Regeling gegevensverstrekkingen BRP Alphen aan den Rijn

Transcriptie

1 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Alphen aan den Rijn. Nr februari 2015 Regeling gegevensverstrekkingen Alphen aan den Rijn Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen aan den Rijn Gelet op de Artikelen 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen; Gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens; Gelet op artikel 156 Gemeentewet; gelet op de Verordening Basisregistratie Personen van de gemeente Alphen aan den Rijn; BESLUIT: Vast te stellen de volgende: Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Alphen aan den Rijn 2014 Artikel 1: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente 1. Met inachtneming van het besluit als bedoel in artikel 3.2 van de Wet basisregistratie personen, kunnen gegevens uit de basisregistratie aan organen van de gemeente Alphen aan den Rijn worden verstrekt, voor zover deze organen deze nodig hebben voor de uitvoering van de hen opgedragen taken; 2. De verstrekkingen als bedoeld in lid 1, kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging van de basisregistratie personen (ad hoc verstrekkingen), door spontane verstrekkingen en selectie; 3. De teamleider burgerzaken onder wiens verantwoordelijkheid de basisregistratie personen wordt bijgehouden, wijst de organen van de gemeente aan, aan wie gegevens worden verstrekt, de categorie van personen die het betreft, de gegevensset en de wijze van verstrekken. Artikel 2: Verstrekkingen aan n 1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 3, kunnen over een ingeschrevene die ingezetene is van de gemeente Alphen aan den Rijn en over een overledene die op het moment van overlijden ingezetene van de gemeente Alphen aan den Rijn was, gegevens uit de basisregistratie worden verstrekt aan n die werkzaamheden uitvoeren met een voor de gemeente; 2. Over een ingezetene van de gemeente Alphen aan den Rijn kunnen gegevens uit de basisregistratie worden verstrekt aan een, die voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingezetene wiens gegevens worden verstrekt; 3. De verstrekking als bedoeld in lid 1 van dit artikel vindt slechts plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde van de en het of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan; 4. De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Artikel 3: Aanwijzing gewichtige maatschappelijke en categorieën n 1. Als werkzaamheden met een worden aangewezen de werkzaamheden als genoemd in bijlage 1 van deze regeling; 2. Als categorieën van n die de in lid 1 genoemde werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën als genoemd in bijlage 1. Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dag van haar bekendmaking en werkt terug tot en met 6 januari Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling gegevensverstrekkingen basisregistratie personen Alphen aan den Rijn. Aldus vastgesteld in de vergadering van 8 juli 2014, de burgemeester, de secretaris, 1

