lid zijn van de ondernemingsraad. Sluit de huidige database 2.16 Samenvatting In dit hoofdstuk heeft u kennisgemaakt met enkele basisfuncties van Access. Allereerst is de werkomgeving van Access behandeld. Verder heeft u geleerd wat de onderdelen van een database zijn: de tabellen, query s, formulieren en rapporten. Al deze objecten zijn te openen via het navigatiedeelvenster. U heeft zelf records toegevoegd aan en verwijderd uit een database. 2 Werken met een database Samenvatting

45 42 3 WERKEN MET GEGEVENS In de eerste hoofdstukken heeft u geleerd hoe een database is opgebouwd en hoe u globaal met Access kunt werken. In dit hoofdstuk staat het leren werken met de gegevens in de database centraal. Omdat de gebruikers van de database meestal werken met formulieren (en niet met tabellen), zult u in dit hoofdstuk ook een formulier gebruiken. De technieken die u in dit hoofdstuk leert, kunt u overigens vaak ook toepassen als u werkt met een tabel of een query. In dit hoofdstuk leert u: Hoe u op verschillende manieren door de records in een formulier kunt navigeren. Hoe u gegevens kunt wijzigen en een wijziging weer ongedaan kunt maken. Hoe u een nieuwe record kunt toevoegen. Hoe u een nieuwe record kunt toevoegen door een andere record te kopiëren. Hoe u een record kunt verwijderen. Hoe u naar een waarde in een veld kunt zoeken en die eventueel kunt vervangen door een andere waarde. 3.1 Navigeren Bij dit onderwerp gebruikt u IBS1.accdb Access biedt een breed scala aan mogelijkheden om de gegevens in een formulier te bekijken. Op de eerste plaats kunt u met de pijltoetsen van het toetsenbord door de gegevens bladeren. Als u met grote hoeveelheden gegevens werkt, neemt dit echter erg veel tijd in beslag. Door te werken met de navigatieknoppen, met toetscombinaties en met de schuifbalken kunt u veel tijd besparen. Open het formulier frmwerknemerskort 3 werken met gegevens Navigeren

46 43 In het formulier ziet u een aantal velden uit de tabel tblwerknemers. Links van deze velden ziet u een verticale balk met een pijltje. Dit is de recordkiezer. Met behulp van de recordkiezer kunt u het hele record selecteren. Onder aan het formulier ziet u de navigatieknoppen en het vak Record, waarin getoond wordt welke record op het scherm staat. In dit geval dus het eerste. Ook ziet u achter de navigatieknoppen het totaal aantal records staan, in dit geval 16. De waarde in het eerste veld van de eerste record (Geslacht) is geselecteerd (gemarkeerd). Als u nu zou typen, worden de geselecteerde gegevens vervangen door de tekens die u typt. In de statusbalk ziet u een toelichting bij het veld Geslacht. U kunt met de muis een ander veld aanklikken, bijvoorbeeld om dit te wijzigen. U kunt echter ook met door de velden navigeren. Als u veel gegevens moet invoeren of wijzigen, werkt u meestal het snelst met het toetsenbord. Druk eenmaal op De cursor springt naar het volgende veld, voornaam Druk een aantal keer op totdat u bij het veld woonplaats bent Als u nu nogmaals op maar nu van de tweede record. drukt, springt de cursor weer naar het eerste veld, 3 werken met gegevens Navigeren

47 44 Druk nogmaals op De cursor staat nu weer in het veld geslacht. Nu wordt de tweede record getoond. Druk op + Met deze toetscombinatie gaat u weer naar het vorige veld, in dit geval het laatste veld van de vorige record. U kunt de toetsen en gebruiken om respectievelijk naar het vorige en volgende record te gaan. De navigatieknoppen U kunt ook de navigatieknoppen gebruiken om door de records te navigeren. Selecteer het nummer in het vak Record door er met de muis overheen te slepen Het nummer wordt geselecteerd en u kunt een ander nummer intypen. Typ het nummer 8 in en druk op De record met het nummer 8 wordt getoond. Sluit het formulier frmwerknemerskort af door op de sluitknop te klikken In het formulier frmwerknemerskort wordt één record tegelijk op het scherm getoond. In sommige gevallen is het handiger als u meerdere records tegelijk op het scherm kunt zien. Open het formulier frmwerknemersdoorlopend Dit is een zogenaamd doorlopend formulier: er worden meerdere records tegelijk op het scherm getoond. Het formulier toont dezelfde gegevens als het formulier frmwerknemerskort. U kunt op dezelfde wijze door de velden springen. Aan de rechterkant van het venster ziet u een schuifbalk. Als er meer records zijn dan er op het scherm passen, kunt u met behulp van de schuifbalk naar beneden schuiven. 3 werken met gegevens Navigeren

48 45 OEFENING Bedoeling Bij dit onderwerp gebruikt u IBS1.accdb Open (zo nodig) het formulier frmwerknemersdoorlopend Ga op drie verschillende manieren van record 1 naar record 6 en terug Schuifbalken Wanneer u records wilt bekijken die zich buiten het zichtbare gedeelte van het formulier bevinden, kunt u, net zoals in andere Windows-programma s, de schuifbalken gebruiken. De cursor wordt dan overigens niet mee verplaatst. Door de schuifknop in de schuifbalk naar boven of naar beneden te slepen, schuift u in een keer naar een bepaalde plaats. Als u een schuifknop aan het verslepen bent, wordt in een kadertje aangegeven welke record zich bovenaan in het venster bevindt, bijvoorbeeld Record 4 of 16. Probeer dit uit in het formulier frmwerknemersdoorlopend Bekijk het effect als u het venster smaller maakt Toets combinaties Als u veel gegevens moet invoeren of wijzigen, is het handig een aantal toetscombinaties te kennen om door de records en velden te navigeren. Dit werkt vaak sneller dan de navigatieknoppen of de schuifbalk. Met de toetsen en verplaatst u de cursor een scherm omhoog respectievelijk omlaag. Open zo nodig het formulier frmwerknemersdoorlopend Druk enkele malen op de toets en bekijk het resultaat Sluit frmwerknemersdoorlopend en open het formulier frmwerknemerskort Druk enkele malen op de toets en kijk wat het effect nu is Met en gaat u respectievelijk naar het eerste en laatste veld van de huidige record. Let op: dit werkt niet wanneer u een tekstveld bewerkt. Zorg dat 3 werken met gegevens Navigeren

49 46 het veld geslacht geselecteerd is zoals wanneer u het formulier frmwerknemerskort voor het eerst opent. Druk op Druk op Met de combinatie + verplaatst u de cursor naar het laatste veld van de laatste record; met + brengt u de cursor weer naar het eerste veld van de eerste record. Druk op + U bevindt zich in het laatste veld van de laatste record. Druk op + U bent weer terug bij het eerste veld van de eerste record. In de onderstaande tabel treft u een aantal handige toetscombinaties (sneltoetsen) aan. Een compleet overzicht van alle sneltoetsen vindt u in de Helpinformatie. Sneltoets Functie of + Naar het volgende of vorige veld., Naar het volgende veld., Naar het vorige veld. of Naar het eerste of laatste veld van de huidige record (in de navigatiemodus; de modus waarbij een heel veld is geselecteerd en de invoegpositie niet zichtbaar). + of + Naar het actieve veld in de volgende of vorige record. + of + Naar het eerste veld van de eerste record of het laatste veld van de laatste record. of Een pagina omhoog of omlaag gaan of een record verder of terug. + Een subformulier afsluiten en naar het volgende veld in het hoofdformulier gaan. 3 werken met gegevens Navigeren

50 47 OEFENING Bedoeling Open het formulier frmklanten U ziet nu een formulier met daarin informatie over de klanten van IBS. Ga naar het laatste veld van de eerste record met een druk op slechts één toets Ga terug naar het eerste veld met eveneens slechts één toetsaanslag Ga naar de derde record met behulp van de navigatieknoppen Ga naar de laatste record op de snelste manier Ga naar record nummer 4 Bekijk de werking van de toetsen en Ga naar record nummer 6 zonder de navigatieknoppen te gebruiken Ga terug naar de eerste record met behulp van een toetscombinatie Sluit alle geopende formulieren 3.2 Records wijzigen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS1.accdb U kunt in een formulier gegevens wijzigen. U selecteert eerst met de muis de waarde in het veld die u wilt vervangen. Vervolgens typt u de nieuwe waarde. De tekens die u typt, vervangen de geselecteerde waarde in het veld. Als u een fout heeft gemaakt, kunt u en gebruiken. De personeelsgegevens van Laila Ajjaroe, medewerker Sales Binnendienst van IBS, moeten gewijzigd worden. Open het formulier frmwerknemerskort Het formulier wordt geopend en de waarde in het eerste veld is geselecteerd. Ga naar de tiende record 3 werken met gegevens Records wijzigen

51 48 Ga naar het veld achternaam door te gebruiken De waarde in het veld achternaam is nu geselecteerd. Wijzig de achternaam in Wegmans en druk op De oude waarde wordt nu overschreven door de waarde die u heeft ingetypt. U kunt natuurlijk ook gegevens in een veld invoegen. Klik in het veld Achternaam De knipperende invoegpositie verschijnt in het veld. U kunt deze verplaatsen met de pijltoetsen. Plaats de invoegpositie achter de letter s en typ -Ajjaroe, zodat de achternaam is gewijzigd in Wegmans-Ajjaroe Als u met of de pijltoetsen naar een veld gaat, is de waarde in het veld direct geselecteerd. U kunt meteen de nieuwe waarde typen. U kunt ook met de muis klikken in het veld. Om de gehele waarde te selecteren, drukt u vervolgens op. Klik met de muis in het veld voornaam en druk op De gehele voornaam is nu geselecteerd. Typ de waarde Layla Als u een record wijzigt, verandert het recordsymbool in de recordkiezer in een potlood. Dit betekent dat u de record aan het wijzigen bent en dat de wijzigingen nog niet opgeslagen zijn. De wijzigingen die u aanbrengt, worden opgeslagen zodra u naar een andere record gaat of zodra u het formulier sluit. U hoeft Access dus geen opdracht te geven om gewijzigde gegevens in de database op te slaan. Het symbool in de recordkiezer kan de volgende vormen aannemen: Vorm Betekenis Huidige record. Bewerken of wijzigen van een record die nog niet bewaard is. Vergrendeld record (netwerkomgeving). Wanneer u in een netwerk werkt, kan een record soms beveiligd zijn, bijvoorbeeld omdat een andere gebruiker die record op dat moment aan het wijzigen is. Wijzigingen die u aanbrengt worden dan niet opgeslagen. 3 werken met gegevens Records wijzigen

52 49 Controle op invoer Bij het wijzigen van gegevens kunnen de gebruikers typfouten maken. Ook kunnen zij gegevens op verschillende manieren invoeren. De ontwikkelaar van IBS1.accdb heeft er daarom bij bepaalde velden voor gezorgd dat de gegevens op een bepaalde manier moeten worden ingevoerd. Ga naar het veld Geslacht (nog steeds van de tiende record) In de statusregel ziet u een omschrijving van dit veld, waarbij vermeld wordt dat de code M, V of O moet zijn. Voer de letter G in en druk op U krijgt nu een foutmelding te zien: The text you entered isn t an item in the list. De ontwikkelaar van het formulier heeft ingesteld dat de code M, V of O moet zijn. Klik op OK Gebruik de lijst om de waarde V te kiezen Druk op Sluit het formulier OEFENING Bedoeling Open het formulier frmwerknemerskort Wijzig in de tweede record de waarde Lepelaarstraat in Lepelaarsingel Sluit het formulier 3.3 Verschillende typen velden wijzigen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS1.accdb. 3 werken met gegevens Verschillende typen velden wijzigen

53 50 Zoals u wellicht is opgevallen, zijn er in Access verschillende typen velden. In deze paragraaf leert u de waarde in verschillende typen velden wijzigen. U gaat achtereenvolgens een keuzelijst met invoervak, een memoveld, een aankruisvakje, een numeriek veld of valutaveld, een datumveld en een bijlage wijzigen. De keuzelijst met invoervak Open het formulier frmwerknemerskort Zoals u ziet zijn er verschillende typen velden op het formulier frmwerknemerskort aanwezig. Velden als voornaam, tussenvoegsel en achternaam zijn gewone tekstvakken. Maar de velden geslacht en functie zijn opzoekvelden ofwel keuzelijsten met invoervak. Dit ziet u aan de pijl rechts van het tekstvak. Klik op de pijl rechts van het opzoekveld geslacht U krijgt nu een lijst te zien met de waarden M, V en O. Om een item in de lijst te selecteren gebruikt u de muis. U kunt ook de pijltoetsen of gebruiken. Kies de waarde V Ten slotte kunt u ook een teken intypen. De cursor springt dan naar de eerste waarde in de lijst die met dat teken begint. Dit werkt ook als u meerdere tekens intypt. Als het om een lange lijst gaat, kunt u op die manier heel snel de gewenste waarde zoeken en invoeren. Ga naar het veld functie door te gebruiken Typ de letter i De functie Inkoop wordt geselecteerd. Dit is de enige functie uit de lijst die met de letter i begint. Wis alle inhoud met de toets Typ de letter a De functie Adminstratie wordt geselecteerd. Deze functie bedoelt u niet, Jozefien is namelijk Algemeen Directeur. Typ na de letter a de letter l Nu verschijnt de juiste functie, Algemeen Directeur. Druk op 3 werken met gegevens Verschillende typen velden wijzigen

54 51 U kunt overigens ook tekst invoeren in een opzoekveld. U hoeft de vervolgkeuzelijst dus niet per se te gebruiken. In dit geval moet de waarde die u in het veld typt, wel voorkomen in de lijst. Dit om te voorkomen dat er verkeerde codes worden ingetypt. Druk op + om terug te gaan naar het veld functie Typ de waarde directeur in het veld, gevolgd door een U krijgt nu een foutmelding, omdat deze code niet voorkomt in de lijst. Klik op OK en verbeter de tekst in het veld in algemeen directeur, gevolgd door Deze waarde komt wel voor in de lijst en wordt dus wel geaccepteerd. Sluit het formulier Of een waarde die niet voorkomt in de lijst geaccepteerd wordt, hangt af van de instellingen van het formulier. Het Long Text veld Open het formulier frmwerknemersuitgebreid Dit formulier is ook gebaseerd op de tabel tblwerknemers maar het bevat veel meer velden. Ga naar record 9 (Eward van Bommel) Klik met de muis in het veld bijzonderheden U ziet dat aan de rechterkant van dit veld een schuifbalk verschijnt. Dat betekent dat dit veld geen gewoon tekstveld, maar een long text veld is. In een zo n veld kunt u veel meer tekst intypen dan in een gewoon tekstveld. Met behulp van de schuifbalk kunt u door de tekst lopen. U wilt een zin toevoegen. U kunt de gehele tekst zien door in te zoomen op het veld. Druk op + U zoomt in op het veld en krijgt een venster te zien waarin veel meer ruimte is voor de tekst. 3 werken met gegevens Verschillende typen velden wijzigen

55 52 Klik achter de tekst Typ in: Is bezig met een cursus Spaans op kosten van IBS. en klik op OK De opmerking is nu aangepast. U kunt in de meeste velden de toetscombinatie + gebruiken om in te zoomen. Het selectievakje Het veld lid ondernemingsraad op het formulier frmwerknemersuitgebreid is een voorbeeld van een selectievakje. Een selectievakje kan maar twee waarden bevatten: Aan of Uit. U kunt de waarde wijzigen door er eenmaal op te klikken. Ga indien nodig naar de eerste record in het formulier frmwerknemersuitgebreid Loop door alle records. Welke personen zijn lid van de ondernemingsraad? Ga naar het record van Mark de Bruin (de derde record) Hij is lid geworden van de ondernemingsraad. Klik in het selectievakje lid ondernemingsraad Er verschijnt een vinkje in het vakje. De waarde staat nu op Aan. Het groepsvak Het veld privé of zakelijk op het formulier frmwerknemersuitgebreid is een voorbeeld van een zogenaamd groepsvak. Bij een groepsvak kunt u kiezen uit een aantal mogelijkheden die in een kader staan. Er wordt gebruik gemaakt van keuzerondjes voor het maken van uw keuze. U kunt hierbij slechts één mogelijkheid selecteren. 3 werken met gegevens Verschillende typen velden wijzigen

56 53 Ga indien nodig naar de derde record (Mark de Bruin) Klik bij privé of zakelijk op zakelijk Het keuzerondje zakelijk is geselecteerd. U heeft u vergist, dit is natuurlijk een privé adres. Klik op het keuzerondje privé privé is nu geselecteerd, zakelijk is automatisch gedeselecteerd. Het numerieke of valutaveld In een veld van het gegevenstype Numeriek of Valuta worden respectievelijk getallen en valuta weergegeven. De ontwikkelaar van de database kan daarbij aangeven hoe groot bijvoorbeeld het getal mag zijn en hoeveel cijfers er achter de komma staan. Als gekozen is voor het gegevenstype Valuta, verschijnt automatisch het valutateken in het veld. Het decimale scheidingsteken, het duizendtalscheidingsteken en het valutateken dat gebruikt wordt, is afhankelijk van de instellingen van Windows. In deze cursus wordt uitgegaan van de standaard regionale instellingen van de Nederlandse versie van Windows. Dit betekent dat valuta in euro's worden weergegeven en de duizendtalscheider bij getallen de punt is. De komma wordt als decimaal scheidingsteken gebruikt. Voorbeeld: ,95. De datum wordt eveneens weergegeven in de Nederlandse volgorde (dag/maand/jaar). Deze weergaven zijn afhankelijk van de instellingen van Windows. Als u een numeriek veld of valutaveld wijzigt, kunt u het gehele veld wijzigen of een deel daarvan. Open zonodig het formulier frmwerknemersuitgebreid Wijzig het salaris van Mark de Bruin (derde record) in ,00; u kunt dit bijvoorbeeld doen door eerst de waarde 30 te selecteren door te slepen met de muis. Vervolgens typt u: 45 Wijzig het salaris nu weer in ,00; doe dit door de gehele inhoud te selecteren. Typ vervolgens (gebruik geen, geen punt en geen,00) Het salaris is nu weer ,00. Access voegt zelf het valutateken en de cijfers achter de komma toe. 3 werken met gegevens Verschillende typen velden wijzigen

57 54 In een numeriek veld of valutaveld kunt u geen tekst invoeren. In een tekstveld kunt u wel getallen invoeren. Het datumveld Zoals al eerder opgemerkt wordt de volgorde van de dag, maand en het jaar binnen het datumveld weergegeven zoals dit onder Windows is ingesteld. In deze cursus wordt uitgegaan van de volgorde dag-maand-jaar. U kunt wel zelf het datumformaat instellen, bijvoorbeeld als 21-apr-11, vr of 21 april Als u een datumveld wilt wijzigen kunt u het gehele veld wijzigen of een deel daarvan. Als de datum in het huidige jaar valt, hoeft u alleen de dag en maand in te typen. Access vult de datum zelf aan met het huidige jaar. Ga in het formulier frmwerknemersuitgebreid naar de laatste record Selecteer de waarde in het veld in dienst Typ in: 1-1 en druk op U ziet nu dat Access zelf de juiste datum invoegt, inclusief het huidige jaartal. Het bijlageveld In een veld van het type Bijlage kunt u een willekeurig bestand in de tabel invoegen. Dit kan bijvoorbeeld een Word document of een digitale foto zijn. Ga in het formulier frmpersoneeluitgebreid naar record 13 (Richard Hogendoorn) In het veld foto is een afbeelding van deze persoon te zien. Er moet een foto van Jozefien van Stralen worden toegevoegd. U gaat dit in de volgende oefening doen. Ga naar het eerste record (Jozefien van Stralen) U ziet dat het veld Foto leeg is. U gaat nu een foto van deze medewerkster invoegen. Klik in het veld foto en klik in de werkbalk op de paperclip, of dubbelklik op het veld foto Het venster Attachments verschijnt: 3 werken met gegevens Verschillende typen velden wijzigen

58 55 Met behulp van dit venster kunt u een bestaand bestand selecteren. U gaat een foto inlezen. Deze foto staat als bmp bestand in de folder My Documents. Klik op de knop Add Navigeer naar My Documents Selecteer het bestand JozefienvanStralen.bmp Klik op Open De foto wordt ingevoegd. Klik op OK De foto wordt zichtbaar in het veld. Velden die u niet kunt wijzigen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS1.accdb Er zijn verschillende typen velden die u niet kunt wijzigen. In die velden wordt wel een waarde weergegeven. Als u die waarde wilt wijzigen, gebeurt er echter niets. Voorbeelden hiervan zijn: 3 werken met gegevens Verschillende typen velden wijzigen

59 56 Velden van het type AutoNummering Als het gegevenstype van een veld AutoNummering is, wordt door Access bij het toevoegen van een record automatisch een nummer aan dit veld toegekend. Zo n veld wordt vaak gebruikt om een record uniek te maken. In IBS1.accdb is dat bijvoorbeeld het veld werknemer-id. Berekende velden In een berekend veld wordt een waarde weergegeven die berekend is op basis van waarden in andere velden. Vergrendelde velden U kunt bij het ontwerpen van een formulier instellen dat een veld vergrendeld is. Dan kunt u het niet meer wijzigen. In de volgende oefening wordt een aantal van deze velden bekeken. Open het formulier frmwerknemersuitgebreid Klik in het veld werknemer-id en probeer dit te wijzigen, let op de statusregel U ziet dat dit niet lukt. Het werknemer-id is van het type AutoNummering. Dit wordt in de statusregel aangegeven: Sluit dit formulier en open het formulier frmwerknemerskortveilig Probeer het geslacht van de eerste werknemer te veranderen Probeer nu het veld functie te wijzigen Dit laatste lukt niet; het veld is namelijk beveiligd. Welke velden zijn nog meer beveiligd door de ontwerper van dit formulier? Sluit alle geopende formulieren 3.4 Herstellen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS1.accdb Access kent verschillende methoden om foute invoer te herstellen. Als u de wijzigingen in het huidige veld wilt annuleren drukt u, voordat u het gewijzigde 3 werken met gegevens Herstellen

60 57 veld verlaat, op. Door nogmaals op te drukken kunt u de wijzigingen in de gehele record ongedaan maken. U kunt ook de knop Undo uit de werkbalk Snelle toegang gebruiken. Als u de laatst aangebrachte wijziging ongedaan wilt maken, klikt u op de knop Undo in de werkbalk Snelle toegang. De sneltoets voor Ongedaan maken is + Als u nog niet op gedrukt heeft, kunt u de invoer in een cel of op de formulebalk annuleren door op te drukken. Zodra u een andere handeling gaat uitvoeren (het bewerken van een andere record, naar een ander venster overschakelen) kunt u deze methode voor het corrigeren van wijzigingen niet meer toepassen. Met andere woorden: u kunt maar één handeling terugdraaien. Open het formulier frmwerknemersuitgebreid Wijzig in de eerste record de achternaam Stralen in Stramien Druk voordat u het veld verlaat op De wijziging is ongedaan gemaakt. Kies een andere functie (druk niet op of ) Druk op totdat de oude functie weer verschijnt Wijzig nogmaals een veld in de eerste record Klik op de knop Undo in de werkbalk De wijziging is ongedaan gemaakt. Klik in het lint, tabblad Home, op de knop Save De record is opgeslagen en ongedaan maken is niet meer mogelijk. Sluit het formulier De mogelijkheid om handelingen ongedaan te maken kunt u tijdens deze cursus regelmatig gebruiken om allerlei soorten opdrachten op te heffen. U kunt bijvoorbeeld de verkeerde opdracht geven, of de juiste opdracht op de verkeerde plaats of op het verkeerde moment. Klik in zo n geval onmiddellijk op de knop Undo of de sneltoets +. 3 werken met gegevens Herstellen

61 58 OEFENING Bedoeling Open het formulier frmklanten Wijzig een voornaam en zorg ervoor dat de wijziging ongedaan wordt gemaakt voordat u naar een andere record gaat Verwijder een functie en ga naar een andere record. Kunt u de functie nog terughalen? Zo nee, typ de functie dan opnieuw in 3.5 Records toevoegen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS1.accdb. Nieuwe records worden toegevoegd aan het einde van de tabel. Dit kan op verschillende manieren: 1. Klik op de meest rechtse navigatieknop (de knop New record). 2. Klik op de knop New in het tabblad Home van het lint. 3. Druk op Ga naar het laatste veld van de laatste record en druk op. U kunt geen records tussen de al bestaande records toevoegen. Dat is ook niet nodig want u kunt op ieder moment de records in de door u gewenste volgorde weergeven. Open het formulier frmwerknemersuitgebreid Klik op de navigatieknop New record Er wordt een lege record aangemaakt (de afbeelding toont slechts een deel van het venster). 3 werken met gegevens Records toevoegen

62 59 In het eerste veld, werknemer-id, verschijnt de tekst (New). Het werknemerid wordt automatisch door Access toegekend zodra u een record invoert. Het is een uniek nummer waaraan elke record gemakkelijk te herkennen is. Ook de nieuwe record dient natuurlijk zo n nummer te krijgen. U kunt dit niet zelf invoeren of wijzigen. Klik op de vervolgkeuzelijst Geslacht en selecteer V Druk op of om de cursor naar het tweede veld van de record te verplaatsen Zodra u het nieuwe record invult constateert Access dat daadwerkelijk een nieuwe record is toegevoegd en krijgt de nieuwe medewerkster automatisch een nummer toebedeeld. Typ als voornaam in: Marijke De recordkiezer links vóór de record is niet langer een zwart driehoekje maar een potloodje. Zoals reeds eerder besproken, geeft Access daarmee aan dat u bezig bent met het bewerken of wijzigen van een (nog niet bewaard) record. Ga met naar het veld achternaam en voer hier in: Heijnen Vul de rest van de velden als volgt in Onderdeel Invullen functie Magazijn geboortedatum in dienst salaris werken met gegevens Records toevoegen

63 60 Onderdeel Invullen leidinggevende E. van Bommel lid ondernemingsraad niet aankruisen adres privé of zakelijk zakelijk overige velden leeg laten Wanneer een record uit een groot aantal velden bestaat, of het invoeren van de gegevens complex is, kan het wenselijk zijn de record tussentijds op te slaan. Dit kan met de knop Save in het lint of met behulp van de toetscombinatie +. OEFENING Bedoeling Er moet een nieuwe medewerker aan het personeelsbestand worden toegevoegd. Open zo nodig het formulier frmwerknemersuitgebreid en voeg de volgende record toe: Onderdeel geslacht M Invullen voornaam Henk Jan tussenvoegsel van achternaam Andel functie Magazijn geboortedatum in dienst salaris leidinggevende E. van Bommel lid ondernemingsraad niet aankruisen adres hjvanandel@ibs.nl privé of zakelijk zakelijk foto voeg het bestand HenkJanvanAndel.bmp in 3 werken met gegevens Records toevoegen

64 Een record kopiëren Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS1.accdb of de database IBS1 Records toevoegen.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. U kunt in een formulier een record toevoegen door een nieuwe record aan te maken en de gegevens in te typen. U kunt echter ook een hele record kopiëren. U selecteert de record en met behulp van het menu Home kunt u de record vervolgens kopiëren en plakken. Er moet nog een nieuwe medewerker ingevoerd worden. De gegevens van deze nieuwe medewerker komen echter sterk overeen met de gegevens van Mark de Bruin. Het is daarom sneller om de record van Mark de Bruin te kopiëren en vervolgens in een nieuwe record te plakken. Open het formulier frmwerknemersuitgebreid Selecteer de record met de gegevens van Mark de Bruin (record 3) Selecteer alle gegevens in dit record door op de recordkiezer (het blok met het pijltje, links van de record) te klikken De recordkiezer is nu zwart. Klik in het tabblad Home van het lint op de knop Copy Klik in het lint op de pijl onder de knop Paste en kies Paste Append 3 werken met gegevens Een record kopiëren

65 62 De gehele record is nu gekopieerd naar een nieuwe record (aan het einde van de tabel). Wijzig de nieuwe record (de laatste record) als volgt (de velden die niet genoemd worden, kunt u overslaan) Onderdeel Invullen voornaam Arnold tussenvoegsel achternaam Bezemer geboortedatum lid ondernemingsraad niet aankruisen adres abezemer@ibs.nl privé of zakelijk zakelijk Sluit het formulier OEFENING Bedoeling Open het formulier frmklanten en voeg een nieuwe record toe door de eerste record te kopiëren Maak daarna de wijziging weer ongedaan 3 werken met gegevens Een record kopiëren

66 Records verwijderen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS1verwijderen.accdb. Om een record te verwijderen selecteert u eerst de record door met de muisaanwijzer de recordkiezer aan te klikken. Dit is het blok met het pijltje, links van de record. Vervolgens kunt u de record op twee manieren verwijderen: 1. Door op de toets te drukken. 2. Door in het lint op de knop Delete te klikken. Open het formulier frmwerknemersuitgebreid Ga naar de eerste record en klik op de recordkiezer Klik in het lint op de knop Delete Er verschijnt een dialoogvenster: Access waarschuwt dat de verwijdering van de record definitief is. Wanneer u nu op Yes klikt, kan de handeling niet meer ongedaan gemaakt worden (ook niet met de knop Ongedaan maken). Klikt u op No, wordt de verwijdering alsnog geannuleerd. Klik op Yes De record is verdwenen. U kunt ook meerdere records in één keer verwijderen. Hiertoe moet u de records selecteren. Sluit het formulier frmwerknemersuitgebreid en open het formulier frmwerknemersdoorlopend Klik op de recordkiezer van de laatste record De record is geselecteerd. 3 werken met gegevens Records verwijderen

67 64 Druk op de toets en houd deze toets ingedrukt Klik op de recordkiezer van de één na laatste record. Laat vervolgens los Er zijn nu twee records geselecteerd. Klik op de knop Delete Access vraagt nu of u deze twee records wilt verwijderen. Klik op Yes De records zijn verwijderd. Sluit het formulier 3.8 Zoeken en vervangen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS1.accdb. Met behulp van de zoekfunctie kunt u in grote tabellen gemakkelijk zoeken naar gegevens. De cursor moet zich in het veld bevinden waarbinnen u naar gegevens wilt gaan zoeken. U start een zoekprocedure met de knop Find in het tabblad Home van het lint. U kunt ook de toetscombinatie + gebruiken. U gaat nu op een snelle manier de klanten uit een bepaald land zoeken. Open het formulier frmklanten Plaats de cursor in de eerste record, in het veld Klantcode Klik in het lint op de knop Find Het dialoogvenster Find and Replace verschijnt: 3 werken met gegevens Zoeken en vervangen

68 65 In dit venster kunt u in het veld Klantcode zoeken naar de gegevens die u opgeeft onder Find What. Typ in het invulveld Find what de code merun Klik op de knop Find Next Als het goed is wordt de record van de Merwede Universiteit gevonden. Verplaats eventueel het venster Find and Replace zodat u de gevonden record goed kunt zien Klik op een veld in het formulier frmklanten Dit wordt nu geactiveerd terwijl het venster Find and Replace geopend blijft. U kunt nu bijvoorbeeld de waarde in een veld wijzigen. Daarna kunt u de volgende record zoeken. Als u in het formulier een ander veld heeft geactiveerd en u gaat vervolgens door met zoeken, dan wordt verder gezocht binnen dit laatst geactiveerde veld. Zie ook de paragraaf over Zoekopties. Klik indien nodig in het veld Klantcode en vervolgens op de knop Find next Access zoekt naar de volgende klant waarvan de klantcode merun is. U krijgt de onderstaande melding Access meldt dat de tabel is doorzocht en dat het opgegeven item niet meer gevonden is. Klik op OK en sluit het venster Find and Replace met de knop Cancel Zoekopties In het zoekvenster heeft u de beschikking over een aantal opties die het zoekproces vergemakkelijken. Plaats de cursor in de eerste record, in het veld Bedrijf Klik in het lint op de knop Find 3 werken met gegevens Zoeken en vervangen

