: Verordening op de Vertrouwenscommissie Stadskanaal 2015 Stadskanaal, 9 januari 2015

Transcriptie

1 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!stuur DIT RAADSVOORSTEL WANNEER HET GEREED IS, DIRECT DOOR NAAR TEKSTVERWERKING!!!!!! DUS NIET WACHTEN TOT NA DE B. EN W.-VERGADERING!!!!! Raadsvergadering : 26 januari 2015 Voorstelnr. : R 7074 Onderwerp : Verordening op de Vertrouwenscommissie Stadskanaal 2015 Stadskanaal, 9 januari 2015 Beslispunt De "Verordening op de Vertrouwenscommissie Stadskanaal 2015" vaststellen. Aan de raad 1. Inleiding Bij brief van 27 november 2014 heeft de raad van de gemeente Stadskanaal bericht ontvangen van de Commissaris van de Koning dat de ambtstermijn van uw burgemeester, mevrouw B.A.H. Galama, per 1 september 2015 afloopt. De burgemeester heeft een gesprek gehad met de Commissaris en uit de brief blijkt dat er een herbenoemingsprocedure door de raad dient te worden opgestart. Deze procedure vangt aan met het vormen van een vertrouwenscommissie, bestaande uit de fractievoorzitters en een drietal adviseurs. Aan een dergelijke vertrouwenscommissie ligt een verordening ten grondslag. In deze verordening legt de raad de wijze van werken door de commissie op en legt de samenstelling van de commissie vast. Deze verordening ligt nu voor. 2. Argumenten Met het vaststellen van de "Verordening op de Vertrouwenscommissie Stadskanaal 2015" wordt beoogd een formele commissie in te stellen die de herbenoemingsprocedure van de burgemeester uitvoert. Op basis hiervan brengt de commissie formeel verslag en advies uit aan de raad teneinde de raad in staat te stellen een besluit te nemen over de aanbeveling tot (her)benoeming. Deze aanbeveling dient tijdig, doch uiterlijk op 1 april, aan de Commissaris ter beschikking te zijn gesteld. 3. Draagvlak De verordening is voorgelegd aan het Kabinet van de Commissaris van de Koning en is besproken in het fractievoorzittersoverleg van 15 december Aanpak/uitvoering/voortgang De "Verordening op de Vertrouwenscommissie Stadskanaal 2015" zal direct na besluitvorming in werking treden en zal dan ook gepubliceerd worden op de regelingenbank van de gemeente Stadskanaal ( De uit te voeren procedure is uitvoerig beschreven in de bijlage: "circulaire benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester 2012". Op hoofdlijnen is de procedure als volgt. De raad van de gemeente Stadskanaal stelt een verordening vast waarmee een vertrouwenscommissie wordt ingesteld namens de raad. Deze commissie verzamelt alle nodige informatie om op basis van de profielschets, de gehouden functioneringsgesprekken en een gesprek met de burgemeester tot een advies te komen aan de raad over een aanbeveling tot herbenoeming Communicatie Het besluit is openbaar. 1

2 5. Juridische consequenties De vertrouwenscommissie is gehouden tot geheimhouding op grond van artikel 61c van de Gemeentewet. De leden van de commissie zijn strafrechtelijk te vervolgen indien hier niet aan gehouden wordt. 6. Kosten, baten en dekking Het vaststellen van de verordening brengt op zich geen kosten met zich mee; de te voeren procedure wel, omdat de gesprekken niet in het gemeentehuis plaats zullen vinden en de commissie een training zal volgen in het voeren van functioneringsgesprekken. Deze kosten worden geraamd op ca ,00 en zullen bij de najaarsnota 2015 worden verwerkt. Fractievoorzittersoverleg, mevrouw A.M. Sijperda wnd. raadsgriffier mevrouw G. Brongers-Roffel voorzitter fractievoorzittersoverleg MSij/ 2

