Nota voor : vergadering algemeen bestuur. Datum : 27 oktober 2016

Transcriptie

1 Nota voor : vergadering algemeen bestuur Datum : 27 oktober 2016 Onderwerp : Rapportage archieftoezicht Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland Agendapunt : 6 Kenmerk : AB/1624 Bijlagen: KPI-rapportage en KPI-formulier Portefeuillehouder: H.J. van Schaik Inleiding De Archiefwet 1995 en bijbehorende besluiten en regelingen reguleren de verantwoordelijkheden van de VNOG als zorgdrager op het gebied van archieven. In principe komt het neer op de verplichting archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering generiek toezicht (RGT) van kracht geworden. De invoering van deze wet houdt een verandering in van het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door de VNOG van onder meer de Archiefwet Het sturende toezicht vooraf is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Dit noemt men horizontale verantwoording: het dagelijks bestuur moet zich in de eerste plaats verantwoorden voor de uitvoering van taken aan het algemeen bestuur. Om de gemeenten en intergemeentelijke organisaties bij de horizontale verantwoording van de zorg over het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) ontwikkeld. Dit op basis van de eisen die aan onder andere de VNOG worden gesteld door de archiefwetgeving. De archief KPI s bieden een kapstok voor het verslag dat het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur moet uitbrengen. Advies-besluit 1. De KPI-rapportage vast te stellen. 2. Kennis te nemen van het KPI-formulier. 3. Uitvoering te geven aan de verbeterpunten genoemd in de rapportage. Beoogd effect Uitvoering geven aan artikel 8 van de Archiefverordening van de VNOG, alsmede uitvoering geven aan het verzoek van Gedeputeerde Staten van Gelderland. Argumenten 1.1. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de wettelijke verantwoordelijkheid en de interne regelgeving. Het dagelijks bestuur is als archiefzorgdrager op basis van artikel 30 Aw bestuurlijk verantwoordelijk voor het vaststellen van het KPI-verslag en de toezending daarvan aan het algemeen bestuur. Tevens is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. In overleg met de interbestuurlijk toezichthouder archieven, de heer Te Vaarwerk, is besloten het rapport na behandeling in het algemeen bestuur toe te zenden. In artikel 8 van de archiefverordening VNOG staat dat het dagelijks bestuur tenminste eenmaal per twee jaar verslag doet aan het algemeen bestuur omtrent hetgeen het dagelijks bestuur heeft verricht ter uitvoering van de Archiefwet

2 1.2. De KPI-rapportage is in samenwerking met de gemeentelijk archiefinspecteur tot stand gekomen Bij het opmaken van het KPI-verslag heeft de proceseigenaar DIV (Documentaire Informatie Voorziening) voor wat betreft de niet overgebrachte archieven samengewerkt met de gemeentelijk archiefinspecteur. Hoewel er geen wettelijke verplichting tot samenwerking bestaat, zijn beide partijen wel verantwoordelijk voor een goede overlegstructuur. De KPI-rapportage is tevens ter advisering voorgelegd aan de archiefinspecteur van de gemeente Apeldoorn. De adviezen zijn besproken en in de voorliggende rapportage verwerkt. 2.1 Hiermee wordt uitvoering gegeven aan het verzoek van Gedeputeerde Staten van Gelderland Bij brief van 23 februari 2015 heeft Gedeputeerde Staten van Gelderland de VNOG verzocht om in het kader van het interbestuurlijk archieftoezicht het KPI-formulier in te vullen. Met het toezenden van de rapportage en het formulier wordt voldaan aan het verzoek van Gedeputeerde Staten van Gelderland. 2.2 Het KPI-formulier geeft een goed beeld van de kwaliteit van de informatiehuishouding bij de VNOG. De antwoorden op de vragen behorende bij de KPI s geven een goed beeld van de kwaliteit van de informatiehuishouding bij de VNOG. De provincie maakt gebruik van het verslag bij de uitoefening van het toezicht. Naast dit verslag vormen signalen die van binnen of buiten de VNOG komen een bron van informatie. Ook kunnen steekproeven plaatsvinden. Als voornoemde informatiebronnen daartoe aanleiding geven, zal de provincie nader onderzoek doen. 3.1 Hiermee wordt uitvoering gegeven aan artikel 3 van de Archiefwet 1995 In artikel 3 van de Archiefwet worden de overheidsorganen, en daarmee ook de VNOG, verplicht om de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Uitvoering/ communicatie/ inwerkingtreding Na vaststelling van de KPI-rapportage wordt deze samen met het KPI-formulier toegezonden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. Samen met de gemeentelijk archiefinspecteur worden de prioriteiten bepaald. Dat wil zeggen, het bepalen van de volgorde waarin de verbeterpunten uitgevoerd zullen worden. De proceseigenaar DIV zal aansluitend op het KPI-verslag en in overleg met de gemeentelijk archiefinspecteur een plan van aanpak formuleren om de tekortkomingen die zijn vastgesteld weg te werken. Met het opstellen van een informatiebeleidsplan is al een aanvang gemaakt (verbeterpunt 2.b.). Rapportage/ evaluatie Eenmaal in de twee jaar zal er door DIV een KPI-rapportage opgesteld worden. In het opvolgende rapport zal o.a. beschreven worden welke verbeterpunten uitgevoerd zijn. Op deze wijze kan het algemeen bestuur controleren of de VNOG haar wettelijke taak goed uitvoert, en kan de provinciaal archiefinspecteur het rapport gebruiken als referentiekader voor zijn toezichtstaak. Personele consequenties Niet van toepassing. Financiën Niet van toepassing. 2

