BELEIDSPLAN

Transcriptie

1 BELEIDSPLAN MUZIEKVERENIGING KEMPENGROEN STEENSEL

2 INHOUDSOPGAVE VISIE / MISSIE... 1 ORGANISATIESTRUCTUUR / CULTUUR... 2 LEDENCOMMISSIE... 3 MUZIEKCOMMISSIE... 6 COMMISSIE OPLEIDINGEN... 8 Subcommissie: Jeugdzaken... 8 WERKGROEPEN EVENEMENTEN FINANCIËLE COMMISSIE PR-COMMISSIE... 15

3 VISIE / MISSIE Het doel van de muziekvereniging is om op termijn opnieuw voldoende leden (min. 50) te hebben om een goed stuk fanfaremuziek neer te kunnen zetten. Het uitgangspunt hierbij blijft dat plezier hebben in muziek maken essentieel is, dwz als amateur te repeteren, te presenteren en te presteren. Het streven is om goede concerten/uitvoeringen te geven op concoursniveau zonder dat dit als ultiem doel gesteld wordt. Op termijn kan eventueel weer aan concoursen worden deelgenomen. Op deze wijze wil de muziekvereniging verder het muzikale hart van het dorp vormen en dit hoeft niet per se altijd in fanfarevorm. De vereniging wil evenementen organiseren en/of hieraan deelnemen en hierbij waar mogelijk muziek en kledingkeuze op het soort evenement afstemmen. Het is derhalve ook belangrijk een goede diversiteit te hanteren in muziekstijlen; dit wordt door de dirigent en Muziekcommissie verder uitgewerkt in de planning. Tegelijkertijd wil de vereniging de gelegenheid scheppen om mensen met muziek kennis te laten maken met de voor een fanfarekorps gebruikelijke instrumenten en hen zich daarin ook verder te laten ontwikkelen door voldoende uitdagingen te bieden. Kortom, het bevorderen van de muzikale opleiding van de leerlingen van de basisschool en de leden van het korps. Muziek (en muziek maken) verbindt mensen; sfeer, gezelligheid en sociale contacten zijn dan ook zowel intern als extern belangrijk maar het is wel de bedoeling dat er op niveau gemusiceerd wordt en een bijdrage wordt geleverd aan het culturele welzijn van de leden en aan het (culturele) welzijn van Steensel. De vereniging wil ook graag niet-muzikanten als lid aantrekken en daarnaast moet men openstaan voor samenwerking; wanneer de taken uit het beleidsplan goed lopen moet ook tbv samenwerking een beleid worden opgesteld (2012). Versie 2 januari 2013 Pagina 1

4 ORGANISATIESTRUCTUUR / CULTUUR LEDEN Muziekcommissie LedenCommissie: Commissie Opleidingen - Werving basisschool - Werving overige leden - Hulpmiddelen (instrumenten/tenues) - Administratie - Nazorg Werkgroepen Evenementen Financiële Commissie PRCommissie Jeugdzaken BESTUUR: - Voorzitter Secretaris Penningmeester Bestuursleden (tevens commissievoorzitters) DIRIGENT (raakvlakken met alle commissies) Er is geen sprake van een hiërarchie; elke onderliggend laag biedt steun aan de bovenliggende lagen. De commissies zijn zelfregulerend en worden voorgezeten door een bestuurslid (muv de werkgroepen). Zij stellen jaar- en activiteitenplannen op en informeren/rapporteren aan het bestuur. Het bestuur opereert op beleidsniveau en niet meer op operationeel niveau; het geeft de richting aan en ondersteunt bij de uitvoering zonder zich in de organisatie te mengen. De taken van de dirigent overlappen met alle commissies; het is belangrijk dat er een goed gekwalificeerde dirigent voor het orkest staat, waarbij hij/zij niet alleen op muzikaal gebied voldoende gekwalificeerd dient te zijn maar ook als persoon bij de vereniging moet passen. Op het moment dat er een vacature ontstaat voor een dirigent zal op basis van de actuele situatie een profiel worden opgesteld. Van leden wordt verwacht dat ze zich actief inzetten voor de vereniging buiten het muziek maken. Periodieke of structurele ontheffing kan door de voorzitter worden verleend. Ook buitenstaanders kunnen lid worden van commissies. Transparantie binnen de vereniging is belangrijk op alle niveaus, evenals het openstaan voor input van leden en externen. Daarnaast is duidelijkheid gewenst omtrent beleid, taken, taakverdeling etc. Versie 2 januari 2013 Pagina 2

