Aan de slag met Officebooking

Transcriptie

1 Aan de slag met Officebooking Gebruikershandleiding Versie 3.3 Officebooking

2 1 Inhoud 2 Introductie Toegang tot Officebooking... 4 Account aanmaken... 4 Log in met je accountgegevens... 5 Vragen over toegang Persoonlijk startscherm (Booking engine) Mijn dashboard Mijn reserveringen Mijn sessies Mijn profiel Zoeken en reserveren van beschikbare werkplekken of ruimten Zoeken vanuit de startpagina Zoekresultaten verfijnen Zoeken op locatienaam of plaats Zoeken op datum Zoeken op aantal deelnemers Wijzigen van de categorie ruimten Detailpagina van een ruimte en reserveren Tips bij het gebruik van het overzichtscherm Welke ruimte is vrij/bezet? Ruimte favoriet maken Who s at work Plattegrond raadplegen en vergroten Overige bijzonderheden Exchange integratie Signage integratie Registeren aanwezigheid Officebooking

3 2 Introductie Met Officebooking reserveer je gemakkelijk een bedrijfsruimte of werkplek. Ons platform ondersteunt op interactieve en gebruikersvriendelijke wijze het reserveringsproces van al je vergaderruimtes, werkplekken en bedrijfsmiddelen. Overal en net zo gemakkelijk door gebruik te maken van onze apps voor mobiel, tablet, desktop of digital signage oplossingen. Vind een vrije werkplek of collega en ga aan de slag! In deze handleiding geven we je een kort overzicht van de meest gebruikte onderdelen van Officebooking. We gaan kort in op je Officebooking account en persoonlijke instellingen en het zoeken en reserveren van een werkplek of vergaderruimte. Aan het einde behandelen we een aantal veel voorkomende integratie mogelijkheden. Voor toegang en hulp kan je ook altijd terecht op onze website: Officebooking

4 3 Toegang tot Officebooking Account aanmaken Ga naar en voer de company code in. Een company code bestaat uit drie letters of een combinatie van cijfers en letters en is uniek voor jouw organisatie. Voer vervolgens je naam en een geldig adres in. Je ontvangt vervolgens per van een link waarmee je je account kunt activeren. Zodra je op de link hebt geklikt dient je eerst een wachtwoord in te stellen. Dit wachtwoord dient uit ten minste 8 tekens waarvan 1 hoofdletter en een cijfer te bestaan. Zodra je Officebooking

5 met succes een wachtwoord hebt aangemaakt wordt je naar het inlog scherm gestuurd. Zie voor het vervolg de stappen zoals hierboven beschreven bij Log in met je accountgegevens. TIP: Controleer je junkmailbox als je de mail niet in je inbox aantreft. Je kunt ook zoeken naar de afzender LET OP: De activeringsmail is beperkt geldig. Als deze niet langer werkt dien je contact op te nemen met je het contactpersoon voor gebruik van Officebooking binnen je eigen bedrijf. Zie ook bij vragen over toegang. Log in met je accountgegevens Je login naam is je eigen (bedrijfs) adres. Als je de check box Ingelogd blijven hebt geselecteerd blijf je aangemeld en wordt je de volgende keer gelijk naar je eigen startscherm geleid. Via wachtwoord vergeten kun je een nieuw wachtwoord aanmaken. Je kunt met deze accountgegevens ook inloggen op onze mobiele app. Vragen over toegang Binnen je eigen organisatie is IT support of facilities helpdesk beschikbaar voor support. Dit betreft ook het aanmaken en (de-)activeren van accounts. Via onze support-site, bereikbaar via kan je ook aanvullende informatie vinden die je kan helpen veel voorkomende problemen op te lossen. Officebooking

6 4 Persoonlijk startscherm (Booking engine) Nadat het inloggen is gelukt kom je op het startscherm van de Officebooking reserveringsdienst. We noemen deze ook wel onze Booking engine. Het is een omgeving die door je eigen bedrijf is ingericht op ons Officebooking platform. Indien je bedrijf vanuit één locatie werkt wordt je gelijk naar de locatiepagina van deze locatie gestuurd. Hieronder staat een voorbeeld. Als je bedrijf over meerdere locaties beschikt wordt een overzichtspagina getoond met een aantal extra zoek opties. Officebooking

