Werkwijzer Debiteurenbeheer Bbz

Transcriptie

1 Werkwijzer Debiteurenbeheer Bbz

2 Inhoud Inleiding 3 Hoofdstuk 1 Uitgangspunten debiteurenbeheer Bbz 5 Hoofdstuk 2 Procesinrichting debiteurenbeheer bedrijfskapitaal Bbz 8 Welke procesinrichting past in mijn gemeente? 8 Veelvoorkomende varianten debiteurenbeheer Bbz 9 Debiteurenbeheer en zekerheden 12 Hoofdstuk 3 Debiteurenbeheer bedrijfskapitaal stap voor stap 14 Vaste processtappen 14 Bijzondere situaties 18 Hoofdstuk 4 De rol van de professional 22 Eisen aan de professional 22 De rol van de professional in het proces 22 Hoofdstuk 5 Managementinformatie 27 Hoofdstuk 6 Tips voor succesvol debiteurenbeheer 30 Tips voor de manager 30 Tips voor de professional 32 Bijlage 1 Begrippenlijst 33 Bijlage 2 Processtappen debiteurenbeheer rentedragend bedrijfskapitaal 34 Leeswijzer Voor de professional zijn vooral hoofdstuk 3, 4, het tweede deel van hoofdstuk 6 en bijlage 2 van belang. Hoofdstuk 2, 5 en het eerste deel van hoofdstuk 6 richten zich vooral op de manager. 2

3 Inleiding Het Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (Bbz) geeft zelfstandigen financiële steun en begeleiding om een bedrijf te starten of om een bedrijf door een moeilijke periode te helpen. Het Bbz bevordert duurzame uitstroom uit een bijstandsuitkering en voorkomt instroom in de bijstand, onder andere met leningen voor bedrijfskapitaal. Om de uitvoering van het Bbz te kunnen verantwoorden en betaalbaar te houden moeten die leningen ook worden afgelost. Succesvol debiteurenbeheer is daarvoor cruciaal. Deze werkwijzer zoomt in op het beheer van leningen, omdat dat wezenlijk anders is dan reguliere vorderingen van uitkeringen levensonderhoud WWB. Debiteurenbeheer bedrijfskapitaal Bbz heeft een harde en zachte kant en vraagt om inzet van verschillende disciplines, specialismen en vaardigheden. De werkwijzer draagt bij aan de ontwikkeling van vakmanschap en professionaliteit van iedereen die daarbij betrokken is: klantmanagers, medewerkers debiteurenbeheer en managers. Effectief debiteurenbeheer is onmisbaar bij de uitvoering van het Bbz. Wat aan de achterkant minder geïnd wordt, kan aan de voorkant minder geïnvesteerd worden in nieuwe starters of ondernemers met tijdelijke geldproblemen. Dat blijkt zowel uit het rapport Bbz 2004: uit het startblok 1 als uit de handreiking Haal meer uit het Bbz. 2 Het verstrekken van bedrijfskapitaal brengt altijd een zeker risico met zich mee: misschien redt de ondernemer het toch niet of ontwikkelt de markt zich ongunstig. Daadkrachtig optreden en terugvorderen bij betalingsachterstand vergroot dan de kans dat de gemeente het geld doelmatig kan besteden. Gemeenten besteedden vaak weinig aandacht aan debiteurenbeheer Toch richtten gemeenten zich vroeger vaak meer op de verstrekking van voorzieningen dan op het terugvorderen van geld. De nadruk lag op de voorkant van het proces en minder op de achterkant. Dat had volgens veel gemeenten te maken met de eisen aan de behandeling van aanvragen die de Algemene wet bestuursrecht (Awb) stelt, met onderbezetting op de afdeling en met het kleine financiële risico dat gemeenten lopen bij de verstrekking van bedrijfskapitaal. maar maken nu een inhaalslag Uit bovengenoemde publicaties bleek ook dat veel gemeenten nu een flinke inhaalslag maken of al hebben gemaakt door debiteurenbeheer een nadrukkelijke plek binnen de uitvoering van het Bbz te geven. Het is immers niet acceptabel dat zelfstandigen bij gemeenten beter af zijn dan bij banken, doordat gemeenten minder goed in de gaten houden of ze hun de rente- en aflossingsverplichtingen nakomen. Het gaat om publieke middelen waarmee gemeenten zorgvuldig moeten omspringen. De wetgever wil daarom misschien al in 2013 een bonus-malusregeling introduceren voor het onderdeel bedrijfskapitaal van de Bbz-declaratie aan het Rijk. De werkwijzer versterkt vakmanschap en methodisch werken Voor de professionalisering van debiteurenbeheer is methodisch werken van groot belang. In de handreiking Haal meer uit het Bbz is daar al aandacht aan geschonken. Deze werkwijzer maakt een verdiepingsslag en richt zich daarbij zowel op professionals als op managers. Om het vakmanschap van professionals te versterken wordt het proces debiteurenbeheer Bbz stap voor stap doorgenomen en de rol van de professional bij elk van die stappen belicht. De werkwijzer helpt managers de inrichting van het debiteurenbeheer Bbz kiezen die het best bij hun eigen organisatie past. 1 Bbz 2004: uit het startblok (Ecorys 2011), in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. 2 Handreiking Haal meer uit het Bbz (meer rendement voor gemeenten bij de uitvoering van het Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004) (Stimulansz 2012), in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de VNG. 3

4 Ook wordt aandacht besteed aan de managementinformatie die noodzakelijk is voor sturing en vroegtijdige signalering van problemen. Het afsluitende hoofdstuk geeft beide groepen tips op basis van de succesvolle uitvoeringspraktijk van gemeenten. De werkwijzer bundelt ervaring van onderzoekers en gemeenten Voor de werkwijzer is gebruik gemaakt van de ervaringen die onderzoekers hebben opgedaan bij het opstellen van de handreiking Haal meer uit het Bbz. Daarnaast leverden de gemeenten Eindhoven, Groningen, Hilversum, Leeuwarden, Nijmegen en Rotterdam een bijdrage in de vorm van verdiepende interviews. Vertegenwoordigers van de gemeenten Alkmaar, Arnhem, ROZ Twente en Utrecht fungeerden als begeleidingscommissie die feedback leverde op eerdere versies van deze publicatie. Vertegenwoordigers van Divosa en de VNG hebben de werkwijzer ook inhoudelijk beoordeeld. De werkwijzer wordt aangepast aan praktijkervaringen en nieuwe ontwikkelingen Deze werkwijzer debiteurenbeheer is een eerste aanzet tot het vastleggen van vakmanschap van professionals en managers op het gebied van debiteurenbeheer bedrijfskapitaal. Dit document wordt verfijnd op grond van bijeenkomsten over dit onderwerp en bijgewerkt als er zich ontwikkelingen voordoen die invloed hebben op het debiteurenbeheer. Correcties en aanvullingen vanuit de uitvoeringspraktijk zijn van harte welkom. Stuur je feedback naar 4

