UBIZZ DATA VERWERKEN IN EEN MS WORD DOCUMENT

Transcriptie

1 Voorwoord In de UBizz Handleiding voor de gevorderde gebruiker wordt er vanuit gegaan dat u bekend bent met de manier waarop u de datavelden in UBizz kunt vullen. Hier wordt derhalve geen aandacht meer aan besteed. Deze handleiding laat u zien hoe u de functionaliteit van UBizz maximaal kunt benutten. Voor vrijwel alle onderwerpen in deze handleiding geldt dat zij slechts bekend behoeven te zijn bij een enkele medewerker binnen uw kantoor. De meeste handelingen, zoals bijvoorbeeld het ontwerpen van rapporten, moeten immers centraal geregeld worden. Daarnaast geldt ook nog dat er voor de koppeling van UBizz met MS Office sprake moet zijn van een redelijke kennis van MS Word en MS Access. Deze handleiding is gemaakt met een engelstalige versie van MS Word en MS Access. 1

2 Inhoudsopgave 1 UBIZZ DATA VERWERKEN IN EEN MS WORD DOCUMENT HET MAKEN VAN EEN STANDAARD BRIEF Queries Ordenen binnen een Query Koppelen aan object Ontwerp template Samenvoegen Samenvoegen vanaf het Particuliere Relatiescherm Een Query wijzigen Een Standaard brief/template/sjabloon bestand wijzigen HET MAKEN VAN EEN MAILING Mailing en ID Mailing en Niet Benaderen Mailing en Staten ETIKETTEN HET PUBLICEREN VAN EEN SJABLOON OP DE UBIZZSERVER 27 2 UBIZZ DATA VERWERKEN IN EEN MS ACCESS RAPPORT DATAVELDEN VAN HET MS ACCESS RAPPORTSCHERM Queries en Staten en Periode definities Staten Periode definiëren Het pad van de.mdb file AANMAKEN VAN EEN MS ACCESS RAPPORT Aanmaken van een Scratchtable/Krastabel Werken met de Report Wizard DETAILS VAN HET RAPPORTSCHERM De Report Header en Footer Detail De Page Header en Footer Headers, Footers en Detail aanpassen Labels en Textvelden Labels aanpassen Textvelden aanpassen Velden wissen en toevoegen Itereren van een veld Sorting and Grouping Enkele functies Verbinden van voorletters, tussenvoegsel en naam Textvelden met het format yes/no Berekenen van het aantal dagen, maanden of jaren tot heden SUBRAPPORTEN Subrapporten en Queries Een Subrapport maken 50 2

3 Headers en Footers van een Subrapport Sorting and Grouping Invoegen van een Subrapport in een Hoofdrapport Een Subrapport wijzigen HET PUBLICEREN VAN DE.MDB FILE OP DE UBIZZSERVER 58 3 STANDAARD SELECTIES AANMAKEN VAN EEN STANDAARD SELECTIE HET GEBRUIK VAN STANDAARD SELECTIES STANDAARD SELECTIE EN SNELKOPPELING STANDAARD SELECTIES WAAR U OP MOET LETTEN 68 4 GEBRUIKERS, GROEPEN EN AUTHORISATIES AUTHORISATIE TWEE DIMENSIES AUTHORISATIE REGELEN IN HET UBIZZ SYSTEEM Groepen aanmaken en Authorisatie toekennen Gebruikers aanmaken Medewerker aanmaken voor iedere UBizz Gebruiker GEAVANCEERDE GEBRUIKERS OPTIES 83 5 AUTOMATISCHE TAKEN AUTOMATISCHE TAKEN EN UBIZZ ACTIES AUTOMATISCHE TAKEN EN MS OFFICE ACTIES 92 6 WORKFLOW ACTIES AANMAKEN VAN EEN WORKFLOW ACTIE 97 7 HISTORIE 102 3

4 1 UBizz data verwerken in een MS Word document Allereerst een aandachtspunt bij het maken van sjablonen/templates: het maken van sjablonen dient centraal geregeld te worden. Dit betekent dat het handig is om binnen uw bedrijf slechts een enkele medewerker hiertoe de bevoegdheid te geven. Bovendien moet deze medewerker sjablonen eerst lokaal aanmaken/wijzigen om ze vervolgens te publiceren op de UBizzServer. Pas dan worden ze beschikbaar gesteld voor alle andere UBizz gebruikers binnen uw kantoor. Dit wordt allemaal uitgebreid beschreven in de navolgende secties. 1.1 Het maken van een standaard brief U kiest Nieuw uit het getoonde lijstje met opties. U wilt immers een nieuw merge/ samenvoeg document aan gaan maken. Afbeelding 1.0 U krijgt het volgende scherm getoond (afbeelding 1.1). In het dataveld Naam typt u een naam in die duidelijk de inhoud van de brief die u gaat maken beschrijft. In dit geval is dat de naam Prolongatie Polis. U moet er namelijk rekening mee houden dat u op den duur zoveel standaard brieven in UBizz heeft staan, dat het moeilijk is de gewenste terug te vinden als de namen van de brieven niet specifiek genoeg zijn. Voor het dataveld 4

5 Menu Opschrift geldt hetzelfde. De naam die u hier intypt ziet u later terug onder de MS Office knop, op het objectscherm waaraan u deze brief koppelt. Dit zal u verderop in deze handleiding duidelijk worden. U ziet dat UBizz het (nog te ontwerpen) Sjabloon Bestand (de standaard brief met samenvoeg velden) automatisch een naam geeft, in dit geval _0.dot. Afbeelding Queries U moet nu gaan aangeven welke data u uit UBizz in uw standaardbrief wilt verwerken. Dit definiëert u in een Query. U dubbelklikt in het dataveld Query om een nieuwe Query te maken. Het volgende scherm verschijnt. U kiest voor Selectie Queries. 5

6 Afbeelding 1.2 Afbeelding 1.3 U krijgt vervolgens alle objecten die in UBizz zitten getoond. U moet nu gaan beslissen onder welk object alle gegevens zitten die u nodig heeft voor uw standaard brief. De nog te maken brief Prolongatie Polis wilt u gaan gebruiken voor uw Particuliere Relaties en via het object Particuliere Relaties kunt u alle benodigde gegevens benaderen. Denkt u aan de NAW gegevens van uw Particuliere Relaties en hun polisnummer(s). U selecteert daarom het object Particuliere Relaties. 6

7 Afbeelding 1.4 U ziet vervolgens alle gegevens die onder het object Particuliere Relaties zitten en die u dus in UBizz in het Particuliere Relatiescherm allemaal terug kunt vinden. U ziet dat UBizz direct het ID van het object Particuliere Relaties selecteert. Als u dit ID laat staan betekent dit dat u wilt dat uw standaard brief telkens slechts met de gegevens van één Particuliere Relatie samenvoegt. Indien u een mailing maakt, een standaard brief die naar al uw Particuliere Relaties verzonden moet worden, dan wilt u dit ID dus niet selecteren. U moet het dan even aanklikken, rechts in het scherm, en wissen. Het maken van een Mailing wordt verderop in deze handleiding behandeld. U selecteert de gegevens die u nodig heeft door erop te dubbelklikken. Hierna verschijnen ze rechts in het scherm. 7

8 Afbeelding 1.5 Het is belangrijk om te weten dat een Alias (tweede kolom rechts in het scherm) nooit dezelfde naam mag hebben als een andere Alias. Is dit wel het geval, dan kunt u de Query niet opslaan. Om de Alias naam te veranderen dubbelklikt u op het betreffende attribuut rechts in het scherm (ab) en verandert u de Alias in het navolgende scherm. 8

9 Afbeelding 1.6 9

10 Afbeelding 1.7 Als u alle gewenste gegevens heeft geselecteerd geeft u de Query een naam en slaat u hem op. U verlaat het scherm met het kruisje rechtsboven. De Query die u heeft gemaakt wordt nu niet gelijk in het MS Word Documentscherm (afbeelding 1.1) geselecteerd. U moet de Query nog even opzoeken in de lijst bestaande Queries en selecteren (zoals bekend in het dataveld Query van het MS Word Documentscherm, d.m.v. Geef Zoeknaam of met het Vergrootglas). 10

11 Afbeelding Ordenen binnen een Query Links onderaan in het scherm (afbeelding 1.6) ziet u welk pad u langs de boomstructuur van UBizz heeft moeten volgen om de Plaatsnaam van het object Particuliere Relaties te selecteren (Persoon.Postadres.Plaatsnaam). Onder het object Particuliere Relaties heeft u de map Persoon moeten openen en vervolgens heeft u via het Postadres de Plaatsnaam geselecteerd. Indien u een grote Query maakt is het handig om ervoor te zorgen dat u aan de Alias namen kunt zien waar een bepaald attribuut (bijvoorbeeld Plaatsnaam) vandaan komt. U geeft bijvoorbeeld alle attributen die u van Persoon haalt de namen: Persoon_Naam, Persoon_Adres, Persoon_Plaatsnaam. Een bijkomend voordeel is dat u hierdoor in uw Query kunt sorteren op Alias naam. Klik hiervoor op het grijze vakje Alias in afbeelding

12 Wellicht heeft u de naam van de Persoon eerst geselecteerd uit de UBizz boomstructuur en daarna pas de voorletters van de Persoon. In de Query komt dan het attribuut Naam boven het attribuut Voorletters te staan. Als u dit wilt omdraaien dan klikt u Naam aan en klikt u vervolgens op het pijltje dat naar beneden wijst (in de verticale kolom direct links naast de attributen). U kunt natuurlijk ook Voorletters aanklikken en dan op het pijltje klikken dat naar boven wijst Koppelen aan object U wilt dat UBizz straks uw (nog te ontwerpen) standaard brief samenvoegt met de gegevens van een Particuliere Relatie. U wilt dit samenvoegen niet alleen via de MS Office map kunnen doen (afbeelding 1.0). Het is veel handiger als dit kan wanneer u met uw cursor in het Particuliere Relatiescherm staat van één van uw Particuliere Relaties. Om dit te kunnen bewerkstelligen klikt u op de pijl rechts van het dataveld Object Type in het MS Word Documentscherm. Vervolgens ziet u weer alle objecten die in UBizz aanwezig zijn. Net als bij het maken van de Query selecteert u hier het object Particuliere Relaties. Afbeelding Ontwerp template U heeft nu gedefiniëerd welke data u voor uw standaard brief / template / sjabloon bestand nodig heeft (de Query) en vanuit welk object deze standaard brief gemaakt moet kunnen worden (Koppel aan object). Maar er is nog geen standaard brief. Als u het MS Word Documentscherm opslaat ziet u dat er in de Menubalk een optie wordt toegevoegd, de optie MS Office. Gebeurt dit niet dan moet u even op de Refresh/Verversen knop drukken (afbeelding van een wit blad met groene pijltjes). Als u de optie MS Office aanklikt ziet u twee mogelijkheden getoond. Ten eerste Ontwerp Template en ten tweede Samenvoegen. U kiest hier Ontwerp Template. Zolang er nog geen template / 12

