Met kleuren uit de rode cijfers

Transcriptie

1 POSITIEF EFFECT VAN FACILITAIRE OMGEVING OP BEDRIJFSRESULTAAT Met kleuren uit de rode cijfers Bent u van mening dat de omzet van uw organisatie beter zou kunnen, of haalt u niet de organisatiedoelen die misschien al jaren op het programma staan? Een belangrijke succesfactor schuilt in uw huisvesting en facilitaire voorzieningen. In dit artikel geven wij u hierin inzicht door middelvan een kleuranalyse. De kern? Uw medewerkers moeten zich begeven in een werkomgeving die zó passend is bij uw organisatie dat zij uw organisatie beter laten presteren en u uw omzet verhoogt. In dit artikel nemen wij u mee door de werkwijze van deze succesfactor. TïKST: Erick Wuestman en Caroline Brandes-van den Akker Overzicht Structuur Allereerst is het van belang dat u weet welk kleurtype uw eigen organisatie is. We hanteren voor dit artikel de meest gangbare typen: blauw, oranje, groen en geel, zoals deze zijn weergegeven in figuur i. Ieder kleurtype wordt gekenmerkt door onder andere een bepaalde organisatie-inrichting, specifieke normen en waarden en ook een bijpassende werkstijl. De blauwe organisatie is het meest (strak) gestructureerd en de gele organisatie is het meest vrij georganiseerd. De vier kleurtypen geven vier verschillende typen organisaties weer. In een blauwe organisa tie is vooral duidelijkheid en goed vooruit plannen van groot belang. De oranje organisatie is gedreven door het realiseren van een steeds grotere winst. Targets zijn hier erg belangrijk. De groene organisatie heeft vaak meer ideologische doelen, die meer gericht zijn op het ontwikkelen van bepaalde innovatieve oplossingen die voor een grote doelgroep van belang Experiment B & Competitie Figuur 1. Kleurtypen organisaties. Betekenisvol samenwerken & Harmonie Analyse & Autonomie zijn. De gele organisatie wordt gekenmerkt door veel vrijheid en het invullen van behoeften die voortkomen uit de stappen die op een bepaald moment worden genomen in een ontwikkelproces. Tabel i geeft weer welke kenmerken te vinden zijn in de verschillende typen organisaties en ook wat de klanten van deze organisaties belangrijk vinden. Huisvesting voor solide structuur of volledige vrijheid? De omschrijving van de kleurtyf)en van organisaties maakt duidelijk dat er wezenlijke verschillen zijn in wat belangrijk is voor een organisatie en wat voor type medewerkers en klanten een organisatie heeft. De medewerkers hebben hier dan ook hele specifieke behoeften, gerelateerd aan de huisvesting van hun organisatie (figuur 2 geeft dit visueel weer). Een medewerker van een blauwe organisatie heeft graag een vaste werkplek en duidelijkheid over wie hij waar kan vinden. Een gebouw dat hierbij past biedt vaste werkplekken, managementkamers en gezamenlijke vergaderruimten. De medewerkers hebben behoefte aan desktop- computers, vaste telefoons en een basispakket van facilitaire diensten; allemaal onder het mom van vastigheid en duidelijkheid. 42

2 MET KLEUREN UIT DE RODE CIJFERS Organisatiekenmerken Standaard/repeterende handelingen Winstmaximalisatie Kostenoriëntatie Samenhang Samenwerken Creativiteit Synergie Heldere afspraken Stilstand is achteruit Kennisdelen Genereren van gang Groep is belangrijker innovaties dan individu Processen Beheersing Prestaties Ontwikkeling (bij Netwerken Efficiency Protocollen Winstgedreven voorbeeld technologisch) Analyse intuïtie Netwerken Brainstormen Cocreatie Continue Waardegedreven ontwikkeling Medewerkers Structuur Veeleisend Organisatiebelang/ Netwerkers Duide[ijl<heid Planning Statusgevoelig Materiële waardering gezamenlijke doelen Trots op organisatie Wisselende teamsamenstellingen van verschillende organisaties Ktanttypering Voorspelbaarheid van belang Zelfbewust en kritisch Langetermijnrelaties voor gezamenlijke Vlugge contacten op moment van behoef Willen geen/minima Zoeken keuze uit ontwikkeling van te en voor invulling le verandering, maar ruim assortiment