69 66 In het veld Look In kunt u aangeven of u alleen in het geselecteerde veld of in het gehele formulier wilt zoeken: In formulieren met veel velden is het niet aan te raden om te zoeken in het gehele formulier, omdat het doorzoeken van alle velden veel tijd in beslag neemt. In het veld Match kunt u aangeven met welk gedeelte van het veld de opgegeven zoekwaarde overeen moet komen. U heeft drie mogelijkheden: 3. Any Part of Field De zoekwaarde moet ergens in het veld voorkomen. Geeft u als zoekwaarde voor het veld Bedrijf bijvoorbeeld school op, dan worden alle records gevonden waarbij de lettercombinatie school in het veld Bedrijf voorkomt, bijvoorbeeld Hogeschool voor Holland of Basisschool De Rakkers. 4. Whole Field De veldinhoud dient volledig overeen te komen met de opgegeven zoekwaarde. Geeft u als zoekwaarde voor het veld Klantcode de waarde merun op, dan wordt alleen de code MerUn (Merwede Universiteit) gevonden. 5. Start of Field Het begin van de veldinhoud dient overeen te komen met de ingetypte zoekwaarde. Bij het zoeken naar boek in het veld Bedrijf betekent dit dat de bedrijfsnaam moet beginnen met boek: Boekhandel de Lecteur en Boekspeciaalzaak Heden & Toekomst worden gevonden, maar VRS Boekhandel niet. De eerder gebruikte zoekwaarde staat nog in het veld Find what. Maak dit veld leeg 3 werken met gegevens Zoeken en vervangen

70 67 Typ als zoekwaarde in: boek Kies bij Match voor Start of Field Klik een aantal keer op Find Next en bekijk het resultaat Kies nu bij Match voor Any Part of Field Klik nogmaals een aantal keer op Find Next en bekijk het resultaat Onder in het dialoogvenster vindt u nog meer mogelijkheden. In het veld Search kunt u een zoekrichting aangeven. Kiest u bijvoorbeeld voor Up of Down, wordt vanaf de positie van de cursor alleen naar boven respectievelijk naar beneden gezocht. Met All doorzoekt u alle records. U kunt ook aangeven of er bij het zoeken onderscheid gemaakt moet worden tussen hoofdletters en kleine letters. Wanneer de optie Match Case geactiveerd is, moet het hoofdlettergebruik in de zoekwaarde overeenkomen met het hoofdlettergebruik in de velden. Typt u als zoekwaarde bijvoorbeeld boek dan worden de diverse Boekhandels niet gevonden. Laat de zoekwaarde boek staan en activeer de optie Match Case Kies bij Match voor Any Part of Field Start het zoekproces Er wordt slechts één bedrijf gevonden. Klik op Cancel en sluit het formulier Ten slotte kunt u de optie Search Fields As Formatted inschakelen. Access zoekt dan naar de waarde zoals die weergegeven wordt op het scherm en niet zoals die opgeslagen is in de tabel. Een voorbeeld hiervan is een datum die weergegeven wordt als 25 januari In de tabel wordt deze opgeslagen als Als u wilt zoeken naar de tekst januari moet u dit aankruisvakje inschakelen. Een ander voorbeeld hiervan is een keuzelijst met invoervak, bijvoorbeeld het veld Functie op het formulier frmpersoneeluitgebreid. Hierin wordt een opgezochte waarde weergegeven (de functienaam) en niet de in de tabel opgeslagen waarde (in de tabel is namelijk het FunctieID opgeslagen). Ook dan moet u het vakje Search Fields As Formatted activeren. 3 werken met gegevens Zoeken en vervangen

71 68 Open het formulier frmwerknemerskort Zoek in het veld geboortedatum naar de waarde januari (kies de optie Any Part of Field) U vindt geen records. Schakel nu het vakje Search Fields As Formatted in en zoek nogmaals Nu vindt u wel een record. OEFENING Bedoeling Zoek via het formulier frmwerknemerskort wie er in 1994 in dienst zijn getreden Zoek het antwoord op de vraag hoeveel vrouwen er in dienst zijn Zoek naar alle records met een postcode die begint met een 3 Zoek naar de records waarbij de lettercombinatie amst voorkomt in de woonplaats Wildcards gebruiken U kunt bij het intypen van zoekwaarden gebruikmaken van wildcards. De mogelijkheden en de betekenis ervan staan uitgelegd in de onderstaande tabel. Wildcard Betekenis? Eén karakter * Willekeurige reeks (0, 1 of meer) karakters # Een numeriek karakter [ ] Alle tekens tussen de haken De volgende tabel met voorbeelden verduidelijkt één en ander: Zoekwaarde k?ppen kop* Mogelijke resultaten koppen, kappen, kippen, etc. kop, koppen, kopjes, koplamp, etc. 3 werken met gegevens Zoeken en vervangen

72 69 Zoekwaarde *kop* Coolsingel 12# k[oa]ppen Mogelijke resultaten kop, koppen, slaapkop, domkopje etc. Coolsingel 121, Coolsingel 124, etc. koppen, kappen. OEFENING Bedoeling Open het formulier frmklanten Zoek naar klanten waarvan de bedrijfsnaam begint met de letter B en eindigt op een s Zoek naar adressen die beginnen met een cijfer Zoek naar klanten uit de provincie Noord-Holland, of deze nu correct geschreven is of als Noordholland Zoeken en vervangen Wilt u gegevens meerdere keren vervangen door een andere waarde, dan kunt u de functie Replace gebruiken. Open het formulier frmklanten Plaats de cursor in de eerste record, in het veld Plaats Klik in het tabblad Home in de groep Find op de knop Replace, of gebruik de toetscombinatie + Het venster Find and Replace verschijnt 3 werken met gegevens Zoeken en vervangen

73 70 Bij Find what kunt u de zoekwaarde opgeven. In het vak Replace with typt u de vervangende waarde. Typ als zoekwaarde noordholland Typ als vervangende waarde Noord-Holland U kunt nu op twee manieren te werk gaan: 1. U kunt Access naar de opgegeven waarde laten zoeken en bij elke treffer opnieuw beslissen of de gevonden waarde vervangen moet worden of niet. U gebruikt hiervoor de knoppen Find Next en Replace. 2. U kunt Access direct de inhoud van elk veld waarin de zoekwaarde voorkomt laten wijzigen in de vervangende waarde. Hiervoor gebruikt u de knop Replace All. Klik op de knop Find Next De zoekwaarde wordt gevonden Kies Replace De veldinhoud wordt vervangen. Access zoekt direct verder naar het volgende veld waarin de zoekwaarde voorkomt. Kies ditmaal voor Replace All U wordt ervoor gewaarschuwd dat de vervanging onomkeerbaar is. Klik op Yes Klik nu op het tabblad Find Zoek in het veld Provincie naar de waarde noordholland Als het goed is, vindt u geen records. Sluit het venster Find and Replace Sluit het formulier 3 werken met gegevens Zoeken en vervangen

74 71 Als u na het vervangen de knop Undo gebruikt, wordt de vervanging alleen in de laatste record ongedaan gemaakt. Ook bij het vervangen kunt u de verschillende zoekopties instellen die bij de functie Find besproken zijn. OEFENING Bedoeling Het woord Verkoop moet in alle functieomschrijvingen worden vervangen door Sales. Open het formulier frmklanten Voer bovengenoemde actie uit Controleer het resultaat 3.9 Case: het wijzigen van de personeelsgegevens Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS1.accdb of de database IBS1 Zoeken en vervangen.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. Open het formulier frmwerknemersuitgebreid Ga op de snelste manier naar de laatste record Ga (op de snelste manier) naar de record met de gegevens van Harry Postema Ga met behulp van het toetsenbord naar het veld Functie Wijzig de functienaam in Financiële administratie en doe dit door alleen het toetsenbord te gebruiken U kunt een keuzelijst met behulp van het toetsenbord uitklappen door op + te drukken. Voer het e mailadres in: hpostema@ibs.nl 3 werken met gegevens Case: het wijzigen van de personeelsgegevens

75 72 Voer dit salaris in: ,00 Voeg in het veld foto een willekeurige afbeelding in 3.10 Samenvatting In dit hoofdstuk heeft u geleerd om te werken met de gegevens in formulieren. U heeft gezien dat u op verschillende manieren door de gegevens kunt navigeren: met behulp van de navigatieknoppen, de schuifbalken en met behulp van toetscombinaties (sneltoetsen). U heeft kennis gemaakt met een aantal veldtypen: een tekstveld, opzoekveld, een memoveld, een selectievakje, een numeriek veld of valutaveld, een datumveld, en een bijlageveld. U heeft gezien hoe u de gegevens in deze velden kunt wijzigen en hoe u een wijziging weer ongedaan kunt maken. Verder is behandeld op welke manieren u records kunt toevoegen. Vervolgens heeft u gezien hoe u één of meerdere records kunt verwijderen. Tot slot heeft u geleerd hoe u in een formulier naar een waarde kunt zoeken (en deze eventueel kunt vervangen door een andere waarde). 3 werken met gegevens Samenvatting

76 73 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Met behulp van query's kunt u onder andere selecties maken uit tabellen. Veel query's zijn bedoeld om de hoeveelheid data te reduceren en u een helder overzicht te geven. Daarbij kan een query ook gegevens uit meerdere tabellen laten zien. U bepaalt daarbij zelf welke velden van de tabellen getoond worden. Bovendien kan een query worden opgeslagen, zodat deze op dezelfde manier herhaald kan worden. Filters zijn soms een eenvoudig alternatief voor query's. U kunt met filters op een snelle manier de weergegeven informatie in een database beperken. U kunt een filter gebruiken in een tabel, query of in een formulier. Een andere manier om gegevens uit de database te selecteren is via een rapport. In een rapport kunt u de gegevens niet alleen zelf selecteren, maar ook groeperen en sorteren. Daarnaast kunt u het naar eigen wens opmaken. In dit hoofdstuk leert u de uitvoer naar eigen wens aan te passen door: Het filteren van records uit een tabel via een selectiefilter en een invoerfilter (filteren op één veld). Het filteren van records uit een tabel via een formulierfilter (filteren op meerdere velden). Een query te maken op basis van een tabel waarbij u de velden, de criteria en de sortering opgeeft zodat de uitvoer voldoet aan uw wensen. Complexere query s te maken door onder meer expressies te gebruiken. Een query te maken die statistische gegevens weergeeft (totalenquery), zoals het totaal aantal, het gemiddelde en de som van de waarden in een veld. Een rapport te maken met behulp van de Wizard waarbij u zelf opgeeft hoe de gegevens moeten worden weergegeven en opgemaakt. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Samenvatting

77 Records uit een tabel filteren Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS2.accdb In Access kunt u op verschillende manieren records filteren. In deze paragraaf worden twee methoden van filteren behandeld waarbij u op één veld tegelijk kunt filteren. Bij de ene methode voert u zelf gegevens in, bij de andere maakt u gebruik van al aanwezige gegevens. Beide methoden kunnen op twee manieren eenvoudig worden benaderd. U gebruikt de opties die verschijnen wanneer u op de rechtermuisknop klikt, of u gebruikt de knoppen in de groep Sort & Filter in het lint. Selectiefilters Met de knop Filter kunt u snel díe records uit een tabel filteren die aan een bepaalde voorwaarde voldoen. Deze voorwaarde moet wel eerst worden geselecteerd. Op deze wijze kunt u in de tabel tblklanten bijvoorbeeld een overzicht maken van alle klanten in Amsterdam. Open de tabel tblklanten De recordkiezer geeft aan dat u op het eerste van in totaal 100 records staat. Er is nog geen filter actief: u ziet dit aan de grijze knop No Filter in de navigatiebalk. Zorg dat de kolom Plaats te zien is en zoek een record waarin de plaatsnaam Amsterdam voorkomt Gebruik de schuifbalken om kolommen en rijen te zien die mogelijk buiten het gezichtsveld liggen. Klik met de muis in een veld dat de waarde Amsterdam bevat Klik in het tabblad Home van het lint, in de groep Sort & Filter, op de knop Selection 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Records uit een tabel filteren

78 75 Access gebruikt de waarde in de cel als selectiecriterium. U krijgt de keuze uit een aantal mogelijkheden voor filtering: Equals Toont alle records waarin het geselecteerde veld exact dezelfde inhoud heeft als dit record. Does Not Equal Toont alle records waarin het geselecteerde veld juist niet dezelfde inhoud heeft als dit record. Contains Toont alle records waarbij de veldinhoud deels overeenkomt met dit record. Does Not Contain Toont alle records behalve die waarbij de veldinhoud deels overeenkomt met dit record. Kies Equals Amsterdam Zoals u in de tabel kunt zien worden nu drie records uitgefilterd. Dit zijn de drie records waarbij het veld Plaats de inhoud Amsterdam heeft. Het aantal gevonden records wordt in de recordkiezer getoond. Hier kunt u ook zien dat u nu gefilterde inhoud op het scherm heeft staan. Als u nu nogmaals een filter gebruikt, wordt dit toegepast op deze records en niet op de gehele tabel. Klik in het lint op de knop Toggle Filter of op de knop Filtered in de recordkiezer De filter wordt verwijderd. De tabel is weer compleet. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Records uit een tabel filteren

79 76 Door opnieuw op één van deze twee knoppen te klikken voert u de filter opnieuw uit, zonder dat u het veld hoeft te selecteren of een selectieoptie hoeft te kiezen. Access onthoudt uw laatste keuze. Klik in het lint op de knop Toggle Filter De laatste filter wordt opnieuw toegepast. Klik op de gekleurde knop Toggle Filter om de filter weer uit te zetten Filteren op een deel van de veldinhoud U wordt gevraagd een lijst samen te stellen van alle klanten in Noord-Holland. Wanneer u de database bekijkt blijkt dat dit niet heel eenvoudig is. De database is namelijk 'vervuild'. Sommige gebruikers hebben als provincie Noord-holland ingevuld en andere weer Noordholland. Een selectiefilter als hierboven waarbij u filtert op 'Noord-holland' zal niet het gewenste effect hebben: de klanten waarbij Noordholland is ingevuld zullen niet worden getoond. U kunt dit probleem gemakkelijk oplossen door deel van een veldinhoud te selecteren en daarop te filteren. Selecteer met de muis in het veld provincie van het eerste record de tekst Noord Klik op de knop Selection Kies de optie Contains Noord In dit geval kunt u kiezen tussen Begins With Noord of Contains Noord. In beide gevallen zullen alle 18 records worden uitgefilterd waarbij in het veld Provincie de tekst Noord voorkomt. Verwijder de filter Omgekeerde selecties De opties Does Not Equal, Does Not Contain, Does Not Begin With en ook Does Not End With zijn omgekeerde selecties. U gebruikt ze om juist alle records te 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Records uit een tabel filteren

80 77 zien die niet aan de voorwaarde voldoen. Voortbordurend op de vorige oefening kunt u zo alle records weergeven van klanten die niet in Noord-Holland wonen. Selecteer met de muis in het veld provincie van het eerste record de tekst Noord Klik op de knop Selection Kies Does Not Contain Noord Controleer of de tabel nog klanten uit Noord-Holland bevat. Bekijk in de recordkiezer hoeveel records getoond worden. Verwijder de filter U kunt de selectiefilter ook aanroepen door in het betreffende veld op de rechtermuisknop te klikken. Vervolgens kiest u een optie als Equals, Does Not Equal, Contains of Does Not Contain. Selectievakjes gebruiken Access beschikt sinds versie 2007 over een gemakkelijke nieuwe selectiemogelijkheid. Daarbij worden alle waarden die in een bepaald veld voorkomen getoond. U kunt met selectievakjes aangeven op welke veldinhoud u wilt filteren. Gebruikt u één selectievakje, dan past u een normaal selectiefilter toe zoals hierboven beschreven. Maar u kunt ook meerdere vakjes aanklikken en zo een filter bouwen dat meerdere criteria gebruikt. Klik in de tabel tblklanten in een willekeurig record in het veld Provincie Klik op de knop Filter Een venster als hieronder verschijnt. Een lijst bevat alle unieke waarden van het geselecteerde veld 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Records uit een tabel filteren

81 78 Klik op (Select All) om alle selectievakjes uit te zetten Zet alleen de vakjes Noordholland, Noord-Holland en Zuid-Holland aan. Gebruik de schuifbalk om de hele lijst te kunnen zien Klik op OK In de tabel worden nu alleen de klanten uit Noord-Holland en Zuid-Holland getoond. Verwijder de filter Een handige optie in de lijst met selectievakjes is (Blanks). Hiermee kunt u snel vaststellen of de tabel lege velden heeft. Stel dat u wilt controleren of u van elke klant wel een faxnummer heeft: Klik in de tabel tblklanten in een willekeurig record in het veld Faxnummer Klik op de knop Filter Klik op (Select All) om alle selectievakjes uit te zetten Zet het vinkje bij (Blanks) aan en klik op OK De gefilterde tabel toont alle records waarbij het veld Faxnummer leeg is. Verwijder de filter 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Records uit een tabel filteren

82 79 Aangepaste filters Tot nu toe heeft u gefilterd op waarden die u in een veld ziet staan. Dat is niet altijd mogelijk. Soms wilt u de tekst of andere waarde van het filter zelf invoeren. Denk maar aan een zeer grote tabel waarbij u wilt weten of een bedrijfsnaam de tekst 'zeeuwse' bevat. U ziet deze tekst nergens staan en het is ook niet zeker of de tekst wel voorkomt. In zo'n geval voert u de filterwaarde zelf in. Zorg dat de tabel tblklanten geopend is Klik in het veld Bedrijf Klik op de knop Filter Klik op Text Filters Een venster als hieronder verschijnt: Klik op Contains Typ de waarde zeeuwse en klik op OK Als het goed is worden twee records gevonden waarin de tekst 'zeeuwse' voorkomt. Verwijder de filter Het soort filter in het venster en de opties in het submenu zijn afhankelijk van het veldtype. Bij tekstvelden wordt de optie Text Filters getoond, bij numerieke velden heet de optie Number filters en bij datums Date filters. De optie Date filters biedt bijvoorbeeld handige mogelijkheden om op een bepaalde periode te filteren. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Records uit een tabel filteren

83 80 Sluit de tabel tblklanten en open de tabel tblwerknemers Klik in een willekeurig record in het veld geboortedatum Klik op de knop Filter Kies Date filters, All Dates In Period Access biedt aan om de datums te filteren volgens een aantal logische perioden. De filterlijst kan verschillen, maar ziet er in deze situatie als volgt uit: Kies september Alle records worden getoond waarbij de geboortedatum van de medewerker in september valt. Sluit de tabel en sla eventuele wijzigingen in het ontwerp niet op 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Records uit een tabel filteren

84 81 OEFENING Bedoeling Probeer de volgende vragen te beantwoorden door het toepassen van filters op de tabel tblwerknemers. Hoeveel medewerkers werken er op de afdeling Verkoop? Welke medewerkers hebben de term 'hoofd' in de functienaam? Welke medewerkers zijn voor in dienst getreden? Bij hoeveel medewerkers is het veld adres leeg? 4.2 Formulierfilters Bij dit onderwerp gebruikt u database IBS2.accdb Bij een formulierfilter voert u zelf criteria in. De optie Filter by Form bevindt zich onder de knop Advanced, wat al aangeeft dat deze manier van filteren wat minder eenvoudig is. Bij het zelf invoeren van criteria zult u vaak gebruikmaken van voorwaardelijke expressies. Voorbeelden van voorwaardelijke expressies zijn: Expressie: U filtert: ># # Alle datums later dan A* Alle waarden die beginnen met een A <>Nederland Alle waarden die ongelijk zijn aan Nederland U kunt een formulierfilter toepassen in een formulier, maar ook in een tabel. Vaak zult u een formulier gebruiken. U kunt dan door het gefilterde resultaat navigeren, ziet de velden beter in beeld en kunt deze gemakkelijker wijzigen. Gebruik het formulier frmwerknemerskort Klik in het tabblad Home van het lint op de knop Advanced en kies Filter By Form 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Formulierfilters

85 82 Alle velden in het formulier worden leeggemaakt. Klik in het gewenste veld, bijvoorbeeld woonplaats Typ de volgende tekst: ams* Klik op de knop Toggle Filter U ziet het eerste record dat aan het criterium voldoet. De recordkiezer geeft aan dat er drie records uitgefilterd zijn. Verwijder de filter en sluit het formulier De optie Filter By Form biedt de mogelijkheid om op meer dan één criterium te filteren. U kunt meerdere velden in het (lege) formulier voorzien van een 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Formulierfilters

86 83 criterium. De filter wordt daarmee complexer en preciezer tegelijk. Zo kunt u vragen beantwoorden als "Welke vrouwelijke personeelsleden wonen in Amstelveen?". Zorg dat het formulier fromwerknemerskort geopend is en klik op Advanced, Filter By Form Wanneer nog gegevens van de vorige filter-actie aanwezig zijn, verwijdert u deze eerst door via de knop Advanced de optie Clear All Filters te kiezen. Klik in het lege veld Woonplaats Typ de volgende tekst: ams* Kies met behulp van de vervolgkeuzelijst bij geslacht de optie V Mogelijk ziet u de ingevoerde criteria veranderen. Bij geslacht komt "V" te staan en bij woonplaats Like "ams*". Access past de criteria automatisch aan zijn interne taal aan, vandaar het Engelse woord Like (zoals). Klik op de knop Toggle Filter Er wordt slechts één record gevonden dat aan beide criteria voldoet. Waren er ook vrouwelijke personeelsleden uit Amsterdam geweest, dan had het filter ze gevonden. Verwijder de filter Wanneer u meerdere criteria in een formulier invult worden deze altijd gecombineerd. In bovenstaand voorbeeld zoekt Access dus alleen naar vrouwen die in een plaats wonen waarvan de naam begint met "ams". De voorwaarde Of gebruiken Het is ook mogelijk om tijdens het filteren gebruik te maken van de voorwaarde Or. Deze voorwaarde gebruikt u wanneer u een overzicht wilt maken van records die of aan het ene criterium of aan een ander criterium voldoen. U wilt nu weten welke vrouwen er in het personeelsbestand zitten en daarnaast welke personen in Amsterdam of Amstelveen wonen. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Formulierfilters

87 84 Wis de criteria door te klikken op de knop Advanced, Clear All Filters Klik op Advanced, Filter By Form Klik in het lege veld geslacht en selecteer V uit de vervolgkeuzelijst Linksonder in het beeldscherm bevinden zich twee tabbladen. Momenteel is het tabblad Look for geactiveerd. In dit tabblad heeft u tot op dit moment alle zoekvoorwaarden opgegeven. Wanneer u gebruik wenst te maken van een dubbel criterium (Or), kunt u dit opgeven in het tweede tabblad. Klik op Or om dit tabblad te activeren Er verschijnt een nieuwe record. Klik in het lege veld woonplaats en typ ams* Voer het filter uit door op de knop Toggle Filter te klikken U krijgt een overzicht van alle vrouwen en bovendien personen die in een plaats wonen die begint met "ams". Het zijn 10 records. Verwijder de filter en sluit het formulier; sla de wijzigingen niet op Expressies met datums Het werken met datums is iets lastiger dan met tekst of cijfers. U moet Access laten weten wat een datum is door er hekjes voor en achter te zetten: # #. Om datums voor of na een bepaalde datum te vinden gebruikt u de tekens < (kleiner dan, of voor) en > (groter dan, of na). U kunt bijvoorbeeld ook <=# # gebruiken om een datum te vinden die eerder of gelijk aan de opgegeven datum is. Zorg dat het formulier frmwerknemerskort geopend is Klik op Advanced, Filter By Form Zorg dat eventuele eerder ingevoerde criteria gewist zijn Typ in het veld in dienst in: <# # Klik op de knop Toggle Filter Er worden drie records uitgefilterd. Het zijn alle personeelsleden die voor in dienst zijn gekomen. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Formulierfilters

88 85 Loop door de records om het resultaat te controleren OEFENING Bedoeling Er moet een overzicht worden gegenereerd van alle klanten in Gelderland en Overijssel. Open de tabel tblklanten (dus niet het formulier frmklanten!) Klik op Advanced, Filter By Form Selecteer in het blad Look for de provincie Gelderland Selecteer in het blad Or de provincie Overijssel Voer het filter uit OEFENING Bedoeling In verband met een vergadering moet wat statistische informatie verzameld worden over het personeel. Men wil antwoord op de volgende vraag: Hoeveel vrouwen krijgen een salaris dat lager is dan ? Zoek het antwoord op deze vragen door in de tabel tblwerknemers een filter te gebruiken (Antwoord: zes vrouwen verdienen minder dan ,00.) 4.3 Een eenvoudige query maken Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS2.accdb 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Een eenvoudige query maken

89 86 In een query kunt u zelf aangeven welke velden van welke tabel u wilt zien. Bovendien kunt u een query opslaan om later dezelfde vraag te kunnen herhalen. Alle leveranciers in de Engelse stad Manchester moeten een brief krijgen. Klik in het lint op de tab Create Klik op de knop Query Wizard Het dialoogvenster New Query verschijnt: In het venster staat momenteel de optie Simple Query Wizard geselecteerd. Dit is het juiste type, want u wilt een selectie maken uit alle records in de tabel. Klik op OK Het venster Simple Query Wizard verschijnt 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Een eenvoudige query maken

90 87 In de vervolgkeuzelijst Tables/Queries geeft u aan welke tabellen u bij het maken van de query wilt gebruiken. In dit geval selecteert u de tabel tblleveranciers. Selecteer de tabel tblleveranciers uit de lijst In de lijst van Available Fields staan alle velden onder elkaar. U kunt kiezen welke u wilt tonen. Deze moeten in de rechterlijst geplaatst worden. Klik op het veld Bedrijf en klik op de pijlknop naar rechts Het veld Bedrijf wordt toegevoegd aan de lijst Selected Fields. Dubbelklik op het veld Adres Ook op deze manier kunt u velden toevoegen. Per ongeluk toegevoegde velden verwijdert u door er in de rechter lijst op te dubbelklikken of de pijlknop naar links te gebruiken. Voeg ook de velden Plaats, Postcode en Land toe Klik op Next U moet nu een naam voor de query invoeren. Accepteer de standaardnaam tblleveranciers Query, maar zet het keuzerondje Modify the query design aan voordat u op Finish klikt U ziet nu het ontwerpvenster van de query. Bovenaan ziet u de zojuist geselecteerde tabel. Onderaan ziet u een raster. De velden die nu in het raster staan maken deel uit van de query. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Een eenvoudige query maken

91 88 U kunt achteraf velden in het raster plaatsen door op de veldnaam in de tabel boven in het venster te dubbelklikken. U kunt de velden uit de veldenlijst ook naar het raster slepen. De vakjes Show worden automatisch aangekruist. Hiermee wordt aangegeven dat het veld straks getoond moet worden. Wanneer u een vinkje verwijdert, blijft het veld verborgen. Klik in het raster in de rij Criteria onder de kolom Plaats Voer in deze cel de tekst manchester in en druk op Access plaatst haakjes om de invoer om aan te geven dat het tekst is. Klik in het lint op de knop Run om de query uit te voeren De opgegeven velden verschijnen naast elkaar. De query toont drie rijen, er zijn dus drie leveranciers uit Manchester gevonden. Sluit het queryvenster en sla de wijzigingen in het ontwerp op 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Een eenvoudige query maken

92 89 Door in het navigatiedeelvenster de objecten van het type Query te laten zien en op een query te dubbelklikken kunt u de opgeslagen query altijd opnieuw starten. Zorg dat in het navigatiedeelvenster de query's te zien zijn Dubbelklik op de query tblleveranciers Query om deze te starten Sluit de query U ziet dat een standaardnaam als tblleveranciers Query niet erg duidelijk is. Het is beter direct een duidelijke naam in te voeren of deze later via rechtsklikken, Naam wijzigen toe te voegen. In dit geval zou een naam als 'Leveranciers in Manchester' duidelijker zijn. Records in een query sorteren U kunt de records in een query ook sorteren op één of meer velden. Om een bestaande query te kunnen wijzigen moet u deze openen in de ontwerpweergave. Dat kan op twee manieren: Open de query en klik dan in het lint op de knop View. Klik met de rechtermuisknop op de query en kies Design View. Zorg ervoor dat de bestaande query qrywerknemers geopend is in de ontwerpweergave Klik in de kolom voornaam in de rij Sort Klik op de pijl van de keuzelijst en kies Ascending 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Een eenvoudige query maken

93 90 Voer de query uit De records zijn nu oplopend gesorteerd op voornaam. Als u voor meerdere velden een sorteervolgorde aangeeft, bepaalt de volgorde van de velden de sortering. Bekijk ter illustratie de onderstaande afbeelding: In bovenstaand voorbeeld wordt eerst oplopend gesorteerd op voornaam. Wanneer twee gelijke voornamen gevonden worden, wordt gesorteerd op achternaam. Wanneer u eerst op achternaam wilt sorteren en daarbinnen op voornaam, moet u de volgorde van de velden in de query aanpassen: Positioneer de muis boven de kolom achternaam De muiswijzer verandert in een zwarte naar beneden wijzende pijl. Klik eenmaal op de linkermuisknop De kolom wordt geselecteerd. Zet de muiswijzer boven in de geselecteerde kolom De cursor is nu een witte pijl. Versleep de kolom tot voor de kolom voornaam Terwijl u versleept ziet u een zwarte verticale balk om de positie aan te geven van de kolom. Voer de query uit Versleep de kolom achternaam terug naar de positie tussen de kolommen tussenvoegsel en functie Sluit de query en sla de wijzigingen niet op 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Een eenvoudige query maken

94 91 OEFENING Bedoeling Aan u de taak om een zelfde overzicht als voor leveranciers ook te maken voor de klanten van IBS. Maak een nieuwe query Gebruik de tabel tblklanten als invoer Neem Bedrijf, Voorletters, Tussenvoegsel, Contactpersoon, Adres, Postcode en Plaats in de query op Zorg dat de uitvoer oplopend wordt gesorteerd op Bedrijf Sla de query op onder de naam qrybedrijvenalfabetisch Sluit de query Records in gegevensblad weergave sorteren Door gebruik te maken van de eigenschap Sort kunt u velden in een query sorteren. Het is ook mogelijk de records te sorteren op het moment dat zij getoond worden, dus in de Datasheet View. Voer de query qrywerknemers uit De records van alle werknemers van IBS worden in een tabelweergave getoond. Zij zijn gesorteerd op het automatische nummer werknemer-id. Klik op de kolomnaam achternaam om deze kolom te selecteren De hele kolom wordt geselecteerd. Klik in het lint op de knop Ascending (Home, Sort & Filter) De records worden gesorteerd op achternaam. Sluit de query Access vraagt of de wijzigingen in het ontwerp van de query moeten worden opgeslagen. Als u Yes kiest, sorteert de query de volgende keer weer op Klantnaam. Kiest u No, blijft de eerder ingestelde sortering behouden. Kies No U kunt een kolom ook selecteren door met de rechtermuisknop te klikken op de kolomkop en de optie Sort A to Z (voor tekstvelden) te selecteren. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Een eenvoudige query maken

95 92 Een query verwijderen Na enige tijd werken in een database zal het zeker voorkomen dat u query's heeft gemaakt die u niet meer nodig heeft. Of u heeft een query gemaakt en opgeslagen die niet het gewenste resultaat geeft. De query's die u niet langer nodig heeft kunt u eenvoudig verwijderen. In de volgende oefening verwijdert u de query qryondernemingsraad. Selecteer de query qryondernemingsraad in het navigatiedeelvenster Klik in het lint (Home, Records groep) op de knop Delete De volgende melding verschijnt: Kies Yes De query is verwijderd. OEFENING Bedoeling Open de database ExtraDatabase.accdb Open de query qryvrouwelijkewerknemers Bekijk hoe de query zal worden afgedrukt Verwijder de query qryvrouwelijkewerknemers 4.4 Meer over criteria opnemen in een query Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS2.accdb. In deze paragraaf gaat u nog wat diepgaander aan de slag met query s. U gaat leren hoe u expressies in query s kunt gebruiken. Daarnaast gaat u zien hoe u meerdere criteria kunt opgeven door de voorwaarde Or...Or... te gebruiken. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Meer over criteria opnemen in een query