13 standaard brief / sjabloon bestand bestaat valt er immers ook niets samen te voegen. U moet uw standaard brief eerst nog ontwerpen. Afbeelding 1.10 U moet in de volgende afbeelding eerst een Particuliere Relatie selecteren (klik op het vergrootglas). 13

14 Afbeelding 1.11 Zo stelt u UBizz in staat om een tabel aan te maken met alle, voor de standaard brief, benodigde gegevens van uw Particuliere Relatie. We kiezen de heer Van Berkel en drukken op OK. Afbeelding

15 Afbeelding 1.13 Afbeelding 1.14 Na enig ratelen van uw computer krijgt u een leeg MS Word Document getoond. Links boven in het scherm ziet u de optie Insert Merge Field. Helaas is het in de afbeelding niet weer te geven, maar onder deze optie zitten alle attributen verstopt die u in uw Query geselecteerd heeft (de NAW gegevens van het object Particuliere Relaties en het polisnummer). Klik op het pijltje naast de knop Insert Merge Field en selecteer de attributen door ze één voor één aan te klikken. 15

16 Afbeelding 1.15 U gaat nu werken aan de opmaak van uw brief. U ordent de Merge velden/invoeg velden en houdt daarbij rekening met de benodigde spaties. U past eventueel de kantlijnen aan. Ook typt u de standaard tekst in. Achter de plaatsnaam (in dit geval Almere) kunt u een datum intypen. Dit betekent wel dat u de datum handmatig moet aanpassen, iedere keer als u de brief samenvoegt. U kunt echter ook de datum van de brief mee laten lopen met de tijd. In dat geval komt achter de plaatsnaam de datum 5 december 2003 te staan als u de brief samenvoegt op 5 december 2003, en 6 december 2003 als u de brief samenvoegt op 6 december U doet dit door gebruik te maken van de MS Word optie Insert uit de bovenste menubalk van het scherm. U kiest dan vervolgens Insert date and time en het gewenste format (dit is bijvoorbeeld, of 6 december 2003) en u vinkt de optie Update automatically aan. Als u klaar bent met de opmaak van uw brief slaat u deze op met de diskette knop. U laat de naam van het sjabloon bestand ( _0.dot) dus ongewijzigd! Samenvoegen U heeft gedefiniëerd welke data u uit UBizz nodig heeft voor uw standaard brief en u heeft een standaard brief/template/sjabloon bestand gemaakt. We gaan nu het eindresultaat bekijken, d.w.z. de data samenvoegen met de standaard brief. 16

17 Afbeelding 1.16 In het MS Word Documentscherm klikt u weer de MS Office knop aan. Nu kiest u echter voor Samenvoegen. Net als in afbeelding 1.11 tot en met 1.13 moet u ook nu weer een Particuliere Relatie selecteren. Voor het gemak selecteren we weer de heer Van Berkel. De gegevens van de heer Van Berkel worden nu samengevoegd met de standaard brief. Op de volgende pagina ziet u het resultaat. Als u de brief wilt opslaan om hem te versturen, dan behandelt u de brief als een gewoon Word Document. Dat wil zeggen dat u de brief opslaat in een aparte directory/map met de extensie.doc. De standaard brief met de samenvoeg velden (extensie.dot) blijft gewoon bestaan. 17

18 Afbeelding Samenvoegen vanaf het Particuliere Relatiescherm U heeft de standaard brief eerder gekoppeld aan het object Particuliere Relaties. Dit betekent dat u de gegevens van een Particuliere Relatie kunt samenvoegen met de standaard brief terwijl u met de cursor in het Particuliere Relatiescherm staat. U ziet in afbeelding 1.18 dat er in het Particuliere Relatiescherm ook een knop MS Office bovenaan in het scherm staat. Als u deze knop aanklikt ziet u alle standaard brieven en/of rapporten die gekoppeld zijn aan het object Particuliere Relatie. U ziet uw zojuist gemaakte brief Prolongatie Polis onderaan in de lijst staan. Als u deze aanklikt zal UBizz de gegevens van de heer Van Berkel samenvoegen met de brief Prolongatie Polis. U slaat de brief op met de extensie.doc en verstuurt hem naar de heer Van Berkel. 18

19 Afbeelding Een Query wijzigen Als u wijzigingen wilt aanbrengen in een Query dan dubbelklikt u in het MS Word Documentscherm in het dataveld Query. De Query wordt dan geopend. U brengt de wijzigingen aan en slaat de Query op. U verlaat het scherm weer met het kruisje. Als u nu direct naar de standaard brief gaat zult u zien dat er onder de knop Insert Merge Fields niets is veranderd. U moet daarom voortaan eerst het volgende doen. In het MS Word Documentscherm kiest u, nadat u de Query gewijzigd heeft, eerst weer voor Ontwerp Template. Zo zorgt u ervoor dat UBizz de wijzigingen kan doorvoeren. 19

20 1.1.6 Een Standaard brief/template/sjabloon bestand wijzigen U zoekt het MS Word Document weer op zoals afgebeeld. Afbeelding 1.19 Afbeelding

21 In het MS Word Documentscherm (afbeelding 1.16) kiest u uit de menubalk Ontwerp Template. U voert uw wijzigingen door en slaat de brief weer op met de diskette knop. 1.2 Het maken van een Mailing Het maken van een mailing wijkt slechts op enkele punten af van het maken van een standaard brief zoals beschreven in sectie 1.1. Het verschil is dat u een mailing niet koppelt aan een object. De sectie , Koppelen aan object, kunt u hier dus overslaan. Een mailing zult u eigenlijk altijd draaien vanaf de MS Office map uit de UBizz boomstructuur (afbeelding 1.0). Een ander verschil is dat u in uw Query wilt specificeren dat de mailing niet verzonden wordt naar Relaties waarbij het vinkje Niet benaderen aanstaat. Ook wilt u de mailing alleen verzenden naar Relaties die in de staat Actief en wellicht Prospect staan Mailing en ID U maakt weer een Query aan zoals beschreven in sectie U wist echter het ID rechts in het scherm, dat door UBizz geselecteerd wordt. Dit doet u door met uw cursor op dit ID te gaan staan en te kiezen voor DELETE op uw toetsenbord. Afbeelding 1.21 Het resultaat van deze actie is dat de mailing direct voor al uw Particuliere Relaties aangemaakt zal worden. Als u dit vergeet zult u, als u kiest voor Samenvoegen, al uw Particuliere Relaties eerst één voor één moeten selecteren zoals u heeft gezien in sectie (afbeelding 1.11 tot en met 1.13). 21

22 1.2.2 Mailing en Niet Benaderen Afbeelding 1.22 U wilt niet dat Particuliere Relaties die aangegeven hebben dat ze niet benaderd willen worden uw mailing ontvangen. U selecteert Niet benaderen onder Persoon. Rechts in het scherm opent u Niet benaderen door erop te dubbelklikken. 22

23 Afbeelding 1.23 U vinkt de Where Clause aan en klikt op het grijze veld Waarde. U zorgt dat het vakje achter het veld Waarde leeg is en sluit of met OK. U heeft nu het volgende gedefiniëerd: Selecteer die Personen waarbij het vakje Niet benaderen leeg is/niet aangevinkt is (waar de Waarde van Niet benaderen nul is/false is) Mailing en Staten U wilt uw mailing uiteraard niet verzenden aan Particuliere Relaties die niet meer bij uw kantoor aangesloten zijn of reeds overleden zijn, maar die nog wel in UBizz geadministreerd staan. Om ervoor te zorgen dat uw mailing alleen bij Actieve relaties en Prospects terecht komt doet u het volgende. U selecteert onder Systeem van het object Particuliere Relaties de Staat. 23

24 Afbeelding 1.24 U dubbelklikt vervolgens op Staat rechts in het scherm. U vinkt weer het vakje Where Clause aan en vervolgens het grijze veld Waarde (afbeelding 1.25). U klikt op het pijltje rechts van het lege dataveld naast het veld Waarde. U klikt op Aktief. De staat Aktief wordt geselecteerd. U klikt vervolgens op Invoegen. Daarna doet u (desgewenst) hetzelfde voor de staat Prospect. U sluit weer af met OK. U heeft nu het volgende gedefiniëerd: Selecteer die Particuliere Relaties die in de Staat Aktief of Prospect staan (waar de Waarde van de staat Aktief of Prospect is). 24

25 Afbeelding Etiketten Om een mailing of (kerst)kaarten te versturen is het handig als UBizz de gegevens van uw Particuliere Relaties op etiketten print. U maakt weer een MS Word Documentscherm aan zoals beschreven in eerdere secties en geeft deze weer een duidelijke naam (bijvoorbeeld Etiketten_PR van Etiketten voor Particuliere Relaties). De Query definiëert u als bij een mailing: geen ID, geen koppeling aan een object en rekening houdend met de staat van uw Particuliere Relaties en het Niet benaderen vinkje. U selecteert onder de MS Office knop wederom Ontwerp Template. Op het lege MS Word Document dat u voor zich krijgt doet u het volgende: Helemaal bovenaan uit het scherm kiest u uit de menubalk Tools en daarna Envelops and Labels. U zorgt daarna dat u het tabblad Labels selecteert. Onder Options/Opties selecteert u het type labels/etiketten dat u nodig heeft (b.v. telkens 3 etiketten op een A4 naast elkaar). Sluit vervolgens af met OK en selecteer New Document. Het vervelende is dat MS Word de geselecteerde pagina opmaak nu op een heel nieuw (leeg) document weergeeft en niet op het.dot document. U doet nu het volgende: Onder File en vervolgens Page Setup/Pagina Opmaak kijkt u even hoe de kantlijnen ingesteld zijn van dit nieuwe document. Uw.dot file moet namelijk precies 25

