Balans en perspectief

Transcriptie

1 noord-hollands archief Balans en perspectief Beleidsplan

2 Balans en perspectief Beleidsplan noord-hollands archief

3 Inhoud 3 Voorwoord 5 Inleiding 7 Missie, visie, kernwaarden 11 Werken voor de publieke zaak: het Noord-Hollands Archief als partner van overheden 19 Werken voor en met het publiek: het Noord-Hollands Archief als erfgoedinstelling 27 Werken voor de eeuwigheid: het Noord-Hollands Archief als collectiebeheerder en collectievormer 35 Samenwerken en anders werken: het Nieuwe Noord-Hollands Archief 42 Meerjarenbegroting Colofon

4 Voorwoord balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 3 Het Noord-Hollands Archief: voor wie wil weten hoe het was, zo luidde het motto van het Noord-Hollands Archief voor de vorige beleidsperiode Dit motto heeft niets aan actualiteitswaarde ingeboet. Nog steeds zoeken grote aantallen bezoekers, amateurs en professionals, jaar in jaar uit naar historische informatie. De wijze waarop is echter wel ingrijpend veranderd. Steeds minder mensen brengen een fysiek bezoek aan één van onze studiezalen en steeds meer mensen maken gebruik van de digitale onderzoeksmogelijkheden die het Noord-Hollands Archief te bieden heeft. Met het toenemende aanbod van digitale informatie en de mogelijkheden tot scanning on demand zal deze trend naar verwachting de komende tijd versneld doorzetten. Het zal dan ook geen verbazing wekken dat één van de pijlers onder dit nieuwe meerjarenbeleidsplan de realisatie van een virtuele studiezaal is. Een belangrijke andere pijler onder het meerjarenbeleidsplan vormt de realisatie van het zogenaamde e-depot, voor de duurzame en verantwoorde opslag van digitale informatie. Het Noord-Hollands Archief streeft er de komende beleidsperiode naar om een uniform e-depot tot stand te brengen voor alle overheidslagen die wij bedienen: de rijksdiensten in de provincie Noord-Holland, de provinciale overheid en de aangesloten gemeentelijke overheden en openbare lichamen. In het kader van de wet Interbestuurlijk Toezicht is de toezichtsrol van het Noord-Hollands Archief op de aangesloten gemeenten en openbare lichamen ingrijpend gewijzigd. Tegelijkertijd neemt de vraag om advisering en ondersteuning bij de inrichting en het beheer van informatiesystemen toe. Om deze beide rollen optimaal te kunnen vervullen zal de personele inzet de komende tijd worden uitgebreid en zal er een onderscheid worden aangebracht tussen de toezichtsrol en de adviesrol van het Noord-Hollands Archief.

5 Dit meerjarenbeleidsplan betreft de periode Het vorige plan besloeg de periode tot en met De tussenliggende jaren stonden voornamelijk in het teken van de door de verschillende partners aangekondigde kortingen en bezuinigingen. In de loop van 2012 bereikten de partners in de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland (Noord-Hollands Archief) een definitief akkoord over de omvang en invulling van deze bezuinigingen. Vervolgens is er met vereende krachten van medewerkers, managementteam en bestuur, en onder deskundige begeleiding, gewerkt aan de totstandkoming van een nieuw en ambitieus meerjarenbeleidsplan voor het Noord-Hollands Archief. Ondanks de doorgevoerde bezuinigingen zijn wij ervan overtuigd dat met een optimale benutting van de nog steeds in onze organisatie aanwezige kennis, ervaring, creativiteit en motivatie de gestelde doelen kunnen worden bereikt! Bernt Schneiders burgemeester van Haarlem voorzitter van het bestuur van het Noord-Hollands Archief Lieuwe Zoodsma directeur van het Noord-Hollands Archief secretaris van het bestuur van het Noord-Hollands Archief

6 Inleiding balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 5 Het Noord-Hollands Archief is hét informatiecentrum voor de geschiedenis van Noord-Holland en gemeenten in Kennemerland en Amstel- en Meerlanden. Het Noord-Hollands Archief is de afgelopen jaren geworden wat het wil zijn: het geheugen van Noord-Holland. De vele inspanningen en investeringen in publieksbereik lonen. Onze tentoonstellingen worden druk bezocht, van onze digitale bronnen en onderzoeksmogelijkheden wordt veelvuldig gebruik gemaakt en culturele partners weten ons steeds beter te vinden voor allerhande samenwerkingsprojecten, die op hun beurt weer goed aanslaan bij een (nieuw) publiek. Toch verleggen we in dit beleidsplan onze koers. Het Noord- Hollands Archief gaat zich de komende jaren meer dan voorheen richten op het adviseren en faciliteren van de overheidsinstellingen waarvan we de archieven beheren. Al die overheden kampen met het complexe vraagstuk van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun digitale informatie. Dat vraagstuk duldt geen uitstel. Afwachten betekent in deze onherroepelijk verlies van belangrijke gegevens. Juist om de functie van het Noord-Hollands Archief als geheugen van overheden en gemeenschappen ook in de toekomst te kunnen blijven vervullen, moeten we ons de komende jaren sterk op de digitale duurzaamheid gaan richten. We steken onze overheidspartners de helpende hand toe en realiseren goede voorzieningen voor de bewaring van digitale archieven. Tegelijk leggen we in onze publiekstaak een zwaarder accent op digitale toegankelijkheid en digitale dienstverlening. Belangrijk is in dat verband de realisatie van een virtuele studiezaal, waar we ons publiek 24 uur per dag en 7 dagen per week optimaal digitaal kunnen bedienen. Die keuzes hebben consequenties, zowel voor ons publiek als voor onze organisatie. Vermijden kunnen we die gevolgen niet, maar we kunnen ze wel gebruiken om op alle vlakken toekomstbestendiger te worden. Het is de inzet van dit meerjarenbeleidsplan om onze taken meer in balans te brengen en zo perspectief te creëren voor de toekomst.

7 01

8 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief Missie, visie, kernwaarden 7 Missie Het Noord-Hollands Archief is een deskundige partner voor overheden bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun archieven en fungeert bovendien als hét informatiecentrum voor de geschiedenis van Noord-Holland en gemeenten in Kennemerland en Amstel- en Meerlanden. Visie De keuze voor een tweeledige missie weerspiegelt het centrale streven in deze beleidsperiode: het in balans brengen van de kerntaken van het Noord-Hollands Archief. Het Noord- Hollands Archief is er immers niet alleen voor het publiek. Het archief staat ook pal voor de bedrijfsvoeringsbelangen van de aangesloten overheden en voor de controleerbaarheid van het overheidshandelen. Zonder archieven geen geheugen en zonder geheugen geen betrouwbare en goed functionerende overheid. Het gezond houden van het overheidsgeheugen vergt in de digitale informatiesamenleving grote inspanningen en investeringen. In tijden van schaarste is dat geen makkelijke opgave. Meer doen ten behoeve van het bewaren van vitale informatie voor nu en later, gaat onherroepelijk ten koste van de inzet op andere taken. Dat hoeft echter niet te betekenen dat ons maatschappelijk rendement verslechtert. Door slimme en strategische keuzes te maken, houden we onze dienstverlening op peil en blijven we zichtbaar in en relevant voor de samenleving. We zijn en blijven het geheugen van Noord- Holland, voor ieder die moet en voor ieder die wil weten hoe het was.

