Zakelijke bijeenkomsten

Transcriptie

1 TSO Vlaanderen Secretariaat talen Zakelijke bijeenkomsten HANDLEIDING VOOR DE LEERKRACHT J.H. Altena Altena-tca Zwolle

2

3 Zakelijke bijeenkomsten TSO derde graad Secretariaat - talen HANDLEIDING VOOR DE LEERKRACHT J.H. Altena 2015 Altena-tca Zwolle

4 2015 J.H. Altena Uitgegeven door Altena-tca Zwolle Bestellingen: of Deze handleiding hoort bij het praktijkboek van 'Zakelijke bijeenkomsten'. Tevens leverbaar door Altena-tca: 'Contacten onderhouden' (informatieboek en praktijkboek met handleiding voor de leerkracht). Aanvullende informatie over deze en andere uitgaven van Altena-tca vindt u op de website:

5 Inhoud Bij deze inhoudsopgave wordt de hoofdstukkenindeling van het informatieboek aangehouden. Verantwoording 3 Gebruik PDF- en epub-bestanden 4 Algemene aanwijzingen 5 Niveau 5 Aanpak 5 Toetsing 5 1 Het secretariële beroep Kenmerken en eigenschappen van de secretaresse Samenwerken met chef en collega s Presentatie De evolutie van het secretariële beroep 14 Een kleine test 15 Extra opgave 16 2 Vergaderingen organiseren en verslaan Vergadervormen, doelstellingen en verantwoordelijkheden De voorbereiding De vergadering Het notuleren De nazorg 35 Uitwerking zelftoets 37 Extra opgave 44 3 Bijeenkomsten organiseren Bijeenkomsten binnen het bedrijf Bijeenkomsten buiten het bedrijf Zakenreizen binnen België Meerdaagse zakenreizen Zakenlunches en diners Officiële gelegenheden Van vergadering tot congres 81 Uitwerking zelftoets 83 4 Agendabeheer en relatiebeheer Agendabeer Relatiebeheer 99 Uitwerking zelftoets Plannen en uitvoeren van projecten Planning Projectplanning Van mind map tot draaiboek Het bewaken van projecten Evenementen organiseren 115 Uitwerking zelftoets 123 1

6 6 Internationale bijeenkomsten Internationale zakenreizen Reizen met extra hindernissen Zakendoen en cultuur Videoconferenties 157 Uitwerking zelftoets 160 2

7 Verantwoording Competentiegericht leren en opleiden zijn de sleutelwoorden binnen het huidige beroepsonderwijs, zo ook in Vlaanderen. Deze ontwikkeling is in Nederland al enige tijd aan de gang en de methode 'Secretariaatspraktijk', aanvankelijk uitgegeven door ThiemeMeulenhoff en met ingang van 2015 in vernieuwde vorm door Altena-tca, is daarvan het (succesvolle) resultaat. Gezien het succes binnen het Nederlandse beroepsonderwijs leek het mij logisch, deze boeken ook in Vlaanderen te promoten, maar met name wat de praktijkboeken betreft kwam ik tot de ontdekking dat sommige opgaven beter wat omgevormd konden worden om daarmee 'echter' te worden voor de gemiddelde Belgische leerling. De volgende stap werd snel gezet, namelijk een nog wat drastischer aanpassing aan zowel de Vlaamse onderwijseisen als aan de Belgische realiteit. 'Zakelijke bijeenkomsten' kan beschouwd worden als het hoofdwerk in de serie 'secretariaatspraktijk'. Het omvat de onderwerpen: Het secretariële beroep; Agendabeheer en time-management; Vergaderingen (organiseren en verslaan); Zakenreizen. De boeken (informatieboek en praktijkboek) worden zowel op papier als digitaal uitgegeven, geheel in de geest van deze tijd. De digitale uitgaven worden - door Altena-tca - geleverd als pdf-bestand en als epub, zodat de digitale leesbaarheid 'onbeperkt' is (computer, laptop, tablet, e-reader). Nog iets over de inhoud: De beroepspraktijk staat overal centraal en werken vanuit het praktijkboek, met het informatieboek als naslagwerk, is dan ook de meest logische manier van werken. Mijn ervaring is dat de leerling op deze manier heel enthousiast de opgaven oppakt en 'al doende leert'. Een enkele keer kan het toch verstandiger zijn, de omgekeerde weg te bewandelen, dus eerst enige theorie te bestuderen (of tenminste een paragraaf van het informatieboek even door te lezen). Daar waar dat het geval is, is dat in het praktijkboek duidelijk aangegeven. Ik wens u en uw pupillen veel plezier met deze methode. Zwolle, september 2015 Jan Altena 3

