Universiteit Gent - Netwerk van UGent Bibliotheken SCHENKINGSBELEID

Transcriptie

1 Universiteit Gent - Netwerk van UGent Bibliotheken SCHENKINGSBELEID Inhoud 1. Inleiding Schenkingsverklaring Schenkingsproces Verantwoordelijke(n) Fiche voor potentiële schenking (optioneel) Aanvaardingsprocedure Schenkingsovereenkomst Schenking zonder voorwaarden (basisvorm) Schenking met onderhandse overeenkomst Andere soorten Erkenningsprocedure Logistiek Verwerkingsprocedure Deselectie- en afvoerprocedure Documentatie (intern) Externe communicatie Minimale publieksinformatie Uitgebreide publieksinformatie Facultaire addenda Faculteit Letteren en Wijsbegeerte /01/ / 10

2 1. Inleiding Dit schenkingsbeleid kadert binnen de globale afspraken omtrent collectiebeleid en collectievorming zoals deze zich beginnen af te tekenen binnen het Netwerk van UGent bibliotheken. Het baseert zich specifiek op overkoepelende regionale handleidingen 1 waaraan de UGent eerder heeft meegewerkt en waarop men wil verder bouwen. Een schenkingsbeleid garandeert een uniforme en consequente behandeling van (potentiële) schenkingen. Dit is van belang gezien het arbeidsintensieve karakter van het verwerken van schenkingen en de beperkte opslagcapaciteit. Schenkingen zijn in deze context overdrachten van bibliotheekmaterialen die via een onderhandse schenkingsovereenkomst kunnen geregeld worden. De voorgestelde aanpak is ook van toepassing op het onderling verschuiven van bibliotheekcollecties binnen het Netwerk van UGent Bibliotheken. Daarbij is een onderhandse overeenkomst of schenkingsverklaring niet noodzakelijk omdat er geen wijziging is van eigenaarschap en omdat de beweging in kwestie in de metadata wordt opgenomen. Elke andere vorm van schenking moet binnen UGent steeds opgenomen worden met de juridische dienst en moeten aansluitend ook ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Rector van de UGent, teneinde de UGent rechtsgeldig te verbinden. Bovendien is het ook raadzaam in dergelijke gevallen contact op te nemen met het Universiteitsfonds. 2. Schenkingsverklaring 1. De schenkingsverklaring weerspiegelt de houding van de UGent en/of de faculteit ten overstaan van schenkingen en geldt als centraal referentiepunt in het schenkingsproces. 2. De UGent behoudt zich het recht voor om een schenking (of een deel ervan) te aanvaarden of te weigeren. 3. Na aanvaarding verwerft de UGent de materialen in volle eigendom. 4. Bij de acceptatie van een schenking gelden de volgende selectiecriteria: 4.1. Academische waarde van de aangeboden materialen: wat is de meerwaarde voor het onderzoek en onderwijs aan de UGent Beschikbaarheid van de aangeboden materialen. In eerste instantie de overlap met bestaande collectie (Lib.ugent.be, Aleph, Steekkaarten), waarbij behoudens voor oude drukken doubletten niet worden aangenomen. Vervolgens speelt ook eventuele aanwezigheid bij binnenlandse partners (Unicat, Antilope, Abraham, ) en dus vlotte leverbaarheid via IBL een rol. Bovendien kunnen bepaalde onderdelen eventueel beter 1 Mieke Lietaer, Goed gegeven! Gids voor schenkingen aan bibliotheken, Antwerpen, /01/ / 10

