portimagazine december 2010 Assurnet

Transcriptie

1 portimagazine december 2010 Assurnet

2 3 Editoriaal 4 Port- Uw mailbox steeds bij de hand 6 Waarom Port- ? U werkt zonder Port- ? Ontdek de risico s ervan! 8 Port- Uw collega's getuigen 9 Domeinnaam Waarom portima.be gebruiken terwijl u naamvanuwkantoor.be kan hebben? 10 Uw eigen mobiel kantoor Waarop letten bij de aankoop van een smartphone 11 Internet Broker Project Makelaars versterken het beroep dankzij het Internet Broker Project 12 Kris De Becker, Directeur Klantenrelaties "Als Directeur Klantenrelaties kan ik pas tevreden zijn als onze makelaars dat ook zijn!" 14 Self Install Snel aan de slag met AS/Web Question Time Stuur ons het juiste antwoord door op de onderstaande vraag en win 2 bioscooptickets. We geven in totaal 25 x 2 tickets weg, dus aarzel niet en waag uw kans! Vraag: Waaruit bestaat de beveiliging van Port- ? Mogelijke oplossingen: a) firewall en viruswall b) viruswall en spamwall c) firewall, viruswall en spamwall Vul het antwoord online in op De winnaars worden persoonlijk op de hoogte gebracht. 15 Interview Self Install We voltooiden de installatie van AS/Web zonder hulp van een informaticus PortiMagazine Assurnet is een magazine van Portima en verschijnt 3 x per jaar. Verantwoordelijke uitgever: Claude Rapoport Coördinatie: Valérie Dechamps Realisatie: Heeft u vragen of opmerkingen over een artikel in verband met onze diensten? Bel dan onze Infoline op het nummer 02/ U kunt dit magazine ook bekijken en downloaden via onze website: PortiMagazine Assurnet in uw mailbox? Als u PortiMagazine Assurnet in elektronische vorm in uw mailbox wenst te ontvangen, schrijf u dan in op onze mailinglist op de Portima-website. U kunt uw adres doorgeven op de homepage van onze website of op de BEN via

3 3 Editoriaal Beste makelaar, Bedankt, Dankzij u viert Portima zijn 10de verjaardag. 10 jaar waarin Portima naar u heeft geluisterd om de producten en diensten die wij u aanbieden te verbeteren. 10 jaar met talrijke evoluties zodat het makelaarskanaal voor verzekeringen het distributiekanaal bij uitstek zou blijven. Zo zal u in deze PortiMagazine de evolutie en de nieuwe troeven van het product Port- ontdekken, in het bijzonder de mogelijkheid om Port- met uw smartphone te verbinden. Zo kan u desgewenst overal en altijd toegang hebben tot uw mailbox. Bovendien worden uw mails automatisch bewaard en loopt u niet meer het risico ze te verliezen in geval van problemen met uw pc. In 2010 hebben wij, in samenwerking met de makelaarsfederaties, BROCOM en de maatschappijen, de IBP-catalogus tot uw beschikking gesteld. U wist dit te waarderen en u heeft er onmiddellijk gebruik van gemaakt. Dat moedigt ons aan om te blijven zoeken naar nieuwigheden die u het leven vergemakkelijken. Meer dan ooit zal Portima alles in het werk blijven stellen om uw vertrouwen te verdienen. Met het einde van het jaar in zicht, wil ik u alvast het allerbeste wensen voor Veel leesgenot, Claude Rapoport

4 4 Port- Uw mailbox steeds bij de hand Met de moderne, professionele service Port- krijgt uw mailbox een nieuwe dimensie! Wat dacht u ervan om altijd en overal toegang te hebben tot uw s, agenda en contacten? Of u nu op kantoor bent of bij u thuis, of zelfs wanneer u onderweg bent: Port- biedt u totale vrijheid! Een korte illustratie: u bent op verplaatsing en uw secretaresse krijgt telefoon van een klant die graag een afspraak met u wil maken. Mits uw toelating heeft zij via Outlook toegang tot uw agenda en kan ze de afspraak meteen inplannen. Zo is uw agenda onmiddellijk up-to-date. Maar het gaat - letterlijk - nog verder Zodra uw secretaresse de afspraak in Outlook heeft ingevoerd, verschijnt deze automatisch op uw smartphone. Waar u ook bent, u hebt steeds uw contacten, agenda en mailbox bij de hand. Professioneel & betrouwbaar Port- is een professionele oplossing waarbij u beschikt over een mailbox van maar liefst 2 GB en uw persoonlijk adres, zoals uwnaam@uwkantoor.be. U geniet bovendien een maximale beveiliging dankzij de firewall, viruswall en spamwall van Portima die uw s beschermen. Elke mailbox wordt continu gescand zodat een geïnfecteerde mailbox geen virussen naar mailboxen van collega s kan sturen. Daarnaast hoeft u zich geen zorgen te maken over de back-ups van uw mailbox. Er worden permanent back-ups genomen van uw s, contacten, afspraken en taken zodat geen gegevens kunnen verloren gaan!

