Toolbox handleiding BREEAM-NL Assessmenttool In-Use

Transcriptie

1 Toolbox handleiding BREEAM-NL Assessmenttool In-Use Juli, 2014

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Registreren voor een gebruikersaccount Wachtwoord vergeten 6 3. De applicatie Portfolio s Assets Kruimelpad Zoeken Tabellen/Lijsten Creditlijst filteren Gebruikersindicatoren Statuspictogrammen Het toevoegen van een portfolio Het toevoegen van een expert aan een portfolio Het toevoegen van een asset aan een portfolio Het toevoegen van een asset Assetgegevens Assetdocumenten Gebruiksfuncties Koppelen van een asset aan portfolio s Het koppelen van experts aan een asset Het toevoegen van een assessment Het invullen van een assessment Invullen van een vraag Externe expert raadplegen Bewijslast uploaden, koppelen en verwijderen Bewijslast downloaden als zip- archief Vergelijken van Credit(s) Het kopiëren van een assessment naar andere assets Het registreren van een assessment Registratiegegevens en facturatie Het beoordelingsproces Het koppelen van een assessor aan een assessment Assetgegevens beoordelen Vraag beoordelen Inspectierapport en notulen startbijeenkomst uploaden Assessment indienen Scoreweergave Rapportages Expertrapportages Assessorrapportages Scoreberekening Zelfassessmentscore Beoordeelde score Tips en Tricks Sessietijd 39 2 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

3 12.2 Bestandsgrootte 39 Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 3

4 1. Inleiding Deze handleiding beslaat de meeste functies van de BREEAM-NL Assessmenttool In-Use. In deze handleiding gaan wij in op de volgende onderwerpen: Registreren als gebruiker, Gebruikersaccounts, Toevoegen van een Portfolio, Toevoegen van een Asset, Koppelen van Experts aan een Portfolio, Koppelen van Experts aan een Asset, Toevoegen van een Assessment en het Invullen van een Vragenlijst. De benodigde stappen om een project voor certificering in aanmerking te laten komen staan hieronder opgesomd. 1. U bent als gebruiker bekend in de Assessmenttool In-Use en heeft dus een In-Useaccount. Heeft u dit niet, dan kunt u deze op aanvragen. 2. Voer het te certificeren project in onder uw Assets. 3. Open het project en maak een nieuwe assessment aan. a. Koppel eventueel externe experts aan het project mocht u deze nodig hebben voor uw project. 4. Start met het vullen van de assessment. 5. Kies een Assessor en koppel deze aan het Assessment. 6. De Assessor zorgt ervoor dat het assessment wordt beoordeeld en wordt ingediend bij de DGBC. Let er in de applicatie op, dat: Een Asset is van een organisatie Een expert kan alle assets zien van zijn eigen organisatie. Een organisatie kan meerdere assets hebben. Een organisatie kan meerdere portfolio s hebben. Een portfolio kan meerdere assets bevatten. Een asset kan maximaal in één portfolio zitten. Een assessment is gekoppeld aan een asset. Een asset kan meerdere assessments hebben. Er is 1 assessor gekoppeld aan een assessment. Er kunnen meerdere experts gekoppeld worden aan een asset. Er kunnen meerdere experts gekoppeld worden aan een portfolio. Opmerking vooraf: het wordt ten zeerste aanbevolen ten minste Internet Explorer versie 10 of hoger te gebruiken. Oudere versies geven schermen niet altijd op de juiste wijze weer. Bovendien zijn oudere versies tegenwoordig onvoldoende veilig. Anderzijds raden wij het gebruik van FireFox, Chrome, Opera of Safari sterk aan. Met deze browsers heeft u de beste gebruikerservaring van onze Assessmenttools. 4 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

5 2. Registreren voor een gebruikersaccount Als u nog geen inloggegevens hebt voor de Assessmenttool dan dient u zich vooraf te registreren. Dit kan via de website door te klikken op Registreren onder de kop DGBC Account. Met uw DGBC Account kunt u gebruik maken van alle Toolboxen waarvoor u zich heeft aangemeld. Figuur 1: Het dashboard van de Assessmenttool. Vul hier alle gegevens zo volledig mogelijk in voor een zo correct mogelijke registratie. Vul uw bedrijfs adres in, zodat de registratie gelinkt kan worden aan uw organisatie. Indien uw organisatie niet in de lijst met organisaties voorkomt kunt u deze toevoegen via de optie nieuwe organisatie, vul hieronder in. U kiest zelf een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Mocht de gebruikersnaam of het adres reeds bezet zijn, dan geeft het systeem een foutmelding. U moet dan een nieuwe gebruikersnaam kiezen of via helpdesk@dgbc.nl uw account laten aanpassen voor de door u gewenste eigenschap. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 5

