Balans en perspectief

Transcriptie

1 noord-hollands archief Balans en perspectief Beleidsplan Verkorte versie

2 Balans en perspectief Beleidsplan noord-hollands archief

3 Inleiding balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 5 Inhoud 5 Inleiding 7 Missie, visie, kernwaarden 11 Werken voor en met het publiek: het Noord-Hollands Archief als erfgoedinstelling 19 Werken voor de eeuwigheid: het Noord-Hollands Archief als collectiebeheerder en collectievormer 27 Werken voor de publieke zaak: het Nieuwe Noord-Hollands Archief als partner van overheden 32 Colofon Het Noord-Hollands Archief is hét informatiecentrum voor de geschiedenis van Noord-Holland en gemeenten in Kennemerland en Amstel- en Meerlanden. Het Noord-Hollands Archief is de afgelopen jaren geworden wat het wil zijn: het geheugen van Noord-Holland. De vele inspanningen en investeringen in publieksbereik lonen. Onze tentoonstellingen worden druk bezocht, van onze digitale bronnen en onderzoeksmogelijkheden wordt veelvuldig gebruik gemaakt en culturele partners weten ons steeds beter te vinden voor allerhande samenwerkingsprojecten, die op hun beurt weer goed aanslaan bij een (nieuw) publiek. Toch verleggen we in dit beleidsplan onze koers. Het Noord- Hollands Archief gaat zich de komende jaren meer dan voorheen richten op de overheidsinstellingen waarvan we de archieven beheren. Al die overheden kampen met het complexe vraagstuk van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun digitale informatie. Dat vraagstuk duldt geen uitstel. Afwachten betekent in deze onherroepelijk verlies van belangrijke gegevens. Juist om de functie van het Noord-Hollands Archief als geheugen van overheden en gemeenschappen ook in de toekomst te kunnen blijven vervullen, moeten we ons de komende jaren sterk op de digitale duurzaamheid gaan richten. We steken onze overheidspartners de helpende hand toe en realiseren goede voorzieningen voor de bewaring van digitale archieven. Tegelijk leggen we in onze publiekstaak een zwaarder accent op digitale toegankelijkheid en digitale dienstverlening. Belangrijk is in dat verband de realisatie van een virtuele studiezaal, waar we ons publiek 24 uur per dag en 7 dagen per week optimaal digitaal kunnen bedienen. Het is de inzet van dit meerjarenbeleidsplan om onze taken meer in balans te brengen en zo perspectief te creëren voor de toekomst.

4 01 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief Missie, visie, kernwaarden Missie Het Noord-Hollands Archief is een deskundige partner voor overheden bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun archieven en fungeert bovendien als hét informatiecentrum voor de geschiedenis van Noord-Holland en gemeenten in Kennemerland en Amstel- en Meerlanden. 7 Visie De keuze voor een tweeledige missie weerspiegelt het centrale streven in deze beleidsperiode: het in balans brengen van de kerntaken van het Noord-Hollands Archief. Het Noord- Hollands Archief is er immers niet alleen voor het publiek. Het archief staat ook pal voor de bedrijfsvoeringsbelangen van de aangesloten overheden en voor de controleerbaarheid van het overheidshandelen. Zonder archieven geen geheugen en zonder geheugen geen betrouwbare en goed functionerende overheid. Het gezond houden van het overheidsgeheugen vergt in de digitale informatiesamenleving grote inspanningen en investeringen. In tijden van schaarste is dat geen makkelijke opgave. Meer doen ten behoeve van het bewaren van vitale informatie voor nu en later, gaat onherroepelijk ten koste van de inzet op andere taken. Dat hoeft echter niet te betekenen dat ons maatschappelijk rendement verslechtert. Door slimme en strategische keuzes te maken, houden we onze dienstverlening op peil en blijven we zichtbaar in en relevant voor de samenleving. We zijn en blijven het geheugen van Noord- Holland, voor ieder die moet en voor ieder die wil weten hoe het was.

