Jaarverslag Vertrouwenspersonen 2016

Transcriptie

1 Jaarverslag Vertrouwenspersonen 2016 IN VERTROUWEN.. Jaarverslag 2016 van de vertrouwenspersonen medewerkers, stagiaires en vrijwilligers. In 2016 is er 58 keer een beroep gedaan op de vertrouwenspersonen. De meldingen liepen uiteen van een eenmalig telefonisch overleg tot een aantal gesprekken verspreid in de tijd. Meldingen kwamen vanuit de verschillende regio s en disciplines van onze organisatie. Daarnaast is ook vanuit externe organisaties een beroep op ons gedaan meldingen meldingen meldingen meldingen meldingen De aard van de meldingen In verreweg de meeste situaties is er sprake van verstoorde werkverhoudingen. Waaronder: Verstoorde arbeidsverhoudingen met leidinggevenden en collegae / confrontaties / conflicten / intimidatie (44 keer). Een vijftal meldingen rondom verzuim. Vijf meldingen rondom een correctietraject. Drie meldingen rondom (eenzijdige voorstellen tot) functiewijzigingen. Daarbij speelden er soms gelijktijdig ook vragen rondom procedures en regelingen. Bijzonder dit jaar is dat er in 3 situaties een beroep op de vertrouwenspersonen is gedaan vanuit een team. Daarbij zijn twee vertrouwenspersonen het gesprek aan gegaan. Overige aspecten binnen de meldingen: Onverwachtse negatieve beoordelingen van leerlingen (3 keer). Positionering leerling / werknemer. Negatieve beoordeling tijdens ontwikkelgesprek. Intern dilemma van vrijwilliger met betrekking tot omgang cliënt. Conflictsituaties met ouders (4 keer). Onheuse bejegening (4 keer). Grensoverschrijdend gedrag / (Seksuele) intimidatie. Vermoeden omtrent seksueel misbruik. Pesten op de werkplek (3 keer).

2 Roosterproblematiek Werkdruk en verzuim tot gevolg. Interne dilemma s (rondom omgaan met referenties) (2 keer). Relatie op de werkplek en de effecten daarvan op andere medewerkers. In alle gevallen bieden de vertrouwenspersonen een luisterend oor en ondersteuning. De vertrouwenspersonen fungeren als een klankbord voor de melders. Het gaat om: het doen van het verhaal; het uiten van emoties, het ordenen van gedachten; en het meedenken hoe op een effectieve manier vervolg te geven aan de situatie van de melder. Vaak voldoet het om het verhaal te vertellen of geeft het gesprek voldoende mogelijkheden om zelf een volgende stap te zetten. Daarnaast kan er: - worden doorverwezen; - gewezen worden op de aanwezige (uitvoerings)regelingen binnen een wet- en regelgeving buiten de organisatie; - waar nodig op verzoek van de melder ondersteuning geboden worden bij het voorbereiden van en/of aanwezig zijn bij gesprekken Veelal vindt nadien nog een afrondend gesprek plaats, waarbij de vertrouwenspersoon op de hoogte wordt gebracht van het procesverloop. De vertrouwenspersonen hebben in de loop der jaren een checklist voor doorverwijzingen ontwikkeld. In 2016 is er doorverwezen naar: Locatiemanager Regiodirecteur Werkbegeleider en praktijkopleider. Coach (on the job) P&O Maatschappelijk werk/psycholoog Bedrijfsarts Raad van Bestuur Jurofoon/Juridisch adviseur/rechtsbijstand/vakbond UWV Daarnaast is er geadviseerd kennis te nemen van bestaande regelingen, zoals: Verzuimregeling CAO regelingen Regeling Correctie en Ontslag Klachtenregeling Regels en verplichtingen bij ziekte. Wet poortwachter Ik ben ziek. Wat nu? (UWV)

