Beste, Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 1

Transcriptie

1 Beste, In navolging van de infosessie van dinsdag in hotel-restaurant Shamrock Tielt maken wij u hiernavolgend een samenvatting over van de verplichtingen die voortaan op uw factuur moeten staan om aan alle btw vormverplichtingen te voldoen. 1. De gebruikelijke vermeldingen zoals : datum factuur ; naam en adres van administratieve of maatschappelijke zetel ; een volgnummer ; per tarief de maatstaf van heffing ; totaalbedrag van de verschuldigde btw ; geldig btw nummer van u en uw klant ; het totale bedrag ; het woord factuur enz 2. Gedetailleerde omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten. 3. De datum waarop de levering werd verricht of de dienst werd uitgevoerd. Er dienen dus twee data vermeld te worden : datum van levering of dienst EN factuurdatum. Indien doorlopende diensten over een langere periode dan één jaar loopt moet een stuk worden uitgereikt uiterlijk de 15 de dag na het verstreken kalenderjaar. 4. In geval van facturatie met medecontractant, vermelding : btw verlegd. De vroegere verplichte vermelding Medecontractant KB1 artikel 20 vervalt. 5. In geval van facturatie van intracommunautaire verrichting, vermelding : btw verlegd. De vroegere verplichte vermelding vrijstelling artikel 39 bis vervalt. Voor reisbureaus, kunst-& antiquiteiten & verzamelingen kennen wij een bijna gelijkaardige vermelding. Doch hiervoor dienen betrokkenen zich naar ons kantoor te wenden voor de juiste nomenclatuur. Ook garagisten en autohandelaars worden gekenmerkt door specifieke verplichte vermeldingen. 6. Tijdstip van betaling indien de betaling voorafgaat aan de uitgevoerde levering of dienst. 7. Creditnota (= verbeterd stuk) moet specifiek en ondubbelzinnig verwijzen naar de oorspronkelijk factuur met reden van verbetering. 8. De verkoop op proef of van zending op zicht of consignatie kent een specifieke toepassing. Indien u zich in één van deze gevallen bevindt, dient u zich te informeren bij ons kantoor. Alle bepalingen staan opgesomd in het KB1 artikel 05 btw wetgeving. Hiernavolgende enkele niet limitatieve bepalingen die u informatief worden medegedeeld. 1. De factuur moet steeds consulteerbaar zijn en blijven (vooral van belang ivm elektronische factuur) en de aftrekbaarheid van de btw is niet langer afhankelijk van de originele factuur. Mail (PDF) of fax of op gelijkaardige wijze is ook OK. De veiligheid bij bewaring is hier uiteraard belangrijk en bedraagt 7 jaar na het jaar van verwerking. Vb Courante verrichtingen (kosten) van 2013 moeten bewaard blijven tot Voor investeringen loopt de termijn maar af na 7 jaar volgend op het jaar van uiterlijke herziening van de btw (5 of 15 jaar); Hiervoor verwijzen naar onze site onder de rubriek mediacenter verlening fiscale aanslag-controletermijnen. 2. Verwijzing naar eventueel voorgaande voorschot- of pro forma facturen of betaaldatum. 3. De bestelbonnen en leveringsbonnen dienen bijgehouden te worden in zoverre deze tot uw bedrijfscultuur behoren. Er moet een betrouwbaar controlespoor zijn tussen de facturen en de goederenlevering/ diensten om de echtheid er van aan te tonen. Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 1

