DIGITAL WORKSPACE TALENT, TECHNIEK EN TOPPRESTATIES

Transcriptie

1 DIGITAL WORKSPACE TALENT, TECHNIEK EN TOPPRESTATIES

2 Introductie De manier waarop we werken verandert sneller dan ooit. We willen tegenwoordig altijd en overal ons werk doen en stellen steeds hogere eisen aan de beschikbare middelen om het werk uit te voeren. Voor organisaties betekent dit dat ze de traditionele werkplekken moeten loslaten en zich moeten richten op een toekomstvaste vorm van een werkomgeving de digital workspace. In deze whitepaper kijken we naar ontwikkelingen die werk veranderen, beschrijven we wat de impact daarvan is en delen wij onze visie op de reis naar de ideale werkomgeving. 2

3 Hoe werk verandert Van controle naar vrijheid Een hiërarchische structuur met sturende leidinggevenden, vaste werk- en lunchtijden en voortdurende controle wordt steeds meer losgelaten. We leven in een tijd waarin het voldoen aan de wensen en eisen van medewerkers belangrijker is dan ooit. En tijd-, deviceen plaatsonafhankelijk werken via de cloud de norm wordt. Hoe is dat zo gekomen? Internet heeft zich langzamerhand gevestigd in alle aspecten van ons leven. En ontwikkelingen op het gebied van smart devices, apps en de cloud hebben geleid tot nieuwe vormen van samenwerking. Dit heeft zakendoen met de andere kant van de wereld eenvoudiger gemaakt. Zo is een 24-uurseconomie ontstaan waarin de grens tussen werk en privé vervaagt¹. Nieuwe werkcultuur Er is steeds meer vrijheid om eigen werktijden en -locaties te kiezen en we zien meer én intensievere samenwerkingen in het bedrijfsleven. Medewerkers, bestuurders en klanten roepen hierbij om zakelijke diensten die hen faciliteren om slimmer samen te werken. En die eenvoudig zijn af te nemen - vergelijkbaar met wat ze gewend zijn in de consumentenwereld. Want, s avonds vanuit huis nog even bericht naar de Verenigde Staten sturen of s ochtends om uur beginnen met een videoconference zijn allang geen bijzonderheden meer. We begeven ons in digitale ecosystemen en maken gebruik van tools die ons daarin worden geboden. En dit zet door¹. Als we naar de toekomst kijken, zien we bijvoorbeeld smartphones die zich ontwikkelen tot computers, tablets als werkstations, intensiever gebruik van smartwatches én zelfs augmented reality via smartglasses. Nieuw werk Maar het is niet alleen de werkcultuur die verandert, ook ons werk verandert. Productiewerk is in onze economie niet meer onderscheidend genoeg. Steeds meer van dit werk valt weg door automatisering of verplaatsing naar lagelonenlanden; er heeft een verschuiving plaatsgevonden van taakgericht naar kennisgericht werken. Onze economie is een kenniseconomie geworden. Organisatieprincipes uit de 20e eeuw zoals hiërarchie en controle verliezen in deze context hun kracht. Ze maken plaats voor kennisdelen, agile werken en resultaatgericht organiseren. Dit zal waarschijnlijk tot het verlies van bepaalde banen leiden, maar we geloven ook in een verschuiving van werk. Functies als social media manager, data scientist of agile coach bestonden vijf jaar geleden nog niet of nauwelijks. En nieuwe banen - zoals een digitale afkickexpert die helpt rust te vinden in een datagedreven tijdperk of een identiteitsauditor - worden steeds realistischer. Nieuwe generatie Verreweg de grootste verschuiving in de arbeidsmarkt vindt echter plaats op een ander vlak. De verwachting is dat de beroepsbevolking rond het jaar 2020 voor ongeveer 45% uit mobiele kenniswerkers bestaat ook wel netwerkers genoemd. Deze netwerkers zijn in staat om kennis en expertise bij elkaar te brengen. Ze zullen minder honkvast zijn en een baan meer als een project of opdracht zien waarvan ze kunnen leren. De laatste generatie medewerkers zoekt bovendien naar meer zingeving in hun werk. Salaris is voor hen een minder doorslaggevende factor. Zij zoeken naar een zakelijke én persoonlijke fit bij werkgevers. Buiten uitdagingen in het werk kijken ze of het beleid van een organisatie in lijn is met hun persoonlijke overtuigingen. En hoeveel vrijheid ze hebben om op hun eigen manier te werken. Kortom, zowel de werkcultuur, het type werk als de behoeften van medewerkers veranderen. En dat heeft impact op de werkplek. ¹ Gartner s Top Predictions for IT Organizations and Users for 2016 and Beyond: 3

