Handleiding / Releasenotes Medifact V3 (ZorgMail variant)

Transcriptie

1 Handleiding / Releasenotes Medifact V3 (ZorgMail variant) Documentversie: 1.0 Laatste wijziging: 25 april 2009 Website: Informatie: Info@Use2Day.nl Copyright: 2009 Use2Day

2 Inhoudsopgave Versiehistorie... 3 Introductie... 4 Werking nieuwe Medifact... 5 Oude situatie:... 5 Nieuwe situatie:... 5 Noodzaak Medifact... 5 Keuze voor Medifact in de ZorgMail variant... 5 Vereenvoudigd gebruik berichten in MicroHIS... 5 Advies... 6 Werkwijze... 6 Verwerk berichten altijd eerst in Medifact!... 6 Berichttypen... 7 MEDTXT... 7 MEDVRI... 7 MEDSPE... 7 MEDLAB... 7 MEDRAD... 7 Meerdere gebruikers 8 Scannen... 8 Instellingen... 9 Zorgmail meldingen... 9 Uitgaande recepten... 9 Nieuwe functionaliteit... 9 Copyright Pagina 2 van 9

3 Versiehistorie Versie Datum Beschrijving /04/2009 Initiële versie Copyright Pagina 3 van 9

4 Introductie Het netwerk van Amsterdam is overgegaan naar een nieuwe provider: E.Novation (Lifeline) Sinds 1996 heeft Amsterdam een aparte plaats ingenomen in Nederland. Zo was het VU Medisch Centrum een van de eerste ziekenhuizen die elektronische berichten ging verzenden. Omdat MicroHIS niet zelf de functionaliteit had om Edifact berichten te vertalen was daar een vertaalprogramma voor nodig. Zo is Medifact ontstaan, ontwikkelt door Jos Smits, daarbij regelmatig bijgestaan door John Jorissen, inmiddels samen eigenaren van Use2day. Bij het samengaan van de netwerken tot RING Amsterdam is de support bij de helpdesk van RING Amsterdam terecht gekomen. Al die jaren is Medifact gegroeid in functionaliteit, deels zonder dat de gebruiker daar veel van merkte. Er werd aan de gebruiker slechts een kleine bijdrage gevraagd voor Medifact: een onderdeel van de nota van RING Amsterdam. Na de oprichting van Use2Day in 2007 is besloten het onderhoud en de support in eigen beheer over te nemen. Nadat gebruikers waren overgestapt (soms met de nodige problemen i.v.m. de aan te schaffen licenties) kregen we plotseling te horen dat het netwerk naar E.Novation over zou gaan. Helaas was men vergeten op tijd contact met ons op te nemen, omdat Medifact een gedateerd programma zou zijn. Alle gebruikers zijn nu over op het nieuwe systeem en dat hebben we geweten! We zijn bestookt met telefoontjes en mailtjes, omdat men zich onthand voelde. Mede na overleg met Ring Amsterdam hebben we besloten Medifact een tweede leven in te blazen. Omdat er ook elders in het land praktijken zijn, die Medifact oude stijl gebruiken, blijft echter ook de oude functionaliteit intact. De nieuwe versie van Medifact is nu overal te gebruiken waar E.Novation (lifeline) het netwerkverkeer verzorgt. Dat geldt inmiddels voor een groot deel van het land. Wij hopen dat u veel plezier en werkgemak zult hebben van het nieuwe Medifact. Voor op- en aanmerkingen, maar ook voor wensen en tips voor verbeteringen kunt u ons mailen op ons mailadres: info@use2day.nl De laatste versie kunt u altijd vinden op onze website: Ook voor informatie m.b.t. het aanschaffen van en werken met onze licenties kunt u daar terecht. Jos Smits John Jorissen LEES DE VOLGENDE HANDLEIDING EERST GOED DOOR!! Copyright Pagina 4 van 9

5 Werking nieuwe Medifact Het is belangrijk dat iedere gebruiker zich goed bewust is van de verschillen in werking tussen standaard Medifact en de nieuwe ZorgMail versie: Oude situatie: NETWERK Medifact MicroHIS LLM_S_01 Nieuwe situatie: Medifact NETWERK E.Novation MicroHIS LLM_S_01 Noodzaak Medifact In feite is de situatie nu zo dat Medifact niet echt noodzakelijk is om berichten in MicroHIS te verwerken. De vertaler van E.Novation zet de binnenkomende berichten voor MicroHIS klaar. Bij het inlezen zal men nog wel de juiste patiënt en derde erbij moeten zoeken. Maar men mist dan de extra functionaliteit die Medifact (weer) biedt. Keuze voor Medifact in de ZorgMail variant Let op: Indien men géén gebruik van de diensten van E.Novation kan men op de vertrouwde wijze blijven doorwerken. Bij de eerste opstart van Medifact wordt een vraag gesteld of met van de ZorgMail variant gebruik wenst te maken. Indien daar wel gebruik van maakt dient U op de vraag met Ja te antwoorden Dit dient op iedere computer gedaan te worden vanwaar Medifact draait. Later kan men deze keuze alsnog aanpassen middels het instellingenscherm. Vereenvoudigd gebruik berichten in MicroHIS Bij een juiste werkwijze d.w.z. goed gebruik van Medifact zal het verwerken in MicroHIS LLM_S_01 (Wachtrij Edifactberichten) slechts enteren betekenen. Medifact heeft immers de juiste persoon en derde er al bijgezocht. Ook kan men met Medifact ervoor kiezen Lab- en Röntgenberichten als vrije tekst en als gestructureerde berichten op te slaan (optie beide ). Een vrije tekstbericht komt in MicroHIS in de Correspondentie en een gestructureerd bericht in het diagnostisch archief. Het voordeel van een vrije tekstbericht is dat de originele structuur behouden blijft en de opmaak in b.v. een specialistenbrief veel overzichtelijker is. Copyright Pagina 5 van 9