9 Kernwaarden Het Noord-Hollands Archief en zijn medewerkers opereren vanuit twee kernwaarden: passie en actie. Archieven zijn van onschatbare waarde voor een samenleving: voor een gezonde democratie en een goed werkende overheid, om burgers en gemeenschap wortels te geven die hen steviger doen staan, om kennis te verschaffen en kennis te genereren. We geloven daar hartstochtelijk in en dragen dat met verve uit, bij alles wat we doen. Vanouds en vanuit de aard van onze taken zijn we een organisatie van doeners. Een actieve houding is des te belangrijker als het gaat om beheer en behoud van digitale archieven. Papier is geduldig, digitale informatie is dat bepaald niet. Om digitale gegevens over vijf (laat staan over honderd ) jaar nog te kunnen vinden, lezen en interpreteren, is al in de ontstaansfase van informatie actie nodig. Daarom stellen we ons met name richting de archiefvormende overheden actief op. We intensiveren het wettelijk toezicht op de informatiehuishouding van de bij ons aangesloten overheden en bieden hen tegelijkertijd als adviseur en partner ondersteuning om het beheer van digitale informatie in goede banen te leiden. Ook in ons publieksbeleid blijven we actief. We zoeken ons publiek op en zorgen dat we zichtbaar zijn, maar maken daarbij wel scherpe keuzes. Inspanningen moeten opwegen tegen het verwachte rendement.

10 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 9 Monumentale beukenboom in de tuin van de locatie Kleine Houtweg 18.

11 10 02

12 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief Werken voor de publieke zaak: het Noord-Hollands Archief als partner van overheden 11 Het Noord-Hollands Archief is samenwerkingspartner voor een bont gezelschap van overheidsorganen: rijk, provincie, gemeenten en waterschappen van groot tot klein. Ondanks de verschillen tussen deze organen, laten hun collegeprogramma s en bestuursakkoorden opvallende overeenkomsten zien. Vrijwel alle partners hebben het streven naar verbetering van de (digitale) dienstverlening hoog in het vaandel staan, hechten zeer aan het vertrouwen in en de Noord-Hollands Archief en overheidspartners: gedeelde zorgen, transparantie van het bestuur en zijn gebrand op gedeelde belangen efficiency- en kwaliteitsverbeteringen door slim samenwerken. We werken vanuit een transparante bestuurscultuur. De behandeling van politieke vraagstukken vindt plaats in openbare discussies. Bovendien is er sprake van een open werkklimaat ( ). In dit werkklimaat laten wij ons leiden door het adagium afspraak is afspraak en streven we naar een maximale openbaarheid van provinciale stukken. Provincie Noord-Holland, Coalitie-akkoord Het borgen van de duurzame betrouwbaarheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie is een kerntaak van het Noord-Hollands Archief. Het is ook een keiharde randvoorwaarde voor de dienstverleningskwaliteit, de transparantie en de betrouwbaarheid waar onze aangesloten overheden naar streven. Het Noord-Hollands Archief kan zijn overheidspartners helpen om hun doelstellingen waar te maken.

13 Dat sluit ook perfect aan op het eind 2012 afgesloten Archiefconvenant In dat kader werken rijksoverheid, provincies, gemeenten en waterschappen samen met de archiefbranche aan duurzame en toegankelijke archieven. Allemaal goede redenen om daarvan in deze periode een belangrijk speerpunt te maken. Dit streven krijgt concreet gestalte in de volgende actielijnen: 1. voorlichting en advisering 2. intensivering van het toezicht 3. ontwikkeling en implementatie van e-depotvoorzieningen 4. uitbreiding van de fysieke depotvoorzieningen Actielijn 1: voorlichting en advisering Veel van de overheidspartners van het Noord-Hollands Archief werken aan de digitalisering van hun informatiehuishouding. Archiefvorming wordt in rap tempo een digitale aangelegenheid. Inkomende post heeft steeds vaker de vorm van een webformulier of mailbericht. Voor zover er nog papier binnenkomt, wordt dat bij veel overheidsorganen direct gescand en gaat het digitaal de organisaties in. Werkprocessen bij de overheden worden in toenemende mate digitaal ingericht en ondersteund. Deze ontwikkeling is goed voor burgers en overheid. Snelheid en inzichtelijkheid van procedures nemen toe, net als de efficiency. Er valt op dit gebied op korte termijn zoveel winst te behalen, dat de (middel)langetermijnrisico s gemakkelijk over het hoofd gezien worden. Het Noord-Hollands Archief kan zijn partners hiervoor behoeden. Daarmee helpt het archief zowel zijn partners als zichzelf, of liever gezegd: zijn toekomstige publiek. Want als er bij de inrichting van digitale informatiesystemen onvoldoende rekening gehouden wordt met de toegankelijkheid, vindbaarheid, betrouwbaarheid en interpreteerbaarheid van de gegevens over vijf jaar, dan zijn er over vijf jaar geen gegevens meer. Dat is slecht voor de bedrijfsvoering van de overheid, rampzalig voor de betrouwbaarheid en transparantie die zij nastreeft en meer dan vervelend voor een burger die informatie nodig heeft omwille van bewijsvoering, studie, onderzoek of zoiets simpels maar belangrijks als een verbouwing. Het is funest voor de samenleving als het geheugen van de overheid gaten vertoont. Het Noord-Hollands Archief staat de aangesloten overheden als deskundig partner terzijde, maar kan en wil hun eigen verantwoordelijkheid niet overnemen. Zij zijn zelf ten volle verantwoordelijk voor de keuzes die zij maken bij de inrichting van hun informatiehuishouding en bij het beheer van hun (digitale) informatie. Acties Noord-Hollands Archief: 1 fte vrij maken voor voorlichting en advisering van aangesloten overheden; in samenwerking met collega-instellingen instrumenten ontwikkelen die houvast bieden bij de inrichting van de digitale informatiehuishouding en het beheer van digitale informatie; voorlichting geven op bestuurlijk niveau over digitale duurzaamheid en het belang daarvan; advies geven op ambtelijk niveau over risicomanagement en -beheersing in de informatiehuishouding.

14 Uitzicht vanuit de studiezaal op de locatie Kleine Houtweg 18. balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 13

15 1. De wet is op 1/10/2012 in werking getreden, zie en is een uitvloeisel van de Kaderstellende visie op toezicht (2005, kst html). 3. Definitie cf. het Open Archival Information System reference model, beter bekend als OAIS-model, ISO standaard Wijziging Archiefwet 1995 per 1/10/2012: Actielijn 2: intensivering van het toezicht De directeur van het Noord-Hollands Archief is door de aangesloten gemeenten benoemd als archivaris. Dat betekent niet alleen dat hij verantwoordelijk is voor het beheer van hun overgebrachte archieven, maar ook dat hij toezicht houdt op de archieven die zij zelf nog in beheer hebben. Per 1 oktober is de Wet revitalisering generiek toezicht van kracht. 1 Deze wet impliceert een aanscherping van de eigen verantwoordelijkheid van overheden voor de borging van de kwaliteit van hun taakuitvoering. Dat heeft ook een aanpassing van de Archiefwet tot gevolg gehad. Verzwaring en versterking van het interne archieftoezicht ( horizontale verantwoording ) door de gemeente- en de waterschapsarchivaris is daarvan het gevolg. Het Noord-Hollands Archief gaat deze verzwaarde rol de komende periode nader invulling geven. Als toezichthouder rapporteert de archivaris rechtstreeks aan de bestuurscolleges die hem hebben aangesteld. Dat geeft hem gelegenheid om een onafhankelijk oordeel te vellen en daarvan verslag te doen. Om de toezichtrol zuiver te kunnen spelen, is het van belang dat toezicht en advies gescheiden functies worden in het Noord-Hollands Archief. Momenteel is dat nog niet het geval. Het Noord-Hollands Archief is uiteraard niet de enige instelling die te maken krijgt met de zwaardere toezichtrol als gevolg van de recente wetswijzigingen. Collega-instellingen zoeken net als wij naar de beste manier om deze rol waar te maken. Samenwerking bij instrumentontwikkeling, en mogelijk ook in de uitvoering, ligt in de rede. Acties Noord-Hollands Archief: toezicht en advies inrichten als gescheiden functies; in en met de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) het kwaliteitsmodel Archiefinspectie ontwikkelen en beproeven; in en met BRAIN instrumenten en kaders ontwikkelen om de kwaliteit van e-depots te kunnen toetsen; per aangesloten gemeente jaarlijks minimaal een globale inspectie uitvoeren aan de hand van de Key Performance Indicators van de VNG en indien nodig een specifiekere inspectie, bijvoorbeeld naar de inrichting van het digitale informatiebeheer. Actielijn 3: ontwikkeling en implementatie van e-depotvoorzieningen Naarmate informatie steeds minder in analoge en steeds meer in digitale vorm wordt geproduceerd, groeit de noodzaak om een andersoortige bewaarplaats te creëren en daarvoor (wettelijke) kwaliteitsnormen te formuleren. De bewaarplaats van de (nabije) toekomst zal een e-depot zijn: een geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt 3. De behoefte aan een e-depot is er al enige tijd en laat zich steeds vaker en dringender voelen. Verschillende overheidsorganisaties, zoals het Nationaal Archief en de stadsarchieven van Amsterdam en Rotterdam, zijn ver gevorderd met de ontwikkeling van een dergelijke voorziening. In het kader van het Archiefconvenant wordt er interbestuurlijk

