ENQUETE INZAKE DE ARCHIEVEN VAN DE ERKENDE EREDIENSTEN IN WEST-VLAANDEREN

Transcriptie

1 ENQUETE INZAKE DE ARCHIEVEN VAN DE ERKENDE EREDIENSTEN IN WEST-VLAANDEREN Verklaring bij de enquête Bij keuze : gelieve te schrappen wat niet past. Indien bij het beantwoorden van een open vraag te weinig plaats voorzien is: gelieve dan - met duidelijke verwijzingen naar het corresponderend vraagnummer - zelf een bijlage toe te voegen. Bij keuze tussen meerdere antwoorden: gelieve de antwoorden die op uw instelling of organisatie van toepassing zijn aan te kruisen. I. IDENTIFICATIE 1. Naam van de openbare instelling/kerk- of geloofsgemeenschap: Correspondentieadres: Telefoon:... Fax: Website: Wie is de contactpersoon met betrekking tot het archief van de openbare instelling? Naam, diploma, functie binnen de openbare instelling en aantal uur per week dat besteed wordt aan de archiefwerkzaamheden. Naam Diploma Functie Aantal uur/week 3. Gelieve naam en functie te vermelden van de persoon of personen aan wie de contactpersoon rapporteert Wie is de contactpersoon met betrekking tot het archief van de kerk- of geloofsgemeenschap? Naam, diploma, functie in de kerk- of geloofsgemeenschap en aantal uur per week dat besteed wordt aan de archiefwerkzaamheden. Naam Diploma Functie Aantal uur/week 5. Gelieve naam en functie te vermelden van de persoon of personen aan wie de contactpersoon rapporteert II. ARCHIEFRUIMTEN EN BEWAARPLAATSEN 6. Gelieve van de bewaarplaats(en) van de documenten van de openbare instelling die nog administratief nuttig zijn (d.w.z. die nog nodig zijn bij het uitvoeren van taken en afhandelen van zaken) de volgende gegevens mee te delen: adres, omschrijving van de ruimte(n) (bv. bureau privéwoning secretaris of afzonderlijke ruimte in pastorie), naam en functie van de persoon onder wiens verantwoordelijkheid de ruimte beheerd wordt. Adres Omschrijving Naam Functie 1

2 7. Gelieve van de bewaarplaats(en) van de documenten van de openbare instelling die geen direct administratief nut meer hebben de volgende gegevens mee te delen: 1. adres, 2. omschrijving (zolder privé-woning voorzitter, kelder pastorie, enz.), 3. naam en functie van de persoon onder wiens verantwoordelijkheid de ruimte beheerd wordt, 4. of er beveiliging is tegen brandgevaar (bv. branddetectie), vochtigheid (bv. luchtverversingsinstallatie), temperatuurschommelingen (bv. klimaatbeheerssysteem), wateroverlast en diefstal, 5. hoe de bewaarplaats werd ingericht (bv. voorzien van houten rekken, metalen rekken, zuurvrije archiefdozen, ), 6. het aantal strekkende meter documenten dat er momenteel wordt bewaard (of het aantal archiefdozen), 7. het aantal strekkende meter documenten dat de bewaarplaats maximaal kan bergen, 8. de totale oppervlakte van de bewaarplaats (in m²) Gelieve van de bewaarplaats(en) van de documenten van de kerk- of geloofsgemeenschap die nog administratief nuttig zijn (d.w.z. die nog nodig zijn bij het uitvoeren van taken en afhandelen van zaken, bv. de nog in gebruik zijnde doop-, huwelijks- en overlijdens-, eerste communie- en vormselregisters, huwelijksdossiers e.d.) de volgende gegevens mee te delen: adres, omschrijving van de ruimte(n) (bv. bureau pastoor of parochieverantwoordelijke of afzonderlijke ruimte in pastorie), naam en functie van de persoon onder wiens verantwoordelijkheid de ruimte beheerd wordt. Adres Omschrijving Naam Functie 9. Gelieve van de bewaarplaats(en) van de documenten van de kerk- of geloofsgemeenschap die geen direct administratief nut meer hebben (bv. de afgesloten doop-, huwelijks- en overlijdens-, eerste communie- en vormselregisters, parochiekroniek, oude parochiestaten of status animarum e.d.) de volgende gegevens mee te delen: 1. adres, 2. omschrijving (zolder privé-woning voorzitter, kelder pastorie, enz.), 3. naam en functie van de persoon onder wiens verantwoordelijkheid de ruimte beheerd wordt, 4. of er beveiliging is tegen brandgevaar (bv. branddetectie), vochtigheid (bv. luchtverversingsinstallatie), temperatuurschommelingen (bv. klimaatbeheerssysteem), wateroverlast en diefstal, 5. hoe de bewaarplaats werd ingericht (bv. voorzien van houten rekken, metalen rekken, zuurvrije archiefdozen, ), 6. het aantal strekkende meter documenten dat er momenteel wordt bewaard (of het aantal archiefdozen), 7. het aantal strekkende meter documenten dat de bewaarplaats maximaal kan bergen, 8. de totale oppervlakte van de bewaarplaats (in m²). 2