26 dezelfde instellingen krijgen. Vervolgens kopiëert u (Markeren en Ctrl C) de labelweergave van de pagina. U gooit het document weg en plakt (Ctrl V) de gekopiëerde labelweergave op de.dot pagina. U past onder File en Page Setup de kantlijnen van de.dot pagina aan. Afbeelding 1.26 U klikt weer op de benodigde velden onder de knop Insert Merge Field linksboven in het scherm. U ordent de velden op één etiket. De velden <<Aanspreektitels>> tot en met <<Naam>> zet u achter elkaar met telkens een spatie tussen de velden. Het maakt niet uit dat de velden <<Tussenvoegsel>> en <<Naam>> hierdoor naar de volgende regel gaan. Pas als u een ENTER geeft zal MS Word dit onthouden als een opdracht om naar de volgende regel te gaan. Na deze velden geeft u dus een ENTER voor het <<Adres>> en dan weer een ENTER voor <<Postcode>> spatie, spatie <<Plaatsnaam>>. Om ervoor te zorgen dat op ieder etiket de gegevens van een volgende Particuliere Relatie komen te staan en niet steeds van dezelfde Particuliere Relatie selecteert u onder de knop Insert Word Field de optie <<Next Record>>. Dit hele setje tekst, van <<Aanspreektitels>> tot en met <<Next Record>> kopiëert u op ieder etiket op deze pagina. Op het laatste etiket van de pagina laat u <<Next Record>> weg. U slaat de.dot file weer op met de diskette knop. De naam blijft dus weer ongewijzigd. In het MS Word Documentscherm kiest u nu onder de MS Office knop voor Samenvoegen. U zult zien dat er voor iedere Particuliere Relatie een etiket afgedrukt wordt, voor zover deze Particuliere Relaties voldoen aan de voorwaarden zoals gedefiniëerd in de Query. 26

27 1.4 Het publiceren van een Sjabloon op de UBizzServer U heeft het sjabloon lokaal aangemaakt of gewijzigd. Na het ontwerpen/wijzigen en opslaan van het sjabloon bestand is dit daarom nog niet voor uw collega s beschikbaar. Om het voor iedere UBizz gebruiker beschikbaar te maken dient het sjabloon eerst op de UBizzServer gepubliceerd te worden. Dit kan gedaan worden door iedere gebruiker met Administrator rechten. U neemt de volgende stappen: - U meldt zich aan bij het UBizz Systeem als een gebruiker met Administrator rechten; - U klikt op het Import/Export Wizard icoon in de menubalk; - Ga naar... (verder wijst het zich vanzelf). Nu is het sjabloon bestand getransporteerd naar de UBizzServer en voor iedereen beschikbaar gemaakt. Indien u uitleg wilt over de stappen die u moet doen met de Import/Export Wizard dan wordt u verwezen naar sectie

28 2 UBizz data verwerken in een MS Access Rapport Allereerst een aandachtspunt bij het maken van rapporten: het maken van rapporten dient centraal geregeld te worden. Dit betekent dat het handig is om binnen uw bedrijf slechts een enkele medewerker hiertoe de bevoegdheid te geven. Bovendien moet deze medewerker de rapporten eerst lokaal aanmaken/wijzigen om ze vervolgens te publiceren op de UBizzServer. Pas dan worden ze beschikbaar gesteld voor alle andere UBizz gebruikers binnen uw kantoor. Dit wordt allemaal uitgebreid beschreven in de navolgende secties. 2.1 Datavelden van het MS Access Rapportscherm Afbeelding 2.0 U klikt met uw rechtermuisknop op Nieuw uit het getoonde lijstje met opties. U wilt immers een nieuw rapport gaan maken. Voor het invullen van de datavelden van het MS Access Rapportscherm en het maken van een Query wordt u verwezen naar secties 1.1. tot en met De te verrichten handelingen zijn immers, op een enkele uitzondering na, precies dezelfde als bij het invullen van het MS Word Documentscherm. In dit voorbeeld wordt een rapport Geldigheidsduur Hypotheekofferte gemaakt dat weergeeft tot wanneer een hypotheekofferte van een Particuliere Relatie geldig is en of de benodigde hypotheekstukken op het moment van het draaien van het rapport reeds 28

29 binnen zijn. De Query heeft het object Hypotheek als basis. Alle benodigde gegevens voor dit rapport hangen immers onder dit object. In het dataveld Object Type staat ook het object Hypotheek geselecteerd. Hierdoor kunt u het rapport straks afdraaien vanuit het Hypotheekscherm van één van uw Particuliere Relaties Queries en Staten en Periode definities Het definiëren van een Query is al eerder beschreven. Hieronder ziet u de Query die u gaat gebruiken voor het rapport Geldigheidsduur Hypotheekofferte. U ziet dat het ID van het object Hypotheek geselecteerd is. Afbeelding 2.1 U wilt niet dat het rapport straks alle lopende offertes ophoest. U wilt dat u met het rapport dat u gaat maken een overzicht krijgt van de Particuliere Hypotheekoffertes die: - geldig zijn tot een bepaalde datum en; - in de staat In afwachting acceptatie klant verkeren Staten Queries en Staten zijn in eerdere secties al beschreven. We gaan hier de staat waarin de Hypotheek verkeert gebruiken in de Query. U zult zien dat u het woordje Staat ook elders in de UBizz boomstructuur zult tegenkomen, maar dan betreft het bijvoorbeeld de staat van een Hypotheekstuk en niet van de Hypotheek. U moet hier dus de Staat selecteren (dubbelklikken) direct onder Systeem van het object Hypotheken. U ziet 29

30 de Staat rechts in uw Query scherm verschijnen. U opent de Staat vervolgens door erop te dubbelklikken. Afbeelding 2.2 U vinkt de Where Clause weer aan en het veld Waarde. Uit het trekboxje selecteert u Afwachting Acceptatie (klant) en kiest voor Invoegen. U sluit af met de OK knop. U heeft nu het volgende gedefiniëerd: Selecteer alle Hypotheken die in de staat Afwachting Acceptatie (klant) verkeren (waar de Waarde van de Staat gelijk is aan Afwachting Acceptatie (klant) Periode definiëren Indien u een periode wilt definiëren dan moet u het ID van het object Hypotheek uit de Query wissen of, als u dit ID later nog nodig heeft, het ID openen en het vinkje van de Where Clause verwijderen. U wilt namelijk niet dat uw rapport de gegevens van de hypotheekofferte van één Particuliere Relatie weergeeft. U wilt een periode kunnen definiëren waarbinnen de Geldig tot data van al uw Hypotheekoffertes vallen die in de Staat Afwachting Acceptatie (klant) verkeren. 30

31 Afbeelding 2.3 De twee meest voor de hand liggende periode definities zijn: - u wilt de offertes zien waarvan de geldigheid verloopt voor een bepaalde datum; - u wilt de offertes zien waarvan de geldigheid verloopt tussen datum x en datum y. Voor datum U ziet dat in de Query het attribuut GetekendGeldigTot al geselecteerd is (afbeelding 2.1). U heeft deze datum nodig in uw rapport. U gebruikt deze datum echter ook om een Voor Datum definitie te maken. U dubbelklikt nogmaals op GetekendGeldigTot in de UBizz boomstructuur (u selecteert het attribuut dus voor de tweede keer). U opent GetekendGeldigTot rechts in het Query scherm. 31

32 Afbeelding 2.4 U zorgt dat de Alias anders is dan de eerder geselecteerde GetekendGeldigtot, want anders kunt u de Query straks niet opslaan. U doet vervolgens het volgende: U vinkt de Where Clause weer aan en het vakje <= (kleiner dan of gelijk aan) dat daar achter staat. U heeft nu gedefiniëerd: geef de offertes waarvoor geldt dat de datum GetekendGeldigTot kleiner (= vroeger in de tijd) of gelijk is aan (een op te geven) datum x. In het dataveld achter Naam Invulveld vult u in Tot Datum. U sluit af met de OK knop. Als u de Query later afdraait zult u dit Tot Datum terugzien en moet u hier een datum ingeven (zie sectie , afbeelding 2.7). U krijgt dan een lijst met alle offertes waarvan de geldigheid voor of op die ingegeven datum verloopt. Tussen datum x en y Als u niet een einddatum/deadline maar een periode wilt opgeven dan doet u het volgende: U selecteert het attribuut GetekendGeldigTot weer voor de tweede keer en u doet precies hetzelfde als in de sectie Tot datum beschreven is. De einddatum van de periode heeft u dan gedefiniëerd. Nu selecteert u GetekendGeldigTot voor de derde keer. U opent het attribuut weer rechts in het Query scherm. U zorgt weer dat de Alias niet gelijk is aan een andere Alias elders in uw Query. U vinkt de Where Clause weer aan maar selecteert nu het >= (groter dan of gelijk aan) vakje erachter. In het dataveld 32

33 achter Naam Invulveld vult u in Van Datum. U sluit weer af met de OK knop. U heeft nu het volgende gedefiniëerd: geef de offertes waarvoor geldt dat de datum GetekendGeldigTot groter (= later in de tijd) of gelijk is aan (een op te geven) datum x en kleiner (= vroeger in de tijd) of gelijk is aan (een op te geven) datum y. Dit betekent dus dat als u de Query later afdraait u twee data moet ingeven waartussen de GetekendGeldigTot data van de offertes vallen. Afbeelding Het pad van de.mdb file Om een MS Access rapport te kunnen maken moet er een.mdb file aangemaakt zijn. In het dataveld Speciale Access Database van het MS Access Rapportscherm moet u het pad van deze file opgeven. Indien uw rapport eenmaal klaar is en u het beschikbaar wilt stellen voor andere gebruikers binnen uw kantoor, publiceert u deze.mdb file op de server en moet u het pad weer weghalen uit dit dataveld (zie sectie 2.5). In dit voorbeeld is d:\dev het opgegeven pad en heet de.mdb file UBizz.mdb. 2.2 Aanmaken van een MS Access Rapport Aanmaken van een Scratchtable/Krastabel Indien u het MS Access Rapportscherm opslaat ziet u weer de optie MS Office in de menubalk verschijnen. Gebeurt dit niet dan moet u eerst even op de Refresh/Verversen knop drukken (afbeelding van wit blad met groene pijltjes). U klikt de MS Office knop aan en u ziet dat u maar één optie heeft: Tonen. U klikt dus op Tonen (zie volgende afbeelding). 33

34 Afbeelding 2.6 In de Query is alleen een Tot Datum geselecteerd. U krijgt het volgende scherm getoond. Afbeelding

35 U geeft nu even een datum in waarvan u weet dat er voor of op die datum enkele offertes verlopen en sluit af met de OK knop. Hierna krijgt u de volgende foutmelding. Dit is logisch, want u heeft immers nog helemaal geen rapport gemaakt! Toch moet u altijd eerst even op Tonen drukken. Zo geeft u UBizz de gelegenheid om een Scratchtable/Krastabel aan te maken met de gegevens die u voor uw rapport nodig heeft. Afbeelding Werken met de Report Wizard In het MS Access Rapportscherm opent u de.mdb file (dataveld Special Access Database ) als volgt: U dubbelklikt op de.mdb file terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt!! Afbeelding

