Overstapberoepen. Voor secretaresses. Augustus In het kort

Transcriptie

1 Overstapberoepen Voor secretaresses Augustus 2017 In het kort Minder vraag naar traditionele secretaresse Het traditionele beroep secretaresse is aan verandering onderhevig. Het beroep verandert inhoudelijk; soms gaat het om verbreding van het takenpakket en soms om specialisatie. Veel secretariaten zijn de afgelopen jaren verdwenen of samengevoegd. Tussen 2013 en 2016 kromp de beroepsgroep met een vijfde. Tot aan 2020 wordt een verdere banenkrimp voor secretaresses verwacht. Velen zullen op zoek moeten gaan naar een nieuwe baan. Beperkte kansen in administratieve beroepen Veel secretaresses gingen in het verleden bij een baanwisseling opnieuw als secretaresse aan de slag. Een aantal maakte de overstap naar andere administratieve beroepen. Over het algemeen zijn de arbeidsmarktkansen voor deze beroepen echter niet heel gunstig. De overstapberoepen schadebehandelaar, administratief-juridisch medewerker openbaar bestuur, incassomedewerker, projectassistent en medewerker p&o bieden echter relatief goede perspectieven voor secretaresses. Overstappen naar beroepen in klantcontact biedt kansen In niet-administratieve beroepen liggen de kansen op een baan hoger dan in administratieve beroepen. Voor de secretaresse zijn er bijvoorbeeld goede kansen op het gebied van klantcontact, bijvoorbeeld als callcentermedewerker of servicedeskmedewerker ict. Ook de overstap naar intercedent is een kansrijk alternatief.

2 Inleiding UWV onderzoekt voor enkele beroepen wat mogelijke alternatieve loopbaanoverstappen zijn. Dit wordt gedaan voor beroepen die op de huidige arbeidsmarkt onder druk staan. Vaak zijn dit beroepen waarin de werkgelegenheid krimpt. Hierdoor ontstaat er een groter personeelsaanbod dan -vraag. Dit betekent dat er voor werkzoekenden in deze beroepen momenteel weinig kansen zijn op een baan omdat de concurrentie groot is. Eén van deze beroepen is de secretaresse. Het beroep secretaresse In dit rapport gebruiken we de beroepsnaam secretaresse. De functiebenaming secretaresse wordt echter niet altijd meer gebruikt. Steeds vaker worden veelal Engelse - synoniemen gebruikt zoals assistant, (sales) support medewerker of backoffice medewerker. Onder de secretaresse wordt verstaan: Heeft een ondersteunende rol in een organisatie en faciliteert de werkzaamheden van een leidinggevende of afdeling. Dit werk kan uiteenlopen van het regelen van telefoonverkeer of notuleren bij vergaderingen tot het beheren van agenda s, facilitaire en personele zaken. De invulling van het takenpakket van een secretaresse hangt sterk af van de organisatie. Bron: Nationale beroepengids, bewerking UWV De taken en competenties van traditionele secretaresses zijn de afgelopen jaren sterk veranderd. 1 In sommige organisaties wordt het takenpakket van de secretaresse verbreed met bijvoorbeeld werkzaamheden op het gebied van HRM, eventmanagement en financiën. Door toenemende digitalisering voert de manager steeds meer taken zelf uit. Tegenwoordig beantwoordt de manager vaak zelf zijn e- mails en houdt zelf zijn agenda digitaal bij. Van de secretaresse van nu wordt steeds vaker verwacht dat zij zich proactief opstelt, een verbinder is binnen de (netwerk)organisatie en flexibel is in de taken die ze oppakt en tijden waarop ze werkt. Ook wordt verwacht dat de secretaresse beschikt over de juiste digitale vaardigheden. Arbeidsmarktsituatie Naast inhoudelijke veranderingen heeft de beroepsgroep te maken met een banenkrimp. Veel secretariaten zijn de afgelopen jaren verdwenen of samengevoegd. Tussen 2013 en 2016 daalde het aantal werkzame secretaresses met een vijfde. 2 Het Researchcentrum voor Onderwijs en Arbeidsmarkt (ROA) verwacht tussen 2015 en 2020 een banenkrimp voor secretaresses van circa werkzame personen op een totaal van bijna 62 duizend (-14%). Per juni 2017 worden er zo n WW-uitkeringen verstrekt aan secretaresses. Circa 58% procent van secretaresses met een WW-uitkering is middelbaar opgeleid. Ongeveer 18 procent heeft een lager opleidingsniveau en een kwart heeft een hbo of universitaire graad behaald. De huidige arbeidsmarktpositie van secretaresses is aanleiding om eens nader te kijken naar uitstoomperspectieven: wat zijn mogelijke kansrijke(re) overstapberoepen, binnen én buiten het administratieve werkveld? Aanpak loopbaanoverstappen Het is bekend naar welke beroepen veel secretaresses in het verleden zijn overgestapt. Hiervoor wordt gekeken naar overstappen die werkzoekenden volgens registratie van UWV hebben gemaakt tussen januari 2013 en februari Hoewel dit niet representatief is voor alle secretaresses, is er wel sprake van bewezen historische loopbaanoverstappen. Vervolgens wordt per beroep een indicatie gegeven van de kansen op de arbeidsmarkt anno Alleen beroepen die (iets) meer kansen bieden op een baan dan de secretaresse zijn opgenomen in de lijstjes. In de bijlage wordt de gevolgde werkwijze en methodiek nader toegelicht. De lijsten geven een idee van mogelijke loopbaanoverstappen, maar houden uiteraard geen rekening met individuele achtergrondkenmerken, vaardigheden en interesses. De lijsten zijn vooral ter inspiratie voor mogelijke overstappen. Ze zijn niet uitputtend. 1 UWV (2015). Wat doe ik als mijn baan verdwijnt? (uit Loopbaanvisie oktober 2015). 2 UWV. (2017). Administratieve beroepen. Factsheet arbeidsmarkt. Cijfers o.b.v. CBS 1

