Gelieve hier de naam van de Inschrijver te vermelden

Transcriptie

1 Bijlage 13B - Subgunningscriterium B Eisen en Wensen aan de oplossing Bijlage bij aanbesteding Platform Digitaal Werken VRHM Datum: Versie 3.0, herziene versie n.a.v. de tweede Nota van Inlichtingen Instructie In voorliggende invulformat verzoeken wij inschrijver aan te geven bij eisen en wensen aan de oplossing (Hoofdstuk 4, Bijlage 11 Programma van Eisen) of Inschrijver aan de eis/wens in kwestie voldoet. Plaats in het tweede tabblad in kolom E een 'x' als de aangeboden oplossing voldoet aan de eis of wens. Plaats in kolom F een 'x' als de aangeboden oplossing niet voldoet aan de eis of wens. e toelichtingen dienen in 'Bijlage 13B2 - Toelichtingen bij Subgunningscriterium' te worden ingevuld. Naam inschrijver: Gelieve hier de naam van de Inschrijver te vermelden

2 Eisen en wensen aan de oplossing Naam inschrijver: 4.1 Portaalfunctionaliteit Gelieve hier de naam van de Inschrijver te vermelden Portaalfunctionaliteit: intranet Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Eis Het portaal biedt de mogelijkheid nieuws, documenten, en multimedia-content te publiceren waarop gebruikers kunnen reageren. 2 Eis Het medewerkersportaal biedt de mogelijkheid om notificaties/pushberichten/ of vergelijkbaar naar specifieke (groep van) gebruikers te sturen. 3 Wens 2 De look & feel (huisstijl) van het medewerkersportaal is afhankelijk van het dienstonderdeel waar de gebruiker werkt en zijn functie. Voor de ene functionaris zal dat de BHMhuisstijl zijn, voor de ander de huisstijl van de VRHM. 4 Wens 5 De homepage van het medewerkersportaal is gepersonaliseerd. Het toont informatie die specifiek voor de betreffende medewerker / afdeling /functie/ locatie bedoeld is. 5 Wens 2 Het moet mogelijk zijn om de mate van dialoog te analyseren: waarover wordt op het medewerkersportaal gediscussieerd, door hoeveel mensen, wat is de teneur van de dialoog? Ook moeten social analytics getoond kunnen worden: aantal reacties op een bericht, aantal likes, aantal profielfoto s dat gebruikers hebben geüpload etc.) 6 Wens 2 Onze vrijwilligers moeten net zo eenvoudig als de andere medewerkers (kantoorpersoneel en beroepspersoneel) toegang hebben tot het medewerkersportaal. Dat betekent dat ze 24/7 zelf een nieuw wachtwoord kunnen aanmaken ( wachtwoord vergeten-knop of herstel knop).

3 7 Eis Elke medewerker moet zelf informatie kunnen toevoegen (informatie, documenten, foto s) op de plekken waarvoor hij geautoriseerd is. 8 Wens 2 Gebruikers moeten zelf fotoalbums op de eigen afdelings- /teampagina kunnen up- en downloaden. Net zo gemakkelijk als bijvoorbeeld op Facebook. 9 Wens 2 In het medewerkersportaal moeten externe feeds geïntegreerd kunnen worden. Bijvoorbeeld twitterfeeds, feeds met de meest actuele uitrukberichten en RSS-nieuwsfeeds. 10 Wens 2 Het medewerkersportaal moet beschikken over een eventkalender zoals op Facebook, zodat de gebruiker ziet welke evenementen er zijn en voor welke evenementen hij/zij zich heeft aangemeld. De organisator van een event heeft dan ook de mogelijkheid om mensen actief te benaderen die zich nog niet hebben aangemeld. 11 Wens 2 Via het medewerkersportaal moet het eenvoudig zijn om vergaderingen te plannen. 12 Wens 2 Door de gebruiker geaccepteerde vergaderingen kunnen geautomatiseerd in de eventkalender/outlookagenda van de gebruiker verschijnen. 13 Wens 2 De gebruiker moet kunnen zien of een collega aanwezig is of niet (gestoord kan worden of niet). 14 Wens 2 Vanuit het medewerkersportaal moeten gebruikers zich kunnen inschrijven voor opleidingen / bijeenkomsten / trainingen die door diverse afdelingen van BHM, BGC en VB worden georganiseerd. 15 Wens 2 Het medewerkersportaal geeft het aan als een gebruiker jarig is, een ambtsjubileum heeft o.i.d. (net zoals bij facebook of LinkedIn), zodat anderen hem/haar kunnen feliciteren. Felicitaties moeten dan weer op de homepage van de jarige verschijnen. 16 Wens 5 Het medewerkersportaal bevat een beeldbank zodanig dat eenvoudig op type foto (brand, hulpverlening, multidisciplinair etc.), maar ook op datum of metadata gezocht en gevonden kan worden.

4 17 Wens 10 Digitale nieuwsbrieven, persberichten en uitnodigingen kunnen eenvoudig via het medewerkersportaal opgemaakt en verstuurd worden naar alle medewerkers, maar ook naar relaties. Hiervoor wordt nu gebruikgemaakt van andere systemen (mailmonitor en dreamweaver). Licht de mogelijkheden toe en onderbouw de mate van eenvoud. 18 Eis Het medewerkersportaal moet beschikken over een rubriek: Top 5 van meest gelezen berichten, zodat mensen na afwezigheid snel bij zijn over belangrijke onderwerpen. 19 Wens 5 Gebruikers moeten zelf discussiegroepen kunnen starten. 20 Wens 5 Het medewerkersportaal beschikt over een smoelenboek, zodat gebruikers elkaar snel kunnen vinden. Licht de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid toe. 21 Wens 5 De basisgegevens van een medewerker staan in het personeelssysteem ADP. Er moet een XML-koppeling of import/export komen vanuit ADP-Workforce naar het smoelenboek op het medewerkersportaal. Medewerkers moeten zelf informatie in het smoelenboek met bijzonderheden kunnen aanvullen (expertise, foto etc.). Vrijwilligers hebben bijvoorbeeld in veel gevallen een eigen bedrijf. Op het nieuwe platform willen we hen ook de mogelijkheid bieden hun eigen bedrijf te presenteren/naar hun website door te linken. 22 Eis Het medewerkersportaal fungeert als doorverwijskanaal naar andere webbased applicaties, zoals afhandelen van facturen in Exact, loonstrook bekijken in ADP, verlof aanvragen, ziekmelden en eigen persoonsgegevens wijzigen en declareren (ADP en het VIMS).

