Calamiteitenplan Archieven Gemeente Gennep Zaaknummer Gemeentearchief. Gennep

Transcriptie

1 Calamiteitenplan Archieven Gemeente Gennep Zaaknummer 879 Gemeentearchief Gennep

2 INHOUDSOPGAVE. Inleiding.... Risico-inventarisatie.... Locatie en inventarisatie van de archieven; prioritering Organisatie en verantwoordelijkheden Handelwijze bij calamiteiten... 7 A. Handelwijze bij evacuatie van archieven, indien calamiteit dreigt, maar nog niet heeft plaatsgevonden... 7 B. Handelwijze bij brand... 8 C. Handelwijze na Brand... 9 D. Handelwijze bij waterschade... E. Handelwijze bij schimmelbesmetting... F. Handelwijze na constatering van diefstal...

3 . Inleiding Tekst van de alinea De archieven van de Gemeente Gennep zijn belangrijk voor de bedrijfsvoering. Dit houdt onder meer in de vastlegging van de bewijsvoering van haar handelen en garanties voor een transparante overheid. Daarnaast zijn de archieven een belangrijke bron voor historisch onderzoek. Het gemeentearchief bezit namelijk ook archieven en collecties die van cultuurhistorisch belang zijn voor de Gemeente Gennep en de regio. Om de bedrijfsvoering niet onnodig in gevaar te brengen en om cultuurhistorische archieven niet (deels) verloren te laten gaan, is het noodzakelijk om over een calamiteitenplan te beschikken. Zo wordt bewerkstelligd dat bij calamiteiten snel kan worden teruggevallen op vastgestelde procedures ter voorkoming van schade door brand, wateroverlast, schimmels, plaagdieren en diefstal, of ter beperking daarvan. Een Calamiteitenplan Archieven initieert preventieve en repressieve maatregelen om de risico s op schade aan de archieven als gevolg van o.a. brand, wateroverlast, schimmels en diefstal te minimaliseren.

4 . Risico-inventarisatie Voor het bepalen van de risico s waartegen de archieven van de gemeente beschermd moeten worden is een risicoanalyse uitgevoerd. Dit levert de volgende risicokaart op: Risico s van buitenaf Kolom Potentieel risico Kolom Historie Kolom Kans Kolom 4 Kritiek Kolom 5 Risicoanalyse Aardbeving Bommelding Brand Diefstal Milieuramp Storing energie Storm Vandalisme Waterschade Risico s binnen het gebouw Kolom Potentieel risico Kolom Historie Kolom Kans Kolom 4 Kritiek Kolom 5 Risicoanalyse Achterstallig onderhoud Bommelding Brand Diefstal Ongelukken personeel of bezoekers Overval Storing energie Vandalisme Waterschade Werkzaamheden

5 Kolom (historie): = calamiteit heeft zich nooit voorgedaan. = calamiteit is een of twee keer voorgekomen; schade gering. = calamiteit heeft zich minder dan vier maal voorgedaan; schade gering. = calamiteit is meer dan drie keer voorgekomen; schade groot, maar voor archief beperkt. 4 = calamiteit is meer dan drie keer voorgekomen; schade groot. 5 = calamiteit is meer dan drie keer voorgekomen; schade zeer groot. Kolom (kans): = onwaarschijnlijk kleine kans. = zeer kleine kans, moeilijk te bepalen met huidige gegevens. = kleine kans. = redelijk kleine kans. 4 = grote kans. 5 = bijna zeker dat calamiteit zich in de toekomst voor zal doen. Kolom 4 (kritiek ) = geen effect. = betrekkelijk onbelangrijk. = kleine kans. = ernstig. 4 = zeer ernstig. 5 = fataal. Kolom 5 (risicoanalyse) Toekenning rangnummer aan de verschillende soorten risico s. De belangrijkste risico s die de archieven kunnen bedreigen: brand; waterschade en uitvallen van de energievoorziening (in verband met de klimaatbeheersing). 4