5 LEDENCOMMISSIE Inleiding De Ledencommissie bestaat uit verschillende onderdelen. Hieronder vallen interne communicatie, instrumentarium, uniformen, ledenwerving en ledenadministratie. Om wederzijdse betrokkenheid en begrip te waarborgen is het belangrijk de interne communicatie goed op peil te houden. Doel Er zorg voor dragen dat (aspirant) muzikanten en overige leden zich aangetrokken voelen, zich thuis voelen, zich gehoord voelen en hun weg weten te vinden binnen de vereniging. Tevens zorgen voor de juiste middelen voor alle leden. 1. Middelen voor interne communicatie a. Interne informatie b. Begeleiden van nieuw lid c. Orkestbegeleiding d. Nazorg 2. Ledenadministratie 3. Instrumentarium 4. Uniformen 5. Ledenwerving Ad. 1a Interne informatie Leden op de hoogte houden van komende en afgelopen activiteiten alsmede lopende zaken binnen de vereniging. Middelen om dit te bereiken: - Website: - Jaarvergadering - Orkestbegeleider De leden kunnen per mail of via de orkestbegeleider hun ideeën kenbaar maken. Het agendapunt Ledenzaken wordt in elke bestuursvergadering besproken. Ad. 1b Begeleiden van nieuw lid Zorgen dat een nieuw lid goed geïnformeerd wordt en een goede start kan maken binnen de vereniging. Hiervoor is een informatieboekje beschikbaar met alle praktische zaken van inschrijving tot de eerste repetitie. De orkestbegeleider zorgt dat het nieuwe lid het informatieboekje krijgt en dat het lid goed wordt ontvangen op de eerste repetitie bij het orkest. Bij toetreding tot het orkest wordt voor elk nieuw lid een mentor aangesteld die hem/haar verder wegwijs maakt. Het aanmeldingsformulier is via de website of via het secretariaat op te vragen. Ad. 1c Orkestbegeleiding De orkestbegeleider zorgt ervoor dat er zo optimaal mogelijk gerepeteerd kan worden. Hij/zij is een belangrijke schakel en coördinator tussen de leden en het bestuur. Taken van de orkestbegeleider zijn: - Contact onderhouden met de dirigent - Contactpersoon zijn voor de leden - Vervangende accommodatie regelen - Begeleiden van nieuwe leden Toewijzen mentoren Versie 2 januari 2013 Pagina 3