bepaalde producten individuele behoefte het 'oude vertrouwde' Vernieuwing/innovatie van belang Gezamenlijk nastreven hoger doel (bij langetermijn- Marketing en uitstra voorbeeld met maat relaties ling trekt schappelijk belang) Tabel i. Contractvormen bij de kleurtypen. Een medewerker van een oranje organisatie houdt in het algemeen van status en ontleent die status aan het 'bedrijfspand' en de gadgets waarover hij of zij beschikt. De huisvesting moet vooral laten zien hoe succesvol de organisatie is, maar kostenbesparing door efficiënt huisvesten speelt ook een grote rol. Flexibele werkplekken en optimale faciliteiten om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken zijn onmisbaar. Het gebouw biedt onder andere team- en landschapskantoren met royale kantoorkamers voor het management. De succesvolle medewerkers krijgen de beschikking over laptops, smartphones en andere technische gadgets Een medewerker van een groene organisatie heeft vooral ruimte in het gebouw nodig om in gezamenlijkheid ideeën te ontwikkelen, en faciliteiten om deze te realiseren. In deze organisatie staat contact centraal en de werkomgeving moet vooral alle vormen van communicatie ondersteunen. De werkomgeving moet een herkenbare thuisbasis zijn met een mensvriendelijke uitstraling, waarin hoogwaardige faciliteiten alle vormen van communiceren en samenwerken ondersteunen. Alle medewerkers en andere betrokkenen moeten altijd en overal op meerdere manieren in gezamenlijkheid kunnen creëren en ontwikkelen. De medewerker van de gele organisatie wil zo min mogelijk vastigheid in de gebouwde omgeving. Hij of zij beperkt zich niet tot het eigen gebouw, maar zoekt juist ook de ruimte buiten een eigen gebouw (voor zover hiervan sprake is). Daar waar mensen bij elkaar komen met een gezamenlijk doel op dat moment wordt huisvesting gezocht die op dat moment de juiste ambiance en faciliteiten biedt die passen bij het gezamenlijke proces. Mede vanwege het internationale karakter van veel samenwerkingsverbanden en de tijdsverschillen tussen werelddelen moet werken vanuit een webbased cloud mogelijk zijn. De organisatie heeft geen huisvesting in eigendom of voor langere termijn gehuurd, maar maakt gebruik van be- REAL ESTATE MAGAZINE I december 2012 I 43

3 -'traditioneel Conventioneel Nieuw, niet anders Kantoorinnovatie Werkprocesinnovatie tingsconcept doorgevoerd, onder het mom dat iedere verandering wel met weerstand te Regulier Huisvesten Beleving Inrichting Innovatie Uw Nieuwe Werken maken heeft. Na de inrichting blijkt dat het management wel vaste werkplekken houdt en Werk mogelijk maken Oppoetsen Imago Flexy interieur Vernieuwen werkstijl alleen de medewerkers geen eigen werkplek meer mogen claimen. Na verloop van tijd verzorgen verfraaien Interieur Meubels verbuigen veranderen heeft iedereen toch weer een vaste werkplek gevonden en zich toegeëigend. En tot slot: iedereen vindt dat het project 'Het Nieuwe Werken' niet is geslaagd en dat het concept geen Rguur2. Kleurtypen huisvesting. meerwaarde biedt. schikbare digitale werkvormen en van de locaties die op bepaalde momenten passen bij de manier van werken. En nu de realisatie Vaak wordt vanuit de directie van een bedrijf besloten dat 'Het Nieuwe Werken' moet worden ingevoerd. Een extern adviesbureau en een bijbehorende projectmanager worden ingezet om de huisvesting in te richten naar 'Het Nieuwe Werken'. Het kantoor wordt ingericht met flexibele werkplekken, er komen andere kantoorruimten, zoals kantoortuinen, concentreerruimten en overlegruimten, en het interieur wordt aangepakt. Wanden worden verwijderd, een nieuwe vloerbedekking wordt gelegd, een mooie wandplaat aan de muur en een mooi zitje worden geplaatst. De medewerkers zien het met lede ogen aan en vinden dat bet niet bij hun werkzaamheden past. Toch wordt het nieuwe huisves- Herkenbaar of niet? Er bestaat een grote kans dat als u dit herkenbaar vindt, de aanpak en het eindresultaat