6 Advies Sla berichten tenminste ook als gestructureerde berichten op om uitslagen toegankelijk te maken voor statische bewerkingen en grafiekprogramma s!!! Er zijn echter berichten zoals tekstuitslagen, die men liever in de correspondentie heeft, zodat deze bij later binnenkomende schriftelijke uitslagen gemakkelijk kunnen worden aangevuld. Ook is het mogelijk bij de opslag als vrije tekstbericht opmerkingen te verwijderen of zelf opmerkingen bij het bericht te plaatsen (een attentie voor de collegae). Werkwijze Het hoofdscherm van Medifact is flink veranderd. De gegevens van de berichten zijn nu in kolommen ondergebracht, die u kunt sorteren door op de kopjes van de kolommen te klikken. De breedte van de kolommen kunt u zelf instellen: Medifact onthoudt de instelling. Bij opstarten krijgt u altijd alle beschikbare berichten te zien. Elk type bericht kunt u echter uit deze lijst verwijderen door onderin het scherm het vinkje van het berichttype (b.v. Medlab) uit te zetten. Let op: Ze zijn niet meer zichtbaar, maar nog wel gewoon aanwezig. Ook kunt u in Medifact eerder verwerkte berichten opnieuw zichtbaar maken door het vinkje voor Toon reeds verwerkte berichten even aan te zetten mits de berichten in MicroHIS nog niet verwerkt zijn. We raden u echter aan daar zo min mogelijk gebruik van te maken. Verwerk berichten altijd eerst in Medifact! Sommige praktijken printen eerst overzichten van het hoofdscherm uit: de knop <Lijst afdrukken> print een overzicht van de lijst van zichtbare berichten. Andere praktijken printen elk bericht uit voor het postvakje van de betreffende arts. U kunt een bericht inzien door op de regel te dubbelklikken of op de knop <Bekijken> te klikken. Met het toetsenbord kunt u met Alt-E een bericht bekijken of weer afsluiten. Bij de verwerking van de berichten in Medifact (opslaan) krijgen de berichten een onzichtbaar merkteken mee waarna ze in de overzichtslijst van Medifact niet meer zichtbaar zijn (tenzij u het vinkje aanzet). Indien er in Medifact geen berichten meer zichtbaar zijn kunnen alle berichten in MicroHIS verwerkt worden d.m.v. enteren. Verwijderen van berichten kan alleen bij inzien van het bericht. Vergeet niet om voor het opslaan van een bericht de juiste Derde en Persoon uit MicroHIS erbij te zoeken. Dit doet u met de knoppen rechtsboven. Het verwerken in MicroHIS beperkt zich dan echt tot alleen maar enteren! Controleer voordat u de berichten in MicroHIS gaat verwerken altijd eerst d.m.v. de knop <Bestanden verversen> in Medifact of er niet inmiddels nieuwe berichten zijn binnengekomen. Copyright Pagina 6 van 9

