INFORMATIE TOOLKIT VOOR ORGANISATIES

Transcriptie

1 INFORMATIE TOOLKIT VOOR ORGANISATIES

2 INHOUDSOPGAVE De vrijwilligersverzekering 3 Wet- en regelgeving voor vrijwilligerswerk 4 Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) 4 Preventief beleid seksueel grensoverschrijdend gedrag 4 Gedragscode 5 Vertrouwenspersoon 5 Aanstellingsbeleid 5 Instrument: Risicoanalyse 5 Verbeteren van de werving van vrijwilligers 10 Kenmerken van een sterke wervingsactie: 10 Voorbeeld van een vrijwilligersovereenkomst algemeen model Zelfevaluatie vrijwillige inzet Goed Geregeld 11 2

3 De vrijwilligerscentrale Venlo heeft diverse functies voor organisaties die met vrijwilligers werken. Zo helpen we bijvoorbeeld bij het vinden van vrijwilligers door het aanbieden van de online vacaturebank. Ook informeert en adviseert de Vrijwilligerscentrale Venlo vrijwilligersorganisaties over onderwerpen die te maken hebben met vrijwillige inzet, met als doel organisaties zo goed mogelijk te informeren en faciliteren. De Vrijwilligerscentrale Venlo heeft een groot netwerk waarvan vrijwilligersorganisaties gebruik maken. Daarnaast biedt de Vrijwilligerscentrale Venlo scholing aan voor organisaties en biedt zij een platform waarmee organisaties trainingen, cursussen en workshops kunnen aanbieden aan vrijwilligers en andere organisaties. Hieronder vindt u informatie die van toepassing kan zijn voor u als vrijwilligersorganisatie. Mocht u meer informatie willen, of als u vragen heeft, kunt u altijd contact opnemen met de vrijwilligerscentrale via telefoon of . DE VRIJWILLIGERSVERZEKERING De gemeente Venlo heeft een collectieve verzekering afgesloten voor vrijwilligers en organisaties die werken met vrijwilligers. Organisaties hoeven zich hier niet voor aan te melden. Schade melden kan rechtstreeks bij de verzekeringsmaatschappij. Zie ook waar ook een rechtstreekse verwijzing staat naar de website van Meeùs, en waar uitgebreidere informatie is terug te vinden. Voorwaarden U hoeft zich niet aan te melden om deel te nemen aan de verzekering U hoeft niet te betalen om deel te nemen aan de verzekering U hoeft geen subsidie te ontvangen van de gemeente U hoeft geen inschrijving te hebben bij de Kamer van Koophandel Het is mogelijk dat u, als organisatie, door de vrijwilligersverzekering geen eigen verzekering nodig heeft, maar dat is niet vanzelfsprekend. Bekijk daarom zorgvuldig de voorwaarden van de vrijwilligersverzekering. Als een schadeclaim wordt ingediend, controleert de verzekeringsmaatschappij of aan alle voorwaarden wordt voldaan. Wilt u als bestuurder van de organisatie aanspraak maken op de bestuurdersaansprakelijkheid, dan moet uw organisatie staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Meer informatie Met algemene vragen kunt u contact opnemen met de gemeente Venlo via telefoonnummer of via info@venlo.nl. Vragen over schadegevallen en de vraag of deze wel of niet worden vergoed, stelt u direct aan Meeus per e- mail nonprofit.denhaag@meeus.com of u belt naar Vermeld duidelijk dat het gaat om de vrijwilligersverzekering van de gemeente Venlo. 3