16 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief Het rapport van de Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid, e-depot. Duurzame digitale toegang tot overheidsinformatie (mei 2010), deed daartoe een aanzet. Dit idee wordt verder uitgewerkt in het interbestuurlijk convenant en de bijbehorende Innovatieagenda Archieven waarmee OCW, IPO, VNG en UvW vanaf 2013 aan de slag gaan. Zie ook hoofdstuk 5. nagedacht over gemeenschappelijke voorzieningen en services waar overheden een beroep op zouden kunnen doen, omdat het ondoenlijk en onwenselijk is als overheidsorganisaties ieder voor zich dergelijke complexe en kostbare voorzieningen van groot algemeen belang gaan opbouwen 4. Het Noord-Hollands Archief werkt op dit gebied daarom nauw samen met de andere Regionale Historische Centra in de provinciehoofdsteden en met het Nationaal Archief. Samen werken zij de benodigde proces- en informatiearchitectuur uit. Hierin worden componenten en Noord-Hollands Archief services beschreven op basis waarvan leveranciers en overheidspartners: gedeelde voor archiefinstellingen de aansluiting kunnen realiseren op een gemeenschappelijk e-depot. zorgen, gedeelde belangen Wij zetten ons in voor een meer In de komende jaren doet het Noord-Hollands Archief bovendien samen met een van zijn overheids- vraaggerichte en toegankelijke dienstverlening aan inwoners, ondernemers partners ervaring op met de aansluiting op en de en maatschappelijke instellingen. We sluiten implementatie van het e-depot zoals dat door het hiermee aan bij landelijke verplichtingen Nationaal Archief ontwikkeld is. Bij wijze van pilot en ontwikkelingen, zoals ( ) het Nationaal brengt de gemeente Haarlem het digitale archief Uitvoeringsprogramma dienstverlening en van een nader te bepalen organisatie-eenheid over e-overheid. naar het e-depot. Belangrijke leeraspecten daarbij zijn: kwaliteitscontrole, registratie in het archiefbeheersysteem van het Noord-Hollands Archief, de Gemeente Bloemendaal, Collegeprogramma samenwerking tussen beheerssysteem en e-depot en de werking van de raadpleegfunctionaliteiten. Wij zetten ons in voor een meer vraaggerichte en toegankelijke dienstverlening aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. We sluiten hiermee aan bij landelijke verplichtingen en ontwikkelingen, zoals ( ) het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid. Gemeente Bloemendaal, Collegeprogramma Acties Noord-Hollands Archief: in samenwerking met Regionale Historische Centra en Nationaal Archief uitwerken van de voor e-depot benodigde proces- en informatiearchitectuur; samen met de gemeente Haarlem een pilot doen voor overbrenging naar het e-depot; samen met de gemeente Haarlem deze pilot evalueren;

17 op basis van de in de pilot geleerde lessen en in samenspraak met de aangesloten overheidsorganen de verdere implementatie van het e-depot en de digitale overbrenging inrichten en plannen. Actielijn 4: uitbreiding van de fysieke depotvoorzieningen Ook al gaat de digitalisering bij onze overheidspartners razendsnel, ze hebben nog steeds massa s papieren archieven. De Archiefwet bepaalt de overbrengingstermijn op 20 jaar. Eerder overbrengen mag, maar heeft wel als consequentie dat de overgebrachte archieven eerder dan voorzien openbaar worden. Dat hoeft geen bezwaar te zijn, integendeel: actieve en snelle openbaarmaking van overheidsinformatie is een trend die stevig doorzet en die het Noord-Hollands Archief toejuicht. Wel is dit een punt om expliciet bij onze overheidspartners onder de aandacht te brengen: niet alle aangesloten overheden zijn zich bewust van de consequenties van versnelde overbrenging. Gegeven de behoefte van veel van onze overheidspartners om te focussen op de digitale informatiehuishouding, verwachten we een grote, want versnelde, toestroom van analoge archieven. Het Noord-Hollands Archief heeft momenteel 50 strekkende kilometer depotcapaciteit. Hiervan is nog 2,5 strekkende kilometer vrij. Bij een normale instroom van nieuwe archieven is ook deze ruimte binnen 2,5 jaar vol. Door de versnelde overbrenging van overheidsarchieven en door instroom van particuliere archieven is het denkbaar dat dit moment nog eerder aanbreekt. Daarom zijn we gestart met de voorbereidingen voor de uitbreiding van de depotcapaciteit. Als eerste staan we dan voor de vraag hoe we uitbreiding het beste kunnen realiseren. Doelmatigheid staat bij die afweging voorop. Net als het Nationaal Archief en een aantal Regionale Historische Centra gaat het Noord-Hollands Archief om te beginnen de bestaande depotruimten efficiënter inrichten. Waar mogelijk plaatsen we (extra) verrijdbare stellingen. Deze actie levert eenmalig een uitbreiding met 4 strekkende kilometer op. Dat geeft ons genoeg tijd om de mogelijkheden te onderzoeken hoe we in de verdere toekomst in de behoefte aan depotruimte kunnen voorzien. Acties Noord-Hollands Archief: prognose maken van de ruimtebehoefte voor de komende 10 jaar; randvoorwaarden formuleren waaraan uitbreiding van depotcapaciteit moet voldoen; mogelijkheden onderzoeken om gedigitaliseerde collectie-onderdelen op korte termijn uit te plaatsen; mogelijkheden onderzoeken van een samenwerkingsverband met collega-instellingen, om gezamenlijk in de toekomstige depotbehoefte te voorzien; stappenplan en tijdpad opstellen.

18 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 17 Het voormalige Doopsgezind Weeshuis aan de Kleine Houtweg 18 in Haarlem.

19 03

20 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief Werken voor en met het publiek: het Noord-Hollands Archief als erfgoedinstelling 19 De afgelopen beleidsperiode heeft het Noord-Hollands Archief veel geïnvesteerd in publieksbereik. We spanden ons hoofdzakelijk in voor wie wil weten hoe het was. Dat deden we, zoals bij ons past, met veel passie en met veel actie. Meer dan ooit tevoren traden we naar buiten met onze schatten. Tentoonstellingen, culturele evenementen, festivals: bij tal van activiteiten met een historisch tintje hadden we als initiatiefnemer en/of actieve partner een belangrijke rol. De Janskerk ontwikkelde zich tot een culturele hotspot. Zowel in real life als online boden we goede voorzieningen voor ons publiek. Om onze wettelijke taken en verantwoordelijkheden beter in balans te krijgen, moet er de komende jaren meer geld en mankracht naar de ondersteuning van de overheidspartners. Dat gaat deels ten koste van publieksbeleid. Toch stellen we ons ten doel de klanttevredenheid te verbeteren. De klanttevredenheid van archiefbezoekers wordt in hoge mate bepaald door het online zoekresultaat. Als mensen niet vinden wat ze zoeken, zijn ze zo teleurgesteld dat ze geneigd zijn een instelling laag te waarderen, ook al scoort deze op andere aspecten goed.

