~ Gemeente ~ Emmen. Raadsvoorstel ~ Aan de gemeenteraad. jaar stuknr. Raad. B. en W.

Transcriptie

1 Raadsvoorstel ~ ~ Gemeente ~ Emmen jaar stuknr. categorie agendanr. Stuknr. Raad B. en W RA A 12 n.v.t. 'Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Emmen' en instellen raadscommissie voor het voeren van klankbord es rekken met de bur emeester Griffie F.W. te Winkel, telefoonnummer Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit 1. De 'Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2016' in te trekken; 2. De 'Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Emmen' vast te stellen; 3. In te stellen een commissie voor het voeren van klankbordgesprekken met de burgemeester en de volgende personen als lid van de commissie te benoemen: De heer P.M. Schrik De heer R. Wanders De heer AH. Oldenbeuving De heer K.P. Eggen De heer A W.J. Schoo De heer J.C. Scheltens Mevrouw J.G. Ensink De heer H. Huttinga Mevrouw B. van der Woude De heer B. Hoeksema 4. De wethouder Personeel en Organisatie toe te voegen als adviseur van de commissie. Bijlage(n) 'Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2016' Stuk(ken)terinzage: Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester ingaande loktober 2017

2 blad 2-6 jaar stuknr. Raad categorie agendanr. stuknr. B.enW RA18.001O A 12 n.v.t. 1. Inleiding Na het vertrek in 2016 van dhr. C. Bijl als burgemeester van Emmen is in 2017 dhr. H.F. van Oosterhout in dat ambt benoemd. Om de procedure rond het vervullen van de destijds ontstane vacature in goede banen te leiden, is in 2016 een vertrouwenscommissie voor de benoeming ingesteld en is de 'Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2016' vastgesteld. In de verordening zijn bepalingen opgenomen over te voeren 'functioneringsgesprekken' tussen de burgemeester en de gemeenteraad. De term 'functioneringsgesprek' past echter niet goed bij het bedoelde karakter van die gesprekken, omdat er geen sprake is van een gesprek in het kader van een hiërarchische werkrelatie, maar een gesprek als bestuurlijke partners van elkaar. De term 'klankbordgesprek' is daarom passender. Uiterlijk voor het einde van het eerste jaar na installatie van de burgemeester (medio maart a.s.) moet het eerste klankbordgesprek tussen de raad en de burgemeester plaatsvinden. Dat gesprek zal voorbereid en gevoerd moeten worden door een uit raadsleden bestaande commissie, respectievelijk een afvaardiging uit deze commissie. Voor het voeren van het komende klankbordgesprek wordt opnieuween commissie ingesteld. Tevens moet de huidige verordening - waarin nog sprake is van functioneringsgesprekken -worden ingetrokken en worden vervangen door de 'Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Emmen'. U wordt in dit voorstel gevraagd hiermee in te stemmen. 2. Beoogd effect Het regelen van de voorbereiding, vorm, inhoud, verslaglegging en geheimhouding van het klankbordgesprek tussen burgemeester en gemeenteraad. 3. Argumenten In de huidige verordening, die in 2016 tot stand is gekomen op basis van toentertijd actuele circulaires en handreikingen van het ministerie van BZK is de term functioneringsgesprek gebruikt voor het gesprek tussen de burgemeester en (een afvaardiging van) de gemeenteraad. Het ministerie heeft in het najaar een nieuwe circulaire over dit onderwerp uitgebracht, waarin niet meer de term functioneringsgesprek wordt gebruikt, maar deze vervangen is door de term klankbordgesprek. De eerste term past meer in een hiërarchische werkrelatie en kan een verkeerde indruk wekken van het bedoelde karakter van deze gesprekken tussen (een afvaardiging van) de raad en de burgemeester. Derhalve dus de voorkeur voor het gebruik van de term klankbordgesprek in de nieuwe Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Emmen' waarin overigens geen bepalingen t.a.v. de benoeming en herbenoeming van de burgemeester zijn opgenomen. Deze zaken zullen in separate verordeningen aan de raad worden voorgelegd, zodra die aan de orde zijn. Daarin kunnen ook dan spelende ontwikkelingen (bijvoorbeeld actuele circulaires en handreikingen) worden meegenomen. De vertrouwenscommissie die vorigjaar de aanbeveling van de benoeming van de burgemeester heeft voorbereid, was specifiek voor die taak ingesteld en direct na de benoeming van rechtswege ontbonden. Voor het voorbereiden en voeren van klankbordgesprekken met de burgemeester moet een commissie bestaande uit leden van de raad worden ingesteld. 4. Kanttekeningen Het houden van periodieke klankbordgesprekken is geen wettelijke vereiste, maar verdient sterke aanbeveling omdat het een waardevol instrument is voor het delen van wederzijdse indrukken en ervaringen, het toetsen van gemaakte afspraken en het vergelijken van verwachtingen. Gedurende de ambtsperiode kan het accent in de klankbordgesprekken verschillen.