3 Overstapberoepen In het verleden zijn de meeste secretaresses na een periode van werkloosheid weer in een administratief beroep aan het werk gegaan. Ongeveer 40 procent van de werkhervatters die bekend zijn bij UWV is opnieuw als (algemeen) secretaresse aan de slag gegaan. Circa 34 procent van de werkhervatters vond een andere baan op het gebied van administratie. De overige werkhervattingen (26%) vonden plaats in niet-administratieve beroepen. Achtereenvolgens wordt besproken: overstappen naar andere administratieve beroepen (A), overstappen naar niet-administratieve beroepen (B). A. Overstappen naar andere administratieve beroepen Secretaresses zijn in het verleden vaak overgestapt naar andere administratieve beroepen. Deze overstapberoepen zijn grofweg te verdelen secretariële functies, financieel-administratieve beroepen en overige brede groep administratieve beroepen. Sommige van deze beroepen hebben een juridische invalshoek, anderen zijn specifiek gericht op planning of op de personeelsadministratie. Overstapberoep Aantal openstaande vacatures op werk.nl* Juridisch secretaresse 40 Directiesecretaresse 230 Projectassistent 120 Financieel-administratief medewerker Incassomedewerker 60 Schadebehandelaar 50 Administratief-juridisch medewerker openbaar bestuur 30 Medewerker personeel en organisatie 310 Roostermaker 140 Werkvoorbereider (handel, administratie) 80 * Gemiddeld aantal openstaande online vacatures per maand in de periode januari 2017 juni 2017, afgerond op 10-tallen. Bron: UWV (verantwoording is opgenomen in de bijlage) Hieronder worden de huidige arbeidsmarktkansen voor de betreffende overstapberoepen gegeven. De meest kansrijke overstappen staan bovenaan. Indicatie kansen op de arbeidsmarkt van alternatieve administratieve beroepen weinig kans gemiddeld veel kans Schadebehandelaar Administratief-juridisch medewerker openbaar bestuur Incassomedewerker Projectassistent Medewerker personeel en organisatie Werkvoorbereider (handel, administratie) Roostermaker Juridisch secretaresse Directiesecretaresse Financieel-administratief medewerker Secretaresse Bron: UWV (verantwoording is opgenomen in de bijlage) De lengte van de staaf geeft een indicatie hoe kansrijk de overstapberoepen zijn ten opzichte van elkaar. De arbeidsmarktkansen voor de secretaresse zijn momenteel matig te noemen. Hoewel het beroep niet geheel kansloos is en er gemiddeld nog 190 openstaande vacatures zijn per maand -, ligt de kans op een baan onder het gemiddelde. 2