2 de heer mr. T.P.J. Bruinsma de heer drs. P.W. Jeroense 2

3 Bijlage Toelichting Regeling gegevensverstrekkingen Alphen aan den Rijn Algemeen Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonlen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid. De wetgever heeft met ingang van 6 januari 2014 het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wbrp). Voor de zeer korte termijn heeft dit als gevolg, dat het bestaande gemeentelijk kader voor de GBA-systemen aangepast moet worden aan de nieuwe wet en dat landelijk gegevens beschikbaar komen van personen die een relatie hebben met de Nederlandse overheid en/of niet in Nederland woonachtig zijn. Onder de GBA diende het gemeentebestuur bij of krachtens verordening kaders te stellen voor het gebruik van GBA-gegevens binnen de eigen organisatie en de verstrekking van gegevens aan bepaalde n. Op grond van de Wbrp is het verplicht kaders te stellen voor het verstrekken van gegevens aan n. De wetgever laat het aan het inzicht van het gemeentebestuur over, om dit al dan niet voor het intern gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat, is het noodzakelijk dat het gemeentebestuur meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt. De onderhavige regeling voorziet in een nadere invulling aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen aan de organen van de gemeente Alphen aan den Rijn. Deze regeling voorziet daarnaast in de aanwijzing van door n verrichte werkzaamheden met een voor de gemeente Alphen aan den Rijn en van de categorieën van n die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt. Daarmee voldoet de gemeente Alphen aan den Rijn aan de vereisten zoals gesteld in de Wbrp. De gemeenteraad heeft besloten de regeling van verstrekkingen aan n en aan organen van de gemeente Alphen aan den Rijn over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. De regeling van de verstrekkingen aan n heeft de raad gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van zijn bevoegdheid genoemd in artikel 156 Gemeentewet. Begripsbepalingen De begrippen uit de Wbrp die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van artikel 1 Wbrp. Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en. Basisregistratie Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale door de gemeente Alphen aan den Rijn beheerde voorzieningen. In de loop van de komende jaren zullen de lokale voorzieningen opgaan in één centrale voorziening. Ingeschrevene en ingezetene De ingeschrevene is een persoon van wie een persoonslijst is opgenomen in de basisregistratie. Dat kunnen personen zijn die niet in Nederland woonachtig zijn, maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid. De ingezetene is de ingeschrevene die zijn woonplaats heeft in de gemeente Alphen aan den Rijn. Derde Een is elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed. Artikelsgewijze toelichting De bevoegdheid om de verstrekking van gegevens uit de aan de organisatieonlen van onze gemeente te regelen, is uit praktische overwegingen gemandateerd aan de teamleider Burgerzaken. Dit biedt de mogelijkheid om op flexibele wijze te kunnen inspelen op de voortdurende wijzigende vraag om gegevens uit de organisatie. Artikel 1. Verstrekking aan een orgaan van de gemeente De minister van BZK verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Alphen aan den Rijn woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Alphen aan den Rijn op grond van artikel 3.2 Wbrp. Zolang de Wbrp door de gemeente Alphen aan den Rijn wordt uitgevoerd met behulp van de systemen die zij al gebruikte onder het regime van de wet GBA, is er met betrekking tot de eigen inwoners nog geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens door de minister van BZK. De gemeente Alphen aan den Rijn beschikt immers nog over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners. Voor het gebruik van gegevens van personen die in de zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Alphen aan den Rijn woonachtig zijn, dient de gemeente Alphen aan den Rijn het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht te nemen. Artikel 2. Gegevensverstrekking aan n 3

4 Derden die werkzaamheden verrichten met De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de aan een groot aantal n reeds voorzien in de wet. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke en zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is het gemeentebestuur bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk, die samenvallen met een gemeente aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Alphen aan den Rijn. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën n die die werkzaamheden uitvoeren. Derden met schriftelijke toestemming Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan n die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd. Beperkt set aan gegevens Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de wet kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel De regeling gegevensverstrekking Alphen aan den Rijn 2014, waarmee deze regeling kan worden geciteerd, treedt inwerking op de dag na de dag van haar bekendmaking en werkt terug tot en met 6 januari Gelet op de korte invoeringstermijn, is het noodzakelijk deze regeling met terugwerkende kracht vast te stellen. rdigde van de en het of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan; De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. BIJLAGE 1 behorend bij artikel 3 regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Alphen aan den Rijn 2014 (Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 Wbrp verzocht heeft om geheimhouding) Schema 1 Bij gemeentelijke n (art 3.9 Wet ) De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er alleen gegevens verstrekt van inwoners en overleden inwoners worden aan n met een voor de gemeente. Ook als verstrekking in het is van een inwoner van de gemeente, dan kan dat worden aangemerkt als een gemeentelijk. Het is aan het gemeentebestuur om vast te stellen in welke gevallen de verstrekking, van inwoners en overleden inwoners, in het van de gemeente is. De kaders van artikel 3.9 Wet en de gemeentelijke verordening of regeling zijn nu bepalend. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkings-beperking Leges Basis Bibliotheek (geen onel van de gemeente) 4 Wet Buitenlandse EU-overheidsorganen *4 Buitenlandse niet EUoverheidsorganen *4 Buitenlandse rechtspersonen (Voorbeeld: in- Alleen verstrekken indien indien een verdrag of een besluit van een volkenrech- telijke organisatie in de verstrekking van die gegevens voorziet. 4 Wet 4 Wet 4 Wet zie Waarvoor ) zie Waarvoor ) 4