96 93 Expressies in query's Ook in query s kunt u, net zoals in filters, expressies als criteria gebruiken. Maak een nieuwe query die is gebaseerd op de tabel tblwerknemers Neem alle velden op behalve de foto Noem de query qrywerknemersopsalaris Zorg dat de query blijvend oplopend gesorteerd is op salaris (dus van laag naar hoog) Open de query qrywerknemersopsalaris in de ontwerpweergave Bekijk de query in de ontwerpweergave en voer de query uit De query toont alle records uit de tabel tblwerknemers want er zijn nog geen criteria opgegeven. Ga naar de ontwerpweergave, klik in de rij Criteria van het veld Salaris en typ het criterium: >30000 Voer de query uit U ziet nu alleen de records die aan het opgegeven criterium voldoen (4 stuks). U kunt ook opgeven dat de gegevens in een veld aan meerdere criteria moeten voldoen. U moet dan de operator AND gebruiken, bijvoorbeeld: >10 AND <50 of: >10 AND <> 100 Ga terug naar de ontwerpweergave Klik in de rij Criteria van het veld Salaris en voer het criterium >30000 AND <80000 in: In dat geval worden de records getoond waarvan de waarde in het veld Salaris groter is dan ,00 maar kleiner dan ,00. Voer de query uit en bekijk het resultaat U krijgt nu drie records te zien. Sluit de query en sla de wijzigingen op 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Meer over criteria opnemen in een query

97 94 Het is ook mogelijk om voor meerdere velden criteria op te geven. U moet dan de gewenste criteria in de verschillende kolommen typen. U moet er wel voor zorgen dat de criteria allemaal in dezelfde rij staan. Als u dat niet doet, maakt u een criterium met de voorwaarde Of. In de onderstaande tabel treft u een aantal voorbeelden van criteria aan die u kunt gebruiken; meer voorbeelden vindt u via de helpfunctie van Access. Voorbeeld Betekenis Criteria met tekst en/of getallen <>NL Hiermee worden alle records getoond waarvan de waarde in een veld niet gelijk is aan NL. <=500 Hiermee worden alle records getoond met een waarde kleiner of gelijk aan 500. Is Null Is Not Null Hiermee worden alle records getoond waarvan het veld waarin het criterium staat, leeg is. Hiermee worden alle records getoond waarvan het veld waarin het criterium staat, niet leeg is. >= Hiermee worden alle records getoond waarbij de datum in een veld groter dan of gelijk is aan Like *dam* Like *dam Like ams* Between 5000 And 6000 In ("Harry";"Lisa";"Kar el") Hiermee worden alle records getoond waarbij de tekst dam in het betreffende veld voorkomt. Hiermee worden alle records getoond waarbij de tekst in een veld eindigt op de letters dam. Hiermee worden alle records getoond waarbij de tekst in een veld begint met de letters ams. Hiermee worden alle records getoond waarbij de waarde in een veld groter dan of gelijk is aan 5000 en kleiner dan of gelijk aan Hiermee worden alle records getoond waarbij de waarde in een veld gelijk is aan óf Harry óf Lisa óf Karel. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Meer over criteria opnemen in een query

98 95 Voorbeeld Criteria bij Ja/Nee-velden True of Yes of On False of No of Off Betekenis Hiermee worden de records getoond waarbij in het veld Yes/No, waarin het criterium staat, de waarde Yes is ingevoerd. Hiermee worden de records getoond waarbij in het veld Yes/No, waarin het criterium staat, de waarde No is ingevoerd. Er moet een overzicht geproduceerd worden van alle werknemers waarbij het e- mailadres niet is ingevoerd. In de volgende oefening gaat u daarom de reeds bestaande query qrywerknemers aanpassen. Open de query qrywerknemers in de ontwerpweergave en bekijk deze Voer de query uit U krijgt nu een overzicht van alle werknemers (16 records). Ga terug naar de ontwerpweergave Voer bij het veld adres het volgende criterium in: Is Null Voer de query nogmaals uit U krijgt nu alle werknemers zonder adres te zien; het zijn er 15. Kies File, Save As, Save Object As Met deze optie slaat u een bestaand object onder een nieuwe naam op. Geef de nieuwe query de naam qrywerknemerszonder De regel Or gebruiken Als u records wilt selecteren op basis van twee verschillende criteria kunt u als volgt te werk gaan. U kunt voor een veld opgeven dat óf aan het ene óf aan het andere criterium moet worden voldaan. Stel dat u alle werknemers wilt tonen die minder dan ,00 verdienen en tevens alle werknemers die meer dan ,00 verdienen. Dit kunt u op twee manieren doen: Typ een criterium in de rij Criteria en typ in dezelfde kolom een ander criterium in de rij or. In het bovenstaande voorbeeld komt de query er als volgt uit te zien: 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Meer over criteria opnemen in een query

99 96 Typ beide criteria in dezelfde Criteria rij. In dit geval moet u tussen de twee criteria de tekst Or typen: Pas de criteria van de query qrywerknemerszonder aan door het criterium Is Null bij het adres te verwijderen Voeg de criteria over het salaris toe zoals in bovenstaande afbeelding weergegeven Voer de query uit U krijgt nu drie records van mensen die minder dan ,00 verdienen en één record van een persoon die meer dan ,00 verdient (totaal 4 records). Bekijk nu eens het onderstaande criterium: Welke records denkt u dat in deze query getoond zullen worden? U krijgt alle werknemers te zien waarbij het salaris minder is dan ,00 of meer dan ,00 én die lid zijn van de ondernemingsraad. Neem de criteria uit bovenstaande afbeelding over en bekijk het queryresultaat Bekijk tot slot onderstaand criterium: 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Meer over criteria opnemen in een query

100 97 Welke records denkt u dat er nu getoond zullen worden? Voer dit criterium in en voer de query uit U ziet nu zes records, namelijk de werknemers met een laag of hoog salaris óf de werknemers die lid zijn van de ondernemingsraad. Sluit de query zonder deze op te slaan Criteria voor een opzoekveld Als u een criterium wilt opgeven voor een opzoekveld, moet u het nummer of id opgeven in plaats van de waarde die in de tabel wordt getoond. In de database IBS2.accdb bevat de tabel tblwerknemers een opzoekveld voor de leidinggevende. De waarden worden gehaald uit een andere tabel, namelijk tblleidinggevenden. Dit voorkomt invoerfouten en beperkt tegelijk de lijst van leidinggevenden. Open de query qrywerknemers in de ontwerpweergave en ga naar de kolom leidinggevende Typ in de criteriaregel de naam E. van Bommel in Voer de query uit Een foutmelding verschijnt. Sluit deze. Typ in de criteriaregel het cijfer 2 en voer de query uit U ziet alle werknemers die E. van Bommel als leidinggevende hebben. Sluit de query zonder de wijzigingen op te slaan Open de tabel tblleidinggevenden 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Meer over criteria opnemen in een query

101 98 In deze tabel wordt een uniek nummer toegekend aan elke leidinggevende. Het nummer van E. van Bommel is 2. Sluit de tabel Het is natuurlijk niet handig een nummer te moeten invoeren in plaats van een naam, een land, een product of iets dergelijks. De oplossing ligt in het gebruik van twee tabellen in de query. U neemt in dit voorbeeld alle velden behalve leidinggevende op uit de tabel tblwerknemers en het veld leidinggevende uit de tabel tblleidinggevenden. OEFENING Bedoeling In deze opdracht gaat u een query maken die gegevens haalt uit twee gekoppelde tabellen. Het doel hiervan is het invullen van een criterium voor een opzoekveld makkelijker te maken. Maak een nieuwe selectiequery met behulp van de Wizard Selecteer de tabel tblwerknemers en neem alle velden op behalve leidinggevende Selecteer de tabel tblleidinggevenden en neem hiervan het veld leidinggevende op Bekijk de query in de ontwerpweergave Voer bij leidinggevende het criterium E. van Bommel in en voer de query uit U moet drie records te zien krijgen. 4.5 Totalen in een query opnemen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS2.accdb. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Totalen in een query opnemen

102 99 U kunt query s ook gebruiken om allerlei statistische gegevens te berekenen. U kunt bijvoorbeeld de som of het gemiddelde van de waarden in een veld berekenen. Dit kunt u doen door een totalenquery te maken. Dit kan zowel met de Wizard Selectiequery als via de ontwerpweergave. Er is behoefte aan een overzicht waarop het aantal medewerkers en het gemiddelde salaris vermeld staat. In de volgende oefening gaat u die query maken met behulp van de Wizard. Maak een nieuwe query via de knop Query Wizard in het tabblad Create van het lint Zorg dat Simple Query Wizard geselecteerd is en klik op OK Kies in het vak Tables/Queries de tabel tblwerknemers Selecteer het veld geslacht en klik op de knop met de pijl naar rechts Selecteer ook het veld salaris Klik op de knop Next Klik in het volgende venster op Summary en vervolgens op Summary Options Vink de optie Count records in tblwerknemers aan Zo zorgt u ervoor dat het aantal records per groep, in dit geval per geslacht, getoond wordt. Vink bij het veld Salaris de optie Avg aan 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Totalen in een query opnemen

103 100 Klik op OK om het venster Summary Options te sluiten Klik op Next Geef als naam voor de query op: qrystatistiekensalaris en klik op Finish U ziet nu het resultaat van de query: Ga in het lint naar het tabblad Home en klik op de knop View om naar de ontwerpweergave van de query te gaan Het ontwerp van de query ziet er als volgt uit: Allereerst ziet u dat de knop Totals in het lint geactiveerd is. In het queryraster is de rij Total verschenen. Bij het veld geslacht ziet u in de rij Total de tekst Group By staan. Dit betekent dat de query groepeert op geslacht. Bij het veld Salaris ziet u de statistische functie Avg staan. Dat betekent dat voor elke groep het gemiddelde salaris wordt berekend. In de derde kolom in het queryraster ziet u de tekst Expression. In de regel Field van deze derde kolom ziet u Count of tblwerknemers: Count(*). Het deel voor de dubbele punt geeft de naam voor het veld (in dit geval Count of tblwerknemers). Het deel na de dubbele punt bevat de expressie (Count(*)). Deze expressie betekent dat voor elke groep de records geteld worden. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Totalen in een query opnemen

104 101 Ook in de tweede kolom wordt het veld Salaris voorafgegaan door een naam Avg Of Salaris gevolgd door een dubbele punt. Klik in het veld waarin de functie Avg staat U ziet nu dat dit veld een keuzelijst is. Klik op de pijl van de keuzelijst U ziet nu de mogelijke statistische functies verschijnen: Behalve het gemiddelde kunt u bijvoorbeeld ook het minimum (Min), het maximum (Max) of de som (Sum) van een veld berekenen. Kies in plaats van de functie Avg nu de functie Max Wijzig de naam Avg Of Salaris in Max Of Salaris Voer de query nogmaals uit U krijgt nu het hoogste salaris voor de mannen en de vrouwen te zien. In de volgende oefening gaat u de zojuist gemaakte totalenquery met de hand aanpassen. In de query moet namelijk naar voren komen wat per geslacht het minimum, maximum en gemiddelde salaris is. Ga naar de ontwerpweergave Sleep het veld salaris uit de veldenlijst naar de derde kolom Verander de totalenrij van de tweede kolom naar Min en die van de derde kolom naar Max Pas ook de omschrijving in de eerste rij aan Sleep nog een derde veld Salaris uit de veldenlijst naar het raster Geef dit veld de functie Avg in de rij Total en pas de omschrijving aan De query ziet er nu als volgt uit: 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Totalen in een query opnemen

105 102 Voer de query nogmaals uit U ziet het volgende resultaat: Sla de query op en sluit deze af OEFENING Bedoeling U gaat een overzicht maken van de gemiddelde prijs van de boeken per categorie. Daarvoor heeft u gegevens nodig uit de tabellen tblcategorieën en tblproducten. Maak dit overzicht door een totalenquery te maken met de Wizard (u heeft de velden Categorienummer en Categorienaam nodig uit de tabel tblcategorieën en het veld Prijs uit tblproducten) Sla de query op onder de naam qrygemprijspercategorie 4.6 Rapporten maken met de Wizard Rapport Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS2.accdb. Een rapport is een effectieve manier om de gegevens uit tabellen of query's op een overzichtelijke wijze weer te geven. Omdat u zelf de wijze waarop gegevens in een rapport worden opgenomen kunt bepalen, is een rapport het ideale hulpmiddel voor het overzichtelijk afdrukken van gegevens op papier of op sheets. Er zijn twee manieren om in Access een rapport te maken: via een wizard of via een blanco rapport. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Rapporten maken met de Wizard Rapport

106 103 Er moet een rapport gemaakt worden dat per provincie de klanten van IBS toont. In de volgende oefening gaat u dat met de wizard doen. Activeer in het lint het tabblad Create Klik in de groep Reports op de knop Report Wizard Het venster Report Wizard verschijnt. Selecteer uit de vervolgkeuzelijst Tables/Queries de tabel tblklanten Plaats de velden Bedrijf, Adres, Postcode, Plaats en Provincie onder Selected Fields door erop te dubbelklikken of door de bovenste pijlknop te gebruiken Klik op de knop Next Access vraagt nu of u groepeerniveaus wilt toevoegen. Selecteer het veld Provincie en verplaats dit naar rechts Klik op Next Access vraagt welk(e) veld(en) er gebruikt moet(en) worden bij het sorteren van de records. Kies uit de eerste lijst het veld Bedrijf Klik op Next In het volgende venster bepaalt u de indeling van het rapport. Onder Layout vindt u drie mogelijke manieren om het rapport op te maken. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Rapporten maken met de Wizard Rapport

107 104 Klik één voor één in de keuzerondjes voor de opties onder Layout en bekijk de veranderingen in het voorbeeldvak Selecteer de optie Stepped Onder Orientation kunt u aangeven of het rapport Portrait of Landscape moet worden opgemaakt. De optie Adjust the field witdt so all fields fit on a page staat standaard geactiveerd en zorgt ervoor dat alle velden van het rapport zodanig verkleind worden dat de tekst op één bladzijde af te drukken is. Klik op de knop Next Geef het rapport de naam rptklantenperprovincie en klik op Finish U krijgt nu een afdrukvoorbeeld van het rapport te zien: 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Rapporten maken met de Wizard Rapport

108 105 Bekijk het rapport en sluit het af OEFENING Bedoeling Het rapport rptklantenperprovincie is gemaakt, maar blijkt niet geheel te voldoen. Bij nader inzien zijn sommige namen afgekapt. Ook wilt u de titel die wordt afgedrukt wijzigen. U kunt onderdelen veranderen nadat het rapport is gemaakt. Klik met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatiedeelvenster en kies Layout View Het rapport verschijnt in de Layout View. Dit is een weergave waarin u de opmaak gemakkelijk kunt veranderen. Oudere versies van Access kenden alleen de Ontwerpweergave, die een stuk lastiger onder de knie te krijgen is. Mogelijk ziet u afgekapte provincienamen. Maar ook als dit niet het geval is, kunt u op een naam klikken en de rechterkant van het gekleurde kader verslepen om meer ruimte te maken 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Rapporten maken met de Wizard Rapport

109 106 Schuif naar boven totdat u de titel van het rapport ziet: rptklantenperprovincie Dubbelklik op deze naam en wijzig hem in Klanten per provincie Sluit het rapport en sla de wijzigingen op Voer het rapport opnieuw uit Merk op dat de objectnaam van het rapport niet is gewijzigd, alleen de tekst bovenaan de pagina. Bekijk het rapport in het afdrukvoorbeeld (File, Print, Print Preview) 4.7 Case: het maken van een leveranciersoverzicht Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS2.accdb of de database IBS2 Rapporten maken met de wizard.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. De leveranciersgegevens moeten nagekeken worden. Daarom moet eerst een query gemaakt worden. Houd er hierbij rekening mee dat het vestigingsland van de leveranciers via een opzoekveld uit een gekoppelde tabel komt. Vervolgens moet er een rapport gemaakt worden dat een mooi overzicht geeft van alle leveranciers gegroepeerd per land en dat gesorteerd is op bedrijfsnaam. Maak een query die gebruikmaakt van de tabellen tblleveranciers en tbllanden Maak met behulp van de Report Query het rapport zoals hierboven beschreven; noem het rapport rptleveranciersperland 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Case: het maken van een leveranciersoverzicht

110 Samenvatting Dit hoofdstuk is gewijd aan het selecteren van gegevens uit een bestaande database. Allereerst is de mogelijkheid behandeld om gegevens in een tabel, query of formulier te filteren. Een eenvoudige maar effectieve vorm van het opzoeken van gerelateerde gegevens zijn de knoppen Filter en Selection. Met de filters kunt u normaal gesproken filteren op één veld tegelijk. Daarnaast kun u in Access filteren met selectievakjes (via de knop Filter). Met de knop Advanced, Filter by Form benadert u een filtermogelijkheid waarmee u zelf criteria kunt opgeven voor meerdere velden en ook de voorwaarde Or kunt gebruiken (Look for Or). U kunt ook een query gebruiken om gegevens te selecteren. In dit hoofdstuk heeft u verschillende query s gemaakt waarbij u onder andere criteria heeft opgegeven en een sorteervolgorde ingesteld. Ook heeft u geleerd om eenvoudige expressies in query s te gebruiken, zoals >50000 of Ams*. Voor het netjes afdrukken van databasegegevens gebruikt u rapporten. In een rapport kunt u precies de juiste gegevens opnemen en deze eventueel groeperen en sorteren. Met de wizard kunt u snel een rapport maken. 4 UITVOER NAAR EIGEN WENS AANPASSEN Samenvatting

111 108 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN U heeft inmiddels ervaring in het werken met bestaande tabellen. In dit hoofdstuk staat het maken van nieuwe tabellen centraal. Als u een tabel gaat maken kunt u niet alleen velden toevoegen maar ook het veldtype en de veldeigenschappen instellen. Op die manier kunt u bijvoorbeeld fouten in de invoer voorkomen. In dit hoofdstuk leert u: Hoe het ontwerp van een tabel eruitziet. Een nieuwe tabel aan de database toe te voegen. Velden aan een tabel toe te voegen van verschillende gegevenstypen. Een primaire sleutel aan een tabel toe te kennen. Het tabelontwerp te wijzigen. Welke veldeigenschappen u bij de verschillende gegevenstypen kunt instellen, zoals de notatie, het invoermasker en de validatieregel. Indexen op velden te maken. 5.1 Tabellen, velden en veldtypen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel3.accdb Open de database IBSpersoneel3.accdb Open de tabel tblwerknemers De tabel is opgezet om gegevens van personeelsleden van IBS vast te leggen. Er worden gegevens in vastgelegd zoals de naam, de geboortedatum, de functie van de medewerker en het salaris. Nu gaat u kijken naar het ontwerp van de tabel: de velden, veldtypen en veldeigenschappen. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Tabellen, velden en veldtypen

112 109 Klik in het lint op de knop View om naar de ontwerpweergave van de tabel te gaan Een venster zoals hieronder wordt zichtbaar: Boven aan dit venster ziet u drie kolommen: 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Tabellen, velden en veldtypen

113 110 Kolom Field Name Data Type Description Functie In deze kolom typt u de veldnamen van de tabel. Deze veldnamen verschijnen boven de kolommen in het gegevensvenster. Veldnamen kunnen maximaal 64 karakters lang zijn, het gebruik van spaties is toegestaan. Hier legt u vast welk soort gegevens in een veld getypt mogen worden: tekst, cijfers, valuta, etc. Er zijn elf verschillende data types. Een uitgebreider overzicht van de gegevenstypen vindt u verderop in deze paragraaf. Deze kolom mag u eventueel leeg laten. De informatie die u hier intypt, verschijnt later bij het invoeren van records in de statusregel en kan dus verhelderend werken voor de gebruikers van de tabel. Het eerste veld heet werknemer-id. Het gegevenstype is AutoNumber. Onder in het venster, op het tabblad General, ziet u de kenmerken (Field Properties) van het veld. Dit veld is een bijzonder geval: het zorgt voor een automatisch ophogend nummer voor elke record. Hierdoor is elke record uniek. U ziet ook een sleutelsymbool: dit betekent dat het veld de Primary Key is. Wat dat is, komt verderop in dit hoofdstuk nog ter sprake. De instelling Yes (No Duplicates) (te vinden bij de Field Properties, tab General, Indexed) voorkomt dat twee records hetzelfde zijn. De velden geslacht, voornaam, tussenvoegsel en achternaam zijn van het type Short Text. Dit type is geschikt voor het opslaan van zogenaamde alfanumerieke gegevens. Bekijk zelf de veldlengte van deze vier velden Alle velden zijn ingesteld op 255 tekens, de maximale veldlengte voor Short Text. Het is bij het ontwerpen van een tabel belangrijk dat u nadenkt over de gewenste lengte van een tekstveld. Een tekstveld met een korte lengte neemt minder geheugenruimte van de computer in beslag en zal de database in theorie sneller en kleiner maken. Aan de andere kant moet u wel zorgen dat alle informatie voor het betreffende veld opgeslagen kan worden. Het is lastig als u een veld te kort maakt en bijvoorbeeld een hele lange voornaam er niet in past. Daarnaast moet u voorzichtig zijn met het korter maken van een tekstveld wanneer in de tabel al gegevens ingevoerd zijn. Zijn gegevens langer dan de nieuwe veldlengte, dan gaat er informatie verloren. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Tabellen, velden en veldtypen

114 111 Het veld functie is van het type Number met als veldlengte Long Integer. Dit type is nodig wanneer u een veld koppelt aan een AutoNummering veld in een andere tabel. In dit geval wordt de juiste functienaam opgehaald uit de tabel tblfuncties. De velden geboortedatum en indienst zijn van het type Date/Time. U kunt er dus datums in opslaan. Het is een goed idee dit niet in een tekstveld te doen, omdat u er dan geen controles of berekeningen op kunt loslaten. Bekijk de Field Properties van dit veld onder het tabblad General U ziet dat het veld de opmaak d mmmm yyyy heeft. Dat wil zeggen dat een datum wordt weergegeven als '1 januari 2011'. Na een aantal tekstvelden volgt het veld bijzonderheden; dit is van het type Long Text. Een Long Text veld kan veel meer tekens bevatten dan een Short Text veld. Bovendien kunt u er tekstopmaak in kwijt. Dit veldtype is dan ook ideaal voor 'verhaaltjes' als een vrije beschrijving van elk personeelslid. Het veld salaris is van het type Currency. Het zal duidelijk zijn dat u hierin bedragen kunt opslaan. Het bedrag wordt weergegeven volgens de landinstellingen van Windows: in Nederland met een eurosymbool, een punt tussen duizendtallen en een komma als decimaal scheidingsteken gevolgd door twee decimalen: bv ,00. De laatste velden in deze tabel zijn adres met als gegevenstype Hyperlink en lid_ondernemingsraad met als gegevenstype Yes/No. In een Hyperlink veld kunt u koppelingen naar websites of adressen opslaan. Een Yes/No veld is ideaal voor het opslaan van informatie met slechts twee waarden: ja en nee. OEFENING Bedoeling Bekijk zelf de veldeigenschappen van de laatste drie velden van tblwerknemers 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Tabellen, velden en veldtypen

115 112 Sluit de tabel tblwerknemers en sluit de database 5.2 Een nieuwe tabel maken Bij dit onderwerp gebruikt u een nieuwe database. In deze paragraaf gaat u een tabel tblklanten aanmaken in een nieuwe database. Open een nieuwe database door op File te klikken en de optie New te gebruiken Access reageert door in de Backstage-weergave een aantal opties weer te geven. Kies de optie Blank desktop database Een venster verschijnt waarin u de naam van de nieuwe database kunt invullen. Deze database wordt standaard geplaatst in de documentenmap van de ingelogde gebruiker. Kies als map My Documents en geef als naam op: mijnibsklanten.accdb Klik in Access op de knop Create Een nieuwe, lege tabel verschijnt in de zogenaamde Datasheet View: 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

116 113 Deze weergave biedt een gebruiksvriendelijke manier om een tabel te maken. Het eerste veld heet ID en wordt automatisch een AutoNumber (AutoNummer) veld met een uniek en automatisch ophogend nummer. In de volgende cel kunt u direct de inhoud van het eerste veld invoeren. Typ onder Click to Add de naam Nederlandse Schrijvers Instituut en druk op De cursor wordt verplaatst naar een volgende kolom. Typ de voornaam van de contactpersoon: Yildit, en druk op Typ de achternaam van de contactpersoon: Karadach, en druk op Typ nu een datum als en druk op Druk nogmaals op U heeft het record afgesloten en kunt beginnen met het invoeren van een volgend record. Klik in het datumveld (onder Field 4) U kunt in het lint, in de groep Formatting, zien dat Access uw invoer heeft herkend en heeft opgemaakt als het gegevenstype Date/Time. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

117 114 Klik in het veld met de achternaam Karadach Dit veld is door Access herkend als het gegevenstype Short Text. Voor nieuwe velden kunt u desgewenst het gegevenstype zelf instellen voordat u begint te typen. Access kan niet bepalen wat de naam van elk veld moet zijn. Aan veldnamen als Field1, Field2 etc. heeft u later weinig. U kunt de velden dan ook een zinvolle naam geven. Klik onder Field1 (op Nederlandse Schrijvers Instituut) Klik in het lint, in de groep Properties, op de knop Name & Caption en voer de veldnaam Bedrijf in U kunt de vakken Caption en Description leeg laten. Klik op OK Klik onder Field2, klik op Name & Caption en voer de veldnaam Voornaam in. Doe hetzelfde onder Field3 met Achternaam en onder Field4 met Klant sinds. De database ziet er nu uit als hieronder: Het achteraf invoeren van de veldnamen is niet heel handig. Dit kan ook direct bij het intypen van de eerste waarde. U hoeft er ook niet op te vertrouwen dat Access het juiste gegevenstype selecteert. Daarvoor dient de tekst Click to Add in de eerste rij. Laten we nog één veld toevoegen, het veld Vestigingsplaats. Klik op Click to Add Een lijst met gegevenstypen verschijnt: 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

118 115 Kies Short Text Het gegevenstype wordt ingesteld en u krijgt de mogelijkheid de naam van het veld te wijzigen. Typ Vestigingsplaats en druk op Access biedt de mogelijkheid om ook voor volgende velden het gegevenstype te selecteren en een naam in te voeren. Dat is nu niet nodig. Klik onder Vestigingsplaats en typ de waarde Alkmaar, druk dan op Sluit de tabel met de knop Close Access toont een melding Do you want to save changes to the design of table Table 1? Klik op Yes Access vraagt om de tabelnaam. Accepteer de standaard tabelnaam en klik op OK In het navigatiedeelvenster verschijnt Table1: 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

119 116 OEFENING Bedoeling Open de nieuwe tabel en voer op de tweede rij de volgende gegevens in: Veldnaam Inhoud Bedrijf Voornaam Achternaam Boekhandel de Lecteur Jaap Hondjes Klant sinds Vestigingsplaats Almelo Sluit de tabel Ontwerp weergave Het maken van tabellen in de nieuwe gegevensbladweergave is nuttig voor beginnende gebruikers die geen tot weinig verstand hebben van veldtypen en veldeigenschappen. Deze werkwijze geeft u niet de volledige controle over de tabeldefinitie. Het is beter tabellen helemaal met de hand te maken. Daarvoor gebruikt u de Design View (Ontwerpweergave). Klik in het lint op de tab Create Om een nieuwe tabel te maken in de gegevensbladweergave zou u de knop Table gebruiken. Om naar de ontwerpweergave te gaan klikt u op de knop Table Design. Klik in het lint op de knop Table Design Een lege tabel wordt geopend in de ontwerpweergave. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

120 117 In de ontwerpweergave werkt u niet van links naar rechts. De veldnamen worden hier onder elkaar ingevuld en naast elk veld selecteert u het gegevenstype. Het eerste veld is gewoonlijk het veld dat een unieke waarde voor elk record bevat. U kunt zo'n veld zelf verzinnen, maar het is beter om Access een automatisch ophogend nummer te laten genereren. Typ klant-id in het eerste veld van de kolom Field Name Druk op om de cursor naar de volgende kolom te verplaatsen Klik op de vervolgkeuzelijst om de beschikbare veldtypes te bekijken U heeft de onderstaande keuzemogelijkheden: Gegevenstype Short Text Long Text Number Date/Time Currency AutoNumber Betekenis In een tekstveld kan iedere combinatie van letters, cijfers en andere tekens staan, met een maximale lengte van 255 tekens. In principe gelijk aan een tekstveld, alleen is de maximale lengte nu tekens. Cijfers die gebruikt moeten kunnen worden bij het maken van berekeningen. Veldtype voor datums en tijden. Het voordeel van dit veldtype is dat er met deze datums en tijden gerekend kan worden. Numerieke gegevens die u als geldwaarde wilt weergeven. Het valutateken wordt automatisch toegevoegd en het getal heeft standaard twee cijfers na het decimale teken. Iedere nieuwe record krijgt in dit veld automatisch een nieuw nummer. Record 1, nummer 1; record 2, nummer 2, etc. Deze nummers kunnen niet meer worden gewijzigd. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

121 118 Gegevenstype Yes/No OLE object Hyperlink Attachment Calculated Lookup Wizard Betekenis Een logisch veld. De inhoud kan maar twee waarden bevatten, Ja of Nee. Dit veld bevat informatie die verwijst naar een object in een ander programma. Daarbij dient u voornamelijk te denken aan afbeeldingen en tekstdocumenten. Dit veldtype wordt gebruikt voor het opslaan van adressen, adressen naar websites op het internet of links naar Officebestanden. In dit veld kunt u één of meerdere willekeurige bestanden invoegen. Dat kan bv. een Word document of een foto zijn. Het veld is in veel gevallen een vervanger voor het oudere veldtype OLE-object. In dit veldtype kunt u expressies toevoegen om berekende velden te maken. Daarbij kunt u bestaande velden in het record gebruiken, bijvoorbeeld de berekening [Aantal] * [Prijs per eenheid]. Het berekende veld bevat dan de totaalprijs voor de order en wordt automatisch bijgewerkt bij wijzigingen zodat het altijd de juiste waarde bevat. Met behulp van dit veldtype kunt u van een veld een opzoekveld maken. Het veld wordt dan getoond als keuzelijst en de waarden in de keuzelijst worden opgezocht in een bestaande tabel of in een lijst met waarde die u opgeeft. Kies AutoNumber en verplaats de cursor naar de kolom Description Typ als beschrijving Uniek klantnummer Op dezelfde wijze kunt u nu één voor één de andere veldnamen en -typen invoeren. U kunt tussen de veldnamen telkens op drukken. Typ de onderstaande gegevens in het ontwerpvenster van de nieuwe tabel: 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

122 119 Short Textvelden krijgen in Access een standaardlengte van 255 tekens. Dat is over het algemeen veel te veel. Wijzig de veldlengte voor de velden klantpostcode en klantland in 15 en voor klanttelefoon in 20 Als u de tabel gemaakt heeft sluit u deze Access vraagt u of de tabel opgeslagen moet worden. Kies Yes Het venster Save As verschijnt. Hier kunt u de naam van de nieuwe tabel opgeven. Geef de tabel de naam tblklanten en druk op U krijgt de melding dat er geen primary key gedefinieerd is. Primaire sleutels zijn noodzakelijk als u relaties gaat leggen tussen tabellen. Kies Yes De tabel wordt opgeslagen, u ziet de nieuwe tabel in het navigatiedeelvenster. Access heeft als primaire sleutel het veld klant-id gekozen omdat dit van het type AutoNumber is. Als er geen veld van dit type aanwezig is, creëert Access zelf een nieuw veld. Open de tabel tblklanten De tabel bevat nog geen records. Sluit de tabel De Wizard Opzoeken gebruiken In het ontwerp heeft u voor het veld Klantland opgegeven dat dit een tekstveld is. Dit is natuurlijk juist, maar voorkomt niet dat hetzelfde land op verschillende manieren gespeld zou kunnen worden bij het invoeren. U zou een landentabel kunnen gebruiken en daarnaar kunnen verwijzen. Het is echter ook mogelijk een 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