7 Rechts bovenaan zie je je eigen naam. Als je daar op klikt wordt een menu met een paar opties getoond. Als je met een nieuwe account begint staat er nog niet zoveel informatie in je persoonlijke Officebooking omgeving. Om je een idee te geven hoe het er uit ziet als je met Officebooking werkt, laten we je nu de voorbeeld schermen zien van een aantal fictieve gebruikers. Officebooking

8 5 Mijn dashboard Hieronder zie je een voorbeeld van een dashboard. Bovenaan heb je een zoekvenster waarmee je snel een plek of locatie kunt vinden. Zoek bijvoorbeeld op naam van de ruimte of locatie. Links zie je een overzicht van je eigen reserveringen. Op de getoonde kalender staan de data waarop je reservering(en) hebt gemaakt, geel gemarkeerd. Je kunt met de pijltjes naar andere maanden navigeren In het midden staan je persoonlijk favoriete werk- en vergaderplekken. Als je een werkplek of vergaderruimte als favoriet markeert, verschijnen ze in je dashboard. Je kan zo sneller een ruimte raadplegen op beschikbaarheid en reserveren. Klik bijvoorbeeld eens op agenda. Rechts zie je wie er aan het werk is. Bij who s at work worden de laatste vijf collega s of coworkers getoond die zijn ingecheckt óf vijf van je favoriete collega s. Je kunt ook zoeken naar een collega door voor en/of achternaam in te voeren. Medewerkers die je markeert als favoriet worden bovenaan de lijst getoond. Klik op de ster om een medewerker als favoriet te markeren; nog een keer klikken, maakt dit ongedaan. Door de naam van de getoonde werkplek te selecteren krijg je de detailpagina van de betreffende werkplek te zien. Je eigen voorkeuren en acties in de Officebooking omgeving bepalen uiteindelijk wat je op je persoonlijke dashboard ziet. Officebooking

9 6 Mijn reserveringen Als je mijn reserveringen selecteert uit het menu, krijg je een gedetailleerd overzicht van je reserveringen voor een maand. Klik op de link alle reserveringen toont alles. Je kunt vanuit een reservering, voor elke gereserveerde werkplek zowel de ruimte, agenda als de plattegrond inzien. Ook kun je hier eenvoudig reserveringen wijzigingen en verwijderen. Officebooking

10 7 Mijn sessies Als je mijn sessies selecteert, zie je al je werksessies. Er wordt een werksessie gestart als je incheckt op een werkplek. Inchecken betekent dat je meldt dat je aanwezig bent op een werkplek. Dit inchecken kan zowel handmatig als geautomatiseerd plaatsvinden. Handmatig kan bijvoorbeeld met de Officebooking app en een QR-code, werkplekcode of ibeacon. Je kan ook volledig automatisch ingecheckt worden met behulp van onze Officebooking ESCA OMNI sensor. Wat je hier ziet hangt er dus vanaf hoe jouw bedrijf Officebooking inzet. Officebooking

11 8 Mijn profiel Tot slot als je Mijn profiel selecteert kun je een aantal persoonlijke instellingen wijzigen. J e kunt bijvoorbeeld je eigen zichtbaarheid aan- of uitzetten, een foto of afbeelding bij je profiel voegen of je wachtwoord wijzigen. Je eigen zichtbaarheid uitzetten betekent dat collega s je niet kunnen vinden in de Officebooking omgeving. Je wordt dan bijvoorbeeld niet getoond op het dashboard van collega s onder who s at work. Wel kunnen ook anderen zien dat een werkplek bezet is. Niet wie er dan zit. Officebooking