6 Nadat u zich geregistreerd heeft stuurt het systeem een verificatie mail naar het door u opgegeven adres. U moet uw adres verifiëren alvorens de DGBC uw aanvraag kan goedkeuren. Na goedkeuring van uw registratie door de DGBC ontvangt u een bevestigings en kunt u vervolgens inloggen. 2.1 Wachtwoord vergeten Mocht u onverhoopt uw inloggegevens kwijt zijn of uw wachtwoord vergeten kunt u op het inlogscherm van de optie Wachtwoord kwijt gebruik maken. Figuur 2: Het opnieuw instellen van een wachtwoord. Het systeem vraagt om uw gebruikersnaam of uw adres waarmee u zich geregistreerd heeft. Klik op Wachtwoord mail sturen om een nieuw wachtwoord te versturen naar het door u geregistreerde adres. Het wordt aangeraden om na het inloggen meteen een nieuw wachtwoord in te stellen door te klikken op Mijn gegevens. Figuur 3: Het opnieuw instellen van een wachtwoord. 6 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

7 3. De applicatie De BREEAM-NL In-Use Toolbox opent na inloggen met de lijst assessments waarbij u betrokken bent. De meest recente assessments staan bovenaan, zo kunt u direct verder waar u gebleven was. De bovenste grijze balk is de Single Sign On (SSO) balk, met één login kunt u alle tools en websites van DGBC bereiken. In het groene deel staan de menuknoppen: Home, Portfolio s, Assets, Assessments. Figuur 4: Openingsscherm na het inloggen 3.1 Portfolio s Portfolio s zijn optioneel. Deze objecten worden enkel gebruikt voor het handig groeperen van overeenkomende assets. Een portfolio is dus meer een administratieve eenheid. Figuur 5: Het portfolio-overzicht van portfolio s van mijn organisatie en waaraan ik als gebruiker gekoppeld ben. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 7

8 3.2 Assets Assets zijn de gebouwen of gebouwdelen. U ziet onder Assets een complete lijst van assets waar u toegang tot heeft. Dit zijn assets van uw organisatie, assets waar u aan bent gekoppeld als gebouwbeheerder of expert of assets die in een portfolio vallen waaraan u bent gekoppeld als assetmanager. Figuur 6: Lijst met alle assets. 3.3 Kruimelpad Het kruimelpad van de Assessmenttool is volledig aanklikbaar. Het is nu mogelijk om terug te gaan naar een vorig scherm uit het pad dat u doorliep in de applicatie. Figuur 7: Voorbeeld van volledig aanklikbaar kruimelpad. 8 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

9 3.4 Zoeken Door in het invoerveld onder de kolomtitel uw zoekterm in te vullen gaat het systeem direct zoeken binnen alle resultaten naar elementen waarin de zoekterm voorkomt. Als men dus zoekt naar gr dan komen alleen die projecten terug waarin de letters gr voorkomen. Figuur 8: Snelzoeken in lijsten. 3.5 Tabellen/Lijsten De getoonde tabellen of lijsten kunnen per kolom gesorteerd worden door op de titel van de kolom te klikken. De sortering is dan afwisselend op- en aflopend. In onderstaand voorbeeld zijn de resultaten op Asset gesorteerd. Figuur 9: Sortering van lijsten. Als de lijst meer dan 25 elementen bevat komt er een paginering onder de lijst te staan. Deze maakt het mogelijk om verder in de lijst te kijken als zoeken nog steeds te veel opties terug geeft. Figuur 10: Paginering onder lijsten. 3.6 Creditlijst filteren Bij een assessment is het mogelijk de creditlijst te filteren. De hele BREEAM-NL In-Use heeft ruim 200 vragen, door ze slim te filteren is het eenvoudiger de vragen te vinden en gestructureerd te werken. Filters zijn mogelijk op: zoektitel, scoregroep, categorieën, verantwoordelijkheid, validatie en overig. Zo kunt u bijvoorbeeld eenvoudig de beheer vragen tonen, die de verantwoordelijkheid hebben van de huurder en met weet niet beantwoord zijn. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 9