21 Het zoekresultaat hangt ten dele af van de kwaliteit van de website, van (online) beschikbaarheid van bronnen en van de (online) bruikbaarheid en hanteerbaarheid van toegangen, indexen en andere hulpmiddelen. Deels is dit ook een kwestie van verwachtingenmanagement. Als bezoekers van tevoren goed weten wat ze wel en niet kunnen verwachten, worden ze minder snel teleurgesteld. Andere factoren die de klanttevredenheid bepalen zijn: de kwaliteit van de website (zoekgemak, navigatie, duidelijkheid, actualiteit), de kwaliteit van de dienstverlening (deskundigheid, vriendelijkheid, hulpvaardigheid, snelheid van afhandeling) en de transparantie van (de noodzaak van) procedures rondom aanvragen, openbaarheid en de behandeling van klachten en klantwensen. Dat wetende, zetten we de komende jaren vol in op de verbetering en uitbreiding van onze digitale dienstverlening. De besparingen die we moeten realiseren in onze publiekstaken, komen uit de (reeds doorgevoerde ) beperking van de openingstijden van de studiezalen en uit een flinke vermindering van publieksactiviteiten. Onderzoek ten behoeve van derden wordt niet meer gedaan. Alleen voor rechten bewijszoekende burgers die niet in staat zijn zelf onderzoek te doen, zijn uitzonderingen mogelijk. We maken dus scherpe keuzes. We werken het publieksbeleid langs de volgende lijnen verder uit: 5. voor alle doelgroepen - handhaving van de bestaande publieksvoorzieningen 6. voor wie online onderzoek wil doen - ontwikkeling van de virtuele studiezaal 7. voor de historisch geïnteresseerden - publieksactiviteiten 8. voor scholieren en docenten - educatie Actielijn 5: voor alle doelgroepen - handhaving van de bestaande publieksvoorzieningen Met ingang van 2013 heeft het Noord-Hollands Archief de openingstijden van de studiezalen aangepast aan de veranderende publieksvraag. Landelijk is de trend dat studiezaalbezoek terugloopt, doordat met name stamboomonderzoek tegenwoordig grotendeels online voorbereid en uitgevoerd kan worden. De bezoekers die nog wel op locatie fysieke stukken komen inzien, zijn over het algemeen beter voorbereid en doen diepgravender en gevarieerder onderzoek. Dat bracht ons er al toe de openingstijden van de locatie Kleine Houtweg terug te brengen naar twee dagen per week en de locatie Janskerk in plaats van elke week een halve zaterdag, eens per maand een hele zaterdag open te stellen. De openingstijden van de locatie Hoofddorp bleven ongewijzigd. Zo spelen we, zonder al te grote nadelige gevolgen voor het publiek, tijd vrij om de digitale dienstverlening fors te verbeteren. Verdere inperking van de openingstijden is in de periode niet aan de orde. Het bezoek aan de website van het Noord-Hollands Archief blijft maar toenemen. Ook de andere online platforms waarop we bronnen en verhalen beschikbaar stellen, zoals wiewaswie.nl en oneindignoordholland.nl, trekken steeds meer publiek. Ook de komende jaren spannen we ons in om het (potentiële) publiek langs deze kanalen te blijven uitnodigen en

22 Werken in de virtuele studiezaal: een scenario balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 21 Enkele leden van een historische vereniging willen meer weten van de bouw- en bewoningsgeschiedenis van een buitenplaats in hun gemeente. Ze beginnen hun onderzoek op www. noord-hollandsarchief.nl. Daar vinden ze kaarten, bouwtekeningen, koop- en verkoopakten, boedelbeschrijvingen, krantenberichten en zelfs wat archiefmateriaal dat afkomstig is van de families die het huis door de eeuwen heen bewoonden. Van veel bronnen zijn digitaal doorzoekbare toegangen aanwezig. Kranten en stamboomgegevens zijn voor een deel gedigitaliseeerd, maar veel andere bronnen zijn alleen in papieren vorm beschikbaar. Het blijkt moeilijk voor de onderzoekers om de werkzaamheden onderling goed af te stemmen en zicht te houden op elkaars bevindingen. Het valt soms niet mee om de juiste gegevens te vinden en de gevonden stukken goed te begrijpen. Ook is het lastig dat de studiezalen tijdens werktijden geopend zijn. Tot in 2014 de website van het Noord-Hollands Archief de mogelijkheid biedt om onderzoek te doen via de virtuele studiezaal. De onderzoekers maken een profiel aan waarin ze beschrijven waar ze mee bezig zijn. Ze kiezen er voor om hun individuele onderzoeksdossiers met elkaar te delen, zodat zij elkaars vorderingen goed kunnen volgen en gebruiken. In die dossiers leggen zij de resultaten vast van hun zoekacties en slaan zij hun gegevens en teksten op. Van archiefstukken die nog niet digitaal beschikbaar zijn, kunnen ze nu scans bestellen, zodat ze niet langer gebonden zijn aan de openingstijden van de studiezaal. Problemen met het lezen en interpreteren van de lastige 17e en 18e eeuwse handschriften kunnen ze grotendeels oplossen dankzij de vele handige hulpmiddelen en naslagwerken die in de virtuele studiezaal beschikbaar zijn. Als ze er toch niet uit komen, leggen ze hun vraag via de chatfunctie voor aan een medewerker van het archief, die hen direct verder helpt. En via de community van onderzoekers die deze virtuele studiezaal bezoeken, krijgen ze regelmatig goede tips over bronnen die ze eerder nog niet kenden. verleiden om kennis te nemen van al het moois dat we in huis hebben. Acties Noord-Hollands Archief: openingstijden en serviceniveau studiezalen handhaven; website onderhouden en vernieuwen; content leveren voor verwante online platforms. Actielijn 6: voor wie online onderzoek wil doen - ontwikkeling virtuele studiezaal De studiezaal behoort tot de vaste en onmisbare voorzieningen van elke archiefinstelling. Doorgaans wordt de studiezaal bevolkt door mensen die redelijk diepgravend onderzoek doen. Deze volhardende stamboomonderzoekers, professionele en amateurhistorici en publicisten maken het meest intensief gebruik van de collecties van het Noord-Hollands Archief, doen regelmatig verrassende vondsten en ontdekkingen en delen hun bevindingen met anderen. In aantal zijn zij misschien geringer dan de groep van historisch geïnteresseerden die graag naar tentoonstellingen en evenementen gaat. Maar het uitstralend effect van hun archiefgebruik is veel groter. Via lezingen en publicaties nemen grote groepen mensen kennis van hun verhalen over Noord-Holland. Zo leveren zij een belangrijke bijdrage aan de missie van het Noord-Hollands Archief. Daarom heeft het faciliteren van deze groep gebruikers hoge prioriteit. De hedendaagse archiefonderzoeker hecht zeer aan goede digitale voorzieningen. Die schelen reis- en onderzoekstijd, maken het

