Calamiteitenplan archieven. gemeente Noordenveld A A

Transcriptie

1 Calamiteitenplan archieven gemeente Noordenveld 2012 A A

2 Inleiding en doelstelling In 2002 heeft het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) aanbevelingen opgesteld ten aanzien van calamiteiten in de vorm van een leidraad. Deze leidraad is gebruikt voor het opstellen van dit calamiteitenplan. Het calamiteitenplan is bedoeld voor alle bescheiden ongeacht hun vorm (digitaal, papier, perkament of anderszins). Het calamiteitenplan kan worden gebruikt bij minimaal brand-, water- en schimmelschade of diefstal. Dit plan is in gezamenlijk overleg met de bedrijfshulpverlening (BHV) tot stand gekomen. Duidelijk moet zijn dat het in veiligheid brengen van mensen boven bescheiden staat. Dit calamiteitenplan heeft tot doel het voorkomen en beperken van schade tijdens een noodsituatie waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan. In bijlage 1 treft u aan de handelwijzen per calamiteit. In bijlage 2 is de risicoanalyse beschreven. In bijlage 3 is de prioritering van ontruiming per locatie beschreven. De kleurcode geeft nog een extra handvat bij de praktische uitvoering.

3 CALAMITEITENPLAN VOOR ARCHIEVEN Artikel 1 - Doelstelling De doelstelling is het beschermen van archieven, ten behoeve van de administratieve en cultuurhistorische waarde, bij eventuele calamiteiten. Bij een calamiteit ligt de prioriteit in eerste instantie bij het beschermen van mensen, daarna komt pas het beschermen van archieven in beeld. Artikel 2 - Verantwoordelijkheden 1. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordenveld is op grond van de Archiefwet 1995 belast met de zorg voor zijn archieven. Voor het feitelijk beheer is de gemeentesecretaris verantwoordelijk. 2. De teamleider Intern Beheer is verantwoordelijk voor het maken, invoeren en tenminste één maal per twee jaar actualiseren van dit calamiteitenplan. Als de plaatsvervang(st)er treedt op de medewerker DIV. 3. In geval van een calamiteit beslist de teamleider Intern Beheer (of indien niet aanwezig de plaatsvervang(st)er) of het plan wordt uitgevoerd. Hij/zij coördineert het verloop van de calamiteit. 4. Indien naar het oordeel van de teamleider Intern Beheer noodzakelijk stelt hij/zij een actiecentrum archieven in waarin personen zitting hebben die specifieke kennis hebben op veiligheids-, beveiligings- en gebied. 5. De BHV-ploegleider geeft al dan niet toestemming om het betreffende (deel van het) gebouw te betreden. De teamleider van Intern Beheer verricht ter preventie de volgende werkzaamheden: a. het uitvoeren van een risicoanalyse om na te gaan tegen welke calamiteiten men zich wenst te beschermen (bijlage 2); b. het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis hiervan het maken van een prioriteitenlijst (bijlage 3); c. het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen. Daartoe hoort uitdrukkelijk het bekend maken van het calamiteitenplan, het zorgen voor een adequaat sleutelbeheer, het kunnen claimen van andere ruimten in het gebouw voor tijdelijke opslag van te verplaatsen bestanden, de afspraken met naburige gemeenten, etc.; d. het leggen van contacten met externe organisaties; e. het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden; f. het maken van plannen voor herstel van archieven; g. de vakgroep communicatie informeren zodat zij kunnen anticiperen op contacten met de media; h. het schrijven van een calamiteitenplan voor archieven; i. het instrueren van het personeel; j. het oefenen van het calamiteitenplan voor archieven (1x per 2 jaar); k. het evalueren van het calamiteitenplan voor archieven (1x per 2 jaar).