3 Intimidatie, dat kun je hier niet maken Visie en Waarden Een terugblik op 2016 Nieuwe collega In 2016 hebben we door het vertrek van Geert Vriens opnieuw een nieuwe collega mogen verwelkomen. Haar naam is Dinky van Berkel. Ze is werkzaam als persoonlijk begeleider op De Pegasusstraat in Alphen aan de Rijn. We hebben haar (met instemming van de voorzitter van de Raad van Bestuur en de Ondernemingsraad) vast gehouden uit de laatste sollicitatieronde van Destijds was het te veel voor het team om twee mensen gelijktijdig in te werken. De zevende vacature hebben we in 2016 vacant gelaten. We hebben de nieuwe collega ingewerkt en de meldingen tussen ons zessen verdeeld. Aan het eind van dit kalenderjaar ontdekken we dat de verdeling vanuit de verschillende regio s enigszins scheef is. Regio s 2 tot en met 4 zijn goed vertegenwoordigd. Het effect is dat meldingen vanuit die regio s door minder mensen kunnen worden opgepakt. We hebben de afspraak dat we geen meldingen uit eigen regio s opnemen, om rolverwarring te voorkomen. Gezamenlijk (in overleg met Gerard Gerding) besluiten we invulling te geven aan de laatste vacature in het nieuwe jaar. Professionalisering Dit jaar is er goed en bewust geïnvesteerd in scholing. De twee collegae die als laatste het team vertrouwenspersonen hebben aangevuld, Dinky van Berkel en Nicoline Kuiper, hebben zich in het najaar laten opleiden tot vertrouwenspersoon met een registratie tot gevolg. Zij hebben de basisopleiding Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen en Integriteit doorlopen bij Van Oss & Partners in Den Bosch. In de vierdaagse training, is er veel aandacht besteed aan: De taken en verantwoordelijkheden en de positie van de vertrouwenspersoon; ongewenste omgangsvormen en de impact daarvan; hoe om te gaan met Integriteitskwesties; de do s en don ts bij opvang en begeleiding van melding; regelgeving vanuit de Arbowet en de juridische kaders; dilemma s. Zelfreflectie op eigen handelen; er is veel geoefend met de kerntaken. Gesprekstechnieken om de regie bij de melder te laten en iemand te ondersteunen weer in de eigen kracht te komen om eigen keuzes te kunnen maken; samenwerking, informatie-overdracht en adviseren binnen de organisatie. Voor beiden heeft dat in november 2016 geresulteerd in een certificaat, waarmee wij ze mogen feliciteren!

4 Zij zullen zich laten registreren bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV). De kennis die zij hebben opgedaan, dragen zij inhoudelijk over binnen het team. Wellicht vraagt de lezer(es) zich af wat ook weer het verschil is tussen Ongewenste Omgangsvormen en Integriteit. Integriteit is een onderdeel van Personeelsbeleid. De meldprocedure over het signaleren van misstanden betreft verplichting. Hier volgt nog eens een kort overzicht. Het verschil tussen Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen (VPOO) en Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI): Bij VPOO: - Betreft het ongewenst gedrag. - Is de klager direct betrokken. - Is de klager onrecht aangedaan (of voelt deze dat zo). Bij VPI: - Gaat het om integriteitsschendingen en misstanden. - Is de melder indirect betrokken. - Is de organisatie onrecht aangedaan. Afhankelijk van het type melding, wordt duidelijk of je te maken hebt met I of OO. Bij OO leidt het grootste deel van de gesprekken niet tot een klacht. Bij I leidt het grootste deel van de gesprekken wel tot een klacht. Voorzitter Lenie Turk neemt deel aan een externe intervisiegroep om vanuit deze uitwisseling ook de kwaliteitstoets te bewaken. Lenie heeft in 2016 een studiedag gevolgd Vertrouwenspersoon en Arbeidsconflict. Jaarlijks heeft 6% van de werkzame bevolking te maken met een arbeidsconflict mensen komen om deze reden in verzuim terecht. Bij een arbeidsconflict wordt vaak een beroep gedaan op de vertrouwenspersoon. Soms is het vrij snel duidelijk dat het zuiver en alleen gaat om een arbeidsconflict. Veel vaker is de scheidslijn troebel. Ongewenste omgangsvormen lijken door het arbeidsconflict heen te lopen; of een melder ervaart het conflict als ongewenst gedrag van de leidinggevende. Soms raakt het aan integriteit. Ongewenst gedrag geeft grote schade aan mens en organisatie.