6 - Aandacht tonen voor de leden Nazorg (bij afmelding) Vervoer van instrumenten en benodigdheden Onder aandacht voor de leden valt ook betrokkenheid bij zaken als jubilea, ziekte, geboorte, overlijden e.d. De orkestbegeleider en de bestuursvergaderingen spelen hierbij een belangrijke rol. Ook wordt aan de leden zelf gevraagd het bestuur tijdig op de hoogte te houden via of de orkestbegeleider. Het bestuur moet de informatie terugkoppelen naar de overige leden. De orkestbegeleider faciliteert het vervoer van instrumenten en overige benodigde materialen naar en van de locatie van uitvoering; leden zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren en het beschikbaar hebben van alle benodigde materialen tijdens de uitvoering. Ad. 1d Nazorg (bij afmelding) Het is belangrijk te weten waarom leden stoppen bij onze vereniging. Nadat een lid schriftelijk heeft opgezegd vindt altijd een gesprek plaats tussen dit lid en een bestuurslid. Hierin wordt gevraagd naar de redenen waarom iemand stopt en wordt afgestemd waar en wanneer instrumenten en uniformen moeten worden ingeleverd. De uitkomst van dit gesprek wordt teruggekoppeld in de eerstvolgende bestuursvergadering. De orkestbegeleider zorgt voor een passend afscheid. Ereleden, Leden van Verdienste en rustende leden worden per brief/ uitgenodigd voor de feestavond en de jaarvergadering. Voor belangrijke/grote evenementen worden zij, na overleg met het bestuur, uitgenodigd. Deze speciale lidmaatschappen worden toegekend overeenkomstig de statuten van de vereniging. Ad. 2 Ledenadministratie De secretaris zorgt voor een actuele ledenlijst (incl instrument- en uniformgegevens) die ten allen tijden beschikbaar is voor het bestuur. De secretaris stuurt ook jaarlijks een ledenlijst naar de landelijke organisatie (KNFM). De penningmeester draagt zorg voor de contributie-inning bij de leden. Ad. 3 Instrumentarium De beheerder van de instrumenten zorgt voor het onderhoud, aanschaf en registratie van alle instrumenten. In overleg met het bestuur wordt uiteindelijk bekeken welke instrumenten naar welke leden gaan en wanneer welke nieuwe instrumenten aangeschaft worden. Hij/zij houdt een actuele lijst bij waarop alle instrumenten genoemd worden en wie deze in bruikleen heeft. Hierin wordt ook aangegeven wie een eigen instrument bespelen. Een kopie hiervan wordt (na elke update) aan de secretaris verstrekt. Voor de aanschaf van instrumenten is het fiat van de penningmeester vereist. De instrumenten blijven altijd eigendom van de vereniging. Bij schade veroorzaakt door een lid, vallen deze kosten onder de verantwoordelijkheid van het lid zelf. Indien nodig krijgen instrumenten om de twee jaar een onderhoudsbeurt; overige reparaties worden in principe voor 100 % vergoed door de vereniging (ter beoordeling van het bestuur). De beheerder verzorgt ook de praktische middelen, zoals rietjes en marsboekjes. Tevens zorgt hij voor het klaarzetten/opruimen van de nodige materialen om te kunnen repeteren. Versie 2 januari 2013 Pagina 4

7 Ad. 4 Uniformen De beheerder van de uniformen draag zorg voor het onderhoud, aanschaf en registratie van de uniformen. De uniformen blijven altijd eigendom van de vereniging. Het uniform voor het fanfareorkest is als volgt: - Inbreng fanfarekorps: pak, blouse, stropdas of choker, polo-shirt - Eigen inbreng: zwarte sokken, zwarte schoenen In overleg kunnen leden kleding ruilen, halen en/of inleveren bij de beheerder. De beheerder zorgt voor een actuele lijst met alle kleding en wie deze in bruikleen heeft. Een kopie hiervan wordt (na elke update) aan de secretaris verstrekt. Hij/zij onderhoudt ook het contact met de leveranciers van de uniformen. Ad. 5 Ledenwerving De subcommissie Ledenwerving zal voor de eerste helft 2012 een aantal wervingsactiviteiten bepalen die door werkgroepen worden uitgewerkt. Hierbij wordt nauw samengewerkt met de PR-Commissie en waar nodig wordt externe hulp ingeroepen. Met enige regelmaat worden wervingsactiviteiten herhaald en/of worden nieuwe activiteiten opgestart. Ledenwerving voor jeugdleden is opgenomen onder Jeugdzaken. Versie 2 januari 2013 Pagina 5

