HOOFD IN DE WOLKEN, VOETEN OP DE GROND

Transcriptie

1 Exact Online HOOFD IN DE WOLKEN, VOETEN OP DE GROND Waarom bedrijfssoftware in de cloud zo n goed idee is

2 02 BEDRIJFSSOFTWARE IN DE CLOUD EEN GOED IDEE INHOUD INTRODUCTIE Introductie 01 Wat (en waar) is nu precies de cloud? De begrippen nader verklaard De verschillen tussen on-premise, 07 gehoste en cloudsoftware 04 Elke cloud heeft een gouden randje Conclusie 10 Dit mantra kent u ondertussen wel. Wereldwijde financiële crisissen en lange, trage wegen naar herstel helpen daar niet bij. Een bedrijf op een verantwoordelijke manier runnen is 1 ding. Het bijna onmogelijke realiseren is heel wat anders. Maar is kosten besparen en tegelijkertijd de dienstverlening beter maken wel zo n ondankbare taak als het lijkt? Kosten besparen. Kosten besparen. Kosten besparen... Waarde toevoegen. Waarde toevoegen. Waarde toevoegen... Laten we eens beginnen met het bezuinigen. U zult overal met de kaasschaaf overheen moeten, ook over uw IT-uitgaven. Want deze zorgen in de regel voor hoge overheadkosten. Ondernemers moeten steeds vaker manieren vinden om deze kosten te verminderen om concurrerend te blijven. Ze kijken meer en meer naar gestandaardiseerde bedrijfssoftware met een lagere Total cost of ownership (TCO, vrij vertaald de totale kosten van gebruik). Zelfs wanneer dit ten koste gaat van interne processen. Maar wat als u dit soort compromissen niet hoeft te sluiten. Zou het niet prettig zijn om op IT-kosten te besparen én tegelijkertijd processen te stroomlijnen om zo de efficiency te verbeteren? En wat als deze optie u ook overal veilige toegang geeft tot uw bedrijfsgegevens? Inclusief helder inzicht in uw hele bedrijf? Overal en altijd? En die meteen tijdrovend administratiewerk automatiseert? Waarmee u ook nog eens makkelijk online samenwerkt met uw accountant, collega s en zelfs uw klanten? En dat alles heel makkelijk en op een kostenbesparende manier? Perfect, doe mij er maar 2, zult u zeggen. Maar waar op deze aardbol vindt u bedrijfssoftware die dit alles kan bieden? Nou, misschien wel helemaal niet op de aarde. Heeft u al in de wolken gekeken? Om meer precies te zijn in de cloud? Lees deze whitepaper voor een kort overzicht van alles wat u moet weten om kosten te besparen en waarde toe te voegen met hulp van de cloud.

3 BEDRIJFSSOFTWARE IN DE CLOUD EEN GOED IDEE WAT (EN WAAR) IS NU PRECIES DE CLOUD? U heeft het woord vast wel eens voorbij zien komen. Maar wat betekent de cloud nu eigenlijk? Waar staat het? En wat is het? Tegenwoordig doen we zaken in een digitale wereld van online software met diensten of services die gehost worden. Wellicht denkt u dat bijna alles dat u via het internet uw kant op komt op dezelfde manier werkt. En dat alles dezelfde voordelen biedt. Maar niets is wat het lijkt. De cloud is anders. Maar op een goede manier. Vraag 10 mensen wat de cloud eigenlijk is en u krijgt waarschijnlijk 10 verschillende antwoorden. Toch is er een officiële definitie van de National Institute of Standards and Technology (NIST) die de cloud nauwkeurig omschrijft. Het gaat om de volgende kenmerken. De kenmerken van de cloud 01 IT-middelen zoals servers en datacenters worden gedeeld. 02 Onderhoud, noodback-ups en updates worden automatisch uitgevoerd. 03 Makkelijke toegang, vanaf waar dan ook ter wereld, met elke browser en elk apparaat waarmee u online kunt gaan. 04 Het is makkelijk te koppelen aan uw favoriete online software en services. 05 Abonnementen worden online afgesloten. U betaalt alleen voor wat u gebruikt.