4 WET- EN REGELGEVING VOOR VRIJWILLIGERSWERK De Vereniging van Nederlandse Organisaties voor Vrijwilligerswerk (NOV) heeft in 2016 een publicatie beschikbaar gesteld waarin alle informatie te vinden is over wet- en regelgeving voor vrijwilligers, vrijwilligersorganisaties en gemeenten. Hierin staat informatie over bijvoorbeeld de vrijwilligersvergoeding, vrijwilligersverzekering, uitleg over uitkeringen en tegenprestatie, werkomstandigheden, de VOG en maatschappelijk ondernemen. Kijk op de website van de vrijwilligerscentrale voor het document. VERKLARING OMTRENT GEDRAG (VOG) Als uw organisatie gebruik wil maken van de Regeling Gratis VOG moet zij voldoen aan een aantal voorwaarden van het ministerie van Veiligheid en Justitie. U kunt deze voorwaarden vinden op de website van de Dienst Justis, die de gratis verstrekking mogelijk maakt. De gratis VOG is alleen digitaal te krijgen. VOGs die worden aangevraagd bij het gemeenteloket worden vanaf 1 januari 2015 niet meer vergoed. Om uw vrijwilligers in staat te stellen een gratis VOG aan te vragen, moet u de aanvraag digitaal klaar zetten. Hiervoor moet uw organisatie over eherkenning beschikken en de vrijwilliger moet een DigiD hebben. In het kort moet u voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Uw organisatie staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. 2. Uw organisatie bestaat voor minimaal 70 procent uit vrijwilligers en is een echte vrijwilligersorganisatie (heeft geen winstoogmerk). Onder meer uitgezonderd van de Regeling Gratis VOG zijn: scholen, BSO, TSO en peuterspeelzalen en organisaties met een winstoogmerk. 3. Vrijwilligers binnen uw organisaties werken met minderjarigen en/of mensen met een verstandelijke beperking. 4. Uw organisatie kan aantonen dat er preventief beleid is om seksueel grensoverschrijdend gedrag te voorkomen. Dit kan variëren van het hebben van vertrouwens(contact)personen tot een goed aannamebeleid voor vrijwilligers. U moet óf een link kunnen plaatsen naar informatie op uw website óf een document uploaden óf uw beleid kunnen omschrijven. Kijk voor meer informatie op: PREVENTIEF BELEID SEKSUEEL GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG Met een aantal acties kunt u uw organisatie al een stuk veiliger maken voor minderjarigen en/of mensen met een verstandelijke beperking. Op de website In veilige handen vindt u hierover veel informatie. Deze website is nu nog vooral gericht op vrijwilligersorganisaties die werken met minderjarigen, maar is inmiddels ook geschikt voor vrijwilligersorganisaties die werken met mensen met een verstandelijke beperking. Zowel Vereniging NOV als NOC*NSF hebben een stappenplan waarmee u kunt werken aan de veiligheid binnen uw organisatie. Deze stappenplannen lijken erg op elkaar, maar de één is voor de sport en de ander voor het brede vrijwilligerswerk. 4

5 Gedragscode Een gedragscode is een document met richtlijnen voor de omgang tussen vrijwilligers, betaalde medewerkers en minderjarigen of mensen met een verstandelijke beperking. De code geeft aan waar de grenzen liggen in het contact. Een gedragscode is een formeel document dat ondertekend wordt door vrijwilligers en medewerkers. Een ondertekende gedragscode kan in geval van seksueel grensoverschrijdend gedrag helpen in een juridisch (strafrechtelijk of tuchtrechtelijk) traject. Op In veilige handen kunt u alles lezen over de gedragscode. U kunt daar ook een modelgedragscode downloaden. We adviseren u deze modelgedragscode te gebruiken, zeker als u wilt aansluiten bij de registratielijst van mensen die over de schreef zijn gegaan. Vertrouwenspersoon U kunt als organisatie een vertrouwenspersoon aanwijzen. Bij een vertrouwenspersoon kunnen vrijwilligers, betaalde medewerkers, minderjarigen, mensen met een verstandelijke beperking en bijvoorbeeld ouders terecht met hun vermoedens of kennis van seksueel misbruik. De vertrouwenspersoon is erg belangrijk om het melden van (vermoedens van) misbruik makkelijker te maken. Ook voor degene die wordt beschuldigd van ongewenst gedrag of seksueel misbruik is een (tweede) vertrouwenspersoon belangrijk. Lees meer over vertrouwenspersonen op we website van In veilige handen. Aanstellingsbeleid Een pleger van seksueel misbruik herken je niet aan het uiterlijk. Vaak zijn het heel voorkomende en aardige mensen die zich binnen korte tijd onmisbaar weten te maken. Bekend is dat ze situaties opzoeken waarin ze makkelijk in contact komen met minderjarigen. Daarbij maken ze gebruik van de welwillendheid en het vertrouwen van een organisatie. Een doordacht en kritisch aanstellingsbeleid kan een hoop problemen voorkomen. Lees meer op In veilige handen. INSTRUMENT: RISICOANALYSE De risicoanalyse biedt een goed vertrekpunt voor een organisatie die preventiebeleid inzake Seksueel Grensoverschrijdend Gedrag wil opzetten. Hiermee kan op betrekkelijk eenvoudige wijze de beginsituatie worden vastgesteld. De risicoanalyse fungeert als een soort nulmeting waarop doelen die men in de toekomst wil behalen, kunnen worden gebaseerd. De risicoanalyse is een gericht onderzoek dat tot doel heeft de stand van zaken gericht op (de preventie van) Seksueel Grensoverschrijdend gedrag binnen een vereniging vast te stellen. De basis van de risicoanalyse is een vooraf opgestelde vragenlijst. Deze dient als gids voor de belangrijkste onderwerpen die bij het voorkómen van Seksueel Grensoverschrijdend gedrag een rol spelen. Na het vaststellen van de stand van zaken (door een speciaal geformeerde werkgroep), kan de vereniging een plan opstellen dat is gericht op het realiseren van verbeteringen in de toekomst. Zij kan in dat plan opnemen welke zaken direct voor verbetering in aanmerking moeten komen, welke wat langer gaan duren, of welke bijvoorbeeld aan de gemeente moeten worden doorgegeven vanwege diens verantwoordelijkheid op dat punt. De belangrijkste stappen om tot een risicoanalyse te komen zijn de volgende: 1. Het bestuur geeft officieel opdracht tot het houden van een risicoanalyse. Dit doet zij omdat zij een start wil maken met preventiebeleid inzake Seksueel Grensoverschrijdend gedrag. De risicoanalyse gaat daarbij fungeren als nulmeting. Deze geeft aan hoe goed of slecht het op een gegeven moment gesteld is met betrekking tot Seksueel Grensoverschrijdend gedrag 5