10 Figuur 11: Voorbeeld van een geopende harmonica met de vragen voor de categorie Gezondheid binnen scoregroep Asset. 3.7 Gebruikersindicatoren Op meerdere plekken zult u in de tool het bekijken icoon tegenkomen. Als u hierop klikt gaat u naar de uitgebreide gegevens van dat specifieke portfolio, asset, assessment, benchmark. Daar kunt u ook wijzigingen aanbrengen of zelfs het gehele project verwijderen. Figuur 12: bekijken. 3.8 Statuspictogrammen In de vragenlijst kan snel gezien worden wat de status van een vraag is. Een visuele indicatie wordt gegeven voor de vraag. De verschillende statussen zijn hieronder kort weergegeven. Figuur 13: Vraag niet ingevuld, Vraag Ingevuld, vraag goedgekeurd door assessor, vraag afgekeurd door assessor. 10 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

11 4. Het toevoegen van een portfolio U heeft de mogelijkheid om een nieuw portfolio toe te voegen en assets hieraan te koppelen. Voor het toevoegen van een portfolio kiest u in het menu voor Portfolio s en vervolgens Portfolio toevoegen. Figuur 14: Toevoegen van een portfolio. U komt nu op het volgende scherm. Figuur 15: Het toevoegen van een portfolio. Hier kunt u de naam van het nieuwe portfolio invullen en eventueel een omschrijving geven. Door de optie Aanmaken te kiezen wordt het portfolio aangemaakt. Vervolgens komt u in het scherm zoals weergegeven in figuur 16. Hier heeft u de mogelijkheid om de gegevens aan te passen, het portfolio te verwijderen, experts toe te wijzen en assets toe te voegen. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 11

12 4.1 Het toevoegen van een expert aan een portfolio U kunt experts toevoegen aan uw portfolio om voor u de assets te beheren van het portfolio. U voegt een persoon als expert toe aan uw portfolio door gebruik te maken van de functie Experts toewijzen. Figuur 16: Opties voor het bewerken van uw Portfolio en het toevoegen van experts en assets Figuur 17: Selecteren van experts. 12 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

13 Door op de knop toevoegen (1) achter de naam van de expert te klikken wordt de expert toegevoegd aan de lijst met gekoppelde experts. U kunt een gekoppelde expert weer van de lijst verwijderen door op de knop Expert ontkoppelen (2) te klikken. Indien een expert portfoliorechten heeft gekregen, kan hij/zij nieuwe experts koppelen aan het portfolio, welke vervolgens dezelfde rechten ontvangt. Met portfoliorechten kunnen ze ook assets wijzigen of toevoegen in het portfolio. 4.2 Het toevoegen van een asset aan een portfolio Door een portfolio te bewerken kunt u er assets aan toevoegen. Dit doet u door op Assets Toewijzen te klikken en uit de lijst met beschikbare assets de assets te selecteren en het portfolio op te slaan. U kunt echter ook via het asset deze direct koppelen aan een bestaand portfolio. U bewerkt hiervoor het asset en selecteert de portfolio s waarin dit asset valt. Een asset kan aan één of geen portfolio gekoppeld zijn. Het is niet mogelijk assets in meerdere portfolio s te plaatsen. Figuur 18: Toewijzen van een asset aan een portfolio. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 13

14 5. Het toevoegen van een asset Als expert heeft u de mogelijkheid om assets aan te maken. Voor het aanmaken van een asset kiest u in het menu voor Assets en vervolgens voor Asset toevoegen. Figuur 19: Het toevoegen van een asset. 5.1 Assetgegevens Als u een nieuw asset heeft aangemaakt komt u op het scherm zoals hieronder is weergegeven. Hier kunt u alle assetgegevens opgeven die het systeem nodig heeft. Door op de groene balken te klikken met Assetgegevens, Locatie, Omschrijving etc. klappen de informatievelden uit. Figuur 140: Invullen asset en basis gebouwgegevens. 14 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

15 Hier kunt u alle gegevens voor uw asset opgeven die het systeem nodig heeft. Gegevens met een * zijn verplichte velden. Het pandidentificatienummer bepaalt of uw asset een gebouw of unit is. Als u bij Pandidentificatienummer het BAG-nummer invult (Pand-ID) van het hele gebouw, kunt u in het geval van een gebouwdeel certificering het Adresseerbaar object-id aanvullend invoeren. Beide nummers zijn op te vragen middels een link door op de i achter de regel te klikken. Figuur 21: Overzicht van de in te vullen assetgegevens. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 15

