Levering Grafische Dienstverlening, Druk- en Printwerk

Transcriptie

1 Bijlage 1 Programma van Eisen Projectnaam Levering Grafische Dienstverlening, Druk- en Printwerk Datum 25 november 2015 Auteurs Dhr. M. Vermeulen Dhr. M. van Rijn Mevr. P. van Rikxoort Mevr. M. van Veeken Mevr. K. Bakker-Riemens Mevr. J. A. Kaspers-Dokkum Dhr. L.C.D. Lodder Dhr. J.W.R. Schoemaker Controle Dhr. M.J. de Viet

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Kwaliteit Dienstverlening Rapportage Milieu... 7 Hoofdstuk 2. Financiën Prijs Facturatie Afleveren Huisvesting Hoofdstuk 3. ICT-voorzieningen (portal, ftp-verbinding, etc.) Algemeen Hoofdstuk 4. Informatiebeveiliging

3 Hoofdstuk 1. Kwaliteit 1.1 Dienstverlening Eis 1. Inschrijver verzorgt de levering van het grafische dienstverlening, print- en drukwerk voor het ERASMUS MC zoals beschreven in dit programma van eisen en conform de huisstijl van het ERASMUS MC. Op de site is een beschrijving van de huisstijl terug te vinden (inlogcode: heeldemens/erasmus0106). Eis 2. Inschrijver gaat ermee akkoord dat het intellectuele eigendom van producten, ontwerpen en sjablonen voortvloeiend uit opdrachten van ERASMUS MC, toekomt aan ERASMUS MC. Inschrijver zal deze producten in geen enkele vorm aan derden beschikbaar stellen, zonder schriftelijke toestemming van ERASMUS MC. Eis 3. Op de ingangsdatum van de Raamovereenkomst, per 1 mei 2016, dient de Inschrijver de dienstverlening operationeel te hebben. Op 1 april 2016 dient de POC (Proof of Concept, zie paragraaf 6.14 van Offerteleidraad) reeds succesvol te zijn afgerond. Eis 4. Inschrijver gaat ermee akkoord dat bij aanvang van het drukproces van iedere opdracht een proefdruk in PDF wordt vervaardigd, die schriftelijk moet worden goedgekeurd door de opdrachtgever werkzaam binnen het ERASMUS MC, voordat wordt over gegaan tot het vervaardigen van het product. Eis 5. Ter uitvoering van de activiteiten die verband houden met de levering van de gevraagde producten en diensten zal Inschrijver zich bedienen van voldoende, ter zake kundig en bevoegd personeel dat dusdanige kwalificaties bezit dat de bedoelde activiteiten op juiste wijze worden uitgevoerd. Eis 6. De Inschrijver dient een klantenbalie in te richten binnen ERASMUS MC. De locatie voor deze klantenbalie wordt na gunning door ERASMUS MC vastgesteld. Eis 7. De dienstverlener is verantwoordelijk voor een adequate personele bezetting. Op basis van het geprognotiseerd werkaanbod wordt de invulling overgelaten aan de dienstverlenende partij, waarbij het ERASMUS MC bezetting van de klantenbalie gedurende openingstijden als eis stelt. Eis 8. Vanuit Inschrijver wordt een vaste locatiemanager aangesteld die eindverantwoordelijk is 3 voor de geleverde producten en diensten aan het Erasmus MC.

4 1.1.1 Klantenbalie Eis 9. De inschrijver dient zich flexibel op te stellen ten aanzien van de huisvesting van de klantenbalie i.v.m. alle ver- en nieuwbouw werkzaamheden. Eis 10. De klantenbalie is op werkdagen geopend van uur. Wanneer de praktijksituatie daar aanleiding toegeeft kunnen de openingstijden gedurende de looptijd van het contract in overleg met de Opdrachtgever worden aangepast. Eis 11. De klantenbalie is zowel fysiek, telefonisch als via bereikbaar. Inschrijver dient bereid te zijn aan te sluiten op andere communicatiekanalen (bijvoorbeeld chat) indien gewenst door Opdrachtgever. Eis 12. Bestellingen op persoonlijke titel (bijv. scripties van studenten) kunnen bij de klantenbalie geplaatst worden tegen directe betalingen via pin. Eis 13. Bij bestelling aan de klantenbalie wordt altijd een digitale opdracht onder vermelding van ordernummer en kostenplaats aangemaakt ten behoeve van de besteller van het betreffende thema of organisatie onderdeel. Eis 14. Bestellingen kunnen zowel digitaal als aan een fysiek loket worden gedaan. Eis 15. Onderstaande dienstverlening moet worden verzorgd bij de klantenbalie voor opdrachten tot 500 pagina s, voor papierformaten t/m oversized A3 en papiergewichten binnen de range van 65 tot 300 gram: printen/kopiëren/scannen; boren; snijden; wire-o-binding; binden met lijmrug (thermo); nieten en vouwen; lamineren A6 t/m A3. Eis 16. Opdrachten bij de klantenbalie worden uitgevoerd op basis van klaar terwijl u wacht -service of in overleg met de gebruiker binnen één werkdag. 4