4 Artikel 3 - Reikwijdte van het plan Het plan heeft betrekking op alle bescheiden binnen de gemeentelijke organisatie dat wil zeggen alle bescheiden, ongeacht hun vorm (digitaal, papier, perkament of anderszins) die door de gemeente zijn ontvangen of opgemaakt. Het betreft: a. bescheiden die in beginsel dagelijks nodig zijn voor de bedrijfsvoering (het dynamisch ). In het algemeen betreft dit bescheiden niet ouder dan circa vijf jaar; b. bescheiden die voor de bedrijfsvoering niet meer dagelijks moeten worden gebruikt, maar nog wel van belang zijn om er op terug te kunnen vallen (het semistatisch ). In het algemeen betreft dit bescheiden tussen de circa vijf en twintig jaar oud; c. bescheiden die primair niet meer van belang voor de bedrijfsvoering maar cultuurhistorische waarde hebben gekregen (het statische ). In het algemeen betreft dit bescheiden die ouder zijn dan twintig jaar en voor permanente bewaring in aanmerking komen. Onder calamiteiten worden verstaan: Risico s van buitenaf: Aardbeving Bommelding Brand Diefstal Milieuramp Storing energievoorziening Storm Vandalisme Waterschade (veroorzaakt door dijkdoorbraak, hoogwaterstand, lekkage, leidingbreuk, rioolverstopping, brandblussing etc.) Risico s binnen het gebouw: Achterstallig onderhoud, risico van condensvorming (met schimmel tot gevolg) Bommelding Brand Diefstal Ongelukken van personeel of bezoekers Overval Storing energievoorziening Vandalisme Waterschade (veroorzaakt door dijkdoorbraak, hoogwaterstand, lekkage, leidingbreuk, rioolverstopping, brandblussing etc.) Werkzaamheden Artikel 4 - Crisismanager Bij een calamiteit heeft de teamleider Intern Beheer de algehele leiding voor wat betreft het in veiligheid brengen van de archieven. Deze functionaris wordt aangeduid als crisismanager.

5 Artikel 5 Beslissingsbevoegdheden crisismanager Tijdens de calamiteit heeft de crisismanager de bevoegdheid om alle beslissingen en maatregelen te nemen die noodzakelijk zijn om schade aan en/of verlies van de archieven te beperken en/of te voorkomen. Artikel 6 - Begrippen In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder a. de wet: de Archiefwet 1995; b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c. de bewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats; d. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de bescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de bewaarplaats zijn overgebracht; e. beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel Alle fysieke, digitale, dynamische-, semi-statische-, statische archieven, fysieke en digitale inventarissen worden gerekend onder de werking van dit calamiteitenplan te vallen. Artikel 7 - Waarschuwen Bij eventuele calamiteit dienen te worden gewaarschuwd en te worden opgeroepen: de BHV; bij brand en wateroverlast de brandweer; de crisismanager (teamleider Intern Beheer); de medewerkers DIV van Intern Beheer; de technisch medewerker van de afdeling Openbare werken & Accommodaties; het meldpunt leefomgeving; de documentenwacht; bij diefstal de politie; de provinciale inspectie; de verzekeraar/medewerker verzekeringen; afdelingshoofd Middelen en Ondersteuning en gemeentesecretaris; het college van burgemeester en wethouders; het schoonmaakbedrijf; Groninger archieven ten behoeve van een vervangende ruimte. Artikel 8 - Prioriteitsstelling Indien bij een calamiteit ontruiming van archieven noodzakelijk blijkt dan moet rekening gehouden worden met de prioriteit van deze documenten. Hierbij wordt gekeken vanuit cultuur-/historisch oogpunt en naar de waarde die deze documenten hebben om het dynamische proces in stand te houden. In bijlage 3 is in een overzicht beschreven

6 welke archieven aanwezig zijn in het gemeentehuis. De archieven die ten tijde van een calamiteit prioriteit verdienen om gered te worden zijn als zodanig te herkennen. Artikel 9 Registratie bij evacuatie Bij evacuatie van bescheiden wordt een registratie bijgehouden van de te vervoeren bestanden en de locatie waar ze worden opgeslagen. Artikel 10 Inwerkingtreding Dit plan treedt in werking vanaf het moment van vaststelling. Roden, 29 mei Burgemeester en Wethouders van de gemeente Noordenveld. J.H. van der Laan, burgemeester A.H. Doornbos, secretaris

