De 10 belangrijkste aanbestedingstermen

Transcriptie

1 De 10 belangrijkste aanbestedingstermen Als je als organisatie gaat inschrijven op een aanbesteding, kom je veel nieuwe, onbekende termen tegen. Termen die vaak niet worden uitgelegd, waarvan wordt verondersteld dat je die begrijpt. Dat maakt dat het erg ingewikkeld lijkt en dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

2 Als je als organisatie gaat inschrijven op een aanbesteding, kom je veel nieuwe, onbekende termen tegen. Termen die vaak niet worden uitgelegd, waarvan wordt verondersteld dat je die begrijpt. Dat maakt dat het erg ingewikkeld lijkt en dat je door de bomen het bos niet meer ziet. En dat is nergens voor nodig. Daarom worden in deze white paper de tien meest gebruikte termen uit een aanbesteding uitgelegd. De volgorde is alfabetisch, het is dus geen volgorde van belangrijkheid. 1. Best Value Procurement (BVP), ook wel Prestatie-inkoop. Best Value Procurement (BVP) of Prestatie-inkoop is een inkoopmethodiek met als uitgangspunt dat de inschrijver degene is met de vakkennis en de expertise is. En niet de aanbestedende dienst. De aanbestedende dienst komt niet met een uitgewerkt detailbestek, maar slechts met een globale omschrijving van het probleem (enkele A4 tjes). Verder geeft men als randvoorwaarde de maximumprijs (de plafondprijs) die men wil of kan betalen voor de gewenste kwaliteit. Op basis daarvan levert elke inschrijver de zaken zoals die ook van toepassing zijn bij een normale procedure (verklaringen, planning, prijs, etcetera) en daarnaast nog het volgende: Scope: globale beschrijving van hoe inschrijver de opdracht op hoofdlijnen wil invullen. Lijst van te interviewen sleutelfiguren. Risico- en kansendossier (RAVA plan: Risk assessment / Value Added plan). Na het inleveren en beoordelen van deze stukken houdt de aanbestedende dienst interviews met 2 afgevaardigden van de inschrijver en komt tot een eindbeoordeling. Dit leidt tot een voornemen tot gunnen. De inschrijver aan wie (voorlopig) wordt gegund, werkt daarna de eigen oplossing verder uit. De interviews hebben als doel om te kunnen controleren dat de inschrijver daadwerkelijk over de gewenste kennis en expertise beschikt. Deze manier van aanbesteden kent diverse voordelen: Er is ruimte voor innoverende oplossingen, waardoor de opdracht wellicht sneller en/of goedkoper kan worden uitgevoerd. Dit levert voordeel op voor beide partijen, de aanbestedende dienst en de inschrijver. Omdat je als inschrijver een eigen (globale) oplossing kunt voorstellen, geeft deze methode je meer ruimte voor eigen creativiteit. Ook geeft de methode je meer ruimte om je van de andere inschrijvers te onderscheiden. De inschrijver wordt (impliciet) aangemoedigd om de mogelijke risico s goed in beeld te brengen; dat is immers in zijn eigen belang. En daarmee ook in het belang van de aanbestedende dienst. Het leidt tot een meer genormaliseerde verstandhouding tussen aanbestedende dienst en inschrijver. In de ogen van de aanbestedende dienst is de inschrijver vaak de partij die verantwoordelijk is voor veel meerwerk en vertragingen. Bij deze methode zal de inschrijver meer meedenken, ook omdat de gevolgen van onduidelijkheden, problemen en vertragingen uiteindelijk voor de inschrijver zelf zijn.