12 9 Zoeken en reserveren van beschikbare werkplekken of ruimten Je kunt op verschillende manieren zoeken naar beschikbare werkplekken en ruimten in Officebooking. Zodra je de juiste plek op de juiste datum hebt gevonden, kan je deze eenvoudig reserveren. We geven onderstaand een korte toelichting en een aantal tips om je op gang te helpen. Zoeken vanuit de startpagina Nadat je bent ingelogd kom je uit op de startpagina van de booking engine. Het aantal getoonde locaties en werkplekken hangt af van het aanbod dat jouw bedrijf beschikbaar wenst te stellen. Het kan een vergadercentrum op een enkele locatie betreffen. Het is ook mogelijk dat het aanbod bestaat uit meerdere kantoorpanden in verschillende plaatsen. In het laatste geval zie je een startpagina zoals in onderstaande afbeelding weergegeven. Officebooking

13 Het getoonde voorbeeld betreft een bedrijf met meerdere panden, op meerdere locaties. In de zoek box bovenaan kan je een naam van een werkplek, vergaderruimte of locatie invoeren. Je kan uiteraard ook zoeken op gebouwdeel, verdieping, naam ruimte, tagnummer, aantal personen en soort ruimte. Probeer het maar uit! Je komt op een lijst ruimten uit die aan je ingevoerde zoekcriteria voldoen. Hieronder zie je een tweetal carrousels: op locatie respectievelijk plaats. Het selecteren van een locatie (d.w.z. een kantoorpand) of plaats heeft een soortgelijk effect. Je krijgt vervolgens alle ruimten te zien die op de betrokken locatie of plaats beschikbaar zijn. Tot slot staat onderaan de startpagina ook een mogelijkheid om te zoeken op categorie. Klik je bijvoorbeeld op het icoon van de vergaderruimte dan worden al de vergaderruimten getoond. TIP: Als je op het logo klikt bovenaan de webpagina, kom je altijd weer snel terug op de startpagina. Waar je ook bent! LET OP: Het beheer van de getoonde content, bijvoorbeeld locaties, plaatsen, categorieën maar ook de getoonde plaatjes en omschrijvingen, ligt bij de Officebooking Administrator van je eigen bedrijf. Alleen deze functionaris kan daar wijzigingen in aanbrengen. Zoekresultaten verfijnen In onderstaande voorbeeld is gezocht op de categorie vergaderruimte. Het getoonde scherm met de zoekresultaten biedt de mogelijkheid te verfijnen naar een aantal criteria. Zoeken op locatienaam of plaats In het bovenste zoekveld kan je zoeken op een enkele locatie (bijvoorbeeld Puntegaal Offices ). In het voorbeeld worden zoekresultaten getoond uit een drietal plaatsen: Amsterdam, Rotterdam en Utrecht. Je kunt uiteraard de zoekresultaten verfijnen door op een van de plaatsen te zoeken. Zoeken op datum Standaard wordt gezocht op beschikbaar ruimten vanaf vandaag en het eerst volgende tijdstip. In het voorbeeld zie je dat gezocht is op 23 december 2016 en de eerst volgende tijd is 15:00. Je kan de zoekopdracht verfijnen door een andere startdatum en tijd in te voeren. Ook kan je op een eind datum en tijdstip zoeken. Officebooking

14 Zoeken op capaciteit. Je kunt ook zoeken op de gewenste capaciteit van een ruimte. Vooral van belang voor het reserveren van ruimten voor vergaderingen en trainingen. Wijzigen van de categorie ruimten Tot slot: de geselecteerde categorie kan uiteraard gewijzigd worden. In de lijst worden alle beschikbare categorieën getoond waar uit kan worden gekozen. Detailpagina van een ruimte en reserveren Vanuit de zoekresultaten kun je een detailpagina van een ruimte opvragen. Op de detailpagina is een plattegrond weergegeven, een afbeelding van de ruimte, reserveringen en wie er in de ruimte aan het werk is. Door een andere ruimte te selecteren op de plattegrond wordt de informatie van deze ruimte getoond. Je kunt gemakkelijk zien wie er in de ruimte is ingecheckt door Who s at work aan te klikken. Officebooking