5 5 Goed Deel uw mailbox Een andere, zeer handige functionaliteit van Port- is de mogelijkheid om uw nieuws mailbox, agenda en contacten te delen met uw medewerkers. Stel, een klant wil een afspraak met u maken, maar u bent niet op kantoor. Via Port- kunt u uw medewerkers de toestemming geven om uw agenda te raadplegen en zelfs bij te werken Port- wordt (door u bijvoorbeeld een vergaderverzoek te sturen). Zo krijgt uw klant dus onmiddellijk een goedkoper! afspraak en is uw agenda steeds up-to-date. U kunt ook alle gegevens van klanten, Vanaf januari 2011 krijgt u met Port- méér voor minder geld! leveranciers enz. opslaan in gedeelde We trekken de grootte van elke mailbox op van 500 MB naar maar contactfiches. Zo zijn deze gegevens liefst 2 GB. Bovendien hanteren we een eenvoudigere, transparantere toegankelijk voor alle medewerkers van uw formule waarbij u een prijsverlaging tot maar liefst 30% geniet! kantoor. Uiteraard kunt u ook persoonlijke contactfiches aanmaken, die enkel voor u toegankelijk zijn. Altijd en overal beschikbaar Eén van de grote troeven van Port- is zijn grenzeloze mobiliteit. Dankzij deze oplossing kunt u op maar liefst drie manieren uw mailbox raadplegen: via Outlook, via uw internetbrowser (webmail) en via uw smartphone. Al uw s, afspraken en contacten worden immers opgeslagen op een centrale server en zijn dus van overal beschikbaar. U wilt een contact toevoegen, een versturen of een afspraak inplannen via uw smartphone? Geen probleem, het wordt vanzelf gesynchroniseerd met uw Outlook en webmail. Zo bent u altijd en overal up-to-date! Simpel en efficiënt! Bijstand nodig? Het Brokers Contact Center van Portima helpt u graag verder indien u technische vragen hebt over Port- . Port- interesseert u? Contacteer dan onze Infoline op het nummer voor meer informatie. Waar kunt u Port- gebruiken: een overzicht Op kantoor Via Outlook U beschikt over PortiGate of PortiLink op kantoor? Dan hebt u via Outlook rechtstreeks toegang tot alle functionaliteiten van Port- , uiteraard met de beveiliging van Portima! Bij u thuis, op vakantie, Via uw internetbrowser (webmail) Via uw internetbrowser hebt u van overal toegang tot uw agenda, mails en contacten, ook van bij u thuis! Onderweg Op uw smartphone Indien u over een 3G-abonnement beschikt, ontvangt u uw berichten rechtstreeks op uw smartphone. Bovendien kunt u uw agenda en contacten raadplegen en wijzigen.

6 6 Waarom Port- ? U werkt zonder Port- ? Ontdek de risico s ervan! Velen onder u beschikken over een aantal gratis adressen via hun internetabonnement. Het is hiermee perfect mogelijk om uw s, agenda en contacten te consulteren via Outlook, en in beperkte mate ook op verplaatsing via uw internetbrowser (webmail). Maar deze oplossingen houden een aantal risico s en beperkingen in, waar Port- een mouw aan past! We leggen u hierna uit wat deze beperkingen zijn en waarom u dankzij Port- u zich hier geen zorgen hoeft over te maken Ik heb mijn s verloren, wat nu? Met een standaard oplossing worden uw s van een centrale server gedownload naar uw Outlook en nadien van de server verwijderd. Indien u uw s, afspraken, contacten enz. uit uw mailbox verliest, is het dus onmogelijk om deze te recupereren. Er is met andere woorden geen back-up. OPLOSSING: Port- bewaart al uw gegevens steeds op een centrale server. Ook wanneer u de s in uw mailbox verliest, blijven ze bewaard op deze server. U dient Outlook simpelweg te synchroniseren en u kunt gewoon verder! Wat met gratis oplossingen? Gratis mailboxen zijn vaak volledig webbased en voornamelijk afgestemd op privégebruik. U kunt bovendien géén eigen domeinnaam aan deze mailboxen koppelen (vb. Hotmail of Gmail). U bent verplicht om uw s te versturen vanaf een adres dat eindigt met terwijl uw eigen adres toch de weerspiegeling van uw kantoor is! Bovendien zijn dergelijke oplossingen beperkt wat betreft back-ups en dienstverlening. Loopt er wat mis met uw mailbox, dan wordt het wel erg moeilijk om uw gegevens te herstellen. Kortom, gratis mailboxen zijn ideaal voor privégebruik, maar niet optimaal in een professionele omgeving.