5 23 Wens 10 Het medewerkersportaal toont taken van de gebruiker, bijvoorbeeld Outlooktaken maar ook andere taken vanuit andere applicaties. Zodat de gebruiker bijvoorbeeld een melding krijgt als er weer facturen in Exact klaar staan voor accordering, of een leidinggevende krijgt een melding als hij een verlofaanvraag van een medewerker moet goedkeuren. (De wens geldt voor webapplicaties die daadwerkelijk de mogelijkheid kennen om deze gegevens via bekende en open standaarden beschikbaar te stellen.) Licht de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid hiervan toe. 24 Wens 2 Gebruikers moeten kunnen zien hoeveel procent van hun profiel ze hebben ingevuld (net zoals bij LinkedIn), waardoor ze worden uitgedaagd het nog beter in te vullen. 25 Wens 5 Gebruikers kunnen via hun profielpagina in het Platform Digitaal Werken kennisgebieden en ervaring bijhouden en beschikbaar stellen. 26 Eis Gebruikers kunnen van het portaal eenvoudig zaken opstarten (via webformulieren) en inzicht hebben in hun werkvoorraad. 27 Wens 5 Gebruikers kunnen via het medewerkersportaal s versturen. Ook groeps- s en s naar heel grote groepen. 28 Wens 5 Gebruikers kunnen zich via het medewerkersportaal kunnen aan- of afmelden voor nieuwsbrieven en andere publicaties van BHM/VRHM Portaalfunctionaliteit: partnerportaal Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Eis Het Platform Digitaal Werken beschikt over een portaal waarmee de VRHM aan ketenpartners toegang verleent tot informatie en functionaliteit.

6 2 Wens 10 Het partnerportaal beschikt over een smoelenboek, zodat gebruikers elkaar snel kunnen vinden. VRHM levert alle e- mailadressen van de gebruikers aan de leverancier aan. De leverancier leest de adressen in in het partnerportaal. Gebruikers mogen vervolgens zelf hun gegevens in het smoelenboek wijzigen/aanvullen, of zich uit het smoelenboek verwijderen. Licht de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid toe. 3 Wens 5 s versturen vanuit het partnerportaal moet mogelijk zijn. Ook groeps s en s naar heel grote groepen. 4 Wens 2 Vanuit het partnerportaal moeten gebruikers zich kunnen inschrijven voor opleidingen/bijeenkomsten/trainingen die door de partners van de VRHM worden georganiseerd. 5 Wens 2 Het partnerportaal moet de mogelijkheid bieden om push berichten/notificaties/ s of gelijkwaardig naar gebruikers van een bepaalde organisatie/werkgroep te sturen. Zo krijgen zij maatwerkinformatie. 6 Wens 5 Gebruikers moeten zich via het partnerportaal kunnen aan- of afmelden voor nieuwsbrieven en andere publicaties van de VRHM. 7 Wens 2 Het partnerportaal fungeert als doorverwijskanaal naar andere websites. Zoals de websites van alle gemeenten in Hollands Midden en de websites van de GHOR HM, Politie en Brandweer Hollands Midden. 8 Eis Gebruikers (ketenpartners) kunnen van het portaal eenvoudig zaken opstarten (via webformulieren). Zij hebben inzicht via het portaal inzicht in de voortgang van de zaak. 9 Eis Gebruikers (ketenpartners) hebben inzicht in hun werkvoorraad en voor hen relevante vergaderingen. 10 Wens 2 Gebruikers moeten kunnen zien hoeveel procent van hun profiel ze hebben ingevuld (net zoals bij LinkedIn), waardoor ze worden uitgedaagd het nog beter in te vullen.

7 4.1.3 Portaalfunctionaliteit Website brandweer Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Eis Het nieuwe platform moet compatibel zijn met de website Dat betekent dat ook op die website via het principe Single Point of Truth informatie, documenten, bestanden, foto s, video s etc. kunnen worden (door)geplaatst. Welke mogelijkheden biedt het Platform Digitaal Werken met het kunnen uitwisselen van webcontent met een andere website? Onderbouw de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid. 4.2 Werkondersteuningsfunctionaliteit Projectmatig werken en andere digitale samenwerking Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Wens 30 Het Platform Digitaal Werken moet het gelijktijdig werken door meerdere gebruikers aan hetzelfde document ondersteunen. Licht de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid toe. 2 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken ondersteunt het gebruik van gezamenlijke projectagenda s. 3 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken ondersteunt het gebruik van projecttemplates en bijbehorende metadataset, volgens welke ook de archivering verloopt. 4 Eis Het Platform Digitaal werken ondersteunt voor projectmatig werken procesondersteuning door middel van taakbeheer (het toewijzen en monitoren van activiteiten van projectleden). 5 Wens 5 Het Platform Digitaal werken maakt het mogelijk integrale planningen te maken en bij te houden op basis waarvan voortgang, afhankelijkheden in tijd en capaciteit (e.d.) inzichtelijk kunnen worden gemaakt. 6 Eis Binnen het Platform Digitaal werken is het mogelijk om eigen omgevingen (pagina s, e.d.) aan te maken voor een project.