3 aansluiten bij collecties van ander publieke instellingen in Vlaanderen. Een tijdschriftholding kan bijvoorbeeld best vervolledigd worden bij de publieke instelling met de grootste holding. Bij dit alles moet natuurlijk prioritair ook rekening gehouden worden met eventuele depothouderschappen (Cf. project biomedische tijdschriften). Het is met andere woorden cruciaal om te beslissen of de schenking echt bij UGent thuishoort Aard van de materialen: betreft het bibliotheekmateriaal of dienen andere UGent collecties aangesproken (~ UGent Archief en/of UGent Musea), dan wel andere Gentse partners (~ Stadsbibliotheek, Stadsarchief en/of Stedelijke Musea) Staat van de materialen: is de collectie in een goede staat (Cf. schimmelvorming, ongedierte, ). Het restauratieatelier van de Boekentoren kan altijd worden ingeschakeld om hier puur naar materiaal een inschatting te maken. Is er specifieke verpakking nodig om de collectie op lange termijn te bewaren? 4.5. Beschrijving en ontsluiting: is er catalografie-capaciteit om de eventuele schenking te verwerken? De schenking dient binnen een redelijke termijn verwerkt te kunnen worden Depotruimte: er dient voldoende depotruimte beschikbaar te zijn. 5. Uitzonderingen bij de acceptatie van een schenking kunnen worden gemaakt bij speciale fondsen en bij werken van bijzondere waarde. 6. De bibliotheek verbindt zich ertoe de aanvaarde materialen op te nemen, te beheren en beschikbaar te stellen. Bij dit proces worden de selectiecriteria opnieuw toegepast op de individuele materialen. 7. Voor niet-opgenomen, waardevol materiaal in goede conditie zoekt de bibliotheek een andere bestemming. 8. Het bibliotheekpersoneel is niet gemachtigd tot het verlenen van waardebepalingen van aangeboden materialen. 3. Schenkingsproces 3.1. Verantwoordelijke(n) Potentiële schenkingen worden doorverwezen naar de specifieke faculteitsbibliothecaris of de collectiebeheerder van de Boekentoren. Die neemt contact op met de schenker en zorgt voor de verdere opvolging Fiche voor potentiële schenking (optioneel) 7/01/ / 10

4 De verantwoordelijke kan basisinformatie verzamelen over de schenking a.d.h.v. een fiche voor potentiële schenking (zie bijlage: Schenkingsfiche_sjabloon). Ook een korte neerslag van de communicatie met de schenker kan hierin worden opgenomen ter latere referentie. Al dan niet op basis van de fiche voor potentiële schenking kan worden beslist tot het aanvaarden dan wel gemotiveerd afwijzen van de schenking. De selectiecriteria in de schenkingsverklaring zijn hierbij altijd doorslaggevend. Voor bijkomend advies (bv. staat van de materialen) kan men steeds contact opnemen met de collectiebeheerder van de Boekentoren. Indien er gewerkt wordt met een schenkingsfiche dan is het sluitstuk daarvan het gemotiveerde besluit i.v.m. het aanvaarden of weigeren van een schenking en een aanzet tot de te onderhandelen modaliteiten in de schenkingsovereenkomst Aanvaardingsprocedure Het aanvaarden van schenkingen kan enkel worden aangegaan door de bevoegde instantie. Voor de Boekentoren is er voor de schenking van bibliotheekmaterialen een bevoegdheidsdelegatie van de Rector naar het afdelingshoofd van de Universiteitsbibliotheek (RvB, 3 april 2015). Per faculteit wordt intern gestipuleerd welke instantie bevoegd is of wat de courante praktijk is. Daar blijft aansluitend een ondertekening door de Rector noodzakelijk, teneinde de UGent rechtsgeldig te verbinden. Faculteiten kunnen hun werkwijze expliciteren onder pt Schenkingsovereenkomst Schenking zonder voorwaarden (basisvorm) De meest voorkomende vorm bestaat erin dat de schenkende partij blij is dat bepaalde materialen een nuttige bestemming krijgen. Echte voorwaarden zijn er niet, behoudens het feit dat UGent de collectie beschikbaar zal stellen voor onderzoek en onderwijs. Via een wederzijds te ondertekenen schenkingsovereenkomst bepalen we dat de UGent de materialen in volle eigendom verwerft (zie bijlage: Schenkingsovereenkomst). Dit impliceert dat eventuele dubbels aan partnerinstellingen kunnen worden overgemaakt of kunnen afgevoerd worden naar Oxfam Solidariteit (cf. beslissing BC, 8/7/2004). Alle beschikbare metadata worden in de overeenkomst opgenomen. 7/01/ / 10