3 III. DIENSTVERLENING / TOEGANKELIJKHEID 10. Kan het archief van de openbare instelling geraadpleegd worden? - adres:... - omschrijving raadpleegruimte (bv. bureau secretaris, vergaderplaats in de pastorie enz.):.. - aantal zitplaatsen:... - openingsuren:... - is er toezicht? 11. Worden er bij de raadpleging formaliteiten vereist? welke (bv. op afspraak)? 12. De openbare instelling beschikt over: fotokopieertoestel leestoestel voor microfilm/microfiche toegang tot internet eigen website handbibliotheek computer(s) 13. Kan het archief van de kerk- of geloofsgemeenschap geraadpleegd worden? - adres:... - omschrijving raadpleegruimte (bv. bureau bedienaar, vergaderplaats in de pastorie enz.):.. - aantal zitplaatsen:... - openingsuren:... - is er toezicht? 14. Worden er bij de raadpleging formaliteiten vereist? welke (bv. op afspraak)? 15. De kerk- of geloofsgemeenschap beschikt over: fotokopieertoestel leestoestel voor microfilm/microfiche toegang tot internet eigen website handbibliotheek computer(s) IV. FINANCIERING 16. Wordt er voor het archiefbeheer een afzonderlijk bedrag op de begroting van de openbare instelling voorzien? voor archiefuitrusting (bv. rekken) voor ordening door externen voor aankoop van boeken voor aankoop van archiefstukken 3