8 7 Wens 20 In een projectomgeving zijn de volgende onderdelen minimaal aanwezig: - Documentbibilotheek - Agenda (eigen en gedeeld) - Takenlijst - Chatfunctie - Discussiemogelijkheid Licht toe aanwezige functionaliteiten toe. 8 Wens 10 Het is mogelijk om op basis van templates nieuwe projectomgevingen te genereren, waarbij deze voorzien zijn van alle instellingen en sjablonen om een nieuw project te starten, zonder tussenkomst van een beheerder. Onderbouw de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid. 9 Wens 5 Het is voor de eigenaar van de projectomgeving mogelijk om zelf projectleden toegang te verlenen, ook wanneer dit externe projectmedewerkers zijn. 10 Wens 5 Het is mogelijk om op basis van parameters (mijlpalen) inzicht te verschaffen in de voortgang en overall status van een project. 11 Eis Elk projectlid wordt voorzien van de benodigde rechten, formulieren, documenten en templates, protocollen, feeds binnen de projectomgeving. 12 Wens 5 Binnen de projectomgeving zijn de projectfasen bepalend voor de samenstelling van de projectdossiers, voor de taaklijsten (de momenten waarop besluitvorming plaats moet vinden) en de archivering (na afsluiting). 13 Eis De projectomgeving is benaderbaar voor ketenpartners. 14 Wens 5 De projectomgeving biedt ondersteuning voor verschillende projectmethodieken Zaakgericht werken Nr. Eis of wens Wens punten Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht?

9 1 Eis Zaaktypes moeten minimaal configureerbaar zijn volgens de ZTC 2.0 standaard van KING. 2 Eis Het Platform Digitaal Werken kent hoofd-, deel- en vervolgzaken of soortgelijke indeling. 3 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken biedt een overzicht van deel- en vervolgzaken voor de zaakbehandelaar, inclusief de status van die zaken. 4 Eis Het Platform Digitaal Werken biedt de mogelijkheid om zaken voortijdig af te breken, zodat de zaak wordt afgesloten en daarmee termijnbewaking en dossiervorming wordt stopgezet. 5 Eis Het Platform Digitaal Werken biedt de mogelijkheid om bij een zaaktype het invullen van invulvelden te verplichten. 6 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken biedt de mogelijkheid om bij een zaaktype verplichte documenten/-typen te definiëren. 7 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken biedt de mogelijkheid om bij een zaaktype in stellen dat er bij een zaak van dat type een object verplicht gekoppeld moet worden. 8 Eis Het Platform Digitaal Werken biedt de mogelijkheid om door middel van configuratie (zero-coding) zelf zaaktypes en zaakstatussen aan te maken en te wijzigen. 9 Wens 5 Het aantal zaakstatussen is instelbaar per zaaktype. 10 Eis Functioneel beheerders moeten in het Platform Digitaal Werken per zaaktype checklists of vergelijkbaar kunnen configureren. 11 Eis De gebruiker kan, mits daartoe geautoriseerd, bij een zaak de behandelaar wijzigen in zichzelf of een ander. 12 Wens 30 Het is mogelijk om per zaaktype vooraf de routering in te stellen en bij statusovergang automatisch te laten plaats vinden. Routering naar de juiste behandelaar kan bijvoorbeeld vast of flexibel op basis van opgegeven zaakkenmerken (metadata van de zaak) plaatsvinden. Beschrijf welke mogelijkheden het Platform Digitaal Werken biedt om dit handmatig dan wel automatisch te realiseren.

10 13 Wens 10 Het Platform Digitaal Werken voorziet de functioneel beheerder van een gebruiksvriendelijke beheermodule waarmee de routing per zaaktype eenvoudig in te stellen is. Onderbouw de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid met screenshots. 14 Wens 20 Per zaaktype is te configureren dat een statuswijziging automatisch leidt tot het uitzetten van een actie (bijv. opstarten deelzaken). Licht de mogelijkheden toe en onderbouw met screenshots. Beschrijf ook de mogelijkheden om eventuele business rules hierin te gebruiken. 15 Eis Het Platform Digitaal Werken houdt per zaak een audit trail bij van alle handelingen die uitgevoerd worden. De naam van gebruiker, het tijdstip, het zaaknummer en de aard van de handeling worden gelogd en zijn niet-muteerbaar. 16 Wens 5 De audit trail in het Platform Digitaal Werken is voor beheerders en gebruikers op een overzichtelijke wijze binnen de applicatie te bekijken. Licht door middel van screenshots toe. 17 Eis De afhandeling van zaken dient in veel gevallen accordering plaats te vinden door ondertekenaar. Het Platform Digitaal Werken biedt de functionaliteit om accordering mogelijk te maken. 18 Wens 40 Het Platform Digitaal Werken maakt het accorderen zo gebruiksvriendelijk mogelijk voor zowel de zaakbehandelaar als degene die moet accorderen. Licht de gebruiksvriendelijkheid toe én de wijze waarop akkoord wordt gegeven (bijv. door middel van een accorderingszaak of specifieke accorderingsfunctionaliteit). 19 Eis Na accordering is naast een PDF-versie ook het oorspronkelijke bewerkbare bronbestand aanwezig in het dossier. 20 Wens 10 Degene die accordeert kan eenvoudig en gebruiksvriendelijk aangeven op welke documenten het akkoord wel én niet betrekking heeft.

11 21 Wens 10 Het Platform Digitaal Werken biedt de mogelijkheid om notificaties aan een zaakbehandelaar te geven bij belangrijke mijlpalen in een zaak. Licht toe. 22 Eis Het Platform Digitaal Werken kan een gebruiker voorzien van een persoonlijk overzicht van relevante zaken en hun status. 23 Eis Signalering op (dreigend) verlopen van normtijden in een (deel)zaak moet voor relevante gebruikers (zaakbehandelaars, casemanager, werkverdeler) direct zichtbaar zijn in de (hoofd)zaak. 24 Eis Het Platform Digitaal Werken kan zaken opschorten. 25 Eis Het Platform Digitaal Werken kan bij zaken de behandeltermijn verlengen. 26 Eis Het Platform Digitaal Werken houdt rekening met feestdagen, werk- en kalenderdagen bij de berekening van deadlines van zaken. 27 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken kan binnen één zaaktype meerdere doorlooptijden onderscheiden afhankelijk van bijvoorbeeld het soort aanvraag. Op deze manier voorkomt het Platform Digitaal Werken het maken van meerdere zaaktypen die enkel op doorlooptijd variëren. Licht toe. 28 Wens 20 Het Platform Digitaal Werken kan doorlooptijden per status c.q. stap instellen en hierop termijnbewaking en rapportages uitvoeren. 29 Eis Signalering op (dreigend) verlopen van normtijden in (deel)zaken moet zichtbaar gemaakt kunnen worden in gemakkelijk samen te stellen overzichten voor managers. Bijvoorbeeld alle dreigend te verlopen normtijden van persoon X of team of van alle zaken van een zaaktype. Licht de mogelijkheden toe en voeg screenshots bij ter onderbouwing. 30 Eis De afhandeling van zaken wordt gestuurd door statussen, checklists en workflows. Een status markeert de afronding van een fase in de behandeling van een zaak die van belang is voor de besturing van het proces (wettelijke en/of normtermijnen) of voor de communicatie over de voortgang van de zaak.

