DVV - De Verwerking Verantwoord. DVV - De Verwerking Verantwoord

Transcriptie

1 Geldig document DVV - De Verwerking Verantwoord DVV - De Verwerking Verantwoord Rev: 02 Geldig vanaf: Afdruk op: De acceptatieprocedure volgens het DVV Deze procedure reguleert het traject van binnenkomst, analyse, vooracceptatie en uiteindelijke acceptatie volgens de richtlijnen in het rapport De Verwerking Verantwoord. 1.1 Richtlijn volgens het rapport De Verwerking Verantwoord (DVV). Het rapport De Verwerking Verantwoord omvat de volgende richtlijnen: - Het acceptatie- en verwerkingsbeleid (A&V-beleid) - Mengvoorschriften - De administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) Het acceptatie- en Verwerkingsbeleid. Het acceptatie- en verwerkingsbeleid bestaat uitsluitend uit een vooracceptatieprocedure. Daar besloten is de verwerking van alle lavuren extern te laten verrichten, vervalt de acceptatie- en verwerkingsprocedure De vooracceptatieprocedure De vooracceptatie procedure bestaat uit de volgende procedureonderdelen: - Beoordeling aanbieder - Beoordeling aangeboden afvalstof - Offerte uitbrengen - Administratieve gegevens verzamelen - Risicoanalyse - Vooracceptatie - Ontvangstbevestiging 1.2 Mengvoorschriften Bij Schöne Edelmetaal B.V. worden aangeleverde afvalstoffen altijd batchgewijs verwerkt, derhalve zijn er geen mengvoorschriften in de procedure opgenomen De administratieve organisatie en interne controle De administratieve organisatie en interne controle omvatten de volgende procedures: - Administratie inkomende en uitgaande afvalstoffen - Administratieve acceptatieprocedures en verwerking - Financieële administratie - Procedure interne controle De in dit hoofdstuk omschreven procedure zal in de volgende hoofdstukken nauwkeurig worden beschreven.

2 2. Acceptatiebeleid 2.1 Acceptatiecriteria In de inrichting worden uitsluitend afvalstoffen afkomstig van derden geaccepteerd welke aan de volgende criteria voldoen: - lavuren De acceptatiecriteria zijn samengevat in het document DVV - Eisen Vooracceptatie. Hierin staat aangegeven aan welke samenstelling ons bekende afvalstoffen moeten voldoen om deze te kunnen laten verwerken, tevens staat de wijze van inspectie voor de vooracceptatie omschreven. 2.2 Acceptatieprocedure De acceptatieprocedure reguleert het traject van vooracceptatie en acceptatie van een afvalstof alvorens tot verwerking over te gaan. De acceptatieprocedure geldt uitsluitend voor partijen < 2000 kg, dit daar uit het verleden is gebleken dat ons nimmer een afvalpartij is aangeboden > 2000 kg. 2.3 Vooracceptatiefase In de vooracceptatieprocedure wordt onderscheid gemaakt in de vooracceptatie van de nieuwe ontdoener, en de vooracceptatie van een afvalstof van een vervolgafgifte van een bekende ontdoener Vooracceptatieprocedure van onbekende afvalstof en/of ontdoener Een primaire ontdoener meldt dat hij/zij lavuur wenst aan te bieden voor verwerking. Deze melding komt binnen bij één van onze verkoopmedewerkers, danwel via onze buitendienstmedewerkers. Bij de melding van een ons onbekende ontdoener wordt door de medewerker gevraagd om wat voor afvalsoort het gaat en beoordeeld of deze binnen de wet- en regelgeving, vergunningen en onze acceptatiecriteria valt, tevens wordt de ontdoener gevraagd zijn/haar bedrijfsgegevens te verstrekken, deze worden vastgelegd op klantenkaart, volgbrief en in SAP. Bij twijfel wordt door de medewerker advies gevraagd bij de VIHB-verantwoordelijke. Een lijst met acceptatiecriteria van lavuur is bij elke verkoopmedewerker en buitendienstmedewerker in bezit en is gearch iveerd als document DVV - Eisen Vooracceptatie. De afvalstroom valt onder de procedure Hoog Risico. Indien de afvalstof onbekend is en/of niet geheel aan onze acceptatiecriteria voldoet, kan de afvalstof niet zondermeer worden aangenomen. De afvalstroom valt onder de procedure Hoog Risico. Indien de afvalstof aan onze acceptatiecriteria voldoet, wordt een offerte opgemaakt waarbij als bijlage onze acceptatiecriteria op schrift worden toegevoegd. De ontdoener kan aan de hand van de offerte en de bijgevoegde acceptatiecriteria beslissen om de procedure al dan niet te vervolgen. De bedrijfsgegevens en de opgemaakte offerte worden in de offertemap op de verkoopafdeling gearchiveerd op naam. IMSS : DVV - De Verwerking Verantwoord Geldig document, afgedrukt op: Pagina 2 van 11