7 7 Ik kan mijn s en agenda niet openen via mijn smartphone Op sommige smartphones kunt u uw s consulteren door naar webmail te surfen, maar een ideale oplossing is dat niet. Uw agenda of contacten raadplegen behoort echter niet tot de mogelijkheden. OPLOSSING: of u nu s wilt versturen, contacten wilt opzoeken of een afspraak wilt plannen via uw smartphone, met Port- wordt dat een fluitje van een cent! Ik ben niet op kantoor, maar moet een mail sturen naar dhr. Janssens Dat is perfect mogelijk via de gratis webmail van uw internetabonnement, maar helaas zal u het adres van deze persoon uit het hoofd moeten kennen. Alle contacten die u in Outlook hebt opgeslagen, worden immers niet afgebeeld in de webmail. OPLOSSING: met Port- is er een constante wisselwerking tussen Outlook, webmail en uw smartphone. Een contactpersoon die u bijvoorbeeld toevoegt in Outlook, zal automatisch beschikbaar zijn via webmail en uw smartphone. Ik heb plots een dubbele afspraak in mijn agenda Stel, u bent niet op kantoor en uw secretaresse maakt voor u een afspraak met een klant voor de volgende dag om 14u. Op hetzelfde moment belt een andere klant u op, ook hij wilt een afspraak om 14u de volgende dag. Nietsvermoedend legt ook u deze afspraak vast. Eenmaal terug op kantoor ziet u dat u een dubbele boeking hebt Een vervelende situatie! Aangezien de agenda van Outlook, webmail en smartphone niet synchroniseren, is het risico op een dubbele boeking groot OPLOSSING: de agenda van Port- is altijd up-to-date: Outlook, webmail en smartphone. Hoe u ook uw agenda consulteert, u ziet overal uw afspraken. Een dubbele afspraak is dus uitgesloten. Een eigen server? U kunt van dezelfde functionaliteiten van Port- profiteren via een eigen mailserver. Dat betekent dat u de server met alle s, afspraken, contacten en gedeelde bestanden zelf aanschaft. De grote voordelen hiervan zijn de ongelimiteerde mogelijkheden en functionaliteiten. Daartegenover staat een zeer hoge kost voor de aankoop van de server. Bovendien dienen de installatie en het onderhoud ervan te gebeuren door uw informaticus, wat uiteraard ook de nodige kosten met zich meebrengt. Dus waarom het uzelf moeilijk maken als het ook eenvoudig kan? Met Port- geniet u immers alle voordelen van een Exchange Server. Omdat Portima hiervoor zijn servers ter beschikking stelt, is de kost voor u bovendien een pak lager dan bij een eigen server. Kortom, u hebt geen technische beslommeringen én toch alle functionaliteiten tegen een voordelige prijs!

8 8 Port- Uw collega's getuigen Elke medewerker kan mijn agenda raadplegen en beheren Al sinds 2005 werkt het kantoor Guy Colson in Bree met Port- . Van de acht medewerkers binnen de zaak zijn er zeven die dagelijks Port- gebruiken. We kunnen dus stellen dat zij echte ervaringsdeskundigen zijn. Zaakvoerder Filip Colson doet zijn ervaringen met Port- uit de doeken. Professionele oplossing Vroeger hadden we slechts één algemeen adres binnen ons kantoor. Dat was een gratis adres van Yahoo dat eindigde In 2005 hebben we de overstap naar Port- gemaakt, zodat iedereen zijn persoonlijke adres met onze domeinnaam had. Bovendien weten we dat Portima instaat voor de beveiliging en permanente back-ups, dus ook dat mooi meegenomen, aldus Filip Colson. Mobiliteit Ongeveer één jaar geleden ontdekte Filip Colson dat Port- ook op vlak van mobiliteit heel wat te bieden heeft: Ik ben vaak op de baan en dan is het handig dat ik via mijn smartphone mijn s en agenda kan consulteren. Moet ik even wachten bij een klant? Dan kan ik nog snel even mijn s of agenda checken. Maar ook van thuis of op vakantie raadpleeg ik regelmatig mijn mailbox. Per dag ontvang ik immers zo n 50 à 60 berichten. Op vakantie bekijk ik dan een half uurtje per dag mijn s, zodat er mij nadien geen 400 ongelezen berichten te wachten staan. Steeds up-to-date met de gedeelde mailbox We gebruiken ook dikwijls de gedeelde mailbox van Port- . Al mijn medewerkers hebben toegang tot mijn agenda en kunnen deze beheren. Als iemand een afspraak plant in mijn agenda, is deze overal up-to-date, zelfs via mijn smartphone. Zo vermijden we dubbele afspraken, vertelt Filip Colson. Bedankt voor dit gesprek. Filip Colson Filip Duijsters, zaakvoerder van het verzekeringskantoor Dienstencentrum HDC in Hamont-Achel, besliste enkele maanden geleden om Port- aan te schaffen. In dit kantoor is de meest gebruikte vorm van externe communicatie. De beslissing om de drie medewerkers in het kantoor uit te rusten met Port- was dus een logische keuze. Ik koos voor Port- omwille van de mobiliteit en het gebruiksgemak Filip Duijsters had twee belangrijke redenen om voor Port- te kiezen: De eerste reden is de doorgedreven mobiliteit. Ik consulteer nu van overal mijn s, agenda en taken: op kantoor, thuis, onderweg enz. Vroeger gebruikte ik de gratis mailbox van PortiLink. Daardoor had ik twee adressen: één voor op kantoor en één voor thuis. Ik moest voortdurend mails doorsturen van de ene mailbox naar de andere. Op de duur werd dat een warboel. Gebruiksgemak en uniformiteit De tweede reden is het gebruiksgemak en de uniformiteit. Ik moet slechts één keer mijn contacten of afspraken ingeven en alles is direct up-to-date. Kortom, ik ben er alvast heel tevreden over en zou het zeker aan mijn collega-makelaars aanraden! Bedankt voor dit gesprek. Filip Duijsters