5 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 9 Monumentale beukenboom in de tuin van de locatie Kleine Houtweg 18. Kernwaarden Het Noord-Hollands Archief en zijn medewerkers opereren vanuit twee kernwaarden: passie en actie. Archieven zijn van onschatbare waarde voor een samenleving: voor een gezonde democratie en een goed werkende overheid, om burgers en gemeenschap wortels te geven die hen steviger doen staan, om kennis te verschaffen en kennis te genereren. We geloven daar hartstochtelijk in en dragen dat met verve uit, bij alles wat we doen. Vanouds en vanuit de aard van onze taken zijn we een organisatie van doeners. Een actieve houding is des te belangrijker als het gaat om beheer en behoud van digitale archieven. Papier is geduldig, digitale informatie is dat bepaald niet. Om digitale gegevens over vijf (laat staan over honderd ) jaar nog te kunnen vinden, lezen en interpreteren, is al in de ontstaansfase van informatie actie nodig. Daarom stellen we ons met name richting de archiefvormende overheden actief op. We intensiveren het wettelijk toezicht op de informatiehuishouding van de bij ons aangesloten overheden en bieden hen tegelijkertijd als adviseur en partner ondersteuning om het beheer van digitale informatie in goede banen te leiden. Ook in ons publieksbeleid blijven we actief. We zoeken ons publiek op en zorgen dat we zichtbaar zijn, maar maken daarbij wel scherpe keuzes. Inspanningen moeten opwegen tegen het verwachte rendement.

6 10 02 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief Werken voor en met het publiek: het Noord-Hollands Archief als erfgoedinstelling 11 De afgelopen beleidsperiode heeft het Noord-Hollands Archief veel geïnvesteerd in publieksbereik. We spanden ons hoofdzakelijk in voor wie wil weten hoe het was. Dat deden we, zoals bij ons past, met veel passie en met veel actie. Meer dan ooit tevoren traden we naar buiten met onze schatten. Tentoonstellingen, culturele evenementen, festivals: bij tal van activiteiten met een historisch tintje hadden we als initiatiefnemer en/of actieve partner een belangrijke rol. De Janskerk ontwikkelde zich tot een culturele hotspot. Zowel in real life als online boden we goede voorzieningen voor ons publiek. De klanttevredenheid van archiefbezoekers wordt in hoge mate bepaald door het online zoekresultaat. Als mensen niet vinden wat ze zoeken, zijn ze zo teleurgesteld dat ze geneigd zijn een instelling laag te waarderen, ook al scoort deze op andere aspecten goed. Dat wetende, zetten we de komende jaren vol in op de verbetering en uitbreiding van onze digitale dienstverlening. De besparingen die we moeten realiseren in onze publiekstaken, komen uit de (reeds doorgevoerde) beperking van de openingstijden van de studiezalen en uit een flinke vermindering van publieksactiviteiten. Onderzoek ten behoeve van derden wordt niet meer gedaan.