3 Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland; Bijeen in de vergadering d.d. 27 oktober 2016; Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 13 oktober 2016; Besluit: 1. de KPI-rapportage vast te stellen. 2. kennis te nemen van het KPI-formulier. 3. uitvoering te geven aan de verbeterpunten genoemd in de rapportage. De voorzitter De ambtelijk secretaris Drs. J.C.G.M. Berends mr. M. Assies Apeldoorn, 27 oktober

4 VERSLAG OVER DE JAREN TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) 2016 Opgesteld door H. de Ridder (vakspecialist DIV VNOG) Advies: W.J.M. Dings (archiefinspecteur gemeente Apeldoorn) Van: Dagelijks Bestuur Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland Aan: Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland Rapportage KPI s Pagina 1

5 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding pag KPI-rapportage pag Lokale regelingen pag Interne kwaliteitszorg en toezicht pag Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en pag. 8 duurzaamheid archiefbescheiden 2.4 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder pag Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden pag Overbrenging van archiefbescheiden naar de pag. 10 archiefbewaarplaats 2.7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots pag Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats pag. 11 overgebrachte archiefbescheiden 2.9 Rampen, calamiteiten en veiligheid pag Middelen en mensen pag Verbeter- c.q. aandachtspunten pag. 13 Rapportage KPI s Pagina 2

6 1 Inleiding Bij brief van 23 februari 2015, met het kenmerk , heeft Gedeputeerde Staten van Gelderland de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) verzocht om in het kader van het interbestuurlijk archieftoezicht het formulier Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) in te vullen. De aanleiding voor deze meting vormt de Wet revitalisering generiek toezicht. Deze wet is op 1 oktober 2012 in werking getreden. Het sturend toezicht heeft plaats gemaakt voor terughoudend toezicht op basis van vertrouwen. De wijze waarop de provincie nu het interbestuurlijk archieftoezicht uitvoert wordt beschreven in het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht Pas vanaf het moment dat gegevens, signalen of checks daartoe aanleiding geven zal er worden opgetreden. Dit geschiedt op basis van een risicoanalyse die uitgevoerd wordt door de provinciale toezichthouder. Kern van de Wet revitalisering generiek toezicht is om meer waarde toe te kennen aan het horizontale toezicht, waarbij binnen de VNOG het dagelijks bestuur verantwoording aflegt aan het algemeen bestuur als toezichthouder. De eisen die gesteld worden in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit en de Archiefregeling zijn door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) vertaald in KPI s. De KPI s bevatten de volgende te toetsen elementen: 1. Lokale regelingen Voldoen de archiefregelingen van de VNOG aan de wettelijke eisen? 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de VNOG structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 4. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder Werkt de VNOG inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de VNOG zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Brengt de VNOG het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 8. Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de VNOG in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de VNOG plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Rapportage KPI s Pagina 3

7 10.Middelen en mensen Kan de VNOG beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? In dit rapport wordt verslag gedaan van de bevindingen van het KPI-onderzoek 2015, uitgevoerd door de vakspecialist DIV. Het rapport wordt voorgelegd aan het dagelijks bestuur, zij is bij of krachtens wet belast met de zorg voor de archiefbescheiden. In het kader van het horizontaal toezicht zal het dagelijks bestuur het rapport vervolgens aanbieden aan het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur legt op deze wijze verantwoording af aan het algemeen bestuur ten aanzien van de zorg voor de archieven binnen de VNOG. De antwoorden op de vragen behorende bij de KPI s geven een goed beeld van de kwaliteit van de informatiehuishouding bij de VNOG*. Met andere woorden, het dagelijks bestuur verkrijgt aan de hand van het rapport antwoord op de vraag of de informatiehuishouding van de VNOG voldoet aan de daaraan gesteld eisen. Conform de Archiefwet dienen de archiefbescheiden in goede, geordende en (duurzaam) toegankelijke staat gebracht en bewaard te worden. Het betreft daarbij alle fasen die ontvangen dan wel opgemaakte papieren en digitale bescheiden kunnen doorlopen. Dit rapport vormt voor het algemeen bestuur een middel om te controleren of de VNOG haar wettelijk taak goed uitvoert. De provinciaal archiefinspecteur zal het KPI-formulier en het rapport gebruiken als referentiekader voor zijn (op afstand staande) toezichtstaak. De KPI-meting wordt in principe om het jaar uitgevoerd. De resultaten van de meting worden opgenomen in het tweejaarlijkse verslag dat het dagelijks bestuur in het kader van de horizontale verantwoording aanbiedt aan het algemeen bestuur. Dit verslag wordt opgesteld door DIV. Het rapport is in samenwerking met de gemeentelijk archiefinspecteur opgesteld. Deze houdt namens de gemeentearchivaris van Apeldoorn toezicht op de niet overgebrachte archieven (dynamische en semi-statische fase) van de VNOG. * Bij het beantwoorden van de vragen in het kader van de meting (formulier KPI s) is de Operationele Informatievoorziening (OIV) vooralsnog buiten beschouwing gelaten. Het rapport beperkt zich tot de informatie die geschaard wordt onder de noemer documentaire informatie. Rapportage KPI s Pagina 4