16 5.2 Assetdocumenten Het tabblad Documenten laat u alle gekoppelde bestanden zien die bij uw asset horen. In dit tabblad kunt u ook nieuwe bestanden uploaden, zodat deze beschikbaar worden als bewijslast bij vragen. U kunt dan bij het invullen van uw vraag het geüploade bestand kiezen. Figuur 22: Alle assetdocumenten op één pagina. 5.3 Gebruiksfuncties Daarnaast kunnen er één of meerdere gebruiksfuncties toegevoegd worden die van toepassing zijn voor uw asset. Als u een gebruiksfunctie selecteert, bijvoorbeeld kantoor dan moet u hiervoor ook het bruto aantal vierkante meters vloeroppervlak (BVO) invullen. Let op: vul dit getal in zonder komma s of punten. Figuur 23: Het toevoegen/verwijderen van een gebruiksfunctie voor een asset. 16 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

17 5.4 Koppelen van een asset aan portfolio s Er kan gekozen worden om het asset te koppelen aan één of meerdere portfolio s. De verschillende portfolio s van de organisatie staan opgesomd en kunnen individueel geselecteerd worden. Figuur 24: Het selecteren van portfolio's waar dit asset onder valt. 5.5 Het koppelen van experts aan een asset Om gebruikers van een andere organisatie toegang te geven tot een asset en de gekoppelde assessments is het mogelijk om experts te koppelen aan het asset. Op deze manier kan de gekoppelde expert, als hij is ingelogd in de Assessmenttool, het asset vinden en bewerken. Experts die in de tool inloggen kunnen in ieder geval bij alle assets van de eigen organisatie. Het koppelen van experts gebeurt in het assetoverzicht. Onder het asset bevindt zich een knop Experts toewijzen. Figuur 25: Knop voor het koppelen van experts aan een asset. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 17

18 Figuur 26: Selecteren van experts van andere organisaties. Elke gekoppelde expert kan het project aanpassen, alle gekoppelde assessments bewerken en het assessment registreren bij de DGBC. Door op de knop toevoegen (1) achter de naam van de expert te klikken wordt de expert toegevoegd aan de lijst met gekoppelde experts. U kunt een gekoppelde expert weer van de lijst verwijderen door op de knop Expert ontkoppelen (2) te klikken. 18 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

19 6. Het toevoegen van een assessment Het toevoegen van een assessment kunt u doen op de pagina Assessments in groene menubalk. Een assessment is altijd gekoppeld aan een asset. Een asset kan meerdere assessments hebben. Selecteer van welk asset u een assessment wilt doen en tegen welk schema. Het is tevens mogelijk om hieraan een assessor te kopplen. Figuur 27: Een assessment aanmaken voor een Asset. Let op: Gebruik de vragenlijst waartegen uw project geregistreerd is, indien uw pand (nog) niet geregistreerd is gebruik dan het meest recente schema. Het is ook mogelijk om via het assetoverzicht een nieuw assessment te starten. U kiest op de assetpagina onderaan voor de optie Voeg een nieuw assessment toe en er wordt een nieuw assessment aan het door u geopende asset toegevoegd. Deze methode wordt aangeraden door de DGBC om te volgen voor het toevoegen van een assessment aan een project. Figuur 28: Assessment direct aan een project toevoegen. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 19

20 Na het aanmaken krijgt u het volgende scherm te zien. Het assessment is aangemaakt. Figuur 29: Een assessment toegevoegd: de assessment overzicht pagina. Indien u op assessments klikt in de groene menubalk, zult ook zien dat de assessment in de lijst is opgenomen. Ook via het asset overzicht zijn de assessments te bereiken. Ga naar de Assets in de groene menubalk. Daar vindt u het met al uw aangemaakte assets. Klik op één van de aangemaakte assets en dan komt u op de pagina met alle informatie over dat specifieke asset. Onderaan dit assetoverzicht staat het zojuist gemaakte assessment in de lijst met assessments van het asset. Figuur 15: Lijst met assessments van het asset. Een assessment is altijd gekoppeld aan een asset, en is dus via het assets overzicht en de assessments overzicht te bereiken. 20 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

21 6.1 Het invullen van een assessment Als u nu kiest voor uw zojuist toegevoegde assessment, of een reeds bestaand assessment, dan komt uw weer op de openingspagina van het assessment, met daar weergegeven de basis informatie: registratienummer, organisatie, asset, schema etc. (Figuur 29). Om te starten met het invoeren van de creditlijst gaat u linksboven naar Naar Creditlijst Figuur 16: De volledige vragenlijst van dit Assessment. Alle vragen worden nu weergegeven. Aan de linkerkant is het mogelijk te kiezen welke vragen u in de lijst wilt tonen. Zo blijft de lijst met vragen (ruim 200) behapbaar. Als eindgebruiker wilt u bijvoorbeeld alleen de beheer- en gebruiksvragen behandelen die onder uw verantwoordelijkheid vallen. Als assessor wilt u mogelijk alleen de vragen die nog niet gevalideerd zijn zien. Door te klikken op een vraag uit de lijst wordt deze geopend en komt u op het scherm waarin u de vraag kunt invullen. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 21