7 Uitzicht vanuit de studiezaal op de locatie Kleine Houtweg 18. balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 13 Alleen voor recht- en bewijszoekende burgers die niet in staat zijn zelf onderzoek te doen, zijn uitzonderingen mogelijk. Voor alle doelgroepen - handhaving van de bestaande publieksvoorzieningen Met ingang van 2013 heeft het Noord-Hollands Archief de openingstijden van de studiezalen aangepast aan de veranderende publieksvraag. Landelijk is de trend dat studiezaalbezoek terugloopt, doordat met name stamboomonderzoek tegenwoordig grotendeels online voorbereid en uitgevoerd kan worden. De bezoekers die nog wel op locatie fysieke stukken komen inzien, zijn over het algemeen beter voorbereid en doen diepgravender en gevarieerder onderzoek. Dat bracht ons er al toe de openingstijden van de locatie Kleine Houtweg terug te brengen naar twee dagen per week en de locatie Janskerk in plaats van elke week een halve zaterdag, eens per maand een hele zaterdag open te stellen. De openingstijden van de locatie Hoofddorp bleven ongewijzigd. Zo spelen we, zonder al te grote nadelige gevolgen voor het publiek, tijd vrij om de digitale dienstverlening fors te verbeteren. Verdere inperking van de openingstijden is in de periode niet aan de orde. Het bezoek aan de website van het Noord-Hollands Archief blijft maar toenemen. Ook de andere online platforms waarop we bronnen en verhalen beschikbaar stellen, zoals en trekken steeds meer publiek. Ook de komende jaren spannen we ons in om het (potentiële) publiek langs deze kanalen te blijven uitnodigen en verleiden om kennis te nemen van al het moois dat we in huis hebben. Via de digitale nieuwsbrief houden we iedereen op de hoogte van alles wat we doen. Voor de snelle nieuwsvoorziening maken we sinds enkele jaren gebruik van Twitter en Facebook. Dat slaat goed aan bij bestaand en nieuw publiek. Communiceren via papier is duur, maar blijft vooralsnog onmisbaar. We blijven periodiek een activiteitenfolder uitbrengen. Het NHA nieuws gaat terug van vier naar twee nummers per jaar. Een goede WiFi-verbinding is voor onze bezoekers inmiddels een onmisbare voorziening om doelmatig en prettig te kunnen werken. In de komende beleidsperiode realiseren we dat op beide locaties. Voor wie online onderzoek wil doen - ontwikkeling virtuele studiezaal De studiezaal behoort tot de vaste en onmisbare voorzieningen van elke archiefinstelling. Doorgaans wordt de studiezaal bevolkt door mensen die redelijk diepgravend onderzoek doen. Deze volhardende stamboomonderzoekers, professionele en amateurhistorici en publicisten maken het meest intensief gebruik van de collecties van het Noord-Hollands Archief, doen regelmatig verrassende vondsten en ontdekkingen en delen hun bevindingen met anderen. In aantal zijn zij misschien geringer dan de groep van historisch geïnteresseerden die graag naar tentoonstellingen en evenementen gaat. Maar het uitstralend effect van hun archiefgebruik is veel groter. Via lezingen en publicaties nemen grote groepen mensen kennis van hun verhalen over Noord-Holland. Zo leveren zij een belangrijke bijdrage aan de missie van het Noord-Hollands Archief. Daarom heeft het faciliteren van deze groep gebruikers hoge prioriteit.