36 Als u de shift-toets niet ingedrukt houdt ziet u dat er veel minder MS Access functies beschikbaar zijn. U vindt dan bijvoorbeeld onder File (in de menubalk) alleen maar de opties Save en Exit. In het scherm dat verschijnt (afbeelding 2.9) ziet u een klein schermpje UBizz Database. In dit schermpje selecteert u uit de menubalk New van New Report. Afbeelding 2.10 In het New Report schermpje kiest u Report Wizard. Dit is de hulp bij het maken van een rapport. In het dataveld rechtsonderaan selecteert u de Scratchtable/Krastabel die UBizz heeft aangemaakt toen u Tonen koos (sectie 2.2.1). U sluit af met de OK knop. Afbeelding

37 U ziet onder Available Fields/Beschikbare Velden alle velden die u in uw Query geselecteerd heeft. U kunt nu selecteren welke velden u daarvan in uw rapport wilt gaan gebruiken. Meestal zijn dit alle beschikbare velden. Bij het maken van uw Query had u immers al goed nagedacht over de gegevens u nodig zou hebben in uw rapport. U klikt een veld aan en vervolgens de > knop. Als u alle gewenste velden geselecteerd heeft kiest u voor Next>. Afbeelding 2.12 Het volgende scherm geeft u de mogelijkheid de velden alsnog in een andere volgorde te plaatsen. Dit kan echter ook later nog. Kies vervolgens Next>. 37

38 Afbeelding 2.13 Hier kunt u van maximaal 4 velden opgeven hoe de data gesorteerd moeten worden. Indien er bijvoorbeeld meerdere Hypotheekgevers zijn kunt u zorgen dat hun achternamen op alfabetische volgorde gesorteerd worden, Ascending/Oplopend van A tot Z of Descending/Aflopend van Z tot A. Ook dit kan later nog. Kies voor Next>. Afbeelding

39 Hier (afbeelding 2.14) kunt u kiezen hoe u de Layout van uw rapport wenst. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen de velden in kolommen weer te laten geven. Vervolgens kunt u opgeven of u het rapport in Portrait (A4 rechtop) of Landscape (A4 liggend) formaat wilt hebben. Ook kunt u de breedte van de velden automatisch laten aanpassen zodat alle velden op één pagina passen. Hier kiest u alleen voor Landscape in plaats van Portrait, omdat dit een handig formaat is voor het rapport dat u gaat maken. Al deze mogelijkheden kunt u echter later ook nog benutten. U vervolgt weer met Next>. Afbeelding 2.15 In dit scherm kunt u kiezen voor een bepaalde stijl (lettertype) voor de Title/Naam van het rapport. Ook dit kan later nog. U kiest weer voor Next>. In het laatste scherm (zie volgende afbeelding) geeft u uw rapport een mooie naam en u selecteert Modify the report s design zodat u de opmaak van het rapport kunt gaan wijzigen. Tevens kunt u ervoor kiezen om constant de Helpfunctie aan te hebben terwijl u werkt. Als u hier niet voor kiest kunt u uiteraard nog wel gebruik maken van de Helpfunctie van MS Access. U eindigt met Finish. 39

40 Afbeelding Details van het Rapportscherm Schrikt u vooral niet van het scherm dat volgt (afbeelding 2.17). In de volgende secties worden de verschillende onderdelen van het scherm één voor één besproken De Report Header en Footer De Report Header wordt net als de Report Footer alleen op de eerste pagina van het rapport weergegeven. MS Access zet de naam van het rapport standaard in de Report Header. De Report Footer wordt leeg gelaten (hoogte is 0). Dit kunt u uiteraard veranderen Detail In de sectie Detail vindt u de textvelden van de velden die u heeft gekozen. Hier worden de gegevens uit UBizz ingezet. In het textveld Hypotheekgever_Naam komt, als u het rapport afdraait, bijvoorbeeld Jansen te staan De Page Header en Footer De Page Header wordt net als de Page Footer op iedere pagina van het rapport weergegeven. MS Access heeft de labels (kopjes) van de door u gekozen velden in de Page Header gezet. Dit komt doordat u in afbeelding 2.14 bij Layout heeft gekozen voor Tabular. U kunt dit gewoon veranderen. In de Page Footer zet MS Access altijd linksonder de datum van vandaag (Now ()) en rechtsonder de Paginanummering plus een lijn. Ook dit kunt u aanpassen/wissen. 40

41 Afbeelding Headers, Footers en Detail aanpassen Om bijvoorbeeld de hoogte van de Report Footer van 0 naar 1.0 inch aan te passen klikt u de grijze Report Footer balk aan. Vervolgens klikt u met uw cursor op het icoontje met het handje (5de knop van rechts) in de menubalk. Bij Height verandert u de 0 in 1.0. Hetzelfde kunt u doen met de Headers, de Page Footer en de sectie Detail. Afbeelding

42 U kunt een Header-, Footer- of Detail sectie ook vergroten of verkleinen door op de rand van de betreffende balk te klikken. Vervolgens trekt u de balk omhoog of omlaag terwijl u uw linkermuisknop ingedrukt houdt Labels en Textvelden Labels aanpassen Een label (vetgedrukt kopje bij een textveld) kunt u net als een textveld aanpassen (zie sectie ), alleen is het aantal mogelijkheden beperkter dan bij een textveld. U kunt het label van een textveld ook wissen terwijl u het bijbehorende textveld wel gebruikt Textvelden aanpassen U kunt vrijwel alles in een textveld aanpassen. U klikt het veld aan en klikt vervolgens weer met uw cursor op het icoontje met het handje in de menubalk. Als voorbeeld is het textveld Hypotheek_Offertenummer aangeklikt. Als u de tabbladen afloopt en scrolt dan ziet u wat u allemaal met dit textveld kunt doen (hoger maken, breder maken, ander font kiezen, vet maken, meer naar links of rechts plaatsen, meer naar boven of beneden plaatsen, etc.). Afbeelding 2.19 Het verplaatsen van een veld kan via deze optie, maar kan ook door het veld aan te klikken totdat er een klein handje verschijnt. U trekt het veld vervolgens naar een andere plek (linker muisknop ingedrukt houden). Handige opties uit de Text Box zijn: Variabele veldbreedte - Can Grow U weet vaak niet hoe breed u een textveld moet maken. Het textveld Maatschappij_ Naam is hier een goed voorbeeld van. De lengte van zo n naam kan behoorlijk variëren. In dit geval biedt de optie Can Grow uit de Text Box uitkomst. U verandert het No achter deze optie in Yes. Het textveld Maatschappij_Naam kan nu groter worden, indien dit nodig is (bij een lange naam). Let wel op: Het is niet zo dat MS Access het textveld verbreedt als er sprake is van een lange naam. Het veld wordt vergroot in verticale richting waarbij de breedte van het oorspronkelijke veld behouden blijft. U kunt dit zien in afbeelding

43 Het Format van een textveld Als het textveld een datumveld is, zoals het veld Hypotheek_OfferteGetekendGeldig Tot, dan kunt u onder de optie Format opgeven hoe die datum afgebeeld moet worden (bijvoorbeeld of 31-dec-03). Als u de Format optie aanklikt verschijnt er een trekboxje met de mogelijkheden. In het rapport dat u nu maakt is er nog een textveld waarvan u het Format zou willen wijzigen, het textveld Hypotheekstuk_Ontvangen. U ziet in afbeelding 2.22 dat er 0 of -1 wordt afgedrukt in dit textveld. U wilt dit natuurlijk veranderen in Nee of Ja, afhankelijk van het feit of een Hypotheekstuk ontvangen is of niet. Ook dit kunt u wijzigen via de optie Format. U kiest in dit geval voor het Format yes/no Velden wissen en toevoegen U kunt een veld gewoon wissen als u het achteraf gezien toch niet nodig heeft en vervolgens weer invoegen als u zich vergist heeft. U wist een veld door het aan te klikken en op DELETE op uw toetsenbord te drukken. Invoegen van een veld gaat als volgt: U klikt op het icoontje direct links van het Toolbox (hamertje)icoon uit de menubalk. Indien dit icoon niet beschikbaar is heeft u bij het openen van de.mdb file de Shifttoets niet ingedrukt gehouden. De Field List verschijnt en u klikt het gewenste veld aan. Afbeelding 2.20 U sleept het veld vervolgens (linker muisknop ingedrukt houden) naar de gewenste plek in het rapport. U ziet dat het label van het textveld nu ook teruggeplaatst is. Als u een veld wist uit uw rapport verdwijnt het veld niet uit deze Field List. U bent een veld pas echt kwijt als u het uit uw Query wist en het rapport daarna afdraait (MS Office knop, Tonen, uit de menubalk van het MS Access Rapportscherm). U kunt een veld ook alleen maar toevoegen aan deze Field List door dat veld aan uw Query toe te voegen (Query openen en het attribuut selecteren uit de UBizz boomstructuur). U moet het rapport eerst weer afdraaien. Pas dan verschijnt het veld in deze Field List en kunt u het aan uw rapport toevoegen Itereren van een veld Sorting and Grouping U heeft wat orde aangebracht in het rapport. U heeft wat labels gewist of een andere naam gegeven en de velden een plaats gegeven. Nu is het volgende het geval: de Hoofdhypotheekgever is slechts één persoon maar er is sprake van meerdere Hypotheekstukken. Er dient dus geïtereerd te worden over het veld Hypotheekstukken. 43

44 Afbeelding 2.21 Als u nu het vergrootglas links bovenaan in de menubalk aanklikt kunt u zien wat er fout gaat. U ziet dat alle velden die u in de sectie Detail heeft geplaatst net zo vaak in het rapport herhaald worden als dat er Hypotheekstukken zijn. Wat u echter wilt is dat de gegevens van de Hoofdhypotheekgever, de GeldigTot datum, het Offertenummer en de naam van de Maatschappij slechts één keer afgedrukt worden. 44

45 Afbeelding 2.22 De reden dat dit fout gaat is dat alle textvelden in de Detail sectie geplaatst zijn. U moet een speciale Header aanmaken voor de gegevens die eenmalig moeten voorkomen. In deze Header maken we gebruik van het ID van het object Hypotheken die u in uw Query geselecteerd heeft. U klikt op het icoontje rechts van het Hamer-icoontje (Toolbox). Dit is het Sorting and Grouping/Sorteren en Groeperen icoon. Als u het veld aanklikt onder Field Expression krijgt u de Field List te zien. Deze lijst bevat weer alle gegevens/velden die u voor uw rapport geselecteerd heeft. U selecteert uit deze Field List het ID. Links onderaan zet u achter Group Header en Group Footer yes. Er wordt nu een speciale ID-Header en ID-Footer aangemaakt. U sluit af met het kruisje. Afbeelding

