SAMENVATTING RAADSVOORSTEL EN -BESLUIT Eeftink Gri -- Profielschets burgemeester en verordening vertrouwenscommissie

Transcriptie

1 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL EN -BESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORTEFEUILLEHOUDER Eeftink Gri -- ONDERWERP Profielschets burgemeester en verordening vertrouwenscommissie AGENDANUMMER E2 BELEIDSPROGRAMMA/BELEIDSLIJN -- REDEN VAN AANBIEDING Bij Koninklijk Besluit van 3 februari 2012 nr , is door de Minister van BZK aan de heer drs. F.A.M. Kerckhaert op zijn verzoek met ingang van 1 oktober 2012 eervol ontslag verleend als burgemeester van de gemeente Hengelo. De commissaris van de Koningin heeft de raad daarover per brief van 20 februari 2012 geïnformeerd. Voor de voorbereiding van de aanbeveling inzake de vervulling van de ontstane vacature is het noodzakelijk dat uw raad een profielschets vaststelt en vervolgens de verordening op de vertrouwenscommissie. Deze commissie heeft tot taak de werving en selectieprocedure rond de burgemeestersfunctie uit te voeren, aan de hand van de profielschets, in een geheel vertrouwelijke procedure. VOORSTEL AAN DE RAAD De raad wordt gevraagd: 1. De profielschets voor de burgemeester vast te stellen; 2. Gelezen de brief van de CdK van 20 februari 2012 waarin de openstelling van de vacature van de burgemeester van Hengelo bevestigd wordt; gelet op het bepaalde in de artikelen 61, 82 en 86 van de Gemeentewet, artikel 15 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 en de circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 4 november 2005, kenmerk ; Vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Hengelo 2012 OPSOMMING VAN BIJLAGEN Bijlage 1: Brief van het Kabinet van de commissaris van de Koningin van Overijssel van 20 februari, met KB nr van het Ministerie van BZK 1

2 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORTEFEUILLEHOUDER Eeftink Gri -- ONDERWERP Profielschets burgemeester en verordening vertrouwenscommissie AANLEIDING EN DOEL Bij Koninklijk Besluit van 3 februari 2012 nr , is door de Minister van BZK aan de heer drs. F.A.M. Kerckhaert op zijn verzoek met ingang van 1 oktober 2012 eervol ontslag verleend als burgemeester van de gemeente Hengelo. De commissaris van de Koningin heeft de raad daarover per brief van 20 februari 2012 geïnformeerd. Voor de voorbereiding van de aanbeveling inzake de vervulling van de ontstane vacature is het noodzakelijk dat uw raad een profielschets vaststelt en vervolgens de verordening op de vertrouwenscommissie. Deze commissie heeft tot taak de werving en selectieprocedure rond de burgemeestersfunctie uit te voeren, aan de hand van de profielschets, in een geheel vertrouwelijke procedure. De raad als eindverantwoordelijk orgaan van de gemeente is bevoegd en verantwoordelijk om twee kandidaten voor de burgemeestersbenoeming voor te dragen. Daarin wordt de weg gevolgd van de circulaire procedureregels benoeming burgemeester van het Ministerie van BZK van november Dit raadsvoorstel betreft de besluitvorming over de profielschets van de burgemeester waarbij de raad tijdens de raadsvergadering overlegt met de commissaris van de Koningin over het gewenste profiel van de nieuwe burgemeester en over de vervolgprocedure. Ook stelt de raad door middel van dit voorstel de voorbereide verordening op de vertrouwenscommissie en de samenstelling van de commissie vast. OVERWEGINGEN I. De profielschets voor de burgemeester De profielschets is als volgt samengesteld. a. Algemeen profiel van Hengelo als stad Het dna van Hengelo Hengelo is een complete stad met inwoners, centraal gelegen in het groene en ondernemende Twente. Hengelo is letterlijk en figuurlijk een stad van verbindingen. Het zit ons in de genen, in ons dna. Een stad met kwaliteit. Aangenaam, bereikbaar en vernieuwend, dat is Hengelo! Een van de beste woongemeenten van Overijssel Hengelo biedt een aantrekkelijke setting voor wonen, werken, recreëren en leren. Een stad die past bij de menselijke maat, met prettige woonwijken en internationaal georiënteerde werkgelegenheid. Het Twentse noaberschap bestaat hier nog. Buren weten elkaar te vinden en het sociale karakter van de stad is ook zichtbaar in het rijke verenigingsleven. Hengelo heeft een keur aan winkels, gezellige cafés en restaurants, musea en een ruim cultureel aanbod met prachtige voorzieningen: schouwburg, bioscoop en poppodium. Wolvecamp en vele andere beeldend kunstenaars Op het gebied van beeldende kunst is Hengelo goed thuis. Er wonen meer dan honderd beeldende kunstenaars in Hengelo. De Wolvecampprijs is een tweejaarlijkse nationale prijs voor de schilderkunst. De prijs is een eerbetoon aan de kunstschilder Theo Wolvecamp ( ), geboren en getogen Hengeloër en medeoprichter van de internationale Cobra-groep. 2