23 leggen van verbanden makkelijker en helpen om het onderzoeksproces te documenteren en te plannen. Het Noord-Hollands Archief realiseert daarom in de jaren een virtuele studiezaal: een samenstel van ICT-functionaliteiten ter ondersteuning van archiefonderzoek. De virtuele studiezaal biedt hoogwaardige hulpmiddelen voor het zoeken, vinden en raadplegen van informatie, voor het aanleggen en delen van onderzoeksdossiers en voor de interactie met archiefmedewerkers en collegaonderzoekers. Scanning on demand is in dit kader een belangrijke voorziening die het Noord-Hollands Archief zijn bezoekers graag wil bieden. Bij de ontwikkeling van de virtuele studiezaal baseert het Noord-Hollands Archief zich op het Programma van eisen virtuele studiezaal dat al eerder is opgesteld. Ook maken we waar mogelijk gebruik van ervaringen en voorzieningen van collega-instellingen. De implementatie van de virtuele studiezaal noopt tot keuzes en veranderingen in de bedrijfsvoering. Die kant van de zaak komt aan bod in hoofdstuk 5 van dit beleidsplan. Acties Noord-Hollands Archief: virtuele studiezaal (laten) ontwikkelen; virtuele studiezaal implementeren; (potentiële) gebruikers virtuele studiezaal voorlichten en ondersteunen. Actielijn 7: voor de historisch geïnteresseerden - publieksevenementen Het verzorgen van lezingen, tentoonstellingen en rondleidingen is bij uitstek de manier om het Noord- Hollands Archief bij een breder publiek bekend en geliefd te maken; dat hebben we de afgelopen jaren wel bewezen. Toch gaan we onze activiteiten juist op dit vlak beperken. In plaats van drie middelgrote tentoonstellingen per jaar organiseren we voortaan één grote publiekstrekker in de zomermaanden. We bieden graag onderdak aan passende tentoonstellingen van derden en hebben een goede vaste tentoonstellingsopstelling achter de hand voor als er geen ander aanbod is. Zo is er, ook voor de bezoeker die geen onderzoek doet, altijd wat te beleven in het Noord-Hollands Archief. We blijven naar vermogen bijdragen leveren aan passende en effectieve publieksevenementen buitenshuis, zowel van culturele instellingen als van verenigingen en vrijwilligersorganisaties, niet alleen in de binnenstad van Haarlem maar ook in de wijken en aangesloten gemeenten. We gaan actief op zoek naar laagdrempelige presentatiemogelijkheden die met weinig inspanningen veel effect kunnen sorteren, zoals een vaste historische (film)rubriek op RTV Noord-Holland of het tonen van reproducties van historisch beeldmateriaal in de openbare ruimte. Acties Noord-Hollands Archief: plannen en ontwikkelen van jaarlijks wisselende tentoonstellingen; ontwikkelen van een vaste tentoonstellingsopstelling; op aanvraag en naar vermogen bijdragen aan publieksevenementen van derden; actief zoeken naar laagdrempelige presentatiemogelijkheden met een hoog rendement.

24 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 23 De dakruiter van de Janskerk, het publiekscentrum aan de Jansstraat 40.

25 Standbeeld van Sint-Jan, naamgever van de kerk en het klooster, bij de ingang van de Janskerk aan de Jansstraat 40.

26 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 25 Actielijn 8: voor scholieren en docenten - educatie Wie de jeugd heeft, heeft de toekomst. Daarom is het zo belangrijk om kinderen te laten kennis maken met archieven. Het Noord-Hollands Archief heeft goede relaties opgebouwd met een aantal scholen voor primair en voortgezet onderwijs. Zij nemen educatieve programma s af zoals Wie wat bewaart, heeft wat! en Stappen in de stad. In dat kader komen zij regelmatig bij ons op bezoek. In de komende periode zal het Noord-Hollands Archief een actiever educatiebeleid voeren. We maken meer werk van het opbouwen en onderhouden van de relaties met scholen en stellen een apart educatiebeleidsplan op, zodat we planmatig en doelgericht kunnen werken. Eind 2013 lanceert het Noord-Hollands Archief een digitale leeromgeving voor het voortgezet onderwijs, waarin een bronnendatabase en het werken met digitale bronnen centraal staan. Op deze manier levert het Noord-Hollands Archief een goede bijdrage aan media-educatie. Ook werkt het Noord- Hollands Archief in 2013 samen met Plein C (het bureau voor cultuureducatie in Noord-Holland) aan de ontwikkeling van de doorlopende leerlijn Mediaspoor voor het basisonderwijs, waarin mediaeducatie ook centraal staat. Ontwerp en coördinatie van educatie blijven we zelf doen, al dan niet in samenwerking met derden. Wel beleggen we de uitvoering van deze activiteiten het liefst bij vrijwilligers en/of oproepkrachten. De belangstelling voor cursussen (oud schrift, familieonderzoek etc.) neemt steeds verder af en de kosten wegen niet of nauwelijks op tegen de baten. Daarom zien we ons genoodzaakt daarmee te stoppen. Partijen die ten behoeve van ons publiek relevante cursussen willen aanbieden, willen wij wel in redelijkheid en naar vermogen faciliteren. Acties Noord-Hollands Archief: relaties met scholen opbouwen en onderhouden; educatiebeleidsplan opstellen; digitale leeromgeving voor het voortgezet onderwijs realiseren; programma s voor het basisonderwijs (mee) ontwikkelen; vrijwilligers en/of oproepkrachten werven voor de uitvoering van deze programma s; aanbieders van publiekscursussen faciliteren.

27 04

28 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief Werken voor de eeuwigheid: het Noord-Hollands Archief als collectiebeheerder en collectievormer 27 Het Noord-Hollands Archief neemt zijn taak als collectiebeheerder zeer serieus. De collectie is niet van ons, maar van de gemeenschap en van de volgende generaties die ons werkgebied bevolken. Het veilig en in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van het materiaal dat aan ons is toevertrouwd, staat ten dienste van de andere belangrijke taak die archiefinstellingen uitvoeren: het openstellen van het materiaal voor gebruik door het publiek. Bewaren om het bewaren alleen heeft immers geen zin. We bewaren om te (kunnen) benutten, leren en genieten. Als collectiebeheerder zoeken we altijd naar het evenwicht tussen wat goed is voor de collectie en wat goed is voor het publiek. Het is zaak de raadpleegbaarheid van de collectie voor nu en later te garanderen. Niet alleen hoe de collectie erbij staat is van belang, maar ook wat er in zit. De instroom van overheidsarchieven is een gegeven. Die van particuliere archieven is een keuze, die we goed moeten afwegen en verantwoorden.

29 Als collectiebeheerder en collectievormer werken we de komende jaren langs de volgende actielijnen: 9. Toegankelijkheid 10. Preventie en conservering 11. Digitalisering 12. Acquisitie Actielijn 9: toegankelijkheid Toegankelijkheid van archieven is een absolute voorwaarde voor het gebruik ervan. Dat is dan ook een van onze belangrijkste taken. Het niveau van toegankelijkheid van de vele archieven die we beheren, verschilt enorm. In de periode realiseren we een basisniveau van toegankelijkheid van alle archieven die we in huis hebben. Van ieder archief moet minstens beschreven zijn van welke archiefvormer het afkomstig is, op welke periode het betrekking heeft, wat de omvang is en uit welke opvraagbare eenheden het bestaat. Met voorrang pakken we in dit kader de circa 400 strekkende meter overheidsarchieven aan die nog niet op het basisniveau toegankelijk zijn. Daarnaast spannen we ons in om de foto-, prenten-, tekeningen- en kaartencollecties van de aangesloten gemeenten verder toegankelijk te maken. De nadruk zal daarbij vooral komen te liggen op unieke objecten, bijvoorbeeld originele technische tekeningen, topografische tekeningen, kaarten en foto s. Gelukkig is het overgrote deel van de collectie al op of voorbij het basisniveau van toegankelijkheid. Dat wil echter niet zeggen dat er voor die bestanden niets te verbeteren valt. Toegankelijkheid kan altijd beter. Het blijft daarbij wel de vraag of en in hoeverre het de moeite loont. Door de omgang met onze gebruikers hebben we goed zicht op de verbeteringen waaraan zij behoefte hebben. Dat is allereerst het stroomlijnen en publieksvriendelijker maken van de toegangen op alle verschillende soorten bronnen. Gebruikers vinden het lastig werken met de verschillende zoekingangen en -methoden die in onze archieven en collecties gebruikt worden. Daar gaan we, door het invoeren van één beschrijvingsstandaard, verandering in brengen. Dat heeft in personele en organisatorische zin als voordeel, dat medewerkers breder inzetbaar worden. Het gebruik van sommige bronnen kan enorm toenemen als ze op een dieper niveau toegankelijk zijn. Nader toegankelijk maken is echter erg arbeidsintensief. Om die inspanningen zoveel mogelijk te laten opleveren, kijken we ook hierbij heel nadrukkelijk naar de behoeften van het publiek. En om de inspanningen te minimaliseren, laten we het publiek graag meewerken. Via het crowdsourcingplatform Velehanden.nl heeft het Noord-Hollands Archief daar al goede ervaringen mee opgedaan. De komende jaren gaan we door op deze weg. In de archiefbranche wordt op bescheiden schaal geëxperimenteerd met open data. Informatie wordt dan voor alle mogelijke vormen van hergebruik door willekeurig wie open gesteld zonder restricties ten aanzien van privacy, veiligheid of anderszins. Dat levert vaak verrassende producten op met een aanzienlijke meerwaarde voor het publiek. Samen met collega-instellingen en bij voorkeur in een branchebreed verband, onderzoekt het Noord- Hollands Archief in de komende periode welke data zich lenen voor een dergelijke vorm van beschik-