5 Hoofdstuk 1 Uitgangspunten debiteurenbeheer Bbz Dit hoofdstuk belicht doel, doelgroepen, voorzieningen en vorderingen van het Bbz. Ook worden enkele centrale begrippen gedefinieerd. Doel en doelgroepen van het Bbz Het Bbz geeft zelfstandigen financiële steun en begeleiding om een bedrijf te starten of om een bedrijf door een moeilijke periode te helpen. Het Bbz is bedoeld voor vier doelgroepen: startende ondernemers, gevestigde ondernemers, oudere ondernemers en ondernemers die hun bedrijf willen beëindigen. In deze werkwijzer belichten we alleen startende en gevestigde ondernemers (omdat alleen die doelgroepen een rentedragend bedrijfskapitaal kunnen krijgen waarvan het debiteurenbeheer in deze werkwijzer centraal staat). Bbz voor startende ondernemers: re-integratie Voor startende ondernemers is het doel van de Bbz-ondersteuning re-integratie: uitstroom uit een bijstands- of werkloosheidsuitkering en een verantwoorde start als zelfstandige. De financiële ondersteuning (bijvoorbeeld voor productontwikkeling, aankoop van goederen, noodzakelijke inventaris of materieel) en begeleiding moet het bedrijf levensvatbaar maken. Dat wil zeggen dat het bedrijf, eventueel samen met andere inkomstenbronnen, voldoende inkomen oplevert om te voorzien in de noodzakelijke bestaanskosten van het gezin van de zelfstandige en om het bedrijf in stand te houden. Bbz voor gevestigde ondernemers: beroep op bijstand voorkomen Voor gevestigde ondernemers is het Bbz een sociaal financieel vangnet. Het overbrugt een moeilijke periode waarna de ondernemers weer zelfstandig in hun eigen levensonderhoud kunnen voorzien. De ondersteuning biedt hen het bestaansminimum en voorkomt zo dat ze instromen in een (bijstands)uitkering. Het Bbz helpt gevestigde zelfstandigen ook bij de ontwikkeling van hun bedrijf en voorkomt dat bedrijven failliet gaan. Het is daarmee ook een instrument om de lokale economie te stimuleren. Debiteurenbeheer Bbz Debiteurenbeheer Bbz is het sluitstuk van het proces dat begint met een aanmelding of aanvraag voor ondersteuning en meestal wordt vervolgd met screening en diagnose (welke voorziening is geschikt gezien de situatie, het inkomen en vermogen van de zelfstandige?) en het al dan niet toekennen van de voorziening. Deze werkwijzer belicht niet hoe klantmanagers bij het Bbz een financiële voorziening toekennen, welke keuzes ze maken, hoe ze selecteren, welke rol het levensvatbaarheidonderzoek speelt en hoe ze afwegen welke voorziening passend is. Het gaat hier om het vervolg, het debiteurenbeheer. Wel komen zaken aan de orde in deze eerste stappen van het proces die effectief debiteurenbeheer mogelijk maken (vestiging en actualisering van pandrecht) of vergemakkelijken (vroegtijdige voorlichting aan debiteuren over de achterkant van het proces). Debiteurenbeheer Bbz bestaat uit alle invorderingsactiviteiten van de gemeente of het samenwerkingsverband in het kader van de uitvoering Bbz: > de terugvordering van uitkeringen levensonderhoud, voor zover deze tot een te hoog bedrag zijn uitbetaald; > de aflossing en rentebetalingen van toegekende bedrijfskapitalen; > de terugvordering van bedrijfskapitalen voor zover die zijn opgeëist of opeisbaar zijn; > de terugbetaling van vorderingen die zijn ontstaan wegens uitwinning door de bank van de borgtocht die de gemeente aan de bank heeft verleend (bedrijfskapitaal in de vorm van borgtocht). 5

6 Voorzieningen en vorderingen Bbz Bij het debiteurenbeheer Bbz gaat het om de volgende vorderingen en leningen: Terugvordering uitkering voor levensonderhoud > een vordering die overblijft na de definitieve vaststelling van de uitkering voor het levensonderhoud, na afloop van het boekjaar waarin de Bbz-uitkering als renteloze geldlening is verleend. Overige vorderingen > terugvordering van ten onrechte genoten uitkering (bij onjuiste of onvolledige inlichtingen, niet meewerken, onverschuldigde betalingen of toekenning voorliggende voorziening met terugwerkende kracht); > terugvorderen van bedrijfskapitaal dat opeisbaar is gesteld en van de belanghebbende wordt teruggevorderd. Aflossing bedrijfskapitaal > een rentedragende starterslening; > een rentedragende lening aan gevestigde zelfstandigen; > een renteloze lening aan oudere zelfstandigen met veel vermogen. In de WWB is terugvordering een bevoegdheid van het college. Maar waar WWB-vorderingen mogen worden teruggevorderd is dat bij geldleningen van het Bbz verplicht (hoofdstuk VI van het Bbz). Het Bbz wijkt in dit opzicht af van de WWB. Terugvordering uitkering levensonderhoud Bbz Terugvordering van uitkering levensonderhoud Bbz werkt op dezelfde manier als gewone vorderingen WWB. Er wordt gekeken naar de aflossingsruimte of verrekend. Omdat zelfstandigen meestal geen vast salaris hebben, is vereenvoudigd derdenbeslag vaak niet mogelijk. Bij de invordering moet er rekening mee gehouden worden dat de zelfstandige ook andere aflossingsverplichtingen kan hebben voor het bedrijfskapitaal Bbz of bij de bank. Terugvordering uitkering levensonderhoud na definitieve vaststelling ziet er schematisch als volgt uit: uitkering levensonderhoud: na definitieve vaststelling bijstand om niet teveel genoten: vordering opboeken invordering: betaalverplichting opleggen of betalingsvoorstel bewaking vordering zo nodig invorderingsmaatregelen Op deze vorm van terugvordering gaan we in deze werkwijzer verder niet in. Aflossing en terugvordering bedrijfskapitaal Bbz Het Bbz heeft dwingende bepalingen voor de terugbetaling van een geldlening voor bedrijfskapitaal: > De zelfstandige moet voldoen aan de opgelegde rente- en aflossingsverplichtingen. > De geldlening is onmiddellijk opeisbaar als de zelfstandige het geld niet op de juiste manier heeft besteed, bij beëindiging of overdracht van het bedrijf en bij surseance of faillissement van de zelfstandige of zijn bedrijf. > De gemeente vordert de geldlening terug als de zelfstandige ook na een tweede aanmaning niet aan zijn verplichtingen voldoet. 6