3 De raad van de gemeente Stadskanaal; gelet op het voorstel van het fractievoorzittersoverleg van 9 januari 2015; b e s l u i t : vast te stellen de "Verordening op de Vertrouwenscommissie Stadskanaal 2015". HOOFDSTUK I BEGRIPSBEPALING Artikel 1 Begrippen In deze verordening wordt verstaan onder: 1. gesprekken: functioneringsgesprekken, vanuit de werkgeverscommissie van de raad, met de burgemeester; 2. commissie: de commissie bij deze verordening ingesteld om te komen tot een advies aan de raad inzake herbenoeming; 3. commissaris: de Commissaris van de Koning in de provincie Groningen; 4. minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; 5. verslag: de conclusies van de commissie over het functioneren van de burgemeester, inclusief eventuele minderheidsstandpunten en eventuele eisen ter zake van zijn/haar functioneren in aanvulling op de profielschets; 6. voorzitter: de voorzitter van de commissie; 7. adviseur: de door de vertrouwenscommissie aangewezen personen die betrokken worden in het proces om op die wijze informatie te verzamelen. HOOFDSTUK II INVULLING Artikel 2 Algemene bepalingen 1. De commissie voert een of meer gesprekken met de burgemeester op basis van deze verordening om de raad te adviseren inzake een aanbeveling tot herbenoeming. 2. Dit gesprek vindt plaats op een zodanig moment, dat voldaan kan worden aan de vereisten rond herbenoeming zoals genoemd in artikel 61a van de Gemeentewet. 3. De verslagen van de gesprekken als gevoerd in een ambtsperiode, wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoemingsaanbeveling van de burgemeester. Artikel 3 Procedure en tijdschema 1. De raadsgriffier agendeert en organiseert de werkzaamheden van de commissie. 2. De raadsgriffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris. Artikel 4 Samenstelling commissie 1. De commissie bestaat, behoudens lid 3 van dit artikel, uit de fractievoorzitters. 2. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. 3. Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kan de raad een vervanger kiezen op voordracht van de betreffende fractie. 4. De commissie laat zich bijstaan door de raadsgriffier. 5. De commissie kent een wethouder, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier als adviseurs en laat zich informeren door deze adviseurs en betrekken deze adviseurs in het proces op een door de commissie vast te stellen wijze. 1

4 Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie 1. De commissie wijst uit haar midden één van de leden aan als voorzitter en wijst ook een plaatsvervangend voorzitter aan. 2. De voorzitter leidt het gesprek. 3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten. Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de commissie. 2. De raadsgriffier is geen lid, maar adviseur van de commissie. 3. Bij afwezigheid van de raadsgriffier wordt deze vervangen door een waarnemend raadsgriffier. Artikel 7 Geheimhouding 1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 61c van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van alle stukken, waaronder de verslagen alsmede het behandelde tijdens de gesprekken. 2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. 3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komen. In de voorbereiding kunnen commissieleden daarom alleen gebruikmaken van eigen kennis en ervaring van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Zij winnen niet op andere wijze inlichtingen of informatie in en hebben geen overleg met anderen of derden. 4. De commissie verstrekt, conform artikel 86, eerste lid van de Gemeentewet, geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 10, lid 1 en artikel 12, lid De commissie, noch de raad, zal de geheimhouding uit het eerste lid opheffen. 6. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 7. De geheimhoudingsplicht blijft na de ontbinding van de commissie van kracht. 8. Het in dit artikel bepaalde is, conform artikel 61c van de Gemeentewet, van overeenkomstige toepassing op de raadsgriffier, de adviseurs en de commissaris. Artikel 8 Voorbereiding 1. De commissie bepaalt op welke wijze de adviseurs bij de voorbereidingen van het te voeren functioneringsgesprek tot herbenoeming worden betrokken. 2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, verslagen van eerder gevoerde functioneringsgesprekken in te zien. 3. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 4. Als onderdeel van deze voorbereiding voert de commissie een besloten bespreking met de adviseur(s). Artikel 9 Werkwijze commissie 1. Van elke commissievergadering wordt ten minste vier dagen van tevoren aankondiging gedaan namens de voorzitter door de raadsgriffier, aan de commissieleden en de adviseurs. De burgemeester ontvangt ten minste vier dagen vóór elk functioneringsgesprek met hem/haar daarvoor een uitnodiging. 2. De commissie vergadert niet indien niet alle leden aanwezig zijn. 3. Indien het tot een stemming komt, beslist de commissie bij meerderheid van stemmen. Elk lid heeft één stem. In het verslag kunnen leden van de commissie van een minderheidsstandpunt blijk geven. 4. Voor zover deze verordening daarin niet voorziet, wordt ten aanzien van de werkwijze van de commissie en de orde van de vergaderingen gehandeld naar de regels voor overeenkomstige gevallen, gegeven in de Gemeentewet en in het Reglement van orde voor de vergadering van de raad. In gevallen waarin ook deze regelingen niet voorzien, beslist de commissie. 5. Alle stukken die van de commissie uitgaan, worden door de voorzitter en de raadsgriffier ondertekend. 2