30 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 29 baarstelling en welke digitale diensten archiefinstellingen daarmee zelf zouden kunnen ontwikkelen. Acties Noord-Hollands Archief: basisniveau van toegankelijkheid realiseren voor alle archieven in de collectie; toegangen op alle soorten bronnen stroomlijnen en publieksvriendelijker maken; nader toegankelijk maken van specifieke bronnen met inzet van het publiek (crowdsourcing); samen met collega-instellingen en/of de branchevereniging BRAIN zoeken naar bronnen die geschikt zijn voor open data toepassingen. Actielijn 10: preventie en conservering Voorkomen is beter dan genezen, ook als het om archieven gaat. Preventie van schade en verlies is daarom van groot belang. Daarom scherpt het Noord-Hollands Archief zijn regels aan met betrekking tot depothygiëne en de toegang tot kantooren depotruimtes. Ook digitalisering kan schade voorkomen. Soms zijn collectieonderdelen zo kwetsbaar, dat het beter is als ze fysiek zo min mogelijk worden gebruikt. Het maken van een digitale raadpleegkopie is dan het beste. Dat geldt bijvoorbeeld voor kranten en films. Over het geheel genomen staat de collectie van het Noord-Hollands Archief er goed bij. Restauratie blijft daarom een taak met een bescheiden omvang. Om de goede staat goed te houden, is echter meer nodig. Het collectiebeheerplan dat in 2007 is opgesteld, geeft ook in de komende periode houvast om planmatig te blijven werken aan conservering. Maar niet al het conserveringswerk laat zich goed plannen. In het kielzog van archiefbewerkingen, de verwerving van nieuwe collectieonderdelen of andere activiteiten kunnen acute problemen opdoemen die geen uitstel dulden. Het vergt goede afstemming en communicatie in de beheerketen om de beperkte conserveringscapaciteit hierbij tijdig en doelmatig in te zetten. Acties Noord-Hollands Archief: regels depothygiëne en toegang aanscherpen; prioriteiten bepalen voor het digitaliseren van kwetsbare collectieonderdelen; kwetsbare collectieonderdelen digitaliseren; uitvoeren planmatige en ad hoc conserveringswerkzaamheden. Actielijn 11: digitalisering Digitalisering is geen doel op zich, maar staat altijd ten dienste van behoud en toegankelijkheid. Het is een illusie om te denken dat de hele collectie van het Noord-Hollands Archief gedigitaliseerd wordt. Dat is onuitvoerbaar, onbetaalbaar en onnodig. Noord-Hollands Archief digitaliseert als het wat oplevert: als het archief of de collectie in kwestie en/ of gebruikers er beter van worden. Met het oog op de gebruiker volgen we twee verschillende digitaliseringsstrategieën: het uit eigen beweging digitaliseren van veel gebruikte bronnen en het scannen op aanvraag van gebruikers. Uiteraard gaan we door op reeds de ingeslagen weg van het digitaliseren van veel gebruikte bronnen. Het gaat daarbij met name om bestanden met persoonsgegevens, zoals doop-, trouw- en begraafboeken van kerken, de burgerlijke stand, bevolkingsregisters en kranten. De digitalisering en digitale ontsluiting van dit materiaal heeft voor het publiek

31 enorme meerwaarde. De zoekmogelijkheden worden hierdoor sterk vergroot en verbeterd. Bovendien werken ook alle andere Nederlandse archiefinstellingen aan de digitalisering van dit type bronnen. Het geheel is hier, zoals zo vaak, meer dan de som der delen. De komende jaren gaan we verder met het digitaliseren van beeldcollecties. De collectie technische tekeningen van Rijkswaterstaat van vóór 1850 is van groot belang voor de kennis over de waterstaatsgeschiedenis en de ontwikkeling van het Noord-Hollandse landschap. De collectie Voorhelm Schneevoogt geldt als één van de internationale referentiecollecties voor de Nederlandse prentkunst vanaf de 16 de eeuw tot de 19 de eeuw, niet alleen op het gebied van de topografie en geschiedenis maar ook als het gaat om individuele kunstenaars. Behalve deze beide collecties komen ook de beeldcollecties van aangesloten gemeenten in aanmerking voor digitalisering. Een voor het Noord-Hollands Archief nieuwe digitaliseringsstrategie is het scannen op aanvraag van de gebruiker. Dit is een faciliteit die deel zal uitmaken van onze virtuele studiezaal. Zo hoeft een onderzoeker geen last te hebben van het feit dat we niet alles gedigitaliseerd hebben. Wat hij of zij nodig heeft, leveren we. Dat is makkelijk gezegd, maar minder makkelijk gedaan. Deze strategie gaat veel vergen van de organisatie van de back-office van het Noord-Hollands Archief. Ook roept het nieuwe vragen op over ons businessmodel en nieuwe verdienmodellen. Deze implicaties zijn beschreven in hoofdstuk 5. Acties Noord-Hollands Archief: openbare gegevens burgerlijke stand en bevolkingsregister en de kerkelijke doop-, trouw- en begraafboeken digitaliseren; Haarlems Dagblad en IJmuider Courant over de periode digitaliseren; prentencollectie Voorhelm Schneevoogt, technische tekeningen Rijkswaterstaat voor 1850 en beeldcollecties van Uithoorn, Aalsmeer, Zandvoort, Heemskerk en Uitgeest digitaliseren; functionaliteiten voor scanning on demand inrichten binnen de virtuele studiezaal. Actielijn 12: acquisitie Om echt te kunnen functioneren als geheugen van Noord-Holland en gemeenten in Kennemerland en Amstel- en Meerlanden, kan het Noord-Hollands Archief niet volstaan met het binnenhalen van overheidsarchieven alleen. Bedrijven, welzijnsorganisaties, culturele instellingen, religieuze gemeenschappen, georganiseerde en ongeorganiseerde burgers: zij zijn het die de ontwikkeling van hun omgeving in belangrijke mate maken en kleuren. Acquisitie van particuliere archieven, foto s en audio-visueel materiaal is daarom sinds jaar en dag een belangrijke taak en dat blijft het ook. Tegelijkertijd dwingt de schaarste aan mensen en middelen ook hier tot nog beter afwegen en tot nog scherper kiezen. Daarom evalueren en actualiseren we de bestaande kaders op dit gebied. We leggen meer dan voorheen de nadruk op het eigen belang en de eigen verantwoordelijkheid van de eigenaren van te verwerven archieven in de aanlevering en de toegankelijkheid. We laten het veranderend stadsbeeld niet langer door een van onze medewerkers

32 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 31 Vitrinekasten met boeken in de studiezaal van de locatie Kleine Houtweg 18.