7 > Als dat nodig is kan de gemeente gedurende de looptijd van de lening maximaal drie jaar geheel of gedeeltelijk uitstel van betaling geven. Dat gebeurt alleen als de gemeente verwacht dat de zelfstandige daarna weer kan gaan betalen. Bij gedeeltelijk uitstel gaat uitstel van aflossing voor op uitstel van rente. > Als blijkt dat de zelfstandige (na verloop van die drie jaar) lange tijd niet kan betalen, zijn de lening en de achterstallige rente onmiddellijk opeisbaar en vordert de gemeente die van de zelfstandige terug. Bij beëindiging van het bedrijf moet de zelfstandige de lening terugbetalen. Dat kan op verschillende manieren: inbreng in een schuldregeling, terugbetaling bij bedrijfsbeëindiging of tegeldemaking van zekerheden. Gaat een zelfstandige buiten zijn schuld failliet en zijn er onvoldoende middelen om terug te betalen, dan moet de (dan renteloze) lening binnen vijf jaar terugbetaald worden met het inkomen boven de bijstandsnorm. De rest wordt na die vijf jaar kwijtgescholden. In schema: bedrijfskapitaal geldlening na tekenen akte van schuldbekentenis en opvoer in systeem rente en aflossing opboeken en betaalverplichting opleggen bewaking vordering herinnering, aanmaning onderzoek uitstel uitstel verlenen (geheel of deel) opeisen geldlening opleggen betaalverplichting (na uitstel) mogelijke procesgang: > zekerheden uitwinnen/tegeldemaken (niet altijd mogelijk, bv. bij hypotheek op huis) > (rest)betaling < betaaltermijn bewaken niet betaald? Wettelijke rente verschuldigd over achterstand > opleggen dwangbevel > beslaglegging (zelf doen of overdragen aan deurwaarder) > beslag en betalingen bewaken manieren om te voldoen aan de betaalverplichting: > terugbetalen bij bedrijfsbeëindiging > zekerheden uitwinnen/tegeldemaken (hypotheek op huis kan worden voortgezet) > inbrengen in schuldregeling > niet-verwijtbare bedrijfsbeëindiging en onvoldoende middelen? - rest lening renteloos - terugbetaling in 5 jaar met 50% van inkomen > bijstandsnorm - rest na 5 jaar kwijtschelden Gebruikte benamingen Klant of debiteur In deze werkwijzer worden de begrippen klant en debiteur gebruikt. Het gaat vaak om dezelfde persoon. Maar niet iedere klant is al een debiteur. En niet iedere debiteur is een klant met een uitkering. Beide begrippen zijn zoveel mogelijk in de juiste context gebruikt. Zelfstandigenloket Met het begrip zelfstandigenloket wordt de specifieke resultaatverantwoordelijke eenheid Bbz bedoeld. Het kan bijvoorbeeld gaan om een afdeling, team, loket of (regionaal) bureau. We geven met de keuze voor deze term geen waardeoordeel over de manier waarop het Bbz wordt uitgevoerd. 7

8 Hoofdstuk 2 procesinrichting debiteurenbeheer bedrijfskapitaal Bbz Debiteurenbeheer Bbz kan op verschillende manieren worden verdeeld over de disciplines in een gemeente. In dit hoofdstuk komen de vijf meest voorkomende varianten aan de orde, met hun voor- en nadelen. Managers krijgen hierdoor inzicht in een (her)inrichting van het proces die past bij de eigen organisatie. Professionals kunnen er tips aan ontlenen voor een effectieve onderlinge taakverdeling. Welke procesinrichting past in mijn gemeente? Het belangrijkste voor succesvol debiteurenbeheer is dat aan de volgende eisen wordt voldaan: > Iedereen erkent dat de uitvoering van het Bbz een specialistisch vak is en debiteurenbeheer ook. > De procesinrichting doet recht aan beide specialismen. Hoe dat het best kan gebeuren, hangt af van de beschikbare capaciteit en het budget van de gemeente en van het doel van het debiteurenbeheer. Ook de positionering van het zelfstandigenloket en van de regionale samenwerkingsvorm speelt een rol. Het is niet gezegd dat medewerkers debiteurenbeheer of juist klantmanagers het debiteurenbeheer Bbz moeten verzorgen. Dat hangt namelijk af van de kwaliteiten van de professionals in kwestie. Het Bbz kent een zachte en een harde kant. Juist hier is de combinatie van houding en gedrag van de professional en inhoudelijke kennis van het proces erg belangrijk. De zachte kant van debiteurenbeheer Bij de zachte kant van debiteurenbeheer zoekt de professional met de debiteur naar een oplossing voor het betalingsprobleem: kan ik uitstel verlenen, de maandelijkse lasten verlagen of een deel van de vordering kwijtschelden? Om tot een oplossing te komen maakt de professional overwegingen op basis van de situatie van de debiteur. Hiervoor is boekhoudkundig en bedrijfseconomisch inzicht nodig en kennis van procedures en wet- en regelgeving. De professional moet flexibel en meelevend kunnen zijn, zonder gemeentelijke belangen uit het oog te verliezen. De harde kant van debiteurenbeheer De wet- en regelgeving omschrijft duidelijk in welke gevallen er teruggevorderd moet worden. In de uitvoering komt het regelmatig tot invorderingsacties. Dat is de harde kant van debiteurenbeheer. Het bewaken van een vordering of stevig inzetten op terugvorderen zijn handelingen die bij de medewerker moeten passen. Recht doen aan beide aspecten In de praktijk zijn professionals vaak vooral deskundig in één van de twee aspecten van debiteurenbeheer, en beheersen ze het niet in de volle breedte. Vaak hangt de deskundigheid samen met de discipline. Invorderen is immers de core business van terugvorderingsmedewerkers en het beoordelen van inkomenspositie, inkomensperspectief en de Bbz-mogelijkheden is de core business van de klantmanagers Bbz. Het is belangrijk om taken toe te kennen aan medewerkers die er affiniteit mee hebben. Dit kan een gemeente bijvoorbeeld bereiken door een knip in het proces te maken: een scheiding tussen verstrekken van voorzieningen en invorderen. Maar het kan ook zonder knip, door taken toe te wijzen aan de juiste medewerkers. Het is daarbij van groot belang iedereen die betrokken is bij de uitvoering van het Bbz te laten weten hoe de taakverdeling is. Dat geeft duidelijkheid. 8