4 Wat dit betekent Voor de werkplek Op veilige wijze altijd en overal relevante informatie kunnen inzien, bewerken en delen; dat is waar het om draait in de toekomst van flexibel en mobiel werken. Belangrijk is dat medewerkers hierin zoveel mogelijk vrijheid hebben om dit in te vullen met vertrouwde samenwerkingsverbanden en middelen die het beste bij hen passen. Als een organisatie niet de juiste middelen aanbiedt, zoeken medewerkers workarounds shadow IT. Zo is het algemeen bekend dat veel medewerkers Dropbox gebruiken om bestanden te delen tussen thuis en werk. En blijkt uit onderzoek van artsenfederatie KNMG dat ruim 30% van de artsen weleens WhatsApp gebruikt, vooral voor contact met collega s. Dit leidt vanuit wet- en regelgeving tot veiligheidsvraagstukken. Om als werkgever aantrekkelijk te blijven voor medewerkers en nieuw talent én hen in staat te stellen om zo effectief mogelijk te werken, zullen we meer vanuit hun perspectief moeten denken². De vraag is: hoe kunnen we medewerkers van zo n persoonlijk mogelijke werkomgeving voorzien? Deze denkwijze staat haaks op de manier waarop dit jarenlang vanuit traditionele rollen als ICT is gedaan. Maar het is tijd om het proces om te draaien. Niet meer een werkomgeving opdringen, maar medewerkers faciliteren om te presteren. Via een digital workspace een flexibele werkomgeving die de vrijheid biedt om handige applicaties te gebruiken om (samen te) werken en waarin relevante informatie altijd beschikbaar is voor medewerkers. Een plek om samen te werken. ² Gartner: Delivering Business Value With a Digital Workspace 4