3 De Fanny Blankers-Koen Games: topatletiek De stad kent vele evenementen zoals bijvoorbeeld het Modespektakel, de Nacht van Hengelo en de FBK- Games. De FBK-Games maakt deel uit van de IAAF World Challenge. Hengelo staat daarmee in het rijtje wereldsteden als Melbourne, Rio de Janeiro, Osaka, Madrid, Moskou en Berlijn. De FBK-Games is hét atletiekevenement van Nederland. Altijd al innovatief Hengelo is altijd al een innovatieve stad geweest. De rijke industriële geschiedenis wordt gekoesterd en wordt door ca bedrijven versterkt, vergoot en vernieuwd. Naast grote industriële bedrijven (Thales, Siemens, Eaton, AKZO, Stork) kenmerkt Hengelo zich zeker ook door een groot aantal krachtige MKB bedrijven. Met Stork begon het allemaal Veel ondernemers nemen een voorbeeld aan fabrikant C.T. Stork, die zich in de negentiende eeuw in Hengelo met een machinefabriek aan de spoorlijn vestigde. De start van een indrukwekkende, rijke industriële geschiedenis. Familie Stork bouwde Tuindorp, een prachtige wijk beschermd dorpsgezicht met gemengde woningen en een groot voorzieningenaanbod. De Hengelose ondernemers van nu zetten Storks traditie van maatschappelijke betrokkenheid nog altijd door. Ze hebben zich verenigd in het Pact MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen) en bevorderen daarin ondermeer duurzaamheid en jeugdwerkgelegenheid. Internationaal knooppunt Hengelo is prima bereikbaar dankzij de ligging aan de snelwegen A1 en A35. Het Centraal Station Twente is het regionale en internationale treinknooppunt. Pal naast de treinverbinding Amsterdam- Berlijn ligt het WTC Twente waar internationale handelspartners elkaar ontmoeten. De uitbreiding tot een WTC Business District is in volle gang. Dit alles vindt plaats in een van de grootste binnenstedelijke herstructureringsgebieden van Nederland met de naam Hart van Zuid. Bijzonder is dat Hengelo ook over water uitstekend verbonden is met de Rotterdamse haven en met vele andere watergebonden economische centra in ons land. Om die reden heeft Hengelo een van de grootste binnenhavens van ons land met ondermeer de Combi Terminal Twente, die goed is voor vele duizenden zeecontainers per jaar. Krachtige bedrijven Hengelo kenmerkt zich door een grote innovatiekracht, mede dankzij de samenwerking tussen kennisinstituten (Universiteit Twente, Saxion Hogescholen, ROC van Twente) en kennisintensieve bedrijven. Enkele voorbeelden. Turbinebouwer Siemens exporteert zijn producten naar talloze landen over de hele wereld. Op het vroegere terrein van de elektrotechnische onderneming Hazemeyer is de Creatieve Fabriek met innovatieve bedrijvigheid gevestigd. Hazemeyer, dat nu Eaton heet, ligt aan de rand van de stad en is nog steeds wereldleider op het gebied van schakel- en beveiligingsmaterialen. Een dochteronderneming van het oude Hazemeyer, Thales, richt zich op de ontwikkeling van hoogwaardige defensieapparatuur voor een groot aantal landen. Zo kent Hengelo nog veel meer ook kleinere innovatieve ondernemingen. In de MKB Innovatie Top 100 zijn bedrijven uit onze stad elk jaar goed vertegenwoordigd. b. De positie van de burgemeester De bijzondere positie die een burgemeester in de gemeente inneemt, maakt dat hij of zij ook specifieke kenmerken moet bezitten. Zo hecht Hengelo aan een goede invulling van het dualisme. De burgemeester heeft daarin een belangrijke rol te vervullen. Als voorzitter van de raad geeft de burgemeester ruimte aan discussie en leidt hij op een actieve wijze het besluitvormingsproces richting gemeenteraad. De burgemeester staat daarbij boven de partijen. Hij investeert in goede relaties met de totale gemeenteraad en weet om te gaan met lastige bestuurlijke opgaven. Hij draagt persoonlijk bij tot een wijze van met elkaar omgaan die is gebaseerd op wederzijds respect. Een passie voor lokaal bestuur en de lokale democratie is een kenmerk van de nieuwe burgemeester. Binnen het college van Hengelo is er sprake van collegiaal bestuur. De burgemeester vervult primair een coördinerende rol die moet leiden tot collegiale/ integrale besluitvorming. Hij legt verbindingen tussen portefeuillehouders en reflecteert en ondersteunt waar nodig. Op basis van netwerk deskundigheid en bestuurlijke ervaring geeft hij tijdig signalen af aan de collegeleden. 3