9 Veelvoorkomende varianten debiteurenbeheer Bbz Debiteurenbeheer Bbz bestaat uit klantcontacten (frontoffice) en administratieve afhandeling (backoffice). Deze taken kunnen worden uitgevoerd door: > de algemene debiteurenafdeling die ook het debiteurenbeheer WWB, IOAW en IOAZ verricht (front- en backoffice); > een aparte afdeling debiteurenbeheer Bbz, meestal onderdeel van het zelfstandigenloket. Soms verzorgt die alleen de backoffice en zijn klantmanagers van het zelfstandigenloket verantwoordelijk voor de frontoffice; > de klantmanagers van het zelfstandigenloket (al dan niet met een functiescheiding tussen frontoffice en backoffice). Soms zijn klantmanagers alleen verantwoordelijk voor klantcontacten. De meeste gemeenten hebben het debiteurenbeheer Bbz ingericht op een van de volgende vijf manieren. We geven deze varianten schematisch weer en bespreken de voor- en nadelen. Grijze vlakken in het schema betekenen dat de desbetreffende afdeling niet wordt ingeschakeld of niet bestaat. Waar in de schema s sprake is van een afdeling debiteurenbeheer WWB, gaat het steeds om frontoffice én backoffice. Variant 1: alle taken bij debiteurenbeheer WWB variant 1 debiteurenbeheer WWB debiteurenbeheer Bbz frontoffice debiteurenbeheer Bbz backoffice zelfstandigenloket frontoffice zelfstandigenloket backoffice leningen vorderingen In de eerste variant wordt het debiteurenbeheer Bbz verzorgd door de reguliere afdeling debiteurenbeheer WWB. Klantmanagers van het zelfstandigenloket hebben geen bemoeienis met het debiteurenbeheer en er is een harde scheiding tussen verstrekken en invorderen. Voordelen Deze inrichting van het proces heeft een aantal voordelen. > Alle beheerstaken zijn geconcentreerd op één afdeling. Dat is een waarborg voor een eenduidige methode van invordering binnen de gemeente. Ook zorgt het bij debiteuren en derden voor duidelijkheid over het invorderingsbeleid. > Door de scheiding in het proces (de knip) kan elke afdeling eigen prioriteiten stellen: klantmanagers Bbz bij het verstrekken van voorzieningen; debiteurenbeheerders bij het in- en terugvorderen. Er is dus geen risico dat de invordering in het gedrang komt bij grote drukte of onderbezetting bij het zelfstandigenloket. Aandachtspunten > Deze organisatie vraagt van medewerkers debiteurenbeheer WWB specialistische kennis over het Bbz en de inkomensvaststelling bij zelfstandigen. Overleg met klantmanagers van het zelfstandigenloket is cruciaal voor het overdragen van deze kennis. > Voor goed debiteurenbeheer is het van belang dat medewerkers debiteurenbeheer WWB actuele kennis hebben en houden van specifieke taken als het beoordelen van uitstel of het afstemmen van een aangepaste betalingsruimte. Als het niet lukt deze kennis up-to-date te houden kunnen externe deskundigen een beoordeling maken van de situatie van de debiteur. 9

10 Variant 2: apart team debiteurenbeheer Bbz; frontoffice leningen door klantmanagers variant 2 debiteurenbeheer WWB debiteurenbeheer Bbz frontoffice debiteurenbeheer Bbz backoffice zelfstandigenloket frontoffice zelfstandigenloket backoffice leningen vorderingen In variant 2 is een apart team debiteurenbeheer Bbz verantwoordelijk voor debiteurenbeheer van leningen en vorderingen. Dit team, meestal onderdeel van het zelfstandigenloket, vormt de front- en backoffice van het debiteurenbeheer voor de vorderingen en verricht backofficetaken voor leningen. Klantmanagers Bbz zijn alleen verantwoordelijk voor frontofficetaken van de leningen, zoals het contact met de debiteur, het beoordelen van uitstel, etc. In variant 2a is er een totale splitsing gemaakt in front- en backoffice. De klantmanagers verzorgen alle contacten met de klant en het team debiteurenbeheer zorgt voor de administratieve afhandeling. variant 2a debiteurenbeheer WWB debiteurenbeheer Bbz frontoffice debiteurenbeheer Bbz backoffice zelfstandigenloket frontoffice zelfstandigenloket backoffice leningen vorderingen Voordelen > Als het zelfstandigenloket van de gemeente bestaat uit klantmanagers Bbz én medewerkers debiteurenbeheer die zijn gespecialiseerd in het Bbz-proces is alle benodigde kennis rondom Bbz geborgd en is onderling overleg makkelijk. > Door de korte lijnen is er meer maatwerk mogelijk, terwijl de inzet van medewerkers debiteurenbeheer zorgt voor een eenduidige manier van invorderen in de gemeente (waar het proces dat toelaat). > Deze variant kent ook een scheiding tussen toekennen en invorderen. > De gemeente kan in de communicatie met de debiteur benadrukken dat de klantmanager de persoon is om een oplossing mee te zoeken. De klantmanager heeft contact met klant en doet onderzoek naar bijvoorbeeld uitstel. De debiteur komt pas in aanraking met de medewerker debiteurenbeheer als er geen passende oplossing is gevonden en er een (harde) vordering openstaat. Aandachtspunten > Deze inrichting van het proces mag niet leiden tot veel overdrachtsmomenten, want die zorgen vaak voor informatieof tijdverlies. > Een knip in het proces kan leiden tot onduidelijkheid voor debiteuren. Ze zijn gewend om met de klantmanager Bbz zaken te doen en krijgen dan met een andere contactpersoon te maken, die ook een ander belang heeft. Het is dan ook zaak om de debiteur duidelijk te maken wat de rol van beide contactpersonen is. Variant 3: apart team debiteurenbeheer Bbz voor alle taken variant 3 debiteurenbeheer WWB debiteurenbeheer Bbz frontoffice debiteurenbeheer Bbz backoffice zelfstandigenloket frontoffice zelfstandigenloket backoffice leningen vorderingen Bij variant 3 is het hele debiteurenbeheer Bbz de taak van een apart team (meestal onderdeel van het zelfstandigenloket). 10