5 Een aanwezige klokkenluider, die zijn verhaal inbracht op de studiedag, introduceerde het begrip plekproblemen. In een conflict krijg je steeds meer de idee dat je er niet langer bij mag horen. Dat je geen plek meer hebt. Zo keek hij ook naar pesten Pesten is iemand van zijn plek af zien te krijgen. De kracht van een organisatie wordt bepaald door de mensen die er werken. De omgang met elkaar, de onderlinge communicatie, de wijze van leidinggeven en de integriteit zijn essentieel voor het realiseren van een veilig en integer werkklimaat, kwaliteit en tevredenheid. Het team vertrouwenspersonen wil vanuit haar inspanningen daar graag een bijdrage aan leveren. Nicoline Kuiper heeft in november het LVV congres Stop Discriminatie bijgewoond. Sinds 2009 schrijft de ArboWet voor dat de werkgever beleid voert om discriminatie op de werkvloer tegen te gaan. Het gaat om ongeoorloofd onderscheid op grond van ras, leeftijd, geslacht en seksuele geaardheid. Dit valt onder het risico PsychoSociale Arbeidsbelasting, dat kan leiden tot werkstress en uitval. Bij dit thema spelen vertrouwenspersonen een rol van betekenis, doordat zij de mogelijkheid geven en stimuleren, dat hierover gepraat kan en mag worden. Binnen het team nodigen we ook interne collegae en deskundigen uit om met elkaar van gedachten te wisselen hoe we vanuit verschillende perspectieven met dezelfde thema s om gaan. Daarnaast kunnen we mogelijk intensiever en effectiever met elkaar samenwerken. De vertrouwenspersonen zijn als team in 2016 twee keer bij elkaar geweest, in het voorjaar en het najaar. Naast uitwisseling en verdieping van praktijkervaringen, hebben we aandacht gehad voor: personele wisselingen in ons team; collegiaal overleg en afstemming met collegae van de Ondernemingsraad; actualiteiten vanuit de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen; wat werkt in Adviseren bij Conflicten ; scholing en verdieping professionaliteit; misbruik maken van Social Media; congres Stop Discriminatie ; invullen laatste vacature Vertrouwenspersonen. Het tweede deel van het overleg heeft het karakter van intervisie / collegiale consultatie, aan de hand van actuele vraagstukken. Tussentijds consulteren vertrouwenspersonen elkaar, indien nodig. Na de bijeenkomsten heeft overleg plaatsgevonden met Gerard Gerding, contactpersoon voor de vertrouwenspersonen vanuit de Raad van Bestuur. Doel is uitwisseling en onderlinge afstemming. Collegiale uitwisseling en samenwerking In mei 2016 is een afvaardiging van de Ondernemingsraad te gast geweest in het voorjaarsoverleg. We hebben onze jaarverslagen met elkaar besproken. Concreet hebben we afgesproken dat de OR ook het thema Pesten op de werkvloer onder de loep zal nemen. Daarnaast zullen we de rol van de

6 vertrouwenspersoon nog nadrukkelijker bij (de introductie van) leerlingen en stagiaires onder de aandacht brengen. Pesten op de werkvloer gebeurt nergens, maar het is er wel! Zorg dat het bespreekbaar gemaakt wordt, ook al denk je dat het bij jullie niet gebeurt. Angelique Wittenbernds / collega vertrouwenspersoon In september is Lenie Turk uitgenodigd in de overlegvergadering van de Ondernemingsraad. Het thema Pesten op de werkvloer was door de OR op de agenda gezet. We hebben uitgewisseld over hoe dit positief te kunnen beïnvloeden. Het team vertrouwenspersonen gelooft in Oplossingsgericht denken en werken. Doen wat werkt en stoppen met wat niet werkt. Het goede voorbeeld geven en elkaar aan (durven) spreken. De drempel om naar een vertrouwenspersoon te stappen wordt niet lichtvoetig genomen is onze ervaring. We zijn van mening dat het niet helpt om daar een tussenstap in te maken. De cultuur van praten mét elkaar in plaats van over of tegen elkaar, kan een ieder stimuleren - op welke plek je ook werkt binnen de organisatie. Gelukkig kan dat op heel veel plekken wel en wordt het ook meer en meer gestimuleerd. Vooruitblik op 2017 We willen aandacht hebben voor: sollicitatieprocedure nieuwe collega vertrouwenspersoon; professionalisering en samenwerking in een (opnieuw) vernieuwde samenstelling; updaten digitale site Vertrouwenspersonen; presentatie bij introductieweken leerlingen / stagiaires. Met als uitgangspunt een bijdrage te leveren aan een kwalitatief personeelsbeleid, dat uitgaat van het belang van zowel individuele als organisatorische belangen. Werken vanuit de dialoog en verbinding. Tot slot willen we dank uitspreken voor het in ons gestelde vertrouwen. Medewerkers weten ons te vinden voor een luisterend oor, voor een vraag voor ondersteuning, bij het zoeken van een antwoord op een vraag, een moeilijke kwestie of een probleem. Kortom. voor al die dilemma s, waar men alleen niet uitkomt. Met een vriendelijke groet, namens de vertrouwenspersonen, Lenie Turk (voorzitter)

7 Vertrouwenspersonen in 2016 Dinky van Berkel (vanaf februari) Marjolein de Groot Jeanette van Houwelingen Martin Kok Nicoline Kuiper Lenie Turk Pegasusstraat AC Gading / Afasiecentrum Leiderdorp AC Het Molenschaer TOM in de Buurt t Huis Centrum Kennis & Leren / Advies & Ondersteuning Op de website te vinden onder Mijn startpagina --> Diensten en commissies (alleen zichtbaar voor ingelogde gebruikers).