5 Artikel 10 Raad inzake herbenoeming 1. Na de bespreking, zoals omschreven in het eerste lid van artikel 2 inzake herbenoeming en de vaststelling en verzending van het betreffende verslag, verricht de raad vervolgens de volgende handelingen volgtijdelijk uiterlijk vier maanden voor het einde van de ambtstermijn: bespreking van het vastgestelde verslag met de burgemeester; overleg met de commissaris over het functioneren van de burgemeester; verzending van de aanbeveling inzake de herbenoeming aan de minister door tussenkomst van de commissaris. 2. De raad verstrekt bij zijn aanbeveling het verslag van de commissie als bedoeld in artikel 12, het verslag van de beraadslagingen van de raadsvergadering, waarin de aanbeveling is vastgesteld, alsmede de overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie. De raad verstrekt de burgemeester afschriften van voornoemde stukken. Artikel 11 Het gesprek 1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid. 2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. 3. Uitgangspunten bij het gesprek zijn de profielschets waarop de burgemeester is benoemd en de eerder gevoerde functioneringsgesprekken en eventuele aanvullende eisen uit lid De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken; de burgemeester: a. als voorzitter van de raad, zijn/haar rol in commissies, in overleg met de fractievoorzitters en contacten met de raad(sleden); b. in het proces van democratische besluitvorming; c. als voorzitter van het college; d. als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 van de Gemeentewet; e. die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name handhaving van de openbare orde en veiligheid; f. in zijn/haar contacten met inwoners, organisaties en bedrijven; g. als ambassadeur en "gezicht" van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa; h. in zijn/haar contacten met ambtenaren en met name de gemeentesecretaris, de raadsgriffier en het management van de gemeentelijke organisatie; i. in zijn/haar nevenfuncties en integriteit; j. in zijn/haar aan de profielschets gerelateerde competenties; k. in de realisatie van eventueel eerder gemaakte afspraken. 5. In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen in en van de gemeente. 6. Tijdens het gesprek kunnen in aanvulling op de profielschets afspraken gemaakt worden over het toekomstig functioneren van de burgemeester. Daarbij kunnen ook toekomstige ontwikkelingen in de gemeente betrokken worden. Deze afspraken worden expliciet als aanvullende eisen aangegeven in het verslag. Artikel 12 Verslaglegging 1. Door de raadsgriffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. 2. Het verslag bevat feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. 3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. 4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd. Artikel 13 Archivering De raadsgriffier en voorzitter dragen zorg voor een vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder de agenda en het vastgestelde verslag. 3

6 HOOFDSTUK III SLOTBEPALINGEN Artikel 14 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking tot en met de dag dat de aanbeveling is verzonden aan de commissaris en wordt aangehaald als "Verordening op de Vertrouwenscommissie Stadskanaal 2015". Artikel 15 Intrekking Op het moment van in werking treden van deze verordening, wordt eerdere regelgeving ingetrokken. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 26 januari De raad mevrouw A.M. Sijperda wnd. raadsgriffier mevrouw B.A.H. Galama voorzitter 4

7 ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel 1 Aan dit artikel is toegevoegd het begrip adviseur. Hiermee wordt de adviseur bedoeld, zoals aangegeven in artikel 61, derde lid van de Gemeentewet. De raad stelt hier vast dat de commissie bepaalt wie daartoe worden aangewezen en op welke wijze zij bij de voorbereidingen van het functioneringsgesprek worden betrokken. Artikel 2 De commissie bestaat uit de fractievoorzitters. Artikel 3 De raadsgriffier organiseert de gesprekken. Via het overleg met het Kabinet van de Commissaris van de Koning vindt afstemming plaats over bijvoorbeeld de termijn, zodat aansluiting gevonden wordt bij de gesprekken die de commissaris voert met de raad en burgemeester. Artikel 4 De fractievoorzitters zijn de leden van de commissie en uit hun midden wordt een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter gekozen. De adviseurs maken geen deel uit van de commissie, maar moeten wel optimaal worden betrokken bij de werkzaamheden en de voorbereiding van de commissie. Artikel 5 Eén van de leden van de commissie fungeert als voorzitter. De commissie wijst de voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. Het voeren van functioneringsgesprekken vergt de nodige vaardigheid. De commissie stelt alles in het werk om de kennis en kunde te vergaren om het gesprek, dat moet leiden tot een aanbeveling tot herbenoeming, ook kundig te kunnen doen. De commissie dient dan met name voor de geheimhouding extra aandacht te hebben. Artikel 6 De bijstand van de raadsgriffier draagt een administratief en organiserend karakter. Alle voorbereidende en uitvoerende handelingen van de commissie worden door of namens hem/haar verricht. Hij/zij is aanwezig bij de vergaderingen van de commissie. De raadsgriffier is geen lid van de commissie maar een adviseur van de commissie. Artikel 7 In de Gemeentewet staat de geheimhouding geregeld in artikel 61c. Die blijft gelden, ook na ontbinding van de commissie. De commissaris krijgt een afschrift van het vastgestelde verslag. Artikelen 8, 9 en 10 Algemeen De commissie zal voorafgaand aan dit functioneringsgesprek minimaal drie keer bijeen moeten komen. De eerste keer om het functioneringsgesprek voor te bereiden en de gespreksonderwerpen nader te bepalen. De tweede keer om het functioneren van de burgemeester met hem/haar te bespreken en de derde keer om het conceptverslag met de burgemeester te bespreken en vast te stellen. Voorbereiding In dit artikel wordt de voorbereiding van het functioneringsgesprek nader uitgewerkt. 5