11 Dit team verzorgt alle contacten met de debiteur en alle handelingen die bij debiteurenbeheer komen kijken. Soms verricht elke medewerker van het team debiteurenbeheer alle taken, soms is er een functiescheiding in frontoffice- en backofficewerkzaamheden. Het proces van debiteurenbeheer staat in deze variant ook helemaal los van het verstrekken van een voorziening door de klantmanagers Bbz. Het team debiteurenbeheer is echter wel een onderdeel van het zelfstandigenloket en verzorgt ook de klantcontacten (anders dan in variant 2). Dat betekent dat verzoeken om uitstel door de medewerker debiteurenbeheer behandeld worden. Voordelen > Doordat het debiteurenbeheer onderdeel is van het zelfstandigenloket zijn er korte lijnen en een goede informatieoverdracht. Ook is de noodzakelijke kennis over het Bbz beschikbaar voor het team. Deze organisatie geeft ook de mogelijkheid om de scheiding tussen verstrekken en terugvorderen hard te maken. Zo wordt de aandacht voor debiteurenbeheer binnen het Bbz geborgd. Aandachtspunten > Deze procesinrichting heeft het risico dat debiteurenbeheer Bbz niet meer aansluit bij het overige gemeentelijke debiteurenbeheer. Het is zaak goede afspraken te maken over prioriteiten. Wat is belangrijker? De vordering terugkrijgen, ook als de zelfstandige daardoor omvalt? Of voorkomen dat een debiteur de uitkering instroomt en de lokale economie stimuleren door de debiteur juist ruimte te geven? > Als er maar één medewerker debiteurenbeheer Bbz is maakt de concentratie van taken deze variant kwetsbaar. Bij een centrale afdeling debiteurenbeheer is dit probleem niet aan de orde, zolang kennis over de specifieke Bbzelementen bij meerdere debiteurenmedewerkers aanwezig is. Het is belangrijk dat de overdracht bij ziekte of uitval gewaarborgd is. Variant 4: debiteurenbeheer leningen klantmanagers; vorderingen bij debiteurenbeheer WWB variant 4 debiteurenbeheer WWB debiteurenbeheer Bbz frontoffice debiteurenbeheer Bbz backoffice zelfstandigenloket frontoffice zelfstandigenloket backoffice leningen vorderingen Bij variant 4 verzorgen de klantmanagers Bbz van het zelfstandigenloket het debiteurenbeheer rondom leningen, als onderdeel van hun brede takenpakket. Het debiteurenbeheer rondom de harde vorderingen is de verantwoordelijkheid van de afdeling debiteurenbeheer WWB. Voordelen > Het voordeel van de vierde variant is dat de werkzaamheden rondom harde vorderingen gescheiden worden van de werkzaamheden van de klantmanager Bbz (toekenning en leningbeheer). Klantmanagers dragen een casus pas over aan de afdeling debiteurenbeheer WWB als al hun werkzaamheden zijn afgerond. > De klantmanagers Bbz verrichten bij leningen wel alle werkzaamheden, als onderdeel van hun brede takenpakket. Aandachtpunten > Een debiteur met een lening én een vordering heeft met twee aparte teams te maken. Die moeten goede afspraken maken, waarbij de nakoming van de rente- en aflossingsverplichtingen prioriteit heeft boven terugbetaling van een vordering. Dit om te voorkomen dat ook het bedrijfskapitaal door wanbetaling een harde vordering wordt. Hou bij de vaststelling van de betaalruimte op de vordering dus rekening met de verschuldigde rente en aflossingen op leningen zoals het bedrijfskapitaal. 11

12 > Deze taakverdeling brengt het gevaar met zich mee dat de klantmanager Bbz de prioriteit legt bij het verstrekken en minder bij het juiste beheer van de geldlening. Variant 5: alle taken bij klantmanagers zelfstandigenloket variant 5 debiteurenbeheer WWB debiteurenbeheer Bbz frontoffice debiteurenbeheer Bbz backoffice zelfstandigenloket frontoffice zelfstandigenloket backoffice leningen vorderingen Bij deze laatste variant is er geen apart team debiteurenbeheer Bbz en heeft de debiteurenafdeling WWB ook geen bemoeienis met de leningen en vorderingen Bbz. De klantmanagers van het zelfstandigenloket verrichten alle werkzaamheden in het kader van debiteurenbeheer Bbz; ook het innen van harde vorderingen. Voordelen > Het hele proces is in één hand: er zijn geen overdrachtsmomenten en er is dus geen informatieverlies. Ook heeft de debiteur gedurende het proces één aanspreekpunt. > Specifieke kennis rondom het Bbz-proces is geborgd. Aandachtspunten > Zodra er veel aanvragen zijn ligt de prioriteit van klantmanagers meestal bij de aanvragen en minder bij de in- en terugvordering. Zeker bij een solofunctie is dit risico groot. > Klantmanagers Bbz moeten wel affiniteit hebben met debiteurenbeheer en met het terugvorderingsbeleid voor de harde vorderingen. Debiteurenbeheer en zekerheden Tegenover een lening voor bedrijfskapitaal kunnen twee soorten zekerheden staan: een hypotheek of pandrecht. Deze zekerheden hebben andere implicaties voor het debiteurenbeheer. Naar een hypotheek heeft de gemeente vrijwel geen omkijken. Bij tegeldemaking van de onroerende zaak neemt de notaris contact op met de gemeente om vast te stellen welk deel van de opbrengst naar de gemeente kan. Hierbij wordt rekening gehouden met de hoogte van de opbrengst en met andere hypotheekhouders met een hogere prioriteit (meestal is dit de bank met het recht op eerste en mogelijk tweede hypotheek). Bij pandrecht is debiteurenbeheer wel aan zet om het pandrecht uit te winnen als de lening bedrijfskapitaal wordt opgeëist en ingevorderd. Bovendien moet debiteurenbeheer het pandrecht actueel houden (tenzij alleen huidige bedrijfsmiddelen of verzekeringen verpand zijn). De zelfstandige moet iedere drie maanden een lijst leveren van de verpande activa: de bedrijfsmiddelen, voorraden en debiteuren. 12