3 2.3.2 Vooracceptatieprocedure voor bekende afvalstof en ontdoener Bij vervolgafgiften wordt de aangeboden partij (in de meeste gevallen) telefonisch door de ontdoener gemeld, de betreffende partij wordt verzonden, danwel opgehaald door één van onze buitendienstmedewerkers. De afvalstof valt onder de procedure Laag Risico. Uitzondering hierop is wanneer uit een voorgaande afgifte van een ontdoener gebleken is dat de aangeboden afvalstof niet voldeed aan de acceptatiecriteria, in dit geval valt de vervolgafgifte onder de procedure Hoog Risico. Bij vervolgafgiften ligt de verwerkingsprijs vast in een van de ontdoener opgestelde klantenkaart. Bij ontdoeners die sporadisch aanleveren ligt de verwerkingsprijs vast in een gestaffelde prijslijst. De afvalstof valt onder de procedure Laag Risico. 2.4 Vooracceptatieprocedure Hoog Risico Zoals in paragraaf vermeld, vallen afvalstromen en/of ontdoeners welke onbekend zijn in de vooracceptatieprocedure Hoog Risico. Tevens vallen afvalstromen c.q. ontdoeners onder deze procedure wanneer uit voorgaande aanbiedingen gebleken is dat deze niet conform de acceptatiecriteria aangeleverd zijn. In de vooracceptatieprocedure Hoog Risico wordt uitgebreid geïnventariseerd met wat voor een afvalstroom en ontdoener wij van doen hebben. Deze inventarisatie wordt weergegeven in het blokschema Hoog Risico. Wanneer de afvalstroom aan de administratieve gegevens en de acceptatiecriteria voldoen wordt een zgn. Volgbrief (digitaal) uitgeschreven met daarop alle relevante informatie van de ontdoener en de aard van de afvalstof. De volgbrief heeft een uniek nummer waardoor de partij altijd te traceren is (zie ook 2.9). De afvalstroom wordt ingenomen en gereedgemaakt voor verzending aan de uiteindelijke verwerker. De ontdoener ontvangt een ontvangstbevestiging waarop eveneens het unieke nummer vermeld staat. Wanneer onvoldoende informatie verkregen kan worden of de partij is binnen de vergunning niet te verwerken, dan treedt de procedure Afwijkingen in werking. IMSS : DVV - De Verwerking Verantwoord Geldig document, afgedrukt op: Pagina 3 van 11