12 31 Wens 5 Gebruikers kunnen op een grafisch gebruiksvriendelijke manier zien waar de zaak zich bevindt in termen van workflow/stappen/status en wat er nog gaat gebeuren. 32 Wens 20 Gebruikers moeten binnen een zaak taken / herinneringen kunnen instellen. Licht de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid toe. 33 Wens 5 Taken / herinneringen moeten ook aan andere gebruikers toe te kennen zijn. 34 Eis Gebruikers moeten binnen een zaak een journaal/logboek kunnen bijhouden. 35 Eis In het Platform Digitaal Werken moeten objecten aan zaken te koppelen zijn. 36 Wens 40 Het Platform Digitaal Werken bevat de mogelijkheid om als functioneel beheerder zelf invoervelden/metadatavelden (vrij en gestructureerde) te definiëren bij een zaak, object en document. Licht de mogelijkheden en beperkingen hiervan toe. Onderbouw met screenshots met invulvelden van zaakkenmerken, objectkenmerken en documentkenmerken. 37 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken biedt gebruikers de mogelijkheid om dezelfde informatie /documenten aan meerdere zaken te koppelen. 38 Eis Het Platform Digitaal Werken bevat functionaliteit om webformulieren door functioneel beheerders aan te laten maken en te beheren. 39 Wens 50 De webformulieren zijn zo in te zetten dat ketenpartners en klanten zaken kunnen opstarten via een klant/partnerportaal. Licht de mogelijkheden en beperkingen hiervan toe en onderbouw de gebruiksvriendelijkheid en veelzijdigheid van de functionaliteit met screenshots. 40 Wens 10 Het Platform Digitaal Werken dient de mogelijkheid te bieden om door middel van beslisbomen logica in formulieren op te nemen om zo afhankelijkheden tussen formuliervelden of pagina's te kunnen benutten. Licht de mogelijkheden en beperkingen toe.

13 41 Eis Het Platform Digitaal Werken bevat functionaliteit om rapportages voor managementinformatie te genereren, waarbij ten minste de volgende rapportages mogelijk moeten zijn: aantal binnengekomen zaken, aantal lopende zaken per behandelaar en per team, aantal zaken die termijn dreigen te overschrijden of reeds overschreden hebben. 42 Wens 20 Licht toe welke rapportages standaard al beschikbaar zijn, welke uitbreidmogelijkheden voor rapportages er zijn en voeg screenshots bij ter onderbouwing. Onderbouw de uitbreidbaarheid en gebruiksvriendelijkheid hiervan. 43 Eis De rapportgegevens moeten kunnen worden geëxporteerd naar Microsoft Excel of vergelijkbaar. 44 Wens 10 Het Platform Digitaal Werken moet beheerders de mogelijkheid bieden om rapportages aan te maken en op te slaan die door gebruikers kunnen worden gegenereerd op basis van persoonlijke data (bijvoorbeeld een overzicht van te behandelen zaken). Licht toe. 45 Eis Het Platform Digitaal Werken kan aan management en gebruikers werkoverzichten van personen, teams en per zaaktype genereren. Daarin zijn geen beperkingen in het aantal te tonen items van de werkvoorraad. 46 Wens 50 Het Platform Digitaal Werken ondersteunt de VRHM in haar streven de zaaktypes zelf te kunnen inrichten/configureren en iteratief aanpassen (bijvoorbeeld een extra attribuut bij een zaaktype) op basis van nieuwe inzichten. Onderbouw deze mogelijkheden en benoem beperkingen. 47 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken kan s genereren met daarin gemerged de zaakgegevens (zaaktype, aanvrager etc.) of Het Platform Digitaal Werken kan s genereren waarin een link is opgenomen naar het Platform Digitaal Werken. Door op de link te klikken kunnen zaakgegevens in het Platform Digitaal Werken bekeken worden en documenten in het zaakdossier.

14 48 Wens 2 Klanten van een zaak kunnen op basis van een link (via bekend gemaakt) naar het klantportaal en met persoonlijke inlogcredentials de zaakstatus raadplegen en wijzigingen doorgeven op één specifieke zaak. 49 Eis Het Platform Digitaal Werken is in staat op eenvoudige wijze e- mails vanuit de client toe te voegen aan een zaakdossier. 50 Wens 10 Beschrijf de mogelijkheden om zaken automatisch op te starten op basis van geïmporteerde / gekoppelde informatie. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om op basis van meldingeninformatie uit een extern systeem om te zetten in zaken. Licht toe en onderbouw de veelzijdigheid en gebruiksvriendelijkheid. Vragen m.b.t. zaakgericht werken zijn opgenomen in Bijlage 13-B2 Toelichting 4.3 Zoeken & zoekintegratie Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Eis De aangeboden oplossing bevat een zoekmachine. Illustreer 2 Wens 2 de eenvoudige en gebruiksvriendelijke bediening met screenshots. De zoekmachine kent 2 bevragingsniveaus: eenvoudig en uitgebreid zoeken.