6 . Locatie en inventarisatie van de archieven; prioritering. Het calamiteitenplan heeft betrekking op alle archiefstukken binnen de organisatie, ongeacht hun vorm (digitaal, papier, perkament of anderszins) die door de gemeente zijn ontvangen of opgemaakt. Het betreft: documenten die in beginsel dagelijks nodig zijn voor de bedrijfsvoering, het zogenaamde dynamisch archief. documenten die voor de bedrijfsvoering niet meer dagelijks worden gebruikt, maar nog wel van belang zijn om er op terug te kunnen vallen. documenten die niet meer van belang zijn voor de bedrijfsvoering, maar cultuurhistorische waarde hebben gekregen. documenten die door particulieren aan de gemeente in bewaring zijn gegeven vanwege hun cultuurhistorische waarde. Binnen het Gemeentehuis bevinden zich op de volgende locaties archiefbescheiden: Archiefbewaarplaats (kelder gemeentehuis) Archiefruimte (kelder gemeentehuis) Paternosterkast (Kamer. gemeentehuis) Paternosterkast Participatie-, jeugd- en WMO dossiers (Kamer.4 gemeentehuis) Kluis KCC (Kamer. gemeentehuis) Kluis ICT (kelder gemeentehuis) Toegang tot archiefruimten is alleen mogelijk onder regie van een DIV medewerker. Evacuatie van de archieven vindt plaats op basis van de volgende prioriteitenlijst. Zie hiervoor Bijlage a a Bijlage Prioriteitenlijst bij de evacuatie van archieven 5

7 4. Organisatie en verantwoordelijkheden Het archief van de gemeente Gennep valt formeel onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris maar wordt in de praktijk beheerd door het onderdeel DIV van het cluster Interne Dienstverlening welke valt onder de afdeling Publiekszaken. Het calamiteitenplan is een middel om de organisatie op calamiteiten voor te bereiden. Het heeft tot doel calamiteiten zoveel mogelijk te voorkomen en schade zoveel mogelijk te beperken, om optimale veiligheid te bieden voor bezoekers en medewerkers en om de collectie en het gebouw te beschermen. Het is tevens een instrument waarmee gestructureerd opgetreden kan worden in geval van nood. Daarvoor is aan de ene kant nodig dat medewerkers weten wat hun te doen staat, mocht zich een noodsituatie voordoen; aan de andere kant moeten duidelijke afspraken met externe organisaties worden gemaakt én (schriftelijk) worden vastgelegd over wanneer en hoe ze optreden. Het is van groot belang dat het management haar betrokkenheid benadrukt in het calamiteitenplan. Tenslotte heeft het management een voorbeeldfunctie. Het is hierbij belangrijk dat het management de noodzaak van een calamiteitenplan inziet en verklaart dat zij de veiligheidszorg tot een kerntaak van de organisatie benoemt. Daarom maken de gemeentesecretaris en het afdelingshoofd Publiekszaken ook deel uit van de medewerkers die betrokken zijn van bij de uitvoering van het calamiteitenplan. 6

8 5. Handelwijze bij calamiteiten A. Handelwijze bij evacuatie van archieven, indien calamiteit dreigt, maar nog niet heeft plaatsgevonden Meld de calamiteit aan gemeentesecretaris en het hoofd Publiekszaken. Vorming van een evacuatieteam, bestaande uit medewerkers van het archief, collegaambtenaren en zo nodig externe ondersteuning. Contact opnemen met Vanwaarde voor de opslag van de archieven onder de juiste bewaarcondities. Evacuatie van de archieven. Wanneer alleen gedeeltelijke evacuatie mogelijk is: selectie van bestanden aan de hand van de prioriteitenlijst (zie bijlage b ). Evacuatieroute voor de archieven in de archiefbewaarplaats (kelder): route : evacuatie via trapportaal kelder en uitgang fietsen kelder. route : evacuatie via trapportaal kelder, KCC en personeelsingang. b Bijlage Prioriteitenlijst bij de evacuatie van archieven 7

9 B. Handelwijze bij brand Stop direct alle werkzaamheden. In geval van brand; de luchtbehandelingsinstallatie wordt aangestuurd door een brandmelding en gaat dus uit. De overige luchtkanalen sluiten via een smeltpatroon. Bel direct het interne alarmnummer 44 en geef door: o uw naam o locatie van de brand o omvang van de brand o vermiste personen o overige bijzonderheden Waarschuw de aanwezigen in de omgeving. Sluit de deuren van het archiefdepot en archiefkasten Probeer te blussen (overleggen met BHV of dit wenselijk is; zo ja, dan is instructie nodig). Volg de instructies op van de BHV-organisatie en de Brandweer. Maak waar mogelijk foto s of video-opnames. De Back-up s voor de digitale informatievoorziening worden in een brandwerende kluis bewaard en worden tevens buiten het gemeentehuis bewaard. 8

10 C. Handelwijze na Brand Brandweer neemt contact op met de Stichting Salvage. Volg de instructies op van de brandweer/salvage). In overleg met Salvage waarschuw personen en Vanwaarde. (Bijlage c ) In geval van evacuatie van de archieven volg de prioriteitenlijst. (Bijlage d ) c Bijlage Contactpersonen archief en externe contacten d Bijlage Prioriteitenlijst bij de evacuatie van archieven 9