4 Vanuit zijn eigen portefeuille en zijn bevoegdheden staat de burgemeester voor de veiligheid en leefbaarheid van Hengelo. Hij neemt een leidende rol in ontwikkelingen die zich in een stad op veiligheidsgebied voordoen. Ook op regionaal niveau, als bestuurder van de veiligheidsregio Twente speelt hij een actieve rol. Als goed ambassadeur voor Hengelo geeft de burgemeester invulling aan de positie en de rol van Hengelo, bijvoorbeeld binnen de Netwerkstad, de regio Twente en De provincie Overijssel. Met het oog voor de belangen die de raad van Hengelo heeft vastgesteld en zal vaststellen staat daarbij samenwerking met alle partijen voorop. Tenslotte is zeker belangrijk dat de burgemeester een goed burgervader is. Wij verwachten dat hij in die hoedanigheid midden tussen de mensen staat, benaderbaar is en met plezier de taken vervult die noodzakelijk zijn om de goede relaties van het lokaal bestuur met de Hengelose gemeenschap te onderhouden. c. De basiscondities Om te beginnen zal de burgemeester over eigenschappen dienen te beschikken die onlosmakelijk met het ambt zijn verbonden. Ze gelden in hun totaal voor iedere burgemeester en worden daarom basiscondities genoemd. De volgende basiscondities worden onderscheiden. Identificatie: Neemt in elk onderdeel van de functie een passende positie in en verplaatst zich in personen of groepen waarmee hij van doen heeft. Bindend vermogen: Geeft richting en binding in een groep of gemeenschap. Brengt doeltreffende samenwerkingsverbanden tot stand en handhaaft deze. Integriteit: Handelt eenduidig en transparant volgens algemeen geaccepteerde normen en waarden. Draagt deze uit en spreekt anderen daar op aan. Onafhankelijkheid: Staat op basis van gezag en positie boven de partijen en wordt als zodanig geaccepteerd. Stressbestendigheid: Onderneemt acties en treedt op in situaties die hierom vragen. Treedt in crisissituaties op met rust en vertrouwen. Signaalgevoeligheid: Zoekt actief informatie uit de bestuurlijke en ambtelijke omgeving en uit de samenleving, die voor het eigen handelen van belang zijn. Gebruikt deze signalen voor reflecties op het eigen handelen. d. Gewenste bestuursstijlen en gewenste bestuursvaardigheden De basiscondities zijn een basisvereiste voor het ambt. In aanvulling op de basiscondities zoekt Hengelo een burgemeester met een bij Hengelo passende bestuursstijl. Uit de handreiking Benoemingsproces burgemeester van het Ministerie van BZK blijkt dat de raad kan kiezen uit een viertal bestuursstijlen te weten Verbinden, Netwerker, Procesregisseur en Aanjager. Wij benadrukken dat ieder mens uiteraard ook aspecten in zijn functioneren heeft die met de andere bestuursstijl te maken heeft. Het gaat hier om de keuze voor de meest dominante bestuursstijl. Bestuursstijl Hengelo kiest vanuit dit perspectief en vanuit de eerder geschetste positie van de burgemeester in Hengelo voor een verbindende bestuursstijl. De nieuwe burgemeester van Hengelo schenkt aandacht aan samenwerkingsprocessen en zoekt naar gemeenschappelijke doelstellingen. Hij inspireert, daagt mensen uit en betrekt mensen bij de besluitvorming. Hij ondersteunt het groepsproces en brengt conflicten tot een goed einde. Als persoon is hij bruggenbouwer, toegankelijk, begrijpend, behulpzaam en betrokken. Vaardigheden Aanvullend op de gewenste bestuursstijl biedt een twintigtal door het Ministerie van BZK geformuleerde - vaardigheden de mogelijkheid om nadere kleuring en richting mee te geven. 1 Hengelo 1 We constateren dat in de verbindende stijl van besturen en in de combinatie met de basiscondities voor een burgemeester wat Hengelo betreft een aantal vaardigheden in feite al besloten liggen die we daarom niet specifiek meer hoeven te benoemen. Te noemen daarbij zijn de vaardigheden: inlevingsvermogen, communicatief, doorzettingsvermogen, bestuurlijke gevoeligheid en organisatiegevoeligheid. 4