3 2. Commissie van aanbestedingsexperts Overheden en andere publiekrechtelijke organisaties, maar ook bepaalde overheidsbedrijven zijn verplicht hun inkoop te laten verlopen volgens aanbestedingsprocedures, zoals die geregeld zijn in de Aanbestedingswet Een ondernemer die deelneemt aan zo n procedure en vindt dat de aanbestedingsregels niet goed zijn toegepast of dat hij onheus is behandeld, kan daarover een klacht indienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. Omgekeerd kunnen aanbestedende diensten klagen over het gedrag van deelnemende ondernemingen. De Commissie neemt klachten van ondernemers in behandeling: Als de ondernemer eerst de aanbestedende dienst in duidelijke bewoordingen heeft geïnformeerd dat hij een klacht heeft en De ondernemer de aanbestedende dienst een binnen de lopende aanbesteding redelijke termijn heeft gegund om op de klacht te reageren en De reactie van de aanbestedende dienst niet heeft geleid tot intrekking van de klacht. De Commissie van Aanbestedingsexperts onderzoekt of zij een bemiddelende rol kan spelen of brengt een niet-bindend advies uit aan betrokken partijen hoe de klacht opgelost zou kunnen worden. Het is een mooi instrument voor ondernemers in plaats van het aanspannen van een Kort Geding. 3. Diensten, leveringen of werken? De termen diensten, leveringen en werken worden gebruikt om de aan te besteden overheidsopdrachten te groeperen. In de Aanbestedingswet wordt een werk gedefinieerd als het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Een dienst is een product waarbij het verrichten van arbeid de grootste component is. Bij diensten gaat het vooral om facilitaire diensten zoals schoonmaak, groenonderhoud, catering en beveiliging. Maar ook leerlingenvervoer en de inhuur van uitzendkrachten valt in het aanbestedingsrecht onder diensten. Een levering is de aankoop, leasing, huur of huurkoop, van producten, van één of meer ondernemingen, inclusief de benodigde werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren. Er is een wezenlijk verschil tussen diensten, leveringen en werken. Dat betreft de drempelbedragen waarboven het vereist is dat er Europees aanbesteed wordt. Het drempelbedrag van werken ligt veel hoger dan het drempelbedrag bij diensten en leveringen. De drempelbedragen bij diensten en leveringen zijn gelijk. Verder verschillen de drempelbedragen qua hoogte voor de centrale overheid en de decentrale overheid. Bij beide geldt dat de drempel voor werken altijd hoger ligt dan de drempel voor diensten en leveringen. 4. Eigen Verklaring In de Aanbestedingswet is bepaald dat er gewerkt wordt met een standaard model Eigen Verklaring. Elke aanbestedende dienst is verplicht daarvan gebruik te maken.

4 In de Eigen Verklaring geef je als inschrijver het volgende aan: Zijn er uitsluitingsgronden op jou van toepassing? Voldoe je aan de in de aankondiging of de in de aanbestedingsstukken gestelde geschiktheidseisen? Voldoe je of ga je voldoen aan de technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden die milieu en dierenwelzijn betreffen, of aan de voorwaarden die gebaseerd zijn op sociale overwegingen? Voldoe je aan de selectiecriteria? En zo ja, hoe? Als je als inschrijver een voornemen tot gunnen hebt ontvangen, mag de aanbestedende dienst bewijsstukken opvragen om de Eigen Verklaring te verifiëren. Dat zijn: Een uittreksel van de Kamer van Koophandel om aan te tonen dat de inschrijver niet in staat van faillissement is. Een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) als bewijs dat een inschrijver niet is veroordeeld voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, het witwassen van geld, of er geen onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak is gedaan (i.v.m. overtreding van een beroepsgedragsregel) en of de inschrijver geen ernstige beroepsfout heeft begaan. Deze verklaring mag niet ouder zijn dan twee jaar op het moment van het indienen van de offerte. (Aanbestedende diensten mogen geen Verklaring Omtrent Gedrag rechtspersoon (VOG rp) meer eisen. Deze VOG rp is vervangen door de Gedragsverklaring Aanbesteden.) Een (recente) verklaring van de Belastingdienst als bewijs dat de inschrijver zijn sociale premies en de belasting betaald heeft. 5. EMVI - Economisch Meest Voordelige Inschrijving Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) betekent dat er naast de prijs ook op kwaliteit wordt beoordeeld. De Economisch Meest Voordelige Inschrijving is de inschrijving die na weging van de kwaliteit en de prijs de meeste punten heeft behaald. Nadrukkelijk wordt hier niet mee bedoeld de inschrijving die het economisch meest voordelig voor de aanbestedende dienst is, lees de inschrijving met de laagste prijs. Het aspect kwaliteit wat door de aanbestedende dienst beoordeeld wordt, kan onderverdeeld zijn in criteria. In de Aanbestedingswet is geen restrictie opgenomen wat betreft het aantal en de soort criteria Wel is bepaald dat deze criteria betrekking moeten hebben op de opdracht. Aanbestedende diensten mogen gedurende de gehele aanbestedingsprocedure de gestelde kwaliteitscriteria en de wijze waarop deze worden beoordeeld, niet wijzigen. Bij de kwaliteitscriteria is het van belang dat deze objectief, transparant en proportioneel zijn. Daarnaast is het van belang dat deze objectief en voor elke inschrijver gelijke wijzen, beoordeeld worden. Alle kwaliteitscriteria moeten idealiter zo geformuleerd zijn dat inschrijvers in staat zijn deze criteria op dezelfde wijze te interpreteren. Van elk criterium moet de weegfactor zijn aangegeven in de aanbestedingsstukken. Op deze wijze kan de inschrijver zien aan welke aspecten de aanbestedende dienst veel waarde hecht.