4 De overstapberoepen binnen het administratieve werkveld zijn onder andere geselecteerd omdat ze (iets) betere kansen op werk bieden dan de secretaresse. De perspectieven zijn echter niet heel erg rooskleurig. De kansen voor de genoemde overstapberoepen variëren van iets onder het gemiddelde tot gemiddeld. Daarbij is het zeer de vraag of de kansen op een baan in dit soort beroepen in de toekomst niet verder zullen verslechteren. Door verdergaande automatisering neemt het risico toe dat steeds meer administratieve functies (deels) verdwijnen en niet meer terugkomen. Secretaresses kunnen overstappen naar administratieve beroepen met een duidelijk financiële component. De schadebehandelaar is van dit rijtje beroepen het meest kansrijk, ondanks dat er relatief weinig beschikbare vacatures zijn. Een schadebehandelaar behandelt en beoordeelt schadeclaims van verzekerden. Voor de incassomedewerker zijn er gemiddelde kansen op een baan. De (algemeen) financieel-administratief medewerker heeft arbeidsmarktkansen die onder het gemiddelde liggen, min of meer vergelijkbaar aan die van de secretaresse. Dit beroep heeft wel relatief veel openstaande vacatures per maand (zo n 1.310). Voor de meer algemene administratieve beroepen zijn er gemiddelde kansen op een baan. De administratief-juridisch medewerker openbaar bestuur houdt zich binnen een gemeente of provincie bezig met (eenvoudige) beschikkingen, verordeningen en vergunningen. Daarnaast zoekt hij of zij gegevens op voor juridische zaken en verricht administratieve werkzaamheden. In dit beroep zijn de arbeidsmarktkansen gemiddeld te noemen. Ook de medewerker personeel en organisatie heeft gemiddelde kansen op werk. Zowel een werkvoorbereider (handel en administratie) als roostermaker draagt bij aan het productieproces van een bedrijf. Hij of zij is verantwoordelijk voor registratie en controle van gegevens en zorgt voor een planning/rooster. In beide beroepen liggen de kansen net iets onder gemiddelde. Maar nog altijd liggen ze hoger dan die van de secretaresse. Secretaressefuncties zijn niet erg kansrijk. De directiesecretaresse doet het niet veel beter dan de algemene afdelingssecretaresse. Ook de kansen voor de juridisch secretaresse liggen net iets onder het gemiddelde. Voor de projectassistent zijn er relatief betere kansen: de kans op werk is gemiddeld te noemen. Voor de secretaresse biedt een overstap naar dit beroep dus perspectief. B. Overstappen naar niet-administratieve beroepen Overstapberoepen buiten het administratieve werkveld liggen met name op het terrein van klantcontact en zakelijke dienstverlening. Er is één zorgberoep in dit rijtje opgenomen: de tandartsassistent. overstapberoep Aantal openstaande vacatures op werk.nl* Commercieel medewerker binnendienst Medewerker klantenservice Callcentermedewerker (inbound) 690 Callcentermedewerker (outbound) 710 Servicedeskmedewerker ict 480 Intercedent 370 Kwaliteitsmedewerker 320 Accountmanager zakelijke diensten 880 Marketingmedewerker 270 Tandartsassistent 170 * Gemiddeld aantal openstaande online vacatures per maand in de periode januari 2017 juni 2017, afgerond op 10-tallen. Bron: UWV (verantwoording is opgenomen in de bijlage) Hierna worden de arbeidsmarktkansen voor de betreffende overstapberoepen gegeven. De meest kansrijke overstappen staan bovenaan. 3

5 Indicatie kansen op de arbeidsmarkt van alternatieve niet-administratieve beroepen weinig kans gemiddeld veel kans Callcentermedewerker (outbound) Intercedent Servicedeskmedewerker ict Tandartsassistent Accountmanager zakelijke diensten Marketingmedewerker Callcentermedewerker (inbound) Medewerker klantenservice Commercieel medewerker binnendienst Kwaliteitsmedewerker Secretaresse Bron: UWV (verantwoording is opgenomen in de bijlage) De lengte van de staaf geeft een indicatie hoe kansrijk de overstapberoepen zijn ten opzichte van elkaar. De arbeidsmarktkansen voor niet-administratieve beroepen liggen wat hoger dan de kansen voor alternatieve administratieve overstapberoepen. De meeste beroepen hebben gemiddelde arbeidsmarktkansen, sommige hebben zelfs bovengemiddelde kansen. De klantcontactbranche biedt gunstige perspectieven voor de secretaresse. Het aantal openstaande vacatures in klantcontactberoepen is relatief hoog. Dit soort beroepen vertonen overeenkomsten met de secretaresse op het gebied van interpersoonlijke communicatie en klantvriendelijkheid. Er zijn vooral goede kansen als callcentermedewerker outbound. 3 Maar ook voor de servicedeskmedewerker ict zijn de kansen op werk momenteel hoger dan gemiddeld. Gemiddelde kansen zijn er voor de callcentermedewerker inbound 4, medewerker klantenservice en commercieel medewerker binnendienst. 5 Een paar van bovengenoemde klantcontactberoepen zijn commercieel van aard. Dit geldt ook voor sommige overstapberoepen die gericht zijn op zakelijke dienstverlening. Een overstap naar het beroep intercedent (in een uitzendbureau) biedt relatief goede kansen op een baan voor de secretaresse. In deze functie wordt vaak een mix van sociale, commerciële en organisatorische vaardigheden gevraagd. Voor de accountmanager zakelijk diensten en de marketingmedewerker liggen de arbeidsmarkkansen net iets boven het gemiddelde. Ook is een overstap naar het beroep kwaliteitsmedewerker een optie. De arbeidsmarktkansen in dit beroep zijn gemiddeld. In deze functie voer je kwaliteitscontroles uit en ondersteun je bij de opzet en het onderhoud van een kwaliteitszorgsysteem. De secretaresse kan ook kiezen voor een assistent beroep in de zorg. In bovenstaand rijtje is de tandartsassistent getoond, met kansen rond het gemiddelde. In het verleden zijn er ook secretaresses overgestapt naar het beroep doktersassistent. Deze is hier niet genoemd, omdat de kansen in dit beroep iets minder goed zijn dan de andere niet-administratieve beroepen die in dit lijstje worden genoemd. Assistent beroepen in de zorg vereisen een specifieke (mbo-4) opleiding. 3 De callcentermedewerker (outbound) voert uitgaande telefoongesprekken in een callcenter en probeert potentiële klanten te interesseren voor producten en diensten. 4 De callcentermedewerker (inbound) neemt binnenkomende telefoongesprekken in een callcenter aan (inbound) en handelt deze af. 5 De commercieel medewerker binnendienst draagt zorg voor de verkoop van artikelen of diensten en regelt de administratieve afhandeling daarvan. Ondersteunt de commerciële buitendienst en de afdeling inkoop en logistiek. 4