8 MUZIEKCOMMISSIE Inleiding De Muziekcommissie wordt samengesteld uit leden van de vereniging en de dirigent en richt zich op de muzikale invulling van het fanfareorkest en eventuele slagwerkgroep om de muzikale doelstelling van de vereniging te realiseren. Doel Er mede voor zorg dragen dat de muziekvereniging een kwalitatieve bezetting, begeleiding en invulling van het fanfareorkest en de slagwerkgroep heeft om te kunnen voldoen aan de doelstellingen zoals genoemd in de visie/missie. Hoe denken we dit te bereiken? 1. (groeps)repetities 2. Muziekkeuzes 3. Voorstellen concertplanning/muzikale jaarplanning 4. Kwalitatieve en kwantitatieve bezetting 5. Kwalitatieve begeleiding 6. Signaal tot aanschaf instrumenten 7. Signaal tot werven 8. Bestellen/verspreiden muziek 9. Beheer muziekarchief 10. Gelegenheidsorkest Ad. 1 Reguliere repetities Iedere woensdagavond vindt tussen uur de reguliere repetitie van het fanfareorkest plaats onder begeleiding van de dirigent. De dirigent bepaalt hoe de stukken die op het repertoire staan gerepeteerd worden. Ad. 2 Muziekkeuzes De Muziekcommissie zorg voor een goede invulling van het repertoire van het fanfareorkest. Het niveau van de stukken moet dusdanig zijn dat over het geheel genomen iedereen hierin mee moet kunnen gaan Ad. 3 Voorstelling concertplanning/muzikale jaarplanning Elk jaar in oktober doet de Muziekcommissie een voorstel aan het bestuur voor een goed (meerjaren) plan voor de vereniging, zodat een totaaloverzicht van alle activiteiten en de financiële consequenties verkregen wordt. Het bestuur heeft hierin de eindverantwoordelijkheid. Doorgaans wordt de volgende richtlijn aangehouden: - 2 x per jaar concert (voor- en najaar), waarvan 1 x per 2 jaar het Promconcert - Carnavalsoptocht - Opening kermis - Inhalen Sinterklaas - St. Luciaviering - Kerkconcert (2e Kerstdag) Versie 2 januari 2013 Pagina 6

9 Ad. 4 Kwalitatieve en kwantitatieve bezetting De Muziekcommissie geeft samen met de dirigent door aan het bestuur wat de gewenste kwalitatieve en kwantitatieve bezetting is en welke aanvulling prioriteit heeft. Ad. 5 Kwalitatieve begeleiding De kwalitatieve begeleiding is allereerst de verantwoordelijkheid van de dirigent. Om de kwalitatieve begeleiding op peil te houden, worden er periodiek gesprekken gevoerd tussen het bestuur en de dirigent om te waarborgen dat beiden hetzelfde doel nastreven. Ad. 6 Signaal tot aanschaf van instrumenten Zowel vanuit het orkest als door de dirigent kan de vraag naar aanschaf van bepaalde instrumenten gesignaleerd worden. Ivm de financiële middelen is het van belang dat het bestuur hierin de eindverantwoordelijkheid neemt en besluit tot het daadwerkelijk aanschaffen van een bepaald instrument. Zij zal dit doen op basis van argumenten en gestelde doelen. Ad. 7 Incidenteel signaal tot werven Zowel vanuit het orkest als door de dirigent kan de behoefte aan leden die een bepaald instrument bespelen gesignaleerd worden. Dit kan zijn omdat het fanfareorkest in de vaste bezetting een bepaald instrument niet heeft, wat voor een muziekwerk op dat moment wel gevraagd is. Dan zal de Muziekcommissie dit aangeven bij het bestuur en deze neemt uiteindelijk de beslissing of er tijdelijk geworven gaat worden. Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat de eigen leden niet benadeeld worden in hun mogelijkheden. Ad. 8 Bestellen / verspreiden muziek Wanneer de Muziekcommissie de muziekkeuze heeft gemaakt, wordt door de commissie bekeken of de muziek al in het archief aanwezig is of dat deze besteld moet worden. Zij hebben van het bestuur mandaat gekregen om muziekstukken te bestellen. Ad. 9 Beheer muziekarchief De Muziekcommissie is verantwoordelijk voor een goed beheer van het muziekarchief. Nieuwe stukken worden door de beheerder van de muziek gecatalogiseerd en opgenomen in het archief. Ad. 10 Gelegenheidsband Kempengroen Voor speciale activiteiten zoals Stinselse avond, Carnaval en wandel-3daagse, kan er gevraagd worden om de muziek te laten verzorgen door de Gelegenheidsband. Deze band speelt op de activiteit aangepaste muziek. De muzikanten zijn lid van Kempengroen, eventueel kan ter ondersteuning gevraagd worden aan niet-leden om mee te spelen. De kleding die gedragen wordt is rood/zwart. Versie 2 januari 2013 Pagina 7