8 2 KPI-rapportage De voorliggende rapportage, inclusief de uitgebreide rapportage (het KPI-formulier) wordt verzonden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland, t.a.v. de provinciaal archiefinspecteur. Hierna worden de KPI s puntsgewijs behandeld. 2.1 Lokale regelgeving De archiefvorming van de VNOG valt onder de Archiefwet Deze beperkt zich niet tot de archiefbescheiden die blijvend bewaard dienen te worden. De verplichting om de bescheiden in goede, geordende en (duurzaam) toegankelijke staat te houden slaat op de overheidsbescheiden in de gehele levenscyclus, van het ontstaan tot en met de vernietiging of blijvende bewaring. En dit geldt voor zowel de papieren als digitale archiefbescheiden. In de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland zijn in artikel 32 archiefbepalingen opgenomen. In het artikel wordt alleen gesproken over voorzieningen die getroffen worden bij opheffing van het overheidsorgaan (lid 3). Voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan worden niet vermeld in artikel 32. Bij de eerstvolgende wijziging van de gemeenschappelijke regeling zal de ontbrekende informatie opgenomen worden in voornoemd artikel. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vormen het kader waarbinnen de VNOG uitvoering geeft aan de Archiefwet. De Archiefverordening regelt de zorg die het dagelijks bestuur heeft voor de archieven die door de verschillende organisatieonderdelen worden gevormd. In de Archiefverordening zijn ook het beheer, de middelen en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer geregeld. Tenslotte wordt in de verordening de archiefbewaarplaats aangewezen. De huidige Archiefverordening van de VNOG is op 25 maart 2010 vastgesteld door het algemeen bestuur, en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dient te voldoen. Het Besluit Informatiebeheer is op 18 februari 2010 door het dagelijks bestuur vastgesteld. Het huidige besluit bevat nog geen artikel waarin bepalingen omtrent de bewaartermijnen van informatie zijn opgenomen. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer dienen geactualiseerd te worden. Na de reorganisatie VNOG Risicogericht zal hieraan gevolg worden gegeven. Het dagelijks bestuur heeft de directeur van de VNOG gemandateerd voor bepaalde publiekrechtelijke dan wel privaatrechtelijke rechtshandelingen met betrekking tot de archiefbescheiden waarvoor de zorg aan het dagelijks bestuur van de VNOG is opgedragen. Het huidige mandaat is summier omschreven, het omvat niet de volgende activiteiten: 1. Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties: Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties die de status van origineel krijgen - teneinde de vervangen bescheiden te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6, eerste en tweede lid van het Archiefbesluit Het opmaken van een verklaring van vervanging van archiefbescheiden door reproducties, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit Rapportage KPI s Pagina 5

