Kennisforum Vertrouwenspersonen Overheid De vertrouwenspersoon als wakend oog en hoeder, tijdens en na een integriteitsonderzoek?

Transcriptie

1 Kennisforum Vertrouwenspersonen Overheid De vertrouwenspersoon als wakend oog en hoeder, tijdens en na een integriteitsonderzoek? Verslag bijeenkomst 3 februari 2015 Het Kennisforum Vertrouwenspersonen Overheid (KVO) biedt functionarissen in vertrouwensfuncties de kans om elkaar te ontmoeten, van elkaar te leren en kennis uit te wisselen. Zo draagt het KVO bij aan de professionalisering van het vertrouwenswerk. BIOS faciliteert de bijeenkomsten, en verzorgt hierbij een informatieve inleiding. Het onderwerp van dit KVO: integriteitsonderzoek. Programma Opening: nieuws Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector Ed Fenne (BIOS): Inleiding in de onderzoeksprocedure Hans Groot (BIOS): De praktijk als integriteitsonderzoeker Henk van den Boogaard (VP en opleider van VP s) en melder: De werkelijkheid van melden Nieuws BIOS Nieuws van en over BIOS is te volgen via de website de nieuwsbrief die vier keer per jaar verschijnt en het Een overzicht van de actualiteit: Sinds 1 januari 2015 is BIOS ook het Steunpunt Integriteitsonderzoek Politieke Ambtsdragers. Als er een vermoeden is van een integriteitsschending door een politieke ambtsdrager (gemeenteraadslid, wethouder, etc.) biedt BIOS advies over het onderzoeksproces. Meer informatie op De Leergang Vertrouwenspersoon is verbreed. Ze bereidt nu voor op de verschillende soorten vertrouwenswerk: integriteit, ongewenste omgangsvormen, arbeidsgeschillen en klokkenluiden. Het is nog mogelijk om in te schrijven voor de leergangen in het najaar. Het volgende Kennisforum Vertrouwenspersonen Overheid vindt plaats op 24 september Geïnteresseerden zijn ook welkom bij het Kennisforum Integriteit Overheid (KIO) voor integriteitsfunctionarissen (26 maart, 11 juni en 22 oktober 2015) en de Dag van de Integriteit (najaar 2015). Inleiding in de onderzoeksprocedure Ed Fenne (BIOS) geeft een inleiding in de onderzoeksprocedure. Als ervaren integriteitsonderzoeker en opleider vertrouwenspersonen kan hij het formele proces van melden en onderzoeken toelichten. Dit proces bestaat uit drie fases: de meldingsfase, de onderzoeksfase en de afdoeningsfase. Idealiter beschikt een organisatie over vastgestelde procedures, waarin voor deze fases de verschillende termijnen, rollen en bevoegdheden zijn beschreven. Het is van belang om tijdens deze drie fases alert te blijven en de melder waar mogelijk te informeren of te wijzen op zijn rechten, aldus Fenne. Verder kan de vertrouwenspersoon de organisatie wijzen op het ontbreken van een goed onderzoeksprotocol. Zie voor meer informatie over deze fases: raadpleeg de uitgave Zorgvuldige handhaving en de bijgevoegde stroomschema s (bijlage). 1

2 De praktijk als integriteitsonderzoeker Hans Groot (BIOS) is voormalig integriteitsonderzoeker bij het ministerie van Buitenlandse Zaken. Uit eigen ervaring vertelt hij over de praktijk van het integriteitsonderzoek. De concrete zaken die hij benoemt zijn ook al in de openbaarheid verschenen (media, rechtspraak). Het doen van zorgvuldig en rechtvaardig onderzoek is een precaire onderneming, aldus Groot. Groot vertelt onder meer over een onderzoek bij een ambassade in Zuidoost Azië, waar door lokaal personeel melding werd gedaan van seksueel misbruik. Hierbij was de vertrouwenspersoon niet ingeschakeld. Groot betwijfelt of dit überhaupt mogelijk was, de culturele verschillen en grote hiërarchische kloof tussen lokaal personeel en een westerse vertrouwenspersoon is erg diep. Verder speelden hier ook strafrechtelijke moeilijkheden: het misbruik was alleen strafbaar volgens Nederlandse wetgeving. Tenslotte benadrukt Groot dat ook een (vermoedelijke) dader recht heeft op een fatsoenlijke behandeling. In dit geval honoreerden de onderzoekers de wens van de dader om zijn verklaring bij te stellen. Al met al tekent deze casus hoe ingewikkeld goed onderzoek is. Groot noemt enkele risico s voor goed onderzoek. In de eerste plaats media-aandacht. Niet alleen vergroot dit de druk op het onderzoek, maar wanneer (niet gecheckte) beschuldigingen uitgebreid in de media zijn belicht, beïnvloedt dit de verklaringen van de betrokkenen in de organisatie. Ten tweede het inschakelen van ongeschikte onderzoeksbureaus. Wanneer er sprake is van een melding over ongewenste omgangsvormen, is het verstandig om expertise op dit onderwerp in te schakelen en niet een bureau gespecialiseerd in bijvoorbeeld financiële misstanden. Ten derde, sommige organisaties beschikken over eigen, interne onderzoekers. Het beeld dat zulke onderzoekers van de eigen organisatie hebben, loopt het risico om mettertijd steeds cynischer te worden. Een onderzoeker moet hiervoor waken. Hetzelfde kan overigens net zo goed gelden voor interne vertrouwenspersonen: ook zij komen vooral in aanraking met (vermoedens van) wat er verkeerd loopt in een organisatie. Naar aanleiding van vragen uit de zaal raadt Groot vertrouwenspersonen aan om voordat er een melding of incident is, al kennis te maken met eventuele interne onderzoekers, en de organisatie te bevragen op de aanwezigheid van goede onderzoeksprocedures. Vertrouwenspersonen zijn bij uitstek in de positie om dit aan de orde te stellen, en te wijzen op de voordelen van duidelijke afspraken voordat er een concrete casus is. Tot slot raadt Groot aan dat onderzoekers zich altijd respectvol opstellen in de richting van betrokkenen. Niet alleen omdat dit een teken is van goed werkgeverschap en collegialiteit, maar ook vanwege juridische houdbaarheid van het onderzoek. Groot geeft aan dat de vertrouwenspersoon hierop kan toezien, en hierbij een rol kan pakken. De werkelijkheid van melden Voor het Kennisforum Vertrouwenspersonen Overheid zijn een vertrouwenspersoon, Henk van den Boogaard, en een melder bereid om te vertellen over hun ervaringen in de aanloop naar het doen van een melding, en het proces tijdens en na het onderzoeken van die melding. De melder vertelt dat hij in twee eerdere organisaties vanuit zijn functie vermoedens had van misstanden. In beide gevallen koos hij ervoor om deze misstanden niet via de meldprocedure te melden, en de organisatie te verlaten. Bij zijn huidige werkgever vermoedde hij (voor de derde maal in zijn carrière) een misstand. Zowel zijn directe leidinggevende als diens leidinggevende pakten zijn signalen niet op. Uit het verhaal van de melder blijkt dat hij dit als een last ervoer. Zijn ziekteverzuim steeg en de situatie raakte hem emotioneel. Na ongeveer een jaar in gesprek geweest te zijn met Henk van den Boogaard (als externe vertrouwenspersoon), besloot hij om formeel melding te doen. In de periode voorafgaand aan de melding vond de melder bij Van den Boogaard in de eerste plaats een luisterend oor. Dit luchtte op. In de tweede plaats kon de melder hier toetsen of zijn vermoeden werkelijk meldenswaardig was. De vertrouwenspersoon hielp de melder om zijn 2