46 Afbeelding 2.24 U verplaatst de velden die u eenmalig afgedrukt wilt hebben naar de ID-Header. De rest van de velden, de velden die moeten itereren, laat u in de sectie Detail staan. Als u nu op het vergrootglas links bovenaan de pagina klikt ziet u het resultaat (volgende pagina). Indien u in een rapport meerdere velden heeft die u wilt laten itereren moet u gaan werken met Subrapporten. U wilt bijvoorbeeld van één Hypotheek alle Hypotheekstukken zien (textveld Hypotheekstuk moet itereren) maar u wilt ook dat alle Hypotheekgevers van die Hypotheek in het rapport verschijnen en niet alleen de Hoofdhypotheekgever. Het maken van Subrapporten wordt behandeld in sectie

47 Afbeelding Enkele functies MS Access kent tal van functies waarmee u de meest ingewikkelde rapporten kunt maken. In deze handleiding maakt u slechts kennis met enkele eenvoudige functies. Dit is immers een UBizz handleiding en geen MS Access handleiding. Als u meer wilt weten over het werken met functies wordt u verwezen naar uw MS Access handleiding Verbinden van voorletters, tussenvoegsel en naam U ziet in de bovenstaande afbeelding dat de naam van uw Particuliere Relatie/Hoofdhypotheekgever erg lelijk afgedrukt wordt. Ook zit er een veel te grote ruimte tussen de Postcode en de Plaatsnaam van diens adres. Dit kunt u oplossen door een functie in het textveld te plaatsen. U heeft maar één textveld nodig om alle informatie (voorletters, tussenvoegsel, naam) in te plaatsen. De andere twee kunt u wissen. U klikt het (overgebleven) textveld Hoofdhypotheekgever_Naam aan en opent de Text Box. U zorgt dat u op het tabblad Data staat. Achter de optie Control Source verwijdert u Hypotheekgever_Naam en u typt hier de volgende functie in: =m_iif(m_len([hoofdhypotheekgever_voorletters]),[hoofdhypotheekgever_voorletters]&, )& m_iif(m_len([hoofdhypotheekgever_tussenvoegsel]),[hoofdhypotheekgever_tussenvoegsel]&, )& [Hoofdhypotheekgever_Naam] 47

48 Afbeelding 2.26 Het intypen van een functie luistert zeer nauw. Indien u bijvoorbeeld een komma vergeet werkt de functie niet. Met de bovenstaande functie geeft u de volgende opdracht: als er Voorletters aanwezig zijn, geef dan de Voorletters en anders leeg laten, geef Spatie, en als er een Tussenvoegsel aanwezig is, geef dan het Tussenvoegsel en anders leeglaten, geef Spatie, en geef Naam. Blader door naar het tabblad Other en geef de optie Name een andere naam dan de naam die er staat (Hypotheekgever_Naam), bijvoorbeeld Veld_Naam. Deze Name mag namelijk niet hetzelfde zijn als (een deel van) de functie achter de optie Control Source. Zodra u uw rapport opslaat zal MS Access deze nieuwe naam (Veld_Naam) hier en daar verwerken in de functie achter de optie Control Source. Dit moet u weer even aanpassen. U kunt dezelfde functie gebruiken voor de velden Postcode en Plaatsnaam. Afbeelding 2.27 U kunt de functie overigens ook direct in het textveld intypen. U zult zien dat de functie dan eveneens in de Text Box achter de optie Control Source verschijnt Textvelden met het format yes/no Indien het textveld het Format yes/no heeft, moet u geen gebruik maken van de eerder beschreven functie. Als een textveld dit Format heeft is het een aanvink-veld in UBizz. 48

49 Dit is bijvoorbeeld het geval bij het textveld Hypotheekstuk_Ontvangen. U gebruikt dan de volgende functie: =m_iif([hypotheekstuk_ontvangen], Ja, Nee ) Met de bovenstaande functie geeft u de volgende opdracht: als Hypotheekstuk_Ontvangen aangevinkt staat, geef dan Ja, en anders Nee. Ook hier geldt weer dat het intypen van de functie zeer nauw luistert en dat de Naam van het veld niet hetzelfde mag zijn als (een deel van) de functie achter de optie Control Source Berekenen van het aantal dagen, maanden of jaren tot heden De volgende functie is bijvoorbeeld handig als u een rapport wilt maken waarin het aantal dagen tot de Vermoedelijke Passeerdatum van een Hypotheek wordt weergeven. U heeft dan in uw Query de Vermoedelijke Passeerdatum geselecteerd zodat er een textveld Vermoedelijke_Passeerdatum in het rapport verschijnt. In dit textveld typt u de volgende functie in: =DateDiff( d,date(),[vermoedelijke_passeerdatum]) In deze functie staat d voor het aantal dagen, en Date() voor de datum van vandaag. Met de bovenstaande functie geeft u de volgende opdracht: Geef het aantal dagen van heden tot de Vermoedelijke_Passeerdatum. Indien u in plaats van het aantal dagen het aantal jaren tot de Passeerdatum wilt weten (wat overigens niet erg waarschijnlijk is) dan gebruikt u y van years in plaats van d. En voor het aantal maanden tot de Passeerdatum gebruikt u de m van months. 2.4 Subrapporten Zoals al eerder beschreven kan het zijn dat u in uw rapport van één Hypotheek alle Hypotheekstukken wilt zien (het textveld Hypotheekstuk moet itereren) maar ook alle Hypotheekgevers (het textveld Hypotheekgever moet ook itereren). In dat geval maakt u gebruik van een Subrapport. Een Subrapport is een rapport dat u invoegt in het Hoofdrapport. Het maakt gebruik van dezelfde Scratchtable/Krastabel als het Hoofdrapport Subrapporten en Queries U gebruikt voor het Subrapport de Query van het Hoofdrapport. U moet wel bedenken of de Query alle gegevens bevat die u voor het Subrapport nodig heeft. Aanvankelijk had u de NAW gegevens van de Hoofdhypotheekgevers in de Query opgenomen. U wilt nu echter dat het rapport alle Hypotheekgevers van één Hypotheek weergeeft. Dit betekent dat u het een en ander in de Query moet wijzigen. U dubbelklikt in het MS Access Rapportscherm op het Query dataveld om de Query te openen. 49

50 Afbeelding 2.28 De noodzakelijke wijzigingen zijn in de bovenstaande afbeelding reeds doorgevoerd. U ziet dat naast het ID van het object Hypotheken nu eveneens het ID van Hypotheekgevers_PR (Particuliere Relatie) geselecteerd is. U ziet links in het scherm waar dit ID zich in de UBizz boomstructuur bevindt. Dit ID heeft u nodig om te kunnen itereren over de Particuliere Relatie. U geeft dit ID een andere Alias naam dan het ID van het object Hypotheken, want anders kunt u de Query niet opslaan. Verder zijn de gegevens van de Hoofdhypotheekgever gewist en zijn daarvoor in de plaats de gegevens van de Hypotheekgevers geselecteerd. U slaat de Query op en draait het rapport weer even (MS Access Rapportscherm, MS Office knop uit de Menubalk, Tonen) om ervoor te zorgen dat de Scratchtable/Krastabel aangepast wordt. Tijdens het draaien van het rapport krijgt u een boodschap dat MS Access bepaalde velden niet kan vinden. Dit zijn de velden die u uit de Query gewist heeft maar die nog wel in het rapport zelf staan. In dit geval zijn dat de velden die betrekking hebben op Hoofdhypotheekgever. U drukt deze boodschap(pen) steeds weg met de OK knop. Later wist u deze (Hypotheekgever)velden uit het Hoofdrapport en zult u deze boodschap niet meer krijgen Een Subrapport maken Het maken van een Subrapport gaat op precies dezelfde wijze als het maken van een Hoofdrapport (zie de beschrijving vanaf sectie 2.2.2). U opent de.mdb file vanuit het MS Access Rapportscherm van het Hoofdrapport. U kiest weer voor New Report om een nieuw rapport te maken. Een Subrapport maakt gebruik van de Scratchtable/Krastabel 50

51 van het Hoofdrapport. Deze selecteert u zoals afgebeeld en u doorloopt weer alle schermen van de Report Wizard. Afbeelding 2.29 U zorgt dat u voor het Subrapport de instellingen selecteert van het Hoofdrapport (bijvoorbeeld een Landscape papierformaat als u dat ook voor uw Hoofdrapport heeft geselecteerd). U hoeft niet, zoals bij het Hoofdrapport, alle beschikbare velden te selecteren. U selecteert slechts de velden die u nodig heeft voor uw Subrapport. Voor Hypotheekgevers zijn dat in dit geval de velden ID_Hypotheekgevers_PR, Voorletters, Voorvoegsels, Naam, Adres, Postcode, Woon-plaats en de Telefoonnummers. U geeft het Subrapport een andere naam dan het Hoofdrapport, bijvoorbeeld Hypotheekgevers_PR. U eindigt weer met FINISH en u krijgt het volgende rapport getoond. 51

52 Afbeelding Headers en Footers van een Subrapport MS Access zet standaard weer de naam van het rapport in de Report Header, de datum van vandaag in de Page Footer, etc. Als u in de headers en footers van een Subrapport text- of datavelden laat staan geeft dit een probleem met de headers en footers van het Hoofdrapport. U wist derhalve alle informatie (ook alle labels van de Page Header) uit de headers en footers van het Subrapport en zet de hoogtes op 0 inch/cm. Let op dat u ook de lijn uit de Page Footer wist, anders is het niet mogelijk de hoogte van deze footer op 0 te zetten Sorting and Grouping U maakt in het Subrapport een ID-Header en ID-Footer aan zoals beschreven in sectie : U klikt op het icoontje rechts van het Hamer-icoontje (Toolbox). Als u het veld aanklikt onder Field Expression krijgt u de Field List te zien. Deze lijst bevat alle gegevens/velden die u met de Report Wizard voor het Subrapport geselecteerd heeft. U selecteert uit deze Field List het ID_Hypotheekgevers_PR. Links onderaan zet u achter Group Header en Group Footer yes. Er wordt nu een speciale ID-Header en ID-Footer aangemaakt. U sluit af met het kruisje. 52