5 Verschillende werkstijlen In de ideale situatie is een digital workspace optimaal faciliterend aan de medewerker. Het vormt de werkomgeving voor jou als persoon en vult je persoonlijke en zakelijke smaak in. Geen gestandaardiseerde werkplek voor iedereen, maar voor iedereen een gepersonaliseerde werkplek. Of in elk geval gepersonaliseerd naar werkstijl of afdeling. Eén die aansluit bij het eigen profiel, de behoefte en taak. Binnen de kaders die de organisatie stelt op basis van doelstellingen. Op hoofdlijnen is een indeling te maken in taak- en kenniswerkers, die mobiel of locatiegebonden en taak- of resultaatgericht werken. Taak- versus kenniswerkers Voor taakwerkers staat in belangrijke mate vast wat ze moeten doen, in welke volgorde en met welke middelen. Ze kunnen locatiegebonden werken (een receptionist) of mobiel (een monteur). Kenniswerkers kunnen ook locatiegebonden of mobiel werken, maar bij hen gaat het vooral om de resultaten. En ze zijn vrij in de manier waarop ze die bereiken; met welke middelen en in welke volgorde maakt niet uit. Er moet bovendien worden geanticipeerd op de opkomst van nieuwe profielen zoals die van de netwerker, waarvoor het vinden, ophalen en delen van de juiste informatie essentieel is. Dit soort eigenschappen zijn bepalend voor het aanbod aan functionaliteiten en services in een digital workspace. Generieke voorzieningen en maatwerk In de eerste plaats biedt ICT generieke standaardvoorzieningen, zoals , PowerPoint en Word. Deze kunnen voor iedereen óf bepaalde afdelingen beschikbaar worden gesteld. Hierbij is het belangrijk om één versie centraal in te kopen en te updaten, voor meer kostenefficiëntie en overzicht. Nog geregeld zien we dat er verschillende versies binnen een organisatie worden gebruikt. Daarnaast zijn er maatwerkvoorzieningen die medewerkers overal toegang bieden tot werk- of opdrachtgerelateerde gegevens en hen in staat stellen om dit aan te vullen. Deze maatwerkvoorzieningen worden ontwikkeld voor specifieke groepen medewerkers en bieden soms mogelijkheden om sterk in te grijpen op het primaire proces. Zoals een applicatie voor het Elektronisch Patiënten Dossier waarmee zorgprofessionals op een slimmere manier kunnen werken. Nieuwe functie kantoor Omdat we steeds mobieler en flexibeler werken, neemt de afhankelijkheid van het kantoor verder af. We zien de laatste jaren dat grote bedrijven hun kantoren anders inrichten. Er ontstaan steeds meer zogeheten kantoorhotels. Daarin worden medewerkers en hun gasten als consumenten bediend. Met aantrekkelijke lounges en cafetaria s om elkaar te ontmoeten én flexibel te reserveren brainstorm- en concentratieruimtes om te werken. Het is tijd om het kantoor als element te gaan zien in de werkomgeving, niet meer als locatie voor de werkplek. Het samenspel tussen een fysieke omgeving, persoonlijke dienstverlening en slimme software is belangrijk om medewerkers in staat te stellen hun potentie te verzilveren. RESULTAATGERICHT ANALIST SALESMANAGER LAGE MOBIELITEIT LOCATIEGEBONDEN KENNISWERKER ook vanaf huis 100% kennisgericht Werkt vaak samen in teams 9 tot 5 RECEPTIONIST MOBIELE KENNISWERKER Werkt 24/7, Vaak onderweg Informatie-afhankelijk Veel klantcontact Zoekt expertise MONTEUR HOGE MOBIELITEIT LOCATIEGEBONDEN TAAKWERKER Vaste werktijden Meestal online Fysiek aanwezig Veel klantcontact MOBIELE TAAKWERKER Onregelmatige tijden On- én offline Werkt volgens rooster Fysieke afstemming met collega's TAAKGERICHT 5

6 Onze visie op de reis Naar een digital workspace Dat zoveel mogelijk gepersonaliseerde werkomgevingen in de nabije toekomst doorslaggevend zijn voor het succes van een organisatie staat vast. Maar de grote vraag die hieruit voortvloeit is nog onbeantwoord: hoe komt een organisatie tot de invulling van een digital workspace? Wij hebben een duidelijke visie op de reis. Door aandacht te besteden aan de onderstaande thema s kunt u tot een ideale werkomgeving komen. Eén die inspeelt op de wensen van medewerkers en hen in staat stelt om maximaal bij te dragen aan de organisatiedoelstellingen. Zet medewerker centraal Neem eerst de rollen van uw medewerkers onder de loep en maak onderscheid op basis van werkstijl of type werk. Bekijk vervolgens welke middelen specifieke groepen nodig hebben om de meeste waarde toe te voegen aan organisatiedoelen. En minstens zo belangrijk: achterhaal wat medewerkers zelf willen. De nieuwste generaties zien hun smartphone steeds meer als werkplek en willen devices en apps inzetten die overeenkomen met de tools die ze als consument gebruiken. Hierdoor wordt duidelijk op welke devices u welke middelen moet kunnen ontsluiten. Als deze in de bedrijfsprocessen worden verankerd, dan leidt dit tot betere prestaties van medewerkers³. Creëer samenwerkingsmogelijkheden Het is belangrijk dat mensen in verbinding blijven met elkaar. We zien steeds meer zelforganiserende teams. Zij hebben middelen nodig om samen doelen te halen, snel beslissingen te nemen en goed te communiceren. Op momenten dat zij elkaar nodig hebben om verder te komen. In een moderne werkomgeving zijn alle mogelijkheden om elkaar te bereiken aanwezig: we kunnen bellen, videogesprekken voeren, webconferencing toepassen, virtuele vergaderruimtes starten, instant messages versturen, enterprise social media inzetten, bestanden delen en tegelijk aan documenten werken. Pak de inrichting samen op Maar wie pakt de realisatie van een digital workspace op? In onze ogen kan dit het beste gezamenlijk worden gedaan door de business-, ICT- en HRafdeling. Vanzelfsprekend in combinatie met medewerkers en een ICTdienstverlener. De business bepaalt de organisatiedoelen, ICT biedt mogelijkheden om veilig met data te werken, de HR-afdeling snapt hoe medewerkers daadwerkelijk productiever kunnen worden én medewerkers kunnen aangeven met welke middelen ze het liefste werken. Terwijl een betrouwbare ICT-partner de kennis en middelen heeft om een veilige totaaloplossing te ontwikkelen die de gewenste functionaliteiten ter beschikking stelt. ³ Onderzoek Gartner: Top 12 Emerging Digital Workplace Technologies 6