15 Voor het reserveren van de ruimte controleer je de datum en tijd en selecteer je de knop Reserveer. Vervolgens krijg je de gelegenheid overige gegevens in te voeren. Zoals bijvoorbeeld de titel van je overleg, het aantal deelnemers. Voor ruimten waarbij dit is ingesteld door de Officebooking Administrator van je eigen bedrijf, kan je Amenities bij je reservering bestellen. Indien je de knop Reserveren selecteert, wordt je reservering vastgelegd. Er wordt een bevestigingsscherm getoond. Als je nu naar je dashboard gaat, zie je dat deze reservering is verschenen. Wijzigen of annuleren kan gemakkelijk op dezelfde wijze vanaf dit dashboard. Officebooking

16 Tips bij het gebruik van het overzichtscherm Welke ruimte is vrij/bezet? Op de plattegrond kan je zien welke ruimten vrij en bezet zijn. Rood is bezet. Groen is vrij. Klik op een vrije ruimte en de details van deze ruimte worden getoond. Ruimte favoriet maken Je kunt een ruimte gemakkelijk aan je favorietenlijst toevoegen door het sterretje rechtsboven bij de pagina details te selecteren. Het sterretje wordt dan geel. Je kunt dat weer ongedaan maken door hetzelfde sterretje te selecteren. Het sterretje wordt dan grijs. Who s at work Rechts onderaan kan je zien wie zich aanwezig heeft gemeld. Je kan ook zien wie waar zit door op de plattegrond te klikken op ene ruimte die bezet is. Vervolgens wordt getoond wie daar aanwezig. Plattegrond raadplegen en vergroten Je kunt vanuit het detailscherm van de werkplek of ruimte gemakkelijk de hele plattegrond uitvergroten door het symbool rechts boven te selecteren. Officebooking

17 Op dit overzicht is de ruimtebezetting voor het betreffende plattegronddeel weergegeven. Je kan nu in een oogopslag zien welke ruimten bezet of vrij zijn. Officebooking

18 10 Overige bijzonderheden Officebooking biedt de mogelijk te integreren met andere systemen en informatiedragers. Dit betekent dat reserveringen en bezettingsinformatie die je in je persoonlijke dashboard ziet, ook uit andere bronnen afkomstig kunnen zijn. Onderstaand staan een aantal veel voorkomende opties: Exchange integratie Het is mogelijk Officebooking te integreren met de bestaande exchange omgeving van een bedrijf. Dit is handig als u al gewend bent binnen deze exchange omgeving ruimten te reserveren. Het betreft een optie die de Officebooking Administrator kan aanzetten. Vervolgens worden reserveringen tussen beide omgevingen gesynchroniseerd. Een reservering in Exchange wordt naar Officebooking gekopieerd en vice versa. Deze reserveringen zullen ook op de persoonlijk startpagina worden getoond. Signage integratie Het is mogelijk gebruik te maken van Officebooking via zogenaamde signage schermen die bij bijvoorbeeld bij ruimten in een vergadercentrum zijn geplaatst. Met deze Room booking oplossing kan je per ruimte de bezetting en agenda zien. Het betreft een optie die de Officebooking Administrator kan aanzetten. Als gebruik wordt gemaakt van touch schermen kan ook ter plaatse een reservering van een beschikbare ruimte worden gemaakt. Deze reserveringen zullen ook op de persoonlijk startpagina worden getoond. Ter ondersteuning van de informatie verschaffing omtrent de ruimte bezetting aan gebruikers is het ook mogelijk een totaal overzicht te tonen op een groot scherm (de Bookinglist) en/of op een plattegrond met zoek mogelijkheden en bezettingsheatmap (de Wayfinder). Dit kan een nuttige aanvulling zijn op het transparant maken en optimaliseren van het ruimtegebruik. Registeren aanwezigheid Officebooking

19 Door inzet van onze ESCA OMNI sensoren is het mogelijk anoniem te registreren of een ruimte daadwerkelijk in gebruik is genomen. Dit vergt na installatie geen verdere handelingen van de gebruikers en zorgt voor een nauwkeurig real time inzicht in ruimtegebruik dat via de genoemde plattegronden wordt getoond. De Officebooking Administrator van uw bedrijf kan meer informatie verstrekken of deze sensoren binnen uw bedrijf worden gebruikt. Suggesties of tips? Suggesties voor verbeteringen van deze handleiding of onze producten? Laat het ons weten via het contactformulier op onze site: Officebooking