13 Hypotheek en pandrecht In artikel 39, derde lid Bbz staat dat het college aan de verlening van bedrijfskapitaal verplichtingen kan verbinden die zijn gericht op meerdere zekerheid voor de nakoming van de rente- en aflossingsverplichtingen die verbonden zijn aan de verlening van het bedrijfskapitaal. In de regel gaat het dan om hypotheek en verpanding. Hypotheek Hypotheek kan alleen op registergoederen worden gevestigd. Voor het Bbz gaat het dan om de woning in eigendom, het bedrijfspand in eigendom van de zelfstandige of de rechtspersoon en het binnenvaartschip in eigendom van de ondernemer in de binnenvaart (dit laatste geldt alleen voor de centrumgemeenten binnenvaart). De hypotheekakte wordt bij de notaris gevestigd. Vestiging van hypotheek door de notaris Meestal zal de klantmanager al met de zelfstandige hebben afgesproken welke notaris wordt ingeschakeld voor de vestiging van de hypotheek. Na de voorwaardelijke toekenning van het bedrijfskapitaal moet de notaris de opdracht krijgen tot vestiging van de hypotheek. De notaris moet daarvoor weten wie de hypotheekakte moeten tekenen en wat er in moet worden opgenomen. De toekenningsbeschikking dient daarvoor als basis, dus de notaris krijgt daar een kopie van. Verder worden de gebruikelijke bedingen in de akte opgenomen. De klantmanager controleert de conceptakte op juistheid en verleent goedkeuring voor het passeren van de akte. Nadat de hypotheekakte bij de notaris is getekend wordt het bedrijfskapitaal betaalbaar gesteld. Gemeentemedewerkers bij de vestigingsprocedure Het hangt af van de deskundigheid van de medewerkers wie betrokken wordt bij de procedure tot vestiging van de hypotheek bij de notaris. Het kan de klantmanager zijn, de medewerker debiteurenbeheer of een medewerker van juridische zaken. In de meeste gevallen wordt aan de notaris een eenmalige of doorlopende onder volmacht verleend, waardoor de tekeningsbevoegde namens de gemeente niet zelf bij de notaris hoeft te verschijnen. Het verlenen van volmachten is meestal het werk van de medewerker juridische zaken. Verpanding Roerende zaken of vorderingen van een onderneming kunnen worden verpand. Het gaat dan om: > huidige (en toekomstige) bedrijfsmiddelen, zoals machines, het voertuig en de inventaris; > voorraden; > debiteuren. Ook privévorderingen als een levens- of overlijdensrisicoverzekering kunnen verpand worden. Als al pandrecht is gevestigd door een andere financier of schuldeiser, dan zal een tweede verpanding meestal niet lukken, omdat die pandhouder daarvoor toestemming moet geven en dat is niet in zijn belang. Andere zekerheden zoals eigendomsoverdracht, leasing en huurkoop zullen niet vaak door gemeenten worden afgedwongen, omdat in die situaties de gemeente ook beheerstaken krijgt voor de betreffende bedrijfsmiddelen. Pandrecht actueel houden Alleen verpanding op huidige bedrijfsmiddelen en verzekeringen is simpel, voor de andere opties is het nodig om regelmatig een lijst op te stellen van de actuele middelen, voorraden en debiteuren. Omdat dit veel werk met zich meebrengt kiezen veel gemeenten voor het eenvoudige pandrecht. De akte pandrecht en de periodieke lijst wordt ter registratie opgestuurd naar een van de negen kantoren van de Belastingdienst die de registratie verzorgen. Houdt de gemeente het pandrecht niet actueel, dan is de verpanding niets meer waard. Omdat de verplichting tot verpanding al in de toekenningsbeschikking moet worden opgenomen, is het actueel houden van het pandrecht in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de klantmanager. Pandrecht uitwinnen Het is meestal de verantwoordelijkheid van debiteurenbeheer om het pandrecht uit te winnen. Anders dan een hypotheek, geeft verpanding niet de zekerheid dat het middel ter beschikking komt van de pandhouder. Het gebeurt regelmatig dat het bedrijfsmiddel al doorverkocht is aan derden, of dat de debiteuren snel zijn geïnd door de zelfstandige. De gemeente rest dan niets anders dan een terugvorderingsbesluit om een bedrag ter hoogte van de ingeschatte economische waarde van het onttrokken bedrijfsmiddel op te eisen. 13

14 Hoofdstuk 3 debiteurenbeheer bedrijfskapitaal stap voor stap De uitvoering van het onderdeel rentedragend bedrijfskapitaal van het Bbz kent zowel vaste processtappen als handelingen die alleen aan de orde komen als de situatie daar om vraagt, bijvoorbeeld als de debiteur niet kan betalen of bij bedrijfsbeëindiging. Al deze handelingen komen in dit hoofdstuk aan de orde. Vaste processtappen Het uitvoeringsproces rentedragend bedrijfskapitaal bestaat uit zeven stappen die een relatie hebben met debiteurenbeheer 3 : stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5 stap 6 stap 7 toekenning akte uitbetaling controle beheer lening invordering afronding Stap 1 en 2 zijn formeel geen onderdeel van debiteurenbeheer, maar er is geen debiteurenbeheer zonder toekenning van een financiële voorziening. Daarom zien we deze stappen als het begin van het proces. Ook kan debiteurenbeheer in dit stadium al een rol spelen, bijvoorbeeld door de eisen die het stelt aan het waterdicht vastleggen van afspraken. Stap 4 is niet altijd nodig, bijvoorbeeld wanneer de hele lening wordt gebruikt voor de sanering van een schuld. Stap 6 is alleen van toepassing als een debiteur duurzaam niet betaalt en de lening om die reden wordt opgeëist. De overige stappen moeten altijd doorlopen worden. We bespreken van alle vaste processtappen wat het doel is en wat de klantmanager of medewerker debiteurbeheer moet doen. Stap 1: toekenning stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5 stap 6 stap 7 toekenning akte uitbetaling controle beheer lening invordering afronding Doel: toekenning van een financiële voorziening; bedrijfskapitaal in de vorm van een rentedragende geldlening. Actie klantmanager: > Stel een akte van geldlening en toekenningbeschikking op; > Neem bij voorkeur een doorlopende machtiging tot automatische incasso in de akte op. > Zorg zo mogelijk voor zekerheden: - Vestig pandrecht op de activa (zoals inventaris, machines, vervoermiddelen) en stel hiervoor een akte op. - Vraag de notaris om een concept-hypotheekakte, door middel van een standaardbrief met een kopie van de beschikking. Controleer de akte en verleen goedkeuring voor het passeren ervan. > Verzend de toekenningbeschikking; > Roep de klant(en) op voor het tekenen van de akte van geldlening en eventueel van de hypotheekakte (via de notaris) akte of de akte pandrecht. In sommige gemeenten zijn medewerkers debiteurenbeheer of leidinggevenden tekeningsbevoegd. In dat geval is deze medewerker degene die de klant(en) oproept. 3 Bij de toekenning laten we (niet-financiële) voorzieningen waarvoor geen debiteurenbeheer openstaat buiten beschouwing. 14

15 Stap 2: akte stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5 stap 6 stap 7 toekenning akte uitbetaling controle beheer lening invordering afronding Doel: tekenen akte door degene die tekeningsbevoegd is namens het college en de klant (bij een hypotheek ook diens echtgenoot en vennoten). Sommige gemeenten laten de klantmanager en de medewerker debiteurenbeheer samen het gesprek voeren rond het tekenen van de akte. Hierdoor kan de medewerker debiteurenbeheer vertellen wat de gevolgen zijn als de klant niet betaalt. De klant kan dan kennismaken met de medewerker debiteurenbeheer en horen voor welke zaken de klantmanager of juist de medewerker debiteurenbeheer het aanspreekpunt is. Andere gemeenten zien hier het nut niet van in en willen tijdens dit gesprek plichten en terugvorderingsbepalingen minder prominent in beeld brengen. Actie klantmanager of medewerker debiteurenbeheer: > Licht de akte toe. > Geef uitleg over het debiteurentraject. > Geef uitleg over verplichtingen van de klant. > Bespreek wat er gebeurt wanneer de klant niet aan zijn financiële verplichting kan voldoen (denk aan uitstel). Sommige gemeenten doen dit juist niet, om de klant niet op verkeerde ideeën te brengen; andere gemeenten vinden het een vorm van behoorlijk bestuur, het staat immers openbaar in het Bbz. > Geef de klant een brochure met rechten en plichten. > Vraag de klant om contactgegevens om ook informeel contact te kunnen leggen, bijvoorbeeld via sms- of berichten. Extra acties bij een hypotheekakte: > Wanneer er ook een hypotheek wordt afgesloten, wordt er geen onderhandse akte bij de gemeente getekend, maar een hypotheekakte bij de notaris. Er wordt dan een doorlopende ondervolmacht aan de notaris afgegeven door de directeur/tekeningsbevoegde. > De andere vennoten en de rechtspersoon (de BV) moeten zich hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de nakoming van de rente- en aflossingsverplichtingen van het Bbz-bedrijfskapitaal. Dit doen ze door medeondertekening van de akte van schuldbekentenis. Beide rechtshandelingen (hypotheek en hoofdelijke aansprakelijkheid) kunnen op verzoek van de gemeente bij de notaris plaatsvinden. Stap 3: uitbetaling stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5 stap 6 stap 7 toekenning akte uitbetaling controle beheer lening invordering afronding Doel: de klantmanager geeft zijn akkoord en zet uitbetaling van het bedrijfskapitaal in werking: via de administratie en het uitkeringssysteem wordt het geld uitgekeerd aan de klant (of aan een schuldeiser of leverancier). In sommige gemeenten voert de klantmanager dit zelf in het gemeentelijk registratiesysteem in, met collegiale toetsing (vier-ogensysteem). Actie administratie of klantmanager bij de verstrekking: > Boek de hoofdvordering en de rentevordering op. > Leg de klant een betaalverplichting op. 15