7 Bijlage 1 bij calamiteitenplan archieven gemeente Noordenveld HANDELWIJZE BIJ BRAND (brandweer) alarmeren (BHV); 2. breng, indien mogelijk, in gevaar verkerende personen in veiligheid; 3. brandweer instrueren dat niet met water kan worden geblust, tenzij de aard en omstandigheden hiertoe noodzakelijk zijn; 4. sluit ramen, deuren (ook van de bewaarplaats!) en kasten; schakel het ventilatiesysteem uit (OW&A, gebouwenbeheerder), bij detectie of gebruik van de handmelder gaat dit automatisch; 5. afdelingshoofd/gemeentesecretaris informeren; 6. provinciale inspectie informeren; 7. B&W informeren plus eventueel gemeenteraad; 8. hulp buurgemeenten inschakelen. HANDELWIJZE NA BRAND 1. Neem, nadat de bevelvoerder van de brandweer de plaats van het incident heeft vrijgegeven, de situatie ter plekke op. Let hierbij op het omvallen/instorten van kasten en obstakels. 2. Indien het een kleine brand betreft waarbij vandalisme de oorzaak kan zijn, niet opruimen voordat de politie de zaak heeft kunnen onderzoeken. 3. De documentenwacht waarschuwen. 4. Overleg met OW&A (gebouwenbeheer) op welke manier rook en stank uit de aangetaste ruimte/gebouw verwijderd kan worden. Wacht met het aanzetten van het ventilatiesysteem totdat het overleg met OW&A heeft plaatsgevonden. 5. Zorg ervoor dat roet zich niet verspreidt naar andere nog schone delen van het gebouw. 6. Raak beroete materialen niet aan; na aanraking is roet vaak niet te verwijderen. 7. Zorg ervoor dat er veilig kan worden gewerkt in de ruimte. Draag zonodig fijnstofmaskers (minimaal voorzien van veiligheidsklasse P3) en/of beschermende kleding. 8. Verwijder met stofzuigers zoveel mogelijk roet uit de ruimte en van de bescheiden. 9. Haal het verbrande (of gedeeltelijk verbrande) materiaal weg uit de betreffende ruimte en breng het naar een schone inpakruimte. Neem hierbij de volgende zaken in acht: * Volg aanwijzingen van de brandweer en/of andere autoriteiten op. * Plak de etiketten op de kratten waarin de bescheiden worden opgeborgen.

8 * Registreer de te evacueren bescheiden aan de hand van de prioriteiten-registratielijst (bijlage 3). * Houd een logboek bij. * Pak de dozen niet te vol en volgens de goede pakmethode (zware boeken plat of met de rug naar beneden). * houd beroet en niet-beroet materiaal van elkaar gescheiden * reinig en herverpak droog beroet materiaal zelf * maak beroet en door waterschade nat geworden materiaal gereed om te laten invriezen en vriesdrogen * op het oog niet aangeslagen bescheiden kunnen wel beroet zijn, met andere woorden niet zichtbare schade wil niet zeggen dat er geen schade is. HANDELWIJZE BIJ WATEROVERLAST/-SCHADE 1. Meld de waterschade aan de teamleider Intern Beheer. 2. Plaats bij lekkages zo mogelijk emmers en bakken om water op te vangen dek stellingen en/of kasten af met plastic. Zet indien aanwezig de verwarming uit 3. Zorg ervoor dat geen extra schade ontstaat door het opspatten van water bij het lopen door de ruimte en het schoonmaken 4. Probeer bij een (dreigende) overstroming het water buiten de ruimte(n) te houden door middel van het dichten van deuren met behulp van tochtstrips, siliconenkit, zandzakken etc. 5. Ter beoordeling van de teamleider Intern Beheer wordt de brandweer gewaarschuwd indien er meer dan 10 cm water in de ruimte staat. Indien er minder dan 10 cm water in de ruimte staat wordt dit verwijderd met behulp van waterstofzuigers (van OW&A). 6. Neem hierbij het volgende in acht. De ruimte moet onmiddellijk worden leeggepompt als de calamiteit korter dan zes uur geleden plaatsvond, omdat dicht op elkaar gepakt papier dan nog niet geheel is doorweekt. Wacht anders tot er transportmogelijkheden aanwezig zijn. Onder water ontstaat geen schimmelgroei. 7. Koel, ventileer en ontvochtig de ruimte om schimmelvorming tegen te gaan. 8. Haal het nat (of gedeeltelijk nat) materiaal weg uit de betreffende ruimte en breng het naar een schone inpakruimte. Neem hierbij het volgende in acht: Volg aanwijzingen van de bevelvoerder van de brandweer en/of andere autoriteiten op. Geef voorrang aan half nat materiaal, omdat de kans op een schimmelexplosie hierbij het grootst is. Plak de etiketten op de dozen waarin de bescheiden worden opgeborgen. Registreer de te evacueren bescheiden aan de hand van de prioriteiten-/registratielijst (bijlage 3). Houd een logboek bij. Pak de dozen niet te vol en volgens de goede pakmethode (zware boeken plat of met de rug naar beneden).