22 6.2 Invullen van een vraag Het selecteren van een vraag uit de vragenlijst opent de credit. U ziet in het scherm veel onderdelen, deze worden nu kort toegelicht. Allereerst de credittitel (1), de maximaal te behalen score (2) en de vraag (3). Deze elementen worden altijd weergegeven. Onder de vraag van de credit zijn de antwoordopties weergegeven inclusief het aantal te behalen punten (4). Vervolgens is de verantwoordelijkheid aangegeven (5). Default zijn deze opties al aangevinkt en zijn deze voor interne afstemming. Deze hebben geen gevolgen voor de eindscore. Ter ondersteuning van de geleverde bewijsvoering moet u een verantwoording (6) invullen. Op deze manier verdient u creditpunten voor het project. Verder kan er ook gekeken worden naar extra informatie over de credit (7), zoals definities en aanvullende eisen of referenties, maar ook naar de geschreven validatie (8). Deze onderdelen staan standaard dichtgeklapt om de leesbaarheid van de credit te bevorderen. U kunt de credit altijd tussentijds opslaan met de knop Opslaan (9). De knop Volgende credit (11) brengt u naar de volgende credit uit de creditlijst en slaat de huidige, geopende, credit op. De navigatieknoppen volgende credit en vorige credit staan voor het gemak ook boven de credit, zodat u niet naar beneden hoeft te scrollen bij lange credits. Figuur 17: Credit weergave. 22 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

23 Per credit kunt u ook een vorige versie van een credit vergelijken met de huidige, een externe expert raadplegen, bewijslast uploaden en bewijslast downloaden (10). Let op: De time-out-tijd van de server is 24 minuten. Mocht u niet binnen deze tijd uw assessment hebben opgeslagen bent u al uw ingevulde gegevens kwijt. Veelvuldig opslaan voorkomt dataverlies. 6.3 Externe expert raadplegen Als u op de knop Nodig iemand uit om vraag te bekijken klikt (zie onderstaand figuur), Figuur 33: Externe expert uitnodigen. komt u in het volgende scherm om iemand uit te nodigen. Figuur 34: Externe expert uitnodigen en ontkoppelen. Door een adres in te vullen en op uitnodigen te klikken wordt er een uitnodigings gestuurd naar de persoon met daarin een link naar de credit. De externe expert kan dan alleen deze credit invullen en verder niets van het project of assessment zien of bewerken. Wel kan deze externe expert alle bewijsstukken zien. Let er dus op dat als er bedrijfsgevoelige informatie bij de bewijsstukken zit u de tijdelijke expert hiermee vertrouwt. U kunt later de externe expert ook weer ontkoppelen van de credit door in hetzelfde scherm de persoon te ontkoppelen. 6.4 Bewijslast uploaden, koppelen en verwijderen U kunt bij elke vraag bewijslast toevoegen door op de knop Bewijs toevoegen of bekijken te klikken (zie 6.2). Op het volgende scherm klikt up op Bladeren (1) en verschijnt er vervolgens een pop-up scherm (figuur 36). Door op de knop upload (2) te drukken kunt u de gewenste documenten selecteren en uploaden (50MB limiet). Wanneer het uploaden is voltooid wordt het bestand in de geselecteerde scoregroep map (3) toegevoegd. Het wordt aanbevolen de bestanden in de juiste categorie map toe te voegen. Met de knop Instellingen (4) kunt u de bestanden sorteren. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 23

24 U koppelt het bestand aan de credit door de gewenste bestanden te selecteren en vervolgens op Selecteer (5) te klikken. Als u de Ctrl-toets (Windows) of de command -toets (Mac) ingedrukt houdt tijdens het selecteren kunt u meerdere bestanden tegelijk koppelen aan de credit. Figuur 35: Bewijslast toevoegen of bekijken Figuur 36: Pop-up scherm waarin u bestanden kunt kiezen of uploaden bij een credit. Let er wel op dat, zodra u bewijsstukken aanlevert, u het makkelijk maakt voor de assessor als uw bestanden een beschrijvende titel hebben. De reeds gekoppelde bestanden worden weergegeven in de tabel Bewijsstukken voor deze Credit (6). U verwijdert een bestand definitief door op de knop voor verwijderen (7) te klikken achter een bestand. Om het bestand compleet uit de assessment te verwijderen opent u het pop-up scherm(1) en selecteer u de optie Verwijderen door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken. Dit is alleen mogelijk wanneer het bestand aan geen enkele credit gekoppeld is. 24 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