2 4. Uw factuur moet opgemaakt worden uiterlijk de 15 e van de maand volgend op het beëindigen van de dienst of de levering van de goederen of de ontvangst van de betaling er van, al dan niet een gedeeltelijke betaling. 5. Tankbeurten per autoplaat en per tankbeurt op de factuur of op bijlage vermelden. Het uitreiken van een vereenvoudigde factuur : 1. Indien het bedrag niet hoger is dan 100 euro, exclusief btw. 2. Enkel voor deze beroepscategorieën die voorheen ook vereenvoudigde facturen mochten uitschrijven. 3. De vermeldingen zijn gelijkaardig als deze die op een gewone factuur moeten staan. Voor bedrijven die meerdere bedrijfszetels (filialen) hebben worden gekenmerkt door specifieke verplichtingen. Alle informatie kan u op ons kantoor bekomen of op onze website vinden. Inzake tijdstip van facturatie en opeisbaarheid van btw, kunt u zich in volgende situaties bevinden: 1. De levering of dienst is nog niet gebeurd en de klant heeft nog niets betaald. - U kan een uitnodiging tot betaling overmaken aan uw klant. - U kan een pro forma factuur opmaken en ter betaling aanbieden aan uw klant. Het bedrag op de uitnodiging of pro forma factuur is exclusief btw. Er mag GEEN melding gemaakt worden van het btw bedrag of btw tarief of van btw inclusief. Enkel één globaal bedrag. Indien de leverancier toch melding maakt van de btw op de factuur moet deze dan ook in de volgende btw aangifte opgenomen worden enkel door het feit van de vermelding van de BTW op de factuur. De klant zal echter het betaalde bedrag nog niet in zijn btw aangifte kunnen opnemen. Er moet duidelijk vermeld worden : voorschotfactuur zonder geleverde diensten. In de hiernavolgende voorbeelden gaan we er van uit dat de voorschotfacturen handelen over kostenfacturen die gebruikelijk in rooster 82 opgenomen worden. Voor grondstoffen of handelsgoederen wordt dit uiteraard rooster 81 en investeringen via rooster De levering of dienst is nog niet gebeurd en de klant heeft wel reeds betaald. U dient een factuur op te maken voor het ontvangen bedrag dat voldoet aan alle vormverplichtingen die de btw wetgeving voorschrijft uiterlijk de 15 van de maand volgend op de datum van ontvangst van de betaling. De aangerekende btw dient opgenomen te worden in uw eerstkomende btw aangifte na datum van ontvangst van de betaling. De klant kan vervolgens zijn betaalde btw recupereren in zijn eerstvolgende btw aangifte. Op de voorschotfactuur moet vermeld worden : voorschotfactuur zonder geleverde diensten + vermelding van tijdstip van betaling. 3. Gedeeltelijke levering van goederen of gedeeltelijk uitgevoerde diensten met/zonder betaling. In dit geval zou het praktisch zijn om 2 afzonderlijke facturen op te maken. Enerzijds deze die uitgevoerd werden en deze die als een echte voorschotfactuur dienstig doet. Indien de prijs of een deel van de prijs ervan wordt ontvangen dient een factuur opgemaakt te worden tot uiterlijk de 15 de van de maand volgend op het ontvangen tijdstip. Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 2

3 Cijfervoorbeeld 1: U maakt een voorschotfactuur op (pro forma) zonder geleverde diensten of u maakt een uitnodiging tot betaling over aan uw klant op De klant betaalt uw voorschotfactuur op Deze factuur wordt opgenomen in uw btw aangifte van de maand 03/2013 of voor de kwartaalaangever in kwartaal 01/2013 omwille dat de klant betaald heeft in de maand 03/2013. U kan uw verkoopfactuur opmaken tot uiterlijk voor minimum het ontvangen bedrag en niet meer opnemen in uw btw aangifte over de maand april maar verplicht op te nemen in uw btw aangifte over de maand maart of kwartaal 01. De klant betaalt uw voorschotfactuur op Deze factuur wordt opgenomen in uw btw aangifte van de maand 04/2013 of voor de kwartaalaangever in kwartaal 02/2013 voor minimum het ontvangen bedrag. U moet een verkoopfactuur opmaken tot uiterlijk voor minimum het ontvangen bedrag en niet meer opnemen in uw btw aangifte over de maand mei. Merk op : vandaar de verplichting door de btw administratie opgelegd om de leveringsdatum of uitvoeringsdata te vermelden op uw facturen teneinde het tijdstip van verschuldigd baarheid van uw btw te kunnen bepalen. Cijfervoorbeeld 2 : U maakt een voorschotfactuur op voor % btw = op De betaling gebeurt op Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 03/2013 of kwartaal 01/2013 (omdat hij de BTW op de factuur vermeldt) : Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw (en factuur) niet in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 03/2013 of kwartaal 01/2013 gezien de betaling pas gebeurd is in de maand april. De recuperatie dient te gebeuren in de maand 04/2013 of kwartaal 02/2013. Cijfervoorbeeld 3 : U maakt een voorschotfactuur op voor of uitnodiging tot betaling ad op De betaling gebeurt op U wil opmerken dat er geen sprake is van een afzonderlijk bedrag en btw maar enkel één bedrag wordt vermeld. Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 04/2013 of kwartaal 02/2013 : De factuur moet opgemaakt worden tot uiterlijk , zijnde één maand na de maand van ontvangst van de vooruitbetaling. Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 3