123 120 lijstje te maken waaruit de gebruiker moet kiezen. De link met een aparte tabel wordt later in de cursus behandeld. In deze paragraaf maakt u een opzoeklijstje voor het veld Klantland waarbij de gebruiker de keuze heeft uit Nederland, Duitsland, België, Engeland en Frankrijk. Zorg dat de tabel tblklanten in Design View geopend is Selecteer de kolom Data Type van het veld Klantland Klik op de pijlknop in de vervolgkeuzelijst en selecteer Lookup Wizard Het venster Lookup Wizard verschijnt. Selecteer de optie I will type in the values that I want. Klik op Next In deze stap van de Wizard geeft u aan hoeveel kolommen u wilt gebruiken en typt u de waarden in. Geef aan dat u één kolom gebruikt en typ de landnamen Nederland, Duitsland, België, Engeland en Frankrijk (let op, ga met de pijltjestoets naar beneden bij het intypen van de landnamen, als u al in het volgende scherm terecht komt heeft u de toets gebruikt. Ga dan terug met de knop Back als u nog niet klaar was) 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

124 121 Kies Next De laatste stap van de Wizard is bereikt. Hier kunt u eventueel de veldnaam nog wijzigen. Dat is nu niet nodig. Klik op Finish Dat het veld een opzoekveld is, kunt u in de eigenschappen van het veld zien. Klik op de tab Lookup onderin het venster bij de Field Properties (Veldeigenschappen) U ziet de ingevoerde waarden in de regel Row Source staan. Schakel over naar de tabelweergave door in het lint op de knop View te klikken Access vraagt u eerst de tabel op te slaan. Klik op Yes om de tabel op te slaan 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

125 122 Records invoeren U heeft al geleerd hoe u records kunt toevoegen aan een tabel. De lege tabel is geopend. De cursor bevindt zich in het veld klant-id. Dit veld is van het type AutoNumber; het wordt dus door Access zelf ingevuld. Druk op Typ onder klantnaam de klantnaam De Nederlandse Lees groep Vul nu de eerste twee records verder als volgt in, merk op dat u een land kunt kiezen uit de lijst wanneer u in het veld klantland staat: Veld Record 1 Record 2 klant-id - - klantnaam De Nederlandse Lees groep Gerda Boekenshop klantadres Varkenstraat 879 Cattepoelseweg 166 klantpostcode 6565 ZG 6554 NB klantplaats Nijmegen Nijmegen klantland Nederland klanttelefoon (024) (024) klantsite klant info@nlg.nl gerda@gerdas.nl klantmailing ja nee klantopmerkingen Grote boekhandel met vestigingen in zuidelijk Nederland. Sluit de tabel OEFENING Bedoeling Behalve de klanten wil IBS ook de producten invoeren in de database. Maak op dezelfde wijze als in de oefening hierboven een tabel tblproducten volgens onderstaand voorbeeld: 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

126 123 Wijzig de veldlengte van het veld producttaal in 2 tekens en die van het veld productcategorie in 20 Kijk bij productvoorraad in de Field Properties; de veldlengte is hier standaard ingesteld op Long Integer Sla de tabel op onder de naam tblproducten Klik bij de melding over de primaire sleutel op Yes Als u voor het numerieke veld productvoorraad de veldlengte Integer had gekozen, had u waarden van tot kunnen opslaan. Nu (automatisch) gekozen is voor Long Iinteger kunt u waarden van meer dan 2 miljard kwijt. Dat is zeker voldoende voor onze boekengroothandel. Gegevensblad van een tabel opmaken Bij het tonen van een gegevensblad voor een tabel wordt het standaard lettertype en de standaard lettergrootte genomen om de gegevens te tonen. U kunt dit echter voor een tabel wel wijzigen. Open de tabel tblklanten U ziet in het tabblad Home, in de groep Text Formatting van het lint dat het lettertype Calibri is en de tekengrootte 11. Kies in het lint de vervolgkeuzelijst Font Selecteer het lettertype Times New Roman Selecteer bij Font Size 10 Het lettertype in het gehele datasheet is aangepast, ook de kolomkoppen. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Een nieuwe tabel maken

127 124 Wilt u de tekengrootte standaard veranderen? Kies File, Options en selecteer de groep Datasheet. Hier vindt u een mogelijkheid de tekengrootte, het gewicht en de attributen te onderstrepen en in cursief te veranderen. Het standaardlettertype kunt u hier niet instellen. Sluit de tabel en sla de wijzigingen niet op 5.3 Tabelstructuur wijzigen Bij dit onderwerp gebruikt u de database mijnibsklanten.accdb die u zelf heeft gemaakt. U kunt hem ook vinden in de map My Documents\uitwerkingen onder de naam mijnibsklanten Opdracht.accdb. Wanneer u wijzigingen wilt aanbrengen in de structuur van een tabel, dient u naar het ontwerpvenster te schakelen. Vanuit het navigatiedeelvenster kan dit door het databaseobject Tables te openen, de te wijzigen tabel te selecteren en op de knop Design te klikken. Dubbelklik op de tabel tblklanten om deze tabel te openen Klik op de knop View helemaal links in het lint om naar de Design View te gaan U staat in het ontwerpvenster. Het is mogelijk om nieuwe velden aan de structuur toe te voegen en bestaande velden te verwijderen of op te splitsen. Probeer echter om de structuur van een tabel van tevoren goed te ontwerpen, zodat u dit zo weinig mogelijk hoeft te doen. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Tabelstructuur wijzigen

128 125 Velden toevoegen In de tabel tblklanten moet een veld worden gewijzigd en twee velden worden toegevoegd. Het veld klantadres moet gesplitst worden in een veld klantstraat, klanthuisnr en klantaanvullendhuisnr zodat het adres als volgt kan worden ingevoerd: Met de knop Insert Rows kunt u een rij invoegen vóór een geselecteerde rij. Klik op het veld klantadres Wijzig dit in: klantstraat Wijzig de omschrijving van het veld Klik op het veld klantpostcode Klik in het tabblad Design in de groep Tools op de knop Insert Rows Er wordt een blanco rij ingevoegd waarin u het nieuwe veld kunt definiëren. Zorg dat u in de kolom Field Name staat Typ hier de veldnaam klanthuisnr en selecteer het gegevenstype Number en de Field Size Integer Typ in de kolom Description Numeriek deel van het huisnummer In het ontwerpvenster is de nieuwe rij ingevoegd. Voeg op dezelfde wijze het veld klantaanvullendhuisnr toe, dit veld is een tekstveld van maximaal 10 tekens en krijgt als beschrijving: Alfanumeriek deel van het huisnummer Ga naar de tabelweergave door op de knop View te klikken Access waarschuwt dat de tabel moet worden opgeslagen. Kies Yes U staat in de tabelweergave en als het goed is ziet u de nieuwe velden. Klik op de knop View om naar de ontwerpweergave te gaan Voeg na het veld klantmailings een veld klantinvoerdatum toe van het type Date/Time Geef als Description op: Datum waarop de klant werd ingevoerd U besluit het veld klantinvoerdatum helemaal achteraan te zetten. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Tabelstructuur wijzigen

129 126 Selecteer de rij klantinvoerdatum door met de muis in het grijze vlakje voor de veldnaam te klikken Sleep deze rij naar beneden (houd de muis ingedrukt in het grijze vlakje voor de veldnaam), tot onder het veld klantopmerkingen Het veld klantinvoerdatum is nu het laatste veld in de kolom. Sluit de tabel en sla de wijzigingen op Sluit de database Velden verwijderen Een veld kan in de ontwerpweergave van de tabel worden verwijderd met de knop Delete Rows in het lint. Let op dat verwijderen niet altijd mogelijk is, met name wanneer relaties zijn gelegd tussen twee tabellen. OEFENING Bedoeling Open de database ExtraDatabase.accdb Maak in tblleidinggevenden, tussen de twee bestaande velden in, een veld leidinggevendegeslacht aan van het type Short Text Verplaats het veld naar de laatste rij van de tabeldefinitie Verwijder het veld en sluit de tabel zonder de wijzigingen op te slaan Sluit de database 5.4 Veldeigenschappen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel1.accdb. Open de ontwerpweergave van de tabel Werknemers 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

130 127 Zorg ervoor dat de cursor zich in de rij werknemer-id bevindt Bij het aanmaken van nieuwe velden kunt u een groot aantal specifieke Field Properties (veldeigenschappen) vastleggen. Zo kunt u bijvoorbeeld een standaardwaarde opgeven (een waarde die door Access automatisch in de velden geplaatst wordt), opmaakkenmerken vastleggen of de maximale lengte instellen. Al deze zaken dragen ertoe bij dat invoerfouten zo veel mogelijk worden voorkomen. Veldeigenschappen worden vastgelegd in de velden die u aantreft onder het tabblad General in het ontwerpvenster. Welke kenmerken kunnen worden vastgelegd, is afhankelijk van het gekozen Data Type. Momenteel ziet u onder Field Properties de eigenschappen van het veld werknemer-id. Omdat bij werknemer-id gekozen is voor het gegevenstype AutoNumber, ziet u momenteel alleen de eigenschappen die betrekking hebben op dit type velden. De veldeigenschappen die u voor Short Text velden kunt vastleggen zijn: Veldkenmerk Field Size Format Input Mask Caption Default Value Validation Rule Validation Text Betekenis Lengte van het veld. Het getal dat u opgeeft is het maximale aantal karakters dat in het veld getypt kan worden. U kunt hier maximaal 255 invullen. Bepaalt het uiterlijk van de veldinhoud. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat alle tekst in hoofdletters getoond moet worden. Patroon voor invoer. Voor postcodes kunt u opgeven dat er altijd vier cijfers en twee letters ingetypt moeten worden. Veldnaam die gebruikt wordt in formulieren, rapporten, en dergelijke. Als u bijvoorbeeld uit ruimte-overwegingen Telnr gebruikt in de structuur, kunt u Telefoonnummer als Bijschrift opgeven om de leesbaarheid te vergroten. Standaardwaarde die Access in het veld plaatst indien u zelf geen andere waarde intypt. Hier kunt u beperkingen voor de veldinhoud opgeven waar de gebruiker zich aan dient te houden. Deze tekst verschijnt als waarschuwing op het scherm zodra de gebruiker een waarde invoert, die door de Validation Rule niet is toegestaan. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

131 128 Veldkenmerk Required Allow Zero Length Indexed Unicode Compression IME-mode en IME-sentencemode Smart Tags Tekst Align Betekenis Als u hier Yes intypt, moet het veld verplicht worden ingevuld. Als er een onderscheid gemaakt moet worden tussen geen waarde en onbekende waarde typt u hier Yes. (Geen telefoonnummer is niet hetzelfde als een onbekend telefoonnummer.) Hierover leert u later meer. Sinds Access 2000 kunt u tekst opslaan in Unicode formaat. Dit staat het gebruik van tekens uit onder andere Aziatische talen toe. De grootte van short text en long text velden verdubbelt hierdoor echter. De standaardwaarde Yes geeft aan, dat bij het gebruik van normale tekens een compressietechniek wordt gebruikt. Hierdoor neemt een tekstveld in Access toch niet meer ruimte in dan in vorige versies. IME is de afkorting van Input Method Editor. IME is een programma waarmee u Oost-Aziatische tekst (traditioneel Chinees, vereenvoudigd Chinees, Japans of Koreaans) invoert in programma s door toetsaanslagen te converteren naar complexe Oost-Aziatische tekens. IME is in feite een alternatieve toetsenbordindeling. Bepaalt welk infolabel getoond wordt bij het veld. De uitlijning van de tekst in het veld, bv. links of rechts. Notatie U gaat nu een aantal veldeigenschappen wijzigen. Voor het veld postcode gaat u opgeven dat de tekens in dit veld automatisch in hoofdletters omgezet moet worden. Klik in het veld postcode Zet de Field Length van 255 op 10 Klik met de muis op de regel achter Format in het gedeelte Field Properties van het ontwerpvenster, onder het tabblad General Er staat al een Typ >(groter dan) voor het 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

132 129 Bij Short en Long Tekst velden kunt u bij de eigenschap Format onder meer de volgende symbolen gebruiken: & Betekenis tekstkarakter of spatie is vereist tekstkarakter, niet vereist < alle tekens worden omgezet in kleine letters > alle tekens worden omgezet in hoofdletters De betekent dus dat de invoer weergegeven wordt als De notatie >@ betekent dat een karakter vereist is en dat alle letters worden omgezet in hoofdletters. U kunt ook een Format opgeven voor een valutaveld, een ja/nee veld, een datumveld of een numeriek veld. Bij die veldtypen kunt u in het tekstvak Format kiezen uit een aantal notaties. Klik in het veld lid_ondernemingsraad Klik in het veld Format en klik op de pijl van de keuzelijst U ziet dat u de keuze heeft uit drie notaties: Yes/No, True/False en On/Off. Klik in het veld geboortedatum Bekijk op dezelfde manier als zojuist de mogelijke notaties in de keuzelijst Als u niet de notatie ziet die u zoekt, kunt u zelf een andere notatie opgeven. Typ bij Format dddd dd-mmm-yyyy (ww) en toets Een infolabel (knopje met bliksem) wordt bij het formaat getoond. Klik op het infolabel 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

133 130 Selecteer de optie Update Format everywhere geboortedatum is used Als het goed is vraagt Access of ook het formulier frmwerknemers moet worden bijgewerkt. Hierin komt dit veld immers ook voor. Klik op Yes Sluit de tabel en sla de wijzigingen op Open de tabel weer Als de kolom geboortedatum te klein is voor de inhoud worden hekjes weergegeven. Dit voorkomt het foutief interpreteren van de waarden. Sleep de scheiding tussen de kolomkop geboortedatum en indienst naar rechts totdat alle waarden worden weergegeven U ziet nu dat de datums worden weergegeven als zondag 08-dec-1968 (49). De datum wordt voorafgegaan door de naam van de dag (aangegeven door dddd) en gevolgd door het weeknummer tussen haakjes (aangegeven door ww). In de helpfunctie van Access vindt u meer informatie over de mogelijkheden voor het opgeven van een notatie. Invoermasker U kunt ook een Input Mask (Invoermasker) opgeven. Een invoermasker dwingt bij het invoeren van de data af, dat deze ingevoerd worden volgens het invoermasker. Bij het veld telefoonthuis kunt u bijvoorbeeld het volgende invoermasker opgeven: Ga naar de ontwerpweergave Zorg dat de cursor in het veld telefoonthuis staat Klik in het invulveld achter Input Mask Vul de tekst in 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

134 131 De 0 betekent dat u verplicht een cijfer in moet voeren. Op de plaats waar de cijfers moeten komen, verschijnen streepjes in het veld. Het is niet meer mogelijk om tekst of andere tekens in te voeren. Als een infolabel verschijnt, gebruikt u dit niet om te voorkomen dat het invoermasker overal bijgewerkt wordt. Klik op de knop Datasheet View en sla de tabel op Dit invoermasker is maar een voorbeeld. Met dit masker kunt u niet alle fouten in de invoer voorkomen en kunt u bepaalde telefoonnummers, zoals buitenlandse nummers, niet of niet goed invoeren. In een invoermasker kunt u onder andere onderstaande tekens gebruiken: Teken in invoermasker Beschrijving 0 Getal tussen 0 en 9 9 Getal of spatie, plus- en mintekens niet toegestaan # Getal of spatie, lege posities worden geconverteerd naar spaties, plus- en mintekens toegestaan L Letter A t/m Z, invoer verplicht? Letter A t/m Z, invoer niet verplicht A a & C Letter of cijfer, invoer verplicht Letter of cijfer, invoer niet verplicht Elk teken of spatie, invoer verplicht Elk teken of spatie, invoer niet verplicht < Alle tekens die volgen worden omgezet naar kleine letters > Alle tekens die volgen worden omgezet naar hoofdletters \ Het teken dat hierop volgt moet letterlijk worden weergegeven (\L geeft bijvoorbeeld de letter L in een veld weer) 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

135 132 In onderstaande tabel vindt u een aantal voorbeelden van mogelijke invoermaskers: Invoermasker Mogelijke waarden Niet mogelijk Nederlandse postcode: 0000 >LL Code bestaande uit 5 hoofdletters: >LLLLL 3456 GH 1988 HJ abcde ABCDE F5 K2G abc Invoermasker voor een voornaam: >L<?????????????? Annemieke Pieter Anne marie A J123 janneke AnneMarie Anne-marie Merk op dat u bij het invoermasker voor de voornaam misschien niet alle waarden in kunt voeren zoals u zou willen!! Het is hier dus beter geen masker te gebruiken. Wanneer gebruikt u nu een Format en wanneer een Input Mask? De eigenschap Format bepaalt alleen hoe een waarde weergegeven wordt en niet hoe die waarde wordt opgeslagen in de tabel. Bij de eigenschap Input Mask kan dat laatste wel het geval zijn. Gebruik dus de eigenschap Format om data in een consistent formaat weer te geven, bijvoorbeeld bij datums. Gebruik de eigenschap Input Mask om data op een specifieke manier op te slaan in de tabel, bijvoorbeeld SOFI-nummers of mobiele telefoonnummers die allemaal eenzelfde notatie hebben. Als u beide eigenschappen gebruikt, moet u ervoor zorgen dat beide instellingen niet met elkaar in conflict zijn. Access gebruikt het invoermasker bij het toevoegen of wijzigen van gegevens. De instelling bij Format bepaalt hoe de gegevens worden weergegeven als de record is opgeslagen. Wizard Invoermasker Access beschikt over een Input Mask Wizard (Wizard Invoermasker) die u helpt bij het maken van een invoermasker. Schakel naar de ontwerpweergave van de tabel Werknemers Zorg dat de cursor in het veld indienst staat Kies bij Format de optie Short Date 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

136 133 Klik in het invulveld achter Input Mask Klik op de knop met drie puntjes achter het invulveld Als Access aangeeft dat de tabel eerst moet worden opgeslagen, klik dan op Yes De Input Mask Wizard verschijnt: Selecteer Short Date in de lijst en probeer een aantal datums in te voeren met behulp van het vak Try It: Als u een foutieve datum invult, krijgt u de volgende melding te zien. Sluit deze. Klik op Next De Wizard toont het invoermasker, u kunt het eventueel nog aanpassen. Klik op Finish Het invoermasker is opgenomen bij de veldeigenschap Input Mask. Sluit de tabel en sla de wijzigingen op 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

137 134 Open de tabel en vul het veld indienst bij Letitia van den Schonen in U kunt de datum vanwege het Input Mask slechts op één manier invullen, en wel volgens de notatie dd-mm-jjjj. In de ontwerpweergave wordt het invoermasker weergegeven als ;0;_ De nul na de puntkomma geeft aan dat de tekens (in dit geval het liggende streepje tussen de getallen) in het invoermasker worden opgeslagen in het veld. Als deze parameter een 1 is, worden de tekens alleen weergegeven, niet opgeslagen. De derde parameter is een underscore (_). Deze geeft aan dat een leeg teken of spatie als underscore wordt weergegeven. U kunt een ander teken invoeren. Bijschrift Bij de veldeigenschap Caption (Bijschrift) kunt u een label voor het veld opgeven. Dit label wordt dan als label voor het veld gebruikt op een formulier en als kolomkop in een gegevensbladweergave van een tabel of query. Als u niets opgeeft wordt de veldnaam gebruikt. Open zo nodig de tabel tblwerknemers in de ontwerpweergave Plaats de cursor in het veld lid_ondernemingsraad Typ bij de veldeigenschap Caption Lid van de ondernemingsraad Ja/Nee Ga naar de gegevensbladweergave door op de knop View te klikken, sla de tabel op Bekijk het resultaat Standaard waarde Bij de veldeigenschap Default Value (Standaardwaarde) kunt u een standaardwaarde voor een veld opgeven. Als u een nieuwe record gaat invoeren in de tabel, wordt deze waarde automatisch in het betreffende veld ingevoerd. Open zo nodig de tabel tblwerknemers in de ontwerpweergave Typ bij het veld Land bij de veldeigenschap Default Value: NL Ga naar de gegevensbladweergave en kijk in de kolom land Bij een nieuw record is het veld land nu standaard voorzien van de tekst 'N'. Als u in een datumveld als standaardwaarde de datum van vandaag wilt weergeven, voert u de functie Date() in: 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

138 135 Ga naar de ontwerpweergave van de tabel Voer de bovenstaande standaardwaarde Date() in bij het veld indienst Klik op de knop View en sla de tabel op Bekijk het resultaat in de gegevensbladweergave In de nieuwe lege record (voorafgegaan door een *) ziet u in het veld indienst de datum van vandaag staan. Validatieregel en Validatietekst Bij deze veldeigenschap kunt u een voorwaarde opgeven waaraan de in te voeren waarden moeten voldoen. U kunt hier allerlei expressies invoeren. Open zo nodig de tabel tblwerknemers in de ontwerpweergave Klik op het veld geslacht Typ bij de veldeigenschap Validation Rule in: M or V or O en klik met de muis ergens buiten de regel Merk op dat Access de letters M, V en O tussen dubbele aanhalingstekens plaatst. Met deze validatieregel geeft u aan dat de waarde in dit veld M (Man), V (Vrouw) of O (Onbekend) moet zijn. Sla de tabel op en klik als u waarschuwingen krijgt op Yes Open de tabel en typ bij een van de records bijvoorbeeld een A in het veld geslacht in Ga met naar het volgende veld U krijgt nu de foutmelding dat de waarde die u heeft ingevoerd in strijd is met de validatieregel. Voor een gebruiker van de database is deze foutmelding misschien niet erg duidelijk. Daarom kunt u bij Validation Text zelf een tekst voor de foutmelding opgeven. Klik op OK Druk op de toets De verandering in het veld geslacht wordt ongedaan gemaakt. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

139 136 Ga naar de ontwerpweergave van de tabel Voer als validatietekst bij het veld geslacht in: Geef de juiste code op: M(Man), V(Vrouw) of O(Onbekend) Wissel naar de Data Sheet View en sla de tabel op Test nogmaals uit wat er gebeurt als u een onjuiste waarde invoert; als het goed is verschijnt nu deze melding: Andere voorbeelden van validatieregels zijn: Validatieregel Invoer <> 0 Waarde 0 mag niet ingevoerd worden. > 100 Waarde moet groter zijn dan 100 (veld mag niet leeg zijn!). >100 or Is Null Waarde in het veld moet groter zijn dan 100 of leeg. Like Z??? Waarde moet 4 tekens lang zijn en met een Z beginnen. Between and Waarde moet tussen en liggen, inclusief de grenswaarden. Vereist Als de velden voornaam en achternaam niet ingevuld worden, weten we wel erg weinig van de werknemer. Om het risico van het expres of per ongeluk niet invullen van dit veld te verkleinen, kunt u de eigenschap Required instellen op Yes. Schakel naar de ontwerpweergave van de tabel Zorg dat de cursor in het veld achternaam staat Klik in het invulveld achter Required Stel de waarde in op Yes 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

140 137 U kunt de veldeigenschap Required van No naar Yes - en terug - veranderen door te dubbelklikken op de waarde. De wijzigingen in de tabelstructuur hebben gevolgen voor de al bestaande records. Access kan vragen of deze records moeten worden aangepast aan de zojuist geformuleerde veldkenmerken. Sluit de tabel en sla de wijzigingen op Open de tabel weer Bedenk zelf een nieuwe record. Kunt u de achternaam weglaten? OEFENING Bedoeling De afdeling Automatisering van IBS is bezig met het opzetten van een database voor de afdeling Verkoop. Behalve de klanten worden ook de producten in de database ingevoerd. Nu moet in de tabel tblproducten een aantal wijzigingen doorgevoerd worden. De Productnaam mag niet leeg zijn. Het veld Prijs moet altijd ingevuld worden. Taalversie moet een tekstveld met een lengte van 2 worden. Bovendien mogen alleen de codes NL, EN, UK en FR ingevuld worden. Maak ook een validatietekst als de code verkeerd wordt ingevuld. Let op record 46, hier staat de waarde NL - EN in het veld Taalversie. Wat gebeurt hiermee? Gebruik voor deze opdracht de tabel tblproducten uit de database IBS1.accdb Breng de benodigde wijzigingen aan in het tabelontwerp 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Veldeigenschappen

141 138 Schakel terug naar het gegevensvenster en voer minimaal één record in; controleer of de instellingen werken 5.5 Indexen en de primaire sleutel Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel1.accdb. Bij de veldkenmerken van een tabel is ook de optie Indexed beschikbaar. Hier kunt u aangeven of u voor het betreffende veld een index wilt aanmaken. Voor iedere index wordt een aparte hulptabel gemaakt (die u overigens niet terugziet in de lijst met tabellen). Deze tabel bevat de gegevens uit de velden op volgorde. Access koppelt de gegevens in de index aan de tabel. Dit heeft twee voordelen: 1. U kunt sneller zoeken naar gegevens die geïndexeerd zijn. Wanneer u zoekt naar een gegeven, zoekt Access dit op in de (al gesorteerde) index en gebruikt vervolgens de koppeling tussen deze index en het gegevensvenster om het gegeven in de tabel te traceren. Hoe groter de tabel, hoe waardevoller de index. Bij een tabel waarin 50 records staan zult u geen verschil merken bij het zoeken. Bevat een tabel echter records dan zult u het verschil zeer zeker merken. 2. U kunt gegevens die geïndexeerd zijn sneller sorteren. Access maakt gebruik van de al bestaande sortering in de index. Hoe meer indexen u aanmaakt, hoe meer handelingen Access moet verrichten wanneer er wijzigingen in de gegevens plaatsvinden: alle indexen moeten dan namelijk worden bijgewerkt. Een groot aantal indexen kan tot vertraging leiden bij het wijzigen van gegevens. Een lijst van alle indexen is te bekijken via de knop Indexes (Indexen) in het lint (zichtbaar in de ontwerpweergave van een tabel). Om een index toe te voegen of te wijzigen gebruikt u de veldeigenschap Indexed. Deze kent de volgende instellingen: 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Indexen en de primaire sleutel

142 139 Instelling No Yes (Duplicates OK) Yes (No duplicates) Betekenis Geen index maken voor dit veld (of de bestaande index verwijderen) Een index maken voor dit veld Een unieke index maken voor dit veld Maak alleen indexen aan voor die velden waarvan u verwacht dat ze veel gebruikt worden om te zoeken en te sorteren. Het gegevenstype van het veld moet zijn Text, Memo, Number, Date/Time, AutoNumber, Currency, Yes/No of Hyperlink. Bij het maken van een nieuwe tabel dient u een primaire sleutel aan te geven. De primaire sleutel heeft vier functies: 1. De records in het gegevensvenster worden standaard op volgorde van de primaire sleutel getoond. Wanneer het AutoNummer-veld als primaire sleutel wordt aangegeven, dan zullen de records bij het openen van het gegevensvenster standaard op volgorde van invoer getoond worden. 2. De primaire sleutel zorgt er tevens voor dat de veldinhoud geen twee dezelfde gegevens kan bevatten. Dit is een veel belangrijker reden om de primaire sleutel voor een AutoNummer-veld te gebruiken. 3. Access maakt voor de primaire sleutel automatisch een index aan (duplicaten niet toegestaan). Dit levert tijdwinst op bij het zoeken naar en sorteren van gegevens. Heeft u dus een veld aangewezen als primaire sleutel, kan bij Geïndexeerd niet worden gekozen voor Yes (Duplicates OK). 4. De primaire sleutel wordt ook gebruikt bij het leggen van relaties tussen tabellen. De primaire sleutel is belangrijk bij het ontwerpen van een database. Wanneer u tijdens het ontwerpen van een nieuwe tabel niet zelf aangeeft welk veld sleutelveld is, zal Access zelf een primaire sleutel kiezen. Access zoekt hiervoor een veld van het type AutoNumber. Mocht er in de tabelstructuur geen veld van dit type zijn, dan maakt Access zelf een veld van het type AutoNumber. Het veld krijgt de naam ID. Het is ook mogelijk u zelf een primaire sleutel aan een veld toe te wijzen. U kunt dit doen in de tabel Werknemers van de database IBSpersoneel1.accdb. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Indexen en de primaire sleutel

143 140 Open de tabel Werknemers in ontwerpweergave Klik indien nodig op het veld werknemer-id Dit veld heeft nog geen primaire sleutel. Er is geen sleuteltje zichtbaar vóór de veldnaam en de knop Primary Key is niet geactiveerd wanneer u in het veld staat. Klik op de knop Primary Key Links voor de rij met de veldnaam verschijnt een sleuteltje. Sluit de ontwerpweergave Kies Yes om de veranderde instellingen op te slaan OEFENING Bedoeling Open de tabel Werknemers in ontwerpweergave Gebruik de knop Primary Key uit de werkbalk om een ander veld (bijvoorbeeld voornaam) de primaire sleutel te maken Als u de tabel nu opslaat, controleert Access of er dubbele waarden in dit veld voorkomen. Als dat het geval is, kunt u het veld niet als primaire sleutel instellen. Maak het veld werknemer-id weer de primaire sleutel Sluit de tabel en sla de wijzigingen niet op 5.6 Case: het maken van een tabel voor de leveranciersgegevens Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel1.accdb. Bij IBS gaat ook de afdeling Inkoop met de database werken. Daarom is een tabel voor de leveranciersgegevens nodig. Maak de volgende tabel: Field Field Type Field Properties lever-id Short Text De code moet 5 tekens lang zijn en omgezet worden naar hoofdletters. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Case: het maken van een tabel voor de leveranciersgegevens

144 141 Field Field Type Field Properties Bedrijf Short Text Lengte 50, veld moet ingevuld worden. Titel Short Text Lengte 50. Voorletters Short Text Lengte 15. Tussenvoegsel Short Text Lengte 50. Achternaam Short Text Lengte 50. Functie Short Text Lengte 20. Adres Short Text Lengte 100. Plaats Website Short Text Hyperlink Lengte 100. Geef als bijschrift voor dit veld op: Website Postcode Short Text Lengte 20, alle tekst moet omgezet worden naar hoofdletters Land Short Text Lengte 15, Telefoonnummer Short Text Lengte 10. Faxnummer Short Text Lengte 50. als standaardwaarde moet hier Nederland verschijnen. Introductiepagina Hyperlink Maak een index op het veld Bedrijf (Duplicates OK) Maak het veld lever-id de primaire sleutel Sla de tabel op onder de naam tblleveranciers 5.7 Samenvatting In dit hoofdstuk heeft u geleerd hoe u nieuwe tabellen kunt ontwerpen. U heeft verschillende nieuwe tabellen gemaakt waarbij u steeds per veld de veldnaam en het gegevenstype heeft opgegeven. Ook heeft u verschillende veldeigenschappen ingesteld, zoals de Field Length, de Format, het Input Mask, de Default Value en de Validation Rule en Validation Text. Door de veldeigenschappen in te stellen kunt u fouten in de invoer voorkomen. Verder heeft u geleerd over indexen en heeft u gezien wat de functie is van de primaire sleutel. U kunt deze sleutel desgewenst voor een tabel instellen. 5 ZELF TABELLEN ONTWERPEN Samenvatting