25 6.5 Bewijslast downloaden als zip-archief De optie om bewijslast te downloaden komt pas naar voren nadat er bewijlast is gekoppeld aan de credit. Figuur 37: Bewijslast downloaden als zip-archief. 6.6 Vergelijken van Credit(s) De optie om deze credit te vergelijken met een eerder ingediende credit komt pas naar voren als er ten minste eenmaal een Assessment is ingediend bij de DGBC. Figuur 38: Credit vergelijken met eerder ingediende versie. U kiest een oude versie waarmee u de credit wilt vergelijken. Hoe vaker een Assessment is nagekeken door een Assessor hoe meer opties u krijgt om uit te kiezen om mee te vergelijken. De twee versies van de credit geven een duidelijk beeld van de ingevulde verantwoordingen en eventueel ook van de afgekeurde eisen door de Assessor. Alles wat ingevuld was in de oude versie wordt gekopieerd naar de nieuwe versie. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 25

26 6.7 Het kopiëren van een assessment naar andere assets Voor het invullen van een groot aantal assets kan het voorkomen dat deze dezelfde antwoorden hebben voor meerdere vragen uit een vragenlijst. Wat u kunt doen is voor één van deze assets de vraag compleet invullen en deze later kopiëren naar andere relevante assets binnen een portfolio. Een assessment kopieert u door op het pictogram voor kopiëren naar asset te klikken onderaan de asset overzicht pagina (klik assets in de groene menubalk, en selecteer het asset dat u als de bron wilt gebruiken). Figuur 39: Assessmentlijst met kopieerfunctie. Het kiezen voor de kopieerfunctie van een assessment brengt u op onderstaand scherm. Hier kunt u kiezen welke vragen u wilt kopiëren en naar welke assets uit een portfolio u dit wilt doen. Figuur 18: Het selecteren van bronvragen, die u wilt gaan kopiëren. De lijst met getoonde vragen laat alle vragen zien. De gekopieerde gegevens bevatten alleen antwoorden op vragen, bewijslast en verantwoordingsteksten. Validatieteksten en beoordeling door een assessor worden niet gekopieerd. Mocht het asset waarnaar u wilt kopiëren nog geen assessment hebben dan kunt u een nieuw aan te maken assessment selecteren. Let op: de vragen worden overschreven, dus wees voorzichtig met het kopiëren van assessmentvragen naar reeds bestaande assessments. 26 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

27 7. Het registreren van een assessment In het assessmentoverzicht ziet u direct of uw assessment is geregistreerd of niet. Bovenaan in het overzicht ziet u de tekst Dit assessment is nog niet geregistreerd. of uw registratienummer met registratiedatum. Figuur 37: Knop om uw project te registreren. Onderaan het overzicht bevindt zich de knop Assessment registreren. 7.1 Registratiegegevens en facturatie Zorg ervoor dat alle gegevens in het scherm op de volgende pagina zo volledig mogelijk zijn ingevuld, dit zorgt voor een zo goed mogelijke registratie bij de DGBC en afhandeling van de facturatie. Een aantal velden zijn reeds ingevuld en enkele hiervan kunt u nog aanpassen. Zo is de opdrachtgever niet altijd de organisatie waaronder het project in de Assessmenttool staat. U kunt dus de naam van de opdrachtgever invullen in het daarvoor bestemde invoerveld. Voor het factuuradres vult u het factuuradres in waar de factuur van de registratie heen moet. U kunt eventueel een opdrachtnummer hieraan toe voegen. Enkele projectgegevens worden ter controle getoond, zodat u zeker weet dat u voor het juiste project een registratie uitvoert. In het formulier wordt ook uw toekomstige registratienummer al getoond. U bevestigt de registratie door op de knop Registreer dit project bij de DGBC te klikken. Let op: het moment van registratie bepaalt de voor dit assessment geldige Beoordelingsrichtlijn! U kunt geen assessment registreren tegen een versie die niet meer geldig is. Heeft u een pre-assessment met een ouder schema dan moet u eerst het Assessment kopiëren naar het huidige schema. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 27