3 blad 3-6 Na het beëindigen van deze raadsperiode wordt de raad een nieuw voorstel gedaan over de bemensing van de commissie. Uitgangspunt daarbij is dat de in dit voorstel voorgedragen raadsleden die na de verkiezing terugkeren in de raad, gehandhaafd blijven in de commissie. 5. Financiën N.v.t. 6. Uitvoering N.v.t. Een concept-besluit is bijgevoegd. Emmen 15 januari 2018, Het Presidium, Griffier, G.J. Horstman

4 blad 4-6 jaar stuken. Raad categorie agendanr. stuknr. B.enW RA18.001O A 12 n.v.t. Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; Gelet op de artikelen 84, 147 en 149 van de Gemeentewet; gelezen het voorstel van het presidium d.d. 15 januari 2018; besluit: 1. De 'Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2016' in te trekken; 2. De 'Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Emmen' vast te stellen; 3. In te stellen een commissie voor het voeren van klankbordgesprekken met de burgemeester en de volgende personen als lid van de commissie te benoemen: De heer P.M. Schrik De heer R. Wanders De heer A.H. Oldenbeuving De heer K.P. Eggen De heer A.W.J. Schoo De heer J.C. Scheltens Mevrouw J.G. Ensink De heer H. Huttinga Mevrouw B. van der Woude De heer B. Hoeksema 4. De wethouder Personeel en Organisatie toe te voegen als adviseur van de commissie. Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Emmen Artikel r, Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: Gesprek: klankbordgesprek van de raad met de burgemeester; Commissie: de commissie op grond van artikel 84 Gemeentewet die klankbordgesprekken voorbereid en voert met de burgemeester en bestaat uit de leden van de fracties die in de raad vertegenwoordigd zijn; Commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Drenthe; Griffier: de op grond van artikel rov Gemeentewet benoemde functionaris; Voorzitter: voorzitter van de commissie zoals bedoeld in dit artikel. Artikel 2. Taak De commissie heeft tot taak het voorbereiden van en voeren van klankbordgesprekken met de burgemeester. Artikel g, Samenstelling commissie 1. De commissie bestaat uit maximaal zoveelleden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad. 2. Iedere fractie draagt uit haar midden een lid voor ter benoeming door de raad.

5 blad De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 4. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. 5. De zittingsperiode van een lid van de commissie eindigt: a. met het einde van de zittingsperiode van de raad; b. op het moment dat het commissielid geen lid meer is van de raad; c. naar aanleiding van een schriftelijk verzoek tot ontslag van het commissielid. 6. Op het moment dat een vacature ontstaat in de commissie, beslist de raad over de vervulling daarvan. 7. De commissie bepaalt haar eigen werkwijze, voorzover in deze verordening daarin niet is voorzien. Artikel a. Ambtelijke ondersteuning 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie. 2. De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie. 3. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. 4. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht. Artikels. Adviseur 1. De gemeenteraad kan een of meer wethouders toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 2 genoemde taken. 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. 3. Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht. Artikel 6. Geheimhouding 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld. 2. De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, op grond van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan. 3. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 7, eerste lid, en 9, eerste en vijfde lid van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt. 4. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe deze verordening verplicht, niet opheffen. 5. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht. 6. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur. Artikel e, Voorbereiding 1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het voorgaande gesprek in te zien. 2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 3. De commissie kan bij derden informatie inwinnen over de wijze waarop de burgemeester de verschillende rollen van het ambt vervult; 4. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester; 5. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast; 6. Uiterlijk een week voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. 7. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee. Artikel 8. Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken 1. De commissie houdt minimaal eens per twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester. 2. Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

6 blad In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens binnen een termijn van drie tot zes maanden een evaluatiegesprek plaats. 4. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek. 5. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten. Artikel ç, Verslaglegging 1. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor alle raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier. 2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft een duidelijk en feitelijk beeld (op hoofdlijnen) van het besprokene. 3. Een lid van de commissie kan laten aantekenen, dat hij of zij het niet eens is met het verslag of een specifiek onderdeel ervan. 4. Het verslag wordt door de voorzitter van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. 5. Een afschrift van het verslag met eventuele aantekening wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris. Artikel ro, Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter. Artfkel rr. Archivering De raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd. Artikel ra, Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Emmen". Artikel rg, Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Vastgesteld in de openbare vergadering van 25 januari 2018 de voorzitter,