4 Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw en factuur niet in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 03/2013 of kwartaal 01/2013 gezien de betaling maar gebeurd is in de maand april. De recuperatie dient te gebeuren in de maand 04/2013 of kwartaal 02/2013. Hoe behandelt u uw betaald voorschot in uw btw aangifte indien u pas uw voorschotfactuur (één bedrag) of uitnodiging tot betaling per ontvangt waarvan u de betaling per hebt uitgevoerd? Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 04/2013 of kwartaal 02/2013 : Ontvanger van de factuur. De recuperatie kan gebeuren in de maand 04/2013 of kwartaal 02/2013. Hoe behandelt u uw ontvangen voorschot in uw btw aangifte indien u pas uw voorschotfactuur (één bedrag) of uitnodiging tot betaling per ontvangt waarvan u de betaling per werd uitgevoerd door uw klant? ( is een wettelijke feestdag en wordt op een andere bank overgeschreven dan deze van u). Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 05/2013 of kwartaal 02/2013 : De verstrekker van de factuur moet zijn factuur opmaken tot uiterlijk Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw en factuur niet in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 04/2013 of kwartaal 02/2013 gezien de betaling evenwel gebeurd is in de maand april maar de betaling pas ontvangen heeft per mei. De recuperatie dient te gebeuren in de maand 05/2013 of kwartaal 02/2013. De betaling van een pro forma factuur of uitnodiging tot betaling, zonder geleverde diensten maar met betaling van op Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 03/2013 of kwartaal 01/2013. Hij moet zijn factuur opmaken tot uiterlijk Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 4

5 Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw (en factuur) niet in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 03/2013 of kwartaal 01/2013 gezien de betaling pas gebeurd is in de maand april. De recuperatie dient te gebeuren in de maand 04/2013 of kwartaal 02/2013. Cijfervoorbeeld 4 : Een levering van handelsgoederen op ad % btw. Op wordt een voorschotfactuur gemaakt ad % nav het afsluiten van de overeenkomst. Het voorschot wordt betaald op Het saldo, zijnde % btw wordt op betaald. Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 01/2013 of kwartaal 01/2013. De verstrekker dient een factuur uit te reiken tot uiterlijk voor het voorschot en uiterlijk voor het saldo. Verwerking in analogie van de oude regeling : Voorschotfactuur : Rooster 03 = /2013 of kwartaal 01/2013 Rooster 54 = 63 01/2013 of kwartaal 01/2013 Saldofactuur : Rooster 03 = /2013 of kwartaal 01/2013 Rooster 54 = /2013 of kwartaal 01/2013 Reden : het belastbaar feit doet zich voort op , zijnde datum levering. Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw en factuur in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 02/2013 of kwartaal 01/2013 inzake de ontvangen voorschotfactuur. Voorschotfactuur: Rooster 81 : 300 Rooster 59 : 63 Saldofactuur : Rooster 81 = 700 in 03/2013 of kwartaal 01/2013 Rooster 59 = 147 in 03/2013 of kwartaal 01/2013 Cijfervoorbeeld 5 : Een levering van een goed op ad % btw. Op wordt een pro forma factuur of een verzoekschrift tot betaling opgemaakt ad 363 nav het afsluiten van de overeenkomst. De klant betaalt op het voorschot van 363. Uiterlijk moet de leverancier een echte (voorschot)factuur opmaken ad 300+ btw. Het saldo, zijnde % btw wordt betaald op De leverancier dient een (saldo) factuur uit te reiken tot uiterlijk Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 5