4 2.5 Vooracceptatieprocedure Afwijkingen Indien van afvalstroom onvoldoende gegevens bekend zijn, of de partij is niet binnen de acceptatiecriteria van de uiteindelijk verwerker te verwerken, treedt de procedure Afwijkingen in werking. Deze procedure omvat een blokschema Afwijkingen. Hierin wordt in feite geïnventariseerd of verwerking bij een andere verwerker mogelijk is. Is dat niet het geval, dan zal de afvalstroom definitief geweigerd worden. 2.6 Vooracceptatie Laag Risico Indien de ontdoener en het soort afval bekend zijn, valt deze afvalstroom onder de vooracceptatieprocedure Laag Risico. Op de afvalstroom worden visuele controles en sneltesten uitgevoerd op de karakteristieke parameters en vergeleken met eerdere gegevens van voorheen aangeboden partijen, dit kan zowel bij de ontdoener als bij Schöne Edelmetaal plaatsvinden. Op de afvalstroom worden visuele controles en sneltesten uitgevoerd op de karakteristieke parameters en vergeleken met eerdere gegevens van voorheen aangeboden partijen, dit kan zowel bij de ontdoener als bij Schöne Edelmetaal plaatsvinden. Bij geconstateerde afwijking vervalt de afvalstroom automatisch in de vooracceptatieprocedure Hoog Risico. Wanneer de betreffende partij bij de ontdoener de vooracceptatieprocedure doorlopen heeft, en deze naar Schöne is getransporteerd, vindt opnieuw de vooracceptatieprocedure Laag Risico plaats. Indien hier geen afwijkingen t.o.v. eerdere informatie gevonden worden en de afvalstroom aan de administratieve gegevens en de acceptatiecriteria voldoen wordt een zgn. Volgbrief (digitaal) uitgeschreven met daarop alle relevante informatie van de ontdoener en de aard van de afvalstof. De volgbrief heeft een uniek nummer waardoor de partij altijd te traceren is. De ontdoener ontvangt een ontvangstbevestiging waarop eveneens het unieke nummer vermeld staat. Worden afwijkingen geconstateerd, dan vervalt de afvalstroom in de vooracceptatieprocedure Hoog Risico. De afvalstroom wordt ingenomen en gereedgemaakt voor verzending aan de uiteindelijke verwerker. 2.7 De registratie van afvalstoffen en aanbieders De door Schöne gehanteerde volgbrief is een document waarmee de afvalstroom geregistreerd wordt. Deze volgbrief is voorzien van een uniek nummer, waardoor de afvalstroom altijd te traceren is gedurende het acceptatietraject, de verwerking, registratie van reststoffen en archivering van de relevante stukken na verwerking van de afvalstroom. De gegevens die op de volgbrief vermeld worden zijn: 1. Naam, adres en woonplaats aanbieder 2. Debiteurennummer 3. Blok keuzemogelijkheid afrekening edelmetaal 4. Datum van ontvangst Blok ontvanger d.m.v. digitale handtekening 5. Aard en verpakking van de afvalstof 6. Gewicht van de afvalstof (bruto danwel netto gewicht) 7. Blok weging netto gewicht met verantwoording d.m.v. digitale ondertekenen 8. Blok gewicht na smelten met verantwoording d.m.v. digitale ondertekenen 9. Blok essay gereed met verantwoording d.m.v. digitale ondertekenen 10. Blok eindcontrole met verantwoording d.m.v. digitale ondertekenen IMSS : DVV - De Verwerking Verantwoord Geldig document, afgedrukt op: Pagina 4 van 11