145 142 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE In de vorige hoofdstukken heeft u al kennis kunnen maken met de opbouw van een database: deze bestaat (meestal) uit één bestand met de extensie ACCDB. U heeft gewerkt met verschillende objecten, zoals tabellen, formulieren, query's en rapporten. U heeft zelf tabellen ontworpen en daarbij het veldtype opgegeven en allerlei veldeigenschappen ingesteld. Tot nu toe heeft u gewerkt met een database met slechts één of enkele tabellen. U heeft in de oefendatabases gezien dat sommige tabellen gekoppeld zijn, bijvoorbeeld tblwerknemers en tblfuncties. Dit heeft als voordeel dat u niet steeds de functienaam hoeft in te typen. Access is een relationeel database management systeem (RDBMS). Deze term duidt aan, dat het programma in staat is relaties te leggen tussen groepen gegevens in verschillende tabellen. Het leggen van relaties gaat via tabelvelden van hetzelfde gegevenstype. In dit hoofdstuk staat het opzetten van een relationele database centraal. Dit vergt nogal wat voorbereiding. Het is vaak nodig alle tabellen en velden uit te schrijven en lijnen te trekken die de relaties aangeven. Zo n tekening heet het datamodel. Zonder datamodel kunt u vergissingen in de databasestructuur maken, die u later duur komen te staan. In dit hoofdstuk leert u: Welke problemen u kunt tegenkomen als u alle gegevens in één tabel opslaat. Waarom u de gegevens in verschillende tabellen opslaat en hoe u de tabellen kunt koppelen. Hoe u een goede structuur kunt opzetten door de gegevens te normaliseren. Wat de consequenties kunnen zijn als u de database niet goed normaliseert. Welke typen relaties er tussen tabellen kunnen bestaan. Wat het begrip referentiële integriteit inhoudt. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Samenvatting

146 143 Een nieuwe tabel te koppelen aan een bestaande tabel en daarbij referentiële integriteit in te stellen. Hoe u een opzoekveld kunt maken. Hoe u tabellen kunt normaliseren met behulp van een wizard. Hoe u de gegevens uit de verschillende tabellen weer bij elkaar kunt brengen in een query. 6.1 Alle gegevens in één tabel Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel1.accdb. Als alle gegevens in de database in één tabel staan, dan wordt dit een flat file database genoemd. Dit is de meest eenvoudige vorm van databases, die u ook gebruikt als u in Word een gegevensbestand voor samenvoegen maakt. Voor kleine databases met weinig dubbele gegevens is dit acceptabel. Het wordt een ander verhaal als u met grote databases werkt. Stelt u zich de volgende situaties eens voor: U slaat alle gegevens over contactpersonen in een tabel op. Verschillende contactpersonen werken bij hetzelfde bedrijf. U moet dan bij elke nieuwe contactpersoon de bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer etc.) invoeren. U maakt facturen met Access. Bij elke factuur moet u steeds de naam van het product intypen, evenals de prijs. Personeelsleden hebben functies, zoals manager of typiste. Als een bedrijf de naam van een functie wijzigt, moet u de records van alle personeelsleden met die functie bijwerken. Om het laatste punt te illustreren, gebruikt u de database IBSpersoneel1.accdb. In deze database staan alle personeelsgegevens in één tabel, Werknemers. In de volgende oefening wijzigt u de functie Verkoop in Sales Binnendienst. Open indien nodig de database IBSpersoneel1.accdb en open de tabel Werknemers 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Alle gegevens in één tabel

147 144 Wijzig de functienaam Verkoop in Sales Binnendienst Er zijn meer personen met deze functienaam. U moet de functienaam dus tweemaal wijzigen. U kunt natuurlijk Zoeken en vervangen gebruiken (selecteer de kolom en druk op + ), of de eerste record wijzigen en in de andere velden + gebruiken om de vorige veldinhoud te herhalen. U kunt ook een zogenaamde update query maken. Dit is een geavanceerde query-variant die hier niet verder besproken wordt. Bij het invoeren van nieuwe personeelsleden is het niet denkbeeldig dat de gegevens in deze tabel op den duur inconsistent worden. In deze tabel was dat gebeurd. Er stond éénmaal Sales Binnendienst (record 10) en tweemaal Verkoop (records 14 en 15). Dit is niet het enige probleem waar u tegenaan loopt. Voer de volgende record in: Onderdeel Invullen geslacht M voornaam Huib achternaam Donkers functie Orderverwerking geboortedatum indienst leidinggevende Letitia van den Schonen Het invoeren van deze gegevens is op zich geen probleem. Maar stel dat u de gegevens van 100 personeelsleden moet invoeren die allemaal de leidinggevende Letitia van de Schonen hebben. U moet dan steeds opnieuw dezelfde naam invoeren. Daarbij moet die naam elke keer precies hetzelfde geschreven worden. En wanneer Letitia haar naam wijzigt, kan het zomaar gebeuren dat er bij kolom leidinggevende twee Letitia's in de database komen te staan. Een ander probleem betreft de functienamen. Het is in deze database niet mogelijk functienamen te hebben zonder dat hieraan medewerkers gekoppeld zijn. Het werkt natuurlijk veel prettiger als u eerst alle mogelijke functienamen in kunt voeren en vervolgens bij het invoeren van medewerkers de functienaam kunt kiezen uit een lijst. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Alle gegevens in één tabel

148 145 OEFENING Bedoeling Bekijk de laatste vier velden van de onderstaande tabel, die in de ontwerpweergave getoond wordt: Welke problemen kunnen er bij IBS ontstaan bij het gebruik van deze tabelstructuur? 6.2 Gekoppelde tabellen Bij dit onderwerp gebruikt u het bestand IBSpersoneel3.accdb. Zelfs bij een eenvoudige database is het voordelig te werken met meerdere tabellen die gekoppeld zijn. Koppelen wil zeggen: het leggen van relaties tussen de tabellen. Hiermee wordt het maken van typefouten en het herhaaldelijk invoeren van dezelfde gegevens grotendeels voorkomen. Voorbeelden van gekoppelde tabellen zijn: Een tabel bedrijven heeft een relatie met een tabel contactpersonen die bij die bedrijven werken. Een tabel facturen heeft relaties met een tabel klanten en een tabel producten. In het geval van IBS zijn relaties gelegd tussen de tabellen tblwerknemers, tblvestigingen en tblfuncties. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Gekoppelde tabellen

149 146 Open de database IBSpersoneel3.accdb Ga in het lint naar de tab Database Tools en kies Relationships U ziet een venster met deze relaties In de afbeelding ziet u dat er een relatie ligt tussen de tabellen tblfuncties en tblwerknemers en tblleidinggevenden en tblwerknemers. In de tabel tblwerknemers wordt in plaats van de functienaam en de naam van de leidinggevende uitsluitend gewerkt met verwijzingen. De tabel tblfuncties bevat een veld functienaam waarin alle functienamen staan. Elke functienaam heeft een nummer; dit staat in het veld functie-id. De tabel tblwerknemers bevat ook een veld met de naam functie. Dit verwijst naar het veld functie-id in tblfuncties. Klik op de knop Close Open de tabel tblfuncties U ziet hoe de tabel tblfuncties is opgebouwd. Klik op het plusteken voor functie-id 3 Dit functienummer blijkt gekoppeld te zijn aan twee personen in de gekoppelde tabel. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Gekoppelde tabellen

150 147 Sluit de tabel tblfuncties en open de tabel tblwerknemers Bij de record van bijvoorbeeld Bert Dekker staat de functie Administratie. Toch staat dat er niet echt. Het is een 'vriendelijke' weergave van Access. In werkelijkheid wordt wel degelijk verwezen naar functie-id 3 van de gekoppelde tabel tblfuncties. Sluit alle geopende tabellen Open de tabel tblleidinggevenden en bekijk van hoeveel werknemers E. van Bommel de leidinggevende is Access toont in gekoppelde tabellen plustekens vóór het eerste veld. Deze plustekens worden gebruikt om vanuit een tabel direct gekoppelde records in een andere tabel te kunnen zien. Sluit de geopende tabellen 6.3 Databases normaliseren Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel5.accdb. Om te komen tot een structuur zoals in de vorige paragraaf kunt u de database normaliseren. Normaliseren betekent: het maken van tabellen en velden die ontdaan zijn van dubbele informatie. Het voordeel van normaliseren is dat u gegevens in principe maar een keer intypt en opslaat. Het wijzigen van een gegeven gebeurt dan ook maar een keer. Door de relaties tussen de verschillende tabellen, is de wijziging in de gehele database doorgevoerd. En door deze onderlinge relaties kunt u de gegevens uit de verschillende tabellen toch combineren. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

151 148 Er zijn vijf stappen van normalisatie. Meestal worden alleen de eerste drie uitgevoerd, de overige zijn zeer theoretisch en vallen buiten deze cursus. De drie stappen zijn: 1. Herhalende groepen gegevens in aparte tabellen onderbrengen en voorzien van een primaire sleutel. Samengestelde gegevens splitsen in aparte velden. 2. Kolommen afhankelijk maken van de gehele primaire sleutel (kolommen mogen niet afhankelijk zijn van slechts een deel van de sleutel). 3. Kolommen onafhankelijk van elkaar maken en berekende velden verwijderen. De hierboven genoemde primaire sleutel is een veld in de tabel dat altijd een unieke waarde heeft. Deze waarde mag nooit tweemaal voorkomen, om ervoor te zorgen dat elke record op zichzelf uniek is. Het is het adres van de record en mag dus nooit ontbreken in een tabel. Om tabellen aan elkaar te koppelen (relaties) wordt het veld met de primaire sleutel gebruikt. Het is handig om voor de primaire sleutel een veld van het type AutoNummering te kiezen, omdat dit automatisch wordt opgehoogd en daardoor altijd uniek is. Een primaire sleutel kan ook een combinatie zijn van twee of meer velden, als de combinatie van de waarde in die velden maar uniek is. In deze cursus wordt er gewerkt met één veld als primaire sleutel. Deze drie stappen worden geïllustreerd aan de hand van de tabel tblwerknemers uit de database IBSpersoneel5.accdb. Deze database is niet goed genormaliseerd. Zoals u in de vorige paragraaf heeft kunnen zien, worden de functie- en vestigingsvelden regelmatig met dezelfde gegevens gevuld. Als er enkele honderden personeelsleden worden ingevoerd, levert dit veel overbodig typewerk op en wordt een enorme hoeveelheid overbodige informatie opgeslagen. Ook is in deze database geen onderscheid gemaakt tussen voornaam en achternaam. Alles staat in één veld 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

152 149 Verder ziet u dat er per medewerker maar twee cursussen kunnen worden ingevoerd en dat steeds de cursusnaam opnieuw moet worden ingevoerd Deze tabel wordt volgens de drie bovengenoemde stappen genormaliseerd. Hieronder worden de drie stappen besproken. Het normaliseren zelf wordt op papier gedaan. Wanneer dit voltooid is, wordt de structuur in Access opgebouwd. Normaliseren: de eerste stap De ongenormaliseerde tabel ziet er als volgt uit: tblwerknemers (werknemer-id, geslacht, naam, functie, geboortedatum, indienst, adres, postcode, woonplaats, land, telefoonthuis, doorkiesnr, bijzonderheden, leidinggevende, salaris, adres, lid_ondernemingsraad, cursusnaam1, cursusdatum1, cursusnaam2, cursusdatum2) De eerste stap in het normalisatieproces is: Herhalende groepen gegevens in aparte tabellen onderbrengen en voorzien van een primaire sleutel. Samengestelde gegevens splitsen in aparte velden. De cursusgegevens (cursusnaam, cursusdatum) vormen een herhalende groep. Een medewerker kan meerdere cursussen volgen. De ene medewerker volgt misschien twee cursussen en de ander vijf. Daarom neemt u die gegevens op in een aparte tabel die tblwerknemerscursussen wordt genoemd. U moet deze tabel koppelen aan Werknemers via werknemer-id. Dat veld neemt u dus op in de nieuwe tabel. U moet de nieuwe tabel ook voorzien van een unieke sleutel, een waarde die elke record uniek maakt. U kunt hiervoor een nieuw veld aan maken met daarin een unieke code of een uniek nummer. Soms kunt u daarvoor 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

153 150 een reeds bestaand veld gebruiken. In dit geval vormen werknemer-id en cursusid tezamen het sleutelveld. Om ervoor te zorgen dat elke tabel maar één veld als sleutelveld heeft zal dit tijdens het normalisatieproces ook aangepast worden. Verder moet u het veld naam splitsen in meerdere velden: voornaam, tussenvoegsel en achternaam. Na de eerste normalisatiestap ziet de database er dan als volgt uit: tblwerknemers (werknemer-id, geslacht, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, functie, geboortedatum, indienst, adres, postcode, woonplaats, land, telefoonthuis, doorkiesnr, bijzonderheden, leidinggevende, salaris, adres, lid_ondernemingsraad) tblwerknemerscursussen (werknemer-id, cursus-id, cursusnaam, cursusdatum) 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

154 151 Normaliseren: de tweede stap De tweede stap in het proces is: Kolommen afhankelijk maken van de gehele primaire sleutel (kolommen mogen niet afhankelijk zijn van slechts een deel van de sleutel). In de vorige afbeelding ziet u dat de tblwerknemerscursussen twee sleutelvelden bevat. Omdat de velden afhankelijk moeten zijn van de gehele primaire sleutel moet deze tabel verder genormaliseerd worden. In dit geval is het veld cursusnaam in de tabel tblwerknemerscursussen niet afhankelijk van het werknemer-id. Het veld cursusnaam hoort bij het veld CursusID en is dus van dat veld afhankelijk. Om deze normalisatiestap uit te voeren maakt u een nieuwe tabel die u tblcursussen noemt. Deze tabel bevat de velden cursus-id en cursusnaam. De primaire sleutel van deze tabel is cursus-id. Uit de tabel tblwerknemerscursussen verdwijnt het veld cursusnaam. De nieuwe tabel tblcursussen wordt via het veld cursus-id aan de tblwerknemerscursussen gekoppeld. Het veld cursusdatum is wel afhankelijk van de sleutel; de ene medewerker volgt de cursus op 1 augustus 2010 en de andere op 10 december Vervolgens zorgt u ervoor dat binnen de tabel tblwerknemerscursussen elke record een uniek adres krijgt door er een nieuw veld bij te maken dat het sleutelveld wordt. Dit veld noemt u werknemerscursussen-id. De tabel tblwerknemerscursussen is nu op de juiste wijze genormaliseerd en er is een nieuwe tabel, tblcursussen, bijgekomen. tblwerknemers (werknemer-id, geslacht, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, functie, geboortedatum, indienst, adres, postcode, woonplaats, land, telefoonthuis, doorkiesnr, bijzonderheden, leidinggevende, salaris, adres, lid_ondernemingsraad) tblwerknemerscursussen (werknemerscursussen-id, werknemer-id, cursusid, cursusdatum) tblcursussen (cursus-id, cursusnaam) 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

155 152 Normaliseren: de derde stap De derde stap in het proces is: Kolommen onafhankelijk van elkaar maken en alleen afhankelijk van de primaire sleutel en berekende velden verwijderen. Dit geldt voor het veld functie in de tabel tblwerknemers. Dit veld is niet alleen afhankelijk van de sleutel. Als de enige medewerker met functienaam Hoofd Productie verwijderd wordt, blijft deze functie binnen het bedrijf bestaan en moet die weer ingevoerd worden zodra een nieuw Hoofd Productie wordt aangenomen. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

156 153 Het geldt ook voor het veld leidinggevende. Een lijstje van leidinggevenden is gewenst, zodat de naam van een leidinggevende niet vervalt wanneer een werknemer uit de tabel wordt verwijderd. De andere velden in de tabel kunnen we met rust laten. Voor deze velden geldt dat de gegevens verwijderd kunnen worden zodra u de medewerker verwijdert. De velden functie en leidinggevende moet u daarom opnemen in aparte tabellen. Daarbij valt te denken aan een tabel tblfuncties met de velden functie-id en functienaam en een tabel tblleidinggevenden met de velden leidinggevende-id en leidinggevende. Na de derde normalisatiestap heeft u de volgende tabellen: tblwerknemers (werknemer-id, geslacht, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, functie-id, geboortedatum, indienst, adres, postcode, woonplaats, land, telefoonthuis, doorkiesnr, bijzonderheden, leidinggevende-id, salaris, e- mailadres, lid_ondernemingsraad). tblfuncties (functie-id, functienaam) tblleidinggevenden (leidinggevende-id, leidinggevende) tblwerknemerscursussen (werknemerscursussen-id, werknemer-id, cursusid, cursusdatum) tblcursussen (cursus-id, cursusnaam) 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

157 154 Nu heeft u een goede structuur voor deze database en doen de problemen die aan het begin van deze paragraaf zijn besproken, zich niet meer voor. Na dit normalisatieproces (dat op papier is ontworpen) kan de database met tabellen worden aangemaakt in Access. Vervolgens kunnen de relaties tussen de tabellen vastgelegd worden. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

158 155 Het leggen van relaties komt in een volgende paragraaf aan de orde. Als de structuur van de database goed is, kunt u het ontwerp later altijd gemakkelijk aanpassen. Als de structuur niet goed is, kunt u later grote problemen krijgen bij het aanpassen ervan. OEFENING Bedoeling In de nu volgende oefening gaat u een database met klantgegevens normaliseren. IBS wil een database opzetten waarin per klant de orders kunnen worden vastgelegd. Allereerst moet er afgesproken worden welke gegevens er vastgelegd gaan worden. Dit "brainstormen" kan het beste op papier worden uitgevoerd. In deze oefening is dit al voor u gedaan. De ongenormaliseerde tabel ziet er als volgt uit (voor de oefening is het aantal velden beperkt gehouden): tblklantorders Klantnummer Bedrijf Contactpersoon Adres Orderdatum Leverdatum Productnaam Hoeveelheid Prijs Korting Totaalprijs 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

159 156 Hierbij krijgt u nog de volgende toelichting. In de praktijk heeft u namelijk behalve een opsomming van alle gegevens, ook een toelichting nodig waaruit blijkt in welke relatie de gegevens tot elkaar staan. Een klant kan uiteraard meerdere orders plaatsen. Op een order kunnen verschillende producten besteld worden; een order kan dus meerdere orderregels hebben. Op één order komt een product echter slechts één keer voor. Elk product heeft een vaste prijs en een unieke code. Per order kan per product een andere korting verleend worden. Hoeveelheid, Prijs en Korting bepalen dan de Totaalprijs per orderregel. Bekijk de bovenstaande gegevens goed Pas de normalisatiestappen toe op de gegevens (u kunt dit op papier doen) Teken een schema waarin de relaties tussen de tabellen duidelijk worden Kan het veld OrderGeleverd opgenomen worden om vast te leggen of een order geleverd is? Kan er een uitgebreide productomschrijving worden opgenomen? OEFENING Bedoeling Bij IBS is een ordersysteem zoals u in de vorige opdracht heeft gemaakt, in Access ontwikkeld. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

160 157 De afdeling automatisering heeft nu het volgende verzoek gekregen: kunnen er per klant ook contactpersonen worden ingevoerd? Er is een bestand in Excel beschikbaar waarin de gegevens over de contactpersonen staan. Verder is de volgende informatie beschikbaar: bij niet alle klanten is een contactpersoon bekend. Bij de meeste klanten zijn er twee contactpersonen, maar soms zijn het er wel drie of vier. De database moet worden aangepast, maar moet genormaliseerd blijven. Hoe kunt u de database zodanig aanpassen dat er contactpersonen kunnen worden ingevoerd? Let op de kolom Contactpersoon in het Excel-bestand. Welke gegevens worden daarin in feite allemaal vastgelegd? 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

161 158 EXTRA OEFENING Bedoeling Op de afdeling Personeelszaken van IBS wil men in samenwerking met de feestcommissie een aantal personeelsactiviteiten organiseren. Men wil daarbij vastleggen welke activiteiten er wanneer zijn, en wie zich waarvoor heeft ingeschreven. Ervan uitgaande dat er honderden personeelsleden zijn en tientallen activiteiten, wordt hiervoor een kleine database ontwikkeld. Voor het gemak kunt u ervan uitgaan dat deze database los staat van de gewone personeelsdatabase. Men wil de volgende gegevens vastleggen: TblFeestcommissie Personeels-id Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Geboortedatum adres Vestiging Vestigingsadres VegetariërJaNee Activiteitscode NaamActiviteit DatumActiviteit PlaatsActiviteit AdresActiviteit ProgrammaActiviteit Verder krijgt u de volgende informatie: 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Databases normaliseren

162 159 Een medewerker kan deelnemen aan een of meer activiteiten. Een activiteit kan bijgewoond worden door een of meer medewerkers. Elke activiteit heeft zijn eigen programma en plaats, maar kan op verschillende datums plaatsvinden. Normaliseer de gegevens in drie stappen Geef in een schema de relaties tussen de ontstane tabellen aan Ontwikkel dit systeem in Access (maak de tabellen aan) Voer enkele records in de tabellen in 6.4 Relaties tussen tabellen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS2Relaties.accdb. In een goed ontworpen en genormaliseerde database treft u meerdere tabellen aan. Tussen deze tabellen bestaan in veel gevallen relaties. Er worden drie soorten relaties onderscheiden: 1. Eén-op-één 2. Eén-op-veel 3. Veel-op-veel Eén-op-één relaties In een Eén-op één relatie bestaat voor elke record in de ene tabel een overeenkomende record in een andere tabel. Deze vorm komt in de praktijk niet vaak voor. Het is immers mogelijk de gegevens in één enkele tabel onder te brengen. Soms is een één-op-één relatie handig. Zo kunt u twee tabellen met personeelsinformatie maken: de ene bevat algemene gegevens, de ander de salarisgegevens. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Relaties tussen tabellen

163 160 Eén-op-veel relaties De Eén-op-veel relatie komt daarentegen zeer veel voor. Hierbij kunnen voor elke record in de ene tabel meerdere records in de andere tabel bestaan. Vanuit de andere tabel gezien is dat echter niet het geval. Denk aan een tabel met personeelsleden en een andere tabel met hun kinderen. Een personeelslid kan meerdere kinderen hebben. Of denk aan een tabel met vestigingen en een met personeelsleden: op elke vestiging werken meerdere personeelsleden. Elk personeelslid kan daarentegen bij slechts één vestiging horen. Veel-op-veel relaties De derde soort is de Veel-op-veel relatie. Voor elke record in de ene tabel kunnen meerdere records in de andere tabel bestaan. Maar ook voor elke record in de 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Relaties tussen tabellen

164 161 tweede tabel kunnen meerdere records in de eerste tabel aanwezig zijn. In feite is de database niet goed genormaliseerd en moet er een derde tabel gemaakt worden, die de verbinding vormt tussen de andere twee datatabellen: de tussentabel. Verderop in dit hoofdstuk wordt ingegaan op het maken van deze tussentabellen. Een voorbeeld is de tabel tblorderregels in een database met ordergegevens. Deze tabel vormt de verbinding tussen de tabel tblorders en de tabel tblproducten. Een order kan meerdere producten omvatten, maar andersom kan een product in meerdere orders voorkomen. Een tweede voorbeeld is de tussentabel tblwerknemersscursussen uit één van de voorgaande oefeningen waarin de gevolgde cursussen van een personeelslid zijn vastgelegd: 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Relaties tussen tabellen

165 162 Referentiële integriteit In een database waarin de tabellen aan elkaar gekoppeld zijn, is het toch nog mogelijk om gegevens uit de ene tabel te verwijderen, terwijl gegevens in een andere tabel hiervan afhankelijk zijn. In de praktijk zou dit erop neerkomen dat producten uit de tabel tblfuncties verwijderd kunnen worden, terwijl er werknemers zijn die deze functie hebben. De database is dan inconsistent. Om dit probleem te voorkomen wordt in Access de methode Referentiële integriteit toegepast. Wanneer u referentiële integriteit gebruikt en u in een database een record wilt verwijderen of wijzigen, controleert Access of er in een andere tabel records zijn die hiervan afhankelijk zijn. Als dit het geval is wordt de actie afgebroken en verschijnt er bijvoorbeeld de volgende melding. Tabellen koppelen Door een database te normaliseren, tabellen aan elkaar te koppelen en gebruik te maken van de referentiële integriteit ontstaat er dus een goede structuur voor het vastleggen van gegevens. Tevens is uitbreiding van de database mogelijk en kunnen er niet zondermeer gegevens verloren gaan. Twee tabellen worden meestal gerelateerd via één veld. Dit veld is in de ene tabel veelal de primaire sleutel. In de andere tabel moet een soortgelijk veld bestaan, dat wil zeggen van hetzelfde gegevenstype. Beide te koppelen velden moeten dus bijvoorbeeld tekstvelden of numerieke velden van dezelfde lengte zijn. Een uitzondering hierop geldt voor velden van het type AutoNummering: deze zijn te koppelen aan een veld van het numerieke type, wanneer dit de veldgrootte Long Integer heeft. In de volgende oefening gaat u de tabellen van het ordersysteem aan elkaar koppelen. Open de database IBS2Relaties.accdb Deze database bevat al de juiste tabellen. Bekijk de tabellen (de gegevens en het ontwerp) als u dat nog niet gedaan heeft 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Relaties tussen tabellen

166 163 Open de tabel tblproducten en verwijder het eerste record Dromenboek; klik echter als u dit moet bevestigen op Nee U ziet dat u deze record gewoon kunt verwijderen terwijl dit product voorkomt in de tabel tblorderinformatie. Sluit de tabel Klik in het lint op het tabblad Database Tools Klik op de knop Relationships Allereerst gaat u de tabel tblklanten koppelen aan tblorders via het veld KlantID. Klik op de knop Show Table Het venster Show Table verschijnt. Hiermee voegt u de tabellen toe die u in het venster Relationships wilt weergeven. Selecteer tblklanten en klik op Add, selecteer daarna tblorders en klik op Add, klik dan op Close Klik in de tabel tblklanten op het veld klant-id en houd de muisknop ingedrukt; sleep naar het veld Klantnummer in tblorders en laat de muisknop los 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Relaties tussen tabellen

167 164 Het venster Edit Relationships verschijnt: U ziet dat Access zelf het relatietype aangeeft: Een-op-veel. Verder kunt u hier onder meer aangeven of u referentiële integriteit wilt instellen. Klik op het aankruisvakje Enforce Referential Integrity en klik op Create De relatie is ingesteld. Maak op dezelfde manier een relatie tussen onderstaande velden Veld 1 Veld 2 tblorders.ordercode tblorderinformatie.product-id tblorderinformatie.ordercode tblproducten.product-id Stel ook bij deze relaties de referentiële integriteit in Sluit het venster Relationships Access stelt u nu de vraag of u de wijzigingen in de indeling wilt opslaan Klik op Yes Verwijder de eerste record Dromenboek uit de tabel tblproducten Als het goed is lukt dat niet; u krijgt de melding dat de record niet verwijderd kan worden, omdat er gerelateerde records zijn in de tabel tblorderinformatie. OEFENING Bedoeling Koppel in IBS2Relaties.accdb de tabellen tbllanden en tblleveranciers en stel referentiële integriteit in 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Relaties tussen tabellen

168 165 Verwijder nu eens het land Ver. Koninkrijk uit tbllanden, lukt dit? Een tussentabel maken Bij het normaliseren ontstaan dus verschillende tabellen. Soms is dit een tussentabel. Deze tabel is nodig als er een veel-op-veel relatie bestaat tussen twee velden. Wanneer er in de database IBS2Relaties.accdb geen tabel tblorderinformatie zou zijn, ontstaat er een veel-op-veel relatie tussen de orders en de producten: een order kan meerdere producten betreffen en een product kan voorkomen op meer dan één order. In het bovenstaande voorbeeld is de tabel tblorderinformatie dus de tussentabel. Andere voorbeelden waarbij een tussentabel nodig is: Bij een reisbureau worden klanten vastgelegd die reizen kunnen boeken. Er is een veel-op-veel relatie tussen klanten en reizen: een klant kan meerdere reizen boeken. Eenzelfde reis kan door meerdere klanten geboekt worden. Een uitgeverij geeft boeken in verschillende rubrieken uit en wil per klant bijhouden voor welke rubrieken de klant belangstelling heeft: een klant kan interesse hebben in meerdere rubrieken. En meerdere klanten kunnen interesse hebben in dezelfde rubriek. Een cursusinstituut houdt bij welke cursus door welke docent kan worden gegeven. Ook daar is een veel-op-veel relatie: een cursus kan door meerdere docenten gegeven worden en een docent kan meer dan één cursus geven. In het laatstgenoemde voorbeeld zou de structuur er als volgt kunnen uitzien: tblcursussen (cursus-id, cursusnaam) tbldocenten (docent-id, voorletters, tussenvoegsel, achternaam, adres, postcode, woonplaats) tbldocentkennis (docentenkennis-id, docent-id, cursus-id) 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Relaties tussen tabellen

169 166 Een opzoekveld maken Om het invullen van bijvoorbeeld de tabel tblorders eenvoudiger te maken, kan een opzoekveld worden gemaakt voor het veld klant-id. Er wordt dan een lijst getoond met alle waarden van het veld klant-id uit de tabel tblklanten. Omdat alle mogelijke waarden al getoond worden, is het eenvoudig de juiste te selecteren. Het is niet mogelijk om achteraf een opzoekveld te maken op een veld dat onderdeel uitmaakt van een relatie. Indien nodig verwijdert u eerst de relatie tussen tblklanten.klant-id en tblorders.klant-id. Hierna moet de relatie weer opnieuw aangemaakt worden. Klik in het lint op Database Tools, Relationships Klik op de lijn tussen tblklanten.klant-id en tblorders.klantnummer Druk op Access vraagt of u de geselecteerde relatie permanent wilt verwijderen. Klik op Yes en sluit het venster Relationships Bewaar de wijzigingen Open de tabel tblorders in de ontwerpweergave Ga naar het veld Klantnummer en wijzig het Gegevenstype naar Lookup Wizard De puntjes achter deze keuze geven aan, dat vervolgvensters getoond worden. In dit geval wordt de Lookup Wizard gestart. In het eerste venster geeft u aan dat u wilt dat de waarden voor het opzoekveld in een tabel worden opgezocht: I want the lookup field to get the values from another table or query Als u in de vensters uw keuze heeft gemaakt, gaat u steeds met Next naar het volgende venster. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Relaties tussen tabellen

170 167 In het tweede venster kiest u de tabel waaruit de waarden moeten worden gehaald: de tabel tblklanten In het derde venster kiest u de velden die in het opzoekveld getoond moeten worden: selecteer hier de velden klant-id, Klantnummer en Bedrijf IBS gebruikt een tabel met zowel een uniek, automatisch ophogend klant-id als een klantnummer. Dit klantnummer is een samentrekking van de bedrijfsnaam en wordt intern gebruikt om klanten snel terug te kunnen vinden. Medewerkers weten vaak het klantnummer, zoals 'zeebi' voor 'Zeeuwse Bibliotheek'. In het vierde venster kunt u bepalen op welk veld gesorteerd moet worden; kies hier het veld Klantnummer In het vijfde venster bepaalt u de breedte van de kolom(men); laat hierin het vakje Hide key column (recommended) aan staan Dit aankruisvakje staat standaard aan. Bij het werken met numerieke gekoppelde velden is de waarde van het gekoppelde veld meestal niet interessant. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Relaties tussen tabellen

171 168 In het zesde venster geeft u aan welk label (naam) u bij de opzoekkolom wilt laten zetten. De standaardwaarde is prima Klik op Finish Hierbij ziet u de waarschuwing dat de tabel moet worden opgeslagen. Accepteer het opslaan van de tabel en sluit deze. Aan het begin van deze opdracht heeft u de relatie tussen twee tabellen verbroken om een opzoekveld te kunnen maken. Hierbij is ook de referentiële integriteit verloren gegaan Klik in het lint op Database Tools, Relationships Er is al een relatielijn te zien omdat er een opzoekveld is gemaakt en Access dus ziet dat de twee tabellen gekoppeld zijn. De relatie moet echter nog bewerkt worden. Dubbelklik op de lijn tussen tblklanten en tblorders Het venster Edit Relationships verschijnt. Kruis het vakje Enforce Referential Integrity aan en klik op OK Sluit het venster Open de tabel tblorders en voeg een nieuwe record toe waarbij u gebruikmaakt van het opzoekveld klant-id 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Relaties tussen tabellen