28 Figuur 38: Overzicht van gegevens voor projectregistratie. Na het versturen van het registratieformulier komt u terug op de overzichtspagina van het assessment. U ziet direct dat er een melding is gestuurd naar u en de DGBC. De status van het assessment is aangepast en het registratienummer is nu zichtbaar. Uw assessment is nu definitief geregistreerd. 28 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

29 8. Het beoordelingsproces Als u assessor bent voor het schema BREEAM-NL In-Use en u heeft een gebruikersaccount voor de Assessmenttool In-Use waar de DGBC u assessorrechten heeft gegeven dan kunt u toegevoegd worden aan assessments als assessor. Zodra u bent gekoppeld aan een assessment welke geregistreerd is komt de bovenliggende asset en portfolio in uw lijst met assets en portfolio s naar voren. 8.1 Het koppelen van een assessor aan een assessment Voor het koppelen van een assessor aan uw assessment ter controle van de ingevulde vragen wijzigt u het assessment. U doet dit door te navigeren naar de assetpagina waar onder de assetgegevens de lijst met gekoppelde assessments getoond wordt. Figuur 39: aanpassen van een asset. U wijzigt het assessment door op het wijzigpictogram te klikken voor het juiste assessment. In onderstaand scherm kunt u een gecertificeerde assessor kiezen voor uw assessment. Enkel Assessoren zijn te zien die de opleiding voor assessor met goed gevolg hebben afgerond én die een account voor de assessmenttool hebben aangemaakt. Indien u niet de assessor in de lijst ziet staan dient u contact op te nemen met uw assessor. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 29

30 Figuur 40: Koppelen van een assessor aan uw assessment. Na het koppelen van de assessor is uw assessment niet direct zichtbaar voor de assessor. Uw assessment wordt pas definitief zichtbaar voor de assessor als u uw assessment heeft geregistreerd. De assessor kan dus alleen geregistreerde assessments beoordelen. 8.2 Assetgegevens beoordelen Als assessor moet u ook de assetgegevens beoordelen. U doet dit door het asset te openen. U vult bij uw beoordeling altijd een toelichting in. Figuur 41: Het beoordelen van de assetgegevens. U kunt vanuit dit scherm ook direct het assessment openen waarvan u de assessor bent. Het kan voorkomen dat er meerdere assessments in de lijst staan en het kan ook voorkomen dat een assessor van een ander assessment de assetgegevens al heeft gecontroleerd. U hoeft dit dus niet nogmaals uit te voeren. 30 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

31 Figuur 42: Een asset welke is gecontroleerd door de assessor. Als u het asset heeft beoordeeld en opgeslagen wordt dit direct zichtbaar in het assetoverzicht. De expert kan het asset niet meer wijzigen nadat een assessor het asset heeft goedgekeurd. 8.3 Vraag beoordelen Als u het assessment heeft geopend ziet u onderstaand overzicht. Dit overzicht is het zelfde als wat de expert ziet, u kunt snel zien wat de status van de vragen is. Figuur 43: De vragenlijst met de status van de verschillende vragen duidelijk weergegeven. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 31

32 Door te klikken op een vraag kunt u een vraag openen en deze bekijken. Onder in het scherm, zoals hieronder, staan voor u de opties om de vraag te beoordelen. U kunt als assessor de ingevulde vraag niet veranderen en een goedgekeurde vraag door een assessor is door een expert niet meer aan te passen. Figuur 44: Het beoordelen van een vraag door het oordeel in te vullen en de validatie in te voeren. 32 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

33 8.4 Inspectierapport en notulen startbijeenkomst uploaden Een assessor heeft vaak de behoefte om documenten te uploaden op asset niveau. Dit zijn dus geen documenten die specifiek aan een vraag te koppelen zijn maar geldig zijn voor meerdere vragen of een heel Assessment. Figuur 45: Bij de Assetgegevens heeft een Assessor de mogelijkheid om documenten te uploaden. Figuur 46: Het toevoegen van bewijsmateriaal. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 33

34 8.5 Assessment indienen Op de assessment overzichtspagina is de knop Assessment Indienen beschikbaar voor u als assessor bij geregistreerde assessments. Met deze optie dient u het assessment in bij de DGBC ter certificering. Figuur 47: Optie "Assessment Indienen" voor het indienen van het assessment bij de DGBC. Zodra u op de knop Indienen klikt wordt er een gestuurd naar de DGBC met de melding dat het assessment definitief nagekeken is. U kunt na het indienen dus ook geen vragen meer beoordelen, het assessment wordt bevroren en de knop wordt verborgen. U wordt verzocht het assessorrapport naar de DGBC te sturen ter certificering. 34 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