8 Werken in de virtuele studiezaal: een scenario balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 15 Enkele leden van een historische vereniging willen meer weten van de bouw- en bewoningsgeschiedenis van een buitenplaats in hun gemeente. Ze beginnen hun onderzoek op Daar vinden ze kaarten, bouwtekeningen, koopen verkoopakten, boedelbeschrijvingen, krantenberichten en zelfs wat archiefmateriaal dat afkomstig is van de families die het huis door de eeuwen heen bewoonden. Van veel bronnen zijn digitaal doorzoekbare toegangen aanwezig. Kranten en stamboomgegevens zijn voor een deel gedigitaliseerd, maar veel andere bronnen zijn alleen in papieren vorm beschikbaar. Het blijkt moeilijk voor de onderzoekers om de werkzaamheden onderling goed af te stemmen en zicht te houden op elkaars bevindingen. Het valt soms niet mee om de juiste gegevens te vinden en de gevonden stukken goed te begrijpen. Ook is het lastig dat de studiezalen tijdens werktijden geopend zijn. Tot in 2014 de website van het Noord-Hollands Archief de mogelijkheid biedt om onderzoek te doen via de virtuele studiezaal. De onderzoekers maken een profiel aan waarin ze beschrijven waar ze mee bezig zijn. Ze kiezen er voor om hun individuele onderzoeksdossiers met elkaar te delen, zodat zij elkaars vorderingen goed kunnen volgen en gebruiken. In die dossiers leggen zij de resultaten vast van hun zoekacties en slaan zij hun gegevens en teksten op. Van archiefstukken die nog niet digitaal beschikbaar zijn, kunnen ze nu scans bestellen, zodat ze niet langer gebonden zijn aan de openingstijden van de studiezaal. Problemen met het lezen en interpreteren van de lastige 17 e en 18 e eeuwse handschriften kunnen ze grotendeels oplossen dankzij de vele handige hulpmiddelen en naslagwerken die in de virtuele studiezaal beschikbaar zijn. Als ze er toch niet uit komen, leggen ze hun vraag via de chatfunctie voor aan een medewerker van het archief, die hen direct verder helpt. En via de community van onderzoekers die deze virtuele studiezaal bezoeken, krijgen ze regelmatig goede tips over bronnen die ze nog niet kenden. De hedendaagse archiefonderzoeker hecht zeer aan goede digitale voorzieningen. Die schelen reis- en onderzoekstijd, maken het leggen van verbanden makkelijker en helpen om het onderzoeksproces te documenteren en te plannen. Het Noord-Hollands Archief realiseert daarom in de jaren een virtuele studiezaal: een samenstel van ICTfunctionaliteiten ter ondersteuning van archiefonderzoek. De virtuele studiezaal biedt hoogwaardige hulpmiddelen voor het zoeken, vinden en raadplegen van informatie, voor het aanleggen en delen van onderzoeksdossiers en voor de interactie met archiefmedewerkers en collega-onderzoekers. Scanning on demand is in dit kader een belangrijke voorziening die het Noord-Hollands Archief zijn bezoekers graag wil bieden. Voor de historisch geïnteresseerden - publieksevenementen Het verzorgen van lezingen, tentoonstellingen en rondleidingen is bij uitstek de manier om het Noord- Hollands Archief bij een breder publiek bekend en geliefd te maken; dat hebben we de afgelopen jaren wel bewezen. Toch gaan we onze activiteiten juist op dit vlak beperken. In plaats van drie middelgrote tentoonstellingen per jaar organiseren we voortaan één grote publiekstrekker in de zomermaanden. We bieden graag onderdak aan passende tentoonstellingen van derden en hebben een goede vaste tentoonstellingsopstelling achter de hand voor als er geen ander aanbod is. Zo is er, ook voor de bezoeker die geen onderzoek doet, altijd wat te beleven in het Noord-Hollands Archief. We blijven naar vermogen bijdragen leveren aan passende en effectieve publieksevenementen buitenshuis, zowel van culturele instellingen als van verenigingen en vrijwilligersorganisaties, niet alleen in de binnenstad van Haarlem maar ook in de wijken en aangesloten gemeenten. We gaan actief op zoek naar laagdrempelige presentatiemogelijkheden die met weinig inspanningen veel effect kunnen sorteren, zoals een vaste historische (film)rubriek op RTV Noord-Holland of het tonen van reproducties van historisch beeldmateriaal in de openbare ruimte. Voor scholieren en docenten - educatie Wie de jeugd heeft, heeft de toekomst. Daarom is het zo belangrijk om kinderen te laten kennis maken met archieven. Het Noord-Hollands Archief heeft goede relaties opgebouwd met een aantal scholen voor primair en voortgezet onderwijs. Zij nemen educatieve programma s af zoals Wie wat bewaart, heeft wat! en Stappen in de stad. In dat kader komen zij regelmatig bij ons op bezoek. In 2013 lanceert het Noord-Hollands Archief een digitale leeromgeving voor het voortgezet onderwijs, waarin een bronnendatabase en het werken met digitale bronnen centraal staan. Op deze manier levert het Noord-Hollands Archief een goede bijdrage aan mediaonderwijs. Ook werkt het Noord-Hollands Archief in 2013 samen met Plein C (het bureau voor cultuureducatie in Noord-Holland) aan de ontwikkeling van de doorlopende leerlijn Mediaspoor voor het basisonderwijs, waarin mediaonderwijs ook centraal staat. Ontwerp en coördinatie van educatie blijven we zelf doen, al dan niet in samenwerking met derden. Wel beleggen we de uitvoering van deze activiteiten het liefst bij vrijwilligers en/of oproepkrachten. De belangstelling voor cursussen (oud schrift, familieonderzoek etc.) neemt steeds verder af en de kosten wegen niet of nauwelijks op tegen de baten. Daarom zien we ons genoodzaakt daarmee te stoppen. Partijen die ten behoeve van ons publiek relevante cursussen willen aanbieden, willen wij wel in redelijkheid en naar vermogen faciliteren. Met andere instellingen - samenwerken als het loont Op lokaal en regionaal niveau houden we onze samenwerkingsverbanden kritisch tegen het licht. Het Noord-Hollands Archief heeft veel in lokale samenwerking geïnvesteerd de afgelopen jaren, maar zag daar zelf niet altijd genoeg voor terug. De samenwerking met andere erfgoedinstellingen via de Stichting Erfgoed Haarlem wordt in 2013 om die reden beëindigd. Alleen op educatiegebied blijven we met deze stichting samenwerken. Succesvolle samenwerkingsprojecten met individuele Haarlemse erfgoedinstellingen, zoals bijvoorbeeld de Bibliotheek Zuid-Kennemerland en Museum Het Dolhuys worden voortgezet. Het Historisch Museum Haarlem is in inhoudelijk opzicht een logische samenwerkingspartner, vooral voor publieksevenementen zoals tentoonstellingen. De kwetsbaarheid van het museum is groot; de slagkracht klein. Het is de moeite waard om te onderzoeken of intensievere en/of structurele samenwerking met het museum voor het Noord- Hollands Archief loont. Museum Enschedé, het bedrijfsmuseum van Koninklijke Joh. Enschedé, bezit Haarlems erfgoed (archieven en collecties) van onschatbare waarde. Het is echter momenteel nauwelijks toegankelijk.