9 9 Domeinnaam Waarom portima.be gebruiken terwijl u naamvanuwkantoor.be kan hebben? Aangezien de internetsites zich overal fors uitbreiden en communicatie steeds meer elektronisch gebeurt, is een domeinnaam voor een zelfstandige geen luxe meer, maar een noodzaak. Niets dan voordelen Uw eigen domeinnaam bezitten biedt niets dan voordelen. Niet alleen zal uw adres gemakkelijker te onthouden zijn dan een adres voorgesteld door een internetprovider, het komt ook veel ernstiger en dus veel professioneler over. Bovendien voorkomt het gebruik van uw eigen domeinnaam dat iemand anders de door u gewenste naam gebruikt. Hoe kiest u uw domeinnaam? Een efficiënte domeinnaam houdt rechtstreeks verband met uw handelsnaam en is best niet te lang (maximaal één of twee woorden). Een korte, eenvoudige en duidelijke domeinnaam is dus de beste keuze. Praktisch gezien dient uw domeinnaam tussen 2 en 63 karakters te bevatten en mag hij niet met een koppelteken beginnen of eindigen. Eens hij gereserveerd zal zijn, zal u er zeer moeilijk afstand van kunnen doen. Neem dus voldoende tijd om een keuze te maken opdat u deze later niet zou betreuren. Wat moet u doen om uw eigen domeinnaam te hebben? Enkel een erkende instantie zoals Portima kan een domeinnaam deponeren. Een domeinnaam moet uniek zijn. Eens uw keuze is gemaakt, dient u allereerst na te gaan of de domeinnaam nog beschikbaar is. U kan hiervoor naar de site gaan alvorens uw provider te vragen om uw domeinnaam voor u te registreren. Indien u uw domeinnaam bij Portima wil aanvragen, is de procedure zeer eenvoudig: het volstaat naar het extranet BEN te gaan ( meer bepaald naar het gedeelte Zelfbeheer Domein aanvraag. In het daartoe voorziene veld voert u de gekozen naam in om onmiddellijk na te gaan of deze nog beschikbaar is. Vervolgens hoeft u enkel nog te bevestigen dat u die domeinnaam wil deponeren. Onze dienst Administratie zal uw domeinnaam dan registreren op naam van het kantoor waarmee u zich heeft geïdentificeerd. De domeinnaam wordt automatisch geregistreerd voor een periode van een jaar en automatisch hernieuwd. Hij wordt ook onmiddellijk van kracht. U hoeft dus niet te wachten om hem te kunnen gebruiken! Geïnteresseerd? Voor meer informatie over de domeinnaam kan u terecht op de site of kan u onze Infoline contacteren op het nummer

10 10 Uw eigen mobiel kantoor Waarop letten bij de aankoop van een smartphone U staat op het punt om een smartphone aan te schaffen? We geven u alvast enkele tips mee om snel dé smartphone te vinden die u op het lijf geschreven is! Kies een smartphone die geschikt is voor een zakelijke omgeving Een smartphone die gebruikt wordt in een zakelijke omgeving, vereist bepaalde functionaliteiten die een toestel voor privégebruik misschien niet heeft. Zo is het belangrijk dat uw smartphone de mogelijkheid biedt om uw s, agenda, taken en contacten te synchroniseren met Port- . Ook compatibiliteit met Office-bestanden is mooi meegenomen. Wilt u Word-, Excel-, Powerpoint- of PDF-bestanden mobiel bekijken of bewerken? Zorg er dan zeker voor dat uw smartphone dit ondersteunt! Blijf steeds verbonden Controleer bij de aanschaf van een smartphone zeker de verbindingsmogelijkheden. Het is immers de bedoeling altijd up-to-date informatie bij de hand te hebben. Daarvoor kunt u uw gegevens zowel met een kabel als draadloos synchroniseren. De belangrijkste verbindingsmogelijkheden zijn USB, Bluetooth, Wifi en 3G, sommige smartphones ondersteunen meerdere systemen. Wilt u altijd en overal toegang tot Port- ? Kies dan zeker een smartphone met Wifi en 3G. Met Wifi kunt u een draadloze verbinding maken met een (thuis)netwerk. Bent u vaak onderweg of op plaatsen waar geen draadloos netwerk beschikbaar is? Dan is 3G op uw smartphone geen overbodige luxe! Vergeet in dat geval zeker niet om een 3G-abonnement aan te schaffen. Energievreter of niet? Uw mailbox in realtime op uw smartphone Smartphones worden steeds vaker uitgerust met push . Het grote voordeel van push , is dat uw mailbox realtime wordt bijgehouden. Wanneer u een ontvangt, is deze dus onmiddellijk zichtbaar op uw smartphone. Modellen zonder push ontvangen de s slechts na bepaalde periodes. Blackberry Port- is momenteel niet compatibel met toestellen van het type Blackberry. Blackberry wordt nog niet ondersteund, maar met een specifiek bijkomend gsm-abonnement kunt u alle s automatisch naar uw Blackberry doorsturen. De synchronisatie van de agenda is mogelijk met de USB-kabel via de pc. Een smartphone met een lange autonomie is mooi meegenomen. Niets is zo frustrerend als een lege batterij wanneer u net geen lader bij de hand hebt! Denk daarom eventueel aan uitbreidingen zoals een speciale lader waarmee u uw smartphone kunt opladen via de 12V sigarettenaansteker van uw wagen. Uiteraard hangt het energieverbruik ook af van de manier waarop u met uw smartphone omgaat. Multimediatoepassingen en bluetooth vreten enorm veel energie. Bedenk ook dat fabrikanten de maximale batterijduur opgeven. Onder normale gebruiksomstandigheden ligt deze meestal lager. Bronnen: Port- op uw smartphone U kocht net een nieuwe smartphone en wilt deze synchroniseren met Port- ? Portima helpt u graag verder Stap 1: Controleer of u een 3G-abonnement hebt (Proximus, Mobistar of BASE) Stap 2: Vraag uw installatie aan op BEN ( Stap 3: Onze technicus contacteert u voor een (telefonische) afspraak Stap 4: Installatie gebeurt helemaal per telefoon U heeft nog vragen? Onze Infoline helpt u graag verder op het nummer