53 Afbeelding 2.31 Afbeelding 2.32 De hoogte van de ID_Hypotheekgevers_PR Footer zet u weer op 0. De textvelden die nu in de Detail sectie staan verplaatst u naar de ID-Header. Daar rangschikt u ze naar eigen inzicht. De hoogte van de Detail sectie zet u op 0. Vervolgens slaat u het Subrapport op met het diskette icoontje. 53

54 Afbeelding Invoegen van een Subrapport in een Hoofdrapport Uw Subrapport is klaar en u wilt het nu invoegen in het Hoofdrapport. U zorgt dat u het Hoofdrapport opent in Design view. U klikt op het vierde icoontje van rechts uit de onderbalk, zoals afgebeeld op de volgende pagina. Vervolgens geeft u met uw cursor de plaats aan waar u het Subrapport ingevoegd wilt hebben. Dit hoeft niet heel precies. U kunt de breedte en hoogte en preciese plaats van het Subrapport in het Hoofdrapport later altijd nog aanpassen. 54

55 Afbeelding

56 Afbeelding 2.35 Van het Unbound veld dat dan ontstaat vraagt u de eigenschappen op (icoon met het handje uit de menubalk of klikken op het veld met de rechtermuisknop). Vlak boven dit Unbound veld plaatst MS Access een label met een naam, hier Child 37. Dit label wordt afgedrukt in uw rapport. Soms is het handig dit label te laten staan en er een andere naam aan te geven. Hier wilt u het echter verwijderen. U klikt het label boven het Unbound veld aan en gebruikt de DELETE knop van uw toetsenbord. Afbeelding

57 U bladert vervolgens naar het tabblad Data. In het dataveld Source Object moet u het Subrapport selecteren dat u in wilt voegen. Afbeelding 2.37 Afbeelding 2.38 Vervolgens klikt u rechts van het dataveld Link Child Fields op de stippeltjes. U krijgt het bovenstaande schermpje getoond. Het is handig om zowel in het veld Master Fields als in het veld Child Fields eerst even <No Field> (leeg) te selecteren. U selecteert in beide (eerste) velden het ID van het object Hypotheken. U sluit het schermpje af met OK en het kruisje. Afbeelding 2.39 Deze actie voert u uit om te zorgen dat de juiste gegevens aan elkaar gekoppeld worden. Een voorbeeld: Stel u heeft één Hypotheek met twee Hypotheekgevers. Voor de 57

58 inkomensgegevens van de Hypotheekgevers maakt u een Subrapport. Hypotheekgever 1 (HG 1) heeft echter één inkomen (I 1) en Hypotheekgever 2 (HG 2) twee inkomens (I 2 en I 3). U wilt dat de inkomens uit het Subrapport gekoppeld worden aan de juiste Hypotheekgever, dus I 1 aan HG 1 en I 2/3 aan HG 2. Dit doet u met de Subreport Field Linker, zoals hierboven beschreven. Op de plek waar u het Subrapport in het Hoofdrapport heeft geplaatst zal MS Access nu, indien er in UBizz meerdere Hypotheekgevers voor één Hypotheekofferte opgenomen zijn, de Hypotheekgevers netjes onder elkaar weergeven. Afbeelding Een Subrapport wijzigen Als u wijzigingen in uw Subrapport wilt aanbrengen dan kan dit niet vanuit het Hoofdrapport. U krijgt een foutmelding indien u het Subrapport toch probeert te openen vanuit het Hoofdrapport. U dient het Subrapport dus op te zoeken in de.mdb file en het daar te wijzigen, precies zoals u ook een Hoofdrapport zou wijzigen. 2.5 Het publiceren van de.mdb file op de UBizzServer U heeft het rapport lokaal aangemaakt. U heeft dus lokaal wijzigingen aangebracht in de.mdb file. Om er voor te zorgen dat uw collega s gebruik kunnen maken van uw rapport moet u zich eerst op het UBizz Systeem aanmelden als gebruiker met Administrator rechten (b.v. als pyrrho) en vervolgens moet u: 58

59 - de Scratchtable/Krastabel van het rapport wissen; - via Tools van MS Access de.mdb file comprimeren en repareren; - via de Import/Export Wizard in UBizz de.mdb file publiceren op de server; - het pad van de.mdb file verwijderen uit het MS Access Rapportscherm. Afbeelding 2.41 Het wissen van de Scratchtable/Krastabel van het rapport U opent de.mdb file vanuit het MS Access Rapportscherm zoals u gewend bent. Links in het scherm onder Objects selecteert u Tables. U ziet de bestaande tabellen rechts in het scherm verschijnen. U wist de Scratchtable/Krastabel van het rapport dat u zojuist gemaakt heeft: Geldigheidsduur Hypotheekofferte_PRScratchTable. De.mdb file comprimeren en repareren via Tools van MS Access U kiest nu uit de menubalk de optie Tools en vervolgens Database Utilities en als laatste Compact and Repair Database. De.mdb file publiceren op de server via de Import/Export Wizard in UBizz U verlaat MS Access en gaat naar het UBizz hoofdscherm. Uit de menubalk selecteert u de Import/Export Wizard zoals afgebeeld op de volgende pagina. 59

60 Afbeelding 2.42 Afbeelding

61 U selecteert Volgende>. Vervolgens kiest u voor Import en Publiceer UBizz MS Office Sjablonen. U dubbelklikt hierop. Afbeelding 2.44 Via de knop Bladeren zoekt u de.mdb file op. U klikt de betreffende.mdb file aan en kiest vervolgens Save.. Afbeelding

62 De.mdb file wordt nu klaargezet voor publicatie op de UBizzServer. U beëindigt met de knop Voltooien. Afbeelding 2.46 Het pad van de.mdb file verwijderen uit het MS Access Rapportscherm U gaat vervolgens naar het MS Access Rapportscherm van het rapport dat u gemaakt heeft. In het veld Speciale Access Database verwijdert u het opgegeven pad van de.mdb file (d:\dev\) zodat er alleen nog UBizz.mdb blijft staan. 62

63 Afbeelding

64 3 Standaard Selecties Het is niet altijd nodig om een heel rapport uit te draaien. Soms heeft u gewoon even snel een overzichtje van bepaalde gegevens nodig. In dat geval kunt u gebruik maken van de optie UBizz Standaard Selecties. 3.1 Aanmaken van een standaard selectie Om een nieuwe Standaard Selectie aan te maken klikt u met uw rechter muisknop op de betreffende map in de UBizz boomstructuur en kiest u vervolgens Nieuw. Afbeelding 3.0 U geeft de Standaard Selectie een duidelijke naam. In het veld Query maakt u een nieuwe Query aan (zie vanaf sectie 1.1.1) of u selecteert een bestaande. Vervolgens slaat u de Standaard Selectie op. 64

65 Afbeelding Het gebruik van Standaard Selecties Afbeelding 3.2 Om de Standaard Selectie uit te voeren klikt u met uw rechter muisknop op de optie Standaard Selectie en kiest u Zoeken. 65

66 U typt vervolgens (een deel van) de naam van de Standaard Selectie in en selecteert Nu zoeken. De gevraagde Standaard Selectie verschijnt rechts in het scherm. Als u dubbelklikt op de Standaard Selectie wordt deze direct uitgevoerd. Afbeelding 3.3 In deze betreffende Query is weer een Tot Datum gedefiniëerd. Deze datum moet u dus eerst opgeven. Afbeelding 3.4 Vervolgens krijgt u het resultaat van uw Standaard Selectie (afbeelding 3.5). Let u er bij het maken van de Query op dat de velden in de Standaard Selectie afgedrukt worden in de volgorde waarin ze in uw Query staan. 66

67 Afbeelding Standaard Selectie en Snelkoppeling Sommige Standaard Selecties zult u bijna dagelijks uitvoeren. Het is dan handig om voor deze Standaard Selectie een Snelkoppeling aan te maken. Dit doet u als volgt: u zoekt de betreffende Standaard Selectie weer op zoals hierboven beschreven. U voert hem echter niet uit maar klikt met uw rechter muisknop op de Standaard Selectie. U kiest vervolgens voor Toevoegen aan UBizz-balk. U ziet de Snelkoppeling links in uw scherm, in de grijze verticale balk, verschijnen (afbeelding 3.6). U hoeft nu alleen nog maar te dubbelklikken op deze Snelkoppeling om de Standaard Selectie uit te voeren. U kunt deze Snelkoppeling weer verwijderen door er met uw rechter muisknop op te klikken. U selecteert dan Verwijderen uit UBizz-balk. 67

68 Afbeelding Standaard Selecties waar u op moet letten Als laatste nog even een waarschuwing m.b.t. het werken met Standaard Selecties. Afhankelijk van de condities die u in uw Query opgeeft kan het gebeuren dat u met uw Standaard Selectie zoveel informatie uit UBizz ophaalt dat het UBizz Systeem zeer traag wordt. Zorgt u er daarom voor dat u de Query zodanig definiëert dat de Standaard Selectie niet te veel informatie in een keer ophaalt. Bijvoorbeeld: maak nooit een Standaard Selectie die vrijwel al uw Hypotheken ophaalt of al uw Particuliere Relaties!! 68

69 4 Gebruikers, groepen en authorisaties Met authorisatie wordt het volgende bedoeld: de beperking in de toegang die een gebruiker tot het UBizz Systeem heeft. Bijvoorbeeld: de boekhouder van een bedrijf heeft toegang tot het hele boekhoudgedeelte in UBizz maar een medewerker van de afdeling Particulieren heeft hiertoe geen toegang. Deze beperking kent twee dimensies. Om het overzicht te bewaren waartoe een gebruiker wel of geen toegang heeft is het belangrijk om het verschil tussen deze dimensies goed te begrijpen. 4.1 Authorisatie twee dimensies De eerste dimensie wordt genoemd de Scherm Toegang. Met deze vorm van authorisatie is het mogelijk om groepen van gebruikers te definiëren die een beperking kennen in de toegang tot het UBizz Systeem. Deze toegangsbeperking kent verschillende niveau s: 1. Geen toegang tot een volledig UBizz Object. Hiermee kan de volledige toegang tot een bepaald UBizz Object ontzegd worden. De gebruiker heeft dan niet meer de mogelijkheid om binnen dit Object te zoeken en te benaderen. 2. Geen toegang tot een dataveld van een UBizz Object. Hiermee kan de toegang tot een of meerdere datavelden binnen een Object ontzegd worden. De gebruiker heeft dan geen zicht meer op de inhoud van deze velden. 3. Geen toegang tot een bepaalde actie van een UBizz Object. Hiermee kan de toegang tot een actie ontzegd worden. De gebruiker heeft dan niet de mogelijkheid om deze actie uit te voeren en kan het Object dan niet in de volgende staat brengen als gevolg van deze actie. De tweede dimensie wordt genoemd de Object Toegang. Met deze vorm van authorisatie is het mogelijk om groepen van gebruikers te definiëren die een beperking kennen in de toegang tot de verschillende instanties van Objecten binnen het UBizz Systeem. Definities gemaakt binnen deze dimensie hebben effect op zowel het zoeken naar bepaalde instanties als het creëeren van nieuwe instanties. Ter verduidelijking: een Object is bijvoorbeeld Persoon en de instantie is dan bijvoorbeeld Mevrouw W.F. de Boer. 4.2 Authorisatie regelen in het UBizz Systeem Indien u de authorisatie in het UBizz Systeem gaat regelen dient u zich aan te melden als gebruiker met Administrator rechten (b.v. als pyrrho). Aan de hand van een voorbeeld zullen we dit hoofdstuk verder behandelen. We gaan hierbij uit van de volgende vier gebruikers: - Gert, directeur; heeft volledig toegang tot alle schermen, velden en instanties. - An, administratie; 69