16 Bij de toekenning van een lening gaat de rente meestal direct in. De gemeente kan besluiten de aflossing later in te laten gaan, zeker bij starters. In dat geval moet de administratie of klantmanager met een toekomsttransactie of agendering zorgen dat er een gezamenlijk rente- en aflossingsbedrag wordt opgelegd zodra beide onderdelen moeten worden betaald. Dan moet ook de (gemiddelde) maandrente worden berekend, tenzij direct wordt gekozen voor een annuïteitensysteem over de hele looptijd. In dat geval is er gedurende de looptijd een vast bedrag aan rente plus aflossing per maand (zolang de klant aan de betaalverplichting blijft voldoen). Stap 4: controle besteding bedrijfskapitaal stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5 stap 6 stap 7 toekenning akte uitbetaling controle beheer lening invordering afronding Doel: controle op besteding van het bedrijfskapitaal volgens de bestemming. Actie klantmanager: > Roep de debiteur op en leg uit welke bewijsstukken getoond moeten worden. > Als de debiteur het kapitaal niet volgens de bestemming heeft besteed, is er aanleiding om (een deel van) het bedrijfskapitaal direct in te vorderen (art. 39, Bbz aanhef en tweede lid, onder a). > Als de debiteur het kapitaal volgens de bestemming heeft besteed is geen verdere actie nodig. Stap 5: beheer lening stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5 stap 6 stap 7 toekenning akte uitbetaling controle beheer lening invordering afronding Doel: beheer van het bedrijfskapitaal. Actie klantmanager of medewerker debiteurenbeheer: > Controleer maandelijks (via systeemmeldingen en uitdraaien) of de debiteur de betaalverplichting is nagekomen, en bij automatische incasso of er een terugboeking is geweest. > Als de debiteur de betaalverplichting helemaal nakomt is geen actie vereist. > Als de debiteur de betaalverplichting niet (volledig) nakomt, onderneem dan de volgende stappen: - Neem direct contact op met de zelfstandige om de situatie te beoordelen en te bekijken of er oplossingen mogelijk zijn. In de praktijk blijkt dat een passieve houding van de gemeente, bijvoorbeeld het aan de debiteur overlaten om contact op te nemen, vaak (blijvend) leidt tot slechte betalingsmoraal; - Stuur een betalingsherinnering (meestal levert en verstuurt het gemeentelijke systeem deze brieven automatisch). - Stuur een eerste en tweede aanmaning en eventueel een terugvorderingsbesluit als de debiteur nog steeds niet reageert. - Beoordeel welke vervolgstappen nodig zijn: nog eens contact opnemen (om de debiteur alsnog te laten betalen) en de debiteur uitnodigen voor gesprek ter beoordeling uitstel? Of meteen harde invordering starten omdat andere oplossingen niet haalbaar zijn? Onderzoek niet nakomen betalingsvoorwaarden Er zijn twee onderzoekmogelijkheden als de debiteur de betaalverplichting niet (volledig) nakomt: het lichte onderzoek (brief, telefoontje, , sms, bedrijfsbezoek of persoonlijk gesprek) waarbij terugvorderen nog niet aan de orde hoeft te komen, en het zware, meer formele onderzoek, dat plaatsvindt als terugvordering juist wel aan de orde kan komen. Meestal begint een klantmanager of medewerker debiteurenbeheer met het lichte onderzoek. Het zware onderzoek wordt pas ingezet als de debiteur niet meer tot betaling bereid is, niet reageert op oproepen en afspraken niet nakomt. Dit onderzoek mondt meestal uit in het opeisen van de lening. Daarna komen ook zaken aan de orde als wettelijke rente, dwangbevel, beslag en inschakelen van de deurwaarder. 16

17 Stap 5a: jaarlijks heronderzoek Doel: Het beheer van het bedrijfskapitaal via jaarlijks heronderzoek Actie klantmanager of medewerker debiteurenbeheer: Verplicht heronderzoek Zelfstandigen zijn verplicht hun administratie uit eigen beweging aan de gemeente of het zelfstandigenloket te overleggen over de jaren dat uitkering is verleend, of dat Bbz artikel 21 Bbz van toepassing is (zie bedrag om niet ex art. 21 Bbz aan gevestigde zelfstandigen en rentekwijtschelding ex art. 21 Bbz aan gevestigde zelfstandigen in de bijlage). Ze moeten ook hun administratie overleggen als de gemeente of het zelfstandigenloket daarom vraagt, bijvoorbeeld bij de beoordeling van uitstel of bij bedrijfsbeëindiging. Niet-voorgeschreven heronderzoek Sommige gemeenten voeren ook jaarlijks een heronderzoek uit als de toepassing van artikel 21 Bbz niet (meer) aan de orde is. Het onderzoek wordt aangemerkt als een vervolgonderzoek in de zin van het Bbz. Een dergelijk onderzoek bevat de eventuele berekening van de jaarnorm en een bedrijfseconomische paragraaf, waarin aan de hand van de cijfers de situatie van het bedrijf wordt geanalyseerd, waar mogelijk met concrete adviezen. Andere gemeenten vinden een niet-voorgeschreven heronderzoek vooral bureaucratisch en onnodig zolang de debiteur betaalt. Zij zetten pas een onderzoek in als de debiteur ophoudt te betalen. Stap 6: invordering stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5 stap 6 stap 7 toekenning akte uitbetaling controle beheer lening invordering afronding Doel: het terugvorderen van openstaande bedrag als de debiteur langdurig niet kan of wil betalen. Actie klantmanager of medewerker debiteurbeheer: > Start het invorderingstraject. > Win zo mogelijk zekerheden uit. > Schrijf de debiteur (samen met partner) aan, leg een betaalverplichting op en bewaak die. > Soms is ook de partner als debiteur aan te merken (wanneer die het gezin van de zelfstandige heeft verlaten maar daar bij de toekenning van het bedrijfskapitaal nog toe behoorde). Deze partner is niet zelf een wanbetaler, zodat een milder terugvorderingstraject redelijk is. > Ook vennoten, maten of eventueel de rechtspersoon die hoofdelijk aansprakelijk is moeten worden aangeschreven. De vordering van de gemeente op deze aansprakelijken heeft een privaatrechtelijk karakter. Eventuele procedures moeten dus via het privaatrecht worden gevoerd, niet via het bestuursrecht. > Schakel zo nodig een deurwaarder in of neem andere invorderingsmaatregelen (bijvoorbeeld stuitingshandelingen openbare betekening als de debiteur niet te traceren valt). Stap 7: afronding stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5 stap 6 stap 7 toekenning akte uitbetaling controle beheer lening invordering afronding Doel: afsluiting van de vordering, bijvoorbeeld omdat de lening of vordering helemaal is afbetaald, gesaneerd, blijvend buiten invordering is gesteld of kwijtgescholden. 17