9 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 17 Het voormalige Doopsgezind Weeshuis aan de Kleine Houtweg 18 in Haarlem. Of en hoe lang de collecties op de huidige locatie kunnen blijven, is onzeker. Het Noord-Hollands Archief vindt het van het grootste belang dat dit erfgoed in en voor Haarlem behouden blijft en is bereid om het zo nodig en zo mogelijk op te nemen. Het Noord-Hollands Archief ziet de historische verenigingen in zijn werkgebied als natuurlijke partners. In ons publieksbeleid werken we graag met hen samen. Waar mogelijk en in redelijkheid kunnen we hen ondersteuning bieden bij (digitaliserings)projecten. Op hun beurt zouden zij ons kunnen helpen bij het toegankelijk maken van materiaal uit hun omgeving.

10 03 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief Werken voor de eeuwigheid: het Noord-Hollands Archief als collectiebeheerder en collectievormer 19 Het Noord-Hollands Archief neemt zijn taak als collectiebeheerder zeer serieus. De collectie is niet van ons, maar van de gemeenschap en van de volgende generaties die ons werkgebied bevolken. Het veilig en in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van het materiaal dat aan ons is toevertrouwd, staat ten dienste van de andere belangrijke taak die archiefinstellingen uitvoeren: het openstellen van het materiaal voor gebruik door het publiek. Bewaren om het bewaren alleen heeft immers geen zin. We bewaren om te (kunnen) benutten, leren en genieten. Als collectiebeheerder zoeken we altijd naar het evenwicht tussen wat goed is voor de collectie en wat goed is voor het publiek. Toegankelijkheid Toegankelijkheid van archieven is een absolute voorwaarde voor het gebruik ervan. Dat is dan ook een van onze belangrijkste taken.