6 aan de hand van de volgende indicatoren: sfeer en cultuur binnen de vereniging (software), de fysieke omgeving, veiligheid en beveiliging van het gebouw waarin activiteiten plaatsvinden (de hardware) en het huidige beleid omtrent de preventie van Seksueel Grensoverschrijdend gedrag. 2. Het bestuur stelt een werkgroep samen, waarin de belangrijkste geledingen en betrokkenen van de vereniging/organisatie zijn vertegenwoordigd: kader, vrijwilligers, deelnemers, eventueel ouders van jeugdige deelnemers, (in totaal minimaal 3, maximaal 6). Dit team krijgt officieel de opdracht de analyse uit te voeren en te rapporteren aan het bestuur. De werkgroep kan eventueel worden aangevuld met een externe deskundige (vanuit bijvoorbeeld een brancheorganisatie, Clubtotaal, Sportbedrijf of Vrijwilligerscentrale). Afgesproken wordt hoe en wanneer wordt gerapporteerd. 3. De werkgroep maakt gebruik van onderstaande scorelijst, aangevuld met een aantal interviews met personen uit de verschillende geledingen van de vereniging. Men kan natuurlijk ook nog andere hulpmiddelen gebruiken, zoals een fototoestel, voorgaande bestuursbesluiten over preventiebeleid Seksueel Grensoverschrijdend gedrag, reeds bestaande omgangsregels, Arbo- wet, statuten, huisregels, etc. Deze documenten kunnen ook gebruikt worden door de werkgroep om zich in te lezen in het thema in relatie tot de vereniging/organisatie. 4. De werkgroep vult zelf de scorelijst in en neemt de interviews af. Voor de interviews kan een selectie van de uitspraken op de vragenlijst als richtlijn dienen. Van belang is dat het team meningen hoort van een aantal personen met name over gevoelens van (on)veiligheid, ter aanvulling van haar eigen mening en observaties. 5. Na het afnemen van de interviews en het invullen van de scorelijst maakt de werkgroep een analyse van haar bevindingen. Om de voortgang erin te houden moet van te voren worden afgesproken wanneer deze rapportage gereed is, bijvoorbeeld drie weken na afronding van de scorelijst en de interviews. 6. Het is aan het bestuur om in samenspraak met de werkgroep en op basis van afspraken met de leden, bekendheid te geven aan de resultaten en om de analyse te gebruiken voor het feitelijk invullen van haar preventiebeleid binnen de vereniging/organisatie. 6

