Handleiding elektronisch verzenden van brieven vanuit Mira. Project Digitaal Verwijzen

Transcriptie

1 Handleiding elektronisch verzenden van brieven vanuit Mira Project Digitaal Verwijzen 2 March 2012

2 Inhoudsopgave Toevoegen Derden in MIRA... 2 Toevoegen Derden in MIRA... 2 Elektronisch verzenden... 4 Elektronisch verzenden... 4 Brieven Brieven vanuit scherm Dossier... 8 Brieven Brieven vanuit scherm Dossier Brieven Gewijzigde en nieuwe TAGS... 8 Receptuur - Uitgiftesignalen... 9 Receptuur - Uitgiftesignalen Eerste Uitgifte en Semi Eerste Uitgifte Dubbelmedicatie en Combinatiesignaal Afwijkend Product ZorgMail adressen deelnemende ziekenhuizen ZorgMail adressen deelnemende ziekenhuizen Pagina 1 van 13

3 Toevoegen Derden in MIRA Voor het toevoegen van derden in het systeem gaat u naar het tabblad stamgegevens en selecteert u Derden Vervolgens komt u in het venstermenu van Derden Pagina 2 van 13

4 Selecteer: Nieuw voor het aanmaken van een Derden Vervolgens komt u in het venstermenu van Nieuwe Derde Voer alle gegevens in voor de Derde en klik daarna op Opslaan. De Derde is nu toegevoegd in het systeem. Pagina 3 van 13

5 Elektronisch verzenden Het is vanuit Mira mogelijk om een brief elektronisch te verzenden naar een derde partij. Denk hier bij aan ziekenhuis en/of collega s. De elektronische brief wordt verstuur in het zgn. EDIFACT-formaat en wel van het type MEDVRY 3.1. Het EDIFACT formaat is het formaat waarin het grootste deel van de communicatie tussen zorgverleners plaatsvindt. Recepten met uw apotheek, uitslagen van uw lab, specialistenbrieven, vrij berichten etc. worden alle in EDIFACT-formaat verstuurd en komen na het decoderen van EDIFACT naar leesbare tekst in uw postvak of rechtstreeks in de re cepthistorie terecht. Het maken en verzenden van elektronisch brieven is geïntegreerd in de verwijsbrieven functionaliteit zoals u deze al kent. Er wordt gebruik gemaakt van de aanwezige verwijsbrief sjablonen. Dat betekent u een sjabloon maar eenmalig hoeft te definiëren en u deze sjabloon kunt gebruiken voor een papieren verwijsbrief, maar ook voor de elektronische brief. Er zijn wel enkele extra aandachtspunten. De procedure start met de normale werkwijze voor het maken van een brief. Voorwaarde is wel dat u een geadresseerde kiest. Voor de elektronische brief MOET de geadresseerde een DERDE of een ZORGVERLENER zijn. Een van beide moet u kiezen in het veld Soort adres. De specifieke geadresseerde kunt u opzoeken middels het vergrootglaasje achter Geadresseerde. De geadresseerde MOET het veld adres t.b.v. communicatie ingevuld hebben. In geval van een derde (ziekenhuis, etc.) of een zorgverlener welke MIRA niet gebruikt is dat veelal een LifeLine-postbusadres. Als u het mailadres niet weet dan moet u dat bij de geadresseerde opvragen. NB. Voor de routering heeft het geen zin een adres van een internetprovider op te nemen bijv. xxxxx@planet.nl. Deze providers zijn niet aangesloten bij het Ezorg-netwerk; mail vanuit deze functie wordt niet aangeleverd aan dergelijke adressen. Indien het wel afgeleverd zou worden ontvangt de geadresseerde het bericht in EDIFACT en kan er dan niets mee. Indien u bericht wilt sturen naar een MIRA-gebruiker (alleen artsen) dan kunt u het beste deze als derde opnemen in het derde bestand. Indien de collega arts al voorkomt in het zorgverlenersbestand (omdat u OZIS-waarneming gebruikt) dan kunt u deze gebruiken i.p.v. Een derde. Voor zowel zorgverlener als derde geldt dat het adres t.b.v. communicatie ingevuld MOET zijn. Indien bij de derde of zorgverlener de AGB-code is ingevuld dan mag dat adres een fictief adres zijn (of uw eigen adres). Indien de AGB-code bekend is op onze communicatieserver, dan vindt de aflevering plaats op basis van de ABG-code i.p.v. het adres. Omdat alle Mira gebruikers bekend zijn op de communicatieserver is het gebruik van de AGB-code het beste. Indien u de AGBcode niet invult vindt aflevering plaats op basis van -adres; gebruik dan een postbus adres (Lifeline o.i.d.). TIP: een collega huisarts of apotheek kunt u als derde opnemen. Vul voor Mira geadresseerden de AGB in en een (fictief) adres. Voor niet-mira geadresseerden een bestaande adres van een postbus. Pagina 4 van 13