5 Eis 17. De klantenbalie adviseert op een onafhankelijke wijze over de meest efficiënte en effectieve productiemiddelen en technieken Grafische dienstverlening Eis 18. Afname van grafische dienstverlening wordt in tijdsblokken van 15 minuten verrekend. Eis 19. Inschrijver verzorgt grafische dienstverlening op basis van vooraf opgestelde offerte en niet op basis van nacalculatie. Eis 20. Inschrijver biedt full service op het gebied van strategisch advies en begeleiding, art (grafische vormgeving, fotografie, video), copy, online. Eis 21. Inschrijver heeft kennis van zowel traditioneel als real time online media. Eis 22. Het aangeboden creatieve niveau van grafische dienstverlening sluit aan bij de diversiteit in uitvraag van het ERASMUS MC. Het ontwikkelen en/of vormgeven van: digitale vormgeving zoals het ontwerpen van lay-outs voor digitale ICTvoorzieningens, (Apps, banners, animaties etc.); (digitale) publicaties: brochures, flyers, folders, factsheets, nieuwsbrieven, eenmalige uitgaven, periodieken en advertenties; incidentele projecten zoals functionele vormgeving, formulieren, beletteringen, displays, banners; het ontwikkelen van campagnes aansluitend op doel en doelgroep, met de juiste vertaling van de strategie en visie van ERASMUS MC naar de inzet van cross mediale communicatiemiddelen in diverse kanalen;. het doorontwikkelen van al bestaande ontwerpen; ontwerpen omzetten van printversies naar digitale versies; het uitvoeren van DTP-werkzaamheden. Hieronder verstaan we producties volgens een al bestaande template. De DTP'er heeft hierbij de taak om de aangeleverde teksten en beeldmateriaal volgens de huisstijlrichtlijnen op te maken; drukklaar en online publicabel maken van bestanden. Eis 23. De Inschrijver geeft advies en kan verwijzen naar grafisch ontwerpers passend bij de Opdracht van de aanvrager en visie van het ERASMUS MC. Eis 24. Bij de uitvraag van grafische ontwerpen biedt de Inschrijver, indien gewenst, meerdere ontwerpen inclusief offerte aan om de gebruiker keuze te bieden. 5

6 Eis 25. Inschrijver geeft voorafgaand aan opdrachtverstrekking niet-standaard drukwerk en grafische werkzaamheden doorlooptijden aan van opleveren ontwerp tot aan levering Niet-standaard druk- en printwerk Eis 26. De inschrijver verzorgt: de productie van A4- en oversized A3-formaat (ook wel genoemd A3++) print- en kopieerwerk in zwart en kleur; de mogelijkheid tot de productie en/of levering van offsetdrukwerk (in zwart en kleur); opmaak van documenten met dtp-activiteiten; grootformaat afdrukken. Eis 27. Inschrijver gaat akkoord met de volgende maximale levertijden met betrekking tot kopieeren printwerk: opdrachten van meer dan 500 afdrukken met of zonder nabewerking: binnen 2 werkdagen; spoedopdrachten: in overleg (echter nooit langer dan 24 uur). Eis 28. Inschrijver coördineert het totale proces vanaf opmaak tot en met aflevering Standaard druk- en printwerk Eis 29. Inschrijver is verantwoordelijk voor registratie, opslag en beheer van de voorraad van alle standaard drukwerkartikelen. Eis 30. Inschrijver bepaalt in samenspraak met de documenteigenaar binnen ERASMUS MC de voorraadhoogte voor het betreffende artikel. Het ERASMUS MC streeft per artikel naar een voorraad voor maximaal 3 maanden. Eis 31. Inschrijver beheert alle versies en specificaties van de standaard drukwerkartikelen welke besteld kunnen worden via een artikelnummer in Oracle ebs en archiveert deze digitaal. Eis 32. Inschrijver neemt het beheer van de bestaande voorraden over van de huidige drukwerk leverancier en levert deze eerst uit alvorens zelf een nieuwe voorraad aan te leggen. Een overzicht van de huidige voorraden is te vinden in bijlage 12. Facturen die bij de uitlevering van deze bestaande, reeds door ERASMUS MC betaalde voorraad bij ERASMUS MC in rekening worden gebracht, dienen gecorrigeerd te worden middels creditfacturen. 6

