VanLit Management Consultants

Transcriptie

1 De gemeentesecretaris: kaartjesknipper van het sociale regelsysteem of de ambassadeur van communicatieve zelfsturing? Wekelijks verschijnen er nieuwe boeken over leiderschap, verandering en (organisatie)ontwikkeling. De toegevoegde waarde is vaak sterk persoonlijk, een boek kan voor de één een inspiratiebron zijn terwijl het zelfde boek voor een ander geen enkele betekenis heeft. Afgelopen zomer was de Logica van het Gevoel van Arnold Cornelis voor mij een inspiratiebron De actualiteit van zijn gedachtegoed is er sinds hij het boek in 1995 publiceerde alleen maar sterker op geworden. Helaas is Cornelis in 1999 overleden, denkers van zijn formaat worden node gemist. Wat heeft Cornelis de gemeentesecretaris anno 2012 te vertellen? Helaas kunnen we het hem niet meer vragen, maar met de nodige dichterlijke vrijheid en enige kennis van de gemeentesecretaris en zijn omgeving durf ik de uitdaging wel aan. Voor we echter Cornelis aan de gemeentesecretaris koppelen is een schets van de hoofdlijnen waarschijnlijk nuttig. Het voert te ver om het boek van bijna 800 pagina s in dit artikel samen te vatten. De kern van het boek wordt gevormd door het concept van de drie stabiliteitslagen waarin mensen emotioneel hun plek hebben of kunnen vinden, Cornelis noemt dat nestelen. Mensen kunnen echter ook verdwalen in deze stabiliteitslagen. Elke stabiliteitslaag kent twee emoties, een positieve en een negatieve en in elke stabiliteitslaag vinden we een specifiek menstype. De eerste stabiliteitslaag is het natuurlijke systeem, deze laag ontstond toen de mens zich als mens manifesteerde. Het kenmerk is kleine gemeenschappen c.q. families waar de individuele identiteit samenvalt met de identiteit van de groep. De mythen van de groep vormen het verhaal waarin mensen zich geborgen voelen. Deze geborgenheid is dan ook de positieve emotie die ontstaat als mensen zich verbonden voelen met de groep. Ontbreekt deze verbinding of wordt de verbinding verbroken dan is angst de dominante emotie. Als kind starten we in deze stabiliteitslaag. De volgende stabiliteitslaag is die van het sociale regelsysteem. Deze stabiliteitslaag is ontstaan toen gemeenschappen groter en dus ook complexer werden. De rollen die mensen moeten en willen vervullen zijn hier meer divers. De ontwikkeling, toetsing en borging van bekwaamheden speelt een belangrijke rol. Vroeger via gilden, vandaag via opleidings-instituten, beroepsverenigingen en toezichthouders. In een positief functionerend sociaal regelsysteem is alles erop gericht om stabiliteit en rechtvaardigheid te realiseren. De positieve emotie is dan ook het gevoel van rechtvaardigheid. In een sociaal regelsysteem waar macht dominant aanwezig is en de systemen ten dienste staan van een (zeer) kleine minderheid, die zich verrijkt ten kost van een (grote) meerderheid dan is de dominante emotie: boosheid. In het sociale regelsysteem is de identiteit van het individu wel zichtbaar, maar 1-op-1 gekoppeld aan de functie c.q. functionaliteit in het systeem, dus feitelijk irrelevant. 1