6 Op het scherm staat een knop Verzend EDI. Deze knop is in eerste instantie niet geactiveerd. Pas als de normale verwerking van de verwijsbrief is afgehandeld wordt de knop geactiveerd en kunt u deze gebruiken. In onderstaand voorbeeld is de MS-Word brief al aangemaakt en daardoor is de knop Verzend EDI geactiveerd. Indien u nu op Verzend Edi drukt wordt een vervolgscherm opgestart: Het getoonde scherm is (nagenoeg) een kopie van het MS-Word document. U kunt eventueel op dit scherm nog aanpassingen doorvoeren voordat u gaat verzenden. Verzenden gaat door op de Zend knop te drukken. Zoals genoemd is de aangeboden inhoud nagenoeg een kopie van de MS-word brief. Er zijn enkele beperkingen: Logo s, plaatjes en kop- en voetteksten worden niet overgenomen. Pagina 5 van 13

7 Indien in het sjabloon met zgn. Tabs is gewerkt (TAB-toest) dan zijn die TABS niet zichtbaar na het overnemen en moet u eventueel nog wat uitlijnen. U kunt de sjablonen eventueel ook aanpassen en ontdoen van de TABS in het document. Tabellen (actuele recepten, episodes etc) zoals in het sjabloon gedefinieerd bevatten tabs, waardoor de informatie na het overnemen niet uitgelijnd is; kolommen staan niet onder elkaar maar verspringen. Om dit te ondervangen zijn er nieuwe TAGS gedefinieerd, die bij gebruik de informatie wel in kolomvorm onder elkaar zet. Deze nieuwe TAGS eindigen allemaal met de letter X. Het is aan te raden om de sjablonen die u gaat gebruiken om elektronisch te verzenden van deze nieuwe TAGS te voorzien. Zie verderop in dit document voor de nieuwe X-tags en enkele andere nieuwe TAGS. Voor de getoonde tabellen in het MS-word document maakt het niet uit of de Tag met of zonder X gebruikt. De kopregel (bevat de titels van de kolommen) zijn niet zodanig uit te lijnen dat ze exact boven de kolommen staan. U kunt deze voor het verzenden eventueel handmatig aanpassen of verwijderen. Naar een oplossing hiervoor wordt nog gezocht. Indien in een tabel een veld staat welke meerdere regels in beslag neemt (bijv. een lange journaaltekst), dan zijn de 2de en verdere regels niet uitgelijnd met de 1e regel. U kunt dit voor het verzenden corrigeren. Houdt er rekening mee dat de lengte in het EDIFACT-bericht voor een tekstregel begrensd is op 70 posities. Indien de aangeleverderde regel groter is dan 70 posities dan wordt de regel na het laatst passende woord afgebroken en het restant komt op een nieuwe regel. Dat is mogelijk van invloed op de leesbaarheid voor de ontvanger. Indien u een bericht handmatig aanpast dan wordt die aanpassing wel verstuurd, maar niet in Mira opgeslagen. Ter illustratie: Het bovenste gedeelte van het scherm hieronder is de tag <RECT20>. De kolommen staan niet uitgelijnd onder elkaar. Het onderste gedeelte is de tag <RECT20X>. De kolommen staan wel uitgelijnd onder elkaar. Zichtbaar is ook dat in beide gevallen de kopregel niet uitgelijnd is (zie opmerking hierover hierboven). Pagina 6 van 13

8 Het is mogelijk om een eerder gemaakt bericht te herzenden of een nog niet verzonden document als nog te verzenden. Kies uit de tabel van documenten op de Documenten pagina een verwijsbrief. Als deze al eerder elektronisch is verstuurd zal de Verzend EDI knop geactiveerd zijn. Voor nog niet verstuurde documenten geldt dat aan de voorwaarde voor een juist ingevuld Soort Adres en aanwezigheid van adres en/of AGB code voor de geadresseerde voldaan moet zijn. Pagina 7 van 13

9 Brieven Brieven vanuit scherm Dossier Vanuit het scherm Dossier kunt ook de verwijsbrieven functie opstarten. Voortaan wordt als u deze functie gebruikt het Documenten scherm opgestart. 1.1 Brieven Gewijzigde en nieuwe TAGS Nieuwe TAGS: <PGEBLAND> geboorteland patiënt <PGEBPL> geboorteplaats patiënt <PVOORN> voornamen patiënt <SPEC> specialisme derde Tags eindigend op X voor elektronische brief (zie hierboven). Aangepaste TAGS: <PCONIND> Contra-indicatie verkeersdeelname wordt niet meer getoond Pagina 8 van 13