7 Eis 33. Palletopslag bij leverancier vindt plaats in een geconditioneerde ruimte, afgestemd op het product. Eis 34. Inschrijver onderhoudt direct contact met documenteigenaren voor wijzigingen in het standaard drukwerk. Eis 35. Inschrijver coördineert en verwerkt alle mutatie aanvragen van al het standaard drukwerk conform huisstijl. Eis 36. Wijzigingen in huisstijl elementen van standaard drukwerk vinden enkel plaats in overleg met de huisstijl coördinator van de afdeling Communicatie. Eis 37. De inschrijver moet in staat zijn verschillende databases met specificaties van standaard druk- en printwerkartikelen in beheer te nemen, op aanwijzing van de gebruikers actueel te houden en in opdracht van de gebruikers middels database-publishing druk- en printopdrachten te verzorgen. 1.2 Rapportage Eis 38. Inschrijver voegt een voorbeeld managementrapportage toe aan de inschrijving. Na gunning zal Inschrijver in samenwerking met ERASMUS MC de definitieve format voor de managementrapportage opstellen. Eis 39.Inschrijver voegt een voorbeeld van een uitgewerkte prestatiemonitor (zie bijlage 13) toe aan de inschrijving. Eis 40. Per kwartaal informeert de Inschrijver ERASMUS MC over lopende orders; aard en omvang; levertijden; aantal klachten en afhandeling; aantal retours en afhandeling; nieuwe mogelijkheden/trends. 1.3 Milieu Eisen aan papier Eis 41. Aandeel en herkomst recyclede vezels (uit RVO-milieucriteriadocument papier ) 7

8 Het papier moet zijn gemaakt van ten minste 75% teruggewonnen papiervezels, waarvan ten minste 80% na verbruik gerecycleerde vezels. Teruggewonnen papiervezels zijn zowel na verbruik teruggewonnen gerecycleerde vezels als vóór verbruik gerecycleerde vezels van papierfabrieken, ook wel uitval genoemd. Na verbruik gerecycleerde vezels kunnen afkomstig zijn van consumenten, kantoren, drukkerijen, boekbinders enz. Eis 42. Criteria milieukeur (uit RVO-milieucriteriadocument papier ) Er moet voldaan worden aan de milieucriteria van het EU Ecolabel voor kopieerpapier en grafisch papier (7 juni 2011) of andere milieukeuren van type I of ISO die betrekking hebben op de papierproductie zelf (en niet op de beheerpraktijken van de fabriek). Eis 43. Herkomst primaire houtvezels (uit RVO-milieucriteriadocument papier ) Te leveren hout of hout verwerkt in te leveren (hout)producten dient te voldoen aan de Dutch Procurement Criteria for Timber die zijn vastgelegd in de TPAS (Timber Procurement Assessment System), waarbij geldt dat het voldoet aan ten minste 7 van de 9 principes voor duurzaam bosbeheer (sustainable forest management) ) of een gelijkwaardig alternatief die minimaal dezelfde eisen beschrijft. Eis 44. Gevaarlijke stoffen en mengsels (uit RVO-milieucriteriadocument papier ) Bij de productie van het te leveren papier mag geen gebruik zijn gemaakt van de gevaarlijke stoffen en mengsels, genoemd in eis 43 van het EU Ecolabel voor kopieerpapier en grafisch papier (Uitgesloten of beperkte stoffen en mengsels, 7 juni 2011). Eis 45. Emissies naar water en lucht (uit RVO-milieucriteriadocument papier ). Van het te leveren papier mogen de emissies naar water en lucht bij de productie van pulp en papier niet hoger zijn dan de waarden, berekend volgens de methode zoals omschreven in het EU Ecolabel voor kopieerpapier en grafisch papier (7 juni 2011) (Criterium 1 a en b Emissies naar het water en de lucht). Eis 46. CO2-uitstoot (uit RVO-milieucriteriadocument papier ). Voor het te leveren papier geldt dat de emissies van koolstofdioxide uit niet hernieuwbare bronnen niet hoger mogen zijn dan 1000 kg per ton geproduceerd papier, inclusief de uitstoot als gevolg van elektriciteitsproductie (op of buiten het bedrijfsterrein). Voor nietgeïntegreerde fabrieken (waar alle gebruikte pulpsoorten worden ingekocht) mogen de emissies niet hoger zijn dan 1100 kg per ton. De emissies dienen te worden berekend als de som van de emissies bij de productie van pulp en papier. De CO2-emissies per ton product moeten worden berekend conform de in het EU Ecolabel voor kopieerpapier en grafisch papier (7 juni 2011) beschreven afbakening en methodiek (Criterium 1c EU Ecolabel Emissies naar het water en de lucht, CO2). 8