10 COMMISSIE OPLEIDINGEN (Subcommissie: Jeugdzaken) Opleiding Doel Het opstellen en uitvoeren van een opleidingsbeleid gericht op het realiseren van de opleiding van blaasmuzikanten en slagwerkers. De opleiding staat open voor huidige en mogelijk toekomstige leden van Muziekvereniging Kempengroen. Beleid De uitvoering van het opleidingsbeleid ligt bij Muziekvereniging Kempengroen. Leerlingen kunnen kiezen voor een instrument van hun keuze dat past in het opleidingsaanbod en wensen van de muziekvereniging en instrumenten worden, voor zover aanwezig en wenselijk, in bruikleen gegeven aan de leerling. Opleiding De opleiding wordt gegeven door gekwalificeerde docenten en betreft zowel instrumentale als theoretische vaardigheden; ze is gericht op het niveau om deel te nemen aan het fanfareorkest. Bij het begin van de opleiding wordt aan de leerlingen en ouders duidelijk gemaakt dat de opleiding geen vrijblijvende zaak is; derhalve wordt er een bruikleenovereenkomst opgesteld. De docent informeert desgewenst de ouders in een kort gesprek en koppelt deze informatie terug naar de Commissie Opleidingen. Jaarlijks wordt er een gesprek gehouden met de docent, de coördinator, de leerling en zijn/haar ouders. Beoordelingscriteria zijn: - Inzet/motivatie - Opkomst/aanwezigheid - Technische en muzikale ontwikkeling Slagwerkopleiding Beginnende slagwerkers beginnen in het opleidingstraject op kleine trom. Dit om de basisvaardigheden goed te ontwikkelen. Bij keuze voor een vervolgopleiding slagwerk kan de leerling kiezen voor pauken/melodisch slagwerk en drumstel. Jeugdzaken In de groepen 5/6 van basisschool St. Lucij worden AMV lessen aangeboden door Muziekvereniging Kempengroen. Leerlingen zijn in een reeks van vier lessen actief bezig met zelf muziek maken, zingen en bewegen op muziek en het gebruiken van het door hen zelf gekozen muziek-instrument, dat ter beschikking wordt gesteld door de muziekvereniging. Dit en andere projecten worden verzorgd in samenwerking met Art4U. Kosten opleiding Kosten van opleiding jeugd. Kempengroen, contractant in deze bij Art4U, stuurt aan de ouders een rekening voor de opleiding. In deze kosten wordt aan de ouders een tegemoetkoming verleend van 1e jaar 3/4, 2e jaar 2/4 en 3e jaar 1/4 deel. Versie 2 januari 2013 Pagina 8

11 Kosten van opleiding volwassenen. De bijdrage van de leden hierin is: - 60,- per kwartaal voor instrumentale lessen; - 35,- per kwartaal voor theorielessen. Kosten examen Het A-diploma is ten minste nodig om in ons orkest te spelen. De kosten voor de examens bedragen in 2013: A-examen (theorie) 100,-. 16 lessen van 1 uur. Theorieboek 16,95. B- en C-examen (theorie) 85,-.13 lessen van 1 uur. D-examen (theorie) 114,-. 13 lessen van 90 minuten. Van de kosten van het A-diploma vergoede de vereniging 50,-. Leerlingen die praktijkles van Art4u krijgen is het praktijkexamen gratis. Versie 2 januari 2013 Pagina 9