9 Houd nat/vochtig en droog materiaal van elkaar gescheiden. Herverpak droog materiaal zelf. Open natte materialen (dozen, omslagen e.d.) niet. Nat papier scheurt namelijk zeer snel. Leg tussen nat materiaal plastic om te voorkomen dat het aan elkaar vastvriest. Houd leren en perkamenten banden apart. 9. Openbare werken en accommodaties waarschuwen in verband met dompelpompen regelen (ook bij eventuele brand wat waterschade tot gevolg heeft). 10. Documentenwacht waarschuwen 11. Afdelingshoofd en gemeentesecretaris informeren 12. Provinciale inspectie informeren 13. B&W informeren plus eventueel gemeenteraad 14. Hulp buurgemeenten inschakelen HANDELWIJZE BIJ SCHIMMELSCHADE 1. Waarschuw de betrokken instanties en personen. 2. Trek handschoenen, eventueel beschermende kleding en een fijnstofmasker (minimaal voorzien van veiligheidsklasse P3) aan. 3. Zorg ervoor dat schimmel zich niet naar schone delen van het gebouw kan verplaatsen 4. Scheid beschimmeld en niet-beschimmeld materiaal van elkaar 5. Zorg ervoor dat nat en vochtig materiaal zo snel mogelijk wordt gedroogd of als dit niet mogelijk is ingevroren. 6. Vries beschimmeld materiaal ook in. Vervolgens vriesdrogen en ontsmetten volgens de volgende methode: Bij minder kwetsbare stukken: gebruik een stofzuiger van het merk Numatic waarvan de borstel is bedekt met kaasdoek of linnen Bij in slechte conditie verkerende stukken: gebruik een wondzuigvacuumpomp met filter Laat deze werkzaamheden bij voorkeur over aan een restauratieatelier Pas gammastraling alleen in het uiterste geval toe, omdat de vezelsterkte van papier als gevolg van eenmaal behandelen met 50% afneemt Vervang beschimmelde dozen en omslagen door nieuw zuurvrij materiaal dat voldoet aan de standaardeisen van het Instituut Collectie Nederland te Amsterdam.

10 HANDELWIJZE BIJ VERDENKING VAN DIEFSTAL ALS BETROKKENE NOG IN GEBOUW AANWEZIG IS 1. Licht een collega in die assistentie kan verlenen of inroepen. 2. Blijf kalm en beleefd tegen over de bezoeker. 3. Gebruik de naam van de bezoeker als hem of haar wordt uitgelegd wat de reden is om hem (haar) te controleren. 4. Handel de zaak zo discreet mogelijk af. 5. Het contact moet in de eerste plaats zijn gericht op het veiligstellen van de bescheiden. 6. Waarschuw de politie en de provinciale inspectie. 7. Gebruik geen fysiek geweld. HANDELWIJZE NA CONSTATERING VAN DIEFSTAL ALS BETROKKENE NIET MEER IN HET GEBOUW AANWEZIG IS 1. Waarschuw de politie en de provinciale inspectie. 2. Raak totdat de politie is gearriveerd geen voorwerpen meer aan. 3. Ga aan de hand van de bezoekersregistratieformulieren na wie onderzoek hebben verricht. 4. Volg de aanwijzingen van de politie op.

11 Bijlage 2 bij calamiteitenplan archieven gemeente Noordenveld Risicoanalyse: Potentieel risico Historie Kans Risico s van buitenaf (minimaal, laag, gemiddeld, hoog) Kritiek (1 = geen effect 2 = minimaal 3 = beperkt 4 = groot 5 = fataal) Milieuramp 0 Minimaal 2 3 Bommelding 0 Minimaal 4 Aardbeving 0 Minimaal 1 Brand 0 Laag 4 5 Storing energievoorziening div.keren Laag 1 Storm div. keren Gemiddeld 1 2 Waterschade (veroorzaakt door smeltwater, regen, lekkage, leidingbreuk, rioolverstopping, bluswater etc.) Risico s binnen het gebouw 2 Laag 3-4 Achterstallig onderhoud; risico van 0 Laag 4 condensvorming (met schimmel als gevolg) Bommelding 0 Minimaal 4 5 Brand 0 Laag 4 5 Diefstal 0 Laag 2 Overval 0 Minimaal 2 Storing energievoorziening div.keren Laag 1 Vandalisme 0 Minimaal 4 Waterschade (veroorzaakt door 0 Minimaal/Laag 3 4 smeltwater, regen, lekkage, leidingbreuk, rioolverstopping, bluswater etc.) Werkzaamheden 0 Laag 2