9 1.3.2 Milieueisen aan offset drukwerk Eis 47. Inkt, verfstoffen, vernis, toevoegingen, reinigingsmiddelen en oplosmiddelen (uit RVOmilieucriteriadocument drukwerk) Voor de vervaardiging van het in het kader van deze aanbesteding te leveren drukwerk mogen geen inkten, verfstoffen, vernis, toevoegingen, reinigingsmiddelen of oplosmiddelen worden gebruikt die geclassificeerd zijn met één of meerdere van de H-zinnen (of corresponderende R-zinnen zoals opgenomen in de omzettingstabel in bijlage VII van de Europese Verordening (EG) Nr. 1272/2008): zie onderstaande link H300 H301 H310 H311 H330 H331 H340 H341 H350 H350i H351 H360F H360FD H360Fd H360Df H361f H361d H361fd H362 H370 H371 H372 H373 H400 H410 H411 H412 H413 EUH059 EUH029 EUH031 EUH032 EUH070. Als uitzondering op deze eis geldt dat UVinkten en UV-vernissen geclassificeerd mogen zijn met H412. Eis 48. Isopropylalcohol (uit RVO-milieucriteriadocument drukwerk) (Bij offsetdrukwerk zonder UV-inkten door middel van vellenoffsetdrukwerk, smalbaanrotatiedruk of rotatiedruk) Het vochtwater dat gebruikt wordt voor de productie van het in het kader van deze aanbesteding te leveren drukwerk, heeft een maximaal isopropylalcoholgehalte (IPAgehalte) van: indien het vellenoffsetdrukproces wordt toegepast: 5%; indien het rotatie-offsettdrukproces wordt toegepast: 3%; indien het smalbaanrotatie-offsetdrukproces wordt toegepast: 5%. (Bij offsetdrukwerk met UV-inkten door middel van smalbaanrotatie) Het vochtwater dat gebruikt wordt voor de productie van het in het kader van deze aanbesteding te leveren drukwerk, heeft een maximaal isopropylalcoholgehalte (IPAgehalte) van 7 vol.%. Eis 49. APEOI, halogenen en ftalaten (uit RVO-milieucriteriadocument drukwerk) De toegepaste inkt, toners, lijm, reinigingsmiddelen of andere chemicaliën mogen bij het vervaardigen van het in het kader van deze aanbesteding te leveren drukwerk niet bevatten: alkylfenolethoxylaten (APEO); halogenen, met uitzondering van biocides met halogenen, met één of meerdere van de H-zinnen (of corresponderende R-zinnen zoals opgenomen in de omzettingstabel in bijlage VII van de Europese Verordening (EG) Nr. 1272/2008): H300 H301 H304 H310 H311 H330 H331 H340 H341 H350 H350i H351 H360F H360FD H360Fd H360Df H361f H361d H361fd H362 H370 H371 H372 H373 H400 9

10 H410 H411 H412 H413 EUH059 EUH029 EUH031 EUH032 EUH070; ftalaten bevatten met de H-zinnen: H360F, H360D, H361f; biocides, inclusief biocides met halogenen, met een log Pow (octanol/waterverdelingscoëfficiënt) 3,0 of een experimenteel bepaalde bioconcentratiefactor (BCF) > 100. Eis 50. Reinigingsmiddelen (uit RVO-milieucriteriadocument drukwerk) Voor het dagelijks procesmatig reinigen van het inktwerk en rubberdoek (niet zijnde reparatie of technische onderhoudsactiviteiten) van de drukpers in het kader van deze aanbesteding te leveren drukwerk, dient een reinigingsmiddel met een minimaal vlampunt van 55 C gebruikt te worden. Bij gebruik van oplosmiddel houdende reinigingsmiddelen komen koolwaterstoffen vrij op de werkplek en in de buitenlucht. Hoe lager de vluchtigheid van de gebruikte reinigingsmiddelen, hoe lager als het overige gelijk is de emissie naar het milieu. Eis 51. Bij offset-drukwerk: de toegepaste inkt, lijm, reinigingsmiddelen of andere chemicaliën mogen geen Alkylfenolethoxylaten (APEO)of halogenen bevatten met de R-zinnen R26/27, R45, R48/20/22, R51/53 en R59 en tevens geen ftalaten met de R-zinnen R60, R61 en R62. Bovenstaande R-zinnen zijn opgenomen in de Europese richtlijn 99/45/EG Eisen aan reproductieapparatuur Eis 52. Het energieverbruik van het product in de bedrijfsstand moet ten minste voldoen aan de energie-efficiëntie-eisen van de Energy Star v.2.0-criteria voor beeldverwerkingsapparatuur of een gelijkwaardig alternatief die minimaal dezelfde eisen beschrijf. Het energieverbruik moet worden gemeten volgens de Test Method for Determining Imaging Equipment Energy Use Version 2.0 Final May-2012 of een gelijkwaardige methode Eisen ten aanzien van verpakking Eis 53. Inschrijver stelt zich actief op om verpakkingsmateriaal te verminderen o.a. door geen overbodige omverpakkingen te gebruiken en het gewicht van verpakkingen te verminderen. 10