7 Zorg voor veilige toegang Als medewerkers altijd en overal kunnen werken via diverse devices, is het belangrijk om veilige toegang te faciliteren van én naar de devices, kantoren en (publieke) cloudomgeving. Zónder dat het vrijheden voor medewerkers of het gebruiksgemak beperkt. Want, dan zullen ze workarounds zoeken en dat zorgt voor onveilige situaties. Honderd procent veiligheid kan nooit worden gegarandeerd, maar breng de grootste risico s in kaart met een betrouwbare ICT-partner. En zorg minimaal dat medewerkers veilig vanuit huis kunnen werken en veilig kunnen gebruikmaken van openbare Wi-Fi-verbindingen, dat spam wordt geblokkeerd, het netwerk wordt beschermd tegen bedreigingen in én dat er back-ups worden gemaakt van de belangrijke gegevens. Kijk naar datamanagement De beschikbaarheid van relevante data staat centraal in een digital workspace. En de stroom aan data wordt alleen maar groter. Daarom is het belangrijk om te bepalen waar u data kostenefficiënt kunt opslaan en hoe we statische en actieve data met data uit publieke clouds kunnen bundelen én ontsluiten naar (mobiele) devices van medewerkers. Hierbij is het van belang dat het datamanagement tegen het beleid van security en compliance wordt gehouden. De technologische vooruitgang biedt steeds meer mogelijkheden, maar deze matchen nog niet altijd met de wet- en regelgeving die in bepaalde branches geldt. Maak gebruik van de cloud Het gebruik van de cloud is essentieel in de reis naar een digital workspace. Het biedt kansen om slim met rekenkracht en opslag om te gaan, compliant te blijven en te vernieuwen. De organisatie wordt hierdoor wendbaarder en flexibeler. Zo kunt u sneller inspelen op veranderende wensen vanuit de markt én van medewerkers. U hoeft bovendien niet één keer volledig naar de cloud te gaan, u kunt ook eerst beginnen met software voor bijvoorbeeld Word of . Een veilige hybride omgeving biedt uitkomst. Daarbij kiest u zelf in hoeverre u dit beheert óf dit laat beheren door een ICT-partner. Stuur naar succesvolle adoptie Het feit dat we in het digitale tijdperk zijn gearriveerd, leidt binnen veel organisaties tot het herdefiniëren van de (digitale) werkomgeving. Een mix van oplossingen op het gebied van spraak, beeld, video, data en apps moet de productiviteit van de organisatie waarborgen. Maar verandering is confronterend en er werkten nog nooit zoveel generaties samen, dus het is belangrijk om eindgebruikers goed mee te nemen in de transitie naar een nieuwe werkrealiteit. De medewerkers bepalen het succes van de vernieuwing. Daarom is het zaak om voortdurend te evalueren hoe we de werkplekken kunnen optimaliseren, met aandacht voor de gebruikservaring. Ga voor empathische dienstverlening ICT gaat niet langer alleen om de hightech er is steeds meer behoefte aan high touch. Hoe raakt de dienstverlening de beleving van eindgebruikers? Dat is een belangrijk onderdeel in de succesvolle adoptie van nieuwe technologieën en dus het succes van een organisatie. Kijk niet alleen naar technische afspraken over de uptime van systemen en reactietijd bij systeemproblemen die u in een Service Level Agreement (SLA) vastlegt. Maar ga voor empathische dienstverlening die inspeelt op de wensen van medewerkers. De duurzame verankering en effectiviteit van de werkplek wordt bepaald door de bereidheid van medewerkers om ermee te werken. Luisteren, inspireren, meedenken en leveren Kortom, kijk naar de organisatiedoelstellingen, de functionaliteiten die medewerkers nodig hebben om daar optimaal aan bij te dragen én de behoeften van medewerkers op het gebied van functionaliteit. Wat hebben medewerkers nu echt nodig vanuit een digital workspace om optimaal te werken? Dit proces vraagt om tijd, ervaring en tijd. De werkwijze van KPN wordt in deze reis dan ook gekenmerkt door luisteren, inspireren, meedenken en uiteraard leveren. We maken daarbij gebruik van marktpartijen zoals Microsoft, Apple, Amazone en Google. Zodat uw medewerkers altijd de beste middelen tot hun beschikking hebben om te presteren én u bent verzekerd van solide ICT waarmee de organisatie klaar is voor de toekomst. 7