5 Idealiter wordt de herkomst van de werken in kwestie meegenomen in de metadata. Concreet wordt bij verwerking in het item-record in het internal note-veld opgenomen Schenking NAAM SCHENKER, JAAR. Faculteitsbibliotheken die hiervan willen afwijken kunnen hun werkwijze expliciteren onder pt.4. De schenkingsovereenkomsten (naamgeving: XXXXYYZZ_NAAMSCHENKER ; waarbij x staat voor jaartal, y maand, z dag) worden, idealiter met opgave van voorziene verwerking, overgemaakt aan de Collectiebeheerder van de Boekentoren (Hendrik.Defoort@ugent.be) Schenking met onderhandse overeenkomst Aan de basisvorm kunnen op vraag van de schenker uiteraard voorwaarden gekoppeld worden. Het al dan niet aanvaarden van bepaalde voorwaarden is uiteraard afhankelijk van de waarde van een bepaalde schenking (Cf. criteria). Het binnenhalen van de schenking is uiteraard prioritair, maar als algemene regel worden voorwaarden best zo minimalistisch mogelijk ingevuld en blijft men zo dicht mogelijk bij de open basisvorm. (zie bijlage: Schenkingsovereenkomst_voorwaarden) Mogelijke voorwaarden zijn: Beperkingen m.b.t. toegang en gebruik. Dit staat in eerste lijn natuurlijk haaks op de open data waar de UGent-bibliotheken voor staan. Als die voorwaarde al wordt aangenomen, dan is het cruciaal expliciet een tijdsduur op die beperking te plaatsen om niet te eindigen met ontoegankelijke collecties Bepalingen op het vlak van verwerking, catalogisering, preservatie en veiligheid, bruikleen voor tentoonstellingen en de identiteit van de copyrighthouder. Ook daar is het zaak de bepalingen zo duidelijk mogelijk af te lijnen én expliciet te verwerken in de metadata om naderhand problemen te vermijden Speciale voorwaarden: zichtbare en doorzoekbare herkomstgegevens (werken via 561-veld), gebruik van herkomstmerken, aanbrengen van vignetten, opstellen van een inventaris of publicatie, afzonderlijke opstelling, Speciale richtlijnen voor het niet opgenomen materiaal. Ook al worden dubbels niet bijgehouden, toch wil men vaak een totaalzicht op de schenking behouden. Dit impliceert behoorlijk wat meerwerk die doorgaans zwaarder weegt dan de meerwaarde. Elk van de voorwaarden dient uiteraard uitgeklaard en gedekt door de instantie die zal instaan voor de naleving ervan. In concreto is dit voor de faculteit doorgaans de Facultaire Bibliotheek Commissie in onder aanneming van de Faculteitsraad. Zeker bij het stipuleren van speciale voorwaarden is het aangewezen ook de Boekentoren a 7/01/ / 10