8 Gebruik PDF- en epub-bestanden Voor de digitale uitgaven geldt het volgende. Het informatieboek wordt geleverd in 2 uitvoeringen: 1 Een PDF-bestand op A5-formaat. In de meeste gevallen zal dit bestand beschouwd worden als de prettigste vorm, zeker op een tablet of laptop. De vormgeving is zonder meer de beste van de twee. 2 Een epub. Hierop is qua lay-out, speciale tekens en afbeeldingen minder mogelijk dan bij de PDF-bestanden, maar onder bepaalde omstandigheden kent dit formaat ook voordelen. Zo kan het lettertype eenvoudig aangepast worden (soort en grootte) en kan dit formaat zowel op een tablet als op een e-reader worden geïnstalleerd. Tekst op een e-reader is gemakkelijker te lezen in daglicht, wat zeker in de zomer een voordeel kan zijn. Ook kan men eenvoudig aantekeningen maken bij de tekst van een epub. Geïnstalleerd op een tablet is er nog een voordeel: Het blijkt dat veel mensen met dyslexie baat hebben bij een wat vergrote, schreefloze letter (bv. Arial 12-14) tegen een zacht gekleurde achtergrond (crème of sepia). Dit is met de standaard-software van een tablet eenvoudig te realiseren. (Gezien het zwart-wit karakter van e-readers is het voordeel hierop minder.) Bij het gebruik van oudere e-readers ontstaan vaak problemen met het weergeven van afbeeldingen. Bij de geleverde uitvoering zijn de afbeeldingen zodanig bewerkt dat ze ook op de wat oudere e-readers probleemloos weergegeven worden. Het komt erop neer dat alle e-readers met een schermresolutie van minimaal 600x800 pixels bruikbaar zijn. Overigens kunnen de meeste e-readers ook PDF-bestanden lezen, al is het lettertype dan niet aan te passen. Het praktijkboek wordt geleverd in 3 uitvoeringen. De derde versie is een printversie, bedoeld voor de leerkrachten die wat de opdrachten betreft liever met papier werken, al dan niet in delen. Daarom is ook bewust op A4-formaat gewerkt. Bovendien zijn 'versierselen' weggelaten, zodat een compacter geheel ontstaat. Voor het (onwaarschijnlijke) geval dat een van uw leerlingen problemen heeft met de sofware op laptop of desktop-computer: PDF-bestanden zijn te lezen met 'Adobe Reader'; epub-bestanden zijn te lezen met 'Adobe Digital Editions' (voor Windows of Mac). Een ander gebruiksvriendelijk programma is CoolReader (voor Windows, Mac en Linux; ook als app voor Android). Ook veel software die hoort bij een bepaalde e- reader is uitstekend 'los' bruikbaar op de laptop, bijvoorbeeld de 'Reader for PC' van Sony. Al deze programma's zijn gratis te downloaden. 4