11 Hoofdstuk 2. Financiën 2.1 Prijs Eis 54. Inschrijver biedt offertes aan op basis van een transparante marktgerichte prijsstelling. Eis 55. Inschrijver dient voor alle in bijlage 10 vermelde producten en diensten een all-in prijs op te geven op basis van de vermelde afname. Deze all-in prijs omvat: alle (digitale) proefdrukken; alle eventuele instelkosten, omstelkosten en plaatkosten; papier; alle eventuele afwerkingen en/of verspreiding zoals aangegeven in de specificaties; kosten met betrekking tot administratie, facturering, en creditering; leveringskosten/afleverkosten/distributiekosten; totale kosten voor voorraadbeheer; alle overige bijkomende kosten welke door Inschrijver nader gespecificeerd moeten worden. Eis 56. Inschrijver dient alle producten en diensten waarvoor geen specifieke prijzen worden opgevraagd na gunning aan te bieden tegen tarieven die gelijk zijn aan die van vergelijkebare producten en diensten waarvoor wel prijzen zijn uitgevraagd. Eis 57. Prijswijzigingen voor het eerstvolgende kalenderjaar worden voor 1 november schriftelijk aangekondigd en volgens onderstaande index opgebouwd. Het looncomponent wijzigt met maximaal een percentage gelijk aan de stijging van het indexcijfer voor het CBS-indexcijfer Cao-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2010=100) incl. bijzondere beloningen per maand voor de bedrijfstak 18 grafische industrie, te vinden via de link: De indexering voor kosten van materiaal vindt plaats door middel van het CBS-indexcijfer Producentenprijsindex; afzetprijzen, bedrijfstak SBI 2008, 2010=100 voor de bedrijfstak 17 papierindustrie, te vinden via de link: 11

12 l&hdr=t,g1,g2&stb=g3&vw=t. Prijsverhogingen dienen marktconform, verifieerbaar en onvermijdbaar te zijn en kunnen nooit hoger zijn dan de op dat moment bekend zijnde CBS-indexcijfer. Er mag jaarlijks 1 (één) voorstel voor tariefaanpassing plaatsvinden. Tariefaanpassing vindt pas plaats na schriftelijke goedkeuring van ERASMUS MC. Indien in enig jaar geen aanpassing heeft plaatsgevonden, is Leverancier niet gerechtigd op een later moment later deze prijsaanpassing alsnog door te voeren. 2.2 Facturatie Eis 58. De Inschrijver gaat akkoord met de maandfacturering achteraf voor de daadwerkelijk gemaakte afdrukken. Eis 59. Inschrijver factureert het ERASMUS MC op basis van de bestelling met bijbehorende kostenplaats een elektronische factuur in pdf formaat. 2.3 Afleveren Eis 60. Inschrijver dient standaard druk- en printwerk aan te bieden bij het Logistiek Centrum aan de Westzeedijk 353 in Rotterdam of in overleg direct bij 1 van de andere gebouwen van het ERASMUS MC. Het afleverproces voor niet-standaard drukwerk dient in overleg met de opdrachtgever nader te worden vormgegeven. Eis 61. Levereenheden worden door de leverancier aan de buitenzijde voorzien van een duidelijk leesbaar palletlabel waarop voor de medewerkers van het ERASMUS MC eenvoudig is af te lezen welke hoeveelheden van welke artikelen zich op de pallet bevinden, en voor welke ruimten deze bedoeld zijn. Eis 62. Levering van standaard drukwerk artikelen vindt op werkdagen plaats tussen uur en uur. Het ERASMUS MC verzorgt zelf de verspreiding door de verschillende gebouwen. Eis 63. Op de eventuele grootverpakking dienen eventuele bewaarcondities, de artikelomschrijving en aantallen klein verpakkingen te worden vermeld. Eis 64. Inschrijver levert standaard druk- en printwerkartikelen binnen drie werkdagen na bestelling 12 af bij het Logistiek Centrum.