9 2. Het vervreemden van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 8, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 7, eerste en tweede lid, en artikel 8 van het Archiefbesluit Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15, eerste en tweede lid en artikel 16, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 10 van het Archiefbesluit Het goedkeuren van de overdracht van informatie aan een andere beheerseenheid, overeenkomstig artikel 23 van het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland In voorkomende gevallen dient het dagelijks bestuur zelf een besluit omtrent de uitvoering van voornoemde activiteiten/taken te nemen, dan wel separaat een mandaat te verstrekken aan de directeur voor de uitvoering van één van de genoemde activiteiten/taken. Meldingen aan de gemeentearchivaris DIV heeft de volgende ontwikkelingen aan de gemeentearchivaris gemeld: De ontwikkelingen rond de reorganisatie DIV zal in de nieuwe organisatie ondergebracht worden in een ander team. In de nieuwe organisatiestructuur worden de operationele- en documentaire informatievoorziening in één team ondergebracht. Door ook de informatie- en communicatietechnologie in dit team onder te brengen wordt de samenwerking tussen de verschillende disciplines bevorderd. Vanuit deze positie kan DIV zich naar verwachting beter profileren. Archiefruimte Momenteel worden de mogelijkheden tot herhuisvesting van het concern van de VNOG onderzocht. Mocht de VNOG ertoe besluiten uit het pand aan de Europaweg te vertrekken dan zal dit gevolgen hebben voor de plaatsing van het archief. Binnen het Project werkplekinrichting VNOG wordt rekening gehouden met een eventuele verhuizing van het archief. Koppelingen tussen applicaties In 2015 zijn koppelingen tot stand gebracht tussen het DMS Decos en de applicaties FirstWatch (procedurebewakingssysteem risicobeheersing) en Pims (personeelsinformatiesysteem). Brandweeropleidingen Brandweeropleidingen werden in het verleden verzorgd door de sector Opleidingen (nu team Vakbekwaamheid). Op 18 december 2014 is een overeenkomst aangegaan met de Stichting Brandweeropleidingen BOGO. De BOGO verzorgt nu de organisatie en inhoud van de opleidingen tot en met het niveau van bevelvoerder. Met de teamleider Vakbekwaamheid zijn afspraken gemaakt over het afsluiten van de oude archieven. Meldkamer Oost Nederland (MON) In december 2009 is de gemeenschappelijke regeling Meldkamer Oost Nederland vastgesteld. In artikel 22 van de gemeenschappelijke regeling zijn de regels omtrent het archief opgenomen. DIV VNOG beheert de personeelsdossiers van het brandweerpersoneel dat werkzaam is bij de MON, maar een dienstverband heeft bij de VNOG. De facturen, bestemd voor de MON, worden door team Financiën geregistreerd en gearchiveerd. Hiervoor gebruikt het team de applicatie Key2Finance. De documenten (of bestanden) die opgenomen worden in dit systeem vallen onder de definitie van archiefbescheiden, en vallen in die zin onder Rapportage KPI s Pagina 6

10 het regiem van de Archiefwet De overige stukken die worden ontvangen of opgemaakt door de MON worden beheerd door team DIV van de politie. Regionalisering In de periode is de brandweer geregionaliseerd en zijn de basisbrandweerzorgtaken van de gemeenten overgedragen aan de VNOG. Het regionaliseringstraject werd met het in dienst treden van de brandweervrijwilligers in 2014 afgerond. 2.2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Adequaat informatiebeheer is een voorwaarde voor goede bedrijfsvoering. Ook zorgt goed informatiebeheer ervoor dat de rechten en plichten van de organisatie bekend zijn. Verder zorgt goed informatiebeheer ervoor dat de organisatie transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. En de blijvende bewaring van informatie met (cultuur-)historische waarde wordt door goed archiefbeheer geborgd. Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het dagelijks bestuur ervoor te zorgen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de VNOG toe te passen kwaliteitssysteem. Er is nog geen landelijk aanvaard kwaliteitssysteem ontwikkeld. Over het begrip kwaliteitssysteem heerst nog veel onduidelijkheid. De VNOG maakt nog geen gebruik van een kwaliteitssysteem. Het wordt aanbevolen de ontwikkeling van een kwaliteitssysteem ter hand te nemen. De toetsbare eisen liggen vast in diverse regelingen, onder andere de Archiefregeling 2013, NEN-ISO normen en andere richtlijnen en toetsinstrumenten zoals RODIN (Referentiemodel Opbouw Digitaal INformatiebeheer) en Baseline. De Baseline Informatiehuishouding Gemeenten is het algemene normenkader voor informatiebeheer. Het is een overzicht van bestaande kaders en geeft aan hoe die ingezet kunnen worden: - bij het meten en sturen van de kwaliteit van de informatiehuishouding; - bij de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding; - bij de digitalisering van bedrijfsprocessen. De VNOG heeft nog geen DIV-beleid geformuleerd. Er dient een informatiebeleidsplan opgesteld te worden. Duidelijk moet zijn welke visie de VNOG op het gebied van DIV voorstaat. Het project VNOG Risicogericht, een reorganisatietraject dat momenteel doorlopen wordt, biedt mede op het terrein van de informatiehuishouding nieuwe kansen. Processen worden kritisch bekeken, de nieuwe organisatiestructuur maakt het stroomlijnen van de informatievoorziening mogelijk en op bepaalde onderdelen van het informatiebeheer vindt een herwaardering plaats. In overleg met de verschillende organisatieonderdelen worden processen vastgesteld. De aan de documentaire informatievoorziening gerelateerde processen zijn nog niet op schrift gesteld. De reorganisatie wordt aangegrepen om bestaande processen te standaardiseren en daar waar nodig nieuwe processen op te stellen. Voor de afdeling Bedrijfsvoering is een werkgroep in het leven geroepen die tot taak heeft om processen van de verschillende teams in beeld te brengen te beschrijven. Wanneer processen vastgelegd zijn kunnen afwijkingen sneller gesignaleerd worden, en kan bijsturing tijdig plaatsvinden. Het streven is de processen op te nemen in een handboek DIV. DIV krijgt een meer proactieve rol binnen de organisatie, waarbij de nadruk komt te liggen op het adviseren en begeleiden van medewerkers. Ook wordt door DIV toegezien op een juiste uitvoering van de aan de informatiehuishouding gerelateerde processen. DIV heeft een Protocol Elektronisch Berichtenverkeer opgesteld. Dit protocol is op 5 juli 2012 vastgesteld in het dagelijks bestuur. Daarnaast heeft DIV een procedure beschreven voor de selectie en vernietiging. Deze procedure dient nog ter kennisname ingebracht te worden in de vergadering van het managementteam. Rapportage KPI s Pagina 7