11 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 21 De dakruiter van de Janskerk, het publiekscentrum aan de Jansstraat 40. Inspirerend: Vistory toont historische beelden en films gerelateerd aan fysieke locatie Vistory is een Nederlandse iphone-app die, waar je ook bent, historische filmpjes van de omgeving laat zien. Ook is het mogelijk daar zelfgemaakte foto s overheen te leggen. Als je een locatie herkent, is het mogelijk om in het filmpje dat frame te bevriezen en een eigen foto van die plek toe te voegen. Dit noemen de makers omgekeerde augmented reality. De app gebruikt data van het initiatief OpenCultuurData en historisch beeldmateriaal van het Instituut voor Beeld en Geluid. Vistory won in januari 2012 de overheidswedstrijd Apps voor Nederland. De jury over Vistory: De app heeft een sterk educatief karakter, maar kan ook ingezet worden in bijvoorbeeld de toeristische sector. Daarnaast stimuleert Vistory participatie door gebruikers op te roepen zelf beelden toe te voegen en zo de dataset te verrijken. Het niveau van toegankelijkheid van de vele archieven die we beheren, verschilt enorm. In de periode realiseren we een basisniveau van toegankelijkheid van alle archieven die we in huis hebben. Van ieder archief moet minstens beschreven zijn van welke archiefvormer het afkomstig is, op welke periode het betrekking heeft, wat de omvang is en uit welke opvraagbare eenheden het bestaat. Daarnaast spannen we ons in om de beeldcollecties van de aangesloten gemeenten verder toegankelijk te maken. De nadruk zal daarbij vooral komen te liggen op unieke objecten, bijvoorbeeld originele technische tekeningen, topografische tekeningen, kaarten en foto s. Gelukkig is het overgrote deel van de collectie al op of voorbij het basisniveau van toegankelijkheid. Dat wil echter niet zeggen dat er voor die bestanden niets te verbeteren valt. Toegankelijkheid kan altijd beter. Het blijft daarbij wel de vraag of en in hoeverre het de moeite loont. Door de omgang met onze gebruikers hebben we goed zicht op de verbeteringen waaraan zij behoefte hebben. Dat is allereerst het stroomlijnen en publieksvriendelijker maken van de toegangen op alle verschillende soorten bronnen. Onderzoekers vinden het lastig werken met de verschillende zoekingangen en -methoden die in onze archieven en collecties gebruikt worden. Daar gaan we, door het invoeren van één beschrijvingsstandaard, verandering in brengen. Het gebruik van sommige bronnen kan enorm toenemen als ze op een dieper niveau toegankelijk zijn. Nader toegankelijk maken is echter erg arbeidsintensief.