12 WERKGROEPEN EVENEMENTEN Inleiding De basis van onze vereniging is samen muziek maken en uitvoeren. Een evenement geeft hier vorm aan en staat meestal in het teken van muziek maken. Financiële acties vallen hier ook onder. Doel Het opstellen van een draaiboek met duidelijke verantwoordelijkheden en het organiseren van een evenement. Evenementen worden uitgevoerd voor: 1. Kwaliteitsontwikkeling, zowel van de individuele muzikant als het orkest 2. Financiële inkomsten 3. Binding met de leden 4. Presentatie aan de gemeenschap 5. Relatie met andere muziekverenigingen en de gemeente We kennen binnen de vereniging de volgende evenementen: Aubade/Serenade Doel: het voorbereiden van een muzikale vertegenwoordiging van de vereniging op verzoek van de gemeente of vanuit de gemeenschap. Van leden wordt een proactieve houding verwacht mbt signalering van mogelijke gelegenheden voor aubades/serenades. Of een verzoek voor een aubade/serenade wordt ingewilligd is ter beoordeling van het bestuur op basis van criteria die in het huishoudelijk reglement zijn opgenomen. Organisatie: zie taken en activiteiten aubades/serenades. Aanwezigheid muzikanten: iedereen wordt geacht hierbij aanwezig te zijn. Bij afwezigheid is een afmelding met geldige reden vereist (ter beoordeling van het bestuur). Concerten Doel: uitvoeren van de werkzaamheden tbv een concert. De Muziekcommissie stelt jaarlijks in de maand oktober een meerjarenplanning van concerten vast. Organisatie: Per concert wordt een werkgroep gevormd die het evenement organiseert op basis van het draaiboek taken en activiteiten concerten. Aanwezigheid muzikanten: iedereen wordt geacht hierbij aanwezig te zijn. Bij afwezigheid is een afmelding met geldige reden vereist (ter beoordeling van het bestuur). Carnaval Stinselse avond; de acts op deze avond worden begeleid door de gelegenheidsband. Carnavalsoptocht; Doel: het opluisteren van de grote optocht op zondag. Aanwezigheid muzikanten: iedereen wordt geacht hierbij aanwezig te zijn. Bij afwezigheid is een afmelding met geldige reden vereist (ter beoordeling van het bestuur). Sleuteloverhandiging; Doel: het opluisteren van de sleuteloverhandiging die 1 x per 6 jaar in Steensel plaatsvindt. Aanwezigheid muzikanten: iedereen wordt geacht hierbij aanwezig te zijn. Bij afwezigheid is een afmelding met geldige reden vereist (ter beoordeling van het bestuur). Versie 2 januari 2013 Pagina 10

13 Donateuractie Doel: het organiseren van een jaarlijkse activiteit (in juli) tbv het genereren van financiële middelen door aan de inwoners van Steensel een financiële bijdrage te vragen. Deze actie wordt afgesloten met een buitenconcert. Gewenste uitkomst: elk jaar meer netto inkomsten dan het voorgaande jaar. Organisatie: de werkgroep werkt op basis van het draaiboek taken en activiteiten donateursactie. Dezelfde werkgroep is verantwoordelijk voor de organisatie van het afsluitend buitenconcert. Aanwezigheid muzikanten: iedereen wordt geacht hierbij aanwezig te zijn. Bij afwezigheid is een afmelding met geldige reden vereist (ter beoordeling van het bestuur). Kermis Doel: het opluisteren van de opening van de Steenselse kermis, het houden van de kermisloterij en de verkoop van loten tijdens de Wielerronde. Organisatie: de werkgroep gevormd werkt op basis van het draaiboek taken en activiteiten kermis. Aanwezigheid muzikanten: iedereen wordt geacht hierbij aanwezig te zijn. Bij afwezigheid is een afmelding met geldige reden vereist (ter beoordeling van het bestuur). D n dag d r nao Doel: het organiseren van een jaarlijkse activiteit (medio september) tbv het genereren van financiële middelen Organisatie: de werkgroep werkt op basis van het draaiboek taken en activiteiten d n dag d r nao. Aanwezigheid muzikanten: iedereen wordt geacht hierbij aanwezig te zijn. Bij afwezigheid is een afmelding met geldige reden vereist (ter beoordeling van het bestuur). St Lucia-viering Doel: het opluisteren van de opening van de kerststal, in samenwerking met het Gilde. Aanwezigheid muzikanten: iedereen wordt geacht hierbij aanwezig te zijn. Bij afwezigheid is een afmelding met geldige reden vereist (ter beoordeling van het bestuur). Kerstconcert Doel: het opluisteren van de mis op 2e Kerstdag en het gezamelijke buitengebeuren na de mis Aanwezigheid muzikanten: iedereen wordt geacht hierbij aanwezig te zijn. Bij afwezigheid is een afmelding met geldige reden vereist (ter beoordeling van het bestuur). Oliebollenactie Doel: het organiseren van een jaarlijkse activiteit (31 dec) tbv het genereren van financiële middelen Organisatie: de werkgroep werkt op basis van het draaiboek taken en activiteiten Oliebollenactie. Aanwezigheid muzikanten: beperkt aantal leden. Versie 2 januari 2013 Pagina 11