5 Afvalstromen die onder de Eurallijst vallen (meldingsplichtig bij LMA) worden niet geaccepteerd. Tevens is in een geautomatiseerd systeem een kaartenbak gecreeërd waar alle relevante klantgegevens in vermeld staan. Deze klantenkaarten zijn toegankelijk voor medewerkers van de verkoopafdeling recycling. In de klantenkaart zijn per klant de tarieven opgenomen voor verwerking van afvalstromen, dit kunnen zowel metallische afvalstromen (zoals sloopgoud) als afvalstromen zijn die onder de DVV vallen. In het blok bijzonderheden kunnen op- of aanmerkingen ingegeven worden of aan een klant v.w.b. de DVV speciale eisen gesteld worden. De klantenkaarten up to date houden is de verantwoording van de verkoopleider van de afdeling recycling, evenals het (doen) doorvoeren van wijzigingen. Wijzigingen dienen te worden voorzien van een revisiedatum. De kaartenbak is te vinden in het Geintegreerde Management Systeem Schöne 3. Het verwerkingsbeleid Bij Schöne Edelmetaal B.V. worden aangeboden afvalstromen per aangeleverde batch verwerkt, dit daar wij de aanbieder de soms hoge financiële waarde kunnen garanderen. Alle aangeboden afvalstoffen worden extern verwerkt door bevoegde verwerkingsbedrijven. De verwerking van de ontstane restproducten (greinen, poeder en electrolytisch teruggewonnen edelmetaal) worden wel door Schöne Edelmetaal B.V. uitgevoerd. Dit zijn echter processen waar geen gevaarlijke (bij)producten bij vrijkomen. De routing van de afvalstroom is als volgt: opslag na vooracceptatie Transport naar verwerker Retourontvangst reststoffen Smelten greinen, malen, zeven, as analyse op edelmetaalinhoud opslag 3.1 De verwerkingsroutes De verwerkingsroutes bestaat uit de volgende punten: De routes zijn onderverdeeld in; opslag na vooracceptatie verzending externe verwerker retourontvangst externe verwerker opslag reststoffen (poeder en greinen) In de opslag van lavuren en reststoffen is een ruimte in de lavuurafdeling aanwezig, dit zowel voor de opslag na vooracceptatie, als de opslag van reststoffen in de vorm van poeder. De overgebleven metallische reststof wordt in een kluis opgeslagen i.v.m. de financiële waarde daarvan. Opslag vindt plaats in afzonderlijke batches. IMSS : DVV - De Verwerking Verantwoord Geldig document, afgedrukt op: Pagina 5 van 11

6 3.2 Controlepunten In de verwerkingsroute zijn diverse controlepunten ingebouwd, deze bestaan voor het merendeel uit visuele controles zoals beschreven in de vooracceptatieprocedure in 2.3 t/m Opslag De opslag van lavuren wordt gedaan in de lavuurafdeling waar een onderscheid gemaakt wordt in: Opslag droge lavuren na vooracceptatie Opslag poeder als reststof Opslag van greinen 3.4 De afvoer van reststoffen Zoals in het voorgaande beschreven blijven van lavuren twee reststromen over; het lavuurpoeder en de greinen. Het lavuurpoeder bestaat uit verkoolde organische stoffen zoals hout, papier, katoen e.d., verder zijn metaaloxiden en edelmetaal aanwezig in het poeder. Voor het lavuurpoeder zijn geen specificaties op te geven. De eindverwerker van het lavuurpoeder doet steekproefgewijs analyses op elementen die in het poeder aanwezig zijn, hiervan worden de resultaten teruggekoppeld aan ons. Lavuurstof wordt extern verwerkt daar dit een speciaal smeltproces vergt. Externe verwerkers verbinden een aantal acceptatiecriteria aan de reststof, namelijk de korrelgrootte en verpakking. De greinen worden tot een baar gesmolten en geanalyseerd op edelmetaalgehalte. Deze baren worden in het verdere productieproces opgenomen. De verwerking van de baren is intern. 3.5 Monstername en analyse Er vinden naast de visuele controles geen monstername en/of analyse plaats IMSS : DVV - De Verwerking Verantwoord Geldig document, afgedrukt op: Pagina 6 van 11