6 priori te informeren, gezien zij ook bepaalde voorwaarden zal moeten voldoen in haar (toekomstige) hoedanigheid van bewaarbibliotheek (~ Rapport Björnshauge). Zoals dat bij de basisvorm gebruikelijk is, wordt ook bij elke schenking onder voorwaarden alle beschikbare metadata in de overeenkomst opgenomen. Herkomstgegevens worden meegenomen in de metadata. Concreet wordt daarbij in het item-record in het internal note-veld opgenomen Schenking NAAM SCHENKER, JAAR. Faculteitsbibliotheken die hiervan willen afwijken kunnen hun werkwijze expliciteren onder pt.4. De schenkingsovereenkomsten (naamgeving: XXXXYYZZ_NAAMSCHENKER ; waarbij x staat voor jaartal, y maand, z dag) worden, idealiter met opgave van voorziene verwerking, overgemaakt aan de Collectiebeheerder van de Boekentoren (Hendrik.Defoort@ugent.be) Andere soorten In de vakliteratuur wordt doorgaans onderscheid gemaakt tussen: - Handgiften - Schenkingen met onderhandse overeenkomst - Legaten - Schenkingen via notariële akte - Schenkingen vermomd als verkoop - Bruikleen Dit onderscheid wordt hier bewust niet aangehouden. Alle schenkingen die niet via een onderhandse overeenkomst (Cf. infra) kunnen geregeld worden, moeten binnen UGent steeds opgenomen worden in overleg met de juridische dienst en moeten aansluitend ook ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Rector van de UGent, teneinde de UGent rechtsgeldig te verbinden. De altijd specifieke context en wellicht ook de omvang - qua waarde en verwerkingskost - van dergelijke schenkingen maken uniformiseren los van die genoemde instanties overbodig. Dit geldt mutatis mutandis voor collecties die in bruikleen worden gegeven. Dit is een te mijden scenario, behalve wanneer er een duidelijke onderzoek-garantie bestaat vanuit een specifieke onderzoeksgroep. Immers, de hoge kostprijs van het verwerken van geschonken materiaal ligt zonder eigendomsverwerving relatief gezien nog hoger. De verantwoordelijkheid noodzaak tot verzekering? - en prijs voor de verwerking van een bruikleen kan daarom altijd best uitgaan van een specifieke onderzoeksgroep, die idealiter garanties verstrekt over verwerking en gebruik van de bruikleencollectie in kwestie. 7/01/ / 10

7 3.5. Erkenningsprocedure De schenkingsovereenkomst ontstaat uiteraard niet in een vacuüm. Indien er weinig contact was met de schenker is het mogelijks aangewezen te voorzien in een standaard bedankingsbrief (zie bijlage: Schenking_Bedankingsbrief_sjabloon) die desnoods verder gepersonaliseerd kan worden. Ondertekening gebeurt door het verantwoordelijke diensthoofd van een bibliotheek Logistiek Afspraken rond de overbrenging van aanvaarde materialen worden in onderling overleg vastgelegd en desgewenst geëxpliciteerd in de schenkingsovereenkomst Verwerkingsprocedure Het hoofd van de bibliotheek beslist over de prioriteit van de verwerking in overleg met de verantwoordelijke voor catalografie. Een tijdslimiet/verwerkingstermijn wordt bepaald in samenspraak met de andere betrokken diensten. Bij de verwerking gelden de formele selectiecriteria van de schenkingsverklaring. De werken die aan de formele selectiecriteria voldoen, worden geregistreerd volgens de catalografieregels van de Universiteit Gent. Zoals hoger al aangestipt wordt ook worden schenkingsgegevens meegenomen in de metadata. Concreet wordt daarbij in het itemrecord in het internal note-veld opgenomen Schenking NAAM SCHENKER, JAAR. Enkel in hoogst uitzonderlijke gevallen (Lees: museale collecties!) worden herkomst gegevens ook opgenomen in het 561-veld Deselectie- en afvoerprocedure De deselectie en afvoer van publicaties is vervat in een afzonderlijke richtlijn van het IFBC die in 2012 werd goedgekeurd door het Bestuurscollege. Zie bijlage: _UBGent_Afvoer en deselectie 3.9. Documentatie (intern) Per schenking wordt door de collectieverantwoordelijke een (digitaal) dossier aangelegd met daarin de basisgegevens om de herkomst van een schenking te duiden. Onderdelen van dit dossier kunnen (!) zijn: Notities na gesprekken met mogelijke schenkers en/of bemiddelaars; Foto s van plaatsbezoeken, collectiestukken, etc... ; Ingevulde schenkingsfiche; Kopie uiteindelijke schenkingsverklaring; 7/01/ / 10