33 Kunstwerk in de tuin van de locatie Kleine Houtweg 18.

34 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 33 vastleggen, maar verstrekken daartoe gerichte opdrachten. Digitale duurzaamheid is, ook als het om particuliere archiefvormers gaat, een punt van grote zorg. Als goed georganiseerde overheden al zoveel moeite hebben met het toegankelijk houden van hun digitale informatie, dan is dat zeker voor kleine (vrijwilligers)organisaties en individuen een hele opgave. Het Noord-Hollands Archief ontwikkelt, zo mogelijk samen met collega-instellingen, instrumenten en hulpmiddelen om de particuliere archiefvormers hierbij te ondersteunen. Inspirerend: Vistory toont historische beelden en films gerelateerd aan fysieke locatie Vistory is een Nederlandse iphone-app die, waar je ook bent, historische filmpjes van de omgeving laat zien. Ook is het mogelijk daar zelfgemaakte foto s overheen te leggen. Als je een locatie herkent, is het mogelijk om in het filmpje dat frame te bevriezen en een eigen foto van die plek toe te voegen. Dit noemen de makers omgekeerde augmented reality. De app gebruikt data van het initiatief OpenCultuurData en historisch beeldmateriaal van het Instituut voor Beeld en Geluid. Vistory won in januari 2012 de overheidswedstrijd Apps voor Nederland. De jury over Vistory: De app heeft een sterk educatief karakter, maar kan ook ingezet worden in bijvoorbeeld de toeristische sector. Daarnaast stimuleert Vistory participatie door gebruikers op te roepen zelf beelden toe te voegen en zo de dataset te verrijken. Acties Noord-Hollands Archief: acquisitiebeleid evalueren en herijken; afwegingskader opstellen voor het verlenen van foto-opdrachten; samen met collega-instellingen en/of de branchevereniging BRAIN instrumenten en hulpmiddelen ontwikkelen voor digitale duurzaamheid bij particulieren.

35 05

36 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief Samenwerken en anders werken: het Nieuwe Noord- Hollands Archief 35 Onze visie en de manier waarop we daar de komende jaren uitvoering aan willen geven, brengen veel veranderingen met zich mee. Om te beginnen in de relaties met onze overheidspartners. Voor hen veranderen we, gechargeerd, van het afvoerputje voor oud papier in een gewaardeerd adviseur en een gezaghebbend toezichthouder die een belangrijke bijdrage levert aan de kwaliteit van de informatiehuishouding. Alle andere samenwerkingsverbanden houden we kritisch tegen het licht. Deze transformatie werkt door in onze eigen organisatie en heeft consequenties voor de mensen die er werken. Ook de inrichting van de virtuele studiezaal en het e-depot hebben grote gevolgen voor de inrichting van de organisatie: processen veranderen, nieuwe functies ontstaan, nieuwe competenties en attitudes worden vereist. Alle deze ontwikkelingen stellen ons voor nieuwe vragen rondom de verdienmodellen die we hanteren. En ondertussen blijven alle oude vragen ook relevant: komen we uit met de beschikbare middelen, zijn de (technische) voorzieningen toereikend en in tijden van grote verandering van cruciaal belang communiceren we goed?

37 In de sfeer van de randvoorwaarden werken we daarom aan de volgende actielijnen: 13. samenwerking 14. organisatie- en personeelsontwikkeling 15. bedrijfsvoering 16. communicatie Actielijn 13: samenwerking Het Noord-Hollands Archief is een gemeenschappelijke regeling tussen de rijksoverheid en de gemeenten Haarlem en Velsen. Met de andere aangesloten overheden zijn dienstverleningsafspraken gemaakt. De visie en voornemens van het Noord- Hollands Archief zullen moeten leiden tot aanpassing van de afspraken met de overheidspartners, zodat er meer ruimte komt voor adviserende taken van het Noord-Hollands Archief en voor de verzwaarde rol van de archivaris als intern toezichthouder op de kwaliteit van de niet-overgebrachte archieven. Het Noord-Hollands Archief wil deze gelegenheid aangrijpen om de afspraken met de overheidspartners te verzakelijken door duidelijker dan voorheen wederzijdse inspannings- en resultaatsverplichtingen vast te leggen. Ter voorbereiding daarop doen wij onderzoek naar de tariefstructuren en -hoogte van collega-instellingen. Met ingang van 2013 draagt de rijksoverheid niet langer zorg voor de overgebrachte archieven van de provincies. De provincie Noord-Holland moet daarom op korte termijn beslissen of en in welke vorm zij wil aansluiten bij het Noord-Hollands Archief. Wij hechten veel waarde aan de aansluiting van de provincie. De rijks-, provincie- en gemeentearchieven in onze collectie verrijken en versterken elkaar. Bovendien werken provincie en Noord-Hollands Archief al nauw samen in het kader van het programma Oneindig Noord-Holland, waarin wij als premium partner een belangrijke rol vervullen. In de komende periode heeft het Noord-Hollands Archief de handen vol aan de uitvoering van de in dit plan beschreven voornemens. De samenwerking met de andere Noord-Hollandse overheden en/of archiefinstellingen moet daarom beperkt blijven tot concrete projecten met een duidelijke meerwaarde en tot deelname aan regulier overleg. Uiteraard zijn nieuwe partners altijd welkom om aan te sluiten. In en met de archiefbranche werkt het Noord- Hollands Archief veelvuldig samen met verschillende (groepen) partners. Het Convent is het samenwerkingsverband van het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra in de provinciehoofdsteden, waarin de voormalige rijksarchieven in de provincie zijn opgegaan. Deze groep heeft overeenkomsten in collectieopbouw, organisatie- en bestuursstructuur, positie en schaalgrootte. Deze samenwerking is vruchtbaar gebleken en zetten we dan ook graag voort. Samen met deze partners hopen we tot (gezamenlijke) ontwikkelingen en voorzieningen te komen voor digitale duurzaamheid, digitale toegankelijkheid en dienstverlening en de behoefte aan depotruimte voor papieren archieven. De Branchevereniging BRAIN is de aangewezen samenwerkingspartner als het gaat om de invulling van de toezichtsfunctie en het ontwikkelen van instrumenten daarvoor, om afspraken te maken over open data toepassingen voor archiefinstellingen, om particuliere archiefvormers voor te lichten over

38 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 37 digitale duurzaamheid en om nieuwe verdienmodellen te onderzoeken. Op lokaal en regionaal niveau houden we onze samenwerkingsverbanden kritisch tegen het licht. Het Noord-Hollands Archief heeft veel in lokale samenwerking geïnvesteerd de afgelopen jaren, maar zag daar zelf niet altijd genoeg voor terug. De samenwerking met andere erfgoedinstellingen via de Stichting Erfgoed Haarlem wordt in 2013 om die reden beëindigd. Alleen op educatiegebied blijven we met deze stichting samenwerken. Succesvolle samenwerkingsprojecten met individuele Haarlemse erfgoedinstellingen, zoals bijvoorbeeld de Bibliotheek Zuid-Kennemerland en Psychiatrisch Museum Het Dolhuys worden voortgezet. Het Historisch Museum Haarlem is in inhoudelijk opzicht een logische samenwerkingspartner, vooral voor publieksevenementen zoals tentoonstellingen. De kwetsbaarheid van het museum is groot; de slagkracht klein. Het is de moeite waard om te onderzoeken of intensievere en/of structurele samenwerking met het museum voor het Noord- Hollands Archief loont. Museum Enschedé, het bedrijfsmuseum van Koninklijke Joh. Enschedé, bezit Haarlems erfgoed (archieven en collecties) van onschatbare waarde. Het is echter momenteel nauwelijks toegankelijk. Of en hoe lang de collecties op de huidige locatie kunnen blijven, is onzeker. Het Noord-Hollands Archief vindt het van het grootste belang dat dit erfgoed in en voor Haarlem behouden blijft en is bereid om het zo nodig en zo mogelijk op te nemen. Het Noord-Hollands Archief ziet de historische verenigingen in zijn werkgebied als natuurlijke partners. In ons publieksbeleid (zie hoofdstuk 3) werken we graag met hen samen. Waar mogelijk en in redelijkheid kunnen we hen ondersteuning bieden bij (digitaliserings)projecten. Op hun beurt zouden zij ons kunnen helpen bij het toegankelijk maken van materiaal uit hun omgeving. Acties Noord-Hollands Archief: dienstverleningsovereenkomsten met de overheidspartners aanpassen en verzakelijken; partnerschap van de provincie Noord-Holland nader invullen; met het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra in de provinciehoofdsteden samenwerken t.b.v. digitale duurzaamheid, digitale toegankelijkheid en dienstverlening en de behoefte aan depotruimte voor papieren archieven; in en met de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland samenwerken aan de invulling van het interne toezicht, aan open data toepassingen, voorlichting aan particuliere archiefinstellingen en nieuwe verdienmodellen; op ad hoc basis en met wederzijdse inzet samenwerken met Haarlemse erfgoedinstellingen en historische verenigingen; samenwerkingsmogelijkheden met Museum Enschedé en Historisch Museum Haarlem onderzoeken. Actielijn 14: organisatie- en personeelsontwikkeling Het Noord-Hollands Archief verandert de komende jaren van een min of meer traditionele overheidsorganisatie in een wendbare, vraaggestuurde en bovenal professionele organisatie met zelfbewuste,