11 11 Internet Broker Project Makelaars versterken het beroep dankzij het Internet Broker Project Enkele maanden geleden werd het IBP (Internet Broker Project) officieel aan de makelarij voorgesteld. De reacties waren uitermate positief en vele makelaars hebben geen seconde gewacht om met IBP aan de slag te gaan. Zo ook Patrick Lierman, verzekeringsmakelaar in hartje Antwerpen. Hij was een van de eerste makelaars die ten volle gebruik maakte van de voordelen van het Internet Broker Project. Wij zochten Patrick Lierman op en vroegen hem naar zijn eerste ondervindingen. Toen ik in het PortiMagazine voor de eerste keer las over het Internet Broker Project, was mijn interesse onmiddellijk gewekt. Zo n project betekent immers een grote vooruitgang voor de makelaarssector. Ik heb het project op de voet gevolgd en was er ook bij op de officiële voorstelling in Brussel, aldus Patrick Lierman. Online communiceren Met het IBP heeft Patrick Lierman één groot doel voor ogen. Hij wil zijn klanten aanleren om in de toekomst langs het internet met hem te communiceren. Via zijn website zullen ze productinformatie kunnen opzoeken, maar ook offertes aanvragen, schadeaangiftes doen en hun persoonlijke polisgegevens consulteren. Drie onmisbare elementen Dit is allemaal mogelijk dankzij de perfecte interactie tussen de verschillende deelprojecten van het Internet Broker Project. Zo is er de basiswebsite van Brocom, maar ook de IBP-catalogus met maatschappijproducten en de module die de klanten toegang verleent tot hun contractgegevens. Patrick Lierman maakt dankbaar gebruik van deze drie elementen: Ik gebruikte vroeger het vorige ontwerp van de Brocom-site, maar de huidige website heeft veel meer te bieden. Hij is eenvoudig, duidelijk en niet overladen. Kortom, het design is de marketing. Ook de IBP-catalogus was een gemak om mee te werken. Ik heb zelfs de handleiding niet moeten gebruiken. Ik surfte direct naar de site en het wees zichzelf allemaal uit. Tot slot ben ik bezig om klanten online toegang te verlenen tot hun gegevens. Enkele van mijn klanten zijn alvast kandidaat om hun contractgegevens op mijn website te consulteren. Ik heb dus al een eerste test gedaan, maar ik moet nog een aantal zaken bijstellen. Patrick Lierman Schaalvoordeel Het Internet Broker Project staat weliswaar nog in zijn kinderschoenen, maar het evolueert voortdurend. Volgens Patrick biedt het nu al enkele grote voordelen: De grote troef van het IBP is het schaalvoordeel. De makelaars versterken het beroep doordat de verzekeringen eenduidig en onafhankelijk worden voorgesteld, maar toch met de typische persoonlijke touch van de makelaar. Bovendien levert het mij tijdwinst op en trek ik dankzij deze moderne mogelijkheden een jonger cliënteel aan. Uiteraard zijn er in dit jonge project een aantal zaken voor verbetering vatbaar. Zo vindt Patrick dat het onderscheid tussen beide talen in de catalogus nog niet duidelijk genoeg is (dit werd ondertussen al aangepast, nvdr.) en dat de Brocom-website nog meer gepersonaliseerd moet kunnen worden. Maar Patrick heeft er alvast vertrouwen in: IBP wordt ondersteund door grote, sterke organisaties als Brocom en Portima. Heb ik een probleem dan is er steeds iemand die mij kan helpen. Dat geeft mij zekerheid, vertrouwen en continuïteit! Bedankt voor dit gesprek. De site van Patrick Lierman:

12 12 Kris De Becker, Directeur Klantenrelaties "Als Directeur Klantenrelaties kan ik pas tevreden zijn als onze makelaars dat ook zijn!" Reeds tien jaar werkt Kris De Becker bij Portima. Sinds 2007 is hij Directeur Klantenrelaties. Hij legt ons uit wat het belang is van zijn dienst en wat de evolutie is die de afgelopen jaren werd gemaakt. Wat houdt je functie als Directeur Klantenrelaties voornamelijk in? Welke diensten vallen onder jouw verantwoordelijkheid en wat zijn hun taken? Kris De Becker: Mijn taak als Directeur Klantenrelaties is eigenlijk tweeledig. Enerzijds houd ik mij bezig met rechtstreekse klantencontacten. Ik hecht er groot belang aan om een goede relatie met onze klanten en prospecten te onderhouden. Sommige makelaars hebben immers specifieke noden of problemen. In dat geval ga ik bij hen langs om samen naar een geschikte oplossing te zoeken. Ook op de evenementen die Portima organiseert ben ik steevast aanwezig. Dat is dé gelegenheid bij uitstek om de makelaars te ontmoeten en een sterke band met hen op te bouwen. Anderzijds sta ik in voor de interne coördinatie van de diensten waarvoor ik verantwoordelijk ben. Aangezien Portima klantentevredenheid hoog in het vaandel draagt, spreekt het voor zich dat elke dienst een belangrijke rol vervult. Mijn doel is dan ook hen optimaal te laten samenwerken, als een geoliede machine. Kris De Becker: Ik heb vijf teams achter mij staan, elk met hun specifieke taken. Toch is een perfecte interactie tussen hen erg belangrijk. Ik demonstreer het even aan de hand van een chronologisch voorbeeld waarbij de rol van elke dienst duidelijk wordt. Stel dat een makelaar een van onze producten wil aanschaffen Eén van onze accountmanagers gaat de baan op om de makelaar aangepaste productinformatie te verstrekken. Als de makelaar vervolgens beslist om één van onze producten aan te schaffen, dan heeft hij een direct aanspreekpunt: zijn accountmanager. Hij brengt alle contractuele formaliteiten in orde. Deze contracten vereisen natuurlijk een correcte verwerking en daar besteedt de administratieve dienst de uiterste zorg aan. Zij voeren alle klantgegevens in onze databank in en verspreiden vervolgens de nodige informatie naar alle betrokken diensten. Dan komt de dienst roll-out in actie. Hun werkterrein is het kantoor van de makelaar. Zij gaan ter plaatse langs en zorgen ervoor dat de migratie en installatie van de Portima-software vlot en probleemloos gebeurt. Eenmaal alles werd geïnstalleerd, is het belangrijk dat de makelaar de software goed beheerst. Het trainingsteam geeft hiertoe opleidingen over het hele land. Bovendien staan zij in voor de verschillende vormen van documentatie zoals de handleidingen en Quick User Guides. Last but not least zijn er onze mensen van het Brokers Contact Center. Zij bieden de makelaars een professionele ondersteuning en een antwoord op al hun vragen over het gebruik van onze producten. Dat kan vanop afstand gebeuren of ter plaatse als het gaat over een complexer probleem. Je ziet het, de ene dienst bouwt verder op het werk van de andere. Een vlotte samenwerking is dus cruciaal om onze makelaars een goede service te verlenen!