12 Standbeeld van Sint-Jan, naamgever van de kerk en het klooster, bij de ingang van de Janskerk aan de Jansstraat 40. balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 23 Om die inspanningen zoveel mogelijk te laten opleveren, kijken we ook hierbij heel nadrukkelijk naar de behoeften van het publiek. En om de inspanningen te minimaliseren, laten we het publiek graag meewerken. Via het crowdsourcing-platform heeft het Noord-Hollands Archief daar al goede ervaringen mee opgedaan. De komende jaren gaan we door op deze weg. In de archiefbranche wordt op bescheiden schaal geëxperimenteerd met open data. Informatie wordt dan voor alle mogelijke vormen van hergebruik door willekeurig wie open gesteld zonder restricties ten aanzien van privacy, veiligheid of anderszins. Dat levert vaak verrassende producten op met een aanzienlijke meerwaarde voor het publiek. Samen met collega-instellingen onderzoekt het Noord-Hollands Archief in de komende periode welke data zich lenen voor een dergelijke vorm van beschikbaarstelling en welke digitale diensten archiefinstellingen daarmee zelf zouden kunnen ontwikkelen. Digitalisering Digitalisering is geen doel op zich, maar staat altijd ten dienste van behoud en toegankelijkheid. Het is een illusie om te denken dat de hele collectie van het Noord-Hollands Archief gedigitaliseerd wordt. Dat is onuitvoerbaar, onbetaalbaar en onnodig. Noord-Hollands Archief digitaliseert als het wat oplevert: als het archief of de collectie in kwestie en/ of gebruikers er beter van worden. Digitalisering kan schade voorkomen. Soms zijn collectieonderdelen zo kwetsbaar, dat het beter is als ze fysiek zo min mogelijk worden gebruikt. Het maken van een digitale raadpleegkopie is dan het beste. Dat geldt bijvoorbeeld voor kranten en films. Uiteraard gaan we door op reeds de ingeslagen weg van het digitaliseren van veel gebruikte bronnen. Het gaat daarbij met name om bestanden met persoonsgegevens, zoals doop-, trouw- en begraafboeken van kerken, de burgerlijke stand, bevolkingsregisters en kranten. De digitalisering en digitale ontsluiting van dit materiaal heeft voor het publiek enorme meerwaarde. De zoekmogelijkheden worden hierdoor sterk vergroot en verbeterd. Bovendien werken ook alle andere Nederlandse archiefinstellingen aan de digitalisering van dit type bronnen. Het geheel is hier, zoals zo vaak, meer dan de som der delen. De komende jaren gaan we verder met het digitaliseren van beeldcollecties. De collectie technische tekeningen van Rijkswaterstaat van vóór 1850 is van groot belang voor de kennis over de waterstaatsgeschiedenis en de ontwikkeling van het Noord-Hollandse landschap. De collectie Voorhelm Schneevoogt geldt als één van de internationale referentiecollecties voor de Nederlandse prentkunst vanaf de 16de eeuw tot de 19de eeuw, niet alleen op het gebied van de topografie en geschiedenis maar ook als het gaat om individuele kunstenaars. Behalve deze beide collecties komen ook de beeldcollecties van aangesloten gemeenten in aanmerking voor digitalisering. Een voor het Noord-Hollands Archief nieuwe digitaliseringsstrategie is het scannen op aanvraag van de gebruiker. Dit is een faciliteit die deel zal uitmaken van onze virtuele studiezaal. Zo hoeft een onderzoeker geen last te hebben van het feit dat we niet alles gedigitaliseerd hebben. Wat hij of zij nodig heeft, leveren we.

13 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 25 Vitrinekasten met boeken in de studiezaal van de locatie Kleine Houtweg 18. Acquisitie Om echt te kunnen functioneren als geheugen van Noord-Holland en gemeenten in Kennemerland en Amstel- en Meerlanden, kan het Noord-Hollands Archief niet volstaan met het binnenhalen van overheidsarchieven alleen. Bedrijven, welzijnsorganisaties, culturele instellingen, religieuze gemeenschappen, georganiseerde en ongeorganiseerde burgers: zij zijn het die de ontwikkeling van hun omgeving in belangrijke mate maken en kleuren. Acquisitie van particuliere archieven, foto s en audio-visueel materiaal is daarom sinds jaar en dag een belangrijke taak en dat blijft het ook. We leggen meer dan voorheen de nadruk op het eigen belang en de eigen verantwoordelijkheid van de eigenaren van te verwerven archieven in de aanlevering en de toegankelijkheid. Digitale duurzaamheid is, ook als het om particuliere archiefvormers gaat, een punt van grote zorg. Als goed georganiseerde overheden al zoveel moeite hebben met het toegankelijk houden van hun digitale informatie, dan is dat zeker voor kleine (vrijwilligers)organisaties en individuen een hele opgave. Het Noord-Hollands Archief ontwikkelt, zo mogelijk samen met collega-instellingen, instrumenten en hulpmiddelen om de particuliere archiefvormers hierbij te ondersteunen.