7 SCORELIJST A. Software: de sfeer en cultuur op de vereniging Ja Nee Actiepunt ter verbetering Je wordt er niet op aangekeken als je kritiek geeft op een situatie binnen de vereniging/organisatie Het bestuur luistert altijd naar kritiek vanuit de leden Waar mogelijk wordt er iets gedaan met kritiek die terecht blijkt Er worden geen vervelende grappen gemaakt over vrouwen, homo s, lesbiennes, mensen uit andere culturen Grappen, zoals hierboven bedoeld, worden door medwerkers en bestuur actief bestreden Mensen die anders zijn worden als ieder ander bejegend. Er wordt geen druk op ze uitgeoefend zich aan te passen Mannen en vrouwen hebben gelijke posities en rollen binnen de verenging Er is geen bepaalde groep die de sfeer bepaalt De sfeer is gericht op sportiviteit en respect De cultuur is niet hard, stoer en prestatiegericht De vrijwilligers/bezoekers/leden letten onderling op elkaar zodat niemand buiten wordt gesloten Er is geen plaats voor pesterijen Er is actief beleid tegen geweld en agressie tussen vrijwilligers/bezoekers/leden onderling en tegen of van derden SCORELIJST B Hardware: fysieke omgeving, veiligheid en beveiliging van het gebouw Ja Nee Actiepunt ter verbetering Rondom het gebouw is goede verlichting De parkeerplaats en fietsenstalling zijn goed verlicht De toegang tot het gebouw is goed verlicht Gangen,lokalen, toiletten zijn goed verlicht Tijdens de activiteiten zijn deze ruimten afsluitbaar tegen inloop van derden Van bezoekers is het altijd duidelijk waarom zij zich in het gebouw bevinden 7

8 Er is altijd iemand van de vereniging/organisatie aanwezig totdat de laatste bezoeker het gebouw verlaat Bij brand of ander onraad is het duidelijk hoe men het gebouw snel en veilig kan verlaten Het aanwezige kader waakt actief over de veiligheid van de bezoekers en andere aanwezigen De bezoekers onderling weten aan welke gedragsregels zij zich hebben te houden Het kader weet aan welke gedragsregels zij zich moet houden m.b.t. bezoekers Opmerkingen van bezoekers over de veiligheid en beveiliging van het gebouw worden serieus genomen en er wordt zo mogelijk iets mee gedaan SCORELIJST C Beleid Seksueel Grensoverschrijdend Gedrag Ja Nee Actiepunt ter verbetering Er is een actief beleid tegen Seksueel Grensoverschrijdend Gedrag binnen de organisatie Het bestuur en kader heeft een actieve houding met betrekking tot preventie van SGG Het kader gaat actief en serieus om met het thema Seksuelel Grensoverschrijdend Gedrag Er kan openlijk met bestuur en kader over Seksueel Grensoverschrijdend Gedrag gepraat worden Kritiek op de situatie rondom SGG wordt door het bestuur en kader goed opgepakt Deelnemers en vrijwilligers weten welk gedrag zij mogen verwachten van het kader en andere begeleiding als het gaat om SGG Deelnemers en vrijwilligers onderling kunnen openlijk met elkaar praten over SGG Deelnemers en vrijwilligers weten wat de gedragsregels zijn waaraan zij zich moeten houden inzake SGG Er bestaat een klachtenprocedure als er een incident plaatsvindt met betrekking tot SGG Iedereen binnen de organisatie kent deze procedure. (Ook de ouders/verzorgers van deelnemers weten dat deze procedure er is) 8

9 Er is een Vertrouwens Contact Persoon binnen de organisatie aangesteld Er is tevredenheid over de klachtenprocedure SGG Beleid en klachtenprocedure SGG zijn onderdeel van een breder beleid ( Huisregels; vrijwilligersbeleid e.d.) Het kader, coaches en andere begeleiding worden, wanneer nodig, bijgeschoold op het gebied van preventiebeleid SGG Bij aanname van nieuw kader, coaches of andere begeleiding, wordt door het bestuur gewezen op de gedragsregels zoals die in de organisatie van kracht zijn Maatregelen ten aanzien van personen naar aanleiding van SGG worden door het bestuur uitgevoerd. Deze maatregelen liggen vast in een reglement/beschrijving Coaches en begeleiders met een grote machtspositie worden regelmatig geëvalueerd met betrekking tot hun omgangswijze met deelnemers en vrijwilligers. De gedragsregels en andere afspraken met betrekking tot SGG zijn hierbij maatgevend Ouders van met name jeugdleden worden betrokken bij de activiteiten van hun kinderen Er zijn apart afspraken gemaakt over de begeleiding van (jeugd)groepen bij reizen, kampen en overnachtingen Deze afspraken zijn aan de ouders bekend en worden als goed beoordeeld De ouders zijn in de gelegenheid het nakomen van de afspraken te controleren Coaches en andere begeleiders hebben naast contacten die direct met de activiteit verband houden, geen privécontacten met (jeugd)deelnemers Kader- leden of vrijwilligerskandidaten die zijn opgenomen in het registratiesysteem ( zwarte lijst waarop plegers worden geregistreerd die tuchtrechtelijk veroordeeld zijn voor ongewenst gedrag) worden niet aangenomen Mogelijkheid om een Verklaring Omtrent Gedrag te eisen is een bekend middel en wordt toegepast bij kandidaten die met jeugd en/of kwetsbare doelgroepen gaan werken 9