9 Algemene aanwijzingen Aanpak De boeken zijn zodanig opgesteld dat frontaal lesgeven tot een minimum beperkt kan worden. In feite komt het erop neer dat er vooral praktijkonderwijs is met een opbouw zoals in het praktijkboek aangegeven. Na een korte inleiding op het onderwerp gaat de leerling zelfstandig (vaak in groepsverband) aan de slag met een opdracht uit het praktijkboek, waarna (voor zover nodig) uitbreiding en verdieping van de daarbij behorende stof volgt (informatieboek). U kunt nog een stap verder gaan en de leerling voor het grootste deel zonder leraar laten werken (als de resultaten maar serieus worden gepresenteerd en besproken). Op die manier kan gewerkt worden binnen projectdagdelen, maar kunt u ook kiezen voor het afwisselend bezig zijn met zelfwerkzaamheid en korte instructielessen. Zover de algemene opzet/bedoeling. Als auteur zal ik daar af en toe - bij de betreffende hoofdstukken - mijn eigen ervaringen voor de klas aan toevoegen. Overigens: in mijn eigen situatie beschikte ik over een praktijklokaal met alles erop en eraan, zodat alle opdrachten/beroepsproducten tijdens de lesuren helemaal professioneel uitgewerkt konden worden. (Accuratesse!) Toetsing Er is bij competentieonderwijs veelal geen sprake van voortgangstoetsen in traditionele zin. De leerling toetst zichzelf en bouwt een portfolio op dat dient voor reflectiegesprekken die weer de basis vormen voor een eindoordeel. Aan het eind kunnen dan kennis, vaardigheden en houding in een (gesimuleerde) beroepsomgeving integraal getoetst worden via een of meer proeven van bekwaamheid, ofwel een 'geïntegreerde proef'. Toch zijn er ook voorstanders - waaronder auteur dezes - van meervoudig toetsen, waarbij de onderweg geproduceerde beroepsproducten meetellen bij het eindoordeel. De ervaring leert bovendien dat serieus tussentijds beoordelen door middel van een puntensysteem ook stimulerend werkt bij leerlingen. Vandaar dat bij de diverse hoofdstukken een voorstel wordt gedaan voor een puntenwaardering die uiteindelijk omgerekend kan worden tot een cijfer. Het gaat hier met name om de in het praktijkboek als zodanig aangegeven opgaven (met dubbel gevuld blokje in de PDF-versie, respectievelijk»» bij de epub). Welk percentage dit cijfer uitmaakt van het eindoordeel (of dat u uitgaat van een minimum voordat so wie so sprake is van een eindtoets) laat ik graag aan u over. Zelf ging ik altijd uit van 50%, maar dat is dan wel inclusief de aanvullende echte projecten waarvan in hoofdstuk 5 sprake is. Een werkbaar alternatief is, wel uit te gaan van een beoordeling, gebaseerd op de afrondende geïntegreerde proef, maar voor een deel daarvan vrijstelling te geven als voor de opgaven uit het praktijkboek minimaal een vooraf bepaald aantal punten 5

10 is behaald (met toekenning van alle punten voor het vrijgestelde deel van de geïntegreerde proef). Ook in dat geval kunt u de genoemde puntenwaardering voor de opdrachten uit het praktijkboek gebruiken. Iets wat ook bijna geen rol meer speelt bij competentieonderwijs zijn leervragen (per paragraaf). Toch kan de leerling heel makkelijk doorschieten naar het dan maar nauwelijks kijken naar de ondersteunende stof. Om die reden worden in deze handleiding toch de nodige leervragen opgenomen. Beschouwt u ze maar als een al dan niet nuttige aanvulling voor het geval dat. 6