11 Naar aanleiding van het tot stand brengen van de koppelingen tussen het DMS Decos en de applicatie FirstWatch in 2015 zijn in overleg met de teams Risicobeheersing van de verschillende clusters procedures opgesteld voor de aanlevering en archivering van de bescheiden die in het kader van deze taak worden ontvangen of opgemaakt. In het verleden heeft het dagelijks bestuur al tweemaal een Jaarverslag proces Documentaire Informatievoorziening (DIV) ontvangen. In deze verslagen werden de KPI s echter niet als uitgangspunt gekozen. In deze verslagen werd slechts een opsomming gegeven van de door DIV uitgevoerde werkzaamheden gedurende een bepaalde periode. De nu voorliggende KPI-rapportage is opgesteld door DIV en ter beoordeling voorgelegd aan de archiefinspecteur van de gemeente Apeldoorn. Periodiek vindt er overleg plaats tussen DIV en de gemeentelijk archiefinspecteur. De archiefinspecteur verstrekt adviezen aan DIV. Ook neemt DIV deel aan de landelijke Vakgroep DIV. Deze vakgroep wordt gevormd door vertegenwoordigers van DIV-afdelingen van veiligheidsregio s in den lande. Vrijwel alle veiligheidsregio s zijn in deze vakgroep vertegenwoordigd. Uit de leden van de vakgroep worden werkgroepen samengesteld die alle afzonderlijk één thema behandelen. Eén van de werkgroepen is belast met het ontwikkelen van een instrument voor de selectie en vernietiging van archiefbescheiden, expliciet voor de veiligheidsregio s, gebaseerd op de VNG ontwerp-selectielijst DIV VNOG heeft zitting in deze werkgroep. Een vertegenwoordiging van de werkgroep heeft in dit kader contact gehad met de VNG adviescommissie Archieven. 2.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Momenteel ontbreekt een documentair structuurplan (DSP). Een DSP is een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij de VNOG berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief geldende ordeningsstructuur. In het DSP zijn de werkprocessen, de beheeractiviteiten en de programmatuur beschreven. Hoewel de wettelijke plicht voor een DSP is afgeschaft, blijft de VNOG verplicht de archiefbescheiden of informatie-elementen document-, proces- of zaakgericht te ordenen. De meeste werkprocessen die worden toegepast bij de VNOG zijn geïntegreerd in het DMS Decos. Er zijn geen procesbeschrijvingen opgenomen in het DMS Decos, de processen worden hierin slechts benoemd. De processen zijn afgeleid van de processen die opgenomen zijn in het GEMeentelijk Model Architectuur (GEMMA). Ook wordt aansluiting gezocht bij de Veiligheidsregio Referentie Architectuur (VeRA). Het DMS is een NEN 2082 gecertificeerd systeem. In september 2008 is het zaak- en procesgericht werken ingevoerd. Archiefbescheiden vormen onderdeel van een zaak. In het DMS Decos is het mogelijk relaties te leggen tussen verschillende zaken. De zaken zijn gekoppeld aan zaaktypen die worden opgeslagen en onderhouden in het DMS Decos. Aan de zaaktypen zijn metadata gekoppeld, zoals bijvoorbeeld de proceseigenaar, het organisatieonderdeel, de bewaartermijn, de basisarchiefcode en de categorie. Het zaakgericht werken maakt het mogelijk dat een medewerker een zaak digitaal afhandelt. Op den duur moet deze wijze van werken ertoe leiden dat medewerkers informatie minder snel op persoonlijke- en afdelingsschijven opslaan. Informatie is daardoor niet meer persoonsgebonden, en daarmee beter vindbaar. Er dient een goed beheer plaats te vinden op de digitale zaakdossiers. Anders dan in het analoge tijdperk vraagt het toekennen van metadata aan digitale informatie extra aandacht. Metadata zijn van essentieel belang voor de vindbaarheid, interpreteerbaarheid, uitwisselbaarheid, betrouwbaarheid, beveiliging, toegankelijkheid en het beheer van in- Rapportage KPI s Pagina 8