70 heeft beperkt toegang tot schermen en volledige toegang tot alle instanties. - Bert, adviseur; heeft beperkt toegang tot schermen en alleen toegang tot eigen relaties en gerelateerde polissen. - Marcel, adviseur; heeft beperkt toegang tot schermen en alleen toegang tot eigen relaties en gerelateerde polissen. Uit bovenstaande gegevens kunnen we afleiden dat het volgende binnen het UBizz Systeem aangemaakt moet worden: 1. Gebruikers: Gert, An, Bert, Marcel 2. Scherm Toegang Groepen: Volledig, Beperkt 3. Object Toegang Groepen: Kantoor, Bert, Marcel We beginnen met het aanmaken van de Scherm Toegang groepen Groepen aanmaken en Authorisatie toekennen U gaat in de UBizz boomstructuur naar de map Scherm Toegang Groepen en kiest hier voor Nieuw. Afbeelding 4.0 Het navolgende scherm wordt geopend waarna er een Naam en Omschrijving kan worden gegeven. Als er verder niets wordt gewijzigd dan creëert u een groep met volledige scherm toegang. 70

71 Afbeelding 4.1 Voor het aanmaken van een groep Beperkt met een beperking in de toegangsrechten doet men hetzelfde. Hier gaat men echter die objecten aan de linkerkant in de boomstructuur uitzetten waartoe geen toegang wordt verleend. Uitzetten op map niveau ontneemt de gebruiker de volledige toegang tot deze map. Uitzetten op een Eigenschap binnen een map ontzegt een gebruiker alleen de toegang tot deze Eigenschap. Om een beeld te krijgen van het effect van het beperken van toegangsrechten kunt u even wat objecten en eigenschappen uitzetten, de groep aan een gebruiker toekennen en u bij het UBizz Systeem aanmelden als deze gebruiker. 71

72 Afbeelding 4.2 Bij het aanmaken van de Object Toegang groepen moet u rekening houden met twee facetten: Het eerste facet is het daadwerkelijk kunnen benaderen van een bepaalde instantie binnen het UBizz Systeem. Dit wordt per instantie geregistreerd. Als er geen beperkingen zijn gedefiniëerd dan krijgt standaard iedereen toegang tot alles dat binnen UBizz wordt aangemaakt. Is er op een gebruiker echter een Object Toegang groep gedefiniëerd dan moet deze groep ook bij een instantie geregistreerd zijn om deze gebruiker hiertoe toegang te geven. Wat er bij een instantie aan Object Toegang groepen geregistreerd is kan worden opgevraagd bij de Eigenschappen van een instantie indien men is aangemeld als pyrrho. Het tweede facet is de authorisatie die wordt toegekend aan de instanties die worden aangemaakt door een gebruiker. In dit voorbeeld moet tot ieder Object dat wordt aangemaakt door Bert of Marcel ook toegang worden gegeven aan Gert en An. Om dit te ondersteunen zijn er binnen UBizz twee niveau s voor het specificeren van Object Toegang: Het eerste niveau is op de gebruiker definitie: Voor iedere Object Toegang groep die hier wordt opgenomen geldt het volgende: men heeft toegang tot alle instanties die deze Object Toegang groep hebben geregistreerd. Men geeft toegang aan iedere gebruiker met deze Object Toegang groep op dit niveau voor elke instantie die men aanmaakt. 72

73 Het tweede niveau is op de Object Toegang groep definitie: Voor iedere Object Toegang groep die men hier opneemt in het veld Toegang toevoegen voor geldt het volgende: Men geeft additioneel toegang aan iedere gebruiker die de hier opgenomen Object Toegang groepen op het eerste niveau hebben geregistreerd voor elke instantie die men aanmaakt. U gaat naar de map Object Toegang Groepen en selecteer hier Nieuw. Afbeelding 4.3 U geeft vervolgens Kantoor als Groepnaam en slaat de Object Toegang Groep op. 73

74 Afbeelding 4.4 U creëert een tweede groep op dezelfde manier maar geeft deze Bert als Groepnaam en selecteer in het veld Toegang toevoegen voor de groep Kantoor. 74

75 Afbeelding 4.5 U herhaalt deze laatste actie voor de groep Marcel (zie volgende afbeelding). 75

76 Afbeelding Gebruikers aanmaken Nu kunnen de gebruikers zelf aangemaakt worden. Indien men alle gebruikers in het systeem altijd volledige toegang wilt verschaffen zijn bovenstaande stappen niet noodzakelijk. U kunt dan gewoon kiezen voor de standaard Scherm Toegang groep Administrators en geen Object Toegang groepen. Voor het aanmaken van gebruikers gaat u naar de map Gebruikers en selecteert u Nieuw (volgende afbeelding). 76

77 Afbeelding

78 Afbeelding 4.8 Aanmaken gebruiker Gert: Gert wordt ingedeeld in de Scherm Toegang groep Volledig omdat hij geen beperking krijgt op de toegang tot UBizz Objecten, velden of acties. Gert krijgt de Object Toegang groep Kantoor toegewezen omdat Gert alle aangemaakte instanties binnen het UBizz Systeem moet kunnen benaderen en wijzigen. 78

79 Afbeelding 4.9 Aanmaken gebruiker An: An wordt ingedeeld in de Scherm Toegang groep Beperkt omdat zij een beperking krijgt op de toegang tot UBizz Objecten, velden of acties. An krijgt de Object Toegang groep Kantoor toegewezen omdat An alle aangemaakte instanties binnen het UBizz Systeem moet kunnen benaderen en wijzigen. 79

80 Afbeelding 4.10 Aanmaken gebruiker Bert: Bert wordt ingedeeld in de Scherm Toegang groep Beperkt omdat hij een beperking krijgt op de toegang tot UBizz Objecten, velden of acties. Bert krijgt de Object Toegang groep Bert toegewezen omdat Bert alleen de door hem aangemaakte instanties binnen het UBizz Systeem mag benaderen en wijzigen. 80

81 Afbeelding 4.11 Aanmaken gebruiker Marcel: Marcel wordt ingedeeld in de Scherm Toegang groep Beperkt omdat hij een beperking krijgt op de toegang tot UBizz Objecten, velden of acties. Marcel krijgt de Object Toegang groep Marcel toegewezen omdat Marcel alleen de door hem aangemaakte instanties binnen het UBizz Systeem mag benaderen en wijzigen Medewerker aanmaken voor iedere UBizz Gebruiker Binnen het UBizz Financial System bestaat er ook een Object Medewerker. Iedere UBizz gebruiker van uw kantoor is uiteraard tevens een Medewerker. Op dit object Medewerker kunnen allerlei gegevens met betrekking tot een medewerker worden bijgehouden. Tevens wordt er bij sommige acties automatisch een logging gemaakt door welke Medewerker deze actie is uitgevoerd. Om de associatie tussen aangemelde gebruiker en Medewerker te kunnen maken moet er voor iedere gebruiker ook een Medewerker instantie worden aangemaakt. U kiest hiervoor in het Gebruikersscherm uit de menubalk onder Acties/Nieuw voor Medewerker. Vul het scherm verder in en sla de Medewerker op. 81

82 Indien het bovenstaande allemaal gedefiniëerd is wordt er aan bepaalde gebruikers een beperking opgelegd in de toegangelijkheid van de schermen en instanties binnen het UBizz Systeem. Deze beperking is in sommige gevallen misschien zelfs te rigide. Wat gebeurt er met de authorisatie van een Particuliere Relatie van Bert die door An wordt aangemaakt? Deze Particuliere Relatie instantie en gekoppelde Persoon instantie zullen als Object Toegang groepen alleen de groep Kantoor krijgen toegewezen. Dit betekent dat alleen gebruikers die Kantoor op het eerste niveau van de gebruikers definitie hebben gespecificeerd toegang krijgen tot deze instanties. Omdat Bert deze Object Toegang groep hier niet heeft staan (hier staat immers alleen Bert ) krijgt hij hiertoe geen toegang. Om Bert dan alsnog toegang te verlenen zouden handmatig de authorisatie settings van deze Particuliere Relatie en Persoon instantie moeten worden gewijzigd. Dit kan alleen door gebruiker pyrrho worden gedaan en is bovendien erg bewerkelijk. Het systeem heeft echter de mogelijkheid om deze authorisatie settings zodanig te zetten dat indien An een Relatie aanmaakt ook Bert hiertoe automatisch toegang toe krijgt. Hiertoe moeten er wel enkele aanvullende definities worden aangemaakt. De Objecten Financiele & Assurantie Relaties en Produkten kennen de velden Subagent en Producent. Deze velden kunnen beide van invloed zijn op de uiteindelijke authorisatie van een instantie waarop deze worden ingevuld. Dit werkt als volgt: Als een instantie van deze objecten wordt opgeslagen wordt er eerst gekeken of het veld Producent is ingevuld. Indien dit zo is dan wordt er via de geselecteerde Medewerker op deze producent de gevraagde Object Toegang groepen van de bijbehorende gebruiker geselecteerd. Als hier groepen staan dan leveren deze de uiteindelijke authorisatie settings van de instantie op. Levert punt 1 geen Object Toegang groepen op dan wordt er gekeken of het veld Subagent is ingevuld. Indien dit zo is dan wordt er gekeken of er op het veld Geauthoriseerde Groepen van deze subagent Object Toegang groepen staan vermeld. Indien dit het geval is dan zullen deze groepen de uiteindelijke authorisatie settings van de instantie bepalen. Levert ook punt 2 geen Object Toegang groepen op dan geldt de Object Toegang definitie van de gebruiker die de instantie aanmaakt. Om er dus voor te zorgen dat Bert en Marcel ook toegang krijgen tot hun relaties die door An of Gert worden ingevoerd moet er voor beide ook een Producent definitie worden aangemaakt. Ga hiervoor naar Medewerker Bert en selecteer uit de menubalk onder Acties/Nieuw Relatie en kies hierin voor Producenten. U vult het scherm verder in en slaat het op. 82