10 Receptuur - Uitgiftesignalen Er is een nieuwe implementatierichtlijn uitgegeven door WINAP voor de Uitgiftesignalen. Hieronder worden verstaan: de eerste uitgifte, tweede uitgifte en vervolguitgifte. Tevens behandelt deze richtlijn de hiermee samenhangende dubbelmedicatiesignalen. In deze update (2.3) zijn de nieuwe richtlijnen geïmplementeerd. In dit schrijven worden de signalen behandeld die u tijdens de receptverwerking kunt verwachten. In volgende updates wordt voortgebouwd op de mogelijkheden die deze richtlijn gaat bieden. Hierbij moet u denken aan: Onderdrukken van interactie-, contra-indicatie en dubbelmedicatiesignalen bij 2 e vervolguitgifte. Meer op de situatie toegespitste balie-, voorschrijver en achtergrondteksten Op elke onderstaande melding die verschijnt in de signaaltabel op het voorschrijfscherm kunt u dubbelklikken, waarna een scherm met additionele informatie wordt getoond. 1.2 Eerste Uitgifte en Semi Eerste Uitgifte Tot nu toe werd de Eerste Uitgifte gedefinieerd door: een eerste uitgifte van een geneesmiddel van bepaalde stof (of samenstelling), sterke, farmaceutische vorm en toedieningsweg binnen een bepaalde (door u zelf in te stellen) periode. Dit is het zgn. GPK-niveau. De nieuwe definitie van Eerste Uitgifte is op stofniveau. Indien na een dergelijk Eerste Uitgifte een uitgifte plaatsvindt waarbij sterkte, hulpmiddel, farmaceutische vorm of toedieningsweg afwijkt, is er sprake van een Semi eerste Uitgifte. Ook is dit het geval indien er wordt geswitcht tussen een en kelvoudig- en een combinatiepreparaat vice versa. Bij Semi Eerste Uitgifte is er een andere behoefte aan voorlichting dan bij een Eerste Uitgifte omdat de patiënt dan al bekend is met het geneesmiddel en de voorlichting dan vooral betrekking heeft op de afwijking t.o.v. een vorige verstrekking/voorschrift. 1.3 Dubbelmedicatie en Combinatiesignaal Het type Semi Eerste Uitgifte komt overeen met het type van de Dubbelmedicatie (zoals u die al kent uit vorige versies van MIRA). Het kan voorkomen dat er sprake is van een Semi Eerste Uitgifte terwijl er tevens sprake is van dubbelmedicatie. De patiënt krijgt bijvoorbeeld een recept in een andere sterkte dan de vorige ver trekking/voorschrift, terwijl de gebruikstermijn van de vorige verstrekking/voorschrift nog niet is verlopen. Dit resulteert in een zgn. Combinatiemelding. Pagina 9 van 13

11 1.4 Afwijkend Product De melding over Afwijkend Product (t.o.v. de vorige vertrekking/voorschrift) wordt niet beschreven in de richtlijn. MIRA kende deze melding al en die hebben we gehandhaafd omdat er een voorschrift kan plaatsvinden waarbij geen sprake is van een Semi Eerste Uitgifte of een Dubbelmedica tie. In het bijzonder doet zich dit voor bij een 2 e- of vervolguitgifte waarbij sprake is van een labelswitch. Ook kan het zijn dat er bijv. een sterkte wisselt waarbij de patiënt toch al een keer eerder die nieuwe sterkte had gehad. In deze gevallen voorziet de richtlijn niet in een signaal. Een mogelijk nadeel is, dat als er tevens een Semi Eerste Uitgifte-, een Dubbelmedicatie-, of een Combinatiesignaal is, de Afwijkend Product informatie ook bevat is in die meldingen. Toch geven we ook in die gevallen, vanwege de eenduidigheid, het Afwijkend Product signaal. Voorbeelden volgen hieronder: Pagina 10 van 13

12 Pagina 11 van 13

13 Pagina 12 van 13

14 ZorgMail adressen deelnemende ziekenhuizen Organisatie IJsselland neuro IJsselland uro Haven zkhs neuro Haven zkhs uro SFG neuro postbus Tenaamstelling ysl-neurologietest edifactadres ysl-urologietest neurologiepolitest urologiepolitest sfg-neurologietest SFG uro Kring sfg-urologietest hakringrotterdamtest Pagina 13 van 13