4 V. INTERNE ARCHIEFORGANISATIE 17. De openbare instelling beschikt over: een archiefreglement of -afspraken een leeszaalreglement of -afspraken gelieve een exemplaar bij de ingevulde enquête te voegen. VI. ARCHIEFINHOUD 18. Het archief van de openbare instelling omvat: oud archief (vóór 1809) modern archief (vanaf 1809) 19. Het archief van de openbare instelling omvat de volgende series: Notulen of verslagen van de vergaderingen van de raad (van... tot...) Notulen of verslagen van de vergaderingen van het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) (van... tot...) Briefwisseling (van... tot...) Stukken over de oprichting van de parochie, de (kerk)gemeente of gemeenschap en het vastleggen en/of wijzigen van de grenzen (van... tot...) Reglementen met betrekking tot de praktische organisatie (van... tot...) Stukken over de samenstelling en/of verkiezing van leden van de raad (van... tot...) Stukken over de samenstelling en/of verkiezing van leden van het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) (van... tot...) Personeelsdossiers en andere stukken over bezoldigd personeel (van... tot...) Registers of overzichten van stichtingen of fundaties (van... tot...) Dossier en/of losse stukken over (openbare) stichtingen en fundaties (bv. testamenten en aanverwante stukken) (van... tot...) Dossiers en/of losse stukken over schenkingen en legaten (bv. testamenten en aanverwante stukken) (van... tot...) Registers of overzichten van eigendommen, verhuringen of renten (van... tot...) Briefwisseling over het beheer van eigendommen (van... tot...) Dossiers over het beheer (aan- of verkoop, ruil, cijnspacht, verhuring, erfdienstbaarheden enz.) van onroerende eigendommen (van... tot...) Dossiers over het onderhoud en herstel (bv. oorlogsschade) en werken (bv. installatie verwarming, geluidsinstallatie, alarm) (van... tot...) Inventaris(sen) van het roerend patrimonium beheerd door de kerkfabriek (bv. inventaris(sen) van het roerend kunstpatrimonium en/of cultusobjecten) (van... tot...) Dossiers en/of losse stukken over leningen en beleggingen (van... tot...) Voorschriften en algemene briefwisseling in verband met financiën (van... tot...) Dag- en kasboeken (van... tot...) Grootboeken van ontvangsten (van... tot...) Grootboeken van uitgaven (van... tot...) Ontvangstregisters van huren en renten (van... tot...) Ontvangstregisters van omhalingen (van... tot...) Andere boekhoudkundige stukken (van... tot...) (Jaar)rekeningen en bijlagen (van... tot...) Bewijsstukken bij de (jaar)rekeningen) (van... tot...) (Jaarlijkse)begrotingen (van... tot...) Meerjarenplan(en) voor de periode van 6 jaar (van... tot...) Inventaris(sen) van het archief (van... tot...) Repertoria van notariële akten (van... tot...) Dossiers over juridische geschillen of rechtspleging (van... tot...) Andere (omschrijving + datering): 20. Het archief van de kerk- of geloofsgemeenschap omvat de volgende series: Visitatieverslagen (van... tot...) Overzichten van gegevens over de gelovigen (adres, gezinssamenstelling enz. vb. Status animarum) in register of op steekkaarten (van... tot...) Statistische gegevens (van... tot...) Kronieken (vb. Liber Memorialis) (van... tot...) Briefwisseling (van... tot...) Register(s) met overzicht(en) van het beheer (inkomsten en uitgaven) van de roerende en onroerende eigendommen (aan- of verkoop en exploitatie van gronden, betaling van renten en pachten, inkomsten uit tienden, stichtingen of fundaties, schenkingen en legaten enz. bv. Manuaal) (van... tot...) Omzendbrieven (van... tot...) Doopregister(s) (van... tot...) 4

5 Dossiers en/of losse stukken over de toediening van het doopsel (van... tot...) Lijst(en) of register(s) van eerste communicanten (van... tot...) Dossiers en/of losse stukken over de toediening van de eerste communie (van... tot...) Vormselregister(s) (van... tot...) Dossiers en/of losse stukken over de toediening van het vormsel (van... tot...) Huwelijksregister(s) (van... tot...) Huwelijksdossiers en/of losse stukken (van... tot...) Overlijdensregister(s) (van... tot...) Dossiers en/of losse stukken over de toediening van de ziekenzalving (van... tot...) Verslagen en/of losse stukken van (de) liturgische werkgroep(en) (van... tot...) Dossiers en/of losse stukken over medewerkers aan de eucharistieviering: koster, organist, misdienaars of acolieten, voorlezers of lectoren (van... tot...) Dossiers en/of losse stukken over zangkoren, zangers en/of koorknapen (van... tot...) Intentie- of fundatieboeken: registers met overzicht van de misintenties of fundaties (van... tot...) Afroepboek(en) of register(s) van voldane missen: overzicht(en) per week met de gelezen missen (van... tot...) Dossiers en/of losse stukken over niet-openbare stichtingen en fundaties (o.a. ook testamenten en aanverwante stukken) (van... tot...) Dossiers en/of losse stukken over de religieuze, sociale en caritatieve werking: Verslagen werkgroepen (van... tot...) Kinder- en jeugdwerking (van... tot...) Eucharistische Kruistocht (van... tot...) Volwassenenbeweging(en) (van... tot...) Wijkwerking (van... tot...) Predikatie en volksmissies (van... tot...) Devotie, bedevaarten, processies, novenen enz. (van... tot...) Betrekkingen met geestelijken afkomstig uit de parochie, diaken- en priesterwijdingen, religieuze professies enz. (van... tot...) Broederlijk Delen (van... tot...) Welzijnszorg (van... tot...) Missie-animatie (van... tot...) Sint-Vincentiusgenootschap (van... tot...) Zieken- en bejaardenzorg (van... tot...) Gilden of broederschappen (omschrijving + datering): Andere gelijkaardige initiatieven (omschrijving en datering): Dossiers en/of losse stukken over het onderwijs: Vrije (lagere) scholen (van... tot...) Vrije (middelbare) scholen (van... tot...) Zondagsscholen (van... tot...) Andere vormen van onderwijs (omschrijving + datering): Andere (omschrijving + datering): 21. Archief van andere archiefvormers: Persoonlijk archief van de bedienaars (van... tot...) - specifieer welke bedienaars + datering:... Archief van verenigingen (van... tot...) specifieer welke +datering:... Archief van genootschappen (van... tot...) specifieer welke genootschappen + datering:... Archief van broederschappen (van... tot...) specifieer welke broederschappen + datering:... Archief van vzw s (bv. parochiecentrum) (van... tot...) specifieer welke vzw s + datering:... Archief van onderwijsinstellingen (van... tot...) specifieer welke onderwijsinstellingen + datering:... Archief (meestal rekeningen) van de Armendis of Tafel van de Heilige Geest, voornamelijk van vóór 1796 (van... tot...) Archief van het Bureel van Weldadigheid (van... tot...) Archief van het dekenaat (bv. dossiers en verslagen van dekenale vergaderingen, visitatieverslagen enz.) (van... tot...) Archief van de federatie (bv. dossiers en verslagen van samenkomsten op het niveau van de federatie enz.) (van... tot...) 5