14 Ledenweekend Doel: het organiseren van het jaarlijkse weekend ter versterking van de onderlinge band met als beoogd doel dat er gemusiceerd wordt. Organisatie: de werkgroep werkt op basis van het draaiboek taken en activiteiten Ledenweekend. Aanwezigheid muzikanten: iedereen wordt hiervoor uitgenodigd inclusief de dirigent en nietmusicerende leden. Organisatie van nieuwe evenementen Doel: op basis van nieuwe ontwikkelingen kunnen ideeën/behoeften ontstaan voor aangepaste en/of nieuwe evenementen. Het bestuur, commissies, werkgroepen en/of leden kunnen hiertoe het initiatief nemen. Versie 2 januari 2013 Pagina 12

15 FINANCIËLE COMMISSIE Inleiding Volgens de statuten is het bestuur verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekening te houden dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden afgelezen. Elk jaar in de ledenvergadering legt het bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid door overlegging van onder andere de balans en de staat van baten en lasten over het afgelopen kalenderjaar. Hiervoor zijn van belang: De formele aspecten zoals een actuele inschrijving bij de Kamer van Koophandel en de statuten Een goede documentatie van de bestuursbesluiten Een begroting van baten en lasten en een financiële administratie Het periodiek vast te stellen beleidsplan Doel Zorg dragen voor een gezond financieel beheer. Dit betekent dat de uitgaven en de inkomsten zijn afgestemd op het realiseren van de verenigingsdoelen, opgenomen in dit beleidsplan. Verder wordt richting gegeven aan de verenigingsadministratie gericht op de interne en externe verantwoording. Uitgangspunten financieel beleid/beheer De belangrijkste inkomstenbronnen zijn: - Contributie - Subsidie - Donaties - Sponsoring - Inkomsten uit evenementen (kermis, D n dag dur Nao, oliebollen) De commissies bereiden, indien van toepassing, jaarlijks voor 1 november deelbegrotingen voor. In december stelt het bestuur de begroting vast voor het volgende jaar. De penningmeester kan alleen betalingen doen op basis van vastgestelde begroting van inkomsten en uitgaven c.q. (evenementen)budgetten en bestuursbesluiten. Voor niet in de begroting opgenomen posten van meer dan 250,- vraagt de penningmeester toestemming aan het bestuur. Uitgaven op basis van nacalculatie, zoals facturen voor het onderhoud, legt de penningmeester ter beoordeling en goedkeuring voor aan door het bestuur aangewezen leden. Contributie 1. De contributie voor de leden is als volgt vastgesteld: Jeugd Senior september ,50, september ,65, september ,75, ereleden / leden van verdienste vrijgesteld bestuursleden vrijgesteld 2. Leden in opleiding betalen geen contributie. 3. Alle nieuwe leden hebben een proeftijd van drie maanden. Vervolgens betalen zij contributie. 4. Alle leden, die spelen in het orkest betalen contributie. 5. Het contributiejaar loopt van september t/m augustus en de contributie wordt in het najaar geïnd. Er geldt een opzegtermijn van 1 maand voor einde van het contributiejaar. Versie 2 januari 2013 Pagina 13