5 6. Gedrags Verklaring aanbesteden Veel overheidsopdrachten moeten worden aanbesteed op grond van Europese aanbestedingsregels. Een aanbestedende dienst kan van de inschrijver op een overheidsopdracht verlangen dat deze een gedragsverklaring aanbesteden (GVA) overlegt. Justis verstrekt de GVA namens de minister van Veiligheid en Justitie. De Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) is een bewijs dat een inschrijver niet is veroordeeld voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, het witwassen van geld, of er geen onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak is gedaan (i.v.m. overtreding van een beroepsgedragsregel) en of de inschrijver geen ernstige beroepsfout heeft begaan. Deze verklaring mag niet ouder zijn dan twee jaar op het moment van het indienen van de offerte. Naar welke gegevens kijkt Justis? Justis raadpleegt allereerst het Justitieel Documentatie Systeem (JDS). In het JDS worden misdrijven en overtredingen geregistreerd van natuurlijke en rechtspersonen. De gegevens in het JDS worden aangeleverd vanuit alle arrondissementsparketten, gerechtshoven en verdragslanden. In de beoordeling van een GVA-aanvraag worden alleen onherroepelijke veroordelingen betrokken. Daarnaast gaat Justis in geval van een GVA-aanvraag na of sprake is van relevante beschikkingen van de Autoriteit Consument en Markt of de Europese Commissie. Het beoordelingskader aan de hand waarvan Justis beoordeelt of de aanvrager in aanmerking komt voor een GVA, staat beschreven in de Aanbestedingswet. 7. Gunningscriteria De gunningscriteria bepalen op basis waarvan de opdracht wordt gegund. Standaard is dit tegenwoordig op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. In het verleden werd vaak gegund op basis van de laagste prijs, waarbij naast de prijs geen andere aspecten werden beoordeeld. In de Aanbestedingswet van 2013 is bepaald dat er in principe niet meer op laagste prijs gegund mag worden. Als een aanbestedende dienst dat toch wil, zal men uitgebreid in de aankondiging van de opdracht moeten motiveren wat de reden hiervoor is. Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI, zie ook punt 5.) houdt in dat naast de prijs ook kwaliteitsaspecten worden beoordeeld. Zowel de prijs als de kwaliteit tellen voor een bepaald percentage mee in de beoordeling. De gedachte achter het stellen van deze kwaliteitscriteria is het vinden van de beste prijs-kwaliteitverhouding. De kwaliteitscriteria houden altijd verband met de uitvoering van de opdracht. In het aanbestedingsdocument behoort duidelijk vermeld te staan hoe dit wordt beoordeeld en hoe daarbij de verschillende criteria worden gewogen. Dit is verplicht vanuit het transparantiebeginsel en het beginsel van gelijke behandeling. Voor elke inschrijver moet dit duidelijk zijn; er mag geen ruimte zijn voor verschillende interpretaties.

6 Bij een Economisch Meest Voordelige Inschrijving kan het aspect kwaliteit in verschillende subcriteria onderverdeeld worden. Voorbeelden: esthetische en functionele kenmerken; milieukenmerken respectievelijk milieutechnische eigenschappen; genoemde referenties; klantenservice en technische bijstand; datum van levering; termijn voor levering en uitvoering; implementatieplan / plan van aanpak; planning; communicatieplan. 8. Nota van Inlichtingen Een Nota van Inlichtingen wordt verstrekt door de aanbestedende dienst en bevat de antwoorden op de vragen die door de inschrijvers zijn gesteld. De Nota van Inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van de aanbestedingstukken. Elke vraag die je hebt over de aanbesteding, uitgaande van de gepubliceerde aanbestedingsdocumenten, kun je stellen aan de aanbestedende dienst. Het is van groot belang dat dit gebeurt binnen de daarvoor geldende termijn. Deze termijn staat in de aanbestedingsdocumenten bij de planning. Het stellen van vragen en het daarna opleveren van de Nota van Inlichtingen is in eerste instantie de manier waarop gecommuniceerd wordt tussen inschrijver en de aanbestedende dienst. Daarnaast kan er sprake zijn van een schouw (dit is branche-afhankelijk) om de inschrijvers meer inzicht te geven in datgene wat wordt aanbesteed. Alle inschrijvers krijgen de Nota van Inlichtingen, zodat iedereen beschikt over dezelfde informatie. Als in de Nota van Inlichtingen een antwoord op een vraag niet duidelijk is, dan kun diezelfde vraag opnieuw worden gesteld. Borg je juridische positie als inschrijver; vraag tijdig en blijf vragen teneinde je juridische positie te borgen. Overweeg ook, als het antwoord in de Nota van Inlichtingen onduidelijk is, of je de Commissie van Aanbestedingsexperts wilt inschakelen. Laat daarbij geen onnodige tijd verstrijken. Het is niet toegestaan om in de Nota van Inlichtingen de eisen en criteria van de aanbesteding aan te passen, te verwijderen of nieuwe toe te voegen. Soms staat er in aanbestedingsstukken dat in de Nota van Inlichtingen de eisen en criteria definitief worden vastgesteld. Uit jurisprudentie blijkt dat dit vanuit het gelijkheidsbeginsel niet correct is. Omdat er na het verstrekken van de Nota van Inlichtingen nog tijd moet zijn om de inschrijving aan te passen, is wettelijk vastgelegd dat het aantal dagen tussen het verstrekken van de laatste Nota van Inlichtingen en de inleverdatum van de inschrijving minimaal zes (kalender)dagen moet zijn.