12 formatie. De VNOG maakt nog geen gebruik van een gangbare standaard. Hoewel de VNOG daartoe nog geen plannen heeft, zal zij zich in de toekomst waarschijnlijk conformeren aan de Richtlijn Metagegevens Overheidsorganisaties, gebaseerd op de NEN-ISO standaard en het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO). Bezien vanuit de optiek van het zaakgericht werken vraagt het toekennen van metadata en het toezicht daarop extra aandacht. De individuele medewerker in de organisatie heeft namelijk meer verantwoordelijkheid gekregen. Hij of zij verricht werkzaamheden die voorheen uitgevoerd werden door de DIV medewerker. Binnen de VNOG wordt gebruik gemaakt van tal van applicaties, die niet gekoppeld zijn aan het DMS Decos. Het betreft met name Veiligheidspaspoort (VP), Key2Finance en de systemen die gebruikt worden door OIV. Een volledig geordend overzicht van alle archiefbescheiden is er dus niet. Wel zijn koppelingen tot stand gebracht tussen het DMS en de applicatie FirstWatch. Door de koppelingen tussen het DMS en de applicatie FirstWatch is het aantal documenten dat aangeleverd wordt ter archivering gegroeid. Ook worden meer mailberichten gearchiveerd dan voorheen het geval was omdat de behandelaar nu op eenvoudige wijze mailberichten aan het digitale dossier kan toevoegen. Onderdeel van het reeds eerder genoemde Project werkplekinrichting VNOG is de organisatiebrede inventarisatie van analoge werk- c.q. schaduwarchieven. De inventarisatie wordt medio 2016 uitgevoerd. Het is momenteel nog niet helder of en hoeveel werkzaamheden voor DIV uit de inventarisatie zullen voortvloeien. De analoge archieven in de archiefruimten bevinden zich in een goede en geordende staat en zijn raadpleegbaar. De blijvend te bewaren dossiers zijn met terugwerkende kracht gedigitaliseerd en zijn vanaf de werkplek digitaal raadpleegbaar in het DMS Decos. Duurzaamheid van digitale documenten is nog niet goed geregeld, de VNOG heeft nog geen digitale documenten ondergebracht in een E-depot. 2.4 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder De VNOG werkt sinds 2008 digitaal zaakgericht. De omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt om complexe maar noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. De VNOG heeft nog geen expliciet beleid vastgesteld op basis waarvan de digitale archiefbescheiden moeten worden beheerd. In dit beleid zal voorzien worden na een zelfevaluatie / audit aan de hand van RODIN (zie volgende paragraaf). De VNOG is niet meer in staat om zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen. Denk hierbij aan de gevolgen van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo; Omgevingsloket Online) en de rol van sociale media. Er is nog geen ICT-architectuurvisie vastgesteld waarin het DMS Decos en de verschillende applicaties worden gepositioneerd. In de nieuwe organisatie zal echter meer inhoud worden gegeven aan de rol van informatiemanager. De verwachting is dat op middellange termijn vorm wordt gegeven aan de bovengenoemde architectuurvisie. In de huidige situatie is er sprake van een hybride archiefomgeving. Er wordt digitaal gewerkt, maar er wordt ook analoog gearchiveerd. De VNOG werkt nog niet op basis van het RODIN. Dit landelijke modelreferentiekader is gemaakt door provinciale en gemeentelijke archiefinspecteurs. Om aan een volledig digitaal archief vorm te geven is het sterk aan te bevelen dat de VNOG een zelfevaluatie / audit uitvoert aan de hand van RODIN om zicht te krijgen op de onderdelen waaraan nog niet wordt voldaan. Vervolgens kunnen deze onderdelen verder worden uitgewerkt. Er worden nog geen papieren archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties (substitutie). Wel worden digitale opgemaakte of ontvangen documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen uitgeprint en in fysieke vorm gearchiveerd. Deze situatie blijft voortbestaan zolang er nog onduidelijkheid is over de duurzame bewaring van de digitale archiefbescheiden. Met het uitvoeren van een zelfevaluatie / audit aan de Rapportage KPI s Pagina 9