niet aansluiten bij de kleurtypering die uw organisatie(onderdeel) eigenlijk is. Er is immers gekozen voor het inrichten van een werkomgeving die bij andere organisaties succesvol is of lijkt, maar is er echt nagedacht over welke werkomgeving het beste zou passen bij de eigen organisatie? Het draait er hierbij om dat dé werkomgeving wordt gerealiseerd die ervoor zorgt dat medewerkers hun werk goed kunnen doen, zodat de organisatiedoelen worden behaald. Heeft u uw organisatie herkend in één van de voorgaande beschrijvingen? Dan heeft u ook gelezen wat voor type werkomgeving het beste bij uw organisatie en de medewerkers past. U bent er nu uit welk type huisvesting u moet hebben om uw organisatiedoelen te bereiken en uw omzet te verhogen. De volgende stap is het realiseren van die huisvesting. Contractvorm Een traditionele overeenkomst Een prestatieof DBFMOovereenkomst Een samenwerkingsovereenkomst Geen overeenkomst Uitwerking Hierbij houdt u zelfde regiein handen en stuurt u de opdrachtnemer aan op de uit te voeren activiteiten. Hierbij worden de verantwoordelijkheden verdeeld, doordat de opdrachtgever bepaalde verantwoordelijkheden (en risico's) bewust bij de leverancier belegt en hierbij een systeem van eisen, monitoring en financiële consequenties hanteert, om toch controle en grip te kunnen houden. Hierbij gaat u samen met een andere partij een samenwerking met volledig gezamenlijk belang aan en worden verantwoordelijkheden in gezamenlijkheid gedeeld (en niet verdeeld door één van de partijen). Hierbij is geen vaste vorm aanwezig of gewenst, waardoor contracten niet van toepassing zijn. Samenwerking en contact is daar waar een gezamenlijke behoefte of een gezamenlijke drijfveer aanwezig is. De locatie wordt gezocht bij de behoefte van het moment. Tabel 2. Contractvormen bij de kleurtypen. 44

4 MET KLEUREN UIT DE RODE CIJFERS Organisatiekenmerken Hiërarchisch, regels, controle handhaving Platte organisatie Meten is weten Competitief Zelfsturende teams, cocreatie Netwerken, creatieve coalities, value chains Beleving Hospitality Sober en doelmatig Krachtig en onderscheidend Identiteitrijk Samen, gevoel duurzaam, verantwoord Autonoom, vrij, holistisch, Cradle 2 Cradle Huisvesting Werkplekconcept Cellenkantoor Kantoortuin Flexplekken Kantoortuin Activiteitengerelateerde werkomgeving Shared Space Hotelling ICT Bytes Desktops Desktops en laptops Plug and Play Webbased Cloud Bring your own device Traditionele contracten Regievoering Prestatiecontracten DBFMO Realisatiewijze Samenwerkingsovereenkomsten Waardeketens Ketenintegratie Netwerkverbanden, Tabel 3. Het samenspel van factoren. Als u weet welk type huisvesting het beste bij uw organisatie past, is het vervolgens van be lang dat u een aanpak of contractvorm kiest die past bij uw organisatie en de benodigde huisvesting. Hierbij speelt het uiteraard een rol of u een nieuw pand gaat bouwen of een bestaand pand gaat aanpassen. U kunt kiezen uit een breed scala van contractvormen. Om uw huisvesting zo goed mogelijk te laten aansluiten op uw organisatietype, is het ook van wezenlijk belang dat u kiest voor een contractvorm die optimaal aansluit bij de manier waarop uw organisatie werkt en op het uiteindelijke resultaat dat u voor ogen heeft voor uw huisvesting. De contractvormen die passen bij uw organisatie sluiten ook weer aan op de kleur van uw organisatie (zie hiervoor tabel 3). In tabel 2 is weergegeven welke contractvorm het beste past bij uw type organisatie. Ook u kiest als klant een leverancier die het beste begrijpt hoe uw organisatie werkt, doordat dezelfde of in grote mate overeenkomstige organisatiestijl aanwezig is. Als u beide dezelfde taal spreekt, zal het resultaat ook voor u beide een succes worden. vaste organisaties stellen we ons de vraag: Wat voor huisvesting past er bij het type organisatie?, terwijl bij de gebouwen die voor iedereen beschikbaar worden gesteld andersom wordt geredeneerd: Welke