15 3 Wens 10 De mogelijkheden voor uitgebreid zoeken zijn flexibel in te richten, waarbij minimaal op de volgende kenmerken kan worden gezocht en gefilterd: Op organisatieonderdeel. Op documenttype (aan de hand van pop-up lijst met alle voorkomende documenttypes. Op kennisgebied (zelf in te richten) Op proces/zaaktype (zelf in te richten) Op object/locatie (zelf in te richten) Datum (van, t/m). Licht de mogelijkheden toe en onderbouw de veelzijdigheid/flexibiliteit met screenshots. 4 Wens 5 Uitbreiding(-en) van de metadataset zijn mogelijk en kunnen verwerkt worden in de uitgebreide zoekfunctie. 5 Eis De zoekmachine kan zoeken op delen van woorden. 6 Wens 5 Bij het zoeken wordt geen onderscheid gemaakt in hoofd- en kleine letters of letters met diakrieten 7 Eis Het Platform Digitaal Werken kan bestanden volledig (fulltekst) doorzoeken, mits deze bestanden doorzoekbaar zijn. 8 Wens 10 Binnen de resultaten van een zoekactie moet verder gezocht en gefilterd kunnen worden door een verfijning aan te brengen. 9 Wens 5 De zoekresultaten worden binnen max. 2 sec.gegeven. 10 Eis De zoekmachine presenteert de resultaten op een logische wijze. 11 Wens 5 De zoekmachine laat de context zien vanuit het zoekresultaat. 12 Wens 2 Het zoekresultaat kan, oplopend of aflopend, worden gesorteerd op alle getoonde kolommen (o.a. datum en relevantie). 13 Wens 2 Wanneer vanuit de zoekresultaten één van de gevonden onderdelen aangeklikt wordt, moet teruggekeerd kunnen worden naar het scherm met de zoekresultaten.

16 14 Wens 20 Het Platform Digitaal Werken biedt de mogelijkheid om trefwoorden/synoniemen en andere metadata toe te kennen aan de verschillende pagina s en onderdelen van de website, waar de zoekmachine vervolgens op kan zoeken. Daarnaast zijn deze trefwoorden door de individuele contentbeheerders vrij te kiezen. Licht toe. 15 Wens 50 In de zoekmachine kunnen ook andere geïndexeerde gegevensverzamelingen buiten het Platform worden opgenomen. Zoals Delen van het filesysteem Andere websites. Licht toe. 16 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken is naast de eigen zoekmachine ook doorzoekbaar door externe zoekmachines op internet (Google, Yahoo, Bing, etc.). 17 Wens 5 De zoekmachine biedt de mogelijkheid om te kiezen tussen zoeken op alle woorden of zoeken op één van de woorden, waarbij standaard gezocht wordt op alle woorden. 4.4 Documentmanagementfunctionaliteit Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Eis Het Platform Digitaal Werken bevat functionaliteit voor de opslag van documenten. 2 Eis Het Platform Digitaal Werken ondersteunt de opslag en ontsluiting van documenten uit alle gangbare formats aan. Tot gangbare formats verstaat de VRHM onder meer Microsoft Office-documenten, ODF-bestanden, Pdf-bestanden, imageen vectorformats (PNG, JPG, GIF, SVG), autocadbestanden, video-bestanden etc. etc. (niet-limitatieve opsomming). 3 Eis Documenten moeten voorzien kunnen worden van metadata.

17 4 Eis Velden met metadata moeten aangemaakt en gewijzigd / verwijderd kunnen worden door een beheerder. 5 Eis Beheer van metadatavelden moet door de VRHM zelf kunnen worden uitgevoerd. 6 Wens 5 Afhankelijk van het documenttype moet een aantal metadatavelden automatisch ingevuld worden. 7 Eis Vastgelegde metadata zijn onlosmakelijk verbonden met het digitale document (of aggregaties daarvan). 8 Wens 5 Bij intypen van een deel van de metagegevens (zoals bij een adres) worden deze prompt automatisch aangevuld. 9 Eis De beschrijvende metadata/attributen moeten achteraf door daarvoor geautoriseerde medewerk(st)ers gecorrigeerd kunnen worden. 10 Eis Documenten die aangemaakt worden vanuit het Platform Digitaal Werken of erin opgeslagen worden, dienen automatisch voorzien te worden van een unieke identificatie (een documentnummer). 11 Eis De applicatie ondersteunt versiebeheer van documenten. Licht toe hoe dit in het Platform Digitaal Werken is ingeregeld en in hoeverre dit configureerbaar is door functioneel beheer. 12 Wens 5 Automatisch wordt de laatste versie van een document getoond; indien van een document meerdere versies zijn vastgelegd, is het mogelijk een versie-historie te raadplegen en hierin te zoeken. 4.5 Object- en registratiefunctionaliteit Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Eis Het Platform Digitaal Werken kan externe objectregistraties met objecten, in de zin van bijvoorbeeld BAG-objecten, inlezen vanuit externe bronnen. Licht toe.

18 2 Eis Zaken dienen in het Platform Digitaal Werken aan BAG objecten gekoppeld kunnen worden. Daarmee zijn adresgegevens afkomstig uit de BAG in een zaak te gebruiken. 3 Eis Zaken dienen in het Platform Digitaal Werken minimaal gekoppeld te kunnen worden aan BAG-objecten uit de categorieën: - Panden - Verblijfsobjecten - Stand- en ligplaatsen 4 Eis In het Platform Digitaal Werken kunnen adresgegevens gesplitst worden geregistreerd, dat wil zeggen aparte velden voor naam openbare ruimte (straatnaam), huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, postcode en woonplaats. 5 Wens 2 In het Platform Digitaal Werken dienen per object meerdere adressen geregistreerd te kunnen worden. 6 Wens 2 In het Platform Digitaal Werken moeten documenten aan een objectdossier van een object gekoppeld kunnen worden. 7 Wens 2 Het Platform Digitaal Werken moet ondersteunen dat er per (BAG-)object meerdere soorten gebruik te registreren kunnen zijn. 8 Wens 10 Het Platform Digitaal Werken biedt gebruikers de mogelijkheid per object contactgegevens / objectgegevens / adressen in te voeren zodat deze zijn te gebruiken in correspondentie bij een zaak. Licht toe. 9 Wens 30 Het Platform Digitaal Werken bevat de mogelijkheid objecten aan andere objecten te koppelen, ook als deze van een ander type zijn. Voorbeeld: één of meerdere installaties kunnen gekoppeld zijn aan een BAG-object. Onderbouw de veelzijdigheid en gebruiksvriendelijkheid van deze functionaliteit