13 hand van RODIN kan meer duidelijkheid worden verkregen omtrent de bewaarcondities voor digitale archiefbescheiden. De mogelijkheid tot het uitvoeren van conversie en/of migratie wordt geboden door Doclogic, een externe partij die ondersteuning verleent bij het functioneel beheer en het systeembeheer van het DMS. Bij de gemeente Apeldoorn (centrumgemeente) is informatie opgevraagd over de mogelijkheden die er zijn op het gebied van archivering in relatie tot de VNOG-website. Het archiveren van de website is een wettelijke verplichting. Met de afdeling Communicatie zullen plannen worden gemaakt omtrent het archiveren van de website. Eén van de mogelijke opties is uitbesteding. 2.5 Vernietigen en vervreemding van archiefbescheiden Voor het vernietigen van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen is een procedure opgesteld. De procedure is reeds voorgelegd aan de gemeentelijk archiefinspecteur maar dient nog ter kennisname voorgelegd te worden aan het management. Het streven is om de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden jaarlijks te vernietigen. Vernietiging vindt plaats op basis van de geactualiseerde selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen sinds 1 januari 1996, geactualiseerd op 25 juni 2012, en pas na goedkeuring door de eigenaar (specifiek organisatieonderdeel). Ook wordt gebruik gemaakt van een facultatieve stukkenlijst. Verklaringen van vernietiging, inclusief een specificatie van vernietigde documenten, worden opgemaakt en in het archief bewaard. In de registratiefase en bij de vorming van de dossiers wordt rekening gehouden met de selectie van enerzijds de op termijn vernietigbare en anderzijds de uiteindelijk te bewaren en naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden. Wanneer de fysieke vernietiging van de analoge archiefbescheiden heeft plaatsgevonden, worden ook de daaraan gerelateerde registraties en de digitale bestanden uit het DMS Decos verwijderd. Om alle archiefbescheiden, die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, niet op de traditionele wijze te hoeven archiveren, worden deze in een numerieke serie bewaard. Voor de numerieke serie wordt een bewaartermijn van 10 jaar gehanteerd. Daardoor wordt feitelijk niet voldaan aan de wettelijke verplichting om de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden tijdig te vernietigen. Een mogelijke oplossing voor dit vraagstuk kan gevonden worden in een besluit tot vervanging voor de archiefbescheiden die niet langer dan 7 jaar bewaard hoeven te worden. In overleg met de gemeentelijk archiefinspecteur zal deze mogelijkheid nader onderzocht worden. Vervreemding is het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager. Vervreemding is geregeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 en in artikel 7 van het Archiefbesluit In de afgelopen jaren zijn geen archiefbescheiden van de VNOG vervreemd. 2.6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats - voor de VNOG is dit CODA in Apeldoorn - behoort ook tot de beheertaken. Blijvend te bewaren archiefbescheiden dienen na twintig jaar overgebracht te worden naar de archiefbewaarplaats. De informatie is vanaf dat moment in principe openbaar en kan door Rapportage KPI s Pagina 10

14 iedereen kosteloos geraadpleegd worden. De gemeentearchivaris van Apeldoorn speelt hierin een actieve rol. Er bestaan op korte termijn nog geen plannen om archiefbescheiden over te brengen naar CODA. Wel vindt binnenkort overleg plaats met de gemeentelijk archiefinspecteur. Overbrenging zal één van de onderwerpen van het overleg zijn. 2.7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Het dynamische archief is geplaatst op de 5 de etage aan de Europaweg. De archiefruimte voldoet niet aan de eisen van de Archiefregeling Met name aan de eisen die gesteld worden ten aanzien van de brandwerendheid wordt niet voldaan. Om deze reden worden permanent te bewaren archiefbescheiden zodra dit mogelijk is afgevoerd naar het semi-statisch archief. In het geval de plannen omtrent herhuisvesting van het concern concreet worden zullen ook de plaatsing en inrichting van de ruimte voor het dynamische archief heroverwogen moeten worden. De VNOG maakt voor de plaatsing van haar semi-statische archief gebruik van de archiefruimte van de politie. Deze archiefruimte is gesitueerd op de begane grond in het pand aan de Europaweg. Deze ruimte voldoet wel aan de eisen van de Archiefregeling In de Archiefverordening VNOG 2010 is de archiefbewaarplaats van de gemeente Apeldoorn aangewezen als archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats, bedoeld voor de opname van permanent te bewaren archiefbescheiden, gevestigd te Apeldoorn voldoet wel aan de eisen gesteld in de Archiefregeling Zoals reeds eerder werd vermeld kent de VNOG geen E-depotvoorziening voor de bewaring van haar digitale documenten en bestanden. Ook de bewaaromstandigheden van de digitale documenten en bestanden zijn nog niet nader omschreven (zie hoofdstuk 2.4). 2.8 Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Na de overbrenging van permanent te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is informatie in principe openbaar. Voor de niet-openbare archiefbescheiden moet een procedure vastgesteld worden om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij de overdracht van de archiefbescheiden aan de gemeentearchivaris dient nader bepaald te worden welke documenten niet openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden. De bepalingen zijn vastgelegd in een verklaring van overbrenging. De beperkingen houden meestal verband met de werking van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De VNOG is in 2004 ontstaan. Voorlopig zijn er nog geen plannen om archiefbescheiden over te brengen naar de archiefbewaarplaats. 2.9 Rampen, calamiteiten en veiligheid De VNOG heeft nog geen ICT-informatiebeveiligingsplan of calamiteitenplan vastgesteld. Voor het uitvoeren van haar taken is de VNOG afhankelijk van informatiesystemen en archieven. Het borgen van de continuïteit in de bedrijfsvoering en de beveiliging van gegevens vormen aspecten binnen het informatiebeveiligingsbeleid. DIV zal op korte termijn een calamiteitenplan voor de archieven opstellen waarbij de Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven van het Lan- Rapportage KPI s Pagina 11