organisaties vormen onze doelgroep, zodat het gebouw winstgevend wordt geëxploiteerd? Voor blauwe, oranje en groene organisaties geldt in het algemeen dat zij een gebouw laten realiseren, kopen of huren dat past bij de processen van de organisatie en de gewenste uitstraling. De realisatie door blauwe organisaties vindt veelal plaats door middel van inspanningscontracten met een aantal opdrachtnemers en ook het onderhoudscontract is gebaseerd op inspanningsverplichting. In sommige organisaties is nog een eigen groep medewerkers in dienst die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden. Oranje organisaties hanteren een meer integrale benadering en sturen meer op prestaties en sluiten ook prestatieovereenkomsten voor de II Passende huisvesting Vanuit de kleurtypen kunnen we huisvesting grofweg in twee typen indelen: de vaste gebouwen van vaste organisaties en de gebouwen die beschikbaar worden gesteld voor allerlei organisaties. Bij de vaste gebouwen van De kleuranalyse in dit artikel is gebaseerd op het ontwikkelingsmodel Spiral Dynamics van professor Graves. Daarbij worden organisatiekenmerken omschreven aan de hand van een kleurcode. Voor dit artikel richten we ons op de vier meest voorkomende'kleurtypen'organisaties. REAL ESTATE MAGAZINE I december 2012 I 45

5 Vast (eigen) pand 1 Traditioneel /inspanning /zelf 2 DBFMO /prestatie Ad hoe gebruik koppeld. Om het SEunenspel van factoren ook echt een succes te laten zijn, is tijdens de aanbesteding en de contractperiode een aantal aandachtspunten van groot belang. 3 Samenwerkingsverband Figuur 3. Bijpassende vastgoedcontracten. realisatie en het onderhoud. DB(F)M(0)-overeenkomsten zijn hier ook geschikt. Groene organisaties zoeken het veel meer in langdurige samenwerkingsverbanden. Gelijkwaardigheid speelt een grote rol en gezamenlijk ontwikkelen en gezamenlijk verantwoordelijk voelen voor het totaal is hier de ultieme situatie. In geval van huur zal sprake kunnen zijn van een servicecontract dat de verhuurder aanbiedt. Het servicecontract is vaak vanuit de verhuurder opgesteld, waardoor de huurder het gevoel krijgt alleen 'ja' of'nee' te kunnen zeggen. Niets is minder waar. Het is hier van belang dat de huurder op basis van het type organisatie besluit in welke mate een servicecontract wenselijk is en welke afspraken hierin moeten worden gemaakt om ook dit onderhoudsdeel te laten aansluiten op de eigen organisatie. Onze gouden tips: Analyseer uit welk type klanten uw doelgroep bestaat en hoe de klantvraag zich laat omschrijven. Stel vast welk kleurtype uw organisatie is en wat uw medewerkers nodig hebben om te excelleren. Bepaal welke huisvestingsvorm de best aansluitende werkomgeving biedt voor uw medewerkers en de uitstraling heeft waar uw klanten voor kiezen, passend bij de huidige situatie, of passend bij de gewenste toekomstige situatie. Voordat u besluit te verhuizen: bepaal of uw huisvesting dit met (kleine) aanpassingen kan bieden, of dat er in de markt concepten zijn die perfect aansluiten, want vaak is de oplossing eenvoudiger of dichterbij dan u denkt. II De gebouwen die beschikbaar worden gesteld voor ad hoe gebruik zijn dé ontmoetingsplaats voor organisaties die als geel worden getypeerd. Vooral langs de snelweg en in centra van steden vinden we gebouwen waarin diverse soorten ruimten beschikbaar zijn voor ontmoeten, vergaderen, geconcentreerd werken, et cetera. Groene organisaties maken hier ook af en toe gebruik van, en in een enkele situatie een oranje organisatie. De blauwe organisaties zijn hier niet te vinden, tenzij zij zelf kampen met ruimtegebrek en een dergelijke locatie zich om de hoek bevindt. Figuur 3 geeft hiervan een visuele weergave. Gouden tips Organisatietype, benodigde huisvesting en manier van reahsatie zijn nu aan elkaar ge- Erick Wuestman en Caroline Brandes-van den Akker zijn lid van het netwerk van zzp'ers in facility management en real estate: Facility Estate Network, 46