19 10 Wens 40 Het Platform Digitaal Werken ondersteunt het maken en beheren van eigen objectregistraties. Bijvoorbeeld objecten zoals installaties of tijdelijke objecten zoals evenementen, welke eigen kenmerken bevatten, geometrie bevatten (vlak of punt) en een relatie met een zaak hebben, maar ook relaties met een ander object (bijv. BAG) kunnen hebben. Licht toe. 11 Wens 20 Het Platform Digitaal Werken kan ook objectregistraties inlezen afkomstig van andere bronsystemen/ gegevensmagazijnen binnen de VRHM. De behoefte is om deze objecten, net als basisregistraties en in het platform gecreëerde registraties, te kunnen koppelen aan zaken. Licht toe en beschrijf eventuele beperkingen (bijv. het kunnen inlezen van geometrie van objecten). 12 Wens 10 Het Platform Digitaal Werken maakt het object- / locatiegericht werken mogelijk door het kunnen koppelen van geografische coördinaten, BAG-gegevens, buurten/wijken aan een zaak. Het is mogelijk om alle zaakdossiers die betrekking hebben op één locatie bij elkaar te brengen (een zogenoemd locatiedossier/objectdossier). Dit is zowel administratief in een overzicht als visueel op de kaart mogelijk. Licht toe en onderbouw de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid. 13 Eis Het Platform Digitaal Werken kan gestructureerde objectgegevens in bulk inlezen (importeren). 14 Eis Het Platform Digitaal Werken kan gestructureerde objectgegevens uitlezen (exporteren) naar een Excel- of csvbestand. 4.6 Archieffunctionaliteit Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Eis Het Platform Digitaal Werken ondersteunt digitaal archiveren / vernietigen. Licht toe of de aangeboden oplossing voldoet aan NEN 2082 en NEN-ISO 15489

20 2 Eis Het Platform Digitaal Werken maakt het mogelijk geautomatiseerd de documenten te converteren naar PDF-A. 3 Wens 10 Bij vernietiging van een zaak worden automatisch ook alle bijbehorende documenten vernietigd. Wel moet hierbij rekening worden gehouden met de mogelijkheid dat een document in meerdere zaken voorkomt. Licht toe. 4 Eis De oplossing beschikt over een record management functionaliteit voor het digitaal archiveren van documenten/dossiers. 5 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken is in staat een lijst te genereren van documenten en/of dossiers die op de nominatie staan om vernietigd te worden, de zogenaamde vernietigingslijst. Overbrengings-, export- (waaronder vervreemdings-) en vernietigingsverklaringen worden door het DMS/RMA gegenereerd. 6 Eis Het Platform Digitaal Werken garandeert vernietiging zoals bedoeld in de archiefwet: bestanden zijn pas vernietigd als zij op geen enkele wijze meer terug te halen c.q. te reconstrueren zijn. 7 Eis De mogelijkheid moet bestaan met tussenkomst van een daartoe geautoriseerde medewerker documenten te vernietigen. 8 Eis Het Platform Digitaal Werken voert in geval van zaakdocumenten de vernietiging uit op het niveau van een geheel zaakdossier. 9 Wens 5 Het moet mogelijk zijn om afzonderlijke documenten vanuit een back-up terug te zetten, zonder dat de gehele inhoud van het Platform Digitaal Werken teruggezet dient te worden. 10 Eis Het Platform Digitaal Werken is compatible met de bij scanning gebruikte industriestandaards, zodat de VRHM gebruik kan maken van professionele scanpartners voor het inscannen van bulk-archieven. 11 Wens 5 Het moet mogelijk zijn om een toegekend selectielijst-item aan te passen aan de hand van een toegekend resultaattype (op een specifieke zaak)

21 12 Wens 5 Het moet mogelijk zijn om een selectielijstitem te koppelen aan een zaaktype (1:n) 13 Wens 5 Het is mogelijk om dossiers uit te sluiten van vernietiging (bv. n.a.v. verzoek van de zorgdrager) en de grond hiervoor te administreren in het DMS/RMA. 14 Wens 5 Ten behoeve van overdragen of overbrengen van archiefdelen, kunnen archiefdelen worden geëxporteerd, incl. metagegevens op zaakdossier- en documentniveau in de vorm van xml. 15 Wens 5 De bewaartermijn van een afgesloten zaakdossier wordt opgeschort voor de duur van de bezwaartermijn en een evt. bezwaar- of beroepsprocedure 4.7 Integratie met andere systemen Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Eis Het Platform Digitaal Werken is te koppelen met externe documentgenerators (zoals iwriter, Smartdocuments, Xential of gelijkwaardig). Geef aan met welke externe documentgenerators uw oplossing een standaardkoppelvlak heeft. 2 Wens 5 De gegenereerde documenten moeten automatisch een uniek documentnummer krijgen op het moment aanroepen van de documentgenerator of opslag in het Platform Digitaal Werken. Licht toe. 3 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken werkt zodanig samen met de externe documentgenerator dat gegenereerde documenten automatisch aan het Platform Digitaal Werken worden toegevoegd.