13 2.4 Huisvesting Eis 65. De ruimten worden casco aangeboden. Voor de aangeboden ruimten geldt een verplichte afname van de gehele ruimte. Eis 66. Inschrijver stemt in met het sluiten van een huurovereenkomst op basis van art. 7:290 BW. Gebruik zal worden gemaakt van het model van de Raad van Onroerende Zaken Er zullen afwijkende bedingen worden opgenomen die ter goedkeuring aan de rechtbank worden voorgelegd. Dit betreft de looptijd gekoppeld aan de dienstverleningsovereenkomst alsmede afwijkende beëindigingsgronden. Inschrijver stemt in met een vaste looptijd die aansluit bij de dienstverleningsovereenkomst alsmede met afwijkende beëindigingsgronden ten gunste van Erasmus MC. 13

14 Hoofdstuk 3. ICT-voorzieningen (portal, ftp-verbinding, etc.) 3.1 Algemeen Eis 67. De inschrijver levert een gebruiksvriendelijke bestelportal die medewerkers van het ERASMUS MC in staat stelt om: Een breed assortiment niet-standaard druk- en printwerk en diverse digitale uitingen (bijvoorbeeld banners voor het ERASMUS MC intranet) op basis van standaard formats op te maken en te bestellen; Een offerte op te vragen voor een opdracht voor grafische vormgeving. Eis 68. De ERASMUS MC huisstijl kan binnen de beschikbare standaard formats in de bestelportal worden geborgd. Eis 69. Via de Portal wordt géén standaard druk- en printwerk besteld. Dit gaat volgens de bestaande route op basis van vaste artikelnummers via Oracle ebs. Eis 70. Digitale uitingen van standaard formats moeten direct na opmaken, zonder kosten, beschikbaar zijn voor medewerkers. Eis 71. Druk- en printwerk via de bestelportal kan uitsluitend worden besteld op kostenplaats. Eis 72. Beelden uit de ERASMUS MC beeldbank moeten in de bestelportal beschikbaar zijn en direct kunnen worden ingevoegd in de opgemaakte materialen. Eis 73. Medewerkers moeten bij het plaatsen van een bestelling expliciet gevraagd worden om te bevestigen dat zij hiervoor een akkoord hebben van de budgethouder van de betreffende kostenplaats. Eis 74. De bestelportal moet, via een link op het ERASMUS MC intranet toegankelijk zijn voor alle medewerkers. Eis 75. Medewerkers moeten met hun eigen, unieke ERASMUS MC gebruikersnaam en wachtwoord, kunnen inloggen op basis van Single Sign-on van SURFconext. Eis 76 De opmaak van materialen moet kunnen worden bewaard en eventueel worden hergebruikt. 14

15 Eis 77. Bij het opmaken van materialen wordt een voorbeeldweergave inclusief prijsopgaaf en levertijden getoond. Eis 78. De kosten voor het gebruik en het inrichten van de bestelportal dienen door de Inschrijver separaat inzichtelijk te worden gemaakt. Gedurende de implementatie zal in overleg met de opdrachtgever worden vastgesteld in hoeverre deze kosten moeten worden verwerkt in de prijs van de diverse, door de Inschrijver geleverde, producten en diensten. Eis 79. Inschrijver dient inzichtelijk te maken welke mogelijkheden de bestelportal biedt op het gebied van integratie met het, door de opdrachtgever gebruikte, bestelsysteem Oracle ebs. Eis 80. Inschrijver verstrekt gebruiker op basis van de bestelling een digitale orderbevestiging. Eis 81. Richtlijnen en procedures voor de bepaling van het huidige en het toekomstige gebruik van de portal en van andere ICT-voorzieningen (capaciteitsplanning) zijn schriftelijk vastgelegd. Eis 82. Richtlijnen en procedures voor wijzigings- en versiebeheer zijn schriftelijk vastgelegd, zowel voor wijzigings- en versiebeheer van de inhoud ( content ) en van de programmatuur van de portal en van andere ICT-voorzieningen. Eis 83. Richtlijnen en procedures voor het beheer en de beveiliging van testgegevens zijn schriftelijk vastgelegd. Testen van ICT-voorzieningen wordt alleen gedaan met fictieve of anonieme persoonsgegevens. Eis 84. De hosting van (onderdelen van) de ICT-voorzieningen vindt bij voorkeur plaats in Nederland, maar in ieder geval in een land dat valt onder de EU Directive 95/46/EC betreffende privacy. Eis 85. Taken en verantwoordelijkheden voor het beheer en de beveiliging van de ICTvoorzieningen zijn gedefinieerd en schriftelijk vastgelegd, bij voorkeur met gebruik van ITIL of een vergelijkbare gestructureerde methode voor ICT-beheer. Eis 86. Functiescheiding is aanwezig voor de scheiding van ontwikkeling, testen en productie Eis 87. Omgevingen voor ontwikkeling, testen en productie zijn gescheiden. Eis 88. Richtlijnen en procedures voor toegangsbeheersing van de ICT-voorzieningen zijn schriftelijk vastgelegd, zowel voor de gebruikers van de ICT-voorzieningen als ook voor het personeel van de inschrijver. 15