8 Contactgegevens van de bevoegde personen; Correspondentie nav de schenking; Communicatie; Rapportage over verhuis, stockage, verwerking, ter beschikkingstelling Externe communicatie Zoals eerder aangestipt wordt elke schenking individueel bekeken. Dit geldt bij uitstek bij de eventuele externe communicatie rond het verwerven van een bepaalde schenking. Is het aangewezen te communiceren bij verwerving? Of pas bij volledige verwerking en beschikbaarheid? Het betreft telkens een uiterst contextueel gegeven dat door de schenker, de betrokken diensten en de faculteitsbibliothecaris of het afdelingshoofd van de Universiteitsbibliotheek dient bekeken. Het is natuurlijk zo dat een goede communicatie het collectiebeleid van het Netwerk van UGent bibliotheken legitimeert en in consensus afbakent. Het maakt ook het collectiewerk binnen de bibliotheek meer zichtbaar. Tot slot vergroot het de betrokkenheid van het ruimere publiek Minimale publieksinformatie Publieksinformatie aangaande het schenkingsbeleid omvat minimaal: Een excerpt uit de schenkingsverklaring, situering van het belang binnen de bestaande collectie, de vermelding van de schenkers en de manier van raadpleging in de bibliotheek. Publieksinformatie aangaande specifieke schenkingen omvat (naar gelang van belang en omvang): een nieuwsbericht op de website, een persbericht of een schenkingspagina Uitgebreide publieksinformatie Uitgebreide publieksinformatie kan volgende zaken bevatten: - Collectieprofielen - Een korte uitleg van de wijze waarop, wanneer en door wie de schenking wordt geëvalueerd - Gebruikte formulieren worden - Mogelijke teruggave van niet opgenomen materiaal - Restricties in gebruik die mogelijk aanvaardbaar zijn - Voorwaarden waarop de bibliotheek niet kan ingaan, zoals: het apart plaatsen van de schenking, - De geschiedenis, de langetermijnvisie, de omvang van de collectie, de toegankelijkheid en de behuizing - Verwijzingen naar belangrijke schenkingen uit het verleden en de wijze waarop de instelling hiervan gebruik heeft gemaakt. 7/01/ / 10

9 4. Facultaire addenda 4.1. Faculteit Letteren en Wijsbegeerte Aanspreekpunt binnen de faculteit LW Het schenkingsbeleid maakt deel uit van het facultaire collectiebeleidsplan waarvoor de nieuwe Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte verantwoordelijk is. Conform de beslissing van de Facultaire Bibliotheekcommissie LW d.d dient de acceptatie en opvolging van alle schenkingen van documenten en publicaties voor de bibliotheek die binnen komen via de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte verplicht via de administratie van de Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte te verlopen. Aanspreekpunt daarbij is de faculteitsbibliothecaris LW die verantwoordelijk is voor een correcte toepassing van de afspraken zodat hier verantwoording en verslag kan over worden afgelegd Fiche potentiële schenking LW Bij de initiële contacten ivm een mogelijke schenking wordt er gewerkt met een gestandaardiseerde informatieblad, Fiche potentiële schenking LW (zie bijlage). Daarin worden de diverse contacten genoteerd vooraleer besloten wordt tot de aanvaarding van een schenking over te gaan, of deze gemotiveerd af te wijzen. Bij schenkingen van kostbare zaken of bij meer dan 300 boeken is een bezoek ter plaatse aangewezen. Men kan eventueel al bepalen welke materialen het meest geschikt zijn en welke materialen niet aanvaard zullen worden. Bovendien kan men bijkomende informatie vergaren over de schenker. Op basis van de fiche voor potentiële schenking wordt de beslissing genomen tot het al dan niet aanvaarden van de schenking. De selectiecriteria uit de schenkingsverklaring zijn hierbij doorslaggevend. Het sluitstuk van een schenkingsfiche is het gemotiveerde besluit ivm het aanvaarden of weigeren van een schenking en een aanzet tot de te onderhandelen modaliteiten in de schenkingsovereenkomst. Bibliografie Lietaer, Mieke. Goed gegeven! Gids voor schenkingen aan bibliotheken. Antwerpen: Overlegplatform Erfgoedbibliotheken Vlaanderen & Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen, /01/ / 10

10 7/01/ / 10