4 04 BEDRIJFSSOFTWARE IN DE CLOUD EEN GOED IDEE Cloud spotten De cloud is populair in ondernemersland! Dat blijkt wel uit de talloze bedrijfssoftwarepakketten die als cloudsoftware worden aangeprezen. Maar staan ze allemaal wel 100% in de cloud? Zo niet, dan profiteert u niet van alle voordelen van de cloud. En hoe zit het met uw huidige bedrijfssoftware? Staat die eigenlijk wel 100% in de cloud? Stel uzelf de volgende vragen en loop de checklist na. De vragen die u moet stellen Worden de IT-middelen gedeeld? Cloudsoftware vervangt uw lokaal geïnstalleerde software. In plaats daarvan staat het op state-of-the-art servers in zwaarbeveiligde datacenters. Hier wordt het onderhouden door een gecertificeerde hosting provider. Hier wordt de hardware gedeeld met andere aanbieders van cloudsoftware. Dat zorgt er weer voor dat u altijd werkt met de laatste hardware, tegen een fractie van de kosten. Wordt onderhoud automatisch en centraal uitgevoerd? De cloud is speciaal ontworpen om u het leven makkelijker te maken. Het zelf (laten) installeren en updaten van uw software is verleden tijd. Dat wordt allemaal voor u gedaan door de softwareleverancier. De hosting provider zorgt weer voor het onderhoud van de servers en geautomatiseerde noodback-ups. Daar hoeft u zich dus geen zorgen meer over te maken. Kunt u overal makkelijk bij uw gegevens? Dankzij de cloud kunt u overal en altijd bij uw gegevens. Vanaf elke browser op zowel uw smart phone als uw tablet, laptop of desktop pc. Als u maar een internetverbinding heeft. Is de software makkelijk te koppelen? De cloud maakt het makkelijk om gegevens uit wisselen met uw favoriete online software en services. Zo kunt u bedrijfssoftware samenstellen die precies bij u past. Dan laat u uw hele organisatie van de cloud profiteren. Kunt u de software zelf beheren? Bij cloudsoftware betaalt u alleen voor wat u gebruikt. U sluit een flexibel (maand)abonnement online af. U houdt de volledige controle, zonder dat er een IT er aan te pas hoeft te komen. U kunt direct beginnen en bijvoorbeeld meteen gebruikers en functies toevoegen (of verwijderen). Daar heeft u niemand anders voor nodig.

5 BEDRIJFSSOFTWARE IN DE CLOUD EEN GOED IDEE 05 Checklist Haalt u alles uit de cloud? Snel aan de slag Heeft u uw abonnement makkelijk online afgesloten? Kon u snel aan de slag, zonder eerst iets op uw computer te hoeven installeren? Was het mogelijk om na het afsluiten de software meteen te gebruiken? JA NEE 24/7 wereldwijd uw gegevens bij de hand Kunt u overal en altijd bij uw bedrijfsgegevens via het internet? Zijn uw bedrijfsgegevens online te bekijken zonder dat u eerst in moet loggen via een VPN-verbinding of Citrix service? Kiest u zelf welke browser u gebruikt, bijvoorbeeld Google Chrome, Safari, Firefox of Internet Explorer? Werkt u op verschillende besturingssystemen zoals Windows, OS X, ios of Android zonder dat u eerst extra software moest installeren? Kunt u met een mobile app bij uw bedrijfsgegevens? Betaal alleen voor wat u gebruikt met een flexibel abonnement Kon u de software gebruiken zonder eerst voor een softwarelicentie te betalen? Was het mogelijk om de software gebruiken zonder eerst installatiekosten te betalen? Kunt u uw abonnement binnen een maand opzeggen, zelfs in het eerste jaar? Makkelijk en schaalbaar Kunt u gebruikers en functies makkelijk aan uw abonnement toevoegen of verwijderen? Kunt u die zonder tussenkomst van de leverancier zelf online toevoegen of verwijderen? Worden deze wijzigingen meteen doorgevoerd? Probleemloos onderhoud Wordt uw software automatisch geüpdatet? Maken alle medewerkers meteen gebruik van deze update? Zorgt uw provider voor noodback-ups zodat uw data altijd veilig en beschikbaar is? Conclusie Heeft u alle vragen met JA beantwoord? Gefeliciteerd! Dan werkt u 100% in de cloud en profiteert u van alle voordelen. Heeft u ergens NEE op moeten beantwoorden dan moeten we u teleurstellen. U werkt niet 100% in de cloud en profiteert niet van alle voordelen. Neem contact op met een leverancier die u wel hiervan laat profiteren.