11 1 Het secretariële beroep Het beroep van secretaresse is sinds de eeuwwisseling - en zeker de laatste jaren - totaal veranderd, maar toch zijn de basistaken in wezen hetzelfde gebleven. De meeste veranderingen kunnen eigenlijk wel samengevat worden met één woord: computertoepassingen. Stenografie is totaal verdwenen, maar ook tekstverwerking heeft een evolutie doorgemaakt. Minder typen, meer redigeren vormt de kern hiervan. Aan de ene kant een interessante ontwikkeling, maar aan de andere kant ook een bedreiging. Zeker op het wat lagere niveau betekent het in wezen dat menig manager vindt dat hij of zij het ook heel goed zonder secretaresse afkan. De secretaresse van nu houdt zich bezig met tal van ICT-toepassingen. Daarbij spelen de sociale media de laatste jaren een belangrijke rol. Maar de rol die deze sociale media binnen de diverse bedrijven spelen is er een met een dubbele bodem. Daar waar het ene bedrijf zich er (nog) verre van houdt, is het andere bedrijf juist heel actief op dit gebied. Een andere trend die zich steeds verder doorzet is de verkoop via internet. Daar waar dit tien jaar geleden nog een min of meer vrije keuze was, kunnen de meeste bedrijven die iets te verkopen hebben er niet omheen of wordt de 'gewone' verkoop zelfs verdrongen door de verkoop via internet. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de reisbranche, waar het aantal reisbureaus de laatste jaren sterk afneemt, met name vanwege de toename van het boeken via internet. En zelfs daar is nog weer een trend in te ontdekken. Veel reizigers boeken hun verblijf en vervoer apart (met meer individuele keuzemogelijkheden) ten koste van de bekende pakketreis. Eigenlijk geldt hetzelfde voor de secretaresse die een zakenreis moet boeken. In het betreffende hoofdstuk van dit boek wordt er al van uitgegaan dat de secretaresse dat zelf kan doen, maar ook dat daarbij een gespecialiseerd reisbureau ingeschakeld kan worden. Dat laatste wordt veel minder gedaan dan vroeger, ook al omdat zelf boeken (via internet) alleen maar eenvoudiger is geworden. Met de opgaven in dit hoofdstuk vormt de leerling zich op een heel praktische manier een beeld van het secretariële beroep en - wat meer is - wordt geconfronteerd met de eigen sterke en zwakke punten met betrekking tot dit beroep. Want is dat niet waar het om gaat? De zwakke kanten van de leerling bijschaven en de sterke ontwikkelen, waarbij kennis verwerven plaatsmaakt voor een mix van het ontwikkelen van kennis, vaardigheden en de juiste beroepshouding. Maar dan moet je natuurlijk wel eerst weten wat er te ontwikkelen valt (en wat eigenlijk al wel min of meer goedzit). In dit hoofdstuk wordt ook een duidelijke aanzet gegeven waar het het onderdeel presenteren (persoonlijk zowel als technisch) betreft. Een aanzet, meer is het nog niet, want juist dit soort zaken dient telkens weer aan de orde te komen. Hetzelfde geldt voor omgaan met relaties en de daarbij behorende omgangsvormen. Die horen daar aan de orde te komen waar ze ook praktisch gebruikt kunnen worden, zeker als men competentiegericht wil werken. (Dat gold eigenlijk allang, maar nu kan niemand etiquettestampwerk meer verdedigen.) 7

12 1.1 Kenmerken en eigenschappen van de secretaresse Opgave 1 zal duidelijk zijn. Het gaat om een schoon beeld van wat de leerling zich als zijn of haar toekomstig beroep voorstelt. (Alleen al het zijn of haar kan later tot aardige discussies leiden.) Dat wat opgeschreven is kan later weer van pas komen als reminder bij de nabespreking. Zorg dus dat uw leerlingen dit bewaren (of neem het in om later weer uit te delen. Bij opgave 2 dient heel expliciet nog eens aangegeven te worden dat het hier niet gaat om wat de vriendin wil. Het zoeken van gelijkdenkende teamleden is belangrijk. Tip Neem de tijd om het in het boek gepresenteerde plan van aanpak ook nog eens zelf onder de aandacht te brengen. Stel een tijdslimiet voor de datum van het interview en de presentatie in de klas. (Bij wijzigingen van de afspraak door een secretaresse of andere problemen is er altijd een kleine uitloop mogelijk; u kunt toch niet alle presentaties op één dag laten uitvoeren.) Tip Eis het verhaal op papier zoals een secretaresse dat voor haar manager op papier zou zetten en neem handgeschreven kladjes niet in ontvangst. (Als u de opdrachten digitaal verwerkt dan gelden uiteraard dezelfde eisen; 'op papier' dient dan gelezen te worden als 'zoals het er geprint uit zal zien'.) Opgave 3 kan pas gemaakt worden nadat de presentaties allemaal hebben plaatsgevonden. Daarbij is de leerling verplicht ook de in het boek opgesomde eigenschappen door te nemen. Die hoeft u dus niet mondeling aan de orde te stellen. (Het is zelfs beter dit stukje frontaal lesgeven te vermijden.) Zoals al aangegeven in het boek: Deze opgave niet (afzonderlijk) becijferen of opnemen in een puntensysteem! De uitkomst van opgave 3 past wel heel goed in het portfolio van de leerling. Beoordeling Mede gezien het algemene karakter van deze paragraaf kunt u overwegen hier nog geen beoordeling, c.q. puntensysteem te hanteren. Werkt u al wel via een puntensysteem (zie voor de essentie hoofdstuk 2), weeg het geheel dan als een grote opgave of een klein project. Houd zowel rekening met de presentatie in de klas als met die op papier. De diepgang van het interview speelt uiteraard ook een rol, evenals het oordeel van het publiek (opgave 7). Om de collegialiteit te benadrukken kunt u vooraf aangeven dat u alle groepsleden een gelijke waardering zult geven. Als u liever puur individuele prestaties meet, moet u een lijstje laten inleveren met de taakverdeling binnen de groep. 8