3 verhaal te ordenen. De melder vond het belangrijk dat hij niet zou melden uit rancune, maar om de organisatie te verbeteren. De vertrouwenspersoon ondersteunde dit proces. Bij het doen van de melding was de vertrouwenspersoon vervolgens ook aanwezig. Het melden was voor de melder een moment van opluchting. De betreffende directeur luisterde en nam de melder serieus. Zo was ook de perceptie van Van den Boogaard. Kort na de melding sprak de melder uitgebreid met een interne onderzoeker. De vertrouwenspersoon was hierbij niet aanwezig. Vervolgens bleef de melder lange tijd verstoken van verdere informatie en zag hij dat er niets werd ondernomen om de misstand aan te pakken. Van den Boogaard heeft de melder ondersteund bij het krijgen van een formele bevestiging van de melding en een formele brief in het personeelsdossier, waarin hij als melder door de organisatie bedankt wordt. Zo een bevestiging is erg belangrijk, vinden beide sprekers. Het werkt als bescherming, temeer omdat tijdens het onderzoeksproces er ook enkele wisselingen waren in het management van de melder. Dit leidde ook tot een slechte beoordeling: een leidinggevende vond dat de melder de organisatie schade had berokkend. Een gesprek met een directeur over de bevestigingsbrief leidde er ook toe dat deze slechte beoordeling weer werd ingetrokken. Van den Boogaard geeft aan dat hij bij een onderzoek aanraadt om als vertrouwenspersoon het proces te bewaken. Hoewel een vertrouwenspersoon niet de regie over of verantwoordelijkheid voor het onderzoek heeft, is hij wel de enige die de melder langdurig kan bijstaan. Bovendien kan een vertrouwenspersoon de melder informeren over zijn rechten en opties. Verder raadt Van den Boogaard aan om tot lang na het onderzoek en de afdoeningsfase nog contact te houden met de melder. Ook langere tijd na het melden kunnen er nog negatieve gevolgen ontstaan voor melders. In deze casus is dat ook het geval, erkent de melder. Enkele managers vinden hem een verrader, onbetrouwbaar, en er komen minder interessante of belangrijke opdrachten zijn kant op. Naar aanleiding van vragen uit de zaal geeft de melder aan dat het nu wel goed met hem gaat. Ook achteraf gezien had hij de melding opnieuw gedaan. Het was belangrijk voor hem om niet opnieuw zijn vermoedens ongezegd te laten. Van den Boogaard geeft aan dat hij als vertrouwenspersoon naar aanleiding van deze casus zich meer heeft verdiept in de formele procedures en regelgeving. Zo kon hij deze melder, en toekomstige melders, beter bijstaan, voor, tijdens en na het integriteitsonderzoek. Tijdens de discussie geven enkele aanwezige vertrouwenspersonen aan dat dit voor hen een moeilijke casus zou zijn geweest, omdat ze intern vertrouwenspersoon zijn. Dit maakt hen kwetsbaar. Omdat ze weinig ervaring hebben opgedaan met dergelijke meldingen, kunnen ze bovendien niet acteren op basis van deskundigheid door opgedane ervaringen. Bijlage Pag uit handreiking Zorgvuldige Handhaving 3

4 4

5 5

6 6