6 06 BEDRIJFSSOFTWARE IN DE CLOUD EEN GOED IDEE 02 DE BEGRIPPEN NADER VERKLAARD U weet nu welke voordelen de cloud u biedt. De volgende stap is om enkele begrippen uit de leggen die u tegen gaat komen als u zich gaat inlezen in alles cloud. IaaS, PaaS en SaaS Deze afkortingen heeft u vast wel eens gehoord. Maar een overzicht van de cloud is niet compleet zonder de 3 meest voorkomende afkortingen met de 2 A s, dus we laten ze hier nogmaals de revue passeren. IaaS We starter met Infrastructure as a Service. Dat kunt u zien als gedeelde computerinfrastructuur in de cloud. Denk bijvoorbeeld aan opslag, servers en netwerkcomponenten. De hosting provider is verantwoordelijk voor de huisvesting, het beheer en het onderhoud. U betaalt alleen voor het gebruik. Bekende IaaS-providers zijn bijvoorbeeld Rackspace en Amazon Web Services. PaaS Platform as a Service staat voor het huren van een computerplatform, inclusief hardware, besturingssystemen, opslag, database en netwerkcapaciteit. Die zijn allemaal geïnstalleerd in de cloud. Ontwikkelaars kunnen zo nieuwe applicaties en diensten bouwen en testen, allemaal online. U profiteert van de schaalgrootte door het delen van de onderliggende fysieke infrastructuur. Windows Azure en Google App Engine zijn 2 voorbeelden van PaaS. SaaS Software as a Service staat voor het huren van kant-en-klare software (dus een volwaardig programma) in de cloud op basis van een (maand)abonnement. U gebruikt een programma zonder een dure softwarelicentie te kopen of de software op uw eigen computers te hoeven installeren. In dit scenario slaan een aanbieder van cloudsoftware en een hosting provider de handen ineen, waarbij de eerste verantwoordelijk is voor de software en laatstgenoemde voor de onderliggende infrastructuur en de hardware. SaaS is voor ons het meest relevante begrip. Dit is het meest voorkomende model dat binnen het mkb gebruikt wordt. De markt voor SaaS groeit hard en zal dat naar alle verwachting ook in de toekomst blijven doen. Dat komt grotendeels doordat de on-demand aard van dit beestje. Dat maakt het zowel flexibel als goedkoop in gebruik. En dat terwijl u ook hiermee uw bedrijfsprocessen op orde krijgt. Multi-tenant SaaS versus single-tenant SaaS Nog 2 begrippen die u tegen gaat komen zijn multi-tenant SaaS en single-tenant SaaS. Als u weet dat tenant het Engelse woord voor huurder is, dan is het makkelijk te begrijpen waar het om draait. Bij een multi-tenant scenario huren meerdere gebruikers een plek binnen 1 programma in de cloud. Ze maken dus allemaal gebruik van hetzelfde programma. Voor een aanbieder van cloudsoftware is multi-tenant SaaS ook heel aantrekkelijk. Zaken als servercapaciteit, opslag en het updaten en doorontwikkelen van de software zijn veel efficiënter te managen. Dat vertaalt zich in de regel terug in een stabieler programma dat veel sneller is te updaten. En dat is weer goed voor de gebruikers zelf. Een voorbeeld van multi-tenant SaaS is het welbekende Gmail van Google. Er is eigenlijk maar 1 programma dat gebruikt wordt door iedereen met een Gmail-adres. Daarmee bespaart Google op serverkosten en onderhoud. Tegelijkertijd kunnen ze updates aan het programma helemaal automatiseren en voor iedereen tegelijk uitvoeren. Daardoor werkt u altijd met de nieuwste en meest veilige versie van Gmail. En dat zonder dat u er iets voor hoeft te doen. Single-tenant SaaS is het tegenovergestelde van multi-tenant SaaS. 1 huurder koopt dan een programma en laat dat in de regel op maat maken. De softwareleverancier moet in dit geval alle verschillende installaties van alle huurders op verschillende manieren onderhouden. U profiteert dan niet van de flexibiliteit, beschikbaarheid en kostenbesparing die multi-tenant SaaS u biedt.