13 Er zijn ook scholen waar men een totaal aantal punten toekent en die door de deelnemers (verantwoord) laat herverdelen. (Persoonlijk zou ik dat laatste in dit stadium van de opleiding nog niet doen.) Hoe dan ook, de leerlingen komen ongetwijfeld zelf tot de ontdekking dat secretaresse een veelomvattend begrip is en dat de in het boek genoemde karaktereigenschappen en kenniselementen in meerdere of mindere mate terugkomen. En bovendien zullen ze ontdekken dat ook domeinkennis vaak noodzakelijk is en dat verschillende specialisaties (medisch secretariaat, juridisch secretariaat, enz.) niet voor niets keuzemogelijkheden binnen de opleiding (kunnen) zijn. In het boek wordt duidelijk gesteld dat de leerling zich netjes dient te presenteren, zeker bij het interview. Na afloop van de presentaties in de klas is dit een heel aardig onderwerp om nog eens op terug te komen, ook al omdat we nu immers steeds meer te maken hebben/krijgen met de leerling-die-nu-secretaresse-is. 9

14 1.2 Samenwerken met chef en collega s Het gaat bij opgave 4 en 5 niet zozeer om het juiste antwoord, maar veelmeer om inleving in de situatie, waarbij het uitermate belangrijk is de in paragraaf 1.1 genoemde eigenschappen van de secretaresse te laten terugkomen. Het geven van cijfers of punten verdient bij deze opgaven dan ook geen aanbeveling. Opgave 4a Deze opgave gaat met name om tact en assertiviteit. Hoe vertel ik mijn manager dat mijn echte werk - ook voor hem - belangrijker is dan de aangegeven boodschappen? Belangrijk hierbij is dat er tevens sprake is van eigen schuld (zie laatste zin). Opgave 4b In verschillende bedrijfsculturen zal hier ook verschillend over gedacht worden. Van 'bemoeial' tot 'ongeïnteresseerd persoon'. Gemiddeld gesproken zal de secretaresse met hart voor de zaak toch wel proberen iets te doen. Maar ze zal zeker geen namen noemen en ook geen uitgebreide enquête gaan houden of op een andere manier de taak van de manager overnemen (zonder overleg). Tactisch bemiddelen lijkt hier de aangegeven weg. Maar hoe precies? Tip Speel de manager en laat een leerling u letterlijk zeggen wat ze in de praktijk ook tegen haar manager zou zeggen. Opgave 4c Dit probleem is veel technischer van aard dan de twee voorgaande voorvallen. Inleving in de situatie staat centraal. Er is nog een andere deskundige. Daar wordt in eerste instantie (op beleefde, doch overtuigende manier) mee doorverbonden. Bekende smoesjes uit bekende (verouderde) secretaressehandboeken, zoals koffie brengen met een briefje onder het schoteltje, komen slechts in aanmerking als de andere deskundigen beslist niet zouden kunnen helpen enzovoort 10