7 9. Selectiecriteria Selectiecriteria zijn criteria waarmee uit een groot aantal inschrijvers een kleiner aantal geselecteerd wordt. Er zijn drie soorten selectiecriteria: uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en nadere criteria. Uitsluitingsgronden (ook wel knockout-criteria) Er bestaan verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden. Beide hebben betrekking op de persoonlijke situatie, de integriteit en de betrouwbaarheid van de inschrijvers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan deelname aan een criminele organisatie of schuld aan omkoping. Geschiktheidseisen De geschiktheidseisen worden gesteld om te beoordelen of de organisatie in staat is om de opdracht uit te voeren. Deze eisen liggen op het gebied van de financiële en economische draagkracht en de technische en/of beroeps-bekwaamheid van de ondernemer. Nadere criteria In een niet-openbare procedure selecteert de aanbestedende dienst de inschrijvers eerst op uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Daarna geven eventuele nadere criteria aan op welke wijze de selectie van inschrijvers verder plaatsvindt. De aanbestedende dienst bepaalt zelf deze nadere criteria. Het moet duidelijk zijn hoe de aanbestedende dienst tot de keuze komt van de uit te nodigen partijen (meestal maximaal vijf). Nadere criteria mogen niet discriminerend zijn. Het doel van de selectiecriteria is: Beoordelen of de inschrijver integer is, bevoegd om beroepsactiviteiten uit te oefenen en geen beroepsfout(en) heeft gemaakt. Beoordelen van inschrijvers op technische, economische en financiële capaciteiten. Er wordt getoetst of de organisatie in staat is de opdracht te kunnen uitvoeren. Aangeven op welke, niet-discriminerende wijze, de selectie van inschrijvers zal plaatsvinden. Op deze wijze wordt in een niet-openbare procedure het aantal inschrijvers teruggebracht tot een beperkt aantal.

8 10. Stand still termijn De stand-still periode is een wettelijk verplichte periode van (minimaal) 20 dagen tussen het bekendmaken van de voorgenomen gunning en de definitieve gunning. In die periode kunnen de afgewezen inschrijvers extra informatie opvragen over de afwijzing, bezwaar maken en/of een kort geding aanhangig maken. Als je tijdens de stand-still periode een kort geding aanhangig maakt dan heeft dat een opschortende werking; er mag nog niet definitief worden gegund. Wacht je tot na deze periode, dan schort een kort geding de gunning niet meer op. De stand-still periode begint op de dag na de dag waarop het voornemen tot gunnen en de afwijzingsbrieven zijn verzonden. De periode van 20 dagen is een minimumtermijn; de aanbestedende dienst kan er ook voor kiezen (bijvoorbeeld in verband met feestdagen of vakantie) om een langere periode te hanteren. Wees als inschrijver alert op deze stand-still periode van 20 dagen en maak tijdig een eventueel kort geding aanhangig. Op deze wijze blijf je in gesprek met de aanbestedende dienst. Als de periode is verstreken, ben je te laat en is er al gegund.

9 Over de auteur Deze whitepaper is samengesteld op basis van de jarenlange ervaring van Octavia Siertsema. Octavia Siertsema is aanbestedingsspecialist en ondersteunt MKB ers bij het inschrijven op aanbestedingen. Door haar jarenlange ervaring weet zij hoe de procedure in elkaar steekt, wat een aanbestedende dienst wel en niet mag vragen (eisen), en dat een inschrijver niet alles hoeft te accepteren wat er in de stukken staat. Belangstelling? Neemt u gerust contact op met Octavia via info@octavia-siertsema.nl Bouwberichten.nl Dit whitepaper wordt u aangeboden door Bouwberichten.nl. Het online platform voor het realiseren van meer omzet en een breder netwerk. Kijk voor de mogelijkheden van Bouwberichten.nl eens op