6 Verwerking in analogie van de nieuwe regeling : Aangifte februari : rooster 03 = 300 rooster 54 = 63 Aangifte maart : rooster 03 = 700 rooster 54 = 147 Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw (en factuur) niet in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 03/2013 of kwartaal 01/2013. De recuperatie dient te gebeuren in de maand 02/2013 of kwartaal 01/2013 inzake het betaalde voorschot en in de maand 03/2013 of kwartaal 01/2013 voor het saldo. Rooster 81 = 300 in 02/2013 of kwartaal 01/2013 (voorschot) Rooster 59 = 63 in 02/2013 of kwartaal 01/2013 (voorschot) Rooster 81 = 700 in 03/2013 of kwartaal 01/2013 (saldo) Rooster 59 = 147 in 03/2013 of kwartaal 01/2013 (saldo) Stel : een aannemer herstelt het dak van een atelier voor op Op (datum van overeenkomst) wordt een voorschotfactuur opgemaakt met toepassing van (oude KB1 artikel 20) nu btw verlegd dat betaald wordt op De aannemer reikt zijn saldofactuur uit ad op De aannemer moet zijn factuur opmaken uiterlijk voor het voorschotfactuur en uiterlijk voor de saldofactuur. Verstrekker van de factuur : Aangifte maart : rooster 45 = Aangifte april : rooster 45 = Ontvanger van de factuur : Aangifte maart : rooster 82 = rooster 87 = rooster 56 = 420 rooster 59 = 420 Aangifte april : rooster 82 = rooster 87 = rooster 56 = 630 rooster 59 = 630 Cijfervoorbeeld 6 : Een pro forma factuur of uitnodiging tot betaling wordt opgemaakt op voor % btw voor deels geleverde goederen of deels gepresteerde diensten. (60% is uitgevoerd tot einde maart en de rest wordt uitgevoerd in de maand mei) De totale betaling gebeurd op Omwille van de uitnodiging met btw wordt deze transactie opgenomen in de btw aangifte van maart 2013 ad in rooster 03 en 210 in rooster 54. De firma moet een verkoopfactuur opmaken tot uiterlijk gezien de betaling is gebeurd in de maand april. Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 6

7 Wanneer MOET men factureren? Uiterlijk de 15 dag na het beëindigen van de dienst of de levering van de goederen. * Enkel de levering gebeurt op De factuur moet opgemaakt worden uiterlijk op * Enkel de betaling is gebeurd op De factuur moet opgemaakt worden uiterlijk op * De levering is gebeurd op maar de betaling is reeds gebeurd op De factuur moet opgemaakt worden tot uiterlijk De levering is gebeurd op maar de betaling gebeurt pas op De factuur moet opgemaakt worden tot uiterlijk In principe kan een aannemer een volledige ruwbouw oprichten en pas na de laatste baksteen zijn factuur opmaken. Indien hij tussentijds facturen opmaakt op basis van de vorderingen van de bouwwerken moet hij evenwel een gedetailleerde omschrijving toevoegen welke werken er effectief gefactureerd geworden zijn. Hij moet evenwel altijd een factuur opmaken uiterlijk de 15 de januari van ieder jaar indien de werkzaamheden het nieuwe kalenderjaar overschrijden. Wanneer is de btw verschuldigd? Bij het beëindigen van de dienst of de levering van de goederen. In afwijking van het tijdstip van betaling kan de opname in uw btw aangifte vroeger gebeuren dan het tijdstip van facturatie. Voorbeeld : U levert goederen of beëindigt een dienstverlening op De factuur wordt opgemaakt per u moet de aangerekende btw in uw btw aangifte over de maand maart opnemen in rooster 54 en voor de kwartaalaangevers in kwartaal 01 een dit ondanks de factuur slechts opgemaakt is geworden per Reden : het tijdstip van beëindiging primeert op het tijdstip van facturatie. Elektronische facturatie : Er is geen toelating noch vergunning nodig vanwege de btw administratie om facturen op een andere wijze dan fysische facturen op te maken en te verzenden. Met andere woorden de elektronische factuur wordt volledig gelijk behandeld als een papieren factuur. De medecontractant moet zich VOORAF akkoord verklaren met uw werkwijze van elektronische facturatie. De factuur moet voldoen aan de vereisten opgelegd door de lidstaat waar de levering of dienst voor btw doeleinden geacht wordt plaats te vinden. De factuur mag in gelijk welke elektronische vorm worden uitgereikt of ontvangen en bewaard. In PDF, word, excel, XML, fax, enz Alle data moet bewaard blijven tot 7 jaar na het jaar van uitgifte. Voorbeeld : VF op moet bewaard blijven tot en met Een elektronische factuur is pas geldig indien de factuur wordt uitgereikt EN ontvangen. Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 7