16 6. 7. Bij tussentijdse opzegging van het lidmaatschap wordt de voor het lopende jaar betaalde contributie niet terugbetaald. Een jeugdlidmaatschap loopt tot en met het contributiejaar waarin het lid 16 jaar wordt. Subsidie Op grond van het Welzijnsprestatieplan stelt de gemeente aan de vereniging een subsidie beschikbaar voor de jaren 2012 t/m De subsidieaanvraag, die elke vier jaar bij de gemeente wordt ingediend, moet voldoen aan artikel 7 van de Subsidieverordening maatschappelijk welzijn. Elk jaar voor 1 mei stuurt de vereniging aan de gemeente over het afgelopen jaar een inhoudelijk en een financieel verslag. Donaties Elk jaar in de maand juni of juli wordt een donateuractie gehouden in Steensel. De leden gaan huis aan huis rond voor een bijdrage aan Kempengroen (zie Werkgroepen Evenementen). Sponsoring Het totale sponsorbeleid zal in de eerste helft van 2012 gestalte worden gegeven; dit betreft permanente sponsoring, sponsoring per evenement en het beleid met betrekking tot de Vrienden van Kempengroen (voorheen Club van 50). Bij elk sponsorverzoek zal vooraf duidelijk worden aangegeven waar de gevraagde gelden aan besteed zullen worden en achteraf wordt hierover verantwoording afgelegd. Inkomsten uit evenementen De organisatiecommissie van een evenement legt aan de penningmeester verantwoording af door overhandiging van een overzicht inkomsten en uitgaven van het evenement en doet afdracht van de eindopbrengst. Overeenkomsten/vergoedingen Het beleid is erop gericht afspraken met de dirigent, instructeur en docenten vast te leggen in overeenkomsten. De penningmeester draagt er zorg voor dat van alle overeenkomsten een overzicht wordt gemaakt. Jaarlijks wordt het geactualiseerde overzicht besproken in het bestuur. Versie 2 januari 2013 Pagina 14

17 PR-COMMISSIE Inleiding Public relations richt zich op het wederzijds begrip tussen de muziekvereniging, de gemeenschap en relaties. Waar nodig wordt bij de uitvoering van de PR-activiteiten externe hulp ingeroepen. De secretaris maakt permanent deel uit van de PR-commissie. Doel Het bewerkstelligen van een open communicatie en het continue verstrekken van de juiste informatie op het juiste moment aan de gemeenschap en relaties. We maken o.a. gebruik van volgende middelen: 1 Website: 2 Periodiek; sponsoren/donateurs 3 Mediacommunicatie artikelen in dag- en/of weekbladen radio televisie 4 Mondeling 5 6 Flyers, (raam-) posters, reclame 7 Herkenbaarheid Alle bestuurs-, commissie- en overige leden hebben de verantwoordelijkheid informatie door te geven aan de PR-commissie. Ad 1. Website Het doel is de bekendheid van de vereniging te vergroten via internet. De naam van de geregistreerde website is: Het mailadres is kempengroen@chello.nl. het streven is de communicatie met de leden zowel mogelijk te doen via de website en het mailverkeer. De site is opgedeeld in een openbaar gedeelte en een gesloten gedeelte dat alleen toegankelijk is voor leden. De PR-commissie draagt zorg voor de aanlevering van de teksten. De webmaster verzorgt de plaatsing op de website. Ad 2. Periodiek Deze verschijnt naar behoefte met daarin eventueel advertenties van sponsoren en wordt waar mogelijk bezorgd door de leden van de vereniging. De inhoud wordt aangeleverd door leden of externe personen worden benaderd om een artikel te schrijven. Stimulering met betrekking tot het aanleveren van kopij is een taak voor alle bestuurs- en commissieleden. Ad 3. Mediacommunicatie Het bestuur en/of de commissie bepaalt per activiteit/evenement de doelgroep(en). Vervolgens beslist de PR-commissie welke media zullen worden benaderd. Ad 4. Mondeling Tijdens repetities worden mededelingen gedaan door voorzitter, vice-voorzitter, comissierespectievelijk andere leden. Versie 2 januari 2013 Pagina 15

18 Ad 5. Binnen het bestuur wordt veelvuldig gebruik gemaakt van ; oa bestuursagenda s en notulen worden g d. Alle leden wordt de mogelijkheid gegeven hun adres bekend te maken bij de secretaris. Informatie kan vervolgens op adequate wijze aan alle leden, commissies of werkgroepen worden doorgestuurd. Voor leden die niet per bereikbaar zijn zal de desbetreffende informatie op een andere wijze worden medegedeeld. Ad 6. Flyers, (raam-) posters, reclame Per evenement/activiteit wordt bekeken of het laten maken en drukken van deze middelen zinvol is. Verspreiding gebeurt door de leden ofwel huis-aan-huis of gericht op een specifieke doelgroep. Ad 7. Herkenbaarheid Op alle uitgaande post staat het logo van onze muziekvereniging. Huis-aan-huis communicaties worden in principe op groen papier gedrukt. Versie 2 januari 2013 Pagina 16