18 Actie klantmanager of medewerker debiteurenbeheer: > Ga over tot dichtboeken in het gemeentelijk registratiesysteem. > Informeer de debiteur met een brief waarin staat dat aan de verplichtingen is voldaan. > Informeer eventueel de notaris dat de gestelde zekerheden teniet worden gedaan. > Leg het in een beschikking vast als er een deel lening of vordering wordt kwijtgescholden. Bijzondere situaties Er zijn ook acties die geen vast onderdeel van het debiteurenbeheer zijn maar maatwerk: de beoordeling van uitstel, een schuldregeling of akkoord, de omzetting van een lening in een vordering en de acties die komen kijken bij een bedrijfsbeëindiging. Ze worden alleen uitgevoerd als de situatie daartoe aanleiding geeft. Het gaat hierbij niet om opeenvolgende stappen; elke actie staat op zichzelf. Op het beoordelen van uitstel na, komen deze situaties minder voor. Toch zijn ze een wezenlijk onderdeel van het Bbz. Uitstel Als langdurig uitstel nodig lijkt, moet een zelfstandige een schriftelijk en ondertekend verzoek indienen met de duur en reden van het uitstel. Dit is vooral bij bezwaar- en beroepskwesties belangrijk. Bij korter uitstel volstaat soms een telefoontje of een bericht. Soorten onderzoek In de praktijk zijn er twee soorten onderzoeken bij de beoordeling of uitstel kan worden verleend: het lichte en zware (grondige) onderzoek. Sommige deelonderzoeken van het lichte en zware onderzoek zijn hetzelfde, maar het zware onderzoek is veel diepgaander: Licht onderzoek bellen of gesprek Zwaar onderzoek gesprek beoordelen betaalgedrag in het verleden vragen naar situatie vragen naar gewenste duur uitstel Afhankelijk van uitkomst gesprek: Uitstel verlenen voor 3-6 maanden of niet vragen naar jaar- en omzetcijfers, kosten, btw-aangiften, opdrachten en schuldensituatie bij twijfel adviesbureau raadplegen afhankelijk van uitkomst onderzoek: uitstel, betalingsverplichting weer opleggen of lening opeisen Het lichte onderzoek Een licht onderzoek is een gesprek over de situatie van de debiteur en zijn vooruitzichten. Als de debiteur bekend staat als trouwe betaler en aannemelijk kan maken slechts kort behoefte te hebben aan uitstel, dan kan de gemeente de debiteur direct lucht geven door bijvoorbeeld drie tot zes maanden uitstel te verlenen. Als de debiteur daarna nog niet kan betalen, dan kan alsnog een zwaarder onderzoek worden ingezet. 18

19 Het zware onderzoek Bij een zwaar onderzoek wordt gekeken naar de economische en financiële situatie en naar het toekomstperspectief van het bedrijf of zelfstandig beroep. Een dergelijk onderzoek wordt ingesteld bij twijfel over de levensvatbaarheid, bijvoorbeeld omdat de laatste jaarcijfers al slecht waren en de debiteur al vaker niet of niet volledig aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Actie klantmanager of medewerker debiteurenbeheer: > Laat het verzoek onderbouwen met recente omzetgegevens en andere bewijsstukken. > Ga na in hoeverre uitstel nodig is. > Ga na voor welke termijn uitstel nodig is. > Controleer bij uitstel van aflossing en rente of de maximale termijn nog niet is verstreken. Uitstel van aflossing en rente is slechts mogelijk gedurende maximaal één jaar per besluit en gedurende in totaal maximaal drie jaar, aaneengesloten of in gedeelten opgenomen. > Leg de beslissing tot het tijdelijk verlenen van uitstel vast in een beschikking met: > het bedrag waarvoor uitstel wordt verleend; > de duur van het uitstel; > eventuele nadere voorwaarden. > De klantmanager of medewerker debiteurenbeheer controleert of er sprake is van verlaging van de betaalverplichting of van volledig uitstel van aflossing en rente. Uitstel of verlaging van rente en aflossing Het Bbz maakt onderscheid in uitstel van rente en aflossing (maximaal drie jaar) en matiging (verlaging) van rente en aflossing (geen termijnbeperking). Uitstel heeft bij voorrang betrekking op de aflossing. Van uitstel is sprake als de aflossing niet kan worden betaald en de rente ook niet (helemaal). Van verlaging is sprake als de rente en een gedeelte van de aflossing nog wel kunnen worden betaald. > Als er geen (verder) uitstel mogelijk is dan onderneemt de klantmanager of medewerker debiteurenbeheer de volgende acties: > Is het maximale uitstel al verleend en is er verder uitstel nodig of is er sprake van duurzame betalingsonmacht? Dan moet het bedrijfskapitaal ineens worden opgeëist en verandert de rentedragende geldlening in een harde vordering (zonder rente en zonder afspraken over een betaling in termijnen). Zekerheden worden zo mogelijk uitgewonnen. > Blijft de debiteur ook na het opeisen van de geldlening in gebreke van volledige betaling van de openstaande vordering, dan is debiteur is de wettelijke rente 4 voor consumententransacties verschuldigd voor het nog openstaande bedrag. Het terugvorderingstraject gaat verder: - Bewaak (rest)betaling binnen betaaltermijn. - Leg zo nodig een dwangbevel op - Leg zo nodig beslag (zelf of via een deurwaarder). - Bewaak beslag en betalingen. Schuldregeling of akkoord Bij financiële problemen van de zelfstandige kan de gemeente meewerken aan een schuldregeling of akkoord bij de beëindiging van het bedrijf of juist om het bedrijf te redden. Een akkoord of regeling bij bedrijfsbeëindiging is vooral bedoeld om te voorkomen dat de ex-zelfstandige met een schuld blijft zitten of in een schuldsaneringstraject komt. Dat kan namelijk herintreding op de arbeidsmarkt belemmeren. 4 In juli 2012 stond de wettelijke rente op 3%. 19