6 Archief van het centraal (kerk)bestuur (bv. stukken met betrekking tot de samenstelling van het centraal bestuur, notulen van de vergaderingen van het centraal bestuur, gecoördineerde meerjarenplannen ressorterend onder het centraal bestuur enz. (van... tot...) Andere (omschrijving + datering): 22. De volgende verzamelingen worden bewaard door de openbare instelling: Foto s (van... tot...) Affiches (van... tot...) Gedachtenisprentjes of bidprentjes (van... tot...) Prentbriefkaarten (van... tot...) Films (van... tot...) Kaarten en plannen (van... tot...) Andere (omschrijving + datering):. 23. De volgende verzamelingen worden bewaard door de kerk- of geloofsgemeenschap: Foto s (van... tot...) Affiches (van... tot...) Gedachtenisprentjes of bidprentjes (van... tot...) Prentbriefkaarten (van... tot...) Films (van... tot...) Kaarten en plannen (van... tot...) Parochieblad of gelijkaardige publicaties (van... tot...) Andere (omschrijving + datering):. 24. Zijn er microfilms aangemaakt ter vervanging van originele documenten? van welke documenten? VII. DEPONERING/VERNIETIGING 25. Werd er archief van de openbare instelling gedeponeerd in een archiefinstelling? - in welke archiefinstelling (bv. Rijksarchief Brugge/Kortrijk, Stadsarchief X, enz.)? - werd het Rijksarchief gecontacteerd voorafgaand aan de overdracht? - werd het Bisdom of een gelijkaardige toezichtsinstelling gecontacteerd voorafgaand aan de overdracht? - werd door de openbare instelling met de betrokken archiefinstelling een overdrachtscontract afgesloten? - is er bij de openbare instelling een overzicht van het gedeponeerde archief aanwezig? - uit welke periode stammen de overgedragen documenten? vóór na Werden (worden) documenten uit het archief van de openbare instelling bewust vernietigd? - wie nam (neemt) daartoe het initiatief?... - wie beslist(e) daarover?... - volgens welke voorschriften gebeurde (gebeurt) de selectie van de vernietigde of te vernietigen documenten?... - werd het Rijksarchief gecontacteerd voorafgaand aan de eigenlijke vernietiging van de documenten? Werd er archief van de kerk- of geloofsgemeenschap gedeponeerd in een archiefinstelling? - in welke archiefinstelling (bv. Rijksarchief Brugge/Kortrijk, Stadsarchief X, enz.)? - gebeurde dit samen met de overdracht van het kerkfabriekarchief? 6