5 kiest daarbij voor vaardigheden die mede inhoud geven aan zijn rol als netwerker en als procesregisseur en hierin enige stevigheid meebrengt. Sociabel zijn: het vlot en effectief leggen en onderhouden van contacten; zich gemakkelijk in verschillende soorten gezelschap begeven. Omgevingsbewustzijn: laten blijken goed te zijn geïnformeerd over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen, of andere omgevingsfactoren, en deze kennis effectief weten te benutten. Besluitvaardigheid: beslissingen nemen door middel van het ondernemen van acties, of zich vastleggen door het uitspreken van meningen. Probleemverduidelijking: in complexe situaties een duidelijke lijn aangeven, de kern benoemen of een kwestie verbreden en verschillen en overeenkomsten in standpunten van partijen transparant maken. Doelgerichtheid: op effectieve wijze doelen en prioriteiten aangeven alsmede benodigde acties. Tijd en middelen benomen om deze doelen te kunnen bereiken. e. Diversen De nieuw te benoemen burgemeester is bereid om tenminste gedurende de benoemingsperiode van zes jaar in Hengelo te blijven. De nieuwe burgemeester dient te beschikken over ruime en aantoonbare bestuurlijke ervaring. De gemeenteraad is van mening dat bekwaamheid en geschiktheid van groter belang is dan de politieke kleur van de burgemeester. Een assesment kan onderdeel uitmaken van de benoemingsprocedure. De leden van de vertrouwenscommissie willen zich een zo objectief mogelijk oordeel over sollicitanten vormen. Ze willen daarom niet buiten de selectiegesprekken om benaderd worden vanwege of door mogelijke kandidaten. 3. De verordening vertrouwenscommissie en de samenstelling Als de profielschets is vastgesteld zal de vertrouwenscommissie aan de slag gaan met het werving- en selectieproces. Daartoe legt de verordening vast wie de leden van de vertrouwenscommissie zijn en welke rol zij hebben. Ook staat omschreven hoe de geheimhoudingsplicht is geregeld. Wij stellen u voor om bijgaande verordening vast te stellen. VERVOLGTRAJECT EN PRODUCTEN De procedure is erop gericht om per 1 oktober een nieuwe burgemeester voor Hengelo benoemd te hebben. In dat kader streeft de vertrouwenscommissie ernaar om nog voor de zomervakantie met een voorstel voor voordracht aan de raad te komen. Dat voorstel zal in een besloten vergadering van de raad worden besproken. Als de raad tot een besluit is gekomen zal aansluitend een openbare raadsvergadering plaatsvinden, waarin meegedeeld wordt wie de kandidaat is voor de burgemeestersport. Wij verwachten deze eventuele extra- raadsvergadering in juli te kunnen houden. 5

6 VOORSTEL AAN DE RAAD De raad wordt gevraagd: 1. De profielschets voor de burgemeester vast te stellen; 2. Gelezen de brief van de CdK van 20 februari 2012 waarin de openstelling van de vacature van de burgemeester van Hengelo bevestigd wordt; gelet op het bepaalde in de artikelen 61, 82 en 86 van de Gemeentewet, artikel 15 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 en de circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 4 november 2005, kenmerk ; Vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Hengelo HET PRESIDIUM VAN DE RAAD VAN HENGELO, De secretaris De voorzitter 6