172 169 OEFENING Bedoeling Bij dit onderwerp gebruikt u het document IBS2Relaties.accdb of IBS2Relaties Opdracht relaties tussen tabellen.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen\. Maak een aparte tabel tblgeslacht met de velden Geslachtcode en Geslachtnaam Vul de tabel met de volgende waarden: Geslachtcode Geslachtnaam M V O Man Vrouw Onbekend Maak vervolgens van het veld Geslacht in tblklanten een opzoekveld waarbij de waarden worden opgezocht in tblgeslacht Koppel deze tabel aan tblklanten via het venster Relationships 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Relaties tussen tabellen

173 Veel voorkomende problemen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSpersoneel6.accdb. In deze paragraaf worden enkele problemen behandeld die kunnen voorkomen als een database meerdere tabellen bevat en niet goed genormaliseerd is. Problemen met een veel-op-veel relatie Stel dat u in het voorbeeld waarin per medewerker meerdere cursussen vastgelegd worden, geen tussentabel maakt maar een een-op-veel relatie: U kunt dan meerdere opleidingen per medewerker invoeren. Ook kunt u de gegevens koppelen in een query. Open de database IBSpersoneel6.accdb Open de query qrycursussenpersoneel U ziet dat u de gegevens in een query kunt koppelen. De query bevat zowel gegevens uit de tabel tblwerknemers als de tabel tblwerknemerscursussen: Open de tabel tblwerknemerscursussen en voer een record in 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Veel voorkomende problemen

174 171 Op het eerste gezicht ziet dit er heel goed uit. Maar stel nu dat in de tabel 500 records moeten worden ingevoerd. Bij al die records moet u steeds de cursusnaam invoeren (MS Word 2010, MS Excel 2010, MS Access 2010 enz.). Dit is veel werk en geeft veel kans op fouten. Als u een tussentabel maakt, voorkomt u dat. U selecteert dan de gewenste opleiding uit een aparte tabel tblcursussen. Stel dat u in ditzelfde voorbeeld een een-op-veel relatie maakt tussen cursus en werknemer: Dan kunt u echter maar één cursus per medewerker invoeren! Problemen met het niet splitsen van tabellen Een ander voorbeeld waarbij problemen kunnen ontstaan is het niet splitsen van tabellen. Bijvoorbeeld: in een tabel tblklanten worden ook de namen van twee contactpersonen opgeslagen: 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Veel voorkomende problemen

175 172 Een bedrijf heeft daartoe besloten omdat er altijd maar twee contactpersonen bij een klant worden vastgelegd. Na een korte tijd ontstaan er twee problemen. Soms bleken er toch drie contactpersonen te zijn en de derde persoon is dan ingevoerd in het veld tblklanten.opmerking. Nu wil men een query maken om de gegevens te gebruiken voor samenvoegen in Word. Alle contactpersonen moeten worden aangeschreven. Het is heel lastig om een query te maken die de juiste gegevens selecteert, zeker als ook de derde persoon moet worden meegenomen. De database zal dus genormaliseerd moeten worden om deze problematiek te voorkomen. Voer dit op papier uit Een ander voorbeeld van het niet juist splitsen van de tabellen is het volgende: in een tabel tblwerknemers komt het veld functie voor: De tabel is niet goed genormaliseerd maar er zijn al wel gegevens ingevoerd. U ziet dat verschillende functienamen meerdere keren voorkomen. Er is echter nog een probleem, dat lange tijd onzichtbaar kan blijven, maar mogelijk ooit onverwachte resultaten kan geven. De functies van werknemer 14 en 15 is Verkoop. Een andere medewerker heeft de functie Sales Binnendienst. Bij IBS is dit dezelfde functie. Het kan zijn dat de functienaam op een zeker moment is gewijzigd, het kan ook zijn dat een fout is gemaakt door degene die de records heeft ingevoerd. Wilt u de database alsnog goed opzetten, dan moet u dus alle records controleren op dit soort fouten. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Veel voorkomende problemen

176 173 Problemen met het niet goed splitsen van gegevens in aparte velden Een derde veelvoorkomend probleem is het niet goed splitsen van gegevens in aparte velden. Bekijk de onderstaande gegevens: Hoe kunt u hieruit een tabel maken en de gegevens later gebruiken in een brief met de volgende adressering: Aan: Lunterse Academy Mevr. N. van Zanten Regenboogweg AZ MAASTRICHT maandag 21 januari 2008 Geachte mevrouw Van Zanten, Dit lukt niet, omdat titel, voorletters, tussenvoegsel, achternaam en de aanduiding dhr./mevr. in één veld staan. OEFENING Bedoeling Hoe kunt u bovenstaand probleem oplossen? 6.6 Tabellen splitsen met de Wizard Bij dit onderwerp gebruikt u de databases IBSpersoneel6.accdb. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Tabellen splitsen met de Wizard

177 174 Wanneer u een tabel heeft met dubbele gegevens, is het gewenst de tabel te splitsen. Onder dubbele gegevens wordt bijvoorbeeld verstaan het voor elk personeelslid vermelden van de gegevens van de vestiging waar hij of zij werkzaam is. Splitsen betekent, dat u de tabel opsplitst in meerdere tabellen, die elk een deel van de gegevens bevatten. Gelukkig beschikt Access over een speciale Wizard, die u helpt bij dit proces. U vindt deze Wizard in het lint Database Tools, Analyze Table. Open de database IBSpersoneel6.accdb Ga in het lint naar de tab Database Tools en klik op Analyze Table De Table Analyzer Wizard verschijnt: Lees de tekst in het eerste venster en klik op Next Lees ook het volgende scherm, kies Next en selecteer de tabel tblwerknemers bij de vraag Which table contains fields with values that are repeated in many records? Kies in het volgende scherm het keuzerondje bij No, I want to decide en klik op Next In het venster wordt de tabel getoond. U kunt velden uit deze tabel slepen met de muis en elders in het werkgebied neerzetten. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Tabellen splitsen met de Wizard

178 175 Sleep het veld functie uit de tabel Een nieuwe tabel wordt gemaakt. In een venster wordt gevraagd een naam te geven, geef de tabel de naam tblfuncties. Sleep ook het veld geslacht uit de tabel en maak zo de tabel tblgeslacht Beantwoord de laatste vensters via de knoppen Next en Finish Wanneer een melding verschijnt dat niet alle velden gerelateerd lijken kunt u doorgaan met de knop Yes. Het is niet nodig de query waarom gevraagd wordt aan te maken. Drie nieuwe tabellen zijn aan de database toegevoegd. De nieuwe hoofdtabel heet nu Table1, deze kunt u op een later tijdstip hernoemen. De tabellen tblgeslacht en tblfuncties zijn aan de hoofdtabel gekoppeld via numerieke velden. De gegevens in deze hulptabellen komen slechts éénmaal voor. Probeer de nieuw toegevoegde keuzelijsten in Table1 uit 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Tabellen splitsen met de Wizard

179 176 U kunt geen velden splitsen met deze Wizard. Ook een herhalende groep, zoals cursus-id, cursusnaam en cursusdatum, wordt niet herkend! 6.7 Query's maken op basis van meerdere tabellen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS4.accdb. Wanneer u gebruikmaakt van een database die meerdere tabellen bevat, hoeft u niet bang te zijn dat u de informatie in die tabellen later niet meer bij elkaar kunt brengen. Het invoeren van gegevens kan door middel van een formulier waarin de inhoud van meerdere tabellen tegelijk kan worden getoond. Het ophalen van gegevens kan via een query, waarin ook meerdere tabellen tegelijk te benaderen zijn. In deze paragraaf maakt u een aantal query's op basis van de werknemer gegevens. De afdelingen Personeelszaken, Verkoop en Inkoop kunnen ermee werken. In de volgende oefening maakt u een overzicht van alle personeelsleden gesorteerd op achternaam en inclusief de leidinggevende. Activeer in het navigatiedeelvenster het databaseobject Queries Ga in het lint naar de tab Create en klik op de knop Query Design 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Query's maken op basis van meerdere tabellen

180 177 Een leeg venster Query1 verschijnt. U ziet tevens een venster Show Table. Selecteer de tabel tblwerknemers en tevens de tabel tblleidinggevenden; klik hiertoe eerst het item tblwerknemers aan in de lijst, houd de toets ingedrukt en klik op het item tblleidinggevenden Klik op de knop Add en vervolgens op de knop Close Voeg het veld Achternaam uit de tabel tblwerknemers toe aan de query U kunt dat doen door het veld Achternaam met de muis op te pakken en te verslepen naar de eerste kolom van het query-scherm. U mag ook dubbelklikken op dit veld. Sorteer op achternaam door in de regel Sort de optie Ascending te kiezen Voeg de velden Tussenvoegsel en Voornaam toe aan de query door ze naar kolom 2 en 3 te slepen Voeg nu het veld leidinggevende aan de query toe door dit vanuit de tabel tblleidinggevenden naar kolom 4 te verslepen Merk op dat de eerste drie velden uit de tabel tblwerknemers komen en het vierde veld (in de vierde kolom) uit de tabel tblleidinggevenden. U ziet dit in de tweede rij van de query: de rij met als titel Table. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Query's maken op basis van meerdere tabellen

181 178 Voer de query uit en bekijk het resultaat Sluit de query Beantwoord de vraag Do you want to save changes to the design of query Query 1? met Yes Geef de nieuwe query de naam qrywerknemersopachternaam OEFENING Bedoeling Voeg aan de query qrywerknemersopachternaam de functie van elke medewerker toe U kunt de knop Show Table gebruiken om achteraf nog een tabel aan het queryvenster toe te voegen. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Query's maken op basis van meerdere tabellen

182 179 OEFENING Bedoeling Er moet een overzicht komen van alle leveranciers die in het Verenigd Koninkrijk gevestigd zijn. Open indien nodig de database IBS4.accdb Maak een nieuwe query via de Wizard Voeg de velden Bedrijf, Adres, Postcode en Plaats uit tblleveranciers toe. Voeg ook het veld landnaam uit de tabel tbllanden toe Geef de nieuwe query de naam qryleveranciersuk Geef het juiste criterium op voor het veld landnaam Voer de nieuwe query uit en bekijk het resultaat U krijgt 10 records te zien. OEFENING Bedoeling Maak een query die alleen werknemers toont waarvan de achternaam met een B begint en die van het vrouwelijk geslacht zijn U krijgt 2 records te zien. Maak een query die de medewerkers toont die op Administratie werken U krijgt 2 records te zien. Er moet een overzicht geproduceerd worden van alle bibliotheken die de mailings van IBS willen ontvangen. Er moet hiervoor een query gemaakt worden om de selectie later nogmaals te kunnen uitvoeren. Open eerst de tabel tblklanten en voeg zelf een paar vinkjes toe in de kolom Mailings. Maak dan de query en sla deze op onder de naam qrymailingbibliotheken (let op het veldtype van de velden Bedrijf en Mailings). 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Query's maken op basis van meerdere tabellen

183 180 Gebruik een criterium met wildcards zoals *biblio* om de bedrijfsnamen waarin 'bibliotheek' voorkomt eruit te filteren. 6.8 Case: een database voor een enquête onder de klanten Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBSenquete.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. IBS wil onderzoeken of het zinvol is het assortiment boeken te gaan uitbreiden om de marktpositie te versterken. De afdeling Marketing besluit daarom een enquête te houden onder de klanten. Men stelt de klant de vraag in welke productcategorieën deze eventueel geïnteresseerd is. Deze productcategorieën zijn: biografieën, gezondheid, humor, religie, sport en reizen. Een bedrijf kan één of meer categorieën aankruisen. De resultaten moeten in een database worden opgeslagen. De afdeling Automatisering heeft de volgende ongenormaliseerde tabel opgesteld. tblklantinteresse (BedrijfsID, BedrijfsNaam, BedrijfsAdres, BedrijfsPostcode, BedrijfsPlaats, Bedrijfstelefoon, Bedrijfsfax, BedrijfsLand, Productcategorie1, Productnaam1, Productcategorie2, Productnaam2, Productcategorie3, Productnaam 3...enz) OEFENING Bedoeling Normaliseer de bovenstaande tabel (op papier) in drie stappen Bekijk de tabellen en relaties in de database IBSenquete.accdb Open het formulier frmbedrijven en bekijk hoe in dit formulier de gegevens kunnen worden ingevoerd 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Case: een database voor een enquête onder de klanten

184 181 De afdeling Marketing heeft een deel van de gegevens ingevoerd en wil graag via een query het volgende overzicht krijgen. Productcategorie Aantal keer genoemd Biografieën... Gezondheid Humor... Reizen... Religie... Sport OEFENING Bedoeling Maak een query die de enquêteresultaten op de bovenstaande manier weergeeft Bekijk de query qryer; deze geeft het resultaat dat hierboven gevraagd wordt De (theoretische) uitwerkingen van dit hoofdstuk vindt u in het document Case database enquête.docx in de map My Documents\uitwerkingen. 6.9 Samenvatting Een Access database bestaat in principe uit een bestand met de extensie ACCDB. In de database kunnen zich verschillende objecten bevinden, zoals tabellen, formulieren en query's. Tabellen zijn de fundamenten van elke database. Het is dan ook van zeer groot belang dat de tabellen goed zijn opgebouwd en de juiste velden en veldtypen bevatten. Daarom moet u nadenken over de structuur van de tabellen en hun relatie tot elkaar. Om te komen tot een goede structuur van de database moet u de gegevens 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Samenvatting

185 182 normaliseren. Dit proces bestaat uit vijf stappen waarvan meestal alleen de eerste drie worden uitgevoerd. Bij dit proces voorkomt u steeds herhalende gegevens en zorgt u voor unieke records. Hoe groter de database, hoe groter de noodzaak tot het normaliseren van de tabellen. Heeft u eenmaal goede tabellen, dan moet u die aan elkaar koppelen door het leggen van logische relaties. Hierbij is het ook van belang dat gegevens niet verwijderd kunnen worden wanneer zij gebruikt worden in andere tabellen; de referentiële integriteit. Door het maken van de juiste query's kunt u weer overzicht aanbrengen in de op het eerste gezicht versnipperde data. In query's kunt u gegevens uit meerdere gerelateerde tabellen weergeven. 6 HET ONTWERPEN VAN EEN DATABASE Samenvatting

186 183 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Een rapport is een effectieve manier om gegevens op een overzichtelijke wijze weer te geven. Omdat u zelf de wijze waarop gegevens in een rapport worden opgenomen kunt bepalen, is een rapport het ideale hulpmiddel voor het overzichtelijk afdrukken van gegevens op papier of op sheets. Access gebruikt de gegevens in tabellen en query's bij het opstellen van een rapport. In dit hoofdstuk wordt een inleiding gegeven in het werken met de ingebouwde Report Wizard en het maken van eigen rapporten. Ten slotte komt het ontwerpen en aanpassen van de rapportopmaak aan de orde. 7.1 De Wizard Rapport Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS4.accdb. Er zijn twee manieren om in Access een rapport te maken: via een wizard of via een blanco rapport. In deze paragraaf gaat u met de wizard een rapport maken. IBS wil een overzicht van alle leveranciers, gegroepeerd per land. Ga in het lint naar het tabblad Create en klik op de knop Report Wizard Het venster Report Wizard verschijnt. Kies bij Tables/Queries de tabel tblleveranciers U kunt hier ook een query kiezen in plaats van een tabel. Plaats de velden Bedrijf, Adres, Plaats en Postcode onder Selected fields 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN De Wizard Rapport

187 184 Deze velden worden gebruikt bij het opstellen van het rapport. U kunt nu ook andere velden uit andere tabellen gebruiken. In dat geval selecteert u in het vak Tables/Queries een andere tabel. De velden uit die tabel worden dan getoond en kunt u op dezelfde manier toevoegen aan het rapport. Selecteer op de hierboven beschreven manier ook het veld landnaam uit de tabel tbllanden Klik op de knop Next Access vraagt nu op welke velden er gegroepeerd moet worden. Klik op volgens tbllanden 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN De Wizard Rapport

188 185 Klik op Next Er wordt nu gevraagd of u nog meer groepeerniveaus wilt instellen; dat is niet nodig. Klik op Next Access vraagt welk(e) veld(en) er gebruikt moet(en) worden bij het sorteren van de records. Klik op de afrolknop naast het invulveld 1 en selecteer het veld Bedrijf De records worden nu eerst per land gesorteerd en daarbinnen alfabetisch op de bedrijfsnaam. 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN De Wizard Rapport

189 186 Klik op Next In het volgende venster bepaalt u de indeling van het rapport. Onder Layout vindt u drie mogelijke manieren om het rapport op te maken Klik één voor één in de aankruisrondjes voor de opties onder Layout en bekijk de veranderingen in het voorbeeldvak Selecteer de optie Stepped 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN De Wizard Rapport

190 187 Onder Orientation kunt u tevens aangeven of het rapport Portrait of Landscape moet worden opgemaakt. De optie Adjust the field width so all fields fit on a page staat standaard geactiveerd en houdt in dat alle velden van het rapport zodanig verkleind worden dat de tekst op één bladzijde in de breedte af te drukken is. Kies Portrait Klik op de knop Next Geef het rapport de titel/naam rptleveranciersperland Klik op Finish Access maakt het rapport aan. Bekijk het resultaat; maximaliseer eventueel het venster. Merk op dat mogelijk niet alle gegevens goed te lezen zijn Stel vast uit hoeveel pagina's dit rapport bestaat Secties Wanneer u het rapport ingrijpend wilt aanpassen, moet u weten hoe het is opgebouwd. De meeste rapportgeneratoren, en ook die van Access, verdelen een rapport in gebieden of secties. Ga naar de Design View van het rapport. De snelste manier om dat te doen is via de laatste knop in de statusbalk: 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN De Wizard Rapport

191 188 Het rapport bestaat momenteel uit deze zes secties: 1. Rapportkoptekst (Report Header) Wordt op de eerste bladzijde van het rapport afgedrukt aan de bovenkant van de pagina. 2. Paginakoptekst (Page Header) Koptekst die op elke pagina van het rapport wordt afgedrukt. 3. Koptekst (landcode) (Header) Koptekst die boven elke vestiging wordt afgedrukt. Voor elk veld dat u gebruikt voor een groepering kunt u zo n koptekst aanmaken. 4. Details (Detail) Plaats waar de records worden getoond. 5. Paginavoettekst (Page Footer) Voettekst voor elke pagina. 6. Rapportvoettekst (Report Footer) Tekst die alleen op de laatste bladzijde van het rapport wordt afgedrukt. In het huidige rapport is deze leeg. Voor elk veld dat u gebruikt in een groepering kan een kop- en voettekst worden opgegeven. In dit geval dus alleen voor het veld landcode. U kunt uiteraard de opmaak van het rapport aanpassen. Klik op het label van de tekst in de Report Header Klik op het tabblad Home in de vervolgkeuzelijst Text Formatting en kies Arial Klik in de tekst rptleveranciersperland en wijzig deze naar Leveranciers per land Selecteer alle labels in de Page Header (gebruik de toets) Wijzig de puntgrootte in 10 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN De Wizard Rapport

192 189 Wanneer u het rapport bekijkt in de Report View of de Print Preview blijkt mogelijk dat de postcode niet in de kolom past. U besluit voor nu de postcode maar te verwijderen. Zorg dat u zich in de Design View bevindt Klik in de Page Header op het laatste tekstvak, Postcode en druk op of gebruik de knop Delete in het lint Doe hetzelfde voor het veld Postcode in de sectie Detail: Sluit het rapport en sla de wijzigingen op Rapport verwijderen Een rapport dat u niet meer nodig heeft, verwijdert u via het navigatiedeelvenster. Het rapport mag niet geopend zijn in een venster. Open het rapport rptwerknemers Het rapport is vergelijkbaar met het rapport dat u eerder gemaakt heeft. Alleen zijn hier de gegevens van alle werknemers vermeld. U besluit dat u dit rapport niet langer nodig heeft. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport rptwerknemers en selecteer Delete. U kunt het rapport ook selecteren en de knop Delete in het lint gebruiken 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN De Wizard Rapport

193 190 De volgende melding verschijnt: Sluit het rapport Probeer het rapport opnieuw te verwijderen Nu lukt het wel, na een waarschuwingsvenster met de vraag of u dit rapport permanent wilt verwijderen. OEFENING Bedoeling Maak via de Wizard een rapport van de producten per categorie, zodanig dat eerst de categorienamen verschijnen en daarbinnen de productnamen met hun categorienummers Groepeer op de tabel tblcategorieën en sorteer op Productnaam Wijzig het lettertype van de labels in de Page Header in Arial 12 U kunt meerdere labels selecteren door na het eerste label geselecteerd te hebben, de volgende labels te selecteren met ingedrukt. Wijzig het lettertype van de Report Header in Arial 28; pas eventueel de grootte van het label aan Wijzig de rapportkoptekst naar Producten per Categorie U kunt het label ook passend maken voor de tekst door te dubbelklikken op een van de formaatgrepen (zwarte blokjes) aan de rechterkant van het label (dit geldt ook voor tekstvakken). Sla het rapport op onder de naam rptproductenpercategorie 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN De Wizard Rapport

194 Rapport afdrukken Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS4.accdb of de database IBS4 Wizard Rapport inclusief Opdracht.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. Wanneer u een rapport vanuit het navigatiedeelvenster opent, komt u terecht in een algemene Report View. U ziet hierin globaal hoe het rapport eruit zal zien, maar de weergave is iets minder nauwkeurig dan de echte Print Preview. Wanneer u het rapport direct wilt afdrukken, kunt u dat doen via de optie Quick Print door naar File, Print te gaan. Wilt u het rapport nader bekijken of paginainstellingen wijzigen, zoals de afdrukstand, dan gaat u naar de Print Preview. Open het rapport rptleveranciersperland Het rapport wordt in de Report View geopend. Wissel naar de Print Preview, bijvoorbeeld via de tweede knop in de statusbalk U kunt ook naar de Print Preview via de knop View in het lint of door in het rapport te klikken met de rechtermuisknop en de optie Print Preview te kiezen. Het rapport heeft maar één pagina. Dit kunt u zien aan de bladerknoppen onderin het venster: die zijn allemaal licht gekleurd. Druk het rapport af door op de knop Print te klikken U kunt met behulp van de knoppen in de groep Page Size en Page Layout van het lint zaken als de marges, het papierformaat en de afdrukstand (staand of liggend papier) instellen. 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapport afdrukken

195 192 Afdrukken naar PDF of XPS Het delen van informatie vanuit Access is altijd een beetje problematisch geweest. De andere partij had namelijk Access nodig om queries of rapporten die u gemaakt heeft te bekijken. En het afdrukken van een rapport is geen goede optie als uw collega of klant de informatie via wil ontvangen. Vanaf Access versie 2010 kunnen rapporten echter worden opgeslagen in PDF of XPS formaat. PDF (Portable Document Format) is een bestandsindeling voor elektronische documenten, ontwikkeld door Adobe. De documentopmaak blijft behouden en bestanden kunnen gemakkelijk met anderen worden gedeeld dankzij de gratis Adobe Reader software. Met de PDF-indeling kunt u er zeker van zijn dat het bestand, wanneer het online wordt bekeken of wordt afgedrukt, exact dezelfde opmaak heeft en dat gegevens in het bestand niet eenvoudig kunnen worden gewijzigd. XPS (XML Paper Specification) is een indeling voor elektronische bestanden van Microsoft. Ook hierbij blijft de documentopmaak behouden. Er zijn nog weinig mogelijkheden om XPS bestanden te bekijken of te bewerken, maar zij kunnen in elk geval worden geopend in Internet Explorer 7 of hoger. Selecteer in het Navigation Pane een willekeurig rapport en open deze Kies File en klik op Save As Kies Save Object As en selecteer in de rechterkolom PDF or XPS Klik op de knop Save As Een bestandsbeheervenster wordt geopend waarin u de map en de bestandsnaam kunt opgeven. Voor deze oefening accepteert u de voorgestelde locatie en naam. De standaard methode van opslaan is PDF. 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapport afdrukken

196 193 Zorg dat Open file after publishing is aangevinkt en klik op Publish Het PDF bestand wordt opgeslagen en geopend, zodat u het kunt controleren. Sluit het PDF bestand 7.3 Rapporten ontwerpen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS4.accdb of de database IBS4 Wizard Rapport inclusief Opdracht.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. In deze paragraaf gaat u zelf een rapport ontwerpen, zonder gebruik te maken van een Wizard. IBS wil een rapport van alle personeelsleden met hun geboortedatum. Ga in het lint naar de tab Create en klik op de knop Blank Report Er verschijnt een blanco rapport lay-out op het scherm. Rechts in beeld is een deelvenster Field List te zien. Klik in het deelvenster op Show all tables Alle tabellen in de database worden opgesomd, met behulp van plustekens kunt u de velden hierin zichtbaar maken. Merk op dat ook vier nieuwe tabbladen aan het lint zijn toegevoegd voor het opmaken van het rapport: 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapporten ontwerpen

197 194 Een standaard leeg rapport wordt door Access geopend in de Layout View. De traditionele weergave met secties is beschikbaar wanneer u naar de Design View schakelt. Uw eerste rapport maakt u echter in de eenvoudige Layout View. Klik in het deelvenster Field List op het plusteken bij tblwerknemers Alle velden in deze tabel worden zichtbaar. Sleep het veld voornaam naar het rapport Houd de toets ingedrukt en selecteer de velden tussenvoegsel, achternaam en geboortedatum met de muis. Sleep al deze velden naar het rapport Kolommen met de werkelijke veldinhoud worden netjes naast elkaar geplaatst. Het kan zijn dat het veld geboortedatum te smal is, waardoor niet alle informatie te zien is. U merkt dit aan het verschijnen van hekjes (#): 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapporten ontwerpen

198 195 Sleep de rechterrand van de kolom geboortedatum iets naar rechts totdat alle informatie erin past Klik in het tabblad Design van het lint, in de groep Header/Footer, op de knop Title Een titelgebied wordt bovenaan de pagina ingevoegd. Typ de titel Personeel op geboortedatum Selecteer de kolomkoppen voornaam, tussenvoegsel, achternaam en geboortedatum en maak deze vet Klik in het lint, in het tabblad Design, in de groep Header/Footer, op de knop Date and Time Access vraagt of u de datum en de tijd wilt invoegen. Zet het vakje Include Time uit en klik op OK Sluit het rapport en sla de wijzigingen op. Geef het rapport de naam rptwerknemersopgeboortedatum Voer het rapport vanuit het navigatiedeelvenster uit Bekijk het rapport ook in de weergave Print Preview 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapporten ontwerpen

199 196 Zoals u ziet is een eenvoudig rapport in de Layout View heel snel en gemakkelijk te maken. Maar IBS heeft nog een eis: de lijst moet worden gesorteerd op geboortedatum in oplopende volgorde. De oudste medewerker moet dus bovenaan de lijst komen te staan. Open het rapport rptwerknemersopgeboortedatum in de Layout View Klik op een waarde in de kolom geboortedatum De hele kolom wordt geselecteerd, wat te zien is aan een oranje kader. Klik in het tabblad Design, in de groep Grouping & Totals, op de knop Group & Sort Een deelvenster Group, Sort, and Total verschijnt onder het rapport. Klik op de knop Add a sort in dit deelvenster Selecteer het veld geboortedatum De sortering van de kolom geboortedatum wordt onmiddellijk uitgevoerd. De standaardvolgorde is from oldest to newest, dat is dus goed. 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapporten ontwerpen

200 197 Zet het deelvenster uit door in het lint weer op de knop Group & Sort te klikken Bekijk het rapport in de Report View Sluit het rapport en sla de wijzigingen op OEFENING Bedoeling Maak een rapport zonder de Wizard op basis van de tabel tblproducten Stel de afdrukstand op Landscape in Gebruik hiervoor de tab Page Setup van het lint. Plaats de onderstaande velden en kolomkoppen in het rapport, pas de grootte ervan aan en stel de stijl Italic in voor de kolomkoppen Bekijk in Print Preview uit hoeveel pagina's het rapport bestaat Sla het rapport op onder de naam rptproducten en sluit het af 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapporten ontwerpen

201 Rapportopmaak aanpassen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS4.accdb of de database IBS4 Rapporten ontwerpen inclusief Opdracht.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. Naast de indelingsweergave (Layout View) beschikt Access ook over de Design View (Ontwerpweergave). In de Design View ziet u de diverse secties van het rapport en kunt u nog meer invloed uitoefenen op het uiterlijk en de werking ervan. Omdat meer gevorderde database-ontwikkelaars gebruik zullen maken van de Design View, willen wij u er ook kennis mee laten maken. In deze paragraaf wordt wat dieper ingegaan op het aanpassen van de opmaak van een rapport. Allereerst gaat u instellen dat de gegevens van een groep bijeengehouden worden en niet verspreid worden over twee pagina s. Ook gaat u een berekend veld in een rapport plaatsen. Tot slot gaat u onder andere een voorblad toevoegen aan een productinformatiefolder voor IBS. Klik met de rechtermuisknop op het rapport rptleveranciersperland in het navigatiedeelvenster en kies Design View Het rapport wordt geopend in de Design View. U ziet een vijftal ingevulde secties. De sectie Detail wordt herhaald zolang de records voldoen aan de Header landcode. Wanneer het Property Sheet zichtbaar is, wordt aan de rechterkant van het scherm een deelvenster met eigenschappen voor het geselecteerde object weergegeven. Zo kunt u zeer gedetailleerd de eigenschappen van elk onderdeel van het rapport wijzigen. Voor nu kunt u het eigenschappenvenster beter uitschakelen via de knop Property Sheet in het tabblad Design View van het lint. Klik op de bovenrand van de sectie Page Footer en sleep deze sectie iets naar beneden 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

202 199 Hierdoor maakt u meer ruimte voor de sectie Detail erboven. Ga naar Print Preview Het rapport zal nu uit twee pagina's bestaan, de records van het Verenigd Koninkrijk worden deels op pagina 1 en deels op pagina 2 weergegeven. Gegevens bijeenhouden Wanneer u wilt voorkomen dat bij elkaar behorende records niet over twee pagina's verspreid worden, gebruikt u de functie keep whole group together on one page (Gegevens bijeenhouden). Sluit het afdrukvoorbeeld en zorg dat u in de ontwerpweergave staat Klik in het tabblad Design op de knop Group & Sort Het deelvenster voor het sorteren en groeperen van gegevens verschijnt. Klik in het deelvenster Group, Sort, and Total op More > Zoek de knop do not keep group together on one page en klik op de pijlknop ernaast: Kies keep whole group together on one page 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

203 200 Sluit het deelvenster Group, Sort, and Total door opnieuw in het lint op de knop Group & Sort te klikken Ga naar Print Preview om het resultaat te bekijken Alle klanten uit het Verenigd Koninkrijk bevinden zich nu op de tweede pagina. Sluit de Print Preview Een berekend veld maken Een andere wens van IBS is dat het rapport in één oogopslag moet tonen hoeveel afnemers er per land bekend zijn. Hiervoor wordt een berekend veld gebruikt: een veld dat niet in de database voorkomt, maar wordt berekend door een expressie te gebruiken. Ga naar de Design View van het rapport rptleveranciersperland Klik in het tabblad Design op de knop Group & Sort Klik op de knop More Klik op de pijlknop bij without a footer section en kies with a footer section In het rapport is een sectie Footer (landcode) toegevoegd. Selecteer in het tabblad Design het besturingselement Text Box en sleep met de muis een rechthoek in de sectie Footer (landcode) Afhankelijk van de beschikbare ruimte kan het lint meer of minder knoppen weergeven. Is er voldoende ruimte, dan wordt op het tabblad Design een aantal controls (besturingselementen) getoond. Is die ruimte er niet, dan verschijnt een knop Controls. Door hierop te klikken ziet u alle knoppen voor controls. 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