7 4 Algemene eisen De algemene eisen bestaan uit de volgende onderdelen: Beschrijving van de voorzieningen om de hoeveelheid of het volume van de te accepteren en de af te voeren afvalstoffen te bepalen. Beschrijving van maatregelen die genomen dienen te worden indien de verwerker de partij niet accepteert. Evaluatie en evaluatiefrequentie Procedure onvoorziene situaties 4.1 Voorzieningen Hoeveelheid en volume worden bepaald d.m.v. weging van inkomende afvalstromen en uitgaande restproducten. Hiervoor zijn diverse weegschalen in de inrichting aanwezig welke meerdere keren per jaar door een gespecialiseerd bedrijf worden geijkt. Rapportage en certificering van deze ijking zijn vanaf 2015 gearchiveerd in de map \\ams-fs-0001\productie_kalibratiecertificaten. 4.2 Onterechte vooracceptatie Indien blijkt dat na de vooracceptatie door Schöne Edelmetaal B.V. de verwerker de partij niet accepteert, zal contact opgenomen worden met de desbetreffende aanbieder. Dit betekent dat deze aanbieder bij een volgende aanlevering direct in de procedure Hoog Risico valt. Indien de afvalstof (nog) niet geheel verwerkt is, dan zal de procedure afwijkingen gehanteerd worden, zie Evaluatie Evaluatie van het A&V beleid en zijn procedures zal minimaal 1 x per 2 jaar plaatsvinden in GeÏntegreeerde Management Systeem Schöne. 4.4 Calamiteiten Hiervoor verwijzen wij naar ons Calamiteitenplan dat in 2016 ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan het Bevoegd Gezag. IMSS : DVV - De Verwerking Verantwoord Geldig document, afgedrukt op: Pagina 7 van 11

8 5. Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC beleid) 5.1 Algemene gegevens Structuur van de organisatie Onderstaand volgt een beschrijving van de structuur van Schöne Edelmetaal B.V., verder te noemen Schöne. (inclusief de daaraan gelieerde vennootschappen) Schöne Is een dochtermaatschappij van de Algemeine Gold- und Silberscheideanstalt AG te Pforzheim, Duitsland (korteweg AGOSI). AGOSI zelf resorteert onder het Belgische Umicore concern. Andere dochtermaatschappijen van AGOSI zijn: Ögussa GmbH te Oostenrijk Umicore Precious Metals Thailand Ltd te Thailand Umicore AG & Co. KG te Duitsland BrazeTec GmbH te Duitsland Italbras te Italië Umicore Precious Metals Canada Inc Het (milieu)beleid Het (milieu)beleid en doelstellingen t.a.v. bedrijfseconomie Het (milieu)beleid van Schöne Edelmetaal B.V. is gericht op het voorkomen, dan wel zoveel mogelijk verminderen van de belasting van het milieu waarbij het voldoen aan de voorschriften uit de Wet Mileubeheervergunning van primair belang is. Ten aanzien van de bedrijfseconomie is het beleid gericht op het bereiken van een kwaliteitsnorm op kostprijsbasis die mede gebaseerd is op de hierboven aangegeven milieudoelstelling Het (milieu)beleid en doelstellingen t.a.v. de milieuzorg Onverlet het hierboven in gestelde, streeft Schöne de doelstelling na: De zorg van het milieu als een volwaardig onderdeel van de bedrijfsvoering Uitwisseling van kennis op het gebied van milieuzorg Het streven naar continue verbetering van de veiligheids- en milieuaspecten binnen de onderneming Het waar nodig verstrekken van instructies en het zorgdragen voor opleiding Een toezicht houden op de handhaving van het beleid en de realisering en de instandhouding van de hierboven aangegeven doelstelling Het sanctiebeleid Uit de functie- en taakbeschrijving van de verantwoordelijke functionarissen blijken hun respectievelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Ook is in alle beschrijvingen een artikel opgenomen waaruit blijkt aan welke functionaris wordt gerapporteerd. Uit het organogram blijkt de verantwoordelijkheidsafbakening van de respectievelijke functionarissen jegens elkaar De regelmatige controle op het naleven van de interne procedures en voorschriften is de verantwoordelijkheid van de Milieu-coördinator. Het resultaat van deze periodieke controles wordt aangetekend in een logboek en de betrokken verantwoordelijke wordt geïnformeerd inzake het resultaat van de controle. Indien het resultaat van de controle uitwijst dat de voorgeschreven procedures en instructies niet, danwel onvoldoende zijn nageleefd, bespreekt de Milieucoördinator dit met de (leidinggevende van) betrokkene(n). Indien de Milieucoördinator bij een volgende controle bemerkt dat het eerste gesprek niet, danwel tot onvoldoende resultaat heeft geleid, wordt dit wederom aan de (leidinggevende van) betrokkene gemeld, maar nu gaat een afschrift van deze tweede melding naar de directie die de uiteindelijke sanctie bepaalt. Een en ander kan afhankelijk van het verder gedrag van betrokkene leiden tot het treffen van disciplinaire maatregelen. 5.2 Beschrijving interne organisatie Het complete organigram is weergegeven document Organisatie Umicore-Schöne IMSS : DVV - De Verwerking Verantwoord Geldig document, afgedrukt op: Pagina 8 van 11