2 Vanuit dit denken is ieder individu te vervangen door een ander individu met dezelfde specificaties (opleiding, certificaten, etc.). De mens is vooral de normatieve mens die de wereld in regels wil vatten en door de wereld in regels wordt gevat. In het sociale regelsysteem ontstaat mentale stress als de mens uit het normatieve keurslijf wil stappen en voor zichzelf nieuwe mogelijkheden wil creëren. In veel systemen percipiëren de hoeders van het systeem de hartenkreet ik wil niet meer! als werkweigering. Het systeem kan wel uit de voeten met ik kan niet meer!, dat leidt tot de reflex de mens is ziek en daarvoor is een schier oneindig aantal regels en procedures beschikbaar. De consequentie is dat iemand structureel ziek kan blijven. De derde stabiliteitslaag is die van de communicatieve zelfsturing. Cornelis schreef al aan het begin van de jaren 90 dat de dynamiek van de ontwikkelingen niet meer effectief kan worden opgevangen in het sociale regelsysteem. Tegen de tijd dat nieuwe procedures en systemen zijn ontworpen en geïmplementeerd is de realiteit al een aantal keren over ons heen gedenderd. Problemen zijn alleen op te lossen op basis van op inzicht gerichte leerprocessen. In de stabiliteitslaag van de communicatieve zelfsturing vervangt communicatie de externe controle, het gaat niet (meer) om compliance aan ooit ontworpen regels en richtlijnen, maar om inzicht. De kennis is niet langer alleen geldig omdat er ooit een diploma aan is gekoppeld, maar wordt afhankelijk van de vraag of problemen werkelijk worden opgelost (danwel mogelijkheden gecreëerd). Ook is de relevantie van kennis gekoppeld aan de vraag of waarden worden gerespecteerd en kwaliteit wordt bevorderd. Het systeem bepaalt niet langer wat kwaliteit is, de belangrijkste toets ligt extern bij de stakeholders die bepalen of er werkelijk iets wordt opgelost of mogelijk wordt gemaakt. In de stabiliteitslaag van de communicatieve zelfsturing vinden we de (zelf) sturende mens die niet alleen betekenisinhoud meebrengt, maar ook betekenissturing toevoegt. Als er in de omgeving geen ruimte is voor deze betekenissturing zal de zelfsturende mens eerder verdrietig dan boos worden. Hij zit niet vast in het sociale regelsysteem, dus kan hij zich permitteren te zeggen dat wil ik niet en op weg gaan naar een omgeving waar er wel ruimte is voor betekenissturing. Uiteindelijk vindt de zelfsturende mens een omgeving waar zijn emoties zich, zoals Cornelis zo fraai zegt, kunnen nestelen en dan is er het gevoel/de emotie van zelfherkenning. Een belangrijke eigenschap van de zelfsturende mens is het inzicht dat er meerdere denksystemen/stabiliteitslagen tegelijkertijd relevant zijn. Het gaat dus om maatwerk en het vermogen en lef om te differentiëren. Tot een bepaald punt werkt het sociale regelsysteem, maar daarna niet meer. Het herkennen, erkennen en daarnaar handelen onderscheidt de zelfsturende mens van de gehoorzame mens. Het mooie van de stabiliteitslagen van Cornelis is dat veel helder wordt. Op basis hiervan wordt het voor mensen begrijpelijk (en acceptabel) dat mensen die door privé of andere rukwinden diep in de ellende terecht komen vooral behoefte hebben aan geborgenheid, om vervolgens weer structuur in hun leven te brengen. Dus terug naar de basis en de angst vervangen door geborgenheid. De volgende stap is, vaak via boosheid 2

3 over hetgeen ze is overkomen, naar de emotie van een gevoel van rechtvaardigheid. Daar is structuur voor nodig en, afhankelijk van de ernst van de situatie, een herkenbare leermeester in de vorm van een coach of zelfs een therapeut. De reflex om binnen het regelsysteem op basis van een diagnose een medicatie voor te schrijven heeft als risico dat de medicatie als de structurele oplossing wordt gezien. Een manier van denken die past in het sociale regelsysteem, maar als het er op aan komt de blokkade kan vormen voor het creëren van mogelijkheden, danwel de werkelijke oplossing van problemen. De mens blijft dan, zoals hiervoor al opgemerkt, structureel ziek. Als we echter goed in ons vel zitten en onze plek qua professie en passie hebben gevonden dan verkeren we voor een groot deel in de bovenste stabiliteitslaag. Dat is het domein waar de ontwikkeling van individuen het meeste impact heeft. Daar gaat het om inzicht, waarden en kwaliteit. De gemeentesecretaris Met de invoering van het dualisme is in 2002 voor veel gemeentesecretarissen het nodige veranderd. De functie van secretaris van de gemeenteraad is vervallen en de nadruk kwam te liggen op de rol als vertrouwde adviseur van het college van B&W en algemeen directeur van de ambtelijke organisatie. Daarnaast is de gemeentesecretaris in veel gevallen de sparringpartner voor de burgemeester. Deze rol wordt niet altijd nadrukkelijk genoemd omdat een, in de beleving van de wethouders, te stevige relatie met de burgemeester op gespannen voet kan staan met de rol van vertrouwde adviseur voor het college als geheel. De gemeentesecretaris is in circustermen de spreekstalmeester van de organisatie, de acrobaat op het slappe koord van de politieke besluitvorming en soms ook de nar die de waarheid mag/moet vertellen, maar dan wel met een ragfijn gevoel voor timing. Als één ding de laatste 10 jaar duidelijk is geworden dan is het dat de gemeentesecretaris zich niet langer uitsluitend kan richten op het bewaken van de processen en procedures en het in de lucht houden van het imago van de alwetende gemeentesecretaris. Veel gemeentesecretarissen zullen van mening zijn dat dit beeld al twintig jaar geleden verdwenen is, maar er zijn nog steeds ambtenaren en politici die hem graag in die rol zien. De formele organisatie die informele relaties stimuleert 1 is de uitdaging voor de gemeentesecretaris. De betrouwbaarheid van de (lokale) overheid betekent o.a. dat bij handhaving van regels en verdeling van middelen er een grote mate van consistentie is. Als de overheid van willekeur wordt beschuldigd dan is dat vaak gebaseerd op het 1 De NIVOZ lezing van Luitenant Generaal Mart de Kruif op 22 november