15 delijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) als uitgangspunt zal dienen. In het plan zullen onder meer de procedures met betrekking tot het verplaatsen en veiligstellen van (te bewaren) archiefbescheiden opgenomen worden. De VNOG is wel aangesloten bij VANWAARDE DocumentenWacht (24-uurs calamiteitendienst voor calamiteiten die ontstaan in archieven). Het gebruik van dropbox en soortgelijke oplossingen brengt, als het de opslag van vertrouwelijke documenten betreft, risico s met zich mee omdat vertrouwelijkheid in een public cloud niet kan worden geborgd. Het DMS Decos kan middels configuratie gebruikmaken van encryptie via het SOAP protocol (Simple Object Access Protocol = een op XML gebaseerde industriestandaard die er voor zorgt dat verschillende applicatieomgevingen ongeacht hun besturingssysteem en ontwikkeltaal met elkaar kunnen samenwerken). Hierbij wordt het document of bestand in gedeeltes versleuteld over de verbinding aan de server aangeboden, het document wordt vervolgens weer gebundeld op de server gezet. Op deze wijze kunnen er slechts flarden van een document worden onderschept en kan men niet zonder de beveiligde toegang via het DMS Decos bij het betreffende document of bestand geraken Middelen en mensen Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij team Services, proces Documentaire Informatievoorziening (DIV). De medewerkers van DIV dragen zorg voor de uitvoering van het integrale archiefbeheer, zijnde alle voorkomende werkzaamheden op het terrein van de documentaire informatievoorziening. De formatie, opleiding en scholing, het ICT-beheer en softwaretoepassingen, archiefruimte(n) en hulpmiddelen voor het archiveren vormen in de nieuwe organisatie posten op de begroting van team Informatie. Voor DIV is in de nieuwe organisatie 4,5 fte gereserveerd; de verwachting is dat deze situatie in 2017 zal zijn gerealiseerd. De samenstelling van DIV is daarbij als volgt: Functienaam Formatie Functieniveau Medewerker DIV Medewerker DIV (specialist) Consulent DIV Senior consulent DIV De medewerkers zijn minimaal in het bezit van het diploma SOD-I. De opleidingsbehoefte bij DIV wordt ieder jaar geïnventariseerd. Verzoeken tot het volgen van een opleiding worden opgenomen in het opleidingsplan Bedrijfsvoering. Rapportage KPI s Pagina 12

16 3 Verbeter- c.q. aandachtspunten Hieronder worden de deelacties benoemd die voortvloeien uit de in de rapportage geconstateerde verbeter- c.q. aandachtspunten. Daarbij wordt aangegeven welke partijen betrokken zijn bij de uitvoering van de verschillende deelacties. Gebruikte afkortingen: - BS&C = team Bestuur, Strategie en Communicatie - DIV = team Informatie, proces Documentaire Informatievoorziening - ICT = team Informatie, proces ICT - GAI = gemeentelijk archiefinspecteur - PWI = Project Werkplekinrichting - BC = Business Controller Kritische Prestatie Indicatoren Verbeter- c.q. aandachtspunt Planning Deelacties Wie 1. Lokale regelingen Wanneer mogelijk 2017 Aanpassen gemeenschappelijke regeling Actualiseren Archiefverordening VNOG en Besluit Informatiebeheer VNOG BS&C DIV / BS&C 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Ontwikkelen en implementeren kwaliteitssysteem Opstellen informatiebeleidsplan DIV / ICT / adviseur DIV 2017 Opstellen Handboek DIV (o.a. vastleggen procedures) DIV 2018 Opstellen rapport archiefbeheer DIV / GAI Rapportage KPI s Pagina 13

17 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Archiefbescheiden Metamodel uitwerken voor de VNOG en toepassen Genereren van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van te bewaren archiefbescheiden op (zaak)dossierniveau DIV DIV 2016 Inventariseren analoge werk- en schaduwarchieven DIV / PWI 4. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder Audit aan de hand van Referentiemodel Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) Archivering website VNOG (eigen beheer vs. uitbesteden) DIV / GAI / adviseur DIV / GAI / BS&C 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Procedure vernietiging archiefbescheiden ter kennisname voorleggen aan het MT Vastleggen overige door DIV gehanteerde processen/procedures DIV DIV / BC 2017 Mogelijkheden vervanging / substitutie onderzoeken en Besluit tot vervanging opstellen (zie 2.1) DIV /GAI 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 2018 Treffen van maatregelen (inrichting DMS en procedures) ter voorbereiding op overbrenging archiefbescheiden DIV / Doclogic 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e- depots Onderzoek verplaatsing archiefruimte 5 de Etage Europaweg Mogelijkheden E-depot voorziening onderzoeken DIV / PWI DIV / GAI / adviseur Rapportage KPI s Pagina 14

18 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden N.v.t. N.v.t. N.v.t. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 2018 Opstellen en vaststellen calamiteitenplan DIV 10.Middelen en mensen doorlopend Kennis en vaardigheden blijven ontwikkelen DIV H. de Ridder Vakspecialist DIV juli 2016 Rapportage KPI s Pagina 15

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34