8 Het resultaat Van een digital workspace Met een digital workspace vergroot u de wendbaarheid van de organisatie. Als bijvoorbeeld de buitendienst van een bedrijf een nieuwe app nodig heeft, dan wordt die snel en veilig beschikbaar gesteld voor de betrokken medewerkers. De data die wordt verzameld via de devices en apps, wordt veilig opgeslagen in de cloud. Deze data is altijd inzichtelijk, bewerkbaar en deelbaar voor medewerkers. En waar ter wereld ze zich ook bevinden, ze hebben de tools om slim (samen) te werken. Bij krimp of groei beweegt de ICT-infrastructuur eenvoudig met de organisatie mee, zodat de werkplekken kostenefficiënter zijn dan ooit. De medewerkers presteren bovendien optimaal doordat ze de vrijheid hebben om altijd en overal te kunnen werken en continu oplossingen krijgen aangereikt die slim aansluiten op hun dagelijkse werk. De technologische mogelijkheden en de bijbehorende cultuur leiden daarnaast tot een beter imago van het bedrijf op de arbeidsmarkt. En dat versterkt uw positie in de uitdaging en zoektocht naar talent dat kwalitatief kan bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen én een fit heeft met het bedrijf en de functie. 8

9 KPN helpt u vooruit Daarom ons portfolio KPN is als enige partij in staat om u op elk aspect te ondersteunen in de reis van oud naar cloud. Oftewel, van traditionele, fysieke werkplekken naar een moderne digital workspace. En de begeleiding van uw medewerkers hierin. In een digital workspace komt ons hele portfolio samen. Van Cloud Infrastructure en Hosting, Data en Applicaties tot Acces en Connectivity. We zorgen voor toegang van en naar uw devices, kantoren en (publieke) cloud omgeving. En onze Security Services bewaken de veiligheid van uw data en applicaties. KPN Consulting kan medewerkers bovendien helpen bij de adoptie van nieuwe werkstijlen. Kortom, KPN is uw partner bij het creëren van uw digital workspace. Wij bieden u een totaaloplossing. Wilt u meer weten of verder praten? Wij gaan graag met u in gesprek over de mogelijkheden om gezamenlijk een ideale en toekomstvaste digital workspace te ontwikkelen. Laat u inspireren via kpn.com/digitalworkspace óf neem vrijblijvend contact op met uw accountmanager. Consulting DIGITAL WORKSPACE SAMENWERKING EN COMMUNICATIE Security Services Industry Solutions CLOUD, INFRA & HOSTING FLEXIBILITEIT EN SCHAALBAARHEID Business Continuity Services Professional Services Industry Solutions ACCESS & CONNECTIVITY TOEGANG EN BEREIKBAARHEID 9