7 Berichttypen MEDTXT Het medtxt-bericht is een bericht dat gebruikt wordt voor mutaties in instellingen: opnames, overplaatsingen en overzichten. In Medifact kan men het bericht inzien en naar keuze verwijderen. Men kan er nu echter ook voor kiezen het bericht aan een Persoon en een Derde (bv ziekenhuis) te koppelen en in MicroHIS op te slaan. Het komt dan onder correspondentie. MEDVRI Een vrije tekst-bericht, dat soms door de netwerkbeheerder of een ziekenhuis wordt gebruikt om een mededeling te doen. Medifact gebruikt het medvri-bericht ook bij het scannen van specialistenbrieven, zodat deze in MicroHIS bij de correspondentie terecht komt. (zie verder) Na het scannen van een brief zal het medvri-bericht in het hoofdscherm alleen maar zichtbaar worden nadat het vinkje Toon reeds verwerkte berichten is aangezet. Het bericht kan dan opnieuw worden ingezien en aangepast naar behoefte. MEDSPE Het berichttype dat meestal gebruikt wordt voor de specialistenbrief. Men kan het inzien en koppelen aan een patiënt. Maar men kan de tekst ook redigeren: meestal weghalen van overbodige spaties/lege regels zodat het bericht wat leesbaarder wordt. In de kop van het bericht wordt de tweede afzender in het bericht (meestal de arts) en het referentienummer geplaatst (meestal het patiëntennummer). Mogelijk dat men hier in de toekomst het BSN-nummer gaat gebruiken. Medifact herstelt fouten als lege regels met alleen een punt of vraagteken voor u en maakt er lege regels van zoals het hoort te zijn. MEDLAB Het medlab-bericht is een gestructureerd bericht, dat codes bevat waardoor het in een gestructureerde vorm in MicroHIS kan worden opgeslagen. Daarbij gaat de originele opmaak zoals de kopjes KLINISCHE CHEMIE of DIABETESONDERZOEK verloren (indien aanwezig). Medifact kan het bericht koppelen aan de juiste Persoon en Derde en het bericht niet alleen als gestructureerd bericht, maar ook als vrij bericht opslaan. Alleen het vrije bericht is hierbij te redigeren! Indien u er dus wat tekst aan toe wilt voegen zult u het bericht ook als vrij bericht moeten opslaan anders gaat uw aanpassing verloren. Opmerkingen kunnen naar eigen inzicht verwijderd worden. Door het vinkje voor Opmerking einde bericht te plaatsen komen alle opmerkingen onder het bericht te staan, waarna ze eenvoudiger verwijderd kunnen worden. MEDRAD Het medrad-bericht is bedoeld voor de röntgenuitslagen. De verwerking is gelijk aan die van het medlab: er kan dus ook een vrije tekstbericht worden aangemaakt. Copyright Pagina 7 van 9

8 Meerdere gebruikers Indien er in het HIS meerdere gebruikers zijn kunt u onder Instellingen nakijken of de gebruikers de juiste AGB-code hebben. In het berichtenscherm kunt u via de knop midden-onder bepalen welke berichten van welke AGB-code getoond moeten worden. Op deze wijze kunnen de berichten per arts (dwz AGB-code) verwerkt worden. Scannen Het scannen van papieren specialistenbrieven is met Medifact gemakkelijker dan in MicroHIS. Alle brieven kunnen daarna in de papiervernietiger: het origineel is tenslotte aanwezig bij de verzender. De omvang van uw archief wordt minimaal en alle informatie zit in MicroHIS zelf. Benodigd zijn een scanner met OCR-software (bv HP). Na het scannen kiest u in de software van de scanner voor opslaan als tekstbericht. In Medifact kiest u in het hoofdmenu voor scannen en het tekstbestand kunt u nu via de knop <Bestand inlezen> binnenhalen. Afhankelijk van de kwaliteit van de originele tekst zult u meer of minder correcties moeten doen. Sommigen doen het scannen van tekst via kopiëren en plakken, functionaliteit die u in Medifact in het menu onder Bewerken vindt. TIP: Het scannen van papieren brieven wordt gemakkelijker als u eerst onnodige delen van de brief (bovenzijde met logo, onderzijde en zijkant) wegvouwt. Copyright Pagina 8 van 9

9 Instellingen Naast wat instellingen voor het oog wil ook wat kunt u hier zien waar Medifact de bestanden vindt. Deze instelling is de instelling van MicroHIS zelf (microhis.ini). U kunt tijdelijk berichten in een andere directory inzien, maar na afsluiten zal Medifact dat niet meer onthouden. U kunt hier een vast bestand vastleggen (bv c:\scannen.txt) dat u bij het scannen gebruikt en dat de knop <Bestand Inlezen> zal gebruiken. Door het vinkje achter Zorgmail van E.Novation en Z-netwerken weg te halen activeert u het oude Medifact. Dit kan handig zijn indien u een overzicht van de uitgaande recepten wilt hebben en een recept wilt verwijderen. Zorgmail meldingen Indien er problemen zijn met het netwerk (b.v. geen verbinding mogelijk) zal de vertaler van E.Novation een foutmelding genereren. Wij hebben het u gemakkelijk gemaakt: met de knop < Zorgmail meldingen > kunt u kijken of er meldingen aanwezig zijn. Bij problemen met het netwerk kunt u bellen met de helpdesk van E.Novation op telefeoonnummer Uitgaande recepten U kunt de uitgaande recepten van MicroHIS (voorlopig) bekijken en eventueel verwijderen via de oude Medifact-versie. Door bij Instellingen even het vinkje weg te halen achter Zorgmail van E.Novation krijgt u het oude hoofdmenu met links als derde keuze de uitgaande recepten. Handig als u wilt kijken of een recept al weggestuurd is of dat u het nog kunt verwijderen en aanpassen in MicroHIS. Nieuwe functionaliteit Naast de ondersteuning van ZorgMail, zijn er verschillende nieuwe features geïntroduceerd. Enkele zijn: Overzicht bestanden in een sorteerbaar grid Selectief tonen (en printen) bestanden per type en/of gebruiker Inzien van ZorgMail meldingen Overzicht gebruik AGBCodes in de praktijk (via instellingen) Copyright Pagina 9 van 9