7 BEDRIJFSSOFTWARE IN DE CLOUD EEN GOED IDEE DE VERSCHILLEN TUSSEN ON- PREMISE, GEHOSTE EN CLOUDSOFTWARE OK, dus u bent op zoekt naar nieuwe bedrijfssoftware. Stel uzelf dan in ieder geval de volgende vragen. Voldoen de specificaties voor de eisen die u stelt? Hoeveel wilt u investeren? En de belangrijkste vraag: welk leveringsmodel past bij mij? Wat betreft de laatste vraag heeft u de keuze uit 3 mogelijkheden: -- On-premise software -- Gehoste software --Cloudsoftware Het verschil tussen de laatste 2 is niet altijd direct duidelijk omdat bij beide modellen de bedrijfssoftware online staat. Maar de verschillen zijn enorm. We zetten het hieronder voor u op een rij. On-premise software Dit type software draait op een server in uw eigen bedrijfspand of een eigen server in een extern datacenter. U bent zelf verantwoordelijk voor installatie, onderhoud van de applicatie en de IT-infrastructuur. Om bij uw bedrijfsgegevens te kunnen moet u in bijna alle gevallen software op uw eigen systemen installeren. Online toegang krijgt u bijvoorbeeld alleen via een VPN-verbinding. Bij on-premise software wordt vaak nog gewerkt met traditionele prijsmodellen. Dat betekent een grote investering vooraf voor de licentie. Dan moet het nog uitgerold worden (extra consultancykosten!) en daar komen ook nog eens de jaarlijkse onderhoudskosten bovenop. Om nog maar te zwijgen over de onvermijdelijke hardwarekosten. Gehoste software Dit staat voor bedrijfssoftware die gehost wordt door een leverancier. Dit betekent in principe hetzelfde als on-premise software, met het verschil dat het niet op uw eigen server staat, maar in een datacenter. Het komt ook voor dat u bijvoorbeeld uw eigen hardware in het datacenter van de aanbieder zet. Dit wordt dus ook single-tenant genoemd. U kunt wel online bij uw bedrijfsgegevens, maar daarvoor moet u in bijna alle gevallen inloggen via bijvoorbeeld een VPN-verbinding. De uitzondering op deze regel is gehoste web-based bedrijfssoftware. Daar kunt u wel bij via een browser. Maar let op: want het kan voorkomen dat niet alle besturingssystemen en browsers worden ondersteunt. Dat komt doordat deze software vaak uit het pre-saas tijdperk stamt.

8 08 BEDRIJFSSOFTWARE IN DE CLOUD EEN GOED IDEE Cloudsoftware Zoals we dat in het vorige hoofdstuk uitgelegd hebben leeft echte cloudsoftware 100% in de cloud. Het moet dus om multi-tenant SaaS gaan. U sluit een (maand)abonnement af en laat het onderhoud van zowel de software als de hardware over aan de softwareleverancier en de hosting provider. U hoeft niets te installeren. U logt gewoon in via de browser vanaf elke computer, tablet of smartphone die u heeft. U betaalt alleen voor wat u gebruikt. Deze abonnementen zijn makkelijk aan uw wensen aan te passen zonder dat u een IT er hoeft in te schakelen. Het is makkelijk aan uw favoriete online software en services te koppelen. Pas op voor cloudwashing! Een aantal brutale providers maken slim gebruik van de verwarring in de markt over wat cloudsoftware nu precies is. Zij vermommen hun bedrijfssoftware als echte cloudsoftware. Dat doen ze vaak door er een sticker met cloudsoftware op te plakken en het aan te bieden in de vorm van (maand)abonnementen. Maar het gaat dan in het beste geval om gehoste single-tenant producten. Dit wordt cloudwashing genoemd. Let hier goed op. Hier is menig ondernemer al mee de mist in gegaan.