9 5.3 Functie- en taakbeschrijvingen De taakomschrijvingen van alle functies zijn binnen de organisatie aanwezig. IMSS : DVV - De Verwerking Verantwoord Geldig document, afgedrukt op: Pagina 9 van 11

10 5.4 Scheiding van functies De scheiding van functies blijkt onder meer uit de rapportageverplichting die onderdeel uitmaakt van de functie en taakomschrijving. Deze rapportage betekent dat: De Manager Verkoop en de VIHB-functionaris afzonderlijk rapporteren, dus niet aan elkaar. Het Hoofd Weegkamer (= verwerking) aan de Productie Manager rapporteert. De Productie Manager rapporteert aan de directie. 5.5 Opleiding en training personeel Personeel wordt intern opgeleid in het omgaan met gevaarlijke stoffen 5.6 Het calamiteitenplan Zie hiervoor het voorgaande punt 4.4 Calamiteiten. 5.7 Beveiliging geautomatiseerde systemen De geautomatiseerde systemen zijn dusdanig beveiligd dat geen toegang mogelijk is van derden, ook zijn restricties aangebracht dat afdelingen niet onderling in elkaars bestanden kunnen komen. Van documenten welke op het Schöne netwerk opgeslagen zijn wordt elke 24 uur automatisch een back-up gemaakt. 5.8 Milieuzorgsysteem Vanwege het optionele karakter van dit artikel wordt ten aanzien van het Milieuzorgsysteem gerefereerd aan het hierboven onder gestelde. 5.9 Registratieposten Op tal van plaatsen vindt weging en registratie van binnenkomende partijen plaats 5.10 Weeginstallaties Alle gebruikte weeginstallaties zijn voorzien van een NKI-certificaat. (NKI = Nederlands Kalibratie Instituut) Weeginstallaties waarop materiaal wordt gewogen met rechtstreekse commerciële transacties op grond van het gewichtsresultaat tot gevolg, zijn geijkt volgens NMI voorschriften Geregistreerde gegevens Daar de geregistreerde gegevens betrekking hebben op materialen met een (zeer) positieve financiële restwaarde, worden de gewichtsgegevens altijd bijgehouden en zo spoedig mogelijk ingegeven in onze geautomatiseerde boekhoudadministratie. De bewaartermijn van 7 jaren wijkt af van hetgeen gebruikelijk is. De normale termijn voor archivering is 5 jaren. Op grond van deze instructie, worden de gegevens betreffende afvalverwerking 7 jaren in archief gehouden. 6. Verwijzing Documenten in GeÏntegreerd Management Systeem Schöne Systeemnummer Titel DVV - De Verwerking Verantwoord DVV - Vooracceptatie Laag Risico DVV - Vooracceptatie Hoog Risico DVV - Vooracceptatie Selectie Procedure DVV - Acceptatieprocedure DVV - Afwijking DVV - Organisatie Umicore-Schöne DVV - Eisen Vooracceptatie DVV - Risico Inventarisatieformulier - Lavuur IMSS : DVV - De Verwerking Verantwoord Geldig document, afgedrukt op: Pagina 10 van 11

11 7. Wijzigingshistorie update revisieaanvraag milieuvergunning Tekst geactualiseerd IMSS : DVV - De Verwerking Verantwoord Geldig document, afgedrukt op: Pagina 11 van 11