5 stellingen voor sociale zorg en zekerheid) *4 Overheidsorganen van de Caribische landen (Aruba, Curaçao en Sint Maarten) en het Caribisch deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba) *3 4 Wet zie Waarvoor ) zie Waarvoor ) Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke) *1 Culturele organisaties Instellingen of organisaties ten behoeve van bijvoorbeeld: maatschappelijke dienstverlening, algemene/geestelijke gezondheidszorg, kinderopvang, jeugdwelzijnswerk, ouderenzorg, gehandicaptenzorg, werkvoorziening, etc. Rechtspersonen die niet in de gemeentelijke verordening benoemd zijn Onderwijsinstellingen *2 Ouderenorganisaties Patiëntenverenigingen Pensioenfondsen Plaatselijke afdelingen van politieke partijen Reclassering/verslaafden zorg Sportorganisaties en - verenigingen Thuiszorgorganisaties Vakorganisaties Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel Bijhouding begraafplaats administratie en uitvoering Wet op de Lijkbezorging Doel kan verschillend van aard zijn per aanvrager. Met schriftelijke toestemming van betrokkene (persoon/gezaghouder) Bijhouding administratie (voorbeelden: Ro- de Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank) 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet 4 Wet Fondsverwervende organisaties Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting) Migrantenorganisaties (bijv. Stichting vluchtelingenwerk) 5

6 Vrouwenorganisaties Ziekenhuizen en tegengaan illegale (spook) bewoning Patiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen i.v.m. zorg 4 Wet 4 Wet 4 Wet Woningbouwverenigingen/woningcorporaties Toelichting Bij gemeentelijke '. De genoemde instellingen zijn gemeentelijk aangewezen, tenzij men aantoonbaar gemandateerd is taken uit te voeren voor een overheidsorgaan, in dat geval betreft het een overheidsorgaan. De in het schema opgenomen opsomming van gemeentelijk aangewezen n is niet limitatief. Het is niet noodzakelijk dat in uw gemeente deze n gegevens kunnen krijgen. Dit hangt af van het verstrekkingenbeleid van de gemeente. Om tot verstrekking aan gemeentelijk aangewezen n over te kunnen gaan, dienen deze opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening. Een gemeentelijk aangewezen kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 3.9 Wet. Crematoria en begraafplaatsen (*1) Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen. 1. gemeentelijk: de eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met overheidsorganen die een orgaan zijn van de gemeente. Voor systematische verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 3.8 Wet ). Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke overheidsorganen (artikel 3.5 Wet ). Zie schema 1 "overheidsorganen". 2. Niet-gemeentelijke: deze vallen onder artikel 3.9 Wet. U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijke verstrekkingenbeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de. Scholen (*2) Scholen hebben persoonsgegevens nodig voor een juiste registratie in de leerlingenadministratie. Vaak wordt de leerling gevraagd om een afschrift uit de in te leveren. Een afschrift uit de is echter vaak helemaal niet nodig. Zie hiervoor het artikel Opvragen van GBA-uittreksels ten behoeve van inschrijving op scholen in Burgerzaken & Recht, jaargang 2013, nummer 4, pagina 23. De werkgroep meent dat er geen grond is om op basis van de Wet gegevens te moeten verstrekken aan scholen. Aan de burger zelf kan echter altijd een uittreksel van zichzelf of zijn minderjarig kind worden verstrekt als hij dit toch wenst. Geef wel de informatie dat het voor dit doel niet nodig is. Er worden aan de burger wel leges in rekening gebracht als hij toch een uittreksel wenst voor dit doel. Caribische landen en het Caribische deel van Nederland (*3) De Caribische landen zijn: Aruba, Curaçao en Sint-Maarten. Onder het Caribisch deel van Nederland vallen: Bonaire, Sint-Eustatius en Saba (openbare lichamen BES). De Wet is geen rijkswet en daarom alleen van toepassing op het Europees deel van Nederland. De Wet Basisadministraties persoonsgegevens BES is alleen van toepassing op het Caribische deel van Nederland (openbare lichamen BES). Aruba, Curaçao en Sint-Maarten zijn zelfstandige Caribische landen binnen het Nederlandse Koninkrijk en hebben hun eigen verordeningen. Ten aanzien van deze landen en gebiedsdelen is het mogelijk om gegevens uit de te verstrekken op grond van: 1. artikel 3.12 van de Wet De gegevensuitwisseling op grond van dit artikel vindt slechts plaats in het kader van de bijhouding van de en de bevolkingsadministraties van de Caribische landen en het Caribische deel van Nederland (PIVA). 2. artikel 3.9 van de Wet Overheidsorganen van de Caribische landen en het Caribisch deel van Nederland zijn aan te merken als in de zin van de Wet. Dit maakt verstrekking op grond van artikel 3.9 Wet mogelijk. Zij moeten dan wel in de gemeentelijke verordening worden benoemd. Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingen of buitenlandse rechtspersonen (*4) 6