7 RAADSBESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORTEFEUILLEHOUDER Eeftink Gri -- ONDERWERP Profielschets burgemeester en verordening vertrouwenscommissie DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN HET PRESIDIUM VAN DE RAAD, BESLUIT: 1. De profielschets voor de burgemeester vast te stellen; 2. Gelezen de brief van de CdK van 20 februari 2012 waarin de openstelling van de vacature van de burgemeester van Hengelo bevestigd wordt; gelet op het bepaalde in de artikelen 61, 82 en 86 van de Gemeentewet, artikel 15 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 en de circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 4 november 2005, kenmerk ; Vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Hengelo 2012 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; b. de commissaris: de commissaris van de Koningin in de provincie Overijssel; c. de burgemeester: de burgemeester van Hengelo; d. de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling tot vervulling van de vacature burgemeester. Artikel 2 Taak en bevoegdheden van de commissie 1. De commissie heeft tot taak een door de commissaris aan te reiken selectie van kandidaten voor de vervulling van de vacature burgemeester van Hengelo en eventuele andere kandidaten voor deze vacature die zich bij haar melden, te beoordelen. De commissie brengt over haar bevindingen schriftelijk en vertrouwelijk verslag uit aan de raad en de commissaris. Het verslag aan de raad wordt voorzien van een conceptaanbeveling van twee personen. De commissie geeft tevens een beredeneerde volgorde van de kandidaten op haar conceptaanbeveling aan. 2. Indien de commissie ook andere kandidaten, die niet behoren tot de selectie van de commissaris, wil beoordelen, stelt zij de commissaris hiervan onverwijld in kennis. 3. Indien de commissie besluit een door de commissaris geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, stelt zij de commissaris en de kandidaat hiervan onverwijld in kennis. 4. De commissie verschaft zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. 5. De commissie brengt haar in lid 1 bedoelde bevindingen uit op basis van de namen en eventuele verdere gegevens die de commissaris haar verstrekt en op basis van mondelinge en schriftelijke informatie die de door haar ontvangen kandidaten haar geven, zulks na weging van een en ander. 6. De commissie kan de commissaris vragen in de gelegenheid te worden gesteld de op schrift gestelde bevindingen mondeling toe te lichten. 7. Bij haar werkzaamheden neemt de commissie het gestelde in de circulaire van de minister d.d. 4 november 2005, kenmerk , in acht. 7

8 Artikel 3 Samenstelling commissie 1. De commissie bestaat uit de volgende raadsleden: Mw. J.M.J. Doornbos-Geerdink Dhr E. Alkema; Dhr W. Dragt; Dhr F. van Grouw; Dhr M. Hollander; Dhr S. Horsthuis; Dhr. G. Knegt; Dhr. L. Schoonhoven; Dhr R. Theunissen. Zij zijn lid van de vertrouwenscommissie en hebben als zodanig stemrecht. 2. De 1e plaatsvervangend voorzitter van de raad is technisch voorzitter van de commissie. De technisch voorzitter is geen lid van de commissie. 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. 4. Wethouder J. Bron, als vertegenwoordiger van het college van burgemeester en wethouders, wordt als adviseur aan de commissie toegevoegd. De wethouder is geen lid van de commissie. Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning 1. De griffier is secretaris van de commissie. Hij geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. Hij is geen lid van de commissie. 2. De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie. Hij is geen lid van de commissie. Artikel 5 Vergaderingen 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. 2. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten. 3. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie. 4. De commissie vergadert niet indien niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is. Artikel 6 Geheimhoudingsplicht 1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering. 2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. 3. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de stukken noch informatie over de stukken en over het behandelde in haar vergadering aan raadsleden die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 2, lid De commissie, noch de gemeenteraad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. 5. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie en na het vervallen van deze verordening van kracht. 6. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de voorzitter, de adviseur, de secretaris en de plaatsvervangend secretaris van de commissie. Artikel 7 Verslag 1. De bevindingen, bedoeld in artikel 2, worden vastgesteld bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. 2. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag vermeld. 3. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de gemeenteraad en de commissaris gebracht. 8

9 Artikel 8 Gesprekken met de kandidaten 1. De secretaris nodigt, in overleg met de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. 2. De plaats en het tijdstip van een gesprek worden zodanig gekozen dat wordt voorkomen dat de kandidaten hierdoor aan anderen bekend raken of tijdens het bezoek aan de commissie met elkaar in contact komen. Artikel 9 Ontbinding commissie De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister aan de gemeenteraad is bekend gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien. Artikel 10 Archivering van stukken 1. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 9, alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats. 2. Zij dragen er eveneens zorg voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in de volgende leden van dit artikel. 3. Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a. en c., van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar. 4. Originele bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de commissaris of van kandidaten worden onmiddellijk aan dezen teruggezonden, met inachtneming van het bepaalde in XI.6 van de circulaire van de minister. 5. Alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden onmiddellijk vernietigd. Artikel 11 Contactpersoon 1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten. 2. Alle stukken bestemd voor de commissie worden gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van ontbinding van de commissie. 3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden. 4. Het gebruik van is niet toegestaan, tenzij het louter procedurele aangelegenheden betreft. Artikel 12 Onvoorziene aangelegenheden In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire van de minister d.d. 4 november 2005 niet voorziet, beslist de commissie. Artikel 13 Inwerkingtreding en vervaldatum 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na haar vaststelling. 2. Deze verordening vervalt met ingang van de dag volgend op die waarop aan het gemeentebestuur bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien. Artikel 14 Citeertitel De verordening kan worden aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Hengelo DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM De griffier De voorzitter 9