83 4.3 Geavanceerde Gebruikers opties Actief/Inactief: Als een gebruiker onder Acties in de staat Inactief wordt gebracht dan kan deze gebruiker zich niet meer aanmelden bij het UBizz Systeem. Licentie type (Full, Extern) + Webmodule toegang: Standaard licenties zijn de Full licenties. Het kan echter zijn dat een bepaalde groep van gebruikers een aantal UBizz licenties wil delen omdat deze groep beperkt met het systeem bezig is. Deze gebruikers kunnen dan allen geregistreerd worden voor licentie type Extern en delen dan een groep van beschikbare Extern licentie sleutels/keys. Webmodule toegang wordt geselecteerd voor die gebruikers die ook WEB aanvragen mogen aanmaken en indienen met behulp van de UBizz WEB Module. Werkbladinstellingen: Met deze optie kan kan een volledige desktop voorbereid worden en krijgt de gebruiker deze desktop gepresenteerd op het moment dat hij zich bij UBizz aanmeldt. 83

84 5 Automatische taken Van sommige taken/acties is het gewenst om deze periodiek uit te voeren. Dit zou natuurlijk handmatig kunnen gebeuren door één of meerdere gebruikers. Gebruikers moeten dan zelf op een vast tijdstip een selectie of UBizz actie uitvoeren. Dit kan erg bewerkelijk zijn of uiteraard vergeten worden. Om dit te ondervangen kent het UBizz Systeem zogenaamde Automatische Taken. Een Automatische Taak bestaat uit het periodiek uitvoeren van een UBizz Actie, een Office Actie of een Standaard Selectie. Hoe een Automatische Taak werkt zal aan de hand van een aantal voorbeelden worden uitgewerkt. Voor Standaard Selecties wordt u verwezen naar Hoofdstuk Automatische taken en UBizz Acties Een UBizz Actie kan worden uitgevoerd op een bepaald UBizz Object. De keuze aan acties die gemaakt kan worden is gelijk aan de acties die een gebruiker zelf kan doen vanaf hetzelfde UBizz Object. We nemen als voorbeeld het automatisch verwerken van adreswijzigingen op het UBizz Object Persoon. Wanneer een adreswijziging wordt geregistreerd bij een Persoon dan kan de datum van deze wijziging in de toekomst liggen. Deze wijziging wordt dan niet direct door het systeem doorgevoerd omdat anders het huidige adres overschreven zou worden. Dit houdt echter in dat op een later tijdstip alsnog een Opslaan actie op de Persoon moet worden uitgevoerd om de adreswijziging tot stand te laten komen. Deze Opslaan actie op een Persoon Object zou dus elke dag automatisch moeten gebeuren. Niet op iedere Persoon maar alleen op diegenen die op de dag van uitvoeren een adreswijziging gepland hebben. Om dit door het systeem te laten gebeuren moet het volgende worden aangemaakt. 84

85 Afbeelding 5.0 U selecteert uit de UBizz boomstructuur de map Automatische Taken en kiest hier de optie Nieuw. In het Automatische Taakscherm wordt een Omschrijving gegeven voor deze Taak en moet de zogenaamde Hostname van het station dat deze Automatische Taak gaat uitvoeren worden opgegeven. Om achter deze naam te komen start u op dat station een Microsoft Windows Opdrachtprompt. Hierin tikt u dan het commando hostname. Nu verschijnt de naam van het station op het scherm. Hier is dat A5150. Afbeelding

86 Deze naam vult u in in het dataveld Aktiestation. Tevens selecteert u UBizz Actie. U wilt namelijk een Automatische Taak aanmaken voor een UBizz Actie. Afbeelding 5.2 Nu moet worden aangegeven om welke UBizz Actie het gaat. U klikt op het pijltje achter het dataveld Details UBizz Actie. 86

87 Afbeelding 5.3 In het UBizz Actiescherm selecteert u het UBizz Object (in dit geval Persoon ) en welke actie van dit Object u automatisch uitgevoerd wil hebben (in dit geval Opslaan ). Omdat de Automatische Taak niet op alle personen hoeft te worden uitgevoerd maar slechts op diegenen waarvoor een adreswijziging gepland staat, moet er een selectie worden gemaakt. U dubbelklikt in het dataveld Selectie Query om een nieuwe selectie aan te maken. 87

88 Afbeelding 5.4 Hier ziet u weer een Query scherm zoals u dat gewend bent uit eerdere hoofdstukken. U opent rechts in het scherm het ID veld en zet het Where vinkje van de Where Clause uit. U selecteert vervolgens links in het scherm onder Personen en vervolgens onder Adresmutaties de Wijzigingsdatum. U wilt hier immers een selectie op uitvoeren. U dubbelklikt rechts in het scherm op de geselecteerde Wijzigingsdatum en zet hier het Where vinkje aan. U klikt op het veld Waarde en typt hier (bijvoorbeeld) in de afgelopen 5 dagen in. 88

89 Afbeelding 5.5 Nu worden alle personen die een adreswijziging hebben klaarstaan voor de afgelopen 5 dagen geselecteerd. U kiest niet voor de optie Vandaag want als de Automatische Taak een aantal dagen niet heeft gedraaid dan worden er wijzigingen gemist. U slaat de Query op met als naam Adrewijziging Persoon en selecteert deze in het Selectie Query dataveld. U bevestigt de UBizz Actie met de OK knop in het UBizz Actiescherm. In het Automatische Taakscherm (afbeelding 5.2) selecteert u het pijltje rechts van het dataveld Taakschema. 89

90 Afbeelding 5.6 Vervolgens selecteert u het Schema Type Dagelijks. U geeft vervolgens 1 in in het Elke # dagen dataveld. Als u hier een 2 intypt dan wordt de Automatische Taak om de dag uitgevoerd, bij 3 om de twee dagen, etc. U sluit af met de OK knop. Afbeelding 5.7 Als laatste geeft u nog een Starttijd op en de Automatische Taak kan worden opgeslagen. Het is verstandig om dit soort Automatische Taken s nachts door uw UBizz Systeem te laten uitvoeren. UBizz gebruikers worden dan niet gehinderd door deze extra systeem belasting. 90

91 Afbeelding 5.8 Afbeelding

92 Nu moet nog tegen de UBizzClient worden gezegd dat het station waarvanaf u werkt een Actie Station is. Hiertoe selecteert u uit de menubalk van het UBizz Hoofdmenu de optie Extra/Opties.... Onder het tabblad Algemeen zet u het vinkje Activeer station voor Automatische Taken aan. U bevestigt met de OK knop. Afbeelding 5.10 Er is nu een Automatische Taak aangemaakt en de UBizzClient weet dat hij eventueel Automatische Taken moet uitvoeren. Als de Automatische Taak nu geactiveerd wordt, dan zal de UbizzClient deze dagelijks om uur uitvoeren. 5.2 Automatische taken en MS Office Acties Een MS Office Actie is gelijk aan een UBizz Actie alleen wordt er nu output gegenereerd. Stel dat een bepaalde mailing eenmalig moet worden rondgestuurd: u creërt hiertoe een nieuwe Automatische Taak geef deze weer een Omschrijving en de Naam van het Aktiestation waarop de Office Actie wordt uitgevoerd. U selecteert nu in plaats van de optie UBizz Actie zoals hiervoor besproken de optie MS Office Actie. U klikt weer op het pijltje rechts van het dataveld Details MS Office. 92

93 Afbeelding

94 Afbeelding 5.12 Nu kan de MS Office Actie nader worden gespecificeerd. Er kan gekozen worden uit de al bestaande UBizz MS Office instanties of er kan een nieuwe worden aangemaakt. In het voorbeeld is gekozen voor het reeds bestaande UBizz MS Word Document WAO mailing. Dit UBizz MS Word Document maakt zelf al een selectie. U sluit weer af met OK. 94

95 Afbeelding 5.13 U klikt weer op het pijltje rechts van het dataveld Taakschema en kiest nu voor Eenmalig. U geeft de Startdatum waarop deze Automatische Taak moet worden uitgevoerd en bevestig met OK. Afbeelding 5.14 Ook geeft u de Starttijd aan. Ook dit kan s nacht gebeuren omdat in het UBizz MS Word Document kan worden aangegeven dat er direct geprint moet worden. s Morgens ligt de mailing dan gereed. U bevestigt weer met OK, slaat de Automatische Taak op en activeert hem zoals weergegeven in de volgende afbeeldinig. 95

96 Afbeelding

97 6 Workflow acties Op het moment dat een gebruiker een bepaalde UBizz Actie uitvoert kan er automatisch een worden uitgestuurd. De instantie waarop de actie plaatsvond wordt dan als bijvoegsel meegestuurd. Tevens is er de mogelijkheid om een taak over een vast aantal dagen automatisch aan te laten maken als de UBizz Actie heeft plaatsgevonden.als voorbeeld ziet u hier het automatisch aan laten maken van een taak op het moment dat een offerte voor een hypotheek wordt aangevraagd. 6.1 Aanmaken van een Workflow actie Uit de UBizz boomstructuur klikt u met uw rechtermuisknop op de map Workflow Acties en vervolgens kiest u Nieuw. Afbeelding

98 Afbeelding 6.1 In het UBizz WorkFlow Actiescherm geeft u de actie een Naam waaraan deze goed herkend kan worden, en vervolgens klikt u op het pijltje rechts van het dataveld Object Type om het Object Type te selecteren waarop deze actie betrekking heeft. 98

99 Afbeelding 6.2 In het opgekomen scherm selecteert u het object type Hypotheken en u bevestigt uw keuze met SELECTEER. 99

100 Afbeelding 6.3 Nu moet worden aangegeven op welke actie van het Object deze taak moet worden aangemaakt. In dit voorbeeld kiest u voor de actie Offerte Aanvragen/Vervaardigen. Vervolgens kan nog aangegeven worden vanuit welke staat deze taak moet worden aangemaakt (optioneel). Sommige acties zijn immers actief op meerdere momenten binnen het staten diagram van een Object. Hierna klikt u het dataveld Maak Taak aan. 100

101 Afbeelding 6.4 U kunt nu een Gebruiker kiezen die deze taak krijgt toegewezen en over hoeveel dagen. U slaat de UBizz WorkFlow Actie op en activeert hem zoals hierboven afgebeeld. 101