7 - werd het bisdom gecontacteerd voorafgaand aan de overdracht? - werd door de parochie met de betrokken archiefinstelling een overdrachtscontract afgesloten? - is er bij de parochie een overzicht van het gedeponeerde archief aanwezig? - uit welke periode stammen de overgedragen documenten? vóór 1809 vanaf 1809 na Werden (worden) documenten uit het archief van de kerk- of geloofsgemeenschap bewust vernietigd? - wie nam (neemt) daartoe het initiatief?... - wie beslist(e) daarover?... - volgens welke voorschriften gebeurde (gebeurt) de selectie van de vernietigde of te vernietigen documenten?... - werd het Bisdom gecontacteerd voorafgaand aan de eigenlijke vernietiging van de documenten?... VIII. ORDENING/INVENTARISERING 29. Is het archief van de openbare instelling geordend? op welke manier? chronologisch thematisch volgens archiefschema Rijksarchief 30. Bestaat er een inventaris van het archief? gelieve een exemplaar bij de ingevulde enquête te voegen. voor het archief in zijn geheel voor een bepaalde periode, nl. de periode... voor één of meerdere reeksen, nl. de reeksen Vormgeving van de inventaris(sen): handgeschreven getypt gedrukt op steekkaarten op computer andere. 32. Wordt de inventaris permanent bijgewerkt? door wie? Is het archief van de kerk- of geloofsgemeenschap geordend? op welke manier? chronologisch thematisch volgens archiefschema Rijksarchief 34. Bestaat er een inventaris van het archief? gelieve een exemplaar bij de ingevulde enquête te voegen. voor het archief in zijn geheel voor een bepaalde periode, nl. de periode... voor één of meerdere reeksen, nl. de reeksen... 7

8 35. Vormgeving van de inventaris(sen): handgeschreven getypt gedrukt op steekkaarten op computer andere. 8

9 36. Wordt de inventaris permanent bijgewerkt? door wie? IX. COMPUTERARCHIEF 37. Welke documenten worden digitaal aangemaakt en/of digitaal bewaard (schrappen wat niet past)? s: Notulen van de vergaderingen van de raad: Notulen van de vergaderingen van het centraal bestuur: Stukken met betrekking tot de samenstelling van de raad Stukken met betrekking tot de samenstelling van het centraal bestuur: (Jaar)rekeningen van de openbare instelling: (Jaarlijkse)begrotingen van de openbare instelling: Andere boekhoudkundige stukken (dag- en kasboek, grootboek enz.): Wordt voor de boekhouding een specifiek computerprogramma gebruikt? welk programma?. Meerjarenplan(en) van de openbare instelling: Gecoördineerd meerjarenplan(en) van het centraal bestuur: Stockregister van de stichtingen of fundaties: Inventaris(sen) van het roerend kunstpatrimonium en de cultusobjecten: Inventaris(sen) van het archief: Plaatselijke bijdragen over de parochie voor publicatie in het Parochieblad of gelijkaardige publicaties: Statistische gegevens opgevraagd door toezichthoudende overheid: andere: 38. Op welk medium worden deze documenten digitaal bewaard? Diskettes Cd-rom Harde schijf van de computer Externe harde schijf Server 39. Worden er regelmatig back-ups gemaakt van deze digitale documenten? Zo ja: + op welk medium? Diskettes Cd-rom Harde schijf van de computer Externe harde schijf Back-up tape Server + volgens welke regelmaat? (bv. om de 3 maanden, om het jaar enz.). 40. Wordt van deze documenten ook nog steeds een uitprint in het papieren archief bijgehouden? X. OPMERKINGEN 41. Heeft u nog bemerkingen en/of vragen i.v.m. het archiefbeheer en/of met de voorliggende enquête?

10 42. Naam, functie en telefoonnummer van de persoon die de enquête invulde? Is het uw bedoeling om het archiefbeheer in de toekomst (verder) uit te bouwen en wenst u daarbij begeleiding? NOGMAALS HARTELIJK DANK VOOR UW BEREIDWILLIGE MEDEWERKING! 10