35 9. Scoreweergave De behaalde (zelfassessment)score in de Assessmenttool In-Use kan op twee verschillende manieren worden weergegeven. Een eerste weergave is een tabel met categoriescores per onderdeel de andere weergave is een weergaven door een staafdiagram per onderdeel. Figuur 48: Scoreblok voor pre-assessment score en eindresultaat. De tabelweergave geeft, net zoals in de Assessmenttool Nieuwbouw, een overzicht van de categoriescores voor elk onderdeel plus een totaalscore per onderdeel en de behaalde sterrenrepresentatie. De tabel geeft de categoriescore, de categorieweging en het resultaat per categorie. Alle resultaten opgeteld geeft de score voor dat onderdeel. Figuur 49: Gedetailleerde scoreweergave. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 35

36 10. Rapportages De Assessmenttool biedt de mogelijkheid om rapportages af te drukken. U komt bij het scherm om rapportages te afdrukken via het assessmentoverzicht. Op deze pagina staat de knop Rapportages genereren. Figuur 50: De knop "Rapportages genereren", voor het genereren van rapportages Expertrapportages Als Expert is er de mogelijkheid om een expertrapport te genereren. Zodra u kiest voor Rapportages generen kunt u als expert uit de volgende opties kiezen: Introductie afdrukken (1); Projectinformatie afdrukken (2); Creditverantwoordingen afdrukken (3); Daarnaast is er de mogelijkheid om als Expert een begeleidende tekst toe te voegen aan het rapport (4). Figuur 51: Opmaken van Expertrapport. 36 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

37 10.2 Assessorrapportages Als Assessor is er de mogelijkheid om een Assessorrapport te genereren (1). Ook is er voor de assessor de mogelijkheid om een begeleidende tekst toe te voegen aan het rapport (2). Figuur 52: Opmaken van een Assessorrapport. U genereert het rapport met de knop Genereren. Het rapport wordt u vervolgens aangeboden als download in uw browser. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 37

38 11. Scoreberekening Gezondheid Energie Transport Water Materialen Afval Landgebruik & Ecologie Vervuiling Asset Beheer Gebruik Management De totale BREEAM-NL In-Use-score wordt als volgt berekend. Elk onderdeel krijgt een eigen score. Elk onderdeel heeft een eigen categoriescore. De categoriescore wordt gewogen en de totalen opgeteld voor elk onderdeel. Zie de onderstaande tabel Figuur 53: Scoreberekening voor het keurmerk BREEAM-NL In-Use Zelfassessmentscore De zelfassessmentscore geeft de score weer voor alle ingevulde vragen van het assessment. Dit is een indicatieve score en is in de praktijk meestal hoger dan de uiteindelijke score Beoordeelde score De beoordeelde score is de uiteindelijke score van alle vragen die goedgekeurd zijn door de assessor. Deze score komt ook op het certificaat te staan en wordt op dezelfde manier berekend als de zelfassessmentscore met uitzondering dat alleen de goedgekeurde vragen worden meegenomen in de berekening. 38 Handleiding assessmenttool in-use Dutch green building council, 2014

39 12. Tips en Tricks Goed gebruik van onze Assessmenttool kan een hoop werk schelen. Hieronder staan een aantal tips en tricks over hoe de gebruiker goed om kan gaan met de tool en zo efficiënt mogelijk te werk kan gaan. Sommige handigheidjes schelen al gauw een aantal uur extra werk Sessietijd De sessietijd is ingesteld op 24 minuten. U moet binnen deze 24 minuten een actie uitvoeren anders verloopt uw sessie en wordt u automatisch uitgelogd. Na elke actie heeft u weer 24 minuten de tijd voor een volgende actie. Let er op dat voordat u koffie gaat drinken u uw werk opslaat in de Assessmenttool, anders gaat dit verloren Bestandsgrootte Voor het uploaden van bestanden is er een limiet ingesteld. Deze limiet bedraagt 50MB per bestand en upload-actie. De serverruimte van de Assessmenttool moet niet gebruikt gaan worden als bestandsserver voor uw project, maar dient alleen voor bewijslast ten behoeve van het goed kunnen uitvoeren van assessments. PDF-bestanden zijn vaak nog te verkleinen door de afbeeldingen in het bestand niet op 300dpi, maar op 94dpi op te slaan in het document. Dit doet u door de PDF openen, te kiezen voor opslaan als en het met een lagere kwaliteit op te slaan. Dutch green building council 2014 Handleiding Assessmenttool In-Use 39