16 Eis 89. Personeel van de inschrijver heeft op afstand alleen op een veilige manier toegang tot de ICT-voorzieningen: via een versleutelde VPN-verbinding met behulp van tweefactor authenticatie met een sessie-time-out, maximaal 1 uur. Eis 90. Pogingen voor het verkrijgen van toegang tot de ICT-voorzieningen worden gelogd. De logfile wordt voor analysedoeleinden bewaard. Eis 91. De ICT-voorzieningen hebben middelen voor de logging van activiteiten (raadplegen van gegevens, invoer van gegevens, opslag van gegevens, verwerking van gegevens, verzending en ontvangst van berichten, autorisatiebeheer, etc.). Eis 92. De hard- en software, waarop de ICT-voorzieningen worden gehost, zijn aantoonbaar gehardend tegen aanvallen van hackers, onder andere door de default configuratie en systeemwachtwoorden te verwijderen. Eis 93. De ICT-voorzieningen worden gehost op separate hardware of zodanig gedeeld met andere ICT-voorzieningens of klanten dat de beveiliging van de omgeving van het Erasmus MC niet in gevaar kan worden gebracht. Eis 94. Externe routers en firewalls zijn als volgt geconfigureerd gebruik van één toegangspunt ( chokepoint ) volgens standaarden van de inschrijver(s) en algemeen geaccepteerde regels gebruik makend van redundantie ( Defense in Depth ) met gebruik van verschillende soorten van beveiligingsmiddelen ( Diversity of Defense ) wanneer een beveiligingsmiddel faalt mag geen toegang worden verleend ( Failure Mode ) met gebruik van statefull inspection. Eis 95. De documentatie van datamodellen, software, datacommunicatieprotocollen en onderdelen van het proces van de verwerking van de ICT-voorzieningen is volledig schriftelijk vastgelegd. Eis 96. Autorisatie van gebruikers vindt plaats met onderscheid naar rechten voor lezen, toevoegen, wijzigen en verwijderen van gegevens. 16

17 Eis 97. De portal heeft de volgende onderverdeling een publiek deel en een deel voor geautoriseerde gebruikers binnen het geautoriseerde deel een nader onderscheid naar een deel voor informatieuitwisseling ( front-end ) en een deel voor opslag en verwerking van gegevens ( backend ). Eis 98. De portal maakt gebruik van https en is voorzien van een officieel certificaat. Eis 99. Wanneer de gebruikers toegang krijgen tot het geautoriseerde deel van de portal worden zij geïnformeerd over de logging van hun activiteiten en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Eis 100.De ICT-voorzieningen hebben zo nodig middelen voor beveiligde en/of ftp met de volgende eigenschappen standaard bevestiging van verzending en van ontvangst middelen voor de waarborging van de integriteit van het berichtenverkeer met gebruik van SSL/TLS middelen voor onweerlegbaarheid ( non-repudiation ). Eis 101.De portal heeft de volgende middelen voor de waarborging van de integriteit van de invoer, verwerking en uitvoer controle op de geldigheid van invoer en het gebruik van ongeldige karakters controle op de invoer van active content in invoervelden bevestiging van de ingevoerde gegevens aan de gebruiker controles op de geldigheid van de verwerking en de uitvoer. Eis 102. De ICT-voorzieningen zijn ontwikkeld met gebruik van veilig programmeren (zie en Eis 103. De inhoudelijke gegevens worden in en/of met de ICT-voorzieningen opgeslagen en extern getransporteerd met gebruik van encryptie (minimaal bit en gebruik van een sterk algoritme Eis 104. Richtlijnen en procedures voor sleutelbeheer voor encryptie zijn schriftelijk vastgelegd. Eis 105. De ICT-voorzieningen zijn zodanig ontwikkeld en ingericht dat de gegevens desgewenst kunnen worden overgedragen naar een ander informatiesysteem ( portabiliteit ). Eis 106. Er zijn voorzieningen aanwezig voor het bewaren en vernietigen van de inhoudelijke gegevens. 17