11 D. Handelwijze bij waterschade Meld de waterschade aan gemeentesecretaris en het hoofd Publiekszaken. Het hoofd Publiekszaken neemt de situatie ter plekke op en schakelt de BHV-organisatie in. Waarschuw personen en instanties, zoals vermeld in bijlage e. Indien wateroverlast voor de archiefbewaarplaats dreigt maar nog niet heeft plaatsgevonden, worden de archiefmaterialen op de onderste planken van de stellingen zo snel mogelijk geplaatst bovenop de stellingen. Plaats bij lekkages zo mogelijk emmers en bakken om leidingwater op te vangen. Dek stellingen en/of kasten af met plastic. Zorg ervoor dat geen extra schade ontstaat door het opspatten van water bij het lopen door de ruimte en het schoonmaken. Probeer bij een (dreigende) overstroming het water buiten de archiefruimte(n) te houden door middel van het dichten van deuren met behulp van tochtstrips, siliconenkit, zandzakken etc. Ter beoordeling van het Hoofd Bedrijfshulpverlening wordt de brandweer gewaarschuwd indien er meer dan cm water in de archiefruimte staat. Indien er minder dan cm. water in de archiefruimte staat wordt dit verwijderd met behulp van de schoonmaakdienst en waterstofzuigers. Neem hierbij het volgende in acht. De ruimte moet onmiddellijk worden leeggepompt als de calamiteit korter dan zes uur geleden, omdat dicht op elkaar gepakt papier dan nog niet geheel is doorweekt. Wacht anders tot er transportmogelijkheden aanwezig zijn. Onder water ontstaat geen schimmelgroei. Koel, ventileer en ont vochtig de ruimte om schimmelvorming tegen te gaan. Haal het nat (of gedeeltelijk nat) materiaal weg uit de betreffende ruimte en breng het naar een schone inpakruimte. Neem hierbij het volgende in acht: Volg de aanwijzingen brandweer en/of andere autoriteiten op. Geef voorrang aan half nat materiaal, omdat de kans op een schimmelexplosie hierbij het grootst is. Plak de etiketten (zie Bijlage f ) op de kratten waarin de archiefbescheiden worden opgeborgen. Evacuatie van de archieven op basis van de prioriteitenlijst. Voor de evacuatieroutes: zie 4.. Registreer de evacuatie en houd een logboek bij. (zie bijlage 4 g ) Pak de kratten niet te vol en volgens de goede plakmethode (zware boeken plat en met de rug naar beneden). Houd nat en vochtig of droog materiaal van elkaar gescheiden. Herverpak droog materiaal zelf. Open natte archiefmaterialen (dozen, omslagen e.d.) niet. Nat papier scheurt namelijk zeer snel. e Bijlage Contactpersonen Archief en externe contacten f Bijlage Lijst van noodmaterialen g Bijlage 4 Logboek

12 Leg tussen nat materiaal plastic om te voorkomen dat het aan elkaar vastvriest. Houd leren en perkamenten banden apart.

13 E. Handelwijze bij schimmelbesmetting Waarschuw collega s. Meld de schimmelbesmetting aan gemeentesecretaris en het hoofd Publiekszaken. Trek handschoenen en stofmasker aan bij contact met besmette stukken. Zet zo nodig de luchtbehandelingsinstallatie stil. Probeer alle besmette archiefstukken te lokaliseren en scheid beschimmeld en nietbeschimmeld materiaal van elkaar. Neem contact op met Vanwaarde (zie bijlage h ) voor het nemen van een monster en laten onderzoeken van de schimmel. In overleg met Vanwaarde vervolgstappen nemen (isolering van besmette stukken; afvoer van de stukken voor behandeling met gammastraling en schoonmaken van de besmette ruimte). h Bijlage Contactpersonen Archief en externe contacten

14 F. Handelwijze na constatering van diefstal Breng de gemeentesecretaris en het afdelingshoofd Publiekszaken van de diefstal op de hoogte. In overleg met het afdelingshoofd Publiekszaken wordt de politie gewaarschuwd. Ga na wie er toegang hebben gehad tot de archiefbescheiden/archiefruimten. Bijvoorbeeld: Ga aan de hand van de bezoekersregistratieformulieren na wie archiefonderzoek hebben verricht. Volg de aanwijzingen van de politie op.

15 Vastgesteld door college op dd.mm.jjjj