6 Bijlage Werkwijze en methodiek Overstapberoepen worden gebaseerd op historische loopbaanoverstappen. Daarnaast worden de kansen op de arbeidsmarkt in kaart gebracht. 1. Historische loopbaanoverstappen UWV beschikt over unieke gegevens uit het arbeidsverleden van mensen die de afgelopen jaren op enig moment waren ingeschreven als werkzoekende. Uit dit zogenoemde werkzoekendenbestand is af te leiden welke loopbaanwisselingen hebben plaatsgevonden in de periode januari 2013 tot februari Er kan worden gekeken naar welke beroepen secretaresses zijn overgestapt. Ook is bekend wat de leeftijd, het geslacht, het opleidingsniveau en de werkloosheidsduur van de overstappers was op het moment dat ze van baan wisselden. Op deze manier zijn de meest voorkomende loopbaanoverstappen in kaart gebracht. 2. Selectie van overstapberoepen Bij de selectie van beroepen is onder andere rekening gehouden met: a. Het aantal historische loopbaanoverstappen. b. De arbeidsmarktkansen van deze beroepen (zie 3). Alleen overstapberoepen met (iets) betere kansen zijn geselecteerd. Het is immers interessanter om te weten waar de kansen liggen, dan te weten waar ze niet liggen. c. Sluit het beroepsniveau aan bij dat van de secretaresse? Zo zijn overstappen naar beroepen op hoger of wetenschappelijk niveau niet voor iedereen haalbaar. Deze methodiek leverden twee lijsten op: één met tien overstapberoepen binnen het administratieve werkveld en één met tien beroepen buiten dit werkgebied. Aan deze lijsten is het gemiddeld aantal openstaande vacatures per maand toegevoegd (over de periode januari 2017 juni 2017). Dit betreft vacatures die op werk.nl voor werkzoekenden zichtbaar worden gemaakt. Hierbij gaat het om vacatures die via het internet worden gespiderd en om vacatures die door werkgevers of contractpartners van UWV op werk.nl worden geplaatst. Hoewel dit niet de totale vacaturemarkt weergeeft, is het wel een indicatie van de omvang van de vacaturemarkt voor specifieke beroepsgroepen. 3. Kansen op de arbeidsmarkt Vervolgens is bekeken in hoeverre de overstappen vandaag de dag kansrijk zijn ten opzichte van elkaar. Er is gekeken naar: - het aantal concurrent-werkzoekenden per vacature (gemeten in de periode oktober 2016 tot maart 2017). Daarbij is gekeken naar het aantal cv s waarin het beroep als zoekberoep is aangegeven. Werkzoekenden kunnen maximaal drie zoekberoepen opgeven. - het aandeel werkhervattingen vanuit de WW: hoe snel komen mensen weer aan het werk binnen 6 maanden? Het gaat om secretaresses die in de periode november 2014 tot oktober 2015 in de WW zijn geraakt. Voor beide indicatoren is een score toegekend en bij elkaar opgeteld. Op basis hiervan is per uitwijkberoep een indicatie gegeven van de kansen op de arbeidsmarkt. Goed om nogmaals te vermelden: de lijsten geven een idee van mogelijke loopbaanoverstappen, maar houden uiteraard geen rekening met individuele achtergrondkenmerken, vaardigheden en interesses. 5

7 Colofon Uitgave UWV Afdeling Arbeidsmarktinformatie en -advies Postadres Postbus HG Amsterdam Inlichtingen Tel / freek.kalkhoven@uwv.nl Auteurs Freek Kalkhoven 6

8 Einde rapport 7