8 Er worden adviseurs aangewezen door de commissie omdat zij weet wat nodig is aan informatie en er wordt bepaald hoe de adviseurs betrokken worden bij het voorbereidingsproces. Omdat het functioneren van de burgemeester in de raad én in het college/ambtelijke organisatie van belang is, is gewicht toegekend aan deze aspecten in het voorbereidingstraject. Door het voorbereidende gesprek kan de commissie zich breed informeren om zo tot een gedegen gesprek te komen. De burgemeester wordt gevraagd, voorafgaand aan het voorbereidend gesprek, agendapunten aan te dragen via de raadsgriffier. De burgemeester krijgt op zijn/haar beurt ook de gespreksonderwerpen en hoofdvragen van de commissie om zich goed te kunnen voorbereiden. Werkwijze De regels voor functioneringsgesprekken met medewerkers voor zover hier van toepassing, die ter inzage liggen, kunnen als voorbeeld gelden, met name waar het het wederzijdse karakter en de gelijkwaardigheid van de gesprekspartners betreft. Herbenoeming Het gesprek is gericht op de mogelijke herbenoeming. Hiervoor zijn in de genoemde circulaire procedureregels vastgesteld. Uiterlijk acht maanden voor het einde van de ambtstermijn van de burgemeester stelt de Commissaris van de Koning de raad schriftelijk in kennis dat de herbenoeming aan de orde is. En volgens artikel 61a, tweede lid van de Gemeentewet verzendt de raad ten minste vier maanden voor de eerste dag van de maand waarin de herbenoeming dient in te gaan, de herbenoemingsaanbeveling. Door voor het functioneringsgesprek bij herbenoeming de maand te geven voorafgaand aan de drie maanden waarbinnen de raadsaanbeveling voorbereid en verzonden moet worden, wordt gewaarborgd dat op basis van zo laat mogelijke informatie die aanbeveling wordt voorbereid. Volgens het derde lid van artikel 61c van de Gemeentewet is de raadsaanbeveling inzake herbenoeming op zichzelf openbaar. Volgens artikel 61c, eerste lid van de Gemeentewet vinden de beraadslagingen van de raad met de Commissaris van de Koning over het functioneringsverslag in beslotenheid plaats en wordt daarvan een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Ten aanzien van die beraadslagingen en de stukken die aan de raad worden gezonden, dan wel die door de raad aan de Commissaris van de Koning of aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. Voor de raadsvergadering, waarin het verslag met de burgemeester inzake herbenoeming wordt besproken, zal voor de beslotenheid artikel 23 van de Gemeentewet toegepast moeten worden. De geheimhouding zullen de commissie en de raad dan moeten opleggen op basis van de algemene geheimhoudingsbepalingen uit de Gemeentewet: artikel 25 (juncto artikel 93). Alleen bij wet in formele zin kan hiervan afgeweken worden en niet bij gemeentelijke verordening. De commissie en de raad kunnen dus alleen geheimhouding opleggen op basis van de Wet openbaarheid bestuur. Gelet op het karakter van de in dit verband in de commissie en de raad te bespreken onderwerpen, is het dus zaak om, waar nodig, gebruik te blijven maken van de gewone wettelijke mogelijkheden om geheimhouding op te leggen. Artikel 11 Dit artikel ziet op het feitelijke functioneringsgesprek en de punten die daarin altijd besproken worden. Deze hebben een relatie met de profielschets en eventueel eerder gemaakte afspraken en gesprekken. De gesprekspunten zijn conform de handreiking van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Artikelen 12, 13, 14 en 15 Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting. 6