204 201 U kunt het tekstvak inclusief label verslepen naar de positie waar u het wilt laten zien Verplaats het tekstvak naar rechts. Dit doet u door de muiswijzer aan de rand van het tekstvak te plaatsen (de muisaanwijzer verandert in een kruis) en het vervolgens met de linkermuisknop ingedrukt te verslepen Geef het label de tekst Totaal per land: door erin te klikken en deze tekst te typen Maak het label zo groot dat de gehele tekst erin past Selecteer het tekstvak (dus niet het label ervoor) en activeer via het lint Design, Tools, het Property Sheet Een deelvenster met de eigenschappen voor dit tekstvak verschijnt. Ga indien nodig naar het tabblad Data en typ bij Control Source de berekening =Count(*) 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

205 202 In eerste instantie is een tekstvak dat u via de Controls toevoegt niet gebonden aan een veld in de database. Het veld is Unbound. Door de expressie toe te voegen (Count), vertelt u Access dat u op deze plaats het aantal klantnamen wilt tellen. Omdat dit veld in de sectie Footer (landcode) staat, krijgt u een totaal per land. Sleep de sectie Page Footer eventueel iets omhoog om de ruimte voor de Footer(landcode) te verkleinen Klik op de knop Property Sheet om het deelvenster te sluiten Het geheel ziet er nu ongeveer als volgt uit: Ga naar de Print Preview om het resultaat te bekijken Het rapport toont nu keurig het aantal klanten per land: Sla het rapport op en sluit het af Voorwaardelijke opmaak in rapporten Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS4.accdb of de database IBS4 Rapportopmaak aanpassen.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. Het is in Access mogelijk om Conditional Formatting (Voorwaardelijke opmaak) te gebruiken in rapporten. Deze functie kent u wellicht vanuit Microsoft Excel. Daar kunt u cellen een afwijkende opmaak geven op basis van de inhoud. Zo kan een cel een groene achtergrond krijgen bij 'veilige' waarden, en een rode achtergrond bij 'verdachte' waarden. Het is ook mogelijk om de tekstkleur te wijzigen of tekstattributen te laten wijzigen, zoals vet en cursief. Het programma 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

206 203 houdt zelf bij of de celinhoud bepaalde vooraf ingestelde drempelwaarden overschrijdt. U gaat de optie voorwaardelijke opmaak gebruiken om in het rapport met het productenoverzicht aan te geven welke boeken slechts beperkt voorradig zijn. Gebruik de database IBS4.accdb die u steeds heeft aangepast of open IBS4 Rapportopmaak aanpassen.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen Open het rapport rptproducten in de Design View Klik in de Detail sectie op het veld Voorradig om deze te selecteren Activeer het tabblad Format en klik op de knop Conditional Formatting Het venster Conditional Formatting Rules Manager verschijnt: Klik op de knop New Rule U kunt waarden controleren in de huidige record of een expressie gebruiken, of waarden vergelijken met andere records. Laat de eerste optie in het lijstje bovenin het venster geselecteerd. In dit geval wilt u controleren of de voorraad van een bepaald boek lager is dan 50. Klik bij Format only cells where the: in de tweede vervolgkeuzelijst en kies less than Klik in het derde vak en typ de waarde 50 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

207 204 Er is nog geen opmaak ingesteld die in werking treedt wanneer de grenswaarde bereikt wordt. Dit gaat u nu doen. Klik op de knop Background color (het verfemmertje) en selecteer de kleur red Klik op de knop Font color en selecteer de kleur white Het dialoogvenster ziet er nu als volgt uit: Klik op OK om de regel op te slaan, en nogmaals op OK om het venster Conditional Formatting Rules Manager te sluiten Het effect van de voorwaardelijke opmaak is niet direct te zien. Wissel naar Print Preview om het effect te kunnen beoordelen. Van hoeveel boeken is de voorraad lager dan 50 stuks? 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

208 205 Sluit het rapport en sla de wijzigingen op Een rapport passend maken Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS3.accdb. Een rapport past niet altijd netjes op het papier. In deze paragraaf gaat u een aantal situaties bekijken en oplossen. Open het rapport rptproductinformatie door erop te dubbelklikken in het navigatiedeelvenster Het rapport ziet er op het eerste gezicht goed uit. Bekijk het rapport nu in Print Preview Klik in het lint op de knop Two Pages Het rapport blijkt te breed; elke pagina gaat verder op een naastgelegen vel. Dat is niet handig. 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

209 206 Klik op de knop Landscape om het papier in de breedte te bedrukken U krijgt een melding dat een aantal pagina's mogelijk leeg gelaten wordt. Klik in de melding op OK In het afdrukvoorbeeld is te zien dat alle rijen nu weliswaar op een pagina passen, maar dat de laatste kolom waarschijnlijk te breed is. Sluit het afdrukvoorbeeld en ga naar de Design View van het rapport Gebruik de horizontale schuifbalk om naar het einde van het rapport te gaan U ziet dat het rapport na het laatste veld nog een stuk doorloopt. Als u goed oplet is bovendien een infolabel te zien: een blokje met daarin een uitroepteken. Klik op het uitroepteken van het infolabel Een snelmenu wordt uitgeklapt. Hierin vindt u meer informatie over het probleem en mogelijke oplossingen. Het probleem is: "De breedte van het rapport overschrijdt de breedte van het papier". 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

210 207 Kies de oplossing Remove Extra Report Space Bekijk het rapport in Print Preview Het rapport past nu precies op de pagina's. Sluit het rapport en sla de wijzigingen op Andere manieren om te zorgen dat de gegevens wel op de pagina passen zijn het aanpassen van de marges of, de veldbreedten, het aantal velden of het gebruikte lettertype. Een voorblad maken Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS3.accdb. Het is mogelijk de rapportkoptekst op een aparte pagina af te drukken zodat het rapport een mooi voorblad krijgt. Open het hierboven aangepaste rapport rptproductinformatie of gebruik het al aangepaste rapport rptproductinformatie v2 in de Design View Selecteer de sectie Report Header door op de balk Report Header te klikken Klik op de knop Property Sheet om het eigenschappenvenster weer te geven en klik op het tabblad Format Wijzig de waarde bij de eigenschap Force New Page in After Section Dit betekent dat na de sectie op een nieuwe pagina wordt begonnen. 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

211 208 Bekijk Print Preview Nu heeft u een apart voorblad. U ziet dat de Page Header en de gegevens pas vanaf de tweede pagina worden afgedrukt. Als u de opmaak van het rapport nog iets aanpast, heeft u een leuke informatiefolder. Ga naar de Design View en sluit hier het Property Sheet Gebruik de bovenkant van de balk Page Header om deze balk naar beneden te schuiven en zo meer ruimte te maken in de Report Header Verander label rptproductinformatie in bijvoorbeeld Informatie producten International Book Specialist Klik in de groep Controls op de knop Insert Image en kies Browse Navigeer naar My Documents en selecteer het bestand IBSLogo-1.png, voeg deze afbeelding toe via de knop OK Klik in de Page Header om de afbeelding hier te plaatsen Verplaats de afbeelding naar de linkerzijde van het papier In het tabblad Arrange (Schikken) vindt u een groot aantal knoppen voor het netjes plaatsen van objecten op het rapport. Hiermee kunt u bijvoorbeeld velden even lang maken of twee objecten op dezelfde lijn plaatsen. 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

212 209 Selecteer eerst het label, houd de toets ingedrukt en klik op de afbeelding Ga naar het tabblad Arrange en kies in het groepsvak Sizing & Ordening voor de knop Align en kies hieruit Left De objecten worden nu exact onder elkaar uitgelijnd. Bekijk het Print Preview Door in de Design View de Page Header nog groter te maken en een label toe te voegen kunt u nog tekst aan het voorblad toevoegen. De informatiefolder ziet er nu netjes uit. Verlaat het Print Preview, sluit het rapport en sla de wijzigingen op OEFENING Bedoeling Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS3.accdb. De afdeling Verkoop van IBS wil een rapport van de klanten die een order geplaatst hebben (per maand). U heeft gegevens nodig uit de tabellen tblklanten en tblorders. Maak een rapport met behulp van de Wizard en selecteer de volgende velden: Tabel tblorders tblklanten Velden Orderdatum Bedrijf Geef de gegevens weer volgens tblorders Groepeer op Orderdatum (Access geeft zelf aan dat dit per maand gebeurt) en sorteer op Bedrijf Klik tweemaal op Next Wijzig de titel van het rapport in: rptklantenpermaand Klik op Finish Ga naar de Design View 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Rapportopmaak aanpassen

213 210 Bekijk de expressie in het veld in de sectie Header (Orderdatum) door het besturingselement groter te maken Met deze expressie wordt aangegeven dat de datum bijvoorbeeld moet worden weergegeven als september 2007 (maand voluit, jaartal in vier cijfers). Zorg ervoor dat elke groep bijeengehouden wordt en niet over twee pagina s verspreid wordt Zorg ervoor dat een sectie Footer (Orderdatum) wordt toegevoegd onder de sectie Detail Maak een berekend veld in de sectie Footer (Orderdatum) waarin het aantal klanten getoond wordt dat die maand een order heeft geplaatst Bekijk tot slot de Page Footer, hierin staan twee labels met expressies die respectievelijk de datum van vandaag en het paginanummer (Page 1 of 2) weergeven Bekijk het resultaat en sla het rapport op 7.5 Case: het maken van een overzicht van de orders per klant Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS4.accdb. De afdeling Verkoop van IBS wil ook graag een overzicht van de orders. U gaat hiervoor eerst een query maken die de benodigde gegevens selecteert. Vervolgens gaat u een rapport maken dat gebaseerd is op die query. Maak een nieuwe selectiequery met behulp van de Query Wizard en selecteer de volgende velden: Tabel tblklanten tblorders tblorderinformatie tblproducten Velden Bedrijf Orderdatum Hoeveelheid Productnaam 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN

214 211 Sla de query op onder de naam qryorders Maak een nieuw rapport via de Report Wizard en baseer dit op qryorders en pas de opmaak aan zodat het rapport er netjes uitziet Het rapport moet er ongeveer zo uit gaan zien: Om het rapport op te maken moet u het volgende doen: Wijzig het label in de Report Header naar Orders per klant en verander het lettertype ervan in Arial Groepeer het rapport op Bedrijf (ascending) en sorteer op Productnaam (ascending) Zorg ervoor dat de gegevens per klant bijeengehouden worden en niet over twee pagina s verspreid worden Sla het rapport op onder de naam rptordersperklant Access kleurt de rijen automatisch om en om met een accentkleur. Dit kunt u zo laten, maar als u deze accentkleuren wilt verwijderen gaat dat als volgt: Open het rapport in de Layout View Klik links in de pagina om rijen te selecteren (geen velden) Gebruik in het tabblad Format de knop Alternate Row Color en kies hieruit de optie No Color, herhaal dit eventueel voor rijen die nog gekleurd zijn 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Case: het maken van een overzicht van de orders per klant

215 Samenvatting In dit hoofdstuk heeft u gezien hoe een rapport gemaakt wordt. De meest krachtige rapporten ontwikkelt u door eerst een opzet te maken met behulp van de ingebouwde rapport wizard, om daarna het resultaat verder aan uw eigen wensen aan te passen. Zo is het mogelijk in een rapport op bepaalde velden te groeperen en gebruik te maken van onder andere een koptekst boven een groep gegevens. Ook kunt u de opmaak van het rapport aanpassen, groepen gegevens bij elkaar houden op dezelfde pagina en berekeningen uitvoeren in het rapport. Tot slot heeft u gezien hoe u lege pagina s in een rapport kunt vermijden en hoe u een voorblad voor het rapport kunt maken. 7 HET MAKEN VAN RAPPORTEN Samenvatting

216 213 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulieren geven records uit tabellen of query's overzichtelijk weer en bieden de mogelijkheid om records toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. In dit hoofdstuk leert u formulieren maken met de Form Wizard en de instellingen van deze formulieren aan uw eigen voorkeuren aanpassen. Als eerste wordt in dit hoofdstuk een formulier gemaakt waarmee de afdeling Personeelszaken van IBS gemakkelijk nieuwe personeelsleden kan invoeren en mutaties kan aanbrengen. Dit door de Form Wizard gemaakte formulier wordt later handmatig aangepast. In dit hoofdstuk leert u: Hoe u een formulier kunt maken met de wizard. Hoe u een formulier kunt aanpassen in de ontwerpweergave. Welke middelen in de ontwerpweergave ter beschikking staan om de opmaak aan te passen. Hoe u een keuzelijst met invoervak kunt maken. Hoe u enkele andere besturingselementen kunt maken, waaronder een aankruisvakje, een keuzelijst en een groepsvak. 8.1 Een formulier maken Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS5.accdb U kunt in Access snel een formulier maken met de knop Form in het tabblad Create. Activeer in het navigatiedeelvenster het databaseobject tblproducten Klik in het lint op het tabblad Create Klik op de knop Form Een formulier wordt gemaakt op basis van de geselecteerde tabel: 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Een formulier maken

217 214 Gebruik eventueel de verticale schuifbalk om het gehele formulier te bekijken Zoals u ziet is dit een zeer compleet formulier. Het bevat alle velden uit de tabel. De veldnamen zijn gebruikt als labels voor het omschrijven van elk veld. Access is nog een stapje verder gegaan en heeft twee keuzelijsten gemaakt (voor het categorienummer en het lever-id), en een subformulier. Het subformulier is de lijst onderin het scherm die orders toont met daarin het desbetreffende product. De knop Form in het tabblad Create werkt dus uitstekend, maar u heeft geen enkele controle over het eindresultaat. Het is goed mogelijk dat u het subformulier met de orders niet wilt zien. U kunt het formulier natuurlijk wijzigen en de ongewenste velden en objecten verwijderen. Een andere methode is het gebruik van de Form Wizard om in één keer een formulier naar uw wensen te maken. U gaat deze wizard nu gebruiken om een formulier te maken voor de tabel tblwerknemers. Sluit het zojuist gemaakte formulier zonder de wijzigingen op te slaan Selecteer de tabel tblwerknemers Klik in het tabblad Create op de knop Form Wizard 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Een formulier maken

218 215 De Form Wizard verschijnt. Als u de juiste tabel geselecteerd had voordat u op de knop drukte, is Table: tblwerknemers al geselecteerd in de lijst Tables/Queries Klik op de dubbele pijl zodat alle velden in het formulier opgenomen worden Klik op de knop Next Nu wordt om een lay-out voor het formulier gevraagd. Activeer één voor één de vier mogelijkheden en bekijk de veranderingen in het voorbeeldvenster: Selecteer Columnar en klik op Next 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Een formulier maken

219 216 Geef het formulier de titel frmwerknemers Controleer of de optie Open the form to view or enter information geactiveerd is Klik op de knop Finish Het formulier verschijnt op het beeldscherm met de gegevens uit de tabel: 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Een formulier maken

220 217 Het formulier heeft helemaal vanzelf een keuzelijst functie en een vervolgkeuzelijst leidinggevende gekregen. Dat komt doordat er in de tabel tblwerknemers keuzelijsten aangemaakt zijn voor de velden functie en leidinggevende. Het kan zijn dat sommige labels (teksten voor de velden) zijn afgekapt. Dat kan later eenvoudig worden opgelost. Om door de records te bladeren ziet u onder aan het formuliervenster dezelfde navigatieknoppen als eerder in de tabelweergave. Bekijk enkele records Klik op de knop Close (kruisje rechtsboven) om het formulier te sluiten U kunt het formulier later altijd weer oproepen door in het navigatiedeelvenster op de naam te dubbelklikken. OEFENING Bedoeling In de groep Forms van het tabblad Create vindt u nog meer mogelijkheden om formulieren te maken. Probeer de knop More Forms en kies hieruit Multiple Items om een nieuw formulier aan te maken op basis van de tabel tblwerknemers Dit is een zeer snelle manier om een formulier aan te maken: de Wizard heeft maar één stap nodig! Merk op, dat in dit geval alle records tegelijk getoond worden. 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Een formulier maken

221 218 Sluit het formulier en geef het de naam frmwerknemerslijst In dit geval heeft het formulier nog geen naam totdat u het sluit. Pas dan vraagt Access of u het formulier wilt opslaan en onder welke naam. Formulier verwijderen Wanneer een formulier nog niet is opgeslagen, kunt u het formulier verwijderen door het eenvoudigweg niet op te slaan. Een eenmaal opgeslagen formulier dat u niet meer nodig heeft, verwijdert u vanuit het navigatiedeelvenster. Maak een nieuw formulier met de knop Form op basis van de tabel tblcategorieën Sla dit formulier op met de naam frmcategorieën Ga naar het navigatiedeelvenster en selecteer het zojuist gemaakte formulier Verwijder het formulier met de knop Delete in het tabblad Home of door op te drukken 8.2 Formulier lay-out aanpassen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS5.accdb of de database IBS5 Formulier maken.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. Hoe de Wizards van Access ook hun best doen, zij kunnen natuurlijk niet altijd de beste lay-out realiseren. Bovendien kan het nodig zijn tekst of velden te verplaatsen, te verwijderen of zelfs velden toe te voegen aan het formulier. De lay-out van elk formulier kunt u aanpassen in de ontwerpweergave van het formulier. Open het formulier frmwerknemerskort door er met de rechtermuisknop op te klikken en de optie Design View te selecteren 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulier lay-out aanpassen

222 219 In deze paragraaf worden de verschillende onderdelen van het ontwerpvenster nader toegelicht. Secties Het ontwerpvenster is ingedeeld in drie secties: 1. Formulierkoptekst (Form Header) De inhoud van deze sectie wordt tijdens het werken met het formulier bij elke record boven aan het scherm getoond (en vormt dus een vast gegeven op het beeldscherm). 2. Details (Detail) Tijdens het werken met het formulier worden de gegevens uit de tabel in de witte invulvelden geplaatst. De inhoud van deze invulvelden is dus afhankelijk van de actieve record. Labels (de tekst vóór de velden), kleuren, etc. blijven wel gelijk voor iedere record. 3. Formuliervoettekst (Form Footer) Eventuele standaardtekst die onder in het scherm wordt weergegeven. Sectieformaat wijzigen De grootte van de verschillende secties kunt u aanpassen met de muiswijzer. Plaats de muiswijzer op de overgang tussen de secties Form Header en Detail De muisaanwijzer verandert van uiterlijk. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep de overgang ongeveer een centimeter naar beneden; laat vervolgens de muisknop los De sectie Form Header wordt op deze manier groter gemaakt. Op deze manier kunt u alle secties groter of kleiner maken. Maak de sectie Form Header weer kleiner 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulier lay-out aanpassen

223 220 Besturings elementen De objecten die in het ontwerpvenster staan, worden in Access besturingselementen genoemd. Het invulveld Voornaam is bijvoorbeeld een besturingselement en ook een eventuele tekst in de sectie Form Header is een besturingselement. Twee soorten besturingselementen zijn momenteel van belang: 1. Bound Controls (Gebonden Besturingselementen) Deze besturingselementen bevatten informatie uit de onderliggende tabel. Alle invulvelden in de sectie Details zijn hier een voorbeeld van. 2. Unbound Controls (Niet-gebonden Besturingselementen) Deze besturingselementen hebben geen binding met een tabel. Hierbij kunt u denken aan een eventuele kop- of voettekst of aan de teksten (labels) vóór de velden. Besturings elementen selecteren Wanneer u in het ontwerpvenster een besturingselement aanklikt, wordt dit geselecteerd. Klik op het vak geslacht Het veld wordt geselecteerd en er verschijnen vierkantjes bij de randen. Het label links van het veld bevat bij het tonen van de records steeds dezelfde informatie, namelijk het woord geslacht (niet gebonden). De inhoud van het veld zelf verandert per record (gebonden). U kunt een selectie opheffen door ergens in het lege gedeelte van het formulier te klikken. Hef de selectie van het invulveld geslacht op U heeft ook de mogelijkheid om meerdere besturingselementen tegelijk te selecteren. Klik linksboven het label behorende bij geslacht in het lege gedeelte 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulier lay-out aanpassen

224 221 Sleep met de muis naar rechtsonder terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt Er verschijnt een kader. Laat de muisknop pas los als alle besturingselementen (of een gedeelte ervan) in de sectie Detail in het kader vallen Alle besturingselementen die binnen het kader vallen zijn geselecteerd: Hef de selectie weer op door ergens in de sectie Detail te klikken Op deze manier kunt u alleen meerdere besturingselementen selecteren die naast of onder elkaar staan. Wilt u meerdere besturingselementen selecteren die niet naast of onder elkaar staan, dient u tijdens het selecteren ingedrukt te houden. Selecteer het veld Voornaam Houd ingedrukt en selecteer het veld Achternaam Op deze manier is het mogelijk meerdere besturingselementen te selecteren die zich verspreid over het ontwerpvenster bevinden. Hef de selectie weer op door ergens buiten de geselecteerde velden te klikken 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulier lay-out aanpassen

225 222 Besturings elementen aanpassen In veel gevallen zult u formulieren hebben laten samenstellen door Access zelf, bijvoorbeeld met behulp van de Form Wizard. Dit houdt in dat Access de plaatsing van de besturingselementen bepaald heeft. Desgewenst kunt u hierin wijzigingen aanbrengen. Selecteer het veld adres Wanneer u met de muiswijzer over het geselecteerde besturingselement beweegt, verschijnen er verschillende muisaanwijzers zodra u bij de randen van het besturingselement komt. Wanneer de muis bij het grootste blokje linksboven komt ziet u een pijl in vier richtingen. Als u op dat moment de linkermuisknop indrukt, kan het gehele besturingselement versleept (verplaatst) worden. Plaats de muisaanwijzer in de linkerbovenhoek van het geselecteerde besturingselement zodat de vier pijltjes verschijnen Versleep het veld een stukje Alleen het veld zelf is verplaatst, het label is niet mee verhuisd. Herstel de bewerking met de knop Undo in de werkbalk Het is ook mogelijk om het label en het veld tegelijk te verplaatsen. Daartoe dient u de beide items te selecteren door op het eerste item te klikken, de toets ingedrukt te houden en op het tweede item te klikken. Selecteer op de hierboven beschreven wijze zowel het label adres als het veld adres Versleep de beide items 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulier lay-out aanpassen

226 223 Herstel de bewerking met de knop Undo in de werkbalk U kunt het veld inclusief het label ook verplaatsen als u één ervan al geselecteerd heeft. Breng dan de muisaanwijzer naar de onder- of bovenrand en klik als de muisaanwijzer verandert in vier pijltjes met de linkermuisknop. Sleep het element vervolgens naar een andere plaats. Het veld en label worden nu beiden verplaatst. De tekst van een label is eenvoudig aan te passen. In het voorbeeldformulier is het label van het veld adres: gelijk aan de veldnaam. U gaat dat nu veranderen. Klik met de muis op het label adres: Klik nogmaals, tot een verticale tekstcursor verschijnt Wijzig de tekst in huisadres: Deselecteer het label OEFENING Bedoeling Open zo nodig het formulier frmwerknemerskort in de Design View De labels geslacht en leidinggevende hebben geen dubbele punt. Wijzig deze labels naar geslacht: en leidinggevende: Sla het formulier op Raster en liniaal De lijnen die u op regelmatige afstand over het scherm ziet lopen, vormen samen het raster. Deze lijnen helpen u ook bij het op gelijke hoogte zetten van besturingselementen. U kunt ervoor zorgen dat besturingselementen automatisch aanhaken aan het raster of dat juist niet doen. Ga naar het tabblad Arrange en klik in de groep Sizing & Ordering op de knop Size/Space Klik in het snelmenu op de optie Grid 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulier lay-out aanpassen

227 224 De knop is nu uitgeschakeld en de rasterlijnen zijn van het scherm verdwenen. Zet de optie Grid weer aan Het onzichtbaar maken van het raster betekent niet dat de rasterlijnen niet gebruikt worden: zij fungeren nog steeds als aanhaakpunt als de knop Snap to Grid in de groep Sizing & Ordering aan staat. Het aantal stappen (aanhaakpunten) dat binnen het grid wordt gebruikt wordt bepaald door de waarden van Grid X en Grid Y. Deze waarden kunt u instellen bij de eigenschappen (properties) van het formulier in het tabblad Format. Zorg in de knop Size/Space dat de optie Snap to Grid uit staat (deze is dan niet oranje gekleurd) Verplaats een tekstvak U kunt het object vrij verplaatsen. Zet de optie Snap to Grid aan De rasterlijnen worden nu als aanhaakpunt gebruikt. Verplaats wederom een veld Het veld is nu alleen in 'stapjes' te verplaatsen. De derde optie onder de sectie Grid van de knop Size/Space dient om de ruler (linialen) aan en uit te zetten. Linialen worden alleen gebruikt ter referentie bij het verplaatsen van objecten op het formulier. Klik op Size/Space, Ruler om de linialen uit te zetten Klik er opnieuw op om de linialen weer zichtbaar te maken Tabvolgorde Wanneer u handmatig velden toevoegt aan het formulier kan het zijn dat de invoervolgende niet meer klopt. We noemen dit de tabvolgorde omdat de gebruiker met de toets door het formulier loopt. Dit moet in een logische volgorde gebeuren. Wissel naar de normale Form View 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulier lay-out aanpassen

228 225 Druk meerdere malen op de toets om alle velden op het formulier te doorlopen Merk op dat de invoervolgorde logisch is: eerst de velden onder elkaar in de linkerkolom, dan de velden onder elkaar in de rechterkolom. Wissel naar de Design View Ga naar het tabblad Design Klik op de knop Tab Order Het venster Tab Order toont de volgorde van alle velden op het formulier: U kunt de volgorde veranderen door eerst op het grijze vlakje voor een veld te klikken en dit vervolgens met de muis te verslepen naar de gewenste positie. Door de toets ingedrukt te houden bij het klikken, kunt u meerdere velden tegelijk selecteren. Verplaats het veld woonplaats zodat het tussen adres en postcode staat Klik op OK Wissel naar de Form View Gebruik de toets om de nieuwe tabvolgorde te controleren 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulier lay-out aanpassen

229 226 Kleuren Om de kleuren van (objecten op) het formulier te veranderen, heeft u de beschikking over de groep Text Formatting in het tabblad Home van het lint. Veel knoppen zijn alleen actief wanneer een label of tekstvak geselecteerd is. Zorg dat het formulier in de Design View geopend is Selecteer de sectie Detail door op de balk te klikken Klik op de afrolknop naast Background Color en kies een lichte grijze kleur uit de bovenste rij Themakleuren De sectie Detail van het formulier krijgt een lichtgrijze achtergrond. Selecteer alle labels (tip: trek met de muis een kader om een groep labels, houd ingedrukt en trek een kader om de tweede groep) Klik op de afrolknop naast Font Color en kies Black, Text1 Bekijk het resultaat in de Form View Thema's, kleuren en fonts De programma's van Microsoft Office kunnen ook gebruik maken van Thema's. Hiermee kan de opmaak van een heel document (in Word), een diapresentatie (in PowerPoint) of een tabel of werkblad (in Excel) ineens worden aangepast. Daarbij kiest u uit voorgedefinieerde combinaties van kleuren, lettertypen en opmaakelementen. Ook Access beschikt over een dergelijke mogelijkheid. Selecteer in het navigatiedeelvenster de tabel tblverzenders Maak hiervoor een formulier (tabblad Create, knop Form Wizard) Ga naar de Layout View of de Design View Klik in het tabblad Design op de knop Themes Een palet met de ingebouwde themastijlen verschijnt. Beweeg de muisaanwijzer over een aantal thema's. De naam van het thema verschijnt en het thema wordt tijdelijk toegepast op het formulier op de achtergrond: 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulier lay-out aanpassen

230 227 Klik op een thema, bijvoorbeeld Slice De in het thema opgenomen kleuren en lettertypen worden toegepast. Bekijk het formulier in de Form View Sluit het formulier en sla de wijzigingen op; noem het frmverzenders Behalve een heel thema kunt u ook alleen themakleuren en themalettertypen toepassen. Open het zojuist gemaakte formulier frmverzenders in de Layout View Klik in het tabblad Design, in de groep Themes, op de knop Fonts (Themalettertypen) Kies een afwijkende combinatie van lettertypen, zoals Times New Roman - Arial Zowel de formulierkoptekst als de labels en de tekst in de tekstvakken krijgen de lettertypecombinatie toegewezen. Sluit het formulier en sla de wijzigingen op Besturings elementen De groep Controls in het tabblad Design bevat een groot aantal knoppen voor het invoegen van alle mogelijke veldtypen, labels, kaders, afbeeldingen en dergelijke. Een groot aantal hiervan is zo geavanceerd dat ze buiten het bestek van deze basiscursus vallen. In de groep Header/Footer staan enkele meer toegankelijke besturingselementen. Zo is het dankzij een knop Logo heel gemakkelijk geworden een bedrijfslogo of andere afbeelding aan het formulier toe te voegen. 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulier lay-out aanpassen

231 228 Open het formulier frmwerknemerskort in de Design View Verwijder het bestaande logo van IBS uit de Form Header Klik in het tabblad Design, in de groep Header/Footer, op de knop Logo Selecteer de afbeelding IBSLogo-1.png uit My Documents en voeg deze in Verplaats het logo en pas het kader aan zodat het de gewenste grootte krijgt Laat het logo bijvoorbeeld midden op de formulierkoptekst verschijnen. Sluit het formulier en sla de wijzigingen op Gebruik het formulier frmwerknemerskort om een nieuw record voor een werknemer aan te maken; verzin de gegevens zelf OEFENING Bedoeling Maak op basis van de tabel tblwerknemers een formulier met de naam frmwerknemerslijst. Gebruik het tabblad Create, de knop More forms, en hierin de optie Multiple Items Open het formulier indien nodig in de Layout View Selecteer het veld functie en pas hiervan de hoogte aan, zodat alleen de geselecteerde functie te zien is en de rijen niet meer zo hoog zijn Pas in de Form Header de titel aan Verwijder de velden indienst, land, telefoonthuis, doorkiesnr en bijzonderheden Maak het veld geslacht minder breed Maak het veld woonplaats breder Voeg met behulp van de knop Date and Time alleen de huidige datum toe aan de Form Header 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulier lay-out aanpassen

232 229 Pas het Wisp thema toe zodat de achtergrondkleur van de sectie Form Header lichtgrijs wordt Het formulier moet er ongeveer zo uitzien: Sla het formulier op en sluit het af 8.3 Keuzelijsten toevoegen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS5.accdb of de database IBS5 Formulier lay-out aanpassen inclusief Opdracht.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. In het formulier frmwerknemerskort van de database IBS5. accdb zijn al drie keuzelijsten gemaakt. Meestal worden dergelijke lijsten door de wizard gemaakt en heeft u er geen omkijken naar. Maar wat nu als u een dergelijke keuzelijst zelf wilt toevoegen? Om dit te oefenen verwijdert u een van de twee keuzelijsten, om er vervolgens zelf een te maken. Open het formulier frmwerknemerskort in de Design View Open in het tabblad Design het palet met besturingselementen door op de pijlknop More te klikken Onder de besturingselementen staan drie opties. Schakel de optie Use Control Wizards in 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Keuzelijsten toevoegen

233 230 Selecteer het veld Functie en verwijder dit door op te drukken Klik in de groep Controls op de knop List Box en klik op de plaats waar u het veld wilt toevoegen aan het formulier De List BoxWizard wordt gestart. Als eerste dient u Access te laten weten waar de waarden te vinden zijn die in de keuzelijst moeten worden opgenomen. Kies de bovenste optie I want the list box to get the values from another table or query. Klik op Next 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Keuzelijsten toevoegen