39 zelfsturende en ontwikkelingsgerichte medewerkers die zich samen sterk maken voor het bereiken van het beste resultaat. De implementatie van de virtuele studiezaal en het e-depot heeft grote gevolgen voor de inrichting van de processen en de cultuur van de organisatie. De uitdaging ligt in de transitie van tijdsverantwoording naar prestatiedoelstellingen. Van aanbodgericht naar vraaggestuurd. Van taakgericht naar prestatiegericht. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, het zogenaamde Nieuwe Werken, hoort daar als vanzelfsprekend bij, althans voor zover de taken dat toelaten. Vertrouwen en lerend vermogen zijn belangrijke randvoorwaarden voor deze omslag. De komende beleidsperiode ontwikkelen wij hiervoor een passend strategisch instrumentarium voor management & development, inclusief training en scholing. Om ons takenpakket meer in balans te krijgen, zullen we ook het evenwicht in onze organisatie moeten zoeken. Geleidelijk, via natuurlijk verloop, bouwen we de capaciteit voor publieks- en beheerstaken wat af en breiden we de capaciteit voor advies en toezicht uit. Bestaande vacatures worden in verband met de beschikbare middelen en de (opgelegde) bezuinigingen, restrictief ingevuld met vooral goed opgeleid middelbaar en hoger kader. Aanstellingen bij het Noord-Hollands Archief vinden, overeenkomstig de nieuwe CAO, uitsluitend nog plaats in algemene dienst en niet meer op een specifieke functie. Het Noord-Hollands Archief biedt, ook in de komende periode, graag plaats aan stagiaires. We vinden het belangrijk om hen vanuit de praktijk dingen te leren, maar minstens zo belangrijk is het dat onze organisatie leert van jonge mensen. Het Noord-Hollands Archief heeft aan de eigen medewerkers niet voldoende om alle ambities waar te maken. Onze 150 (!) vrijwilligers in binnen- en buitenland zijn van grote waarde voor onze organisatie. Met name bij het toegankelijk maken van archieven verzetten zij bergen. We analyseren en evalueren ons vrijwilligersbeleid en leggen het, tegen de achtergrond van de grote veranderingen in de organisatie, opnieuw vast. Acties Noord-Hollands Archief: inrichting en bemensing van de organisatie aanpassen aan de geldende taakopvatting; capaciteit voor toezicht en advies uitbreiden; organisatie begeleiden in de transitie naar het Nieuwe Werken: vraaggestuurd, resultaatgericht en tijd- en plaatsonafhankelijk; passend strategisch personeelsinstrumentarium en een passende managementstijl ontwikkelen; ruimte bieden aan stagiaires; vrijwilligersbeleid evalueren en herijken. Actielijn 15: bedrijfsvoering De overgang naar een situatie waarin digitale dienstverlening langzaam maar zeker de norm wordt, brengt het Noord-Hollands Archief en andere archiefinstellingen ertoe na te denken over toekomstige verdienmodellen. De Archiefwet 1995 geeft burgers het recht op gratis inzage in de archieven die overheidsarchiefinstellingen beheren. Er rijzen echter steeds meer vragen of dit recht voor alle parallelle dienstverleningskanalen moet en kan blijven gelden. Naarmate er digitaal meer mogelijk wordt, is er steeds minder noodzaak om archiefstukken

40 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 39 fysiek in handen te houden. Het toegang geven tot originelen krijgt gaandeweg een meer museaal karakter en zou wellicht ook op basis van een museaal verdienmodel ingericht kunnen worden. Het Noord-Hollands Archief wil deze discussie in de komende periode voeren, zowel binnenshuis als binnen de branchevereniging BRAIN en zo mogelijk in het kader van het interbestuurlijke Archiefconvenant Met het oog op de digitale dienstverlening, de invoering van het e-depot als veilige bewaaromgeving voor digital born archieven en de overgang naar het Nieuwe Werken, luistert de kwaliteit van de ICT-voorzieningen en -facilitering zeer nauw. Met de overgang van de ICT-facilitering naar SET ICT per 1 december 2012 heeft het Noord-Hollands Archief op dit gebied een belangrijke stap gezet. Het Nieuwe Werken vereist onder meer een aanpassing van de kantoorautomatisering. In dit kader worden tablets en/of laptops beschikbaar gesteld aan daarvoor in aanmerking komende medewerkers. Zowel voor medewerkers als voor bezoekers is een goede WiFi-verbinding inmiddels een onmisbare voorziening om doelmatig en prettig te kunnen werken. In de komende beleidsperiode realiseren we dat op beide locaties. Nu de verbouwing en restauratie van het gebouwencomplex aan de Kleine Houtweg in 2012 is voltooid, is het zaak om snel een overall-plan op te stellen voor regulier onderhoud en vervanging. Het monumentale voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg wordt vanaf 2013 integraal onderverhuurd aan derden. Vanwege het tijdsbeslag en de hoge kosten voor de inzet van personeel buiten kantooruren, zien wij ons genoodzaakt de activiteiten in de Commandeurszaal en het Archiefcafé in de Janskerk te beperken tot maximaal één activiteit per weekend. Acties Noord-Hollands Archief: nieuwe verdienmodellen onderzoeken samen met branchevereniging BRAIN en/of in het kader van het Archiefconvenant ; ICT-faciliteiten uitbreiden en/of aanpassen met oog op digitale dienstverlening, e-depot en het Nieuwe Werken; onderhouds- en vervangingsplan opstellen voor Janskerk en Kleine Houtweg. Actielijn 16: communicatie Communicatie is van levensbelang voor een publieksinstelling als het Noord-Hollands Archief. Naarmate we meer digitale kanalen en producten inzetten, groeit de noodzaak om een professioneel en afgewogen communicatiebeleid te voeren. Onze website vormt daarvan het hart. Dat is ons visitekaartje, onze etalage en straks, als we de virtuele studiezaal klaar hebben, ook de ingang tot een werkplaats en een ontmoetingsplek voor onderzoekers. Via de digitale nieuwsbrief houden we stakeholders en publiek op de hoogte van alles wat we doen. Voor de snelle nieuwsvoorziening maken we sinds enkele jaren gebruik van Twitter en Facebook. Dat slaat goed aan bij bestaand en nieuw publiek. Het kost weliswaar tijd, maar er zijn geen productiekosten mee gemoeid. Nu we weten wat de social media

41 Vergaderruimte in de Janskerk op de Jansstraat 40.