13 13 Maar het houdt uiteraard niet op bij onze engagementen. We willen weten of ze zich daadwerkelijk vertalen in een hogere klantentevredenheid. Om dit te meten, houden we om de twee jaar de ICMA-enquête. Hiermee polsen we bij onze makelaars naar hun tevredenheid over de Portima-producten en -diensten. De resultaten van deze enquête nemen we niet licht op: we stellen onmiddellijk een actieplan op en sturen bij waar nodig. Kortom, Portima gaat op zoek naar de mening van zijn klanten en doet het nodige om zijn producten hierop af te stemmen. Ben je tevreden met de geboekte resultaten? Je werkt nu ongeveer tien jaar bij Portima. Zie je een evolutie inzake klantenservice? Een optimale service en een hoge klantentevredenheid zijn dus heel belangrijk voor jou. Wat doet Portima vandaag om dit te bereiken? Kris De Becker: We hebben de laatste jaren hard gewerkt aan onze dienstverlening en dat heeft zeker zijn vruchten afgeworpen. We zullen de komende jaren verder blijven evolueren en werken aan onze service. Want als Directeur Klantenrelaties kan ik pas tevreden zijn als onze makelaars dat ook zijn! Kris De Becker: Absoluut! Vroeger was Portima voornamelijk een technisch bedrijf waarin de focus op de producten lag en niet zozeer op de klanten. Onze software was sterk ontwikkeld, maar we hielden onvoldoende rekening met de behoeften en ondersteuningsnoden van de klant. De laatste vijf jaar kende Portima echter een evolutie naar een grotere klantgerichtheid. Via de Users Clubs bepalen de makelaars zelf hoe hun producten evolueren en of er nieuwe producten moeten bijkomen, zoals dat het geval was met PortiGate of PortiLink. We zijn met andere woorden geëvolueerd naar een servicegerichte onderneming waarbij de klant centraal staat. Natuurlijk blijven we ook belang hechten aan de kwaliteit van onze producten. Het spreekt voor zich dat we de klant pas centraal kunnen plaatsen als we zélf kwalitatieve producten afleveren. In de toekomst zal Portima garant blijven staan voor een constante evolutie op basis van de vragen en behoeften van de makelarij. We zullen blijven streven naar een maximale klantentevredenheid. Kris De Becker: We stemmen onze producten en diensten voortdurend af op de behoeften van de makelaars. Drie jaar geleden lanceerden we daarvoor tien concrete en meetbare engagementen. Deze bieden onze makelaars een garantie voor een kwalitatieve dienstverlening en tonen op een objectieve manier dat we hun verwachtingen opvolgen. Het feit dat we onlangs één van onze engagementen verscherpt hebben, is het beste bewijs van deze opvolging. Tot vorig jaar engageerden we ons om 80% van de vragen om bijstand binnen vier uur op te lossen. Uit onderzoek bleek echter dat de markt dit onvoldoende vond. Daarom pasten we begin 2010 dit engagement aan. Sindsdien streven we ernaar om 80% van de vragen te behandelen en op te lossen binnen twee uur en 90% binnen vier uur. Het is een hele stap vooruit en we zijn trots dat we erin slagen om ook dit nieuwe engagement te halen, dankzij de continue inzet van alle teams binnen Portima. Bedankt voor dit gesprek. Enkele nuttige nummers U hebt vragen over uw lopende contract(en)? Adminline U wilt commerciële productinformatie? Infoline U wilt bijstand voor een van uw Portimaproducten? Brokers Contact Center U wilt uw accountmanager contacteren?

14 14 Self Install Snel aan de slag met AS/Web Op vraag van de makelaars lanceert Portima een toepassing waarmee het mogelijk is om zelf AS/Web te installeren. Voordien kon dat enkel via een erkend installateur, maar daar is nu dus verandering in gekomen. Begin september legden we de laatste hand aan deze nieuwe tool, die we de toepasselijke naam Self Install gaven. U vervangt of plaatst een pc in uw netwerk? Dan kunt u voortaan AS/Web dus helemaal zelf installeren Door de complexe installatieprocedure van AS/ Web diende u tot voor kort altijd een beroep te doen op een erkend installateur. Dat bracht niet alleen een installatiekost met zich mee, u moest soms enkele dagen wachten alvorens de installateur kon langskomen. Velen onder u vroegen ons dus of het niet mogelijk was om AS/Web op een andere, eenvoudigere manier te installeren. Naar aanleiding hiervan ontwikkelde Portima een toepassing waarmee u AS/Web volledig zelfstandig in uw kantoor kunt installeren. Om aan de hoogste veiligheidsnormen te blijven voldoen, kan enkel de LRA (verantwoordelijke voor de certificaten in uw kantoor) de nodige installatiesleutels en certificaten aanvragen. Wilt u dus één of meerdere pc s vervangen of toevoegen in uw netwerk? Dan voorziet u met Self Install deze nieuwe pc s snel én eenvoudig van AS/Web. Er geldt slechts één uitzondering: het is niet mogelijk om Self Install te gebruiken indien u de hoofdpost ( Administrator ) vervangt in uw netwerk. Op deze pc moeten een aantal specifieke parameters ingesteld worden waarvoor een interventie nodig is. Klaar voor de installatie? U hebt besloten om zelf AS/Web te installeren? Dan hebben we alvast goed nieuws voor u! U kan Self Install volledig gratis gebruiken. Ongeacht het aantal pc s waarop u AS/Web installeert, het kost u niets! Tot nu toe werden al 700 sleutels aangevraagd. Hoe gaat het in zijn werk? De aanvraag gebeurt via BEN ( door de LRA van uw kantoor. Hij dient hiervoor te surfen naar het onderdeel Zelfbeheer en vervolgens te kiezen voor AS/Web Self Install. Op deze pagina kan hij een nieuwe sleutel maken. De sleutel verschijnt onmiddellijk op het scherm en wordt naar het ingevulde adres verstuurd, samen met de link naar het installatiebestand en de installatiehandleiding. Eenmaal de nieuwe pc voldoet aan de systeemvereisten van Portima, kunt u beginnen met de installatie van AS/Web. Mocht u tijdens de installatie bijstand nodig hebben, dan kunt u steeds een beroep doen op ons Brokers Contact Center. Deze interventie is betalend. Stap 1: Vraag de installatiesleutel aan De LRA van uw kantoor vraagt de installatiesleutel aan via Deze sleutel moet hij gebruiken in het installatieprogramma van AS/Web. Stap 2: Vraag de P1- en P2-codes aan De LRA vraagt het certificaat aan via AS/Web (de P1- en P2-codes). Indien het over een herinstallatie van AS/Web gaat, vindt de LRA deze terug in AS/Web onder My AS/Web Mijn gebruikers. Stap 3: Controleer de vereisten voor de installatie De pc waarop AS/Web geïnstalleerd wordt, moet voldoen aan de vereisten voor de installatie. Stap 4: Installeer AS/Web U vindt het installatiebestand (en handleiding) in de mail die u hebt ontvangen na het aanvragen van de installatiesleutel. Open het bestand en voer de installatie uit zoals beschreven in de handleiding. Installeer AS/Web in 4 stappen!