14 04 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief Werken voor de publieke zaak: het Noord-Hollands Archief als partner van overheden 27 Veel van de overheidspartners van het Noord-Hollands Archief werken aan de digitalisering van hun informatiehuishouding. Archiefvorming wordt in rap tempo een digitale aangelegenheid. Werkprocessen bij de overheden worden in toenemende mate digitaal ingericht en ondersteund. Digitale informatie biedt veel voordelen ten opzichte van papier. Maar digitale informatie is ook vluchtig. Het risico is groot dat digitale informatie over een paar jaar niet meer leesbaar, vindbaar en betrouwbaar is. Dat zou slecht zijn voor de bedrijfsvoering van de overheid, rampzalig voor de betrouwbaarheid en transparantie die zij nastreeft en meer dan vervelend voor een burger die informatie nodig heeft omwille van bewijsvoering, studie, onderzoek of zoiets simpels maar belangrijks als een verbouwing. Het is funest voor de samenleving als het geheugen van de overheid gaten vertoont. Voorlichting en advisering Het Noord-Hollands Archief is de gesprekspartner voor provincie, gemeenten en waterschappen op het gebied van de waarde van informatie op lange termijn.

15 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 29 Kunstwerk in de tuin van de locatie Kleine Houtweg 18. De aangesloten overheden zijn daar minder mee bezig en beschikken niet of nauwelijks over de kennis die nodig is om (digitale) informatie langdurig te kunnen bewaren. Het Noord-Hollands Archief ziet het als een belangrijke taak om de aangesloten overheden te helpen hun geheugen gezond te houden door hen op dit gebied voor te lichten en te adviseren. Daarmee helpt het archief zowel zijn partners als zichzelf, of liever gezegd: zijn toekomstige publiek. Intensivering van het toezicht De directeur van het Noord-Hollands Archief is door de aangesloten gemeenten benoemd als archivaris. Dat betekent niet alleen dat hij verantwoordelijk is voor het beheer van hun overgebrachte archieven, maar ook dat hij toezicht houdt op de archieven die zij zelf nog in beheer hebben. Als toezichthouder rapporteert de archivaris rechtstreeks aan colleges van B&W die hem hebben aangesteld. Dat geeft hem gelegenheid om een onafhankelijk oordeel te vellen en daarvan verslag te doen. Ook aan deze taak gaan we meer tijd en aandacht besteden. In de komende jaren doet het Noord-Hollands Archief ervaring op met de aansluiting op en de implementatie van het e-depot zoals dat door het Nationaal Archief ontwikkeld is. Bij wijze van proef brengt de gemeente Haarlem het digitale archief van een nader te bepalen organisatie-eenheid over naar het e-depot. Uitbreiding van de fysieke depotvoorzieningen Ook al gaat de digitalisering bij onze overheidspartners razendsnel, ze hebben nog steeds massa s papieren archieven. Gegeven de behoefte van veel van onze overheidspartners om te focussen op de digitale informatiehuishouding, verwachten we een grote, want versnelde, toestroom van analoge archieven. Daarom zijn we gestart met de voorbereidingen voor de uitbreiding van de depotcapaciteit. Ontwikkeling en implementatie van e-depotvoorzieningen Naarmate informatie steeds minder in analoge en steeds meer in digitale vorm wordt geproduceerd, groeit de noodzaak om een andersoortige bewaarplaats te creëren. De bewaarplaats van de (nabije) toekomst zal een e-depot zijn: een geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- e software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

16 balans en perspectief beleidsplan noord-hollands archief 31 colofon Vergaderruimte in de Janskerk op de Jansstraat 40. Redactie Margreet Windhorst Eindredactie en productiebegeleiding Esther van Velden Illustraties Eric J. Coolen Ontwerp en digitale productie PICADIA - Michael Kolf, bno Dit is een verkorte versie van het Beleidsplan De volledige versie is op aanvraag verkrijgbaar via info@noord-hollandsarchief.nl Haarlem, april 2013

17 Noord-Hollands Archief Postbus DA Haarlem (023)