12 Bijlage 3 bij calamiteitenplan archieven gemeente Noordenveld Prioritering ontruiming gemeentehuis, Raadhuisstraat 1 te Roden (grijs = prioriteit) Locatie: Stelling/kast: Omschrijving: Status: Omvang: Bijzonderheden: Publieksvleugel, Paternosterkast La Dynamisch 24 meter Wmo - cliëntendossiers begane grond (kamer DIV, kamer 0.49) Publieksvleugel, begane grond (kamer DIV, kamer 0.49) Paternosterkast La 1-21 Dynamisch 42 meter Archief Noordenveld Publieksvleugel, 4-ladenkasten 9 4-ladenkasten Dynamisch 24 meter Wmo cliëntendossiers begane grond (bij kamer 0.39) Publieksvleugel, begane grond (bij kamer 0.40) 4-ladenkasten 5 4-ladenkasten Dynamisch 13 meter Handhavingsdossiers en lopend BWT (omgevingsvergunningen) Publieksvleugel, begane grond (kamer burgerz., kamer 0.40) Kluis Brandwerende kluis Dynamisch 3,6 meter Bevolkingsadministratie (o.a brondocumenten) Publieksvleugel, Stellingkast Houten stellingkast met Dynamisch 6 meter Bevolkingsadministratie (o.a begane grond (kamer burgerz., kamer 0.40) deuren brondocumenten) Publieksvleugel, begane grond (kamer Kast Hoge kast Dynamisch 2 meter Bevolkingsadministratie (microfiches) burgerz., kamer 0.40) Publieksvleugel, begane grond (kamer Adm., kamer 0.50) 4-ladenkast 1 4-ladenkast Dynamisch 2,6 meter Afgehandelde aanvragen minima

13 Locatie: Stelling/kast: Omschrijving: Status: Omvang: Bijzonderheden: Publieksvleugel, begane grond (kamer Adm., kamer 0.50) Kast Hoge kast Dynamisch ½ meter Dossiers verleende GPK s Verrijdbare Stelling meter Archief ISD kasten (2 meter inburgering heeft prioriteit, stelling 34) Verrijdbare Stelling 28 9,4 meter Algemeen gemeente kasten Noordenveld 1593 t/m 1792 e.v. Verrijdbare Stelling 27 27,5 meter Algemeen gemeente kasten Noordenveld 868 t/m 1592 Verrijdbare Stelling 26 18,9 meter Bevolkingsadministratie vm. kasten gemeenten + Noordenveld. Verrijdbare kasten Stelling meter Algemeen gemeente Noordenveld 138 t/m 867 Verrijdbare Stelling 24 20,2 meter Algemeen 1 t/m kasten milieudossiers 145 t/m 940 e.v. (gemeente Noordenveld) Verrijdbare Stelling 23 21,9 meter Milieudossiers 1 t/m 144, kasten De Krant , bouw- dossiers 2008 t/m 2010 e.d. gemeente Noordenveld. Verrijdbare Stelling 22 27,5 meter Bouwdossiers 2004 t/m 2008 kasten e.d. gemeente Noordenveld.