22 4 Eis Het Platform Digitaal Werken voldoet aan de volgende standaarden: RGBZ RSGB StUF-ZAKEN StUF-BG StUF LVO Vermeld welke versies van de hieronder genoemde standaarden worden ondersteund in het Platform Digitaal Werken. 5 Eis Het Platform Digitaal Werken kan geautomatiseerd informatie uitwisselen met landelijke voorzieningen door middel van Digikoppeling. 6 Eis De mogelijkheid moet bestaan met tussenkomst van een daartoe geautoriseerde medewerker documenten te vernietigen. 7 Eis Het Platform Digitaal Werken kan documenten en aanvraag- /zaakgegevens uitwisselen met het Omgevingsloket Online (OLO) door middel van Digikoppeling. Het Platform Digitaal Werken kan gegevens uit het OLO inlezen en maakt automatisch een zaak aan en voegt bijbehorende documenten toe. 8 Eis Het Platform Digitaal Werken kan door middel van een ETLkoppeling, geautomatiseerde export-/importmogelijkheid of vergelijkbaar gegevens aanleveren aan Qlikview. Dit ten behoeve van managementinformatie en analysedoeleinden. Licht toe welke mogelijkheden er zijn en geef voorbeelden van waar dit gerealiseerd is (welke wijze, welke klant). 9 Eis Het Platform Digitaal Werken is koppelbaar met een (geo)gegevensmagazijn zodat basisregistraties ontsloten kunnen worden via het Platform. Licht toe met welke externe (geo)gegevensmagazijnen gekoppeld kan worden.

23 10 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken is koppelbaar met alle gangbare geoviewers voor de geografische presentatie van content uit het Platform Digitaal Werken (zaken én objecten). Licht de mogelijk en uw ervaring hierin toe. 11 Eis Het Platform Digitaal Werken integreert met MS Office in ieder geval zodanig dat gebruikers eenvoudig bestanden in / naar het Platform kunnen openen, bewerken en opslaan. Vragen m.b.t. Integratie met andere systemen zijn opgenomen in Bijlage 13-B2 Toelichting 4.8 Overige eisen Beveiligingseisen Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Wens 5 Alle door u aangeboden diensten vallen binnen een door u (of uw subcontractor) gecertificeerd ISMS conform de ISO Uw SoA behorend bij de ISO27001 is voor ons inzichtelijk Gelieve bijlage toe te voegen indien van toepassing (meegestuurd). 2 Wens 5 U heeft een ISAE3402 type 2 verklaring voor alle processen vallend binnen de door u aangeboden diensten. 3 Wens 2 Er moet een duidelijk onderscheid bestaan in beheer- en gebruikersrollen binnen het Platform. 4 Eis Tijdens de aanlogprocedure moet de verbinding te allen tijde beveiligd zijn. 5 Eis Audittrailinformatie kan niet worden gewijzigd. 6 Eis Als security patches voor de hostingomgeving het functioneren van het platform hinderen garandeert de leverancier zo snel als mogelijk het platform zodanig te updaten en te installeren, zodat alle functionaliteit van het platform te gebruiken is.

24 7 Eis Opdrachtnemer moet gedurende de ondersteunde periode patches blijven leveren voor alle (nieuw) ontdekte softwarekwetsbaarheden, of in het geval van beheer door de Opdrachtnemer aanpassingen aan het platform garanderen die de kwetsbaarheid opheft. Tijdsduur: Kritieke kwetsbaarheden 1 week, Hoge kwetsbaarheden 1 maand, Gemiddeld of Lage kwetsbaarheden 3 maanden. 8 Eis Opdrachtnemer verklaart compliant te zijn aan de beveiligingsrichtlijnen NCSC of is bereid zich hierop te laten beoordelen (conform wat is beschreven in paragraaf ) en in te spannen om compliant te worden. Licht toe welke situatie van toepassing is Extra beveiligingsaspecten Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Eis Het Platform Digitaal Werken sluit aan bij de eisen die gesteld worden in de BIG (de gemeentelijke baseline informatiebeveiliging). De VRHM gaat zich de komende jaren conformeren aan deze baseline. Opdrachtnemer committeert zich met zijn aangeboden oplossing aan de maatregelen uit deze baseline (zie Bijlage 15 voor de betreffende maatregelen). 2 Eis De database is afgeschermd en de inrichting en beveiliging is conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens? 3 Eis Het platform kan koppelen met de Active Directory van de VRHM en kan applicatierollen ontlenen aan het lidmaatschap van een AD-groep. 4 Wens 2 Het platform kan toegang verlenen aan gebruikers buiten het eigen netwerk met 2-factor authenticatie.

25 5 Wens 30 Medewerkers en ketenpartners moeten volwaardig toegang kunnen krijgen tot het Platform Digitaal Werken, ook wanneer zij geen AD-account hebben. Licht de voorgestelde werkwijze toe. 6 Eis Het Platform Digitaal Werken houdt een audittrail bij van alle handelingen die uitgevoerd worden. De naam van gebruiker, het tijdstip, en de aard van de handeling worden gelogd en zijn niet-muteerbaar. Een derde partij kan een inspectie hierop uitvoeren. 7 Eis Test-, acceptatie- en productieomgevingen dienen streng gescheiden te worden. Dit betekent in het kort het volgende: In de test- en acceptatieomgeving mag eventueel gebruikgemaakt worden van productiedata. In dat geval gelden voor de test- en acceptatieomgeving wel dezelfde beveiligings-, autorisatie- en authenticatie vereisten als voor de productieomgeving. In het bijzonder moet een ieder die op die toegang heeft tot de test- en acceptatieomgeving per geval geautoriseerd zijn door de gegevenseigenaar (eventueel met gedelegeerde bevoegdheid aan de afdeling IM). Na het acceptatieproces moet de omgeving geschoond worden. 8 Eis Binnen het Platform Digitaal Werken moeten autorisaties op zowel persoonsniveau als op rol-, als op functie- bepaald kunnen worden. Dit moet ook in combinatie mogelijk zijn. Licht toe. 9 Eis Het Platform Digitaal Werken staat toe dat een gebruiker meerdere rollen heeft met verschillende autorisaties. 10 Eis Binnen het Platform Digitaal Werken kunnen autorisaties worden toegekend op verschillende niveaus, zoals zaaktype, dossier, document, en zaak (niet-limitatieve opsomming) Architectuur