7 De is er voor de Nederlandse overheid. Verstrekkingen aan andere verzoekers (n) worden zonodig expliciet mogelijk gemaakt door de Wet. De verstrekking aan buitenlandse overheidsorganen (ongeacht of dit nationale, regionale of gemeentelijke overheden in het land zelf zijn dan wel ambassades en consulaten van die landen in Nederland) of buitenlandse rechtspersonen is niet expliciet geregeld in de Wet. Dit betekent dat verstrekking van gegevens uit de aan buitenlandse overheidsinstellingen of buitenlandse rechtspersonen alleen aan de orde is op grond van artikel 3.6 (verstrekking van gegevens is voorgeschreven in Nederlands algemeen verbindend voorschrift zie bij Verplichte ) en 3.9 (volgens de gemeentelijke verordening) Wet. De verstrekking op grond van artikel 3.9 Wet moet gerechtvaardigd worden door een gemeentelijk (Nederlands) maatschappelijk, zoals benoemd in de Wet, artikel 3.9, lid 2. Dat kan liggen in het feit dat de buitenlandse verzoeker de gegevens nodig heeft voor de uitvoering van een Nederlands algemeen verbindend voorschrift dan wel voor een doel dat, met het oog op een publiek, expliciet in de gemeentelijke verordening is voorgeschreven. In het laatste geval kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verstrekking van gegevens aan private, niet commerciële instellingen op het terrein van zorg (bijvoorbeeld: ziekenhuizen) of maatschappelijk welzijn in buitenlandse grensgemeenten, waar ook de eigen inwoners gebruik van maken, zodat de wachtlijsten in de Nederlandse instellingen kunnen worden weggewerkt. Bij een verstrekking op grond van artikel 3.9 Wet geldt altijd de eis dat deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde van de en het of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan. Naar aanleiding van antwoorden op kamervragen die de afgelopen jaren aan bewindspersonen over dit onderwerp zijn gesteld, adviseert de werkgroep uit voorzorg om de burger vooraf uitdrukkelijk toestemming te laten verlenen voor dergelijke verstrekkingen. Als een verzoek niet voldoet aan de kaders die artikel 3.6 of 3.9 van de Wet stelt, moet een verzoek van een buitenlandse instelling (waaronder de ambassade of het consulaat van dat land) worden afgewezen. Extra toetsingscriterium bij verzoek van buiten de EU EU De meeste verzoeken waar de voorgaande paragraaf op doelt zullen afkomstig zijn vanuit een ander land binnen de Europese Unie. Niet EU Artikel 3.9 lid 3 van de wet noemt een extra toetsingspunt bij verzoeken van buiten de Europese Unie. Er mag dan alleen verstrekt worden indien een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie in de verstrekking van die gegevens voorziet. In overige gevallen zijn deze verstrekkingen door gemeenten enkel toegestaan indien de ingeschrevene daarin vooraf schriftelijk heeft ingestemd (onel a). 7