15 15 Interview Self Install We voltooiden de installatie van AS/Web zonder hulp van een informaticus Nele Rubens en haar echtgenoot Jan Derveaux leiden samen het verzekeringskantoor Derveaux & Rubens in Heverlee. Onlangs wierven ze een nieuwe medewerker aan die regelmatig AS/Web zal moeten gebruiken. Als bij toeval introduceerde Portima tezelfdertijd Self Install, waarmee het mogelijk is om heel eenvoudig AS/Web zelf te installeren. Dit was voor hen dé gelegenheid bij uitstek om te testen of deze nieuwe tool beantwoordde aan hun verwachtingen. Ze namen dus de proef op de som en installeerden AS/Web volledig zelf. We polsten Nele Rubens naar haar ervaringen met Self Install. Vlotte installatie De volledige installatie van AS/Web ging verrassend vlot. Op BEN vonden we onmiddellijk alle nodige informatie terug zodat we direct van start konden gaan. We wilden er natuurlijk zeker van zijn dat we de installatie correct zouden uitvoeren. Daarom hebben we de beschreven procedure stap voor stap gevolgd. Nadat we de P1- en P2-codes hadden ontvangen, hebben we op BEN de installatiesleutel aangevraagd. Vrijwel onmiddellijk kregen we een met het installatiebestand van AS/Web. Vanaf dan wees alles eigenlijk zichzelf uit. Achteraf hebben we nog even het Brokers Contact Center opgebeld om een extra PortiGate-account op te stellen, maar in nog geen vijf minuten was dat gebeurd, vertelt Nele Rubens. Kortom, in een handomdraai was AS/Web geïnstalleerd en klaar voor gebruik en dat zonder dat Nele en Jan hulp nodig hadden van een informaticus. Nele is dan ook zeer te spreken over Self Install : Ik had niet verwacht dat het zo gemakkelijk en snel zou verlopen. Als we in de toekomst nog een pc toevoegen, dan kiezen we resoluut opnieuw voor Self Install. De documentatie bij de installatie was ook heel duidelijk. Ik vind trouwens dat Portima heel bedreven is op dit vlak. De documentatie is steeds praktisch en begrijpelijk, zodat zelfs een computerleek hiermee overweg kan. Via jullie accountmanager Michel Verlinden vernam ik dat het met Self Install mogelijk is om AS/Web zelf te installeren. AS/Web stond oorspronkelijk geïnstalleerd op drie pc s: twee op kantoor en één thuis. Aangezien we een nieuwe werkkracht gingen aanwerven, hadden we een extra pc nodig waarop we AS/Web moesten installeren. De Self Install kwam voor ons dus als geroepen, stelt Nele Rubens. Wat je zelf doet, doe je beter Onder het motto wat je zelf doet, doe je vaak beter beslisten Nele en Jan om de installatie van AS/Web zelf uit te voeren. Een afspraak maken met een installateur kost immers tijd én geld, terwijl nu alle elementen om AS/Web te installeren gewoon gratis voorhanden zijn Nele Rubens: We konden uiteraard niet onmiddellijk met de installatie van start gaan. We hadden de nieuwe pc immers nog niet aangekocht. Opdat onze nieuwe pc aan de vereisten van Portima zou voldoen, hebben we de vereisten die op BEN ( nvdr.) staan naar onze computerleverancier doorgestuurd. Hij heeft een geschikte computer uitgezocht, zodat we probleemloos met de installatie konden beginnen. De voordelen van Self Install in een notendop Gratis Een installateur is niet nodig, u betaalt geen installatiekost. Mocht u tijdens de installatie bijstand nodig hebben, dan kunt u steeds een beroep doen op ons Brokers Contact Center. Deze interventie is betalend. Eenvoudig Dankzij onze gedetailleerde handleiding is de installatie een fluitje van een cent! Flexibel Installeer AS/Web waar en wanneer u wilt Veilig De hoogste veiligheidsnormen blijven gerespecteerd Meer informatie over Self Install? U vindt het antwoord op al uw vragen op

16 16 Da s goed gezien, eindelijk een professionele mailbox steeds binnen handbereik! Kies voor Port- en geniet een maximale mobiliteit: u hebt steeds uw s, contacten en afspraken ter beschikking, waar u ook bent! Port- biedt u tal van functionaliteiten: Gedeelde s, agenda en contactpersonen Een directe synchronisatie met uw smartphone Altijd en overal toegang tot uw mailbox Permanente en automatische back-ups Een krachtige antivirus en antispam Wacht niet langer en kies vandaag nog voor Port- ! Surf naar voor meer informatie. port-