26 Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Eis Het Platform Digitaal Werken is ontwikkeld en te gebruiken als een webapplicatie die rechtstreeks via een webbrowser te gebruiken is (dus geen desktopapplicatie en ook geen ontsluiting via Citrix of gelijkwaardig). 2 3 Eis Eis Het Platform Digitaal Werken voldoet aan de eisen en specificaties van de open standaard PDF, PDF/A-1 en PDF/A- 2. Het Identity- & accesmanagementsysteem van de oplossing voldoet aan de SAML-standaard. Dit zorgt ervoor dat als er een koppeling is met de AD er maar één keer hoeft te worden ingelogd. 4 Eis Het webcontentmanagement systeem van de oplossing voldoet aan de CMIS standaard. 5 Eis De openbare content van de oplossing is met behulp van open standaarden door een externe gebruiker te benaderen zonder tussenkomst van de leverancier van de oplossing. 6 Wens 2 Het Platform Digitaal Werken voldoet aan de OGCstandaarden GML, WFS, WMS, metadata voor geodatasets ISO 19115, metadata voor geodataservices ISO en de W3C-standaarden voor XML-berichtenverkeer. 7 Eis De oplossing voldoet zowel aan de IP versie 4 standaard als aan de IP versie 6 standaard. 8 Wens 40 Brandweervrjiwilligers en niet-vrhm gebruikers / bezoekers kunnen zonder extra gebruikers-licentiekosten gebruikmaken van de website, digitaal platform en het partnerportaal VRHM. 9 Eis De oplossing scheidt de opslag van data van de bedrijfslogica en van de presentatielaag. Binnen de opslag scheidt de oplossing de opslag van documenten en dossiers en andere content van de opslag van de webcontent (nieuwsberichten, conversaties, etc.)

27 10 Wens 5 Zoekinformatie komt zoveel als mogelijk beschikbaar op basis van het vastleggen van content. Zo min mogelijk metadata hoeven door gebruikers handmatig te worden geregistreerd. De gebruiker kan wel het resultaat beïnvloeden (door mogelijkheden voor check en aanvulling). 11 Wens 5 De oplossing zorgt ervoor dat de metadata die automatisch kan worden afgeleid ook automatisch wordt vastgelegd. 12 Eis Het platform is zo beveiligd dat buiten de gebruikers die zijn geautoriseerd door de VRHM er geen anderen zijn die bewerkingen kunnen doen op de data en de informatie van de VRHM die op het Platform Digitaal Werken beschikbaar komt. 13 Eis De presentatie van de oplossing past zich qua lay out aan op de schermgrootte (responsive) zodat de informatie goed te lezen en de functies - wanneer het device dat ondersteunt - goed met de vingers te bedienen zijn. Vragen m.b.t. Architectuur zijn opgenomen in Bijlage 13-B2 Toelichting Niet-functionele eisen en wensen Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Wens 5 Het Platform Digitaal Werken systeem zal dermate gebruikersvriendelijk zijn dat 9 van de 10 gebruikers deze kunnen bedienen na een dag training. 2 Wens 40 Het Platform Digitaal Werken dient minimaal te kunnen worden benaderd met de volgende browsers en daarbij de volledige functionaliteit bieden bij de meest recente major versie en de voorlaatste major versie. Internet Explorer, FireFox, Chrome, Safari, Opera. Hoe meer browsers volledig ondersteund worden hoe beter.

28 3 Wens 20 Het Platform Digitaal Werken dient minimaal te kunnen worden benaderd met de volgende type devices: Desktop (Windows 7 en hoger, Linux, MacOSX) Smartphone (ios, Android, Windows Phone) Tablet (ipad, Android, Windows 8) 4 Wens 5 De userinterface van het platform dient ondersteund te worden tijdens de gehele life cycle van het product c.q. de overeenkomst. 5 Wens 5 Voor alle invoer van gestructuurde informatievelden door gebruikers moet Inputvalidatie mogelijk zijn. 6 Wens 5 De website moet voldoen aan de cookiewetgeving in de meest sobere vorm: voor niet-functionele cookies wordt om toestemming wordt gevraagd. Sober wil zeggen: geen toestemming meer nodig voor cookies die niet of nauwelijks privacygevoelig zijn, waaronder (bepaalde) statistiekcookies. Dit om terugkerende popups bij de eerste klik naar de website te voorkomen. 7 Wens 2 Waar passend kan het Platform controle totalen en/of checksums genereren. 8 Eis Fouten in het content management systeem zullen niet leiden tot uitval van het Platform Digitaal Werken. 9 Eis De content van het Platform Digitaal Werken is aantoonbaar te herstellen op basis van een backup. De restoretijd is maximaal 8 uur 10 Eis De content van het Platform Digitaal Werken is te herstellen op basis van een backup die een dag eerder is gemaakt. Gegevensverlies is maximaal 24 uur. 11 Eis Het Platform moet binnen een dag opnieuw ingericht kunnen worden. 12 Wens 5 Het content management systeem wordt opgeleverd met een beschrijving van het datamodel. 13 Wens 20 De licentie van het product staat toe dat naast de installatie in de productieomgeving het product ook 2x in TAP kan worden geïnstalleerd zonder extra kosten. Licht toe.

29 14 Wens 10 Het Platform stelt een beheerder in staat om productiedata te kopiëren naar een T-/A- omgeving. Licht toe. 15 Wens 10 Het Platform Digitaal Werken kan ook als SAAS-dienst aangeboden worden. Licht toe. 16 Wens 10 Een applicatiespecialist van VRHM zal de installatie (opnieuw) kunnen uitvoeren met behulp van een installatiebeschrijving. Licht toe Opbouw en uitbreidbaarheid Nr. Eis of Wens Omschrijving Voldoet: ja Voldoet: nee Is toelichting verplicht? wens punten 1 Wens 20 Toon aan dat uw software ontwikkelomgeving een open application programming interface en een open data exchange interface heeft waarmee u applicatie- en dataintegratie realiseert die vanuit het oogpunt van de gebruiker naadloos verloopt. Beschrijf deze en geef aan op welke manier u ervoor zorgt dat de naadloze integratie in de toekomst ook het geval is. Vragen m.b.t. Opbouw en uitbreidbaarheid zijn opgenomen in Bijlage 13-B2 Toelichting