4 gevoel dat in volstrekt identieke situaties anders gehandeld c.q. besloten wordt. Het op rechtvaardigheid gerichte sociale regelsysteem werkt dan niet en boosheid is de dominante emotie. Zolang de angst van de betrokkenen om juridisch onjuist te communiceren groter is dan de angst om door de burger verkeerd begrepen te worden zal er weinig veranderen. Compliance staat centraal, inzicht in de effecten komt op het tweede plan. De formele organisatie dwingt medewerkers tot formele relaties en dus formele communicatie. De burger blijft op afstand (wordt op afstand gehouden) en zolang die zich als de gehoorzame mens van het sociale regelsysteem gedraagt, is er niets aan de hand. De problemen ontstaan in situaties waarin de burger het (terechte of onterechte) gevoel heeft dat hem/haar onrecht wordt aangedaan. Dan ontstaat boosheid en deze emotie verdwijnt niet door de regels en procedures nog maar eens uit te leggen op dezelfde manier als in het verleden. De oplossing is niet (langer) in het sociale regelsysteem te vinden en managers/ambtenaren die de oplossing daar zoeken bevinden zich in een catastrofaal leerproces. De werkelijkheid wordt niet bepaald door de feitelijkheid rond verkeerde uitwerking van goede bedoelingen, maar door de mogelijkheden om het anders te doen. Dat anders houdt o.a. in dat de oplossing gezocht moet worden waar die te vinden is en dat is in de stabiliteitslaag van de communicatieve zelfsturing. Het is aan de gemeentesecretaris om dat proces te faciliteren en mogelijk te maken. Zijn rol verandert dan, hij is niet langer de kaartjesknipper van het sociaal regelsysteem. Zijn rol wordt cultureel, hij richt zich via vorming en reflectie op de (diepte) sturing van de menselijke emoties. Mensen die in de laag van communicatieve zelfsturing functioneren zijn niet alleen bezig met inhoud, maar vooral met inhoudssturing vanuit een sterk besef van de eigen identiteit. Problemen oplossen betekent met name het creëren van mogelijkheden, niet getoetst door externe controle c.q. compliance, maar op basis van communicatie. Kwaliteit leveren betekent niet langer het alleen voldoen aan de regels van het systeem, maar ook nagaan wat betrokkenen/burgers als kwaliteit ervaren. De gemeentesecretaris is vanuit zijn functie in zowel het ambtelijke als het politiekbestuurlijke domein de persoon bij uitstek om voor alle betrokkenen als gids te functioneren op deze boeiende, maar soms ook lastige reis. Voor sommigen betekent dat een behoorlijke persoonlijke ontwikkeling. De normatieve mens uit het sociaal regelsysteem wordt vooral gestuurd door regels en procedures, ook als het om leren gaat. Hij is vooral betekenisdrager en onderscheidt zich door betekenisinhoud. Het is nog niet zo lang geleden dat het behalen van een bepaald diploma automatisch in een hogere schaal resulteerde. De gemeentesecretaris die op basis van communicatieve zelfsturing functioneert is een (communicatieve) zelfsturende mens die gevoel en inzicht omzet in sturingslogica. Op die manier ontwikkelt hij zich van betekenisdrager naar betekenisstuurder. Kenmerk 4

5 van deze situatie is dat hij dat niet alleen kan doen, de communicatieve zelfsturing ontstaat als zelfsturende mensen, ieder met hun eigen identiteit, zich rond een onderwerp/ambitie verzamelen. De meerderheid van de huidige problemen zijn alleen succesvol aan te pakken door met een aantal mensen om de tafel te gaan zitten en het er over te hebben. Binnen een gemeente (en tal van andere organisaties) betekent dat vanuit de formele structuur werken aan informele relaties. De zelfsturende mens zoekt naar omgevingen waar ruimte is voor betekenissturing, als dat de realiteit kan worden dan herkent hij zich in de betekenis die ontstaat. Het inzicht resulteert in mogelijkheden, respect voor waarden en kwaliteit die alle betrokkenen werkelijk als kwaliteit ervaren. De gemeentesecretaris is vanuit zijn formele rol de eerst aangewezene om informele relaties centraal te stellen en dit proces in gang te zetten. `s-hertogenbosch, november 2012 Arjan van Lit 5