14 Locatie: Stelling/kast: Omschrijving: Status: Omvang: Bijzonderheden: Verrijdbare kasten Stelling meter Bouwdossiers 2001 t/m 2004 e.d. gemeente Noordenveld. Verrijdbare Stelling 20 27,5 meter Bouwdossiers 1998 t/m 2001 kasten e.d. gemeente Noordenveld. Verrijdbare Stelling 19 Statisch 14,5 meter Bevolkingsadministratie, notulen kasten raad en b&w, Bloemendaals stelsel, Vereniging Groene Kruis vm. gemeente Roden Verrijdbare Stelling 18 Statisch 26,5 meter Bevolkingsadministratie, kasten algemeen, milieu/hinderwet t/m 1997, gemeenterekening, pre-adviezen (raad), register uitgaande stukken vm. gemeente Roden Verrijdbare kasten Stelling 17 Statisch 29,2 meter Gemeenterekening, algemeen B, F en K-nrs. vm. gemeente Roden Verrijdbare Stelling 16 Statisch 26,6 meter Algemeen A, B en M- kasten nrs., bouwdossiers 1979 t/m 1997 vm. gemeente Roden Verrijdbare Stelling 15 Statisch 28,5 meter Bouwdossiers 1906 t/m 1979, kasten algemeen 593 t/m 694 vm. gemeente Roden Verrijdbare Stelling 14 Statisch 27,5 meter Algemeen 373 t/m 592 kasten vm. gemeente Roden

15 Locatie: Stelling/kast: Omschrijving: Status: Omvang: Bijzonderheden: Verrijdbare kasten Stelling 13 Statisch 28,5 meter Algemeen 145 t/m 372 vm. gemeente Roden Verrijdbare Stelling 12 Statisch 18,6 meter Algemeen 1 t/m 144 vm. kasten gemeente Roden Verrijdbare Stelling 11 Statisch 18,4 meter Bevolkingsadministratie, kasten ingekomen stukken, gemeenteleggers, woningkaarten, zwembad, kleuterschool Veenhuizen vm. gemeente Norg Verrijdbare Stelling 10 Statisch 28,2 meter Bouwdossiers 1979 t/m 1997 en kasten bevolkingsadministratie vm. gemeente Norg Verrijdbare kasten Stelling 9 Statisch 28,1 meter Bouwdossiers 1930 t/m 1979 meldingen Hinderwet/wet milieubeheer 1987 t/m 1997 vm. gemeente Norg Verrijdbare Stelling 8 Statisch 27,3 meter Algemeen 1205 t/m 2262 kasten (rode nummering) vm. gemeente Norg Verrijdbare Stelling 7 Statisch 27,5 meter Algemeen 1 t/m 1204 kasten (rode nummering) vm. gemeente Norg Verrijdbare Stelling 6 Statisch 21,9 meter Algemeen 1 t/m 723 kasten (zwarte nummering), notulen raad en b&w, ingekomen stukken, dozen A- en B- nummering vm. gemeente Norg

16 Locatie: Stelling/kast: Omschrijving: Status: Omvang: Bijzonderheden: (papier)kelder (papier)kelder Verrijdbare kasten Stelling 5 Statisch 27,6 meter Dozen A-nummering, Brinkhof, brandweer, Gemeentelijk woningbedr., financiële administratie (o.a. rekeningen) vm. gemeente Norg Verrijdbare Stelling 4 Statisch 14,5 meter Notulen raad en b&w, B- kasten nummering, de Hopbel, krantenknipsels vm. gemeente Peize Verrijdbare Stelling 3 Statisch 26,5 meter Bevolkingsadministratie, kasten woningkaarten, kadaster, registers en depot van ingekomen en uitgaande brieven, bouwdossiers 1987 t/m 1997 vm. gemeente Peize Verrijdbare Stelling 2 Statisch 36,6 meter Bouwdossiers 1934 t/m 1986, kasten algemeen reeks I 72 t/m 154, reeks II 1 t/m 148 vm. gemeente Peize Verrijdbare kasten Stelling 1 Statisch 34,9 meter Algemeen reeks I 1 t/m 71 + A-, B- en F-nummering, rekeningen vm. gemeente Peize 4-ladenkasten 4 4-ladenkasten 10,4 meter Kartotheek voormalige gemeente Roden Houten Zuurvrije dozen 41 meter Kartotheek voormalige gemeente stellingen Roden

17 Locatie: Stelling/kast: Omschrijving: Status: Omvang: Bijzonderheden: (papier)kelder Houten stellingen Zuurvrije dozen 28 meter Kartotheek voormalige gemeente Peize (papier)kelder Houten stellingen Zuurvrije dozen 30 meter Kartotheek voormalige gemeente Norg (papier)kelder Houten stellingen Houten en kunststoffen kaartenbakken 16 meter Persoonskaarten Peize, Norg en Roden (papier)kelder Houten stellingen Houten kaartenbakken 2 meter Begraafplaatsadministratie en ingangskaarten grafbewijzen (papier)kelder Houten stellingen Zuurvrije dozen 11 meter Persoonskaarten Peize, Norg en/of Roden (papier)kelder Houten stellingen Zuurvrije dozen 3 meter Begraafplaatsadministratie Roden Houten Zuurvrije dozen ½ meter Begraafplaatsadministratie Norg (papier)kelder stellingen vernietingskelder Verrijdbare kasten Archiefdozen Vernietigingsjaar huidige jaar + 1 en verder van de vm. gemeenten en Noordenveld personeelszaken (kamer 0.12) Paternosterkast La 1 t/m 14 Dynamisch 28 meter o.a. personeelsdossiers (gemeente, ISD en brandweer), banenpool, WIW e.d.