18 Hoofdstuk 4. Informatiebeveiliging Eis 107. Afspraken met interne en externe inschrijvers van onderdelen van de ICT-voorzieningen zijn gedefinieerd en schriftelijk vastgelegd in een contract en een onderliggende SLA. Eis 108. Informatie over het Erasmus MC wordt door de inschrijver niet zonder voorafgaande toestemming van het Erasmus MC aan derden ter beschikking gesteld, bijvoorbeeld voor commerciële doeleinden. Eis 109. Tussen de inschrijver en het Erasmus MC is een bewerkersovereenkomst opgesteld. In geval van sub bewerker(s) is met deze partij ook een subwerkersovereenkomst afgesloten. De (sub)bewerkersovereenkomst voldoet aan wat hierover is vastgelegd in de richtsnoeren van het CBP. Eis 110. Richtlijnen en procedures voor de melding, registratie en het oplossen van beveiligingsincidenten zijn schriftelijk vastgelegd, waarbij ook wordt voldaan aan de Wet Meldplicht Datalekken. Eis 111. Procedures zijn schriftelijk vastgelegd en maatregelen zijn aanwezig om alle delen en /of de functionaliteit van de ICT-voorzieningen onmiddellijk buiten gebruik te stellen in geval van een beveiligingsincident. Eis 112. Er zijn wettelijk sluitende afspraken gemaakt over de intellectuele eigendoms- en gebruiksrechten van de ICT-voorzieningen. Eis 113. Het is gegarandeerd dat inschrijver voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving met betrekking tot beveiliging en bescherming van persoonsgegevens, waaronder de meldplicht datalekken. Eis 114. Het geheel van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen wordt jaarlijks gecontroleerd door een onafhankelijke externe partij. Eis 115. Inschrijver heeft aantoonbaar algemeen geaccepteerde standaarden voor informatiebeveiliging geïmplementeerd (zoals de Code voor Informatiebeveiliging (ISO27001/ ISO27002) of NEN-norm 7510:2011, Informatiebeveiliging in de zorg). Eis 116. Een proces voor Service Level Management is aanwezig, waarbij gebruik wordt gemaakt van formele contracten en Service Level Agreements. 18

19 Eis 117. Service Level Reporting over het beheer en de beveiliging van de ICT-voorzieningen vindt plaats volgens een vooraf vastgestelde en overeengekomen inhoud en frequentie. Eis 118. Relevant personeel van de inschrijver is aantoonbaar getraind in het beheer en de beveiliging van ICT-voorzieningen. Eis 119. De inschrijver is met de interne en externe medewerkers schriftelijk geheimhouding overeengekomen. Eis 120. Maatregelen zijn aantoonbaar aanwezig voor de fysieke beveiliging van de locatie(s), ruimten en apparatuur die voor de dienstverlening wordt ingezet. Eis 121. Informatie over beveiligingskwetsbaarheden wordt door de inschrijver dagelijks bijgehouden. Eis 122. De inschrijver draagt er zorg voor dat afvoer van apparatuur, waarop zich gegevens van gebruikers van de ICT-voorzieningen bevinden of hebben bevonden, op een veilige en gecertificeerde manier wordt uitgevoerd. Eis 123. Continuïteitsplannen en voorzieningen zijn aanwezig in overeenstemming met de beschikbaarheidseisen van de ICT-voorzieningen, zowel voor de infrastructuur als voor de toegang tot het internet. Eis 124. Er zijn procedures en voorzieningen aanwezig voor de waarborging van de beschikbaarheid en de back-up van de programmatuur en de inhoudelijke gegevens, inclusief externe opslag van de back-ups. Eis 125. De continuïteitsplannen en voorzieningen worden jaarlijks getest. Eis 126. De inschrijver test de geldigheid en volledigheid van de back-up jaarlijks door het uitvoeren van een restore op een andere omgeving. Eis 127. De inschrijver controleert de beveiliging van de ICT-voorzieningen op periodieke basis door het (laten) uitvoeren van een penetratietest. Eis 128. Het Erasmus MC heeft het recht om de organisatorische en technische maatregelen te (laten) controleren. 19

20 Inschrijver verklaart te voldoen aan alle gestelde eisen in het Programma van Eisen en deze verklaring naar waarheid te hebben ondertekend. Naam Functie Onderneming Handtekening Plaats en datum 20