234 231 Kies tblfuncties als de tabel waarin de waarden opgezocht moeten gaan worden Klik op Next Verplaats met de dubbele pijl alle velden uit de tabel naar Selected Fields Klik op Next Selecteer het veld functienaam om op te sorteren 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Keuzelijsten toevoegen

235 232 Klik op Next Zorg dat het vinkje bij de optie Hide key column aan staat en maak de kolom functienaam breder door de rechterrand van de kolom te verslepen Klik vervolgens op Next Kies Store that value in this field en selecteer het veld functie: dit is het veld in de tabel tblwerknemers waarin de functie moet worden opgeslagen 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Keuzelijsten toevoegen

236 233 Klik op Next Geef als label de tekst functie Klik op Finish Geef het nieuwe besturingselement de juiste plaats en afmetingen Bij een listbox is het prettig als alle waarden die erin zijn opgenomen ook zichtbaar zijn op het formulier. Maak het vak daarom lang genoeg. U kunt een label dezelfde opmaak geven als de overige labels door in het tabblad Home de knop Format Painter (Opmaak kopiëren/plakken) te gebruiken. Klik op een label met de juiste opmaak, kies Format Painter en klik op het label dat dezelfde opmaak moet krijgen. Zo kunt u het nieuwe label bijvoorbeeld dezelfde tekstkleur geven als de overige labels. Schakel terug naar de Form View Er is nu een listbox in het formulier geplaatst waarin alle mogelijke functies worden getoond. De functie die van betrekking is op de werknemer is geselecteerd. Sluit het formulier en sla de wijzigingen op wanneer alles gelukt is; bent u niet helemaal tevreden, sla dan de wijzigingen niet op OEFENING Bedoeling Verwijder het veld leidinggevende uit frmwerknemerskort 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Keuzelijsten toevoegen

237 234 Maak op dezelfde wijze als hierboven een keuzelijst voor het veld leidinggevende Wanneer u een nieuw besturingselement toevoegt is de volgorde van het invoeren van de velden verstoord. Corrigeer de Tab Order (de knop bevindt zich in Design View in het tabblad Design) 8.4 Verschillende typen velden maken Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS5.accdb of de database IBS5 Formulier lay-out aanpassen - keuzelijsten.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. De afdeling Automatisering wil een mooi formulier voor het invoeren van de verzenders. In de volgende oefening gaat u dat formulier maken. Behalve tekstvakken en keuzelijsten maakt u kennis met enkele andere typen besturingselementen: het selectievakje, het keuzerondje, het groepsvak en de vervolgkeuzelijst met meerdere waarden. Om deze besturingselementen te kunnen gebruiken maakt u eerst een nieuw formulier op basis van de tabel tblverzenders. (Mogelijk is er al een formulier voor verzenders, maar u gaat een nieuw formulier maken om daarin meerdere typen besturingselementen te gebruiken.) Selecteer in het navigatiedeelvenster de tabel tblverzenders Ga naar het tabblad Create Klik op de knop Form Een nieuw formulier wordt gemaakt op basis van de geselecteerde tabel. U bevindt zich in de Layout View. Verwijder de besturingselementen 24-uurservice, Regio, WerktMet en de hele subtabel met orders Selecteer één van de overgebleven velden en maak dit korter 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Verschillende typen velden maken

238 235 De overige velden zijn gekoppeld en nemen dezelfde breedte aan. Pas in de Form Header de breedte van het label tblverzenders aan: Een selectievakje U gebruikt een selectievakje om een ja/nee waarde uit een veld in een onderliggende tabel te laten zien. In de database is een veld 24-uursservice aanwezig waarmee wordt aangegeven of een verzender met een 24-uursservice werkt of niet. Klik in de Layout View of de Design View op de knop Add Existing Fields Een lijst met velden verschijnt. Sleep het veld 24-uursservice naar het formulier Het veld wordt op de aangegeven plaats toegevoegd aan het formulier. Wissel naar de Form View Loop door de drie records en plaats bij de tweede verzender een vinkje in het selectievakje Open de tabel tblverzenders en controleer of ook hier een vinkje staat voor de 24-uursservice van de tweede verzender: het formulier en de tabel zijn gekoppeld 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Verschillende typen velden maken

239 236 In de stappen hierboven heeft u een veld toegevoegd aan het formulier, waarbij Access zelf heeft besloten dat dit een selectievakje moest zijn. U kunt ook expliciet een selectievakje toevoegen en dit koppelen aan het juiste veld in de tabel. Wissel naar de Design View Verwijder het veld 24-uursservice Selecteer in de groep Controls de Check Box en klik in het formulier om het besturingselement te plaatsen Het besturingselement heeft geen duidelijke naam en is nog niet gebonden aan een veld uit tblverzenders; dat gaat u nu doen. Selecteer alleen het selectievakje en niet ook het label Klik op de knop Property Sheet Activeer het tabblad All Kies bij de eigenschap Control Source het veld 24-uursservice Wijzig de tekst bij de eigenschap Name in: 24-uursservice Geef een besturingselement altijd een zinvolle naam. Als u later, bijvoorbeeld in programmeercode, naar het element wilt verwijzen is de naam 24-uursservice duidelijker dan een naam als Check22. Klik op het label naast het selectievakje en verander de eigenschap Caption in 24-uursservice Wissel naar de Form View en bekijk de records Sluit het formulier en sla het op onder de naam frmverzendersuitgebreid OEFENING Bedoeling Wijzig het formulier frmklanten door het selectievakje Mailings te verwijderen Voeg het selectievakje Mailings opnieuw toe Bekijk het formulier, sla de wijzigingen niet op 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Verschillende typen velden maken

240 237 Keuzerondjes in een groepsvak Een keuzerondje kan aan of uit staan. Er lijkt dus weinig verschil te zijn met het selectievakje. Er is wel degelijk verschil, maar dat komt naar boven wanneer u meerdere waarden wilt vastleggen. Stel u voor dat IBS wil vastleggen in welke regio een vervoerder actief is. Men kan dan drie keuzerondjes of drie selectievakjes gebruiken. In Windows programma's is het gebruikelijk dat bij keuzerondjes slechts één keuze wordt toegestaan. In het voorbeeld hieronder kan de gebruiker uit drie alternatieven slechts één waarde kiezen: In het voorbeeld rechts is gebruikgemaakt van selectievakjes. Hierbij kan de gebruiker meerdere waarden aankruisen. In de volgende oefening bevat de tabel tblverzenders een veld Regio dat een numerieke waarde kan bevatten. Hierbij staat een 1 voor regio Noord, een 2 voor regio Midden en een 3 voor Regio Zuid. U gaat aan het formulier frmverzenders een drietal keuzerondjes toevoegen waarmee de regio wordt weergegeven of gekozen. Om duidelijk te maken dat de drie keuzerondjes bij elkaar horen plaatst u ze in een groepsvak, dit is een kader met een eigen label. Open het formulier frmverzendersuitgebreid in de Design View Selecteer in de groep Controls de Option Group en klik in het formulier om het besturingselement te plaatsen De Option Group Wizard verschijnt. Typ in de lijst de labelnamen Noord, Midden en Zuid onder elkaar 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Verschillende typen velden maken

241 238 Klik op Next In het volgende venster kunt u aangeven of één van de opties de standaardoptie moet worden. Kies No, I don t want a default. Klik op Next In het venster dat u nu ziet kunt u aan elke optie een waarde toekennen. De opties hebben standaard de waarden 1, 2 en 3 gekregen en dat kunt u laten staan. Klik op Next In het volgende venster kiest u Store the value in this field; in de keuzelijst kiest u het veld Regio Klik op Next In het venster dat u nu ziet kunt u aangeven hoe het groepsvak eruit moet zien. Probeer de verschillende opties uit; kies uiteindelijk voor Option buttons en kies de opmaak Etched 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Verschillende typen velden maken

242 239 Klik op Next In het laatste venster kunt u een bijschrift voor het veld opgeven; typ in: Regio Klik op Finish Ga naar de Form View en bekijk enkele records Wijzig een waarde in het veld Sluit het formulier af en sla de wijzigingen op Een vervolgkeuzelijst met meerdere waarden Vanaf Access 2007 is het mogelijk geworden een veld te maken dat meerdere waarden bevat. Wanneer u selectievakjes in een groepsvak plaatst, heeft u voor elk selectievakje een veld in de database nodig. In het geval van een vervolgkeuzelijst met meerdere waarden is dat niet zo. De waarden worden in een hulptabel opgezocht, maar de selectie van de gebruiker komt in één veld in de database. U maakt zo'n veld met meerdere waarden door bij het ontwerpen van een tabel de Lookup Wizard te gebruiken en in de laatste stap de optie Allow Multiple Values aan te vinken. 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Verschillende typen velden maken

243 240 In de database IBS5.accdb en de uitwerkingen hiervan is al een veld WerktMet toegevoegd. Dit is gekoppeld aan een hulptabel die een lijstje met koeriersbedrijven bevat. Het idee is dat per vervoerder kan worden aangegeven met welke koeriersbedrijven deze werkt. Dat kunnen er meerdere zijn. In de stappen hieronder gaat u een besturingselement toevoegen aan het formulier frmverzenders om het bekijken en invoeren van dit veld mogelijk te maken. Open het formulier frmverzendersuitgebreid in de Design View In dit geval is het niet effectief om met de groep Controls te werken en een Wizard te doorlopen. Klik op de knop Add existing fields Een lijst met velden verschijnt. Sleep het veld WerktMet op het formulier Een label en een vervolgkeuzelijst worden geplaatst. Wissel naar de Form View en loop door de records Merk op dat het mogelijk is meerdere waarden te selecteren: Sluit het formulier en sla de wijzigingen op 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Verschillende typen velden maken

244 241 Een keuzelijst zonder invoervak Het veld leidinggevende op het formulier frmwerknemerkort is een vervolgkeuzelijst, ook keuzelijst met invoervak genoemd. Hierbij kunt u een waarde kiezen uit de uitklappende keuzelijst, maar u kunt ook zelf een waarde invoeren in het invoervak. U kunt echter ook een gewone keuzelijst maken. U krijgt dan een keuzelijst van een vaste grootte te zien en geen invoervak. Open het formulier frmwerknemerskort in de Design View Verwijder de vervolgkeuzelijst leidinggevende van het formulier, inclusief label Zorg dat in het palet Controls de optie Use Control Wizards geactiveerd is Klik op het besturingselement List Box en sleep de afmetingen van de lijst op het formulier (onder het veld indienst) Het venster List Box Wizard verschijnt: De optie I want the list box to get the values from another table or query is geactiveerd. Dat is goed, want u wilt de waarden voor de keuzelijst opzoeken in de gekoppelde tabel tblleidinggevenden. Klik op Next In het volgende venster kunt u de tabel kiezen waarin de waarden moeten worden opgezocht. Kies tblleidinggevenden en klik op Next 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Verschillende typen velden maken

245 242 In het venster dat u nu ziet, kunt u de velden kiezen die getoond moeten worden. Kies beide velden en klik op Next Nu wordt gevraagd in welke volgorde de lijst gesorteerd moet worden. Selecteer het veld leidinggevende en klik op Next U ziet nu het bovenstaande venster. Laat de optie Hide key column aangevinkt en maak de kolom leidinggevende iets breder Klik op Next U moet nu de kolom aangeven waarin de waarde staat die u wilt opslaan. Kies Store that value in this field en kies het veld leidinggevende Klik op Next Geef als label voor het veld op: leidinggevende: Klik op Finish Ga naar de form view en bekijk enkele records De List Box ziet er zo uit: 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Verschillende typen velden maken

246 243 U ziet dat er geen invoervak is. De waarde wordt aangegeven door een zwarte balk. Probeer de keuzelijst uit; kies een andere waarde en maak de wijziging weer ongedaan Sluit het formulier en sla de wijziging niet op 8.5 Formulieren voor verschillende doeleinden Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS5.accdb. U heeft nu uitgebreid kennisgemaakt met de meest voorkomende formulieren in Access. Normaal gesproken gebruikt u een formulier als frmwerknemerskort of frmwerknemersuitgebreid voor het invoeren van nieuwe medewerkers, het wijzigen van gegevens en het opzoeken van gegevens van bestaande medewerkers. Het is ook mogelijk voor elk doel een apart formulier te maken. Denk hierbij aan een formulier waarmee u alleen nieuwe medewerkers kunt invoeren, of een formulier waarmee gegevens kunnen worden bekeken, maar niet gewijzigd. Om problemen als per ongeluk overschrijven te voorkomen, wil IBS een formulier waarin alleen nieuwe medewerkers kunnen worden ingevoerd. Selecteer in het navigatiedeelvenster het formulier frmwerknemerskort en klik in het lint op de knop Copy Maak een kopie van dit formulier met de knop Paste Een venster met de titel Paste As verschijnt 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulieren voor verschillende doeleinden

247 244 Geef de kopie de naam frmwerknemersnieuw en klik op OK Open het formulier in Design View Klik zonder een onderdeel van het formulier te selecteren op de knop Property Sheet Een venster met de eigenschappen voor dit formulier verschijnt. Selecteer het tabblad Data of All en stel de eigenschap Data Entry in op Yes Selecteer het tabblad Format of All en stel de eigenschap Caption in op frmwerknemersnieuw Sluit de property sheet en het formulier en sla de wijzigingen op Open het formulier frmwerknemersnieuw Merk op dat u geen records kunt zien. De aanwijzer onder in het venster staat op record 1 of 1. Voeg een nieuwe werknemer toe; de man heet Kees Visser en hij werkt in het Magazijn Verzin de overige gegevens zelf of laat ze leeg Sluit het formulier frmwerknemersnieuw Open nu het gewone formulier frmwerknemerskort en ga naar de laatste record 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulieren voor verschillende doeleinden

248 245 Is de nieuwe medewerker inderdaad toegevoegd? Sluit het formulier Het toevoegen van personeelsleden kan nu gebeuren zonder gevaar voor wijziging van bestaande gegevens. Er zijn ook mensen binnen IBS die de personeelsgegevens mogen inzien, maar niet wijzigen, verwijderen of toevoegen. Daarom wil IBS ook een formulier maken voor deze groep gebruikers. Selecteer het formulier frmwerknemerskort en klik op de knop Copy Maak een kopie van dit formulier met de knop Paste Een venster met de titel Paste As verschijnt. Geef de kopie de naam frmwerknemersopzoeken en klik op OK Open dit formulier in de Design View Om er zeker van te zijn dat het formulier geselecteerd is, kunt u op het vierkante knopje boven de verticale liniaal klikken Klik op de knop Property Sheet Selecteer het tabblad Data of All en stel de eigenschappen Allow Additions, Allow Deletions en Allow Edits allemaal in op No Verander het Caption in frmwerknemersopzoeken Sluit de property sheet en het formulier en sla de wijzigingen op Open het formulier frmwerknemersopzoeken U kunt vrij door alle records lopen. Wijzigen van velden, toevoegen van records en verwijderen van records is echter niet mogelijk. Sluit het formulier OEFENING Bedoeling Bij IBS is ook een formulier nodig dat alle leveranciersgegevens toont. Het is in dit formulier vrijwel nooit nodig om records toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Maak een formulier met behulp van de knop Form en baseer het op tblleveranciers 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Formulieren voor verschillende doeleinden

249 246 Zorg ervoor dat u de gegevens in het formulier kunt bekijken, maar dat u geen records kunt toevoegen, wijzigen of verwijderen Sla het formulier op als frmleveranciersopzoeken 8.6 Toepassingsonderdelen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS5.accdb. Een nieuwe functie die in Access vanaf versie 2010 aanwezig is, zijn de Toepassingsonderdelen. Hiermee kunt u heel eenvoudig functionaliteit toevoegen aan een bestaande database. Toepassingsonderdelen zijn sjablonen voor lege formulieren of complete databaseonderdelen als een tabel waaraan een formulier is gekoppeld. Als u bijvoorbeeld het toepassingsonderdeel Taken toevoegt aan uw database, krijgt u de beschikking over de tabel Taken en het formulier Taken en hebt de mogelijkheid om de tabel Taken te koppelen aan een andere tabel in uw database. Klik in het tabblad Create op de knop Application Parts Een menu met opties verschijnt: 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Toepassingsonderdelen

250 247 Kies de optie Tasks onderin het menu. Een venster Create Relationship verschijnt, waarin u de relatie tussen het nieuwe onderdeel en uw bestaande database moet definiëren: U wilt een onderdeel Taken toevoegen zodat een afdeling Personeelszaken voor de werknemers één of meer taken kan bijhouden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk de opleidingsbehoeften van de werknemers ergens op te slaan. Kies in de bovenste vervolgkeuzelijst de tabel tblwerknemers Klik op Next 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Toepassingsonderdelen

251 248 Selecteer eerst het veld uit tblwerknemers dat u als opzoekkolom wilt gebruiken. Aan de inhoud van dit veld moet u de werknemer herkennen. De standaardwaarde is achternaam, dat kunt u laten staan In de vervolgkeuzelijst Sort this field kunt u opgeven of u dit veld niet, oplopend, of aflopend wilt sorteren: kies hier Sort Ascending Geef de opzoekkolom de naam Werknemer Klik op Create Bij de tabellen is een tabel Tasks toegevoegd, en bij de formulieren de formulieren TaskDS en TaskDetails Open het formulier Task Details 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Toepassingsonderdelen

252 249 Dit formulier ziet er fraai uit, maar er mist iets: u kunt geen werknemer koppelen aan de taak Open de tabel Tasks Hier bevindt zich wel degelijk een opzoeklijst Werknemer. Sluit de tabel Tasks Open het formulier TaskDetails in de Design View Klik op de knop Add Existing Fields Sleep de Form Header een stukje naar beneden en sleep in de ontstane ruimte het veld Werknemer Bekijk het formulier in de Form View Voer een werknemer in, bijvoorbeeld Bruin, en plan de taak Cursus Access plannen. Vul de overige velden naar eigen inzicht in 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Toepassingsonderdelen

253 250 Sluit het formulier met de ingebouwde knop Save & Close, en sla de wijzigingen in het ontwerp op 8.7 Case: een formulier voor het invoeren van contactpersonen Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS5. accdb of de database IBS5 Formulieren voor verschillende doeleinden en Toepassingsonderdelen.accdb uit de map My Documents\uitwerkingen. In deze paragraaf gaat u formulieren maken voor het bekijken en bewerken van klantgegevens. Maak een nieuw formulier met de Form Wizard en baseer het op tblklanten Neem alle velden op behalve Geslacht en Opmerking Noem het formulier frmmijnklanten Ga naar de Design View en breid de sectie Detail naar beneden toe uit Maak een keuzelijst zonder invoervak voor het veld Geslacht Let op: de waarden kunnen niet uit een tabel gehaald worden, maar moeten zelf ingetypt worden. Verwijder het veld Mailings en maak onderaan een nieuw selectievakje voor dit veld Neem het logo van IBS op in de Form Header Maak het lettertype van het label in de formuliertitel geel Sluit het formulier en sla de wijzigingen op Kopieer het formulier en maak een tweede formulier waarin alleen nieuwe records kunnen worden ingevoerd 8.8 Samenvatting Formulieren geven records uit tabellen of query's overzichtelijk weer en bieden de mogelijkheid om eenvoudig records toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Case: een formulier voor het invoeren van contactpersonen

254 251 Een formulier is eigenlijk het visitekaartje van de database, het venster dat gebruikers het meest zien en gebruiken. Omdat het helemaal handmatig bouwen van een formulier een complexe zaak is, helpt Access bij het maken van formulieren. Als ontwerper kunt u het de gebruiker makkelijker maken als er keuzelijsten of keuzelijsten met invoervak worden toegevoegd aan velden waarvan de waarden uit gerelateerde tabellen kunnen worden gehaald. Hierdoor kan de gebruiker kiezen uit een lijst met mogelijkheden, zodat de kans op onjuiste invoer of typefouten afneemt. Er zijn twee soorten besturingselementen: Bound Controls (Gebonden besturingselementen) Deze besturingselementen bevatten informatie uit de onderliggende tabel. Unbound Controls (Niet-gebonden besturingselementen) Deze besturingselementen hebben geen binding met data uit een tabel. Hiernaast heeft u kennisgemaakt met enkele andere typen besturingselementen: het keuzerondje en het groepsvak, het selectievakje, de keuzelijst de keuzelijst met invoervak. Verder heeft u formulieren gemaakt voor verschillende doeleinden: een formulier voor het invoeren van nieuwe records en een formulier waarin gegevens alleen kunnen worden bekeken. Een nieuwer onderdeel in Access zijn de Application Parts, waarmee u snel en gemakkelijk functionaliteit kunt toevoegen aan een bestaande database. 8 INVOERFORMULIEREN MAKEN EN GEBRUIKEN Samenvatting

255 252 9 EXTERNE GEGEVENS Een database is een verzamelplaats van informatie. In een aantal gevallen zult u informatie van buiten de database moeten gebruiken. Tot nu toe bent u ervan uitgegaan dat alle informatie in de database zelf wordt ingevoerd. Het is gelukkig ook mogelijk gebruik te maken van bestaande gegevens die u kunt importeren uit externe gegevensbronnen. Een probleem van geheel andere aard is het beschikbaar stellen van informatie in de database aan derden, die mogelijk niet beschikken over Access. Dat kunt u onder meer doen door gegevens te exporteren naar een ander bestandsformaat, zoals een tekstbestand met scheidingstekens of een Excel werkblad. Een andere optie is het publiceren van de informatie in een elektronisch documentformaat. In dit hoofdstuk leert u: Hoe u gegevens kunt importeren in een database. Hoe u kunt exporteren naar een ander bestandsformaat. Hoe u informatie publiceert. 9.1 Gegevens importeren Bij dit onderwerp gebruikt u een nieuwe database U kunt gegevens uit verschillende bronnen importeren in Access: Microsoft Access. Microsoft Excel. Microsoft Outlook. Microsoft SharePoint lijsten. Tekstbestanden. XML-bestanden. Alle databases die benaderbaar zijn via ODBC. 9 EXTERNE GEGEVENS Gegevens importeren

256 253 HTML-documenten. Bij het importeren van gegevens kunt u deze laten opnemen in een bestaande tabel of in een nieuwe tabel. U gaat nu een Excel werkblad met de gegevens van een aantal klanten van IBS importeren in een nieuwe database. Sluit alle geopende databases en kies File, New, Blank desktop database Sla de nieuwe database op in My Documents\ onder de naam import.accdb Sluit de standaard geopende, lege tabel Klik op het tabblad External Data Klik in de groep Import & Link op de knop Excel Het dialoogvenster Get External Data verschijnt: Klik op de knop Browse en ga naar My Documents\, selecteer import.xlsx en klik op Open Klik op OK om de brongegevens in een nieuwe tabel te importeren 9 EXTERNE GEGEVENS Gegevens importeren

257 254 De Import Spreadsheet Wizard wordt gestart en de Wizard toont de gegevens in blad 1 van het Excel-bestand. Klik op Next In het tweede venster ziet u dat de eerste rij de veldnamen bevat. Als u dit niet aangeeft, behandelt Access deze rij als een normaal record. Selecteer het aankruisvakje First Row Contains Column Headings Klik op Next In het volgende scherm kunt u elk veld in de database een eigen naam en een datatype meegeven. Aangezien de veldnamen al in het Excel bestand zitten en alle velden als tekstveld geïmporteerd mogen worden, kunt u gewoon op Next klikken. Klik op Next Access wil nu een primaire sleutel toevoegen. De spreadsheet beschikt echter al over een kolom met unieke recordnamen. Selecteer het keuzerondje Choose my own primairy key en selecteer klantid uit de vervolgkeuzelijst: 9 EXTERNE GEGEVENS Gegevens importeren

258 255 Klik op Next In het laatste scherm van de Wizard wordt u gevraagd een naam voor de nieuwe tabel in te voeren. Typ tblklanten en klik op de knop Finish U ziet een melding dat het importeren is gelukt. 9 EXTERNE GEGEVENS Gegevens importeren

259 256 U hoeft de importstappen niet op te slaan, klik op Close In de nieuwe database is nu een tabel opgenomen met de velden en records uit het Excel werkblad. 9 EXTERNE GEGEVENS Gegevens importeren

260 257 OEFENING Bedoeling Eerder heeft u een Excel bestand geïmporteerd naar een nieuwe tabel in een Access database. U kunt ook andere bestandstypen gebruiken, zoals een tekstbestand met scheidingstekens. Gebruik de database import.accdb of een lege database Klik op het tabblad External Data Klik in de groep Import & Link op de knop Text File Selecteer via de knop Browse het bestand My Documents\import.txt en klik op Open Klik op OK om de Import Text Wizard te starten De gegevens in het tekstbestand zijn met scheidingstekens en door puntkomma s gescheiden. De standaardkeuze Delimited Characters such as comma or tab seperate each field voldoet hieraan en hoeft niet te worden gewijzigd. Klik op Next, kies het scheidingsteken Semicolon en zorg ervoor dat de optie First Row Contains Field Names is aangevinkt Klik tweemaal op Next en kies als primaire sleutel het veld klantid Klik op Next en noem de tabel tblklantentxt, klik dan op Finish Sla de importstappen niet op. Bekijk de tabel en sluit daarna de database 9.2 XML Het importeren en exporteren van databasegegevens met behulp van tekstbestanden is erg gemakkelijk. Het wordt al tientallen jaren met succes toegepast en vrijwel alle databases ondersteunen deze uitwisselingsvorm. Sinds de opkomst van internet is het HTML bestandsformaat populair. Dit is echter meer bedoeld voor opgemaakte pagina's: opmaakcodes en gegevens staan door elkaar. Ook het tekstbestand heeft nadelen. In het bestand staan wel veldnamen 9 EXTERNE GEGEVENS XML

261 258 en gegevens, maar het is niet duidelijk wat de gegevens betekenen of hoe zij moeten worden weergegeven. Om dit soort problemen op te lossen is het XML formaat ontwikkeld. De afkorting staat voor extensible Markup Language. In de basis is XML een eenvoudig tekstdocument. Het maakt net als HTML gebruik van codes of tags, maar het verschil met HTML is dat de tags vrij te definiëren zijn. Een XML document kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: <tblklantenxml> <klantid>bakba</klantid> <klantnaam>bakker Bas B.V.</klantnaam> <klantadres>koperhoek 45</klantadres> <klantpostcode>2907 HA</klantpostcode> <klantplaats>rotterdam</klantplaats> <klantland>nederland</klantland> <klanttelefoon> </klanttelefoon> <klantfax> </klantfax> </tblklantenxml> Zoals u ziet is aan de naam van de tag af te leiden wat de veldinhoud is: tussen de tags <klantnaam> en </klantnaam> staat natuurlijk de naam van de klant. Afspraken over de te gebruiken tags worden vastgelegd in een XSD bestand (XML Schema Definitie). De opmaak van de gegevens kan worden beschreven in een XSL bestand (Extensible Stylesheet Language). Hoe XSD en XSL bestanden werken valt buiten het bereik van deze cursus. Als medewerker van IBS krijgt u van een relatie een XML bestand. U moet dit zien te importeren in een Access database, zodat u een nieuwe tabel krijgt met bepaalde bedrijfsgegevens. Gebruik de database import.accdb of maak een nieuwe, lege database Klik op het tabblad External Data Klik in de groep Import & Link op de knop XML File Selecteer via de knop Browse het bestand My Documents\import.xml en klik op Open Klik op OK 9 EXTERNE GEGEVENS XML

262 259 Het venster XML-bestand importeren wordt getoond. Klik op het plusteken bij tblklantenxml U ziet alle veldnamen die geïmporteerd kunnen worden: Laat de optie Structure and Data geselecteerd staan en klik op OK U hoeft de importstappen niet op te slaan, klik op Close Een nieuwe tabel tblklantenxml is toegevoegd aan de database. Open de tabel tblklantenxml en bekijk deze, sluit daarna de database 9.3 Gegevens exporteren Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS1.accdb. U kunt gegevens vanuit een tabel of query exporteren naar alle formaten van waaruit u ook kunt importeren. Bovendien kunt u exporteren naar de documentformaten Microsoft Word en Rich Text Format. IBS wil een eenvoudige lijst van alle personeelsleden in HTML-formaat zodat de lijst op internet of het eigen intranet gepubliceerd kan worden. Het is een goed idee hiervoor eerst een query te maken die precies de juiste gegevens bevat. 9 EXTERNE GEGEVENS Gegevens exporteren

263 260 Controleer of de database al een query qrywerknemersexport bevat. Zo niet, volg dan de drie stappen hieronder: Selecteer de tabel tblwerknemers Ga naar het tabblad Create en klik op de knop Query Wizard Maak een selectiequery en haal uit tblwerknemers de velden geslacht, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum en indienst. Haal uit tblfuncties het veld functienaam. Geef de query de naam qrywerknemersexport Zorg dat de query in het navigatiedeelvenster geselecteerd is Nu bent u klaar om de gegevens te exporteren. Ga naar het tabblad External Data, Export en klik op de knop More Een menu met alle overige exportopties verschijnt: Kies HTML-document Als het goed is, wordt de bestandsnaam My Documents\qryWerknemersExport.html al getoond. Gebruik anders de Browse knop op het html bestand in de My Documents folder op te slaan. Klik op OK en op Close Ga in Windows naar de map My Documents\ en dubbelklik op het bestand qrywerknemersexport.html De personeelsgegevens uit de query worden in de vorm van een eenvoudige tabel in de browser getoond. 9 EXTERNE GEGEVENS Gegevens exporteren

264 261 Sluit de browser 9.4 Exporteren naar PDF en XPS Bij dit onderwerp gebruikt u de database IBS1.accdb. Bij het exporteren van gegevens gaat u er normaal gesproken vanuit dat het exportbestand in een ander programma wordt ingelezen. De in uw database aanwezige gegevens worden dus opgenomen in een andere database, een spreadsheet of dergelijk programma. Bij het exporteren naar een elektronisch documentformaat is dat niet de bedoeling. U wilt hierbij slechts dat een andere partij uw gegevens kan lezen en niet verder kan bewerken. Access ondersteunt het exporteren naar twee elektronische documentformaten: 9 EXTERNE GEGEVENS Exporteren naar PDF en XPS

265 262 PDF Het PDF formaat van Adobe is zeer bekend en wordt onder meer gebruikt voor het uitwisselen van elektronische documenten en het maken van drukproeven. Voor het bekijken van dit type documenten heeft u de gratis Adobe Reader nodig. XPS Microsoft heeft vanaf Windows Vista een eigen elektronisch bestandsformaat ontwikkeld onder de naam XPS (XML Paper Specification). Net als bij PDF bestanden wordt een XPS bestand gemaakt met een speciale printerdriver en bekeken met een hulpprogramma. Microsoft heeft dit hulpprogramma opgenomen in Internet Explorer. In de stappen hieronder gaat u een lijst van leveranciers en contactpersonen maken en deze sturen naar een relatie. Open de tabel tblleveranciers Ga naar het tabblad External Data Klik in de groep Export op de knop PDF of XPS Het venster Publish as PDF or XPS verschijnt. Kies bij Save As de optie XPS-document (*.xps) Zorg dat het pad My Documents gekozen is en klik op Publish Sluit het venster Save Export Steps en bekijk het elektronische document in een XPS viewer (Windows start vanzelf de juiste viewer op) 9 EXTERNE GEGEVENS Exporteren naar PDF en XPS

266 263 Er zijn vaak meerdere manieren om een actie uit te voeren. Het exporteren naar PDF of XPS kunt u ook doen door een tabel of query te selecteren, op de rechtermuisknop te klikken, en de optie Export, PDF or XPS te kiezen. Een andere mogelijkheid is File, Save & Publish, Save Object As, PDF or XPS. OEFENING Bedoeling Exporteer de tabel tblleveranciers naar een PDF bestand dat u opslaat op My Documents Bekijk het PDF bestand in Adobe Reader 9 EXTERNE GEGEVENS Exporteren naar PDF en XPS