18 Locatie: Stelling/kast: Omschrijving: Status: Omvang: Bijzonderheden: financiën (kamer 0.18) Houten stellingen Ordners, dozen Dynamisch 28 meter Facturen en andere financiële bescheiden Lage kast Ordners Dynamisch 2 meter Invordering e.d. financiën (kamer 0.20) financiën (kamer 0.20) Hoekkast Houten kaartenbakken Dynamisch 1 meter Machtigingskaarten gemeentelijke belastingen

19

20 Bijlage 4: Adressenoverzicht calamiteitenplan archieven Brandweer, politie en ambulancediensten: Tel. 112 ( politie) Gemeente Noordenveld: Bedrijfshulpverlening 444, mevrouw L. Nijland, of (intern 297); Crisismanager, mevrouw E. Grootjans, of (intern 353); Gemeentesecretaris, de heer A. Doornbos, (intern 205); Afdelingshoofd Middelen en Ondersteuning, mevrouw I. Bakker, of (intern 207); Communicatie, mevrouw H. Vonk, (intern 220); DIV ers: de heer H. de Vries, of (intern 359), mevrouw B. Arkema, of (intern 355), mevrouw B. van der Spoel (intern 358), mevrouw R. ter Steege, of (intern 357), mevrouw K. Huls, (intern 356), de heer A. Meeuwesen, (intern 349), mevrouw E. Kuipers, (intern 352) en/of mevrouw E. Landman, (intern 341); Bodes: mevrouw D. Zwiers, of (intern 377), mevrouw M. Hars, of (intern 375), mevrouw I. Hiskes, of (intern 377), de heer J. Luinge, (intern 376); Burgerzaken: mevrouw E. Jeeninga, mobiel (intern 388) of mevrouw W. Kruims, (intern 391); Gebouwen, de heer B. Klok, (intern 327); Verzekeringen, de heer B. Dorenbos, (intern 227); Meldpunt leefomgeving, (vóór 1 januari 2013), (na 1 januari 2013). Documentenwacht: Engelanderholt 3 C, 7361 CZ Beekbergen Tel ,7 mobiel of Verhuisbedrijven: Verhuisbedrijf Kregel, Asserstraat 46, 9331 JD Norg Tel , mobiel (dag en nacht bereikbaar) Verhuisbedrijf Smilda, Kapteynlaan 4, 9351 VG Leek Tel (alleen bereikbaar tijdens kantoortijden) Schoonmaakbedrijf Nivo Noord, Apolloweg 9, 8938 AT Leeuwarden, tel Archiefdiensten: Archiefinspecteur, de heer drs. D. Bunskoeke, Westerbrink 1, Assen, tel Groninger Archieven, Cascadeplein 4, 9726 AD Groningen, tel Buurgemeenten: Gemeente Leek, Tolberterstraat 66, 9351 BJ Leek, tel Gemeente Tynaarlo, Kornoeljeplein 1, 9481 AW Vries, tel

21 Bijlage 5: inhoud calamiteitenkit behorende bij calamiteitenplan archieven Aantal Omschrijving 3 Breaklights (15 cm) 1 Hoofdlamp (led-verlichting) incl. AAA-batt. 1 Wegwerpcamera 3 Veiligheidshesjes (oranje) 3 Fijnstofmasker (veiligheidsklasse P3) 3 Beschermbril 1 Wegwerphandschoenen (á 10 st.) 3 Beschermende overalls (wegwerp) 1 Rol vuilniszakken 1 Schaar 1 Klembord met pen en papier, potlood, markeerstiften 5 Blanco etiketten (á 24 st.) 1 Calamiteitenplan 1 Beschrijving plaats (reserve) sleutels