9 BEDRIJFSSOFTWARE IN DE CLOUD EEN GOED IDEE ELKE WOLK HEEFT WEL EEN GOUDEN RANDJE Werken in de cloud is makkelijk en veilig. Niets installeren, nooit meer updaten, maar meteen aan de slag tegen een vast en laag bedrag per maand. We zetten de voordelen nog even voor op u rij. 24/7 wereldwijd uw gegevens bij de hand U kunt overal en altijd bij uw gegevens. Het enige wat u nodig heeft is een internetverbinding. Zit u bij uw bank, accountant of notaris en heeft u meteen uw financiële resultaten nodig? Zit u bij een klant en heeft u een document of factuur nodig? Geen enkel probleem. Met een computer, tablet of smartphone binnen handbereik haalt u het meteen tevoorschijn. Online samenwerken Werk makkelijk online samen met uw collega s, partners, klanten én uw accountant. De cloud is een prima plek om samen te werken en uw gegevens op te slaan. Cloudsoftware helpt u daarbij. Het voordeel van alles in de cloud? Al uw documenten staan op 1 plek waar u overal bij kunt, u bespaart op fysieke archiefruimte en vindt alles snel terug. Dat levert tijd en geld op. Nú en later. Flexibele abonnementen Flexibele maandabonnementen - betaal alleen voor wat u gebruikt. Met cloudsoftware weet u precies wat uw kosten zijn. U betaalt een vast bedrag per maand. Vast en toch flexibel. Want uw abonne ment groeit met u mee. Ook als u groeit in uw specifieke branche. Pas in een hand omdraai het aantal administraties en gebruikers aan. Of voeg apps toe. Of groei door naar een branche specifiek abonnement. Zo flexibel is werken in de cloud. Veilig en betrouwbaar werken Beveiliging van topniveau, betrouwbare service en geen IT-kennis nodig. Zijn mijn bedrijfsgegevens wel veilig in de cloud? Het antwoord is absoluut! En misschien zelfs wel veiliger dan bij u op de zaak. Uw gegevens worden opgeslagen in zwaar beveiligde datacenters. Volledig versleuteld en onder strenge veiligheidseisen. Bovendien doet de provider het beheer, de updates en het onderhoud voor u. Die IT-kennis heeft u niet meer nodig. Snel aan de slag Meld u aan, vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en u bent online. Zo simpel is het. Starten met cloudsoftware is heel makkelijk. Gewoon inloggen en u bent online! De betere leveranciers bieden u ook (gratis) trainingen aan en uitgebreide online hulp zodat u 24/7 antwoorden op uw vragen kunt vinden.

10 10 BEDRIJFSSOFTWARE IN DE CLOUD EEN GOED IDEE 05 CONCLUSIE Bedrijfssoftware in de cloud helpt u kosten besparen en tegelijkertijd waarde toevoegen. Dat zonder compromissen te sluiten. Als u ook 100% in de cloud wilt gaan werken, raden we u aan om goed te kijken naar de kenmerken van de aangeboden bedrijfssoftware. U wilt toch geen slachtoffer worden van cloudwashing? Zorg dus dat u naar cloudsoftware kijkt die aangeboden wordt als multi-tenant SaaS. Want alleen dan profiteert u echt van alle voordelen van de cloud. U kunt snel aan de slag, heeft 24/7 wereldwijd uw gegevens bij de hand, kunt veilig en betrouwbaar werken, betaalt alleen voor wat u gebruikt met flexibele abonnementen en u kunt makkelijk online samenwerken met uw collega s, partners, klanten én uw accountant. Daardoor bespaart u op IT-kosten, stroomlijnt u uw bedrijfsprocessen en verbetert u de efficiency. U krijgt een helder inzicht in uw hele bedrijf en automatiseert dat tijdrovende administratiewerk. En dat alles heel makkelijk en op een kostenbesparende manier. Bent u klaar om meer te ontdekken over cloudsoftware? Doe dan met ons mee, in de cloud!

11