8 De levering is gebeurd of de dienst is uitgevoerd : Dit is de meest voorkomende situatie en kent op enkele details na geen wijzigingen. U levert goederen of verricht diensten en de klant betaalt na ontvangst van de goederen of de beëindiging van de diensten. U moet de factuur opmaken rekening houdende met de hier boven vermelde opmerkingen. Voorbeeld : Levering van goederen op in Frankrijk. Merk op : Telkenmale vooraf controleren of het buitenlands btw nummer correct is en de uitprint in uw dossier opslaan! Verkopen van uw personenwagen? De btw wordt gerekend op het beroepsmatig gebruik van uw auto. Voorbeeld : Uw auto kent een btw beperking van 50%. Dit betekent dat u 21% moet rekenen op 50% van de verkoopprijs onder vermelding van : bijzondere maatstaf, toepassing beslissing ET van Voor de praktische uitwerking verwijzen wij naar onze website- mediacenter onder de loupe verkopen personenwagen met beperkte aftrekbaarheid Algemeen : a/ Wil er op toezien dat u voor u zelf streng bent in de toepassing van de vormverplichtingen maar ook van de facturen die u van uw leveranciers ontvangt. Het aanvaarden van een onregelmatige factuur levert u ook een boete op! b/ De btw is opeisbaar geworden bij de beëindiging van de prestaties of levering en dient in deze strikte betekenis te worden toegepast. Stel dat de levering van een goed gebeurde op en uw factuur is opgemaakt op is de verschuldigde btw op te nemen in uw btw aangifte van maart of in het eerste kwartaal voor een kwartaalaangever. Het niet verwerken kan aanleiding vormen tot boeten en intresten. Inzake de boeten verwijzen wij naar onze website mediacenter onder de loupe Monsterboete Voor alle bijkomende vragen kan u uiteraard bij ons kantoor terecht. Wij streven er naar zo correct mogelijk alle informatie weer te geven maar kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor onvolledige of onjuiste informatie omwille van permanente wetswijzigingen. Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 8

9 Via deze weg informeren wij u over onze vernieuwde website en uitbreiding van uw mailbox. Neem gerust eens een kijkje op Zoals u weet kan u via onze website uw persoonlijk dossier 24/24 gratis consulteren. Dit doe je via de klantenlogin op onze website. Nieuw in 2012 = scanning met bewaring en ter beschikking stelling van alle klantenfacturen (zowel AF als VF) evenals de rechtstreekse online ter beschikkingstelling van alle mail en faxverkeer met ons kantoor. Dit gebeurt op basis van uw dossier nummer. Om deze reden vragen wij u beleefd om de mededeling in alle mails te beginnen met dos00. Op deze manier wordt uw mail rechtstreeks in uw dossier geactiveerd en gratis beschikbaar gesteld voor online consultatie. Doe navraag op ons kantoor mocht u uw dossiernummer niet kennen. Nieuw in 2013 = vanaf heden kan u al uw documenten via dit platform ook uploaden. Deze upload houdt geen beperking in van welke documenten en de hoeveelheid er van die u in uw eigen dossier wenst onder te brengen. De activering gebeurt individueel en op nadrukkelijke vraag van de klant. Dit wil zeggen dat u niet langer uw documenten aan ons moet overmaken voor scanning en opslag (zoals in 2012) maar u zelf op eigen tempo alle nuttige documenten in uw eigen dossier kan uploaden. Voordeel : Geen risico op verlies van documenten Geen tijdverlies inzake opzoeken van uw documenten Geen verplaatsingen meer van uw documenten Al uw documenten worden gratis bijgehouden en ter beschikking gesteld. Procedure bij elke correspondentie met ons kantoor : Wil ALTIJD uw mailmededeling in het onderwerp beginnen met dos00 aub. Indien u vragen hebt omtrent uw mailbox of het uploaden of als u nog geen login hebt neem dan gerust contact op met ons kantoor en vraag naar Ymke Algoedt of stuur een mail naar : Ymke.algoedt@mmconline.be Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 9