10 VERBETEREN VAN DE WERVING VAN VRIJWILLIGERS Eén van de doelen van de vrijwilligerscentrale is het faciliteren van de vacaturebank waardoor organisaties en vrijwilligers elkaar kunnen vinden. Wanneer het plaatsen van vacatures op de online vacaturebank niet voldoende resultaat oplevert, is de vrijwilligerscentrale Venlo er ook om organisaties op andere manieren te helpen met het werven van vrijwilligers. De Vrijwilligerscentrale Venlo heeft een aantal tips en een stappenplan opgesteld die u als organisatie kunnen helpen bij het werven van meer vrijwilligers. Wilt u als organisatie meer vrijwilligers werven? Dan kunt u bij Sportservice een cursus volgen volgens de methode Meer vrijwilligers in kortere tijd (MVKT). In vier workshops wordt in vijf stappen uitgelegd hoe u leden van uw vereniging kunt interesseren om vrijwilligerswerk te doen. In het kort zijn dit de vijf stappen: STAP 1: Vrijwilligerswerk wordt positief voor het voetlicht gebracht en een campagne zorgt ervoor dat alle leden weten dat er een wervingsactie komt STAP 2: Alle bestaande vrijwilligerstaken worden in kaart gebracht en er wordt een vacaturelijst gemaakt met de taken waarvoor vrijwilligers worden gezocht. STAP 3: Er wordt een brief/ aan alle leden gestuurd. In die brief wordt aangekondigd dat ieder lid (en eventueel ouders van jeugdleden) benaderd zal worden voor vrijwilligerswerk. STAP 4: Ieder lid wordt gebeld of persoonlijk aangesproken (binnen een bepaalde periode) met de vraag of deze persoon zich wil inzetten voor de vereniging. STAP 5: De nieuwe vrijwilligers krijgen hun nieuwe taak. Kenmerken van een sterke wervingsactie: Laat zien en draag uit hoe leuk het is bij je club of organisatie actief te zijn. Maak de vraag concreet: stel alleen een vraag als je van plan iets met het antwoord te doen. Maak kant en klare draaiboeken (die kun je na een jaar weer van de plank pakken) Zorg ervoor dat het doel duidelijk is afgebakend en neem de bijproducten ook serieus (noteer ook kritische reacties en opmerkingen en benoem dat je er op terug komt, dat je ze gehoord hebt ) Informeer mensen vóór de bel- actie zelf; dus a. er komt een actie b. voor die en die klussen zoeken we mensen en c. vermeld dat de actie elders al succesvol is geweest. Houd de vaart erin (maak een realistisch tijdsplan) Leg stappen en doelen vast in een document, in vrijwilligersbeleid en ontwikkel zo een beleidscyclus ( waarom wat wanneer hoe) Koppel terug, laat na afloop van de campagne weten wat het heeft opgeleverd. VOORBEELD VAN EEN VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST ALGEMEEN MODEL 2016 De Vrijwilligerscentrale Venlo heeft een algemeen model van een vrijwilligersovereenkomst opgesteld die u kunt gebruiken voor uw organisatie. Kijk op de website van de vrijwilligerscentrale voor de overeenkomst of neem contact op met de vrijwilligerscentrale. 10

11 ZELFEVALUATIE VRIJWILLIGE INZET GOED GEREGELD De zelfevaluatie Vrijwillige Inzet Goed Geregeld is door de Vereniging NOV ontwikkeld voor organisaties die met vrijwilligers werken. De zelfevaluatie is een doe- het- zelfinstrument, waarmee elke organisatie met vrijwilligers haar voordeel kan doen. De zelfevaluatie besteedt aandacht aan: ü hoe vrijwilligerswerk een plek krijgt binnen de organisatie ü diverse procedures en regelingen die voor het vrijwilligerswerk belangrijk zijn ü de daadwerkelijke uitvoering van het vrijwilligerswerk Het resultaat is een röntgenfoto van de kwaliteit van het vrijwilligersbeleid en - management. Kijk op de website van de vrijwilligerscentrale om de zelfevaluatie vrijwillige inzet goed geregeld te gebruiken. 11